Panoramica del capitolo

Personalizzare l’aspetto
dei messaggi, pagina 100

Aggiungere automaticamente
la firma ai messaggi,
pagina 106

Creare e
formattare
grafici
professionali,
pagina 92
3 Inviare messaggi
di posta elettronica
In questo capitolo si imparerà a eseguire le seguenti operazioni:
✔ Lavorare nella finestra del messaggio.
✔ Creare e inviare messaggi.
✔ Allegare file ai messaggi.
✔ Creare e formattare un grafico professionale.
✔ Personalizzare l’aspetto dei messaggi.
✔ Aggiungere automaticamente la firma ai messaggi.

Anche se Microsoft Office Outlook 2007 comprende utili componenti per gestire il calenda-
rio, i contatti, le attività e le note, il principale motivo per cui molte persone usano Outlook
è per inviare e ricevere messaggi di posta elettronica. Nell’ultima decina d’anni, la posta
elettronica (o e-mail) è diventata una forma di comunicazione aziendale accettata e addi-
rittura necessaria. E naturalmente, molte persone usano la posta elettronica per rimanere
in contatto con amici e familiari, sia al lavoro che a casa. Outlook permette di connettersi a
più account di posta, sia in una rete aziendale sia su Internet, e fornisce tutti gli strumenti
necessari per inviare, rispondere, organizzare, filtrare, ordinare, trovare e gestire in altri
modi i messaggi di posta.

Suggerimento In questo capitolo e in tutto il corso del libro, può capitare che ci si riferisca
ai messaggi di posta elettronica chiamandoli semplicemente messaggi.

Quando invii dei messaggi da Outlook, puoi:

● Inserire degli allegati, come documenti, fogli elettronici o immagini.

● Personalizzare i messaggi utilizzando i colori, i caratteri, gli sfondi, le firme elettroni-

che e i biglietti da visita elettronici.
● Impostare nel messaggio opzioni come pulsanti di voto, priorità, riservatezza e
promemoria.

73
74 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

● Richiedere una conferma elettronica quando un messaggio è consegnato nella casset-

ta postale del destinatario o aperto dal destinatario.
In questo capitolo, esaminerai gli elementi dell’interfaccia della finestra del messaggio in
aggiunta a quelli della finestra del contatto descritti nel capitolo 2 “Gestire le informazioni
sui contatti”. Creerai e invierai dei messaggi, imparerai vari modi per impostare i destinatari
e ti eserciterai a inviare messaggi con e senza allegati. Quindi creerai e formatterai un grafi-
co professionale usando la nuova e divertente funzionalità SmartArt che si trova in Outlook,
ma anche in Microsoft Office PowerPoint 2007 e Microsoft Office Word 2007. Infine, speri-
menterai vari modi per personalizzare un messaggio, per esempio modificando i caratteri e
lo sfondo e aggiungendo una firma.

Importante Utilizzerai i messaggi creati in questo capitolo come file per le esercitazioni nei
capitoli successivi del libro.

Vedi anche Hai bisogno solo di un veloce ripasso sugli argomenti di questo capitolo?
Consulta le voci della sezione Guida rapida alle pagine xliv-xlvi.

Importante Prima di poter utilizzare i file di esercitazione di questo capitolo, li dovrai instal-
lare dal CD allegato al libro nella loro posizione predefinita. Vedi “Usare il CD del libro” a pagi-
na xxvii per ulteriori informazioni.

Risoluzione dei problemi In questo libro, le immagini e le istruzioni che fanno riferimento
al sistema operativo riflettono l’interfaccia utente di Microsoft Windows Vista. Se sul tuo com-
puter è installato Windows XP e trovi difficile seguire le istruzioni così come sono riportate,
vedi “Informazioni per gli utenti di Windows XP” all’inizio del libro.

Lavorare nella finestra del messaggio

Outlook visualizza i messaggi di posta nel modulo Posta elettronica. Quando crei o rispondi
a un messaggio di posta, esso viene aperto in una finestra di messaggio. La finestra del
messaggio contiene una serie di comandi separati da quelli nella finestra di programma di
Outlook. Puoi formattare e modificare i messaggi di posta da inviare utilizzando i comandi
della finestra del messaggio.

I comandi relativi alla gestione dei messaggi (come quelli per salvare, stampare, proteggere
e condividere un messaggio) sono disponibili nel menu Office.

Vedi anche Per maggiori informazioni sugli elementi della barra multifunzione, vedi
“Lavorare nella finestra del contatto“ nel capitolo 2 “Gestire le informazioni sui contatti“.
 Lavorare nella finestra del messaggio 75

In questa esercitazione, esplorerai gli elementi della finestra del messaggio che cambiano
rispetto a quelli della finestra del contatto descritti nel capitolo 2 “Gestire le informazioni
sui contatti”. Non ci sono file per questa esercitazione.

ASSICURATI di aver avviato Outlook e che sia visualizzata la Posta in arrivo prima di comin-
ciare l’esercitazione.

1. Nella barra degli strumenti Standard, fai clic sul pulsante Nuovo messaggio di posta
Nuovo elettronica.
messaggio di
posta elettronica Si apre una finestra di messaggio senza titolo.

Pulsante Personalizza Barra del titolo che mostra

barra di accesso rapido l’oggetto del messaggio

Intestazione del messaggio Pulsante

Righello

Importante A seconda della risoluzione dello schermo e della dimensione della fine-
stra di messaggio che si apre, potresti vedere più o meno pulsanti in ciascun gruppo,
oppure le icone dei pulsanti potrebbero essere più grandi o più piccole di quelle mostra-
te nel libro. Cambia la dimensione della finestra del messaggio per comprendere l’effetto
prodotto sull’aspetto dell’interfaccia.
76 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

2. Poi, nell’angolo superiore sinistro della finestra del messaggio, fai clic sul pulsante
Microsoft Office per visualizzare il menu.
Pulsante
Microsoft Office

Nota che, sebbene tu stia lavorando nella finestra del messaggio, puoi creare qualsiasi
tipo di elemento di Outlook dal menu Office. Approfondiremo la conoscenza dei co-
mandi disponibili nel menu Office in altri capitoli del libro.
Vedi anche Per maggiori informazioni su come limitare le autorizzazioni per
inoltrare, copiare o stampare i messaggi che invii, vedi “Proteggere la posta
elettronica” nel capitolo 12 “Personalizzare e configurare Outlook”. Per informazioni
sui comandi di stampa, vedi “Stampare i messaggi” nel capitolo 4 “Gestire i messaggi
di posta”. Per informazioni sui comandi disponibili nella finestra di dialogo Opzioni
editor, vedi “Personalizzare le impostazioni di Office e Outlook” nel capitolo 12
“Personalizzare e configurare Outlook”.

3. Fai clic fuori dal menu Office per chiuderlo.

4. Fai clic sul pulsante Personalizza barra di accesso rapido.
Compare un menu di comandi e opzioni di personalizzazione di uso comune.
Personalizza
barra di accesso
rapido
 Lavorare nella finestra del messaggio 77

Se fai clic su un comando della prima sezione del menu, questo viene aggiunto alla
barra di accesso rapido.
Vedi anche Per informazioni sulla personalizzazione dei comandi visualizzati sulla
barra di accesso rapido, vedi “Rendere facilmente accessibili i comandi preferiti in
Outlook” nel capitolo 12 “Personalizzare e configurare Outlook”.

