EXCEL 2016

Edimatica
© Apogeo - IF - Idee editoriali Feltrinelli s.r.l.
Socio Unico Giangiacomo Feltrinelli Editore s.r.l.

ISBN edizione cartacea: 9788850333615

Aggiornamento sulla base di: Saverio Rubini, Excel 2013 Pocket, ISBN 978-88-503-3216-
8.
Il presente file può essere usato esclusivamente per finalità di carattere personale. Tutti i
contenuti sono protetti dalla Legge sul diritto d’autore.
Nomi e marchi citati nel testo sono generalmente depositati o registrati dalle rispettive
case produttrici.
L’edizione cartacea è in vendita nelle migliori librerie.
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Introduzione
 I programmi applicativi della categoria “fogli elettronici” hanno diversi pregi; una
delle loro maggiori qualità è l’essere intuitivi nell’impiego, poiché si basano sulla
logica dell’inserimento di una serie di dati all’interno di celle di una tabella. Le
tabelle vengono utilizzate diffusamente per vari scopi e la loro presenza può essere
facilmente riconosciuta in varie attività della vita quotidiana. Dal punto di vista della
struttura, per esempio, uno scontrino del supermercato è una tabella in cui ogni riga
può contenere i quattro elementi “prodotto, prezzo unitario, quantità e totale”. In
genere le righe sono diverse una dall’altra, ma tutte contengono la stessa sequenza
dei quattro elementi dell’esempio. Nello scontrino, dopo l’ultima riga ci si aspetta di
trovare il valore del totale complessivo, allineato sotto i singoli totali di riga, che
fornisce l’informazione essenziale: quanto pagare alla cassa.
Come lo scontrino del supermercato, altri dati che possono essere gestiti in
strutture di tipo tabellare sono:

un estratto conto di un conto corrente bancario;

un elenco di alunni di una classe con i voti o le assenze indicate per ogni giorno
del mese;
una tabella millesimale di un condominio.

Un foglio elettronico come Microsoft Excel è un tipo di programma che a video,

nella finestra di lavoro, mostra una grande zona con lo sfondo solitamente bianco
interamente quadrettata. L’area di lavoro è infatti simile a un quaderno a quadretti
diviso in righe e colonne che si intersecano in spazi rettangolari detti celle.
All’interno delle celle l’utente deve semplicemente inserire valori numerici, testo e
date. I vantaggi forniti da un foglio elettronico nella gestione dei dati sono
essenzialmente due.

Memorizzazione dei dati, per non doverli scrivere su fogli di carta o appuntarli
su foglietti volanti.
Elaborazione automatica dei dati.

Per esempio, scrivendo i valori di uno scontrino in una tabella gestita con un foglio
elettronico, si può ottenere automaticamente il totale complessivo dell’importo da
pagare, impostando un’opportuna formula che lo ricava dalla somma dei totali di
riga.
I vantaggi, però, non finiscono qui. Lavorando con Microsoft Excel, ogniqualvolta
si varia uno qualsiasi dei valori numerici di una riga relativi a un determinato
prodotto, il totale varierà automaticamente di conseguenza. In aggiunta si può
chiedere al programma di generare un grafico a colori, che metta in evidenza quale
prodotto è più costoso e quale meno. Un’altra funzionalità consente di ordinare i
prodotti per nome o per prezzo, e così via.
Microsoft Excel è il foglio elettronico più noto e diffuso al mondo. Conoscerne le
caratteristiche ed essere in grado di utilizzarlo consente a qualsiasi utente di avere sul
proprio computer uno strumento potente e versatile, con il quale eseguire
elaborazioni di dati per risolvere piccoli e grandi problemi di calcolo.
 Versioni disponibili
L’applicazione Excel può essere acquistata sia singolarmente sia all’interno del
pacchetto Office, che comprende diverse altre applicazioni tra cui Word, PowerPoint
e Outlook.
La versione singola di Excel 2016 può essere acquistata sul sito web di Microsoft
all’indirizzo http://www.microsoftstore.com/ o presso i rivenditori. L’applicazione potrà
poi essere installata su un singolo computer.
In alternativa, Excel può essere ottenuto acquistando l’intera suite Office, proposta
in svariate versioni da Microsoft. La versione destinata ai privati è chiamata Office
Home and Student 2016 e comprende le applicazioni Word, Excel, PowerPoint e
OneNote. Tutte le applicazioni possono essere installate su un solo PC. Chi ha
necessità di usufruire anche di Outlook può invece scegliere la versione Home and
Business, anch’essa installabile su un singolo computer. Alle aziende e ai
professionisti è invece dedicata la versione Office Professional che, oltre a Word,
Excel, PowerPoint, OneNote e Outlook propone le applicazioni più avanzate
Publisher e Access (solo per PC).
La suite Office è da qualche anno ormai disponibile anche in abbonamento:
anziché acquistare una singola versione di un’applicazione o della suite pagandone
l’intero costo, si corrisponde una tariffa mensile o annuale per usufruire sempre della
versione più aggiornata del pacchetto. In pratica, chi ha effettuato in passato la
sottoscrizione di Office 365 potrà scaricare Excel e le altre applicazioni della suite
Office 2016 non appena saranno rese disponibili da Microsoft, senza pagare alcun
costo aggiuntivo.
Anche questa soluzione è disponibile in diverse versioni: Office 365 Personal
permette di usufruire di tutte le applicazioni della suite (comprese quindi anche
Publisher e Access, per PC), nonché di 1 TB di spazio di archiviazione OneDrive e di
60 minuti mensili di chiamate Skype. Le applicazioni possono essere installate su un
singolo PC o Mac e su un tablet compatibile (Android, iOS o Windows).
A un prezzo leggermente superiore è possibile acquistare anche la versione Office
365 Home, che ha tutte le caratteristiche della soluzione Personal, ma permette di
installare le applicazioni Office su cinque PC o Mac e cinque tablet. Inoltre, tutti i
vantaggi dell’abbonamento possono essere condivisi con altri quattro utenti del
nucleo familiare: oltre a poter installare le applicazioni sui loro dispositivi, questi
utenti riceveranno anch’essi 1 TB di spazio di archiviazione personale su OneDrive e
60 minuti di chiamate Skype al mese.
 Organizzazione dell’opera
Sebbene le schermate che corredano il testo corrispondano alla versione 2016 del
software, questo libro fornisce informazioni valide in generale per lavorare con
Microsoft Excel.
Nel Capitolo 1 vengono descritti l’ambito operativo e le caratteristiche tecniche di
Excel. Sono inoltre forniti definizioni ed elementi base necessari per un proficuo
utilizzo del programma.
Nel Capitolo 2 si passa alla fase operativa, con le diverse modalità da utilizzare per
inserire dati nelle celle. Vengono poi illustrate le differenze esistenti tra i diversi tipi
di dati che si possono immettere in una cella: in questo modo il lettore avrà la
possibilità di sperimentare immediatamente “come funziona” il programma ed eviterà
di trovarsi in difficoltà lavorando con Excel.
Nel Capitolo 3 vengono descritte le operazioni di base che si eseguono in un foglio
di calcolo, quali la selezione e l’inserimento (o l’eliminazione) di righe e colonne del
foglio. Un paragrafo è dedicato anche alla configurazione della modalità di
visualizzazione dell’applicazione.
Nel Capitolo 4 viene affrontato l’aspetto “estetico” del foglio di lavoro. In altre
parole, inserire dati in un foglio per eseguire elaborazioni è sicuramente molto utile e
pratico, ma presentarli con un aspetto esteriormente gradevole (con quella che viene
anche chiamata “formattazione del documento”) può rivelarsi importante in ambito
sia professionale sia privato.
Nel Capitolo 5 sono illustrate le espressioni che consentono di sfruttare i fogli
elettronici per elaborazioni automatiche e si parla di formule e funzioni. Vengono
descritte le principali funzioni predefinite in Microsoft Excel, sfruttando le quali si
possono ottenere elaborazioni ancora più veloci.
Nel Capitolo 6 sono illustrati i tipi di processi più utili da conoscere quando si
lavora con un foglio di lavoro: come annullare operazioni errate, come ordinare
insiemi di dati presenti all’interno di tabelle, come trovare facilmente i dati in una
tabella mediante i filtri e come cercare un elemento per sostituirlo con un altro.
Nel Capitolo 7 è spiegato come generare grafici e inserire immagini, forme
disegnate, organigrammi e oggetti di vario genere nei fogli di calcolo.
L’argomento della stampa dei documenti elaborati è affrontato nel Capitolo 8,
mentre il Capitolo 9 si occupa di argomenti impegnativi quali macro, tabelle pivot e
funzioni di simulazione.
 Finalità
I volumi della collana Apogeo Pocket nascono per fornire indicazioni operative,
più che elucubrazioni discorsive aventi per oggetto gli argomenti descritti nelle loro
pagine. Excel 2016 si cala perfettamente in questa logica: brevi introduzioni e molte
sequenze operative, in modo da fornire soluzioni di tipo pratico e di pronto utilizzo.
Lo scopo del volume, quindi, è rendere il più possibile semplice creare documenti
con il programma Microsoft e utilizzarne le caratteristiche funzionali con
padronanza. Quando si conoscono le caratteristiche e le risorse di un prodotto
software, infatti, si riescono a ottenere documenti completi in minor tempo e con
migliore qualità.
 A chi si rivolge
La lettura di questo libro è utile sicuramente a chi non conosce le caratteristiche
dei fogli di calcolo e il loro uso con un programma evoluto e versatile come Excel.
Anche chi già lo utilizza, però, si troverà a scoprire come sfruttare numerose funzioni
al meglio delle loro potenzialità.
 Convenzioni utilizzate nel libro
Nel libro sono presenti alcune icone che identificano tipi particolari di
informazioni relative agli argomenti trattati.
SUGGERIMENTO Questa icona contrassegna spunti e consigli per risparmiare tempo ed evitare
confusione, come per esempio il modo più semplice per eseguire una determinata operazione.
NOTA Una nota contiene informazioni interessanti, talvolta tecniche, relative all’argomento
trattato. Può riportare approfondimenti e curiosità.
ATTENZIONE Accanto a questa icona sono riportate indicazioni da non trascurare per evitare le
difficoltà in cui gli utenti, soprattutto alle prime armi, possono imbattersi.

È bene tenere presente anche quanto segue.

I termini più importanti compaiono in corsivo alla loro prima occorrenza nei
paragrafi in cui vengono definiti.
Anche qualsiasi riferimento a elementi dell’interfaccia di lavoro di Excel
(schede, pulsanti, comandi e così via) è segnalato in corsivo.
Il percorso da seguire per raggiungere un determinato comando è indicato in
questo modo: scheda File > Informazioni > Proteggi documento, dove la prima
voce nella sequenza indica il punto da cui partire. Nell’esempio, occorre fare
clic con il mouse sulla scheda File, cercare e selezionare la voce Informazioni e
infine fare clic sul pulsante Proteggi documento.
La dicitura “pulsanti” indica le icone che si trovano nelle varie schede della
barra multifunzione di Excel e in altri punti dell’ambiente di lavoro; per attivare
le funzioni corrispondenti è sufficiente fare clic sui pulsanti con il pulsante
sinistro del mouse. La dicitura “tasti” indica invece i tasti della tastiera.
In Excel è possibile attivare velocemente determinati comandi utilizzando delle
combinazioni di tasti, dette anche scorciatoie da tastiera. La notazione per queste
scorciatoie è nella forma Tasto+Tasto: significa che occorre premere il secondo
tasto mentre si tiene premuto il primo. Per esempio, Ctrl+C indica di tenere
premuto il tasto Ctrl e premere contemporaneamente il tasto C. Le scorciatoie da
tastiera che comprendono tre tasti, per esempio Alt+Maiusc+O, richiedono di
tenere premuti i primi due tasti e di premere contemporaneamente il terzo. Se il
tasto da premere si trova nel tastierino numerico, la notazione sarà Ctrl+5(tn),
dove (tn) sta appunto per “tastierino numerico”.
Capitolo 1
 Il foglio elettronico

Un foglio elettronico è un tipo di programma applicativo che consente la gestione di

dati in aree di lavoro di forma rettangolare, organizzate in tabelle.
Il termine “gestione” si riferisce a un insieme di azioni che, semplificando,
riguardano quanto segue.

La creazione di tabelle.
L’inserimento dei dati nelle celle che ne fanno parte.
Le richieste di elaborazione sulle tabelle.
La modifica dei dati o dell’aspetto estetico delle tabelle.
La stampa dei risultati.
La memorizzazione dei dati in un file.
Ulteriori elaborazioni come la pubblicazione dei dati su Internet o il loro invio
tramite posta elettronica.

Per quanto riguarda l’interfaccia e l’aspetto esteriore, la parte interna della finestra
di lavoro appare come una grande area di colore bianco, divisa in righe e colonne
mediante linee di colore grigio e di spessore sottile (Figura 1.1). Questo aspetto
risulta ancora più evidente ingrandendo al massimo le dimensioni della finestra di
lavoro di un programma di questo tipo.
Nelle zone circostanti l’area di lavoro, l’interfaccia mostra una serie di oggetti e di
barre operative, ciascuna delle quali ha un nome e uno scopo specifico. Partendo
dall’alto, in cima c’è la barra del titolo: nella versione 2016 di Office, la barra del
titolo delle applicazioni non è più del colore impostato dall’utente nelle preferenze di
sistema, ma è del colore per tradizione associato alla specifica applicazione Office in
uso: per Excel questo colore è il verde. Sulla sinistra della barra del titolo c’è la barra
di accesso rapido, nella quale sono visualizzate le icone corrispondenti ai comandi
utilizzati più di frequente.
Figura 1.1 La finestra di lavoro di Microsoft Excel.

Per impostazione predefinita sono disponibili i comandi seguenti.

Salva, che memorizza il lavoro corrente su file.

Annulla, che annulla l’ultima operazione appena eseguita.
Ripristina, che ripristina nuovamente l’operazione precedentemente annullata.

La barra è completamente personalizzabile. Facendo clic sul piccolo pulsante con

la freccia sulla destra si apre un menu a discesa che contiene numerose icone
corrispondenti ad altri comandi. Per aggiungere o rimuovere un’icona, è sufficiente
fare clic sulla riga corrispondente (Figura 1.2).
Sotto la barra del titolo è visibile la barra multifunzione, del tutto simile a quella
disponibile nelle versioni più recenti di Excel. Le schede della barra multifunzione
raggruppano tutti i comandi disponibili in Excel per eseguire determinate funzioni.
Un’aggiunta interessante nella versione 2016 è la casella di testo posta accanto alle
schede, caratterizzata dalla dicitura Aiutami.
Figura 1.2 La personalizzazione della barra di accesso rapido.

Questa nuova funzione permette di individuare rapidamente il comando o le

informazioni necessarie per eseguire una specifica operazione: per esempio,
digitando creare un filtro, viene visualizzato un elenco con i comandi disponibili in
Excel per aggiungere e rimuovere filtri, anche all’interno delle tabelle pivot, nonché
con un collegamento che apre direttamente la Guida in linea dell’applicazione con
tutti gli articoli che parlano di indici in evidenza.

Figura 1.3 La ricerca dalla casella Aiutami.

Merita una segnalazione anche l’ultimo comando di questo menu, chiamato

Ricerca intelligente di… Selezionandolo, viene aperto un riquadro che rappresenta
una novità di Excel 2016, il riquadro Approfondimenti (Figura 1.4): al suo interno, si
possono trovare utili informazioni relative al testo cercato tratte dal Web, nonché la
definizione del termine inserito nella casella Aiutami.
 Le altre barre nella finestra sono la barra della formula, che mostra il contenuto
della cella corrente e permette di modificarlo, e la barra di stato (Figura 1.5), nella
parte inferiore, che contiene informazioni sullo stato del foglio di lavoro. Integrate
nella barra di stato, in fondo a destra, ci sono tre icone per selezionare diverse
modalità di visualizzazione del foglio di lavoro corrente e il dispositivo di
scorrimento per impostare il valore dello zoom sull’area di lavoro.

Figura 1.4 La ricerca intelligente, una nuova funzione di Office 2016.

Figura 1.5 La barra di stato.

