L’AdV DETTAGLIANTE

È un’agenzia che svolge attività di intermediazione. Infatti, i TO e gli alberghi usano per la vendita dei loro prodotti o
servizi il canale lungo, ovvero il tramite dell’agenzia. Oggi, però, in alcuni casi, ci sono anche forme di vendita diretta,
perché il TO fa parte di gruppi aziendali con all’interno agenzie intermediarie.
L’AdV non vende solo pacchetti viaggio dei TO, ma anche biglietteria ferroviaria, aerea, marittima, servizi di
autonoleggio, biglietti di concerti (a volte).
L’AdV può anche svolgere un’attività di produzione, diventando così un Tour Organizer. Produce viaggi su domanda
della clientela; in questo modo non avrà il rischio dell’invenduto. Il TO, invece, prepara pacchetti per clienti-tipo. A
parità di servizi, il prezzo di un pacchetto viaggio a domanda è più alto rispetto ad un pacchetto realizzato dai TO.
Questo perché il TO acquista grandi quantità di camere, posti su aerei per un certo periodo di tempo, il cosiddetto
“vuoto per pieno”. Il TO dovrà poi riuscire a riempire tutti i posti e le camere da lui acquistati. Sono i cosiddetti
contratti pesanti, che permettono ai TO di acquistare dei servizi in blocco a prezzi inferiori rispetto alla vendita di
singoli servizi, e questo determinerà poi il minor prezzo del pacchetto. L’AdV invece acquista di volta in volta dei
prodotti singoli.

L’AdV svolge quindi attività di:

- INTERMEDIAZIONE (vendita per conto altrui)
- PRODUZIONE DI PACCHETTI VIAGGIO o di SERVIZI DI ACCESSO E ACCOGLIENZA (quando si hanno rapporti di
collaborazione reciproci con altre agenzie consorelle o corrispondenti per organizzare transfer o soggiorni nelle
località d’arrivo dei turisti)

Agenzie consorelle – fanno parte dello stesso gruppo aziendale = gruppo di aziende collegate perché tutte controllate
da un’azienda madre/capogruppo (Holding). Tutte le aziende sono SpA e l’azienda madre detiene il 51% per cento
delle azioni di ognuna. Queste risultano quindi essere consorelle e possono collaborare.

Agenzie corrispondenti – quando un’agenzia stipula contratti di corrispondenza con altre agenzie indicando i termini
di collaborazione.

L’AdV dettagliante agisce con un MANDATO (atto per dare l’incarico di poter agire con o senza rappresentanza).
Se è un Tour Organizer l’autorizzazione vale un anno e poi è tacitamente rinnovabile con il versamento di una tassa.
Inoltre l’AdV deve versare obbligatoriamente un deposito cauzionale in titoli di stato (p. 30)

L’ASPETTO GIURIDICO

Per aprire un’AdV bisogna chiedere l’autorizzazione alla Provincia, che deve accertare la presenza dei requisiti
necessari:
- ci dev’essere un direttore tecnico (lo si diventa con un esame della Regione) che vale solo per un’agenzia
- il locale dev’essere dichiarato idoneo
- la persona che fa domanda di apertura AdV deve aver la fedina penale pulita
Ci si rivolge alla Provincia perché in materia turistica la Regione ha delegato il compito alla Provincia. Quindi ora decide
la Provincia per le autorizzazioni delle agenzie, delle guide turistiche, ecc

L’AdV opera in maniera diversa a seconda del servizio che offre.

Quando vende SERVIZI ALBERGHIERI o BIGLIETTERIA, ecc
- il viaggiatore chiede la prenotazione di un servizio alberghiero, soggiorno, ecc
- l’AdV emette un voucher, in questo caso a forfait
- il viaggiatore paga l’importo prestabilito all’AdV
- il viaggiatore presenta il voucher in albergo e ha diritto a ricevere un determinato servizio
- al termine del soggiorno l’albergo presenta il conto al viaggiatore, che però non paga, in quanto aveva già pagato
tutto all’AdV (paga solo gli extra)
- poi l’albergo chiede all’AdV con un estratto conto di versargli quanto incassato per suo conto
- l’AdV emette una fattura provvigione e invia il saldo all’albergo (quanto incassato dal viaggiatore), trattenendo però
la provvigione

L’AdV emette 1 voucher e 1 fattura provvigione (perché svolge un servizio per conto dell’albergo)
Fattura provvigione emessa da AdV su albergo. A favore dell’AdV, a carico dell’albergo.

