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MODULO 3: Elaborazioni testi

Capitolo 1: Per iniziare


In questo capitolo si parler della gestione di file di testo, della loro estensione, del salvataggio di
un documento in formato diverso dal .doc.
Inoltre, si avr modo di conoscere alcune delle barre pi importanti, quali la barra dei menu e degli
strumenti.

1.1 Primi passi con un elaboratore di testi


Scrivere con un computer rende molto pi semplice e veloce la produzione di documenti
dall'aspetto professionale.
Chi utilizza un programma di gestione testi in grado di stampare una lettera ben fatta o altri tipi di
documenti in pochi minuti.
Cosa vuol dire, dunque, "gestione testi" e cos' un "documento"?
Gestire un testo significa:
Creare
Modificare
Memorizzare
Stampare un documento.
Inizialmente, si pu immaginare un documento come un insieme costituito da caratteri, dalle cifre e
dai segni di interpunzione che si digitano sulla tastiera.
In realt, in un documento si possono inserire anche immagini (foto, disegni, logo) e altri oggetti di
vario genere, per esempio una tabella o ungrafico a istogramma.
Esempi di tipi di documenti sono:
Una lettera
Una relazione annuale di bilancio
Un manuale
Un giornale
Una ricerca scolastica
Una tesi
Un manifesto
Una circolare
Un libro
Un documento pu avere come destinazione la stampa su carta, la stampa su lucidi per le proiezioni
con lavagne luminose, o pu essere pubblicato direttamente in Internet o Intranet, diventando testo
multimediali.

1.1.1 Aprire un programma di elaborazione testi


Per creare un nuovo documento oppure per lavorare su uno gi esistente occorre avviare il
programma di gestione testi. In ambiente Windows, esistono diversi modi per lanciare in esecuzione
Word. Il sistema classico :
Fare clic sul pulsante Avvio/Start.
Selezionare la voce Programmi
Apparir il sottomenu con l'elenco di tutti i programmi.
Fare clic sul nome del programma.
Un'altra possibilit per lanciare in esecuzione Word individuare l'icona sul Desktop e fare doppio

clic su di essa.
In Windows 98, poi, accanto al pulsante Start, nella Barra delle Applicazioni, ci sono le icone per
l'avvio veloce dei programmi. Per lanciare in esecuzione Word basta fare solo un clic sulla icona
corrispondente.
Con Office, Microsoft fornisce la Barra degli strumenti di Office, che normalmente si dispone su
uno dei quattro lati della videata.
Tra l'altro, essa contiene l'icona di avvio di Word. Facendo clic su di essa, il programma di gestione
testi Microsoft verr lanciato in esecuzione.
Fatto questo apparir sullo schermo la finestra di Word.

1.1.2 Aprire un documento esistente, apportare modifiche e salvare


Se il programma stato aperto facendo doppio clic sull'icona presente sul Desktop oppure con la
sequenza operativa che passa attraverso il menu Programmi, la finestra di lavoro iniziale mostrer
un documento vuoto.
Per aprire un documento gi esistente, invece, occorre richiamarlo dal disco sul quale
memorizzato.
La sequenza classica per aprire un file :
1. Fare clic su File.
2. Fare clic su Apri.
Si aprir la finestra di dialogo relativa che visualizza le periferiche di memoria di massa e, al loro
interno, le cartelle del file system.
Sar sufficiente scegliere la cartella nella quale contenuto il documento memorizzato, selezionarlo
e fare clic sul pulsante di conferma (questo pulsante, solitamente, prende il nome di Apri oppure
di Ok).
Word 2000, la versione pi recente del programma Word, permette la scelta del documento da
aprire da diversi criteri.
La finestra di dialogo Apri divisa in tre zone verticali, delle quali la prima a sinistra una barra di
navigazione, la seconda visualizza l'elenco dei nomi e la terza visualizza particolari "viste" del
documento, come l'anteprima o informazioni statistiche (autore, numero di caratteri, ultima data di
stampa).
La barra di navigazione contiene cinque pulsanti:
Cronologia
Cartella predefinita
Desktop
Preferiti
Cartella Web
Facendo clic su Cronologia, nella zona centrale il programma elencher i nomi dei file con i quali si
lavorato di recente.
Il pulsante Cartella predefinita consente di vedere i file della cartella standard dove Word 2000
memorizza i documenti quando l'utente non specifica diversamente; solitamente in Windows questa
cartella prende il nome di Documenti.
Il clic su Desktop permette di visualizzare l'intero file system del computer a partire dal Desktop di
Windows e comprendendo tutte le periferiche di memoria di massa configurate.
Preferiti un contenitore di file che l'utente pu riempire nel corso del tempo.
In esso possono essere inseriti, e quindi successivamente prelevati, i documenti che l'utente ritiene
particolarmente significativi.
Il pulsante Cartella Web, infine, permette direttamente l'accesso ai dischi presenti in rete locale o
geografica.
Scegliere un file tra quelli memorizzati di recente (il secondo dei due criteri elencati in precedenza)

semplice e funzionale.
In fondo al menu File, i programmi pi evoluti riportano l'elenco degli ultimi documenti
memorizzati, completi dell'indicazione del percorso, se sono stati memorizzati in una cartella
diversa da quella corrente.
L'ordine cronologico, nel senso che viene indicato con "1" il documento memorizzato per ultimo,
con "2" il penultimo cos via, continuando a ritroso.
Per esempio, per aprire il documento che stato salvato per ultimo alla chiusura della precedente
sessione di lavoro con il programma di gestione testi, sufficiente:
1. Fare clic su File.
2. Fare clic sulla voce che si riferisce al nome del file primo nella lista.
Nota: Per aprire un documento gi esistente, in alternativa, si pu operare con tastiera. In Windows,
si pu tenere premuto il tasto Alt e contemporaneamente premere la lettera sottolineata nella Barra
dei menu, che per File la "F" Una volta aperto il menu File, sufficiente premere il tasto del
numero che contrassegna il documento da aprire.
Un'ultima considerazione va fatta sulla possibilit di aprire un documento gi esistente, partendo
direttamente dall'icona che lo rappresenta, (in Esplora Risorse o Risorse del Computer).
In relazione allo stato del programma (in esecuzione oppure no), si hanno situazioni leggermente
diverse.
Nel primo caso, il documento viene aperto e visualizzato direttamente nella finestra di lavoro del
programma.
Nel secondo caso (ossia programma non in esecuzione), il sistema operativo prima apre il
programma di gestione testi associato al documento e poi il documento stesso viene aperto nella
finestra di lavoro.
A questo punto si pu iniziare a fare correzioni o modifiche, finche non si decide di chiudere il
documento.
Prima, per importante averne salvato la versione aggiornata.
Al salvataggio e alla chiusura di un documento sono dedicati i Paragrafi 1.1.5 e 1.1.6; le operazioni
per correggere e modificare un documento sono descritte nel Capitolo 2.
Nella finestra di dialogo Apri, non ci sono elenchi di file e cartelle per la scelta del nome o del tipo
di file, ma compaiono spesso anche altre icone o pulsanti da sfruttare per diverse e comode
funzionalit.
Per esempio, in Word 2000 insieme ai pulsanti di navigazione ci sono una serie di strumenti, che
permettono diverse modalit di visualizzazione dei file elencati nella zona centrale della finestra,
alcune icone che danno la possibilit di spostarsi tra le cartelle del file system e altre che duplicano
comandi del sistema operativo.
Cos come accade in generale anche per i file del file system, si pu desiderare di visualizzare i
documenti:
Sotto forma di icone.
Con i dettagli su dimensione, data, tipo e attributi.
Con esposte accanto le propriet (autore, numero di caratteri, numero di pagine, data
dell'ultima stampa e cos via).
Visualizzandone un'anteprima.
L'intero gruppo di file pu essere visualizzato in ordine di:
Nome del file
Estensione
Dimensione
Data dell'ultima memorizzazione
A sua volta, l'ordine di visualizzazione pu essere diretto o inverso, il che viene ottenuto
semplicemente facendo clic su uno dei pulsanti che reca il nome della propriet secondo la quale si
intende ordinare.
Per esempio, se si desiderano visualizzare i documenti per data, basta fare clic sul pulsante Data.

Facendo nuovamente clic sullo stesso pulsante, gli stessi file vengono ordinati sempre per data, ma
in ordine inverso: se prima erano ordinati dal pi recente al pi vecchio, con il clic su Data vengono
visualizzati al contrario.
Per spostarsi nel file system ci sono l'icona per tornare alla cartella precedente, l'icona per passare
alla cartella di livello superiore e quella per accedere al Web.
Con le icone che duplicano gli strumenti del sistema operativo, possibile:
Eliminare un file, diversi file oppure un'intera cartella.
Creare una nuova cartella.
In Word 2000, infine, c' anche un pulsante indicato genericamente con Strumenti.
Facendo clic su di esso, appare un menu a tendina nel quale sono elencati interessanti comandi.
Insieme con Elimina, duplicazione dell'icona omonima, ci sono:
Trova, per cercare file con particolari caratteristiche.
Rinomina, per cambiare nome a un file.
Stampa, per lanciare direttamente in stampa un documento senza aprirlo.
Aggiungi a Preferiti, per aggiungere il file selezionato all'elenco di quelli considerati
preferiti.
Connetti unit di rete, per collegarsi a un disco in rete.
Propriet, per accedere ed, eventualmente, variare le propriet del file selezionato.
Tra essi , il comando Trova veramente comodo. Permette di cercare in un gruppo di file molto
grande (anche in un intero disco) tutti quelli rispondenti a particolari requisiti.
Per esempio, si potrebbe voler cercare i file che sono stati memorizzati da una certa data a un'altra,
quelli che contengono alcune specifiche parole, quelli il cui nome contiene una certa scritta. Le
condizioni elencate nell'esempio possono essere molte e anche integrate insieme.

1.1.3 Aprire documenti diversi


Word permette di tenere aperti contemporaneamente pi documenti.
In Windows, il nome del documento composto da due parti, separate da un punto.
La parte di sinistra il nome vero e proprio.
Quella di destra detta estensione.
L'estensione del nome di un file aiuta a individuare il formato.
Dal formato di un file si pu risalire a quale sia l'applicazione associata a esso, ossia quella che lo
ha generato.
Questa identificazione fondamentale per poter lavorare con un computer, perch normalmente un
documento creato con un programma non viene letto da un altro.
Questo significa che un programma di gestione testi in grado di aprire sicuramente tutti i
documenti creati con il programma (detti documenti in formato nativo), ma cosa accade se deve
aprire uno generato da un altro.
Normalmente, il documento non viene riconosciuto e viene segnalato un messaggio di errore.
Per superare difficolt di questo tipo, i produttori dei programmi hanno aggiunto delle funzionalit
di conversione archivi.
Normalmente nella finestra di dialogo Apri , accanto alla casella con il nome del documenti da
aprire, appare un'altra casella di testo a discesa con la scritta Tipo di file.
Facendo clic sul pulsante con la freccia in basso, si apre una piccola finestra a tendina con
l'elenco dei diversi formati riconosciuti dal programma di gestione testi, che esso in grado di

leggere convertendo nel proprio.


Per esempio , si potrebbe dover leggere da Word un documento prodotto in WordPerfect versione
6.0.
Per farlo necessario aprire finestra di dialogo Apri e nella casellaTipo file selezionare WordPrefect
6.x.
Un formato di documento di tipo generale, riconosciuto praticamente da tutti i programmi di
gestione testi evoluti, quello RTF (Rich Text Format).
Conviene utilizzarlo quando si intende trasferire un documento ma non si sa quale sia il tipo di
programma in possesso del destinatario.
Capita anche che diverse versioni dello stesso programma memorizzino i documenti con la stessa
estensione, ma che questi siano incompatibili tra loro.

1.1.4 Creare un nuovo documento e salvarlo


Subito dopo l'apertura, il programma di gestione testi mostra la finestra di lavoro con
un documento vuoto, appena creato.
A questo punto si pu iniziare subito a scrivere del testo, per poi correggerlo e, infine, salvarlo su
disco.
Se in un qualunque momento successivo si desidera creare un nuovo documento, la sequenza
operativa da eseguire la seguente:
1. Fare clic su File, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Nuovo.
In Word 2000, contrariamente a quanto ci si potrebbe aspettare, non appare direttamente un foglio
bianco vuoto nel quale scrivere il testo del nuovo documento.
Appare, invece, la finestra di dialogo Nuovo, nella quale si pu scegliere sia il documento vuoto, sia
un altro documento tipo, da scegliere tra i modelli forniti con il programma.
Dalla finestra di dialogo Nuovo possibile scegliere anche una Composizione guidata, che permette
di creare un nuovo documento rispondendo a una serie di domande formulate in diverse finestre di
dialogo, che vengono visualizzate una dopo l'altra.
Per creare direttamente un nuovo documento, in Microsoft Word possibile utilizzare una
particolare combinazione di testi rapida. Premendo Ctrl+N, il programma apre direttamente una
finestra con il documento vuoto, saltando la fase delle richieste della finestra di dialogo.
Nonostante la pagina completamente bianca, il documento gi strutturato e possiede tutte le
impostazioni necessarie per inserire testo.
Infatti la pagina ha gi un formato (in genere l'A4), con il suo orientamento (solitamente verticale),
dei margini (spazio da lasciare libero dal testo sopra, sotto, a sinistra e a destra), un carattere da
utilizzare (font e dimensioni) e le propriet che devono avere i paragrafi di testo (come allineamento
e interlinea). Queste impostazioni vengono lette dal modello di pagina predefinito, che prende il
nome di Documento vuoto.

1.1.5 Salvare un documento sull'hard disk o su un dischetto


Quando si scrive con un programma di gestione testi, fondamentale memorizzare spesso i
documenti su disco.
Un computer, infatti, lavora tenendo dati e istruzioni del programma nella memoria centrale
o RAM (Ramdom Access Memory), che di tipo elettronico.
In quanto tale, essa funziona finch viene alimentata con l'energia elettrica.
Improvvisamente il computer potrebbe per spegnersi (magari solo perch venuta a mancare
l'alimentazione a causa di un sovraccarico nella zona).
In questa sfortunata ipotesi, tutto il lavoro svolto e non ancora salvato su dischi magnetici andrebbe
perduto, costringendo l'utente a scrivere nuovamente il testo prodotto fino a quel momento.
Il salvataggio del documento in un file sul disco, invece, garantisce che il lavoro rimanga protetto,

con la possibilit di recuperarlo successivamente in qualsiasi momento. In particolare,


consigliabile effettuare l'operazione di salvataggio periodicamente, ogni dieci minuti circa, anche
mentre si sta digitando il testo.
Il vantaggio che, se dovesse andare via la corrente, si sarebbe perso solo poco lavoro, pi facile,
quindi, da recuperare.
Per salvare la prima volta un documento su disco rigido o su dischetto, la sequenza operativa da
seguire :
1. Fare clic su File/Salva con nome, nella Barra dei menu.
2. Indicare il drive (per esempio, disco rigido o floppy disk).
3. Indicare la cartella nella quale si desidera memorizzare il file.
4. Scrivere il nome del file nella casella Nome del file.
5. Fare clic sul pulsante di conferma (Salva oppure OK).
Se la cartella nella quale si desidera memorizzare il documento non esiste, la si pu creare con
l'apposita icona presente nella finestra di dialogo Salva con nome.
Per ci che riguarda il nome, importante che sia sufficientemente chiaro e che indichi in modo
evidente il contenuto del documento, per poterlo individuare con facilit in momenti successivi.
Le versioni del sistema operativo Windows 95, 98, 2000 e NT permettono di scrivere nomi di file
(inteso come nome, punto ed estensione finale) lunghi fino a 256 caratteri. Normalmente
l'estensione non appare accanto al nome, ma viene aggiunta automaticamente dal programma.
Per esempio, per i file creati con Microsoft Word l'estensione DOC (caratteri iniziali di
"documento"), mentre per quelli creati con Lotus WordPRo LWP (acronimo del nome del
programma).
E' possibile salvare un documento anche con un formato diverso da quello nativo, per poterlo
trasferire in un altro computer che ha un programma di gestione testi diverso.
L'operazione pu essere eseguita scegliendo il formato nel quale si desidera salvare il documento
tra quelli elencati nella casella accanto a Tipo file, lo stesso tipo di casella presente anche nella
finestra di dialogo Apri.
Dopo averlo salvato la prima volta, la versione aggiornata di un documento pu essere salvata pi
semplicemente facendo clic sull'icona Salva. Solitamente ha l'aspetto di un dischetto e compare tra
le altre icone di frequente utilizzo sotto la Barra dei menu.
Nota: Come per quasi tutte le voci pi importanti accessibili da menu, anche per il salvataggio
esistono delle combinazioni rapide di tasti, che permettono di eseguire il comando utilizzando solo
la tastiera. In Word 2000, per eseguire il comando Salva sono disponibili: Ctrl+S, Alt+Shift+F2 e
Shift+F12. Per eseguire Salva con nome, sufficiente premere solo F12.
Memorizzare documenti non serve solo per evitare di perdere il lavoro svolto, ma anche per motivi
di archiviazione. Da questo punto di vista, si pu immaginare un disco come un grande armadio, nel
quale i documenti sono conservati in cartelline, ognuna delle quali ha il nome riportato sulla
copertina.
A loro volta i documenti possono essere organizzati in cartelle (quelle del file) ben distinte e
indicate con i nomi chiari e precisi. Una buona organizzazione permette il rapido reperimento del
documento creato, nel momento in cui se ne avr nuovamente bisogno.

1.1.6 Chiudere un documento


Una volta scritto, corretto e rivisto un documento, arriva il momento di terminare il lavoro.
L'operazione viene detta Chiusura del documento e pu essere eseguita con almeno tre modalit
diverse:
1. Con una sequenza operativa classica, tramite la Barra dei menu
2. Con un clic sul pulsante di chiusura
3. Con una combinazione rapida di tasti
La sequenza operativa tipica per tutti i programmi di gestione testi :

1. Fare clic su File, nella Barra dei menu, e appare il relativo menu a tendina.
2. Fare clic su Chiudi.
Se il documento era stato gi salvato in un file, la finestra che lo visualizza si chiude
immediatamente. Se, invece, il documento era stato modificato e non salvato, il programma se ne
accorge e visualizza un messaggio nel quale viene chiesto se si desidera salvarlo, prima di chiudere.
Le risposte possibili sono tre:
Si. In questo caso il programma memorizza la versione corrente del documento, aggiornando
la precedente, e poi lo chiude.
No. La versione corrente del documento non viene memorizzata e si perdono le modifiche
effettuate dopo l'ultimo salvataggio.
Annulla. Facendo clic su questa voce, si rinuncia a chiudere il documento e si ritorna nella
finestra lavoro.
In tutte le finestre del sistema operativo Windows, in alto c' la Barra titolo che reca nella zona a
destra i tre pulsanti Riduci a icona, Igrandisci/Ridimensiona e Chiudi.
Anche le finestre secondarie (ossia quelle che contengono il documento all'interno della finestra di
lavoro del programma) hanno un pulsante di chiusura in alto a destra.
Serve per ottenere una chiusura pi rapida, rispetto alla sequenza File/Chiudi. Il risultato lo stesso.
Analogamente, possibile chiudere un documento utilizzando la tastiera.
E' sufficiente tenere premuto il tasto Ctrl e premere contemporaneamente il tasto funzione F4, per
impartire il comando di chiusura del documento corrente.
In Windows, la combinazione Ctrl+F4 chiude il documento corrente, mentre Alt+F4 provoca la
chiusura del programma.
Difficilmente si aprono pi documenti contemporaneamente con un programma di gestione testi.
Lo si fa, a volte, per poter copiare parti di testo da un documento gi scritto a un altro che si sta
scrivendo.
Pu capitare, comunque, di tenere aperti due o anche tre documenti insieme, sia per modificarli, sia
per consultarli.
Alcuni programmi, come Microsoft Word 2000, permettono di chiuderli tutti in un'unica volta,
senza effettuare l'operazione per ognuno di essi.
Nota: In Microsoft Word 2000, se si tiene premuto il tasto Maiuscolo mentre si fa clic su File, nella
Barra dei menu, invece di Chiudi appare Chiudi tutto e invece di Salva, appare Salva tutto.
Sono i comandi per effettuare le operazioni descritte in un'unica volta su tutti i documenti che
risultano aperti.

1.1.7 Utilizzare la funzione di Help


Prima o poi sorge la necessit di avere un chiarimento o una spiegazione su "come si fa per...".
Anche chi lavora da tempo con un programma di gestione testi pu avere bisogno di applicare una
funzione particolare, che conosce ma di cui non ricorda le modalit di attivazione.
Si pu chiedere aiuto (Help, in inglese), per esempio, per ottenere una spiegazione di come sia
possibile inserire un grafico oppure i simboli matematici necessari per scrivere un'equazione.
Qualunque sia la motivazione, i programmi di gestione testi sono correlati di una guida che contiene
pagine di aiuto, accessibili per parola chiave oppure per argomento.

La guida normalmente organizzata in una serie di pagine che possono essere consultate in
sequenza oppure singolarmente, come se fossero lezioni di un piccolo corso incentrato sul
programma.
Come per altri comandi, anche per utilizzare l'Help ci sono diverse possibilit. Non standardizzato
ufficialmente, ma tutti i programmatori sfruttano il tasto funzione F1 per avviare le funzioni di
aiuto. La guida organizzata in tre pagine:

Sommario
Indice
Ricerca Libera
Nelle pagine sotto la linguetta Sommario viene visualizzato l'elenco dei titoli riguardanti i testi
sull'utilizzo del programma.
Facendo clic su uno dei titoli, appare il testo corrispondente, che potr essere scorso a video oppure
stampato.
Facendo clic sulla linguetta Indice, viene mostrato un elenco di voci in ordine alfabetico, sulle quali
possibile fare una ricerca anche digitando solo alcuni dei caratteri iniziali del lemma.
Con Trova, infine, c' la possibilit di chiedere informazioni per argomento, scrivendo una o pi
parole chiave.
Il sistema di Help visualizzer l'elenco dei testi che le contengono e l'utente potr scegliere quello
che ritiene pi utile.
Le versioni pi aggiornate di alcuni programmi di gestione testi danno la possibilit di chiedere
aiuto in linguaggio naturale.
Premendo F1, per esempio, Word 2000 fa apparire un fumetto in corrispondenza dell'Assistente di
Office, all'interno del quale c' una casella di testo in cui scrivere la propria domanda.
Nota: L'Assistente di Office un simpatico pupazzetto, a scelta tra otto diversi, che Microsoft ha
aggiunto in Office 2000 per rendere pi amichevole il rapporto tra l'utente e i programmi.
Se si chiede: "Come si fa per inserire un'immagine nel documento?", Word 2000 fornisce un elenco
di argomenti che dovrebbero rispondere alla domanda.
Sar sufficiente leggere i titoli e scegliere la voce che interessa per visualizzare il testo di aiuto.
Se si desidera tuttavia ottenere aiuto attraverso il metodo classico della Barra dei menu, il
riferimento l'ultima voce sulla destra della barra indicata con un punto interrogativo (?),.
Se si fa clic sul punto interrogativo, appare un menu a discesa nel quale si pu scegliere la voce che
d accesso alla guida utente.
Insieme con essa, vengono elencate anche altre funzionalit integrative.
Per esempio, c' la possibilit di accedere direttamente al sito Internet predisposto per l'aiuto dal
produttore del programma.
In fondo viene sempre mostrata la voce Informazioni su.
Un clic su questa voce causa l'apertura di una finestra di informazione con il numero della versione
del programma in uso, il numero e l'intestatario della licenza e alcune altre informazioni sulle
propriet intellettuali coinvolte nella stesura del programma.

1.2 Modificare le impostazioni di base


Tutti i programmi di gestione testi sono molto flessibili per quanto riguarda la personalizzazione sia
del documento sia dell'ambiente di lavoro: possiamo modificare il contenuto delle barre degli
strumenti e di formattazione, mostrare o meno le barre stesse, modificare il modo in cui le pagine
del documento sono visualizzate e la loro percentuale di ingrandimento, assegnare tasti di scelta
rapida a comandi

1.2.1 Cambiare il modo di visualizzazione di una pagina


In un ambiente grafico come Windows si parla di WYSIWYG, per indicare che ci che si vede a
video ci che si ottiene sulla carta.
Infatti, tutti i programmi di gestione testi normalmente visualizzano il documento con scritte,
immagini e altre componenti esattamente identiche a come verranno stampate sui fogli di carta.

Esistono comunque pi modalit di visualizzazione di un documento. Quelle disponibili in Word


2000 sono:
Visualizzazione normale
Visualizzazione layout Web
Visualizzazione layout di stampa
Visualizzazione struttura
Nella zona inferiore della finestra di lavoro, sulla sinistra della Barra orizzontale di scorrimento,
sono presenti quattro pulsanti, ognuno dei quali fa riferimento a una delle quattro modalit elencate.
Per attivare una di esse, sufficiente fare clic sul pulsante che reca lo stesso nome.
Per attivare una delle modalit di visualizzazione descritte, invece del clic su uno dei pulsanti sulla
sinistra dellaBarra orizzontale di scorrimento, si pu fare anche clic su Visualizza, nella Barra dei
menu, poi scegliere quella desiderata.
La visualizzazione in modalit WYSIWYG i quella indicata con " layout di stampa". Questa la
modalit di visualizzazione che gli utenti preferiscono avere a video, perch permette di vedere
esattamente come i vari elementi presenti in un documento verranno messi sulla pagina stampata.
Con questa modalit semplice controllare e modificare, i margini, le intestazioni e le note a pi
pagina.
E' pi semplice anche collocare immagini, grafici e tabelle all'interno del documento.
Se il testo viene posto su pi colonne, i caratteri, scorreranno all'interno delle colonne seguendone
l'impostazione.
Insieme con la Visualizzazione layout di stampa, possibile farsi mostrare anche quella di Word
2000 chiama mappa del documento.
Per attivarla si esegue questa sequenza operativa:
1. Clic su Visualizza , nella barra dei menu
2. Clic su Mappa del documento
La finestra di lavoro si divide in due colonne in quella di sinistra, pi stretta ma ampliabile con il
mouse, vengono visualizzati i titoli di diverso livello in cui strutturato il documento. La mappa
navigabile, nel senso che, facendo clic su uno dei titoli, nella colonna a destra appare la parte del
documento che inizia con quel titolo.
La visualizzazione normale, invece, utile per digitare testo rapidamente, quando si ha un computer
non troppo veloce.
Dato che non vengono mostrate le immagini e i disegni e la gestione grafica della pagina
semplificata, il programma lavora pi velocemente.
La visualizzazione Web utile per simulare un'anteprima di come verrebbe visualizzato il
documento con un browser come Microsoft Internet Explorer oppure Netscape Navigator.
La visualizzazione a struttura permette di individuare meglio la struttura dei documenti che hanno
diversi livelli di identificazione.
Documenti di questo tipo sono, per esempio libri divisi in capitoli, paragrafi e sezioni.
Si pu chiedere al programma di visualizzare solo i livelli principali per facilitare lo spostamento di
blocchi di testo e l'organizzazione di documenti molto lunghi.
Si pu, comunque, visualizzare anche l'interno dei livelli inferiori del documento e il testo.
La finestra di lavoro dei programmi di gestione testi nel corso degli anni ha accumulato oggetti di
vario genere.
Oltre la barra dei menu, nei programmi attuali ci sono anche Barre degli strumenti, il
Righello orizzontale e quello verticale, la Riga di stato.
Siccome lo spazio destinato al contenuto del documento in senso stretto divenuto sempre pi
esiguo, nei programmi di gestione testi pi avanzati stata inserita una funzione che permette la
visualizzazione del documento a schermo intero.
In Microsoft Word 2000, la sequenza operativa per attivarla :
1. Fare clic su Visualizza, nella Barra dei menu
2. Fare clic su Schermo intero.

Il documento occuper l'intera videata senza l'ingombro delle varie barre e delle componenti della
finestra.
Per tornare alla visualizzazione classica, si pu agire in due modi. Si pu premere il pulsante con la
scritta Chiudi schermo intero che presente sul video, oppure si pu ripetere la sequenza
iniziale Visualizza/Schermo intero e tutto torner normale.
Oltre alle varie modalit di visualizzazione c' la funzione Anteprima, che permette, invece di
visualizzare il documento esattamente come sar nel suo aspetto finale.
In Word 2000 nel menu File sono presenti due voci:
Anteprima di stampa
Anteprima pagina Web
Facendo clic su Anteprima di stampa la finestra di lavoro si modifica per visualizzare anche pi
pagine del documento affiancate con l'aspetto di miniature.
Facendo clic su Anteprima pagina Web viene aperto il browser e il documento viene visualizzato
come se fosse stato letto da Internet.

1.2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento, zoom della pagina


In un programma di gestione testi le azioni di ingrandimento (zoom della pagina), vengono attuate
con la funzione Zoom.
Facendo clic su:
Visualizza, nella Barra dei menu, e poi
Zoom
Il programma mostrer una finestra di dialogo nella quale possibile impostare la percentuale alla
quale visualizzare il contenuto della pagina.
Un valore di 100% corrisponde alle dimensioni reali che il documento avr una volta stampato. Una
percentuale inferiore causa il rimpicciolimento dell'immagine.
Lo zoom misurato in percentuale valutato in valore assoluto rispetto alle dimensioni reali del
foglio.
Da una parte comodo perch fissa in modo certo le dimensioni visibili di testo e grafica, dall'altra
provoca qualche problema quando si riduce la larghezza della finestra di lavoro.
Con una larghezza inferiore, infatti, una parte del testo rimane nascosta e non si riescono a
visualizzare interamente le righe.
Per evitare questa difficolt, si pu fissare lo zoom a un valore relativo alle dimensioni della
finestra.
Alcuni valori possibili sono:
Larghezza
Larghezza testo
Pagina intera
Pi pagine
Con Larghezza viene visualizzata la pagina per l'intera larghezza, compresi i margini e un piccolo
spazio ai lati del foglio, proprio come se fosse poggiato su una scrivania.
La voce Larghezza testo, invece, amplia la visibilit del rigo, eliminando dalla finestra la vista dei
bordi del foglio e dei margini.
E' utile, ovviamente, soprattutto per documenti molto lunghi e disposti su numerose pagine.
In Anteprima di stampa di Word 2000 viene resa disponibile una funzione di zoom particolare, con
due soli valori:
Pagina intera
100%
Si passa dall'uno all'altro e viceversa, semplicemente facendo clic con il mouse.

Il puntatore assume l'aspetto di una piccola lente d'ingrandimento, con il segno pi (+) se facendo
clic si passa al 100%, con il segno meno (-) se facendo clic si passa a visualizzare la pagina intera.

1.2.3 Modificare la barra degli strumenti


Le Barra degli strumenti raccolgono le icone che attivano comandi omogenei per argomento.
La Barra degli strumenti Standard per esempio, tra le altre contiene le icone:
Apri
Copia
Salva
Incolla
Stampa
Annulla
Anteprima di stampa
Ripristina
Taglia
Zoom
La Barra degli strumenti Formattazione contiene icone di comandi di fondamentale utilizzo come:
Tipo di carattere
Dimensione
Grassetto
Corsivo
Sottolineato
Allineamento a sinistra.
Allineamnto centrato.
Allineamnto a destra.
Allineamnto giustificato
Le barre degli strumenti sono strumenti comodi e potenti, perch permettono di evitare la serie di
clic che occorrono per eseguire comandi partendo dalla Barra dei menu.
E' possibile aggiungere altre barre a quelle solitamente disponibili nella finestra di lavoro.
E' possibile anche personalizzarle, aumentando o eliminando icone e caselle di testo a discesa.
Nei vari programmi di gestione testi esistono modalit leggermente diverse per accedere alla
personalizzazione delle barre degli strumenti.
In Microsoft Word 2000, si pu agire facendo clic con il tasto destro del mouse quando il puntatore
su una delle barre sotto la Barra del titolo.
Appare un menu contestuale che contiene l'elenco di tutte le barre presenti nel programma.
Facendo clic su una delle voci, si attiva o si disattiva la visualizzazione della barra relativa.
Ogni barra attivata viene aggiunta ad altre, nelle righe sotto la Barra dei Menu. Se dovessero
diventare troppe, Word 2000 permette di trascinare la singola barra e di lasciarla fluttuante sul
video.
In alternativa, con la tecnica del drag and drop si pu portare una barra fino a uno qualsiasi dei
quattro lati della finestra di lavoro e lasciarla attaccata a esso.
L'ultima voce in basso del menu contestuale della Barra degli Strumenti, in Word 2000
Personalizza.
Facendo clic su di essa si apre una finestra di dialogo, nella quale si accede a tre pagine diverse di
personalizzazioni.
Nella pagina sotto la linguetta Barra degli strumenti vi sono una serie di caselle di controllo per
attivare o disattivare le barre disponibili.
Nella pagina Comandi si possono aggiungere o togliere icone a discesa (come quella per la scelta
del tipo di carattere) delle barre degli strumenti.
Nella pagina Opzioni, infine si pu personalizzare il modo di visualizzare i men.
Per esempio si pu chiedere al programma di visualizzare le icone grandi oppure quelle formato
piccolo e scegliere se far comparire oppure no le combinazioni di tasti rapidi accanto alle voci del
men.

1.3 Scambiare documenti


Per scambiare documenti con amici o colleghi di lavoro la cosa pi semplice avere lo stesso
programma di gestione testi, in modo che un file salvato su un computer possa venire letto sull'altro
ed essere utilizzato immediatamente.
Se per i programmi sulle due macchine sono delle stesso tipo, ma di versioni diverse, potrebbero
sorgere ugualmente alcune difficolt.
Quando si salva un documento possibile specificare un diverso formato, e esso sar leggibile da
altri programmi.

1.3.1 Salvare un documento con un altro formato


Nel corso degli anni, per esempio, Microsoft Word per Windows stato venduto con versioni
contrassegnate da diversi numeri.
Dopo una fugace apparizione di Word 1, ci sono in sequenza Word 2, Word 6, Word 97 e Word
2000.
Word 97 in grado di leggere i file prodotti con Word 6, mentre non possibile il contrario.
Word 97 e Word 2000, invece hanno file dello stesso formato (quindi immediatamente
interscambiabili), ma le estensioni dei loro nomi sono .docesattamente come lo sono quelle dei file
salvati con le versioni precedenti dello stesso programma.
Un modo per aggirare l'ostacolo quello di fornire funzioni di conversione archivi, ossia il
programma in grado di salvare un documento nel formato nativo di un altro programma o di una
versione diversa dallo stesso.
In quest'ultimo caso, ovviamente, un programma riesce a convertire i propri documenti in quelli di
una versione precedente ma non di una successiva. Tra i formati pi diffusi (indicati con la loro
estensione) ci sono:
DOC (da DOCumento), per i documenti creati con Microsoft Word per Windows.
RTF (Rich Text Format), un formato standard, che non propriet di nessun produttore di
software.
MCW, per i documenti creati con Microsoft Word per Macintosh.
TXT (da TeXT), per i file di soli caratteri, senza alcun
abbellimento grafico (o formattazioni).
HTM (Hyper Text Markup language), per i documenti da visualizzare con un browser per la
navigazione in Internet.
Per esempio, uno stesso documento, di nome DIZIONARIO, nei cinque casi elencati assumerebbe i
seguenti nomi completi:
DIZIONARIO.DOC
DIZIONARIO.RTF
DIZIONARIO.MCW
DIZIONARIO.TXT
DIZIONARIO.HTM
I primi tre sono completi di tutti gli attributi estetici assegnati loro dall'utente, sotto forma di tipo e
grandezza di carattere, allineamento ed eventuali tabulazioni.
Nel caso di DIZIONARIO.TXT, il contenuto di tipo testo e contiene solo caratteri senza
formattazione di alcun genere. Il formato HTM riguarda la pubblicazione di pagine in Internet.
Salvare un documento in un file di formato diverso da quello nativo molto semplice.
Nella finestra di dialogo Salva con nome, dopo aver scelto la cartella e il nome da attribuire al file,
occorre fare clic sul pulsante con la freccia in gi accanto alla casella di testo Tipo file.
Apparir una finestra contenente un elenco di formati, indicati con il nome del programma e
l'estensione che assumer il nome del file una volta memorizzato sul supporto di memoria.

1.3.2 Salvare un documento in un formato appropriato per l'invio a un sito Web


Word in grado di salvare un documento nel formato HTM. L'estensione derivata dal
linguaggio HTML, utilizzato per realizzare le pagine da pubblicare in Internet.
Per motivi legati alla necessit di velocizzare il trasferimento di dati da una macchina a un'altra,
documenti da visualizzare con i browser vengono scritti in HTML.
Grazie a questo linguaggio, non c' bisogno di trasferire i documenti dal server Web cos come
appaiono sul video (sarebbe di dimensioni troppo grandi e impiegherebbero troppo tempo ad
arrivare).
Essi, invece, vengono trasferiti come una combinazione del testo da visualizzare e dei comandi che
dicono in quale modo farlo.
In questo modo si riescono a costruire documenti che permettono di risparmiare moltissimo spazio
rispetto ai file dei normali documenti dei programmi di gestione testi.
E' il browser che si occupa di visualizzare il testo ricevuto, impaginando graficamente con le
istruzioni impartite dai comandi arrivati insieme con esso.
L'HTML un vero e proprio linguaggio, che bisogna conoscere per realizzare documenti il pi
possibile corretti, per cui all'inizio della storia di Internet le pagine potevano essere realizzate solo
da persone con competenze pi vicine ai programmatori e non da normali utenti che sapevano
scrivere, magari anche bene, con il computer.
Le versioni dei programmi di gestione testi oggi, invece, permettono di scrivere semplicemente il
documento, cos come si fatto, e poi salvarlo in modo che sia utilizzabile in un sito Web:
sufficiente scegliere, al momento del salvataggio, il formato HTM come tipo file.
A questo punto il file pronto per essere inviato a un sito Web.

Capitolo 2: Operazioni di base


In questo capitolo si apprender come si inserisce un'interruzione di pagina in un documento, come
si selezionano caratteri, paragrafi o un intero documento.
Tale capitolo, inoltre, spiegher l'utilizzo delle funzioni Copia/Incolla e Taglia/Incolla, il comando
Trova e il comando Sostituisci.

2.1 Inserire i dati


Un programma opera su dati.
Per programma di gestione testi i dati sono il testo, le immagini e gli altri oggetti che vengono
inseriti nei documenti.

2.1.1 Inserire caratteri, parole, frasi


Quando si crea un nuovo documento, la finestra di lavoro si presenta completamente bianca: adesso
bisogna cominciare a inserire testo, digitando sulla tastiera.
Il testo di un documento composto da singoli caratteri.
Per semplicit, si possono considerare caratteri le lettere dell'alfabeto, le cifre da 0 a 9, i segni di
interpunzione (come il punto, la virgola, il punto esclamativo e le parentesi) o qualsiasi simbolo che
si pu digitare sulla tastiera.
In realt, questi sono segni che pi facilmente si riescono ad associare al concetto di carattere, anche
se con i programmi di gestione testi possibile inserire altri simboli come, per esempio, lettere
greche o il segno dell'euro.
Pi in generale, quindi, si considerano caratteri tutti i segni che vengono stampati sulla carta
compreso lo spazio bianco (quello che viene ottenuto premendo la barra dello spazio, il grosso tasto

orizzontale nella parte bassa della tastiera), necessario per separare tra loro le parole.
Per inserire testo in un documento, dunque, ci si mette davanti alla tastiera e si cominciano a
premere i tasti cos come si farebbe con una macchina da scrivere.
Carattere dopo carattere si costruiscono parole, frasi e paragrafi, che vanno a comporre l'intero
testo.
Il testo viene inserito nel punto dove si trova il cursore, ovvero la barra verticale che lampeggia, e
non dove appare il puntatore del mouse.
La tastiera di un computer da tavolo organizzata in zone funzionali.
La zona di sinistra detta alfanumerica, quella pi ampia e contiene i tasti con i caratteri di utilizzo
pi immediato, compresi i segni di interpunzione e alcuni simboli come il dollaro, la percentuale e il
carattere "at" (@), necessario per gli indirizzi di posta elettronica.
In questa zona della tastiera ci sono anche tasti che possono essere utilizzati in combinazione con
altri.
Per esempio, per ottenere i caratteri maiuscoli con la tastiera, necessario tenere premuto uno dei
due tasti Shift presenti ai lati della seconda fila di tasti partendo dal basso, insieme con quello della
lettera.
Tenendo premuto Shift, si accede anche ai segni presenti nella parte superiore dei tasti, come il
punto esclamativo (!), che sta in cima al numero (1).
Oltre a Shift, i tasti particolari da utilizzare in combinazione con gli altri sono:
Ctrl (Control)
Alt (Alternate)
AltGr (che equivale a premere Ctrl e Alt insieme)
Nella parte in alto della tastiera c' una lunga fila di tasti in orizzontale.
Il primo a sinistra il tasto Esc.
Viene utilizzato, per esempio, per annullare l'apertura di una finestra di dialogo (come Apri o Salva
con nome), rinunciando a proseguire nelle scelte proposte.
A seguire ci sono dodici tasti indicati con "F1", "F2" e cos via, fino a "F12". Vengono detti tasti
funzione, anche se non hanno una funzione predefinita specifica.
Ogni programma li utilizza liberamente, per cui se nelle istruzioni c' scritto: "Premere il tasto F4
per...", in quel programma F4 avr uno specifico significato, mentre per un altro lo stesso tasto
potrebbe eseguire un comando completamente diverso.
Nella zona centrale e leggermente a destra della tastiera ci sono i tasti per spostarsi nel documento.
In basso ci sono i tasti direzione, le cosiddette freccia a sinistra, freccia a destra, freccia su e freccia
gi. Premendoli, il cursore si sposter di conseguenza tra le righe del testo.
Sopra le frecce, ci sono PgSu (Pagina su) e PgGi (Pagina gi), per spostarsi pi rapidamente nel
documento; premendo questi tasti lo spostamento corrisponde a una videata (attenzione: non a una
pagina di testo!).
Nella zona a destra della tastiera, infine, ci sono i tasti numerici, i quattro segni delle operazioni e
un tasto Invio, che la replica di quello presente nella zona alfanumerica.

2.1.2 Il comando Annulla


Una volta entrati in confidenza con la tastiera, anche se non si velocissimi si pu iniziare a
comporre il documento.
Continuando la digitazione, si creano frasi che ne costruiscono il filo logico.
Per quanto si riesca a essere precisi, per, prima o poi occorrer intervenire sul testo per modificarlo
o per apportarvi correzioni.
Piuttosto importanti, per questo scopo,sono i due tasti Ins e Canc.
Il tasto Ins attiva e disattiva la modalit inserimento per i caratteri.
Per comprendere l'utilit, si supponga di dover correggere una certa scritta: prima si torna indietro
con il cursore e poi si comincia a riscrivere la parte di testo sbagliata.
Se fosse inserita la modalit inserimento, ogni carattere digitato provocherebbe lo spostamento sulla

destra di tutti i caratteri successivi alla posizione del cursore.


Se, invece, fosse disattivata, ogni carattere digitato coprirebbe quello alla sua destra, cancellandolo.
Premere il tasto CANC determina la cancellazione del carattere immediatamente alla destra del
cursore.
La sua funzione simile a quella del tasto di cancellazione (beckspace) presente nella zona
alfanumerica della tastiera, subito sopra quello di Invio, generalmente indicato da una freccia
rivolta verso sinistra.
La differenza che quest'ultimo cancella il carattere a sinistra del cursore, non quello a destra.
Nel correggere, pu capitare di cancellare involontariamente un'ampia zona di testo, oppure di
riscrivere righe corrette pensando di avere attivo l'inserimento che, invece, era disattivato: in casi
come questi decisamente utile il comando Annulla, che permette di ripristinare la situazione preesistente.
Nei programmi di gestione testi, in genere lo si ottiene eseguendo questa sequenza operativa:
Clic su Modifica, nella Barra dei menu
Clic su Annulla
Quest'ultima normalmente la prima delle voci presenti nel menu a discesa Modifica.
Per eseguire lo stesso comando, esiste anche un'icona nella Barra degli strumenti, con il disegno
che rappresenta una freccia che ruota all'indietro, verso sinistra.
Le versioni pi recenti dei programmi di gestione testi hanno diversi livelli di annullamento,
consentendo di annullare non solo l'ultima azione eseguita, ma anche le precedenti. C' la possibilit
di intervenire su centinaia di azioni a partire dall'ultima, purch eseguite nella sessione corrente di
scrittura del testo.
I programmi, infatti, memorizzano le azioni dell'utente soltanto nell'ambito della stessa sessione di
lavoro, finch non si chiude il documento. Una volta riaperto, questa zona di memoria viene
azzerata.
Cos come possibile annullare le azioni precedenti, per recuperare situazioni di errore o aggiunte
indesiderate, i programmi permettono anche di ripristinare azioni che si era deciso di annullare.
E' una sorta di "annullamento dell'annullamento", che pu ritornare utile in pi di una situazione.
In Microsoft Word 2000, l'icona Ripristina reca un disegno simile a quello dell'icona Annulla: una
freccia che ruota, ma questa volta in avanti.

2.1.3 Inserire nuovi paragrafi


Un carattere un simbolo digitato da tastiera. I caratteri si combinano a costituire parole.
La parola, un gruppo di caratteri separato da un altro gruppo di caratteri da uno spazio, da un
segno di interpunzione.
Con le parole si costituiscono le frasi, che possono essere scritte una dopo l'altra senza bisogno di
andare a capo.
Nel momento in cui una parola raggiunge il margine destro del foglio, infatti, il programma di
gestione testi provvede automaticamente a far continuare le scritte sul rigo successivo.
Se, invece, si desidera dividere logicamente un argomento da un altro, al termine di una frase si
preme il tasto Invio.
A quel punto si forza un ritorno a capo del cursore e si crea quello che, nei programmi di gestione
testi, viene definito un paragrafo: un qualsiasi gruppo di caratteri racchiuso tra due ritorni a capo.
Avere chiari i concetti di carattere e paragrafo permette di risolvere oltre l'80% dei problemi che
possono sorgere con un programma di gestione testi.
Il carattere, importante per impostare propriet quali:
grassetto
corsivo
tipo
dimensione
colore

Il paragrafo, importante per impostare propriet quali:


allineamento
interlinea
tabulazioni
rientri
Fissare o modificare le propriet di caratteri e di paragrafi l'attivit che occupa la maggior quantit
di tempo nella redazione di un documento, subito dopo l'immissione e la correzione del testo.

2.1.4 Caratteri speciali, simboli


Con il termine caratteri speciali (intesi come simboli), si intende una serie di simboli e segni
particolari, che non trovano posto normalmente sui tasti della tastiera.
In Microsoft Word 2000 si possono inserire nel documento con la sequenza operativa:
1. Inserisci, nella Barra dei menu
2. Clic su Simbolo
Si apre una finestra di dialogo nella quale sono riportate due linguette:
Simboli
Caratteri speciali
Nella finestra sottostante a Simboli, vengono visualizzati segni matematici come la radice, caratteri
in greco e diversi altri per risolvere le pi svariate necessit di redazione documenti, come per
esempio il copyright.
Si possono scegliere diversi font di caratteri e verificare quali simboli sono disponibili per ognuno
di essi. Facendo clic su Caratteri speciali, vengono elencati altri tipi di caratteri, spesso utili in seno
alle attivit di impaginazione di documenti come i libri e in ambito redazionale.
Alcuni caratteri si ottengono anche premendo opportune combinazioni di tasti.

2.1.5 Interruzione di pagina


Quando si scrive un documento , il programma impagina il testo nello spazio che si ricava partendo
dalla dimensioni della pagina e togliendone i margini. Quando finisce lo spazio nella pagina salta
automaticamente alla pagina successiva.
A volte capita di voler inserire dei salti pagina.
Ad esempio, nella preparazione di un curriculum, possibile che prima venga preparata la lettera di
presentazione e poi il foglio con le esperienze lavorative.
Al termine della lettera di presentazione dovremo fare in modo di iniziare a scrivere il curriculum
vero e proprio nella pagina successiva.
Per far questo inseriamo un'interruzione di pagina.
Il suo effetto portare il carattere immediatamente successivo sempre all'inizio di una nuova
pagina.
Per inserire l'interruzione di pagina occorre eseguire una specifica sequenza operativa.
In Microsoft Word 2000:
1. Si parte facendo clic su Inserisci,nella Barra dei menu
2. Poi si fa clic su Interruzione e si apre una finestra di dialogo.
3. Si seleziona la casella Di pagina, che solitamente predefinita.
4. Si conferma facendo clic sul pulsante OK.
Il risultato che il testo termina nel punto dove era il cursore, e il carattere seguente apparir nel
punto iniziale della pagina successiva.

2.2 Selezionare i dati


In un programma di gestione testi si pu intervenire su molti tipi di oggetti: caratteri,
paragrafi, tabelle e grafici, disegni, immagini e altri oggetti multimediali.
Ci che si pu fare su un oggetto dipende anche dalla sua tipologia.
Un'immagine si pu allungare o ruotare, i caratteri si possono ingrandire o cambiare di colore,

un paragrafo si pu allineare a sinistra oppure al centro.


Per eseguire un comando su un certo oggetto per necessario comunicare al programma quale sia
quello su cui si intende agire. Questa operazione viene detta selezione.
Sicuramente, per, la maggior parte del lavoro di revisione e modifica viene eseguita sul testo.
E' importante, di conseguenza, padroneggiare le tecniche di selezione delle diverse parti di un testo.

2.2.1 Selezionare una parola, una linea, un paragrafo o l'intero documento


Selezionare correttamente un carattere, una parola, un paragrafo o l'intero testo, oltre a permettere
un preciso intervento su ci che interessa, significa ridurre sostanzialmente la quantit di tempo
destinata alla revisione del documento.
Per selezionare parti di testo si possono utilizzare sia il mouse, sia la tastiera.
Selezionare una parola
Per selezionare una parola sufficiente portare il puntatore su uno dei caratteri che la compongono
e fare doppio clic.
La parola verr visualizzata con colori invertiti, ossia con la scritta bianca su sfondo nero.
Per selezionare le parole possibile utilizzare il mouse anche con la tecnica del drag and drop,
seguendo questa sequenza operativa:
1. Portare il puntatore alla fine della parola da selezionare.
2. Premere il tasto sinistro del mouse.
3. Tenendo il tasto sinistro abbassato, trascinare il mouse fino a raggiungere l'inizio della
parola.
4. Lasciare il tasto sinistro del mouse.
Per selezionare una parola con la tastiera si usano contemporaneamente il tasto Ctrl e il tasto Shift e
i tasti di direzione.
Per esempio, si pu:
1. Portare il cursore a destra dell'ultimo carattere, eventualmente con un clic del mouse.
2. Tenere premuti insieme i tasti Ctrl e Shift.
3. Premere il tasto di direzione freccia a sinistra.
4. Lasciare tutti i tasti.
Naturalmente possibile fare il percorso inverso, dall'inizio della parola alla fine, premendo il tasto
di direzione freccia a destra.
Selezionare una riga di testo
Invece di una parola (o anche pi parole insieme), pu essere comodo selezionare un'intera riga di
testo.
Con il mouse l'operazione molto semplice:
1. Si porta il puntatore del mouse nella zona del margine a sinistra del testo, dove la direzione
della freccia varier verso l'alto a destra.
2. Si fa clic.
3. Si lascia il tasto sinistro del mouse.
Restando nella zona del margine, se si continua a tenere premuto il tasto sinistro del mouse e lo si
trascina verso l'alto o verso il basso, si otterr la selezione di pi righe di testo.
Con la tastiera si pu eseguire la sequenza operativa:
1. Portare il cursore alla fine della riga.
2. Tenere premuto il tasto Shift.
3. Premere il tasto Home.
4. Lasciare entrambi i tasti.
In questo caso si sfrutta la funzione del tasto Home, che causa lo spostamento dalla posizione
corrente del cursore all'inizio della riga di testo, insieme con la pressione del tasto Shift, che
provoca invece la selezione.
Selezionare un paragrafo
Per selezionare un singolo paragrafo, esiste una tecnica pi comoda e immediata.

E' sufficiente portare il puntatore su un carattere qualsiasi all'interno del paragrafo e fare un triplo
clic, ossia fare rapidamente clic sul tasto sinistro del mouse per tre volte consecutive.
Con il mouse si pu anche:
1. Portare il mouse nel margine sinistro della pagina, in corrispondenza di una delle righe del
paragrafo.
2. Fare doppio clic.
La selezione di un paragrafo, infine, pu essere eseguita tramite la tastiera.
Considerando che la combinazione Ctrl+freccia in gi sposta il cursore alla fine del paragrafo, si
pu:
1. Portare il cursore a sinistra del primo carattere del paragrafo.
2. Premere una sola volta Ctrl+Shift+freccia in gi.
Selezionare tutto il testo
Per selezionare tutto il testo utilizzando il mouse la sequenza operativa la seguente:
1. Portare il puntatore del mouse all'inizio del testo.
2. Premere il tasto sinistro del mouse.
3. Tenendo il tasto sinistro abbassato, trascinare il mouse fino a raggiungere la fine del testo.
4. Lasciare il tasto sinistro del mouse.
Altra possibilit alternativa inserita sotto la voce Modifica, nella Barra dei menu: Seleziona tutto.
In alternativa, in Microsoft Word 2000 si pu tenere premuto Ctrl e premere contemporaneamente il
tasto 5, premendolo, per, al centro del tastierino numerico (indicato a volte con l'acronimo tn) : la
combinazione quindi Ctrl+5(tn).
Lavorando con il mouse, sempre in Microsoft Word 2000, si ottiene lo stesso risultato anche
portando il puntatore nella zona del margine a sinistra del testo e facendo un triplo clic.
Un modo per selezionare l'intero testo con la tastiera, infine, :
1. Portare il cursore a sinistra del primo carattere del testo.
2. Premere una sola volta Ctrl+Shift+Fine (End nelle tastiere inglesi).

2.3 Copiare, spostare, cancellare


Una delle maggiori comodit degli ambienti operativi grafici come Windows quella di poter
copiare una parte di testo per portarla (in gergo informatico: incollarla) in un'altra zona dello
stesso documento, o anche in un documento completamente diverso.
La coppia di operazioni Copia e Incolla lascia l'originale al suo posto.
Anche il comando Taglia permette di incollare il testo in un'altra zona, ma provoca l'eliminazione
del testo originale, togliendolo da dove stato selezionato.
Quindi si pu dire che le operazioni Copia e Incolla duplicano, mentre Taglia e Incolla spostano.
Entrambe le funzioni sfruttano un'area di memoria appositamente messa a disposizione dal sistema
operativo, che in Windows viene chiamata Appunti.
Essa destinata a contenere testo, grafica o qualsiasi tipo di dato prima selezionato e poi copiato o
tagliato con gli appositi comandi del programma.
Quando si taglia o si copia una porzione di testo (ma il discorso vale ugualmente per altri tipi di
dati), questa viene memorizzata negliAppunti.
Il comando Incolla mette il contenuto nel punto dove lampeggia il cursore, ma non lo cancella
dagli Appunti finch non avviene un'altra operazione Copia o Incolla.

