LA GESTIONE ECONOMICA DELLEVENTO CULTURALE

Prof. Marcello Foti

Introduzione
Il settore culturale italiano ha assunto negli ultimi anni nuove valenze impegnando nuovi orizzonti: non pi solo servizio sociale ed educativo ai cittadini ma importante settore per lo sviluppo economico produttivo del Paese. Il riconoscimento della cultura come fattore sviluppo economico e sociale un obiettivo strategico di qualsiasi governo, nazionale e locale, e le molteplici relazioni che legano i beni culturali alle attivit e ai servizi culturali, ai beni ambientali e paesaggistici, alle attivit economiche e sociali, hanno determinato lavvio di progetti di valorizzazione di beni e di promozione culturale finalizzati alla valorizzazione delle innumerevoli e variegate risorse di cui dispongono i territori italiani.

Ogni anno in Italia si organizzano migliaia di eventi culturali (mostre, festival, concerti, spettacoli teatrali, rassegne cinematografiche, premi letterari) molti dei quali grazie al sostegno finanziario dello Stato centrale e delle amministrazioni locali, ma anche di Fondazioni bancarie e di aziende private interessate ad essere parte attiva nelle politiche di sviluppo e divulgazione del patrimonio culturale del nostro Paese.

Alla vitalit e allattivismo del settore fanno da contrasto le strutturali difficolt di coordinamento e di programmazione con il rischio di dispersione delle risorse

1 - La programmazione
Dal punto di vista della sua realizzazione pratica levento culturale, artistico o di spettacolo presenta una serie di fattori strutturali che richiedono una costruzione e una dimensione organizzativa caratterizzate da specificit assoluta e che hanno rilevanti riflessi sotto il profilo della gestione economica dellevento stesso.

La prima parte della pianificazione costituita dalla programmazione vera e propria dellevento. Occorre stabilire quattro condizioni fondamentali che rispondono a quattro domande basilari:
luogo (dove?) periodo (quando?) contesto (in cha ambito?) sinergie (i principali interlocutori?)

Il luogo
Lindividuazione del luogo e dello spazio deve corrispondere a criteri di: Funzionalit Economicit Opportunit Capienza Immagine Disponibilit Compatibilit Molto spesso tali criteri possono essere in contrasto tra di loro e determinare complicate ripercussioni nella gestione dellevento

Il periodo
Per la scelta del periodo ideale in cui svolgere levento, a meno di esegenze legate a termini contrattuali, a date particolari o allinserimento in un contesto particolare, andranno valutati la permanenza dellevento nello spazo di debutto o in quelli successivi;

i tempi di preparazione e di esecuzione dellevento;

la disponibilit effettiva dei principali realizzatori coinvolti (artisti, interpreti)

la concomitanza con festivit o altre manifestazioni

La permanenza di un evento in uno spazio potr essere decisa gi in fase di ideazione (spettacolo con x repliche, festival di due settimane, mostra di tre mesi) o dipender dalla disponibilit dello spazio che si scelto.

Il contesto
Per contesto si intende un ambito gi organizzato e predisposto da altri, entro cui levento potrebbe essere inserito (es. spettacolo che entra afa parte di un festival). Occorre individuare con esattezza qual il contesto, chi ne fa parte, chi ne risponde e quali vincoli pone. Comprendere nel dettaglio questi aspetti aiuta a programmare con maggiore attenzione ed inserisce nuove variabili di cui tener conto in fase di pianificazione delle attivit operative dellevento.

Le sinergie
Aspetto pi politico e strategico che organizzativo. Occorre comprendere chi pu essere vantaggioso coinvolgere nellevento, nellinteresse del progetto dal punto di vista economico-finanziario, di consenso, di prestigio ed anche organizzativo e logistico. Vanno individuati: Istituzioni pubbliche (patrocini, contributi, finanziamenti) Societ private (sponsorizzazioni) Enti e istiruzioni locali (finanziamenti, aiuti in servizi o potenziamento dei servizi pubblici) Associazioni, entri, strutture (colalborazioni, scambi di servizi, apporti coproduttivi) Organi di informazione, stampa e media (esclusive, interviste e servizi) Attenzione: realizzare levento in sinergia con altri aumenta risorse e vantaggi ma aumenta anche gli obblighi che verranno a prodursi.

2. Il piano operativo e la gestione organizzativa

Nellorganizzazione di eventi culturali, in particolare di quelli legati allo spettacolo, generalmente non si pianifica abbastanza perch: si considera la variabile artistica non comprimibile in schemi; si ritengono sufficienti per lazione lesperienza, la conoscenza pratica delle cose, lintuito e il mestiere; ci si affida ad un ottimismo di fondo non sempre giustificato; si lavora in un clima di urgenza e di impellenza

La pianificazione usata come strumento, invece: aiuta a prendere decisioni identifica i problemi e consente di valutare alternative permette di razionalizzare le azioni consente di calcolare rischi, opportunit e soluzioni aiuta a pensare in termini di fatti sviluppa la creativit abitua a lasciare il meno possibile al caso abitua ad essere vigili e a gestire gli accadimenti anzich subirli