Voucher a forfait – L’AdV incassa l’intero importo del soggiorno

Voucher a deposito - l’AdV incassa solo un acconto
Si concorda con il cliente il tipo di voucher da emettere

Quando vende PACCHETTI VIAGGIO dei TO

- il viaggiatore chiede un pacchetto viaggio
- l’AdV entra in contatto con il TO
- il TO vende il pacchetto ed emette una fattura sul viaggiatore (vedi D. Lgs. 111/95)
- il viaggiatore paga tutto all’AdV prima di partire
- il TO dovrebbe chiedere all’AdV quanto incassato per suo conto. Per accelerare i tempi il TO fa tutto sa sé, senza
aspettare la fattura provvigione
- il TO emette un’autofattura per provvigione
Autofattura emessa da TO su AdV. A carico del TO. Chiede poi il pagamento per bonifico.

LA RESPONSABILITÀ DELL’AGENZIA p. 40

L’AdV è responsabile solo per ciò che fa:

- per le attività di sua competenza
- per aver fatto bene la prenotazione, aver compilato correttamente tutti i documenti necessari, ecc
La clientela può presentare il proprio reclamo presso l’AdV. Poi bisogna vedere di chi è la colpa.
L’AdV è obbligata in solido, ovvero risponde per i risarcimenti; ma se la colpa non è sua può rivalersi nei confronti del
TO, che può a sua volta rivalersi nei confronti del fornitore.

LA FORMA GIURIDICA E LA STRUTTURA OPERATIVA p. 40

Di solito l’AdV dettagliante è di piccole dimensioni (società di persone, aziende individuali, SpA di un gruppo). È divisa
in varie aree:
- AREA TECNICA = attività di intermediazione
- AREA AMMINISTRATIVA = contabilità (ci si può appoggiare anche a de gli uffici commercialisti esterni)
- AREA COMMERCIALE E MARKETING = rapporto con i clienti. In un’AdV dettagliante di piccole dimensioni è quasi
inesistente
ASPETTO ECONOMICO, FINANZIARIO, PATRIMONIALE DELLE AdV

SCHEMA GENERALE

STATO PATRIMONIALE (descrive l’azienda) CONTO ECONOMICO

IMMOBILIZZAZIONI (investimenti) – edificio, arredamento, terreno, oggetti (elementi che durano nel temo)
ATTIVO CIRCOLANTE – beni non durevoli
- disponibilità liquide = soldi
- crediti = soldi avanzati dai clienti (fatture provvigioni)
- rimanenze = merce non ancora venduta
Nelle AdV NON il servizio che fa (non può immagazzinare i servizi
d’intermediazione), perché sono servi e non merci

AdV

Fattura per provvigione

CLIENTI FORNITORI

Si rilascia la fattura di vendita si riceve una fattura d’acquisto

ALBERGO, TO, VETTORI FORNITORI DELLE SPESE GENERALI
(elettricità, tasse, ecc)

Se l’AdV vuole rivendere un pacchetto del TO per sua volontà, lo acquista dal TO.
Quindi il TO diventa il Fornitore e il pubblico il Cliente

Crediti – fatture provvigioni

Debiti - somme riscosse dai viaggiatori, poi trasmesse ad albergo/TO/vettore. Il denaro non è dell’AdV , ma lei
cercherà di trattenerlo il più possibile e di protrarre i versamenti in modo da avere una grossa disponibilità

STATO PATRIMONIALE (descrizione azienda con le sue proprietà) CONTO ECONOMICO

 cauzioni

Gestione finanziaria

Prospetti consultabili da chi vuole entrare in contatto con l’azienda (sono pubblici per SpA). Si ricava:
- la gestione finanziaria (denaro)
- la gestione patrimoniale (beni che si possiedono)

GESTIONE ECONOMICA

COSTI – cancelleria, bollette, spese pubblicitarie, personale, costi d’agenzia, affitto (+ costo acquisto pacchetto)
RICAVI – provvigioni, vendita spazi pubblicitari (+ benefici d’agenzia)