2.3.1 Copia e Incolla per duplicare testi, Taglia e Incolla per spostarli
Per duplicare o spostare un testo all'interno di un documento, la sequenza operativa da eseguire :
1. Selezionare il testo, con una delle tecniche descritte in precedenza.
2. Attivare il comando Copia o Taglia.
3. Portarsi con il cursore nel punto dove si desidera portare il testo selezionato
4. Attivare il comando Incolla

Le indicazioni " attivare il comando Copia o Taglia " e "attivare il comando Incolla" sono
volutamente generiche, perch si pu operare in diversi modi:
Iniziando dalla Barra dei menu
Con il tasto destro del mouse
Con la tastiera
Nella Barra dei menu le tre funzioni Taglia, Copia e Incolla sono presenti nel Menu Modifica.
Una volta selezionato il testo da copiare o spostare, facendo clic con il tasto destro del mouse
quando il puntatore in un punto della zona selezionata appare un menu contestuale.
Le voci contenute nell'elenco sono diverse a seconda del programma e del tipo di oggetto
selezionato, ma comprendono sempre le tre funzioniTaglia ,Copia e Incolla.
Con la tastiera possibile attivare le stesse funzioni secondo lo schema riportato nella tabella
seguente.
Funzione

Taglia

Combinazione dei tasti Ctrl+X

Copia Incolla
Ctrl+C Ctrl+V

Combinazione dei tasti Ctrl+Canc

Shift+Ins

2.3.2 Copiare e spostare testi tra documenti attivi


Per eseguire una copia o uno spostamento all'interno dello stesso documento, oppure tra due
documenti attivi (ossia aperti nella stessa sessione di lavoro del programma di gestioni testi),
possibile sfruttare oltre alle tecniche precedentemente descritte anche un'ulteriore metodo che
impiega il mouse. Per spostare una parte di testo si pu:
Selezionare il testo.
Portare il puntatore su un qualsiasi punto della zona selezionata.
Premere il pulsante sinistro del mouse.
Tenendolo premuto, trascinare la zona nel punto dove il testo andr incollato, anche
passando da un documento all'altro.
Come si pu notare, questa una classica tecnica di drag and drop (letteralmente: "Trascina e
lascia").
Il risultato uno spostamento immediato del testo selezionato nella zona di destinazione.
Questo modo di spostare testo (ma funziona anche in generale con immagini o altri oggetti) non
comporta il passaggio attraverso gli Appunti:ci significa che l'azione pi rapida, ma anche che
non possibile incollare pi volte la stessa zona spostata, proprio perch non stata memorizzata
negli Appunti.
Per copiare un testo, la sequenza operativa del tutto simile a quella precedente.
L'unica differenza avere l'accortezza di tenere premuto il tasto Ctrl mentre si trascina la zona
selezionata nel punto di destinazione.
In Microsoft Word 2000, il programma segnala il fatto che si sta duplicando una zona selezionata
aggiungendo accanto al puntatore un piccolo quadratino con all'interno un segno (+).

2.3.3 Cancellare un testo


Cancellare una parte di testo un'azione spesso necessaria in fase di correzione.
Si pu anche riscrivere sopra i caratteri da eliminare disattivando la funzione di inserimento, ma

molte volte rapido cancellarli direttamente.


Se si devono cancellare solo pochi caratteri, si pu farlo in modo semplice.
Ci sono due tasti utilizzabili per questo scopo:
Backspace
Canc (o Del, in inglese )
Il primo il tasto leggermente pi grande degli altri che sta sopra il tasto Invio.

Ogni volta che lo si preme, viene cancellato il carattere immediatamente a sinistra del cursore.
Il tasto Canc il tasto che sta nella parte centrale della tastiera, sotto il tasto Ins e sopra i tasti di
direzione.
Anche in questo caso, premendo viene cancellato un carattere tirando gli altri indietro di una
posizione, ma questa volta il carattere a destra del cursore a venire cancellato.
Premendo pi volte uno dei due tasti per cancellare caratteri, si eliminano facilmente piccole parti di
testo.
Se, invece occorre eliminare parti estese come una o pi righe oppure uno o pi paragrafi, allora
preferibile eseguire questa sequenza operativa:
1. Selezionare la zona di testo da cancellare.
2. Premere il tasto Canc.
In alternativa al tasto Canc, si pu fare clic su Modifica nella Barra dei menu, e poi su Cancella.
La cancellazione non prevede un'ulteriore richiesta di conferma: il testo viene eliminato e basta.
Se ci si accorge di aver tolto testo che invece andava lasciato, necessario ricorrere al
comando Annulla, ma immediatamente dopo la cancellazione

2.4 Trovare e sostituire


A volte succede, durante la correzione del testo, di avere bisogno di una certa parola, perch
potrebbe essere necessario sostituirla con un'altra.
In questa situazione serve una funzione che prima cerca il testo e poi lo sostituisce con un altro
opportunamente indicato al programma.
Si tratta di una ricerca o di una ricerca e sostituzione, possibile cercare un certo testo (o un
attributo o un elemento particolare):
In tutto il documento
Solo dalla posizione del cursore in poi
Dalla posizione del cursore verso l'inizio del documento.
Come si pu notare, il tipo di comando cerca di risolvere un'esigenza dell'utente piuttosto
importante, con la maggiore flessibilit possibile.

2.4.1 Il comando Trova


Per trovare un elemento all'interno di un testo, deve essere attivato il comando Trova.
Normalmente si cerca una parola, ma nulla toglie che possa essere cercata un'intera stringa
di caratteri o un'intera frase.
La sequenza operativa simile in tutti i programmi di gestione testi:
1. Fare clic su Modifica, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Trova e si aprir la relativa finestra di dialogo.
3. Nella casella indicata con Trova, scrivere la parola cercata o, pi in generale, il gruppo di
caratteri.
4. Avviare la ricerca, facendo clic sul pulsante di conferma Trova successivo oppure OK.
Se il programma trova un'occorrenza della parola o della stringa di caratteri cercata, la mostrer
selezionata nel testo. La finestra di dialogoTrova rimarr aperta, chiedendo se si desidera continuare

la ricerca della successiva occorrenza della stessa stringa oppure no.


Nel caso in cui si sia trovato ci che si cercava, si pu chiudere la finestra di dialogo facendo clic
sul pulsante di chiusura.
Per affinare la ricerca, esistono alcune opzioni attivabili dall'utente. Ipotizzando di cercare una
parola, si pu chiedere di:
Attivare o disattivare il controllo delle minuscole e delle maiuscole.
Cercare solo parole intere.
Utilizzare caratteri jolly.
Attivare il controllo delle minuscole e delle maiuscole permette di trovare la parola esattamente
come stata scritta.
Disattivarlo significa chiedere di individuare la parola con tutte le combinazioni possibili.
Per esempio, attivare il comando sulla ricerca della parola "Roma", non farebbe segnalare la
presenza nel documento della parola "roma", n di "ROMA". Attivare l'opzione per cercare solo le
parole intere potrebbe servire proprio nel caso di "Roma".
Non facendolo, il comando troverebbe (correttamente) anche "aroma" e "Romania", se questi
termini fossero nel testo.
L'opzione di ricerca dell'utilizzo dei caratteri jolly consente di trovare un termine, con alcune
varianti possibili.
Per esempio, si potrebbe chiedere di cercare tutte le parole che iniziano con "mang". Il comando
troverebbe "mangio", "manger".
Si potrebbe anche chiedere di trovare tutti gli anni finali che appartengono ai decenni del 1900,
scrivendo una sintassi come "19?9".
Il programma troverebbe "1999", "1989", "1969" e cos via.
Non si deve dimenticare la possibilit di chiedere la ricerca di un attributo o di un elemento
particolare.
Tra i primi, per esempio, ci potrebbe essere il grassetto, un certo colore di carattere oppure tutte le
frasi con allineamento centrato.
Tra gli elementi particolari, si potrebbe chiedere di cercare, per esempio, tutti i caratteri di salto
pagina oppure un tabulatore.

2.4.2 Il comando Sostituisci


Il comando Sostituisci consente di rimpiazzare una stringa con un'altra.
Le procedure di ricerca e sostituzione sono molto simili, con la sola differernza che nella scheda
Sostituisci si pu inserire il testo con cui rimpiazzare quello individuato dalla ricerca.
Le opzioni di ricerca sono le stesse del comando Trova.
Le differenze iniziano con la seconda casella di testo, chiamata "Sostituisci con", nella quale va
scritto il testo che si intende sostituire a quello cercato.
Una volta avviato il comando, facendo clic sul pulsante di conferma Trova successivo il programma
potrebbe trovare la successiva occorrenza della stringa cercata.
A questo punto necessario rispondere se si desidera:
Cercare l'occorrenza successiva, senza effettuare la sostituzione.
Sostituire la stinga e cercare la successiva occorrenza.
Procedere alla sostituzione di tutte le stringhe in tutto il documento, senza ulteriore
conferme per ognuna.
Chiudere la fase di ricerca.
Nella ricerca e sostituzione, come nella sola ricerca, possibile indicare attributi oppure elementi
speciali del testo.
Per esempio, in tutte le occorrenze della parola "Roma", cercandola come parola intera si potrebbe

sostituire il colore corrente con il colore rosso.


Un altro esempio potrebbe essere lo spostamento di tutte le scritte con allineamento centrato e
dimensione 18 punti con le stesse scritte, ma con allineamento a sinistra e dimensione 20 punti.

Capitolo 3: Formattazione
In questo capitolo si parler del concetto di formattazione e di come viene eseguita; verr spiegato il
concetto di font, i tipi di formattazione che possibile effettuare sui caratteri e quelle sui paragrafi.
Inoltre, verr spiegato il concetto di elenchi, di tabulazione e di modelli e le relative modalit per
effettuarli.

3.1 Formattare un testo


La parola formattazione deriva da "formato", inteso come "forma" o "aspetto estetico". Formattare
un testo significa, dunque, disporlo nella pagina in modo che sia esteticamente gradevole o
conforme ai propri obiettivi grafici.
La formattazione del testo l'insieme degli interventi che si eseguono sugli attributi della pagina,
dei caratteri e dei paragrafi.
Si comincia dal fissare le dimensioni della pagina e i suoi quattro margini (sinistra, destra, alto e
basso).
Il margine lo spazio che separa il testo contenuto nel documento dal bordo del foglio.
Stabilito lo spazio che rimane disponibile per l'inserimento dei caratteri, si inizia a digitare testo e lo
si corregge dal punto di vista ortografico e sintattico.
Si possono formattare i caratteri, modificando singolarmente ognuna delle loro propriet.
Tra le propriet principali, ci sono:
Il tipo (o font)
La dimensione
Il grassetto
Il corsivo (o italico)
Il sottolineato
Il colore
Altri attributi speciali sono il maiuscoletto, l'apice o pedice, il barrato o l'ombreggiato: questi
realizzano degli effetti particolari, utili in certi tipi di documenti.
Gli attributi che riguardano i paragrafi sono, invece:
L'allineamento (a sinistra, centrato, giustificato e a destra)
L'interlinea
I rientri
I tipi e le posizioni di tabulazione
Lo spazio prima e dopo
In un documento possono essere inseriti anche disegni, immagini, tabelle, grafici e altri tipi di
oggetti.
Le scritte possono essere disposte su pi colonne e fare parte di elementi particolari del documento,
come le intestazioni, i pi di pagina e le note.
Formattare un documento significa dunque equilibrarne tutte le componenti, in modo che il risultato
estetico finale risponda ai criteri per cui il documento stesso stato redatto.

3.1.1 Cambiare i font e le dimensioni dei caratteri


Per cambiare gli attributi come il font e la dimensione dei caratteri, in Microsoft Word 2000

esistono diversi modi.


Quello pi comune parte come al solito dalla
Barra dei menu.
Prima si selezionano i caratteri da formattare, in seguito:
Fare clic sul menu Formato.
Fare clic sulla voce Carattere.
Si aprir la relativa finestra di dialogo.
Nella casella di testo a discesa Tipo di carattere selezionare il font desiderato.
Nella casella di testo a discesa Punti, selezionare la dimensione in punti tipografici.
Fare clic sul pulsante di conferma OK.
Per valutare come sar il testo selezionato con il nuovo tipo e la nuova dimensione del carattere,
nella parte centrale della finestra di dialogo si trova un riquadro di anteprima, che visualizza un
gruppo di caratteri cos come risulteranno.
Invece di utilizzare la Barra dei menu, si pu attivare il menu contestuale facendo clic con il tasto
destro del mouse sul testo selezionato, quindi sulla voce Carattere.
Un altro modo per cambiare font e dimensione dei caratteri, sempre dopo averli selezionati, quello
di utilizzare le icone che sono nella Barra degli Strumenti Formattazione.
Si tratta di due menu a discesa, con il tipico pulsante con la freccia in gi per visualizzare le varie
opzioni disponibili.
Facendo clic sul pulsante con la freccia in gi accanto al menu a discesa Tipo di carattere, i font
vengono visualizzati con il loro nome nell'aspetto reale, in modo da facilitare la scelta.
Facendo clic sul pulsante con la freccia in gi accanto al menu a discesa Dimensione, vengono
elencate le diverse grandezze possibili per il carattere selezionato, in numero di punti tipografici.
Nota: Quando si vuole realizzare un impaginazione del proprio documento ricercata ed evocativa si
possono utilizzare capolettera grafici, che mettono in risalto l'inizio della composizione.
Il capolettera, infatti, permette di ingrandire e mettere in risalto la prima lettera del paragrafo,
ricalcando le forme di scrittura dei manoscritti medioevali o dei primi periodi della stampa.
Per modificare il capolettera in modo da dargli maggiore risalto, selezionate il menu Formato e
scegliete la voce Capolettera
Word apre una finestra nella quale possibile specificare il carattere che si vuole utilizzare per il
capolettera, la grandezza rispetto agli altri e il posizionamento nell'area di testo.

3.1.2 Usare corsivo, grassetto, sottolineato


Gli attributi che prendono i nomi di corsivo, grassetto e sottolineato vengono utilizzati per
evidenziare alcune particolari parole del testo.
Il corsivo, detto anche in italico, determina la caratteristica inclinazione verso destra della parte
superiore dei caratteri.
Il grassetto rende lo spessore dei singoli caratteri maggiore di quello normale, provocandone una
visualizzazione pi marcata rispetto agli altri.
Viene detto anche neretto, proprio perch i caratteri risultano pi neri e, quindi, maggiormente
visibili.Il sottolineato traccia una linea sotto i caratteri.
Per impostare uno dei tre attributi elencati, bisogna prima selezionare i caratteri, poi si pu agire

tramite la finestra di dialogo Carattere.


Il sistema pi immediato, per, quello di fare clic
sulle icone Grassetto, Corsivo o Sottolineato presenti nella Barra degli strumenti Formattazione,
sempre dopo aver selezionato i caratteri di cui si vogliono modificare gli attributi.
I tre attributi sono combinabili tra loro.
Per esempio, un gruppo di caratteri pu essere anche grassetto e corsivo oppure grassetto e
sottolineato o grassetto,corsivo e sottolineato insieme.
Mentre il grassetto e il corsivo sono tipi di attributi univoci, molte sono le sottolineature possibili.
Quella classica una linea normale, ma si possono anche scegliere altre varianti: con riga singola
tratteggiata, punteggiata, a ondina, con riga doppia, sottolineando tutta la riga oppure parola per
parola, saltando gli spazi.
In questi casi, non si pu agire tramite icona, ma necessario scegliere il tipo di sottolineatura nella
finestra di dialogo Carattere.

3.1.3 Inserire caratteri colorati in un testo


Anche il colore attributo del carattere, proprio come il grassetto e il font. Il colore comunque un
po' particolare, perch non viene utilizzato spesso, soprattutto nella corrispondenza aziendale.
Con il diffondersi di stampanti a getto d'inchiostro, per, non raro vedere stampe con caratteri
colorati, di maggiore impatto se si utilizzano colori appropriati. Per inserire caratteri colorati in
un documento, li si pu selezionare tramite la sequenza Formato/Carattereoppure facendo clic sulla
voce Carattere, presente nel menu contestuale.
In Microsoft Word 2000, nella finestra Colore solitamente appare la scritta Automatico, con la quale
si intende che il programma a decidere quale colore assegnare al testo, in base al tipo di sfondo
nero, il programma cambierebbe automaticamente in bianco il colore della scritta.
Volendo assegnare un colore specifico, sufficiente fare clic sul pulsante accanto al menu a discesa
per aprire una finestra con i colori disponibili, affiancati da un quadratino di prova della tinta.
Selezionando quello desiderato e facendo clic sul pulsante di conferma, i caratteri selezionati
assumeranno il colore scelto e manterranno, indipendentemente dalle altre caratteristiche grafiche
del documento.

3.1.4 Comandi di allineamento e di giustificazione del testo


L'attributo pi utilizzato del paragrafo l'allineamento.
Quando di legge una lettera, un giornale o un libro, si nota facilmente che i lati del testo risultano
allineati sia a sinistra sia a destra, con un effetto di estremo ordine.
Questo tipo di allineamento viene indicato con il nome di giustificazione.
Alcune volte per pu essere utile avere il testo allineato solo sulla sinistra del margine; altre volte
(pi rare, solo per ottenere effetti particolari) l'allineamento solo a destra.
L'allineamento centrato viene impiegato per i titoli e per mettere in risalto alcune parti
del documento.
In Microsoft Word 2000, impostare l'allineamento significa prima selezionare i paragrafi e poi
eseguire questa sequenza operativa:
1. Fare clic su Formato, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Paragrafo per aprire l'omonima finestra di dialogo.
3. Fare clic sul pulsante con la freccia in gi accanto al menu a discesa Allineamento.
4. Selezionare l'allineamento desiderato.
5. Fare clic sul pulsante di conferma OK.
Pi in generale, nei programmi di gestione testi si possono allineare paragrafi con un clic su una
delle icone di allineamento.
Sono contenute nella Barra degli strumenti Formattazione e recano il disegno di una serie di

lineette, allineate su un lato, su entrambi o centrate, in base al tipo di comando che attiviamo.
Se occorre allineare pi paragrafi insieme, necessario prima selezionarli.
Se, invece, il paragrafo da allineare solo, sufficiente portare il cursore in un punto qualsiasi al
suo interno: dando un comando di allineamento, il programma lo applicher automaticamente
all'interno del paragrafo.

3.1.5 La sillabazione
Giustificare il testo, ossia allinearlo su entrambi i lati, pu creare qualche difficolt di natura
estetica.
Il programma infatti distanzia forzatamente tra loro le parole per allineare i margini e possono
rimanere spazi troppo grandi, per esempio quando in corrispondenza della fine della riga ci sono
parole troppo lunghe.
Il problema risulta tanto pi evidente quanto pi strette sono le righe del testo.
Se l'effetto risulta particolarmente fastidioso, per aumentare la densit del rigo si pu attivare
la sillabazione delle parole: se l'ultimo termine a destra troppo lungo e si trova alla fine della riga,
viene diviso in sillabe.
Accanto alla prima parte viene aggiunto un trattino e la parte rimanente viene portata all'inizio del
rigo successivo
Il concetto di sillabazione strettamente legato alla lingua utilizzata. Per poter effettuare
correttamente la sillabazione, quindi, i programmi di gestione testi devono conoscere in quale
lingua redatta la parte di testo che si desidera controllare.
In Microsoft Word 2000, la sequenza operativa per impostare una sillabazione del testo automatica
:
1. Nella Barra dei menu, fare clic su Strumenti.
2. Fare clic su Lingua.
3. Nel sottomenu che appare, selezionare Sillabazione.
4. A questo punto apparir una finestra di dialogo, nella quale sufficiente fare clic sulla
casella di controllo Sillabazione automatica e confermare.
Se si desidera controllare pi accuratamente la funzione di sillabazione, si pu agire su diversi
elementi.
Normalmente la divisione in sillabe inizia alla fine della riga, ma in quale punto? In Microsoft Word
2000, per esempio, il valore predefinito 0,5 cm.
Lo si pu modificare a piacere, aumentandolo o diminuendolo, e verificare cosa succede.
Dato che una parola spezzata su due righe non risulta ben leggibile come quella intera, si pu
evitare che la sillabazione sia presente su pi di un certo numero di righe consecutive: anche questo
parametro pu essere controllato mediante un apposito menu a discesa.
Allo stesso modo, si pu stabilire se una parola formata da lettere maiuscole debba essere divisa in
sillabe oppure no.
La finestra di dialogo Sillaba parole maiuscole attiva o disattiva questa opzione.
La sillabazione viene eseguita in modo automatico dal programma, ma in fase di redazione del testo
possibile anche controllarla in modo manuale.
Attivando questa opzione, il programma scorre il testo e si ferma in corrispondenza delle parole da
dividere in sillabe.
A quel punto si apre una finestra dialogo, nella quale l'utente pu confermare o meno, per ogni
parola, la sillabazione proposta e decidere in quale punto mettere il trattino.

3.1.6 Rientri nel testo


Per dare leggerezza alla lettura del testo, e anche per spezzare la monotonia provocata da paragrafi
sempre uniformi, si utilizzano i rientri, che impostano una maggiore distanza degli estremi delle
righe di testo rispetto ai margini.

Il rientro una propriet del paragrafo.


Esistono vari tipi di rientri:
rientri sinistri
rientri destri
rientri della prima riga
rientri sporgenti
Il rientro sinistro distanzia i paragrafi dal margine sinistro verso il centro pagina.
Il rientro destro distanzia i paragrafi dal margine destro verso il centro pagina.
Il rientro di prima riga provoca un'indentazione della prima riga di un paragrafo, mentre le righe
successive continuano a partire dal margine sinistro.
Il rientro sporgente provoca un'indentazione solo per le righe successive alla prima.
Con l'insieme delle varianti possibili, si riesce a controllare completamente l'impaginazione dei
paragrafi rispetto ai margini.
Per fissare i rientri del paragrafo, in Microsoft Word 2000 si pu agire con una sequenza operativa
che passa per la Barra dei menu:
1. Si seleziona il paragrafo.
2. Si fa clic su Formato.
3. Si fa clic su Paragrafo: si apre la finestra di dialogo.
4. Si impostano i valori dei rientri.
5. Si conferma con un clic sul pulsante OK.
I valori dei rientri sono misurati in centimetri e si impostano separatamente per il rientro a sinistra e
quello a destra.
I rientri di prima riga e i rientri sporgenti si impostano nel menu a discesaSpeciale.
I rientri possono essere impostati spostando gli appositi segnali presenti sul Righello.
Sulla sinistra del righello ci sono tre piccoli oggetti: in alto un piccolo triangolo con la punta in gi,
in basso un altro triangolino sovrapposto a un piccolo pulsante a forma di rettangolo.
I due pulsanti triangolari rappresentano, rispettivamente, il rientro di prima riga e quello sporgente.
Il pulsante rettangolare rappresenta il rientro a sinistra.
Entrambi sono trascinabili con il mouse, per fissare in modo manuale il valore dei rientri.
Facendo clic su un pulsante, viene visualizzata una linea tratteggiata verticale per l'intera altezza del
documento, che mostra in quale punto del foglio cade il rientro.
Sulla destra, alla base del righello c' un altro pulsante triangolare con la punta rivolta verso l'alto.
E' il segnalino che rappresenta il rientro a destra e pu essere trascinato esattamente come gli altri.
Se i rientri non sono impostati, tutti i segnalini sono centrati in un punto del righello a cavallo tra
una zona in grigio scuro e una bianca.
Tali zone rappresentano lo spazio destinato al margine e quello dove viene inserito il testo.
Poich i rientri sono valori relativi alla distanza dai margini, se si variamo questi ultimi, i rientri
varieranno di conseguenza.
Il rientro pu assumere anche valori negativi.
In questo caso, l'estremit sinistra o destra del rigo verr spostata verso i bordi del foglio, ossia
all'interno del margine.

3.1.7 L'interlinea
L'interlinea un altro attributo del paragrafo: lo spazio esistente tra una riga e l'altra di testo.
Esistono vari tipi di interlinea:
Singola (interlinea normale)
1,5

Doppia (interlinea due)


Minima (la minima possibile per rendere comunque leggibile i caratteri)
Esatta (per fissare l'interlinea in numero di punti tipografici)
Multipla (valori relativi superiori a due)
L'interlinea pu essere relativa o assoluta. L'interlinea singola, infatti, pari a uno, che per il
programma equivale a mettere uno sull'altro tutti i righi di testo.
Un'interlinea doppia, causerebbe la visualizzazione di una riga s e una no, lasciando una riga di
spazio alternata a una di testo.
Con l'interlinea 1,5 il programma di gestione testi deve lasciare lo spazio pari a quello che
occuperebbe la met di un rigo.
Con l'interlinea multipla si impostano valori superiori come tre, quattro, e oltre.
I valori uno, uno e mezzo e due sono relativi alle dimensioni del carattere utilizzato.
Cos, se la dimensione fosse di 10 punti si avrebbe una distanza, se fosse invece di 24 punti la
distanza in millimetri tra una riga e quella successiva sarebbe sensibilmente maggiore.
In alcune occasioni, potrebbe essere pi comodo usare un valore assoluto cio un valore di
interlinea definito con precisione dall'utente.
In questo caso, con l'interlinea esatta si pu fissare la distanza tra le righe in numero di punti
tipografici.
L 'impostazione dell'interlinea pu essere effettuata facendo clic su alcune icone presenti nella Barra
degli strumenti Formattazione, ma solo per i valori relativi (1, 1,5 e 2).
Per avere il ventaglio di tutte le possibilit previste dal programma, in Microsoft Word 2000 prima
si selezionano i paragrafi e poi si esegue le sequenza operativa:
1. Fare clic su Formato, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Paragrafo e si aprir la relativa finestra di dialogo.
3. Fare clic sul pulsante con la freccia in basso accanto al menu a discesa Interlinea.
4. Selezionare il tipo di interlinea desiderato.
5. Impostare il valore numerico, se si scelta l'interlinea esatta (ossia in valore assoluto).
6. Fare clic sul pulsante OK, per eseguire il comando di applicazione dell'interlinea scelta.

3.1.8 Copiare la formattazione esistente


La formattazione l'insieme degli interventi operati sugli attributi dei caratteri e dei paragrafi.
Una volta messe a punto le caratteristiche estetiche di un paragrafo, ripetere tutte le operazioni su
un altro possibile ma indubbiamente un'operazione che richiede molto tempo.
I programmi di gestione testi forniscono comandi che permettono di copiare la formattazione di una
certa parte di testo (non il testo stesso) e di incollarla su un'altra in una diversa zona del documento
L'operazione, in Microsoft Word 2000, semplicissima:
1. Si seleziona la parte di testo da cui si intende copiare la formattazione.
2. Si fa clic sull'icona Copia formato: il puntatore assume l'aspetto di un pennello, pronto a
ricopiare altre parti di testo.
3. Si porta il puntatore/pennello all'inizio del testo da riformattare.
4. Si tiene premuto il tasto sinistro del mouse e si trascina il puntatore/pennello sul testo.
5. Si lascia il tasto sinistro del mouse.
In questo modo il testo sul quale passato il pennello ha la stessa formattazione di quello originario
e il puntatore assume nuovamente la forma di freccia con la punta in alto a sinistra.

3.2 Altre funzionalit


Quando si impagina un paragrafo possono presentarsi situazioni che gli attributi elencati finora
(interlinea, allineamento e rientri) non riescono a risolvere: i programmi forniscono allora altre
funzionalit, ognuna sfruttabile per affrontare problemi specifici.

Per esempio, a disposizione un attributo del paragrafo che prende il nome di Spazio prima e dopo.
I termini prima e dopo si riferiscono a "prima del primo rigo" e "dopo l'ultimo rigo" del paragrafo.
Con questo attributo si pu indicare al programma di lasciare prima e dopo il paragrafo uno spazio
di un dato numero di punti, molto utile per staccare, anche visivamente, parti del testo che hanno
contenuti sostanzialmente diversi.
Lo Spazio prima e dopo del tutto indipendente dagli altri attributi. Pu essere impostato nella
finestra di dialogo Paragrafo.
Tra le altre funzionalit di formattazione disponibili nei programmi di gestione testi ci sono
le tabulazioni, i bordi e la disposizione del testo in elenchi.

3.2.1 Impostare la tabulazione


Per risolvere i problemi che riguardano l'allineamento su pi colonne orizzontali, ci sono i tabulati.
Il carattere tabulatore si ottiene premendo il tasto con due frecce che vanno in direzione opposte,
nella zona a sinistra in alto della parete alfanumerica della tastiera.
La pressione di questo tasto provoca uno spostamento del cursore fino alla successiva (andando
verso destra) posizione di tabulazione: cosa accade al testo da quel punto in poi dipende dal tipo di
tabulazione.
Per il paragrafo selezionato con i tabulatori si opera con questa sequenza: prima si stabilisce il tipo
di tabulazione, poi si importa la posizione di tabulazione, durante la digitazione del testo, si prema il
tabulatore per portare il cursore nella posizione di tabulazione pi vicina
I tipi di tabulazione normalmente disponibili nei programmi di gestione testi sono:
Tabulazione a sinistra (o normale)
Tabulazione a destra
Tabulazione centrale
Tabulazione decimale
Impostando una tabulazione a sinistra, i caratteri digitati partono da quel punto e proseguono verso
destra. E' il tipo di tabulazione da utilizzare per scrivere, per esempio, un elenco di cognomi e nomi.
Impostando una tabulazione a destra, i caratteri scritti si allontanano verso sinistra della pagina,
come se andassero all'indietro. Questo tipo di tabulazione utile per l'incolonnamento di numeri
interi.
Impostando una tabulazione centrata i caratteri si apriranno un po' a destra e un po'a sinistra rispetto
ad essa. La tabulazione centrata viene utilizzata, per esempio, per le firme.
In calce a una lettera, spesso si mette la qualifica della persona che firma e, sul rigo successivo, il
nome e il cognome.
Se nei paragrafi corrispondenti a queste due linee si imposta una posizione di tabulazione centrata,
aggiungere le due scritte e centrarle una rispetto all'altra diventa molto semplice.
Indipendentemente dalla lunghezza delle due scritte, esse risulteranno esattamente centrate l'una
rispetto all'altra, con un effetto molto gradevole per chi legge la lettera.
Impostando una tabulazione decimale si riescono ad allineare i numeri che, oltre all'eventuale parte
intera, hanno anche una parte decimale.
A quel punto tutte le cifre digitate si allontanano verso sinistra, lasciando quella meno significativa
adiacente alla posizione di tabulazione.
Quando si digita la virgola per introdurre i decimali, tutte le cifre successive appariranno sulla
destra della posizione di tabulazione, cosi come deve essere correttamente.
Per impostare in un paragrafo le tabulazioni, si pu agire con una sequenza operativa piuttosto
articolata, valutando prima a quale distanza dal margine sinistro debba essere, la posizione di
tabulazione.
Occorre posizionare il cursore nel paragrafo interessato e poi:
1. Fare clic su Formato, nella Barra dei menu.

2. Fare clic su Paragrafo.


3. Nella finestra di dialogo che appare, fare clic sul pulsante Tabulazioni.
Appare un'altra finestra di dialogo, al cui interno si trova la casella di testo Posizione tabulazione:
scrivere il numero di centimetri della posizione di tabulazione.
Sulla destra appare un elenco di caselle tra le quali fare clic su quella corrispondente al tipo di
tabulazione desiderata.
Per aggiungere la tabulazione al paragrafo fare clic sul pulsante Aggiungi.
Fare clic sul pulsante di conferma OK per chiudere la finestra di dialogo.
Nelle caselle di scelta Carattere di riempimento si pu impostare di riempire la zona della riga con
puntini o sottolineature o trattini, il che utile nella realizzazione di moduli o schede da compilare.
I programmi di gestione testi moderni, hanno un piccolo pulsante sulla sinistra
del righello orizzontale che permette di impostare le tabulazioni in modo molto pi rapido e
intuitivo.
Il pulsante contiene dei simboli che rappresentano i diversi tipi di tabulazioni:
per la tabulazione a sinistra
per la tabulazione a destra
per la tabulazione centrata
per la tabulazione decimale
Facendo clic pi volte sul pulsante , si cambia il tipo di tabulazione.
Fatta la scelta, si porta il puntatore del mouse sul righello e si fa clic nel punto corrispondente a
quello per l'impostazione della posizione di tabulazione.
Tenendo premuto il pulsante del mouse, il programma visualizza una linea verticale tratteggiata per
l'intera altezza del foglio, che mostra il punto nel quale stata fissata la posizione di tabulazione.
Sollevando il tasto sinistro del mouse, sul righello resta un simbolo nero, che mostra la tabulazione
impostata.
Per spostare la tabulazione, sar sufficiente prendere il simbolo nero e trascinarlo in orizzontale fino
a destinazione.
Per eliminare la tabulazione, basta trascinare il simbolo della tabulazione fuori dal righello
orizzontale, portando per esempio in direzione della pagina, e poi lasciare il tasto sinistro del
mouse.

3.2.2 Aggiungere bordi al documento


Per rendere ancora pi accattivante l'aspetto di una pagina, si possono aggiungere degli elementi
grafici come i bordi, applicati all'intero foglio o a porzioni di testo. Su tutti e quattro il lati, i bordi
diventano una cornice che racchiude il testo.
Si pu pensare, per esempio, di aggiungerli sui quattro lati a un paragrafo, per evidenziarne il
contenuto agli occhi del lettore.
I bordi possono essere applicati anche singolarmente. Si pu inserire un bordo a sinistra, a destra, in
alto o in basso, in qualsiasi combinazione. In pi, per ogni lato si pu utilizzare un tipo di linea
diversa.
In Microsoft Word 2000, le linee possono essere singole, doppie, tratteggiate, punteggiate, un
trattino e un puntino alternati, una linea spessa e una sottile e cos via, in un insieme di scelte molto
ampio.

Per applicare i bordi a parti di un documento, in Microsoft Word 2000 si esegue questa sequenza

operativa, ricordando che se occorre applicarli a paragrafi, questi devono essere prima selezionati:
1. Clic su Formato, nella Barra dei menu
2. Clic su Bordi e sfondo
Nella finestra di dialogo corrispondente appaiono tre pagine, individuate da linguette che prendono i
nomi di:
Bordi
Bordo pagina
Sfondo
Per applicare le opzioni desiderate, al termine delle scelte, come al solito occorrer fare clic sul
pulsante di conferma OK.
Le pagine Bordi e Bordo pagina sono divise in tre colonne. Nella colonna a sinistra si impostano
bordi predefiniti su tutti e quattro i lati del testo o del paragrafo selezionato.
Nella colonna centrale si impostano lo stile, il colore e lo spessore delle linee.
In quella di destra viene visualizzata schematicamente la pagina con i bordi.
Facendo clic su uno dei lati, appare la linea del bordo.
Se la linea gi presente, facendo clic su di essa il bordo verr tolto.
In tutte e tre le pagine, nella parte inferiore della finestra di dialogo viene visualizzato un pulsante
che prende il nome di Linea orizzontale.
Una linea orizzontale un elemento di divisione tra zone di testo che hanno argomenti del tutto
diversi.
Se si fa clic sul pulsante, appare una finestra di dialogo al cui interno si trova ClipArt: qui ci sono
linee di varie forme e colori.
Selezionandone una e inserendola nel documento, apparir come oggetto grafico nel punto dov'era
il cursore, a dividere una zona di testo dalla successiva.

3.2.3 Elenchi puntati e numerati


Un elenco un insieme di voci simili tra loro e riportate una dopo l'altra.
Una caratteristica tipica di un elenco in un documento che il testo di ogni singolo rigo rientrato
rispetto all'inizio del paragrafo.
Ogni voce evidenziata con un elemento grafico distanziato dal testo, legato al tipo di elenco.
Nei programmi di gestione testi gli elenchi sono di due tipi:
Puntati
Numerati
Gli elenchi puntati sono insiemi di voci la cui sequenza non importante ai fini della lettura del
documento.

Ogni elemento individuato con un segno grafico che pu essere un grosso punto nero, un trattino
oppure un qualsiasi altro oggetto grafico.
Proprio perch la sequenza non significativa, la caratteristica di questi segni (detti punto elenco)
che sono identici per tutte le voci dell'elenco.
Per esempio, i prodotti su uno scontrino possono essere disposti in qualsiasi modo, senza che questo
cambi il contenuto informativo del documento.
In una lista di portate che formano un menu, invece, la sequenza dei cibi molto importante.
Si elencano nell'ordine il primo piatto, il secondo, il contorno e, infine, eventuali frutta e dessert.
In questo tipo di elenco, ogni elemento pu essere indicato con un numero (da cui il nome di elenco
numerato) o una lettera dell'alfabeto, proprio a indicare che viene rispettato un ordine ben preciso.

I numeri possono essere arabi o romani e possono avere segni grafici aggiuntivi, come una
parentesi, una doppia parentesi o un punto.
Le lettere, a loro volta, possono essere maiuscole e avere anch'esse parentesi o altri caratteri
accanto.
Impostare una serie di righe di testo sotto forma di elenco con il programma di gestione testi rende
il lavoro pi rapido e semplice.
Per esempio, vengono gestiti automaticamente i rientri, sia del primo rigo, sia degli eventuali righi
successivi, se la voce descrittiva e molto lunga.
Nel caso dell'elenco numerato, vengono gestiti i rientri e i numeri (vale lo stesso per le lettere) sono
incrementati automaticamente.
Per esempio, in un elenco numerato con numeri arabi pu capitare di dover inserire una nuova voce
tra la seconda e la terza: il programma numera la nuova voce con tre, quella che era terza
diventerebbe la numero quattro, la vecchia quattro diventerebbe la cinque e cos via.
Si ottiene questa comodit semplicemente impostando una serie di righe come elenco numerato.
In Microsoft Word 2000, la sequenza operativa pi rapida per indicare che una parte di testo va
gestita come elenco la seguente:
Prima si selezionano tutte le righe che costituiscono l'elenco.
Poi si fa clic sull'icona Elenco puntato oppure su quella Elenco numerato.
Nel primo caso, accanto a ogni elemento appare un punto elenco abbastanza grande e nero.
Se, invece, si fatto clic sull'icona Elenco numerato, le voci vengono numerate con numeri romani
seguiti da un punto.
Ognuna delle due impostazioni pu essere variata per assegnare caratteristiche estetiche diverse.
Per intervenire in modo corretto, occorre:
1. Selezionare l'elenco.
2. Fare clic su Formato, nella Barra dei menu.
3. Fare clic su Elenchi puntati e numerati.
Apparir la finestra di dialogo omonima, che comprende tre pagine:
Punti Elenco
Numeri o lettere
Struttura
Nella prima pagina si pu scegliere il simbolo grafico del punto elenco da affiancare alla voce.
Nella pagina Numeri o lettere vengono gestiti gli elenchi numerati e si pu scegliere se attribuirgli
cifre arabe, numeri romani, lettere maiuscole o minuscole.
Per ogni scelta, si pu impostare anche un carattere da premettere o posticipare al segno che numera
le voci.
Gli elenchi non sono tutti a un solo livello.
Nel caso dell'elenco dei prodotti venduti per area geografica da pi rappresentanti, si pu ipotizzare
di mettere su righe diverse:
Cognome e nome del rappresentante
Per ogni rappresentante l'area geografica in un livello sottostante
Per ogni area geografica i valori di vendite di ogni prodotto in un ulteriore sottolivello
Si ottiene un elenco che ha tre livelli distinti di voci e relative sottovoci.
Se si impostasse tutto come un solo elenco, le diverse voci verrebbero disposte esattamente una
sull'altra, senza essere sufficientemente chiare al momento della lettura.
Per impostare pi livelli, sar necessario selezionare ogni voce o gruppo di voci
che si intende portare a un livello inferiore e fare clic sull'icona Aumenta rientro.
Ogni volta che si aumenta il rientro, le voci selezionate vengono indentate maggiormente,
spostandosi un p pi a destra.

Nella finestra di dialogo Elenchi puntati e numerati l'utente pu intervenire tramite la


pagina Struttura per gestire la formattazione dei singoli livelli.

3.3 Modelli
gni documento di un programma di gestione testi si basa su un modello.
Il modello l'insieme di tutte le caratteristiche che riguardano elementi predefiniti per un
documento come pagina, caratteri, paragrafi, stili, voci di glossario ed eventuali macro.
In Microsoft Word, il modello standard predefinito per i documenti viene chiamato "Normal.dot" e
fa parte di quelli che vengono chiamatimodelli generali, usati per i documenti di qualsiasi genere.
L'altro tipo di modello costituito dalla categoria detta modelli documenti.
Sono specifici per tipologie di documenti che vanno dai fax ai curriculum, dalle pagine Web alle
lettere commerciali
Anche i file di tipo modello hanno un formato specifico, diverso da quello dei file documenti.
La loro estensione, infatti, non la stessa.
In Microsoft Word, per esempio, l'estensione per i documenti .DOC, mentre quella per i file di
modelli .DOT.

3.3.1 Scegliere un modello adatto a una specifica applicazione


I modelli consentono di lavorare pi comodamente.
Quelli per i documenti generici rendono disponibile un gruppo di caratteristiche pronte per la
creazione o la modifica, per esempio, di una lettere o di una relazione.
Utilizzando un modello specifico, invece, si otterr il documento finito in brevissimo tempo,
evitando errori di impostazione e risparmiando tempo.
Non ci sono solo i modelli da utilizzare da parte dell'utente: ne esistono altri che, in aggiunta, hanno
anche funzioni che rendono il pi automatica possibile la creazione di un documento.
Vengono chiamati Creazioni guidate, che in inglese prendono il nome di Wizard, ossia mago:
guidano l'utente passo dopo passo nella creazione del documento gi pronto, senza sforzo.
Creando un nuovo file, il programma di gestione testi chiede se si intende lavorare con un
documento che nasce vuoto oppure con uno basato su un modello gi esistente.
In Microsoft Word, chi non conosce o non intende utilizzare i modelli inizier con il modello
Documento vuoto.
Esso fa riferimento a una pagina completamente bianca e al modello "Normal.dot", che contiene
impostazioni predefinite per la pagina, carattere, paragrafo e altri elementi particolari.
Guardando gli altri modelli che i programmi mettono a disposizione, si pu scoprire che diversi di
loro contengono gi le impostazioni per specifiche applicazioni.
Un esempio classico e anche uno dei pi utilizzati il modello del fax.
In Microsoft Word 2000, i modelli per fax prendono il nome di Fax contemporaneo, Fax Elegante e
Fax Professionale.
Sono raccolti con i modelli di lettere: nella stessa pagina della finestra di dialogo Nuovo.
Sempre nella finestra di dialogo Nuovo si trovano modelli per:
Pagine Web
Fattura
Calendario
Curriculum
Ordine del giorno
Promemoria
Depliant
Manuale
Tesi

Relazione
Scegliendo quello pi vicino all'obiettivo che si intende raggiungere, o magari quello specifico, la
redazione del documento ne guadagner in tempo, qualit e immagine professionale.
Anche se sono disponibili modelli, se ne possono aggiungere altri o anche crearne di propri.
Se, per esempio, si creasse un modello per la convocazione a un'assemblea, si potrebbe indicare gi
dove e come scrivere data, ora e ordine del giorno.
Aprendo il modello, sar sufficiente scrivere questi pochi dati nelle zone appositamente predisposte,
e si potr quindi stampare una lettera di convocazione senza preoccuparsi di doverne curare
l'aspetto, gi impostato fin dall'inizio.

3.3.2 Lavorare con un modello


Dal punto di vista dell'operativit, si potrebbero dividere i modelli in due gruppi: quelli statici e
quelli dinamici. Con il termine statici si intendono i modelli che vanno compilati dall'utente
spostando il cursore, con il mouse o con la tastiera, nel punto dove si decide di scrivere.
I modelli possono invece essere considerati dinamici quando sono loro a guidare l'utente, passo
dopo passo, interagendo con le sue azioni.
Questo secondo gruppo quello delle Creazioni guidate.
Facendo clic su File e poi su Nuovo, si apre la finestra di dialogo nella quale scegliere il modello di
documento desiderato.
Per esempio, per scegliere il Promemoria si fa clic sull'icona che reca quel nome come descrizione
di modello.
In Microsoft Word 2000, la scelta pu essere fatta tra tre tipi di Promemoria: contemporaneo,
elegante e professionale.
Se si fa clic su Promemoria professionale, si ottiene immediatamente un documento tipo, gi
impostato.
Sono fissate le dimensioni della pagina, i tipi di caratteri per le diverse zone del documento, le
impostazioni per i paragrafi e gli elementi grafici che caratterizzano l'aspetto finale del promemoria.
L'utente deve solo fare clic su Data, per esempio, e scrivere la data.
Poi selezioner i caratteri dove scritto Nome della societ e scriver l il nome dell'azienda o
dell'ente per il quale viene creato il promemoria.
In questo modo si realizzer un documento completo su misura.
Lo si potr ancora correggere, memorizzare e, naturalmente, stampare.
Invece del modello Promemoria professionale, si pu scegliere la Creazione guidata Promemoria.
La logica di lavoro con una creazione guidata la seguente: il programma mostra una serie di
finestre di dialogo, in sequenza.
Ognuna di esse pu contenere caselle di testo da riempire con dati, e caselle di controllo con le quali
operare delle scelte.
Nella zona in basso, appaiono alcuni pulsanti, tra i quali Avanti, Indietro e Annulla.
Se si intende continuare con la creazione guidata, sar sufficiente scrivere nelle caselle di testo,
scegliere e fare clic sul pulsante Avanti, finch non si arriva all'ultima finestra di dialogo.
Per completare il lavoro, si fa clic sul pulsante di conferma finale che reca il nome Fine.

Capitolo 4: Rifinire un documento


L'inserimento del testo il punto di partenza dal quale prendono l'avvio tutte le fasi successive.
Subito dopo iniziano fasi della correzione e della formattazione. Esse fanno parte delle azioni di
rifinitura del documento, per portarlo alla sua forma definitiva e inviarlo in stampa.

4.1 Stili e paginatura


Nelle attivit di formattazione del testo, buona parte dedicata all'impostazione degli attributi
dei caratteri e di quelli del paragrafo per le varie parti.

Se si fa riferimento ad un libro, per esempio, si pu pensare di assegnare ai titoli dei capitoli il


carattere Arial, dimensione 24 e l'allineamentocentrato.
Al testo si potrebbe assegnare il carattere Times New Roman, dimensione 12 e allineamento
giustificato.
Si potrebbe formattare singolarmente ogni titolo e ogni paragrafo di testo, selezionandolo e
assegnandogli attributi per i caratteri e i paragrafi. Diventerebbe un'operazione possibile, ma lunga.
Per di pi, se in un momento successivo alla stesura iniziale si decidesse di modificare
l'allineamento dei titoli dei capitoli, spostandolo a sinistra invece che centrato, si sarebbe costretti a
selezionare nuovamente ogni titolo per impostare quello nuovo.
Le operazioni sarebbero lunghe, ci sarebbe il rischio di saltare qualche titolo causando ulteriori
perdite di tempo per correggere il documento.
Per risparmiare tempo e aver dei documenti pi coerenti dal punto di vista formale si utilizza lo
strumento disponibile nei programmi di gestione testi stile.
Spesso, soprattutto quando si ha a che fare con documenti molti lunghi, diventa importante
numerare le pagine, in modo da riuscire a scorrere pi facilmente il documento, verificandone la
corretta sequenza delle pagine.
In pi si pu generare un sommario, con il quale trovare immediatamente un argomento nel testo.

4.1.1 Utilizzare nel documento i vari stili disponibili


Per risparmiare tempo nella formattazione del testo, prima si definiscono gli stili e poi li si assegna
alle zone di testo corrispondenti.
Ritornando all'esempio del libro, l'utente avrebbe dovuto definire due stili:
"Capitolo", con carattere Arial, dimensione 24 e allineamento centrato
"Testo", con carattere Times New Roman, dimensione 12 e allineamento giustificato
Questi due stili sarebbero stati assegnati, rispettivamente, ai titoli dei capitoli e al testo del libro.
Al momento di modificare l'allineamento dei titoli dei capitoli, da centrato a sinistra, non sarebbe
pi necessario selezionare nuovamente tutti i titoli.
Basterebbe modificare lo stile Capitolo indicando il nuovo allineamento, e tutte le zone di testo con
quello stile passerebbero immediatamente da testo centrato a testo allineato a sinistra.
Nello stesso modo, modificando uno degli elementi dello stile Testo, per esempio da dimensione 12
a dimensione 11, si otterrebbe il rimpicciolimento di tutti i caratteri del testo al quale era stato
assegnato questo stile.
Per creare un nuovo stile, in Microsoft Word 2000 la sequenza operativa :
Fare clic su Formato, nella Barra dei menu.
Fare clic su Stile e appare l'omonima finestra di dialogo.
Facendo clic sul pulsante Nuovo appare la finestra di dialogo Nuovo Stile.
Nella casella Nome viene scritto il nome dello stile che si intende creare. Nella casella Tipo si
imposta se assegnare lo stile all'intero paragrafo o solo ad alcuni termini del testo (Carattere).
A questo punto necessario definire esattamente gli attributi che fanno parte dello stile che si sta
creando. Ce ne sono diversi, ma i principali sono quelli dei caratteri e quelli del paragrafo. Per cui la
sequenza deve continuare almeno nel modo seguente:
1. Formato e si apre un piccolo menu a discesa.
2. All'interno del piccolo menu a discesa, fare clic su Carattere.
3. Nella finestra di dialogo Carattere, impostare le caratteristiche desiderate per i caratteri e
confermare.
4. Fare clic sul pulsante Formato per aprire nuovamente il piccolo menu a discesa.
5. All'interno di esso, fare clic su Paragrafo.
6. Nella finestra di dialogo Paragrafo, impostare le caratteristiche desiderate per il paragrafo e
confermare.

7. Fare clic sul pulsante di conferma OK e sar completata la creazione di un nuovo stile.
Se si intende applicare immediatamente lo stile appena creato, occorre fare clic sul
pulsante Applica.
Tutti gli stili disponibili per il documento corrente vengono elencati nel menu a discesa Stile,
nella Barra degli strumenti Formattazione.
Di conseguenza, per applicare uno stile a una parte di testo le operazione da eseguire sono molto
semplici:
1. Selezionare il testo.
2. Fare clic sul pulsante con la freccia in gi accanto alla casella di testo a discesa Stile.
3. Selezionare lo stile desiderato.
In Microsoft Word 2000, gli stili disponibili sono visualizzati in forma di anteprima. Oltre al nome,
con l'anteprima si pu vedere immediatamente quali attributi vengono applicati assegnando quello
stile.

4.1.2 Inserire il numero di pagina


L'inserimento del numero di pagina in un documento un'operazione semplice e specifica.
Ha una sequenza operativa autonoma dalle altre, ma occorre stabilire alcune impostazioni
preliminari.
In una pagina, il numero pu essere posizionato in alto oppure in basso.
Pu essere allineato a sinistra, al centro oppure a destra del foglio.
Quando il documento viene impostato su pagine affiancate, ossia con quelle pari a sinistra e quelle
dispari a destra, si pu scegliere di impostare il numero di pagina nella parte interna oppure nella
parte esterna del foglio.
Una volta stabilito in quale punto si intende far comparire il numero di pagina, in Microsoft Word
2000 le operazioni da eseguire sono:
1. Fare clic su Inserisci, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Numeri di pagina: appare l'omonima finestra di dialogo.
Selezionare la Posizione (in alto oppure in basso).
1. Selezionare l'Allineamento (sinistra, centro, destra, interno oppure esterno).
2. Fare clic sul pulsante di conferma OK.
E' possibile scegliere se fare apparire il numero anche sulla prima pagina del documento.
Infatti questa potrebbe essere una copertina e non avere la necessit di mostrare il numero di pagina.
Un altro pulsante utile quello delFormato.
Facendo clic sul di esso, appare un'ulteriore finestra di dialogo da usare , per esempio, per mostrare
i numeri di pagina come numeri arabi, come numeri romani o come lettere.
Inoltre si pu impostare l'opzione che permette una numerazione accompagnata dal riferimento al
capitolo del documento.
Al termine di tutte le operazioni di inserimento ed eventuale formattazione del numero di pagina, il
programma in realt non inserisce direttamente un numero, ma un campo cio un elemento inserito
nel documento il cui valore non viene assunto direttamente, ma viene calcolato.
Nel caso del numero di pagina, questo campo viene inserito una sola volta, ma assume un valore
diverso per ogni pagina del documento.
Nel caso vengano inserite altre pagine di testo dopo quelle scritte inizaialmente, il loro numero
verr ricalcolato per ogni foglio, in modo da rispettare la nuova sequenza.

4.2 Intestazioni e pi di pagina

In un documento ci sono parti uniche e parti ripetitive. Parti uniche del documento sono il testo, il
sommario e l'indice analitico.
Tra le parti ripetitive ci sono l'intestazione e il pi pagina.
L'intestazione (detta a volte anche testatina) la zona in alto nella pagina che si scrive solo una
volta ma che viene riprodotta automaticamente dal programma su tutte le pagine; mentre il pi
pagina la zona in basso nella pagina.
Sia nell'intestazione che nel pi pagina possono essere inseriti anche pi righi, bench non sia
consigliabile dal punto di vista estetico.
Nell'intestazione e nel pi di pagina possono essere inseriti diversi campi del documento, per
esempio, il numero di pagina, la data, il nome del documento o di una parte di esso (come titolo del
capitolo).

4.2.1 Aggiungere al documento intestazione e pi di pagina


L'intestazione e il pi pagina di un documento, in realt, sono sempre presenti nelle pagine, ma
normalmente non sono visibili perch non contengono dati da mostrare per averli nella finestra di
lavoro, in Microsoft Word 2000 sufficiente:
1. Fare clic su Visualizza , nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Intestazione e pi pagina.
Il cursore apparir a questo punto in una zona rettangolare in alto, nella quale possibile scrivere.
Il testo della pagina, in quel momento, assumer un colore grigio e non sar possibile inserirvi o
modificare nulla.
Dall'intestazione, si pu passare direttamente nel pi di pagina premendo il tasto di direzione verso
il basso.
Se lo si preme nuovamente, si passa nella zona dell'intestazione della pagina successiva e cos via.
Quando si in modalit Modifica, si pu scrivere nell'intestazione e nel pi di pagina esattamente
come si fa per il testo del corpo del documento.
Si possono inserire scritte, correggerle, formattare i caratteri e il paragrafo.
Si pu allineare una scritta a sinistra e impostare il numero di pagine a destra, sfruttando le
tabulazioni.
Al termine dell'inserimento di scritte o campi, sufficiente fare un doppio clic sul testo per invertire
la situazione : intestazione e pi di pagina diventeranno di colore grigio e il testo sar normalmente
modificabile.

