People Analytics:

migliora le
prestazioni aziendali

Questa guida ti
insegnerà tutto ciò che
devi sapere sul people
analytics, esplorando
il campo dell'analisi
delle persone.
 Oggi più del 70% delle
aziende afferma di

considerare People
Analytics una priorità
assoluta.

Ti stai chiedendo come misurare il tasso di

coinvolgimento dei tuoi dipendenti o come migliorare le
prestazioni dei tuoi collaboratori? Con People Analytics
puoi gestire le tue persone in modo più efficace
utilizzando fonti di dati affidabili. Combinando esperienze
personali come professionista delle risorse umane e
utilizzando dati scientifici che possono anche aiutare ad
anticipare determinati scenari puoi ottenere le risposte
1 per creare una forza lavoro più produttiva.

Indice

Cosa si intender per People Analytics?

Page 3

7 Indicatori chiave delle risorse umane

Page 5

Registri di rilevazione delle presenze

Page 9

Dati relativi alle ferie dei dipendenti

Page 11

Conclusioni

Page 14
 Cos’è la People
Analytics?
Spieghiamo la People Analytics

People Analytics incorpora l'uso di dati di persone

reali o di dati HR per aiutare la tua azienda e la tua
forza lavoro a prendere decisioni migliori e risolvere i
suoi problemi. Questi dati devono essere

raccolti e analizzati al fine di migliorare le prestazioni

3 della forza lavoro di un'organizzazione.

Approfondimenti basati sui dati, solitamente sotto

forma di report, forniranno una rappresentazione
visuale di ciò che l'azienda sta facendo bene o di ciò
che non funziona e necessita di miglioramenti.
 Cos’è la People
Analytics?

I leader HR devono allineare i dati e le iniziative delle

risorse umane agli obiettivi strategici
dell'organizzazione. People Analytics può aiutare a
capire quanto siano utili le iniziative e può essere
applicato per analizzare le correlazioni tra iniziative e
4 obiettivi strategici. Una volta che i dati sono stati
registrati e raccolti, fornirà ai professionisti delle
risorse umane informazioni utili. Il processo dovrebbe
essere continuo per poter vedere un miglioramento.

Innanzitutto, identifichiamo alcune importanti

misurazioni del successo, utilizzando i KPI. È quindi
possibile valutare le People Analytics in base ai dati
ottenuti dai KPI. Se i risultati non sono quelli previsti, i
dati possono aiutarti a prendere decisioni più
informate. Dopo questa sezione, ti spiegheremo
alcune analisi chiave delle persone che tutti i
responsabili delle risorse umane dovrebbero
monitorare e indagare, come i dati sulle presenze dei
dipendenti e i dati sui periodi di ferie dei collaboratori.
 È molto comune parlare di KPI nel marketing e nelle vendite,
ma sempre più responsabili delle risorse umane stanno
aumentando l'uso di questi indicatori nel loro lavoro
quotidiano. In questo eBook, discuteremo i sette indicatori
5 chiave utilizzati per monitorare la gestione delle risorse
umane.

I KPI possono aiutare a determinare i risultati di People

Analytics. È importante per misurare come dovrebbe essere
una prestazione adeguata. Se i risultati del lavoro non
vengono misurati, come si può migliorare la gestione delle
persone? Per misurare il successo, è importante identificare i
KPI.

️Scarica qui il nostro modello KPI gratuito

 Cosa sono i KPI
Un Key Performance Indicator (KPI) è una metrica che misura
l'efficacia con cui un'azienda sta raggiungendo i suoi principali
obiettivi di business, attraverso lo svolgimento di una
particolare attività o processo. Gli indicatori di performance
serviranno come riferimento per analizzare quanto la tua
azienda è vicina al raggiungimento dei suoi obiettivi.