Parole chiave:

flessibilit e semplicit

Project management
Il project management il sistema di regole e di strumenti che consentono di coordinare e controllare le attivit di un progetto-evento, il quale costituisce un processo di creazione di uno specifico risultato
(Archibald 1994)

Le caratteristiche del project management sono: la temporaneit il poter agire in un ambiente complesso e dinamico La concentrazione su un singolo obiettivo La fusione tra attivit operative, direzionali e creative Lefficacia e la rapidit dei sistemi di comunicazione formale e informale al suo interno Lo snellimento di operazioni e procedure La scarsa formalizzazione dei comportamenti La coordinazione per reciproco adattamento e spirito di corpo Linterazione di culture e professionalit diverse La facile adattabilit al cambiamento e allinnovazione

3. Il piano economico finanziario

Il budget lo strumento che definisce i costi ed i ricavi connessi allevento, consentendo di prevedere in modo dettagliato le risorse economiche occorrenti per la sua concreta realizzazione

Alcuni principi fondamentali per la redazione del budget: principio della chiarezza principio delloculatezza principio della prudenza principio delloperativit principio del collegamento finanziario principio della responsabilit

Allinterno del budget potremmo avere: costi/ricavi diretti: originati unicamente in conseguenza dellevento (es. costo scenografia) costi/ricavi indiretti: derivati dal funzionamento e dallattivit della struttura organizzatrice levento (es. costi legati al funzionamento degli uffici). A loro volta i costi e i ricavi, diretti e indiretti sono: fissi: valori che rimangono stabili indipendentemente dal volume di attivit o dallo sfruttamento dellevento (es. scenografia, costumi, copioni) variabili: essi si incrementano o decrementano proporzionalmente con laumento o meno dellattivit legata allevento (es. costi vivi di tourne come diarie, trasporti, allestimenti, viaggi)

Voci principali di budget:

COSTI

costi inerenti allidea progetto, artistici, di ideazione e contenuti costi tecnico-allestitivi costi logistici costi organizzativi costi di comunicazione quota parte costi di funzionamento dellorganizzazione e spese generali

RICAVI

ricavi commerciali finanziamenti pubblici finanziamenti da privati

4. La gestione degli aspetti economico-finanziari

Come finanziare un evento culturale? finanziamenti pubblici:
finanziamenti concessi dallo Stato finanziamenti concessi dalle regioni finanziamenti concessi dagli Enti locali e da organismi ad esso collegati

sponsorizzazioni

La sponsorizzazione un intervento di comunicazione aziendale che, accostando marchio, logo o un prodotto ad un evento, d luogo ad un ritorno pubblicitario e/o dimmagine

Ai fini della gestione economica di un evento culturale oltre alle sponsorizzazioni si rilevano anche altre forme di sostegno da parte di privati (interventi di mecenatismo, donazioni, elargizioni liberali) ovvero il fund raising, cha danno luogo a contributi senza alcuna contropartita per i soggetti finanziatori.

5. La gestione commerciale
Ogni evento culturale contiene risvolti commerciali che possono essere previsti come parte dellevento stesso, in termini organizzativi e di budget, e che ne condizionano leffettiva realizzazione. Essi sono: fruizione dellevento vendita dellevento vendita ed utilizzazione economica di diritti connessi effettuazione di prestazioni e servizi accessori

Un ulteriore aspetto da non sottovalutare il piano delle burocracies. Esso rappresenta uno spaccato del piano di produzione generale e pu avere significative ripercussioni sulla gestione economica dellevento culturale in ragione di numerose variabili di natura amministrativa e burocratica che lo stesso evento richiama.

Particolare rilevanza hanno le autorizzazioni e i permessi richiesti per gran parte degli eventi culturali, soprattutto in presenza di avvenimenti che hanno un forte impatto su spazi esterni e che determinano variazione sulla funzione di tali spazi. fondamentale determinare: le autorizzazioni necessarie le normative inerenti le procedure e liter di concessione, ottenimento e rilascio gli uffici abilitati al rilascio i tempi

Tra le burocracies vanno contemplate anche le polizze assicurative per la gestione dei rischi inerenti a: persone impegnate nella produzione (infortuni e responsabilit civile) utenti dellevento (responsabilit civile) location (lintegrit del luogo, i possibili danneggiamenti, le polizze fideiussorie materiali e attrezzature (danni, incendio e furto) opere darte (trasporto, imballaggio, movimentazione) custodia di incasso della vendita di biglietteria (furto, trasporto valori, restituzione prezzo biglietto per cancellazione evento)

6. La chiusura amministrativa e finanziaria dellevento

Al termine dellevento si dovr prestare particolare attenzione e cura alla raccolta della documentazione amministrativa e contabile, sia di costo (fatture, bolle di accompagno, note spese), sia di ricavo (distinte SIAE, border interni) cos come si chieder la restituzione delle rimanenze di fondo cassa ai singoli settori. Ultimati smontaggi, riconsegne e raccolta documenti si va alla chiusura amministrativa dellevento