GUIDA COMPLETA ALLA

GESTIONE MODERNA DEL

RISTORANTE/BAR
 Sommario:
1 Premessa
2 Soluzione centralizzata
3 Ottimizzazione dei tempi di produzione
4 Gestione magazzino e back-office
5 Garanzia di rispetto degli standard qualitativi
6 Strumenti di presa ordine e sistemi di pagamento
7 Fidelizzazione della clientela
8 Orientamento degli acquisti del cliente
9 Controllo cassetto e deterrenza furti
10 Gestione buoni pasto
11 Tecnologia applicata alla gestione di gruppi di locali o
catene
1 … PREMESSA

Come in ogni attività commerciale, il controllo dei costi, dei processi, dei
dipendenti e del fatturato sono la base di una gestione efficiente.
Nell’hospitality allo stesso modo, sia che si tratti di un singolo locale o di più
punti vendita e a maggior ragione per le catene, il controllo manuale diventa
sempre più difficile man mano che aumentano i volumi.

Per avere la garanzia che tutto proceda nella direzione del successo
dell’impresa, occorrono investimenti tecnologici in grado di rispondere alle
esigenze della clientela più moderna e digitalizzata e di fornire supporto
concreto a ogni livello del business.

Nei capitoli che seguono analizzeremo le criticità e le esigenze pressanti del

mercato della ristorazione e vedremo in che modo la tecnologia sia di
supporto a imprenditori e manager.
 2 … SOLUZIONE CENTRALIZZATA

Le funzioni dei software a disposizione della ristorazione sono sempre più

complete, ma allo stesso tempo semplici e intuitive. Non parliamo più solo della
gestione dei pagamenti elettronici o delle comande, ma di un controllo
centralizzato che offre una visione a 360° del punto vendita anche quando si
gestisce una catena di ristoranti.
La sicurezza dei dati è garantita e l’ambiente lavorativo ne giova grazie a
un’assegnazione chiara delle responsabilità di ciascun dipendente e alla
comunicazione chiara dei processi e delle procedure autorizzative.
Il tutto si riflette in una migliore esperienza cliente al quale vengono dedicate
maggiori attenzioni, demandando alla piattaforma le attività che non prevedano
l’intervento dei dipendenti.

Software, hardware, touch-screen, palmari e dispositivi wireless: ogni apparato

comunica in modo fluido con gli atri e permette di gestire sala, cucina, magazzino,
back-office e sede, senza perdere di vista il fondamentale rapporto con la
clientela.
L’imprenditore che desidera un controllo totale della propria attività nella
ristorazione, oggi ha l’opportunità di gestire in modo semplice ed efficace non
solo il punto vendita, ma anche la contabilità e il magazzino.

Vendita: dispositivi mobili per gestione tavoli, ordini, conti

Piatti: organizzazione piatti, portate, varianti sulle comande e stampe degli
ordini in cucina
Carico e scarico in magazzino dei prodotti acquistati e venduti
Monitoraggio giacenze e quantità in magazzino
Analisi costi e ricavi
Calcolo prezzi in base al costo d’acquisto delle materie prime
Calcolo delle vendite giornaliere (chiusura di cassa) e periodiche
 ‘’I costi d’investimento, spesso modulabili e
personalizzabili in base alle effettive esigenze,
vengono ammortizzati velocemente grazie ai
benefici che ne derivano ‘’

L’importanza strategica dell’uso di un gestionale oggi nell’hospitality non è più

in discussione, sia che si tratti di un punto vendita singolo che, e a maggior
ragione, quando si tratta di catene.
I costi d’investimento, spesso modulabili e personalizzabili in base alle effettive
esigenze, vengono ammortizzati velocemente grazie ai benefici che ne
derivano:
ottimizzazione dei processi sia di produzione che gestionali
aumento dell’efficienza del personale e dell’operatività
controllo di gestione semplice e centralizzato
fedeltà dei clienti che trovano una risposta alle loro aspettative
 3 … OTTIMIZZAZIONE DEI TEMPI DI PRODUZIONE

Gli obiettivi dell’uso di un gestionale per il mondo hospitality, in questo caso

riguardano l’ottimizzazione dei processi di cucina:

monitoraggio dei tempi di preparazione

uso corretto degli ingredienti

Il sistema di cucina è in grado di indirizzare alle diverse aree competenti il

prodotto da preparare, indicando gli esatti componenti e l’immagine di come il
piatto debba apparire, con relativo schema di impiattamento.
Torneremo a parlare della standardizzazione delle ricette nel capitolo 5.