 Le origini
Prima di descrivere dettagliatamente Microsoft Excel, è bene riassumere
brevemente la storia delle origini del “foglio elettronico”. Occorre risalire addirittura
agli anni precedenti il 1980.
Il 1° aprile 1976 Steve Jobs e Steve Wozniak fondarono la società Apple, Inc.
Dopo aver prodotto l’Apple I e averne venduti una discreta quantità di esemplari, si
avventurarono nella produzione del fortunatissimo Apple II, lanciato sul mercato a
partire dalla metà del 1979 e divenuto successivamente Apple II Plus e, in seguito,
Apple IIe. Queste macchine erano dotate di memorie di massa a dischetti, sui quali
era possibile memorizzare programmi applicativi per risolvere problemi lavorativi o
ludici in modo concreto. Vennero immediatamente utilizzate come sostituti delle
macchine da scrivere e nella semplice gestione di piccole contabilità aziendali.
L’aspetto che completò il loro successo commerciale fu tuttavia il rilascio del
primo programma di foglio elettronico, chiamato Visicalc. Questo programma fu
creato da Dan Brincklin e Bob Frankston e rilasciato nell’estate del 1979 per rendere
utilizzabile un computer anche da parte di utenti che non erano in grado di creare
programmi (né era loro richiesto di esserlo). Data la sua intuitività, perché consentiva
di inserire numeri in tabelle ricavandone risultati in modo semplice e automatico,
riscosse un notevole successo. Gli studenti lo utilizzarono per eseguire semplici
calcoli, gli impiegati delle aziende per creare modelli di documenti come le fatture
per verificare i conti, mentre gli operatori di borsa lo trovarono particolarmente utile
per controllare gli andamenti delle azioni. Altri ancora scoprirono che il programma
era utilizzabile anche per la gestione di piccoli archivi, come quello di una rubrica
telefonica, di un elenco di libri o di una raccolta di francobolli.
In questo modo, per una larga parte di utenti diventò possibile utilizzare uno
strumento versatile come un computer per la gestione di una notevole quantità di
problemi concreti, anche se la macchina non aveva ancora sviluppato pienamente le
sue potenzialità.
Con il passare del tempo, molti si sono convinti che fu proprio il foglio elettronico
Visicalc a sancire il definitivo successo dei computer Apple e a persuadere IBM che
valesse la pena creare l’IBM PC, il “Personal Computer” propriamente detto.
Per completare questa breve panoramica dedicata alla storia dei fogli elettronici,
occorre segnalare che dopo Visicalc e con l’avvento dei personal computer ad
architettura standard (ossia quelli basati su processori Intel), per diversi anni il foglio
elettronico per antonomasia è stato Lotus 1-2-3. Microsoft Excel è stato creato solo in
seguito, ma attualmente è il prodotto di riferimento e quello più utilizzato al mondo.
 Le basi
Prima di approfondire i contenuti è utile dare uno sguardo d’insieme all’ambiente
di lavoro di Excel, cominciando dalla finestra in cui saranno eseguite tutte le attività.

La finestra di lavoro
Nel corso della spiegazione saranno utilizzati numerosi termini, tra cui “barra della
formula”, “cella attiva”, “foglio di lavoro” e “foglio di calcolo”. Per evitare difficoltà
o equivoci, è importante sapere come è organizzata l’interfaccia di Microsoft Excel e
conoscere la struttura della finestra di lavoro. Abbiamo già visto nel paragrafo
precedente l’esistenza della barra multifunzione e della barra della formula, che
visualizza il riferimento e il contenuto della cella attiva in quel preciso momento
(Figura 1.6). Questo elemento deve essere sempre tenuto in attenta considerazione,
poiché costituisce un riferimento fondamentale, qualunque sia l’azione che si sta
eseguendo nel programma.

Figura 1.6 La barra della formula riporta il contenuto reale della cella attiva.
SUGGERIMENTO Osservando la barra della formula è possibile sapere esattamente in quale
punto del foglio è posizionato il cursore e qual è il contenuto della cella, indipendentemente da
quanto è visualizzato nella finestra di lavoro.

Per essere più precisi, la barra della formula è costituita da tre parti:

la casella del nome, in cui viene visualizzato il riferimento o il nome della cella
corrente;
 uno spazio in cui, durante la modifica, vengono visualizzati tre pulsanti,
chiamati Annulla, Invio e Inserisci funzione; se invece non si stanno effettuando
modifiche viene visualizzato solo il pulsante Inserisci funzione;
la casella di testo in cui è visualizzato il contenuto della cella, che spesso
potrebbe corrispondere a una formula.

Sotto la barra della formula c’è una riga orizzontale contenente una serie di caselle
rettangolari. All’interno della prima in alto a sinistra è presente una sorta di triangolo,
mentre in ogni casella successiva (procedendo da sinistra verso destra) è visualizzata
una lettera maiuscola dell’alfabeto: A, B, C e così via. Questa lettera rappresenta il
riferimento di colonna del foglio di lavoro corrente.
Analogamente, sulla sinistra sono mostrati in verticale i numeri arabi (1, 2, 3 e così
via): ogni numero rappresenta il riferimento di riga del foglio di lavoro corrente. La
coppia “lettera-numero” è il riferimento alla cella del foglio di lavoro. Un riferimento
di cella individua una delle celle in cui è diviso il foglio unendo la lettera della
colonna al numero della riga: A1 individua la prima cella in alto a sinistra, C10 è la
cella nella terza colonna e nella decima riga, E2 è la cella nella seconda riga del
foglio in corrispondenza della quinta colonna.
Nella parte inferiore della finestra dei programmi che lavorano in ambiente grafico
a finestre solitamente si trova la barra di scorrimento orizzontale. Questo è vero
anche per Microsoft Excel, ma con qualche aggiunta dipendente dalla struttura in cui
è organizzato l’ambiente di lavoro del programma. Un foglio di calcolo di Microsoft
Excel dispone, oltre che delle due dimensioni “larghezza” e “altezza”, di una terza
dimensione rappresentata da più fogli di lavoro che possono essere sovrapposti l’uno
all’altro. In altre parole, non ci sono solo le celle del foglio di lavoro corrente, ma
esistono anche quelle appartenenti ad altri fogli che si trovano “sotto” o “sopra” il
foglio attuale. Da qui la necessità di avere una barra di scorrimento nella parte
inferiore della pagina divisa in due parti. La sezione di destra è la normale barra di
scorrimento orizzontale, che consente di spostarsi da sinistra a destra o viceversa nel
foglio di lavoro corrente. La sezione sinistra, invece, mette a disposizione gli
strumenti utili per spostarsi tra i fogli di lavoro, che sono visualizzati sotto forma di
schede (Figura 1.7). Ciascuna scheda riporta il nome del foglio corrispondente.
Facendo clic su una di esse si passa direttamente all’interno di quel foglio.

Figura 1.7 Le schede dei fogli di lavoro.

All’estrema sinistra della barra ci sono due pulsanti con frecce.

 Facendo clic sul primo pulsante (con la freccia rivolta a sinistra) si passa al
foglio che precede quello corrente.
Facendo clic sul primo pulsante mentre si tiene premuto Ctrl è possibile passare
al primo foglio della cartella di lavoro.
Facendo clic sul secondo pulsante (con la freccia rivolta a destra) si passa al
foglio successivo a quello corrente.
Facendo clic sulla freccia a destra mentre si tiene premuto Ctrl è possibile
passare direttamente all’ultimo foglio.

Il pulsante con il segno + a destra serve invece per creare un nuovo foglio di
lavoro.

Celle e intervalli
In un foglio di calcolo, la “cella” è l’elemento atomico attorno al quale ruota tutta
l’attività di gestione dei dati. Una cella è l’elemento rettangolare risultante
dall’intersezione di una riga e di una colonna del foglio. All’interno di una cella
possono essere inseriti i dati sui quali si desidera eseguire elaborazioni (Figura 1.8).
Più semplicemente, le celle di un foglio di lavoro possono essere anche viste come
contenitori nei quali inserire numeri, testi e altri elementi che devono essere archiviati
nella memoria centrale del computer, per poi essere salvati in un file su disco. Da
questo punto di vista, il foglio di calcolo può essere considerato come una sorta di
piccolo database, ossia un archivio strutturato da interrogare per visualizzare
informazioni utili al momento giusto.
Viste come “oggetti”, le celle hanno una serie di proprietà estetiche sulle quali è
possibile intervenire per modificarne l’aspetto e le dimensioni, come sarà spiegato
nel prosieguo del volume quando si parlerà della “formattazione” delle celle.
Figura 1.8 L’inserimento dei dati nella cella attiva.
NOTA Non si possono spostare fisicamente le celle di un foglio, ma è possibile spostarne o
copiarne il contenuto in una o in un gruppo di altre celle.

Un intervallo di celle è un gruppo di celle di forma rettangolare (Figura 1.9). Per

esempio, il gruppo di celle che va dal riferimento B2 al riferimento D5 è un intervallo
di tre celle in orizzontale per quattro celle in verticale, per un totale di 12 celle.

Figura 1.9 Un intervallo di celle.

A una singola cella, oppure a un intero intervallo, è possibile assegnare un nome,

utile per spostarsi rapidamente all’interno del foglio di lavoro oppure per riferirsi a
essa all’interno delle formule.

La cella attiva
 In un foglio di lavoro ci sono tantissime celle, anche se non tutte sono utilizzate
per contenere dati. Quando si seleziona una cella con un clic (o con i tasti di
direzione), i quattro lati della cella selezionata diventano più scuri e spessi e diventa
possibile modificare o anche solo leggere il contenuto della cella. Questa cella
identificata da un bordo più scuro è detta cella attiva.
ATTENZIONE In un foglio di lavoro ci sono tante celle, ma in ogni momento ne è attiva una sola.

Il programma utilizza anche altri due sistemi per rendere evidente qual è la cella
attiva. Il primo è mostrare in grassetto la lettera in cima alla colonna e il numero a
sinistra della riga alle quali appartiene la cella. Il secondo modo consiste nel
visualizzare il riferimento alla cella attiva nella casella a sinistra della barra della
formula.
In Excel l’angolo in basso a destra della cella attiva mostra un quadratino di
dimensioni maggiori rispetto al normale spessore della linea. Si tratta del quadratino
di riempimento (Figura 1.10) con il quale è possibile svolgere operazioni particolari,
come il riempimento rapido di un intervallo di celle con dati o funzioni, modalità che
verrà descritta nel prosieguo del volume.

Figura 1.10 La cella attiva e il quadratino di riempimento.

Nel corso della modifica, il contenuto della cella attiva viene visualizzato sia
all’interno della cella stessa sia sulla barra della formula.

Fogli, cartelle e file

Anche se il libro è appena all’inizio, sono già state utilizzate diverse volte le
accezioni “foglio di calcolo” e “foglio di lavoro”. Per evitare di ingenerare
confusione, è quindi opportuno fare un po’ di chiarezza fornendo la definizione di
questi termini.
Un foglio elettronico è un programma applicativo che consente di gestire dati
utilizzando l’interfaccia grafica tipica della struttura delle tabelle, ossia un’area di
grandi dimensioni divisa in righe e colonne che si intersecano in celle rettangolari. È
possibile eseguire elaborazioni, più o meno complesse, sui dati inseriti nelle celle,
impostabili dall’utente. Un foglio elettronico viene spesso utilizzato come un
programma di gestione di semplici database, intesi come archivi realizzati sotto
forma di tabelle contenenti dati in forma organizzata.
I fogli elettronici lavorano su tipi di documenti chiamati fogli di calcolo, i cui
contenuti possono essere di vario tipo: i dati di una rubrica, le righe di una fattura
commerciale, i movimenti di un conto corrente bancario, l’andamento delle vendite
di un certo prodotto in un preciso periodo di tempo.
Un foglio di lavoro è una pagina divisa in righe e colonne, visualizzata nella
finestra di lavoro di Excel. Come spiegato in precedenza, nello stesso foglio di
calcolo si possono utilizzare diversi fogli di lavoro, ciascuno dei quali con una
propria struttura e un proprio nome. Un metodo semplice per accedere a un foglio di
lavoro è fare clic sulla corrispondente scheda in basso a sinistra nella schermata, sulla
quale è riportato il nome del foglio. Il foglio di lavoro visualizzato in un preciso
momento a video, e sul quale si sta lavorando, è chiamato foglio di lavoro attivo.
L’insieme dei fogli di lavoro è detto cartella di lavoro. Una cartella di lavoro può
contenere uno o più fogli di lavoro.
 Riferimenti alle celle
I fogli elettronici utilizzano due tipi di riferimenti per indicare una cella nelle
formule: riferimenti relativi e riferimenti assoluti. Un riferimento assoluto si
distingue da un riferimento relativo per il modo in cui viene scritto nelle formule e
per le modalità di gestione da parte del programma quando vengono effettuate azioni
che implicano modifiche automatiche alle formule, come, per esempio, il copia e
incolla.

Riferimenti relativi
In un foglio elettronico come Excel, i riferimenti di cella come A1, C5 o AB149
usano il formato “riferimento di colonna/riferimento di riga, sono cioè composti
affiancando una lettera o una coppia di lettere e un numero.
I riferimenti scritti in questo modo, che sono quelli solitamente visibili nei fogli di
lavoro, sono detti riferimenti relativi, poiché nelle formule vengono utilizzati rispetto
a una certa cella facendo riferimento alla cella attiva in modo “relativo”. La
caratteristica dei riferimenti relativi risiede nel fatto che i riferimenti di riga e colonna
vengono trasformati automaticamente quando si copia una formula in un’altra cella.
Questo consente di evitare di scrivere materialmente le formule diverse volte con la
tastiera, necessità che si verifica continuamente quando si lavora con le tabelle in un
foglio di calcolo.
Per esempio, si possono inserire i valori 100, 200 e 300 rispettivamente nelle celle
C3, C4 e C5 di un foglio di lavoro, mentre nella cella C6 si può scrivere la seguente
formula per ottenere la somma dei tre valori:
=C3+C4+C5

Dopo aver premuto Invio, nella cella C6 verrà visualizzato il valore risultante dalla
somma delle tre celle, che nell’esempio proposto sarà 600. Se si prova a copiare la
formula della somma presente in C6 per incollarla in D6, ossia la cella alla sua destra,
il contenuto di D6 diventerà, come mostrato nella Figura 1.11:
=D3+D4+D5
Figura 1.11 Il risultato della copia della formula da C6 a D6.

Qual è la spiegazione di questo comportamento? La risposta è che il contenuto

della cella C6, ossia la formula =+C3+C4+C5, in un foglio elettronico come Excel è
interpretata nel modo seguente: “Qui si esegue la somma dei valori che sono inseriti
nelle tre celle immediatamente al di sopra di quella corrente”.
Questo spiega perché, dopo aver copiato la formula da C6 in D6, le lettere delle
celle contenute nella formula in D6 sono state modificate in modo corretto dal
programma, ovvero per mantenere lo stesso significato del contenuto della cella C6.
NOTA Se la formula fosse stata incollata nella cella C7, anziché in D6, Microsoft Excel avrebbe
modificato i riferimenti numerici delle righe, anziché quelli delle colonne, in questo modo:
=C4+C5+C6.

In un foglio elettronico, dunque, i normali riferimenti di cella sono considerati

come di tipo “relativo alla cella corrente”.

Riferimenti assoluti
I riferimenti di cella relativi sono utili all’utente quando si devono copiare diverse
volte le formule, adeguando automaticamente i riferimenti di riga o di colonna.
In un foglio elettronico, oltre ai riferimenti relativi, esistono anche i riferimenti
assoluti, la cui utilità risulta evidente quando si devono mantenere gli stessi
riferimenti iniziali e in una serie di casi particolari. Per esempio, se si desidera fare in
modo che la somma dei dati di più celle venga moltiplicata per un valore sempre
fisso (che potrebbe essere la percentuale di sconto che si può avere su un gruppo di
prodotti acquistati) e ripetuta in diverse colonne della tabella, non si possono
utilizzare i riferimenti relativi. Con l’operazione di copia e incolla, infatti, il
riferimento della cella con il valore dello sconto verrebbe modificato.
 Ritornando all’esempio precedente, si potrebbe pensare di inserire nella cella D1 il
numero “0,9”, da utilizzare come fattore di moltiplicazione per ottenere una riduzione
del 10%, e nella cella F3 la formula seguente:
=C3*D1

Confermando l’inserimento di questa formula, il valore visualizzato in F3 sarà pari

a 90, ossia 100 per 0,9. Per ottenere una formula valida anche per le altre due celle
(C4 e C5), istintivamente si potrebbe pensare di copiare la formula dalla cella F3 per
incollarla nelle due celle sottostanti.
Poiché si sta lavorando con riferimenti relativi, il risultato per le celle F4 e F5
sarebbe tuttavia:
=C4*D2
=C5*D3

La spiegazione risiede nel fatto che Microsoft Excel si è limitato a copiare la

formula della cella F3 che dice: “Qui appare il prodotto del contenuto di due celle a
sinistra per quello di due celle sopra e una a sinistra”. Incollando la formula della
cella F3 nelle due celle sottostanti, il programma l’ha riportata correttamente,
lasciandola inalterata nel suo significato. Rimane però il problema che le due formule
incollate sono inutilizzabili per ottenere il prodotto desiderato. L’uso dei riferimenti
assoluti di cella serve proprio per superare difficoltà come queste, ossia per
“bloccare” il riferimento a una cella impedendo che venga modificato nel momento
in cui si esegue un’operazione di copia e incolla.
Per rendere assoluti i riferimenti di colonna e di riga di una cella, è necessario
premettere il carattere dollaro ($) alla lettera della colonna o al numero della riga.
Tornando all’esempio precedente, affinché il riferimento alla cella D1 sia considerato
assoluto, occorre scriverlo nel modo seguente:
$D$1

Di conseguenza, nella cella F3 la formula va scritta nel modo seguente:

=C3*$D$1

Dopo aver scritto la formula in questo modo, la si potrà copiare nelle due celle
sottostanti senza problemi. In F4 e F5 il risultato sarà, rispettivamente:
=C4*$D$1
=C5*$D$1

