MASTER

28 aprile 2014

Le registrazioni, il programma
sociale, ospiti e relatori
 PROCESSO DI
ACCREDITAMENTO
DEL CLIENTE
PARTECIPANTE

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REGISTRAZIONI
 COS’E’ L’ACCREDITO

Si definisce accredito, la registrazione di una persona presso un

evento o una manifestazione, atta a consentirne l'accesso diretto
ad aree o servizi.

COME AVVIENE L’ACCREDITO

L’accredito ad un evento o manifestazione avviene attraverso

la compilazione di uno specifico modulo on-line, nel quale è
necessario fornire una serie di informazioni fondamentali per
gli organizzatori

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 A COSA SERVE L’ACCREDITO

L’accredito è il principale strumento di cui dispone la segreteria

organizzativa per gestire l’afflusso degli utenti ad un evento e
pianificare una serie di attività.

TIPOLOGIE DI ACCREDITO

Accredito partecipanti
Speaker

Accredito stampa
Accredito sponsor

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 PARTECIPANTI

Partecipanti/iscritti

Che, o chi, partecipa (nel senso di prendere parte): i corridori p. alla gara; i p. al banchetto, alla gita,
al convegno, alla manifestazione; a tutti i p. sarà donata una medaglia ricordo. Nel linguaggio comm.,
chi concorre con altri ai risultati di una determinata attività, alla formazione di un capitale, o partecipa
a una divisione degli utili di un’azienda
 RELATORI
Relatori
relatóre s. m. (f. -trice) [dal lat. relator -oris, der. di referre «riferire», part. pass. relatus]. – Chi
riferisce fatti o discorsi: a pazzo r., savio ascoltatore, prov. tosc. Più partic. e più comunem., chi
per ufficio abituale o per incarico speciale riferisce, a voce o per scritto, a un superiore o a un
organo competente a deliberare, intorno a fatti, progetti, proposte, ecc.: la commissione ha
nominato il relatore. Nell’uso universitario, si dice dei professori
 SCHEDA ISCRIZIONE

STAMPA

Andrà allestito un desk a parte e

Predisposti dei PRESS KIT, solo per chi si è registrato e

I giornalisti sono ospiti «difficili» vanno saluti cortesemente e invitati a

compilare il format oppure a lasciare un bigliettino da visita. Quando
comincerà la conferenza voi le ricorderete di trascrivere i dati dai bigliettini
al form d'accredito, controllando che siano chiari i nomi, i numeri di
telefono e soprattutto le e-mail. Una volta in ufficio, la lista delle e-mail
dovrà essere utilizzata per inviare il materiale post conferenza (foto
dell'evento, dichiarazioni per chi si fosse perso qualcosa, press kit in
formato digitale) e per aggiornare le medialist con i dati aggiornatissimi
lasciati dai giornalisti
 SCHEDA ISCRIZIONE
Lo SPONSOR non compila una scheda di iscrizione perché
SPONSOR
Nel momento della sua adesione al congresso e di conseguenza
nel momento del pagamento della quota dovuta automaticamente
riceve un numero stabilito di pass/badge e gli consentiranno
l’accesso all’area sponsor e la partecipazione a determinate attivà
 CREAZIONE DELLA SCHEDA

È il documento che funge da tramite

tra il partecipante e l’organizzazione

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 CREAZIONE DELLA SCHEDA

Titolo Evento

Date e luogo di svolgimento

Indicazioni su come compilare la scheda

Riferimenti della persona incaricata

Date importanti

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 CREAZIONE DELLA SCHEDA

1. Dati Anagrafici

2. Dati per la fatturazione

3. Categorie d’iscrizione

4. Corsi

5. Eventi

6. Modalità di pagamento

7. Modalità di cancellazione

8. Privacy

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SCHEDA ISCRIZIONE

PARTECIPANTE
 ISCRIZIONI

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 LE 10 TESSERE

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 Incontro con Capi Progetto Contatto con singoli e aziende
e responsabili di settore

