MASTER

11 aprile 2014

Il cliente, il partecipante e gli

stakeholder - Obiettivi
CLIENTE
Chi ha un rapporto continuativo con un fornitore,
con un professionista ecc.

2 Nell'antica Roma, cittadino di condizione libera

legato a un cittadino potente (patrono) da un
rapporto di protezione

3 estens. Con senso spreg., chi appoggia un uomo

politico in cambio di favori
• sec. XVI
 INCONTRO CON
IL CLIENTE

3
INCONTRO CON IL CLIENTE

Individuare la fattibilità delle

necessità espresse del cliente

Analizzare eventuali esigenze non

manifeste

Guidare il cliente nel processo

decisionale step by step

4
 ORGANIZZAZIONE ORIENTATA
AL CLIENTE

– Rilevazione dei bisogni

– Comunicazione verso il cliente
– Misurazione della soddisfazione
APPROCCIO CON IL CLIENTE
Il cliente “compra” prima “Te” e dopo i tuoi servizi
I clienti prima di acquistare il tuo prodotto o servizio, devono comprare te.
Cosa si dice, come lo si dice, come ci si presenta e soprattutto come ci si sente.
Vendere significa anche far sentire il cliente importante, sicuro e rilassato.
Per questo e’ necessario investire su se stessi.
L’aspetto conta molto nel mondo delle vendite, perché inizi a vendere ancor prima di aprire la
bocca.
Devi essere chiaro quando parli, e se parli in modo semplice e sicuro darai l’immagine di un
professionista.
Non parlare al cliente, ma conversa con lui.
Non lasciarti andare in lunghi monologhi, ma cerca e instaura sempre un dialogo positivo con i
tuoi clienti.
Il segreto per coinvolgere positivamente i tuoi clienti, e’ utilizzare la comunicazione
persuasiva e ipnotica
————————————————————————-
Fai la tua presentazione, ma il protagonista della tua storia
dovrà essere sempre il cliente, non te o la tua vendita.
————————————————————————-
OCCORRE DARE PIU’ VALORE AGGIUNTO AI TUOI CLIENTI
perché la gente non acquista servizi, ma quello che i prodotti fanno per loro
———————————————————————————————————-
E i tuoi servizi cosa fanno “concretamente” per loro, in più rispetto a quelli della
concorrenza?
———————————————————————————————————-
CHI SIAMO

triumphgroupinternational.com

27 anni di know how nell’organizzazione di eventi

Esperienza nella gestione di congressi internazionali e nazionali
Presenza in Italia con quartier generale a Roma e filiali a Milano,
Bologna, Bruxelles, Londra e Shanghai
Ampia e consolidata rete di fornitori nazionali e internazionali
Staff altamente qualificato e costantemente formato
Struttura forte nella gestione e nella ricerca di sponsor
Affidabilità organizzativa e finanziaria
Rispetto della qualità e delle procedure. Certificazione ISO
9001:2008
Garanzia di relazioni istituzionali per patrocini e accesso a location
esclusive
Software per la gestione delle registrazioni e per la prenotazione
alberghiera
Agenzia di viaggi interna (Triumph Viaggi Incentive) a supporto del cliente
Una business unit di comunicazione con art director e grafici
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Tutti gli eventi realizzati da Triumph vengono gestiti attraverso una piattaforma informatica, un software nuovissimo
realizzato per fornire un valido supporto al processo gestionale degli eventi di qualsiasi tipologia: congressi, corsi
aziendali, seminari, meeting, incentive e convention su scala mondiale. CMS è la soluzione ideale perché
caratterizzato da un interfaccia semplice, ma al contempo potente, completo e flessibile, in grado di coordinare tutte
le fasi organizzative e di gestire gli eventi qualsiasi numero di partecipanti
CMS è corredato da un motore di stampa altamente tecnologico che consente la generazione di stampe professionali
in lingua Italiana o in lingua Inglese, la generazione di codici a barre e di files PDF. Inoltre è possibile l’invio di
documenti attraverso e-mail, vengono fornite, altresì, funzioni di integrazione verso la piattaforma Microsoft Office
per la generazione automatica di stampa unione dalla base dati del prodotto.
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OUR ACTIVITIES

Facciamo più dell’organizzazione di eventi, creiamo opportunità di comunicazione. Vantiamo anni di esperienza in
diversi settori:

CONGRESSI & ASSOCIATION MANAGEMENT

EVENTI ISTITUZIONALI
EVENTI CORPORATE & CONVENTION
EVENTI SPORTIVI
INCENTIVE TRAVEL
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PROJECT GRAPHIC & PRINTING MAILING & LOGISTICS TRAVEL

