Manuale e documenti

Manuali ed elenchi
Documenti per la sicurezza
Procedure / Istruzioni

<< Logo aziendale >> Modulistica

Valutazione fornitori PSI-08

O
8.6 - Premessa

EM
Il parco Fornitori aziendale è stato suddiviso per categorie di forniture di prodotti/servizi ben definite, differenziate
in base al grado di criticità in:

 Alta criticità

D
 Media criticità
 Bassa criticità

S
Alta criticità Media criticità Bassa criticità

Materie prime (polietilene, etc.,)

AR
Servizi di consulenza (81/2008, ISO 9000,
14000, SA8000, OHSAS 18001)

Servizi di taratura manutenzione

Materiale di consumo
U
Master apparecchiature, analisi ambientali Fornitori di minuteria per la produzione
Q

Dispositivi di protezione
Imballaggi individuale/Indumenti
E

Servizi di trasporto per la consegna dei

Smaltitori e trasportatori di rifiuti
prodotti
R

Installatori, manutentori e
conduttori di impianti Software
U

Assistenza impianti di
ED

Refrigerazione Servizi di pulizie

Ditte appaltatrici presso lo

Stabilimento
C

Manutenzione impianti e
O

dispositivi antincendio
PR

Fornitori di carburante
Fornitori di sostanze pericolose =

Edizione 2015 Revisione 2 Data 04 Luglio 2015 Pagina 5 di 18 Procedure QUARS – PSI-08
 Manuale e documenti
Manuali ed elenchi
Documenti per la sicurezza
Procedure / Istruzioni

<< Logo aziendale >> Modulistica

Valutazione fornitori PSI-08

La società ha disposto di informare a mezzo Informativa tutti i fornitori dell’azienda, circa il trattamento dei dati

O
personali ai sensi dell'art. 13 del D. Lgs. 196/2003, in particolare all’inizio del rapporto di fornitura o sottoscrizione
di accordi. La documentazione è conservata nell’Archivio Privacy e periodicamente controllata. Nel caso in cui

EM
intervengano delle modifiche, il Titolare assicura la distribuzione della documentazione aggiornata alle categorie di
interesse.

D
8.7 - Descrizione attività

S
8.7.1 - Individuazione e valutazione fornitori/subappaltatori e subfornitori

secondo uno o più dei seguenti metodi:

un sistema indiretto:
AR
I fornitori, sub-appaltatori e sub-fornitori individuati sono sottoposti ad un processo di valutazione e selezione
U

o valutazione dei dati storici relativi alle precedenti forniture e/o forniture di prova
Q
o accertamento di certificazione del sistema aziendale (ISO 9001:08, ISO 14001, SA8000 OHSAS 18001)
o accreditamenti/attestazioni possedute dal fornitore
o referenze altri utilizzatori
E

o posizioni di monopolio sul mercato

rapporto qualità/prezzo
R

o
o invio puntuale schede di sicurezza
rispetto regole di comportamento/rispetto ambiente
U

o
o prestazione e impegno a rispondere ai requisiti richiesti dallo standard SA8000 in merito alla
ED

responsabilità sociale
o invio questionario informativo
 un sistema diretto:
o analisi degli esiti di audit di Qualità
C

o analisi degli esiti di audit SA8000

incontro formazione e/o informazione su SA8000 c/o fornitore
O

o
o incontro formazione e/o informazione su SA8000
PR

Il criterio di valutazione è scelto in base alla tipologia del fornitore da qualificare; il sistema indiretto è adottato per
fornitori abituali e ritenuti affidabili, mentre il sistema diretto, in considerazione degli alti costi e dei tempi necessari,
è adottato solo per nuovi fornitori di prodotti molto critici o per fornitori che pur non avendo un vero e proprio
SGI-QUARS, sono potenzialmente qualificabili.