Le priorità vengono gestite in modo ordinato, a seconda dei tempi di preparazione

dei singoli piatti, che il sistema conosce, e del tipo di servizio.

Ad esempio, se esiste la possibilità di ordinare

dall’auto tramite drive through oppure da
asporto, l’ordine di questi clienti dovrà essere
preparato prima di quelli in sala. Tuttavia, se in
sala un cameriere garantisce di portare un
piatto entro un determinato periodo di tempo,
il software è in grado di generare un alert allo
scadere del tempo per attivare lo staff di
competenza e non deludere le aspettative del
cliente.
4 … GESTIONE MAGAZZINO E BACK-OFFICE

Rendere efficiente il proprio magazzino e adeguare i prezzi di vendita ai costi

degli ingredienti, che spesso variano a seconda delle stagioni e dei fornitori, è
indispensabile per il successo di un’impresa nella ristorazione.
I clienti si aspettano molto, anche dal punto di vista dell’innovazione
tecnologica, per un’esperienza completa che passa certamente anche dalla
qualità del servizio.
Oltre al controllo in tempo reale (anche da
remoto) dell’inventario, i gestionali di
ultima generazione forniscono analisi e
report aggiornati per misurare
l’andamento dell’attività, ottimizzare i
processi operativi, migliorare il
rendimento del locale e mantenerne
sempre alta la reputazione.

L’accesso ai dati, oggi più approfonditi che

mai, è utile all’organizzazione del
magazzino, alla gestione della contabilità e
all’analisi delle performance.
Un software per il ristorante può supportare la gestione delle giacenze in
magazzino e delle ricette, ottimizzare gli acquisti e i pagamenti, offrendo visibilità
rispetto a quanto accade nelle aree operative principali.
Le spese di gestione possono essere controllate e ridotte, a partire da quelle per
le materie prime: se alcune spese si rivelano superflue possono essere eliminate,
con un conseguente maggiore guadagno.
Le sofisticate tecnologie dei gestionali permettono di eseguire rapidi calcoli
previsionali sulle giacenze e realizzare un piano degli ordini ai fornitori, di
analizzare in tempo reale i consumi di materie prime e monitorare
l’andamento dei prezzi sul mercato. Grazie allo storico delle vendite
precedenti ed alla previsione delle necessità future, il software suggerisce gli
acquisti e i fornitori da contattare.

I rapporti con i fornitori sono più trasparenti, le comunicazioni più efficaci e si

evitano ritardi, dimenticanze o fraintendimenti.
Le informazioni e i dati sono disponibili in tempo reale e velocizzano i
processi decisionali aumentando la reattività all’andamento del business,
sempre in ottica di una migliore efficienza.

Se il titolare gestisce una catena di ristoranti, può trasferire i prodotti da un

punto vendita a un altro con messaggi di notifica automatica delle consegne.
Esiste inoltre la possibilità di rilevare anomalie nei processi, eventuali furti da
parte dei dipendenti (che vedremo nel capitolo 9) o di correggere i
comportamenti meno produttivi.

SEDE
CENTRALE
Punto 1 Punto 5

Punto 2 Punto 4

Punto 3
5 … GARANZIA DI RISPETTO DEGLI STANDARD QUALITATIVI

Grazie all’uso dei gestionali, oltre ad avere la certezza che il personale di cucina
segua la ricetta e i tempi di cottura previsti, si ha un forte controllo sul food
cost.
Il costo del piatto dipende infatti dalla
ricetta con i relativi ingredienti e dal
tempo, dalla capacità produttiva.