MANAGEMENT SERVICES REGISTRATION MANAGEMENT MANAGEMENT

CATERING AUDIO/VISUAL LOCATION LOCATION

HOSTESSING
SERVICES EQUIPEMENT RESEARCH SET-UP

HOTEL BOOKING BUDGET & PRE-DURING-

SOCIAL EVENTS REPORTING
FINANCIAL PLAN POST TOURS

10
COMMUNICATION

Consulenza strategica (studio / analisi e ricerca, concept e planning,

master plan e business plan)

Concept dell’evento e sviluppo

Corporate identity e materiale promozionale

(concept, contenuti, creatività, esecuzione grafica, video o supporto
multimediale)

Web design

Allestimenti area espositiva e stand

Ideazione di eventi sociali (cene di gala e intrattenimento)

Creazione di campagna web MKTG

Ufficio stampa tradizionale e on-line – Social media

Servizi tecnici audio-video (presentazioni multi-mediali e video

conferenze in streaming)
PROJECT MANAGMENT

Team altamente formati dedicati all’evento

Segreteria organizzativa dell’evento (iscrizioni, prenotazioni alberghiere, gestione relatori, gestione

partecipanti)

Predisposizione del budget/ piano finanziario dell’evento

Gestione Sponsor

Coordinamento fornitori

Gestione Transfer

Servizi Audio/Video e di allestimento sede

Servizi di catering

Servizi tipografici

Gestione e selezione personale di accoglienza (con conoscenza del Cerimoniale e assistenza

delegazioni VIP)

Organizzazione di eventi sociali

COSTRUIRE UNA RELAZIONE
CON IL CLIENTE
COSTRUIRE UNA RELAZIONE
CON IL CLIENTE
Forniamo una gamma completa di servizi a tutti i livelli: dalla pianificazione alla gestione.

Campagne motivazionali

Viaggi Incentive Meeting

Team building Pacchetti viaggio personalizzati

Lanci di prodotto Transfer e Tour leader

Road Show
CHINA
UE
Destination Management

UK

ITALY
COSTRUIRE UNA RELAZIONE
CON IL CLIENTE

Se lui è il nostro cliente

quale tipologia di evento?
 CONGRESSO

3 tipologie di congresso:
Associativo
 CONGRESSO

Possiamo individuare 3 tipologie di congresso:

Scientifico
 CONGRESSO
Possiamo individuare 3 tipologie di congresso

Politico
 CONVENTION
E’ un incontro fondato su elementi di spettacolarità e con una forte valenza
motivazionale.

Soggetto promotore: gruppo economico o aziendale ma anche sociale e

politico

Target: target omogeneo e numeroso di partecipanti che può essere interno

od esterno al gruppo del soggetto promotore

Obiettivo: l’obiettivo della convention è generalmente la creazione di

consenso.

Caratteristiche temporali: ha una periodicità spesso annuale

 SEMINARIO/WORKSHOP
Riunione che non coinvolge più 100/150
partecipanti su un tema di formazione
Soggetto promotore: è un qualsiasi
gruppo organizzato ( società, azienda,
ente pubblico o privato)
Target: persone accomunate da una
specifica competenza professionale
Obiettivo: arricchimento della
professionalità dei
partecipanti/formazione
Caratteristiche temporali: non sono
necessarie TRADIZIONE PERIODICITA’
CONTINUITA’
TAVOLA ROTONDA
Incontro tra esperti per l’esame e
l’approfondimento di una tematica
Soggetto promotore: è un qualsiasi
gruppo organizzato
Target: può essere in forma “chiusa”
quindi coinvolge solo gli esperti oppure
può essere aperto al pubblico
Obiettivo: esame ed approfondimento –
non è finalizzato ad apprendimento o
contributo critico dell’eventuale pubblico
Caratteristiche temporali: non sono
necessarie TRADIZIONE PERIODICITA’
CONTINUITA’
GOOGLE
 BISOGNI E ASPETTATIVE DEL CLIENTE
( QUALITA’ ATTESA)

IDENTIFICAZIONE DEI BISOGNI DEL CLIENTE

TRADUZIONE IN SPECIFICHE DI PRODOTTO E DI SERVIZIO

(PROGETTAZIONE DELLA QUALITA’)

OUTPUT
(QUALITA’ ATTUALE)

PERCEZIONI DEL CLIENTE

(QUALITA’ PERCEPITA)
MISURAZIONE E FEEDBACK
SEZIONE 1: Dati identificativi Cliente

NOME CLIENTE SEZIONE 3:

INDIRIZZO Valutazione
TELEFONO
FAX DATA ESITO
Si procede con
E-MAIL l’Offerta:
RESPONSABILE TRIUMPH
DATA RICHIESTA OFFERTA ð SI ð
DATA LIMITE DI PRESENTAZIONE OFFERTA NO

SEZIONE 2: Dati generali Evento Accordo a procedere Firma CPR

RAP o VPRE
NOME PROGETTO
DATA PREVISTA INIZIO
EVENTO Note: _______________________
_____________________________
DATA PREVISTA FINE EVENTO _____________________________

CITTA’
LOCATION / SEDE
N° PARTECIPANTI PREVISTI
SEZIONE 4: Specifiche N° ____ x ______ pax
tecniche e organizzative N° ____ x ______ pax
N° ____ x ______ pax
Salette/Uffici
4.1 Sede N° ____ x ______ pax
appoggio
Congressuale N° ____ x ______ pax
Preferenze Speaker’s Ready room N.
sull’Ubicazione ___
N° ____ x ______ pax Ristorazione ð NO
N° ____ x ______ pax nella location SI ____ x ______ pax
presidio toilette
N° ____ x ______ pax
Numero/capienza condizionamento
N° ____ x ______ pax
delle sale elettricità
N° ____ x ______ pax
Servizi parcheggio
Centro slides N.
_____ aggiuntivi vigilanza
linee telefoniche
ð NO
magazzino
SI – mq. ______
deposito
N° stand _____
Spazi espositivi
tipologia (3x3) ____
tipologia (4x4) ____
tipologia (altro) ____
ð NO
Area Poster SI – mq. ______ N°
poster _____
 4.2 Allestimenti