4.2.2 Inserire data, autore, numero di pagina


Nell'intestazione e nel pi di pagina possibile aggiungere uno o pi campi, che il programma
visualizzer e stamper con il loro valore aggiornato, calcolandolo al momento.
Per inserire un campo, si pu utilizzare la Barra degli strumenti Intestazioni e pi di pagina, che
appare durante la loro visualizzazione.
Essa include alcune icone con le quali possibile inserire campi in modo immediato.
Ci sono icone per l'inserimento di:
Numero di pagine corrente
Numero totale di pagine del documento
Data
Ora
Uno dei campi del glossario
Quest'ultima opzione fa riferimento a un particolare pulsante presente nella barra, indicato
con Glossario, con il quale si accede a una lunga serie di elementi legati al documento e raccolti
sotto forma di campi.

Eccone un esempio:
Autore del documento
Data di creazione
Data di ultima creazione
Nome del file
Nome del file completo di percorso
L'inserimento di un campo consiste semplicemente nel fare clic sull'icona della barra o sulla voce
del glossario che interessa.
Nel punto dove lampeggia il cursore apparir direttamente la scritta che rappresenta la voce
immessa, come se fosse stata scritta dall'utente.
Ci accorge che un campo se si passa su di essa con il cursore oppure si fa clic con il mouse al suo
interno, perch in quel momento la scritta assume uno sfondo grigio.
I campi vengono aggiornati ogni volta che viene aperto il documento (ad esempio se si inserita la
data).
Se si desidera l'aggiornamento immediato, lo si pu chiedere al programma con la sequenza :
1. Clic con il tasto destro sul campo
2. Clic sulla voce aggiorna campo

4.2.3 Formattare intestazioni e pi di pagina


Tutte le opzioni di formattazione per intestazione e pi di pagina sono le stesse del testo normale. Si
possono formattare i caratteri in base alla veste tipografica della pubblicazione.
Si possono selezionare per assegnare loro un font e una dimensione. Se ne possono modificare
anche il colore, il grassetto o il corsivo.
Se lo si desidera, si possono anche rappresentare in maiuscoletto o con uno degli altri effetti previsti
tra gli attributi dei caratteri.
Allo stesso modo, l 'intera riga (o le righe, nel caso fossero pi di una) avr una formattazione
riferita al paragrafo.
Se ne pu decidere l'allineamento, come fissarne particolari posizioni e tipi di tabulazioni. Le
impostazioni degli attributi influenzano anche il testo visualizzato dai campi, e possono essere
applicati anche gli stili.

4.3 Dizionario e grammatica


Per quanto si possa essere bravi e veloci nella digitazione, non detto che il testo di
un documento sia esente da errori.
I programmi di gestione testi comprendono funzioni di controllo degli errori che aiutano l'utente a
verificare pi rapidamente la correttezza del documento.
Gli errori che possono essere controllati dal programma sono di tipo:
Ortografico
Grammaticale

4.3.1 Usare gli strumenti di controllo ortografico


Effettuare un controllo ortografico, per un programma di gestione testi, significa confrontare ogni
parola con quelle presenti in un archivio, detto dizionario, memorizzato su disco.
Dal confronto pu risultare che una parola non sia riconosciuta oppure che sia molto simile ad
un'altra.
In base alla situazione, pu essere l'utente a decidere che cosa fare, oppure si pu lasciare al
programma la possibilit di effettuare le correzioni automaticamente, anche durante la digitazione.

La correttezza di un testo da un punto di vista grammaticale riguarda la concordanza degli articoli


con i nomi, dei soggetti con i verbi, la congruenza dei tempi e dei modi dei verbi utilizzati in un
periodo
Mentre un controllo ortografico pu virtualmente prescindere dalla lingua nella quale scritto il
testo, per un controllo grammaticale, ovviamente, ci non possibile.
Questo significa che il testo deve essere identificato come appartenente a una certa lingua e che il
programma deve conoscerne le regole grammaticali per poterle applicare.
I programmi pi evoluti riescono riconoscere automaticamente la lingua di appartenenza del testo.
Per impostarla manualmente oppure per variarla, in Microsoft Word 2000 occorre:
1. Selezionare il testo.
2. Fare clic sulla voce Strumenti nella Barra dei menu.
3. Fare clic su Lingua.
4. Selezionare quella del testo (per esempio: italiano, inglese).
5. Fare clic sul pulsante di conferma OK.
I nuovi programmi di gestione testi eseguono normalmente il controllo ortografico durante la
digitazione.
Se la parola non viene riconosciuta, viene subito segnalata.
In Microsoft Word 2000 le parole non riconosciute vengono evidenziate con una sottolineatura
rossa.
In fase di redazione del testo, si pu:
Correggere manualmente la parola.
Fare clic con il tasto destro del mouse e scegliere quella corretta, tra quelle proposte dal
programma.
Ignorare la segnalazione.
La segnalazione pu essere ignorata perch possibile che la parola sia corretta ma assente nel
dizionario.
In questo caso, si pu:
Ignorare la segnalazione.
Fare clic su Ignora, nel menu contestuale che appare con il clic sul tasto destro, in modo da
far scomparire la sottolineatura per tutte le occorrenze della stessa parola, ma solo per la
sessione di lavoro in corso.
Ignorare la segnalazione e chiedere al programma di inserire la parola nel dizionario,
facendo clic su Aggiungi sempre nel menu contestuale: da, questo momento in poi verr
considerata sempre corretta.
Tra gli strumenti di controllo ortografico, esistono anche strumenti per evitare l'insorgenza di errori
tipici e molto fastidiosi da correggere.
Uno di questi lo scambio di due lettere, come quando in un documento si scrive "malgia" invece
di "maglia".
Un altro errore che si commette digitando velocemente sulla tastiera scrivere "perch" invece di
"perch".
In Microsoft Word 2000 c' la funzioneCorrezione automatica, con la quale possibile impostare
coppie "termine da rilevare" "termine da sostituire".
Se si inseriscono le coppie utilizzate come esempio, ogni volta che il programma rileva il primo dei
due nomi, lo sostituisce automaticamente con il secondo, riducendo a zero gli interventi di
correzione da parte dell'utente.

4.3.2 Usare gli strumenti di controllo grammaticale


Come la correzione ortografica, anche la funzione di controllo grammaticale pu essere attivata
durante la digitazione.
Il programma verifica la rispondenza delle frasi con le regole memorizzate per quella lingua e

segnala le eventuali incongruenze.


Microsoft Word 2000, per esempio, le indica con una sottolineatura di colore verde.
Facendo clic con il tasto destro sul testo indicato come scorretto, si pu leggere in un apposito
riquadro quale sia l'errore secondo il programma. Se opportuno si pu intervenire, oppure si pu
lasciare il testo invariato.
Nei programmi, il controllo grammaticale pu essere attivato anche dopo l'inserimento del testo.
In Microsoft Word 2000, si esegue la sequenza:
Clic su Stumenti, nella Barra dei menu
Clic su Controllo ortografico e grammaticale
Nella finestra di dialogo che si apre, vengono visualizzati due riquadri.
In quello in alto, il programma mostra la frase oggetto del controllo, con una segnalazione di colore
verde riguardante la parola o la zona che non risulta corretta.
Nel riquadro in basso, viene data un'indicazione della possibile causa dell'errore e un suggerimento
su come fare per rimediare.
L'utente ha pi opzioni possibili. Pu:
Ignorare la segnalazione.
Ignorare la regola.
Passare alla segnalazione successiva.
Cambiare la parola segnalata con una di quelle suggerita dal programma.
In qualsiasi momento possibile variare le impostazioni predefinite facendo clic sul
pulsante Opzioni, sempre visibile nella finestra di dialogoOrtografia e grammatica.

4.4 Impostazione del documento


Quando si scrive un documento , il programma impagina il testo nello spazio che si ricava partendo
dalla dimensioni della pagina e togliendone i margini.
Quindi, prima di iniziare a inserire testo in un documento, occorre impostare la caratteristiche
fisiche della pagina e i margini.
La maggior parte dei documenti, viene prodotta per la stampa sulla carta di formato standard A4,
che hanno impostazioni 210 per 297 millimetri.
Di conseguenza, i programmi di gestione testi hanno impostazioni predefinite per questo formato e
permettono di cominciare subito il lavoro, senza dover eseguire una fase di impostazione della
pagina.
Queste impostazioni sono contenute nei file di configurazione, che vengono letti all'apertura del
programma e ogni volta che si crea un nuovo documento.

4.4.1 Modificare l'impostazione del documento

Per modificare l'impostazione della pagina, si esegue questa sequenza operativa:


Clic su File, nella Barra dei menu
Clic su Imposta pagina
In Microsoft Word 2000 si pu accedere alla finestra di dialogo Imposta pagina anche facendo un
doppio clic nella zona di colore grigio scuro sulla sinistra dei righello orizzontale.
Nella finestra di dialogo si pu intervenire in quattro pagine diverse:
Margini
Dimensioni
Alimentazione

Layout
Facendo clic sulla linguetta Dimensioni, possibile modificare le misure dei dati del foglio sul
quale si imposta il documento e l'orientamento.
La dimensioni possono essere scelte tra una serie di dimensioni standard oppure fornite liberamente
dall'utente.
L'orientamento pu essere scelto semplicemente facendo clic su uno dei due pulsanti di opzione,
accanto alle descrizioni:
Orizzontale
Verticale
Ovviamente la scelta dell'uno o dell'altro fisser l'orientamento del foglio cosi come indicato dalla
scritta adiacente.
Nella met di destra della stessa pagina presente un riquadro di anteprima, utile per tenere sotto
controllo le modifiche effettuate.
Una volta effettuate le scelte delle nuove impostazioni, per renderle operative sufficiente fare clic
sul pulsante di conferma OK.
Nella finestra di lavoro il programma metter immediatamente in atto tutte le variazioni,
visualizzando le nuove dimensioni ed , eventualmente, la nuova disposizione della pagina.

4.4.2 Modificare i margini del documento


Date le dimensioni del foglio, per modificare i margini della pagina si pu agire sia con una
sequenza operativa che passa dalla Barra dei menu, sia direttamente con il mouse.
In questo secondo caso, la variazione dei margini avviene lavorando con i righelli, con tecniche
di drag and drop.
Per variare le dimensioni dei margini sinistro e destro si pu portare il puntatore del mouse sul
righello orizzontale.
Portandolo sulla lineetta di confine tra la zona pi scura (che corrisponde al margine) e quella pi
chiara (che corrisponde al testo), il puntatore cambia il suo aspetto in una doppia freccia
orizzontale.
A questo punto occorre premere il tasto sinistro del mouse e, tenendolo premuto, trascinare la
lineetta di divisione verso destra oppure verso sinistra.
Se la lineetta quella di sinistra, la larghezza della zona pi scura rispettivamente aumenter o
diminuir, indicando una corrispondente variazione del margine di sinistra.
Utilizzando lo stesso metodo si pu variare il margine di destra.
Per modificare i margini superiore e inferiore, si opera con la stessa tecnica ma sul righello
verticale, trascinando la lineetta di demarcazione tra la zona del margine e quella del testo verso
l'alto oppure verso il basso.
I margini possono essere modificati anche impostandone direttamente il valore numerico in
apposite caselle di testo, nella finestra di dialogoImposta pagina.
A essa si accede con la sequenza operativa File/Imposta pagina e poi facendo clic sulla
linguetta Margini.
Nella pagina sono presenti pi caselle di testo:
Superiore
Inferiore
Sinistra

Destra
Rilegatura
Per ognuna di esse si pu digitare direttamente il valore che si intende dare per
il documento corrente, oppure modificarlo grazie ai pulsanti di scorrimento che permettono di
aumentare o diminuire il numero indicato nella casella.
Il valore Rilegatura viene impostato per lavorare con le dimensioni reali della pagina del
documento, al netto di ci che viene utilizzato nella rilegatura con dorsetti, spirali o altri sistemi pi
professionali.
Oltre ai margini elencati, possibile anche impostare i valori di distanza dal bordo per:
Intestazione
Pi di pagina
Questi permettono di regolare al meglio lo spazio da destinare alle parti ripetitive del testo. Il
programma compensa automaticamente eventuali discrepanze tra i valori oppure provvede a
segnalarli all'utente.

Capitolo 5: Stampa
Arrivare al momento della stampa significa aver superato tutte le fasi attraverso le quali un
documento viene realizzato: sembra di essere finalmente giunti al momento conclusivo del lavoro e
invece, nonostante la stampa appaia come un unico comando diretto a trasferire il documento sulla
stampante, quando la si lancia necessario prepararla, ossia decidere, tra l'altro, dove e con quali
opzioni effettuarla.
In questo capitolo, infatti, saranno presentate tutte le procedure da effettuare per eseguire tale
operazione.

5.1 Preparazione della stampa


Prima di stampare un documento certamente fondamentale controllarne l'aspetto estetico per
evitare di avere sulla carta risultati diversi da quelli che ci si aspettava.
Un modo per farlo visionare l'anteprima a video tramite una modalit di visualizzazione con la
quale apprezzare il documento cos come verr riprodotto sulla carta.
Stampare un'operazione apparentemente semplice, eppure vanno impostate un certo numero di
opzioni per ottenere ci che si desidera.
Per esempio, si deve stabilire il numero di copie che occorrono e se stampare tutto il documento o
un gruppo limitato di pagine.
Anche nel caso di una sola copia, va indicata la qualit che si desidera, da scegliere tra valori come
bozza, normale o alta qualit.
Con la modalit bozza si riduce il consumo di inchiostro durante le fasi di correzione.
La stampa ad alta qualit rende il documento al meglio, ma anche quello che impiega pi tempo
per produrre la pagina finita.
Il computer potrebbe essere collegato in rete e, se si desidera stampare su una stampante condivisa
con altri utenti, necessario indicarlo nelle opzioni.
La scelta del tipo di stampante pu essere necessaria anche se l'utente lavora con una stampante a
getto d'inchiostro che funziona in bianco e nero o a colori.
Se si desidera ottenere la stampa di un documento in bozza, si sceglier il driver per la modalit
bianco e nero.
Per avere la stampa a colori, invece, si sceglier il driver della stampante a colori.

5.1.1 Visualizzare l'anteprima di stampa

Prima di stampare il documento conviene attivare lAnteprima di stampa , che si pu ottenere


immediatamente facendo clic sullicona omonima presente nella Barra degli strumenti Standard.
Se licona non fosse presente o visibile nella Barra delle icone, in alternativa si pu:
Fare clic su File, nella Barra dei menu.
Fare clic su Anteprima di stampa.
Lanteprima di stampa mostra come verr stampato il documento.
La pagina pu essere visualizzata con diversi valori di zoom, ma quelli pi utilizzati sono le
modalit pagina intere, pagine multiple e quella 100%.
Visualizzare pi pagine insieme la modalit che viene utilizzata normalmente per verificare che le
pagine ci siano tutte e che contengono le componenti inserite nel corso della composizione
(immagini, tabelle e altri oggetti).
Lanteprima del documento al 100% delle sue dimensioni reali invece provoca la visualizzazione
solo di una parte di esso nella finestra di lavoro, ma in questa modalit possibile valutare anche
particolari delle diverse parti della pagina.
In Microsoft Word 2000 il documento pu essere visualizzato anche a schermo intero, guadagnando
pi spazio sul video.
Dallanteprima possibile passare direttamente alla stampa. Solitamente, nella Barra delle icone
visualizzate presente licona Stampa.
Facendo clic su di essa, lintero documento viene inviato alla stampante predefinita. Lalternativa
attivare la finestra di dialogo Stampa, pi completa e con tutte le opzioni disponibili.

5.1.2 Opzioni di base della stampa


Per lanciare il documento corrente in stampa o modificare prima le opzioni, la sequenza operativa :
1. Fare clic su File, nella barra dei menu
2. Fare clic su Stampa.
3. Controllare ed eventualmente variare le opzioni di stampa.
4. Lanciare la stampa facendo clic sul pulsante Stampa (oppure OK).
Le opzioni presenti nella finestra di dialogo sono numerose.
Tra quelle basilari ci sono il numero di copie da produrre e se fascicolarle.
Il valore predefinito del numero di copie uno, se ne occorre una quantit maggiore, se ne imposta
direttamente il numero nella casella Numero di copie, oppure si pu variare tale numero facendo
clic sui pulsanti a scorrimento.
Non detto che si debba stampare un documento per intero: la finestra di dialogo Stampa prevede
allora diverse opzioni in alternativa.
Per esempio, si pu stampare solo la pagina corrente per effettuare un controllo puntuale.
Si possono stampare anche pagine specifiche del documento, indicandolo esplicitamente in
unapposita casella di testo.
In Microsoft Word 2000, per esempio, se nella casella Pagine si scrivesse:
2,4-7,11,13,15significherebbe che si intendono stampare la pagina due, quelle dalla quattro alla sette comprese, la
undici, la tredici e tutte quelle dalla quindici alla fine.
Questo tipo di possibilit utile quando bisogna stampare parti di un documento successivamente
alla prima stampa, per esempio, perch sono state apportate piccole correzioni.
Nellambito delle possibilit di stampa parziale, i programmi avanzati prevedono anche la scelta
della stampa delle sole pagine pari o delle sole pagine dispari.
Questa opportunit permette una simulazione della stampa fronte-retro, stampando prima tutte le
pagine dispari e poi riprendendo gli stessi fogli per stampare sulla prima facciata posteriore le
pagine pari.
Sono evidenti la maggiore compattezza e il risparmio di fogli che si ottengono sfruttando questa
opportunit, ma va evidenziato che, per motivi tecnici, molte stampanti non gestiscono al meglio la

stampa sulla parte posteriore di fogli gi utilizzati.


In particolare, preferibile evitare la stampa sulla parte posteriore dei fogli gi utilizzati.
In particolare, preferibile evitare la stampa sul retro dei fogli appena usciti dalla stampante e
ancora caldi.
Le versioni pi recenti dei programmi hanno aggiunto ulteriori opzioni di stampa, come quella dello
zoom.
Si pu scegliere, per esempio, di mettere in un normale foglio A4 due pagine del documento, anche
se era stato impostato per dimensioni di pagina diverse.
In questo caso si otterranno documenti stampati su mezzo foglio A4 (ossia su A5), che una
dimensione comoda da maneggiare
Una scelta di questo tipo pu essere sfruttata per manuali tecnici di piccole dimensioni e pi agevoli
da consultare, evitando di dover realizzare il documento progettandone appositamente
limpaginazione.
Tra le opzioni, nella finestra di dialogo Stampa si pu scegliere il tipo di stampa sulla quale inviare
il documento.
Pi esattamente, non si sceglie una stampante ma un driver di stampa, che un
particolare software utilizzato dal sistema operativo per pilotare la stampante.
Si pu scegliere sia il tipo di stampante, facendo clic sul pulsante con la freccia verso il basso
accanto al menu a discesa, sia un insieme di opzioni che la riguardano.
Nelle pagine delle opzioni delle stampanti si pu impostare anche la risoluzione, un valore che si
misura in punti per pollice.

5.1.3 Stampare da una stampante predefinita


Normalmente, preferibile non impiegare troppo tempo per controllare le diverse opzioni per la
stampante.
Se sono state modificate una volta, nel 99% dei casi si pu essere ragionevolmente tranquilli che
quelle predefinite vanno bene.
Questo il motivo per il quale la maggior parte delle stampe del documento corrente viene prodotta
sulla stampante predefinita, lasciando le opzioni come sono impostate.
Per stampare immediatamente, quindi, sufficiente individuare l'icona Stampa e fare clic.
Dopo alcuni secondi si vedranno uscire i fogli che riproducono le pagine del documento.

Capitolo 6: Funzioni avanzate


In questo capitolo si conosceranno i concetti di tabella, di cella, di file grafico e le relative modalit
per crearle.
Inoltre, verranno spiegate le modalit per creare una lista di distribuzione e come unire un testo a
tale lista (stampa unione).

6.1 Tabelle
Con un programma di gestione testi si possono creare, modificare, memorizzare e stampare (pi in
generale: pubblicare) documenti.
Quando si pensa a un documento, si pensa a lettere, libri, ma anche a relazioni e giornali.
Mentre in una lettera il contenuto quasi sicuramente di tipo testo, anche se sotto diverse forme
(titoli, destinatari, corpo della lettera), in documenti pi articolati possono essere necessari altri
elementi in grado di renderli utilizzabili al meglio per lo scopo al quale sono destinati.
Per esempio, in una relazione sar necessario riprodurre risultati numerici, e altrettanto facilmente
ci sar bisogno di rappresentarli in una o pi tabelle.

Una tabella un insieme di righe e di colonne le cui intestazioni sono dette celle.
All'interno delle celle si possono inserire dati. Viene spontaneo pensare che i dati nelle celle siano
numeri, magari totalizzati alla fine delle righe e delle colonne.
Questo, infatti, l'utilizzo principale e pi noto delle tabelle, ma in una cella possibile inserire
anche testo oppure oggetti come immagini.
Quando occorre una tabella, quali che siano le necessit di base, bisogna prima di tutto crearla.
Questa osservazione pu sembrare ovvia, ma in realt nasconde un insieme di azioni e di opzioni
possibili che l'utente deve conoscere per potere prima creare e poi operare con una tabella.
Una volta creata, la tabella viene riempita di dati.
Per la correzione si agisce come per il normale testo di un documento; per ci che riguarda l'aspetto
estetico (font, dimensioni, allineamento e cos via) si pu agire con i normali comandi di
formattazione, ma occorre individuare e selezionare esattamente gli elementi sui quali si vuole
intervenire.
Una delle prime difficolt che si incontrano la modifica delle dimensioni di una cella o di pi
celle, ma si potrebbe avere anche la necessit di variare il numero di righe o di colonne della tabella.
Gli esperti nella gestione delle tabelle non avranno problemi anche nelle operazioni pi articolate,
come rendere una cella unica sopra due o pi celle.

6.1.1 Creare tabelle standard


Per aiutare sia gli utenti che sono ancora all'inizio sia quelli che non hanno intenzione di dedicare
molto tempo a interventi di natura estetica sulle tabelle, i programmi sono dotati di funzioni di
formattazione automatica.
Grazie a essi, con pochi clic del mouse si riescono a ottenere tabelle gradevoli (perfino colorate)
con un utilizzo corretto degli sfondi, il dimensionamento automatico delle celle e molto altro
ancora.
Per creare una nuova tabella, una semplice sequenza operativa in Microsoft Word 2000 la
seguente:
1. Posizionare il cursore dove si intende inserire la tabella.
2. Fare clic su Tabella nella Barra dei menu.
3. Selezionare Inserisci, per fare apparire il sottomenu relativo.
4. Fare clic su Tabella e apparir la finestra di dialogo Inserisci tabella.
5. Indicare il numero delle righe e delle colonne che costituiranno la tabella.
6. Fare clic sul pulsante di conferma OK.
Il programma disegner una tabella con le dimensioni (righe e colonne) richieste, che occuper
l'intera larghezza del rigo.
Se in seguito si vogliono inserire altre tabelle dello stesso tipo, si pu attivare la casella di
controllo Imposta come predefinito per le nuove tabelle.
Le impostazioni presenti nella finestra di dialogo saranno utilizzate come modello per la creazione
delle nuove.
La finestra di dialogo Inserisci tabella permette di impostare un valore particolare per la larghezza
delle celle oppure di lasciarlo calcolare automaticamente.
Nelle altre opzioni si pu chiedere di adattare la larghezza delle celle a quella dei dati che vi
saranno inseriti oppure alla larghezza della pagina.
Quando si creata la tabella, si pu cominciare subito a immettere i dati.
Per spostarsi da una cella all'altra si pu fare clic su ognuna delle celle oppure muoversi con i tasti
delle frecce di direzione.
In Microsoft Word 2000 si pu creare una tabella anche disegnandola.
Nel menu Tabella esiste infatti la voce Disegna tabella.

Se si fa clic su di essa, appare la Barra degli strumenti Tabella e bordi, con le icone per lavorare con
le tabelle.
Il puntatore diventa una piccola matita da utilizzare con il mouse per disegnare materialmente righe
e colonne.

6.1.2 Modificare gli attributi delle celle


Ogni cella pu essere immaginata come una piccola pagina di documento.
Se ne possono modificare i margini, la dimensione, lunit di misura e il formato del contenuto.
Per ci che riguarda laspetto grafico, altri attributi sono la presenza o assenza dei quattro bordi, il
tipo e il colore dei bordi e dello sfondo.
Gli attributi di una cella possono essere impostati per una o per pi di una contemporaneamente,
selezionandole.
Le caratteristiche di un gruppo di celle vengono modificate a livello di riga,di colonna o anche
come intera tabelle.
Per intervenire sugli attributi delle celle, in Microsoft Word 2000 si pu fare clic con il tasto destro
del mouse quando il puntatore sulla tabella.
Nel menu contestuale che appare, si fa clic su Propriet tabella per aprire lomonima finestra di
dialogo, divisa in quattro pagine, mentre in basso vengono visualizzati i pulsanti Bordi e sfondo e
Opzioni.
Le quattro linguette in alto recitano:
Tabella
Riga
Colonna
Cella
Se si intende modificare uno o pi attributi della cella , si deve fare clic sullultima linguetta: se si
intende agire su unintera riga o colonna, occorre fare clic sulla voce omonima.
Se si desidera agire contemporaneamente su tutte le celle della tabella, allora sar necessario fare
clic sulla linguetta Tabella.
Di ogni cella (o gruppo) si possono impostare larghezza, unit di misura e allineamento del
contenuto in senso verticale.
Le dimensioni di una riga o di una colonna possono essere modificate anche con il drag and drop.
Si porta il puntatore su uno dei bordi di una cella e, quando diventa una doppia linea con due frecce,
si preme il tasto sinistro del mouse e lo si trascina fino a far assumere alla riga o alla colonna le
dimensioni desiderate.
La larghezza pu essere automatica o predefinita nellunit di misura impostata nella casella di
testo adiacente.
Rispetto ai bordi superiori e inferiore della cella, lallineamento verticale pu essere:
In alto
Al centro
In basso
Per aggiungere un colore di sfondo, si pu fare clic con il tasto destro del mouse quando il puntatore
sulla cella e poi sulla voce Bordi e sfondo.

6.1.3 Inserire ed eliminare righe e colonne


Pu capitare di creare una tabella di un dato numero di righe e di colonne e poi accorgersi che ne
occorrono altre.
Analogamente, pu rendersi necessario eliminare righe o colonne se, per esempio, rimangono
vuote.

Esigenze di variazioni delle dimensioni di una tabella vengono risolte con appositi comandi che i
programmi mettono a disposizione.
Prima di eseguire uno dei comandi di inserimento o di cancellazione per necessario selezionare
le righe o le colonne e poi eseguire il comando.
Per selezionare una riga si avvicina il mouse al bordo di sinistra della prima cella, si fa clic, la riga
diventa nera ed, eventualmente, ci si muove verso lalto o il basso per selezionarne delle altre.
Per selezionare una colonna si avvicina il puntatore al bordo superiore della prima cella in cima alla
colonna, finch non assume laspetto di una piccola freccia nera che punta verso il basso: facendo
clic, la colonna diventa nera. Trascinando il mouse verso sinistra oppure verso destra si selezionano
pi colonne contemporaneamente.
Per inserire una nuova riga in una tabella, in Microsoft Word 2000 si esegue questa sequenza
operativa:
1. Si seleziona la riga sopra o sotto a quella da inserire
2. Si fa clic su Tabella, nella barra dei menu.
3. Si seleziona Inserisci e appare il relativo sottomenu.
4. Si fa clic su Righe sopra o Righe sotto, in base a dove si intende posizionare la nuova riga.
Il meccanismo per inserire una nuova colonna e del tutto analogo, salvo il fatto che occorre
selezionare una colonna e che la scelta tra inserire una colonna a destra o a sinistra. Se si fa clic
con il tasto destro dopo aver selezionato una riga o una colonna, anche nel menu contestuale
presente il comando per inserire, rispettivamente ,una riga o una colonna nuova. Loperazione pi
veloce, ma non consente di effettuare la scelta per una delle due direzione (sopra /sotto o sinistra
/destra).

6.1.4 Aggiungere i bordi


I bordi sonno attivabili o disattivabili per lintera tabella e per le celle interne .
In Microsoft Word 2000, per agire sullattributo bordo e sul colore dello sfondo, si pu fare clic con
il testo destro del mouse quando il puntatore sulla cella e poi fare clic sulla voce di Bordi e
sfondo.
Appare lomonima finestra di dialogo, divisa in tre pagine:
Bordi
Bordi pagina
Sfondo
Facendo clic sulla linguetta Bordi, si pu agire sui quattro bordi della cella o dell'intera tabella.
Se ne pu scegliere il tipo (continuo, tratteggiato, spesso, sottile) e colore.
Una strategia pi immediata attivare la Barra degli strumenti Tabelle e bordi.
Essa raccoglie tutte le icone per inserire e cancellare bordi.
Un puntatore a forma di piccola matita permette di aggiungere bordi dove non ci sono mentre, un
puntatore a forma di Gomma, pu essere utilizzato per cancellare un bordo.
Nello stesso modo si possono scegliere forme e spessori delle linee per creare bordi.
Selezionando ci che interessa nei menu a discesa, si pu fare clic in corrispondenza di uno dei lati
di una cella per vedere apparire la linea scelta.
Nella Barra degli strumenti sono presenti anche due icone che riguardano il colore.
Una reca il disegno di una piccola matita con una linea colorata sotto.
Se si fa clic su di essa, appare un riquadro con una serie di caselle tra le quali scegliere la tinta che
interessa.
Facendo clic su quella desiderata, la linea nella casella Stile linea diventa di quel colore: se si fa clic
su uno dei bordi della cella o se ne aggiunge uno nuovo, questo diventa del tipo, dello spessore e del
colore visualizzato nella casella.

Laltra icona che si riferisce al colore ha il disegno di un secchiello dal quale esce vernice:
l'icona Colore sfondo.
Anche in questo caso si pu selezionare una tinta da un insieme di colori disponibili.
Se si fa clic su una cella dopo avere attivato questa icona, lo sfondo diventer immediatamente del
colore prescelto.

6.1.5 Formattazione automatica delle tabelle


Per velocizzare le operazioni di natura estetica e consentire allutente di dedicarsi pi ai contenuti
che alla forma, nei programmi di gestione testi esiste la funzione di Formattazione automatica delle
tabelle.
Questo significa che, invece agire sui singoli elementi, prima si seleziona la tabella e poi si chiede
al programma di formattarla interamente.
La sequenza da eseguire la seguente:
1. Fare clic in qualsiasi punto interno alla tabella.
2. Fare clic si una Tabella , nella Barra dei menu.
3. Fare clic su Formattazione automatica tabella
4. Scegliere il tipo di tabella che si desidera ottenere
5. Impostare le opzioni
6. Fare clic sul pulsante di conferma OK
I tipi di tabella sono elencati in un riquadro sulla sinistra, che si pu scorrere per mezzo della barra
verticale di scorrimento.
Sulla destra c il riquadro di anteprima, che visualizza il tipo di tabella selezionata tra quelle
elencate a sinistra.
Per la scelta vengono in aiuto i nomi dati ai tipi di tabella, molto esplicativi: Semplice, Classico,
Griglia, Tridimensionale, Colorato, Professionale e Web.
Nella parte centrale della finestra di dialogo sono presenti alcune caselle di controllo che attivano o
disattivano varie opzioni di formattazzione della tabella:
Bordi
Sfondo
Tipo di carattere
Colore
Adatta al testo
Attivando la casella Adatta al testo, la larghezza delle colonne verrebbe automaticamente variata
per adattarsi alla scritta (o, pi in generale, al dato) di lunghezza maggiore.
Nella parte inferiore della finestra di dialogo, altre caselle di controllo attivano o disattivano
lapplicazione di formati speciali per:
Riga del titolo
Prima colonna
Ultima riga
Ultima colonna
Spesso, infatti, le righe e le colonne iniziali di una tabella contengono scritte che hanno il compito
di descrivere il contenuto delle celle centrali.
Analogamente, spesso lultima riga e lultima colonna riportano valori riepilogativi dei dati
contenuti nelle celle precedenti, per esempio, totali di riga o di colonna nelle tabelle numeriche.
In casi come questi, dal punto di vista estetico, sarebbe naturale prevedere una formattazione
particolare per righe e colonne alle estremit della tabella, allo scopo di renderle meglio visibili e
distinte dalle altre.

6.2 Disegni e immagini

Spesso aggiungere illustrazioni ed elementi grafici a un testo contribuisce a renderlo pi attraente,


chiaro e interessante.
Il logo di un'azienda, un grafico dell'andamento delle vendite e un disegno che illustra uno degli
argomenti descritti nel testo sono esempi di elementi grafici.
Le immagini possono essere prelevate dal disco del computer, da supporti esterni come CD-ROM e
anche da Internet.
Se al computer si collegano periferiche grafiche come uno scanner o una fotocamera (macchina
fotografica) digitale, si possono catturare immagini da fotografie o dalla vita reale e convertirle
direttamente in file grafici.
I disegni, le immagini, i grafici, gli organigrammi, i fogli elettronici, i lucidi creati con programmi
di grafica di presentazione fanno parte di una famiglia pi ampia di elementi definiti come oggetti.
A loro volta, gli oggetti sono multimediali quando integrano tra loro disegni, immagini fisse e in
movimento, testi, suoni, audio e filmati video, ossia i diversi media esistenti.
I documenti da pubblicare sul Web, in particolare, fanno parte di quel gigantesco ipertesto
multimediale che Internet, ossia un'enorme quantit di pagine da leggere passando dall'una
all'altra tramite i cosiddetti collegamenti (link, in inglese) e senza l'obbligo di seguire una sequenza
ben precisa.
Un programma di gestione testi professionale deve essere in grado di far realizzare all'utente non
solo lettere, ma anche testi pi complessi, corredati di elementi grafici e documenti multimediali da
pubblicare in Internet o in Intranet.
E' molto importante quindi conoscere e sapere utilizzare le funzioni avanzate per l'inserimento e la
gestione di oggetti.

6.2.1 Inserire un'immagine o un file grafico


Per inserire un'immagine in un documento, in Microsoft Word 2000 la sequenza operativa :
1. Fare clic su Inserisci, nella Barra dei menu.
2. Selezionare Immagine.
Appare un sottomenu che elenca tutti gli elementi grafici disponibili.
Le voci sono:
ClipArt
Da file
Forme
WordArt
Da scanner o fotocamera digitale
Grafico
Le ClipArt sono una serie di disegni e immagini fornite con il programma raccolte per argomenti,
per esempio animali, bandiere, lavoro, medicina, e sport.
Le dimensioni per potrebbero essere grandi o troppo piccole: i programmi permettono allora di
manipolare l'immagine per adattarla alle necessit dell'utente.
Facendo clic sull'immagine, essa apparir inclusa in un rettangolo con otto quadratini,
detti manigliette, agli angoli e al centro dei lati, si variano le dimensioni senza influire sulle
proporzioni.
Tra le ClipArt ci sono anche suoni e video, che si possono inserire in documenti da pubblicare
in Internet o in Intranet.
Facendo clic su una delle immagini appare un piccolo menu, i cui comandi sono rappresentati
da icone.
La prima permette di inserire la ClipArt nel documento.
La seconda rende visibile un'anteprima dell'immagine, normalmente un po piccola per essere
apprezzata nei particolari.

La terza icona permette di aggiungere il file dell'immagine tra quelli Predefiniti.


Facendo clic sulla quarta, il programma lancia la ricerca di altre immagini con argomento simile a
quello della ClipArt selezionata.
Se il file grafico che vuole aggiungere al documento gi memorizzato sul disco o in
qualche cartella del file system, necessario fare clic sulla voce Da file.
Si apre la finestra di dialogo Inserisci immagine, del tutto identica alla finestra di dialogo Apri, che
mostra il file system del computer.
Nel riquadro di sinistra della finestra di dialogo vengono visualizzati i tipi di file che riguardano
immagini (riconoscibili grazie a estensione come GIF, JPG, TIF e cos via) e il file che si cercava,
sufficiente selezionarlo e fare clic sul pulsante di conferma Inserisci.
Le immagini ottenute tramite la voce Forme riproducono una serie di oggetti che hanno l'aspetto di
figure geometriche piane.
Facendo clic su Forme, appare l'omonima Barra degli strumenti, nella quale sono presenti le icone
che prendono i nomi di:
Linee
Forme
Frecce
Diagrammi di flusso
Stelle e decorazioni
Fumetti (in inglese: Callout)
Altre forme
Ognuna di esse rappresenta un gruppo di immagini tra cui scegliere quelle da inserire nel
documento.
La tecnica quella di selezionare una forma e individuare nella pagina uno spazio rettangolare da
copiare con la forma stessa.
Successivamente si porta il puntatore in corrispondenza del primo vertice dell'ipotetico rettangolo, e
si tiene premuto il tasto sinistro del mouse trascinando fino al vertice opposto.
Una volta rilasciato il tasto, la forma occuper lo spazio del rettangolo individuato con il drang and
drop.
Intorno a essa, il programma lascia il rettangolo di selezione con le manigliette, per permettere
ulteriori aggiustamenti.
Le forme solitamente sono piane e vuote all'interno, ma se lo si desidera possono essere rese
tridimensionali e riempite con un colore, oppure decorate con scritte.
Con la voce WordArt il programma si riferisce alla possibilit di inserire nel documento una scritta
trasformata in oggetto grafico con effetti speciali.
Il testo della scritta viene digitato dall'utente, che sceglie anche l'effetto desiderato.
Una scritta WordArt viene utilizzata per la copertina di un testo, oppure per fare un titolo di impatto,
per esempio in un periodico.
Per inserire rapidamente l'oggetto WordArt, si sceglie la sequenza Inserisci/Immagine/WordArt, poi
si sceglie l'effetto grafico che si desidera ottenere e, infine, si scrive il testo.
Confermando, si ritrova la scritta WordArt nel punto della pagina dov'era il cursore. Essendo un
oggetto grafico, pu essere selezionata per fare apparire le manigliette per la modifica delle
dimensioni oppure lo spostamento in un altro punto della pagina.
Una volta selezionata, se ne possono anche modificare le caratteristiche estetiche, come i colori, la
distanza tra i caratteri o l'effetto grafico.
Chi ha uno scanner collegato al computer, pu pilotare direttamente la periferica per acquisire
immagini da foto o da riproduzione carta.
Nello stesso modo, si possono inserire foto riprese direttamente con un'apparecchiatura che prende
il nome di fotocamera digitale, l'equivalente informatico della macchina fotografica.
Una fotocamera digitale fa una foto e la converte direttamente in un immagine digitalizzata, che

viene memorizzata in un file grafico, da aggiungere al documento come qualsiasi altra immagine.
Inserire un'immagine a partire dalla voce Grafico significa includere nel documento un grafico
generato a partire dai dati di una tabella.
Un'azione di questo genere potrebbe essere eseguita collegando nel documento il risultato di
un'elaborazione di un foglio elettronico.
Chi per non dispone o non conosce il funzionamento di un programma di foglio elettronico
potrebbe trovarsi in difficolt.
Con la sequenza Inserisci Immagine/grafico, il programma lancia una piccola applicazione integrata
che mostra una tabella.
E' sufficiente inserire i dati e le didascalie nelle celle per creare automaticamente un grafico, che
verr inserito nel documento chiudendo l'applicazione.
Il grafico il classico a istogramma ed corredato di leggenda e di scritte a commento dei valori
rappresentati sugli assi.
Ogni elemento del grafico pu essere selezionato, variato di dimensioni e formattato con i colori
e font diversi da quelli predefiniti.

6.2.2 Applicare uno sfondo colorato


Nell'ambito delle funzioni avanzate di formattazione di un documento, potrebbe risultare gradevole
applicare uno sfondo colorato al documento.
La modalit pi diretta per ottenerlo aprire la finestra di dialogo Bordi e sfondo, dove si trovano i
comandi per l'applicazione dei bordi e quello per l'assegnazione di un colore di sfondo a paragrafi, a
sezioni del testo o all'intero documento.
In Microsoft Word 2000 la sequenza operativa la seguente:
1. Fare clic su Formato, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Bordi e sfondo.
Nella finestra di dialogo Bordi e sfondo appaiono tre pagine con i nomi sulle linguette:
Bordi
Bordo pagina
Sfondo
Nella terza, Sfondo, possibile impostare uno sfondo colorato da riprodurre sotto una zona di testo
o sotto l'intero documento.
La finestra di dialogo comprende essenzialmente tre zone funzionali e un riquadro di anteprima.
Sulla sinistra c' un gruppo di quadratini sotto l'etichetta Riempimento, ognuno dei quali contiene
un colore, dal nero al bianco passando per tutte le tinte intermedie.
Ci sono anche quadratini che contengono tutte le variazioni di grigio.
Si pu selezionare direttamente una delle tinte visualizzate, oppure fare clic sul pulsante Altri
colori per impostare un colore diverso.
Indipendentemente dalla tinta di scelta, un colore pu essere applicato in percentuale maggiore o
minore, scegliendo tra i valori elencati nella casella Motivo.
Il colore di sfondo, per, pu anche non essere l'applicazione uniforme di un certo colore
Per esempio, si potrebbe decidere di volere una serie di righe verticali oppure un motivo di sfondo
simile a una quadrettatura: tra le voci elencate nel menu a discesa Motivo si trovano diversi effetti
grafici da applicare o, quanto meno, da provare.
Nel riquadro di anteprima, sulla destra, visibile l'esempio degli effetti nel colore selezionato. Per
assegnare realmente lo sfondo, necessario fare clic sul pulsante di conferma OK.

6.2.3 Spostare disegni o immagini


Per intervenire sull'immagine inserita nel documento bisogna selezionarla. Se l'immagine
selezionata, agendo sulle manigliette se ne possono variare le dimensioni. Facendo doppio clic,

sull'immagine viene aperta la finestra di dialogo formato immagine nella quale possibile fare
eventuali modifiche tramite vari strumenti.
Quando l'immagine selezionate, la si pu copiare, tagliare e anche cancellare.
Volendo, le operazioni di taglia e incolla sono una modalit utilizzabile per spostare l'oggetto da una
zona all'altra del documento.
La sequenza operativa da eseguire :
1.Selezionare l'immagine.
2.Fare clic con il tasto destro del mouse, mentre il puntatore su di essa.
3.Nel menu contestuale, fare clic su Taglia.
4.Spostarsi con il cursore nel punto del documento dove mettere l'immagine.
5.Fare clic con il tasto destro del mouse.
6.Fare clic su Incolla.
Per spostare l'immagine da una zona all'altra, si pu agire anche con la tecnica del drag and drop.
Dopo averla selezionata, si porta il puntatore in un qualsiasi punto sopra l'immagine e la si trascina
nel punto di destinazione.
La tecnica del drag and drop potrebbe per non essere adeguata in alcune occasioni.
Per esempio quando vi la necessit di spostare l'immagine tra due punti lontani dello stesso
documento, come nel caso di un trasferimento dall'inizio alla fine di un documento di cento pagine.
Un'altra situazione problematica si presenta, per esempio, quando si inserisce una ClipArt.
Una ClipArt viene aggiunta nel documento alla stregua di un carattere, ossia fa parte della riga
esattamente come una "m" oppure una "s".
Questo significa che se si tenta di spostare l'immagine, non si riuscir a portarla in un qualsiasi
punto del documento, ma solo dove sono gi presenti righe di testo.
Per rendere un'immagine indipendente, necessario inserirla in una cornice, un elemento il cui
contenuto indipendente da quello della pagina.
In Microsoft Word 2000, si pu operare selezionando l'immagine e facendo clic su Inserisci\casella
di testo.
Un rettangolo con i lati grigi e leggermente spessi circonder l'immagine, e potr essere spostato
ovunque essendo un oggetto completamente autonomo rispetto al testo e al documento.

6.2.4 Modificare le dimensioni di un grafico


I grafici inseriti nei documenti sono generati all'interno stesso dei programmi, grazie a una piccola
applicazione che mostra una tabelle in cui l'utente pu inserire dati e didascalie. Il tipo di grafico
prodotto un istogramma.
Un grafico ha diverse componenti, non un oggetto unico.
Oltre alle barre dell'istogramma, ci sono l'area che le contiene, la descrizione dei valori
rappresentati nell'asse orizzontale e nell'asse verticale e la legenda, ossia il riquadro che indica a
cosa corrisponde ogni colore.
Tutte le componenti del grafico sono manipolabili singolarmente. La legenda, per esempio, pu
essere spostata all'interno dello spazio destinato al grafico con un semplice drag and drop.
Le sue dimensioni possono essere variate selezionando il riquadro e trascinando una delle
manigliette che compaiono.
Si possono modificare le dimensioni di un intero grafico nello stesso modo.
Prima occorre selezionarlo per far apparire il rettangolo di selezione e le manigliette.
Poi si trascina una di queste verso l'esterno della pagina per ingrandire il grafico, oppure verso
l'interno per rimpicciolirlo.
Se si trascina una delle manigliette d'angolo, si variano le dimensioni lasciando fisse le proporzioni
tra i lati.
In alternativa, se si trascina una delle manigliette al centro di uno dei quattro lati, si allarga o si

restringe il grafico solo in una direzione.

6.3 Importare oggetti


In ambienti grafici in multitasking, quali sono Windows pu essere comodo lanciare in esecuzione
pi programmi contemporaneamente.
Se si vuole inserire nel documento che si sta scrivendo con un programma di gestione testi una
tabella realizzata con un foglio elettronico, si pu copiarla e incollarla.
Dopo aver chiuso e salvato il documento, per, se si continua a lavorare sulla tabella, essa risulter
diversa da quella inserita in precedenza.
Per averne sempre lultima versione inserita nel documento, bisognerebbe ripetere ogni volta la
azioni di copia e incolla.
Lo stesso ragionamento vale se si intende avere in un documento un disegno creato con un
programma di grafica.
Per evitare azioni ripetitive e il rischio di non avere il documento correttamente aggiornato, la
procedura migliore prevede di importareloggetto invece di incollarne solo la versione del
momento.
Limportazione corrisponde allinserimento nel documento di un collegamento alloggetto al posto
delloggetto stesso.
I vantaggi sono molteplici. Innanzi tutto, gli oggetti non vengono duplicati pi volte, risparmiando
spazio nel disco.
In particolare, il documento del programma di gestione testi rimane di dimensioni contenute.
Inoltre , non pi necessario ricordarsi di incollare loggetto ogni volta che lo si modifica. Il
meccanismo del collegamento fa s che l'oggetto nel documento venga letto nuovamente ogni volta
che lo si apre, rendendo disponibile sempre le sua ultima versione.
Infine, se ci si accorge che loggetto va modificato, facendo doppio clic su di esso sar lanciata in
esecuzione l'applicazione associata e quindi sar possibile modificarlo.

6.3.1 Importare un foglio di lavoro in un documento


Le tabelle vengono inserite nelle pagine di un documento pi spesso di quanto si possa immaginare.
Una relazione sullandamento delle vendite in un certo periodo conterr senzaltro anche una tabella
con i dati numerici dellattivit svolta nelle varie aree geografiche.
La tabelle possono essere create direttamente con il programma di gestione testi, ma pi comodo e
potente gestirle con un programma difoglio elettronico.
Una volta creata una tabella in un foglio di lavoro, per importarla in un documento, occorre eseguire
la sequenza operativa che riguarda limportazione di oggetti.
In un documento possono essere inseriti uno o pi elementi detti oggetti. Un oggetto pu essere un
foglio di lavoro, unimmagine o un oggetto multimediale.
In Microsoft Word 2000 la procedura la seguente:
Fare clic su Inserisci, nella Barra dei menu
Fare clic su Oggetto (apparir la relativa finestra di dialogo)
Fare clic sulla Linguetta Crea da file, invece che su Crea nuovo oggetto.
Fare clic sul pulsante Sfoglia
Facendo clic sul pulsante Sfoglia viene visualizzata una finestra di dialogo analoga ad Apri, per
accedere al file system.
Entrando nella cartella che contiene il file del foglio di lavoro, per importarlo, lo si seleziona e si fa
clic sul pulsante di conferma Inserisci.
Ritornando alla finestra di dialogo Inserisci oggetto, importante attivare la casella di
controllo Collega al file, altrimenti si importa una copia delloggetto e non il collegamento a esso.
Confermando, infine con il pulsante OK, il foglio di lavoro verr importato nel documento.

Per visualizzare la tabella che stata creata nel foglio di lavoro, necessario lasciare disattivata la
casella di controllo Visualizza come icona.
Una volta importato il foglio di lavoro nel documento, la tabella pu essere selezionata per
ingrandirla o rimpicciolirla a piacere.
Si porta il puntatore su una delle otto manigliette che appaiano agli angoli e al centro dei dati della
tabella e la si strascina nel verso desiderato, esattamente come se fosse un disegno.
Se fosse necessario cambiare i dati nelle celle, facendo doppio clic sulla tabella, il sistema operativo
aprirebbe il programma di foglio elettronico e, subito dopo, il file al quale si riferisce il
collegamento. Cosi facendo, sempre lapplicazione originaria a lavorare, aggiornando di
conseguenza il foglio di lavoro nel documento.
Se si volesse creare un nuovo foglio di lavoro al momento, occorrerebbe fare clic su Crea nuovo
oggetto.

6.3.2 Importare file di immagini o grafici in un documento


Cos come si importa un foglio di lavoro, si pu importare un qualsiasi altro oggetto multimediale
in un documento.
La sequenza riparte nuovamente con Inserisci/Oggetto, poi con un clic sulla linguetta Crea da file.
Per attivare la visualizzazione del file system, si fa clic sul pulsante Sfoglia e, allinterno della
finestra di dialogo, si sceglie il file da importare.
Se il file ha un formato a scelta tra gli innumerevoli che rappresentano unimmagine (disegno o foto
che sia) e il programma di gestione testi lo riconosce, loperazione da eseguire selezionarlo e poi
fare clic sul pulsante Inserisci.
I formati di file grafici sono veramente numerosi. I programmi di gestione testi non possono
riconoscerli tutti, se non i pi diffusi quali: GIF, JPG, TIF.
Se non riesce a vedere unimmagine a causa del formato, la si pu convertire con un programma di
grafica o di fotoritocco.
Ricordandosi di attivare prima la casella di controllo Collega al file e confermando su OK, si otterr
la visualizzazione dellimmagine importata nel documento.
Il programma di gestione testi permette di selezionare limmagine per poterla, per esempio, copiare,
spostare, modificare o anche cancellare.
Facendo doppio clic su di essa, si lancia in esecuzione il programma di grafica associato al file, con
il quale si pu modificare limmagine e anche memorizzarla nuovamente.
Nel caso in cui limmagine venisse aggiornata indipendentemente dal documento, quando
questultimo verr aperto ne mostrer la versione aggiornata.
Esiste anche un altro modo di inserire un grafico in un documento Word 2000.
Si parte sempre con Inserisci/Oggetto, ma stavolta si lascia visualizzare la pagina Crea nuovo
oggetto.
Scegliendo loggetto Grafico di Microsoft Excel e confermando sul pulsante OK, viene inserito
immediatamente nel documento un grafico associato a un foglio di lavoro visibile facendo
semplicemente doppio clic sul grafico.
Per modificare limmagine, si lavora direttamente allinterno del documento come se si stesse
operando con i comandi Excel.
Si fa doppio clic sullimmagine per entrare in modalit modifica e poi si possono cambiare i dati
nelle celle e le caratteristiche estetiche del grafico.
Se si lascia visibile il foglio con la tabella di valori numerici, questultima visualizzata nel
documento.
Uscendo dalla modalit modifica mentre visibile il grafico, invece, lui a essere visualizzato nel
documento.
Se si volesse convertire loggetto in un foglio di lavoro vero e proprio, si pu:
Selezionare loggetto.
Fare clic con il tasto destro.
Selezionare clic sulla voce Converti che appare nel sottomenu.

Scegliere Foglio di lavoro Excel nella finestra di dialogo che appare.


Fare clic su OK.
Da questo punto in poi, chiedendo di modificare il file con Excel si pu salvare normalmente
il foglio in un file sul disco.

6.4 Stampa unione


La stampa unione (che in inglese tecnico, viene chiamata: MailMerge) una funzione molto
utilizzata nelle aziende che devono inviare uno stesso documento a un nutrito gruppo di destinatari.
Ma non sfruttabile solo in ambito professionale.
Per esempio, anche invitare un gruppo di amici a una festa e la stampa delle etichette adesive per
l'invio di una pubblicazione a un certo numero di destinatari rientrano nella tipologia di documenti
che possono godere dei vantaggi della funzione stampa unione.
Essa permette di scrivere un'unica volta il testo del documento e di collegarlo a un archivio di nomi
e indirizzi.Lanciando il documento in stampa, se ne otterr una copia originale per ogni voce
dell'elenco, evitando cos duplicazioni inutili, possibili errori e notevoli perdite di tempo.
Per attivare la stampa unione, viene creato prima un archivio in cui ogni riga(record, in gergo
informatico) ha campi con i dati che verranno inseriti nel documento principale.
Se questo fosse, per esempio, una lettera, i campi potrebbero essere ragione sociale, indirizzo,
codice di avviamento postale, citt e provincia. L'archivio che contiene l'elenco dei campi viene
detto origine dati.
A parte si potr creare il testo del documento principale, dove inserire i riferimenti ai campi
dell'archivio origine dati.
Quando si decider di stampare il documento principale, si attiver la funzione stampa unione.
Con l'invio alla stampante, il programma produrr tante copie del documento quanti sono i dati letti
dall'origine dati.

6.4.1 Creare una lista di distribuzione


Per realizzare la funzione stampa unione, dobbiamo seguire una procedura suddivisa in tre distinte
fasi:
1. Creare il documento principale
2. Creare il documento origine dati
3. Unire il documento origine dati con il documento principale
Con Word viene creata la lettera da utilizzare come modello per la stampa.
Per convertire il documento attivo in documento principale per la stampa unione la procedura la
seguente:
1. Si sceglie il comando Stampa Unione dal menu Strumenti.
2. Si apre la finestra di dialogo Prepara Stampa Unione: nella sezione Documento
principale fare clic sul pulsante Crea.
3. Nel menu che si apre fare clic su lettera tipo.
Nella finestra che appare fare clic sul pulsante Finestra attiva.
Ora possibile passare al secondo punto della stampa unione e definire il documento che si vuole
utilizzare come origine dati.
Selezionando il pulsante Dati si apre il menu relativo e si pu scegliere se creare un nuovo archivio
origine dati oppure se utilizzare un file di origine dati gia esistente.
Se si sceglie di creare un nuovo archivio parte una procedura guidata per creare una tabelle di Word
in cui memorizzare i dati.
Nella finestra Crea origine dati presente una lista di campi standard da inserire nella tabella: per
eliminare i campi predefiniti, selezionarli e premere il pulsante Rimuovi, per aggiungere campi

diversi, digitare il nome nella casella Nomi di campo e premere poi il pulsante Aggiungi.
Dopo aver specificato i campi desiderati per l'origine dati, fare clic su OK e salvare il documento
creato.
Word aprir una finestra di dialogo per avvertire che i campi della tabella creata sono vuoti:
selezionando l'opzione Modifica origine dati sar possibile inserire dati nella tabella.
Verr aperta la finestra Modulo dati, nella quale immettere i dati.
Se l'origine dati gia disponibile, invece, fare clic su Apri orogine dati.
Si aprir la finestra di dialogo Apri nella quale sar possibile selezionare e aprire il file.
Dopo aver creato o aperto il file origine dati viene aperta una finestra di dialogo nella quale viene
chiesto di modificare il documento principale.
A questo punto si ritorna al documento principale per modificarlo.