Se si confermano le due formule, i valori visualizzati nelle celle saranno quelli

corretti, ossia 180 e 270 (Figura 1.12).
Figura 1.12 Il risultato della formula con i riferimenti assoluti.
NOTA Si può aggiungere il simbolo del dollaro anche solo davanti alla lettera della colonna,
oppure prima del numero di riga. Operando in questo modo, si renderà assoluto solo il riferimento
di colonna oppure solo quello di riga, il che consentirà di risolvere situazioni complesse quando si
creeranno tabelle piuttosto articolate.
Capitolo 2
 I dati

Per dato si intende qualsiasi elemento che possa essere conservato in un archivio,
indipendentemente dal fatto che sia informatico, cartaceo o di altro genere.
Per esempio, una rubrica trascritta su un’agendina di carta è un archivio di dati
appartenenti a persone, aziende private o a strutture pubbliche. I dati classici di una
rubrica sono di testo, come nomi, cognomi, città, oppure numerici, come il numero
civico e il numero di telefono.
Esistono poi molti altri tipi di dati, quali immagini, suoni e filmati. Quando
vengono gestiti dati che sono riprodotti con diversi tipi di media, come l’audio e il
video, allora si parla di dati multimediali.
Questa eventualità si verifica spesso nelle normali situazioni di lavoro, quando si
devono gestire archivi mediante un database, mentre in un foglio elettronico come
Microsoft Excel la situazione è leggermente diversa. È vero, infatti, che nelle celle
dei fogli di calcolo si possono inserire dati; tuttavia, diversamente dai database, i dati
non vengono solo memorizzati, ma su di essi si possono anche impostare
elaborazioni automatiche. Queste vengono eseguite direttamente sui valori presenti
nelle celle e i risultati sono immediatamente visibili.
Prima di descrivere nel dettaglio i vari tipi di elaborazioni che saranno illustrate nel
corso del presente volume, si può utilizzare ancora una volta l’esempio della tabella
corrispondente a uno scontrino del supermercato. In questo caso, un esempio di
elaborazione è il calcolo automatico della somma dei valori (dati) numerici presenti
nell’ultima colonna. Il meccanismo utilizzato con i fogli elettronici consiste
nell’inserire nella cella sottostante a quelle dei totali di riga una formula che riporti la
somma delle celle soprastanti (Figura 2.1).
Inserire la formula nella cella in fondo alla colonna non equivale a inserire il
valore della somma, che è un dato numerico propriamente detto. In pratica,
corrisponde a inserire un comando che chiede al programma: “Fai la somma dei
contenuti di queste celle e mostrami il risultato”.
Figura 2.1 Inserimento di una formula in un foglio di lavoro.

In termini diversi, una formula scritta in una cella è a tutti gli effetti un dato
inserito in una cella, che tuttavia viene utilizzato per essere elaborato dal programma
al fine di ottenere il risultato che interessa realmente all’utente.
Tornando alla gestione dei dati in senso lato, nella cella di una tabella gestita con
un foglio elettronico, un dato può essere inserito, letto, modificato o cancellato. Se la
tabella appartenesse a un foglio di carta, si potrebbe lavorare con penna, matita e
gomma. Con un foglio elettronico, invece, si utilizzano la tastiera e il mouse per
eseguire le stesse operazioni. Mentre con un programma di gestione testi le
operazioni precedenti sono piuttosto intuitive perché simili a quelle che si
eseguirebbero con carta e penna, in un programma come Microsoft Excel potrebbero
creare qualche piccola difficoltà se non si conoscono alcune tecniche previste dal
programma.
 Inserimento dei dati
Il modo più semplice per inserire un dato in una cella è il seguente.

1. Fare clic sulla cella nella quale si desidera scrivere per renderla attiva.
2. Scrivere il dato con la tastiera.
3. Completare l’inserimento premendo il tasto Invio.

ATTENZIONE L’attività di inserimento appena descritta è possibile anche se la cella contiene già
un dato. In questo caso, il vecchio contenuto viene completamente sovrascritto da quello nuovo.

Dopo aver eseguito l’operazione, la nuova cella attiva diventerà quella

immediatamente sotto la cella precedente.
NOTA L’allineamento predefinito assunto dal valore presente in una cella differisce in base al tipo
di dato che è stato inserito. Per esempio, se fosse un numero verrebbe allineato a destra nella
cella, mentre se si trattasse di un gruppo di caratteri verrebbe allineato a sinistra. Nel caso di una
data può essere visualizzata anche in modo completamente diverso da come è stata scritta
dall’utente, come verrà descritto nel prosieguo del capitolo.

Si può completare l’inserimento di un dato in una cella in altri modi. Uno di essi
consiste nel fare clic su una qualsiasi altra cella diversa da quella nella quale si stanno
inserendo i dati: Microsoft Excel completerà l’inserimento e la cella sulla quale si è
fatto clic diventerà la nuova cella attiva.
Altri metodi prevedono l’utilizzo del tasto Tab, delle frecce di direzione e dei tasti
Pag↑ e Pag↓. Premendo uno di questi tasti, la successiva cella attiva cambierà
diventando quella che viene riportata nella colonna di destra della tabella seguente.
Tasto premuto Nuova cella attiva
Freccia → La cella a destra.
Freccia ← La cella a sinistra.
Tab La cella a destra.
Shift+Tab La cella a sinistra.
Pag↑ La cella nella stessa colonna di un certo numero di righe più in alto nel foglio.
Pag↓ La cella nella stessa colonna di un certo numero di righe più in basso nel foglio.
Home La cella iniziale della stessa riga del foglio.
Fine La cella corrente.

Come riportato nell’ultima riga della tabella, premendo il tasto Fine l’inserimento
viene completato e si resta nella stessa cella, anche se questa soluzione non viene
adottata di frequente.
ATTENZIONE Potrebbe risultare istintivo correggere un dato mentre lo si sta inserendo nella
cella premendo il tasto ←. In questo caso, invece, l’inserimento viene completato e la cella a
sinistra diventerà la nuova cella attiva. Per eseguire una correzione nel corso dell’inserimento,
 occorre entrare nella modalità di modifica premendo F2. L’alternativa è cancellare l’intero dato e
riscriverlo.

Se si desidera rinunciare a un inserimento dopo aver cominciato a digitare caratteri

in una cella, è sufficiente premere il tasto Esc per annullare l’operazione.
SUGGERIMENTO Completare l’inserimento di dati in una cella facendo clic su una cella diversa
oppure premendo un tasto di spostamento può essere utile quando l’immissione non deve
seguire il classico schema “dall’alto verso il basso”.

Modifica dei dati

La modifica di un dato diventa necessaria quando questo è leggermente diverso da
quello occorrente per l’elaborazione. Se il dato fosse completamente diverso da
quello che si desidera ottenere, probabilmente risulterebbe più conveniente
cancellarlo e scriverlo nuovamente per intero.
In Microsoft Excel, per modificare un dato in una cella si possono seguire diverse
procedure. La più semplice consiste nel fare doppio clic quando il puntatore si trova
sulla cella desiderata. Il programma visualizzerà il cursore lampeggiante all’interno
della cella, nel punto esatto della scritta sul quale è stato fatto doppio clic. In questo
momento, Excel è nella modalità di modifica, quindi si può scrivere con la tastiera,
oppure spostarsi con i tasti di direzione a sinistra e a destra. I caratteri a sinistra del
cursore possono essere cancellati con il tasto Backspace, quelli a destra con Canc.
Si può entrare nella modalità di modifica di una cella attiva anche facendo clic
nella barra della formula, oppure premendo F2, come già affermato in precedenza.
Anche in questi casi il contenuto della cella può essere modificato in modo analogo a
quanto descritto in precedenza. I caratteri che vengono digitati con la tastiera nel
corso della modifica sono visualizzati sia all’interno della cella, sia in alto nella barra
della formula. Le due zone sono equivalenti, poiché l’una rispecchia esattamente
quello che, nello stesso momento, è scritto nell’altra.
NOTA È possibile uscire dalla modalità di modifica del contenuto di una cella anche premendo
uno degli altri tasti con i quali si completa l’inserimento di un dato, come Tab o Pag↓, oppure
facendo clic su una diversa cella del foglio.

Per essere di maggiore aiuto all’utente, Microsoft Excel visualizza lo stato del
programma in basso a sinistra nella barra di stato. Normalmente appare la scritta
Pronto, mentre nel corso della correzione di un dato la scritta viene sostituita da
Modifica (Figura 2.2).
Figura 2.2 La barra di stato nella condizione normale e durante la modifica.

Cancellazione dei dati

La cancellazione di un dato corrisponde allo svuotamento del contenuto di una
cella.
ATTENZIONE Svuotare una cella non equivale a inserire uno spazio bianco oppure uno 0. In
questi due casi, verrebbe infatti comunque occupata una certa quantità di memoria RAM, che in
qualsiasi computer non è mai illimitata. È preferibile impegnare una minore quantità di memoria
centrale, affinché Microsoft Excel possa lavorare con maggiore efficienza.

Il metodo più semplice per cancellare il contenuto di una cella è il seguente.

1. Selezionare la cella.
2. Premere il tasto Canc.

Il contenuto della cella verrà eliminato immediatamente, senza ricevere alcuna

richiesta di conferma della cancellazione da parte del programma. Se da una parte
questa operazione è comoda, poiché velocizza le attività operative di chi lavora con
un foglio elettronico, dall’altra può disorientare chi, dopo aver premuto
involontariamente il tasto Canc, si accorge di aver perso il contenuto di una cella che,
invece, gli serviva. Se si verifica una situazione di questo tipo, si può annullare la
cancellazione, in almeno due modi diversi:

premendo la combinazione di tasti Ctrl+Z;

facendo clic sull’icona Annulla sulla barra di accesso rapido.

Inserimento facilitato
L’inserimento di un insieme di dati in varie celle di un foglio di lavoro può
richiedere diverso tempo. Se i valori da inserire sono tutti diversi tra loro, non resta
altro che armarsi di pazienza e scriverli uno dopo l’altro, finché il lavoro non viene
completamente ultimato. Quando i dati sono invece correlati in qualche modo tra
loro, Excel offre alcune funzioni interessanti per velocizzare l’inserimento.

Serie di dati
Microsoft Excel può essere utile quando ci si trova nella situazione in cui i dati da
inserire appartengono a serie di valori che hanno una sequenza ben precisa, come
negli esempi seguenti.
 Numeri da 1 a 10.
Giorni della settimana da lunedì a domenica.
Numeri da 100 a 1000, incrementati di cento in cento.
Mesi dell’anno da gennaio a dicembre.

Per aiutare l’utente quando questi valori devono essere scritti in un gruppo di celle
che si susseguono l’una all’altra (in verticale o in orizzontale indifferentemente),
Excel mette a disposizione il quadratino di riempimento, ovvero il segno grafico in
basso a destra della cella attiva, di cui si è già parlato nel Capitolo 1. Per esempio, per
scrivere i numeri da 1 a 10, la sequenza operativa è questa.

1. Scrivere il valore 1 nella prima cella e premere Invio.

2. Scrivere il valore 2 nella cella immediatamente sotto a quella precedente e
premere Invio.
3. Selezionare le due celle, per esempio facendo clic sulla prima cella e trascinando
verso il basso fino alla seconda cella.
4. Posizionare il puntatore sul quadratino di riempimento della selezione: il
puntatore assumerà l’aspetto di un segno più (+).
5. Premere il tasto sinistro del mouse e trascinare verso il basso. L’incremento dei
valori è visualizzato nel suggerimento a video accanto al puntatore (Figura 2.3).
6. Quando viene visualizzato l’ultimo valore desiderato, rilasciare il tasto sinistro
del mouse.

Figura 2.3 L’inserimento facilitato dei dati con il quadratino di riempimento.

 A questo punto le celle sulle quali è stato trascinato il puntatore si riempiono
automaticamente con i valori numerici che altrimenti avremmo dovuto scrivere uno
per uno manualmente.
La necessità di scrivere i primi due valori è dovuta al fatto che Microsoft Excel
deve ricavare la regola mediante la quale creare la sequenza della serie di valori da
generare. Questo consente di inserire anche dati la cui sequenza non è strettamente
consecutiva.
Per esempio, se si scrivesse “120” nella prima cella e “240” nella seconda,
sfruttando lo strumento del quadratino di riempimento si otterrebbe la sequenza di
valori 120, 240, 360, 480 e così via. Nell’esempio, i valori aumentano di 120 in 120
poiché tale è la differenza tra i due numeri che sono stati inseriti nelle prime due
celle. Come per i numeri, il quadratino di riempimento può essere sfruttato per tutte
le sequenze tipiche da utilizzare in una tabella, come giorni, mesi e date.
NOTA L’utente può controllare manualmente la creazione della serie di dati mediante la
sequenza Home > Modifica > Riempimento > Serie.

Copia e incolla
I dati nelle celle non sono sempre tutti diversi tra loro. Può capitare facilmente di
inserire uno o più dati in un intervallo di celle e trovarsi nella condizione di doverli
inserire nuovamente in altri intervalli.
Per evitare di dover scrivere ogni volta gli stessi valori, i sistemi operativi grafici
come Windows mettono a disposizione la coppia di funzioni Copia e Incolla.
Naturalmente queste funzionalità risultano utili anche in Microsoft Excel e possono
essere utilizzare applicando la procedura elencata di seguito.

1. Selezionare le celle da copiare.

2. Fare clic sul pulsante Copia nella scheda Home.
3. Fare clic sulla prima cella dell’intervallo di destinazione.
4. Fare clic sul pulsante Incolla nella scheda Home.

La selezione di un intervallo di celle può essere eseguita facendo clic sulla prima
cella e poi, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinando il puntatore fino
all’ultima cella. Al termine dell’operazione l’intervallo viene visualizzato con un
colore di sfondo leggermente diverso e circondato dal riquadro di selezione (Figura
2.4).
Figura 2.4 Un intervallo selezionato.

Per attivare la funzione Copia si può, in alternativa, applicare una delle procedure
elencate di seguito.

Fare clic con il tasto destro del mouse sull’intervallo selezionato e poi fare clic
sulla voce Copia nel menu contestuale.
Premere la combinazione di tasti Ctrl+C.

Analogamente, dopo aver chiesto la copia e aver fatto clic sulla prima cella
dell’intervallo di destinazione, per attivare la funzione Incolla è possibile anche
adottare una delle procedure elencate di seguito.

Fare clic con il tasto destro del mouse sulla prima cella dell’intervallo di
destinazione, quindi fare clic sulla voce Incolla del menu contestuale.
Premere la combinazione di tasti di scelta rapida Ctrl+V.

Trascinamento delle celle

Oltre alle procedure appena descritte, in Microsoft Excel si può adottare un’altra
tecnica, trascinando un intervallo di celle verso un altro intervallo vicino a quella
originale.
Le operazioni da eseguire per raggiungere l’obiettivo sono elencate di seguito.

1. Selezionare le celle da copiare.

2. Portare il puntatore sopra uno qualsiasi dei quattro lati del riquadro di selezione
dell’intervallo.
3. Tenere premuto Ctrl in modo da visualizzare accanto al puntatore un piccolo
segno più (+).
4. Premere il tasto sinistro del mouse (continuando a tenere premuto Ctrl) e
trascinare l’intervallo verso la prima cella dell’intervallo di destinazione (Figura
2.5).
5. Rilasciare il tasto sinistro del mouse: l’intervallo di origine verrà copiato in
quella di destinazione.
6. Rilasciare il tasto Ctrl.

Figura 2.5 La copia di un intervallo di celle mediante trascinamento.

ATTENZIONE Se si dimentica di tenere premuto Ctrl, si ottiene uno spostamento dell’intervallo di
dati, anziché la copia dello stesso.
NOTA Il vantaggio sostanziale di eseguire la copia mediante il trascinamento risiede nel fatto che
i dati non transitano nell’area di memoria degli Appunti di Windows. Lo svantaggio è che un dato
inserito negli Appunti vi rimane e, quindi, lo si può utilizzare per incollarlo altre volte.
 Tipi di dati
Dopo aver descritto le modalità e le tecniche per inserire, modificare e cancellare
dati contenuti nelle celle, si possono passare in rassegna i diversi tipi di dati gestibili
con Microsoft Excel e le differenze operative esistenti nella loro gestione. Come è già
stato affermato in precedenza, Excel è in grado di gestire numerosi tipi di dati diversi,
quali stringhe, numeri, date e orari.

Numeri
Il primo tipo di dati presentato è quello numerico, perché storicamente e
praticamente sono numerici i dati più utilizzati nei fogli di calcolo.
NOTA Per certi aspetti, i fogli elettronici sono nati proprio per eseguire elaborazioni su dati
numerici, anche se poi, nel corso del tempo, sono stati impiegati per gestire pure archivi di dati di
altro tipo.

In Microsoft Excel, per inserire un numero in una cella è sufficiente applicare la

procedura elencata di seguito.