4.1.1 Servizi Integrativi Sede Congressuale aule ______ N°________

ð SI ð NO Note: centri slide (N° __ )
______________________ zona poster (N° __ m2____)
____________ reception (N° post __ m2____)
______________________ backoffice (N° post __ m2____)
______________________ Aree guardaroba per N°.___pax
_______________ stand (N° _____ m2______ tipologia______)
______________________
______________________ perimetrazione stand SI NO
______________________ zona ristorazione per N°___ pax
______________________ magazzino
___________ altro____________________
ð SI ð NO Note: ð NO ð SI
______________________ Fondosala (N°___)
____________ Podio (N°___)
Aule
______________________ Tavolo relatori (N° ___ )
Sedie (N° ___ )
______________________
_______________ Altro (N° ___ )
______________________ ð NO ð SI
______________________ Fondosala (N°___)
______________________ Totem (N°___)
______________________ Cartellonistica Interna
Cartelloni indicatori (N° ___ )
_______ Paline (N° ___ )
Pannelli portaposter (N° ___ )
ð NO ð SI
Elemento Scenografico (N°___)
Cartellonistica Portali (N°___)
Esterna Totem (N°___)
Cartelloni indicatori (N° ___ )
Paline (N° ___ )
ð NO ð SI
Zona sosta N° _______ Location ____________
Tipo___________
Altro
4.3 Impianti tecnici
ð NO ð SI
Amplificazione
Sale N. _______
ð NO ð SI
Lingue_________________
Impianti di traduzione
N° sale _____ N° giorni ____
ð NO ð SI
da VHS N° sale _____ N° giorni _____ 4.3.1 Impianti tecnici per la reception e aree di
Video Proiezioni servizio
da PC N° sale _____ N° giorni _____
ð NO ð SI
ð NO ð SI
Cavalierini Elettronici Sale N. _______
Countdown elettronico _______ On Site N° ____ Pre-registrati
Immagine oratore ð NO ð SI N° _____ Speaker N° ___
su schermo laterale Sale N. _______
ð NO ð SI PC per
Quad show
Sale N. _______ reception/Ba
Centri Slides SI (N°__) ð NO ck Office
Sale di prova SI (N°__) ð NO Back Office N° ___________
ð NO ð SI
Registrazione AUDIO N° sale _____ N° giorni _____
VIDEO N° sale _____ N° giorni _____ Altro__________________
ð NO ð SI
Televotazione elettronica
N° sale _____ N° giorni _____
TV a circuito chiuso SI (N°__) ð NO
Video Conferenza SI (N°__) ð NO
ð NO ð SI
Lavagna luminosa
N° sale _____ N° giorni _____
ð NO ð SI
Streaming
N° sale _____ N° giorni _____
Internet Point ð NO ð SI Location _____
ð NO ð SI Location _____
Message Center Tabellone con suddivisione A-Z □
Gestito su PC □
Multimedia Manager ð NO ð SI Location _____
Altro
 ð NO ð SI
4.5 Tipografia
1°foglio: Q.tà _____ N° Colori
ð NO ð SI Progettazione Logo
Linea grafica ____
ð NO ð SI Progettazione Linea Grafica
ð NO ð SI Carta intestata 2°foglio: Q.tà ____ N° Colori
Iscrizione Qtà____ N° colori ___ ____
Schede cartacee Buste Q.tà ____ N° Colori
Hotel Qtà____ N° colori ___
Abstract form Qtà____ N° colori ___ ____
ð NO ð SI ð NO ð SI
Formato CATEGORIE PREVISTE
__________________________________________ Relatori Q.tà _________
Primo Annuncio
Q.tà _________
Delegati Q.tà _________
N° colori copertina ______ interno _______
Accompagnatori __________
Buste Q.tà ____ N° Colori ____ Badges
ð NO ð SI Espositori __________
Formato Stampa __________
__________________________________________ Staff __________
Secondo Annuncio Altro __________
Q.tà _________
N° colori copertina ______ interno _______ Altro __________
Buste Q.tà ____ N° Colori ____ ð NO ð SI
ð NO ð SI Attestato partecipazione
Formato Delegato: Q.tà ____ N° Colori
__________________________________________
Programma Preliminare ____
Q.tà _________ Attestati
Relatore: Q.tà ____ N° Colori
N° colori copertina ______ interno _______
Buste Q.tà ____ N° Colori ____ ____
ð NO ð SI Attestato ECM
Formato ___________________________________ vedi ECM
Programma Definitivo Q.tà _________ ð NO ð SI
N° colori copertina ______ interno _______ Tipologia______ qtà____ n.
Buste Q.tà ____ N° Colori ____ col._____
ð NO ð SI Coupons Tipologia______ qtà____ n.
Timetable Formato ______________ col._____
Q.tà _________ N° colori _______ Tipologia______ qtà____ n.
ð NO ð SI
col._____
Locandine Formato ______________
Q.tà _________ N° colori _______
ð NO ð SI
Atti vedere Organizzazione Scientifica Tipologia______ qtà____ n.
ð NO ð SI col._____
1°foglio: Q.tà _____ N° Colori ____ Inviti Tipologia______ qtà____ n.
Carta intestata
2°foglio: Q.tà ____ N° Colori ____ col._____
Buste Q.tà ____ N° Colori ____ Tipologia______ qtà____ n.
col._____
Altro
 4.4 Ristorazione
ð NO ð SI
N° eventi: a.m.:_____ p.m.:_____
Coffee Break N° Partecipanti: _________
Data eventi: _________________
Format: _______________________
ð NO ð SI
ECM N° eventi: a.m.:_____ p.m.:_____
PROVIDER CONSORZIO: ð NO ð SI
Coffee Point N° Partecipanti: _________
ECM Altro provider indicare nome:____________ Data eventi: ________________
Data scadenza per accreditamento: ________ Format: ____________________________
ð NO ð SI
Accreditamento giornaliero □
N° postazioni: _____
Accreditamento Accreditamento complessivo □
Accreditamento Corsi □ N.:_______ Bar a pagamento N° Partecipanti: _________
Data eventi: __________________
Attestato ECM Format: __________________
Attestati Q.tà ____ N° Colori ____ ð NO ð SI
ð NO ð SI N° eventi: _____ N° Partecipanti: _________
Postazioni reception N° ____
Colazioni di lavoro Data eventi: _________________________
Lettori Controllo ingressi N° ____
Format: Box lunch □ Buffet □
Altra area____________________
Altra area____________________ Seduto □ Brunch □
ð NO ð SI ð NO ð SI
Portali in Controllo Sale N° ____ N° eventi: _____ N° Partecipanti: _________
radiofrequenza Controllo ingressi N° ____ Data eventi: _____________________
Altro
Altra area____________________ Format: Box lunch □ Buffet □
ð NO ð SI
Seduto □ Brunch □
Foglio Firma Controllo Sale N° ____
Altra area____________________ ð NO ð SI
N° eventi: _____ N° Partecipanti: _________

Altro Data eventi: _____________________

Format: Box lunch □ Buffet □
Seduto □ Brunch □
4.6 Trasporti
ð NO ð SI
Navette sede/htl/sede
Giorni ________ N° pax ______
ð NO ð SI
Navette per Eventi
Giorni ________ N° pax ______
ð NO ð SI
Servizio di Pick Up Destinatario del servizio:____________
Giorni ________ N° pax ______