Creazione della scheda d’iscrizione Preparazione del materiale

e pianificazione segreteria

Creazione del DB e messa on line On site

Pagamenti, fatturazione, conferme Inserimento nuovi dati

ECM Consuntivo finale

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 RIUNIONE CON CPR

Incontro con CPR, RIS, RBO e Assistenti

Le date, il n° pax

La struttura dell’Evento

Corsi, servizi

La location Info generali

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 CREAZIONE DEL DATABASE E MESSA ON LINE

È un contenitore di dati

Condiviso da tutti

On line

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 PAGAMENTI FATTURAZIONE E CONFERME

Varie modalità di pagamento

Conteggi e fatturazione

Invio lettera di conferma

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 RELATORI
Relatori
relatóre s. m. (f. -trice) [dal lat. relator -oris, der. di referre «riferire», part. pass. relatus]. – Chi
riferisce fatti o discorsi: a pazzo r., savio ascoltatore, prov. tosc. Più partic. e più comunem., chi
per ufficio abituale o per incarico speciale riferisce, a voce o per scritto, a un superiore o a un
organo competente a deliberare, intorno a fatti, progetti, proposte, ecc.: la commissione ha
nominato il relatore. Nell’uso universitario, si dice dei professori
 RELATORI
Relatori - esempio sessione
8.30-10.30 TAVOLA ROTONDA
Diabete in ospedale (in sinergia con ANMDO)
Moderatori: V. Borzì (Catania), A. De Monte (Trieste)

Target glicemici e trattamenti nel paziente diabetico in area critica

V. Manicardi (Reggio Emilia)
Terapia insulinica nella nutrizione artificiale
G. Marelli (Desio)
Ruolo del team in ospedale
C. Suraci (Roma)
Razionalizzazione dei percorsi ospedalieri
G. Govoni (Bologna)
 OSPITE
Ospiti

Che ospita: la famiglia o.

2 Che viene ospitato || la squadra o., nel l. sport., la
squadra che disputa l'incontro sul campo dell'avversario
• s.m. e f.
1 Chi accoglie in casa propria altre persone SIN
padrone di casa: il nostro o. è stato davvero generoso
2 Chi viene accolto in casa d'altri: avere ospiti a
cena || o. d'onore, personaggio, artista rinomato che
viene invitato a intervenire a uno spettacolo, a una
trasmissione televisiva o radiofonica
 OSPITE

Nel caso di eventi scientifici

può essere un grande professore
e/o scienziato

Nel caso di eventi aziendali può essere un

personaggio dello spettacolo

Nel caso di eventi istituzionali un

personaggio che ha fatto la storia ..
 RELATORE

A tutte queste tipologie di soggetti vengono dati tutta

una serie di servizi:

 Ospitalità alberghiera
 A volte fee
 Viaggio
 Transfer da/per aeroporto
 Transfer da/per hotel

Nel caso però di relatore in un congresso

Medico la situazione si complica….
LETTERA DI INCARICO
Oggetto: 89° Congresso Nazionale SIDeMaST - Parma, 14-17 maggio 2014
Gentile Prof./Dott. ………,
facendo seguito agli accordi verbali intercorsi la scrivente società è lieta di conferirLe l’incarico libero professionale di Membro della
Commissione Scientifica per il Premio Aveeno SIDeMaST nell’incontro scientifico in oggetto, con il contributo dell’azienda Johnson
& Johnson.
A fronte dell’incarico conferito Le sarà riconosciuto un emolumento pari ad Euro 500.
I compensi/le tariffe sono da intendersi al netto di IVA, ove dovuta, e al lordo di IRPEF e della quota di contributi previdenziali se
dovuti.
La somma Le sarà liquidata a fronte di regolare fattura o ricevuta con ritenuta d’acconto da presentarsi tassativamente
entro 60 gg dalla fine dell’evento pena l’impossibilità di provvedere al pagamento.
La S.V. dichiara di essere nella condizione giuridica, anche ai sensi della vigente normativa, di prestare l’attività consulenziale
richiesta e nel contempo esonera la scrivente società da ogni e qualsiasi responsabilità, anche pecuniaria, correlata ad eventuali
situazioni difformi da quella dichiarata.
Restiamo in attesa di un Suo cortese riscontro inviandoci la presente controfirmata, con esplicita accettazione di quanto
summenzionato.