1. Selezionare la cella.
2. Scrivere il numero.
3. Completare l’inserimento.

Per esempio, dopo aver scritto il numero 250 e aver premuto Invio, nella cella lo si
vedrà allineato a destra (Figura 2.6).

Figura 2.6 L’inserimento di un dato numerico in una cella.

In passato, quando si inseriva un numero più grande della larghezza della cella, al
suo posto Excel visualizzava una serie di caratteri “cancelletto”, ovvero sostituiva il
numero visualizzato con “#####”. Sebbene tale visualizzazione non rappresentasse
una situazione di errore (dopotutto era semplicemente il modo in cui Microsoft Excel
indicava che il numero contenuto nella cella era più grande della larghezza della cella
stessa), nelle versioni più recenti Excel ha adottato due soluzioni a questo problema.
 Se la “larghezza” del numero inserito supera di poco quella della cella, Excel
aumenta automaticamente la larghezza della cella.
Se invece il numero è particolarmente grande, Excel lo visualizza adottando la
notazione scientifica.

La notazione scientifica è un modo conciso di esprimere i numeri utilizzando le

potenze di dieci: il numero 100.000.000.000.000.000.000, per esempio, può anche
essere espresso come 1,2 × 1020. In Excel, questo valore verrebbe rappresentato come
1,2E+20, dove 1,2 è il primo valore della formula sopra, mentre E+20 indica
l’esponente della potenza in base 10. Ovviamente, questa è solo una modalità di
visualizzazione del numero; il numero in sé è memorizzato correttamente in Excel,
come si può osservare sulla barra della formula (Figura 2.7).

Figura 2.7 La barra della formula mostra il valore corrispondente alla notazione utilizzata nella cella.

Chi non apprezza questa modalità di visualizzazione può risolvere il problema

aumentando la larghezza della colonna alla quale appartiene la cella. Per aumentare
la larghezza della colonna, è sufficiente procedere come descritto di seguito.

1. Posizionare il puntatore del mouse sul bordo destro della casella contenente la
lettera di colonna: il puntatore assume l’aspetto di una piccola linea verticale
con due frecce orientate ai lati.
2. Premere il tasto sinistro del mouse e, mantenendolo premuto, trascinare il lato
destro della colonna: spostandosi a destra la colonna viene allargata e si potrà
visualizzare l’intero contenuto numerico della cella.

SUGGERIMENTO Per impostare la larghezza in modo che sia esattamente pari a quella
necessaria per visualizzare il contenuto più grande presente in una cella della colonna, invece di
trascinare il lato destro della cella si può fare doppio clic quando il puntatore assume l’aspetto di
una piccola linea con due frecce ai lati.

Rappresentazioni dei numeri

È già stato spiegato che Excel allinea automaticamente a destra i valori che
riconosce come numerici, ovvero quando l’utente inserisce nella cella solo numeri ed
eventualmente il separatore delle migliaia (.) e il separatore decimale (,). Oltre a
questi numeri “semplici”, esistono anche rappresentazioni numeriche particolari,
quali le percentuali (con il segno %), gli importi in valuta (con un numero di cifre
decimali fisse e il simbolo di valuta, € per l’euro) e i valori contabili (simili alle
valute, ma con il numero allineato a destra e il simbolo di valuta allineato a sinistra).
In ciascuno di questi casi, è preferibile inserire solo le cifre per poi impostare un
opportuno formato per quella specifica cella. Per esempio, per inserire l’importo
1.200,58, è sufficiente scrivere “1200,58”. Nel capitolo dedicato alla formattazione è
spiegato come visualizzare il dato come valore di tipo valuta con due cifre.
SUGGERIMENTO Questo non significa che non sia possibile inserire i valori formattati; digitando
“100” in una cella, Excel riconosce che si tratta di un numero con un simbolo di valuta, pertanto
memorizza il valore 100 nella cella (come indicato sulla barra della formula) e imposta
automaticamente il formato Valuta). Ciononostante, questo “riconoscimento automatico” non è
sempre preciso, per cui è bene abituarsi da subito a inserire i numeri normalmente e ad applicare
loro una formattazione.

Testi
L’inserimento di testi nelle celle può essere necessario per diversi motivi: in
genere, quando è presente una tabella piena di numeri, il testo serve per descrivere
qual è il contenuto di righe o colonne.
Per fare un esempio, in una tabella di tre colonne può essere inserita una semplice
rubrica telefonica. Nella prima riga in cima alla tabella possono essere inserite
etichette quali Nome, Cognome e Telefono.
I valori reali che popoleranno l’archivio verranno inseriti nelle singole celle, a
partire dalla seconda riga in poi e uno per colonna, come mostrato nella Figura 2.8.

Figura 2.8 L’inserimento di testo nelle celle.

Normalmente in Excel un dato di tipo testo viene allineato a sinistra della cella. Se
la lunghezza dovesse essere maggiore della larghezza della cella, i caratteri eccedenti
verrebbero riprodotti nella cella di destra, se vuota; se invece tale cella contenesse dei
dati, i caratteri eccedenti risulterebbero nascosti (Figura 2.9).
Figura 2.9 La visualizzazione del testo che eccede la larghezza della cella.
NOTA Se il testo della cella avesse un allineamento centrato, si allargherebbe sia a sinistra, sia a
destra della cella attiva. Se avesse un allineamento a destra, verrebbe visualizzato estendendo la
scritta nelle celle a sinistra della cella attiva.

Anche se a video un testo appare troncato dal valore della cella accanto, il suo
valore rimane inalterato. Questo accade perché, in un foglio elettronico, quello che
viene visualizzato non sempre coincide con il reale contenuto di una cella, come già
spiegato in precedenza per i numeri.
ATTENZIONE Per verificare il contenuto reale della cella attiva, è importante guardare quanto
viene visualizzato sulla barra della formula.

Per visualizzare interamente un testo molto lungo, è possibile aumentare la

larghezza della colonna, esattamente come si è visto per i numeri. Tuttavia, non
sempre questa scelta rappresenta una soluzione soddisfacente.
Poiché Microsoft Excel mostra il testo su una sola riga orizzontale, come
soluzione, istintivamente, si potrebbe pensare di premere Invio per forzare
l’interruzione del testo e farlo continuare in un’altra riga all’interno della stessa cella.
Non è questa, però, la soluzione corretta, poiché in Microsoft Excel premere Invio
durante la digitazione di testo corrisponde a chiudere l’inserimento (o la modifica).
La soluzione ideale è intervenire sul formato della cella attivando la proprietà Testo
a capo. Di questa impostazione, come delle altre disponibili in Microsoft Excel, si
parlerà in seguito, nel capitolo dedicato alla formattazione dei fogli di lavoro.
Tuttavia, a titolo informativo, il modo più rapido per portare a capo un testo in una
cella consiste nel fare clic sul pulsante Testo a capo nel gruppo Allineamento della
scheda Home (Figura 2.10). Per gestire manualmente il ritorno a capo del testo in una
cella, è sufficiente premere Alt+Invio per inserire una sorta di “interruzione di riga”.
SUGGERIMENTO Per visualizzare una barra della formula “estesa” come quella nella figura è
sufficiente fare clic sulla freccia rivolta in basso all’estrema destra della barra.

Date e orari
 Come per numeri e testi, per inserire una data in una cella di un foglio di lavoro è
sufficiente posizionarsi sulla cella e scrivere il testo corrispondente. Se fosse
equivalente a una scritta qualsiasi, l’argomento sarebbe esaurito, poiché riconducibile
a quello che è stato scritto nel paragrafo riguardante i testi.

Figura 2.10 Il ritorno a capo in una cella.

Negli aspetti pratici, però, la gestione della data nei fogli elettronici è uno degli
argomenti più impegnativi, poiché presenta molteplici sfaccettature. Le caratteristiche
di questo tipo di dato possono comportare facilmente disorientamento in chi vi si
imbatte per la prima volta, ma anche chi lavora da un po’ di tempo con i fogli
elettronici potrebbe trovarsi in situazioni non immediatamente comprensibili.
La premessa necessaria da tenere presente è che una data non è un testo. Le
differenze sono molte. Innanzitutto, un testo viene visualizzato così com’è stato
scritto, a meno di interventi espliciti da parte dell’utente. Una data, invece, può essere
inserita in molti formati diversi e il programma può visualizzarla in modo
completamente diverso da quello in cui è stata scritta (Figura 2.11).

Figura 2.11 Pur essendo visualizzata nel formato esteso, la data è stata inserita come “21/09/2015” (si
veda la barra della formula).

Nella prossima tabella vengono riportati alcuni esempi di immissione di una data e
del modo in cui essa viene visualizzata in Microsoft Excel. Nella prima colonna a
sinistra si può vedere il testo effettivamente digitato, nella seconda il testo mostrato
dal programma dopo la pressione di Invio e nella terza colonna quello che viene
visualizzato nella casella di testo della barra della formula, che mostra il reale
contenuto della cella.
Scritta digitata Scritta visualizzata Valore contenuto nella barra della formula
21/09/2015 21/09/2015 21/09/2015
21 settembre 2015 21-set-05 21/09/2015
21-set-2015 21-set-2015 21/09/2015
21/09 21-set 21/09/2015
21 settembre 21-set 21/09/2015

Questi esempi portano a un’immediata considerazione: anche se una data viene

digitata in tanti modi diversi, Microsoft Excel riesce a riconoscerla in ogni caso e in
modo esatto come lo stesso valore. Perché si verifica questa apparente stranezza? La
spiegazione risiede nel fatto che una data deve essere trattata in modo particolare,
poiché su di essa vengono eseguite elaborazioni e calcoli.
Chi inserisce una data in un foglio di calcolo, infatti, può farlo essenzialmente per
due motivi: per utilizzarla come semplice etichetta o per ricorrervi al fine di eseguire
calcoli matematici. Nel primo caso la data viene considerata alla stregua di una
normale scritta e, per essa, valgono le stesse considerazioni relative all’inserimento di
testo in una cella.
Il secondo caso è tipico dei fogli di calcolo che contengono date appartenenti a un
estratto conto bancario, allo sviluppo di un piano finanziario, alla rateizzazione di
pagamenti o all’andamento delle vendite in una serie di periodi temporali che vanno
uniformati a periodi coerenti tra loro. In tutti questi casi, al foglio elettronico si
chiede di eseguire varie elaborazioni, la più semplice delle quali può essere la
seguente: “Qual è il numero di giorni trascorsi tra una certa data e un’altra?”.
Per rispondere a tale quesito, Microsoft Excel tratta le date come numeri
particolari, il che significa che a una certa data corrisponde un numero e a una data
differente ne corrisponde un altro. I valori sono progressivi e partono da 1, che
corrisponde al primo gennaio del 1900.
NOTA Grazie a questa scelta, Excel può eseguire immediatamente un calcolo come la differenza
tra il 14 febbraio 2015 e il 21/09/2015, mostrando il valore risultante pari a 219 giorni.
Capitolo 3
 Operazioni di base

Per lavorare al meglio in un foglio di lavoro è necessario comprenderne appieno la

struttura e conoscere le definizioni degli elementi che lo compongono.
In questo capitolo vengono affrontate le operazioni basilari sugli elementi che
compongono il foglio e la cartella di lavoro, per esempio la selezione e l’inserimento
o l’eliminazione di tali componenti. Un paragrafo è dedicato anche alle modalità di
visualizzazione disponibili in Excel.
 Selezione di celle e intervalli
La selezione di parti del foglio di lavoro è un’operazione essenziale per molti scopi
diversi. Una cella o un intervallo di celle può essere selezionato per le ragioni più
varie.

Creare una copia del contenuto.

Eseguire uno spostamento del contenuto.
Cancellare l’intero contenuto.
Assegnare un certo carattere o un certo colore al contenuto.
Modificarne alcune proprietà.
Disporne le righe in un determinato ordine.
Applicare funzioni specifiche, come i filtri.
Eseguire una “ricerca e sostituzione” nei loro contenuti.

Elaborazioni di vario genere possono essere richieste anche per righe, colonne e
per interi fogli di lavoro, quindi è importante sia conoscere come selezionare ogni
singolo elemento strutturale di un foglio e di una cartella di lavoro, sia come
intervenire sulla struttura del foglio di lavoro per inserire o eliminare righe e colonne.
È possibile selezionare una cella o un intervallo di celle con il mouse oppure con la
tastiera.
SUGGERIMENTO In un ambiente grafico come Windows, è importante essere in grado di
utilizzare la tastiera per eseguire le stesse operazioni che si eseguono con il mouse. L’utilizzo del
mouse è più intuitivo, ma imparare a utilizzare la tastiera può risultare più produttivo, poiché evita
il continuo passaggio della mano tra la tastiera e mouse, che fa perdere un po’ di tempo.

Per selezionare una cella con il mouse, è sufficiente fare clic quando il puntatore si
trova sulla cella. Per selezionarla con la tastiera, occorre invece spostarsi nel foglio,
per esempio con le frecce di direzione, fino a raggiungere la cella.
NOTA La cella “attiva” è sempre la cella correntemente selezionata.

Per selezionare un intervallo di celle con il mouse mediante la tecnica del

trascinamento è sufficiente applicare la procedura descritta di seguito.

1. Fare clic sulla prima cella dell’intervallo e tenere premuto il tasto sinistro del
mouse.
2. Trascinare il puntatore verso la cella finale dell’intervallo da selezionare.
3. Rilasciare il tasto sinistro del mouse.
 Al termine dell’operazione, attorno all’intervallo selezionato viene visualizzato il
riquadro di selezione (Figura 3.1).
ATTENZIONE Anche se viene selezionata un intervallo di celle, la cella attiva è sempre solo una,
ed esattamente quella da cui si è partiti per la selezione. In Microsoft Excel questa cella è
riconoscibile dal fatto che all’interno del riquadro di selezione il suo sfondo è più chiaro rispetto a
quello delle altre.

Per selezionare un intervallo di celle mediante la tastiera, occorre utilizzare i tasti

per gli spostamenti tra le celle del foglio, come le frecce di direzione o i tasti Pag↑ e
Pag↓, tenendo contemporaneamente premuto il tasto Maiusc.

Figura 3.1 Un intervallo di celle selezionato; la cella attiva nell’esempio è la cella A1.

Per esempio, per selezionare mediante tastiera un intervallo di due celle in

orizzontale per quattro in verticale, occorre eseguire questa procedura.

1. Spostarsi con le frecce di direzione fino a raggiungere la prima cella in alto a

sinistra dell’intervallo da selezionare.
2. Premere il tasto Maiusc e tenerlo premuto.
3. Premere la freccia di direzione orientata a destra una sola volta per selezionare
la coppia di celle della prima riga dell’intervallo.
4. Premere la freccia di direzione orientata verso il basso per quattro volte in modo
tale che il riquadro di selezione circondi l’intero intervallo di otto celle.
5. Rilasciare il tasto Maiusc.

Il risultato visibile della selezione mediante tastiera è del tutto identico a quello
della selezione dello stesso intervallo eseguita con il mouse.
SUGGERIMENTO Dopo aver selezionato un intervallo di celle se ne può cancellare il contenuto
semplicemente premendo il tasto Canc: la cancellazione verrà effettuata senza alcuna richiesta di
conferma. Inoltre, se si preme il tasto di un qualsiasi carattere, questo sostituirà il contenuto della
sola cella attiva, sempre senza richiesta di conferma. In entrambi i casi, si può tornare alla
situazione precedente con la funzione di annullamento (da tastiera Ctrl+Z).
 Gestione di righe e colonne
La disposizione in righe e colonne del foglio di lavoro permette all’utente di agire,
oltre che su una singola cella e su un intervallo di celle, anche su intere righe e
colonne del foglio.

Selezione di righe e colonne

Oltre alle operazioni eseguibili mediante la selezione di un intervallo di celle,
come la copia, la formattazione o la cancellazione dei contenuti, la selezione di una
riga e di una colonna permette di intervenire sulla struttura del foglio di lavoro.
Per esempio, selezionando una o più colonne è possibile fare quanto segue.

Variare la larghezza delle colonne in modo da adattarla ai contenuti.

Inserire una o più colonne alla sua sinistra.
Chiedere a Excel di nascondere le colonne alla vista dell’utente.

Lo stesso vale nel caso di selezione di una o più righe del foglio di lavoro,
eseguendo la quale, per esempio, si può modificare l’altezza della riga.
L’operazione di selezione di una sola riga o di una colonna con il mouse è piuttosto
agevole; è sufficiente fare clic sulla cella contenente l’intestazione di riga (il numero)
o l’intestazione di colonna (la lettera).
Il puntatore assume l’aspetto di una piccola freccia spessa di colore nero e, dopo
aver fatto clic, la riga (o la colonna) viene evidenziata dal riquadro di selezione
(Figure 3.2 e 3.3).
Per selezionare un intervallo di righe o di colonne è sufficiente fare clic
sull’intestazione della prima riga/colonna e trascinare fino all’ultima.
Figura 3.2 La riga selezionata evidenziata dal riquadro di selezione.

Figura 3.3 La colonna selezionata evidenziata dal riquadro di selezione.