4.7 Organizzazione Scientifica

ATTI SU RIVISTA DEL SETTORE SI_____ NO_____

se "su rivista" nome Editore _____________

CARTACEI SI_____ NO_____
se "cartacei" F.to_______________
Stampa degli Atti Q.tà _________ Pagg. ___________ Abstract x pag.
_______
Relazioni x pag. _______
N° colori _____________
CDROM SI_____ NO_____
N° copie previste______ copert . N. colori ___

ð NO ð SI
Contatto dei Relatori se no indicare chi se ne occupa:__________

N. relatori previsti:_____________
4.8 Ospitalità
4.8.1 Gestione Sistemazione Alberghiera
ð NO ð SI
Eventuali Specifiche per la posizione delle sedi alberghiere
_________________________________________________
HOTEL PER Categ.: ____ Tipo: __________ N° _____ N°notti: ____
INDIVIDUALI Categ.: ____ Tipo: __________ N° _____ N°notti: ____
Categ.: ____ Tipo: __________ N° _____ N°notti: ____
Categ.: ____ Tipo: __________ N° _____ N°notti: ____
Comunicazione al RBO entro il:_______________
ð NO ð SI
Eventuali Specifiche per la posizione delle sedi alberghiere
_________________________________________________
Categ.: ____ Tipo: __________ N° _____ N°notti: ____
HOTEL CARICO
Categ.: ____ Tipo: __________ N° _____ N°notti: ____
CONGRESSO
Categ.: ____ Tipo: __________ N° _____ N°notti: ____ ð NO ð SI
ð CD ð Relatori ð Ospiti Consiglio Direttivo N:
Note: _____________________________ ð NO ð SI
Comunicazione al RBO entro il:_______________ VIAGGI Relatori N:
ð NO ð SI
Ospiti N:
ð NO ð SI
Consiglio Direttivo N:
ð NO ð SI
FEE Relatori N:
ð NO ð SI
Ospiti N:
4.9 Personale sul
congresso
ð NO ð SI
N. PAX PREVISTE: 4.11 Sito
________ Web
Comunicazione al RPS entro ð NO ð SI
il:_______________
Acquisto dominio
ð NO ð SI
Progettazione e gestione pagine
4.10 Interpreti
web
ð NO ð SI
ð NO ð SI
Lingua richiesta
Tipologia statico/dinamico:
Lingua: Simultanea
______________
Consecutiva
lingua:___________________
Chouchotage
ð NO ð SI
ð NO ð SI
Raccolta online Abstract:
Lingua richiesta
______________
Lingua: Simultanea
Raccolta online Relazioni:
Consecutiva
______________
Chouchotage
ð NO ð SI
Lingua richiesta
Lingua: Simultanea
Consecutiva
Chouchotage
ð NO ð SI
Lingua richiesta
Lingua: Simultanea
Consecutiva
Chouchotage
4.12 Kit Congressuale & Oggettistica
Numero kit Congressuali
Composizione kit congressuale
4.13 Eventi Sociali
ð NO ð SI
Kit N.:_______
Costo medio: €__________
ð borsa _________________
ð penna ______________
ð blocco _________________
ð Altro _________________
Data: _________ N° partecipanti: _______
Cerimonia Inaugurale Tipo: _______________________________
Location __________________________
Data: _________ N° partecipanti: _______
Welcome Cocktail Tipo: _______________________________
Location __________________________
Data: _________ N° partecipanti: _______
Cena di Gala Tipo: _______________________________
Location __________________________
Data: _________ N° partecipanti: _______
Cena Sociale Tipo: _______________________________
Location __________________________
Data: _________ N° partecipanti: _______
Cena del Presidente Tipo: _______________________________
Location __________________________
Data: _________ N° partecipanti: _______
Altro Tipo: _______________________________
Location __________________________
Data: _________ N° partecipanti: _______
Altro Tipo: _______________________________
Location __________________________
4.14 Programma Accompagnatori
ð NO ð SI
N° partecipanti _____ N° giorni _____
Format _____________________________
4.15 Spedizioni

Postali SI (N°______) NO

Mailing via web SI (N°______) NO

Mailing list (specificare

fonte):________________________

4.16 Promozione
ð SI (N°______) ð NO
(specificare se possibile gli eventi)

________________________________________

4.17 Sopralluoghi
ð SI (N°______) ð NO
Si prevede N.:________________________
4.18 Sponsorizzazioni
Settore di interesse del congresso
4.19 Gestione Iscrizioni al congresso
ð NO ð SI
Iscrizioni online □ NO □ SI
Categorie previste:
Membri □
Non Membri □
Relatori 4.20 Varie ed
Specializzandi □ Eventuali
Polizza Assicurativa ð SI ð NO Note:
Senior □
___________________________
Giornaliera □
______
Accompagnatori □
Servizio Fotografico ð SI ð NO Note:
Corsi ________________________________
Gestione
Eventi Sociali □ _
Iscrizioni
Tempistica: ð SI ð NO Note:
Entro ________ □ ________________________________
Oltre __________ □ _
________________________________
On site ___________ □
Quota IVA INCLUSA
€:_________________
€:_________________
€:_________________
Modalità di pagamento
□ assegno □ bonifico □ carta di credito
Comunicazione al RIS entro il:_______________
CLIENTE PARTECIPANTE