Edizione 2015 Revisione 2 Data 04 Luglio 2015 Pagina 6 di 18 Procedure QUARS – PSI-08
 Manuale e documenti
Manuali ed elenchi
Documenti per la sicurezza
Procedure / Istruzioni

<< Logo aziendale >> Modulistica

Valutazione fornitori PSI-08

8.7.2 - Assegnazione livello di criticità SA 8000

O
In conformità ai requisiti dello standard SA8000, tutti i fornitori, sub-appaltatori e sub-fornitori di materiali e/o

EM
servizi aziendali sono soggetti ad attività di qualifica e valutazione basata sulla tipologia di fornitore, sul settore di
appartenenza, area geografica di provenienza ect. Tale valutazione attribuisce un differente livello di criticità al
fornitore a cui corrisponde un coinvolgimento diverso nell’applicazione del sistema di responsabilità sociale. Lo
scopo che la società intende perseguire è quello di porre in essere azioni di sensibilizzazione

D
delle parti sociali coinvolte, in questo caso fornitori, sub-appaltatori e sub-fornitori, per migliorare le condizioni dei

S
lavoratori in tutta la filiera produttiva nel rispetto dei principi etici sanciti dallo Standard di riferimento.
In riferimento alla SA8000 ai fornitori è richiesto per l’aspetto amministrativo:



il certificato di Iscrizione alla Camera di Commercio
la Partita iva e l’eventuale iscrizione all’Albo degli Autotrasportatori.
AR
U
Per quanto riguarda l’aspetto tecnico:
Q

 è richiesta l’evidenza della proprietà del mezzo

 è controllato il libretto di circolazione
 è verificato l’aggiornamento della revisione e la presenza del “bollino blu”, quest’ultime per ottemperare al
E

processo di sensibilizzazione dei fornitori per il rispetto dell’ambiente.

R

Il procedimento di qualifica del fornitore ai fini della SA8000, inizia con l’inserimento dello stesso nel Piano di
U

Monitoraggio fornitori, effettuato da R-QUARS dopo approvazione di PRS. Il livello di criticità espresso nel Piano di
Monitoraggio fornitori è attribuito a seguito di una serie di valutazioni di cui si dirà subito dopo e fa sì che ad ogni
ED

livello corrisponda una serie di azioni di coinvolgimento differenti.

C
O
PR

Edizione 2015 Revisione 2 Data 04 Luglio 2015 Pagina 7 di 18 Procedure QUARS – PSI-08
 Manuale e documenti
Manuali ed elenchi
Documenti per la sicurezza
Procedure / Istruzioni

<< Logo aziendale >> Modulistica

Valutazione fornitori PSI-08

O
L’assegnazione del livello di criticità segue le indicazioni riportate nelle Tabella 1 sotto riportata. I livelli di criticità

EM
individuati sono:

ASSEGNAZIONE LIVELLO DI CRITICITÀ FORNITORI SA 8000

D
Descrizione parametro Valore Punteggio
Produttore / spedizioniere / vettore 10
TIPOLOGIA DI Grossista / servizi 7
FORNITORE

S
Dettagliante / professionista 4

AR
Forniture materie prime e prodotti finiti settore gomma / plastica, meccanica
e chimica, manutenzione impianti e macchine, forniture prodotti destinati alla 10
vendita
Forniture materie prime, prodotti finiti e servizi settore imballaggi, edilizia,
elettricità ed elettronica, ferramenta, servizi di trasporto, servizi ambientali
5
SETTORE DI ATTIVITÀ
U
Consulenza aziendale (sicurezza, qualità, ambiente, lavoro, legale, etc.,)
forniture computer e prodotti hardware / software e servizi Web ed internet, 3
servizi assistenza informatica
Q

Forniture materiale per ufficio, sanificazione, servizi di fotografia, traslochi,

ricambi auto, pubblicità
1
E

Aziende operanti nel mercato locale 10

DIMENSIONE MERCATO Aziende attive nel mercato regionale 5
R

DI RIFERIMENTO Aziende attive nel mercato nazionale 3

Aziende operanti sul mercato internazionale 1
U

Paesi asiatici, Paesi dell’Est Europa, Paesi non UE o di recente ingresso, paesi
10
ED

del medio oriente, etc.,

AREA GEOGRAFICA DI Paesi appartenenti UE 5
APPARTENEZA Regioni del Sud Italia 3
Regioni del Centro Nord Italia 1
C
O

Conversione
Punteggio finale Risultato
punteggio
PR

Da 35 a 50 Altamente critico 1
Da 29 a 34 Critico 2
Da 14 a 28 Probabilmente critico 3
Da 4 a 13 Scarsamente critico 4