Inserimento di righe e colonne

Nel corso del lavoro può capitare di accorgersi che occorre modificare la struttura
del foglio per aggiungere un altro tipo di dati in una nuova colonna (la situazione non
è sostanzialmente diversa dal caso in cui i dati debbano essere inseriti in una o più
righe). Lavorando con il mouse, la sequenza operativa da adottare per inserire due
colonne al posto delle colonne C e D del foglio di lavoro corrente è riportata di
seguito.
ATTENZIONE Quando si dice “al posto delle colonne C e D” non significa che queste due
colonne vengono eliminate e sostituite da quelle nuove, ma che tutte le colonne a partire da C e
fino alla fine del foglio sulla destra vengono spostate per fare spazio alle nuove colonne.

1. Fare clic sull’etichetta C della prima colonna e tenere premuto il tasto sinistro
del mouse.
2. Trascinare il puntatore verso destra per raggiungere l’etichetta D della seconda
colonna.
3. Rilasciare il tasto sinistro del mouse: le due colonne risulteranno selezionate.
4. Fare clic con il tasto destro del mouse sull’intervallo selezionato per visualizzare
il menu contestuale.
5. Fare clic sulla voce Inserisci (Figura 3.4).

Figura 3.4 Facendo clic su Inserisci Excel aggiunge due colonne nel foglio.

Microsoft Excel aggiungerà due colonne C e D nel foglio, spostando le colonne

precedenti verso destra; queste assumeranno i nomi E e F e tutti i dati contenuti nel
foglio manterranno la loro coerenza, così come le eventuali formule presenti
all’interno delle celle.
Si possono inserire righe o colonne anche mediante tastiera, utilizzando i tasti di
direzione, quelli delle maiuscole e il tasto Alt. Per esempio, per aggiungere le stesse
due colonne C e D dell’esempio precedente, si può applicare la procedura elencata di
seguito.

1. Spostarsi fino a raggiungere una qualsiasi cella della colonna C, la prima da

inserire nel foglio.
2. Premere il tasto Maiusc e tenerlo premuto.
3. Premere la freccia di direzione orientata a destra, selezionando anche una cella
appartenente alla colonna D.
4. Rilasciare il tasto Maiusc: l’intervallo di celle viene evidenziato con il riquadro
di selezione.
5. Premere la combinazione di tasti Alt+H per visualizzare la scheda Home della
barra multifunzione.
6. Premere il tasto I per visualizzare il menu a discesa Inserisci.
7. Premere il tasto di direzione con la freccia verso il basso fino alla voce Inserisci
colonne foglio.
8. Confermare l’operazione premendo il tasto Invio.

Il risultato finale sarà l’inserimento delle due nuove colonne C e D nel foglio di
lavoro.
NOTA Le operazioni descritte per l’inserimento di due colonne sono del tutto analoghe a quelle
per l’inserimento di una o più righe.

Eliminazione di righe e colonne

Così come capita di dover aggiungere righe o colonne a un foglio di lavoro, può
capitare di dover eliminare uno o più di questi elementi, poiché non più utili per il
foglio di calcolo.
L’eliminazione di righe o colonne è un’operazione molto simile a quella
dell’inserimento. Per esempio, per eliminare il gruppo di quattro righe con le
etichette comprese tra “2” e “5” dal foglio di lavoro corrente servendosi del mouse, è
sufficiente procedere come descritto di seguito.

1. Fare clic a sinistra della riga con l’etichetta 2 e tenere premuto il tasto sinistro
del mouse.
2. Trascinare il puntatore verso il basso fino a raggiungere l’etichetta della riga 5.
3. Rilasciare il tasto sinistro del mouse: le quattro righe risultano selezionate.
4. Fare clic con il tasto destro del mouse sull’intervallo selezionato per visualizzare
il menu contestuale.
5. Fare clic sulla voce Elimina (Figura 3.5).

Figura 3.5 Facendo clic su Elimina Excel rimuove le righe selezionate.

Microsoft Excel elimina le quattro righe 2, 3, 4 e 5 dal foglio, facendo slittare

verso l’alto al loro posto quelle successive a partire dalla 6. La riga 6 diventerà la
nuova riga 2, quella che aveva etichetta 7 sarà la nuova 3 e così via.
Anche nel caso dell’eliminazione di righe o colonne, dopo lo spostamento tutti i
dati contenuti nel foglio mantengono la loro consistenza, così come le eventuali
formule presenti all’interno delle celle.
ATTENZIONE Se alcune delle formule presenti nelle righe rimaste facevano riferimento a celle
delle righe che sono state eliminate, verrà visualizzato un messaggio di errore #RIF! per
segnalare che si è perso il riferimento all’indirizzo di una cella.

Di seguito è riportata la sequenza operativa da applicare per eliminare le stesse

quattro righe mediante tastiera.
1. Spostarsi fino a raggiungere una qualsiasi cella della riga 2, la prima del gruppo
da eliminare.
2. Premere il tasto Maiusc e tenerlo premuto.
3. Premere la freccia di direzione orientata verso il basso selezionando le diverse
celle fino a raggiungere una cella della riga 5.
4. Rilasciare il tasto Maiusc: l’intervallo di celle viene evidenziato con il riquadro
di selezione.
5. Premere la combinazione di tasti Alt+H per visualizzare la scheda Home della
barra multifunzione.
6. Premere il tasto M e poi L per visualizzare il menu a discesa Elimina.
7. Premere il tasto di direzione con la freccia verso il basso fino alla voce Elimina
righe foglio.
8. Confermare l’operazione premendo il tasto Invio.

A questo punto le quattro righe vengono eliminate dal foglio.

ATTENZIONE Nel caso dell’eliminazione di righe o colonne da un foglio, Microsoft Excel non
chiede la conferma dell’operazione. È consigliabile essere certi di aver salvato il foglio di calcolo
in un file prima di procedere a un’eliminazione, ferma restando la possibilità di annullare
l’operazione appena eseguita premendo Ctrl+Z.
 Operazioni su interi fogli
L’inserimento e l’eliminazione sono operazioni che possono essere eseguite sia sui
dati presenti nelle celle, sia sulle righe e sulle colonne che si trovano nei fogli di
lavoro. È tuttavia possibile eliminare anche un intero foglio di lavoro, se non serve
più, così come in una cartella di lavoro se ne possono inserire altri nuovi. Oltre
all’inserimento e all’eliminazione, un altro tipo di operazione che può essere eseguita
con i fogli di lavoro è la modifica del nome identificativo.
In Microsoft Excel, quando si crea un nuovo foglio di calcolo, la cartella contiene
uno o più fogli di lavoro, a seconda delle impostazioni del programma. Supponendo
che ne vengano creati tre, questi hanno i nomi standard Foglio1, Foglio2 e Foglio3.
NOTA È possibile impostare il numero di fogli che inizialmente deve contenere una cartella
semplicemente selezionando Strumenti > Opzioni > Generale.

Per identificare un foglio in modo tale che sia più semplice individuare qual è il
suo contenuto, si possono sostituire questi nomi predefiniti con altri meno generici.
Per cambiare il nome predefinito “Foglio1” in “Anno 2007”, è sufficiente eseguire
questa procedura.

1. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla scheda Foglio1 in basso a sinistra
per aprire il menu contestuale.
2. Fare clic sulla voce di menu Rinomina per visualizzare la scritta “Foglio1” a
colori invertiti, ossia bianco su nero (Figura 3.6).
3. Scrivere il nuovo nome “Anno 2007” con la tastiera.
4. Confermare l’operazione premendo il tasto Invio oppure facendo clic in un
qualsiasi punto del foglio di lavoro diverso dalla scheda del nome.

NOTA Si può accedere alla modalità di modifica del nome di un foglio anche facendo doppio clic
sull’etichetta stessa.

Nel menu contestuale che si apre facendo clic sulla linguetta del nome del foglio,
oltre a Rinomina sono presenti altre voci, tra cui Inserisci, Elimina e Sposta o copia.
La prima serve ad aggiungere un nuovo foglio nella cartella di lavoro, che
prenderà il posto del foglio corrente. Il foglio precedente e tutti quelli che si trovano
alla sua destra verranno spostati di una posizione verso destra.
Figura 3.6 Facendo clic su Rinomina l’etichetta “Foglio1” viene visualizzata a colori invertiti.

Al nuovo foglio verrà assegnato il nome predefinito FoglioX, nel quale al posto
della “X” sarà inserito il numero del foglio. Per esempio, se sono presenti tre fogli di
lavoro, al foglio nuovo verrà assegnato il nome Foglio4.
ATTENZIONE I fogli non sono inseriti in ordine di numero, ma restano nello stesso ordine in cui
sono stati inseriti dall’utente, indipendentemente dal loro nome.

Come si può intuire dal nome, la voce Elimina è utile per cancellare un intero
foglio di lavoro. Per ottenere questo risultato, è sufficiente procedere come segue.

1. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla scheda corrispondente al foglio da
eliminare per visualizzare il menu contestuale (Figura 3.7).
2. Fare clic sulla voce di menu Elimina.

Il foglio viene eliminato immediatamente, senza alcuna richiesta di conferma da

parte di Microsoft Excel, il che significa che occorre prestare la massima attenzione
se non si hanno copie di riserva del file.
Figura 3.7 Il menu contestuale delle schede dei fogli.

Tra le voci del menu contestuale troviamo anche Sposta o copia. La sua funzione è
quella di selezionare in modo virtuale tutto il foglio con il suo contenuto per spostarlo
o copiarlo altrove (Figura 3.8).

Figura 3.8 La finestra di dialogo Sposta o copia permette di copiare o spostare altrove un intero foglio.

Con “altrove” si intende:

 un punto della cartella di lavoro più avanti o più indietro rispetto alla posizione
corrente;
prima del primo foglio di lavoro della cartella corrente;
dopo l’ultimo foglio di lavoro della cartella corrente;
in un altro foglio di calcolo aperto.

Mentre le prime tre possibilità rientrano in una normale gestione di una cartella di
lavoro, con la terza Microsoft Excel offre un’interessante opportunità all’utente, ossia
quella di eseguire la copia o lo spostamento solo di una parte di una cartella di lavoro
tra fogli di calcolo completamente diversi.
 Modalità di visualizzazione
Per lavorare più agevolmente con un foglio elettronico si possono sfruttare molte
funzioni, ma quelle relative alle diverse modalità di visualizzazione del contenuto dei
fogli di lavoro rimangono tra gli strumenti operativi più importanti. Consentono
infatti di esplorare meglio i contenuti, anche tenendo presente il fatto che, spesso, un
foglio di lavoro può essere piuttosto esteso.
Due strumenti messi a disposizione da Microsoft Excel per superare questo scoglio
sono lo zoom e Dividi finestra.

Zoom
Lo zoom è una funzione classica integrata in quasi tutti i programmi evoluti
utilizzati a livello professionale e non solo. Il termine zoom è mutuato dalla
terminologia relativa agli apparecchi utilizzati per riprese video fisse o in movimento,
come la macchina fotografica e la telecamera.
Aumentare lo zoom sulla finestra di lavoro equivale ad avvicinarsi allo schermo.
Sarà visibile una quantità inferiore di contenuti, ma le loro dimensioni saranno
maggiori rispetto al valore di zoom precedente. Al contrario, la riduzione del valore
dello zoom equivale a un allontanamento della testa dallo schermo, quindi si riuscirà
a vedere una porzione maggiore della finestra di lavoro, ma i contenuti saranno
visualizzati con dimensioni ridotte.
Il valore standard dello zoom è pari al 100%, il che significa che il foglio è
visualizzato al 100% delle sue dimensioni reali. Un valore maggiore dello zoom,
come il 150%, mostra meno contenuti, ma con dimensioni maggiori. Un valore
inferiore come, per esempio, il 75%, consente invece di visualizzare un numero
maggiore di celle in un’unica videata, riducendo le loro dimensioni e quelle di ciò
che contengono.
Per variare il valore dello zoom in Microsoft Excel, si può agire in due modi
diversi:

utilizzando il dispositivo di scorrimento Zoom in basso a destra nella barra di

stato;
utilizzando il comando Zoom nella scheda Visualizza della barra multifunzione.

Il primo dei due metodi è più comodo e rapido, poiché il dispositivo di zoom è
raggiungibile agevolmente con il mouse ed è sempre presente nella finestra di lavoro.
 NOTA In Microsoft Excel, l’utente può personalizzare la barra di stato scegliendo quali oggetti
devono essere presenti o meno. Insieme con il dispositivo di zoom, solitamente viene visualizzata
anche la casella che ne mostra direttamente il valore sotto forma di numero. Per aggiungere e
togliere elementi dalla barra di stato, è sufficiente fare clic con il tasto destro del mouse sulla
barra di stato e selezionare le voci che interessano nel menu che appare nell’area di lavoro
(Figura 3.9).

Per esempio, per ridurre il valore dello zoom al 75% si può eseguire questa
procedura.

1. Portare il puntatore sul dispositivo di scorrimento Zoom in basso a destra.

2. Tenere premuto il tasto sinistro del mouse e trascinare il dispositivo di
scorrimento fino a quando non viene visualizzato il valore 75%.
3. Rilasciare il tasto sinistro del mouse (Figura 3.10).

Spostando il dispositivo di scorrimento, le dimensioni delle celle variano in tempo

reale, per diventare alla fine più piccole rispetto a quelle standard.

Figura 3.9 Il menu delle proprietà visualizzabili nella barra di stato.

Figura 3.10 Sulla sinistra del dispositivo di scorrimento è visibile il valore dello zoom.

Per ripristinare la visualizzazione al 100% servendosi delle voci della scheda

Visualizza, è sufficiente procedere con le operazioni indicate di seguito.

1. Fare clic sulla scheda Visualizza in alto per mostrare i relativi comandi sulla
barra multifunzione.
2. Fare clic sull’icona 100% (Figura 3.11).

Microsoft Excel riporterà la visualizzazione alle dimensioni normali del foglio.

Figura 3.11 I comandi di zoom sulla barra multifunzione.

Se, invece che sull’icona 100% si fa clic sull’icona Zoom, appare una piccola
finestra di dialogo (Figura 3.12) con diversi valori fissi (25%, 50% e altri) più le due
opzioni seguenti.

Adatta alla selezione, per visualizzare nell’intera schermata solo l’intervallo

selezionato in precedenza.
Personalizzato, per inserire qualsiasi valore scelto dall’utente.

Figura 3.12 Le impostazioni della finestra di dialogo Zoom.

Non va sottovalutata la possibilità di scrivere un qualsiasi numero nella casella del

valore dello zoom accanto a Personalizzato per impostare nel foglio di lavoro la
percentuale di visualizzazione desiderata. Può risultare utile in diverse occasioni,
poiché talvolta i valori predefiniti non consentono di inquadrare al meglio i dati che
sono presenti nel foglio.
Per visualizzare nell’area di lavoro solamente l’intervallo di celle selezionato,
invece, si può procedere come segue.

1. Selezionare l’intervallo di celle che si vuole visualizzare.

2. Fare clic sulla scheda Visualizza della barra multifunzione.
3. Fare clic sull’icona Zoom selezione.

Blocco dei riquadri

Molto spesso i dati inseriti nelle tabelle di un foglio occupano molte righe e
risultano di difficile consultazione. Per visualizzare, per esempio, tutti i dati inseriti in
tabelle con un centinaio di righe, occorre spostarsi in basso di tre o quattro schermate.
La funzione Blocca riquadri di Microsoft Excel consente di ottenere una
visualizzazione maggiormente comprensibile di tabelle molto lunghe o molto larghe
rispetto alle dimensioni della finestra di lavoro.
Si supponga di voler visualizzare una tabella che riporta le vendite per categoria di
prodotti per ogni singolo giorno dell’anno. Sulla sinistra delle righe sono indicati i
giorni, a partire dal primo gennaio, e in alto i nomi delle categorie, che possono
essere anche una ventina.
Se la tabella fosse piena di numeri, premendo il tasto Pag↓ per passare alla seconda
schermata, si vedrebbero i valori che erano rimasti nascosti nella prima schermata.
Che cosa succederebbe, però? Non si riuscirebbe più a leggere i nomi delle
categorie che si trovano in cima alle colonne: i numeri sarebbero visibili, ma sarebbe
impossibile stabilire a quale categoria appartengono, a meno di non ricordarlo a
memoria.
La funzione Blocca riquadri consente di dividere il foglio di lavoro in due parti,
indipendenti l’una dall’altra. Nella tabella contenente i dati del venduto di alcune
categorie di prodotti, si può dividere verticalmente la finestra in due parti e lasciare la
visualizzazione dei nomi delle categorie nella metà superiore. In questo modo sarà
possibile scorrere le righe della tabella nella metà inferiore, mantenendo i nomi delle
corrispondenti categorie in cima senza perderne di vista il riferimento (Figura 3.13).
Figura 3.13 Il foglio di lavoro diviso orizzontalmente in due parti indipendenti l’una dall’altra mediante la
funzione Blocca riquadri.
NOTA Lo stesso problema può presentarsi anche con una tabella non troppo grande. È
sufficiente che la finestra di Excel sia visualizzata a dimensioni ridotte, anziché a schermo intero,
per incontrare la stessa difficoltà anche in presenza di poche righe all’interno del foglio.