1 Che partecipa, prende parte a qlco.: i

medici p. al convegno; i corridori p. alla
gara
2 comm. Che concorre insieme con altri ai
risultati di un'attività, alla divisione degli utili
di un'azienda ecc.
• s.m. e f. Nell'accez. 1 dell'agg.: i p. a un
concorso, a una gara
• sec. XIV
GESTIONE CLIENTE
PARTECIPANTE

VERIFICA dell’attuazione dei servizi richiesti

ACCOGLIENZA PARTECIPANTI
INFORMAZIONI AI PARTECIPANTI
PROBLEM SOLVING per la risoluzione di problemi che insorgono in
maniera estemporanea alias: mettere le toppe

38
FORNITORI -
SEDE

39
 INDIVIDUAZIONE Spazi sulla base del brief

VERIFICA Compatibilità sede con

necessità del cliente

ANALISI Riesame dell’inspection e

definizione punti di
criticità

40
 INCONTRO CON I
FORNITORI

41
 INSPECTION CON I FORNITORI

Definire la reale fattibilità di ogni servizio richiesto

Verificare il corretto utilizzo degli spazi

Analizzare eventuali problematiche

42
 I PROFESSIONISTI
IN CAMPO

43
 I FORNITORI

Il successo di un evento è il risultato di un insieme di sinergie

coordinate dal CPR e messe in atto dai quei professionisti che
chiamiamo FORNITORI

44
 COME AVVIENE LA SCELTA DI UN FORNITORE ?

La scelta di un fornitore si basa su 3 criteri fondamentali

che sono corollari tra di loro

1. Fidelizzazione Fornitore di fiducia

2. Competenze specifiche Esperienza consolidata

3. Convenienza economica Rapporto qualità/prezzo

45
 I PRINCIPALI FORNITORI COINVOLTI
NELL’ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTO

1. Accrediti
2. Allestimenti
3. Impianti tecnici
4. Interpreti
5. Grafica e Sito Web
6. Tipografia
7. Gadgets
8. Catering
9.Transfer

46
 PROCESSO DI
ACCREDITAMENTO
DEL CLIENTE
PARTECIPANTE

47
 COS’E’ L’ACCREDITO

Si definisce accredito, la registrazione di una persona presso un

evento o una manifestazione, atta a consentirne l'accesso diretto
ad aree o servizi.

COME AVVIENE L’ACCREDITO

L’accredito ad un evento o manifestazione avviene attraverso

la compilazione di uno specifico modulo on-line, nel quale è
necessario fornire una serie di informazioni fondamentali per
gli organizzatori

48
 A COSA SERVE L’ACCREDITO

L’accredito è il principale strumento di cui dispone la segreteria

organizzativa per gestire l’afflusso degli utenti ad un evento e
pianificare una serie di attività.

TIPOLOGIE DI ACCREDITO

Accredito partecipanti

Accredito stampa

Accredito sponsor

49
 ALLESTIMENTI E
IMPIANTI TECNICI

50
 COSA SONO GLI ALLESTIMENTI

Gli allestimenti sono il contenitore stesso dell’evento ovvero

quell’insieme di architetture progettate per ospitare e comunicare
un evento

TIPOLOGIE DI ALLESTIMENTI

Stand Sale
Segnaletica Arredi
Totem e fondali Tensostrutture

51
COSA SONO GLI IMPIANTI TECNICI

Gli impianti tecnici sono quell’insieme di di servizi

quali impianti audio e video, traduzione simultanea,
video riprese e registrazioni, web streaming live e on-
demand, circuiti chiusi (videoconferenza), impianti di
illuminazione, televoter e teleprompter, attrezzature
tecniche etc….che consentono la messa in
opera/essere di un evento.

“Non dovete preoccuparvi di cosa

utilizzare e come farlo funzionare, ma
solo di ciò che volete ottenere o
comunicare. In quelle poche ore di
evento così importanti ogni parola, ogni
suono, ogni immagine devono essere
perfetti”.