SERVIZI D’AGENZIA – servizi resi tra agenzie (transfer, accoglienza, accesso) = Prezzi confidenziali

GESTIONE PATRIMONIALE

IMMOBILIZZAZIONI = beni immobili che durano nel tempo (edificio, PC, mobili, telefono, cauzioni)
p. 51 Cauzione – si versa una volta sola alla Regione al momento dell’apertura, ai vettori aerei (IATA) e FS. È
obbligatoria e necessaria
ATTIVO CIRCOLANTE:
- RIMANENZE = merce non venduta (cataloghi, depliant, materiale pubblicitario, cancelleria, documenti di viaggio in
bianco/voucher)
L’AdV vende un servizio di intermediazione (immateriale)che non può immagazzinare, perché viene utilizzato nel
momento in cui viene prodotto

GESTIONE FINANZIARIA (debiti/crediti – disponibilità liquide)

Il denaro che entra non è dell’agenzia, la quale però cerca di trattenerlo il più possibile per i suoi investimenti ed avere
gli interessi o per pagare i fornitori. Ha quindi elevatissime disponibilità liquide di denaro non suo tra il momento in cui
lo riceve e quello in cui lo versa.

DISPONIBILITÀ LIQUIDE per: - investimenti

- pagamento debiti a breve termine (pagamento dei fornitori = bollette, tasse,
affitto - per il funzionamento dell’attività)
CREDITI = verso i clienti e consistono nelle fatture provvigioni (sono a carico dei clienti = TO, albergo, vettore), o
talvolta nelle spese d’agenzia
DEBITI MEDIO/LUNGO TERMINE = mutui
DEBITI BREVE TERMNI = servizi venduti in proprio (acquistati e poi rivenduti per conto della stessa AdV)

VENDITA DI SERVIZI A PREZZI NETTI (Confidential Tariff)

L’AdV acquista un pachetto-viaggio dal TO (diventa acquirente) con un prezzo confidenziale, noto solo all’AdV e al TO,
e che quindi non viene posto a conoscenza del pubblico. L’AdV rivende poi il pacchetto al viaggiatore al prezzo
confidenziale + un beneficio d’agenzia. In questo caso il prezzo che applica può essere più basso di quello del TO, e il
beneficio d’agenzia può risultare essere minore della provvigione che l’AdV avrebbe ricevuto se avesse svolto solo un
servizio di intermediazione e non di vendita in proprio.

Acquista Vende
TO AdV Viaggiatore
Confidential Confidential Tariff
Tariff + Beneficio Agenzia

Fattura d’acquisto Fattura di vendita

Debito Credito

La fattura d’acquisto ricevuta dal TO è un DEBITO

La fattura di vendita rilasciata al viaggiatore è un CREDITO

IVA – grava esclusivamente sul consumatore finale

Acquista Vende
PRODUTTORE GROSSISTA DETTAGLIANTI CONSUMATORI
Fattura Fattura

COSTO Merce 100 € Merce 110 € RICAVO

IVA a credito IVA 20 € IVA 22 € IVA a debito

L’ha già pagata Totale 120 € Totale 132 € La deve ancora

allo stato versare allo Stato (si versa ogni
comprando la 1 o 3 mesi)
merce Utile = 10 x 20% = 2 €
Per le tariffe confidenziali,
l’IVA è già inclusa, quindi si fa
LIQUIDAZIONE IVA meccanismo di DEDUZIONE lo SCORPORO DELL’IVA.
IVA a debito 22 € DA IMPOSTA A IMPOSTA
- IVA a credito 20 € Bisogna tenere registri per
lg 633/72 = Legge IVA fatture d’acquisto e di vendita
= IVA da versare 2 €

ASPETTO ECONOMICO, FINANZIARIO, PATRIMONIALE DEI TO p. 111

TO – produce prodotti chiamati “pacchetti viaggio” per il mercato. Ha un rischio imprenditoriale maggiore di un
impresa commerciale perché non può immagazzinare il prodotto, che vende.
Per l’apertura deve chiedere l’autorizzazione alla Regione.
È un’azienda vera e propria, di grandi dimensioni e spesso parte di un gruppo aziendale