Roma, /2014
___________________________
Triumph C. & C. S.r.l.

xxxxxxxxx
Il Legale Rappresentante
Pregasi restituire un originale della presente lettera firmato per accettazione - Compilare in tutte le sue parti
Il sottoscritto Cognome……………………………………. Nome………………………………………………….
Nato a …………………………………………………………..…..il………………………………………………
Domicilio……………………………………………………………………………………………………………..
Codice fiscale ………………………………………………………………………………………………………..
Partita IVA … ……………………………………………………………………………………………………….
Dichiara di dipendere dalla seguente Amministrazione Pubblica
Denominazione……………………………………………………………………………………………………….

Indirizzo………………………………………………………………………………………………………………

Cap………………………………… Città………………………………………………………………………...

Firma per accettazione ………………………………………….

I pagamenti saranno effettuati dietro presentazione da PARTE DEL BENEFICIARIO di:

A) regolare fattura se in possesso di partita Iva

oppure
B) ricevuta per prestazione occasionale assoggettata a Ritenuta d’Acconto nel caso non si abbia partita iva. La ricevuta deve
riportare in ogni caso la dicitura:
Prestazione occasionale al di fuori del campo di applicazione dell'IVA ai sensi dell'art. 5 D.P.R.
633/72 e successive modificazioni.

In ottemperanza alla circolare INPS n.103 del 06/07/2004 e circolare n.7 del 11/01/02007:

Se si tratta di prestazione effettuata nell’esercizio di un attività abituale di lavoro autonomo

Va riportata la dichiarazione di iscrizione presso ENPAM codice ………………………. e di voler
assoggettare il suddetto compenso presso la medesima
Se si tratta di prestazione NON effettuata nell’esercizio di un attività abituale di lavoro autonomo
Il compenso va assoggettato ad INPS qualora nel corso dell‘anno si abbia superato i 5.000,00 euro
lordi.
Nel caso in cui si è nella condizione di applicare l’aliquota ridotta, è necessario specificarne il motivo.

In caso contrario va riportata sulla ricevuta la seguente dicitura:

“Ai sensi del D.LGVO N. 276/2003, dichiaro di non aver percepito nell'anno in corso emolumenti a
titolo di prestazione occasionale per un importo maggiore di Euro 5.000,00”.

I documenti vanno intestati a Triumph Comunicazione & Congressi S.r.l. - Via Lucilio, 60 - 00136 ROMA.
I documenti in ogni caso devono riportare tutti i dati anagrafici, il Codice Fiscale e la descrizione della prestazione con la
specifica dell‘evento.

Firma per accettazione ………………………………………….

EVENTI SOCIALI E
PROGRAMMA
ACCOMPAGNATORI
 EVENTI SOCIALI

Gli eventi sociali rappresentano, per i partecipanti ad un evento, l'occasione per incontrarsi e
discutere, ben sapendo che proprio dalle discussioni informali nascono spesso importanti
collaborazioni.
Molto spesso rappresentano delle vere occasioni di lavoro e condivisione di know how, nonché di
momenti cruciali per avviare dei processi decisionali ad ogni livello.
Non possono quindi mancare le occasioni di svago e di apprendimento "sul campo”.
E’ possibile organizzare, in ogni città in cui si deciderà di svolgere l’evento, eventi sociali di grande
impatto, con scelta di location particolari a seconda dell’impronta che si vuol conferire all’evento
stesso: Musei, Palazzi storici, Loft e Strutture Moderne.
Combinare necessità, preferenze e colori possono rendere un momento conviviale indimenticabile.
Saper coniugare creatività, innovazione e tradizione è essenziale per garantire il successo di
qualunque evento sociale.