5. Nel menu Personalizza barra di accesso rapido, fai clic su Mostra sotto la barra
multifunzione.
La barra di accesso rapido si sposta a metà tra le schede e l’intestazione del mes-
saggio. Potresti trovare utile questa posizione se aggiungi così tanti comandi alla
barra di accesso rapido al punto da nascondere il testo del titolo della finestra del
messaggio.

Posizione alternativa
per la barra di accesso rapido
78 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

6. Nel menu Personalizza barra di accesso rapido, fai clic su Mostra sopra la barra
multifunzione per riportare la barra di accesso rapido nella sua posizione originale.
I comandi della finestra del messaggio sono organizzati in gruppi su quattro schede:
● Messaggio

● Inserisci

● Opzioni

● Formato testo

Suggerimento In base ai programmi installati sul tuo computer, la tua barra multi-
funzione potrebbe visualizzare schede e gruppi diversi da quelli qui descritti.

Per impostazione predefinita, è attiva la scheda Messaggio. In questa scheda, i pul-

santi relativi a comandi per creare messaggi sono organizzati in sei gruppi:
● Appunti

● Testo base

● Nomi

● Includi

● Opzioni

● Strumenti di correzione

Per comporre e inviare un messaggio di posta standard, è sufficiente utilizzare i co-

mandi di questa scheda.
7. Fai doppio clic sulla scheda Messaggio.
Facendo doppio clic, la scheda attiva nasconde la barra multifunzione, lasciando più
spazio per il messaggio.

Schede nascoste
 Lavorare nella finestra del messaggio 79

8. Fai clic sulla scheda Inserisci.

La barra multifunzione è nuovamente mostrata, con la scheda Inserisci attiva.

Suggerimento Se fai clic fuori dalla barra multifunzione (per esempio, nel riquadro
contenuto) la barra multifunzione viene di nuovo nascosta. Questo comportamento ri-
mane predefinito finché fai di nuovo doppio clic su una scheda.

In questa scheda, i pulsanti relativi a comandi per inserire elementi sono organizzati in
sei gruppi:
● Includi

● Tabelle

● Illustrazioni

● Collegamenti

● Testo

● Simboli

9. Fai clic sulla scheda Opzioni.

In questa scheda, i pulsanti relativi a comandi per modificare il formato e l’aspetto dei
messaggi e compiere azioni sono organizzati in cinque gruppi.
● Temi

● Campi

● Formato

● Verifica

● Altre opzioni
80 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

10. Fai clic sulla scheda Formato testo.

In questa scheda, i pulsanti relativi all’aspetto del contenuto del messaggio sono orga-
nizzati in sei gruppi:
● Appunti
● Carattere

● Paragrafo

● Stili

● Zoom

● Modifica

Molti comandi di questa scheda appaiono anche nella scheda Messaggio.

CHIUDI la finestra di messaggio.

Formati dei messaggi di Outlook

Outlook può inviare e ricevere messaggi di posta in tre tipi di formati messaggio.

● Hypertext Markup Language (HTML) supporta gli stili di paragrafo (tra cui
elenchi puntati e numerati), gli stili del carattere (come tipo di carattere, dimen-
sioni, colori, spessore) e gli sfondi (come colori e immagini). Molti programmi
di posta elettronica (ma non tutti) supportano il formato HTML; quelli che non
lo supportano visualizzano i messaggi HTML come apparirebbero nel formato
Testo normale.
● Rich Text Format (RTF) supporta più opzioni di formattazione del paragrafo
rispetto al formato HTML, tra cui ombreggiature e bordi, ma è compatibile solo
con Outlook e Microsoft Exchange Server. Outlook converte i messaggi RTF in
HTML quando li invia al di fuori della rete di Exchange.
● Testo normale non supporta le opzioni di formattazione disponibili nei mes-
saggi HTML e RTF, ma è supportato da tutti i programmi di posta elettronica.
 Creare e inviare messaggi 81

Creare e inviare messaggi

Indipendentemente dal tipo di account di posta di cui disponi, se hai una connessione a
Internet puoi inviare messaggi di posta nella tua società e in tutto il mondo. Puoi persona-
lizzare i tuoi messaggi utilizzando un particolare stile di carattere o colore e inserendo le
tue informazioni di contatto sotto forma di firma elettronica o biglietto da visita (puoi ap-
plicare altri tipi di formattazione, come i temi e gli sfondi, che tuttavia potrebbero non es-
sere visualizzati allo stesso modo nel messaggio ricevuto dal destinatario, e potrebbero far
apparire la tua corrispondenza meno professionale). Puoi formattare il testo del messaggio
in modo da renderlo più leggibile, per esempio inserendo titoli, elenchi puntati o tabelle,
e rappresentare le informazioni in modo grafico inserendo diagrammi, immagini, ClipArt e
altri tipi di elementi grafici. Puoi allegare dei file al tuo messaggio e inserire collegamenti ad
altre informazioni, come file o pagine Web.

Vedi anche Per maggiori informazioni sulla formattazione dei messaggi, vedi
“Personalizzare l’aspetto dei messaggi”, più avanti in questo capitolo.

Impostare i destinatari
Impostare il destinatario di un messaggio è semplice: basta digitare l’indirizzo di posta elet-
tronica del destinatario nella casella A. Se vuoi inviare un messaggio a più persone, indicare
un livello di coinvolgimento diverso per alcuni destinatari o includere alcune persone senza
che gli altri destinatari lo sappiano, ecco alcuni suggerimenti.

Per impostazione predefinita, Outlook richiede l’utilizzo del punto e virgola per separare
più indirizzi di posta elettronica. Se preferisci, puoi impostare Outlook affinché accetti sia il
punto e virgola sia la virgola. Per farlo:

1. Dal menu Strumenti, fai clic su Opzioni.

2. Nella scheda Preferenze della finestra di dialogo Opzioni, fai clic su Opzioni di po-
sta elettronica.
3. Nella finestra di dialogo Opzioni di posta elettronica, fai clic sul pulsante Opzioni
avanzate di posta elettronica.
4. Nell’area All’invio di un messaggio, seleziona la casella di controllo Consenti l’uti-
lizzo della virgola come separatore degli indirizzi, quindi fai clic su OK in ciascu-
na delle tre finestre di dialogo aperte.
Quando digiti un nome o un indirizzo di posta elettronica nei campi A, Cc e Ccn, Outlook
visualizza gli indirizzi corrispondenti in un elenco sotto la casella. Seleziona un nome o un
indirizzo di posta elettronica dall’elenco e quindi premi TAB o INVIO per inserire il nome o
indirizzo completo nella casella. Se il tuo account fa parte di una rete di Exchange Server,
puoi inviare messaggi a un’altra persona nella stessa rete digitando solo il suo alias di posta
(per esempio, marco): il simbolo @ e il nome di dominio non sono necessari.
82 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

Se l’indirizzo di un destinatario è contenuto nella Rubrica, puoi digitare il nome della per-
sona e Outlook cercherà l’indirizzo di posta elettronica corrispondente (puoi aspettare che
Outlook convalidi il nome o premere CTRL+K per convalidare subito i nomi e gli indirizzi nei
campi). Per impostazione predefinita, Outlook effettua la ricerca nell’Elenco indirizzi globale
e nella tua rubrica principale. Se vuoi che Outlook cerchi anche in altre rubriche:

1. Dal menu Strumenti, fai clic su Rubrica.

2. Nella finestra Rubrica, sotto il menu Strumenti, fai clic su Opzioni.
3. Nella finestra Indirizzi, fai clic su Aggiungi.
4. Nella finestra di dialogo Aggiungi elenco indirizzi, fai clic sull’elenco che vuoi ag-
giungere, fai clic su Aggiungi e quindi su Chiudi.
5. Nella finestra di dialogo Indirizzi, fai clic su OK, quindi chiudi la finestra Rubrica.
Se la Rubrica non contiene alcuna voce per un nome digitato nei campi A, Cc o Ccn di un
nuovo messaggio, quando invii il messaggio Outlook ti chiederà di selezionare una voce
dalla Rubrica o di fornire un indirizzo completo.