COSTI RICAVI

FORNITORI TO CLIENTI
 Fattura d’acquisto fattura di vendita

- vettori - viaggiatore finale

- alberghi - AdV (quando acquista
- servizi turistici (accesso, accoglienza) un pacchetto per sé
- spese generali per venderlo a gruppi)
- AdV (servizio intermediazione con fattura provvigione)

STATO PATRIMONIALE
IMMOBILIZZAZIONI – edificio/struttura, arredamento, materiale d’ufficio, mezzi di produzione di cui è proprietario
(albergo, aeromobile, villaggio), cauzioni
ATTIVO CIRCOLANTE – rimanenze (cancelleria, cataloghi), disponibilità liquide, crediti

TO – accordo con i fornitori – vendita di pacchetti (ENTRATE) – viaggio – pagamento fornitori (USCITE)
Il pagamento dei fornitori avviene dopo aver incassato i soldi dal viaggiatore
ECCEZIONI:
- con i contratti pesanti (allottment) – il fornitore chiede un pagamento anticipato ( il TO però in questo modo ottiene
dei prezzi vantaggiosi e l’albergo ha un ricavo anche se non riempie tutte le stanze e scarica il rischio imprenditoriale
sul TO. Guadagna un po’ meno , perché vende a prezzo inferiore, ma il ricavo è comunque sicuro.
Possibilità di recesso solo se il TO non riempie tutti i posti entro una certa data.
Vedi free booking e free sale a pag 94
- se TO di piccole dimensioni – si deve ancora affermare e per questo i fornitori non si fidano e chiedono il pagamento
anticipato
- rapporti con aziende che pagano solo a date prestabilite. Così il TO anticipa i soldi del pacchetto al TO e poi questi
vengono rimborsati dal cliente

DISPONIBILITÀ LIQUIDE – nella situazione ideale sono alte perché il TO prima incassa e poi versa ai fornitori. Le usa per
pagare i debiti a breve termine. Si riducono nel caso di contratti pesanti o delle altre eccezioni di cui sopra, ovvero nei
casi in cui il TO deve anticipare i soldi ai fornitori.
DEBITI – in confronto dei fornitori. Di solito paga dopo l’incasso
CREDITI – verso clienti (viaggiatori) o verso AdV per vendita di pacchetti alle AdV

GESTIONE ECONOMICA
COSTI – spese generali (personale, affitto), pubblicità, ricerche marketing, pagamento fornitori, provvigioni
RICAVI – prezzo di vendita dei viaggi, servizio di collaborazione con altre agenzie, diritti d’agenzia

IL CONTRATTO DI INTERMEDIAZIONE (CIV) p. 239

CIV – tra il viaggiatore con l’AdV intermediaria, e assomiglia al mandato con rappresentanza
Ha: - effetti obbligatori perché nasce un’obbligazione (debitore/creditore)
- effetti reali perché modifica degli atti reali
Fa nascere un primo rapporto tra le parti (viaggiatore e AdV)
AdV è l’intermediario = creditore di una prestazione (svolgere un’attività intermediaria). Compie un contratto in veste
di rappresentante del viaggiatore
Il cliente è così in contatto e legato alle parti ricettive e ai vettori. Le sue lamentele sono rivolte agli alberghi e vettori
infatti. Sono per l’AdV solo se questa non ha svolto adeguatamente l’attività di intermediazione.
DOPPIA RAPPRESENTANZA – quando l’AdV ha un rapporto preesistente con i fornitori e quindi agisce anche in nome
e per conto dei fornitori (es: accordi con catena alberghiera per mandargli turisti)

Se l’AdV vende un prodotto no suo e non lo rende presente al turista, quando questo ha dei reclami l’AdV viene
considerata come organizzatore del viaggio, anche se non ha organizzato niente.