6.4.2 Unire un testo a una lista di distribuzione


La modifica del documento principale consiste nell'inserire i campi unione, cio le aree all'interno
del documento in cui andranno immesse le informazioni variabili prelevate dall'archivio origine
dati.
Viene visualizzata automaticamente la barra degli strumenti Stampa unione.
Per inserire un campo unione si posiziona il puntatore nel punto desiderato, si fa clic e si esegue la
seguente procedura :
1. Si fa clic sul pulsante Inserisci campo unione nella barra degli strumenti Stampa Unione.
2. Nel piccolo menu a discesa appaiono i nomi dei campi che possibile inserire (quelli scritti
nell'archivio origine dati).
3. Si fa clic sul nome del campo da inserire e questo apparir tra due coppie di parentesi
angolari (nell'esempio: Cognome).
Si ripete la stessa operazione per tutti i campi da stampare.
Non obbligatorio inserire tutti i campi dell'origine dati: solo quelli che vengono collegati saranno
stampati.
Al contrario, un certo campo pu essere inserito anche due o pi volte.
Giunti a questo punto, non resta altro che unire il documento principale con l'archivio origine dati e
stampare.
Per dare il comando al programma, si sceglie di nuovo il comando Stampa unione nel
menu Strumenti e, nella finestra di dialogo Prepara Stampa unione, si fa clic sul pulsante Unisci.
Appare la finestra di dialogo Opzioni unione, nella quale si impostano diverse opzioni.
Nella casella "Unisci a:" vengono elencate tre scelte possibili:
Nuovo documento
Stampante
Posta elettronica
Selezionando Nuovo documento, il programma genera un documento costituito da tante lettere
quanti sono i destinatari.
Il documento prodotto pu essere modificato, formattato e salvato, proprio come un qualsiasi altro
testo.
Spesso si produce un nuovo documento, prima di stamparlo, per verificare quale sia il risultato.
La scelta Stampante invia i documenti alla stampante.
Con la scelta Posta elettronica, il programma chiede di premere il tasto Imposta.
Viene aperta una finestra di dialogo dove indicare quale dei campi dell'archivio origine dati sia un
indirizzo di posta elettronica, oppure un numero di fax, quale sia l'oggetto e se il documento debba
essere spedito come allegato.
Al termine, se stato indicato un indirizzo di posta elettronica i documenti verranno spediti con il
relativo programma.
Se, invece, il campo si riferiva a un numero di fax, i documenti verranno trasmessi al fax tramite
modem.
Cliccando sul pulsante Opzioni query si apre una finestra di dialogo divisa in due schede.

Nella scheda Ordina record l'utente pu anche decidere di stampare i documenti in un certo ordine
(per esempio, per citt).
Nella scheda Filtra record si imposta di effettuare un'estrazione parziale dei dati (per esempio, tutti
quelli cui cognome inizia per "C").

MODULO 4: Fogli elettronici


In questo capitolo si conosceranno i concetti di foglio elettronico, di cartella di lavoro e di funzione
Help.
Si conosceranno le modalit per aprire una cartella di lavoro esistente e salvare le relative
modifiche, e come si salva una cartella in un altro formato.

1.1 Primi passi col foglio elettronico


Che cos' un programma di foglio elettronico, e cosa permette di fare?
Possiamo pensare a un foglio elettronico (in inglese spreadsheet) come un insieme di enormi fogli
di carta sovrapposti.
Ciascun foglio diviso in righe e colonne: le colonne sono identificate da lettere e le righe da
numeri.
I "rettangoli" individuati dall'intersezione di righe e colonne sono detti celle.
Dal momento che una particolare cella appartiene a una sola riga e a una sola colonna, possiamo
riferirci ad essa mediante la combinazione numero della riga - lettera della colonna (A1, E22,
Z1215 ecc.).
Ogni cella pu contenere del testo, valori numerici oppure delle formule.

1.1.1 Aprire un programma di foglio elettronico


In ambiente Windows, per aprire il programma di foglio elettronico, la tecnica pi efficace :
1. Fare clic sul pulsante Avvio/Start.
2. Selezionare la voce Programmi.
3. Apparir il sottomenu con l'elenco di tutti i programmi.
4. Fare clic sulla voce Microsoft Excel
Un'altra possibilit per lanciare in esecuzione Excel individuare l'icona sul Desktop e fare doppio
clic su di essa.
Inoltre, accanto al pulsante Start, nella Barra delle Applicazioni, ci sono le icone per l'avvio veloce
dei programmi. Per lanciare in esecuzione Excel basta fare solo un clic sulla icona corrispondente
Con Office, Microsoft fornisce la Barra degli strumenti di Office, che normalmente si dispone su
uno dei quattro lati della videata.
Essa contiene l'icona di avvio di Excel. Facendo clic su di essa, il programma di foglio elettronico
verr lanciato in esecuzione.
Fatto questo apparir sullo schermo la finestra di Excel.

1.1.2 Aprire una cartella esistente


Quando si parla di foglio elettronico, in realt si fa riferimento a una cartella di lavoro.
Nei programmi di gestione dei fogli elettronici, la cartella, detta anche cartella di lavoro, l'insieme
di pi fogli elettronici salvati all'interno di un unico file. Il termine equivalente in inglese
workbook.
Una volta eseguito il programma Excel, la sequenza per aprire una cartella :

Fare clic su File


Fare clic su Apri
Si aprir una finestra di dialogo nella quale, sar sufficiente scegliere la cartella nella quale
contenuto il documento memorizzato, selezionarlo e fare clic sul pulsante di conferma Apri.
Una volta aperta una cartella, sul monitor appare il primo foglio.
La cella che appare con un bordo vistosamente pi marcato di quello delle altre la cosiddetta cella
attiva, ovvero quella in cui si possono operare delle modifiche.
Per attivare un'altra cella si pu agire:
Spostandosi per mezzo delle frecce sulla tastiera fino a quando non si raggiunta la cella
desiderata.
Utilizzando il mouse, con un clic direttamente sulla cella desiderata; se non visibile, si
deve agire sulle barre di scorrimento verticali e orizzontali.
Modificata la cartella di lavoro il salvataggio un'operazione piuttosto semplice. Esistono due
diversi comandi:
File/Salva provvede a salvare il documento corrente utilizzando il nome attuale,
eventualmente sovrascrivendo il salvataggio precedente.
Se il documento non mai stato salvato, allora viene aperta la finestra Salva con nome per
definire il nome e la cartella in cui collocarlo.
File/Salva con nome permette di salvare il documento corrente indicando la cartella e il
nome da assegnargli; questo comando utile nei casi in cui si desidera creare un nuovo
documento utilizzandone un altro come base, per evitare di digitare le parti uguali.
Quando si usa il comando File/Salva con nome necessario fare attenzione a un dettaglio molto
importante: il documento che viene salvato con il nuovo nome diventer attivo, mentre quello
precedente sar chiuso senza salvare le modifiche apportate.
Se la cartella da aprire, non rintracciabile, si pu utilizzare lo strumento messo a disposizione da
Windows: Trova/File o cartelle.

1.1.3 Aprire diverse cartelle


Tutti i software di gestione dei fogli elettronici sono in grado di aprire
pi cartelle contemporaneamente.
Questo un vantaggio significativo, in quanto rende possibile lavorare con documenti complessi
che accedono a dati contenuti in altri documenti.
Tecnicamente, l'apertura di pi cartelle avviene esattamente come per la prima, ovvero utilizzando il
comando File/Apri.
L'unico aspetto realmente importante consiste nella visualizzazione delle varie cartelle aperte:
infatti ogni cartella occupa tutta la finestra, impedendo la visione delle altre.
In questo caso si pu agire rendendo attiva una cartella alla volta, mediante il menu Finestra che
elenca nella parte inferiore i nomi delle cartelle aperte.
Inoltre, utilizzando le funzioni di riposizionamento automatico delle finestre messe a disposizione
dal programma, possibile disporre i fogli in modo da poter lavorare comodamente.
La sequenza :
Fare clic su Finestra
Fare clic su Disponi
Si apre la finestra di dialogo Disponi nella quale si pu scegliere tra diverse opzioni.
L'opzione Sovrapposte sovrappone le finestre leggermente scalate, in modo da visualizzare le barre
del titolo di tutte le finestre.
Le opzioni Orizzontale e Verticale suddividono lo spazio del video equamente fra le cartelle.
Il passaggio da un foglio a un altro della medesima cartella avviene agendo sui cavalierini (o

linguette) poste sul lato superiore o inferiore della cartella.


Se la cartella contiene molti fogli e quindi i corrispondenti cavalierini non sono visibili, possibile
agire sui pulsanti alla loro sinistra: un clic su quello corrispondente al foglio desiderato permetter
di renderlo attivo e visualizzarlo.

1.1.4 Creare una nuova cartella e salvarla


La creazione di una nuova cartella di lavoro unoperazione molto semplice:
1. Si fa clic sul menu File.
2. Si fa clic sulla voce Nuovo: si apre una finestra di dialogo.
3. Si fa clic sull'icona Cartella di lavoro.
4. Si fa clic sul pulsante di conferma Ok.
In alternativa esiste il pulsante Nuovo, la cui icona rappresentata da un foglio bianco: questo il
sistema pi efficace perch basta un clic sopra di esso per far apparire la nuova cartella.
Una volta creata una cartella, essa disponibile per essere utilizzata. Per salvarla si ricorre al
comando File/Salva come descritto in precedenza.

1.1.5 Salvare una cartella esistente su hard disk o dischetto


Per salvare la prima volta una cartella di lavoro su disco rigido o su dischetto, la sequenza operativa
da seguire :
1. Fare clic su File, nella Barra dei menu.
2. Indicare il drive (per esempio, disco rigido o floppy disk).
3. Indicare la cartella nella quale si desidera memorizzare il file.
4. Scrivere il nome del file nella casella Nome del file.
5. Fare clic sul pulsante di conferma (Salva oppure OK).

1.1.6 Chiudere una cartella


La chiusura di una cartella unoperazione alquanto semplice, che viene eseguita attraverso il
menu File/Chiudi.
Quando una cartella viene chiusa, non pi disponibile per essere visualizzata o modificata, ma i
suoi dati possono comunque essere utilizzati da altre cartelle aperte, a condizione che essa sia
accessibile dal computer.
In altre parole, una cartella aperta pu utilizzare le informazioni contenute in cartelle chiuse senza
aprirle, perch il software vi accede automaticamente, ma solo se sono memorizzate su un disco
disponibile: per esempio, se si trovano su un dischetto che non pi allinterno del computer, il
programma non sar in grado di accedervi e quindi di utilizzare tali informazioni.
Se la cartella ha subito modifiche rispetto a quando stata aperta, il programma stesso segnaler la
necessit di salvare la cartella prima di chiuderla.

1.1.7 Usare le funzioni di Help


In un programma come Excel, di una certa complessit, indispensabile saper accedere all'uso della
guida.
Lattivazione dellHelp pu avvenire utilizzando semplicemente il tasto F1, oppure facendo clic sul
menu ? dalla Barra dei menu. Se si fa clic sul punto interrogativo, appare un menu a discesa nel
quale si pu scegliere tra diverse voci:
Guida in Linea di Microsoft Excel
Mostra l'Assistente di Office
Guida Rapida

Office sul Web


La guida in linea organizzata in tre schede:
Sommario
Ricerca libera
Indice

1.2 Modificare le impostazioni di base


Se il foglio di lavoro molto grande e vogliamo avere una visone pi ampia, possiamo eliminare le
varie barre degli strumenti e visualizzarlo a schermo intero, oppure possiamo osservarlo a vari
livelli di zoom.

1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo


Limpostazione di visualizzazione dello schermo che si trova normalmente quella standard: in
caso contrario possibile modificarla.
Nella figura disponibile un esempio di visualizzazione alterata dallo zoom: per sistemarla, si deve
agire attraverso il menu Visualizza/Zoom/100%.
Tra le varie possibilit di modifica della visualizzazione, ne troviamo una particolarmente utile per
creare fogli da stampare senza problemi, attivata dal comando Visualizza/Anteprima di
interruzioni.
Questo comando modifica la modalit con cui il foglio viene mostrato, riducendo la dimensione
delle celle e riportando chiare delimitazioni di come verranno interrotte le righe e le colonne tra le
pagine.
A differenza dellanteprima di stampa, che vedremo in seguito, questa modalit permette di
modificare il contenuto delle celle per riorganizzare il foglio ed evitare nella stampa risultati poco
gradevoli.

1.2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina


La risoluzione del monitor indica la quantit di punti che possono essere visualizzati
contemporaneamente: generalmente si utilizza la risoluzione 800x600.
Ma potreste incontrare anche computer impostati per lavorare a risoluzioni maggiori quali
1024x768 o addirittura 1600x1200.
Risoluzioni molto elevate devono essere sempre accompagnate da monitor di grandi superfici quali
i 17 o i 19 pollici, altrimenti i caratteridiventerebbero piccolissimi e quasi illeggibili.
Cosa fare se si trova un monitor piccolo, impostato con una risoluzione che non permette di vedere
chiaramente quello che si sta scrivendo allinterno delle celle?
Escludendo la possibilit di cambiare le impostazioni della risoluzione del computer, si pu agire
sulla modalit di visualizzazione utilizzando il menu Visualizza/Zoom e impostando una
percentuale, per esempio, del 200%: questo modificher le celle e non i menu, ma sar sufficiente
per lavorare con maggiore tranquillit.

1.2.3 Modificare la barra degli strumenti


Pu accadere anche che sulla Barra degli strumenti di Excel manchino i soliti pulsanti. E' sufficiente
andare sulla Barra del menu e fare un clic con il tasto destro del mouse per veder apparire un menu

a discesa con cui riattivare le barre degli strumenti che servono, ovvero
Standard
Formattazione
In alternativa, possibile ricorrere a una finestra da attivare mediante il
comando Strumenti\Personalizza: un sistema pi facile da ricordare e pi potente, in quanto
permette di controllare anche altre impostazioni di Excel.

1.3 Scambiare documenti


Excel da la possibilit di salvare una cartella in diversi formati per poterla trasferire a qualcuno che
usa un programma di foglio elettronico diverso o semplicemente una versione precedente alla
nostra, oppure per farla visualizzare in un sito web.

1.3.1 Salvare una cartella con un altro formato


A volte necessario trasferire delle informazione contenute in una cartella di lavoro a
qualcuno che usa un programma di foglio elettronico diverso o semplicemente una versione
precedente alla nostra, oppure dobbiamo trasferire dei dati a un programma di tipo
differente.
In tal caso il formato caratteristico della nostra cartella potrebbe non essere adatto e occorre
modificarlo.
La voce del menu File - Salva con nome apre una finestra di dialogo che permette di scegliere tra
vari formati in cui sar convertito il file che vogliamo salvare.

Per far questo apriamo la casella Tipo file appena sotto quella Nome file.
Alcuni formati tipici sono:
DBF, lo standard mondiale per i database.
PRN e TXT per scrivere testi senza nessun abbellimento.
CSV per testi delimitati dal separatore di elenco.
HTML per salvare nel formato Web.
Versioni precedenti del foglio elettronico.
Per quanto riguarda le varie versioni dello stesso programma, ogni nuova release aggiunge alcune
funzionalit o caratteristiche che non erano disponibili in quella precedente, per cui lo schema del
file cambia per consentirne la memorizzazione.
Se si cerca di utilizzare una versione precedente per leggere un nuovo schema, non sar in grado di
farlo correttamente perch diverso da quanto atteso.

1.3.2 Salvare un documento in un formato appropriato per invio a un web site


Se vogliamo ottenerre un documento idoneo per essere visualizzato in un sito Web necessario
convertirlo nel formato Html, lo standard inInternet.
Per salvare nel formato Html si sceglie dal menu File la voce Salva come pagina Web...
Si apre una finestra di dialogo con qualche opzione in pi rispetto a quella del comando Salva con
nome.
Possiamo sceglire se vogliamo salvare tutta la cartella di lavoro oppure selezionare un foglio di
lavoro, indicare il titolo che comparir nella barra titolo del browser, e dare un nome diverso al file.

Se abbiamo salvato una cartella di lavoro contenente pi fogli, la pagina che si ottiene, quando
viene caricata da Internet Explorer si presenta con una serie di linguette nel frame inferiore che
permettono di passare da un foglio all'altro.

Capitolo 2: Operazioni di base


In questo capitolo si conosceranno i concetti di cella, di caratteri speciali e di simboli.
Inoltre, verranno spiegate le modalit per inserire i dati in una cella, come si selezionano una o pi
righe e colonne, come si inseriscono righe e colonne e come si effettuano gli ordinamenti dei dati in
ordine numerico e/o alfabetico.

2.1 Inserire i dati


Nelle celle si possono inserire vari tipi di dati:
Numeri
Testo
Caratteri speciali e simboli
Formule

2.1.1 Inserire valori numerici


Inserire un valore numerico all'interno di una cella un'operazione estremamente semplice, infatti
sufficiente:
1. Fare un clic su di essa.
2. Digitare il valore.
Contemporaneamente, mentre scriviamo nella cella, il dato visualizzato anche nella Barra della
formula, immediatamente sopra il foglio di lavoro.
In questa barra sono presenti due tasti, a sinistra una X rossa serve a rinunciare all'inserimento
iniziato, pi a destra un segno di spunta verde pu servire a confermare il dato scritto.
La rinuncia pu anche essere effettuata da tastiera con il tasto Escape e la conferma con il tasto
Invio, oppure con lo spostamento in un'altra cella.
Normalmente i numeri sono allineati a destra nelle celle, ma si possono allineare al centro o a
sinistra utilizzando i menu.
I valori delle celle possono essere inseriti e visualizzati in modo differente, secondo specifici
formati:
Numero
Importo in valuta (Lire italiane, Euro, Dollari)
Importo contabile (non pu essere negativo)
Data
Orario
Percentuale
Per questo motivo i Fogli elettronici mettono a disposizione un'apposita finestra dove specificare il
tipo di valore contenuto in una o pi celle.
In Excel si apre attraverso il comando Formato/Celle oppure mediante la combinazione di tasti
Ctrl+l: al suo interno visibile la scheda da utilizzare, chiamata Numero.

2.1.2 Inserire un testo

Frequentemente necesasrio inserire dei commenti, o del testo, in un foglio di lavoro per far
comprendere a cosa si riferiscono i dati numerici scritti nelle varie celle.
L'inserimento del testo in una cella del tutto simile all'inserimento dei valori numerici.
Il testo normalmente allineato a sinistra ma, pu essere allineato al centro, a destra o giustificato.
La lunghezza del testo visualizzabile dipende dalla larghezza della cella; per una parola o frase,
pi lunga della larghezza della cella, rimane interamnete visibile oltre il bordo destro, se la cella alla
sua destra non contiene dati.
Volendo andare a capo all'interno di una cella possiamo usare la combinazione Alt+Invio da tastiera.

2.1.3 Inserire caratteri speciali e simboli


Per inserire caratteri speciali e simboli in una cella di tipo testuale, necessario utilizzare la mappa
dei caratteri fornita dal sistema operativo.
La finestra Mappa dei caratteri accessibile dal pulsante Start/Programmi/Accessori/Mappa
caratteri.
All'interno della finestra sono sempre visibili due parti:
Il menu a discesa Carattere.
Una griglia con i 256 elementi che costituiscono i caratteri messi a disposizione dal tipo
selezionato nell'elenco precedente.
Per utilizzare un elemento della griglia all'interno di una cella del foglio elettronico di Excel si
deve:
1. Digitare il testo nella cella fino al punto in cui si vuole inserire il carattere.
2. Eseguire il programma Mappa caratteri.
3. Individuare il carattere desiderato e selezionarlo con un clic.
4. Fare clic sul pulsante Seleziona per copiarlo nella casella Caratteri da copiare.
5. Fare clic sul pulsante Copia per inserire il contenuto della casella Caratteri da copiare negli
appunti di Windows.
6. Chiudere il programma Mappa caratteri e tornare al foglio elettronico.
7. Eseguire il comando Modifica\Incolla per fare apparire nel testo della cella il carattere
selezionato nel programma Mappa caratteri.

2.1.4 Inserire formule


Le formule permettono di attribuire a una cella un valore calcolato in base all'espressione della
formula.
Una formula inizia con il segno "=" seguito da numeri e operatori matematici.
Lo sviluppo delle formule segue i principi matematici appresi a scuola, ovvero:
Il calcolo procede da sinistra verso destra, dando la precedenza alle moltiplicazioni e delle
divisioni, eseguite sempre prima delle somme o delle sottrazioni.
E' possibile utilizzare parentesi per fare in modo che vengano calcolate determinate parti di
quelle poste al loro esterno; le parentesi devono essere bilanciate, cio il numero di parentesi
aperte e chiuse deve essere uguale; a ogni parentesi chiusa deve corrispondere un'unica
parentesi aperta.

Esempi di formule in Excel sono:


=1+2
=(1+2)*3
=9+10/(2*4)-7
Raramente le formule vengono utilizzate in questo modo, infatti il pi delle volte l'espressione
contenuta in una formula fa riferimento al contenuto di altre celle dello stesso foglio o di diversi

fogli. Pertanto, l'espressione della formula, oltre agli operatori matematici e logici conterr anche i
riferimenti alle altre celle.
Tali riferimenti sono ottenuti mediante le coppie colonna-riga. Esempi di formule che fanno
riferimento ad altre celle sono:
=A1+A2
=(A1+A2)*A3
=B9+B10/(C2*C4)-D7

2.1.5 Usare il comando Annulla


Il comando Annulla un comando molto utile, in quanto permette di annullare l'ultima operazione
eseguita ripristinando la situazione precedente.
Si accede a tale comando mediante la sequenza Modifica/Annulla, o attraverso il relativo pulsante
sulla barra degli strumenti, o usando la sequenza da tastiera CTRL+Z.
Il comando ha inoltre la capacit di memorizzare un certo numero di operazioni e consente di
conseguenza un livello multiplo di annullamnto.
In altre parole, diventa possibile annullare l'ultima operazione, poi la penultima, la terzultima e cos
di seguito fino al numero limite definito dal programma.
Se si annullata un'azione che non si doveva, esiste uno specifico comando che procede
all'annullamento dell'annullo: tale comando Modifica/Ripristina.

2.2 Selezionare dati


Per selezionare tutte le celle appartenenti alla stessa colonna sufficiente fare clic sul pulsante
di intestazione della colonna stessa, cio quello che contiene la lettera A, B, C e cos via.
Per selezionare tutte le celle appartenenti alla stessa riga si opera con lo stesso concetto: si fa un clic
sul pulsante di intestazione della riga.
Se si desidera selezionare pi celle contigue poste sulla stessa riga oppure sulla stessa colonna, si
procede facendo un clic sulla prima e, senza rilasciare il pulsante del mouse, si selezionano le altre
spostando il puntatore in direzione dell'ultima.
Questa tecnica si applica anche quando si desidera selezionare celle poste su righe e colonne, a
condizione che formino un rettangolo o un quadrato.
Lo stesso effetto, una volta selezionata una cella, si ottiene tenendo premuto il tasto SHIFT della
tastiera e agendo sui tasti freccia sino a coprire tutte le celle desiderate.
Molto raramente accade che si debbano selezionare celle poste in punti diversi di un foglio e non
adiacenti.
1. Si seleziona la prima cella con un clic del mouse.
2. Si preme il taso CTRL senza rilasciarlo.
3. Si seleziona la seconda cella.
4. Si ripete il passo precedente fino a quando non si sono selezionate tutte le celle desiderate.
5. Si rilascia il tasto Ctrl.
A questo punto sono possibili differenti operazioni: Taglia, Copia, Incolla, Elimina, Trova, e tutte le
operazioni di formattazione delle celle.

2.3 Copiare, spostare, cancellare


Vedremo ora nel dettaglio come effettuare operazioni estremamente importanti nell'elaborazione e
gestione di un foglio di lavoro:
Copia e Incolla
Taglia e Incolla
Cancellare

2.3.1 Usare le funzioni Copia e Incolla


Per duplicare il valore di una cella in un'altra parte del foglio elettronico, sufficiente selezionarla,
attivare il comando Copia, selezionare la cella destinazione e attivare il comando Incolla.
Quando si copia il contenuto di una cella, vengono copiate anche le sue caratteristiche quali la
dimensione, la formattazione, e i colori.
Se si vuole copiare solo il contenuto di una cella senza le altre caratteristiche bisogna selezionare la
cella, accedere alla barra della formula e da essa copiare il valore della cella sempre utilizzando il
comando Copia.
In questo modo tutte le altre caratteristiche non vengono copiate.
Per attivare i comandi Copia e Incolla si pu operare in diversi modi:
Attraverso il menu Modifica sulla Barra dei menu.
Attraverso il menu contestuale che appare facendo clic con il tasto destro del mouse sulla
cella attiva.
Facendo clic sulle icone presenti sulla Barra degli strumenti Standard.
Usando le sequenze da tastiera Ctrl+C per copiare e Ctrl+V per incollare.
Un modo pi veloce consiste nel posizionare il puntatore del mouse su uno dei bordi della cella
finch non assume la forma della freccia, fare clic con il tasto sinistro del mouse, "trascinare" la
cella nella posizione desiderata, premere il tasto Ctrl della tastiera e rilasciare il tasto sinistro del
mouse.
Quando la cella che si desidera copiare contiene una parola, una frase un numero o un altro valore
che non sia una formula, loperazione non crea problemi.
Diversa la situazione se la cella contiene formule, in quanto potrebbero venire modificate.
Se la cella A2 contiene la formula:
=A1*5
Copiare la cella in una nuova posizione del foglio comporter la modifica automatica della formula
stessa, in accordo allentit dello spostamento.
Per esempio, se la cella A2 viene copiata e incollata nella posizione B2, ovvero con lo spostamento
di una colonna a destra rispetto alla posizione originale, la formula verr modificata cambiando di
conseguenza tutti i riferimenti: A1 diventer B1 e la formula sar:
=B1*5
Se invece lo spostamento fosse avvenuto in verticale, cio la cella di destinazione fosse stata A3,
allora la formula sarebbe stata automaticamente cambiata in:
=A2*5
A questo punto abbastanza chiaro che il risultato visualizzato nelle nuove celle non uguale a
quello della cella iniziale A2.
Per copiare in altre posizioni le formule gi inserite nelle varie celle, si pu utilizzare la copia del
contenuto delle celle come spiegato in precedenza.

2.3.2 Usare la funzione Taglia e Incolla


Per trasferire il contenuto di una cella in un'altra parte del foglio sufficiente selezionarla, eseguire
il comando Taglia, selezionare la cella di destinazione ed eseguire il comando Incolla.
Per attivare i comandi Taglia e Incolla si pu operare in diversi modi:
Attraverso il menu Modifica sulla Barra dei menu.
Attraverso il menu contestuale che appare facendo clic con il tasto destro del mouse sulla
cella attiva.
Facendo clic sulle icone presenti sulla Barra degli strumenti Standard.
Usando le sequenze da tastiera Ctrl+X per copiare e Ctrl+V per incollare.
Un modo pi veloce consiste nel posizionare il puntatore del mouse su uno dei bordi della cella

finch non assume la forma della freccia, fare clic con il tasto sinistro del mouse, "trascinare" la
cella nella posizione desiderata e rilasciare il tasto sinistro del mouse.

2.3.3 Spostare il contenuto di una cella tra fogli di lavoro attivi


Una cartella pu contenere pi fogli di lavoro ed possibile effettuare operazioni di Taglia e Incolla
tra un foglio e l'altro.
In questo caso loperazione analoga al tagliare e incollare i dati allinterno dello stesso foglio, ma
lesatta procedura la seguente:
1. Selezionare la celle o larea che si desidera spostare.
2. Attraverso il comando Modifica/Taglia spostare il contenuto della selezione negli appunti di
Windows.
3. Attivare il foglio di destinazione agendo sul relativo cavalierino.
4. Fare clic sulla cella che ospiter la cella superiore sinistra della selezione da incollare.
5. Con il comando Modifica/Incolla si completa loperazione copiando il contenuto degli
appunti di Windows, ovvero le celle precedentemente selezionate.

2.3.4 Spostare il contenuto di una cella tra cartelle attive


Con Excel si pu lavorare con diverse cartelle aperte contemporaneamente, selezionando l'una o
l'altra mediante un clic del mouse sui nomi delle relative cartelle che appaiono nel menu Finestra.
Con la stessa procedura ora descritta possibile spostare il contenuto di una o pi celle da una
cartella attiva allaltra; sufficiente utilizzare lafunzione Taglia in una cartella, spostarsi in unaltra
cella con il menu Finestra, quindi utilizzare la funzione Incolla.
Lo stesso vale, naturalmente per le funzioni Copia e Incolla.

2.3.5 Cancellare il contenuto di una cella


Per eliminare il contenuto di una cella sufficiente fare clic su di essa e premere il tasto Canc,
oppure impiegare il comandoModifica/Cancella/Tutto.
Una cella tuttavia, caratterizzata da una struttura articolata di cui il valore, il formato e i
commenti.
Excel consente di cancellare tutta la struttura o uno solo di questi aspetti in modo indipendente dagli
altri.
E' possibile cancellare solo il contenuto, solo il formato, solo
i commenti oppure tuttoselezionandoli dal menu che si ottiene attivando la voce Cancella del
menu Modifica.

2.4 Trovare e sostituire


Una cartella Excel pu assumere dimensioni considerevoli: molti fogli, ognuno con numerose righe
e colonne e innumerevoli commenti.
In queste situazioni la ricerca di un dato particolare diventa un'operazione difficile.
Proprio per questo sono disponibili su tutti i fogli elettronici dei comandi di ricerca ed
eventualmente sostituzione di un valore, di una formula o di un testo.

2.4.1 Il comando Trova


In Excel per cercare un determinato valore allinterno di un documento si utilizza il
comando Modifica/Trova.

Si apre una finestra con una casella in cui digitare il valore da ricercare.
La finestra di dialogo consente di scegliere fra diverse opzioni:
Nella casella Trova viene digitato il valore da ricercare.
Nella lista Cerca si pu indicare se la ricerca dovr avvenire procedendo per riga o
per colonna.
Nella lista Cerca in possibile specificare se ci che stato indicato nella casella Trova un
valore o il risultato del calcolo di una formula.
La casella Maiuscole/Minuscole utile in caso di ricerca di valori testuali: le lettere
maiuscole e minuscole vengono considerate uguali.
La casella Solo celle intere consente di eseguire una ricerca verificando che tutto il
contenuto delle celle sia corrispondente.
Il pulsante Trova successivo avvia una ricerca che termina non appena viene trovata una
cella con le caratteristiche impostate nella finestra Trova; per effettuare la ricerca di altre
celle con gli stessi requisiti, si deve premere ancora questo pulsante che attiver di volta in
volta una nuova cella.
Il pulsante Chiudi consente di chiudere la finestra una volta completato il lavoro di ricerca.
IL tasto Sostituisci trasforma il comando Trova nel comando "Sostituisci".
Nel caso in cui la ricerca abbia esito negativo, ovvero non esistano nel foglio celle con le
caratteristiche impostate in Trova, Excel lo segnaler attraverso unapposita finestra.

2.4.2 Il comando Sostituisci


I fogli elettronici mettono a disposizione uno strumento molto interessante, utile in pi occasioni: la
sostituzione automatica del contenuto delle celle.
Limpiego pi frequente consiste nel sostituire il valore digitato in una cella con un altro, senza
dover intervenire manualmente su ogni singola cella.
In Excel la finestra Sostituisci si richiama attraverso il comando Modifica/Trova.
La procedura per applicare la sostituzione la seguente:
1. Inserire nella casella Trova il valore da ricercare in tutte le celle del corrente foglio di lavoro.
2. Digitare nella casella Sostituisci con quello che dovr sostituire quanto trovato nelle varie
celle.
3. Si impostano le opzioni delle caselle Maiuscole/Minuscole, Solo celle intere e della
lista Cerca.
4. Con un clic sul pulsante Trova successivo viene visualizzata la cella che contiene quanto
ricercato.
5. Se deve essere modificata, fare clic sul pulsante Sostituisci.
6. Si ripetono i due passi precedenti fino a quando non sono state analizzate tutte le celle.
Se invece non si desidera vedere le singole celle che lo strumento andr a modificare esiste il
pulsante Sostituisci tutto, che esegue automaticamente il lavoro senza chiedere conferma.

2.5. Righe e colonne


Durante l'organizzazione della struttura di un foglio elettronico capita sovente la necessit di
manipolare i dati gi esistenti.
Le situazioni pi frequenti riguardano l'inserimento di nuove righe o nuove colonne, la modifica
delle dimensioni delle celle oppure la disposizione dei dati secondo un certo criterio di
ordinamento.

2.5.1 Inserire righe e colonne

Una delle tipiche operazioni nella ristrutturazione di un foglio di lavoro consiste nell'inserire
nuove righe o colonne per immettere dati che non erano stati previsti quando il foglio stato creato.
Per esempio, pu capitare di avere un foglio in cui sono presenti i valori del fatturato delle varie
filiali suddivise per trimestre e si voglia aggiungere una colonna per segnare la percentuale che
indichi come si sono distribuiti tali valori durante l'anno.
L'inserimento delle nuove colonne avviene facendo clic su una cella della colonna posta prima di
quella da creare e richiamando il menuInserisci\Colonne.
Tutte le colonne poste a destra di quella con la cella attiva verranno spostate per fare spazio alla
nuova colonna.
Tutti i riferimenti alle varie celle verranno modificati automaticamente senza intervento manuale.
Per inserire una nuova riga si procede in modo analogo:
1. Fare clic su una cella appartenente alla riga da spostare verso il basso.
2. Richiamare il menu Inserisci\Righe.

2.5.2 Modificare la larghezza delle colonne e l'altezza delle righe


Il software propone i fogli di lavoro con dimensioni predefinite per l'altezza delle righe e la
larghezza delle colonne, ma spesso utile o necessario modificare in base al tipo di dati inseriti o
alla dimensione del carattere utilizzato.
Esistono tre sistemi per reimpostare il dimensionamento di una riga e di una colonna:
Automatico
Manuale empirico
Manuale numerico
Il sistema automatico si rivela spesso utilissimo in quanto calcola la dimensione ottimale per la riga
o la colonna affinch i valori presenti siano perfettamente visibili.
Per attivarlo basta posizionare il puntatore del mouse sul lato destro del pulsante di intestazione
della colonna o sul lato inferiore di quello della riga: nel momento in cui cambier forma, un doppio
clic eseguir il ridimensionamento.
Il sistema manuale prevede sempre il posizionamento del puntatore del mouse sui lati dei pulsanti di
intestazione di riga e colonna ma, invece di fare un doppio clic, se ne fa uno solo e, senza rilasciare
il pulsante del mouse, si sposta il puntatore per ingrandire o rimpicciolire la dimensione fino a
raggiungere quella desiderata, poi si rilascia il pulsante del mouse.
Il terzo e ultimo sistema prevede la digitazione in un'apposita finestra della dimensione desiderata.
Volendo variare le dimensioni di una riga bisogna aprire la finestra Altezza riga attraverso i
comandi Formato\Riga\Altezza.
Volendo variare le dimensioni di una colonna bisogna aprire la finestra Larghezza
colonne attraverso i comandi Formato\Colonna\Larghezza.

2.5.3 Cancellare righe e colonne


Intere righe o colonne possono non solo essere aggiunte, ma anche eliminate: il sistema per ottenere
questo risultato estremamente semplice.
In Excel si procede:
1. Facendo clic sul pulsante di intestazione della colonna (o riga) da eliminare.
2. Richiamando il menu Modifica\Elimina.
Il programma dispone di una scorciatoia per tali menu: facendo clic sul pulsante di intestazione
della riga o della colonna con il tasto destro del mouse viene selezionata la riga o la colonna e
appare un menu contestuale nel quale presente la voce Elimina.
Nota: Tutte le formule che contengono riferimenti alle righe o alle colonne eliminate diventeranno
errate: non vengono infatti automaticamente corrette come nel caso di inserimenti di nuove righe o

colonne.
Ne consegue che sar necessario un intervento manuale per sistemarle.
I riferimenti alle righe o alle colonne eliminate contenuti nelle varie formule verranno sostituiti da
#RIF!.

2.6 Ordinare i dati


Uno dei punti di forza di un foglio elettronico consiste nella facilit con cui diventa possibile
lavorare su dati o informazioni, e ordinarli rientra tra queste peculiarit.
Per ordinare dati si procede come segue:
1. Selezionare l'area che contiene i dati da ordinare, includendo anche
eventuali righe o colonne che contengono intestazioni.
2. In Excel utilizzare il menu Dati\Ordina.
3. Indicare quale riga o colonna deve essere utilizzata per ordinare i dati.
4. Fare clic sul pulsante di conferma OK.
Nota: L'intestazione generalmente la riga che precede i dati. Riporta una parola che identifica le
informazioni contenute nella colonna. Sono classici esempi di intestazione di colonna: Codice,
Nome, Citt, Fatturato, Data.
L'ordinamento avviene in ordine alfabetico, quindi appariranno per prime le celle in cui appare la
lettera A, poi la B e cos di seguito.
Se la colonna (o la riga) in base alla quale avviene l'ordinamento del gruppo di celle contiene valori
numerici, allora le righe (o le colonne) saranno ordinate sulla base del valore delle varie celle,
quindi la cella contenente il numero 9 apparir prima di quella contenente il numero 12.
Se la colonna contiene sia numeri sia parole, appariranno per prime le righe contenenti valori
numerici.
E' anche possibile, naturalmente, indicare al programma di invertire l'ordinamento, ossia di ordinare
le celle in ordine decrescente anzich crescente.
E' sufficiente indicarlo nella finestra di dialogo Ordina.

Capitolo 3: Funzioni e formule


In questo capitolo si apprendera come si utilizzano le funzioni aritmetiche e logiche, come si
riconoscono i messaggi standard di errore e cosa sono i riferimenti relativi e assoluti.
Inoltre, verr spiegato come si utilizza lo strumento di riempimento automatico per copiare o
incrementare i dati.

3.1 Funzioni aritmetiche e logiche


Fare in modo che una cella calcoli e visualizzi un risultato matematico il perno centrale di tutti
i fogli elettronici.
I principi di base che un'espressione deve rispettare sono naturalmente le regole apprese a scuola
per quanto riguarda i calcoli matematici.
Per tradurli in espressioni utilizzabili nei fogli elettronici il passo breve e semplice: in Excel basta
inserire un uguale in una cella e farlo seguire dall'espressione matematica.
Per esempio:
=100*(3+9)/4
In questa semplicit manca ancora un dettaglio, ovvero come possibile scrivere espressioni che
prendano i valori contenuti in una o pi celle e li utilizzino per calcolare il valore di un'altra.
A questo scopo sono disponibili i cosiddetti riferimenti, dei quali si parler pi approfonditamente
in seguito, ma comunque utile cominciare ad accennarvi.
Come si pu fare apparire nella cella A1 il risultato del prodotto delle celle B2 e B3 diviso per il
valore contenuto in C5?

Semplicemente facendo clic sulla cella A1 e scrivendo ci che si appena detto:


=B2*B3/C5
Per utilizzare il valore contenuto in una cella in un espressione, basta scrivere il riferimento a essa.
Gli operatori sono:
Somma: +
Sottrazione: Moltiplicazione: *
Divisione: /
Elevato a potenza: ^
Altri operatori quali la radice quadrata si ottengono ricorrendo alle funzioni, poich
troppi simboli renderebbero l'espressione poco leggibile oppure potrebbero essere difficili da
ricordare.

3.1.1 Le funzioni aritmetiche e logiche di base


La funzione pu essere utilizzata al posto di un riferimento, o di un valore, ed composta da:
Un nome.
La parentesi tonda aperta.
Un eventuale parametro.
Altri parametri, ognuno dei quali preceduto dal carattere di separazione punto e virgola.
La parentesi tonda chiusa
Il nome della funzione predefinito dal software, cos come il numero e il tipo di parametri che
richiede.
Per esempio, la funzione che esegue la somma di una serie di celle adiacenti richiede come
parametro un intervallo, ovvero due riferimenti di celle separati dal carattere due punti.
L'esempio in figura contiene la somma dei valori contenuti nelle celle A1 e B1 mediante
l'espressione:
=SOMMA(A1+B1)
Nota: Per azionare rapidamente la funzione somma automatica possibile servirsi
dell'icona che si trova nella barra standard di Excel.
Facendo clic su di essa si otterr la somma dei valori della riga o della colonna adiacente
la cella attiva.
E' importante sottolineare che le funzioni possono essere utilizzate all'interno delle espressioni allo
stesso modo dei valori e dei riferimenti.
Ne consegue che si possono utilizzare formule in cui appaiono pi funzioni.
Per esempio, le seguenti formule sono equivalenti:
SOMMA (A2:C5)
SOMMA (A2:A5)+ SOMMA (B2:B5) + SOMMA (C2:C5)
Nota: Anche se accade raramente, utile sapere che in una formula possono trovare posto pi
funzioni e di tipo diverso.
Ogni software mette a disposizione decine e decine di funzioni, che possono essere raggruppate per
comodit in famiglie quali:
Statistiche
Trigonometriche
Finanziarie
Relative a date e orari
Esistono anche funzioni che vengono generalmente ignorate dalla maggior parte degli utilizzatori
dei software di fogli elettronici, ma che possono rivelarsi estremamente utili soprattutto per eseguire
verifiche sull'esattezza o sulla congruit dei dati.

Tra queste vi sono le cosiddette funzioni logiche; la prima che verr tratta SE (), definita anche
funzione condizionale che opera, in base al verificarsi di una condizione, una scelta fra due
possibili.
Per funzionare, la funzione SE() richiede tre parametri, ossia la condizione logica da analizzare e le
due scelte possibili.
Vediamo un esempio.
Se volessimo scrivere nella cella B1 il testo "sufficiente" se il valore contenuto nella cella A1
maggiore o uguale a 6, o altrimenti il testo "insufficiente", l'espressione sarebbe:
=SE(A1>=6;"sufficiente";"insufficiente")
Con la tecnica del Copia e Incolla, potremmo estendere il ragionamento a una colonna di valori.

3.1.2 Riconoscere i messaggi standard di errore


Nell'uso delle funzioni possono verificarsi situazioni in grado di generare errori.
E utile capire quali sono gli errori che si commettono e come il software provvede a segnalarli.
Gli errori vengono visualizzati nella cella contenente la formula errata attraverso una serie di
messaggi inizianti con il carattere #.
Per esempio, in Excel troviamo:
# div/0! Nella formula si tenta di dividere un valore per zero (matematicamente non
ammissibile)
# nd
Manca un valore necessario per eseguire il calcolo.
# nome? Il nome della formula non esatto, per esempio si scritto soma( ) al posto di
somma().
# nullo! Indica errore nei riferimenti.
# num! Indica errore nel numero utilizzato; per esempio, una funzione si attendeva un
parametro numerico e invece ne ha trovato uno di un altro tipo.
# rif!
La funzione contiene un riferimento errato a una cella.
#valore! Si fa riferimento a una cella che contiene un valore differente da quello atteso; per
esempio, si tenta di sommare alcune celle tra cui una che non contiene un valore
numerico.
####### Il valore della cella pi lungo di quanto la colonna permetta di visualizzare; si
deve agire sulla sua dimensione, poich si tratta di un problema legato alla
visualizzazione e non al valore.
Quando si riscontra che una cella contiene un errore attraverso la relativa segnalazione, possibile
anche ricorrere alla guida in linea e digitarvi il messaggio; in questo modo si potr ottenere un
rapido supporto per individuare i motivi allorquando non si ricordi il suo significato.
Nota: Non si deve mai inserire uno spazio per separare il nome della funzione dalla parentesi tonda
che lo segue, altrimenti i programmi potrebbero visualizzare un messaggio di errore; in Excel
appare la scritta # NOME? e in Lotus 1-2-3 appare ERR.

3.1.3 Strumento di riempimento automatico


Excel mette a disposizione dell'utente uno strumento in grado di semplificare l'inserimento di dati,
in celle contigue, nel caso in cui tali dati siano sequenze di valori fra loro correlati: progressioni,
giorni della settimana, mesi ecc
La procedura quella di posizionare il puntatore del mouse sullo spigolo inferiore destro
della cella che contiene il valore da usare come base iniziale, farvi un clic e, senza rilasciare il

tasto, estendere la selezione in basso o a destra fino a raggiungere l'ultima cella con i nuovi valori.
Il puntatore assume l'aspetto di una croce nera.
Per fare in modo che Excel sia in grado di lavorare correttamente su un intervallo contenente valori
numerici, necessario istruirlo digitando in pi celle i valori affinch sia chiara la sequenza, poi
selezionarle e procedere con l'operazione di compilazione automatica dei valori delle altre.
Nota: Se viene selezionata una sola cella contenente un valore numerico, Excel duplicher il suo
valore in tutte quelle che verranno selezionate durante la funzione di riempimento automatico. Se
invece la cella contiene il nome di un giorno della settimana o di un mese, allora in quelle
successive verranno inseriti i nomi nella giusta sequenza.
Un altro impiego estremamente interessante di questo strumento consiste nella possibilit di
replicare automaticamente formule simili su pi righe o colonne; se ne parler diffusamente in
seguito, poich molto utile avere chiari i concetti di riferimenti relativi e assoluti.

3.1.4 Riferimenti relativi


Il riferimento il sistema mediante il quale possibile indicare una determinata cella.
Si compone di due coordinate:
La colonna, indicata da una o due lettere.
La riga, indicata da un numero.
Il riferimento relativo il riferimento per eccellenza nei foglio elettronico ed quello di cui si
trattato finora.
La sua caratteristica consiste nel poter essere automaticamente trasformato dal software per rendere
possibile la copia di una formula su pi celle, in modo che non sia necessario digitarle manualmente
pi volte, soprattutto nei casi di formule ripetitive come accade nelle tabelle.
Il suo impiego fortemente intuitivo, ma si pu illustrare comunque mediante un esempio:
=A1-A2
La cella dove si inserisce questa formula visualizzer il valore dato dalla sottrazione dei valori delle
celle A1 e A2.
Per avere lo stesso risultato anche per i valori delle celle B1 e B2 - C1 e C2 ecc. si pu ricorrere al
riepimento automatico.

3.1.5 Riferimenti assoluti


Lutilit del riferimento relativo dunque la possibilit di duplicare una formula adeguandola
automaticamente alla nuova posizione.
Pu succedere per che il riferimento a una cella debba essere uguale nelle varie formule, per
esempio nel caso in cui si volessero creare nuove colonne dove inserire per ogni filiale il valore
percentuale del fatturato trimestrale rispetto al totale dellanno.
Nota: La percentuale viene calcolata dividendo il valore di un trimestre per il totale annuale e
moltiplicandolo per 100.
Si comincia creando una nuova colonna alla destra di quelle contenenti i valori di fatturato
trimestrale.
Nella cella E6 si pu inserire la prima formula:
=D6/L6*100

Che cosa accade se si copia la formula della cella E6 per incollarla in G6?
Si ottiene la seguente formula:
=F6/N6*100
Essa utilizza correttamente il riferimento alla cella F6 (che deriva da D6 modificata dallo
spostamento a destra di due colonne), ma il riferimento alla cella L6, quella che contiene il totale
dellanno della filiale, non doveva essere modificato, infatti la cella N6 non contiene nulla.
Quale procedura utilizzare per spiegare al programma che il riferimento L6 non deve essere
modificato? Si ricorre al riferimento assoluto.
Trasformando il riferimento alla cella L6 da relativo ad assoluto nella formula
=D6/L6*100
Ogni volta che questa verr copiata il riferimento non subir modifiche.
Per utilizzare un riferimento assoluto al posto di uno relativo si deve far precedere il simbolo del
dollaro a entrambe le coordinate.
Riprendendo lesempio della formula nella cella E6, essa dovr essere modificata in:
=D6/$L$6*100
A questo punto la formula pu essere copiata nelle celle G6, I6 e K6 senza che il riferimento alla L6
subisca modifiche, cosa che invece accade al primo riferimento perch di tipo relativo.
Per analizzare ancora pi a fondo i tipi di riferimenti e il sistema di riempimento automatico o del
copia/incolla, si pu parlare dei riferimenti misti.
La formula creata per il calcolo delle percentuali e copiata nelle varie celle della riga 6
strutturalmente simile a quelle che devono essere inserite nelle righe 7, 8, 9 ed eventualmente 10.
Non per possibile sfruttare la tecnica del riempimento, in quanto le nuove formule conterrebbero
sempre il riferimento alla cella L6: il riferimento assoluto impone infatti al software di non
modificare le coordinate quando la formula viene copiata o spostata.
Come fare in modo che il riferimento mantenga costante la coordinata della colonna ma non quella
della riga?
Ricorrendo al riferimento misto: basta inserire il carattere $ davanti alla coordinata che non deve
subire variazioni.
Nellesempio essa la colonna, quindi la formula E6 assumer il seguente aspetto:
=D6/$L6*100
Ogni volta che la cella E6 verr copiata e incollata in unaltra posizione, il programma modificher
nel primo riferimento (D6) sia la coordinata di riga sia quella di colonna, mentre per il riferimento
$L6 cambier solo la coordinata della riga in quanto quella della colonna preceduta
dal carattere $.
In questo modo possibile scrivere la formula ununica volta e copiarla dove necessario, senza
intervenire con modifiche manuali.
Quando utilizzare i riferimenti assoluti e quando invece ricorrere a quelli relativi o misti?
Molto dipende dallesperienza, ma possibile dare unindicazione di massima:
I riferimenti assoluti si impiegano quando si creano formule che fanno riferimento a una
cella precisa e devono essere copiate pi volte.
I riferimenti relativi sono utili per copiare formule che sono duplicate nella stessa riga e
fanno riferimento, tra le altre, a una cella della stessa riga; lo stesso discorso si applica alle
colonne.
Un suggerimento dobbligo: lutilizzo dei riferimenti misti comodo per coloro che creano
spesso fogli elettronici i cui dati assumono forme come quelle dellesempio, ovvero dove le formule
sono tra loro molto simili e la possibilit di utilizzare gli strumenti di copia diventa quindi
unenorme facilitazione.
Va osservato che il documento dellesempio poteva essere creato anche ricorrendo esclusivamente
ai riferimenti relativi, realizzando manualmente le formule nelle celle E6, G6, I6 e K6 e utilizzando
lo strumento di riempimento automatico a livello di colonna, ovvero la cella E6 per creare le
formule per E7, E8, E9 e ripetere loperazione per le altre colonne.

3.2 Lavorare con le funzioni


Excel, fornisce una grande quantit di funzioni predefinite da inserire facilmente nelle espressioni
della formula.
Due funzioni di uso comune sono
Funzione Somma
Funzione Media

3.2.1 Funzione somma


La funzione pi utilizzata nei fogli elettronici SOMMA( ).
Essa permette di effettuare la somma di un insieme contiguo di celle semplicemente indicando la
prima e lultima nellarea da sommare.

3.2.2 Funzione media


Trova larga applicazione anche la funzione MEDIA(). Essa richiede come parametro i riferimenti di
un'area e provvede a effettuare il calcolo della media aritmetica.
In Excel la funzione MEDIA() considera solo le celle che nell'intervallo specificato contengono
valori numerici, mentre in Lotus 1-2-3 essa calcola anche le celle che non contengono valori
numerici.
La sintassi per scrivere un'espressione che effettui la media fra due o pi valori la seguente :
=MEDIA(num1;num2;...).
La figura mostra la media dei valori contenuti nella riga A2, F2.
Se fra i parametri una cella o un riferimento contiene testo, valori logici o celle vuote, tali valori
sono ignorati.

Capitolo 4: Formattazione
In questo capitolo si conosceranno le formattazioni che si possono effettuare sulle celle, come si
modifica il testo all'interno delle celle, come si formatta un insieme di celle.
Inoltre, si parler di controllo ortografico e di impostazione del documento.

4.1 Formattare le celle: numeri


Chiarezza e leggibilit di un documento sono caratteristiche essenziali che non devono essere mai
trascurate.
Certamente il contenuto fondamentale, ma se le informazioni non sono facilmente comprensibili
potrebbe non essere apprezzato.
Per rendere i dati pi leggibili quasi sempre richiesto uno sforzo molto limitato, poich i
programmi mettono a disposizione sistemi pi o meno sofisticati per formattarli in maniera
automatica.
Anche senza ricorrere a tutte le possibilit offerte dal software, spesso una modifica banale come
quella applicata ai numeri, facendo in modo che i punti separino le migliaia, risulta di grande effetto
rispetto a un documento in cui questo accorgimento non stato applicato.
Gli aspetti legati al tipo di valore e alla sua rappresentazione vanno quindi trattati in modo
approfondito.
In Excel si impiega il menu Formato/Celle, che apre una finestra nella quale possibile definire per
la cella attiva o per quelle selezionate:

Il tipo di valore che contengono.


L'allineamento del valore rispetto ai bordi della cella.
Il carattere (o font) da utilizzare anche ai relativi attributi quali il grassetto o il corsivo, la
dimensione e il colore.
Il bordo della cella.
Il colore da utilizzare come sfondo della cella.

4.1.1 Numeri interi e decimali


Nella finestra Formato celle sono presenti diverse schede: la prima si chiama Numero e contiene
un elenco di nome Categoria che permette di definire il tipo di dato da includere, ovvero:
Generale: Excel individua automaticamente il tipo e non vengono
applicate formattazioni particolari, a parte quelle inserite dall'utente come le barre per le date.
Numero: operando sulla casella Posizioni decimali possibile indicare il numero di cifre
decimali da visualizzare, indipendentemente dal valore della cella, e attivando la casella Usa
separatore delle migliaia i valori numerici appariranno con un punto per separare le migliaia.
Ogni valore numerico immesso in una cella viene automaticamente considerato di questo
tipo, a meno che non sia chiaramente comprensibile che si tratti di una data o un orario.
Valuta: viene utilizzato per formattare le celle che conterranno valori monetari, poich
permette di indicare il simbolo della valuta sul lato sinistro o destro della cella in relazione
alla scelta effettuata; questo permette di selezionare la modalit con cui i valori negativi
devono apparire; questo formato molto utile per coloro che utilizzano fogli nei quali
trovano posto valori espressi in pi monete.
Contabilit: a prima vista questo tipo di dato sembra essere la versione ridotta del
tipo Valuta. E' identico a esso ma sprovvisto della possibilit di indicare la modalit di
visualizzazione dei dati negativi. Il suo impiego abbastanza limitato.
Data: permette di utilizzare una quindicina di diversi formati per visualizzare le date.
Ora: il valore contenuto nella cella viene considerato un orario ed possibile impostare pi
modi per rappresentarlo utilizzando la listaTipo.
Percentuale: questo formato molto comodo per chi lavora abitualmente con le percentuali,
perch non richiede di moltiplicare per 100. Questo formato inserisce il carattere della
percentuale a destra del valore.
Frazione: un formato scarsamente impiegato, ma utile per rappresentare visivamente i
valori decimali con una frazione invece di utilizzare il sistema basato sulla virgola; per
esempio il valore 1,32 verrebbe visualizzato come 1 8/25. Poich la parte decimale 32
corrisponde al rapporto tra 8 e 25.
Scientifico: il formato che rappresenta valori molto grandi o molto piccoli. Appare una E
che rappresenta la moltiplicazione del numero posto alla sua sinistra per 10, elevato al
numero collocato alla sua destra.
Testo: alle celle alle quali stato assegnato questo formato non viene applicato alcun tipo di
controllo, per cui diventa possibile inserire anche formule o funzioni che verranno quindi calcolate.
Speciale: permette di utilizzare formati particolari di visualizzazione per determinati tipi di
informazioni, quali il codice di avviamento postale, il codice fiscale e altri.
Personalizzato: permette di definire l'esatta modalit con cui un valore deve essere
visualizzato indicando il numero di cifre decimali ed, eventualmente, quanti zeri non
significativi debbano apparire a sinistra del valore. Il suo impiego pratico notevolmente
limitato anche in funzione del fatto che necessario conoscere i caratteri da utilizzare per
costruire la maschera, ovvero la descrizione della modalit di visualizzazione.
Le varie schede dispongono del riquadro Esempio, nel quale appare un'anteprima della cella con

applicato il tipo di formattazione selezionato.