Quando la ricetta è standard, pur variando

il prodotto a seconda dei fornitori che
possono essere locali, ci si avvicina per
quanto possibile alla omogeneità di gusto
e il cliente può aspettarsi di trovare lo
stesso sapore in locali diversi della stessa
catena.

Se i fornitori sono scelti centralmente, la sede ha facoltà di controllare il rispetto

degli standard qualitativi e verificare che il singolo punto vendita o il franchisee
acquisti gli ingredienti solo dai rivenditori autorizzati.
6 … STRUMENTI DI PRESA ORDINE E SISTEMI DI PAGAMENTO

Nel caso della scelta dei sistemi POS, è importante scegliere la soluzione adatta
alla propria attività. Se si tratta di un singolo ristorante può essere sufficiente
una tecnologia con server in locale, mentre nel caso di catene con più punti
vendita o franchising è preferibile la gestione in cloud centralizzata.

In un ristorante o bar con servizio al tavolo, l’operatore dovrà avere la

possibilità di modificare più liberamente la comanda e di gestire i diversi ordini
per inviarli in cucina affinché procedano alla preparazione. L’ordine può essere
preso dal cameriere da dispositivo palmare, indicando la posizione del tavolo
in cui è seduto ciascun cliente, ma anche su carta oppure a memoria per poi
trasmetterlo al terminale di cassa.
Nel caso di fast food e fast casual, dove
conta moltissimo la velocità del servizio, il
software di cassa deve essere in grado di
unire i prodotti in un menù, cambiarne un
elemento (come la bibita), suggerire
possibilità aggiuntive.
Tutto è finalizzato al ridurre il più possibile
l’attesa, anche nel caso di bar o aree di
servizio che hanno proposte diverse
rispetto ai classici menù.
È possibile attivare la funzione di queue busting che consente la creazione
dell’ordine mentre il cliente si trova in coda, velocizzando i tempi di pagamento
e ritiro dei prodotti una volta arrivato in cassa.
Per operazioni di up & cross selling e incrementare il volume d’affari, si
possono aggiungere terminali mobili, sia nei locali con servizio ai tavoli che in
quelli fast.

Le tecnologie per il punto cassa oggi supportano i pagamenti in contanti, quelli

elettronici, con i buoni pasto (di cui parleremo nel capitolo 10) e tramite gift
card.
All’interno della famiglia dei pagamenti elettronici, tuttavia, possiamo
distinguere tra lettori di chip card, contactless, pagamento con smartphone e
strumenti per la cattura e l’archiviazione della firma digitale.
7 … FIDELIZZAZIONE DELLA CLIENTELA

Grazie a un sistema integrato nel punto cassa web based, le promozioni, ideate
centralmente, possono essere gestite dai singoli punti vendita.
Il cliente (o il gruppo familiare) viene riconosciuto tramite un lettore di codici a
barre, banda magnetica, carta chip, lettore ottico o tramite database se ha
dimenticato la sua tessera fedeltà.
La tessera può essere fisica e consegnata in loco oppure un’applicazione per
smartphone che può essere scaricata ovunque. In questo caso, il QR code
riportato sullo schermo è multidimensionale e fornisce quindi maggiori
informazioni al cassiere.
In cassa si attiva immediatamente il profilo
promozionale dedicato: l’anagrafica
dell’utente consente di conoscere la data
del compleanno e offrire sconti, regali o
comunicare un messaggio di auguri. È il
sistema a fornire le informazioni, il
personale in cassa non deve fare nulla.
Per il marketing le attività rese possibili da
un sistema integrato di fidelizzazione dei
clienti sono diverse:

Analisi del comportamento d’acquisto

Inviti esclusivi tramite email
Premi o sconti a fronte di compilazione di brevi sondaggi

Gli sconti sono riportati direttamente sullo scontrino emesso in cassa e possono
essere anche coupon da spendere presso partner commerciali per operazioni di
co-marketing. Sempre in scontrino compare anche la situazione punti del
cliente o il suo status (silver, gold, ecc.).

