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Organizzatore di Eventi
e Congressi

Francesca Onidi

Aprile 2014
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Definizione & Morfologia

MICE
Meetings, incentives, conferences, and exhibitions. Il termine MICE è usato per riferirsi
a un particolare tipo di turismo, nel quale sono convolti grandi gruppi di persone,
di solito programmati con largo anticipo, che vengono riuniti per uno scopo
particolare.

PCO
Professional Congress Organizer. L’organizzatore congressuale è colui che si occupa
del coordinamento, della gestione, degli aspetti logistici e organizzativi di un
congresso (evento-meeting-convention).
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Tipologia di eventi

CONGRESSO

CONVEGNO

CONVENTION o MEETING AZIENDALE

WORKSHOP

INCENTIVE
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Il reparto congressuale
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Il reparto congressuale

C&I Manager

Selezione e gestione del team

Elaborazione attività piano vendite e marketing insieme al DOSM e

al SALES team

Supervisione delle richieste e dei follow up

Selezione fornitori

Creazione offerte speciali con il Sales Manager

Analisi dei risultati nel breve/medio termine rispetto al target

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Il reparto congressuale

Event Manager

Gestione delle attività legate al piano vendite e marketing

Acquisizione di nuovi clienti e ottimizzazione del panel esistente

Creazione templates

Creazione offerte e follow up

Negoziazione e finalizzazione di nuovi contratti

Gestione della fase amministrativa e contabile pre e post evento

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Il reparto congressuale

C&I Coordinator

Assistenza all’Event Manager e al C&I Manager

Gestione della fase operativa degli eventi in Hotel

Coordinamento dell’operatività dell’evento con i vari reparti

Elaborazione reportistica pre e post evento

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Il reparto congressuale

Conference Center Assistant

Gestione del centro congressi

Allestimento e disallestimento sale

Coordinamento con il F&B per la parte banqueting

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I reparti coinvolti
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I fornitori
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I fornitori

 Attrezzature tecniche – audiovisivi – allestitori

 Transfer

 Società di team building

 Attività outdoor

 Servizi catering

 Fioraio

 Partner esterni (cantine vinicole – ristoranti tipici)

 Gruppi musicali
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La domanda congressuale
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La Richiesta

La richiesta di preventivo da parte di un’Agenzia C&I o di un’Azienda

diretta può pervenire all’ufficio commerciale tramite:

Telefonata

Mail

Fiera/Workshop
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La Risposta

Fasi della Risposta:

Entro le 24/48h

Offerta completa
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La Conferma

PROCEDURE

Alla conferma dell’evento bisognerà immediatamente informarne i

capi reparto ed inviare una mail di ringraziamento all’Azienda o
Agenzia;

PAY ATTENTION

Dal momento in cui un evento viene confermato bisogna prestare

ancora maggiore attenzione al cliente perché solo guadagnando la
Sua fiducia riusciremo a rendere l’evento un successo
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Il Contratto

PROCEDURE

Nel più breve tempo possibile andrà redatto il contratto e la richiesta

di caparra che verranno spediti all’Azienda o Agenzia, mettendo in
copia l’Ufficio Amministrativo;

Circa 15 gg dopo aver ricevuto il contratto controfirmato bisogna

fare un controllo con l’Ufficio Amministrativo al fine di accertare
l’effettivo pagamento della caparra;
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L’ODS

PROCEDURE

Successivamente alla ricezione del contratto controfirmato

bisognerà impostare l’ODS dell’evento, cominciando ad inserire
quanto confermato in fase di contrattazione;

Tutti
i servizi confermati successivamente alla firma del contratto
andranno inseriti nell’ODS che verrà discusso circa una settimana
prima dello svolgimento dell’evento;

Prima di inviare l’ODS a tutti i vari reparti, lo stesso andrà discusso con
l’F&B Manager, o un suo sostituto da lui nominato, al fine di chiarire tutti
gli eventi che riguarderanno il reparto F&B cercando di trovare la
migliore soluzione possibile nel caso di concomitanza di gruppi e/o di
gruppi con individuali;
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La Site Inspection
PROCEDURE

