GESTIONE CONTRATTI LAN7 (solo PA) CLT NUOVI E GIA’ ESISTENTI

I contratti LAN7 possono arrivare su:

- 1) nuovi clienti (anagrafica master non presente su CBooK) – Non
necessario documento di identita’ del firmatario se presente ODA
firmata digitalmente
- 2) clienti esistenti (custcode master gia’ presente su CBook)

1)Nuovi clienti

Configurazione su Corporate Book

Nel caso di cliente prospect si dovra’ procedere prima di tutto a creare
la nuova Anagrafica su Cbook e poi caricare la documentazione su tale
anagrafica.
Attenzione: se nell’oggetto della mail e’ presente la richiesta di NUOVO
CLIENTE ma l’anagrafica esiste gia in CB, vedi procedura Clienti Esistenti)

La richiesta di creazione prospect potrebbe arrivare:

o dal KAM
o da Governance Desk (in caso di Agenzia) à la mail potrebbe
arrivare dall’indirizzo standard di Governance Desk o da questo
ulteriore mailbox ITFUNC,
Mailboxgestioneamministrativaretilocali, Vodafone Group
<itfunc.mailboxgestioneamministrativaretilocali@vodafone.com>
o dal team di Delivery VBTS: mailbox Delivery Reti Locali, Vodafone
Group <mbx.delivery.retilocali@vodafone.com>
Esempio mail che arriva dal team di Delivery VBTS

C2 General
 La mail contiene gia’ nel testo tutte le info necessarie a creare
l’anagrafica
Se la richiesta arriva dal KAM/Governance desk i dati per la creazione
dell’ anagrafica saranno indicati nell’ODA sotto la voce
AMMINISTRAZIONE CONTRAENTE

Il cliente deve essere impostato con il “Flag PA=si”, modalita di pagamento = bollettino postale, termini di pagamento= 30 giorni data fattura.
Non deve essere impostata IPA, cig e CUP

- Di seguito esempio di dati inseriti per la creazione del cliente.

C2 General
 - I dati del venditore sono nell’oggetto e/o nel testo della mail;

- Una volta creata l’anagrafica, nel Tab I si dovranno riportare almeno i seguenti referenti:

o referente firmatario: quelli presenti nel punto ordinante dell’ODA

o check-up survey: clonare il referente firmatario presente nell’ODA (Punto Ordinante)

Sezione “CONTRATTO e DOCUMENTI”:

La data dell’inizio validita del contratto la trovete nell’ODA = data creazione ordine

Data fine validita’: inserire la data di fine convenzione “condivisa” 31/12/2027. In caso di richiesta da VBTS le date inizio e fine saranno
riportate direttamente nella mail di richiesta

Macrocategoria

In caso di LAN7 e/o CT8 deve essere utilizzata la nuova voce Convenzione PA ( no SPC)

C2 General
 Inserire il numero dell’ODA nel campo “Numero identificativo ordine”

Si dovra allegare sia l’oda in formato PDF che il documento in formato P7m (cioe’ l’ODA firmata digitalmente). Se l’ODA non e’ firmata
digitalmente occorre chiedere la determina di spesa o documento sostitutivo che certifica l’impegno di spesa da parte dell’amministrazione.
Potrebbero essere allegati anche ulteriori documenti.

Come ODA (BOM) firmata potrebbe arrivare il documento in formato P7M oppure il documento pdf con indicazione “signed”. Per il momento
accettiamo questo doc come quello firmato.

Se l’ODA supera i 300k euro si dovra indicare SOX =“SI”. Il valore economico lo si puo’ verificare sempre dall’ODA ( il dato viene riportato nelle
ultime pagine e si dovra’ indicare anche nel DB, attenzione il valore da considerare e’ quello IVA ESCLUSA).

Se nell’ODA non e’ riportato il valore economico e neanche nella mail e’ riportato tale valore, chiedere al richiedente il valore economico
dell’ODA (TCV).

Terminato il caricamento dei Documenti si passa in OFFERTA COMMERCIALE per la configurazione del piano PUSH Mail e del prodotto LAN 7.