Il suo ritorno in punto vendita è incentivato da campagne promozionali che

offrono un determinato numero di punti a fronte del consumo di un certo
prodotto o della visita al ristorante per X volte alla settimana/al mese.
8 … ORIENTAMENTO DEGLI ACQUISTI DEL CLIENTE

I digital menù board sono uno strumento utile a evidenziare, enfatizzandolo,

un prodotto per incentivarne la vendita indirizzando il consumo del cliente.
Grazie a una chiara spiegazione dell’offerta disponibile, il cliente è in grado di
ordinare più velocemente, aumentando così la redditività del locale.
Il sistema centralizzato permette comunque al singolo punto vendita di
modificare i prezzi, che possono variare a seconda dell’area geografica, ma
anche di eliminare dal menù i prodotti che non sono più disponibili e
concentrare l’attenzione del cliente in fila su ciò che è rimasto a disposizione.
La gestione in cloud dei digital menù board garantisce la massima flessibilità e
semplicità d’uso.

Per il reparto marketing il vantaggio è notevole, perché ogni campagna può

raggiungere immediatamente i ristoranti o bar ed essere trasmessa sugli
schermi in base a programmazioni specifiche. Si evitano così controlli su
materiali stampati, tempi di attesa lunghi ed errori spiacevoli nelle
comunicazioni con i clienti.

Il digital menù board può essere usato per raccontare la storia del brand o
l’origine degli ingredienti, tramite appositi schermi posizionati all’interno della
sala, oppure per operazioni di co-marketing e di vendita di spazi pubblicitari
nel locale.
9 … CONTROLLO CASSETTO E DETERRENZA FURTI

Nella gestione di un ristorante, oltre ai rischi d’impresa, più o meno calcolati,

non vanno trascurati i costi che derivano dagli sprechi e dalla poca produttività
del personale. Nella quasi totalità di dipendenti onesti che per mancanza di
formazione adeguata possono rallentare il fatturato a causa della poca
reattività, purtroppo sin da quando esistono ristoranti e bar, si verificano anche
operazioni illecite, come furti o truffe.
I software gestionali per la ristorazione possono rappresentare la soluzione
ideale alle principali difficoltà del settore nello specifico anche ai problemi di
furti, con sistemi semplici da usare e utili perché aggiornano gli utenti in tempo
reale.
Senza configurazioni troppo complesse potete avere a portata di mano le
notifiche delle anomalie a cui prestare attenzione, allarmi che si basano
sull’analisi di tutti i dati relativi al ristorante e tracciano ogni tipo di movimento
permettendovi di identificare il luogo e il momento esatto in cui si verificano
attività sospette.
Limitandoci al punto cassa dove per ovvie ragioni
si possono verificare ammanchi, i software di
nuova generazione possono segnalare differenze
rispetto ai comportamenti medi inseriti a sistema
come campioni, ad esempio il numero di
digitazioni, il tempo di apertura del cassetto o
della gestione del singolo pagamento, un
eccessiva quantità di transazioni annullate o di
errori di battitura.
Anche nel caso di mancate emissioni degli scontrini, un sistema integrato di
gestione del punto vendita – ordinazioni, comande e servizio – e del punto
cassa di fatto non consente che sussistano differenze tra il conto reale e quanto
viene riportato nel terminale di pagamento. Si tratta di un controllo molto più
immediato e specifico rispetto al semplice pagamento elettronico, dove si
possono controllare eventuali discrepanze solo a fine giornata o a chiusura
della cassa.
Il problema rilevato dal gestionale, qualunque esso sia, viene portato in
tempo reale all’attenzione del responsabile che ne vede lo storico, può
tracciare le attività fino a determinare le responsabilità e archiviare la
reportistica.

Inoltre, i sistemi più avanzati consentono la configurazione in base alle

esigenze e ai suggerimenti del cliente; gli algoritmi sono settati sui
comportamenti standard calcolando la media dei diversi punti vendita in un
determinato periodo di tempo e in base a questi dati inviano ai responsabili
le notifiche relative alle anomalie.