Inviare copie per conoscenza

Per inviare una copia per conoscenza di un messaggio a una persona, inserisci il suo in-
dirizzo di posta elettronica nella casella Cc (il termine “Cc“ è un’abbreviazione di “copia
conoscenza“). Inviare copie per conoscenza è utile per comunicare delle informazioni a una
persona, indicando però che il suo coinvolgimento nella conversazione non è richiesto. Per
inviare un messaggio a una persona senza che gli altri destinatari lo sappiano, inserisci l’in-
dirizzo di posta elettronica di una persona nella casella Ccn per inviare una copia per cono-
scenza “nascosta”. Outlook non visualizza la casella Ccn per impostazione predefinita. Per
visualizzare la casella Ccn:

1. Apri una finestra di messaggio.

2. Nel gruppo Campi della scheda Opzioni, fai clic sul pulsante Mostra Ccn.
Gli indirizzi inseriti nella casella Ccn non possono essere visti dagli altri destinatari del mes-
saggio. Inoltre, non vengono inclusi nelle risposte al messaggio originale.

Salvare le bozze dei messaggi

Finché un messaggio non viene salvato o inviato, Outlook ne mantiene una copia tem-
poranea nella cartella Bozze. Se chiudi Outlook (o se un problema provoca la chiusura di
Outlook o lo spegnimento del computer) prima di inviare il messaggio, la bozza conserva la
maggior parte o la totalità di quanto hai scritto. Quando salvi la prima bozza di un messag-
gio (automaticamente o manualmente), nell’intestazione del messaggio compare un riqua-
dro con la scritta “Il messaggio non è stato inviato”.
 Creare e inviare messaggi 83

Puoi salvare la bozza di un messaggio in qualsiasi momento facendo clic sul pulsante Salva
nella barra di accesso rapido della finestra del messaggio, oppure chiudendo la finestra del
messaggio e facendo clic su Sì nella finestra di dialogo che chiede se salvare le modifiche
(se fai clic su No, Outlook elimina la bozza). Per riprendere a lavorare su una bozza di mes-
saggio, visualizza il modulo Posta elettronica, fai clic sulla cartella Bozze nel riquadro di spo-
stamento e quindi fai doppio clic sul messaggio che vuoi aprire.

Risoluzione dei problemi Alcuni utenti che usano la versione 6 o 7 di Adobe Acrobat po-
trebbero riscontrare problemi nel creare nuovi messaggi o rispondere ai messaggi in Outlook
2007. Se hai installato Adobe Acrobat e noti questo tipo di problema, prova a disinstallare i
componenti aggiuntivi Adobe Outlook.

In questa esercitazione, comporrai e invierai un nuovo messaggio di posta elettronica. Non

ci sono file per questa esercitazione.

ASSICURATI di aver avviato Outlook e che sia visualizzata la Posta in arrivo prima di comin-
ciare l’esercitazione.

1. Nella barra degli strumenti Standard, fai clic sul pulsante Nuovo messaggio di posta
Nuovo elettronica.
messaggio di
posta elettronica Si apre una nuova finestra di messaggio.

Intestazione del messaggio

Riquadro contenuto
84 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

Suggerimento Facendo clic sulla freccia a destra del pulsante Nuovo messaggio di po-
sta elettronica, puoi scegliere di creare altri tipi di elementi di Outlook come appuntamen-
ti, contatti, attività, note o fax, nonché elementi organizzativi come cartelle e file di dati.

2. Nella casella A digita il tuo indirizzo di posta elettronica.

3. Nella casella Oggetto, digita PPP, programma della fiera.

Importante L’oggetto di questo messaggio inizia con PPP, così puoi distinguerlo facil-
mente dagli altri messaggi delle tue cartelle Posta in arrivo e Posta inviata.

4. Nel riquadro contenuto, digita Le seguenti persone lavoreranno alla fiera: e pre-
mi due volte il tasto INVIO. Quindi digita i seguenti nomi, premendo INVIO dopo
ognuno dei quattro nomi, e due volte alla fine: Anna, Bianca, Carlo, Daniele,
Emma.
5. Seleziona l’elenco di nomi. Quindi, nella scheda Messaggio, nel gruppo Testo base,
fai clic sul pulsante Elenco puntato (non sulla sua freccia).

Suggerimento Il pulsante Elenco puntato è disponibile anche nel gruppo Paragrafo

della scheda Formato testo.

Outlook converte l’elenco di nomi in un semplice elenco puntato.

Suggerimento In questo libro, quando vengono date istruzioni per eseguire un

comando, verrà indicato su quale scheda e in quale gruppo appare il relativo pulsante.
Quando ti verrà indicato di utilizzare più pulsanti di comando sulla stessa scheda, il
nome della scheda potrebbe essere omesso per evitare inutili ripetizioni.

6. Con l’elenco puntato ancora selezionato, nel gruppo Testo base, fai clic sulla freccia a
fianco del pulsante Elenco puntato.
 Creare e inviare messaggi 85

Outlook ha salvato una bozza

di questo messaggio

Nota i tipi di elenchi puntati disponibili nella Raccolta punti elenco. Puoi trasformare il
tipo di punti dell’elenco in uno di questi facendo clic sul tipo che desideri.
7. Nella Raccolta punti elenco, posiziona il puntatore su Cambia livello elenco.
Puoi spostare una voce di elenco in uno dei nove livelli, che si differenziano per
l’aspetto del punto e per il rientro.
8. Premi ESC per chiudere la raccolta di stili Elenchi puntati senza apportare modifiche.
9. Premi CTRL+FINE per spostare il punto di inserimento alla fine del messaggio. Digita
Gli omaggi sono: e premi INVIO due volte.
86 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

10. Nel gruppo Tabelle della scheda Inserisci, fai clic sul pulsante Tabella.
11. Nel menu Inserisci tabella, posiziona il puntatore sulla terza cella nella seconda riga.
Nella finestra del messaggio dietro il menu Inserisci tabella, compare un’anteprima
della tabella. Questo è un esempio della nuova funzionalità di anteprima in tempo
reale disponibile in molti punti di Outlook e in altri programmi di 2007 Microsoft
Office System. Puoi usare l’anteprima in tempo reale per vedere gli effetti di un’opzio-
ne prima di selezionarla veramente.