Se non ci sono dati da utilizzare per l'anteprima, esso appare vuoto.

4.1.2 Date
Excel rappresenta interamente le date come un numero progressivo a partire dal 1 Gennaio 1900,
in questo modo si possono facilmente fare confronti o operazioni, tipo calcolare quanti giorni ci
sono tra due date.
Excel riconosce automaticamente vari formati di data, possiamo scrivere, ad esempio, 1/1/2002 o
01-01-02 o 1-gen-2002, ma la data viene visualizzata sempre nel formato giorno/mese/anno.
Se vogliamo modificare il formato della data, selezioniamo dal menu Formato/Celle la categoria
Data e in Tipo e scegliamo fra le possibili modalit di rappresentazione.

4.1.3 Differenti valute


Frequentemente Excel viene usato per applicazioni di tipo finanziario.
Alle celle pu essere attribuito un formato valuta in cui compare il simbolo della moneta: $, ...
normalmente senza decimali o con due decimali e con il separatore delle migliaia.
Per applicare la formattazione Valuta si utilizza la finestra Formato celle.

4.1.4 Valori percentuali


Per definire una formula di rapporto percentuale sufficiente:
1. Impostare la formula che calcola il rapporto tra due valori.
2. Attivare la finestra Formato celle.
3. Selezionare nella scheda Numero.
4. Formattare la cella applicandole la categoria Percentuale.
In questo modo il valore visualizzato nella cella verr moltiplicato per 100 e apparir alla sua destra
il carattere %.
Un modo pi veloce per formattare le celle come percentuali fare clic sul pulsante % della barra di
formattazione.

4.2 Formattare le celle: testo


Il testo presente in un foglio di lavoro ha funzioni esplicative nei confronti dei dati numerici e
assume un ruolo fondamentale per aumentare la leggibilit del foglio.
La formattazione del testo in un folgio elettronico non differisce molto dalle comuni possibilit di
formattazione di un normale programma di elaborazioene testi.
Tramite la finestra Formato celle di Excel, possibile formattare il contenuto delle celle, definendo
le caratteristiche del carattere da utilizzare e altri aspetti quali l'inclinazione e il colore.
A tale scopo sono disponibili apposite schede, prima tra tutte quella che consente di definire il
carattere.

La scheda Carattere mette a disposizione numerose scelte:


Una lista Tipo di carattere, che racchiude i nomi di tutti i tipi di carattere installati sul
computer.
Una lista Stile, nella quale sono presenti gli attributi supportati dal carattere selezionato nelle
precedente lista.
Una lista Dimensione, che permette di definire la grandezza (espressa in punti) del carattere.

Una lista Colore, che apre una piccola tavolozza, al cui interno sono visibili i colori che si
possono assegnare al carattere (non allo sfondo per, per il quale esiste la
scheda Motivo sempre nella finestra Formato celle).
Una lista Sottoloineatura, che racchiude diversi tipi di sottolineature.
Un riquadro Effetti.
Utile anche il riquadro Anteprima, che mostra l'aspetto che avr il valore contenuto nella cella con
le opzioni selezionate in questa scheda.
La scheda Allineamento mette a disposizione veri strumenti per definire allineamento e
orientamento del contenuto delle celle.
Qui si trovano liste o pulsanti per effettuare l'allineamento in orizzontale del contenuto della cella:
A sinistra
Al centro
A destra
Giustificato
Ma anche in verticale, per cui possibile definire allineamenti:
In alto vicino al bordo superiore della cella
In basso vicino al bordo inferiore della cella
Al centro rispetto ai bordi superiore e inferiore della cella
Nel riquadro Orientamento possibile modificare l'orientamento del testo contenuto nelle celle
selezionate, mentre nel riquadro Controllo testo possibile impostare di disporre il testo su pi
righe nella cella (testo a capo), di ridurre la dimensione a video del carattere in modo che tutti i dati
di una cella selezionata rientrino nella colonna (Riduci e adatta), di unire due o pi celle selezionate
in una singola cella (unisci).

4.3 Formattare le celle: insiemi di celle


E' possibile applicare la stessa formattazione a pi celle, senza doverla ripetere per ognuna di esse.
Per ottenere tale risultato si deve:
Selezionare l'area delle celle interessate all'operazione di formattazione.
Aprire la finestra Formato celle.
Selezionare le caratteristiche di formattazione da applicare.
Fare clic sul pulsante OK per renderle effettive.
Naturalmente bisogna sempre controllare che tutte le celle selezionate siano compatibili con la
formattazione da applicare.

4.3.1 Allineare il contenuto delle celle


Per l'allineamento del contenuto di un insieme di celle (a sinistra, al centro, a destra, giustificato, in
alto, in basso, al centro) vale naturalmente quanto stato detto, con riferimento al contenuto di una
singola cella.
Per semplicit, sia per la singola cella sia per un insieme di celle nel caso di allineamento
orizzontale possibile operare le scelte di formattazioneAl centro, A destra, A sinistra e Centra nelle
colonne mediante la Barra di formattazione.

4.3.2 Aggiungere un bordo a un inseime di celle


Ogni singola cella o insieme di celle possono essere racchiuse mediante un bordo le cui dimensioni
e colore sono definibili mediante la scheda Bordo della finestraFormato/Celle.La scheda Bordo

dispone di tre zone distinte:


Predefinito: mette a disposizione pulsanti per gestire rapidamente la creazione e
l'eliminazione dei bordi.
Personalizzato: permette di definire con la massima precisione il tipo di bordi che le celle
dovranno avere.
Linea: elenca vari tipi di linee da utilizzare per disegnare i bordi.
Nel riquadro Predefinito sono presenti tre soli tasti, generalmente sufficienti per assolvere alla
maggior parte dei problemi di bordatura delle celle:
Nessuno elimina tutti i bordi dalle celle selezionate.
Bordato applica un bordo sulla parte esterna dell'area selezionata.
Se l'area selezionata composta da un'unica cella, a essa verr applicato il bordo su tutti e
quattro i lati.
Interno modifica tutti i bordi di tutte le celle selezionate.
Se l'area composta da una sola cella, questo pulsante non ha alcun significato poich non
esistono bordi su cui operare.
Il riquadro Personalizzato mette a disposizione ben otto pulsanti, che permettono di definire
nell'ordine:
Il bordo superiore delle celle poste al limite superiore dell'area.
Il bordo da applicare ai lati orizzontali delle celle non confinanti con i limiti dell'area.
Il bordo inferiore delle celle poste al limite inferiore dell'area.
La presenza di una linea diagonale che, per ogni cella, parte dallo spigolo inferiore sinistro e
raggiunge quello superiore destro.
Il bordo sinistro per le celle poste sul lato sinistro dell'area.
Il bordo da applicare ai lati verticali delle celle non confinanti con i limiti dell'area.
Il bordo destro per le celle poste sul limite destro dell'area.
La presenza di una linea diagonale che, per ogni cella, parte dallo spigolo inferiore destro e
raggiunge quello superiore sinistro.

4.4 Controllo ortografico


Il programma Excel sfrutta il dizionario disponibile con Word per controllare la correttezza
ortografica delle parole all'interno dei foglio di lavoro.
Si tratta di un'idea a prima vista superflua, in quanto il foglio elettronico serve per lavorare su
numeri e non su testi, ma questo genere di controlli aiuta a verificare senza fatica se vi sono errori
grossolani.
L'esecuzione del contenuto avviene attraverso il menu Strumenti/Controllo ortografia.
Quando viene analizzato il contenuto del foglio, se non si individuano errori viene comunicato con
apposita finestra.
Se invece si riconoscono errori, si apre la finestra Controllo ortografia:
Nella parte superiore riporta la parola che non inclusa nel dizionario e quindi considerata
sbagliata.
Nella casella Cambia in propone il termina che ritiene esatto.
Nella lista Suggerimenti compaiono le parole graficamente pi somiglianti.
Questa lista dispone di numerosi pulsanti:
Ignora: il programma deve ignorare la parola ritenuta errata e procedere ad analizzare il resto
del documento.
Ignora tutto: il programma conclude l'analisi senza evidenziare altre parole considerate

potenzialmente errate.
Cambia: la parola ritenuta sbagliata viene sostituita con quella presente nella casella Cambia
in.
Cambia tutto: il programma proceder alla sostituzione automatica della parola errata in
tutto il foglio, con quello che presente nella casella Cambia in.
Aggiungi: la parola verr immediatamente inserita nel dizionario e da questo momento non
sar pi considerata errata.
Correzione automatica: inserisce la parola errata e il termine presente nella casella Cambia
in all'interno dei termini da sostituire automaticamente (per esempio, la parola corezione
viene modificata in correzione senza bisogno di intervenire).

4.5 Impostazione del documento


Una volta formattate tutte le zone del foglio necessario eseguire un'altra operazione importante
che solitamente precede la stampa del foglio stesso.
Ci riferiamo all'impostazione del documento che determina la posizione del foglio rispetto alla
pagina su cui effettuiamo la stampa: un'operazione abbastanza semplice ma fondamentale pe
rappresentare su carta il nostro lavoro.
L'impostazione del documento in Excel si effettua mediante il comando File/Imposta pagina.

4.5.1 Modificare immagini


Unoperazione estremamente utile per migliorare laspetto del documento o per modificare il
numero di righe e colonne contenute in ogni singola pagina la modifica dei margini.
Esse definiscono il numero di centimetri lasciati liberi al bordo del foglio di carta sui quattro lati; la
superficie stampabile sar data dalla dimensione del foglio di carta meno i quattro margini.
In Excel limpostazione dei margini avviene mediante il comando File/Imposta pagina, nella
scheda Margini.
Al suo interno si possono vedere le caselle, Superiore, Inferiore, Sinistro, Destro per impostare la
dimensione dei margini; le caselle Intestazionee Pi di pagina per impostare la distanza
dellintestazione e quella del pi di pagina.

E' possibile utilizzare anche fogli di dimensioni diverse dal solito formato A4.
Per impostare differenti tipi di carta si deve agire nella scheda Pagina.
Essa permette di intervenire sui seguenti aspetti:
Orientamento: si pu chiedere che la stampa avvenga orizzontalmente o verticalmente
rispetto alla pagina.
Dimensione: la lista omonima permette di indicare la sigla che ne identifica le dimensioni
fisiche.

4.5.2 Aggiustare il documento in modo che sia contenuto in una pagina


Anche il foglio preparato e formattato con la massima cura si legge con difficolt se presentato su
pi pagine.
Di conseguenza, a volte , si cerca di compattare i dati contenuti sul foglio in modo che possano
rientrare in un'unica pagina; un compromesso, non sempre di facile soluzione, fra compattezza e
chiarezza.
Una tecnica, la pi artigianale, per modificare il documento affinch sia contenuto in una pagina

quello di agire su tutti i parametri.


1. Si agisce sui margini, riducendoli per quanto possibile.
2. Si passa a osservare le colonne per capire se possono essere ristrette senza perdere
informazioni.
3. Si pu valutare se esistono colonne vuote da eliminare senza compromettere la leggibilit
del foglio.
La stessa valutazione pu essere applicata alle righe.
1. Si passa ad analizzare il tipo di carattere: si potrebbe utilizzare una dimensione di 9 o
addirittura 8 punti.
Se ancora tutto ci non bastasse, esiste la possibilit di chiedere al software di compattare tutto il
contenuto del foglio in un'unica pagina.
In Excel si attiva attraverso comando File/Imposta pagina nella scheda Pagina.
Si individua il riquadro Proporzioni.
Si inserisce nella casella Imposta al un valore percentuale che permetta di ottenere una riduzione
sufficiente senza perdere di leggibilit; di solito il valore 80 il massimo che si riesce a utilizzare
bilanciando tali requisiti; oppure si seleziona la casella di spunta Adatta a:.

4.5.3 Aggiungere intestazioni e pi di pagina


Lintestazione e il pi di pagina sono quelle scritte che vengono automaticamente ripetute su ogni
pagina nella parte superiore o inferiore e che di solito contengono informazioni come il numero di
pagina e il nome del file.
In Excel vengono attivate mediante la seguente procedura:
1. Eseguire il comando File/Imposta pagina.
2. Attivare la scheda Intestaz./Pi di pagina.
A questo punto possibile decidere quali informazioni far apparire.
La lista Intestazione contiene una serie di possibilit predefinite che coprono quasi tutte le esigenze,
e lo stesso si pu dire per la lista Pi di pagina.
Se si rendesse per necessaria una specifica impostazione, i pulsanti Personalizza
intestazione e Personalizza pi di pagina permettono di aprire unulteriore finestra nella quale si pu
operare con un maggiore livello di controllo.
Le due nuove finestre sono composte da tre riquadri: A sinistra, Al centro e A destra.
Al loro interno si possono inserire parole da utilizzare come intestazione o pi di pagina, che
appariranno nella parte superiore o inferiore del documento nelle tre rispettive zone.
Per fare in modo che vengano stampate informazioni deducibili automaticamente dal documento o
dal computer, per esempio il nome del file e lorario di stampa, si utilizzano i pulsanti posti al
centro della finestra.
Essi permettono di inserire diverse informazioni:
Il simbolo del numero di pagina corrente.
Il simbolo del numero complessivo di pagine che costituiscono il documento.
Il simbolo della data di stampa.
Il simbolo dellorario di inizio della stampa.
Iil simbolo del nome del file o cartella di lavoro (XLS).
Il simbolo del nome del foglio di lavoro.
Un clic sul pulsante OK memorizza le modifiche che saranno visibili con lanteprima di stampa
oppure nella stampa reale.

Capitolo 5: Stampa
In questo capitolo si parler della stampa e delle modalit di visiulizzazione del documento in
anteprima.
Inoltre, si conosceranno le modalit per stampare un foglio di lavoro o un'intera cartella oppure,

parte di un foglio di lavoro o un insieme definito di celle.

5.1 Stampare semplici fogli elettronici


La stampa rappresenta una fase importante nella produzione di documenti tramite computer.
E' la conclusione, ovvero l'ultimo atto di un processo complesso, ma anche il primo prodotto reale e
tangibile di tale processo.
La fase di preparazione del documento avviata con l'impostazione del foglio si concretizza nella
stampa.

5.1.1 Opzioni di base della stampa


Per avviare il processo di stampa si utilizza il menu File/Stampa.
Appare la finestra Stampa che presenta tre riquadri:
Il riquadro Stampante: attraverso la lista Nome, permette di selezionare quale stampante
utilizzare tra quelle collegate al computer e, agendo sul pulsante Propriet, di impostare
alcune caratteristiche.
Il riquadro Intervallo in Excel, serve per indicare quali pagine si desidera stampare. L'
opzione Tutto richiede che la stampa contenga tutte le pagine del foglio di lavoro selezionato
e non tutti i fogli di lavoro della cartella aperta.
Il riquadro Stampa permette di indicare se deve essere stampato solo il foglio attivo, tutti i fogli di
lavoro della cartella oppure l'area dicelle correttamente selezionate nel foglio attivo.
Il pulsante Anteprima permette di visualizzare il risultato che si otterr dalla stampa.
Altri aspetti utili e importanti relativi alla stampa riguardano alcuni dettagli, apparentemente
marginali, che utile per conoscere e sapere impostare.
Il primo di questi il metodo con cui i dati presenti nel foglio di lavoro verranno divisi nelle varie
pagine.
Si pu decidere se stampare le pagine seguendo lo sviluppo orizzontale o verticale dei dati.
Per ottenere questo risultato si deve:
1. Eseguire il comando File\Imposta pagina.
2. Accedere alla scheda Foglio.
3. Individuare il riquadro Ordine di pagina.
4. Attivare l'opzione Priorit verticale o Priorit orizzontale.
Inoltre agendo sulla casella Intestazione di riga e colonna possibile stampare in ogni pagina una
riga e una colonna riportante le coordinate come nel foglio di lavoro, dove righe e colonne con i
pulsanti di intestazione sono sempre visibili.
In alternativa, nella sezione Stampa titoli possibile indicare che in ogni pagina stampata vengono
inserite:
Una o pi righe posizionate nella parte superiore.
Una o pi colonne collocate sul lato sinistro.
Queste vengono impostate inserendo rispettivamente:
Le coordinate assolute delle righe (per esempio $1:$3, per indicare le prime tre righe) nella
casella Righe da ripetere in alto.
Le coordinate assolute delle colonne (per esempio $A:$D, per indicare le prime quattro
colonne) nella casella Colonne da ripetere in alto.

5.1.2 Anteprima di un documento


L'anteprima di stampa permette di osservare come sar il documento finale.
L'anteprima di un documento pu essere visualizzata attraverso i comandiFile/Anteprima o
attraverso l'apposito pulsante posto sulla Barra degli strumenti.

La finestra che mette a disposizione Excel abbastanza funzionale e dotata di diversi pulsanti nella
parte superiore.
Succ. e Prec: permettono di visualizzare rispettivamente la pagina successiva e precedente a quella
che si sta vedendo; se uno o entrambi i pulsanti non sono attivi, significa che non vi sono altre
pagine in quella direzione.
Zoom: attiva e disattiva lo zoom della pagina visualizzata; questo strumento utile per
analizzare con maggiore chiarezza le parti del documento difficili da leggere nella modalit
a pagina intera; per poter guardare altre porzioni di pagina si possono utilizzare le barre di
scorrimento o i tasti freccia.
Stampa: apre la finestra omonima oppure avvia la stampa, se l'anteprima stata richiamata
da essa.
Imposta: richiama la finestra Imposta pagina.
Margini: attiva sui lati della pagina una serie di maniglie che permettono il ridimensionamento dei
quattro bordi laterali e dell'intestazione e pi di pagina. Questo sistema costituisce un'alternativa a
quello messo a disposizione dalla finestra Imposta pagina; anche se meno accurato, non consente
infatti di indicare con precisione la misura desiderata, rappresenta un ottimo strumento per le
modifiche rapide perch possibile vedere l'effetto prodotto dei cambiamenti.
Anteprima interruzione di pag.: attiva una modalit di visualizzazione in cui appaiono linee
blu tratteggiate, verticali e orizzontali, che definiscono i confini delle pagine. Le linee
possono essere spostate mediante la tecnica del trascinamento e una linea pi spessa e non
tratteggiata indica il limite dell'estensione dei dati: l'area laterale destra e inferiore, che non
ne contiene, indicata in grigio per essere individuata con maggiore facilit.
Chiudi: chiude la finestra di Anteprima di stampa.

5.1.3 Stampare un foglio di lavoro o un'intera cartella


Il programma provvede automaticamente a stampare tutto il contenuto del foglio attivo ricorrendo
al menu File/Stampa o all'apposito pulsante visibile sulla barra degli strumenti, ma si pu avere la
necessit di stampare solo determinate pagine oppure l'intera cartella.
Nel primo caso necessario selezionare l'area che si desidera stampare agendo sull'opzione
Selezione.
Questo sistema sufficientemente veloce e comodo per esigenze estemporanee, ma se l'area da
stampare sempre la stessa, si rileva poco efficiente in quanto si rende necessaria la selezione
dell'area ogni volta che si desidera stamparla.
Per aggiornare questa situazione Excel dispone di un'apposita funzionalit che permette di fissare la
selezione, in modo che ogni successiva richiesta di stampa permette di ottenere solo la specifica
zona.
Per fare ci sufficiente agire con l'apposito comando File/Area di stampa.
Esso dotato di due sottocomandi i quali, rispettivamente, permettono di impostare l'area da
stampare e di rimuovere l'impostazione.
Per stampare tutti i fogli di lavoro di una cartella si utilizza il comando Tutta la cartella mentre per
stamparne solo alcuni necessario selezionarli facendo un clic con il mouse sul loro "cavalierino"
(tenendo premuto il tasto Ctrl per attivare la selezione multipla).
Ovviamente, se uno o pi fogli hanno definito al loro interno l'area da stampare, il software agir di
conseguenza.

5.1.4 Stampare una parte di un foglio di lavoro


Pu anche accadere di voler stampare una sola parte di un foglio di lavoro, ma questa non coincida
con quanto il programma mette su una pagina: per esempio, alcuni preferiscono utilizzare un unico
foglio di lavoro con piccole tabelle invece di creare tanti fogli di lavoro separati.

In questo caso, per stamparne una non basta semplicemente indicare il numero di pagina
(operazione che richiederebbe comunque di individuarla in anteprima di stampa scorrendole tutte),
poich al suo interno potrebbero apparire parti di altre tabelle o, peggio ancora, potrebbe occupare
due pagine a causa della posizione e non della dimensione.
Anche l'idea di spostare la tabella per stamparla non praticabile, in quanto gli
eventuali riferimenti in essa presenti potrebbero modificare i valori visualizzati.

La soluzione a questo tipo di esigenza e strettamente semplice e veloce.


In Excel esistono due alternative: la prima prevede la definizione di una precisa area, che verr
sempre stampata al posto dell'intero foglio di lavoro.
La procedura questa:
1. Selezionare l'area che si desidera stampare.
2. Richiamare il comando File/Area di stampa/Imposta area di stampa.
3. Avviare la stampa.
Fino al momento in cui questa impostazione non verr rimossa mediante il comando File/Area di
stampa/Cancella area di stampa, ogni ordine di stampa relativo a questo foglio solamente di tale
area.
Nota: Se stata definita un'area di stampa, essa apparir racchiusa in un bordo tratteggiato.
La seconda molto meno impegnativa e si presta a risolvere problemi non comuni, come quelli
descritti nell'esempio precedente.
La procedure la seguente:
1. Selezionare sul foglio di lavoro l'area che si desidera stampare.
2. Eseguire il comando File/Stampa per aprire l'apposita finestra.
3. Nel riquadro Stampa selezionare l'opzione Selezione.
4. Procedere all'esecuzione della stampa mediante un clic sul pulsante OK.
Nota: E' possibile utilizzare il sistema della selezione di aree non contigue: esse verranno stampate
su pagine diverse.

Capitolo 6: Funzioni avanzate


In questo capitolo si apprenderanno i concetti di oggetto, di diagramma e di grafici.
Inoltre, saranno spiegate le modalit per importare degli oggetti, come si generano i grafici e i
diagrammi a partire da un foglio elettronico e l'eventuale spostamento o cancellazione di tali
oggetti.

6.1 Importare oggetti


La flessibilit dei software attuali tale che possibile inserire in un foglio di lavoro praticamente
qualunque tipo di informazione: testuale, grafica, sonora e anche filmata; limportante che sul
computer sia installato un software in grado di gestire loggetto da aggiungere sul documento.
In altre parole, quando allinterno di un foglio di lavoro viene inserita una fotografia, il software
richiama il programma associato a quel tipo di file e gli riserva una zona nella quale esso pu
visualizzare limmagine.
Questo vale per qualsiasi altra informazione ma non per i file sonori, che non hanno bisogno di
unarea per essere visualizzati: comparir quindi solo unicona che, mediante un doppio clic,
attiver laudioriproduzione attraverso gli altoparlanti del computer.

6.1.1 Importare file di immagini, grafici, testi


Per importare testi, immagini, e grafici in un foglio di lavoro, il menu da utilizzare Inserisci, che
mette a disposizione i comandi Immagine e Oggetto.

Il comando Inserisci possiede diversi sottocomandi per inserire nel foglio di lavoro corrente oggetti
di vario tipo:
ClipArt: attiva un programma contenente clipart catalogate per argomenti.
Da file: apre la finestra Inserisci immagine, nella quale possibile selezionare il file che
contiene limmagine da inserire.
Forme i cui pulsanti aprono liste di elementi grafici quali frecce, linee di raccordo oppure
stelle e temi decorativi.
Organigramma: esegue un programma che gestisce la creazione di organigramma.
Word Art: apre la finestra in cui selezionare vari tipi di effetti grafici per creare scritte
particolari.
Da scanner o fotocamera digitale: se al computer collegato uno scanner oppure una
macchina fotografica digitale, questo comando permette di acquisire le immagini per
collocarle direttamente nel foglio di lavoro.
Il comando Oggetto rappresenta la via pi ricca ma anche la pi complessa, in quanto bisogna
conoscere la differenza tra i due concetti che sono fondamentali per linserimento degli oggetti
allinterno del foglio di lavoro:
Incorporamento: si inserisce allinterno del documento una copia delloggetto: con questa
operazione, eventuali modifiche alloggetto di partenza non avranno conseguenze per la
copia nel foglio.
Collegamento: prima di aprire il file nel foglio di lavoro, viene memorizzato il nome e la
cartella che lo contiene. A differenza dellincorporamento, non si creano copie ma si
utilizzano riferimenti alloggetto, e quindi ogni modifica apportata al file influenzer il
foglio di lavoro.
Lesecuzione del comando Inserisci/Oggetto apre una finestra con due schede, al cui interno
possibile indicare se:
Se si desidera creare un nuovo oggetto, selezionandolo dallelenco Tipo di oggetto.
Si desidera aprire un file gi esistente, gestito attraverso il software associato alla sua
estensione.
I file inseriti attraverso il comando Oggetto possono essere modificati facendo clic sull'oggetto per
attivare l'applicazione corrispondente con cui tale oggetto stato creato.

6.1.2 Spostare e modificare le dimensioni degli oggetti


Una volta inserito un nuovo oggetto nel foglio di lavoro, diventa possibile riposizionarlo o
modificare la dimensione da esso occupata.
Per spostarlo si deve fare clic su di esso e trascinarlo nella nuova posizione, mentre per cambiarne
le dimensioni si deve agire sulle maniglie, i piccoli quadrati che appaiono sugli spigoli e a met dei
lati quando si fa un clic sulloggetto.
E consigliabile che larea delloggetto sia abbastanza grande da lasciare spazio al menu che appare
quando loggetto viene attivato mediante un doppio clic.

6.2 Diagrammi e grafici


Una delle potenzialit pi importanti e apprezzate del folgio elettronico, proprio la possibilit di
realizzare rapidamente dei grafici sulla base dei dati inseriti nel foglio di lavoro.
L'interpretazione dei dati numerici diventa, in tal modo, pi agevole e immediata.
La sequenza per creare un grafico estremamente semplice.

6.2.1 Generare diagrammi e grafici a partire da un foglio elettronico

La sequenza operativa per inserire un grafico :


1. Selezionare l'area che contiene i dati da utilizzare per creare il grafico, verificando la
presenza di colonne (o righe) eventualmente da escludere: in tal caso sufficiente ridurre la
loro larghezza a zero.
2. Richiamare il comando Inserisci\Grafico oppure selezionare il pulsante Autocomposizione
Grafico sulla barra degli strumenti.
Definire il tipo di grafico tra quelli a disposizione. Facendo clic senza rilasciare il tasto del mouse
sul pulsante Tenere premuto per visualizzare l'esempio possibile vedere un'anteprima semplificata
dell'aspetto del grafico.
A questo punto possibile fare clic sul pulsante Fine per terminare la fase di creazione del grafico,
oppure sul pulsante Avanti per definirne altre caratteristiche.
1. La finestra successiva include due schede che permettono di ridefinire l'area del foglio dalla
quale estrarre i dati.
Facendo clic sul pulsante Avanti si accede ad un'altra finestra divisa in sei schede: la prima
scheda Titoli serve ad assegnare un titolo al grafico e agli assi x e y; la seconda scheda Assi attiva o
disattiva la visualizzazione dei testi a fianco degli assi; la terza scheda Grigliamostra linee parallele
agli assi per facilitare la lettura dei valori; la quarta scheda Legenda definisce la posizione della
legenda rispetto al grafico; la quinta scheda Etichetta dati definisce se devono apparire i valori
relativi ai vari punti; la sesta scheda Tabella dati definisce se si deve creare una tabella che riporti i
valori utilizzati per creare il grafico.
L'ultima finestra consente di scegliere se il grafico deve essere inserito all'interno del foglio di
lavoro oppure se dovr costituire un foglio a s stante. In linea generale, la scelta migliore
costituita dalla seconda possibilit.
Concluse anche queste operazioni, fare clic sul pulsante Fine.

6.2.2 Completare o modificare un diagramma o un grafico


Una volta creato, il grafico pu essere modificato facilmente cambiando molte delle sue
caratteristiche.
Anche un grafico un oggetto e in quanto tale, gode di propriet tipiche degli oggetti; ad esempio
facendo clic con il mouse l'oggetto/grafico si attiva e si evidenziano i quadratini di
ridimensionamento: un primo livello di possibilit di modifica del grafico consiste proprio nel
poterne cambiare le dimensioni.

Il grafico composto da tanti oggetti: titoli, legenda, etichettte, assi, linee, ecc.
Per ogni oggetto possibile modificare le caratteristiche: sufficiente fare clic sopra ognuno di essi
con il tasto destro del mouse per vedere apparire il suo menu contestuale.
Per esempio, se si vuole modificare il colore utilizzato per raffigurare una serie di dati si procede in
questo modo:
1. Fare clic con il tasto destro del mouse sopra l'elenco che rappresenta la serie di dati (per
esempio l'istogramma o la linea).
2. Aprire la finestra di dialogo Formato serie dati.
3. All'interno della scheda Motivo agire su Colore per scegliere il colore preferito.
6.2.3 Cambiare il tipo di diagramma/grafico
Il tipo di grafico ha un'importanza primaria per comprendere le informazioni: utilizzare uno inadatto

significa rendere il grafico poco o per nulla utile.


Per modificare il tipo di diagramma si attiva l'area del grafico, si fa clic con il tasto destro, si attiva
il menu contestuale con diverse voci:
Formato area del tracciato apre una finestra in cui possibile cambiare il colore e il motivo dell'area
del tracciato.
Tipo di grafico ripresenta la stessa schermata del comando Inserisci/Grafico con l'elenco di
tutti i grafici disponibili. Possiamo modificare il grafico selezionando un tipo diverso da
quello gi impostato.
Dati origine ripropone la schermata per controllare l'intervallo dei dati e impostare il grafico
sulle righe o sulle colonne.
Opzioni grafico ripropone la schermata in cui possibile impostare le caratteristiche generali
come: titoli, assi, legenda, griglia, etichette dati.
Posizione ripropone la schermata in cui possibile impostare di inserire il grafico sul foglio
di lavoro o in un nuovo foglio.

6.2.4 Spostare e cancellare diagrammi/grafici


Una volta inserito un diagramma o un grafico nel foglio di lavoro, diventa possibile riposizionarlo o
modificare la dimensione da esso occupata.
Per spostarlo si deve fare clic su di esso e trascinarlo nella nuova posizione, mentre per cambiarne
le dimensioni si deve agire sulle maniglie, i piccoli quadrati che appaiono sugli spigoli e a met dei
lati quando si fa un clic sulloggetto.

MODULO 5: Basi di dati


Capitolo 1: Per iniziare
In questo capitolo si conoscer il concetto di database, come si apre un programma di database,
come si effettuano le modifiche nei record in un database esistente, come si salva il database
sull'hard disk e come si effettuano le modifiche dell'impostazione di base.

1.1 Primi passi con un database


In italiano la parola database significa letteralmente base di dati, cio un insieme integrato di
informazioni omogenee che riguardano un certo argomento.
Esempi di database sono: una rubrica telefonica, l'archivio dei cittadini di un comune, l'elenco degli
alunni di una scuola.
La prima considerazione da fare che un database non un archivio statico, nel senso di un
deposito nel quale immagazzinare dati e dimenticarli, anzi, assomiglia a un grande negozio nel
quale entrare di continuo per cercare notizie e informazioni.
Un database efficiente, deve essere organizzato al meglio per riuscire a individuare le informazioni
che occorrono all'utente nel minor tempo possibile.
Esistono diversi programma di gestione dei database: Microsoft Access, Oracle, Informix,, IBM
DB2, Lotus Approach.
Questi programmi vengono indicati con l'acronimo DBMS (DataBase Management System), ossia
programmi di gestione di database, ma comunemente si parla del database Access o del database
Oracle.
Il database fornisce una serie di strumenti per la catalogazione, l'ordinamento e la ricerca dei dati,
quali: tabelle, query, maschere (Form) ereport.
La tabella l'archivio che contiene dati relativi a un certo argomento.
La query l'interrogazione dell'archivio per ricavare l'informazione desiderata.

La maschera la videata utilizzata per l'immissione e la variazione dei dati.


Il report la stampa che contiene i dati che sono stati estratti dal database seguendo alcuni
criteri e nella forma richiesta dall'utente.

1.1.1 Aprire un programma di database


Per lanciare in esecuzione un programma di database utilizzando Microsoft Windows necessario
seguire questa sequenza operativa:
1.
2.
3.
4.

Fare clic sul pulsante Avvio/Start.


Selezionare la voce Programmi.
Apparir il sottomenu con l'elenco di tutti i programmi.
Fare clic sulla voce Microsoft Access

Un'altra possibilit per lanciare in esecuzione Access individuare l'icona sul Desktop e fare doppio
clic su di essa.
Inoltre, accanto al pulsante Start, nella Barra delle Applicazioni, ci sono le icone per l'avvio veloce
dei programmi. Per lanciare in esecuzione Access basta fare solo un clic sulla icona corrispondente.
Con Office, Microsoft fornisce la Barra degli strumenti di Office, che normalmente si dispone su
uno dei quattro lati della videata.
Essa contiene l'icona di avvio di Access. Facendo clic su di essa, il programma di foglio elettronico
verr lanciato in esecuzione.
Fatto questo apparir sullo schermo la finestra di Access.

1.1.2 Aprire un database esistente con l'impostazione di default


Poich l'estensione definisce il formato di un file, importante saper riconoscere quella che
caratterizza i file di database.
In Microsoft Access un database, inteso come gruppo di archivio correlati, viene memorizzato come
un unico file.
Quando i file di database vengono salvati sul disco, Access assegna loro l'estensione .MDB.
Il sistema operativo associa questa estensione al programma e grazie a essa, Access stesso in
grado di riconoscere i propri file.
Quando viene avviato in esecuzione Access appare una finestra di lavoro nella quale l'utente pu
scegliere tra:
Aprire un nuovo database completamente vuoto.
Aprirne uno lasciandosi pilotare da una creazione guidata.
Aprirne uno gi esistente.
Successivamente al primo avvio in esecuzione del programma, per aprire un database esistente si
pu agire con il comando Apri.
Il comando Apri pu essere eseguito facendo clic sull'icona Apri, che si trova normalmente
nella Barra degli strumenti, oppure attraverso la sequenza File/Apri dalla Barra dei menu.
Si aprir una finestra di dialogo dalla quale scegliere nel file system il file da aprire.
In Microsoft Access la finestra divisa in due parti in senso verticale e in tre in senso orizzontale.
Guardandola per colonne, sulla sinistra c' una sorta di barra di navigazione con cinque pulsanti. I
pulsanti prendono i nomi di:
Cronologia
Documenti
Desktop

Preferiti
Cartelle Web
Facendo clic su Cronologia, nel riquadro centrale della finestra vengono elencati tutti i file di tipo
documento o le cartelle alle quali si avuto accesso di recente, con uno dei programmi Microsoft.
Facendo clic su Documenti, si accede all'omonima cartella di sistema, che viene proposta dai
programmi come standard per la memorizzazione dei file creati dai vari applicativi.
Se si fa clic su Desktop, si visualizza il file system a partire dalla cartella principale.
Il pulsante Preferiti d accesso a una cartella particolare, nella quale l'utente avr memorizzato i file
preferiti.
Con Cartelle Web, infine, si accede a dischi disponibili in rete locale o geografica.
Per esempio, si potr lavorare aprendo un database da Internet esattamente come se fosse
memorizzato nel disco rigido del computer dell'utente.
In alto nella finestra di dialogo, c' una zona rettangolare nella quale sono raccolti diversi pulsanti
strettamente operativi.
A partire da sinistra, i primi vengono utilizzati per navigare nel file system: si pu tornare alla
cartella precedente, salire in quella di livello superiore o effettuare una ricerca nel Web.
I pulsanti successivi permettono di cancellare un file che stato selezionato nel riquadro oppure
visualizzare quelli elencati in un certo ordine (di nome, di estensione, di data).
Si pu anche accedere a funzioni pi sofisticate ricercando il file in base a particolari parametri (un
nome che contiene certi caratteri, intervalli di tempo e cos via).
Nella parte in basso, infine, ci sono due caselle e due pulsanti.
La prima casella di testo consente di scrivere direttamente il nome completo del file da aprire,
compreso di estensione.
La seconda una casella di riepilogo, che contiene i tipi di file che in grado di leggere Microsoft
Access.
Se si desidera aprire un database creato con un altro programma, indicando in questa cartella il tipo
esatto del file si otterr una conversione del formato e il database verr letto in Access.
Il pulsante Annulla permette di rinunciare all'apertura di un database.
Il pulsante Apri, invece, affiancato un altro piccolo tasto rettangolare, che d accesso a un
sottomenu di opzioni.
Oltre all'apertura diretta del file, possibile accedervi, per esempio, in sola lettura o in modalit
esclusiva, per evitare che altri possono inserire, tramite la rete, mentre si stanno apportando
modifiche importanti.
Se si fa clic su File nella Barra dei menu, notoriamente si apre un menu a discesa che contiene tutti i
comandi disponibili per operare sui file.
Oltre all'elenco dei comandi (per aprire, salvare, stampare, chiudere e cos via), nella parte inferiore
il programma elenca i nomi dei file aperti di recente, in ordine inverso.
In altre parole, l'ultimo file che stato aperto viene visualizzato in cima all'elenco con accanto il
numero uno, il penultimo viene visualizzato subito dopo e indicato con il numero due.
Di seguito ne vengono mostrati altri.
Se si lavora di frequente con un certo database, lo si trover in quell'elenco.
Per esempio, sicuramente ci sar quello che stato chiuso per ultimo la sera precedente.
Aperto il database, sul monitor apparir la relativa finestra.

1.1.3 Modificare un record in un database esistente e salvarlo


I singoli archivi che costituiscono un intero database vengono chiamati tabelle.
Una tabella di un database composto da pi righe, chiamate record, ognuna delle quali divisa in
componenti elementari definiti campi.
Un record costituito da un insieme di campi riferiti a un singolo soggetto.In un database che

raccoglie i dati dei clienti, per esempio, tutte le informazioni relative a uno stesso cliente sono
registrate in un record.
Un campo uno spazio nel database che contiene un'unit di informazione, come un nome, un
numero di telefono, una data.
Nel caso occorresse modificare il contenuto di un record in un database, si agisce sempre su un
singolo campo per volta, quindi si passa a un altro record.
La fase di modifica di un record pu avvenire in modalit tabella o in modalit maschera.
Nel primo caso si chiede di aprire una tabella e di visualizzarla in un formato grafico.
In termini pratici, per effettuare una modifica di un record in modalit tabella in Microsoft Access
2000 la sequenza operativa la seguente:
1. Aprire un database, per visualizzare una finestra che contiene tutti gli oggetti che possibile
gestire.
2. Tra essi, fare clic sulla prima voce Tabelle.
3. Individuare la tabella nella quale si intende intervenire e fare doppio clic su di essa.
4. Spostarsi tra i campi della tabella utilizzando i tasti direzionali oppure il mouse e le barre di
scorrimento.
5. Selezionare il campo che contiene il dato da variare.
6. Modificarlo (cancellandone una parte, aggiungendo caratteri, variandone il valore).
7. Spostarsi in un altro record.
Nel momento in cui si sposta il cursore del record modificato a un altro qualsiasi, i nuovi valori
vengono aggiornati nell'archivio di appartenenza.
Se stata creata una maschera, per avere una visualizzazione grafica pi gradevole del contenuto
dell'archivio, il singolo record sar visualizzato in una finestra contenente casella di testo e altri dati.
Per modificarli, si potr fare clic sul campo e scrivere nella casella, in modo simile a come avviene
in una qualsiasi finestra di dialogo.
La modifica di un record effettuata in modalit maschera, invece, pu essere eseguita con questa
sequenza operativa:
1. Aprire un database e visualizzare la finestra con i tipi di oggetti che possibile gestire.
2. Fare clic sulla voce Maschere.
3. Individuare la maschera che permette di vedere i dati della tabella da modificare e fare
doppio clic su di essa.
4. Spostarsi tra i record della tabella, utilizzando i pulsanti riportati nella riga orizzontale in
basso nella maschera (indietro, avanti, primo record, ultimo record).
5. Selezionare il campo contenente il dato da modificare.
6. Modificare il contenuto.
7. Spostarsi in un altro record.
Nel momento in cui si sta visualizzando un record diverso da quello modificato, l'archivio gi
stato aggiornato sul disco.

1.1.4 Salvare un database sull'hard disk o su un dischetto


Una volta che si modificato un certo dato, lo si salva aggiornandolo direttamente nell'archivio sul
disco.
Pu capitare ugualmente, per, di trovarsi con un database corrotto, soprattutto se a esso accedono
pi persone in un sistema multiutente.
Il salvataggio anche un'operazione che consente la memorizzazione del database con un nome
diverso oppure su un altro supporto di memoria, come un dischetto.
Queste opportunit possono essere sfruttate per avere copie diverse di uno stesso database, oppure
per creare un nuovo database, sfruttando in tutto o in parte la struttura o il contenuto di quello
originale.
Per salvare il database corrente su un supporto di memoria, basta semplicemente fare clic

sull'icona Salva nella Barra degli strumenti standard.

1.1.5 Chiudere il database


Terminato il lavoro di aggiornamento, per chiudere il database necessario chiudere tutte le finestre
aperte durante la sessione di lavoro.
L'utente pu chiudere ogni finestra aperta e poi l'intero database.
L'operazione pu essere eseguita semplicemente facendo clic sul pulsante di chiusura sulla barra del
titolo di ogni singola finestra.
Ogni tabella e ogni maschera, infatti, riporta la classica icona con il disegno di una "X" in alto sulla
destra.
La sequenza pi veloce per chiudere l'intero database, invece, in Microsoft Access :
1. Selezionare la finestra del database, facendo clic sulla sua Barra del titolo.
2. Fare clic su File, nella Barra dei menu.
3. Fare clic su Chiudi.
Immediatamente si chiuderanno tutte le singole finestre che sono state aperte, indipendentemente
dal loro contenuto.
In questo modo il database viene chiuso, ma il programma rimane in esecuzione.
Se si desidera chiudere contemporaneamente il database e il programma di gestione, si pu agire in
una delle modalit di chiusura dei file in Windows:
1. Fare clic su File/Barra dei menu e poi su Esci.
2. Fare clic sull'icona di chiusura in alto a destra nella Barra del titolo.
3. Premere la combinazione rapida dei tasti Alt+F4 (il tasto funzione F4, in alto sulla tastiera).

1.1.6 Utilizzare le funzioni di Help


Le funzioni di Help possono aiutare l'utente a togliersi d'impaccio in pi di un'occasione, fornendo
una serie di indicazioni funzionali durante il lavoro e di risposte a domande specifiche su un certo
argomento.
Questo avviene facendo clic su un personaggio animato chiamato Assistente di Office, che ha
l'aspetto di un simpatico pupazzetto.
L'Assistente di Office, visualizza una particolare finestra nella quale presente un riquadro in cui
scrivere una domanda.
In risposta, il programma visualizza una serie di scritte con argomenti ritenuti attinenti al testo
della domanda.
L'elenco appare sotto forma di collegamenti a pagine contenenti testi di spiegazione.
Facendo clic su una delle scritte, viene visualizzata la finestra di lavoro della Guida in linea di
Microsoft Access.
Al suo interno possibile leggere per esteso un testo che riguarda l'argomento in questione.
La finestra della Guida in linea di Microsoft Access divisa in tre schede:
Sommario
Ricerca libera
Indice
Nella pagina Sommario sono elencati uno dopo l'altro un gruppodi argomenti che parlano di
Microsoft Access, come fossero lezioni tratte da un manuale.
Facendo clic su una di esse, nella zona a destra viene visualizzato il testo riferito all'argomento
selezionato.
La pagina che appare facendo clic su Ricerca libera permette di scrivere una domanda esattamente
come nel caso del quesito rivolto all'Assistente di Office, in forma libera.
Nella pagina chiamata Indice, infine, compare una casella di testo in cui digitare una parola chiave.

Gi mentre si sta scrivendo, nella zona inferiore il programma visualizza un elenco di argomenti che
contengono la parola digitata.
Facendo clic su uno di essi, nel riquadro grande a destra viene mostrata la pagina descrittiva
dell'argomento selezionato.
In ambiente Windows si accede alle funzioni di Help facendo clic sul punto interrogativo (?),
riportato in fondo a destra nella Barra dei menu.
In Microsoft Access, facendo clic su di esso si apre un menu a discesa che contiene diverse voci, la
prima delle quali proprio Guida in linea.

1.2 Modificare le impostazioni di base


L'effetto visibile di ogni programma lanciato in esecuzione quello dell'apertura di una finestra di
lavoro in cui l'utente pu operare per creare, modificare e salvare archivi.
Ogni programma avviato in esecuzione legge i dati che riguardano le impostazioni predefinite da
uno o pi file di configurazione e li utilizza per la sessione corrente, a meno che l'utente non li
modifichi.
Per poter lavorare nel modo pi comodo e funzionale, un programma di gestione database da la
possibilit di impostare caratteristiche:
Strutturali
Funzionali
Le prime incidono sulla struttura e sul contenuto dei campi delle tabelle del database.
Le caratteristiche funzionali, invece, intervengono su elementi come l'aspetto delle finestre e le
modalit& operative con le quali possibile agire nel programma.
Per esempio, si pu stabilire se aprire una tabella con un clic oppure con un doppio clic e si possono
personalizzare le Barra degli strumenti.
Tutte queste caratteristiche fanno parte di un gruppo di elementi che i programmi
chiamano Impostazioni.
In Microsoft Access sono raccolte sotto le voci di Opzioni e Personalizzazioni.
Per controllare ed, eventualmente, variare le impostazioni generali che riguardano il database, in
Microsoft Access la sequenza operativa la seguente:
1. Fare clic su Strumenti, nella Barra dei menu
2. Fare clic su Opzioni.
Nella finestra di lavoro viene visualizzata una finestra di dialogo che comprende un nutrito numero
di pagine.
Per entrare in una di esse, sufficiente fare clic su una delle linguette in alto, che prendono i nomi
di:
Visualizzazione
Generale
Modifica/Trova
Tastiera
Foglio dati
Maschere/Report
Avanzate
Tabelle/Query
Nella pagina Visualizzazione l'utente pu impostare se gli oggetti del database devono essere aperti
con un clic del mouse o con il doppio clic. Inoltre pu selezionare gli oggetti che devono essere
visualizzati nella finestra di Microsoft Access.
In Generale c' la possibilit di impostare i margini che deve avere la stampa sul foglio,
la cartella predefinita nella quale il programma deve memorizzare il nuovo database creato, se non
indicata diversamente dall'utente, e scegliere se utilizzare il formato esteso dell'anno per la data.
Nella pagina Modifica/Trova l'utente pu impostare il funzionamento predefinito delle operazioni di

ricerca/sostituzione. Si pu impostare se la ricerca deve essere effettuata solo nel campo corrente o
in tutti i campi.
Nella pagina attivata con la linguetta Tastiera si pu decidere se premendo Invio, si debba passare al
campo successivo, al record successivo oppure di non spostare il cursore; si pu anche stabilire se,
premendo uno dei tasti di direzione si debba passare al carattere o al campo successivo.
Nella pagina Foglio dati l'utente pu impostare il carattere (colore, tipo, dimensione e stile), lo
sfondo e le griglie dei nuovi fogli dati.
Nella pagina Maschere/Report l'utente pu digitare il nome di una maschera o di un report esistente
da utilizzare come modello per una nuova maschera o un nuovo report.
Facendo clic su Avanzate, si pu impostare l'apertura condivisa o esclusiva del database.
Se il database aperto in modalit condivisa permesso l'accesso a pi utenti
contemporaneamente.
Se il database aperto in modalit esclusiva, pu essere utilizzato solo dal proprietario.
Tra le caratteristiche che intervengono sulla struttura e sulla composizione dei campi delle tabelle,
nella pagina Tabelle/Query l'utente pu stabilire quale sia il tipo di campo predefinito e la sua
dimensione.

1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo


Un archivio pu mostrare i dati contenuti in diversi modi possibili.
In un programma di gestione database, esistono visualizzazioni diverse della singola tabella, una
delle quali la modalit foglio dati.
Essa mostra il contenuto dell'archivio in modo del tutto analogo a quello di un foglio di lavoro di un
programma di foglio elettronico.
I dati contenuti nel foglio possono essere visualizzati in diversi modi.
Nella pagina che si ottiene in Microsoft Access facendo clic su Strumenti, quindi su Opzioni e,
infine, sulla linguetta di Visualizzazione, si impostano le componenti opzionali della finestra da
visualizzare.
La finestra divisa in pi riquadri.
Nel riquadro sotto la voce Mostra, sono raccolte una serie di caselle di selezione, tra le quali si
trovano:
1. Barra di stato
2. Finestra di dialogo di avvio
3. Icone sulla barra delle applicazioni
Se viene attivata la casella Barra di stato, nella parte inferiore della finestra di lavoro verr
visualizzata la barra di stato in cui Access visualizza ci che viene mostrato in quel momento nella
finestra di lavoro, lo stato in cui si trova (per esempio: Pronto) e anche eventuali suggerimenti,
qualora la situazione lo richieda.
Lasciando selezionata la casella Finestra di dialogo di avvio, Access continuer a visualizzare la
finestra di dialogo che si apre quando il programma si appena avviato in esecuzione e nella quale
viene chiesto se si intende creare un nuovo database, avviare una creazione guidata oppure aprirne
uno degli ultimi sui quali si lavorato.
Se si disattiva questa casella, il programma aprir direttamente la finestra di lavoro e sar l'utente a
stabilire come procedere tramite laBarra dei menu.
Lavorando in un database, si aprono pi finestre.
Oltre quella generale, in un certo momento potrebbero trovarsi aperte due finestre che mostrano i
fogli dati di due tabelle e una che visualizza una maschera.
La casella Icone sulla barra delle applicazioni controlla se debba apparire sulla Barra delle
applicazioni (quella del pulsante Start) un'icona per ogni finestra attiva del database oppure un'icona
che indica semplicemente che Microsoft Access in esecuzione.
Nella pagina Foglio Dati della finestra di dialogo Opzioni si possono definire i parametri per
impostare un'estetica personalizzata al foglio dati.

E' divisa in quattro zone che riguardano:


I colori
Il carattere
La griglia
Gli effetti
Nella parte dei colori, possibile stabilire quale attribuire ai caratteri del contenuto dei campi, allo
sfondo e alla griglia che fa da cornice.
Il controllo avviene attraverso caselle di riepilogo, che raccolgono una serie di colori predefiniti in
finestre a discesa.
Ogni campo di un record contiene dati.
Un dato pu essere per esempio un testo, un numero, una data, che devono essere rappresentati con
dei caratteri.
Nella parte indicata con Carattere predefinito, si possono scegliere tipo, dimensione e attribuiti del
carattere visualizzato in un campo di un foglio dati del database.
Gli attributi sono quelli tipici del testo e riguardano il corsivo, la sottolineatura e lo spessore.
Le opzioni della griglia permettono di stabilire se visualizzarla oppure no, sia in orizzontale, sia in
verticale, la scelta dipende solo dai gusti personali.
Nel riquadro Effetto celle predefinite si pu indicare se si desidera che il singolo campo appaia in
rilievo o come se fosse incassato.

1.2.2 Modificare le barre degli strumenti


E' possibile accedere a tutti i comandi di un programma tramite i menu a discesa che si aprono sotto
le voci presenti nella Barra dei menu.
Per velocizzare le operazioni, sotto la Barra dei menu sono presenti icone e caselle di riepilogo che
corrispondono ai singoli comandi ai quali si potrebbe accedere solo con una sequenza di clic.
Le icone sono strumenti di lavoro veri e propri e sono moltissime.
Per avere un maggiore ordine e una migliore funzionalit, sono raccolte in zone rettangolari
chiamate Barra degli strumenti.
Ognuna di esse ha un nome e contiene le icone e le caselle di riepilogo che riguardano un certo
argomento.
Sono tra i comandi pi utilizzati e avere la possibilit di lanciarli con un solo clic offre la possibilit
di essere pi efficienti durante le fasi di lavoro.
Sono presenti numerose Barre degli strumenti, ognuna delle quali pu essere resa maggiormente
funzionale rispetto alle esigenze dell'utente, aggiungendo o eliminando icone in base alle necessit.
Per eseguire una personalizzazione, si pu agire tramite la Barra dei menu oppure sfruttare un menu
contestuale.
Nel primo caso, la sequenza operativa da eseguire :
1. Fare clic su Strumenti.
2. Fare clic su Personalizza.
Nel secondo caso, la sequenza operativa da eseguire :/P>
1. Fare clic con il tasto destro del mouse in una zona a destra della Barra dei menu o delle
icone.
2. Fare clic su Personalizza, presente tra le voci del menu contestuale.
La finestra di dialogo contiene tre pagine indicate dalle linguette:
Barre degli strumenti
Comandi
Opzioni
Nella scheda Barre degli strumenti, il riquadro di sinistra visualizza l'elenco delle barre disponibili.
Facendo apparire il segno di spunta all'interno di una casella di selezione, viene visualizzata

immediatamente la Barra degli strumenti relativa.