Di per sé L’EVENTO SOCIALE è un EVENTO DENTRO L’EVENTO

 EVENTI SOCIALI

OBIETTIVI DI UN EVENTO SOCIALE

COMUNICARE

AGGREGARE

STUPIRE/LAVORARE
 EVENTI SOCIALI

TIPOLOGIE DI EVENTI SOCIALI

CERIMONIA INAUGURALE

WELCOME RECEPTION

COCKTAIL (welcome o farewell)

WORKING LUNCH/DINNER

SOCIAL DINNER

GALA DINNER

CONCERTO
 EVENTI SOCIALI

GALA DINNER

Quando l'occasione è davvero importante, è necessario

accogliere gli ospite con eleganza e stile,
senza rinunciare allo spirito conviviale
Un evento di grande prestigio richiede, oltre alla location
adeguata, la scelta del menu più adatto, la più attenta cura
per i dettagli e una grande esperienza nell'organizzazione del
servizio.
XIV CIMO Working Lunch EVENTI SOCIALI

Social Summit Working Dinner

Vertice Affari Esteri G8 Working Dinner
EVENTI SOCIALI

G8 L’AQUILA Working Lunch delle First Lady

Autostrade per l’Italia Celebration Dinner 2004
Roma, Galleria Borghese – 350 partecipanti
 Microsoft Company Meeting 2005
Terme di Tamerici di Montecatini - 800 pax

Attività finalizzate alla partecipazione,

aggregazione e socializzazione

La cena può rappresentare un momento

conviviale, un’occasione per intessere
relazioni o un evento dentro l’evento
 100° Anniversario Ferrovie dello Stato 2005
Roma, Villa Pamphjli Casino dell’Algardi - 500 partecipanti
 Convengo Mondiale UITP 2005
Roma, Officine ATAC – 1500 partecipanti
 MICROSOFT Company Meeting 2006
Riccione Spiaggia su Viale Ceccarini – 800 partecipanti
Serata di Gala IAB Forum Unicredit 2008
Venezia Museo Correr – 25 partecipanti
Serata di Gala Venice Forum Unicredit 2008 Venezia
Corderie dell’Arsenale - 350 partecipanti
UNICREDIT – IAB Forum e Advisory Bard 2009
Roma Museo Ara Pacis – 25 partecipanti
Attività insolite a Roma PROGRAMMA ACCOMPAGNATORI
VOLO PANORAMICO SU ROMA ACANTO DAY SPA

Castel Romano Designer OUTLET

TERME DI ROMA - TIVOLI

CORSO DI CUCINA “CITTÀ DEL GUSTO”

TOUR/CACCIA AL TESORO “VACANZE ROMANE”

 PROGRAMMA ACCOMPAGNATORI

Prevediamo all’interno degli eventi un fitto programma accompagnatori.

Tour classici nelle città prescelte, percorsi storico-culturali o tour con impronta moderna e dinamica.
Tutte pensate per coinvolgere e permettere anche di fare nuove conoscenze.

Riportiamo alcuni esempi di tour organizzati e ideati ad hoc per congressi da noi svolti.
 PROGRAMMA ACCOMPAGNATORI

NAPOLI CLASSICA
TOUR A PIEDI

Visita guidata del centro antico della città:

Spaccanapoli, Piazza del Gesù (chiesa del Gesù
Nuovo e Santa Chiara).

Proseguimento in bus: Piazza del Plebiscito

(Palazzo Reale, Basilica di San Francesco di Paola,
Teatro San Carlo e Galleria Umberto I), Piazza
Municipio (Castello Maschio Angioino) e giro
panoramico a Posillipo.