Per dividere il foglio di lavoro si possono utilizzare diverse tecniche. Per bloccare
solo la prima riga in alto, ipotizzando che le relative celle contengano il nome del
tipo di dato visualizzato nelle celle sottostanti, è sufficiente procedere come segue.

1. Fare clic sulla scheda Visualizza della barra multifunzione.

2. Fare clic sul pulsante Blocca riquadri.
3. Fare clic sulla voce Blocca riga superiore nell’elenco a discesa.

Qualora invece si volesse bloccare una certa quantità di righe, lasciando scorrere le
altre, la sequenza di operazioni sarebbe questa.

1. Fare clic sulla prima cella a sinistra sotto l’ultima riga da bloccare.
2. Fare clic sulla scheda Visualizza della barra multifunzione.
3. Fare clic sul pulsante Blocca riquadri.
4. Fare clic sulla voce Blocca riquadri dell’elenco a discesa.

A questo punto il foglio di lavoro viene diviso in due parti (Figura 3.14), ciascuna
composta di più righe, dove la parte superiore è fissa e quella inferiore può scorrere.

Figura 3.14 Un foglio di lavoro diviso orizzontalmente in due riquadri orizzontali, ognuno contenente più
righe.
SUGGERIMENTO Per scoprire come dividere il foglio in due riquadri che possano essere
entrambi fatti scorrere, si rimanda al paragrafo relativo al comando Dividi finestra.

La funzione Blocca riquadri ha effetto anche in senso orizzontale. Per esempio, si

può bloccare solo la prima colonna a sinistra, ipotizzando che le relative caselle
contengano il nome del tipo di dato visualizzato nelle celle alla loro destra.
In questo caso, la divisione viene eseguita con questa procedura.

1. Fare clic sulla scheda Visualizza della barra multifunzione.

2. Fare clic sul pulsante Blocca riquadri.
3. Fare clic sulla voce Blocca prima colonna dell’elenco a discesa.

Il blocco di due, tre o più colonne viene effettuato come segue.

1. Fare clic sulla prima cella in alto della colonna a destra di quelle da bloccare.
2. Fare clic sulla scheda Visualizza della barra multifunzione.
3. Fare clic sul pulsante Blocca riquadri.
4. Fare clic sulla voce Blocca riquadri dell’elenco a discesa.

Con le stesse operazioni possono essere bloccate una o più righe

contemporaneamente a una o più colonne, ma dopo aver fatto clic su una delle celle
centrali del foglio e non su quella di inizio riga o inizio colonna (Figura 3.15).

Figura 3.15 I dati nell’angolo superiore sinistro del foglio sono sempre visualizzati, anche se si fa
scorrere il foglio.
NOTA Quando le righe di divisione del foglio di lavoro sono contemporaneamente orizzontali e
verticali, il risultato è una sorta di “zona franca” nell’angolo superiore a sinistra del foglio. In essa,
i dati verranno visualizzati in modo fisso, senza uscire mai dalla finestra di lavoro.

In ogni caso, indipendentemente dal tipo di divisione, per eliminare qualunque tipo
di blocco di parti dell’area di lavoro le operazioni da effettuare sono le seguenti.

1. Fare clic sulla scheda Visualizza della barra multifunzione.

2. Fare clic sul pulsante Blocca riquadri.
3. Fare clic sulla voce Sblocca riquadri dell’elenco a discesa.
 SUGGERIMENTO Guardando l’area di lavoro, l’esistenza di una divisione tra diverse zone del
foglio di lavoro è testimoniata dalla presenza di una linea più spessa tra le righe o le colonne.

Divisione del foglio

Nel paragrafo precedente è stato spiegato come è possibile dividere la finestra in
due riquadri, di cui uno fisso e uno “scorrevole”. Qualora sia necessario che entrambi
i riquadri della finestra possano essere fatti scorrere, è sufficiente ricorrere al
comando Dividi finestra sulla barra multifunzione Visualizza.
La procedura è la seguente.

1. Fare clic sulla cella sopra e a sinistra della quale effettuare la divisione (se si
desidera dividere il foglio orizzontalmente, è necessario posizionarsi nella prima
cella della riga; per dividerlo verticalmente, la cella da selezionare è la prima
della colonna).
2. Fare clic sul pulsante Dividi finestra sulla scheda Visualizza.

Il foglio di lavoro viene diviso in due o più riquadri, a seconda della cella
selezionata prima di eseguire il comando (Figura 3.16).
Le differenze rispetto al blocco dei riquadri sono subito evidenti: le barre di
scorrimento della schermata sono ora entrambe divise in due barre indipendenti.
Figura 3.16 Un foglio diviso in riquadri scorrevoli.

Mediante la barra di scorrimento superiore sarà possibile scorrere solo la parte

superiore del foglio, mentre servendosi di quella inferiore si potrà scorrere solo la
metà inferiore. Lo stesso vale per le barre di scorrimento sinistra e destra.
Inoltre, a differenza delle linee create da Blocca riquadri, le linee di divisione
create da Dividi finestra possono essere spostate con il mouse per ottenere in
qualsiasi momento e con facilità la visualizzazione desiderata.
Capitolo 4
 Gestione del formato

La gestione del formato in Excel non riguarda solamente l’aspetto estetico (colori,
grassetto, corsivo e così via) come nelle altre applicazioni Office. Poiché in Excel i
dati sono spesso utilizzati per eseguire calcoli e funzioni, l’applicazione deve
memorizzare tali dati in forma semplice; i formati permettono tuttavia di visualizzarli
nel modo più consono per l’informazione che rappresentano.
I numeri sono i dati più rilevanti in un foglio di calcolo. La dizione stessa di
“foglio di calcolo” sembra proprio contribuire all’idea che nelle celle non si mettano
altro che numeri e poi numeri e ancora numeri.
Perché inserire numeri in un foglio di calcolo? Per memorizzarli, per facilitarne la
gestione e per far eseguire con essi tutta una serie di calcoli al programma in modo da
risparmiare tempo.
Qual è una delle prime difficoltà che si trova ad affrontare chi lavora con i numeri?
Probabilmente quella di riuscire a visualizzarli nel modo corretto, poiché con il
termine “numeri” si possono intendere numeri di tutti i tipi; dagli interi a quelli con la
virgola, dalle percentuali alle valute, come l’euro, dai numeri con una quantità fissa
di cifre decimali a quelli nel formato scientifico, con base ed esponente della potenza
di 10.
Ovviamente, anche i testi hanno la loro importanza in un foglio di calcolo. Per
esempio, quando una tabella contiene unicamente testi, il modo in cui viene
visualizzata e stampata sulla carta rende più o meno leggibile il risultato di un lavoro.
Le modalità di visualizzazione del contenuto delle celle, il numero di cifre
decimali da assegnare a un valore e il modo per rendere gradevole l’aspetto di una
tabella sono tutti argomenti che fanno parte della gestione del formato delle celle. Per
lavorare sulla formattazione delle celle, dopo averle selezionate occorre procedere
come segue.

1. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cella o sull’intervallo di celle
selezionato.
2. Fare clic sulla voce Formato celle (Figura 4.1).
Figura 4.1 Un clic sulla voce Formato celle consente di aprire l’omonima finestra di dialogo.

Viene così aperta l’omonima finestra di dialogo (Figura 4.2) che, nella parte
superiore, riporta un nutrito gruppo di schede: Numero, Allineamento, Carattere,
Bordo, Riempimento e Protezione.
Nella scheda Numero è possibile configurare la modalità di visualizzazione dei dati
numerici (numero di cifre decimali, simbolo di valuta e così via). La scheda
Allineamento permette di disporre il contenuto di una cella in una delle tante
posizioni possibili, in orizzontale e in verticale. Oltre a questo, si può disporre il
contenuto di una cella anche in verticale oppure esteso su più celle.
Nella scheda Carattere si può lavorare su aspetti quali tipo, dimensione e colore
dei caratteri. Le schede Bordo e Riempimento forniscono gli strumenti per modificare
le relative caratteristiche di celle e intervalli.
Figura 4.2 La finestra di dialogo Formato celle.

L’ultima scheda, Protezione, potrebbe sembrare impropriamente inserita nella

finestra di dialogo Formato celle. Infatti, in questa scheda non si interviene sul
formato della cella, ma ci si limita ad abilitare o disabilitare la protezione della cella,
per impedirne la modifica da parte di utenti non autorizzati, quando si attiva la
protezione dell’intero foglio. La protezione fa parte, comunque, delle proprietà della
cella.
 Formati numerici
Esempi di dati numerici che possono essere contenuti in una cella di un foglio di
lavoro sono i seguenti:

10
25,50
15.000
22.546,54859
3,245E+12
14 febbraio 2005

NOTA L’ultima voce potrebbe apparire come un’anomalia, perché all’apparenza si tratta di una
data. Quando sono stati descritti i diversi tipi di dati che si possono inserire in una cella, però, è
stato chiarito che in Microsoft Excel una data viene gestita come un numero. Del formato delle
date si parlerà nel paragrafo successivo.

Si può assegnare un certo formato al contenuto numerico di una cella o di un

intervallo di celle. Come per le altre opzioni da impostare, l’operazione preliminare è
eseguirne la selezione.

Se la cella è unica, è sufficiente fare clic su di essa.

Se il formato va applicato a un intervallo di celle, si può trascinare il puntatore
tenendo premuto il tasto sinistro del mouse dalla prima cella in alto a sinistra
fino all’ultima in basso a destra.

Dopo aver selezionato l’intervallo, aver fatto clic con il tasto destro del mouse e
aver selezionato Formato celle nel menu contestuale, è sufficiente fare clic sulla
scheda Numero per visualizzare la scheda omonima (Figura 4.3).
Figura 4.3 La scheda Numero della finestra di dialogo Formato celle.

Sulla sinistra c’è il riquadro in cui sono elencati i diversi formati assegnabili ai dati
numerici. Nelle tre colonne della tabella seguente sono riportati alcuni valori
numerici, il nome del formato numerico che è stato applicato e il valore del campo
formattato, così come risulta visualizzato nel foglio di lavoro.
Valore reale Formato applicato Campo formattato
10 Generale 10
20 Numero 20,00
30 Valuta 30,00
40 Contabilità 40,00
0,5 Percentuale 50,00%
0,5 Frazione 1/2
60 Scientifico 6,00E+01
70 Speciale 00070

Se si applica il formato Generale, il numero mantiene l’aspetto predefinito previsto

da Microsoft Excel, che sostanzialmente corrisponde al modo in cui viene scritto
dall’utente con la tastiera.
Il primo tipo di formato che interviene concretamente sull’aspetto di un numero è
Numero. Con esso è possibile impostare:
 il numero di cifre decimali che devono sempre apparire (Posizioni decimali),
indipendentemente dal fatto che siano presenti e dal loro numero;
se inserire il punto (.) di separazione delle migliaia ogni tre cifre intere;
se i numeri negativi devono essere visualizzati in rosso o in nero e con o senza il
segno meno (–).

I tipi Valuta e Contabilità sono molto simili tra loro. Entrambi assegnano al
numero il simbolo della valuta scelto dall’utente e un numero fisso di cifre decimali.
NOTA Si può scegliere un simbolo da una nutrita serie di valute internazionali.

Il formato Valuta consente anche di decidere quale debba essere l’aspetto del
numero nella cella, nel caso di cifra negativa, in modo analogo al formato Numero,
mentre Contabilità non mette a disposizione questa possibilità.
Il formato Percentuale restituisce un numero il cui aspetto è simile a quello
immaginato per numeri di questo tipo, anche se rimane un valore frazionario ai fini
dei calcoli. Per esempio, per ottenere una riduzione del 50% su un importo, il valore
da utilizzare nelle formule è 0,5. Chiaramente, diventa tutto più semplice da gestire
se nel foglio di lavoro il valore viene visualizzato come 50%.
Il formato Scientifico è utilizzato per calcoli piuttosto complessi al fine di
visualizzare valori molto elevati oppure molto bassi. Un numero in questo formato ha
una cifra intera, una virgola, alcune cifre decimali significative, la lettera E, utilizzata
per indicare l’elevazione a potenza in base 10, il segno più (+) o meno (–) e, infine, il
numero corrispondente all’esponente della potenza. L’utente può impostare il numero
delle cifre che ritiene significative nella visualizzazione (il valore predefinito è due).
Con la dizione Speciale si intende un formato che si riferisce a numeri particolari.
Un pratico esempio è quello del CAP, che identifica la città, e a volte il quartiere,
verso la quale è diretta una consegna postale.
Ci sono codici che iniziano con lo zero, come, per esempio, 00100. Impostare per
essi il valore numerico sarebbe anomalo e poco comprensibile, quindi Microsoft
Excel fornisce uno specifico formato che prevede sempre la presenza di cinque cifre.
Di conseguenza, ogni numero più piccolo viene normalizzato, aggiungendo alla sua
sinistra tanti zeri fino a ottenere cinque cifre.
Oltre al CAP, altri formati speciali predefiniti sono il codice fiscale, il numero
telefonico e il numero di previdenza sociale.
SUGGERIMENTO I formati “speciali” sono personalizzati per nazione. Nella parte inferiore della
scheda si può selezionare il paese nell’elenco a discesa Impostazioni internazionali (località).
 Formati per le date
Come è stato spiegato nel capitolo sui tipi di dati, Microsoft Excel gestisce il
contenuto di tipo “data” in una cella mediante l’utilizzo di un numero, che aumenta
progressivamente di uno per ogni giorno a partire dal 1/1/1900. Al valore 1
corrisponde quindi il primo gennaio del 1900, il valore 2 equivale al 2 gennaio 1900
e così via.
Per estensione, le eventuali cifre decimali del numero vengono gestite come
frazioni di giorni, intese come ore e minuti.
Nelle tre colonne della tabella seguente sono elencati una data, il corrispondente
valore numerico realmente contenuto nella cella e uno dei modi in cui può apparire
dopo essere stata formattata.
Data Valore numerico Cella formattata
01/11/2004 38.292,00 lunedì 1 novembre 2004
01/12/2004 38.322,00 1-dic-04
01/01/2005 38.353,00 1 gennaio 2005
01/02/2005 38.384,00 1/2/05 0.00
01/02/2005 38.384,50 1/2/05 12.00
01/02/2005 38.384,77 1/2/05 18.30

La logica da seguire nella formattazione è sempre la stessa: prima si seleziona la

cella (o l’intervallo), quindi si apre la finestra di dialogo Formato celle (Figura 4.4)
facendo clic sulla relativa voce nel menu contestuale e, dopo aver scelto uno dei
formati disponibili, si conferma facendo clic sul pulsante OK. La scelta da effettuare
per formattare una data dipende in parte da questioni di natura estetica, volte a
ottenere una migliore leggibilità, e in parte dallo spazio che si intende (o si può)
destinare al dato nella cella. Normalmente potrebbe essere sufficiente utilizzare il
classico valore del tipo:
gg/mm/aaaa
In questo formato, le lettere hanno il significato seguente:

gg = numero del giorno

mm = numero del mese
aaaa = quattro cifre dell’anno

Una data nel formato “1 novembre 2004”, però, è sicuramente più leggibile
rispetto a “01/11/2004”. Addirittura, in uno dei formati disponibili per le date,
Microsoft Excel è in grado di aggiungere automaticamente anche il giorno della
settimana, in questo modo: “lunedì 1 novembre 2004”.

Figura 4.4 Le opzioni per il formato delle date.

Alcuni formati forniscono stringhe di caratteri con dimensioni per il mese più
compatte, indicando “gen” per gennaio, “feb” per febbraio e così via. Altri formati
ancora prevedono che sia visualizzata unicamente la coppia giorno/mese o, infine,
solo il mese.
I due aspetti importanti da tenere presenti sono che il contenuto reale della cella
rimane comunque un numero e che si può sempre controllare la data guardando nella
casella di testo della barra della formula sopra le celle del foglio di lavoro (Figura
4.5).
 Formati per il testo
Per quanto riguarda l’aspetto estetico del testo contenuto in una cella, si possono
eseguire interventi riguardanti principalmente il formato del carattere. Le
impostazioni sono quelle classiche di tutti programmi di gestione del testo (Figura
4.6).

Figura 4.5 Nella barra della formula è mostrato il contenuto reale della cella, privo di formattazione.

Figura 4.6 La finestra di dialogo Formato celle consente di impostare il formato del carattere.
 In modo più specifico, le caratteristiche su cui è possibile intervenire sono le
seguenti.

Tipo di carattere (Arial, Times New Roman e così via).

Stile (normale, grassetto, corsivo).
Dimensione in punti.
Sottolineatura e tipo di sottolineatura.
Colore dei caratteri.
Effetti particolari, come barrato, pedice o apice.

Oltre alla possibilità di impostare queste proprietà, il testo in una cella può essere
allineato a livello orizzontale o verticale. Dal momento che la cella ha una forma
rettangolare, le combinazioni possibili per il posizionamento di un testo in una cella
sono nove e si ottengono dalla combinazioni di due elementi, ciascuno dei quali deve
essere scelto in uno dei seguenti gruppi: sinistra, centro o destra; alto, centro o basso.
Di conseguenza, si possono impostare allineamenti “a sinistra in alto”, “al centro
in basso” e così via. Per essere più precisi, quando si parla di “allineamento” del testo
nelle celle di un foglio di lavoro, in realtà ci si riferisce in generale all’allineamento
del contenuto generico di una cella (Figura 4.7).