In base al livello di criticità del fornitore attua una o più azioni per monitorare il rispetto dei requisiti dello standard
SA8000 (Si veda Tabella 2). Tali azioni di monitoraggio sono individuate nel piano e sono descritte nel prosieguo.
Inoltre, la società. ha stabilito che la redazione dei contratti di acquisto con i fornitori, la cui criticità è elevata (livello

Edizione 2015 Revisione 2 Data 04 Luglio 2015 Pagina 8 di 18 Procedure QUARS – PSI-08
 Manuale e documenti
Manuali ed elenchi
Documenti per la sicurezza
Procedure / Istruzioni

<< Logo aziendale >> Modulistica

Valutazione fornitori PSI-08

1-2), deve comprendere clausole riguardanti il rispetto dei requisiti dello Standard SA8000.

O
EM
Punteggio Classe di criticità Azioni da mettere in atto
4 Scarsamente critico Lettera di impegno
Lettera di impegno ed invio questionario di valutazione fornitore ai
3 Probabilmente critico
requisiti dello standard SA 8000

D
Lettera di impegno ed invio questionario di valutazione fornitore ai
2 Critico requisiti dello standard SA 8000 + formazione su tematiche sociali
standard

S
Lettera di impegno ed invio questionario di valutazione fornitore ai
1 Altamente critico requisiti dello standard SA 8000 + formazione su tematiche sociali

AR
standard + scambio di informazioni + audit

I fornitori con sistema certificato SA8000, ambientale/qualità/sicurezza o Applicant sono ritenuti non critici
indipendentemente dal numero dei dipendenti, zona geografica di appartenenza, dimensione azienda. R-QUARS a
U
tali fornitori richiede copia del certificato o dello stato di Applicant.
Q

Tale azione verrà ripetuta ogni sei mesi per verificare che il fornitore mantenga il certificato o che lo abbia ottenuto.
R-QUARS, nel caso di fornitore:
E

SCARSAMENTE CRITICO provvede a:

R

 invio della richiesta di adesione ai principi di responsabilità sociale

PROBABILMENTE CRITICO provvede a:
U

 invio della richiesta di adesione ai principi di responsabilità sociale

 invio Questionario di valutazione fornitori SA8000
ED

CRITICO provvede a:
 invio della richiesta di adesione ai principi di responsabilità sociale
 invio Questionario di valutazione fornitori SA8000
C

 organizzare delle sessioni di formazione che coinvolgano il fornitore circa le tematiche di responsabilità
sociale e contenuti dello standard SA8000
O

ALTAMENTE CRITICO provvede a:

 invio della richiesta di adesione ai principi di responsabilità sociale
PR

 invio Questionario di valutazione fornitori SA8000

 organizzare delle sessioni di formazione che coinvolgano il fornitore circa le tematiche di responsabilità
sociale e contenuti dello standard SA8000
 richiesta di scambio di informazioni
 pianificare ed effettuare Audit.

La società mantiene registrazioni appropriate sull’impegno in ambito di responsabilità sociale dei

fornitori/subcontraenti e, ove appropriato, dei sub-fornitori. A tal fine R-QUARS invia a tutti i fornitori, qualsiasi sia il

Edizione 2015 Revisione 2 Data 04 Luglio 2015 Pagina 9 di 18 Procedure QUARS – PSI-08
 Manuale e documenti
Manuali ed elenchi
Documenti per la sicurezza
Procedure / Istruzioni

<< Logo aziendale >> Modulistica

Valutazione fornitori PSI-08

O
EM
8.7.3.1 - Valutazione dati storici / fornitura di prova

Nella fase iniziale d’introduzione del SGI-QUARS e ogni anno, R-QUARS raccoglie informazioni e dati relativi alle al

D
fornitore e alle forniture dell’ultimo anno ed effettua una valutazione stesse assegnando ai criteri definiti nella
tabella che segue:

S
AR
Criterio Punteggi
NO SI
Certificazione ISO 9000
- 10
NO SI
U
Certificazione ISO 14001 / EMAS
Q
Certificazione SA 8000 / OHSAS NO SI
18001:2007 - 10
Fino a 1 anno Oltre 1 anno e fino a 3 anni Oltre 3 anni
Dati storici
E