Nella scheda Comandi, possibile aggiungere o togliere un'icona (o una casella di riepilogo) a una
delle barre visualizzate.
L'azione viene eseguita semplicemente con la tecnica del drag and drop.
Per aggiungere un'icona a una barra, la si prende con il mouse dal riquadro Comandi e la si trascina
fino alla barra di destinazione.
Per togliere un'icona sufficiente prenderla con il mouse sulla barra e trascinarla in un qualsiasi
punto al di fuori di essa nella finestra di lavoro. Lasciando il tasto sinistro del mouse, l'icona viene
eliminata.
Nella pagina Opzioni si possono controllare alcune funzionalit per rendere ancora pi comodo il
lavoro con le barre delle icone.
Per esempio, in Microsoft Access 2000 previsto l'utilizzo di particolari menu a discesa, che sono
pi piccoli del normale e visualizzano solo i comandi maggiormente utilizzati.
E' una funzione comoda per ridurre l'ingombro dei menu nella finestra di lavoro.
Solo dopo qualche secondo il menu si apre interamente, se il puntatore rimane fermo su di esso, con
un effetto a fisarmonica.
Nella personalizzazione possibile definire l'apertura dei menu interamente, invece di mostrarne
solo alcune voci.
Buona parte dei comandi sono attivabili anche con combinazioni rapide di tasti: una casella di
selezione permette di visualizzare o meno la relativa combinazione rapida di tasti nella descrizione
dei comandi.
Un'altra casella di selezione della pagina Opzioni permette di visualizzare (o togliere, se sono gi
presenti) le descrizioni accanto ai comandi.
Un'ulteriore casella attiva la visualizzazione dei tipi di carattere con il loro aspetto reale, invece che
con la sola descrizione del nome del font, nella casella di riepilogo carattere.

Capitolo 2: Creare un database


In questo capitolo si apprender come impostare e pianificare un database, come creare una tabella
e inserire dati in essa, che cos' la chiave e come si definisce tale chiave primaria.
Inoltre, verranno spiegate le modalit per aggiornare un database.

2.1 Operazioni di base


La creazione di un database l'atto conclusivo di un insieme di momenti, nel quale si fa
un'operazione di sintesi tra:
L'analisi del problema che si intende risolvere con la memorizzazione dei dati che andranno
a riempire gli archivi.
La stesura materiale del progetto, nel quale occorre prima pianificare e poi ottimizzare la
struttura dell'intero database.
Prima di iniziare il lavoro di creazione fondamentale definire che tipo di dati saranno conservati
nelle tabelle del database.
Le domande da porsi inizialmente riguardano la valutazione di alcuni punti elencati di seguito:
Cosa si vuole memorizzare.
Con quali modalit si desidera interrogare o stampare il database.
In quale formato si desidera ottenere le informazioni a video e su carta.
Supponiamo di voler creare il database di una rubrica telefonica delle persone e delle aziende che si
contattano quotidianamente, quali dovrebbero essere, quindi, i passi da seguire nella creazione del
database?
I dati da memorizzare per ogni record potrebbero essere, presumibilmente, Cognome, Nome,
Indirizzo, CAP, Citt, Provincia e Telefono.

A queste notizie minime se ne potrebbero aggiungere molte altre.


Per esempio, si potrebbero memorizzare anche il fax, il numero del telefono cellulare, l'indirizzo di
posta elettronica, la data di nascita.
Come si pu immediatamente rilevare, l'analisi stata appena abbozzata, eppure di elementi da
valutare ce ne sarebbero ancora tanti.
Per esempio, in merito ai singoli campi sarebbe da definire almeno la lunghezza e il tipo ( un testo
generico, un numero, una data).
Una volta creata la struttura di una tabella, bisogna stabilire in che ordine si desiderano visualizzare
i record: per esempio in ordine di cognome.
C' un ulteriore esigenza fondamentale da rispettare in una tabella di un archivio: ogni record deve
essere individuato in modo univoco.
Se non fosse cos, in un database di una rubrica telefonica si correrebbe il rischio di inserire una o
pi volte uno stesso nome, senza rendersene conto.
Per evitare questa evenienza, in ogni tabella deve essere presente un campo definito come
campo chiave, per rendere con certezza unico ogni record.
Nel database della rubrica telefonica, se si ponesse come campo chiave il cognome, ci sarebbe
comunque la possibilit di trovare due fratelli (o semplicemente due omonimi) che hanno lo stesso
cognome.
Tentando di inserire il secondo record, il programma segnalerebbe che esiste gi un'altra occorrenza
della stessa chiave e non permetterebbe di memorizzarli entrambi.
Negli archivi di grosse dimensioni per evitare di trovarsi in difficolt si utilizza un tipo di campo
detto contatore, presente nei programmi di gestione database.
E' un valore intero numerico che parte da uno e viene incrementato automaticamente dal
programma ogni volta che si aggiunge un nuovo record alla tabella.
Utilizzandolo come campo chiave, si render ogni record sicuramente unico, in quanto non potr
accadere che il numero di un record risulti uguale a quello di un altro.
Poi occorre definire il nome della tabella.
Prima di affrontare le attivit per la creazione di un database, opportuno ripercorrere le definizioni
dei termini che si incontrano nel lavoro.
Campo
Un campo l'elemento base di una tabella di un database. Contiene uno dei dati elementari di cui
composto un record. Un campo ha diversi attributi che lo caratterizzano; i principali sono il nome,
il tipo e la dimensione.
Tipo di campo
Il tipo di campo la tipologia del dato contenuto in esso. Nei database moderni i tipi di dati possono
essere numerosi. I principali sono il testo (una qualsiasi sequenza di caratteri), i numeri (interi, con
decimali, positivi e negativi) e le date. Indicare correttamente il tipo di dato fondamentale per
contenere lo spazio occupato, per ottenere un corretto ordinamento dei record e per collegare tra
loro archivi diversi.
Record
Il record l'unit funzionale dell'informazione strutturata. Un archivio di un database o tabella
composto da pi record omogenei tra loro, ognuno dei quali diviso in campi. In un archivio
cartaceo, il record l'equivalente della singola scheda di cartoncino dove si scrivono tutte le notizie
che costituiscono l'informazione completa.
Tabella
Nei database una tabella un archivio che include i dati relativi a un certo argomento, strutturato in
record. Contiene i dati immessi dall'utente come sequenza di record, che possono essere modificati,
visualizzati e stampati dall'utente seguendo certi criteri e ordinati secondo uno o pi indici.
Indice
Un indice un particolare archivio costruito dal programma di gestione database per poter scorrere i
record di una tabella diversamente da come l'utente li ha immessi. Infatti, la posizione fisica dei
record nella tabella rimane la stessa anche con le variazioni e le immissioni di quelli nuovi. Per

avere la visualizzazione o la stampa in un certo ordine (per cognome, per data, per citt), il
programma costruisce un archivio indice basato sul campo sul quale si desidera avere
l'ordinamento.
Database
Un database costituito da una o pi tabelle correlate tra loro, il cui contenuto riguarda
complessivamente un dato argomento. Il database dei numeri telefonici dei cittadini italiani
diverso da quello dei contribuenti italiani o da quello dei clienti di una certa azienda.

2.1.1 Impostare e pianificare un database


Il primo passo nella creazione di un database consiste nella creazione di tabelle. Access offre tre
opzioni per creare una tabella di database.
Il pulsante Crea una tabella in visualizzazione Struttura consente di definire la struttura della
tabella, indicando di quante colonne composta, come si chiama ogni colonna (ossia il campo), che
cosa debba contenere e quanto sia grande.
Il pulsante Crea una tabella mediante l'immissione Dati permette la creazione di una nuova tabella
immettendo direttamente i dati.
Si inseriscono i dati in una struttura che appare come un foglio vuoto, un campo dopo l'altro.
E' il programma stesso a determinare il tipo di ogni campo, desumendolo dalla tipologia
di dati immesso.

Il pulsante Crea una tabella mediante una creazione guidata permette di utilizzare modelli di tabella
precostituiti per archiviare i dati, nei quali sono gi presenti categorie di catalogazione da associare
ai campi.
Una volta creata la struttura, per inserire i dati nei record, bisogna aprire la tabella in
visualizzazione foglio dati.
Nella visualizzazione foglio dati, sar sufficiente spostarsi tra i campi con i tasti di direzione o il
mouse.
Posizionando il cursore su un campo, lo si potr riempire con scritte, numeri o uno degli altri tipi di
dati con i quali sono stati definiti. Il programma controller che i dati immessi siano congruenti con
il tipo e, nel caso non lo fossero, visualizzer un messaggio di errore.
Scrivendo i dati, si riempiono i campi un rigo dopo l'altro e la tabella si riempie.
La dimensione in numero di record, quindi, per definizione non predeterminata. Il totale dei
record di una tabella cresce sempre pi, man mano che vi si aggiungono altre righe.
Un database, si detto, costituito da una o pi tabelle collegate insieme. Le diverse tabelle
possono dover essere messe in relazione tra loro.
Questa tecnica serve, per esempio, per ridurre le dimensioni di un database, evitando di duplicare i
dati pi volte.
Il tipo di problema che si risolve mettendo in relazione una tabella con un'altra pu essere
rappresentato con un esempio.
Nel database della rubrica, il record di una persona inserita nella tabella principale insieme con
cognome, nome e numero di telefono contiene anche l'indirizzo e la citt.
e si scrive il nome di una citt come Sant'Angelo dei Lombardi, si corre il rischio di trovarsela
scritta in modi diversi:
S. Angelo dei Lombardi
S. Angelo dei L.
Sant'Angelo dei Lomb.
S. Ang. dei Lomb.
Per la tabella ci sono due evidenze negative. La prima che si occupa inutilmente uno stesso campo
pi volte con la stessa scritta; la seconda che il contenuto dello stesso campo risulta diverso in

record differenti, mentre si intendeva avere lo stesso nome di citt dappertutto.


Oltre alle difficolt evidenziate, pu succedere anche che si decida di modificare parte del nome,
indicandolo, per esempio, sempre conSant'Angelo invece di S. Angelo.
Se la tabella contiene molte persone che hanno l'indirizzo in questa citt, l'operazione di
aggiornamento sicuramente lunga e foriera di numerosi errori.
Per esempio, ci si pu dimenticare di aggiornarne uno oppure si possono scrivere i nomi una volta
con caratteri in minuscolo e un'altra in maiuscolo.
Se si crea una seconda tabella di nome "Citt", e si individua ognuna di esse con un campo Codice
citt che sia di tipo numero a tre cifre, si pu sostituire il campo Citt della tabella principale
"Rubrica" con uno il cui nome sia proprio Codice citt.
Questo campo ovviamente sarebbe anch'esso un numero di tre cifre.
Le due tabelle verrebbero messe in relazione tramite campi Codice citt. Di conseguenza, se il
codice Sant'Angelo dei Lombardi fosse 124, sarebbe sufficiente scrivere questo numero nel campo
Codice citt e il nome della citt verrebbe richiamato automaticamente senza errori, riducendo
inoltre le richieste di spazio sul disco.
Per di pi, se si decidesse di modificare anche di poco il nome della citt, nella tabella principale
non sarebbe necessario eseguire alcuna operazione.
Il fatto che ci sia il codice numerico provoca direttamente la lettura del valore aggiornato del nome
della citt, in tutti i record.
In genere i tipi di relazioni tra tabelle di un database possono essere:
Uno a molti, in cui un record della tabella A si collega a molti record della tabella B, ma i
record della tabella B si collegano a un solo record della tabella A.
Molti a molti, in cui pi record di una tabella sono collegati a diversi record di un'altra
tabella.
Uno a uno, in cui ogni record di una tabella associato a un solo record di un'altra tabella.
Nella tabella "Citt" compare una sola volta il nome di ogni citt.
Mettendola in relazione con la tabella "Rubrica telefonica", si pu notare facilmente che una stessa
citt presente diverse volte: questo il tipo di relazione uno a molti.
Il tipo di relazione molti a molti si pu spiegare con un altro esempio.
Se si crea un database dei prodotti acquistati da un certo numero di clienti di un'azienda, la tabella
dei prodotti avr riferimenti a pi clienti (che ne hanno acquistato uno) e quella dei clienti ne avr a
pi prodotti (che sono stati acquistati da uno stesso cliente).
Il tipo di relazione uno a uno associa il record sui dati anagrafici di un cliente con un solo record di
un'altra tabella con le indicazioni del conto bancario del cliente

2.1.2 Creare una tabella con campi e attributi


Per creare una nuova tabella, bisogna creare un nuovo database.
La finestra del database contiene tutti gli oggetti utilizzabili per lavorare.
Questi oggetti sono posti nel riquadro Oggetti a sinistra della finestra.
Si tratta di veri e propri strumenti di lavoro, che possono essere utilizzati per gestire l'intero
database.
Le voci elencate sotto Oggetti sono:
Tabelle
Maschere
Report
Pagine
Macro
Moduli

Si fa clic su uno dei pulsanti visualizzati nella colonna di sinistra, nel riquadro pi grande sulla
destra vengono mostrate le voci che si riferiscono a esso.
Per creare una tabella si utilizza la prima voce.
Facendo clic su Tabelle, a destra appaiono tre icone, da utilizzare per creare una nuova tabella.
Crea una tabella in Visualizzazione struttura
Crea una tabella mediante una Creazione guidata
Crea una tabella mediante l'Immissione di dati
Facendo doppio clic sulla prima, appare una finestra che contiene tre colonne. In alto sulla prima c'
la scritta Nome campo, sulla secondaTipo dati, sulla terza Descrizione.

Le caselle da riempire obbligatoriamente sono le prime due.


Una volta inserito il nome del campo e definito il tipo di dati che vi sar contenuto, per poter
lavorare con la tabella non necessario aggiungere la descrizione.
Per inserire il nome del campo, sufficiente scriverlo nella casella di sinistra.
Per indicare il tipo, si fa clic sul pulsante con la freccia in basso per provocare l'apertura di una
finestra a discesa, al cui interno sono presenti tutti i tipi di dati che possibile inserire in un campo.
I tipi di dati sono:
Contatore
Testo
Si/No (o tipo Logico)
Numero
Data
Memo
Valuta
Oggetto OLE
Collegamento ipertestuale
Autocomposizone ricerca
In Microsoft Access il nome pu contenere fino a 64 caratteri e comprendere anche spazi.
Il tipo di Contatore un numero che non viene inserito dall'utente, ma che parte da uno e viene
incrementato automaticamente dal programma ogni volta che si aggiunge un nuovo record alla
tabella.
Lo si utilizza per avere un codice unico per ogni riga della tabella, senza che ci si debba
preoccupare di aggiungere uno nuovo ogni volta.
Il campo di tipo Testo un campo formato semplicemente da scritte: lettere, numeri, segni di
interpunzione e spazi, in qualsiasi combinazione.
Il numero di Byte che occupa un campo un elemento da tenere sempre nella massima
considerazione. E' importante sia per ridurre lo spazio complessivo impegnato dai file sul disco, sia
per aumentare le prestazioni del programma in fase di aggiornamento e, soprattutto, di
interrogazione.
Un campo di tipo Testo, per esempio, non pu essere di lunghezza infinita: i programmi di gestione
database la limitano a valori come 255 caratteri.
Il numero preciso, per, pu essere impostato dall'utente. Il valore predefinito di cinquanta
caratteri e pu essere variato agendo sullepropriet del campo.
Nel caso in cui occorresse pi spazio dei 255 caratteri previsti come limite, nei programmi di
gestione database esiste un particolare tipo di campo indicato con Memo.
Pi che un tipo di dato vero e proprio, il campo Memo rappresenta un particolare collegamento a un
file esterno al database.
In questo modo si potranno scrivere testi lunghi quanto si desidera, perch non viene occupato un
corrispondente spazio fisso all'interno del database, ma solo quello di una scritta che fa da

riferimento al testo memorizzato all'esterno della tabella.


Il tipo Si/No detto anche tipo Logico, perch pu assumere solo due valori: S oppure No, detti
anche Vero o Falso.
Viene utilizzato per non sprecare spazio inutile, quando il contenuto del campo serve solo per
confermare o per negare un'affermazione.
Il tipo di campo Numerico, va definito insieme con altre informazioni. Quanto pu essere grande al
massimo il numero? Pu essere solo intero oppure pu contenere anche cifre decimali? Quante cifre
intere e quante cifre decimali puavere al massimo? E' un campo specifico per poter effettuare
calcoli sul suo contenuto.
Il tipo di campo Valuta viene utilizzato in alternativa a Numero, per la definizione di valori che
riguardano importi in denaro. Il suo utilizzo evita possibili errori di arrotondamento in seguito ai
calcoli.
Microsoft Access permette una precisione pari a quindici cifre per gli interi e quattro per i decimali
e, in pi, visualizza il simbolo della valuta all'inizio del campo, come per esempio, "L." per Lire.
La data ha un tipo di campo proprio.
Un programma, infatti, deve poter riconoscere la data come un dato particolare, in modo da potervi
eseguire delle elaborazioni.
L'esempio tipico che viene spesso proposto quello della data di nascita di una persona, che pu
essere rapportata al giorno corrente per valutare quanti anni ha oppure se sia il suo compleanno.
Per una banca, la differenza tra date d la possibilit di eseguire calcoli che riguardano la
corresponsione degli interessi o il loro prelievo dal conto corrente del cliente.
In Microsoft Access il tipo del campo Data/Ora. In altre parole in un campo si pu mettere solo la
data, la data e l'ora insieme oppure solo l'ora.
Per il campo Data/Ora possibile impostare diversi formati di visualizzazione.
Il meccanismo del collegamento a un file esterno al database viene sfruttato pi in generale per i
campi che permettono di inserire oggetti multimediali.
Un oggetto multimediale pu essere una foto, un disegno, un filmato, un suono, un grafico o una
qualsiasi combinazione di essi. Pu essere collegato a un database grazie a una tecnologia Windows
chiamata OLE (Object Linking and Embedding), ossia collegamento e incorporamento di oggetti.
Inserendo in un campo un tipo di dato che viene chiamato Oggetto OLE, si possono collegare a una
tabella di un database oggetti multimediali di qualsiasi tipo.
Per esempio, si pu allegare a ogni record di una tabella, che contiene dati di una rubrica, la foto
della persona alla quale si riferisce il record.
L'occupazione di spazio nell'archivio rimane limitata a quella del collegamento, al file che contiene
l'oggetto, che, invece, pu essere grande quanto si desidera.
Ovviamente lo spazio complessivo di database pi immagini o altri oggetti multimediali
comunque pari alla loro somma; le tabelle del database, per, rimangono di dimensioni ridotte, il
che si traduce in un aumento della velocit di gestione.
Con il tipo di campo Collegamento ipertestuale si intende una scritta che sia, per esempio, un
collegamento a una pagina Web o ad un indirizzo di posta elettronica.
Il tipo di campo Autocomposizione ricerca guida l'utente alla creazione di un elemento che contiene
l'elenco dei soli valori che possibile inserire nel campo. In questo modo, l'utente viene facilitato
nell'immissione dei dati, riducendo la possibilit che si verifichino errori.

2.1.3 Navigare in una tabella


Una volta creata una tabella con una delle modalit previste dai programmi di gestione del database,
occorre cominciare a inserire i dati neicampi che ne costituiscono i record.
La fase di inserimento dei dati potrebbe anche sembrare poco interessante; invece, si pu dire che
sia la parte fondamentale della gestione di un database.
Se gli archivi non vengono riempiti, non si potr eseguire alcuna elaborazione o stampa di
informazioni.
Per passare all'inserimento dei dati, in Microsoft Access, necessario aprire prima il database.

Nella finestra di lavoro del programma viene visualizzata quella del database che contiene gli
strumenti di gestione.
Se non fossero visibili le tabelle, sarebbe necessario fare clic sul pulsante Tabella per averle a
disposizione nel riquadro di destra.
Una volta individuata la tabella nella quale si desidera cominciare a inserire nuovi record,
sufficiente fare doppio clic sull'icona che la rappresenta per aprirla in visualizzazione foglio dati.
A questo punto si pu cominciare a immettere dati nei campi.
Prima si scrive il dato e poi ci si sposta con la freccia direzionale a destra, nel campo successivo.
Completato l'ultimo campo, il cursore va a capo, creando un nuovo record.
Per spostarsi tra i campi di un record e tra i record di una tabella., ossia per navigare al suo interno,
si possono utilizzare sia il mouse, sia la tastiera.
Con il mouse ci si sposta esattamente come in una qualsiasi finestra di Windows, sfruttando, se
occorrono, le barre di scorrimento orizzontale e verticale.
Con la tastiera si possono utilizzare i tasti di direzione, il tabulatore, PgSu, PgGi e, se abilitato, il
tasto Invio.
Con i tasti direzionali ci si sposta tra le caselle che rappresentano i campi della tabella, nelle quattro
direzioni canoniche: su, gi, destra e sinistra.
Il tabulatore permette di passare al campo successivo e, se premuto insieme con Shift (il tasto per
ottenere le maiuscole), provoca lo spostamento del cursore al campo precedente.
Nella visualizzazione foglio dati, con PgSu e PgGi ci si sposta di un gruppo di record per volta.
Per muoversi da un campo a un altro con il mouse, sufficiente fare clic direttamente nel campo.
Per spostarsi tra i record, sempre mediante mouse, si possono utilizzare anche i pulsanti di
un'apposita barra di navigazione posta in basso nella finestra.
I due sulla sinistra provocano il posizionamento del puntatore ai record precedenti rispetto a quello
attuale, mentre gli altri a destra lo spostano verso i successivi.
In particolare, guardando i pulsanti a sinistra della casella che contiene il numero del record
corrente, possibile fare clic per ottenere gli spostamenti seguenti:
Primo pulsante (una barra verticale con accanto una freccia verso sinistra), per spostare il
puntatore sul primo record della tabella.
Secondo pulsante (una freccia verso sinistra), per spostare il puntatore sul record della
tabella che precede quello corrente.
Continuando con gli altri pulsanti che sono sulla destra della casella, facendo clic, possibile
ottenere gli spostamenti seguenti:
Terzo pulsante (una freccia a destra), il puntatore si sposta sul record della tabella successivo
a quello corrente.
Quarto pulsante (una freccia verso destra accanto a una barra verticale), il puntatore si sposta
sull'ultimo record della tabella.
Quinto pulsante (una freccia verso destra che punta un asterisco), il puntatore si sposta sul
primo valore libero di un record, per crearne uno nuovo.
Se si scrive il numero di un record direttamente nella casella di testo, si passa il puntatore a quel
record.
Nella visualizzazione in modalit foglio dati, per raggiungere un campo specifico si possono
sfruttare entrambe le Barre di scorrimento.
Quella verticale permette di spostarsi tra i record della tabella, mentre quella orizzontale permette di
visualizzare i campi che non dovessero essere visibili a causa delle ridotte dimensioni della finestra
rispetto a quella larghezza del record.

2.1.4 Inserire dati in una tabella


L'inserimento dei dati corrisponde al riempimento dei singoli campi di un record. Per inserire dati in
una tabella in modalit foglio dati, necessario prima di tutto aprire la tabella.

Le operazioni da seguire in Microsoft Access sono:


1. Aprire il database.
2. Fare clic sul pulsante Tabella, nella barra di navigazione a sinistra della finestra del database.
3. Fare doppio clic sul nome della tabella che viene visualizzato nel riquadro di destra.
In questo modo viene visualizzato il foglio dati che contiene i dati della tabella.
Se la tabella appena stata creata, nella finestra di lavoro risulter visibile il primo record vuoto,
con il cursore che lampeggia sul primo campo.
A quel punto sar sufficiente inserire il dato corrispondente al tipo del campo e passare al campo
successivo a destra (con Invio o con la freccia a destra, per esempio) per continuare con
l'inserimento.
Se, invece, la tabella contiene gi numerosi record, necessario portarsi in corrispondenza della
prima riga libera prima di inserire i dati del nuovo record.
In Microsoft Access un modo per portarsi nella posizione di un nuovo record quello di eseguire la
sequenza operativa che segue:
1. Fare clic su Record, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Immissione dati.
Una volta che si dispone del cursore che lampeggia in un campo vuoto, i dati da inserire devono
rispecchiare quelli definiti con il tipo di ogni campo.
Scrivendo un dato di tipo diverso da quello per il quale impostato il campo, il programma
segnalerebbe un messaggio di errore.
Dopo aver fatto clic sul pulsante OK, l'utente dovr modificare il campo, scrivendolo nel modo
corretto.

2.2 Definire la chiave


In una tabella di un database la chiave l'impostazione di uno dei campi per fare in modo che
nell'archivio non ci siano record duplicati e che il programma possa visualizzarli in ordine e, in
modo efficiente.
Per comprendere meglio il significato di un campo chiave e della necessit di creare un indice, si
pu fare riferimento a un database che contenga i dati di tutti gli insegnanti di una certa regione
d'Italia.
Gli archivi che lo compongono saranno di dimensioni sostenute e cercare un'informazione che
riguarda uno degli insegnanti potrebbe diventare un'operazione lunga e complicata.
Lo sarebbe sicuramente ancora di pi, se la tabella che contiene cognomi e nomi avesse i record
semplicemente nell'ordine in cui sono stati immessi i dati.
Normalmente i record dovrebbero essere visualizzati nell'ordine esatto in cui sono stati creati.
Se non si potesse intervenire in qualche modo, sorgerebbero diverse difficolt, una delle quali
sarebbe la mancanza di efficienza nel trovare i dati di un insegnante specifico, perch bisognerebbe
scorrere i record uno a uno finch non lo si trova nell'archivio.
Un'altra difficolt che pu capitare di inserire due volte i dati di una stessa persona, perch non si
potrebbe controllare facilmente coloro che sono gi presenti nella tabella.
Problemi di questo tipo renderebbero poco utilizzabile un database. La soluzione quella di creare
un campo come chiave della tabella.
Supponendo che la chiave sia il cognome dell'insegnante, si potrebbe far creare dal programma un
archivio indice associato a quel campo, per ottenere i seguenti risultati positivi:
L'archivio verrebbe visualizzato e gestito dal programma in ordine alfabetico, in modo da
poterlo consultare con maggiore rapidit.
Si potrebbe controllare subito se un certo cognome sia gi stato inserito, evitando di
aggiungerlo nuovamente.
Nel caso dell'esempio, si potrebbe obiettare giustamente che possono esistere pi insegnanti con lo

stesso cognome, i quali andrebbero comunque inseriti tutti nella tabella.


Quest'osservazione spiega perch viene normalmente utilizzato un campo chiave definito
come primario.
Lo scopo quello di fare in modo che quel campo sia unico per ognuno dei record della tabella,
evitando qualsiasi ambiguit.
Per farlo, in Microsoft Access occorre impostare, nelle propriet del campo, la generazione di un
indice che escluda la possibilit di duplicati
Nel caso del database degli insegnanti, per esempio, si potrebbe utilizzare come chiave primaria il
codice fiscale, assegnato a ogni cittadino italiano e unico per ognuno di essi.
E se si volesse visualizzare o stampare l'elenco degli insegnanti per materia, per tipo di scuola
oppure per citt?
Per avere i record ordinati in modo diverso, necessario definire altri indici in alternativa.
Vengono definiti indici secondari, proprio perch utilizzabili al posto di quello principale.
Se ne potrebbero stabilire quanti se ne desidera, anche uno per ogni campo o combinazione di
campi di una tabella.
Questo per non consigliabile, perch ogni volta che si interviene con una modifica sulla tabella il
programma dovrebbe aggiornare tutti gli indici, con una considerevole perdita di tempo.
E' utile, invece, definire solo quelli che si pensa possano essere effettivamente utilizzati con il
database.

2.2.1 Definire una chiave primaria


Per definire una chiave primaria, in Microsoft Access necessario portare la tabella in modalit
Struttura.
La sequenza di operazioni da seguire la seguente:
1. Aprire il database.
2. Fare clic su Tabelle, nella finestra del database.
3. Selezionare la tabella sulla quale si desidera intervenire.
4. Fare clic sul pulsante Struttura, sotto la barra del titolo della finestra.
In alternativa, si pu fare clic con il tasto destro del mouse sull'icona della tabella e fare clic sulla
voce Visualizzazione struttura.
Avendo l'elenco dei campi riportato sulla sinistra, se ne pu selezionare uno, facendo clic in un
punto qualsiasi del rigo che ne contiene nome, tipo e descrizione.
Per impostarlo come chiave principale, si pu fare clic sull'icona Chiave primaria (rappresentata da
una piccola chiave) presente in una Barra degli strumenti.
In alternativa, si pu eseguire la sequenza Modifica/Chave primaria.
Per verificare che l'azione sia stata eseguita, sufficiente controllare sulla sinistra del campo: quello
impostato come chiave della riga del campo.
In Microsoft Access una chiave primaria pu essere di tre tipi:
Contatore
A campo singolo
Multicampo
La chiave Contatore garantisce l'univocit del record, perch viene gestita in modo completamento
automatica dal programma.
Un campo di tipo Contatore un numero che inizia da uno e viene incrementato ogni volta che si
crea un nuovo record.
Una chiave primaria A campo singolo pu essere creata su un campo che l'utente ritiene
sicuramente diverso per ogni record. Un esempio di questo tipo il codice fiscale.
Una volta impostato un campo come chiave primaria, se la tabella conteneva gi dati, il programma
verifica che non ve ne sia alcuno con valore vuoto (in gergo informatico Null) e che non ve ne siano
di duplicati.

Se viene riscontrata una situazione di questo tipo viene visualizzato un messaggio di errore. Nel
caso non si riesca a creare una chiave primaria con un campo, se ne possono utilizzare di combinati.
Un esempio banale riferito sempre al database degli insegnanti, ma che non si deve utilizzare
potrebbe essere quello della creazione di una chiaveMulticampo composta da cognome pi nome
insieme.
Una chiave di questo tipo non da utilizzare perch con un grande numero di record quale sarebbe
degli insegnanti in una regione, anche questa definizione di chiave primaria potrebbe non garantire
l'univocit dei record.
Nessuno potrebbe affermare che non si troveranno mai due insegnanti che abbiano sia lo stesso
cognome sia lo stesso nome!
In un caso come questo poich non si pu; essere sicuri che la coppia cognome pi nome dia una
chiave sicuramente unica, se non si intende utilizzare un campo come il codice fiscale preferibile
impostare un campo contatore come chiave primaria.

2.2.2 Impostare un indice


Per impostare uno o anche pi indici in una tabella, necessario prima di tutto aprirla
in Visualizzazione struttura.
Nella parte inferiore della finestra sono mostrate le propriet di ogni campo.
Tra le propriet elencate per ogni campo c' anche la voce Indicizzato: su di essa che bisogna
intervenire per attivare l'indicizzazione sul campo, con la possibilit eventuale di accettare anche
valori duplicati.
Accanto alla voce Indicizzato, la casella di riepilogo contiene diverse voci:
No
Si (Duplicati ammessi)
Si (Duplicati non ammessi)
Per il campo definito come chiave primaria, accanto a Indicizzato appare la scritta:
S (Duplicati non ammessi)
Per i cosiddetti indici secondari, che possono essere creati su campi diversi dal campo chiave
primario, accanto a Indicizzato appare la scritta:
S (Duplicati ammessi)
Per i campi sui quali non sono stati creati indici, accanto a Indicizzato appare la scritta:
No
Nel database di una rubrica telefonica, per esempio, l'indice principale potrebbe essere creato su un
campo di tipo Contatore, mentre se ne potrebbe creare uno secondario su Cognome e un altro
su Citt, per avere la possibilit di visualizzare o stampare i nominativi in ordine dell'uno a dell'altro
campo, secondo le necessit di chi consulta il database.
Per impostare un indice sul campo Cognome, la sequenza operativa :
1. Visualizzare la tabella in modalit struttura.
2. Fare clic sulla riga del campo Cognome.
3. Fare clic sulla casella di riepilogo accanto all'attributo Indicizzato.
4. Fare clic sul pulsante con la freccia in gi.
5. Selezionare la voce S (Duplicati ammessi).
Chiudendo la Visualizzazione struttura, il programma creer il nuovo indice e lo aggiorner in
occasione di ogni modifica apportata sui dati contenuti nella tabella e relativi al campo Cognome.
Una volta creati almeno due indici (uno primario e uno secondario), rimanendo sempre
in Visualizzazione struttura, nella Barra degli strumenti risulter attiva l'icona Indici.
Facendo clic su di essa, Microsoft Access apre una finestra di dialogo per operare sugli indici della
tabella.

Vengono visualizzati quelli che sono stati attivati e se ne possono creare di nuovi, aggiungendoli
alle righe gi presenti.
All'interno della finestra di dialogo, ogni riga composta da tre campi. Nel campo Nome indice si
scrive la descrizione del tipo di indice.
In Nome campo si pu fare clic per vedere l'elenco di tutti i campi sui quali si pu costruire il nuovo
indice in un elenco a discesa; per scegliere un certo campo, sufficiente fare clic sulla voce che lo
descrive.
Nella colonna a destra, infine, viene visualizzato il criterio di ordinamento che l'utente sceglie per
l'indice corrente.
Normalmente Crescente, nel senso che le scritte vengono riportate in ordine dalla lettera "A" alla
lettera "Z" e i numeri da "0" a "9".
Se, invece, si seleziona il criterio di ordinamento Decrescente, l'ordinamento avviene nel senso
opposto.

2.3 Impostare una tabella


Le impostazioni di una tabella riguardano i suoi attributi e i campi che ne costituiscono i record.
Nel caso della tabella, si tratta di fissare una serie di parametri legati in buona parte al sue aspetto
estetico o al suo formato.
Poich si lavora in modalit foglio dati, la visualizzazione simile a una grande tabella di unfoglio
elettronico, composta da righe e colonne.
Il riquadro formato dalla loro intersezione (che il campo) contiene dati che sono visualizzati con
un particolare carattere.
Il carattere con il quale mostrare i dati nei campi pu essere scelto dall'utente.
Si possono stabilire sia il font che il programma deve utilizzare, sia le altre propriet che riguardano
i caratteri: le dimensioni, il grassetto, il corsivo, il sottolineato e il colore.
I campi che contengono i dati sono elementi rettangolari racchiusi da una griglia a due dimensioni.
Normalmente sono visibili sia le righe orizzontali, sia quelle verticali, a formare cornici intorno ai
campi; l'utente pu scegliere se debbano essere presenti oppure no.
Nel caso in cui risultino presenti, se ne possono definire i colori; si possono definire i colori dello
sfondo di ogni cella.
Le righe e le colonne della tabella non hanno una dimensione fissa, pertanto possono variare ed
essere impostate secondo le necessit o il piacere dell'utente.
Le colonne possono anche essere spostate, cambiando il posto nella sequenza dei campi.
L'operazione pu essere effettuata con il drag and drop mediante mouse.
Anche l'elemento campo ha numerosi attributi.
A parte il nome e il tipo, che lo definiscono, la dimensione sicuramente l'attributo principale.
E' fondamentale impostarlo in modo corretto per avere un database efficiente e di rapida
consultazione.
Di un campo si pu stabilire un ambito di validit.
Si pu fissare, per esempio, che siano accettabili solo dati che rientrano in una certa fascia di valori.
Per cercare di ridurre al minimo gli errori che pu commettere chi immette dati nei campi, si
possono definire alcune maschere di input.
E' come se si presentasse all'utente una scheda con dei punti precisi in cui scrivere i dati e con i
valori possibili gi predisposti.
Se in un campo di devono poter inserire solo numeri, per esempio il codice di avviamento postale di
una citt, con un'apposita maschera di input si pu guidare l'utente evitando la possibilit di inserire
lettere dell'alfabeto.
Assegnare un valore predefinito al campo significa fare in modo che, creando un nuovo record, quel
campo contenga gi un dato specificato dall'utente, valido nella maggioranza delle volte.

Anche questo un attributo facilmente impostabile.


A parte i tre attributi fondamentali, quasi tutti gli altri non sono strettamente essenziali per poter
lavorare nella tabella, ma il loro corretto impiego migliora la funzionalit del database.
Permettono di ridurre il pi possibile gli eventuali errori di immissione dati e, il tempo dedicato al
loro controllo e alla loro correzione.

2.3.1 Modificare gli attributi di una tabella


Gli attributi di una tabella riguardano in massima parte l'aspetto con il quale si presenta nella
finestra di lavoro.
Per poterli verificare ed, eventualmente, modificare, necessario prima aprire la tabella operando
nel modo seguente:
1. Aprire il database.
2. Sulla sinistra nella finestra di gestione del database, fare clic sul pulsante Tabelle.
3. Fare doppio clic sulla tabella da aprire.
Per intervenire sugli attributi della tabella si pu utilizzare la Barra dei menu.
L'elemento sul quale fare clic Formato e nel menu a discesa che viene visualizzato sono presenti
diverse possibilit di impostazione. Le principali voci elencate sono:

Carattere
Foglio dati
Altezza righe
Larghezza colonne
Rinomina colonna
Nascondi colonne
Scopri colonne
Blocca colonne
Sblocca tutte le colonne

Facendo clic su Carattere, viene aperta la finestra di dialogo omonima, nella quale si pu scegliere
il font con il quale il programma deve visualizzare idati nei campi del foglio dati, si possono
modificare le dimensioni in punti e gli attributi come il grassetto, il corsivo, il sottolineato e il
colore dei caratteri.
Un clic su Foglio Dati dati provoca l'apertura della finestra di dialogo nella quale si possono
modificare:
L'effetto della cella (piatta, in rilievo o incassata)
La visualizzazione della griglia (verticale e orizzontale)
Il colore dello sfondo della cella
Il colore delle linee della griglia
Lo stile dei vari tipi di linee del foglio dati (continua, tratteggiata,ecc.)
Variare l'altezza delle righe e la larghezza delle colonne pu rendere meglio leggibile il contenuto
dei campi.
Facendo clic su una delle due voci Altezza righe... e Larghezza colonne..., si apre una piccola
finestra di dialogo che permette di scrivere il valore in punti della dimensione da impostare.
Nel caso della larghezza delle colonne, si pu fare clic sul pulsante Adatta, cosicch il programma
varier automaticamente la larghezza di ogni colonna, adattandola a quella della lunghezza del
campo di dimensioni maggiori.
Per adattare rapidamente la larghezza di una certa colonna a quella del campo di dimensioni

maggiori, si porta il puntatore del mouse in alto nel foglio dati, dove si trovano le descrizioni dei
campi, in corrispondenza della lineetta di separazione tra quella colonna e la successiva: il puntatore
assumer l'aspetto di una linea verticale con due frecce laterali; fare doppio clic e la colonna
modificher la sua larghezza immediatamente.
La scelta Rinomina colonna fa entrare il programma in modalit Modifica sul titolo posto in cima
alla colonna.
A quel punto si pu correggere la scritta, per rinominarla.
Le altre scelte della voce Formato riguardano la possibilit di nascondere o scoprire alcune delle
colonne del foglio dati.
La prima scelta renderebbe invisibile la colonna selezionata, pur essendo presente.
Con la seconda si pu chiedere di vedere nuovamente una o pi colonne nascoste in precedenza.
L'attivazione possibile anche facendo clic conn il tasto destro del mouse quando il puntatore in
un punto qualsiasi della finestra con la tabella e, quindi, facendo clic sulla voce nel menu
contestuale.
Con Blocca colonne e Sblocca tutte le colonne, infine, si gestisce l'attivazione
del congelamento della colonna selezionata sulla sinistra del foglio dati.
La colonna bloccata rimane sempre fissa a sinistra, ma la posizione del campo non varia
nella struttura della tabella.
E' un attributo che permette di continuare a vedere il campo bloccato quando ci si sposta con il
cursore verso destra, per visualizzare i campi che non riescono a entrare nella finestra di lavoro. Si
possono anche bloccare pi colonne insieme.

2.3.2 Modificare gli attributi dei campi


I primi attributi o propriet di un campo sono il nome e il tipo.
A essi si aggiunge la descrizione, che, invece di essere un attributo operativo in senso stretto, viene
utilizzata per aggiungere documentazione a unatabella.
Avere una descrizione dettagliata di cosa sia un certo campo e di notizie che lo riguardano pu
essere importante se sar necessario intervenire successivamente sulla tabella per modificarla.
In un database che contiene i dati di una rubrica semplice comprendere il significato dei campi
come Cognome, Nome e Telefono.
A distanza di tempo e in un database di grandi dimensioni, invece, potrebbe essere pi difficile
ricordare perch sia stato inserito il singolo campo e come si intendesse utilizzarlo.
Questa difficolt pu essere ancora maggiore se sul database deve intervenire una persona diversa
da quella che l'aveva creato.
Poter leggere informazioni dettagliate sul campo di una tabella un sistema che facilita il lavoro di
chi deve agire su di essa.
Le altre propriet comprendono aspetti di tipo pi strettamente operativo.
Per controllate i valori delle propriet e poterle modificare, necessario essere nella vista Struttura
di una tabella. E' la stessa che viene visualizzata durante la creazione della tabella
in Visualizzazione struttura.
Per attivarla, bisogna selezionare la tabella nella finestra del database e fare clic sul
pulsante Struttura, posto sotto la barra del titolo.
Se, invece, la tabella aperta in modalit foglio dati, sufficiente fare clic sul pulsante Visualizza
struttura, oppure eseguire la sequenzaVisualizza/Visualizzazione struttura.
Le propriet di un campo vengono visualizzate nella met inferiore della finestra, in un gruppo
accessibile tramite la linguetta Generale.
Sono differenti per campi di tipo diverso, anche se molte di esse sono in comune.
Alcune come Dimensione campo hanno validit solo per campi la cui lunghezza pu essere variata
dall'utente.
Per esempio, appare nei campi di tipo Testo e di tipo Numerico, ma non in quelli del

tipo S/No e Data.


Il valore della propriet della dimensione indicativo di quanti byte occuper in maniera fissa quel
campo nel record, sia nel caso venga riempito di dati, sia nel caso rimanga vuoto.
Altre propriet sono ugualmente in comune, ma hanno un ambito di validit specifico per ogni
campo.
Un gruppo di attributi in comune per i tipi di campi pi diffusi ;:
Formato
Maschera di input
Etichetta
Valore predefinito
Valido se
Messaggio di errore
Richiesto
Il Formato di un campo il modo con il quale viene mostrato il dato in esso contenuto.
Per esempio, un numero pu essere visualizzato con un numero fisso di decimali, con il segno di
percentuale oppure con il segno della valuta accanto, se un importo in denaro.
Per modificarlo, occorre fare clic sul pulsante con la freccia in gi accanto all'attributo.
Nella finestra di riepilogo si pu scegliere il formato tra quelli predefiniti nel programma oppure
impostarne uno personalizzato.
La propriet Maschera di input permette di definire il modo con cui un dato viene immesso nel
campo.
Pu essere utilizzata solo per campi di tipo Testo e Data.
Un codice fiscale, per esempio, un dato di tipo strutturato: i primi sei caratteri sono lettere, perch
ricavate da cognome e nome, mentre i cinque successivi sono due cifre, un carattere e altre due
cifre , perch rappresentativi di anno, mese e girno di nascita.
Se si lasciasse un campo codice fiscale semplicemente di tipo Testo, si potrebbero avere facilmente
dati immessi in modo non corretto.
Attivando l'attributo Maschera di input in modo da guidare l'utente, si riducono quanto meno gli
errori di posizione dei dati immessi.
Una Maschera di input costituita da caratteri letterali e da caratteri speciali che determinano il tipo
di valore che possibile immettere nello spazio in quella posizione.
Nell'esempio del codice fiscale, la "L" viene interpretata come una qualsiasi lettera dalla A alla Z, la
cui immissione necessaria, mentre lo "0" viene interpretato come una qualsisai cifra da 0 a 9, la
cui immissione necessaria.
Il trattino finale rappresenta il carattere che verr visualizzato al posto degli spazi nella maschera di
input.
Anche per impostare o modificare una maschera di input necessario fare clic sul pulsante con la
freccia in gi accanto alla casella di riepilogo.
Oltre ai formati predefiniti, c' la possibilit di realizzarne di nuovi con creazioni guidate da
programma.
Quando si crea una maschera con la quale immettere e interrogare dati pi comodamente rispetto
alla modalit foglio dati, un campo viene affiancato da una scritta che ne definisce il contenuto, che
prende il nome di Etichetta e pu essere associata al campo quale suo attributo.
Per esempio, il campo Cellulare potrebbe avere un'etichetta maggiormente descrittiva del tipo
"Numero del telefono cellulare".
Nel caso di generazione automatica della maschera video, il programma utilizza la scritta inclusa
nella casella dell'attributo Etichetta per affiancarla alla casella di testo nella finestra di lavoro.
Per creare un'Etichetta, sufficiente inserire la descrizione direttamente nella casella di testo

dell'attributo.
Per modificarla, fare clic nella stessa casella e correggerne il contenuto.
Il Valore predefinito viene proposto automaticamente dal programma in fase di creazione del
record.
Per esempio, si supponga che il campo Citt si riferisca a un archivio che conterr per la maggior
parte nomi di aziende o di persone residenti a Roma: converr mettere come valore predefinito del
campo Citt proprio la stringa "Roma", in modo che l'utente lo trovi gi scritto al momento di
inserire il dati la prima volta in un nuovo record.
Ovviamente, se non dovesse andare bene sempre possibile modificare il contenuto del campo
scrivendo il nome di un'altra citt.
Anche per modificare l'attributo Valore predefinito, sufficiente scriverne il valore direttamente
nella casella di testo accanto alla scritta omonima.
L'attributo Valido se permette di impostare le condizioni di validit del dato immesso.
Per esempio, si potrebbe stabilire che la data di nascita degli alunni che stanno frequentando una
scuola elementare non pu essere antecedente a quindici anni n inferiore a quattro, rispetto alla
data odierna.
Per impostare l'attributo, prima si fa clic nella casella di testo e poi sul pulsante accanto alla casella
di riepilogo, che riporta tre puntini.
Subito dopo si apre la finestra di dialogo Generatore di espressioni, utilizzabile in modalit guida
dal programma per costruire l'espressione di validazione del campo.
Il Messaggio di errore il testo che compare nel caso ci sia un errore nell'immissione dei dati nel
campo e sostituisce il testo standard che visualizzerebbe il programma.
Per scriverlo, sufficiente fare clic nella casella e digitare il testo con la tastiera.
L'attributo Richiesto controlla che il campo abbia o meno un contenuto.
Se attivato ( sufficiente fare clic sul pulsante con la freccia in basso accanto alla casella di
riepilogo dell'attributo), il programma visualizza un errore quando non viene immesso alcun dato
nel campo.

2.4 Aggiornare un database


Prima di aggiornare un database, importante dargli una consistenza, ossia riempirlo di contenuti.
I contenuti sono i dati che, record dopo record, vengono immessi nelle tabelle.
Tornando all'esempio di un database con i dati dei cittadini di un comune, non si pu fare a meno di
pensare che debba essere sicuramente aggiornato nel tempo per poter fornire informazioni sempre
valide.
Un tipo di aggiornamento, per esempio, quello che avviene aggiungendo nuovi record, quando
arrivano altre persone nel comune o vengono registrati bambini appena nati.
Anche togliere un record pu essere necessario.
Nel database del comune magari non accade e se un cittadino si trasferisce o viene a mancare,
comunque utile tenere i suoi dati memorizzati in archivi, detti Storici e che possono servire per
ottenere informazioni che si riferiscono a ciche avvenuto in passato.
Una cancellazione di un record necessaria invece quando questo risulta inutile o completamente
sbagliato.
Teoricamente, in alternativa alla cancellazione completa di un record se ne potrebbe eseguire una di
tutti i dati registrati nei suoi campi. In questo caso rimarrebbe un record vuoto che possibile
riempire con dati diversi.
Se, per ipotesi, si cambiassero completamente i dati contenuti in tutti i campi di un record con altri,
si otterrebbe di fatto una cancellazione del record precedente a favore della sua sostituzione con un
altro totalmente diverso.
Quest'operazione per pericolosa, perch, se ci fosse un archivio che contiene il riferimento al
codice di quel record, una consultazione successiva produrrebbe risultati sbagliati, facendo

riferimento ai nuovi dati invece che a quelli originali.


Un esempio potrebbe essere quello del record di una societ cliente che ha effettuato una serie di
acquisti da un'azienda.
Supponendo che la societ chiuda l'attivit, sarebbe sbagliato sostituire i suoi dati a favore di quelli
di un nuovo cliente perch, nel caso venisse interrogata la tabella delle vendite dell'azienda (che
contiene il codice del record nel quale si sono sostituiti i dati), risulterebbe che il cliente appena
inserito avrebbe gi fatto una serie di acquisti effettuati invece dalla societ precedente.
Nel caso si decidesse di cambiare completamente i dati di un record sostituendoli con quelli di un
altro, importante verificare che il record non sia mai stato utilizzato in qualche elaborazione fino a
quel momento. Un database viene aggiornato mediante la modifica dei suoi dati.
Quello che accade solitamente la modifica di un singolo campo e pu avvenire perch ci si
accorge che il dato da cambiare sbagliato o incompleto.
E' una fase importante, nella quale si rende il contenuto informativo del database adeguato alla
situazione reale esistente.
Se non si intervenisse sul contenuto dei campi quando risulta necessario, le serie di archivi che
costituiscono il database diventerebbe un grosso contenitore di dati inutilizzabili ai fini della ricerca
di informazioni.

2.4.1 Modificare dati in una tabella


La modifica dei dati viene eseguita portandosi in un record della tabella e poi correggendone i
singoli campi. Passando a un altro record oppure chiudendo la tabella, i dati vengono aggiornati sul
file memorizzato nel disco.
Per portarsi su un record si possono utilizzare i pulsanti di navigazione, posti nella parte inferiore
della finestra che contiene il foglio dati.
Si pu andare al primo record, all'ultimo oppure spostarsi da quello corrente al successivo o al
precedente, fino a che il cursore non lampeggia in un campo del quale interessa modificare i dati.
Un altro modo per agire sui dati di un record, quello di fare clic in uno dei suoi campi.
Se il record non visibile, lo si potrebbe visualizzare mediante la barra di scorrimento verticale.
Portando il pulsante rettangolare in corrispondenza della zona dov' il record, si pu fare clic su un
campo specifico.
Come riuscire a cambiare un dato dipende dal tipo di dato stesso.
Un campo di tipo Contatore non pu essere modificato dall'utente.
E' il programma che lo genera all'atto della creazione di un nuovo record, incrementando il
precedente valore di uno.
Il tipo di Testo quello di utilizzo pi generale.
In un campo di questo tipo si pu digitare qualsiasi scritta che comprenda lettere, numeri, simboli di
interpunzione e spazi.
Per modificare un campo di tipo Testo, sufficiente fare clic sul campo e utilizzare la tastiera per
scrivere, spostarsi con i tasti di direzione a destra e sinistra, cancellare e riscrivere.
Per modificare un campo di tipo Memo sufficiente fare clic sul campo e cancellare o correggere le
scritte gi presenti utilizzando la tastiera come in un programma di gestione testi.
La modifica di un campo Si/No viene eseguita con un clic del mouse.
Nel campo, Microsoft Access presenta un piccolo quadro che rappresenta una casella di selezione.
Facendo clic una sola volta, appare il segno di spunta, che corrisponde alla risposta Si. Facendo di
nuovo clic, il segno di spunta scompare per indicare il valore No.
Definito un campo di tipo Numero, la sua modifica avviene in modo piuttosto semplice:
sufficiente fare clic nel campo e digitare le cifre del valore che si intende inserire.
Nel caso non fossero dello stesso tipo di quello previsto nel campo, il programma visualizzerebbe
un messaggio di errore.
Il tipo Data ha un suo formato specifico definito dall'utente in fase di creazione o di modifica

della struttura della tabella.


Un certo giorno dell'anno, infatti, potrebbe essere scritto in pi modi, per esempio:
25-5-2000
25-mag-2000
25/05/00
Ognuno dei modi elencati lecito, se letto sul video o su carta.
La modifica avviene seguendo la maschera di input specificata per il campo.
E' il programma a guidare l'utente nell'immissione, in modo che non possano verificarsi ambiguit.
Per i campi il cui tipo Oggetto OLE, l'inserimento o la modifica vengono eseguiti con la seguente
sequenza Inserisci/Oggetto.
Viene visualizzata una finestra di dialogo nella quale possibile scegliere se creare un nuovo
oggetto o leggerlo da un file sul disco.
Tipicamente, l'oggetto da inserire nel campo gi memorizzato, per cui lo si sceglier
selezionandolo dal file system che compare facendo clic sul pulsante Sfoglia.
Una volta confermato il file che stato selezionato, sar sufficiente fare clic sul pulsante OK per
avere l'immagine, il file musicale o l'oggetto multimediale nel record corrente.

2.4.2 Cancellare dati in una tabella


Guardando una stampa estratta da un database, ci si pu accorgere di dati completamente sbagliati
in uno o pi campi.
Questi dati possono essere modificati con valori corretti, oppure, possono essere cancellati, nel caso
in cui i nuovi valori non siano disponibili.
Per la cancellazione, cos come per la modifica, l'operazione da eseguire dipende dal tipo di dato
contenuto nel campo.
Come si vedr, per, l'operazione pu essere generalizzata per quasi tutti i campi.
Una volta aperta la tabella in modalit foglio dati, ci si porta sul record nel quale cancellare i dati,
spostandosi con il mouse oppure con i pulsanti di navigazione in basso nella finestra.

Per quello che riguarda i campi di tipo Testo, la cancellazione pu avvenire facendo clic e poi
eliminando tutti i caratteri del campo con il tasto Backspace oppure Canc.
Il campo, per, potrebbe essere piuttosto lungo, per cui, per ottenere lo stesso risultato pi
velocemente, si pu agire selezionando tutta la scritta con la tecnica del drag and drop e poi
premendo il tasto Canc.
La selezione dell'intero contenuto di un campo, in Microsoft Access avviene molto pi rapidamente
con questa sequenza operativa:
1. Portare il puntatore del mouse all'inizio del campo, poco a destra della linea del bordo di
sinistra.
2. Verificare che il puntatore sia diventato una grossa croce e fare clic.
L'intero campo viene visualizzato in modalit inversa, con le scritte bianche su sfondo nero.
A questo punto, premendo il tasto Canc il contenuto del campo verr cancellato.
In alternativa alla pressione sul tasto Canc, possibile:
1. Fare clic su Modifica, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Elimina
La cancellazione del campo eseguita in questo modo vale pressoch con tutti i tipi di dati.
Il tipo Contatore, per, non pu essere eliminato, perch viene gestito automaticamente dal
programma.
Se lo si seleziona e si tenta di cancellarlo, il programma indica il tentativo come sbaglio:
evidenzier l'errore con un suono e, contemporaneamente, nella barra di stato apparir il messaggio:

Impossibile modificare. Controllo associato al campo Contatore 'NomeCampo'.


Anche nel caso del campo di tipo S/No non possibile cancellare il contenuto,, perch renderebbe
vuoto il contenuto di campo.
I dati logici S e No, invece, sono entrambi valori e in alternativa l'uno all'altro.
Non pu esserci un contenuto nullo del campo, altrimenti i valori possibili sarebbero tre e non pi
due.
Se per cancellazione di un campo logico si intendesse togliere il valore S dal campo, allora sarebbe
sufficiente fare clic nella casella di selezione dove appare il segno di spunta per eliminarlo.