52
East Forum – Unicredit 2009

Sala Stampa e Interviste

Arredi Sala Lavori

53
Area Poster Area Espositiva

Segreteria

Segnaletica

54
55
 Totem e Paline

56
 Rendering Stand
Congresso Notariato 2009

Stand Poste 2004

57
Rendering Stand INAIL
2004 - 2007

58
Stand INAIL 2004 - 2007
 FONDALI SCENOGRAFICI

60
 FONDALI SCENOGRAFICI

61
stakeholderTutti i soggetti, individui od organizzazioni, attivamente coinvolti in un’iniziativa
economica (progetto, azienda), il cui interesse è negativamente o positivamente influenzato dal risultato
dell’esecuzione, o dall’andamento, dell’iniziativa e la cui azione o reazione a sua volta influenza le fasi o il
completamento di un progetto o il destino di un’organizzazione.
Nell’ambito di un progetto, sono s. i soggetti relativi al cliente, al fornitore, alle terze parti (altre
organizzazioni eventualmente coinvolte tra cliente e fornitore), i membri del team di progetto, i fruitori dei
risultati in uscita dal progetto, i finanziatori (come banche e azionisti), i gruppi di interesse locali
relativamente all’ambiente dove il progetto si sviluppa e l’azienda opera. Tra gli s. vi sono i soggetti senza
i quali l’impresa non sopravvive, per cui il processo produttivo di un’azienda continua se sono soddisfatte
soglie critiche, di costo, servizio e qualità, al di sotto delle quali il cliente cambia fornitore e manager e
dipendenti si dimettono. Nell’ambito poi del cosiddetto filone etico, sono s. tutti i soggetti che influenzano
o sono influenzati dall’impresa e di cui essa deve tener conto, anche in assenza di potere diretto su
processi e profitti, poiché essi subiscono conseguenze a vari livelli, per es. un impatto ambientale
negativo. L’analisi degli s. identifica e classifica tutti gli s. di progetto e le loro esigenze informative rispetto
alle varie aree di conoscenza del project management. L’identificazione degli s. si ottiene mediante un
elenco casuale e libero dei soggetti coinvolti nel progetto (tecniche di brainstorming) oppure mediante
liste di controllo descrittive dell’ambiente di progetto o di progetti precedenti (check list) o infine mediante
simulazioni dell’ambiente di progetto per rintracciare gli s. interni ed esterni (rappresentazione).
Per la gestione degli s., è di supporto al project management un modello di classificazione a matrice
basato sulle variabili interesse e potere, vale a dire sul livello di influenza che il progetto ha sugli obiettivi,
le attività e i risultati dello s. e sul livello di influenza che lo s. ha su impostazione, esecuzione e risultati
del progetto. In base al valore assunto dalle variabili, lo s. si classifica come s. marginale (basso
interesse, basso potere), s. istituzionale (basso interesse, alto potere), s. operativo (alto interesse, basso
potere), s. chiave (alto interesse, alto potere) ed è collocato in uno dei quattro quadranti della matrice,
caratterizzati da diverse strategie di gestione.
 INTERPRETI

SERVIZIO DI
INTERPRETARIATO

Il servizio di interpretariato è un aspetto molto delicato legato

all’organizzazione di un evento e costituisce un fattore essenziale per il
successo stesso dell’evento.

TIPOLOGIE DI INTERPRETARIATO
Esistono diverse tipologie di servizi di interpretariato:
- Traduzione simultanea
- Traduzione in consecutiva
- Traduzione in chuchotage

63
 INTERPRETI

TRADUZIONE SIMULTANEA

Nell’interpretazione simultanea l’interprete è seduto in una cabina e traduce

il discorso dell’oratore mentre lo ascolta, in modo che il pubblico presente,
attraverso l’uso delle cuffie, possa seguire il discorso in maniera
simultanea.

L’interpretazione simultanea è tipica di

Congressi

Conferenze

Eventi istituzionali

64
 INTERPRETI

TRADUZIONE IN CONSECUTIVA

Nell’interpretazione consecutiva, l’interprete traduce il discorso per sezioni

nelle brevi pause che l’oratore fa appositamente. Questo tipo di
interpretazione prolunga la durata dell’incontro fino a raddoppiarla.
L’interprete tradurrà all’oratore anche le domande che gli ascoltatori gli
porranno.

Questo tipo di interpretazione è tipico di

Riunioni

Interviste

Processi (interpretazione giurata)

65
 INTERPRETI

TRADUZIONE IN CHUCHOTAGE

Nell’interpretazione sussurrata, o "chuchotage", l’interprete traduce il discorso da

una lingua che la maggior parte dei presenti comprende. L’oratore e i partecipanti
parlano in modo normale, senza nessun tipo di pausa e l’interprete sussurra
all’orecchio del suo cliente la traduzione di ciò che viene detto. In certi casi
l’interprete può tradurre agli altri partecipanti anche ciò che dice il suo cliente.