2 5 10
Qualificato Qualificato con riserva Non qualificato
R

Forniture di prova
6 3 1
U

Buono Da migliorare
Rapporto Qualità/Prezzo
5 -
ED

3 referenze Da 4 a 9 referenze Oltre 10 referenze

Referenze / altri utilizzatori
3 5 10
Tra i primi 5 Tra 6 e 19 Oltre 20
Leader sul mercato
10 5 0
C

NO SI
Accreditamenti / attestazioni
O

- 5
Processo SGI-QUARS
Audit
PR

5 10
SI NO
Invio puntuale schede di sicurezza
5 -
Rispetto regole di comportamento SI NO
ambientale 5
Capacità di rispondere ai requisiti Qualificato Qualificato con riserva Non qualificato
richiesto dallo standard SA 8000 in 10 5 -
merito alla responsabilità sociale

Edizione 2015 Revisione 2 Data 04 Luglio 2015 Pagina 12 di 18 Procedure QUARS – PSI-08
 Manuale e documenti
Manuali ed elenchi
Documenti per la sicurezza
Procedure / Istruzioni

<< Logo aziendale >> Modulistica

Valutazione fornitori PSI-08

8.7.5 - Qualificazione ed inserimento nella lista fornitori qualificati

O
Per fornitori attivi è predisposta la Scheda fornitore che registra i dati anagrafici e tecnici. I fornitori attivi sono

EM
sottoposti ad un processo di valutazione e successiva qualifica. La valutazione è realizzata assegnando ad ogni
elemento disponibile il punteggio indicato in tabella.

Al termine della valutazione, secondo il punteggio raggiunto è assegnato il livello di approvazione indicato nella

D
tabella.

Livello di qualificazione Punteggio

S
Qualificato Da 35 in su
Qualificato con riserva Da 19 a 34
Non qualificato

AR
Fino a 18

A seguito della valutazione, R-QUARS aggiorna la Scheda Fornitore registrando la qualifica raggiunta.
U
I fornitori risultati qualificati sono inseriti nella lista fornitori.
Q

Nella lista fornitori sono definiti, in relazione ai prodotti/servizi forniti, nel relativo campo gli aspetti ambientali
negativi. La lista dei fornitori è trasmesso periodicamente a seguito aggiornamenti AGI. Ogni reparto dispone
dell’elenco fornitori di proprio interesse con l’elenco degli aspetti ambientali negativi. I fornitori in base a quanto
E

previsto nella lista sono sensibilizzati con informazioni durante la fornitura e successive e-mail di informazione. Nel
R

campo note generalmente sono riportate informazioni utili al processo di qualifica. A seconda del sistema di
qualifica applicato è riportato:
U

 la data di scadenza del certificato e l’esito dell’audit annuale da parte dell’Ente preposto, per i fornitori che
ED

dispongono di SGI-QUARS certificato

 il numero di forniture negative nel periodo considerato, per i fornitori valutati con i dati storici delle forniture.

Tale documento è redatto, gestito ed aggiornato da R-QUARS, approvato da PRS e consegnato a RAC per
C

assicurare l’acquisizione di prodotti/prestazioni esclusivamente ai fornitori inseriti nella lista. La qualifica dei
O

fornitori ha validità annuale ed è rinnovata o no per l’anno successivo in base alla valutazione dei dati raccolti del
controllo delle forniture o a seguito di verifiche ispettive di sorveglianza. Nel caso in cui nell’anno di riferimento si
PR

verifichino 5 forniture negative o trascorra il periodo di qualificazione senza che abbia avuto luogo alcuna fornitura,
R-QUARS sospende la qualifica del fornitore e l’eventuale rinnovo avviene secondo l’iter descritto per la prima
valutazione. I fornitori che non raggiungono un punteggio minimo di qualifica sono annotati nella lista con la
dicitura fornitori con riserva e sono sottoposto alla valutazione di ulteriori 2 forniture; in caso di esito positivo delle
stesse è considerato qualificato e inserito nella lista fornitori. I fornitori che nel corso dell’anno hanno dato luogo a
meno di tre forniture sono inseriti nella lista come fornitori in prova conclusa la terza fornitura con esito positivo
sono classificati qualificati. Il punteggio di qualifica determina generalmente una priorità nella scelta del fornitore ad
eccezione di quei fornitori che sono per situazioni contingenti obbligatori.

Edizione 2015 Revisione 2 Data 04 Luglio 2015 Pagina 17 di 18 Procedure QUARS – PSI-08