CALCOLO DELLE ANOMALIE

10 … GESTIONE BUONI PASTO

Tra i metodi di pagamento citati al capitolo 6, abbiamo anticipato l’argomento

buoni pasto. Per il mondo hospitality, si tratta spesso di un tasto dolente per
via dei lunghi conteggi, dei costi di fatturazione e spedizione all'emettitore per
il rimborso.

Va inoltre calcolato il rischio di avere a che fare con buoni pasto scaduti o
rubati e quello di errore, tipico nella gestione manuale.
Grazie alla dematerializzazione dei buoni pasto, il controllo avviene in tempo
reale con la verifica del ticket tramite server e il ritorno dell'informazione in
cassa.

A questo punto, non è più necessario presentare fisicamente il buono per

ottenere il rimborso, perché ogni transazione viene registrata dal sistema e
resa disponibile all'esercizio grazie a un'applicazione web.
La velocità delle operazioni di controllo e di pagamento è un elemento chiave
sia per l’aumento della produttività che per la soddisfazione del cliente.

BUONO PASTO
11 … TECNOLOGIA APPLICATA ALLA GESTIONE DI GRUPPI DI
LOCALI O CATENE

Abbiamo accennato più volte all’importanza del supporto di un software

gestionale, soprattutto se si gestisce una catena o si hanno più locali, anche
con formule diverse tra loro (caffetteria e panificio, bar e bistrò, ecc).
In primo luogo è fondamentale in questi casi avere l’opportunità di gestire e
monitorare centralmente l’attività. Le piattaforme di ultima generazione
assicurano un’analisi in tempo reale delle statistiche relative a ogni aspetto del
locale e consentono di ricevere notifiche su eventuali situazioni anomale,
impostando procedure autorizzative che rendano chiare e nette le
responsabilità di ciascun collaboratore.

I processi, sia aziendali che produttivi, possono essere standardizzati per

garantire un’esperienza cliente sempre eccellente e in linea con lo stile del
marchio, a prescindere dal punto vendita in cui si trova.
In questo modo, oltre a sentirsi bene accolto, il cliente ha l’opportunità di
godere di vantaggi esclusivi grazie all’uso di carte fedeltà, coupon di sconto e
premi dedicati. Allo stesso tempo il locale acquisisce dati per analisi di
marketing e customer care e si assicura la fidelizzazione dei clienti.

Un altro vantaggio deriva dall’uniformità delle comunicazioni che derivano

dalla gestione centralizzata, il software recepisce i dati relativi a prezzi,
quantità, tempi di cottura, tempi di risposta al cliente e ne verifica il rispetto
all’interno del singolo punto vendita. Tuttavia le peculiarità e le urgenze (come
la mancanza di scorte per la preparazione di un piatto o la differenza nei prezzi)
possono essere applicate localmente.

A livello comunicazione e marketing vengono semplificate le operazioni di

applicazione delle promozioni, la loro programmazione e il monitoraggio
dell’andamento delle campagne.

In un contesto digitale nel quale sono immersi prima di tutto i clienti,

un’attività ristorativa moderna deve essere capace di adeguarsi e
possibilmente anticipare il cambiamento.
Gamba Bruno SpA
L’offerta di Gamba Bruno comprende hardware, software e servizi a supporto
della gestione efficiente di ristoranti e bar. L’esperienza pluriennale
dell’azienda e dei suoi partner incontra le necessità del mondo della
ristorazione con tecnologie flessibili e sicure che ottimizzano i processi interni
migliorando concretamente l’esperienza del cliente e incentivandone la
fidelizzazione.

Oltre alle soluzioni per il singolo ristorante, Gamba Bruno è specializzata nella
gestione centralizzata di catene di punti vendita con soluzioni informatiche
modulabili, servizi flessibili e personalizzati in base alle esigenze specifiche per
garantire controllo in tempo reale, efficienza, sicurezza e affidabilità di tutti i
processi aziendali.

Per rendere più efficiente il punto vendita, avere un maggiore

controllo sui processi gestionali e incrementare la redditività,
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