AdV CON PRODUZIONE PACCHETTI TURISTICI (Tour Operator e Tour Organizer) p. 242
TO – vende pacchetti tramite AdV intermediarie
TOUR ORGANIZER – vende direttamente ai turisti

CONTRATTO DI ORGANIZZAZIONE DI VIAGGIO p. 243

(sul libro e vedi diritto)

BREAK-EVEN POINT
Il TO vende per una clientela ipotetica e deve capire quali sono i suoi gusti. Per questo compie delle ricerche di
mercato e opera strategie di marketing.
Deve cercare il n° minimo di viaggi che deve vendere per non operare in una situazione di non-perdita (né utile, né
perdita = pareggio)

CT = CR costi totali = ricavi totali B.E.P.

CT = CF + CV costi totali = costi fissi + costi variabili
CF = è un costo da sostenere anche a produzione zero (spese generali)
CV = variano a seconda del numero di viaggi che si vende (guida, trasporto, albergo)

RT = P · q Ricavo totale = Prezzo per quantità

Costi totali RT
Se vende 300 viaggi  CT = 900 RT = 800
bep utile CT CT > RT  perdita
RT 3200 ------------------------
CF 900 I Se vende 1800 viaggi CT < RT  utile
perdita I
I
0
1000 viaggi

I viaggi che avanza dopo aver superato il bep, può venderli ad altri TO o come last minute a prezzi più bassi, basta che
il prezzo vada a coprire il costo variabile di quei viaggi, dato che i costi fissi sono già stati coperti e tutto quello in più
rispetto ai costi variabile è guadagno, che va poi ad incrementare l’utile finale.

VERIFICA UGUAGLIANZA
CT = 25000 + 35 · 81.96 = 27867
=
RT = 340 · 81.96 = 37867

CALCOLO DEL BREAK-EVEN POINT

CT = 25000 + 35 · 98 = 28430
RT = 340 · 98 = 33320
-------------
4890 UTILE
CT = RT
CT = CF + CV
CF = K
CV = mx (costo unitario per n° viaggi)
RT = px (prezzo per n° viaggi)

RT = 340x
CF = 20000 + 3000 = 23000
CV = 35x

CT = RT 25000 + 35x = 340x

25000 = 305x
x = 25000 = 81.96
305

DECRETO LEGISLATIVO 111/95 PER VIAGGI, VACANZE TUTTO COMPRESO (pacchetti viaggio)

Serve per tutelare il viaggiatore. È entrato in vigore il 14/10/95 e recepisce la direttiva comunitaria 314/90.

ELEMENTI ESSENZIALI
- Definizione pacchetto turistico o servizio tutto compreso (deve risultare da almeno 2 dei servizi turistici essenziali)
- Il pacchetto deve essere venduto ad un prezzo forfettario e la sua durata deve essere di almeno una notte
- Il venditore è colui che vende servizi tutto compreso proposti dall’organizzatore
- L’organizzatore è colui che organizza in modo non occasionale servizi tutto compreso
- Obbligo della forma scritta del contratto di vendita dei pacchetti turistici
- Obbligo del rilascio al consumatore di una copia del contratto
- Definizione degli elementi del contenuto e dei contenuti degli opuscoli
- Obbligo di fornire al cliente informazioni scritte prima dell’inizio del viaggio (foglio notizie)
- Gli obblighi in materia di revisione prezzi, modifiche contrattuali, recesso, annullamento, mancato o parziale
adempimento dell’organizzatore o venditore
- Definizione responsabilità per i danni a persone o cose
- Costituzione di un fondo di garanzia per insolvenza o fallimento dell’organizzatore o venditore

I VIAGGI A DOMANDA (es: per viaggi di gruppo, scolastici, …)

L’AdV può:
1 – vendere viaggi predisposti dal TO. Ha solo funzione di intermediazione. Al cliente viene consegnato il contratto
sottoscritto dal TO. TO e AdV sono solidalmente responsabili con i fornitori dei servizi per ogni danno causato al
consumatore
2 – costruire viaggi sommando servizi isolati (l’AdV è solo intermediaria)
3 – costruire pacchetti “ex-novo” (anche a richiesta)  TOUR ORGANIZER

VIAGGI ORGANIZZATI (Servizi complessi)

SERVIZI COMPLESSI (o viaggi) SERVIZI DI TRASPORTO
DEVONO COMPRENDERE SERVIZI DI RICETTIVITÁ
ALMENO SERVIZI D’AGENZIA (accoglienza e/o accesso)

A DOMANDA
VIAGGI PRECONFEZIONATI
SOGGIORNI A FORFAIT (comprende diversi servizi a prezzo unico)

1 – VIAGGI A DOMANDA
È preponderante la volontà del viaggiatore. L’operatore ha funzione di assistente.