CONFIGURAZIONE COMMERCIALE (prodotto LAN7 e push emai)

Di seguito i passaggi da seguire:

1. entrare in OFFERTA COMMERCIALE

2. configurare il piano PUSH email nella sezione ABB Dati

C2 General
 3. cliccare su ALTRI PRODOTTI
4. cliccare su CONVENZIONE PA
5. NUOVO
6. Selezionare il prodotto RETI LOCALI (LAN7) al momento non considerate le altre voci
7. Salvare
Di seguito sono riportate le schermate di CB sui passaggi da fare

immagine 1

immagine 2

nei punti di attenzione non indicare nulla

C2 General
 immagine 3

Ordine su Red tool

Va inserito l’ordine su RT di attivazione prospect con push email. La SIM da usare per la push email non deve essere chiesta al KAM/Governance
Desk/VBTS. Si puo’ utilizzare una delle SIM messe a disponizione per LAN7 (e solo per LAN7).

Puo’succedere, soprattutto per le agenzie, che il seriale venga indicato nel testo della mail in questi casi si potra’ utilizzare il seriale inviato
dall’agenzia

Per recuperare la sim da usare per la PUSH MAIL in RT si dovra’ procedere nel seguente modo:

- Su TEAM e’ presente un File con dei seriali che dovranno essere utilizzati solo ed esclusivamente per la creazione dell’anagrafica LAN7:
SERIALI PER LAN7.xlsx (sharepoint.com)

- una volta preso in gestione un seriale si dovra compilare il file con tutte le info (vedi esempio sotto) per evitare che non si verifichino
accavallamenti e che lo stesso seriale venga utilizzato da piu’ persone: al seriale si dovra associare P.iva, il nome del cliente, data
dell’ordine, id Zues, il nome di chi lo gestisce l’ordine ed il nome del kam/Agenzia) e indicare che si tratta di “Convenzione” LAN7

L’ordine della Push mail si dovra fare da ATTIVAZIONE PROSPECT

Nelle Note/Punto di Attenzione dell’ordine di Attivazione Prospect, si deve indicare esplicitamente che si tratta di LAN7 e aggiungere l’ID
Opportunita’; esempio di compilazione

“LAN7 OPP-CSP-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”

Per compilare i dati del cliente si dovra’ procedere nel seguente modo :

i dati del referente da inserire nell’ordine di attivazione prospect sono quelli presenti nella mail di richiesta, o comunque nell’ODA
come dati del punto ordinante
- l tipo del Documento dovra essere Carta D’identita’ e come numero del Documento si puo’ indicare FD+ N.Oda ( esempio
FD6566599) à non e’ necessario avere la copia del documento di identita’ del firmatario se ODA e’ firmata digitalmente

In caso mancassero alcune informazioni sui dati del firmatario, queste potranno essere recuperata a fronte del Codice fiscale presente sull’ODA:

da internet con la funzionalita’ di CODICE FISCALE INVERSO si potranno recuperare data e luogo di nascita del firmatario (Punto ordinante)

C2 General
 La modalita di pagamento deve essere impostata a bollettino postale.

E la durata del bill Cycle a 30/31 gg.

Allgato il file della sim push email, si procede a inviare l’ordine (inserire nelle note dell’ordine il nome della risorsa smartsales che ha caricato
l’ordine stesso).

Dopo avere inviato l’ordine, si deve rispondere alla mail del richiedente, aggiungendo in CC:

 la mail es.soxcontrol@mail.vodafone.it
 la mail mbx.delivery.retilocali@vodafone.com (se manca nella richiesta da parte del KAM o governance desk)

indicando:

1. OK CREAZIONE ANAGRAFICA COD M.P.IVA

2. OK CARICAMENTO DOC IN CB con CB ID XXXXXX (es. cod 7.2588981 Dettaglio contratto NUOVO CB_00000000000037672)

3. OK ORDINE PUSH MAIL ID ZEUS 19-XXXX

4. OK AVAMENTO OPP SU HUB

In caso di problemi ad avanzare l’opp su partnerhUB, come sempre indirizzare il KAM/Governance Desk a verificare l’opportunita’ (se
necessario possono dare segnalazione a Corporate Sales Team):