Figura 4.7 Diversi tipi di allineamento del contenuto delle celle.

In effetti, il discorso vale anche per i numeri e le date, poiché, dal punto di vista
della formattazione, sono anch’essi testi, sebbene rappresentino un dato di tipo
diverso.
Oltre alla scelta di una delle nove posizioni possibili all’interno di una cella, nella
scheda Allineamento si possono chiedere a Microsoft Excel altre utili disposizioni per
un testo (Figura 4.8).

È possibile forzare il testo ad andare a capo quando tocca il lato destro della
cella (testo su più righe nella stessa cella).
Si possono unire diverse celle orizzontalmente o anche verticalmente (testo che
si estende su più celle, che risultano unite come se fossero una cella unica).
È possibile disporre la scritta in verticale con i caratteri che scendono dall’alto
verso basso, anziché orizzontalmente con il testo che scorre da sinistra a destra.
Si può disporre la scritta con i caratteri ruotati di un valore che può variare in
modo continuo da –90° a +90° rispetto alla direzione orizzontale da sinistra a
destra.

Figura 4.8 Diversi tipi di allineamento del testo disponibili in Excel.

Le ultime due opzioni sembrano essere destinate unicamente a questioni che

riguardano l’aspetto estetico della cella; in realtà, però, il loro impiego è funzionale a
una migliore presentazione delle tabelle gestite con il programma. L’opzione Testo a
capo, utile per forzare il ritorno a capo del testo quando raggiunge il lato destro della
cella, in molti casi può evitare troncamenti indesiderati nella visualizzazione del
foglio di lavoro.
NOTA La contropartita dell’impostazione Testo a capo è l’aumento dell’altezza della riga del
foglio.

Infine, l’opzione Unione celle risulta utile ogniqualvolta una scritta deve estendersi
orizzontalmente su più celle, come nel caso di intestazioni di tabelle. Un ulteriore
vantaggio è che la cella risultante dall’unione di più celle viene considerata come se
fosse una cella singola.
NOTA È possibile unire un gruppo di celle anche verticalmente oppure in due dimensioni, ossia
contemporaneamente in orizzontale e in verticale.

Per questa opzione sono disponibili tutte le possibilità di formattazione della

singola cella, compresi allineamento, tipo, dimensioni e colore del carattere,
posizione nella cella, bordi, sfondo e così via.
ATTENZIONE Per ripristinare la situazione precedente la scelta di una di queste opzioni (Testo a
capo, Unione celle e così via), è sufficiente selezionare l’intervallo o la cella di interesse e
disattivare la relativa opzione.
 Bordi e sfondo
Una cella contiene dati sui quali, come si è visto nei paragrafi precedenti, è
possibile intervenire in molti modi diversi per modificarne l’aspetto. Anche il
contenitore dei dati, ossia la cella stessa, può tuttavia essere oggetto di interventi volti
a migliorarne l’estetica. Dal momento che si tratta di un elemento di forma
rettangolare, le azioni possibili sulla cella sono:

l’impostazione di uno o più bordi ai suoi quattro lati;

l’assegnazione di uno sfondo colorato o, eventualmente, di un motivo grafico.

Dopo aver selezionato la cella o l’intervallo da formattare e aver fatto clic su

Formato celle nel menu contestuale, per lavorare con i bordi si può fare clic sulla
scheda Bordo (Figura 4.9).

Figura 4.9 La scheda Bordo consente di impostare il formato dei bordi.

La pagina è divisa in due sezioni; in quella di destra si può lavorare per aggiungere
o togliere linee del bordo attorno alle celle selezionate, singolarmente o anche a
gruppi; nella colonna di sinistra, invece, si può scegliere l’aspetto estetico della linea
che si intende aggiungere (continua, punteggiata, tratteggiata, doppia e così via).
Per aggiungere bordi a una cella in modo corretto, è sufficiente applicare la
procedura elencata di seguito.
1. Scegliere nella sezione di destra il tipo di linea, facendo clic sul segno grafico
corrispondente nel riquadro Stile.
2. Sempre nella parte destra, ma più in basso, scegliere il colore della linea,
facendo clic sul pulsante con la freccia orientata verso il basso accanto alla
casella Colore e selezionando il colore desiderato.
3. Passare nella sezione sinistra della pagina e aggiungere uno o più bordi facendo
clic sui contorni della cella di esempio nel riquadro Personalizzato, oppure
utilizzando una delle tre tipologie di bordi nella sezione Predefinito.
4. Confermare facendo clic sul pulsante OK.

Nello specifico, si possono aggiungere tutti i bordi della cornice ai quattro lati
dell’intervallo selezionato in un’unica volta facendo clic sull’icona Bordato in alto al
centro. Per aggiungere tutti i lati interni dell’intervallo, invece, è disponibile l’icona
Interno.
Per aggiungere solo una linea all’intervallo di celle selezionato, Microsoft Excel
mette a disposizione diverse icone, ciascuna delle quali corrisponde a un bordo.

A sinistra, al centro e a destra, in direzione orizzontale.

In alto, al centro e in basso, in direzione verticale.
In diagonale dall’angolo inferiore sinistro a quello superiore destro.
In diagonale dall’angolo superiore destro a quello inferiore sinistro.

NOTA Un bordo diagonale può essere utilizzato per “annullare” o “barrare” un determinato
intervallo di celle, oppure a fini puramente estetici.

Per togliere uno o più bordi già esistenti in una cella o in un intervallo di celle è
sufficiente fare clic sul bordo da eliminare nel riquadro di anteprima. Il meccanismo è
simile a quello di un interruttore: un clic aggiunge il bordo con le caratteristiche
impostate a destra, un altro clic lo toglie.
SUGGERIMENTO Per togliere contemporaneamente tutti i bordi si può fare clic sull’icona
Nessuno, la prima in alto a sinistra nella sezione Predefinito.

Per aggiungere uno sfondo colorato o un motivo grafico a un intervallo di celle,

invece, occorre fare clic sulla scheda Riempimento della finestra di dialogo Formato
celle (Figura 4.10).
Per impostare un colore di sfondo, basta fare clic su uno dei colori elencati a
sinistra nella finestra e confermare, come al solito, con un clic sul pulsante OK. Un
clic sul pulsante Riempimento permette di aprire un’ulteriore finestra di dialogo, nella
quale si può applicare un effetto di sfumatura tra due colori (Figura 4.11).
Figura 4.10 La scheda Riempimento.

Figura 4.11 Le opzioni per creare un riempimento sfumato.

 Per creare un motivo di sfondo occorre sceglierne il colore dall’elenco a discesa
Colore motivo e poi specificare lo stile desiderato utilizzando l’elenco a discesa Stile
motivo. Tra i motivi grafici disponibili ci sono linee oblique, sfondi costituiti da una
punteggiatura continua, linee orizzontali, linee verticali e quadrettature (Figura 4.12).

Figura 4.12 I motivi disponibili per il riempimento di una cella.

L’anteprima del risultato di ogni scelta dell’utente viene visualizzata nel riquadro
Esempio nella parte inferiore della scheda.
Anche in questo caso, dopo aver effettuato la scelta, è sufficiente fare clic sul
pulsante OK per visualizzare il motivo grafico sullo sfondo delle celle che erano state
selezionate.
 Formattazione rapida
Per assegnare un certo formato grafico a un’intera tabella in un foglio di lavoro di
Excel è necessario selezionare ogni cella e impostare le relative opzioni.
Dal momento che si può intervenire su tipo di numero, allineamento, carattere,
bordo e sfondo, potrebbe servire anche molto tempo per ottenere un risultato che si
ritiene gradevole.
SUGGERIMENTO Potrebbe essere utile partire con le idee già chiare su quale debba essere
l’aspetto definitivo di una tabella; in caso contrario, si corre il serio rischio di perdere più tempo
per l’impostazione del formato rispetto a quello impiegato per inserire i dati e le formule.

Microsoft Excel offre una comoda funzionalità che consente di ridurre

drasticamente il tempo necessario all’attività di formattazione su un’intera tabella: si
tratta di Formatta come tabella. In termini semplici, si tratta di una funzione che
assegna immediatamente uno specifico formato estetico a una tabella
precedentemente selezionata. Il formato applicato può essere scelto tra quelli
appartenenti a un nutrito gruppo di formati già predefiniti dal programma.
SUGGERIMENTO Un modo per risparmiare tempo, mantenendo una certa autonomia di
gestione del formato, è quello di sfruttare la formattazione rapida e poi intervenire manualmente
per modificare solo le impostazioni di quelle celle che dovessero risultare insoddisfacenti.

Per utilizzare la funzione, dopo aver selezionato la tabella da formattare occorre

eseguire la procedura qui descritta.

1. Fare clic sull’icona Formatta come tabella nella scheda Home della barra
multifunzione per aprire il relativo sottomenu (Figura 4.13).
2. Fare clic su uno dei modelli di formattazione elencati.
3. Confermare la scelta dell’intervallo da formattare facendo clic sul pulsante OK
della finestra Formatta come tabella.

L’utente può apportare modifiche a un modello facendo clic su Nuovo stile tabella
nel sottomenu di Formatta come tabella. Nella finestra di dialogo Nuovo stile tabella,
è possibile impostare il formato di ognuno degli elementi di una tabella (Figura 4.14).
Il lavoro si svolge selezionando un elemento della tabella e poi facendo clic sul
pulsante Formato per scegliere le impostazioni desiderate. Prima di confermare con
un clic su OK, occorre assegnare un nome al nuovo stile, scrivendolo nella casella di
testo Nome.
Figura 4.13 Le opzioni per la formattazione come tabella.

Figura 4.14 La finestra per creare un formato di tabella personalizzato.

 Incolla speciale
Dopo aver speso tempo e fatica nella formattazione di celle, intervalli di celle o
tabelle intere, può verificarsi una situazione anomala o un imprevisto che causa la
perdita di tutto il lavoro svolto. Fortunatamente, a fronte di un errore dovuto alla
cancellazione di un intervallo formattato, si può sempre intervenire con la funzione
Annulla, di cui si è già parlato.
Altri problemi di perdita della formattazione di un intervallo di celle possono
verificarsi quando si esegue un’operazione di copia e incolla o taglia e incolla. Con
queste due azioni, infatti, i contenuti e il formato dell’intervallo di partenza vengono
incollati nelle celle di destinazione, che quindi perdono l’aspetto estetico che avevano
prima dell’operazione. Per esempio, si supponga di copiare il contenuto di una cella
non formattata, contenente il numero 100,45, in un’altra che ha i quattro bordi, lo
sfondo grigio chiaro e la scritta in carattere grassetto e centrato. Nel momento in cui
si fa clic su Incolla, il numero 100,45 viene trasferito nella cella di destinazione e in
essa scompare completamente la formattazione preesistente.
Per evitare di subire le conseguenze di azioni di questo tipo, Microsoft Excel mette
a disposizione un potente strumento operativo, il cui nome è Incolla speciale. Può
essere attivato al posto del pulsante Incolla “normale” e consente di eseguire una
scelta selettiva in merito a “cosa” incollare nell’intervallo di destinazione.
Dopo aver eseguito l’azione Copia o Taglia in un intervallo, per attivare Incolla
speciale occorre eseguire le operazioni indicate di seguito.

1. Selezionare l’intervallo di destinazione in cui si desidera incollare il contenuto

copiato o tagliato.
2. Fare clic sulla freccia del pulsante Incolla nella scheda Home della barra
multifunzione per aprire il relativo menu a discesa.
3. Fare clic su Incolla speciale per aprire l’omonima finestra di dialogo (Figura
4.15).
4. Scegliere quali elementi si desidera trasferire nella cella o nell’intervallo di
destinazione.
5. Confermare l’operazione facendo clic su OK.

L’opzione predefinita è Tutto, mediante la quale il risultato di Incolla speciale è del

tutto identico a quello di Incolla. Con le opzioni Formule, Valori, Formati e così via
si indica a Microsoft Excel di incollare solamente quanto indicato. Per esempio,
scegliendo Valori vengono copiati solo i valori delle celle, e non il loro formato o le
formule che contengono. In base alla stessa logica, scegliendo Larghezza colonne è
possibile copiare unicamente la larghezza della colonna copiata o tagliata e non il
contenuto, il formato o altro.

Figura 4.15 La finestra di dialogo Incolla speciale.

Un’altra possibilità offerta da Incolla speciale è quella di eseguire semplici

operazioni matematiche tra il contenuto delle celle di partenza e quello delle celle di
destinazione. Nella parte inferiore della finestra di dialogo si trova la sezione
Operazione. L’opzione predefinita, Nessuna, non esegue alcuna operazione sul valore
copiato e incollato. Le opzioni Addiziona, Sottrai, Moltiplica e Dividi, invece,
eseguono l’operazione aritmetica corrispondente sui due valori di origine e
destinazione. Per esempio, se la cella di origine contiene 5 e la cella di destinazione
contiene 7, quando si effettua l’operazione Incolla speciale con l’opzione Addiziona
la cella di destinazione conterrà il valore 12.
Altre due opzioni sono Salta celle vuote e Trasponi. Facendo clic sulla prima delle
due caselle di controllo, nel caso in cui una cella di destinazione fosse vuota, il
programma non incollerebbe alcunché al suo interno. Facendo clic su Trasponi, le
righe dell’intervallo di partenza vengono invece scambiate con le colonne.
Capitolo 5
 Formule e funzioni

Se Excel servisse solo per memorizzare una serie di dati, non avrebbe mai
conquistato la sua fama. I fogli di calcolo sono così diffusi proprio perché, come
suggerito dal nome, permettono di eseguire ogni tipo di calcolo sui dati inseriti nelle
celle attraverso l’uso di formule e funzioni.
I fogli di calcolo sono comodi e semplici da utilizzare per inserire valori nelle celle
e costruire tabelle di dati. I tipi di valori che si inseriscono con maggiore frequenza
sono quelli numerici, poiché i programmi come Microsoft Excel hanno offerto da
sempre la possibilità di eseguire calcoli su gruppi di numeri, rendendo automatiche
operazioni altrimenti manuali e ripetitive. Possiamo fare riferimento al già più volte
citato scontrino del supermercato, sul quale nell’ultima colonna di destra di ogni riga
è riportato il totale. Se si sommano tutti i totali, si ottiene l’importo complessivo da
pagare alla cassa. Invece di eseguire la somma dei singoli valori con una calcolatrice
e scrivere manualmente il totale complessivo in fondo alla colonna, si chiede al
programma di eseguire per noi questa operazione.
Per inserire una formula in una cella, si opera come se si volesse scrivere un
normale testo.

1. Per prima cosa si rende attiva la cella nella quale deve essere inserita la formula,
per esempio facendo clic su di essa.
2. Si scrive quindi la formula con la tastiera, rispettandone la sintassi (spiegata nel
prosieguo di questo capitolo).
3. Infine, si preme il tasto Invio per confermare l’inserimento.

Per esempio, se la colonna è quella delle celle B1, B2 e B3, nella cella B4 si può
scrivere la formula matematica =B1+B2+B3.

Se si conferma l’inserimento con Invio, nella cella B4 sarà visualizzato il valore

risultante dalla somma del contenuto delle tre celle superiori (Figura 5.1).
Figura 5.1 Il risultato della formula ottenuto dopo aver premuto Invio.
SUGGERIMENTO Per non confondersi tra il contenuto della cella del totale, che è la formula, e il
risultato che viene visualizzato, è sempre meglio dare un’occhiata alla casella di testo nella barra
della formula nella parte superiore del foglio di lavoro.

