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La complessità dal lato organizzativo dell’evento richiede sempre un team quali cato con
professionisti di settore, per avere la massima organizzazione e sicurezza operativa.
Lo studio degli eventi si è a ermato tra gli anni ’80 e ’90, mentre in Italia dal 2000 in poi.
- Dimensione strategica
A livello etimologico, la parola “progetto” deriva da “pro-jacere” che in latino signi ca gettare in
avanti, il che fa riferimento alla necessità di anticipare l’azione con un piano che permette lo
svolgimento ottimale di tutte le attività.
Un progetto culturale, come l’organizzazione di un evento, resta comunque solo uno dei progetti
possibili, perché accettandone divenire, cambiamenti e variazioni, si è portati ad accettare ciò che
esso propone o impone.
Un evento culturale si sviluppa all’interno di un sistema di rischi e vincoli, come: restrizioni, divieti
e condizionamenti di diverso genere (burocratico, culturale, tecnico, logistico, economico,
temporale, ecc.)
Ecco perché è importante concentrare l’attenzione alla qualità del processo e di ogni risultato che
ne porta.
Il livello di qualità complessivo dell’evento, deriva dalla costante convergenza di tre di erenti
tipologie di qualità:
Il prodotto nale è quindi un risultato unico, frutto di un’esperienza originale ad elevato contenuto
intellettivo e creativo. Le attività si sviluppano attraverso un procedere interattivo e progressivo,
con un’integrazione costante dei processi continui e l’impiego di risorse organizzate e
di erenziate (umane, materiali, tecnologiche, nanziarie).
Tutto ciò viene fatto in modo coinvolto con informazione e relazione, operando in un sistema di
rischi e vincoli (vincolo: stagionalità, target, brief…)
3. Legittimazione e accreditamento
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6. Espansione rete relazionale
6. Copertura mediatica
9. Soddisfazione e gradimento
SMART E PLAN
Gli obiettivi di un evento esprimono la validità e l’adeguatezza stessa del progetto e per gestirli vi
è una sorta di regola utile basata sul modello di SMART process, perché ogni obiettivo è
funzionale se è:
S = speci c - chiaro
M = measurable - misurabile
A = achievable - raggiungibile/concretizzabile
R = relevant - rilevante
P = possibile
L = listed In writing - scritti come una dichiarazione d’intenti
A = assessable - accessibili
N = numerical - misurabili
/-/ aumento prezzi, interruzioni attività economiche, diminuzione risorse necessarie, precarietà
occupazionale, ecc.
- IMPATTI POLITICI
/+/ crescita e consolidamento politiche socioculturali, più consenso, popolarità e prestigio
- IMPATTI CULTURALI
/+/ ra orzamento di tradizioni e valori locali, multiculturalismo, ecc.
- IMPATTI AMBIENTALI
/+/ valorizzazione del patrimonio ambientale
- impatti turistici
/+/ più ussi turistici, allungamento stagioni e permanenze, nuovi mercati
- IMPATTI D’IMMAGINE
/+/ aumento valore simbolico, reputazione territoriale, visibilità e promozione
5. SWOT ANALYSIS
Nella fasi iniziali di organizzazione di un evento culturale, un metodo utile da utilizzare è il metodo
di SWOT analysis (impiegato nella piani cazione strategica e nel marketing)
Questo schema prevede dalla partenza della fase ideativa, sottolineando punti di forza e
debolezza dell’evento progettato, in termini sia di fattori interni (verso il team) che esterni (verso
target e stakeholders).
Strategie W-T = individuare azioni di difesa per evitare che le minacce esterne creino fattori di
debolezza
6. FORME DI SPONSORSHIP
Nel sistema di nanziamenti per quanto riguarda le fonti private, le sponsorizzazioni sono una
grande opportunità nell’organizzazione degli eventi.
Le operazioni di sponsorship portano quindi vantaggio per entrambe le parti, in quanto assicurano
mezzi e denaro all’evento, aumentano la credibilità, creano sinergie logistiche e di marketing e
aumentano l’esposizione mediatica.
Le sponsorizzazioni tecniche sono degli “scambi merci”, per cui l’azienda non investe denaro
(salvo forme miste) ma mette a disposizione servizi, prodotti e prestazioni.
Gli elementi che concorrono alla scelta dell’evento, nell’ottica delle imprese sono:
- Tipologia di evento, novità, durata e ambito
- Compatibilità con l’immagine dell’azienda
- Investimento in comunicazione
- Possibilità di esposizione o vendita dei
- Tipo di audience
prodotti
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Oggi le aziende vogliono creare dei progetti di comunicazione nelle operazioni di sponsorship,
senza limitarsi a mettere il logo su materiali pubblicitari, anche perché per uno sponsor
l’investimento non si ferma agli importi resi disponibili per un evento, ma a tutti i costi che
l’azienda deve sostenere (comunicazioni, allestimenti, personale, ecc.)