Le opportunita’ LAN7 sono standard, quindi devono fare preverifica credito automatica (post approvazione P&L) e avere il campo “Bando Gara
PA”= SI

C2 General
 Si possono verificare casi per cui piu’ ODA sono associate allo stesso ID opportunita’: quindi al secondo ODA che arriva, verificate se l’id
opportunita’ e’ stato gia’ lavorato da Smartsales (dallo stato della opp/ e dallo stato del task a carico smartsales) e datene indicazione nella
mail.

In caso di necessita’ di chiarimento sulle richieste, rispondere alla mail di ingaggio, mettendo sempre in TO il KAM, soprattutto se la richiesta di
chiarimento e’ per temi di anagrafica

Per le richieste provenienti da Delivery Reti locali , se non rispettano il template presente nel manuale, per cortesia rispondete alla mail di
delivery chiedendo di integrare eventuali dati mancanti

L’ordine inserito deve essere monitorato costantemente fino a che non va in stato Gestito OK. Se ci sono degli accantonamenti vanno gestiti.

2)Clienti Esistenti
Configurazione su Corporate Book

Nel caso di cliente esistente si dovra’ effettuare il caricamento della documentazione su Codice cliente esistente (il
codice su cui caricare la documentazione dovra’ essere indicato nella mail della richiesta caricamento).

La richiesta di caricamento doc potrebbe arrivare:

o dal KAM
o da Governance Desk (in caso di Agenzia)
o dal team di Delivery VBTS

Esempio mail che arriva dal team di Delivery VBTS in questo caso

In questo caso Smart sales dovra’:

- Caricare ODA e/o determina spesa in CB sotto il Master (a meno di indicazioni esplicite di caricare doc sotto
eventuali sedi). Se presente ODA firmata non occorre chiedere la determina di spesa, e viceversa se presente
la determina non serve ODA firmata. L’ODA firmata e’ con firma digitale .p7m (se non presente chiedete anche
la versione PDF dell’ODA) à per i dettagli vedi quando riportato per il caso di nuovo cliente

- Come ODA (BOM) firmata potrebbe arrivare il documento in formato P7M oppure il documento pdf con
indicazione “signed”. Per il momento accettiamo questo doc come quello firmato.

- Macrocategoria su “DOCUMENTI E CONTRATTI”: anche in questo caso in caso di LAN7 deve essere utilizzata la
nuova voce Convenzione PA ( no SPC)

- in CB verificare sempre i Referenti , se diversi dai referenti inseriti nell’ODA aggiungere anche quelli indicati
nell’ODA.

- Se l’importo del contratto (TCV) supera i 300K euro si dovra’ indicare SOX SI (l’informazione potrebbe non
essere data esplicitamente dal KAM/VBTS,) quindi Smartsales recuperera’ l’info dall’importo presente su ODA
se non presente esplicitamente nella mail

- Configurare il prodotto LAN7 sull’offerta commerciale

- Avanzare l’OPP in HUB (questo permette al KAM poi di poter mettere in chiuso vinto la opp su CSP/1SF)

- Non si dovranno gestire ordini su Red Tool

CONFIGURAZIONE COMMERCIALE (prodotto LAN7)

C2 General
 Di seguito i passaggi da seguire:

1. entrare in OFFERTA COMMERCIALE

2. cliccare su ALTRI PRODOTTI
3. cliccare su CONVENZIONE PA
4. NUOVO
5. Selezionare il prodotto RETI LOCALI (LAN7) al momento non considerate le altre voci
6. Salvare
Di seguito sono riportate le schermate di CB sui passaggi da fare

immagine 1

immagine 2

nei punti di attenzione non indicare nulla

C2 General
 immagine 3

Una volta gestita la richiesta si dovra’ rispondere alla mail, aggiungendo in CC

 la mail es.soxcontrol@mail.vodafone.it
 la mail mbx.delivery.retilocali@vodafone.com (se manca nella richiesta da parte del KAM o governance desk)

comunicando:

5. OK Documentazione caricata sotto codice “custcode” con CB ID XXX (es. cod 7.2588981 Dettaglio contratto NUOVO
CB_00000000000037672)

- OK opportunita’ avanzata su PartnerHUB

In caso di problemi ad avanzare l’opp su partnerHUB, come sempre indirizzare il KAM/Governance Desk a verificare l’opportunita’ (tramite
segnalazione a Corporate Sales Team se necessario):

- Le opportunita’ LAN7 sono standard, quindi devono fare preverifica credito automatica (post approvazione P&L da BID) e avere il campo
“Bando Gara PA”= SI

Si possono verificare casi per cui piu’ ODA sono associate allo stesso ID opportunita’: quindi al secondo ODA che arriva, verificate se l’id
opportunita’ e’ stato gia’ lavorato da Smartsales (dallo stato della opp/ e dallo stato del task a carico smartsales) e datene indicazione nella
mail.

In caso di necessita’ di chiarimento sulle richieste, rispondere alla mail di ingaggio, mettendo sempre in TO il KAM, soprattutto se la richiesta di
chiarimento e’ per temi di anagrafica

Per le richieste provenienti da Delivery Reti locali , se non rispettano il template presente nel manuale, per cortesia rispondete alla mail di
delivery chiedendo di integrare eventuali dati mancanti

Nel Data base di Smartsales tutte le gestioni LAN7 dovranno essere indicate con TIPOLOGIA LAN7 (nuova tipologia appena disponibile)

IMPORTANTE - PUNTO D’ATTENZIONE

C2 General
 Puo’ capitare che alcune richieste arrivino 2 volte, questo puo’ succedere in 2 maniere distinte

1 caso) ricezione mail da parte del kam e successivamente per la stessa richiesta ricezione mail da parte di DeliveryReti Locali , quasi sempre
arriva prima quella del Kam

In questo caso, si lavora la prima che arriva e quando si risponde alla mail bisognera’ mettere in TO Delivery Reti Locali comunicando che la mail
e’ stata gia lavorata chiedendo la cortesia di non inviarla una seconda volta (esempio di risposta alla mail)

Se dovesse arrivare la stessa richiesta anche da DeliveryReti Locali ed al momento della gestione trovate la documentazione gia’ allegata in CB
significa che e’ stata gia inviata dal kam

Esempio di come scrivere una mail

2 caso) DeliveryReti Locali puo inviare per lo stesso cliente 2 mail, esempio:

Anche in questo caso se le mail verranno gestite da 2 persone differenti l’unico modo per non fare doppio lavoro e verificare se su CB esistono
gia’ i documenti allegati,

Se su CB nella sezione Documenti e Contratti troviamo gia’ l’ODA presente nella mail significa che e’ gia stata lavorata da qualcuno di noi

Fate pero’ molta attenzione nel verificare i numeri ODA perche se l’ODA e’ differente si deve procedere con la lavorazione .

COMPILAZIONE DATABASE LAN7

Se vi dovesse capitare uno dei 2 casi indicati, il Data Base si dovra compilare in questo modo:

il primo inserimento si dovra’ indicare tutto come sempre (prima mail ricevuta)

per la seconda mail, una volta verificato che si tratta di un DOPPIONE si dovra’ compilare il Database indicando nella QUANTITA ZERO e nelle
note indicare che si tratta di un DOPPIONE (esempio)

C2 General
 PUNTO DI ATTENZIONE : per tutte le PA la pratica puo'
arrivare anche da KAM PA quindi se il campo Agenzia non e'
compilato andare a vedere nel file Anagrafiche VGE_PA se si
tratta di KAM PA DIRETTA (vedi colonna L se c'e' PAL indiretta
occorre chiedere il nome dell' Agenzia se c'e' PAL diretta si
mette il nome del KAM PA

C2 General