12. Fai clic sulla cella selezionata per inserire la tabella nel messaggio.
Le schede contestuali Strumenti tabella, Progettazione e Layout, compaiono sulla bar-
ra multifunzione. Le schede contestuali compaiono solo quando l’elemento che con-
trollano è attivo (selezionato). Esse si differenziano dalle schede standard per il colore:
il nome del gruppo contestuale è evidenziato e la scheda attiva è colorata. I gruppi
contestuali si differenziano l’uno dall’altro per il colore.
13. Inserisci le seguenti informazioni nella tabella:
9:00-11:00 12:00-14:00 15:00-17:00
Tappetini mouse T-shirt Penne
 Allegare file ai messaggi 87

Schede contestuali per la gestione

della tabella attiva

Selettore di tabella

14. Nell’intestazione del messaggio, fai clic su Invia.

Outlook chiude la finestra del messaggio e invia il messaggio. Quando ricevi il mes-
saggio nella tua Posta in arrivo, non rimuoverlo: lo utilizzerai in un’esercitazione
successiva.

Allegare file ai messaggi

Un modo pratico per distribuire un file (come un documento di Microsoft Office Word, un
foglio di calcolo di Microsoft Office Excel o una presentazione di Microsoft PowerPoint) ad
altre persone è allegare il file a un messaggio di posta elettronica. Il destinatario del mes-
saggio potrà salvare il file sul proprio disco rigido, aprire il file dal messaggio, oppure, se
utilizza Outlook 2007, vedere il file in anteprima nel riquadro di lettura.
88 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

Rinviare e richiamare i messaggi

Se vuoi inviare una nuova versione di un messaggio che hai già inviato, per esempio
un report settimanale, puoi rinviare il messaggio. Rinviando un messaggio, crei una
nuova versione del messaggio, senza nessuna delle informazioni aggiuntive che po-
trebbero comparire in un messaggio inoltrato. Per rinviare un messaggio:

1. Dalla cartella Posta inviata, apri il messaggio che vuoi rinviare.

2. Nel gruppo Azioni della scheda Messaggio, fai clic sul pulsante Altre azioni e,
nell’elenco, seleziona Rinvia messaggio.
Outlook crea un nuovo modulo di messaggio identico all’originale. Se lo desideri, puoi
cambiare i destinatari del messaggio, l’oggetto, gli allegati o il contenuto prima di
inviarlo.

Se, dopo aver inviato un messaggio, ti accorgi che non avresti dovuto inviarlo (per
esempio, se il messaggio conteneva un errore o è stato inviato alle persone sbagliate),
puoi richiamarlo chiedendo a Outlook di eliminare o sostituire tutte le copie non let-
te del messaggio. Per richiamare un messaggio:

1. Dalla cartella Posta inviata, apri il messaggio che vuoi richiamare.

2. Nel gruppo Azioni della scheda Messaggio, fai clic sul pulsante Altre azioni e,
nell’elenco, seleziona Richiama il messaggio.
3. Nella finestra di dialogo Richiama il messaggio, seleziona l’opzione di elimi-
nare le copie non lette del messaggio o di sostituire le copie non lette con un
nuovo messaggio, quindi fai clic su OK.
Il richiamo dei messaggi è disponibile solo per gli account di Exchange Server.

Puoi inviare un file come normale allegato, oppure, se la tua organizzazione dispone di un
sito di collaborazione realizzato con i prodotti e le tecnologie Microsoft SharePoint, come
allegato condiviso. Quando invii un allegato condiviso, Outlook crea un’area di lavoro
documenti per il file allegato e, anziché inviare una copia del file a ogni destinatario del
messaggio, invia un invito a visitare l’area di lavoro documenti.

Vedi anche Per informazioni su come creare un’area di lavoro documenti condivisa
per un allegato, vedi “Creare un’area di lavoro documenti da Outlook” nel capitolo 10
“Collaborare con altre persone”.

In questa esercitazione allegherai un documento di Word e una presentazione di

PowerPoint a un messaggio di posta elettronica.
 Allegare file ai messaggi 89

UTILIZZA il documento 03_Allegato e la presentazione 03_Allegato. Questi file di esercita-

zione sono disponibili nella cartella C:\Passo per Passo\Outlook2007_PPP\Capitolo03.
ASSICURATI di aver avviato Outlook e che sia visualizzata la Posta in arrivo prima di comin-
ciare l’esercitazione.

1. Nella barra degli strumenti Standard, fai clic sul pulsante Nuovo messaggio di posta
Nuovo elettronica.
messaggio di
posta elettronica 2. Nella casella A della finestra del messaggio, digita il tuo indirizzo di posta elettronica.

Suggerimento Se hai completato l’esercitazione precedente, Outlook visualizzerà il tuo

indirizzo di posta elettronica in un elenco appena inizierai a digitare. Puoi inserire l’indirizzo
premendo il tasto freccia GIÙ per selezionarlo (se necessario) e poi premendo INVIO.

3. Nella casella Oggetto, digita PPP, prima bozza.

4. Nel riquadro contenuto, digita Ecco le informazioni da rivedere. Quindi premi
INVIO per spostarti sulla riga successiva.
5. Nel gruppo Includi della scheda Messaggio, fai clic sul pulsante Allega file.

Suggerimento Una versione più estesa del pulsante Allega file è disponibile nel grup-
po Includi della scheda Inserisci.

Si apre la finestra di dialogo Inserisci file, che mostra il contenuto della tua cartella
Documenti.
90 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

6. Vai alla cartella C:\Passo per Passo\Outlook2007_PPP\Capitolo03, fai clic sul do-
cumento 03_Allegato, tieni premuto il tasto CTRL, fai clic sulla presentazione 03_
Allegato e infine fai clic su Inserisci.

Risoluzione dei problemi Per impostazione predefinita, Windows non mostra le

estensioni dei file nelle finestre di Esplora risorse o nelle finestre di dialogo. Di solito,
è possibile distinguere i tipi di file dalle icone: per esempio, l’icona di Word precede il
nome del documento 03_Allegato. L’icona che precede una presentazione di PowerPoint
2007 è invece l’immagine della prima diapositiva, e nella visualizzazione predefinita con
icone piccole, probabilmente vedrai solo lo sfondo della diapositiva.
Puoi visualizzare il tipo di file facendo clic su Dettagli nell’elenco Visualizza, oppure puoi
ingrandire le icone facendo clic su Icone molto grandi, Icone grandi, Icone medie, Icone
piccole o Elenco nell’elenco Visualizza. In queste visualizzazione, puoi vedere il logo
di PowerPoint nell’angolo in basso a destra dell’immagine dell’icona. Se desideri che
Windows mostri le estensioni dei file, visualizza una cartella (come la cartella Documenti)
in Esplora risorse, fai clic su Opzioni cartella e ricerca nel menu Organizza, e quindi nella
scheda Visualizzazione della finestra di dialogo Opzioni cartella deseleziona la casella di
controllo Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti, e fai clic su Applica o su OK.

I file appaiono nella casella Allegato nell’intestazione del messaggio.