7. SOSTENIBILITÀ DI UN EVENTO
Realizzare un evento ad impatto zero ha a che fare con tutto il modus operandi, cioè il valore che
si da a ciò che si crea, a come lo si realizza e al prodotto del lavoro del team.
Un evento completamente sostenibile deve assicurare la riduzione degli impatti su tra co,
inquinamento di aria, acqua e acustico, sulla produzioni di ri uti, sul deterioramento urbano e del
patrimonio artistico e culturale, sull’in azione e sul consumo inconsapevole.
- Riciclo
- Raccolta di erenziata
• Elenco delle attività operative (che cosa deve essere fatto, perché, per ottenere cosa)
• Tempi del progetto (quando via fatto) attraverso la sequenza, la durata e la calendarizzazione
delle attività
• Risorse umane e tecniche necessarie (come e con cosa deve essere fatto, chi fa che cosa, che
apporti danno al progetto)
• Risorse economiche e nanziarie dettagliate ed e ettive (quanto costa, chi paga, come e
quando)
• Azioni di monitoraggio e controllo (come governo de progetto e non solo retti ca)
La piani cazione dell’evento non evidenzia in modo ottimale i cambiamenti del progetto in corso
di sviluppo, quindi è per la sua natura dinamica ed evolutiva che risulta più funzionale un
passaggio del processo di piani cazione da project planning a project building, meno rigido e
scale nella programmazione, in modo da lasciare più margine per revisionare i piani. Tuttavia la
piani cazione è fondamentale, in quanto permette di:
- Documento di progetto
- Piano di produzione
Durante la gestione di un progetto, il riposizionamento dei diversi piani avviene in tre fasi: (1) pre-
evento, (2) evento e (3) post-evento. A nché ognuno di questi piani funzioni, è fondamentale la
raccolta delle informazioni rispetto a contenuti e aspetti produttivi, per generare altre informazioni
e facilitare i processi decisionali.
6. Dimensione dell’evento
7. Contatti e accordi
11. Percentuale del costo annuo, divisa sul tempo dedicato ad un progetto per la struttura e
personale a tempo indeterminato
- Costo singolo della risorsa moltiplicato per la quantità di tempo d’utilizzo, al lordo delle ritenute
scali e provvidenze a carico del lavoratore + possibili rimborsi, oneri, ecc.
- Costo singolo della risorsa moltiplicato per la quantità di tempo d’utilizzo o sulla quantità del
numero di pezzi o moduli usati oppure costo totale della risorsa inclusivo o meno di oneri e servizi
altri.
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10. LA TECNOLOGIA COMUNICA
Nella progettazione e realizzazione di eventi aggregativi, per comunicare ricorriamo all’utilizzo di
strumenti tecnici. In tutti i meeting, Convention aziendali, discorsi ecc vi è sempre un supporto di
strumenti audiovisivi e hi-tech.
L’impieghi di determinati strumenti varia a seconda della funzione dell’ambiente, del pubblico e
degli argomenti.
La sua evoluzione passa dai fogli mobili ( ipchart) alla versione luminosa per la proiezione di slide.
= tutti questi sono strumenti pratici e essibili che trasmettono all’audience un senso di
coinvolgimento e organizzazione manageriale.
= permettono l’e ettuazione dell’evento secondo quella che ormai consideriamo una
caratteristica irrinunciabile della comunicazione: il tempo reale.
Grazie alla tecnologia digitale e alla nostra dimestichezza con il procedimento informativo-
spettacolare generato dalla televisione, il presente e l’avvenire degli strumenti visivi di
comunicazione sono e saranno sempre più rappresentati dal lmato.
- Costo singolo della risorsa moltiplicato per la quantità di tempo d’utilizzo o sulla quantità del
numero di pezzi o moduli usati oppure costo totale della risorsa inclusivo o meno di oneri e servizi
altri.
11. LOCATION
Al pari degli altri elementi che caratterizza un evento vi è la location.
Infatti, la straordinarietà e la memorabili della destinazione costituiscono uno degli elementi più
validi della strategia di comunicazione
1. Viene intesa come la logistica l’agente emittente protagonista della comunicazione (per
esempio: un grande albergo, una sala per le conferenze…) ed ai partecipanti è a dato il ruolo
di ricettori del messaggio;
2. Viene intesa come destinazione in cui, però, a parlare è la valenza simbolica a cui i
partecipanti attribuiscono alla location.
In questo caso vi sono altre variabili che concorrono a determinare l’e cacia della
destinazione (oltre al dove):
- quanto (a volte)
La comunicazione che utilizza questo tipo di mezzo, oltre che far crescere la sua e cacia,
subisce una sorta di cambiamento: per il fatto che le immagini vengono proiettate, essa si
trasforma in spettacolo.
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12. REGOLA DI EINAUDI
Secondo Luigi Einaudi (economista piemontese e secondo presidente della repubblica italiana):
manager e comunicatori d’impresa dovrebbero tenere sempre a mente la regola “conoscere per
poter decidere”.