Ad esempio, il tasso di apertura della tua newsletter: la

percentuale di persone che aprono la tua newsletter
determinerà la pertinenza e la qualità del contenuto che hai
inviato. Monitorare il tasso di apertura di ogni newsletter che
invii può aiutarti a valutare l'efficacia dei tuoi post a seconda
dell'obiettivo che desideri raggiungere.

6 Caratteristiche di un KPI

- Concreto: il KPI dovrebbe essere tangibile e dovrebbe

rappresentare un obiettivo specifico.

- Misurabile: se non puoi misurare un KPI, non è un KPI.

- Raggiungibile: sii realistico quando definisci i KPI che

determineranno il tuo successo.

- Rilevante: monitora solo le cose che contano davvero, non

perdere tempo con indicatori che non contribuiscono in alcun
modo alla tua azienda.
 I KPIS più importanti nelle risorse umane

preservare i talenti

La conservazione del talento in azienda è un KPI che indica la

stabilità del lavoro di un'azienda. Ciò consente di conoscere il tasso
medio di fidelizzazione dei dipendenti in azienda pur essendo
anche collegato ad altri fattori come la retribuzione o il clima
lavorativo. Oltre al costo della perdita di un dipendente, la perdita
di talenti ti costringerà a spendere tempo e denaro per reclutare un
nuovo dipendente. Un indice elevato di turnover del personale
implica costi elevati per il datore di lavoro. Il tasso di fidelizzazione
dei talenti viene calcolato confrontando il numero di lavoratori
entrati in azienda in un determinato periodo rispetto a quelli che
sono rimasti nello stesso periodo.

7 Durata nella posizione

L'elevata fidelizzazione dei dipendenti è strettamente correlata al

periodo di tempo in cui lavorano nella stessa posizione. Se sentono
di non essere promossi, molti dipendenti tendono a cercare nuove
opportunità altrove. È possibile calcolare il tempo medio impiegato
da un dipendente per l'ascesa contando il numero di mesi
necessari a ciascun dipendente con la stessa posizione e dividendo
il risultato per il numero totale di dipendenti dell'azienda.

Assenteismo

Qui si misurano le assenze dovute a ritardi, congedi per malattia,

congedi di maternità o di paternità, assenze giustificate o non
giustificate. Questo indicatore può aiutare a prevedere i numeri che
ti aspetti. Sulla base del valore medio delle ore lavorate è possibile
quantificare l'impatto dell'assenteismo sui costi dell'azienda.

 Tempo medio di reclutamento

È il tempo medio che intercorre tra un dipendente che

annuncia la scelta di lasciare un'azienda e la selezione di
un altro candidato per sostituirlo.

È possibile ottimizzare il tempo medio di ogni nuova

assunzione ma attenzione, nel processo possono essere
inclusi molteplici fattori.

Istruzione e formazione

I corsi per i dipendenti hanno un impatto diretto sulle

prestazioni delle aziende. Questo KPI ha lo scopo di
aumentare i livelli di produttività di ciascun dipendente,
creando strategie specifiche per aumentare i tassi di
8 fedeltà e soddisfazione delle persone.

Tempo medio per raggiungere gli obiettivi

Questo KPI misura l'efficienza della tua forza lavoro,

misurando quanto tempo medio impiega per
raggiungere determinati traguardi e obiettivi.

Questi obiettivi saranno stati fissati a seconda della loro

posizione in azienda.

Infortuni sul lavoro

Essere in grado di misurare il numero di infortuni sul

lavoro è estremamente importante per evitare e
prevenire potenziali problemi futuri.
 monitoraggio delle ore di lavoro e delle presenze

Migliora la raccolta e l'analisi dei dati monitorando le

ore che i tuoi dipendenti trascorrono lavorando

Il monitoraggio dell'orario di lavoro dei dipendenti è una delle

9
funzioni più basilari del dipartimento delle risorse umane. In questo
eBook condivideremo con te i dettagli su come tenere facilmente
traccia delle ore di lavoro dei dipendenti e generare report per il
monitoraggio del tempo nella tua azienda. Lo faremo presentando
un sistema completo che semplifica la rilevazione delle presenze e
monitoraggio delle ore dei collaboratori. Se hai avuto problemi con
altri strumenti o sei stanco di utilizzare fogli di calcolo Excel per
tenere traccia di tutto, abbiamo la soluzione perfetta per tutti i tuoi
problemi di rilevazione delle presenze. Scarica il nostro modello
gratuito per il monitoraggio del tempo dei dipendenti!