2.4.3 Aggiungere record a un database


Per inserire nuovi dati nella tabella, necessario portare il puntatore in corrispondenza di un
nuovo record.
Occorre avere prima aperto la tabella in modalit foglio dati.
L'aggiunta di un nuovo record pu essere eseguita in modi diversi.
E' possibile, per esempio:
1. Fare clic su Inserisci, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Nuovo record.
Un altro modo per portarsi nella posizione si un nuovo record quello di eseguire le operazioni
seguenti:
1. Fare clic su Record, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Immissione dati.
Un ulteriore metodo quello di sfruttare una delle icone presenti in una Barra degli strumenti.
Fare clic sull'icona Nuovo record provoca la creazione di un nuovo record esattamente come per la
sequenza Inserisci\Nuovo record.
Al termine di una qualsiasi delle tre sequenze operative descritte, il cursore comincer a
lampeggiare in corrispondenza del primo record vuoto, e si potranno cominciare a immettere i dati
un campo dopo l'altro.
In alternativa alla Barra dei menu o all'utilizzo dell'icona, si possono sfruttare i pulsanti di
navigazione visualizzati in basso nella finestra di lavoro.
Dopo aver aperto la tabella, necessario individuare tra i pulsanti in basso quello con la freccia
verso destra che punta a un asterisco (*).
Fare clic sul pulsante provoca lo spostamento del cursore sul primo campo di un nuovo record della
tabella, ossia l'aggiunta di un nuovo record.
Si pu ottenere lo stesso risultato anche agendo con il mouse.
Si pu portare il puntatore sulla barra di scorrimento verticale e prendendo il pulsante rettangolare
che indica la posizione del primo record mostrato in quel momento, lo si pu trascinare verso il
basso.
Mentre lo si trascina, in Microsoft Access appare un rettangolo giallo che notifica quale sia il
numero del record che si sta visualizzando e quale sia il numero totale di record della tabella.
Una volta che il pulsante rettangolare stato portato in fondo alla tabella, si pu fare clic
direttamente nel primo campo del nuovo record, indicato con un asterisco sul pulsante alla sinistra
della riga; a questo punto, ci si trova su un nuovo record.

2.4.4 Cancellare record in un database


La cancellazione di un record elimina i dati dalla tabella e riduce lo spazio occupato sul disco.

Eseguire la cancellazione di un record un'operazione che deve essere svolta con una certa
attenzione, sia perch il record potrebbe essere richiamato da un'altra tabella, sia perch un'azione
che non possibile annullare.
Nella modifica di un campo, infatti, se ci si sbaglia e si cancella un dato, si pu tornare indietro
chiedendo al programma di annullare l'ultima operazione eseguita, facendo clic
sull'icona Annulla (quella con la freccia che ruota all'indietro verso sinistra), o facendo clic
su Modifica/Annulla, o premendo la combinazione rapida di tasti Ctrl+Z.
Al termine di una delle tre operazioni, il dato cancellato riappare immediatamente.
Se, invece, si chiede di cancellare un record, non c' la possibilit di tornare indietro.
Questo viene segnalato esplicitamente dal programma in un'apposita finestra, visualizzata nel
momento in cui si chiede la cancellazione.
Per poter cancellare un record, occorre prima selezionarlo.
Dopo aver aperto la tabella in modalit foglio dati, si pu selezionare un record nel seguente modo:
1. Portando il puntatore del mouse sul pulsante alla sinistra del record: assumer l'aspetto di
una piccola freccia nera che punta verso destra.
2. Facendo clic con il mouse.
Il programma visualizzer il record con colori invertiti, ovvero scritte bianche su fondo nero, per
mostrare la selezione.
A questo punto per chiedere la sua cancellazione possibile premere il tasto Canc.
In alternativa possibile:
Fare clic su Modifica nella Barra dei menu.
Fare clic su Elimina.
Un altro modo per chiedere la cancellazione di un record :
Fare clic con il tasto destro del mouse sul record selezionato.
Appare il menu contestuale: fare clic su Elimina record.
Subito dopo appare la finestra nella quale il programma avvisa che si sta per eliminare un record e
ne chiede la conferma.
Per confermare la cancellazione, necessario fare clic sul pulsante S.
Per rinunciare, occorre fare clic sul pulsante con la scritta No.
Si possono anche cancellare pi record contemporaneamente.
La sequenza operativa del tutto simile a quella descritta in precedenza; la differenza sostanziale
che bisogna selezionare tutti i record da eliminare e poi chiederne la cancellazione.
Perch si possano cancellare pi record insieme, essi devono essere consecutivi. La selezione di un
gruppo di record avviene con la seguente sequenza operativa:
1. Portare il puntatore del mouse sul pulsante a sinistra del primo record da cancellare.
2. Premere il tasto sinistro del mouse.
3. Tenendolo premuto, spostare il mouse portando il puntatore verso il basso (oppure verso
l'alto). I record sui quali passa il puntatore verranno selezionati e mostrati con colori
invertiti.
Per chiedere la cancellazione dopo la selezione sufficiente premere il tasto Canc.
Il programma far scomparire le righe selezionate e mostrer la finestra nella quale chiede la
conferma della cancellazione, perch l'azione non annullabile.
Anche in questo caso, si far clic sul pulsante S per eseguire l'operazione, oppure su quello No per
rinunciare.

Capitolo 3: Utilizzo di maschere


In questo capitolo si apprender il concetto di maschera, le modalit per crearla e per inserirvi i dati.
Inoltre, verranno spiegate le operazioni per modificare una maschera, come si definiscono le

formattazioni del testo, come si cambia il colore di sfondo, come si imposta un'immagine o un file
grafico e come possono essere disposti gli oggetti nella maschera.

3.1 Creare una maschera


I dati di un database possono essere gestiti in tanti modi diversi.
Una volta creata una tabella, per inserire e modificare i dati, la si pu aprire in modalit foglio dati.
Questa una modalit di lavoro, di immediato utilizzo, che permette di operare direttamente con
l'immissione e l'aggiornamento dei dati della tabella, senza preoccuparsi di altro dopo la sua
creazione.
Per utilizzare un foglio dati, per, necessario spostarsi tra i campi mediante tastiera (frecce
direzionali, PgSu, PgGi) oppure mouse.
Se i campi sono molti, oppure ve ne sono alcuni di grandi dimensioni, per lavorare con gli ultimi
campi del record necessario spostarsi in orizzontale sulla destra all'interno della finestra di lavoro.
Per aiutare l'utente a lavorare con i dati in un modo pi agevole, vengono utilizzate le maschere.
Una Maschera una finestra progettata e realizzata per avere interamente a video i dati di uno o pi
record, in modo che siano mostrati con pi chiarezza rispetto alla loro visualizzazione da foglio
dati.
Le maschere di Access sono simili ai comuni moduli che si devono compilare per richiedere un
documento: ad ogni campo corrisponde un'etichetta ed previsto uno spazio utilizzabile per
l'inserimento delle informazioni.
La peculiarit di questo strumento, tuttavia consiste nel fatto che i campi di una maschera possono
essere prelevati da pi tabelle diverse.
Nel database sulla gestione clienti, per esempio, attraverso una maschera si pu creare un record
contenente le informazioni relative agli acquisti effettuati da ogni cliente.
In questo modo attraverso la maschera possibile visualizzare in un unico record quali e quanti
prodotti sono stati acquistati da ogni cliente, associando le informaziomni provenienti da due tabelle
differenti (Ordini - Dettagli ordini).
Le maschere, inoltre, permettono di visualizzare le informazioni secondo diverse modalit grafiche
e aggiungere immagini, note o commenti ai campi.
Il punto di partenza consiste nello scegliere qual' la tabella a cui associare la maschera, quindi si
procede alla sua costruzione.
In un programma di gestione database le maschere possono essere create manualmente dallutente o
automaticamente dal programma stesso.
In Microsoft Access la creazione manuale di una maschera indicata come Visualizzazione
Struttura.
In Visualizzazione Struttura di una maschera si lavora con strumenti molto simili a un programma
di grafica: in pratica, si tratta di disegnare il layout della finestra nella quale si lavorer con i record
della tabella visualizzata.
Si scelgono gli oggetti da mettere in una zona piana di forma rettangolare (quella che corrisponde
alla finestra) e li si posiziona.
Gli oggetti possono essere casella di testo, caselle di selezione, pulsanti di azione e altri che fanno
normalmente parte delle finestre in Windows; quel che importante che siano in relazione ai
campi di una delle tabelle del database.
Per inserire un oggetto in una finestra, occorre prima sceglierlo tra una serie di componenti
disponibili.
Loperazione viene eseguita selezionando con un clic del mouse; successivamente si utilizza la
tecnica del drag and drop per inserirlo, mediante questa procedura:
1. Si porta il mouse in uno dei vertici dello spazio rettangolare che occuper nella finestra.
2. Tenendo il tasto sinistro premuto, si sposta il mouse fino a raggiungere il vertice opposto.
3. Lasciando il tasto sinistro del mouse, loggetto apparir nella finestra.
Per allineare correttamente gli oggetti, in orizzontale o in verticale, il programma visualizza

una griglia di punti.


Ciascuno di essi pu essere aumentato o rimpicciolito di dimensioni e spostato in qualsiasi punto
dello spazio disponibile. Alla fine viene dato un nome alla maschera, in modo tale che, quando ve
ne saranno diverse, lutente possa scegliere quella pi utile.
Le maschere che il programma di gestione database pu creare automaticamente sono di diverse
tipologie.
In Microsoft Access vengono chiamate Creazioni guidate e permettono di creare quattro tipi di
maschere:
A colonne
Tabulare
Foglio dati
Giustificato
Corrispondono a quattro tipi di formato diversi, da scegliere liberamente assecondando il proprio
gusto estetico.
Il tipo A colonne quello pi simile a una scheda di cartoncino: riporta tutti i campi in colonna, con
accanto la descrizione.
Se non stata specificata nelle propriet del campo (mediante lattributo Etichetta), la descrizione
quella del nome del campo ripreso dalla tabella.
Nel caso in cui i campi siano troppi per entrare in una sola colonna della finestra, il programma li
riporta su pi colonne affiancate.
Il tipo di maschera Tabulare visualizza tutti i record in un'unica finestra, sotto forma di tabella; nella
prima riga in alto viene riportata la descrizione di ogni campo e nelle righe sottostanti sono mostrati
i valori a essa corrispondenti.
Se i campi non riescono a entrare tutti nella maschera, le barre di scorrimento generate
automaticamente dal programma permettono di scorrerla agevolmente.
La maschera di tipo Foglio dati crea una finestra identica a quella del foglio dati sul quale si pu
lavorare.
La differenza che, essendo una maschera, pu essere modificata.
Se si fa clic sul pulsante Struttura (che equivale alla sequenza Visualizza/Struttura) si pu
intervenire sul formato della maschera generata.
La maschera Giustificato produce una vista dei dati del record allineando i campi in orizzontale. In
altre parole, i campi vengono mostrati in una sequenza a partire da sinistra verso destra e, raggiunto
il bordo della maschera, continuando sulla riga successiva.
Ogni campo appare con la descrizione sopra e il valore sotto.
Le diverse righe che compongono il record vengono dimensionate in modo da risultare tutte di pari
larghezza complessiva, apparendo giustificate come un testo allineato su entrambi i lati della
pagina.

3.1.1 Creare una semplice maschera


Il modo pi semplice per creare una maschera quello di eseguire una creazione guidata dal
programma. La sequenza operativa inizia con:
1. Clic sul pulsante Maschere
2. Doppio clic sull'icona Crea una maschera mediante una creazione guidata.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Creazione guidata Maschera.
Come in tutte le creazioni guidate (in inglese: wizard), si tratta di scegliere tra le varie proposte in
una serie di finestre mostrate in sequenza.
La finestra include i pulsanti:
Avanti, per confermare le scelte e passare alla finestra successiva.
Indietro, per intervenire sulle scelte gi fatte.

Annulla, per rinunciare all'operazione e uscire dalla creazione guidata.


Fine, per completare immediatamente la creazione guidata in atto, accettando tutte le scelte
predefinite dal programma.
Per poter proseguire, nella prima finestra necessario indicare la tabella alla quale associare la
maschera: vengono elencate tutte quelle che fanno parte del database, insieme con le query (le
interrogazioni) in una casella di riepilogo posta in alto sulla sinistra.
Dopo aver scelto la tabella, in un riquadro in basso viene visualizzato l'elenco di campi che
compongono ogni record.
Si pu decidere di portare solo una parte di essi nella maschera o tutti indistintamente.
L'operazione pi semplice quella di portare tutti i campi della tabella nella maschera, facendo clic
sul pulsante con i due segni di maggiore (>>).
I nomi dei campi scompariranno dal riquadro Campi disponibili a sinistra, per passare in quello di
destra Campi selezionati.
Se si volesse utilizzare la maschera, a questo punto sarebbe sufficiente fare clic sul pulsante Fine.
Il programma le attribuirebbe lo stesso nome della tabella, il layout A colonne, lo stile grafico
utilizzato in precedenza e aprirebbe la maschera per poter lavorare immediatamente nei dati della
tabella.
In qualsiasi momento si potr selezionare la maschera e aprirla in visualizzazione struttura per
modificarla.
Se per si vuole ottenere una maschera personalizzata, possibile intervenire nelle scelte presentate
in ogni finestra della creazione guidata.
Per esempio, per portare un solo campo all'interno della maschera occorre selezionarlo e fare clic
sul pulsante che ha solo un segno di maggiore (>).
In questo modo la creazione guidata inserir nella maschera i campi in base alla sequenza con la
quale l'utente li ha inseriti e non a quella presente nella struttura della tabella.
Nel caso si intendessero portare tutti i campi meno uno o due, conviene prima trasferirli tutti e poi
selezionare nel riquadro Campi selezionati quello che non interessa avere nella maschera e
riportarlo indietro facendo clic sul pulsante con il simbolo di minore (<).
Una volta effettuata la scelta della tabella e dei campi da trasferire nella maschera, si deve fare clic
sul pulsante Avanti.
Viene visualizzata la finestra di dialogo successiva, nella quale scegliere il layout, o formato della
maschera, tra uno dei quattro tipi previsti in Access:
A colonne
Tabulare
Foglio dati
Giustificato
Facendo clic nuovamente sul pulsante Avanti, si arriva nella finestra dove impostare lo stile grafico
dello sfondo e dei tipi di carattere da utilizzare.
Conviene verificare nella finestra di anteprima l'aspetto che verr reso a video, per individuare
quello adeguato alle proprie esigenze.
Un ulteriore clic su Avanti porta all'ultima finestra di dialogo, dove eseguire due importanti
operazioni.
La prima consiste nello scrivere in una casella di testo il titolo della maschera: questo il nome con
il quale verr mostrata insieme con le altre nel riquadro della finestra di lavoro del database, quando
si preme il pulsante Maschere.
Si tratta anche del nome che verr utilizzato per la visualizzazione nella Barra del titolo all'apertura
della finestra della maschera.
La seconda operazione riguarda la scelta tra aprire la maschera per poter lavorare immediatamente
nei dati della tabella oppure aprirla in modalit modifica struttura.
Quest'ultima permette di intervenire per modificarne l'aspetto creato automaticamente dal
programma.
Una casella di selezione nella finestra di dialogo finale chiede se l'utente intende attivare la guida in
linea sull'utilizzo delle maschere.
Se la si seleziona, compare la finestra nella quale si spiega che una maschera uno strumento

completo per lavorare su una tabella.


La finestra visualizza le icone da sfruttare per funzioni avanzate, quali, per esempio: ordinare,
filtrare e trovare record, controllare l'ortografia dei dati contenuti e stampare la maschera.

3.1.2 Inserire i dati in un database utilizzando semplici maschere


Per inserire dati in una tabella tramite una maschera, una volta aperto il database la prima
operazione da fare , ovviamente, aprire la maschera stessa.
In Microsoft Access, la sequenza operativa da eseguire :
1. Fare clic sul pulsante Maschere.
2. Fare doppio clic sull' icona con il nome della maschera con la quale si intende lavorare per
aprire la relativa finestra.
La maschera si presenta come una normale finestra Windows che possibile spostare sul video,
ingrandire o rimpicciolire facendo clic sui soliti pulsanti in alto a destra della Barra del titolo.
All'interno della finestra sono visibili i campi della tabella inseriti in fase di creazione;
il record visualizzato il primo e anche il cursore lampeggia all'interno del primo campo.
Se si intende modificare un campo di un certo record, lo si pu visualizzare spostandosi con i
pulsanti di navigazione posti nella parte inferiore della maschera.
Ci sono i pulsanti per portarsi sul primo record, sull'ultimo, su quello successivo o su quello
precedente.
Per portarsi su un record specifico, se ne pu scrivere il numero direttamente nella casella di
testo presente tra i pulsanti e quindi premere il tasto Invio.
Utilizzando la tastiera, si pu premere il tasto PgSu per spostarsi sul record precedente e PgGi per
spostarsi su quello che segue.
Quale che sia il metodo scelto per spostarsi, il cursore si posiziona sempre sul primo campo del
record visualizzato nella maschera.
Per inserire un nuovo record, invece, si pu fare clic sul pulsante Nuovo record (che reca una
freccia rivolta verso destra, con un asterisco accanto) e la maschera mostrer tutti i campi vuoti.
Dopo aver aggiunto il valore in un certo campo, per spostarsi in quello successivo si pu agire in
modi diversi:
Il tasto Invio
La freccia direzionale in gi
Il tabulatore
Per spostarsi al campo precedente, si pu premere:
La freccia direzionale in su
Il tasto Shift insieme con il tasto tabulatore
In quale modo immettere il valore in un campo dipende dal tipo di dato.
Per inserire dati in un campo di tipo Testo o Numerico, per esempio, sufficiente scrivere
direttamente nella casella di testo; questo vale anche per i campi di tipo Memo e i campi Data, ma
in quest'ultimo caso sar sufficiente rispettare i punti dove scrivere il giorno, il mese e l'anno.
Se il campo di tipo Si/No, la maschera lo presenta come una casella di selezione, in cui fare clic
per attivarla o disattivarla.
Un campo di tipo immagine (o, pi in generale, un Oggetto OLE) pu essere riempito utilizzando la
sequenza dei comandi Copia e Incolla.
Si parte con il visualizzare l'immagine di una finestra di Windows oppure la sua icona in Esplora
risorse o in una cartella.
Facendo clic sul tasto destro del mouse mentre il puntatore sull'oggetto da copiare, compare il
menu contestuale, da cui scegliere Copia.
Successivamente, si porta il puntatore nella casella della maschera dove deve essere visualizzata
l'immagine, si fa clic con il tasto destro del mouse e si fa clic sulla voce Incolla.
A questo punto il file con l'immagine si trova nel campo del record visualizzato; la stessa sequenza
pu essere utilizzata per inserire un file di suoni, un filmato o un altro oggetto multimediale.
Una volta terminato l'inserimento dei dati nei campi, il record viene aggiornato spostandosi su un
record diverso della stessa tabella.

3.2 Modificare una maschera


Una maschera non corrisponde sempre alle funzionalit richieste dall'utente o al suo gusto estetico,
per cui, possibile modificarla in qualsiasi momento.
Se ne pu cambiare semplicemente il nome o intervenire sulla sua struttura.
Ogni componente nell'area nella finestra un oggetto, con determinate propriet.
Le modifiche possono riguardare:
La posizione (per esempio, lo spostamento di un campo da un punto ad all'altro della
finestra).
Il contenuto (per esempio, la modifica di una descrizione nella videata).
Le dimensioni (per esempio, la variazione delle dimensioni di una casella di testo).
La forma (per esempio, il tipo di carattere utilizzato).
Il layout (per esempio, l'estetica della finestra).
L'ultima voce, legata alla modifica dell'estetica, potrebbe apparire di secondaria importanza rispetto
alla gestione dei dati del database.
Invece, inserire i dati in una pagina gradevole alla vista rende pi piacevole il lavoro e minore la
fatica.
Quando si crea manualmente la maschera in modalit struttura, ogni oggetto viene inserito con una
tecnica che comprende la selezione del tipo di oggetto e poi il suo posizionamento nello spazio
rettangolare della finestra, per mezzo del drag and drop.
Al termine dell'inserimento, il computer mostra otto piccoli quadrati attorno al riquadro di
selezione, di cui quattro nei vertici e quattro al centro dei lati.
I piccoli quadrati vengono chiamati manigliette e sono utilizzati per variare le dimensioni
dell'oggetto selezionato.
Se si porta il puntatore su una delle manigliette, la si prende e la si trascina verso l'esterno
dell'oggetto, le dimensioni di quest'ultimo aumentano di un valore proporzionale allo spostamento.
Nello stesso modo, si possono ingrandire (o rimpicciolire) le zone rettangolari destinate alle
descrizioni che affiancano i campi, per poter averecaratteri pi grandi e quindi pi leggibili.
Una maschera accompagna l'inserimento e la modifica dei dati di un record, per cui rendere i campi
distinti tra loro aiuta la leggibilit.
L'insieme dei campi e delle scritte nella finestra pu essere raggruppato sotto una
grande intestazione che faccia da titolo; i campi possono essere raccolti anche per gruppi omogenei.
Separandoli per tipologia, i titoli guiderebbero gli occhi dell'operatore nell'immissione dei dati.
Per ci che consente la formazione del testo, una maschera include titoli, descrizioni dei campi e
caselle di vario genere: compaiono quindi diverse scritte, ognuna con le proprie caratteristiche.
Si possono modificare le caratteristiche dei vari oggetti intervenendo sul font, sulle dimensioni,
sugli attributi come grassetto, corsivo, sottolineato e infine sul colore.
Le scritte possono inoltre essere allineate a sinistra, al centro e a destra dello spazio destinato.
Variando le dimensioni della casella che le contiene, si pu disporre il testo su pi righe oppure
lasciarlo su una sola.
Il colore di sfondo riguarda sia la maschera, sia gli oggetti da inserire nella finestra: possibile
assegnare un colore a ogni elemento, indipendentemente dagli altri.
Lo sfondo pu assumere un numero notevole di tinte o essere trasparente. Se a essere trasparente
lo sfondo di un oggetto, sotto la scritta o il contenuto della casella comparir il colore di sfondo
della maschera.
Un'altra possibilit di modifica di una maschera legata alla manipolazione degli oggetti per
trasferirli da una zona all'altra del finestra, utile per raggrupparli in gruppi omogenei o per
assegnare loro un formato particolare.
Poich in una maschera si trovano anche oggetti come le finestre a discesa, che si aprono verso il
basso, alcune volte pu essere utile lasciare un po' di spazio sotto di esse, per evitare di coprire altri
campi.

3.2.1 Definire la formattazione del testo


Per variare la formattazione del testo di una maschera necessario prima di tutto aprirla in modalit
struttura.
Nella finestra database:
1. Si fa clic sul pulsante Maschere.
2. Si seleziona la maschera nella quale si intende lavorare.
3. Si fa clic sul pulsante Struttura.
A questo punto, nella finestra appaiono una serie di scritte.
Parte di esse sono titoli; altre sono quelle che compaiono accanto (oppure sopra) a un campo e ne
descrivono il contenuto.
I dati contenuti nei campi sono testi all'interno delle caselle e anche su di essi possibile intervenire
per applicare opzioni di formattazione.
Per poter impostare le propriet di un testo, necessario prima selezionare e poi agire.
In una maschera di un database, per, ci che deve essere selezionato l'oggetto che stato inserito
e non la scritta stessa.
In una maschera di un database, una scritta parte integrante dell'oggetto inserito in una zona
rettangolare.
L'oggetto ha una serie di propriet: la formattazione del testo viene applicata selezionando
interamente l'oggetto e quindi agendo su una o pi delle sue propriet, incluse quelle relative al
testo quali dimensioni, colore, allineamento e cos via.
Il fatto che le opzioni di formattazione del testo si applichino all'oggetto che lo contiene significa
che due parti di una scritta presente in un campo non possono avere attributi diversi.
Per esempio, non si pu ottenere una parte della scritta con un font e l'altra con un font diverso.
La sequenza di operazioni da eseguire in Microsoft Access per variare uno degli attributi dei
caratteri di una scritta inserita come titolo nella maschera :
1. Fare clic sull'oggetto che contiene la scritta.
2. Fare clic sull'icona della Barra degli strumenti Formattazione (maschera/report) che
corrisponde all'attributo da modificare.
La Barra degli strumenti Formattazione si riferisce sia a maschera sia a report, perch pu essere
utilizzata per entrambi gli strumenti del database.
Le icone presenti permettono di intervenire su:
Font carattere
Grassetto
Sottolineato
Dimensione carattere
Corsivo
Allineamento scritta
Per cambiare font e dimensione si lavora mediante le caselle di riepilogo che hanno accanto un
pulsante con la freccia rivolta verso il basso.
Nella casella del font appare il nome della famiglia di caratteri in cui scritto il testo.
Facendo clic sul pulsante, si apre la finestra a discesa che contiene i nomi degli altri font
disponibili; per apportare una modifica sufficiente selezionare un nome e il programma proceder
alla sostituzione immediata.
In Microsoft Access 2000 il nome del tipo di carattere viene visualizzato per mezzo del carattere
stesso: in questo modo molto semplice decidere gli eventuali cambiamenti.
La modifica della dimensione avviene con le stesse modalit.
Nella finestra a discesa vengono elencate tutte le dimensioni che i caratteri possono assumere,
espresse in numero di punti tipografici.
L'intervallo di dimensioni disponibile molto ampio e, solitamente, comprende valori compresi tra
8 e 72 punti.

L'attivazione o la disattivazione di uno degli attributi grassetto, corsivo e sottolineato avviene


facendo clic sull'omonima icona, che funziona come interruttore: la prima vota il pulsante rimane
"abbassato" e l'attributo viene impostato; il clic successivo lo disattiva, e il pulsante ritorna
"sollevato".
Anche per l'allineamento della scritta, si agisce con un clic sull'omonima icona/pulsante.
Questa volta per le tre icone sono reciprocamente esclusive.
Per esempio, facendo clic su Allinea a sinistra, la scritta viene allineata sulla sinistra della casella e
l'icona appare come premuta.
Se si fa clic su Centra, la scritta viene centrata rispetto i bordi laterali, l'icona Centra appare premuta
e quella Allinea a sinistra ritorna all'aspetto normale.
Sul testo si pu agire anche con modalit di tipo diverso dall'utilizzo delle icone della Barra degli
strumenti Formattazione.
E' stato detto che l'elemento casella presente nella maschera un oggetto autonomo del quale fa
parte anche il testo contenuto.
Essendo un oggetto, ha propriet sulle quali possibile intervenire.
Per visualizzare ed, eventualmente, modificare una qualsiasi delle propriet di un oggetto in una
maschera, in Microsoft Access la sequenza operativa da eseguire :
1. Fare clic con il tasto destro del mouse sull'oggetto.
2. Fare clic sull'ultima voce in basso, Propriet.
Viene visualizzata una finestra che contiene una serie di pagine, alle quali si pu accedere
facendo clic sulle linguette poste in alto.
La prima di esse Formato e contiene un grande numero di propriet elencate in una tabella,
accanto alla loro descrizione.
Se lo si desidera, si pu modificare la formattazione del testo agendo sulla singola riga delle
propriet.
Facendo clic su una voce, la si pu cambiare immettendone direttamente il nuovo valore tramite
tastiera.
In alternativa, il programma offre la possibilit di fare clic su un pulsante laterale, che provoca
l'apertura di una finestra a discesa nella quale sono elencati i valori da assegnare alla propriet.
E' sufficiente selezionare quello desiderato per sostituirlo al valore della propriet corrente.
Gli attributi accessibili tramite la Barra Formattazione sono solo alcuni tra quelli cui si pu accedere
dalla finestra Propriet, che li riporta tutti.

3.2.2 Cambiare il colore di sfondo


Font, dimensione e allineamento sono solo parte degli attributi che possibile modificare.
Ve ne sono alcuni che riguardano il colore con il quale vengono visualizzate le scritte e altri
elementi della maschera, per esempio il bordo o gli sfondi.
Il colore di una casella pu essere scelto tra le tonalit che il programma mette a disposizione.
Un'alternativa quella di lasciare lo sfondo trasparente, ossia vedere nello sfondo della casella il
colore di quello impostato per l'intera area della maschera.
Per verificarne i colori di alcuni degli elementi della maschera o modificarli, si parte sempre
dall'aprire la maschera in modalit struttura.
Quando appare la finestra della maschera con tutti i componenti da selezionare, si pu lavorare sulla
singola casella oppure sull'intera maschera.
Se si fa clic su una casella, nella Barra degli strumenti Formattazione si possono utilizzare le icone:
Colore carattere/primo piano
Colore riempimento/sfondo

Colore linea/bordo
Spessore linea/bordo
Aspetto della casella
L'icona Colore carattere/primo piano reca una "A" sopra una lineetta colorata, con accanto un
piccolo pulsante con la freccia rivolta verso il basso.
Facendo clic sull'icona, si assegna al testo il colore della lineetta.
Se si preferisce un altro colore, occorre fare clic sul piccolo pulsante accanto all'icona: si apre una
finestra che permette di scegliere tra una serie di piccoli quadrati colorati quello da attribuire,
semplicemente con un clic.
Il testo nella casella diventer di quel colore e la lineetta sotto la lettera "A" cambier di
conseguenza.
Le altre due icone Colore riempimento/sfondo e Colore linea/bordo funzionano in maniera analoga:
presentano un simbolo grafico disegnato su una lineetta colorata.
Il colore della lineetta quello predefinito, ma naturalmente pu essere modificato facendo clic sul
piccolo pulsante accanto all'icona e aprendo la finestra con la tabella dei colori disponibili.
L'icona Colore riempimento/sfondo imposta il colore dello sfondo della casella selezionata, mentre
quella Colore linea/sfondo definisce la tonalit della linea che le fa da cornice.
Se si deve modificare lo sfondo di pi caselle all'interno della stessa maschera, si pu evitare la
sequenza selezione della singola casella e assegnazione del colore di sfondo facendo clic sull'icona.
Si possono selezionare contemporaneamente pi caselle poi applicare il colore a tutte.
Lo spessore del bordo in una casella viene assegnato mediante l'icona Spessore linea/bordo.
Anche in questo caso, come quello citato in precedenza, si pu utilizzare la tecnica che prevede un
clic sul piccolo pulsante accanto all'icona per accedere ai diversi spessori a disposizione.
L'icona Aspetto della casella, poi, assegna una forma di tipo lineare oppure tridimensionale, in base
alla scelta operata dall'utente.
In Microsoft Access gli aspetti disponibili sono:
Piatto
In rilievo
Incassato
Inciso
Ombreggiato
Sottolineato

3.2.3 Importare un'immagine o un file grafico


Se un campo del record definito come Oggetto OLE, pu essere importante stabilirne le
dimensioni se si tratta di un'immagine oppure di un altro tipo di file, per esempio un disegno o
un grafico.
Quando viene creata la maschera, la casella associata al campo in un punto preciso e occupa una
zona di spazio rettangolare.
Facendo clic su di essa, vengono visualizzate le otto manigliette mediante le quali agire, con il drag
and drop, per ridimensionarla.
E' fondamentale conoscere le dimensioni massime dei file grafici che saranno inseriti nel campo,
perch se quelle della casella associata non riuscissero a comprendere quelle dell'immagine,
quest'ultima non sarebbe visualizzata correttamente.
Come si agisce per inserire un'immagine in un campo di un record?

Il presupposto necessario che, nella creazione della tabella, sia stato assegnato al campo il tipo di
dati Oggetto OLE.
Creando la maschera che si riferisce al record della tabella, al suo interno si inserir una casella
corrispondente al campo.
L'inserimento dell'immagine pu essere eseguito con una sequenza di comandi, che in Microsoft
Access la seguente:
1. Aprire il database.
2. Fare clic sul pulsante Maschera.
3. Fare doppio clic sull'icona della maschera.
4. Selezionare il campo.
5. Fare clic su Inserisci, nella Barra dei menu.
6. Fare clic su Oggetto.
7. Nella finestra di dialogo che viene visualizzata, fare clic su Crea da file.
La finestra di dialogo mostra una casella con la scritta File, nella quale scrivere il percorso e il nome
del file che contiene l'oggetto (in questo caso l'immagine) da inserire nel campo.
Se non si desidera scrivere il nome o non si ricorda con precisione dove stato memorizzato il file,
si pu fare clic sul pulsante Sfoglia: verr aperta una finestra nella quale il programma visualizza
il file system, con i cinque pulsanti di
navigazione Cronologia, Documenti,Desktop, Predefiniti e Cartelle Web.
Scelta la cartella, una volta selezionato il nome relativo si pu confermare sul pulsante OK; un
ulteriore clic sul pulsante OK della finestra di dialogo Inserisci oggetto fa s che l'immagine venga
inserita nel campo.
Per inserire un'immagine all'interno della casella, possibile servirsi anche della copia di
comandi Copia e Incolla.
Per esempio, se si ipotizza di avere i file delle immagini da inserire memorizzati in una particolare
cartella del file system, bisogna visualizzare il contenuto della cartella nella quale sono memorizzati
i file con le immagini (per esempio, con Esplora risorse), fare clic con il tasto destro del mouse
sull'icona del file che contiene l'immagine e fare clic sulla voce Copia nel menu contestuale.
Per poter procedere, necessario passare nella finestra dove visualizzata la maschera.
Giunti a visualizzare la casella del campo che conterr l'immagine, bisogna fare clic con il tasto
destro del mouse sulla casella, nel menu contestuale, fare clic su Incolla.

3.2.4 Modificare la disposizione degli oggetti nella maschera


Casella di testo, pulsanti di azione, titoli descrittivi del contenuto di una zona e altri componenti
ancora rendono la maschera un elemento decisamente affollato.
Ogni oggetto ha proprie caratteristiche, tutte raggruppate nelle propriet.
Tra gli attributi ci sono quelli che riguardano le sue caratteristiche estetiche e quelli che si
riferiscono alle sue prerogative fisiche, come la collocazione e le dimensioni.
La disposizione di un oggetto nella maschera pu a sua volta riguardare sia la disposizione fisica,
sia quella logica.
La prima si riferisce al punto dove sono posizionati i singoli oggetti nell'area che fa da sfondo alla
maschera.
Quella logica si riferisce invece all'ordine in base al quale si incontra la casella nella sequenza dei
vari oggetti.
Per quello che riguarda il posizionamento fisico degli oggetti nella maschera, sempre possibile
spostarli uno rispetto all'altro se il layout complessivo non soddisfa le proprie esigenze estetiche;
spostare un oggetto rispetto a un altro pu essere utile anche per motivi funzionali.
Per esempio, si potrebbe desiderare di avere i due campi Cognome e Nome affiancati in orizzontale
e non disposti uno sopra l'altro.
Per spostare un campo in una posizione diversa da quella corrente, si utilizza il mouse.
Con esso, si pu prendere l'oggetto e trasferirlo in un'altra zona della maschera, mediante il drag

and drop.
Per modificare la disposizione di un oggetto nella maschera, sufficiente:
1. Aprire la maschera in modalit struttura.
2. Portare il puntatore del mouse su di esso e premere il tasto sinistro.
3. Tenendolo premuto, trascinare l'oggetto fino alla nuova destinazione.
Prima di modificare la disposizione logica di un oggetto della maschera, occorre fare una piccola
premessa: quando si crea automaticamente una maschera oppure lo si fa manualmente, ci si aspetta
sempre che i campi vengano riportati nell'ordine che hanno nelrecord.
Questo significa che ogni volta ci si sposta da un campo a un altro, con la freccia direzionale in
basso oppure con il tasto tabulatore, si pensa istintivamente che il puntatore si porti nel campo
immediatamente successivo in ordine di sequenza.
Non per detto che debba essere cos: per modificare la sequenza con la quale i campi vengono
raggiunti uno dopo l'altro mediante tabulatore, in Microsoft Access la procedura operativa da
seguire :
1. Aprire la maschera in modalit struttura.
2. Fare clic con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi all'interno della maschera.
3. Nel menu contestuale, fare clic su Ordine di tabulazione.
Verr visualizzata la finestra di dialogo dove riorganizzare la sequenza nella quale vengono visitati i
campi quando si preme il tasto tabulatore.
Se l'utente lo desidera, pu selezionare uno o pi righi, portando il puntatore del mouse sulla
sinistra del rigo e facendo clic; a questo punto potr trascinarli in un'altra posizione tenendo
premuto il tasto sinistro.
Pu capitare anche che, giocando con gli spostamenti, i campi diventino talmente confusi che non si
riesca pi a venire a capo della situazione.
In questo caso il programma offre un aiuto sotto forma del pulsante Ordinamento automatico:
facendo clic su di esso, si imposta automaticamente come sequenza di tabulazione quella che va da
sinistra verso destra e dall'alto verso il basso.
Alla fine sufficiente fare clic sul pulsante OK per confermare la nuova disposizione degli oggetti.

Capitolo 4: Reperire informazioni


In questo capitolo si apprender come si accede a un database esistente, come trovare un record in
base a criteri assegnati, come creare delle query e salvarle, come si applicano i filtri alle query e
come si rimuovono.
Inoltre, si apprenderanno le modalit per perfezionare un'interrogazione, come si aggiungono e
come si eliminano i campi alle query.

4.1 Operazioni di base


Consultando i dati di un database ci si potrebbe trovare nella condizione di non riuscire a ottenere
nel modo carretto l'informazione che serve.
Un database viene creato progettando in maniera adeguata le tabelle di cui composto.
Ognuna di esse strutturata in record, i cui campi hanno dimensioni ottimizzate per contenere i
dati; per renderne pi semplice l'immissione o la modifica, vengono create maschere.
Il database dei cittadini di un comune sarebbe simile a un grosso contenitore.
I record potrebbero contenere tutti i dati delle persone che vivono in quel luogo, dal punto di vista
anagrafico.
Se per stampare un certificato di residenza, si dovesse aprire una maschera e scorrere i record uno
dopo l'altro, i database non avrebbero probabilmente il successo e la diffusione che hanno.
L'importanza di un database nella gestione dei dati risiede in buona parte nella facilit di cercare,
trovare e presentare le informazioni che occorrono a uno o pi utenti.
Nell'esempio del database degli abitanti di un comune, questo significa poter accedere alle
informazioni sui cittadini residenti, stampare certificati di famiglia e visualizzare le liste delle

persone che godono del diritto di voto.


I dati contenuti nel database diventano informazioni che ogni impiegato deve poter estrarre nel
modo pi semplice possibile, seguendo differenti criteri di selezione.
Per estrarre informazioni da un database si utilizzando delle query, ossia procedure di
interrogazione.
Normalmente, le query forniscono le informazioni prodotte sotto forma di foglio dati.
Per visualizzare le informazioni prodotte da una query si possono anche utilizzare le maschere.
Per stamparle, si possono sfruttare i report ossia procedure con le quali le informazioni estratte
vengono organizzate per essere riprodotte sotto forma di righe su carta e, volendo, anche a video.
Per creare una query, sono diverse le domande da porsi.
Per esempio, occorre avere chiaro:
Qual l'obiettivo per il quale creare la query.
Da quale tabella si desiderano le informazioni.
Quali campo del record utile visualizzare.
Se ci sono tabelle, correlate a quella principale, da cui leggere dati.
In quale ordine devono essere poste le informazioni.
Quali sono i criteri di selezione da applicare.
Una query uno strumento di interrogazione dati potente e versatile.
Per, si pu creare una query valida solo dopo aver definito una serie di aspetti che ne indirizzino
correttamente il lavoro di realizzazione.
In primo luogo, non detto che si debba creare una sola query per ogni tabella. Da una stessa
tabella possono essere create quante query si vogliono, ognuna con un proprio obiettivo.
Si supponga di effettuare delle interrogazioni sul database dei cittadini di un comune, per esempio,
chiedendo di visualizzare i dati per la stampa di un certificato di nascita; le informazioni che
vengono riprodotte sono il cognome, il nome, il luogo e la data di nascita della persona per cui
stato richiesto, anche se nella tabella anagrafica sono contenuti molti altri campi.
Se si deve controllare il numero di vaccinazioni, le notizie visualizzate riguarderanno il tipo e la
data in cui sono state eseguite.
Dato che sulla stessa tabella possono essere effettuate pi interrogazioni per avere informazioni di
natura diversa, evidentemente nei risultati compariranno solo parte dei dati di un record e solo parte
dei record di una tabella.
In particolare, ci sono solo i campi che l'utente ha scelto di visualizzare, in relazione all'obiettivo
della query; analogamente, ci sono solo i record che soddisfano un dato criterio di selezione, che,
nel caso del database del comune, ottenere il contenuto dei campi cognome e nome uguale ai dati
del richiedente del certificato.
Il risultato di una query viene chiamato RecordSet. Un RecordSet non una tabella, ma una
particolare vista di una porzione dei dati in essa contenuti.
Per maggiore precisione, una query pu anche offrire risultati desunti da pi tabelle in relazione tra
loro.
In opportune condizioni, i dati visualizzati dal RecordSet possono anche essere modificati,
aggiornando, cos, i campi delle tabelle dai quali sono stati letti.
I tipi di query disponibili in Microsoft Access, che comunque in questo modulo non verranno
approfonditi, sono:
Query di selezione
Query con parametri
Query a campi incrociati
Query di comando
Query SQL
Una Query di selezione quella pi comunemente utilizzata, perch permette di leggere dati da una
o pi tabelle e presentare i risultati sotto forma di un foglio dati.
Consente anche di ottenere valori calcolati con quelli dei campi letti dall'interrogazione.

Nel foglio dati nel quale viene visualizzato il RecordSet, possibile anche modificare i dati per
aggiornare le tabelle di partenza.
Spesso, per ottenere le informazioni da un'interrogazione, necessario chiedere tutti i record nei
quali si trovano dati che vanno "da..." "a...".
Con la Query con parametri, il programma visualizza una finestra di dialogo nella quale chiede
all'utente di inserire i valori necessari per fare i confronti.
Per esempio, si potrebbe chiedere di stampare (o di visualizzare) tutti i cittadini di un comune il cui
cognome abbia l'iniziale compresa tra due lettere dell'alfabeto.
Una Query a campi incrociati utile per recuperare valori complessivi, calcolati a partire da altri
presenti in un campo di una tabella, raggruppandoli sotto una doppia intestazione, presente in due
zone in alto e a sinistra del foglio dati.
Serve per effettuare valutazioni come quelle che si possono desumere dalla visualizzazione di una
tabella pivot, in un foglio elettronico come Microsoft Excel.
La Query di comando permette di eseguire modifiche su pi record di una tabella
contemporaneamente: le operazioni possibili riguardano la cancellazione, l'aggiornamento e
l'aggiunta di nuovi record, fino alla creazione di una nuova tabella.
Le Query SQL (da Structured Query Language) vengono utilizzate da chi conosce l'SQL, un
linguaggio standard per l'interrogazione dei database.
La creazione di una query avviene per gradi e con una sequenza di operazioni che possono essere
sia manuali, sia guidate dal programma.
Le basi di partenza sono l'accesso al database e la definizione dei criteri di selezione e di
ordinamento dei risultati.

4.1.1 Accedere a un database esistente


Per reperire informazioni in un database, la prima operazione da eseguire laccesso
alletabelle che ne fanno parte.
Quando si lancia in esecuzione Microsoft Access, si apre la finestra di dialogo che chiede a quale
database accedere.
Scegliendo il nome tra quelli elencati nel riquadro in basso della finestra di dialogo e
confermandolo, il programma legge il file dal disco e lo porta in memoria centrale.
Per permettere allutente di lavorare, si apre una finestra che contiene gli strumenti a disposizione,
che riguardano la gestione di Tabelle,Maschere, Query, Report, Pagine Web, Macro, Moduli.
Per la gestione delle query, necessario fare clic sul pulsante Query, che viene visualizzato in una
colonna sulla sinistra della finestra degli strumenti.
Una premessa fondamentale allattivit di costruzione di una query che debba essere stata creata
almeno una tabella; in caso contrario non possibile stabilire su quali dati debba operare.
Inizialmente, nel riquadro di destra compaiono solo due elementi:
Crea query in visualizzazione struttura
Crea una query mediante una creazione guidata
Nel primo caso, lutente deve creare manualmente la query e imporre le condizioni di selezione e i
criteri di ordinamento che desidera, operazione che pu essere svolta con facilit dopo aver fatto un
po di pratica.
Con la creazione guidata, il programma ad aiutare lutente nella costruzione della query, attraverso
una serie di finestre di dialogo.
Allinterno di ciascuna di esse, lutente pu fare scelte e inserire informazioni necessarie per
completare il lavoro.

4.1.2 Trovare un record sulla base di criteri assegnati

Se si cerca uninformazione, significa che si stanno prendendo dei record da un gruppo molto pi
ampio. La scelta di uno rispetto a un altro viene eseguita sulla base di precisi criteri. Quelli
maggiormente utilizzati possono riguardare:
Caratteri
Date
Numeri
Per esempio, si pu chiedere di disporre di tutti i record in cui un campo cognome inizi con la
lettera "M", di tutti quelli che contengono le fatture emesse da una data a unaltra oppure di tutte le
persone che abbiano pi di due figli.

E possibile anche poter combinare i diversi criteri, per avere un risultato mirato allobiettivo per il
quale si sta creando la query.
Quando si lavora con una query in mobilit struttura, per ogni campo esistono due voci che possono
accettare criteri stabili dallutente.
Nelle caselle possono essere inseriti operatori booleani (o logici) che permettono operazioni di
confronto tra il valore del campo e quello inserito dallutente.
Gli operatori sono quelli classici utilizzati nei programmi; di seguito ne vengono elencati alcuni tra i
pi noti, presenti in Microsoft Access:
Segno

Significato

<

Minore di

>

Maggiore di

Uguale a

Per esempio, in un campo Cognome si potrebbe scrivere:


<"M"
Questo provocherebbe la visualizzazione di un foglio dati che include solo i record che, nel campo
in esame, hanno liniziale minore della lettera "M
Se invece si scrivesse un valore, senza aggiungere un operatore logico, la query produrrebbe come
risultato tutti i record che contengono esattamente quel valore e non altri.
Per esempio, se in un campo data si scrivesse:
04/03/1955
il foglio dati visualizzerebbe tutti i record che hanno quella data.
Se non fosse memorizzata in alcun campo della tabella, il foglio dati risulterebbe vuoto; se quella
data fosse registrata in un solo record, lesecuzione della query mostrerebbe unicamente quello che
la contiene.
La sintassi delle query prevede che i valori dei criteri rispettino determinate regole: le virgolette che
racchiudono un campo alfanumerico sono importanti, per esempio, per far capire che si tratta di
caratteri e non altri tipi di dati.
Per evitare di trovare errori nelle query a causa di dimenticanze, il programma stesso a correggere
automaticamente le scritte che iniziano con caratteri inserite nei criteri, aggiungendovi le virgolette
allinizio e alla fine.
Analogamente, nel caso di criteri che comprendono campi di tipo Data, il programma aggiunge
prima e dopo il valore dei caratteri cancelletto (#), come vuole la sintassi delle query.
Per esempio, la data precedente assumerebbe la forma: #04/03/1955#
I campi di tipo numerico, invece, vengono lasciati senza simboli aggiunti, in quanto non sono
possibili ambiguit.

4.1.3 Creare una semplice query

4.1.4 Creare una query con criteri multipli


Al centro della finestra di dialogo finale della creazione guidata di una query si trovano due pulsanti
di controllo, le cui etichette recitano:
Aprire la query per visualizzare le informazioni
Modificare la struttura della query
La prima voce risulta attivata per defult, quindi un clic su Fine mostra immediatamente il risultato
del lavoro.
La voce Modifica la struttura della query pu essere selezionata per passare alla modalit struttura
della query appena creata.
Questa modalit di visualizzazione utile per sfruttare la possibilit di aggiungere criteri di scelta e
di ordinamento dei record.
Ogni campo inserito compare in una colonna che, dallalto verso il basso, comprende le seguenti
voci:
Un modo semplice per creare una query in Microsoft Access quello di servirsi di una creazione
guidata: dopo aver aperto il database, necessario fare clic sul pulsante Query nella finestra degli
strumenti, per visualizzarle i due comandi nel riquadro di destra.
Facendo clic sulla voce, Crea una query mediante una creazione guidata compare la finestra di
dialogo che chiede due informazioni:
Da quale tabella si intendono prendere i dati da selezionare.
Quali campi di questa tabella si desidera visualizzare.
Le operazioni possono essere eseguite piuttosto velocemente: sufficiente fare clic sul pulsante con
la freccia rivolta verso il basso, posta accanto alla casella di riepilogo con i nomi delle tabelle e
delle query esistenti.
Una volta aperta la finestra a discesa corrispondente, si scorre la lista delle tabelle, utilizzando
eventualmente la piccola barra di scorrimento verticale; effettuata la scelta con un clic sul nome, nel
riquadro in basso sulla sinistra il programma visualizza lelenco di tutti i campi che ne compongono
il record.
Supponendo che la tabella dei dati degli impiegati di unazienda, se ne vedrebbe il codice
identificativo, il cognome, il nome, lindirizzo, la citt, la data di nascita e cos via.
Per inserire tutti i dati nella query, sufficiente fare clic sul pulsante al centro con il doppio simbolo
di maggiore (>>): tutti i campi mostrati a sinistra passerebbero nel riquadro di destra.
Facendo clic sul pulsante Avanti, si arriverebbe alla finestra di dialogo conclusiva, dalla quale
sarebbe possibile dare un nome alla query (sostituendolo a quello generico che il programma
assegna in automatico) e quindi fare clic sul pulsante Fine per completarla.
Si potrebbero desiderare solo alcuni campi del record di una tabella.
Per esempio, con quella degli impiegati sarebbe possibile creare un foglio dati di riferimento per
una sorta di rubrica telefonica interna.
La scelta dei campi, quindi potrebbe suggerire di includere nella query solo:
Cognome
Nome
Citt
Numero di telefono
Nella prima finestra di dialogo, il loro inserimento si esegue in questo modo:
1. Si seleziona il nome del primo campo (Cognome) nel riquadro di sinistra.
2. Si fa clic sul pulsante con il segno ">" per portare il campo nel riquadro di destra.

3. Si ripete loperazione per tutti gli altri campi.


Facendo clic sul pulsante Avanti, si passa alla finestra di dialogo finale: questa volta si potr
scrivere, quale nome della query, "Impiegati: numeri di telefono" e quindi fare clic su Fine.
Campo
Tabella
Ordinamento
Mostra
Criteri
Oppure
La prima e la seconda voce fanno riferimento al nome del campo e alla tabella cui appartiene.
Attivando la casella della voce Ordinamento, i risultati della query vengono visualizzati nel foglio
dati in base allordine dei valori del campo in esame.
Lordinamento pu essere: Crescente o Decrescente.
Accanto alla casella Ordinamento viene visualizzato un pulsante con freccia rivolta verso il basso.
Con un clic si apre una finestra a discesa, al cui interno sono elencati i due valori possibili per
lordinamento e la scritta (Non ordinato).
Facendo clic su Crescente, i dati seguono lordine del campo della colonna dal minore al maggiore:
se il campo contiene caratteri, verr seguito lordine della "A" alla "Z".
Scegliendo Decrescente, i record verrebbero disposti nellordine opposto.
Se invece si facesse clic sulla voce (Non ordinato), non si attribuirebbe alcun criterio di
ordinamento al campo della colonna.
La casella di selezione Mostra viene applicata per visualizzare il campo nel foglio dati risultante
dalla query.
Disattivare la selezione utile per disporre di campi su cui avere un criterio di selezione oppure per
effettuare calcoli, senza mostrarne il contenuto.
Nei campi Criteri e Oppure si possono inserire pi criteri di selezione dei record della query,
combinandoli tra loro.
Si utilizzano gli operatori di confronto logici (maggiore di, minore di, uguale a, diverso da e loro
combinazioni) insieme con gli operatori che attivano le funzioni booleane AND e OR.
Per avere un aiuto dal programma, si pu fare clic con il mouse in una dalle caselle e poi
selezionare il pulsante Genera dalla Barra degli strumenti Struttura Query.
Viene attivato il generatore di espressioni di Microsoft Access.
Se i criteri di selezione vengono inseriti su uno stesso rigo per pi campi, il programma esegue un
AND tra i criteri, ossia seleziona i record che li soddisfano tutti contemporaneamente (se ce ne
sono).
Se invece i criteri sono posti su rughe diverse, il programma esegue un OR, selezionando i record
che ne soddisfano almeno uno.
Inserendo criteri di selezione in pu colonne, insieme con criteri di ordinamento, la query estrae i
record che rispettano i criteri imposti, visualizzandoli nellordine richiesto.

4.1.5 Salvare una query


Una volta completato il lavoro di creazione di una query, il programma pu aprirla immediatamente
e mostrare il risultato dellinterrogazione.
Nella rappresentazione foglio dati, viene visualizzata una tabella con le righe che contengono
i record selezionati sulla base dei criteri immessi e le colonne con i campi scelti in fase di creazione.
Si pu scorrere il foglio dati in su e in gi, mediante mouse o con tastiera (tramite i tasti direzionali
PgSu e PgGi).

Poich nella parte inferiore della finestra della query compare la barra che permette di navigare tra
le righe visualizzate, possibile muoversi tra i record anche per mezzo dei pulsanti di navigazione
(primo record, ultimo, precedente, successivo).
Spostandosi tra le righe, si possono anche modificare e aggiornare i dati nella tabella di
appartenenza.
Terminata la consultazione, possibile assegnare un nome alla query, salvandola come componente
integrante del database.
In Microsoft Access, quando si crea una query con la creazione guidata, nella parte superiore
dellultima finestra di dialogo viene visualizzata la casella di testo Scegliere il nome da
assegnare alla query; il programma propone una descrizione standard, composta dal nome della
tabella alla quale fa riferimento la query e dalla scritta Query.
Per assegnare un nome significativo dei risultati che si otterranno, sufficiente digitarlo nella
casella di testo e Access lo memorizzer nel database, insieme con quelli delle altre query.
Se si crea una query in visualizzazione struttura, completato linserimento dei campi e dei vari
criteri di scelta e ordinamento si fa clic sul pulsante di chiusura della finestra: a questo punto il
programma chiede se si intendono salvare le modifiche alla struttura della query.
Le risposte possibili sono tre:
S
No
Annulla
Se si sceglie Annulla si rimanda loperazione di salvataggio e si torna a lavorare in visualizzazione
struttura.
Se si risponde No, si rinuncia alle modifiche apportate alla query e la si chiude senza salvare nulla.
Rispondendo S, il programma visualizza una piccola finestra che include una casella di testo, dove
viene proposto un nome standard, Query1.
Il numero naturalmente cresce se si creano pi query senza assegnare loro un nome specifico.
Digitando il nome della query e fatto clic sul pulsante di conferma OK, essa viene salvato con un
nome che la rende facilmente individuabile: sar sufficiente fare doppio clic su questultimo per
poterla lanciare in esecuzione.

4.1.6 Applicare filtri a una query


Una query ha la funzione di estrarre dati da un database. Se esso grande, con la query viene
visualizzato un numero inferiore di record, che sono in questo modo leggibili con maggiore facilit.
Se si fa riferimento al database di dipendenti citato in precedenza, in cui lestrazione era riferita
semplicemente ai quattro campi Cognome, Nome, Citt e Numero di telefono, non viene ridotto il
numero di record, ma quello dei campi visualizzati.
Se si necessita del numero di telefono di un dipendente, di cui non si ricorda il cognome ma si sa
che abita in una certa citt, occorre comunque scorrere larchivio.
Una soluzione possibile quella di applicare un filtro a una query.
Il filtro una funzione che provoca la visualizzazione dei soli record di un foglio dati che
corrispondono a un certo requisito.
E' un po come attribuire un criterio di scelta, ma con la possibilit di farlo in qualsiasi momento e
senza intervenire sulla struttura della query.
Per applicare un filtro a una query, infatti, necessario lavorare in visualizzazione foglio dati.
Supponendo di voler visualizzare tutti i record di una tabella di prodotti raggruppati in categorie
merceologiche, in Microsoft Access la sequenza operativa sarebbe:
1. Aprire il database
2. Fare clic sul pulsante Query nella finestra degli strumenti del database.
3. Fare doppio clic sul nome della query "Elenco alfabetico prodotti".
4. Fare clic sul campo Categoria, in corrispondenza del nome della categoria (per esempio
"Condimenti") sulla quale si intende impostare il filtro.