7. Nell’intestazione del messaggio, fai clic su Invia.

Outlook chiude la finestra del messaggio e invia il messaggio. Quando ricevi il mes-
saggio nella tua Posta in arrivo, non rimuoverlo: lo utilizzerai in un’esercitazione
successiva.
 Allegare file ai messaggi 91

Inviare informazioni di contatto

Puoi inviare le tue informazioni di contatto o quelle di altri contenute nella tua Rubrica
a un altro utente di Outlook allegando il relativo biglietto da visita di Outlook a un
messaggio di posta elettronica. Il destinatario potrà poi salvare le informazioni di con-
tatto nella propria Rubrica.

Per inviare un biglietto da visita:

1. Nel gruppo Includi della scheda Messaggio, fai clic sul pulsante Biglietto da
visita e, nell’elenco, seleziona Altri biglietti da visita.

Suggerimento I biglietti da visita che hai inviato in precedenza sono disponibili facen-
do clic sulla freccia del pulsante Biglietto da visita. Puoi inserire un biglietto da visita in
un messaggio selezionandolo dall’elenco.

2. Nella finestra di dialogo Inserisci biglietto da visita che elenca tutti i tuoi con-
tatti, seleziona uno o più biglietti da visita che desideri inviare e fai clic su OK.
Se hai più di una rubrica, puoi visualizzare una rubrica diversa nella finestra di
dialogo facendo clic sulla casella Cerca in.
Per selezionare più biglietti da visita in sequenza, fai clic sul primo, tieni premuto
il tasto MAIUSC e poi premi i tasti freccia in alto o in basso per selezionare altri
biglietti da visita. Per selezionare più biglietti da visita non in sequenza, fai clic
sul primo, tieni premuto il tasto CTRL, fai clic sul successivo e così via.
Il destinatario del messaggio può aggiungere il contatto alla propria Rubrica trascinan-
do il biglietto da visita dal messaggio ricevuto al modulo Contatti oppure aprendo il
biglietto da visita dal messaggio e facendo clic sul pulsante Salva e chiudi.

Suggerimento I lettori di un’edizione precedente di questo libro ci hanno scritto chieden-

doci come creare messaggi di posta con la funzione Stampa unione da Outlook. In realtà que-
sta è una funzione di Word, piuttosto che di Outlook.
Per informazioni su come creare messaggi di posta elettronica per più destinatari usando la
Stampa unione, consulta il libro della collana Passo per Passo dedicato a Microsoft Office Word.
92 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

Creare e formattare un grafico professionale

Il detto secondo cui “un’immagine vale mille parole” è più che mai veritiero nelle comuni-
cazioni aziendali, in cui occorre spiegare con chiarezza dati e concetti a un pubblico sempre
più globale. Diversi programmi di 2007 Office System includono una nuova funzionalità
chiamata SmartArt. Questo strumento è molto utile per creare grafici professionali all’in-
terno di documenti, fogli di calcolo, presentazioni e messaggi. Puoi creare facilmente elen-
chi e schemi che rappresentano relazioni, processi, cicli, gerarchie e molto altro all’interno
dei tuoi messaggi di posta elettronica. Quando invii un messaggio, Outlook converte le
immagini SmartArt contenute nel messaggio in immagini statiche.

In questa esercitazione, creerai un diagramma SmartArt all’interno di un messaggio di po-

sta. Non ci sono file per questa esercitazione.

ASSICURATI che sia visualizzata la Posta in arrivo prima di cominciare l’esercitazione.

APRI una nuova finestra di messaggio.

1. Ingrandisci la finestra del messaggio, quindi fai clic nel riquadro contenuto.
2. Nel gruppo Illustrazioni della scheda Inserisci, fai clic sul pulsante SmartArt.
Si apre la finestra di dialogo Scegli elemento grafico SmartArt.
3. Scorri il riquadro centrale della finestra di dialogo per avere un’idea di tutti i tipi di
grafico SmartArt disponibili. Puoi visualizzare il nome di un elemento grafico posizio-
nandovi sopra il puntatore.
4. Nel riquadro di sinistra, fai clic su Processi, quindi nel pannello centrale fai clic sull’ulti-
ma icona della prima riga (Flusso alternato).
 Creare e formattare un grafico professionale 93

Nel riquadro di destra appare un’anteprima del grafico SmartArt selezionato. Si tratta
di un diagramma di processo che mostra i dettagli di un processo a tre fasi.
5. Nella finestra Scegli elemento grafico SmartArt, fai clic su OK.
Outlook inserisce il diagramma di processo selezionato nel riquadro contenuto. È
simile a quello visualizzato nell’anteprima, ma senza i colori e le caratteristiche tridi-
mensionali (selezionerai più avanti le opzioni di formattazione). Le schede contestuali
Strumenti SmartArt, Progettazione e Formato, compaiono sulla barra multifunzione.

Schede contestuali per la gestione

dell’immagine SmartArt attiva

Scheda Riquadro di testo

Suggerimento Puoi mostrare o nascondere il riquadro di testo di qualsiasi grafico

SmartArt facendo clic sul grafico e poi sul pulsante Riquadro di testo nel gruppo Crea
elemento grafico nella scheda contestuale Progettazione, oppure facendo clic sulla sche-
da Riquadro di testo a sinistra dell’area di disegno del diagramma.
94 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

Puoi inserire il testo nel riquadro o direttamente nel diagramma: selezionando un ele-
mento del diagramma o posizionando il punto di inserimento all’interno dell’elenco
puntato si seleziona contemporaneamente l’elemento corrispondente nel diagramma
o nel riquadro di testo. Il tipo di diagramma è visualizzato nella parte inferiore del ri-
quadro di testo; posizionando il puntatore sul nome appare una descrizione comando
che descrive lo scopo del tipo di diagramma selezionato.
6. Nel riquadro di testo, fai clic su uno dei segnaposto [Testo] a destra del primo pun-
to elenco, quindi digita Pianificare.
Mentre digiti nel riquadro, il testo compare nel diagramma.
7. Fai clic sul segnaposto [Testo] a destra del primo punto elenco di secondo livello e
digita Intervistare clienti attuali. Premi il tasto freccia GIÙ per passare al successivo
punto elenco di secondo livello e digita Intervistare clienti potenziali.
Le dimensioni dei caratteri nel diagramma si modificano in base allo spazio
disponibile.
8. Premi INVIO per creare un altro punto elenco di secondo livello nel riquadro di testo e
nel diagramma, quindi digita Analizzare la concorrenza.
9. Nel diagramma, fai clic sul secondo rettangolo blu per selezionare il segnaposto, quin-
di digita Definire.
Mentre digiti, il testo apparirà anche nel secondo punto elenco di primo livello nel
riquadro di testo.
10. Nel terzo rettangolo blu, digita Progettare.
11. Nella scheda contestuale Progettazione, nel gruppo Crea elemento grafico, fai clic
sulla freccia Aggiungi forma (non il pulsante) e poi, nell’elenco, fai clic su Aggiungi
forma dopo.
Compare un ulteriore elemento all’estrema destra del diagramma e nel riquadro di
testo.
 Creare e formattare un grafico professionale 95

Puoi aggiungere delle forme sopra, davanti o dopo la forma selezionata, a seconda
del tipo di diagramma.
12. Nel nuovo rettangolo blu, digita Sviluppare.
13. Nel riquadro di testo, fai clic alla fine della parola Sviluppare e premi INVIO.
Compaiono un punto elenco di primo livello e un’altra forma.

