Organizzare un evento gastronomico, che si tratti di un “piccolo evento” o di un “grande evento”, prevede

una serie di fasi progettuali specifiche dalle quali non si può prescindere.

Chi vuole intraprendere, quindi, la carriera di project management di eventi legati al mondo del food, deve
conoscere quali sono queste fasi e come si sviluppano nel dettaglio, dalla strategia alla parte operativa.

ORGANIZZARE UN EVENTO: LA PRIMA FASE DELL’ IDEAZIONE.

I primi passi per l’organizzazione di un evento food partono dall’idea, da quello che viene chiamato event
concept, vale a dire l’idea-progetto: come si svolgerà in generale l’evento, quali saranno le sue
caratteristiche distintive, gli obiettivi da perseguire, l’esperienza offerta ecc..

LA SECONDA FASE: L’ATTIVAZIONE.

Questa è una fase delicata, perché tutto deve essere studiato nel dettaglio per non rischiare di fare fop. In
particolar modo devono essere effettuate in questo momento tutte le valutazioni circa la reale fattibilità
tecnica ed economica del progetto, la disponibilità economica con una prima ipotesi di business plan, la
ricerca di partner e sponsor, la location, con annessi autorizzazioni, ospiti, l’aspetto della sicurezza ecc…

LA TERZA FASE: LA PIANIFICAZIONE.

La fase della pianificazione è altrettanto delicata e attiene a tutte quelle operazioni di vera e propria
programmazione dell’evento, con particolare attenzione al periodo in cui esso si svolge, evitando per
quanto è possibile, sovrapposizioni con altri eventi rilevanti che si rivolgono allo stesso target e che quindi
possono rivelarsi concorrenziali.

LA QUARTA FASE: LO SVOLGIMENTO.

Il momento clou dell’organizzazione trova la sua massima espressione nello svolgimento dell’evento,

durante il quale non bisogna dimenticare tutti quegli aspetti che, pur previsti in fase di pianificazione,
possono portare a dover affrontarne dei nuovi e per i quali vengono non solo concretizzate le decisioni
prese nelle fasi precedenti, ma anche prese decisioni straordinarie.

LA QUINTA FASE: IL COMPLETAMENTO.

Questa è la fase dello svolgimento delle incombenze amministrative, della cosiddetta rendicontazione
legata alla liquidazione di finanziamenti pubblici e privati.

LA SESATA FASE: LA VALUTAZIONE.

La valutazione di un evento è un momento particolarmente significativo: dai risultati ottenuti potrà

dipendere, infatti, il ripetersi dell’evento, la sua scomparsa oppure il suo affidamento a un altro team di
organizzazione.
In questa fase sarà valutato l’effettivo raggiungimento degli obiettivi prefissati e il grado di soddisfazione da
parte del pubblico e degli stakeholder.