2 – VIAGGI PRECONFEZIONATI
Sono oggetto di pubblicazioni stagionali. Derivanti da studi e ricerche, vengono offerti al pubblico e il cliente non può
apportare modifiche. La nuova tendenza è comunque quella di prevedere servizi essenziali e servizi facoltativi.

In questi ultimi anni:

- VIAGGI “INCENTIVE” – sono organizzati su domanda di aziende come premio-gratifica per i dipendenti
- VIAGGI “EDUCATIONAL” – viaggi destinati ai dipendenti AdV ad iniziativa di vettori aerei, TO, enti pubblici stranieri

COME SI PROGETTA UN VIAGGIO A FORFAIT (Tour Organizer)

1 fase – Compilazione “foglio notizie”, dove vengono evidenziati tutti gli elementi utili per il viaggio
2 fase – Studio del viaggio
- Scopo del viaggio
- Soggetti a cui è riferito
- Periodo di tempo a disposizione
- Scelta delle località da visitare per la costruzione dell’ITINERARIO
- Scelta delle vie di comunicazione e mezzi di trasporto idonei
- Scelta dei servizi ricettivi
- Scelta dei servizi d’agenzia
- Scelta dei servizi accessori
3 fase – Ripartizione del periodo e costituzione itinerario
4 fase – Costruzione preventivo *
5 fase – Presentazione preventivo al cliente
Viene compilato il “foglio di presentazione” che deve contenere:
- prezzo totale del viaggio
- servizi
- documenti che verranno consegnati
- i limiti di responsabilità AdV
Ad esso viene allegato l’itinerario generico e grafico.
Il foglio di presentazione, se il cliente approva il preventivo, viene firmato per accettazione  è un vero e
proprio contratto per l’acquisto del viaggio (MOD ATOI). Naturalmente il cliente dovrà versare un anticipo
pari al 25 % dell’importo totale (D. Lgs. 111/95)
6 fase - Esecuzione del viaggio
Approvato il preventivo e incassato l’anticipo si provvede a dare esecuzione al viaggio. Fasi:
- Prenotazione servizi (trasporto, ricettività, servizi d’agenzia)
- Emissione titoli definitivi (biglietteria, voucher)
- Itinerario analitico (viene indicato tutto ciò che il cliente deve fare ora per ora)
- Consegna della documentazione al cliente. È l’operazione conclusiva: si consegnano al cliente i
 voucher e i biglietti definitivi con l’itinerario analitico

ONERI FIGURATIVI
- INTERESSI DI COMPUTO - interessi che l’imprenditore avrebbe percepito se avesse investito il denaro in maniera
diversa (es: banca, titoli di stato, azioni)
- STIPENDIO DIREZIONALE – stipendio del direttore/imprenditore
-FITTI FIGURATIVI – se l’imprenditore usa un suo fabbricato per l’attività che è quindi a disposizione dell’agenzia. Sono
i soldi che avrebbe preso se l’avesse dato in affitto ad altri.

IL PREVENTIVO

Il preventivo necessita della compilazione:

- itinerario generico
- piano dei trasporti con relativa tariffazione
- tariffazione servizi ricettivi e turistici
- prospetto riepilogativo per la determinazione del prezzo complessivo del viaggio
Tale determinazione può avvenire:

COSTI NETTI (Full costing) – si sommano i costi dei singoli servizi al NETTO di provvigione, ma comprensivi di IVA. E poi
si aggiunge il MARK-UP.
Se il preventivo è a costi netti, l’imponibile lordo ai fini IVA è rappresentato dal Mark-Up.

COSTI LORDI – si sommano le tariffe dei servizi al lordo di provvigione (i servizi indicati al netto vanno maggiorati dal
beneficio d’agenzia).
Al totale dei costi lordi si aggiungono le spese operative che gravano in misura % solo sui servizi ricettivi e turistici e
non sui trasporti. L’imponibile lordo ai fini IVA è rappresentato dalla somma delle provvigioni + spese operative.