In cosa consiste la rilevazione delle presenze?

Ore esaminiamo cos'è il monitoraggio delle ore di lavoro e delle

presenze dei dipendenti e cosa significa: il software conta le ore
lavorative dei dipendenti e come queste sono distribuite nell'arco
della giornata, incluso gli straordinari e le ore non completate.
 Perché è importante utilizzare giusti strumenti

per il monitoraggio del tempo e delle presenze?

La risposta semplice a questa domanda è: per l'accuratezza e per

un migliore monitoraggio delle ore lavorative dei dipendenti.
Una delle domande più comuni che pongono i responsabili delle
risorse umane è: "Come faccio a monitorare la presenza dei
dipendenti in un modo più flessibile e automatizzato per
aumentare l’accuratezza del monitoraggio?"

Con la nuova tendenza in rapida evoluzione dell'orario di lavoro

flessibile, è evidente quanto sia fondamentale trovare il sistema
giusto per registrare in modo accurato le ore di lavoro dei
dipendenti. Tuttavia, il più delle volte, il compito di inserire le
proprie ore viene trascurato. Il risultato di ciò è che le ore lavorate
vengono spesso lasciate non registrate. I lavoratori devono
10 quindi fare affidamento sui propri appunti, schede attività
cartacee, cronologia e-mail e agenda per tenere traccia del
tempo. Sappiamo tutti quanto siano inaffidabili questi sistemi.
Inoltre, questo tipo di monitoraggio dell’orario è noto per non
essere preciso. L'errore umano è inevitabile, tutti commettiamo
errori, motivo per cui dovrebbero essere introdotti software
online, riducendo al minimo il rischio.

Software di monitoraggio personalizzato

Personalizzazione significa che tutte le informazioni di cui potresti

aver bisogno per prendere decisioni più intelligenti sono a
portata di mano. Dal visualizzare le ferie dei dipendenti, a vedere
chi lavora da remoto o aggiungere note a un turno. Desideri dati
di People Analytics più accurati? Perché non scaricare il nostro
modello Excel gratuito per il controllo orario e le presenze.
 vantaggi e possibili svantaggi del software
di rilevazione delle presenze

Vantaggi
possibili svantaggi

- Sapere quale dipendente sta - La produttività dei

lavorando, dove e a che ora. dipendenti può essere
Questo è molto utile in caso di influenzata negativamente se
emergenza
il monitoraggio del tempo
- Semplifica la gestione degli non viene gestito
orari flessibili monitorando le correttamente

ore lavorate
- L'osservazione dei lavoratori
- Gestisci i turni può diventare troppo
semplicemente dando uno invadente, provocando la
sguardo alla pagina che paura di essere osservati
include gli orari di tutti i troppo da vicino

11
lavoratori, particolarmente - Una maggiore sorveglianza
utile se la tua azienda ha un durante l'orario di lavoro
elevato turnover del personale
potrebbe causare ansia tra i
- Tieni il conto delle ore dipendenti
lavorate dai dipendenti, per
vedere se hanno lavorato
troppe o troppe poche ore
Pertanto, ti consigliamo di comunicare i vantaggi di incorporare il
software di monitoraggio del tempo e rilevazione delle presenze
nella tua azienda con i tuoi dipendenti, questo aiuterà a evitare lo
stress aggiuntivo. Enfatizzare i vantaggi che questo sistema porta
è assolutamente fondamentale. In caso contrario, i tuoi dipendenti
potrebbero perdere la fiducia in te e potrebbero anche perdere la
motivazione.
 Dati delle ferie dei dipendenti

Monitora le ferie dei tuoi dipendenti e crea report

personalizzati, così puoi analizzare People
Analytics

La gestione delle ferie dei dipendenti e il monitoraggio delle

assenze è una metrica fondamentale per misurare la
produttività del tuo team.