Assaggio di sfogliatelle
(prodotto tipico napoletano).
 PROGRAMMA ACCOMPAGNATORI

NAPOLI MILLELUCI

Visita guidata notturna della città, vista panoramica

da Posillipo dei Campi Flegrei per ammirare le mille
luci di Napoli: Piazza del Plebiscito (Palazzo Reale,
Basilica di San Francesco di Paola, Teatro San
Carlo e Galleria Umberto I), Piazza municipio
(Castello Maschio Angioino).

Degustazione del classico caffè napoletano.

 PROGRAMMA ACCOMPAGNATORI

NAPOLI CLASSICA
Palazzo Reale e Il
Maschio Angioino

Il Palazzo Reale di Napoli è una delle quattro

residenze reali usate dai regnanti borbonici durante il
Regno delle Due Sicilie; le altre tre sono la reggia di
Capodimonte sopra Napoli, la reggia di Caserta e la
reggia di Portici alle pendici del Vesuvio.

Il Maschio Angioino, o Castel Nuovo, venne edificato a partire dal 1279

per volere di Carlo I d'Angiò. L'edificio era destinato a dimora, ma
svolgeva anche un'importante funzione strategica dovuta alla sua
posizione, tra il centro cittadino e il porto. Durante il periodo aragonese,
invece, il Maschio Angioino venne restaurato su commissione di Alfonso
d'Aragona. Nel periodo borbonico la nuova residenza reale divenne
Palazzo Reale.
 PROGRAMMA ACCOMPAGNATORI

ESEMPIO DI PROGRAMMA ALTERNATIVO

NELLA CITTÀ DI VENEZIA

Corso di Voga

Corso unico nel suo genere considerata

l'unicità dell'imbarcazione stessa. Gli ospiti
potranno provare a condurre una gondola
aiutati dal gondoliere che si troverà con loro
sullo stesso mezzo. Su ogni gondola,
verranno caricate 4 persone + il gondoliere.
La durata dell’attività sarà di 2 ore, oltre al
tempo necessario per il cambio del vestiario.
Dopo il corso è previsto il pranzo a buffet
ESEMPIO DI TOUR ALTERNATIVO NELLA PROGRAMMA ACCOMPAGNATORI
CITTÀ DI VENEZIA

Vetreria Artistica di Murano Artigianato a Venezia

Teatro La Fenice
 PROGRAMMA ACCOMPAGNATORI

ESEMPIO DI TOUR CLASSICO NELLA CITTÀ DI VENEZIA

Venezia Sconosciuta: un tour sicuramente alternativo che porta a scoprire un lato di

Venezia molte volte non considerato, ma dall’enorme valore artistico – culturale. Ideato da
una delle più conosciute guide turistiche veneziane, risulta essere uno dei favoriti.
Prevede: Santa Maria Formosa, Santa Maria dei Miracoli, Basilica di San Giovanni e Paolo e
San Zaccaria. La visita non prevede ingressi in quanto si svolgerà solo all’esterno.
 PROGRAMMA ACCOMPAGNATORI

ESEMPIO DI TOUR CLASSICO CITTÀ DI ROMA

Musei Vaticani:
Inizia il tour passando per Piazza della
Repubblica con la Fontana delle Nayadi, si
attraversano le antiche Mura Aureliane ed il
famosissimo parco di Villa Borghese. Da
piazzale Flaminio possiamo vedere Piazza del
Popolo, antico ingresso settentrionale della
capitale, con al centro l’obelisco egiziano
dell’epoca di Ramses II. Si costeggeranno le
mura vaticane per raggiungere l’ingresso dei
Musei Vaticani. Con la guida percorriamo la
bella Scala Elicoidale, la Galleria degli Arazzi,
la Galleria delle Carte Geografiche, per
giungere infine alla celeberrima Cappella
Sistina con lo stupendo affresco del Giudizio
Universale di Michelangelo. Terminata la
visita, rientro nei pressi dell’albergo.
 PROGRAMMA ACCOMPAGNATORI
Roma antica: Colosseo, Fori e Palatino
Tivoli, Villa d’Este e Villa
Adriana

Le Piazze e le Fontane di Roma Appia Antica

La Roma del Caravaggio