VIAGGIO A DOMANDA : full costing (costi al netto di provvigione costi specifici + mark up)
(costi al lordo di provvigione con recupero spese operative  albergo +
spese operative + trasporto)
VIAGGIO DI GRUPPO : full costing

VIAGGI DI GRUPPO

I viaggi di gruppo sono viaggi effettuati da nuclei di persone con unitarietà di meta e di mezzi di trasporto.
VANTAGGI – di ordine economico- sconti su trasporti
- sconti su alberghi
- sconti su altri servizi
- di ordine spirituale - nuove amicizie
- scambio di idee

Viaggi di gruppo AD OFFERTA = proposta del TO. A partecipazione indeterminata

A DOMANDA = organizzati su itinerario suggerito dai clienti. La partecipazione è predeterminata
perché il numero dei partecipanti è indicato all’atto della richiesta.

L’organizzazione di un viaggio di gruppo a domanda prevede le stesse fasi previste per i viaggi a forfait.
Scopo – soggetti – periodo – scelta località, vie e mezzi di trasporto – scelta servizi ricettivi – scelta servizi d’agenzia –
scelta servizi in corso di viaggio.
VIAGGI DI GRUPPO A DOMANDA
Richiede le stesse operazioni necessarie per un viaggio individuale
Preventivo:
I servizi nei viaggi di gruppo sono sempre tariffati “al netto di provvigione” poiché vengono “contrattati” con i fornitori
dei servizi (ad es. per gli alberghi il prezzo è “forfait hotelier”).
Il preventivo per tanto deve necessariamente essere a “costi netti” o FULL COSTING.
- trasporto
- ricettività costi
- accoglienza specifici
- altri servizi
+ mark up
-------------------
Prezzo viaggio : n° di persone = QUOTA INDIVIDUALE

Esecuzione viaggio a domanda

- deve essere consegnata la lista partecipanti
- viene compilato l’itinerario analitico
- conferma e prenotazione servizi
- emissione titoli di legittimazione : i biglietti collettivi sono consegnati all’accompagnatore mentre a ciascun
partecipante viene di solito consegnata una busta contenente: contromarche, targhette bagagli, ecc

VIAGGI INCENTIVE

A domanda delle aziende, che per incentivare l’attività dei dipendenti o collaboratori offrono dei viaggi gratis come
gratifica e premio.
L’azienda ha un obiettivo al suo interno e se questo viene raggiunto si premia chi per esempio supera le vendite di tot
prodotti, ecc. Si stabiliscono i termini di vincita del premio e quanta percentuale dell’incremento di utile percepito sarà
destinato ai viaggi incentive.
L’organizzazione ha quindi un budget con il quale l’agenzia incaricata dovrà realizzare il pacchetto tutto compreso, con
servizi di alta qualità, periodo di media/bassa stagione, per un periodo non superiore ai 10 giorni.
L’AdV è quindi più limitata nelle sue scelte perché anche gli extra sono compresi, quindi deve essere abile a rimanere
all’interno del budget a sua disposizione.

Incentive tours

Le aziende commerciali nelle loro attività promozionali o di marketing ricorrono a incentivazioni atte a stimolare i
propri dipendenti. La gratificazione è costituita di solito da un bene di difficile conquista o allettante.
Tra questi prodotti incentivanti troviamo il viaggio come premio gratifica o incentive tour.

NUMERO DETERMINATO di vincitori

Ad es: saranno premiati i primi 10 dipendenti o collaboratori che supereranno il
VIAGGIO INCENTIVE target prefissato.
NUMERO INDETERMINATO di vincitori
Ad es: saranno premiati tutti coloro che supereranno il target prefissato

Aumentare: - vendite
OBIETTIVI PER L’AZIENDA - produzione
Migliorare il risultato: - alzare il morale
- azioni promozionali

- fissa un budget in termini di vendite

L’AZIENDA - fissa un budget in termini di spesa per il premio
- se il budget di vendita è realizzato viene speso il budget del premio

Cosa bisogna considerare per programmare un viaggio incentive.