Tutti meritano una pausa dal lavoro, quindi, una gestione

efficace del tempo libero è essenziale per un'azienda.
Concordare chi e quando può prendersi le ferie è più facile
nelle aziende più piccole, ma quando il numero dei dipendenti
cresce, la gestione di ferie e assenze diventa sempre più
complicata e può rivelarsi un vero e proprio “Tetris”.

11
Leggi questi 3 suggerimenti per una gestione
efficace di ferie e assenze:

1.Conoscere la legge sul diritto alle ferie e sui

diritti dei dipendenti

Sembra ovvio, ma è sempre importante assicurarsi di essere

aggiornati con le politiche legali, soprattutto se la tua azienda
ha uffici sparsi in tutto il mondo. Ogni paese ha le sue leggi in
materia di ferie e devi conoscerle.

In alcuni casi, i contratti collettivi (sempre a favore del

dipendente) possono modificare leggermente tali leggi.
Pertanto, è obbligatorio esaminare i contratti dei dipendenti. Il
dipendente può rinunciare alle ferie in cambio di denaro? Qual
è il diritto alle ferie annuali minime? Cosa dice il diritto del
lavoro per i giorni festivi?

 Il responsabile delle risorse umane dovrebbe tenere d'occhio le

notizie e le leggi, per evitare che si verifichino problemi seri. Inoltre,
il dipendente deve essere consapevole di ciò che il suo contratto
recita e delle attuali normative a riguardo di questo argomento in
modo da non fraintendere nulla.

2.Conosci l'ordine di priorità

In alcune aziende esiste uno standard in base al quale le ferie

vengono decise prima da alcuni dipendenti. O nel peggiore dei
casi, l'azienda decide chi ottiene la preferenza in uno scenario
conflittuale. Queste linee guida normalmente si concentrano su:

- Dipendenti con figli. Per aiutare i propri dipendenti a conciliare

lavoro e famiglia, molte aziende favoriscono i dipendenti con
bambini in età scolare in modo che possano chiedere un permesso
11
12
quando i loro figli non devono andare a scuola. Ad esempio, in
estate.

- Anzianità. Il personale che è in azienda da più tempo è quello che

ottiene la prima scelta. Questo può essere visto come un segno che
l'azienda apprezza la lealtà del collaboratore.

- Sistema di rotazione. Uno dei modi più giusti per decidere le ferie,
in quanto prima o poi a ciascuno toccherà decidere per primo.

I dipendenti devono sapere quale sistema viene utilizzato nella loro

azienda in modo da potersi adattare e organizzare, per evitare
incomprensioni e un ambiente di lavoro teso.

3.Utilizzare il software HR appropriato per gestire le

ferie e le assenze

Se sappiamo cosa dice la legge e l'ordine di priorità nella nostra

azienda (se esiste), abbiamo bisogno di un modo per tenere traccia
di ogni assenza e richiesta, che non sia con un foglio Excel.

 I fogli Excel possono sembrare una buona soluzione, ma a

lungo termine creano confusione e possono rivelarsi piuttosto
dispendiosi in termini di tempo. Un calendario Excel richiede
personalizzazione, competenze tecniche e molto tempo. Può
diventare obsoleto molto facilmente e rapidamente se
qualcuno riceve il documento sbagliato.