14. Digita Testare, e quindi, nel riquadro di testo, fai clic sul pulsante Chiudi.
Chiudi Alle dimensioni attuali, il testo all’interno del diagramma è poco leggibile.
15. Posiziona il puntatore sulla maniglia di spostamento a destra del diagramma finché
assume la forma di una freccia a due punte. Trascina la maniglia di spostamento a de-
stra, in modo che riempia la finestra del messaggio.
16. Nel gruppo Layout, fai clic sul pulsante Altro.
Altro
96 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

17. Nella raccolta Layout, posiziona il puntatore su alcuni tipi di diagrammi per visualiz-
zarne le anteprime in tempo reale. Quindi fai clic sulla quinta icona della prima riga
(Processo a blocchi continuo).
La struttura del diagramma di processo cambia, ma i contenuti rimangono gli stessi.
18. Nel gruppo Stili SmartArt, fai clic sul pulsante Altro.

19. Nella raccolta Stili SmartArt, posiziona il puntatore su alcuni tipi di diagrammi per
visualizzarne le anteprime in tempo reale. Quindi, sotto 3D, fai clic sulla prima icona
(Lucido).
20. Nel gruppo Stili SmartArt, fai clic sul pulsante Cambia colori.

Gli schemi di colore mostrati nella raccolta Colori sono variazioni del tema corrente, e
sono organizzati in gruppi che riflettono i sei colori tematici. Cambiando il tema, cam-
biano anche gli schemi di colori nella raccolta.
 Creare e formattare un grafico professionale 97

21. Posiziona il puntatore su alcuni stili di diagramma per visualizzare le anteprime in

tempo reale. Quindi, sotto A colori, fai clic sulla seconda icona (Intervallo colori -
Colori 2-3).
22. Inserisci il tuo indirizzo di posta elettronica nella casella A e digita PPP, ciclo di svi-
luppo nella casella Oggetto.

23. Invia il messaggio, quindi visualizza la tua Posta in arrivo.

24. Quando ricevi il messaggio, il diagramma è visibile nel riquadro di lettura. Apri il mes-
saggio e fai clic sul diagramma.
Il diagramma non è più un’immagine SmartArt attiva, ma è stato convertito in un’im-
magine statica. Se apri il messaggio dalla cartella Posta inviata, vedrai che ciò vale
anche per il diagramma in quel messaggio.

CHIUDI la finestra di messaggio e conserva il messaggio nella Posta in arrivo: lo userai in

un’esercitazione successiva.
98 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

Cambiare le impostazioni del messaggio e le opzioni di recapito

Quando invii un messaggio, puoi scegliere di includere degli indicatori visuali di prio-
rità, riservatezza o categoria dell’oggetto del messaggio (o di un altro elemento di
Outlook), limitare la possibilità che altri cambino o inoltrino il contenuto del messag-
gio, inserire dei pulsanti per il voto e specificare delle opzioni di recapito adatte alle
tue esigenze.

Ecco alcune impostazioni dei messaggi e opzioni di recapito comuni.

● Priorità. Puoi indicare l’urgenza di un messaggio impostando una priorità alta

o bassa. Nell’intestazione del messaggio compare un riquadro che indica la prio-
rità e, se il campo Priorità è incluso nella visualizzazione, compare un’icona di
priorità nella Posta in arrivo o nelle altre cartelle di messaggi.

Priorità alta Riservato

Puoi facilmente ordinare e raggruppare i messaggi in base alla priorità facendo

clic su Priorità nell’elenco Elementi disposti per.
● Riservatezza. Per indicare che un messaggio dovrebbe essere considerato pri-
vato, puoi impostarne la riservatezza su Riservato, Personale o Privato. Nessun
indicatore compare nella cartella di messaggi, ma è visibile un riquadro nell’inte-
stazione se la riservatezza è indicata con un’impostazione diversa da Normale.
Puoi scegliere di includere la riservatezza come uno degli attributi del messaggio
mostrati nella Posta in arrivo, ma in questo modo esso sostituisce l’oggetto del
messaggio, dunque non è molto utile.
● Protezione. Se hai un ID digitale, puoi firmare digitalmente il messaggio.
Altrimenti puoi crittografarne il contenuto.
Vedi anche Per maggiori informazioni sulle firme digitali, vedi “Proteggere la
configurare Outlook”.
posta elettronica” nel capitolo 12 “Personalizzare e configurare
 Creare e formattare un grafico professionale 99

● Opzioni di voto. Se tu e i destinatari del messaggio avete account di Exchange

Server, puoi aggiungere dei pulsanti di voto ai messaggi per consentire ai de-
stinatari di selezionare rapidamente delle opzioni di risposta a scelta multipla.
● Opzioni di verifica. Puoi tenere traccia dei messaggi richiedendo la conferma
della consegna e della lettura dei messaggi. Queste conferme sono messaggi
generati automaticamente dal server di posta del destinatario quando consegna
il messaggio al destinatario e quando il messaggio viene letto.
● Categorie. Puoi assegnare un messaggio a una categoria a colori che sarà visi-
bile al destinatario se apre il messaggio in Outlook.
Le opzioni più usate sono disponibili nel gruppo Opzioni della scheda Messaggio,
nella finestra del messaggio. Puoi accedere ad altre opzioni dalla finestra di dialogo
Opzioni messaggio, che puoi aprire facendo clic sul pulsante di visualizzazione della
finestra di dialogo nell’angolo in basso a sinistra del gruppo Opzioni.

Puoi porre un limite alle azioni altrui sui messaggi ricevuti utilizzando le autorizzazioni.
Per esempio, puoi impedire ai destinatari di inoltrare o stampare il messaggio, copia-
re il contenuto del messaggio o modificare il contenuto inoltrando o rispondendo al
messaggio (tali limitazioni si applicano anche agli allegati). All’interno di una finestra
di messaggio, le opzioni per le autorizzazioni sono disponibili sia dal menu Office sia
dal gruppo Opzioni della scheda Messaggio.

Vedi anche Per maggiori informazioni su come limitare le autorizzazioni per

inoltrare, copiare o stampare i messaggi che invii, vedi “Proteggere la posta
configurare Outlook”.
elettronica” nel capitolo 12 “Personalizzare e configurare
100 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

Personalizzare l’aspetto dei messaggi

Per impostazione predefinita, il contenuto di un messaggio di Outlook è visualizzato con
carattere Calibri 10 punti nero (un carattere sans serif molto ben leggibile introdotto in
questa versione di Office), disposto in paragrafi con allineamento a sinistra su sfondo bian-
co. Puoi cambiare l’aspetto di un messaggio applicando una formattazione locale (attri-
buti di testo o di paragrafo) o una formattazione globale (un tema o uno stile).

Le opzioni di formattazione locale disponibili in Outlook 2007 sono per lo più le stesse che
si trovano in Word e in altri programmi di 2007 Office System, dunque potresti già cono-
scerle se lavori con questi programmi. Ecco un breve riepilogo dei tipi di modifiche che puoi
apportare alla formattazione:

● Carattere, dimensione e colore. Oltre 220 tipi di carattere in un’ampia gamma di

dimensioni e una selezione di colori praticamente illimitata.
● Stile di carattere. Normale, grassetto, corsivo o grassetto e corsivo.