Il mondo è fatto di conversazioni, incontri, scambi e notizie e la conoscenza non tener conto
dell’ascolto.
Per questo dobbiamo ascoltare i segnali che provengono dal “teatro delle operazioni” e da quello
interno (rappresentato dagli stakeholders, risorse umane, dipendenti e collaboratori dell’impresa/
organizzazione)
Secondo Tom Peters (scrittore americano), oggi chi opera nel business deve fare ricerca di
mercato ma ciò che lui crede sia più importante è il “saper ascoltare”. Quindi, mettersi in sintonia
con i clienti, i distributori e con i fornitori.
L’ascolto deve essere parte del bagaglio tecnico di un magare: diventa cosi una funzione
aziendale indispensabile.
2. Stesura del brief creativo di comunicazione con eventuale incarico ad agenzia esterna e poi
successivo debrie ng.
3. De nizione della strategia creativa , quale interpretazione creativa dei nodi focali della
strategia complessiva comunicativa per individuare il brand dell'avvenimento e creare
awareness (conoscenza) dell'evento, attraverso segni, messaggi, " tono di voce" da utilizzare,
"promessa" come bene cio funzionale o simbolico, reason why quale credibilità della
promessa, argomentazioni che la ra orzano, forme e narrazioni archetipiche.
4. Stesura del progetto di comunicazione contenente strategie de nitive, attività, azioni, tempi,
destinatari e budget necessario, oltre al raccordo con gli altri elementi del progetto,
considerando l'apporto di potenziali media partner da ricercare.
5. De nizione di un concept e identità visiva dell'evento, declinabile per tutti i mezzi consentiti
dal budget e dalle scelte strategiche in materia di piani cazione media, identi cando elementi
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del progetto che siano riconoscibili e memorizzabili, coerenti con la natura dell'evento, basata
su:
• naming dell’evento;
• gra ca, immagine coordinata, alfabeto visivo, lettering con le diverse famiglie di segni,
colori e caratteri per produrre i documenti del progetto e tutti gli strumenti di
comunicazione;
• utilizzo di immagini apposite, gra che, pittoriche o fotogra che, realizzate da un artista su
commissione o riprodotte dietro acquisizione di diritti,
Codi cazione in azioni operative delle strategie e dell'identità visiva che determinano la scelta di
media, mezzi, strumenti, canali più idonei alla tipologia dell'evento, al posizionamento, all'utenza e
al budget disponibile e conducono quindi alla strategia media con piani cazione dei mezzi
(formati, posizioni, quantità, frequenza, copertura) mediante società di media planning e alla
produzione degli strumenti.
De nizione della campagna di comunicazione ABOVE THE LINE riguardo a:
• pubblicità esterna e interna, statica su impianti ssi, oppure dinamica su mezzi di trasporto
pubblici o privati;
• pubblicità sulla stampa con inserzioni a pagamento in vari formati su quotidiani, periodici,
free press, settoriale;
• pubblicità su internet.
• u cio stampa, con predisposizione di cartella stampa (press kit), realizzazione di una o più
conferenze stampa, incontri singoli e interviste, anticipazioni, comunicati stampa, rassegna
stampa corrente nei giorni dell'evento e nale, inclusiva anche dei servizi radio-televisivi e
delle uscite della stampa su internet e del blogger, servizi web personalizzati per i
giornalisti;
• relazioni esterne, come gestione delle trame relazionali con pubblici in uenti, che signi ca
tutto il booking delle personalità e dei vip da invitare e sistemare al momento dell'evento
(placement), che presuppone soprattutto una media list (database contatti suddivisi per
categoria) e rapporti diretti costanti;
• website dell'evento, dedicato o all'interno del sito istituzionale del soggetto organizzatore
con pagine dedicate, sito vetrina oppure con possibilità d'interazione (acquisto biglietti
etc.);
• blog,
• podcasting;
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De nizione delle politiche per l'apposizione di credits nei colophon dei materiali degli eventi
(denominazioni e marchi di partner, sponsor, nanziatori, ordine gra co e gerarchia).
Implementazione della campagna complessiva on air. Monitoraggio e valutazione dei risultati della
comunicazione.
= momento in cui nel migliore dei modi si esplica un sentimento, un amore, un azione…
• Originalità
• Armonia ➜ deve avere una coerenza totale e seguire un lo armonioso; corrispondere ai codici
estetici, valori e ritmi del brand
• Sostenibilità ➜ sostenibilità è anche tutto il mondo del modus operandi di essa; come si lavora,
come si programma, della qualità del lavoro e del valore che viene dato al lavoro eseguito dal
team; anche il confort è sostenibilità
• Capacità di impatto comunicativo ➜ tutte queste caratteristiche devono con uire nell’impatto
che un evento ha e che deve avere sul mio pubblico.
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