Il modo migliore per gestire le assenze dei tuoi dipendenti è

utilizzare un sistema di monitoraggio delle ferie, una
funzionalità inclusa nel nostro software che offre l'automazione
di tutte queste attività. Ogni dipendente può accedere al
proprio account e richiedere un periodo di ferie in pochi clic. Il
loro supervisore riceverà quindi un'e-mail e accetterà o
13
11 rifiuterà la loro richiesta dopo aver esaminato il calendario del
team. Rimanere organizzati e assicurarsi che ci siano ancora
abbastanza persone nel team per completare la richiesta di
lavoro è molto importante. La nuova assenza verrà aggiornata
automaticamente sul calendario in modo che tutti in azienda
sappiano che il dipendente non sarà disponibile in ufficio e
potranno quindi adattarsi di conseguenza.

I calendari di Factorial possono adattarsi ai giorni festivi della

tua regione o città e l'amministratore può creare una politica
per le vacanze, per assicurarsi che tutti i dipendenti sappiano
quanti giorni di ferie hanno. Se i dipendenti non hanno
utilizzato tutte le ferie, la soluzione HR di Factorial ti offre la
possibilità di accumulare ferie e trasferirle da un anno all'altro.
 In che modo la gestione delle ferie dei dipendenti
con un software hr può aiutare il tuo team?

- Tutti i dati relativi a ferie e assenze possono essere generati nei

14
11 report, quindi i manager dispongono di tutti i dati necessari per
tenere traccia delle ferie dei dipendenti e prendere decisioni
migliori.

- Risposte più rapide dai responsabili delle risorse umane ai

dipendenti in merito alle richieste di ferie e permessi, qualcosa
che i dipendenti apprezzano molto quando non vedono l'ora di
trascorrere qualche giorno fuori dall'ufficio.

- Mantiene i tuoi documenti al sicuro, impedendoti di perdere

importanti informazioni riservate o di avere gli occhi sbagliati che
leggono qualcosa che non dovrebbero.

- È utile anche per i dipendenti, poiché possono anche accedere

al software e controllare i dati personali.

- E infine, i dipendenti avranno una versione limitata del software

per impedire la visualizzazione di informazioni che non si
desidera condividere con loro!

 Metriche chiave delle risorse umane

sull'assenteismo

L'assenteismo dei dipendenti è una delle metriche chiave da

tenere d'occhio! La tua azienda può utilizzare People Analytics
per misurare l'impatto di queste metriche. In particolare, ci sono
tre aree da considerare:

1. Tasso di assenze dei dipendenti - altrimenti noto come tasso di

assenze non programmate. Questa metrica tiene traccia della
percentuale di dipendenti assenti in un determinato periodo.

2. Indice di produttività dei dipendenti: con un numero crescente

di lavoratori che lavorano da casa o devono viaggiare per lavoro,
14
11 la produttività è un parametro chiave da monitorare.

3. Spese per gli straordinari del personale: i dipendenti che fanno

gli straordinari tendono ad aver bisogno di più ferie altrimenti si
ritrovano esausti. Se noti molte ore di lavoro straordinario dei
tuoi dipendenti superiori al normale, fai attenzione!

È importante rimanere informati sui cambiamenti e monitorare la

felicità e il benessere dei tuoi collaboratori. Se un dipendente è
soddisfatto del proprio lavoro e delle prospettive future in
azienda, è più probabile che sia leale, laborioso e produttivo. Le
metriche delle risorse umane come il tasso di soddisfazione sul
lavoro e l'indice di produttività dei dipendenti ti aiuteranno a
capire come si sentono i tuoi dipendenti.
 ConclusionE

People Analytics non riguarda solo la raccolta e l’analisi di dati

delle risorse umane rispetto alle ore di lavoro e le presenze,
l'archiviazione dei registri e i dati su ferie e assenze dei
dipendenti. Tuttavia, queste informazioni sono essenziali e ogni
professionista delle risorse umane dovrebbe tenerne conto
come valori fondamentali delle migliori pratiche. People
Analytics può anche aiutarti a misurare altri fattori chiave come le
prestazioni dei dipendenti. Ma prima di implementare People
Analytics nella tua azienda, è fondamentale evidenziare i
contributori fondamentali al successo, ovvero i KPI.

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Factorial è un software HR che fornisce una gestione
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