● Stile e colore di sottolineatura. Semplice, multipla, punteggiata, tratteggiata, on-

dulata, con varie combinazioni e colori.
● Effetti. Barrato, apice, pedice, ombreggiatura, contorno, in rilievo, incassato, maiu-
scoletto, tutto maiuscole o nascosto.
● Spaziatura tra i caratteri. Proporzioni, spaziatura, posizione e crenatura.

● Attributi di paragrafo. Allineamento, rientri e spaziatura.

Le opzioni di formattazione globale corrispondono a gruppi di formattazione locali che

puoi applicare in pochi clic. Puoi usare un tema per applicare all’intero messaggio una
combinazione preselezionata di varie opzioni di formattazione. Inoltre, 2007 Office System
introduce un nuovo set di opzioni di formattazione chiamati stili veloci che puoi applicare
a singoli elementi del messaggio.

Avrai più possibilità di usare gli stili veloci lavorando ai documenti di Word piuttosto che nei
messaggi, ma comunque ne diamo una breve presentazione che potrai approfondire spe-
rimentando da solo. All’interno di una finestra di messaggio, gli stili veloci sono disponibili
nel gruppo Stili della scheda Formato testo. Comprendono numerosi stili standard per titoli,
intestazioni, elenchi, citazioni, enfasi e così via. Puoi vedere un’anteprima in tempo reale
dell’effetto di uno stile sul tuo testo posizionando il puntatore sullo stile nella raccolta Stili
veloci.
 Personalizzare l’aspetto dei messaggi 101

Puoi cambiare l’aspetto di tutti gli stili nella raccolta Stili veloci selezionando uno degli 11
set di stili disponibili (o creando degli stili personalizzati). Selezionando un set di stili, mo-
difichi l’aspetto di tutto il testo del documento corrente e anche l’aspetto delle icone nella
raccolta Stili veloci. Puoi selezionare o vedere in anteprima un set di stili, uno schema di
colori o un set di caratteri facendo clic sul pulsante Cambia stili nel gruppo Stili della scheda
Formato testo e poi posizionando il puntatore su Set di stili, Colori o Tipi di carattere.

Vedi anche Per informazioni sugli stili veloci, i set di stili, gli schemi di colore e i set di
caratteri, consulta il libro della collana Passo per Passo dedicato a Microsoft Office Word.

In questa esercitazione, sperimenterai alcune delle funzionalità di formattazione nuove o

migliorate in questa versione di Outlook, cambiando il carattere e il colore di sfondo di un
messaggio di posta. Quindi applicherai un tema allo stesso messaggio, sostituendo la for-
mattazione locale. Non ci sono file per questa esercitazione.
102 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

ASSICURATI di aver avviato Outlook e che sia visualizzata la Posta in arrivo prima di comin-
ciare l’esercitazione.
APRI una nuova finestra di messaggio.

1. Nel riquadro contenuto, digita

Non vedo l’ora di incontrarti settimana prossima alla festa!
2. Seleziona la frase che hai appena digitato posizionando il puntatore alla sua sinistra
finché assume la forma di una freccia (rivolta verso il paragrafo), quindi fai clic.
Compare la barra di formattazione rapida.

Questa barra degli strumenti sensibile al contesto ti mette rapidamente a disposizio-

ne molte opzioni di formattazione di uso comune quando selezioni una lettera, una
parola o una frase con il mouse. Quando la barra di formattazione rapida compare
per la prima volta, è quasi trasparente, e scompare dopo poco tempo se non la attivi
passandovi con il puntatore.
3. Nella barra di formattazione rapida, fai clic sulla freccia Tipo di carattere.
Tipo
di carattere

Suggerimento Se la barra di formattazione rapida non è visibile, puoi usare le fun-

zioni di formattazione del gruppo Testo base nella scheda Messaggio, e nel gruppo
Carattere della scheda Formato testo.
 Personalizzare l’aspetto dei messaggi 103

Rispetto alle versioni precedenti di Outlook, sono disponibili molti più caratteri in
Outlook 2007. Il nome di ciascun tipo è visualizzato proprio nel carattere che rappre-
senta, dunque è facile scegliere un carattere che ti piace.
4. Scorri l’elenco Tipo di carattere, osservando i tipi di carattere disponibili, quindi fai
clic su Franklin Gothic Medium.
Il carattere del testo selezionato cambia.
5. Nella barra di formattazione rapida o nel gruppo Carattere della scheda Formato te-
sto, fai clic sulla freccia Dimensioni carattere e seleziona 12 dall’elenco.
Dimensione
carattere Le dimensioni del carattere del testo selezionato cambiano.
6. Fai clic all’interno della parola settimana, senza selezionare alcuna lettera. Nella sche-
da Formato testo, nel gruppo Carattere, fai clic sulla freccia Colore carattere.
Colore
carattere

Outlook 2007 offre una nuova tavolozza di colori tema (che cambiano a seconda del
tema selezionato) e di colori standard.
7. Nella raccolta Colore carattere, sotto Colori standard, fai clic su Rosso.
Il colore dei caratteri della parola settimana diventa rosso. Nota come l’intera parola
sia stata modificata anche se non l’hai selezionata. Questa è una nuova funzionalità di
Outlook 2007.
8. Fai doppio clic sulla parola settimana, e nella barra di formattazione rapida (o nel
gruppo Appunti), fai clic sul pulsante Copia formato. Quindi fai clic sulla parola
Copia formato
prossima.
104 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

Outlook copia la formattazione della parola settimana nella parola prossima. Usando
Copia formato, puoi copiare la formattazione di un elemento in un altro elemento.
Per copiare la formattazione su più elementi, fai doppio clic sul pulsante Copia for-
mato per attivarlo, quindi fai clic ancora una volta per disattivarlo quando hai finito di
applicare la formattazione.
9. Nel gruppo Temi della scheda Opzioni, fai clic sul pulsante Colore pagina.
La raccolta Colore pagina contiene gli stessi colori tema e colori standard della raccol-
ta Colore carattere.
10. Nella raccolta Colore pagina, posiziona il puntatore su un colore qualsiasi.
Outlook visualizza un’anteprima in tempo reale del colore nella finestra del
messaggio.

11. Nella raccolta Colore pagina, nell’area delle sfumature di colore, fai clic sulla seconda
sfumatura dall’alto nella quinta colonna da sinistra (Colore 1, 60% più chiaro).
Lo sfondo del messaggio cambia in base al colore selezionato.
12. Nel gruppo Temi, fai clic sul pulsante Temi.
Outlook mostra una raccolta di temi. In ciascuna delle icone dei temi, i colori del tema
appaiono nella parte inferiore, e lo sfondo sulla destra.
 Personalizzare l’aspetto dei messaggi 105

13. Nella raccolta Temi, fai clic su Loggia.

Lo sfondo del messaggio e il colore cambiano riflettendo il tema.
Nota che sono cambiati anche i colori visualizzati sui pulsanti del gruppo Temi.
14. Nel gruppo Temi, fai clic sul pulsante Colore pagina. Nell’elenco, confronta il nuovo
sfondo della pagina con il nuovo set di colori visualizzato nell’area delle sfumature di
colore. Il colore di sfondo della pagina è ancora Colore 1, 60% più chiaro (il colore
che hai selezionato nel passaggio 11).