Qualora dovesse pervenire la richiesta di una Site Inspection, da

parte di un’Agenzia o di un’Azienda, bisognerà immediatamente
aggiornare il foglio elettronico di riferimento, denominato “Lista
Inspection”

Il C&I Coordinator che ha ricevuto la comunicazione della Site ed

ha aggiornato il file ad esso relativo invierà la comunicazione a tutti
i reparti specificando, all’occorrenza, tutti i punti salienti dell’evento,
della pratica e dell’Agenzia o Azienda;
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La Site Inspection
PROCEDURE

In caso la struttura sia chiusa bisognerà accertarsi che le Show

Rooms siano effettivamente pulite e funzionanti;

In caso la struttura sia aperta e il cliente volesse anche soggiornare

bisognerà riservargli una camera all’Hotel xxx, previo controllo di
disponibilità, e bisognerà presentarlo al maggior numero possibile di
Capi Reparto che a loro volta lo segnaleranno ai loro collaboratori;
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La Site Inspection
PROCEDURE

In caso di evento non confermato si dovrà cercare di “vendere” al

meglio la struttura evidenziandone i punti di forza rispetto ad
eventuali competitors, qualora ce ne fossero, e quindi riservare al
cliente una particolare attenzione dal momento del suo arrivo sino
alla sua partenza;

In caso di evento confermato sarebbe opportuno iniziare l’attività

di up-selling facendo provare al cliente tutti i servizi che la struttura
può offrire, compresi eventuali escursioni e/o attività di team
building, sarebbe a tal proposito molto proficuo far provare tutti i
diversi ristoranti e i diversi menus;
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L’Evento in Casa
Il ruolo del coordinatore del gruppo

Prima dell’arrivo del gruppo :

 Briefing / passaggio di consegne con il responsabile ufficio gruppi

che si è occupato della preparazione dell’evento su ogni servizio
incluso nel programma e su eventuali problematiche durante la
contrattazione ed ogni punto in sospeso al momento dell’arrivo dei
clienti.

 Verifica delle procedure d’arrivo: Welcome da parte dei direttori,

buste pronte ai ricevimenti, orari e trasferimenti, eventuali omaggi
in camera;

 Assicurarsi che i VIPS e gli organizzatori ricevano belle camere e

trattamenti VIP (ricontrollo camere e rooming list);
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L’Evento in Casa
Il ruolo del coordinatore del gruppo

Prima dell’arrivo del gruppo :

 Verifica e doppio controllo di tutti i punti del programma con gli

organizzatori;

 Controllo rooming list, orari arrivo / partenza e trasferimenti del

gruppo;

 Controllo funzioni F&B, orari, menu e servizi vari ristorazione;

 Controllo sale, allestimenti e attrezzatura tecnica. Controllo arrivo

materiali, carico e scarico, servizi dalla manutenzione;

 Controllo programma sportivo e/o Leisure e programma escursioni;

+ IL FAM TRIP - EDUCATIONAL

PREMESSA

Si definisce Fam Trip un viaggio o tour offerto gratuitamente o a costi

contenuti agli agenti di viaggio o organizzatori di eventi da un
fornitore (es. resort) o da un gruppo di fornitori (resort + Tour Operator
+ compagnia aerea + trasferimenti…) al fine di incentivare la vendita
attraverso la familiarizzazione con la struttura e/o la destinazione
offerta.
+ IL FAM TRIP - EDUCATIONAL

I PROMOTORI

I Fam Trip – Educational possono essere promossi ed organizzati

direttamente dall’ ufficio commerciale o possono essere richiesti dalle
Agenzie Eventi con cui si collabora o dai TO.
+ Organizzazione del
FAM TRIP - EDUCATIONAL

Per la organizzazione di un Fam Trip –Educational bisogna seguire i

seguenti passaggi:

Individuare, con il Revenue Manager, le date in cui ci abbiamo la

disponibilità di camere in Hotel e bloccare un allotment.