L’interpretazione sussurrata è propria di

Riunioni
Interviste
Conferenze
Eventi con un pubblico e un oratore che parlano una lingua comune ma diversa da
quella del cliente.

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 GRAFICA E SITO
WEB

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 GRAFICA E SITO WEB

GRAFICA

Alla base di ogni evento c’è un concept da sviluppare e comunicare.

Il taglio grafico che si intende assegnare all’evento deve essere finalizzato
ad esprimere al meglio questo concept.
La grafica quindi progettata in funzione di quel concept è considerata lo
strumento di base per creare un’immagine coordinata .

SITO WEB
La realizzazione di un sito web dedicato
per l’evento è uno strumento
fondamentale per raccogliere dati,
informare e promuovere

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 CNN - Ottobre 2009
ESEMPI DI GRAFICA

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 ESEMPI DI IDEAZIONE LOGHI

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 ESEMPI DI SITO WEB

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 TIPOGRAFIA

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 TIPOGRAFIA

TIPOGRAFIA
La Tipografia è l’arte della stampa
coniugata con la grafica.

TIPOLOGIE DI MATERIALE TIPOGRAFICO

Badge
Cartelline
Menu
Inviti
Segnaposto
Cavalierini
Programma
Locandina
Attestati di partecipazione
Blocchi

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 ESEMPI DI MATERIALE TIPOGRAFICO

Locandina

Programma

Badge

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 ESEMPI DI MATERIALE TIPOGRAFICO

Programma

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 ESEMPI DI MATERIALE TIPOGRAFICO

Immagine
coordinata

Cartellina
Locandina

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 Menu

Menu

77
 Programma

Invito

Badge

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 GADGETS

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 GADGETS

IL MONDO DEI GADGETS

Il gadget rappresenta in qualche modo “il ricordo dell’evento” a cui si è

preso parte.
La tipologia dei gadget e la scelta degli stessi varia in base al tipo di evento
sia esso un congresso medico, una convention o un evento istituzionale.
Si può decidere di prevedere dei gadget specifici per ogni tipo di target
coinvolto nell’evento: VIP (relatori, ministri, opinion leader), semplici
partecipanti, giornalisti, sponsor.

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 GADGETS

OBIETTIVI LEGATI ALLA REALIZZAZIONE DI

UN GADGET

COMUNICARE

RINGRAZIARE

COMPENSARE

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ESEMPI DI GADGETS

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 CATERING

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 CATERING

COS’E’ IL CATERING

Per catering si intende il complesso delle operazioni di rifornimento di

cibi e bevande pronti che vengono effettuate da appositi fornitori
nell’ambito di eventi, cerimonie, convention, riunioni etc. etc……

COME SI PIANIFICA UN SERVIZIO DI CATERING

Al fini di offrire al cliente un servizio di catering di qualità è necessario pianificare

• dove allestire i punti catering
• come allestire i punti catering
• elaborare un menu ad hoc
• comunicare i minimi garantiti
• scegliere il personale di servizio

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 CATERING

TIPOLOGIE DI SERVIZI DI CATERING

Le tipologie di servizi di catering generalmente richiesti per un evento

sono:

WELCOME COFFEE

COFFEE BREAK

LUNCH

DINNER

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 SERVIZI DI
TRANSFER

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 TRANSFER

TRANSFER
I trasferimenti riguardano la movimentazione delle
persone che prendono parte ad un evento.

TIPOLOGIE DI TRANSFER

In base alla tipologia di evento e al target coinvolto si

possono pianificare diversi servizi di transfer

Auto con conducente

Minivan
Bus collettivi
Servizio di navetta

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 CREAZIONE DELLA SCHEDA

È il documento che funge da tramite

tra il partecipante e l’organizzazione

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 CREAZIONE DELLA SCHEDA

Titolo Evento

Date e luogo di svolgimento

Indicazioni su come compilare la scheda

Riferimenti della persona incaricata

Date importanti

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 CREAZIONE DELLA SCHEDA

1. Dati Anagrafici

2. Dati per la fatturazione

3. Categorie d’iscrizione

4. Corsi

5. Eventi

6. Modalità di pagamento

7. Modalità di cancellazione

8. Privacy

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 CREAZIONE DEL DATABASE E MESSA ON LINE

È un contenitore di dati

Condiviso da tutti

On line

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 PAGAMENTI FATTURAZIONE E CONFERME

Varie modalità di pagamento

Conteggi e fatturazione

Invio lettera di conferma

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