Fare clic su Record, nella Barra dei menu.


5. Selezionare Filtro.
6. Fare clic su Filtro in base a selezione.
Subito dopo, il foglio dati mostrer solo le righe del campo Categoria che contengono Condimenti.
In questo modo si ottiene levidente vantaggio di visualizzare solo il tipo di prodotti che interessa,
evitando un lunghissimo elenco di righe; sar pi facile cercare o modificare un record e,
soprattutto, non stato necessario intervenire sulla struttura della query.

4.1.7 Rimuovere filtri ad una query


E possibile anche applicare a una query un secondo filtro, o anche un terzo e cos via, ma in realt
questa operazione potrebbe essere utile solo in particolari occasioni.
In Microsoft Access, sono disponibili vari tipi di filtri. Oltre a Filtro in base a selezione si trova, per
esempio, il Filtro in base a maschera.
Per applicare il filtro in base a maschera alla query, la sequenza operativa Record/Filtro/Filtro in
base a maschera.
Il foglio dati diventa ununica riga.
Ogni campo di questa riga pu essere attivato facendo clic sulla casella; sulla destra viene
visualizzato un pulsante con freccia rivolta verso il basso, che permette di accedere a una finestra a
discesa nella quale sono riepilogati tutti, e solo per una volta, i valori presenti in quel campo.
La selezione funziona anche combinando le scelte dei diversi campi.
Si ipotizzi di lavorare, per esempio, con fogli dati risultante dalla query dellelenco dei prodotti
alimentari citata in precedenza, e di aver attivato Filtro in base a maschera.
Facendo clic nella casella corrispondente a Categoria, verrebbero visualizzate tutte quelle
disponibili nellelenco dei record: per esempio, potrebbero essere dieci diverse su un totale di cento
record.
Si potrebbe allora selezionare la categoria "Condimenti" e, chiedendo al programma di avviare la
ricerca, il foglio dati mostrerebbe solo i record che appartengono a quella categoria.
Alla condizione precedente potrebbe essere aggiunta anche la selezione del nome di un certo
fornitore.
Chiedendo di applicare i filtri selezionati, questa volta il foglio dati visualizzerebbe solo le righe dei
prodotti della categoria "Condimenti" acquistati dal fornitore indicato.
Una volta applicate le condizioni sui campi, per applicare il filtro, occorre:
1. Fare clic su Filtro, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Applica filtro/ordina.
Una volta applicati uno o pi filtri su un RecordSet estratto con una query, si potrebbe desiderare di
ripristinare la situazione di partenza.
Per rimuovere i filtri, in Microsoft Access la procedura da eseguire, mentre si sa sta visualizzando
la query, :
1. Fare clic su Record, nella Barra dei menu.
2. Nel menu a discesa selezionare Rimuovi filtro/ordina.
Il programma visualizzer il foglio dati di partenza della query.

4.2 Perfezionare una interrogazione

Dopo aver costruito una query, lanciandola in esecuzione si ottiene un foglio di lavoro con
i record che soddisfano i criteri di scelta impostati dallutente.
Il RecordSet ottenuto rispecchia esattamente gli obiettivi per i quali stata creata la query.
Ma pu capitare che ci si accorga che la query non completamente soddisfacente.
Potrebbe servire aggiungere altri campi oltre a quelli gi inseriti, per avere la possibilit di
consultare altre informazioni.
Al contrario, ci si potrebbe accorgere che uno o pi campi presenti nel RecordSet non sono utili per
quel tipo i interrogazione.
Per fare un esempio, si pu richiamare ancora una volta la tabella degli impiegati, dalla quale sono
stati selezionati i campi:
Cognome
Nome
Citt
Numero di telefono
Le informazioni estratte dalla tabella sono servite per avere una semplice rubrica, al fine di
rintracciare un impiegato telefonando a casa.
Nellera appena iniziata della telefonia mobile, tuttavia, pi semplice rintracciare una persona sul
cellulare, piuttosto che chiamare il numero fisso del telefono dellabitazione.
Dunque pu essere utile inserire il campo "Telefono cellulare" nella query.
Occorre, perfezionare linterrogazione, intervenendo per modificare la query gi esistente.
Le operazioni possono riguardare:
Aggiunta di un campo
Cancellazione di un campo
Aggiunta di un ulteriore criterio di selezione
Modifica di un criterio di selezione esistente
Sostituzione di un criterio di ordinamento
Le attivita di modifica devono essere eseguite in seguito allapertura della query in visualizzazione
struttura.

4.2.1 Aggiungere campi a una query


Per aggiungere campi a una query, occorre visualizzarla in modalit struttura.
La finestra della query aperta divisa orizzontalmente in due met.
Nella met superiore vengono visualizzate le tabelle dalle quali sono stati presi i campi inseriti nella
query.
In quella inferiore viene visualizzata una griglia di righe e colonne del database.
Dallalto verso il basso, le righe contengono prima il nome e la tabella di appartenenza del campo,
quindi le caselle nelle quali impostare altrepropriet.
Laggiunta di un campo unoperazione eseguibile mediante il mouse.
Si supponga di avere una query con tre soli campi:
Prodotti
Nome categoria
Sospesi
Volendo aggiungere anche il campo Prezzo unitario, lazione viene eseguita tramite drag and drop:
1. Portare il puntatore sul campo da aggiungere alla query (in questo caso: Prezzo unitario), e
premere il pulsante sinistro del mouse
2. Tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinare la scritta con il nome del campo verso la
prima colonna libera della query.
Giunti con il puntatore sopra la prima casella in alto della colonna libera, lasciare il tasto sinistro.
Durante il trascinamento, il puntatore assume laspetto di un piccolo rettangolo tridimensionale,

simile a una casella di testo.


Il campo aggiunto riempie la colonna nella quale stato trascinato con il movimento del mouse.
Tornando alla visualizzazione del foglio dati, esso diventa il campo visualizzato sulla destra in
fondo a ogni riga.
Pi precisamente, apparir nella casella successiva allultima che compariva nella query, prima
della modifica.
Supponendo che si intenda inserire un nuovo campo Nome, in una query con Cognome, Citt e
Telefono, la nuova posizione dovrebbe essere quella di una casella tra il primo e il secondo campo.
Per aggiungere un nuovo campo in posizione intermedia tra quelli esistenti, sufficiente trascinarne
il nome in corrispondenza della casella che deve spostarsi verso destra.
Nellesempio dellinserimento del campo Nome, si prender la scritta Nome con il puntatore dal
riquadro dei campi della tabella in alto e la si trasciner sulla colonna del campo Citt.
Questa si sposter verso destra di una posizione, insieme con quelle dei campi successivi.
La nuova sequenza di campi (e, quindi, di caselle nella riga del foglio dati) diventer Cognome,
Nome, Citt e Telefono.

4.2.2 Eliminare campi da una query


Laltra possibilit di miglior utilizzo di una query quella di eliminare un campo esistente. Non
detto, infatti, che tutti i campi inseriti in una query in seguito risultino effettivamente utili.
Se ci si accorgesse che la visualizzazione dei risultati potrebbe mostrare un campo superfluo, le
soluzioni alternative possibili sono due:
Nasconderlo
Eliminarlo
In entrambi i casi necessario agire in modalit struttura della query, perch si tratta di intervenire
su un aspetto sostanziale del risultato da visualizzare.
La prima soluzione, ossia quella di nascondere la visualizzazione del campo, corrisponde a
disattivare la propriet Mostra.
Loperazione viene eseguita facendo clic sulla casella di selezione che appare sotto la
casella Ordinamento, nella colonna del campo specifico.
Questo, tuttavia, offre una soluzione apparente, perch anche se il campo non viene visualizzato
comunque presente nel RecordSet, rendendo pi complessa la query, pi lungo il tempo occorrente
per avere il risultato della sua elaborazione e una maggiore occupazione di memoria complessiva.
Nascondere un campo di una query utile se quel campo serve per altre funzioni, come per esempio
lapplicazione di un criterio di selezione, lutilizzo quale campo per lordinamento o lesecuzione di
un calcolo sul valore che contiene.
Una soluzione per togliere un campo che non serve la sua eliminazione.
In fondo, togliere un campo da una query non provoca una perdita di dati, ma solo la mancanza
della sua elaborazione nellinterrogare unatabella.
Una query, infatti, non una tabella che contiene dati, ma una serie di comandi che ne eseguono
lestrazione da una o pi tabelle del database.
Per di pi, leliminazione di un campo di una query non unazione irreversibile e se ci si accorge
che quel campo era utile, si pu sempre aggiungerlo nuovamente, in un momento successivo.
Per eliminare uno o pi campi da una query, necessario visualizzare la struttura della Query.
La finestra della struttura della query divisa in due zone orizzontali.
Nella met inferiore sono visualizzate le colonne dei campi inseriti nella query.
Per eliminare un campo, occorre prima selezionarlo con la sequenza operativa che segue:
1. Portare il puntatore sulla sottile barra grigia posta sul nome del campo da eliminare: il
puntatore assumer laspetto di una piccola freccia nera e spessa con la punta rivolta verso il
basso.
Premere il pulsante sinistro del mouse: lintera colonna risulter selezionata.

A questo punto, non resta che eliminare il campo.


Loperazione pu essere eseguita premendo il tasto Canc da tastiera o eseguendo la
sequenza Modifica/Elimina colonne dalla Barra dei menu.
Il risultato ottenuto leliminazione del campo.
Analoga azione pu essere eseguita su pi campi contemporaneamente.
Dopo aver selezionato il primo, possibile selezionare un gruppo di campi consecutivi, facendo clic
sulla barra grigia posta sullultimo nome della serie, mentre si tiene premuto il tasto Shift.
Quando risulteranno tutti selezionati, sufficiente premere il tasto Canc oppure eseguire la
sequenza Modifica/Elimina colonne, per eliminarli dalla query.

4.3 Ricercare, selezionare e ordinare


Un database progettato, realizzato e completato dei dati pronto per essere finalmente utilizzato.
Tuttavia, per ottenere informazioni occorre prima cercarle individuando, i record che rispettano un
dato criterio.
Potrebbe trattarsi di record che hanno un campo alfanumerico contenente un certo nome, un campo
data contenente una data che rientra in uno specifico intervallo oppure un campo numerico il cui
valore minore o maggiore di un valore numerico specificato dallutente.
Per esempio, nel caso del database dei cittadini di un comune, si possono interrogare gli stessi dati
anagrafici per conoscere:

Quale sia la residenza di una persona.


Se la persona sposata oppure no.
Quale sia la sua data di nascita, per emettere un eventuale certificato.
Se abbia superato i diciotto anni, per entrare nelle liste degli elettori del comune.
Come si pu notare, per ogni elaborazione vengono estratti i record che soddisfano le condizioni
imposte allinterno della procedura.
Nel caso di un certificato di residenza, vengono stampate le informazioni estratte dal record
composto dai campi cognome e nome con i dati che coincidono con quelli forniti da chi ha richiesto
il certificato.
Nel caso dellestrazione di record delle persone che abbiano pi di diciotto anni di et, invece, si
tratta di trovare quelli che hanno il campo Data di nascita, il cui contenuto una data inferiore di
almeno diciotto anni rispetto a quella di riferimento.
Per ottenere i risultati desiderati, la ricerca in un database deve essere pianificata correttamente.

4.3.1 Ricercare, selezionare e ordinare dati sulla base di criteri assegnati


Per ottenere informazioni con una query, importante definire correttamente i criteri di selezione
dei record e impostare lordinamento con il quale si desidera avere i dati estratti.
La ricerca dei record che rispettano i criteri impostati si verifica quando si esegue la query.
Se i dati nella tabella vengono aggiornati, lanciando successivamente la stessa query, il RecordSet
estratto e visualizzato nel foglio daticontiene gi i nuovi dati.
Il RecordSet di una query di selezione il risultato di unelaborazione con la quale si verificano i
criteri inseriti dallutente in maniera definitiva e riscontrabili nella visualizzazione struttura della
query.
Se si volessero estrarre informazioni sulla base di criteri assegnati di volta in volta, allora
occorrerebbe utilizzare una query parametrizzata.
In breve, si tratta di immettere la domanda che il programma dovr porre allutente nella
casella Criteri del campo da parametrizzare.

Perch sia riconosciuta come sintassi, necessario che la stringa di testo compaia tra parentesi
quadre e con il segno di due punti (:) alla fine.
Per esempio, in una query che contenga i nomi e la categoria di appartenenza di prodotti alimentari,
si potrebbe voler visualizzare quelli di una certa categoria.
Invece di modificare ogni volta la struttura della query, possibile fare in modo che sia il
programma a chiedere quale categoria di prodotti mostrare.
In Microsoft Access, la sequenza operativa la seguente:
1. Visualizzare la Struttura della Query.
2. Fare clic sulla casella Criteri del campo da parametrizzare (nellesempio: NomeCategoria).
3. Digitare la scritta, completa delle parentesi quadre: [Categoria:].
Per lanciare la query in esecuzione, la prima volta sufficiente passare direttamente alla
modalit Visualizza, che si ottiene facendo clic sullicona omonima nella Barra degli
strumenti oppure tramite la sequenza Visualizza/Visualizzazione foglio dati.
Il programma aprir una piccola finestra di dialogo, suddivisa in tre zone: in alto la domanda rivolta
allutente, al centro la casella di testonella quale si deve immettere il valore sul quale effettuare la
selezione e in basso i due pulsanti OK e Annulla.
Nellesempio della query sui prodotti, nella casella di testo sotto la domanda Categoria si potrebbe
scrivere Bevande e poi fare clic su OK per lanciare la query.
Il risultato sarebbe un elenco dei prodotti che appartengono alla categoria indicata dallutente.
Il grande vantaggio di questo tipo di query la possibilit di cambiare il valore del criterio,
semplicemente lanciandola in esecuzione.

4.3.2 Ricercare, selezionare e ordinare dati mediante comuni operatori logici


Nella realt del lavoro quotidiano su un database, non sempre sufficiente chiedere al programma
informazioni relative a record nei quali un certo campo ha un dato valore.
Parametrizzando la ricerca, nella rubrica estratta dal database degli impiegati si potrebbe per
esempio cercare il record della persona che ha un certo cognome.
Non detto, per, che questo soddisfi le necessit operative.
Si potrebbe decidere di cercare i record delle persone le cui iniziali vanno da una certa lettera a
unaltra, scelte dallutente nel momento in cui lancia la query.
Questo darebbe una maggiore flessibilit a chi deve chiedere informazioni, senza costringerlo a
sapere e digitare esattamente il cognome di una certa persona.
Volendo generalizzare lesempio, si potrebbe pensare di chiedere anche la visualizzazione
dei dati degli impiegati che abbiano la data di nascita inferiore a un certo anno, per limitare il
numero di record estratti.
Nellesempio che segue si chiede al programma di attivare la ricerca seguendo alcuni criteri:
Liniziale MAGGIORE o UGUALE a una certa lettera
Liniziale MINORE o UGUALE a unaltra lettera
La data di nascita MINORE di una certa data?
I termini in maiuscolo indicano alcuni operatori logici, che permettono di attivare i criteri sulla base
dei quali il programma deve selezionare i record che li soddisfano.
Per realizzare lesempio descritto, dopo aver aperto il database e successivamente la query in
modalit struttura, in Microsoft Access la sequenza operativa la seguente:
1. Nella casella Criteri del campo Cognome scrivere la stringa:
>=[Cognomi che iniziano da:] And <=[Cognomi fino a:].
2. Nella casella Criteri del campo DataNascita scrivere la stringa:

<[Data minore del:].


Passando alla modalit Visualizza foglio dati e ogni volta che si lancer in esecuzione la query, il
programma mostrer tre finestre di dialogo.
Nella prima chieder da quale lettera (o cognome) si intende iniziare, nella seconda la lettera finale
e nella terza la data rispetto alla quale quella di nascita dellimpiegato deve essere inferiore.
Dopo la terza conferma sul pulsante OK, la query produrr un foglio dati che rispetter esattamente
tutte le condizioni imposte dallutente.
Naturalmente a cura di chi interroga il database scrivere valori che siano congruenti.
Se si indicassero come lettera iniziale "L" e come lettera finale "B", ovviamente la query darebbe
come risultato un RecordSet vuoto.
Gli operatori logici disponibili in Microsoft Access sono:
Operatore

Significato

<

Minore di

<=

Minore o uguale a

>

Maggiore di

>=

Maggiore o uguale a

Uguale a

<>

Diverso da

Not

Non uguale a

Capitolo 5: Rendiconti
In questo capitolo si conoscer il concetto di report, come si genera e come si effettuano i
raggruppamenti in una particolare sequenza.
Inoltre, verranno spiegate le modalit per modificare un report, per personalizzare intestazione e pi
di pagina e come si raggruppano i dati di un report.

5.1 Generare rapporti


Di solito, si decide di creare e gestire i dati di un database per poter disporre, in qualsiasi momento,
di informazioni aggiornate.
Spesso si ha esigenza di visualizzare un elenco lungo, con informazioni dettagliate sulle quali
effettuare valutazioni.
Fanno parte di questo gruppo:
L'elenco dei cittadini di un comune che rientrano nelle liste elettorali.
L'elenco delle fatture dei prodotti acquistati da un certo fornitore.
L'elenco delle fatture di vendita in un preciso arco temporale, suddivise per area geografica e
per responsabile delle vendite.
Nei database, gli elenchi di informazioni, prodotti per essere stampati, vengono chiamati Report,
che in italiano si potrebbe tradurre conrapporti.
I report permettono di organizzare in modo logico le informazioni estrapolate dal database, da una o
pi tabelle o query, e impaginarle secondo un modello grafico, cos da ottenere pagine semplici e
piacevoli da consultare.
In genere, un gruppo nutrito di informazioni omogenee, estratte da un database, viene solitamente

riportato sotto forma di elenco, ossia una lista di notizie disposte in righe e con i campi riportati
ordinatamente uno sull'altro.
Per avere una stampa che sia utile, le informazioni devono rispettare criteri di selezione ben precisi
ed essere ordinate secondo la logica richiesta del tabulato.
Per le stampe che elencano dati numerici di tipo contabile (rendiconti), non sufficiente avere solo
una lista di campi uno sopra l'altro, ma importante anche leggere dopo un certo numero di righe
un totale riferito a valori numerici.
Una stampa prodotta da un programma di gestione database non sarebbe molto funzionale, se
l'utente fosse costretto a sommare a mano i valori di un campo per averne i totali.
Questi totali possono essere anche parziali, senza comunque escludere il totale generale alla fine. I
parziali generati in un report vengono chiamati subtotali.
Nei database, i report possono essere presentati sia a video, sia su carta. Consultare un report a
video pi veloce e permette di risparmiare il tempo necessario alla stampante per produrre i fogli.
Una stampa, per di pi realizzata in pi copie, tuttavia indispensabile se le informazioni devono
essere consultate da pi persone contemporaneamente, per esempio durante una riunione per la
valutazione dei dati contabili.
I report, possono essere generati dall'utente direttamente o attraverso una creazione guidata da
programma.
I tipi di rapporti disponibili sono principalmente di due tipi:
A colonne
Tabellari
Un report a colonne elenca i campi del record in colonne: sulla sinistra vengono riportati i nomi dei
campi e sulla destra il loro valore.
Un report tabellare inserisce i nomi dei campi in alto sulla prima riga e, nelle righe sottostanti, in
corrispondenza di ogni nome, i valori dei campi.
E' possibile generare pi tipi di report, anche se riferiti alla stessa tabella del database, proprio come
accade per le query.
I diversi report vengono realizzati secondo gli obbiettivi ai quali sono destinati; spesso vengono
sfruttate proprio le query gi esistenti per creare report e in questo caso si riproducono le
informazioni estratte in base ai criteri impostati nella query.
La generazione di un report viene eseguita, come al solito, dopo aver aperto il database e
visualizzandone la finestra degli strumenti.
In Microsoft Access si pu fare clic sul pulsante Report presente nella colonna a sinistra della
finestra.
Nel riquadro di destra compaiono le due icone utili per la creazione di un nuovo report:
Crea un report in visualizzazione struttura
Crea un report mediante una creazione guidata
Nel primo caso si lavora direttamente con la struttura del report.
Con la creazione guidata, cos come per maschere e query, si effettuano una serie d scelte e si
riempiono alcune casella di testo all'interno di finestre di dialogo consecutive: giunti all'ultima,
sufficiente digitare un nome e fare clic sul pulsante Fine per ritrovarsi un report completo e pronto
per essere utilizzato.

5.1.1 Presentare i dati (sul video o in stampa) in particolare sequenza


Dopo aver aperto il database, per creare un report con una creazione guidata le operazioni da
eseguire sono:
1. Fare clic sul pulsante Report, nella finestra degli strumenti del database.
2. Fare doppio clic su Crea un report mediante una Creazione guidata.
All'interno della prima finestra di dialogo, sulla sinistra si trova una casella di riepilogo in cui

scegliere la tabella (o la query) dalla quale selezionare i campi da inserire nel report.
Se si desidera creare un report degli impiegati che includa i campi Cognome, Nome, Data di nascita
e Citta, si selezioneranno uno dopo l'altro questi campi dal riquadro di sinistra e li si porter nel
report, facendo clic sul pulsante con il segno di maggiore(>).
Dopo aver confermato facendo clic sul pulsante Avanti, compare la seconda finestra di dialogo: in
essa il programma chiede se si intendonoaggiungere livelli di gruppo al report, ossia raggruppare
i record secondo uno dei campi presenti.
In riferimento alla tabella degli impiegati, si pu chiedere per esempio di raggrupparli per citt.
Nella successiva finestra di dialogo viene chiesto quale ordine si desidera utilizzare per i record del
report.
Nel caso del report degli impiegati, pu essere sufficiente ordinarli in ordine crescente di cognome.
Dopo aver confermato sul pulsante Avanti, si giunge alla finestra dove pu essere scelto
il layout della pagina, ovvero la disposizione dei campi nella pagina, e l'orientamento della pagina.
Lo stile dei caratteri delle diverse zone di testo viene scelto all'interno della finestra di dialogo che
segue.
Esistono differenze, per esempio, tra titolo della pagina, descrizione dei gruppi e dati di dettaglio.
Nell'ultima finestra di dialogo sufficiente scrivere il nome da assegnare al report e confermare sul
pulsante Fine.
Il risultato del lavoro di impostazione compare immediatamente a video e, in questo modo, l'utente
pu vedere quello che ha creato per valutare se corrisponde alle aspettative e agli obbiettivi
prefissati.

5.1.2 Modificare un rapporto


Succede spesso che, dando un'occhiata all'anteprima di stampa, ci si accorga che qualcosa non va:
un campo deve essere tolto, un altro dovrebbe essere aggiunto, il layout della pagina non
soddisfacente.
La soluzione a questo punto modificare il report.
Per intervenire sulla struttura del report, in Microsoft Access la sequenza operativa :
1. Aprire il database.
2. Fare clic sul pulsante Report.
3. Selezionare il nome del report da modificare.
4. Fare clic sull'icona Struttura.

Appare una finestra molto simile a quella della struttura di una maschera: un'area di sfondo
rettangolare, sulla quale sono messi una serie di oggetti.
Alcuni sono caselle che contengono scritte, come i titoli e le descrizioni dei campi, altri sono oggetti
che rappresentano i campi selezionati dallatabella e inseriti nel report.
Intervenire sulla struttura di un report pu dare origine ad azioni di diverso tipo.
Per togliere un campo, o un'etichetta di un campo, una sequenza operativa :
1. Fare clic sull'oggetto.
2. Premere il tasto Canc oppure fare clic su Modifica\Elimina.
Spostare un oggetto un'operazione che si esegue premendolo e trascinandolo, mediante mouse,

nella sua nuova destinazione; la sequenza operativa comporta l'utilizzo della tipica azione del drag
and drop.
Se le dimensioni dell'oggetto non soddisfano, possibile ridimensionarlo operando con questo
metodo:
1. Fare clic sull'oggetto, per fare comparire otto manigliette attorno al riquadro di selezione.
2. Portare il puntatore del mouse su una delle manigliette: in questo modo la sua forma
cambier in quella di una doppia freccia.
3. In base al tipo di modifica che si intende fare (ingrandire o rimpicciolire l'area coperta
dall'oggetto), trascinare la maniglietta verso l'esterno o verso l'interno del riquadro di
selezione.
Per inserire un oggetto, necessario prima visualizzare una particolare barra degli strumenti,
chiamata Casella degli strumenti: essa contiene le icone relative agli oggetti disponibili nel
programma, come le etichette e le casella di testo che corrispondono ai campi di una tabella.
Un modo per rendere visibile la Casella degli strumenti quello di eseguire la sequenza:
1. Clic su Visualizza, nella Barra dei menu.
2. Clic sulla voce Casella degli strumenti.
L'inserimento di una nuova etichetta nel report, ossia una scritta con funzioni descrittive come per
esempio un titolo, si ottiene attraverso questa procedura:
Fare clic sull'icona Etichetta, nella Casella degli strumenti.
1. Portare il puntatore nel vertice superiore sinistro della zona rettangolare dove verr inserita
l'etichetta e premere il tasto sinistro del mouse.
2. Trascinare il puntatore fino al vertice inferiore destro dell'etichetta, tenendo il tasto sinistro
premuto e lasciare il tasto sinistro.
3. Digitare il testo, che apparir all'interno della zona rettangolare appena creata e fare clic in
un qualsiasi punto della finestra esterno all'area dell'etichetta.
Per inserire nel report un nuovo campo della tabella occorre fare clic sull'icona Casella di testo.
Dopo aver inserito l'area della casella nella finestra della struttura del report, non bisogna
immettere il testo, ma si deve associare quella casella a un campo della tabella.
Quest'ultima operazione viene eseguita facendo clic con il tasto destro del mouse sull'oggetto,
quindi selezionando la voce Propriet nel menu contestuale.
Viene visualizzata una finestra fluttuante divisa in due colonne, delle quali quella a sinistra contiene
un elenco delle descrizioni di ogni propriet, mentre a destra compaiono le caselle con i relativi
valori.
Mediante la finestra Propriet possibile accedere alla modifica di tutte le propriet di un qualsiasi
oggetto presente nel report.
Per esempio, per associare un campo della tabella alla casella, si seleziona la linguetta Dati e si
sceglie nella casella accanto a Origine controlloil campo che interessa; se invece si volessero
modificare il colore, la dimensione o il tipo del carattere (questo vale anche per la scritta di
un'etichetta), sarebbe sufficiente selezionare la casella corrispondente e scegliere il valore
appropriato.

5.1.3 Creare e personalizzare intestazioni e pi di pagina


Non si deve dimenticare che un report, normalmente, viene creato per ottenere una stampa su carta
di un elenco di dati: le informazioni prodotte possono servire per una consultazione agevole.
Nella stampa di un documento prodotto da un programma di gestione testi, spesso vengono riportate
notizie da ripetere nella parte superiore o nell'ultima riga in basso della pagina: intestazioni e pi di

pagina.
In Microsoft Access ci sono tre diversi tipi di coppie intestazione/pi di pagina:
Intestazione e pi di pagina del report
Intestazione e pi di pagina del gruppo
Intestazione e pi di pagina della pagina
Le intestazioni e pi di pagina relative al report vengono stampate solo all'inizio della prima pagina
e alla fine dell'ultima.
Nel pi di pagina del report possono essere riportati, per esempio, i totali generali di operazioni
eseguite su campi.
Le intestazioni e pi di pagina relative al gruppo fanno riferimento ai livelli di raggruppamento
dei record decisi nella creazione di un report; possono essere inserite oppure no, la scelta spetta
all'utente.
Le intestazioni e pi di pagina della pagina sono simili a quelle di un qualsiasi documento e
vengono riprodotte su tutte le pagine del report; al loro interno, i dati vengono gestiti
automaticamente dal programma.
Anche un report di un database prevede queste zone particolari.
Nell'intestazione e nel pi di pagina non ci sono solo scritte che documentano la stampa, ma
solitamente anche campi calcolati in fase di generazione del report.
L'esempio classico quello del numero di pagina, aggiunto per sapere esattamente dove ci si trova:
accanto al numero della pagina corrente, spesso viene indicato anche il numero totale delle pagine,
in una forma che pu; essere, per esempio:
Pagina 3 di 14
Questa forma molto utile per capire con chiarezza quale pagina si stia leggendo, riferita al numero
complessivo di quelle del report.
Un altro importante campo calcolato, nel senso di valutato solo al momento della generazione del
report, la data di stampa, che il programma estrapola dalla data di sistema: di grande aiuto per
distinguere due stampe tra loro, o per sapere a quale situazione si sta facendo riferimento quando si
consulta una stampa a distanza di tempo.
Intestazione e pi di pagina vengono sempre inserite in coppia.
Se si desidera disporre soltanto di una delle sue sezioni, necessario nascondere quella che non
interessa oppure ridurne l'altezza a zero nella visualizzazione della struttura del report.
Per inserirle, se nel report non compaiono, la sequenza operativa :
1. Fare clic con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi della pagina in visualizzazione
struttura.
2. Fare clic su una delle due voci Intestazione/pi di pagina riferito a Pagina oppure a Report,
nel menu contestuale che appare.
Nella finestra verranno visualizzate le due sezioni richieste, insieme con la parte del corpo del
report.
L'inserimento delle propriet e la modifica di una scritta oppure di un campo avvengono
esattamente come per l'inserimento di etichette e di campi descritti nel paragrafo precedente.
Per inserire la data di stampa, oppure il numero della pagina, si fa clic su Inserisci, nella Barra dei
menu, quindi si sceglie una delle due voci.
Nella finestra di dialogo che compare, si decidono Formato, Posizione (intestazione o pi di
pagina) e Allineamento (se si intende riprodurre il campo a sinistra, al centro oppure a destra della
sezione).

Una volta effettuate le diverse scelte, sar sufficiente fare clic sul pulsante OK per avere i campi
ainseriti nel report nel punto e nella zona richiesti.

5.1.4 Raggruppare i dati di un rapporto


Spesso, chi legge un report che contiene dati numerici ha la necessit di vedere sia totali parziali, sia
totali generali dei valori riportati nelle pagine.
Da un elenco di fatture ordinate per clienti e per data di emissione, per esempio, il responsabile
delle vendite di un'azienda potrebbe voler conoscere il totale degli acquisti di ogni cliente per ogni
mese dell'anno, quello di tutti gli acquisti di ogni cliente e infine le vendite totali dell'azienda.
Un altro esempio pu essere quello dell'inventario dei prodotti presenti nei diversi depositi di
un'azienda, ordinato per categoria merceologica: un rigo dopo l'altro viene stampato il valore
complessivo della giacenza (quantit per prezzo unitario) per ogni prodotto e, alla fine della stampa
dei prodotti, il totale per l'intera categoria.
Nell'ultima pagina del report, infine, si potrebbero includere i totali generali per tutti i prodotti
dell'inventario. In entrambi gli esempi proposti si richiamato il concetto
di raggruppamento dei record.
Durante la creazione guidata di un report, infatti, viene chiesto se si intendono inserire livelli
di gruppo per i record: questo consente di avere una stampa di tipo gerarchico, con gruppi di record
annidati uno dentro l'altro in relazione alle necessit dell'utente.
E' grazie al raggruppamento di record che possibile ottenere subtotali di valori numerici per ogni
gruppo; sommando i subtotali si ottengono i totali generali.
Per avere subtotali e totali, in Microsoft Access si utilizzano gli spazi dei pi di pagina di gruppo:
questo significa che il report deve essere stato creato con livelli di raggruppamento di record.
Nel caso in cui il pi di pagina di un gruppo non fosse visualizzato, occore aprire il report in
visualizzazione struttura ed eseguire la seguente sequenza:
1. Fare clic su Visualizza, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Ordinamento e raggruppamento.
Viene mostrata una finestra di dialogo divisa in due met orizzontali.
La met superiore elenca in sequenza i campi per i quali sono stati definiti i raggruppamenti e il loro
ordine, se crescente o decrescente.
Nella met inferiore sono presenti due colonne: in quella di sinistra compaiono i nomi delle
propriet del raggruppamento, in quella di destra il relativo valore.
Per visualizzare il pi di pagina, necessario assegnare alla propriet Pi di pagina (gruppo) il
valore S.
Per inserire subtotali e totali in un report, prima di tutto occorrono i totali presenti in ogni record,
per arrivare a quello riferito ai record del gruppo.
Le operazioni da eseguire, dopo aver aperto il report in visualizzazione struttura, sono:
1. Fare clic in un punto all'interno della sezione corpo del report.
2. In Casella degli strumenti selezionare casella di testo.
3. Inserire la casella di testo nel corpo, mediante drag and drop.
4. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla casella appena creata.
5. Fare clic su Propriet, nel menu contestuale.
6. Associare la casella di testo al campo sul quale si desidera ottenere la somma.
7. Impostare la propriet Somma parziale al valore Su gruppo, per azzerare la somma all'inizio
di un nuovo gruppo; al valore Su tutto, invece, per avere un totale che cresce sempre, fino
alla fine del report.
Completate queste operazioni, possibile ottenere i subtotali di gruppo alla fine di ogni gruppo, i
totali generali alla fine del report oppure entrambi: necessario ripetere l'inserimento di caselle di
testo nel pi di pagina del gruppo, in quello del report o di entrambi, in base a quello che si desidera
avere.

Si deve infine associare la propriet Origine controllo della casella con il nome della casella di testo
impostata per eseguire il totale parziale su un certo campo.

MODULO 6: Strumenti di presentazione


Capitolo 1: Per iniziare

In questo capitolo si conosceranno i concetti di diapositiva e di programma di


presentazione, come si apre tale programma o, un documento di presentazione
esistente e come e perch si utilizzano le funzioni Help.
Inoltre, si apprenderanno le modalit per apportare modifiche alle impostazioni
di base, alle barre degli strumenti e come si salvano le presentazioni in formati
diversi.
1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione
Chi ha gi visto una presentazione, fatta tramite una serie di lucidi proiettati su grande
schermo e preparata con uno dei programmi appositi presenti in commercio, probabilmente si
sar trovato davanti a un insieme di pagine ricche di contenuti grafici, di scritte e, spesso,
gradevolmente colorate.
Un programma di grafica di presentazione potrebbe essere utile a un ente che abbia bisogno
di presentare un nuovo servizio alla stampa; a un'agenzia di servizi in borsa che abbia la
necessit di presentare i risultati della sua attivit dell'ultimo anno a un pubblico di potenziali
clienti oppure a un docente che necessiti di lucidi sull'argomento di cui sta parlando in aula a
un gruppo di studenti.
Una presentazione difficilmente composta da un solo disegno o lucido proiettato su grande
schermo: al contrario essa composta da una serie pi o meno ampia di lucidi, con scritte a
corredo.
Visualizzando ogni pagina, il relatore potr esporre l'argomento facendo riferimento a quello
che vedono coloro che assistono.
Lo scopo di un programma di grafica di presentazione, dunque, quello di rendere il pi
semplice possibile la preparazione di sequenze di pagine, dette diapositive o lucidi, il cui
contenuto debba essere poi sottoposto a un pubblico per esporre un'idea, un prodotto o un
servizio.
Originariamente, l'output dei programmi di grafica di presentazione veniva riprodotto
principalmente su lucidi o diapositive.
Un lucido un foglio di materiale plastico trasparente poggiato sul piano di una lavagna
luminosa, che, tramite un sistema di specchi, proietta l'immagine in esso impressa su uno
schermo di grande formato.
In alternativa, la proiezione di diapositive permette di ottenere una maggiore qualit e
migliore riproduzione dei colori.
In inglese, "diapositiva" viene tradotto con slide, termine che indica le singole pagine di
questo tipo di programmi; per questo motivo ogni componente di una presentazione viene
chiamato diapositiva o anche lucido.
Al giorno d'oggi, una presentazione pu essere visualizzata direttamente dall'uscita video del
computer su un grande schermo, grazie ai video proiettori.

Non da dimenticare, inoltre, la possibilit di pubblicare la sequenza di pagine direttamente


in Internet, con tanto di aggiunta automatica di pulsanti per navigare all'interno della
presentazione.
Si parla di grafica di presentazione perch in ogni pagina possono essere inseriti disegni,
oggetti grafici come frecce e riquadri, scritte colorate e immagini.
In alto viene posta la scritta che fa da titolo e, accanto agli elementi grafici, va aggiunta una
parte di testo per accompagnare i concetti.
E' importante che l'aspetto grafico complessivo delle pagine sia uniforme, con uguale sfondo e
tipo di caratteri, per disporre di una presentazione professionale ed evitare distrazioni nella
fruizione degli argomenti.
Non si deve pensare per alle pagine di una presentazione come a qualcosa di bello da vedere
ma in fin dei conti statico, poich si ha a disposizione anche la possibilit di inserire elementi
multimediali in una pagina.
Per esempio, riproducendo la presentazione attraverso un videoproiettore e un computer
dotato di casse acustiche si possono aggiungere suoni o musica di sottofondo, oppure filmati,
animazioni di oggetti e anche effetti di transizione tra una videata e l'altra.
Le ultime versioni dei programmi permettono all'utente di impostare i tempi di transizione e
gli effetti video e di trasformarsi cos in un regista che pu gestire la presentazione come
preferisce.
Un
programma
di
grafica
di
presentazione
ha
diverse
funzionalit.
Quella immediatamente visibile la possibilit di creare diapositive con elementi grafici, parti
testuali e oggetti grafici.
Secondariamente con esso si pu riuscire a organizzare le diapositive in una sequenza logica,
che pu essere controllata e gestita dall'utente. Infine, possibile scegliere come riprodurre il
risultato ottenuto.
Per rendere il lavoro ancora pi efficiente e ottenere risultati professionali in tempi
ridottissimi, i programmi dispongono di modelli grafici e tracce di presentazioni gi pronte
per l'utilizzo.
Un programma di grafica di presentazione uno strumento potente, che offre molte
possibilit di controllo all'utente.
Per impostare il lavoro, una sequenza logica pu essere quella che segue:
1. Definire gli obiettivi della presentazione.
2. Stabilire l'impostazione estetica.
3. Creare le diapositive.
4. Realizzare il controllo della loro sequenza.
5. Provare la riproduzione prima della presentazione reale.
I primi due passaggi sono importanti per impostare linee guida del progetto da realizzare.
Di conseguenza, avviando il programma in esecuzione, si potr partire immediatamente con la
creazione delle diapositive, scegliendo il modello grafico adatto e inserendo gli elementi
necessari.
Controllando la sequenza e gestendo opportunamente gli eventuali tempi di transizione, si
giunger rapidamente a ottenere la presentazione desiderata.
Per lavorare con un programma che mette a disposizione strumenti di presentazione, occorre
in primo luogo avviarlo in esecuzione.

Una volta aperta la finestra di lavoro sul video, si crea una nuova presentazione oppure si
lavora su una gi memorizzata.
Prima di chiudere il programma, importante provvedere al salvataggio del file su disco, in
modo da poterlo ritrovare quando si avr bisogno della presentazione, per modificare le
singole diapositive o anche per copiarne alcune da incollare in una diversa.

1.1.1 Aprire un programma di presentazione


Per avviare in esecuzione un programma di grafica di presentazione, in Windows si pu agire
in diversi modi. Il sistema classico :
1.
2.
3.
4.

Fare clic sul pulsante Avvio/Start.


Selezionare la voce Programmi.
Apparir il sottomenu con l'elenco di tutti i programmi.
Fare clic sul nome del programma Microsoft PowerPoint.

Un'altra possibilit per lanciare in esecuzione PowerPoint individuare l'icona sul Desktop e
fare doppio clic su di essa.
E' possibile lanciare in esecuzione PowerPoint facendo solo un clic sulla icona corrispondente
posta sulla Barra delle Applicazioni oppure sulla icona corrispondente posta sulla Barra degli
strumenti di Office.
A questo punto, appare sullo schermo la finestra di PowerPoint.

1.1.2 Aprire un documento di presentazione esistente, apportare modifiche e


salvarlo
Molto spesso necessario lavorare con un documento di presentazione gi esistente per poi
trasferirlo in un supporto di memoria.
Il caso tipico quello di un file memorizzato su disco, sul quale si , lavorato di recente, che
occorre completare.
E utile aprire una presentazione gi esistente anche per crearne una nuova, se le due sono
simili per forma o per contenuto: se ne genera una sfruttando il lavoro di impostazione gi
eseguito in precedenza.
Dopo aver aperto il documento di presentazione, si pu lavorare su di esso con gli strumenti
che il programma mette a disposizione.

Aprire un documento memorizzato di recente

Se si sta utilizzando Microsoft PowerPoint, quando si avvia il programma in esecuzione


compare una finestra di dialogo al cui interno possibile scegliere se e come creare una
nuova presentazione, oppure quale file aprire tra quelli sui quali si lavorato di recente.

Un riquadro elenca tutti i documenti di presentazione, memorizzati in ordine decrescente.


Una volta selezionato quello desiderato, occorre fare clic sul pulsante di conferma per
aprire il file.

Se si fa clic su File nella Barra dei menu, si apre un menu a discesa: nella parte inferiore il
programma elenca i nomi dei file aperti di recente.
Il programma li elenca in ordine inverso di data e ora di salvataggio, ovvero con il numero
1 viene indicato il file memorizzato per ultimo, con il numero 2 il penultimo e cos via.
Per aprire il documento salvato per ultimo, prima della chiusura del programma, si pu
eseguire per esempio questa semplice sequenza operativa:
1. Fare clic su File.
2. Fare clic sul nome del file indicato con il numero 1.

Aprire un documento tramite la finestra di dialogo Apri


Dopo lavvio del lavoro, si pu avere bisogno di aprire un altro documento.
Per farlo, si accede alla voce File, che contiene tutti i comandi disponibili per operare sui file.
La sequenza operativa da eseguire praticamente identica per quasi tutti i programmi in
ambiente Windows:
1. Fare clic su File , nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Apri.
In alternativa, si pu fare clic sullicona Apri, posta solitamente nella Barra delle icone sotto
la Barra dei menu.
Immediatamente si apre la finestra di dialogo Apri al centro della videata.
Allinterno vengono visualizzate le periferiche di memoria con le cartelle che contengono i file.
Per aprire un documento di presentazione, si sceglie il drive e la cartella nella quale
contenuto, poi si fa doppio clic sul nome del file oppure lo si seleziona e si fa clic sul pulsante
di conferma Apri.
La finestra di dialogo Apri di Microsoft PowerPoint divisa in diverse aree: un'area
rettangolare orizzontale in alto, tre aree in verticale e una parte inferiore nella quale si
trovano la casella di testo dove scrivere il nome del file e quella di riepilogo, dove invece
sceglierne il tipo.
Accanto a queste ultime , ci sono i pulsanti Apri, per confermare lapertura del file, e Annulla,
per rinunciare alloperazione.
Nellarea rettangolare posta in alto presente il menu a discesa, che mostra il file system, e
diversi pulsanti.
Un gruppo serve per navigare nel file system (Indietro, Torna alla cartella di livello superiore,
Cerca nel Web), mentre altri rappresentano strumenti che a volte sostituiscono completamente

alcuni comandi del sistema operativo.


Per esempio, un pulsante causa lapertura di un menu a discesa nel quale scegliere se
visualizzare i file sotto forma diicone grandi o piccole, come elenco di nomi di file oppure
completi con i dettagli sulle dimensioni, la data e lora dellultimo salvataggio.
Una ulteriore opzione permette di visualizzare lanteprima del file.

Nel sottomenu Strumenti, il pulsante che appare in fondo a destra, compare la voce Trova ,
molto comoda per cercare file con particolari caratteristiche.
Facendo clic, si apre la finestra di dialogo in cui indicare i criteri di ricerca.
Si pu chiedere di trovare quelli il cui nome contenga determinate lettere, quelli modificati a
partire da una certa data, quelli pi piccoli o pi grandi di certe dimensioni in byte e cosi via.
Le possibilit di ricerca sono numerose e combinabili tra loro.
Le tre aree in verticale della finestra di dialogo Apri contengono:
A sinistra, una sorta di Barra di navigazione con alcuni pulsanti.
Al centro, un riquadro con lelenco dei file memorizzati nella cartella corrente.
A destra, una zona nella quale il programma pu visualizzare lanteprima del file
selezionato.

I pulsanti della barra di navigazione, posti sulla sinistra uno sotto laltro sono:
Cronologia
Documenti
Desktop
Preferiti
Cartelle Web
Il pulsante Cronologia provoca nel riquadro centrale la visualizzazione di file e
di cartelle recentemente memorizzati dal sistema operativo.
Fare clic su Documenti d accesso allomonima cartella di sistema presente sul desktop di
Windows.
Con il pulsante Desktop si vede lintero file system a partire dallalto e si pu individuare il
drive e la cartella che contengono il documento da aprire.
Un clic sul pulsante Preferiti permette di accedere ai file particolarmente significativi, che
l'utente, nel corso del tempo, ha inserito nella cartella Preferiti.
Fare clic sul pulsante Cartelle Web d accesso a cartelle presenti in Internet.

Con questa opzione si possono aprire documenti di presentazioni presenti in rete locale o
geografica in qualsiasi parte del mondo, ma anche memorizzarne altri in fase di salvataggio,
rendendoli disponibili per le pubblicazioni in Internet.

Aprire direttamente un documento dal file system


La terza possibilit per aprire un documento di presentazione quella di farlo direttamente
dal file system.
Ci sono diversi modi per visualizzare il contenuto dei dischi e delle cartelle in cui sono
organizzati i file.
Si pu aprire Risorse del computer e poi una delle icone che rappresentano i drive, oppure
scegliere Esplora risorse , che riproduce il file system in due riquadri: a sinistra la struttura e
a destra il contenuto della cartella selezionata.
Scorrendo la struttura del file system, il nome del file di un documento di presentazione
riconoscibile dalla sua estensione.
Nota: lestensione di un file di solito un gruppo di tre lettere precedute da un punto, poste alla
fine del nome completo di un file. I file programmi sono identificati dalle estensioni: .EXE,
.COM, .BAT.
I file di dati hanno estensioni diverse a seconda del programma con cui sono stati creati. Tale
estensione permette al sistema operativo di associare il programma che ha generato il tipo di file.
Il numero di lettere finali potrebbe essere anche quattro, ma questo non ne cambia il significato .
Se si fa doppio clic sul nome del file, il sistema operativo si comporta in maniera differente a
seconda che il programma associato allestensione sia gi in esecuzione oppure no.
Se lo , il documento viene aperto e mostrato direttamente nella finestra di lavoro del
programma; in caso contrario, il sistema operativo prima lo avvia in esecuzione e poi apre il
documento nella sua finestra di lavoro.

1.1.3 Aprire diversi documenti


Il lavoro con un programma di grafica di presentazione pu essere svolto in modo piuttosto
lineare: prima si lancia in esecuzione il programma, poi si creano le diverse diapositive di una
nuova presentazione o di una gi esistente, infine si salva il file e si chiude l'applicazione.
Quando si lavora su una nuova presentazione, si pu facilmente seguire questo schema;
potrebbe per essere necessario aprire pi documenti contemporaneamente.
Un buon motivo per farlo che uno potrebbe contenere materiale da utilizzare in un altro.
Per copiare un disegno, una scritta o anche un'intera diapositiva e incollare questi elementi
all'interno di un'altra presentazione, dopo aver aperto il primo documento bisogna aprirne un
secondo.
I programmi di grafica di presentazione consentono questa opzione senza limitazioni teoriche.
Per aprire un altro file, si pu ripetere nuovamente la sequenza operativa File/Apri,
individuare il nome di quello che interessa nella finestra di dialogo e fare clic sul pulsante di
conferma Apri.
Nella pratica, per, difficile lavorare con pi di tre documenti contemporaneamente, anche a
causa delle limitazioni legate alle dimensioni del video, ed comunque meglio chiudere i
documenti di cui non si ha pi bisogno dopo averne utilizzato il contenuto.

1.1.4 Salvare una presentazione esistente su hard disk o su dischetto


I computer lavorano tenendo dati e istruzioni del programma nella memoria centrale (RAM),
costituita da componenti elettronici che funzionano finch il computer collegato alla
corrente elettrica.
Quando il computer viene spento, se i dati sui quali si lavorato non sono stati prima salvati
su supporti di memoria esterni, si perde tutto il lavoro effettuato.
E' importante quindi salvare i dati in un file da memorizzare sul disco rigido, ma lo ancora
di pi operare salvataggi frequenti (per esempio ogni dieci minuti circa) per non avere
problemi in caso di improvvise cadute di corrente, a meno che non si disponga di un gruppo di
continuit in grado di coprire le esigenze di alimentazione del computer per qualche minuto.
Il salvataggio sul disco rigido il metodo pi veloce per memorizzare file, ma certo non
l'unico.
Se, per esempio, si deve trasferire il file di una presentazione su un altro computer, utile
salvarlo su un dischetto per poterlo trasportare senza problemi.
Si procede in questo modo anche per motivi di sicurezza o per avere una copia di riserva del
file, per salvaguardarsi da eventuali guasti del computer o del disco rigido.
Comunque sia, dopo aver lavorato su una presentazione e sicuramente prima di chiudere il
programma utilizzato occorre effettuare un salvataggio.
La sequenza operativa da eseguire la seguente:
1. Fare clic su File, nella Barra dei menu.
2. Fare clic su Salva.
La finestra di dialogo Salva con nome appare solo la prima volta, perch occorre assegnare un
nome al documento appena creato.
La finestra di dialogo salva con nome strutturata in modo del tutto analogo a quella Apri, di
cui mantiene organizzazione, componenti e funzionalit.
Per salvare il file in una cartella diversa da quella predefinita, si pu navigare nel file system,
scegliere la nuova destinazione, completare con il nome e confermare sul pulsante Salva.
Analoga operazione va eseguita se si intende salvare il file su un dischetto.
Una volta aperta la finestra di dialogo, si pu scegliere il drive nel quale stato inserito il
dischetto formattato e libero dalla protezione da scrittura e precedere al salvataggio.
Se invece si volesse salvare il file in una cartella che ancora non esiste nel file system del disco,
tra gli strumenti resi disponibili dal programma c' anche un pulsante che permette di
crearla.
Se non si forniscono informazioni sul tipo del file, il programma lo memorizza nel proprio
formato nativo, assegnandogli l'estensione corrispondente.
Se invece si intende assegnare al file un formato diverso, questo pu essere scelto nel men a
discesa Tipo file: durante la memorizzazione il programma provvede a effettuare
una conversione di formato, come se traducesse un documento da una lingua a un'altra.
Se la presentazione stata letta dal disco o salvata almeno una volta, facendo clic su File e poi

su Salva il programma salva la versione attuale della presentazione, ovvero cancella quella
precedente e riscrive sul file la versione aggiornata al momento del salvataggio.
Per salvare il documento in modo pi veloce, si pu utilizzare l'icona Salva che reca il disegno
di un dischetto (posta quasi sempre nella Barra delle icone, sotto la Barra dei menu),
semplicemente facendovi un clic.
Questo metodo da un lato comodo per salvare la presentazione con frequenza, senza perdere
tempo con il mouse; dall'altro per richiede una certa attenzione in alcuni casi specifici.
Si supponga per esempio che sia stato aperto un documento di presentazione solo come
modello per uno nuovo: importante fare immediatamente clic su File e poi su Salva con
nome, per cambiare la denominazione.
In caso contrario, si corre il rischio di lavorare e fare inavvertitamente clic
sull'icona Salva, cancellando cos il contenuto del file originario.

1.1.5 Chiudere il documento di presentazione


Al termine del lavoro, il documento viene salvato per lultima volta e quindi chiuso.
A questo punto, si pu continuare a lavorare con il programma di grafica di presentazione.
Per chiudere solo il documento di presentazione corrente, come sempre in Windows, si
possono seguire diverse strade.
In Microsoft PowerPoint, passando attraverso la Barra dei menu si pu fare clic su File e poi
suChiudi.
Con il mouse, invece, si pu fare clic sul pulsante di chiusura della presentazione visualizzato
subito sotto al pulsante di chiusura dellapplicazione.
Entrambe le icone recano il disegno di una X, ma quella in fondo a destra nella Barra del
titolo della finestra provoca la chiusura dellapplicazione, mentre quella subito sotto equivale
alla sequenza File\Chiudi.
Windows premette di operare anche con la tastiera, per eseguire i comandi normalmente
attivabili con il mouse, offrendo unalternativa nel caso la periferica grafica di input non
funzioni o non sia disponibile.
Per chiudere un documento di presentazione con la tastiera, possibile premere la
combinazione di tasti Ctrl+F4.
Leffetto ancora una volta identico allesecuzione della sequenza File\Chiudi.
Se la presentazione attiva (ossia quella sulla quale si sta lavorando) era stata gi salvata, la
finestra di lavoro secondaria nella quale era visualizzata verr semplicemente chiusa e non
sar possibile operarvi.
Se invece la presentazione non era stata salvata dopo lultima modifica, il programma
visualizza una finestra di dialogo nella quale chiede se si intende salvare prima di chiudere.
Le risposte possibili sono:

S
No
Annulla
Rispondendo S, la presentazione prima viene salvata e poi viene chiusa.
Rispondendo No, la chiusura avviene perdendo tutte le modifiche eseguite dopo lultimo
salvataggio.
Se si risponde Annulla, si rinuncia a chiudere la presentazione e si ritorna alla finestra di
lavoro.
Nel caso si intenda chiudere il programma di grafica di presentazione, si agisce in modo simile
alla chiusura di una singola presentazione, ma con alcune differenze sostanziali.
Si pu:
Fare clic su File, nella Barra dei menu e poi su Esci.
Fare clic sul pulsante di chiusura della finestra, ossia quello con la X in fondo a destra
nella Barra del titolo.
Premere la combinazione di tasti Alt+F4.
In tutti e tre i casi elencati, non si chiede solo la chiusura della presentazione attiva, ma quella
dellintera applicazione. Il programma, quindi, verificher lo stato di ognuna di quelle aperte.
Se la singola presentazione non stata modificata dopo lultimo salvataggio, oppure era stata
aperta ma non si intervenuto su di essa, verr semplicemente chiusa.
Nel caso contrario, il programma chiede tramite una finestra di dialogo se si intende salvare
prima di chiuderla.
Ancora una volta, lutente pu rispondere:
Affermativamente, salvando la presentazione e poi chiudendola.
Negativamente, rinunciando a tutte le modifiche apportate.
Annullando la chiusura e lasciando il programma aperto, per poter intervenire sulla
presentazione.
Dopo aver chiuso tutti i documenti di presentazione, il programma potr terminare
lesecuzione.