Suggerimento Le modifiche di formattazione che apporti in questa esercitazione si

applicano solo al messaggio attivo, e non verranno applicate automaticamente ad altri
messaggi.
106 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

15. Inserisci il tuo indirizzo di posta elettronica nella casella A e digita PPP, memo festa
nella casella Oggetto.
Quando ricevi il messaggio nella tua Posta in arrivo, non rimuoverlo: lo utilizzerai in
un’esercitazione successiva.

Suggerimento Puoi cambiare i colori, i caratteri e gli effetti associati a un tema fa-
cendo clic sui relativi pulsanti nel gruppo Temi della scheda Opzioni. Se vuoi, puoi speri-
mentare con diverse combinazioni personalizzate. Tuttavia, Outlook offre una selezione
di temi talmente vasta che probabilmente riuscirai a trovare una combinazione già pron-
ta che si adatti alle tue esigenze.

Aggiungere automaticamente la firma ai messaggi

Quando scrivi un messaggio su carta, puoi aggiungere la tua firma alla fine del messaggio
scrivendo il tuo nome. Quando crei un messaggio in Outlook, puoi aggiungere una firma
di posta elettronica alla fine del messaggio inserendo manualmente o automaticamente
un blocco di testo predefinito (e se vuoi anche delle immagini). Una firma di posta elettro-
nica fornisce delle informazioni coerenti ai destinatari del messaggio. Nella tua firma puoi
inserire tutto il testo e le immagini che vuoi: di solito si inseriscono il nome e le informazioni
di contatto, ma a seconda della situazione puoi anche inserire delle informazioni come il
nome dell’azienda, il titolo lavorativo, un disclaimer legale, uno slogan aziendale o perso-
nale, una foto e così via. Usando Outlook 2007, puoi scegliere di inserire il tuo biglietto da
visita elettronico nella tua firma di posta elettronica.

Vedi anche Per ulteriori informazioni sui biglietti da visita elettronici, vedi “Personalizzare
un biglietto da visita elettronico” nel capitolo 2 “Gestire le informazioni sui contatti”.

Puoi creare delle firme diverse da utilizzare in diversi tipi di messaggi. Per esempio, potresti
creare una firma formale dell’azienda per la corrispondenza con i clienti, una firma d’affari
informale per la corrispondenza tra colleghi e una firma personale per i messaggi inviati da
un account secondario. Altrimenti, potresti creare una firma contenente più informazioni da
inviare con i messaggi di posta originali, e una firma con meno informazioni da inviare con
le risposte ai messaggi. Puoi formattare il testo della tua firma di posta elettronica proprio
come formatti il testo del messaggio.
 Aggiungere automaticamente la firma ai messaggi 107

In questa esercitazione creerai una firma di posta elettronica e imposterai Outlook per inse-
rirla in tutti i nuovi messaggi creati. Non ci sono file per questa esercitazione.

ASSICURATI di aver avviato Outlook e che sia visualizzata la Posta in arrivo prima di comin-
ciare l’esercitazione.

1. Dal menu Strumenti, fai clic su Opzioni.

Appare la finestra di dialogo Opzioni.

2. Nella scheda Formato posta, fai clic Firme.

Si apre la finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi.
3. Nella scheda Firma di posta elettronica, fai clic Nuovo.
108 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

4. Nella finestra di dialogo Nuova firma, digita Professionale come nome per la tua
nuova firma, quindi fai clic su OK.
Outlook crea la firma Professionale.
5. Nell’area Modificare la firma, digita Distinti saluti seguito da una virgola, premi il
tasto INVIO e quindi digita il tuo nome.
6. Seleziona il tuo nome, fai clic sulla freccia Tipo di carattere e, nell’elenco, fai clic su
Tipo Lucida Handwriting (o un altro carattere che ti piace).
di carattere
7. Fai clic sulla freccia Dimensioni carattere e, nell’elenco, seleziona 14.
Dimensione
carattere
8. Fai clic sulla freccia Colore carattere, e sotto Colori standard fai clic su Viola.
Quindi fai clic fuori dal nome per vedere il risultato delle modifiche.
Colore
carattere
 Aggiungere automaticamente la firma ai messaggi 109

9. Eventualmente applica altri tipi di formattazione a piacere.

Suggerimento Se vuoi inserire il tuo biglietto da visita elettronico come parte della
firma, fai clic sul pulsante Biglietto da visita. Quindi, nella finestra di dialogo Inserisci bi-
glietto da visita, fai clic sul tuo nome e quindi su OK.

Puoi inserire manualmente in un messaggio una delle firme create, ma è più comune
impostare Outlook in modo che la inserisca automaticamente.
10. Nell’area Scegliere la firma predefinita, fai clic sulla freccia Nuovi messaggi, quin-
di fai clic su Professionale nell’elenco.
Ora Outlook inserirà la firma in tutti i nuovi messaggi di posta elettronica che invierai
da questo account, ma non nelle risposte o nei messaggi inoltrati.

Suggerimento Se hai configurato più di un account di posta in Outlook, puoi impo-

stare Outlook in modo che inserisca una firma diversa nei messaggi inviati da ciascun
account. Per farlo, fai clic su un account nell’elenco Account di posta elettronica, fai clic
sulla firma che vuoi usare con quell’account nell’elenco Nuovi messaggi e/o Risposte/
inoltri, quindi fai clic su OK.

11. Se vuoi, apporta eventuali altre modifiche, quindi fai clic su OK nelle due finestre di
dialogo aperte.
110 Capitolo 3 Inviare messaggi di posta elettronica

12. Nella barra degli strumenti Standard, fai clic sul pulsante Nuovo messaggio di posta
elettronica.
Si apre un nuovo messaggio, con la tua firma di posta elettronica nel riquadro
contenuto.

Suggerimento Puoi rimuovere da un messaggio la firma inserita automaticamente

selezionandola e cancellandola come faresti con del normale testo.

CHIUDI la finestra di messaggio.

ASSICURATI di reimpostare la firma Nuovi messaggi su <nessuna> se non desideri utilizza-
re la firma Professionale che hai creato in questa esercitazione.
 Punti chiave 111

Punti chiave
● Quando crei un messaggio in Outlook 2007, tutti i comandi che ti servono sono di-
sponibili nella barra multifunzione, nella parte superiore della finestra del messaggio,
raggruppati in schede per funzione.
● Puoi creare facilmente dei messaggi di posta elettronica contenenti testo, collegamen-
ti ipertestuali e allegati.
● Puoi inviare messaggi in vari formati. Alcuni formati di messaggio supportano più op-
zioni di formattazione rispetto ad altri. I destinatari che usano programmi di posta che
non supportano HTML o RTF visualizzeranno il messaggio come testo normale.
● Puoi formattare il testo e lo sfondo dei tuoi messaggi scegliendo singole opzioni di
formattazione e stili oppure applicando un tema.
● Puoi creare dei grafici professionali usando la nuova funzione SmartArt disponibile in
Outlook 2007, Word 2007 e PowerPoint 2007.
● Puoi inserire automaticamente delle informazioni di contatto nei messaggi utilizzando
una firma elettronica. Puoi creare varie firme per scopi diversi e impostare Outlook af-
finché inserisca una firma specifica in base all’account di posta e al tipo di messaggio.