Preferibilmente sono da considerarsi i periodi di bassa stagione.

Senza una indagine di base sui periodi disponibili è impossibile
pianificare questa attività.

La pianificazione dei Fam Trip Educational C&I può avvenire anche
con molto anticipo (3/5 mesi).
+ Organizzazione del
FAM TRIP - EDUCATIONAL

Verificare la disponibilità dei voli aerei con la nostra agenzia di

viaggi di fiducia o direttamente con le compagnie aeree se
abbiamo già ottenuto la sponsorizzazione del viaggio (vedi punto
successivo).

Individuare i partner disponibili a co-sponsorizzare il Fam Trip

Educational e/o a curarne la comunicazione o gli inviti.

Tra i partner sono da considerarsi le compagnie aeree nazionali

(Meridiana o Air One) attraverso i riferimenti in nostro possesso, le
compagnie internazionali, gli uffici commerciali di Starwood, le
nostre agenzie di rappresentanza estere, agenzie di autonoleggio
per i trasferimenti ed i fornitori locali di escursioni.
+ Organizzazione del
FAM TRIP - EDUCATIONAL

I partner sono figure importanti perché alleggeriscono il lavoro

dell’ufficio commerciale curando parte della organizzazione del
Fam Trip - Educational ed inoltre garantiscono la qualità del fam trip
sotto diversi profili.

Creare il data base per gli inviti. Una volta definito il numero di
agenzie da invitare (in base alle camere e ai voli disponibili) il
database da utilizzarsi per fare gli inviti dovrà essere almeno di
tre/cinque volte superiore (es. se abbiamo 10 posti si dovrà inviare
l’invito ad almeno 30/50 contatti per assicurarmi di avere almeno 10
partecipanti)
+ Organizzazione del
FAM TRIP - EDUCATIONAL

Preparare un invito da spedire via e-mail indicando la data entro

cui si richiede una risposta.

Effettuare la spedizione dell’invito almeno 1 mese prima della data

fissata per il Fam Trip - educational

Assicurarsi di avere le conferme definitive nel più breve tempo

possibile.

E’ necessario approntare una buona azione di follow up con e-mail

successive e telefonate.

Le conferme definitive devono arrivare almeno 7/10 giorni prima

+ Organizzazione del
FAM TRIP - EDUCATIONAL

 Preparazione del materiale:

• Sales kit contenete: brochure generale, brochure eventi, DVD e

biglietto da visita del direttore commerciale.

• Omaggio
+ Comunicazione
FAM TRIP - EDUCATIONAL

Redazione dell’ODS che deve contenere le seguenti specifiche

• Breve descrizione del cliente e della tipologia del Fam Trip

• Data del Fam Trip e numero di camere coinvolte

• Arrivi/partenze con relativi operativi voli e riferimento ai trasferimenti

da/per l’aeroporto.

• Location da visitare: showrooms nei vari hotels, outlets, centro

congressi, Luna, Chiostro..
+ Comunicazione
FAM TRIP - EDUCATIONAL

Redazione dell’ODS che deve contenere le seguenti specifiche

• Escursioni e programma sociale offerto

• Ristoranti per pranzo e cena

• Gratuità ed extra accordati ad ogni ospite

• Attività di lavoro programmate per le agenzie invitate (es.

appuntamenti one to one con le agenzie C&I)
+ Post
FAM TRIP - EDUCATIONAL

Al termine del Fam Trip Educational si invierà una mail di

ringraziamento e si farà successivamente un follow-up sull’esito della
visita;

La persona incaricata del Fam Trip preparerà un report sull’evento

che verrà discusso brevemente con la direzione commerciale e
generale e, successivamente, chiamerà una riunione con i capi
servizio per fare un de brief accurato dell’esperienza vissuta
evidenziando i commenti positivi e negativi ricevuti, problematiche
nonché le azioni di follow up da portare a termine.