- è confezionato “su misura” e non è da “catalogo”
- il suo costo è tutto compreso (trasporti, alloggio, pasti, escursioni, extra)
- il suo costo è determinato dal piano incentive previsto dall’azienda che lo richiede.
Esempio

OBIETTIVO : DETERMINAZIONE QUOTA DI MAGGIOR UTILE

AUMENTO DA DESTINARE AL PIANO INCENTIVE
VENDITE

N° INDETERMINATO DI N° DETERMINATO
VINCITORI DI VINCITORI

SI DIVIDE LA QUOTA SI DIVIDE LA QUOTA PER

PER IL N° IPOTETICO DI IL N° PROGRAMMATO DI
VINCITORI VINCITORI

- la meta del viaggio è spesso scelta dall’azienda promotrice ma può anche essere suggerita dall’AdV.
- i servizi del viaggio devono essere di prima qualità
- la scelta del periodo di solito in bassa stagione per agevolazioni tariffarie
- durata massima 10 giorni, ma di solito 7 o 8. 3 o 4 per le capitali europee.
- devono offrire una vasta gamma di visite per soddisfare gli interessi dei premiati.

TURISMO CONGRESSUALE

Prevede grossi spostamenti di persone e forme pubblicitarie dirette (mass media) o indirette (passaparola di
conoscenti) per la località.

PCO – Personal Congress Organizer = figura professionale specializzata nell’organizzazione di un congresso. Può essere
un’AdV specializzata o un’agenzia qualificata
Il PCO costruisce il congresso, intrattiene rapporti con tutte le strutture di cui necessita (centro congressi, alberghi,
pubblicità, AdV, agenzie specializzate per attrezzatura audiovisiva)

Si sono affermate due figure:

- Meeting Planner (MP) = figura professionale specializzata
- Professionale Congress Organizer (PCO) = aziende di servizi

I PCO si rivolgono:
- alle AdV per  - trasporti, transfer
- visite
- escursioni
- pre e post congress tour
- alle aziende specializzate per la strumentazione audiovisiva
- ai musei e alle associazioni culturali per  organizzare conferenze
- agli alberghi per  il soggiorno
- ai palazzi dei congressi per  l’uso delle attrezzature
- alle S per  promozione e presentazione
- a interpreti, hostess, dattilografi per  assistenza

Esistono AdV che svolgono attività di PCO e AdV che lavorano in collaborazione con i PCO.

Organizzazione di un congresso

GRUPPO PROMOTORE – è il gruppo che prende l’INIZIATIVA (associazioni, aziende, enti culturali, …)
Crea: - COMITATO ORGANIZZATORE
- SEGRETERIA SCIENTIFICA che: - definisce il tema del congresso
- modalità di svolgimento
- persone da invitare
- relatori
- ospiti d’onore
- tiene contatti con il PCO
- stesura programma definitivo
Il COMITATO ORGANIZZATORE è il REFERENTE del PCO

PCO istituisce

SEGRETERIA TECNICA CONGRESSUALE SEGRETERIA TURISTICA

Segue le operazioni attinenti al congresso. Cura la prenotazione dei servizi turistici:
Ottenuto il consenso del comitato organizzativo circa - trasporto
la sua proposta: - transfer
- riceve il calendario del congresso - assistenza arrivo e partenza
- mailing list - albergo
- prende contatto con la stampa - visite, escursioni
- invia l’invito - pre e post congress tour
- al ricevimento delle adesioni compila l’elenco  spesso il PCO è convenzionato con AdV
partecipanti specializzate nell’incoming.
- contatta le hostess congressuali e gli interpreti
- allestimento sala stampa

Il PCO deve inoltre:

- predisporre il BUDGET, ovvero il preventivo entrate/uscite
- determinare la quota di partecipazione dei congressisti

USCITE – affitto del locale, pagamento relatori, spese apparecchiature, spese hostess, interpreti … + compenso PCO
ENTRATE – somme versate, sponsor, quote d’iscrizione

Se vi è una differenza contenuta tra entrate e uscite (E < U), servirà per coprire eventuali maggiori costi o per
compensare un numero minore di partecipanti.
Se l’iniziativa si conclude con una perdita (E < U), sarà l’associazione promotrice a ripianare il bilancio.

La quota di partecipazione di solito dipende da:

totale compenso entrate n° partecipanti quota

spese PCO sponsor ipotizzato individuale