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Organizzatore di Eventi
e Congressi

Francesca Onidi

Aprile 2014
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PROGRAMMA

La domanda congressuale – il pre – evento

• Il contratto

• Stesura dell’ordine di servizio e invio ai reparti

• Importanza della comunicazione interna

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La Conferma
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La Conferma

PROCEDURE

Alla conferma dell’evento bisognerà immediatamente inviare una mail

di ringraziamento all’Azienda o Agenzia;

A seguito della conferma dell’evento bisognerà modificare lo status

della pratica sia all’interno del file “Follow up” , sia con la pratica
cartacea per la quale bisognerà creare una cartella di riferimento e
quindi spostata all’interno della parte di archivio dedicata alle
pratiche confermate;

PAY ATTENTION

Dal momento in cui un evento viene confermato bisogna prestare

ancora maggiore attenzione al cliente perché solo guadagnando la
Sua fiducia riusciremo a rendere l’evento un successo
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La Conferma

PROCEDURE

Lacartella di riferimento di una pratica confermata è così

composta:

•sulla copertina della stessa devono essere riportati tutti i dati di

riferimento della pratica, quali:

•nome dell’Agenzia e/o dell’Azienda (cliente finale) + date

dell’evento + Referente in Agenzia/Azienda + numero telefonico, fax
e mail del Referente dell’Agenzia/Azienda + numero di allotment
(dopo l’inserimento del gruppo in Fidelio);
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La Conferma

PROCEDURE

•All’internodella pratica le mail e qualsiasi altro tipo di informazione

inerente la stessa andrà conservato in tassativo ordine cronologico.

•Bisognerà quindi inserire il Gruppo confermato in Fidelio e creare

l’anagrafica del gruppo;

•All’interno della copertina deve essere applicata la stampa della

block list che andrà aggiornata in caso di incrementi o diminuzioni di
allotment;
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Il Contratto

PROCEDURE

Nel più breve tempo possibile andrà redatto il contratto e la richiesta

di caparra che verranno spediti all’Azienda o Agenzia, mettendo in
copia l’Ufficio Amministrativo;

Una volta ricevuto il contratto controfirmato lo stesso andrà fotocopiato

e una copia dello stesso andrà consegnata all’Ufficio Amministrativo
mentre l’originale andrà archiviato all’interno della pratica dedicata
all’evento e custodita all’interno dell’archivio presente nell’Ufficio
Gruppi;

Circa 15 gg dopo aver ricevuto il contratto controfirmato bisogna

fare un controllo con l’Ufficio Amministrativo al fine di accertare
l’effettivo pagamento della caparra;
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Il Post - Contratto

PROCEDURE

Successivamente alla ricezione del contratto controfirmato

bisognerà impostare l’ODS dell’evento, cominciando ad inserire
quanto confermato in fase di contrattazione;

Tutti
i servizi confermati successivamente alla firma del contratto
andranno inseriti nell’ODS che verrà discusso circa una settimana
prima dello svolgimento dell’evento;

Prima di inviare l’ODS a tutti i vari reparti, lo stesso andrà discusso con
l’F&B Manager, o un suo sostituto da lui nominato, al fine di chiarire tutti
gli eventi che riguarderanno il reparto F&B cercando di trovare la
migliore soluzione possibile nel caso di concomitanza di gruppi e/o di
gruppi con individuali;
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Il Post - Contratto

PROCEDURE

IlC&I Coordinator che seguirà il gruppo in fase operativa invierà a

questo punto l’ODS a tutti i capi reparto dell’Hotel e il C&I Manager
invierà la comunicazione relativa al giorno e all’ora in cui verranno
discussi gli ODS della settimana, anche detta convocazione della
“Riunione Gruppi”;

Alla Riunione Gruppi saranno presenti tutti i capi Reparto e il

Conference&Incentive Coordinator responsabile dell’evento dovrà
presentarlo ai colleghi e restare a disposizione per eventuali
chiarimenti che dovessero rendersi necessari.
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Il Post - Contratto

PAY ATTENTION

Il coinvolgimento di tutti i reparti è FONDAMENTALE per la buona

riuscita dell’evento e tutti i capi reparto presenti alla Riunione Gruppi
hanno l’obbligo di informare tutti i loro collaboratori su quanto
discusso in riunione e presente nell’ODS