I vantaggi del lavorare con le formule in un foglio di calcolo sono numerosi e

importanti. Il primo grande vantaggio risiede nel non dover eseguire materialmente
un calcolo a mano, lasciando che sia il programma a farlo al posto dell’utente. Questo
comporta un risparmio di tempo enorme e un notevole aumento dell’efficienza
lavorativa, ed è anche il motivo principale per cui vengono utilizzati i fogli
elettronici.
Il vantaggio in termini di tempo è maggiore di quanto possa sembrare a prima
vista, poiché la formula non viene calcolata solo subito dopo il suo inserimento, ma
anche ogni volta che si modifica uno qualsiasi dei valori delle celle: al momento della
conferma cambiano sia il valore visualizzato nella cella modificata, sia il valore del
risultato della formula.
Vi sono tuttavia altri vantaggi nell’utilizzo delle formule. Il tempo risparmiato
viene spesso sfruttato per eseguire simulazioni, ossia per vedere “che cosa accade
se”: si prova a inserire prima un valore, poi un altro in una data cella e si fa una
valutazione su come cambia il risultato. Per esempio, nello scontrino del
supermercato si può cambiare la quantità acquistata di un certo prodotto in una riga
per vedere l’ammontare della somma da spendere.
Nello stesso foglio di lavoro le formule possono inoltre essere diverse, estese a più
celle e legate tra loro per garantire maggiore efficienza e semplificazione operativa.
Nel caso dello scontrino questo significa poter mettere in relazione le quantità dei
prodotti acquistati ai prezzi unitari e ai prezzi totali di ogni prodotto alla loro somma.
Se, poi, si ipotizza di applicare uno sconto fedeltà supplementare del 2% sull’importo
totale della spesa, si ottiene una serie di formule connesse tra loro, che consentono di
conoscere immediatamente l’importo reale da corrispondere ogniqualvolta si varia la
quantità di un singolo prodotto.
 Sintassi delle formule
Come deve essere scritta una formula affinché possa funzionare? Naturalmente
deve rispettare una sintassi precisa, che prevede una serie di semplici regole, la prima
delle quali è che chi scrive la formula deve ricordarsi di iniziare con il segno di
uguale (=).
Il segno premesso ai riferimenti di cella fa sì che il programma interpreti il
contenuto come una formula; in caso contrario lo considererebbe infatti un semplice
testo. Due celle potrebbero, per esempio, contenere le due formule seguenti:
D1+D2+D3
=D1+D2+D3

Nel primo caso, il risultato visualizzato nella cella sarà proprio la scritta
“D1+D2+D3”, mentre nel secondo caso il programma interpreterà i caratteri che si
trovano dopo il segno di uguale come componenti di una formula, quindi eseguirà il
calcolo e ne mostrerà il risultato come valore numerico (Figura 5.2).
Dopo il segno iniziale, una formula può essere composta da valori fissi, riferimenti
di celle, operatori di calcolo e funzioni.
I valori fissi sono valori numerici che rimangono costanti nel calcolo. In genere
sono numeri come “10”, “0,9” oppure “350,42”, che vengono digitati così come
appaiono.
Un riferimento di cella è “l’indirizzo” (relativo o assoluto) di una cella. In questo
caso il programma legge il valore contenuto in quella cella e lo utilizza per il calcolo
esattamente come se nella formula fosse stato scritto il valore numerico al posto del
riferimento.
Gli operatori di calcolo comprendono i classici segni per eseguire le quattro
operazioni matematiche e altri segni che consentono di eseguire calcoli di tipo
diverso. Tra questi ultimi ci sono, per esempio, le parentesi, che consentono di
variare la sequenza della valutazione delle operazioni, esattamente come nelle
espressioni matematiche che si studiano a scuola. Di essi si parlerà nel paragrafo
successivo.
Figura 5.2 Il segno uguale fa sì che il programma interpreti il contenuto della cella come una formula e
ne fornisca il risultato.

Le funzioni sono espressioni che operano su uno o più elementi per ottenere i
risultati più velocemente rispetto al tempo impiegato per la scrittura con i normali
operatori. Si parlerà diffusamente delle funzioni più avanti nel testo.
Facendo sempre riferimento all’esempio dello scontrino, si potrebbe costruire una
tabella di quattro colonne in cui inserire rispettivamente quanto segue.

Il nome del prodotto acquistato.

La quantità.
Il prezzo unitario.
La formula che moltiplica la quantità e il prezzo per ottenere il totale di riga
(Figura 5.3).

Per costruire una tabella con quattro prodotti come nell’esempio, nelle celle B2,
B3, B4 e B5 si inseriscono le quantità, nelle celle C2, C3, C4 e C5 i prezzi unitari e
nelle celle D2, D3, D4 e D5 le formule per calcolare il prodotto delle coppie di valori.
Per esempio, nella cella D2 sarà inserita la formula:
=B2*C2
Figura 5.3 Una tabella completa di dati e di formule.

In questa formula, “B2” e “C2” sono riferimenti di cella, mentre “=” e “*” sono gli
operatori. Nella cella D7 si potrà poi inserire la formula per la somma complessiva
dei totali di riga, in questo modo:
=D2+D3+D4+D5

In questo caso i riferimenti di cella sono “D2”, “D3”, “D4” e “D5”, mentre gli
operatori di calcolo sono “=” e i vari segni “+”.
Supponendo di voler ottenere nella cella D7 direttamente il totale complessivo
scontato di un ipotetico sconto “fedeltà” del 2%, nella cella si dovrà inserire una
formula simile alla seguente:
=(D2+D3+D4+D5)*98/100

Per applicare uno sconto del 2% è sufficiente moltiplicare l’importo per 98 e

dividerlo per 100. Nella formula ci sono riferimenti di cella ripetuti più volte, valori
fissi (il 98 e il 100) e diversi operatori di calcolo, tra cui segni di addizione (+),
moltiplicazione (*) e divisione (/).
Ci sono anche gli operatori parentesi tonde aperte e chiuse, che sono utilizzati per
costringere il programma a variare la sequenza con la quale devono essere calcolati i
diversi valori e calcolare correttamente il totale complessivo scontato del 2%.
 Operatori di calcolo in Excel
In Microsoft Excel sono disponibili numerosi operatori di calcolo, da scegliere in
base al tipo di calcolo che si intende eseguire sulle celle. Sono raggruppabili
logicamente nelle seguenti categorie.

Operatori aritmetici
Operatori di confronto
Operatori di gestione del testo
Operatori di riferimento

Gli operatori aritmetici sono i seguenti:

+ (più)
– (meno)
* (asterisco)
/ (barra)
% (percentuale)
^ (accento circonflesso)

Questi operatori sono utilizzati rispettivamente per le operazioni di somma,

sottrazione, moltiplicazione, divisione, calcolo percentuale ed elevamento a potenza.
Gli operatori di confronto, invece, sono i seguenti:

= (uguale)
> (maggiore)
< (minore)
>= (maggiore o uguale a)
<= (minore o uguale a)
<> (diverso da)

Questi operatori sono utilizzati per eseguire confronti tra valori numerici o di testo,
per decidere come proseguire con il calcolo oppure per ottenere un risultato logico di
tipo “vero” o “falso”.
È inoltre disponibile un operatore di testo, & (e commerciale), che viene impiegato
per concatenare due stringhe di testo, legandole in una stringa unica.
Ci sono infine gli operatori di riferimento:

: (due punti)
 ; (punto e virgola)
“ ” (spazio)

Questi ultimi sono utilizzati per la gestione degli intervalli di celle. Il segno due
punti separa le celle alle estremità di un intervallo, il punto e virgola combina più
celle o intervalli tra loro, mentre lo spazio genera un riferimento alle celle in comune
tra due intervalli.
 Funzioni
Per introdurre l’argomento delle funzioni, riprenderemo nuovamente lo scontrino
del supermercato. Nei vari esempi presentati fino a questo punto si è sempre
ipotizzato di avere quattro prodotti elencati in una colonna dello scontrino, la cui
somma veniva rappresentata con una formula del tipo:
=D2+D3+D4+D5

Se però i prodotti fossero 10 o 100 il ricorso a questa sintassi costringerebbe

l’utente alla scrittura di formule lunghissime; inoltre, si rischierebbe di commettere
con maggiore facilità errori di digitazione con conseguente calcolo di risultati errati.
SUGGERIMENTO Quando si scrivono formule in fogli di calcolo di una certa complessità, uno dei
problemi più sentiti è il controllo della loro correttezza. Può risultare utile provare le formule con
valori semplici, dei quali si conosce a priori il risultato ottenuto.

Ecco, allora, che vengono in aiuto le funzioni. In particolare, la funzione

SOMMA() è sicuramente tra le più utilizzate, poiché intuitiva ed efficace. La sua
sintassi è la seguente:
SOMMA(intervallo di celle)

NOTA In Microsoft Excel è indifferente scrivere i nomi di celle e funzioni in maiuscolo o in

minuscolo. Una volta premuto Invio, l’applicazione trasforma tutto l’inserimento in maiuscolo.

Nell’esempio della somma dei valori D2+D3+D4+D5 si può quindi scrivere:

=SOMMA(D2:D5)

ATTENZIONE Una funzione è sempre una formula o parte di una formula, quindi per essere
eseguibile deve iniziare sempre con il segno uguale.

Se l’intervallo fosse esteso a 80 celle da D2 a D81, basterebbe scrivere:

=SOMMA(D2:D81)

Mediante una formula chiara e sintetica si riesce a eseguire un calcolo semplice,

ma che coinvolge un numero elevato di celle. Altre funzioni possono anche eseguire
calcoli più complessi su singole celle, come avviene per esempio con le funzioni
trigonometriche per seno e coseno.
Per inserire in una cella la funzione SOMMA si può utilizzare anche il pulsante
Somma, disponibile nella scheda Home della barra multifunzione. Il suo uso è
estremamente semplice ma, affinché sia efficace, occorre posizionarsi nella prima
cella libera sotto una colonna di valori numerici oppure subito a destra di una riga di
numeri. A questo punto è sufficiente applicare la procedura elencata di seguito.

1. Fare clic sulla cella in cui deve essere inserita la formula.

2. Fare clic sull’icona Somma.
3. Confermare premendo Invio.

Prima della conferma, Microsoft Excel mostra visivamente qual è l’intervallo di

celle coinvolto dalla funzione SOMMA (Figura 5.4).
Dopo aver controllato che sia quella corretta, confermando l’inserimento la
funzione fornirà direttamente il risultato della somma.
Il pulsante Somma è accompagnato da una freccia rivolta in basso. Facendo clic su
di essa viene visualizzato un elenco a discesa le cui voci si riferiscono ad altre
funzioni utilizzate di frequente, come Media, Conta numeri, Max e Min (Figura 5.5).
Queste funzioni possono essere inserite al posto della somma, selezionando prima
una cella vicino a un intervallo di valori numerici, quindi scegliendo la funzione
desiderata all’interno dell’elenco.

Figura 5.4 L’intervallo di celle coinvolto dalla funzione SOMMA() è messo in evidenza.
Figura 5.5 L’elenco a discesa che si apre facendo clic sulla freccia del pulsante Somma.

Più in generale, una funzione esegue un certo tipo di elaborazione, in base a com’è
stata definita, su una o più celle delle quali vengono forniti i riferimenti. Detto in
termini diversi, una funzione è una particolare formula che esegue operazioni
predefinite; questo consente di ottenere ulteriori vantaggi in termini di riduzione del
tempo e di affidabilità dei risultati dei calcoli.
La sintassi di una funzione tipica è:
nomefunzione(argomento1;argomento2;...;argomentoN)

Con nomefunzione ci si riferisce a una specifica funzione di cui occorre conoscere

il nome e la funzionalità. Accanto al nome ci sono sempre due parentesi, all’interno
delle quali possono essere inseriti uno o più argomenti. Ogni argomento viene
separato dagli altri tramite l’operatore punto e virgola (;).
Gli argomenti possono essere valori inseriti direttamente nelle parentesi oppure
riferimenti a celle o intervalli di celle. In ogni caso, normalmente un argomento è uno
dei tipi di dati previsti per l’inserimento nelle celle di un foglio di calcolo, ossia
numeri, testi o valori logici.
Un argomento, inoltre, può essere a sua volta una funzione che ha propri
argomenti. In questo caso si parla di funzioni “annidate”, nel senso che sono una
interna all’altra.
NOTA Per particolari funzioni l’argomento può assumere anche un valore speciale come una
matrice o un valore di errore.

Le funzioni sono raggruppate in categorie. I loro nomi e gli obiettivi di

funzionamento sono disponibili sulle pagine della Guida in linea del programma.
NOTA La Guida in linea può essere visualizzata premendo il tasto funzione F1 mentre si sta
lavorando con il programma. Si può cercare l’argomento che interessa inserendo una parola
chiave in una specifica casella di testo, quindi facendo clic sul pulsante accanto a essa. In
alternativa, è possibile ricorrere alla nuova casella Aiutami introdotta con Excel 2016, di cui si è
parlato nel Capitolo 1.

Per ogni funzione vengono illustrati dettagliatamente anche la sintassi, il tipo di

operazione che esegue e il risultato che genera.
 Categorie di funzioni
Di seguito sono elencate le categorie di funzioni disponibili in Microsoft Excel
suddivise in tre gruppi. Il primo gruppo è costituito dalle funzioni di tipo scientifico e
comprende le funzioni matematiche e trigonometriche, statistiche, logiche, di
progettazione e finanziarie.
Le funzioni del secondo gruppo operano su testo e informazioni: si parla quindi di
funzioni di testo, informative, di ricerca e riferimento e per data e ora.
Il terzo gruppo è quello delle funzioni di gestione dati: comprende le funzioni per
database, per cubi, definite dall’utente e Web.
Inoltre sono presenti funzioni di compatibilità, utilizzate in versioni precedenti del
programma e poi sostituite con altre.

Funzioni scientifiche
Tra le funzioni “scientifiche”, quelle matematiche e trigonometriche sono molto
numerose in quanto consentono di ottenere elaborazioni classiche e diffusamente
utilizzate.
Per esempio, ci sono le funzioni che vengono impiegate per i calcoli nelle
operazioni più comuni, come la somma di un gruppo di numeri, l’arrotondamento e il
troncamento del valore numerico di una cella, il calcolo del valore assoluto o la
verifica del segno di un numero.
Ci sono poi tutte le funzioni trigonometriche, sia dirette come seno e coseno,
tangente e cotangente, sia inverse.
Non mancano infine le funzioni logaritmiche in base 10 o in una qualsiasi altra
base con le loro inverse, oltre a operatori particolari come il fattoriale, il calcolo del
massimo comune denominatore, del mimino comune multiplo e del resto di una
divisione.
La Tabella 5.1 riporta alcuni esempi di utilizzo delle funzioni matematiche. Nella
terza colonna sono state inserite alcune note di commento agli esempi.
Tabella 5.1 Funzioni matematiche.
Sintassi Esempio Note
Somma i valori dell’intervallo da B1 a B5
SOMMA(num1;num2;…) =SOMMA(B1:B5;48)
e il valore fisso 48.
Calcola il seno trigonometrico del valore
SEN(radianti) =SEN(C12) presente nella cella C12, misurato in
 radianti.
Arrotonda il valore num a 0 cifre decimali:
ARROTONDA(num;num_cifre) =ARROTONDA(12,4;0)
il risultato sarà quindi 12.

Anche le funzioni statistiche sono numerose: comprendono le funzionalità

destinate a essere utilizzate da chi esegue valutazioni statistiche su gruppi di valori,
anche specialistici, come la distribuzione, la frequenza, la varianza e la covarianza, il
valore percentile e altre ancora. Sono piuttosto comuni gli impieghi del massimo, del
minimo e della media dei valori presenti in un determinato intervallo di celle.
Nella Tabella 5.2 sono elencati alcuni esempi di funzioni statistiche con alcune
note di commento.

Tabella 5.2 Funzioni statistiche.

Sintassi Esempio Note
MEDIA(num1;num2; Calcola la media di tutti i valori presenti nell’intervallo da
=MEDIA(B1:B5;48)
…) B1 a B5 e del valore fisso 48.
MAX(num1;num2; Individua il valore massimo tra i valori dell’intervallo da
=MAX(B1:B5;48)
…) B1 a B5 e 48.
Individua il valore minimo tra i valori dell’intervallo da B1
MIN(num1;num2;…) =MIN (B1:B5;48)
a B5 e 48.

Le funzioni logiche restituiscono come risultato il valore logico “vero” oppure il

valore logico “falso”. C’è anche la possibilità di eseguire una funzione SE, con la
quale si effettua una scelta tra due risultati in base al valore dell’argomento.
La Tabella 5.3 riporta la sintassi e un esempio di utilizzo della funzione SE().

Tabella 5.3 Funzioni logiche.

Sintassi Esempio Note
Se B1 è minore o uguale a 12, allora la cella
SE(test;se_vero;se_falso) =SE(B1<=12;C1;D1) assumerà il valore di C1, altrimenti assumerà il
valore della cella D1.

Anche le funzioni ingegneristiche sono piuttosto numerose e consentono di

applicare funzioni matematiche specialistiche (per esempio la funzione di Bessel) a
valori o a contenuti di celle, di eseguire conversioni tra basi numeriche e di lavorare
con i numeri complessi.
Nella Tabella 5.4 sono illustrati alcuni esempi di utilizzo di queste funzioni.
Tabella 5.4 Funzioni di progettazione.
Sintassi Esempio Note
Converte il numero
decimale nella
DECIMALE.BINARIO(num;cifre) =DECIMALE.BINARIO(C2;D2) cella C2 in un
numero binario di
D2 cifre.
 Calcola il modulo
COMP.MODULO(num_comp) =COMP.MODULO(“10+20i”) del numero
complesso indicato
tra virgolette.
Converte i due
valori 10 e 20 nella
parte reale e
COMPLESSO(parte_reale;coeff_imm;suffisso) =COMPLESSO(10;20;”j”)
immaginaria del
numero complesso
“10+20j”.

Le funzioni finanziarie sono ugualmente numerose e vengono utilizzate per

eseguire calcoli finanziari su dati che rappresentano importi. Consentono di calcolare
il tasso di interesse, l’interesse, l’ammortamento, il tasso di sconto, il valore futuro di
un investimento, il rendimento e la rendita. Sono sicuramente molto utili ai
consulenti finanziari, agli economisti e a tutti coloro che devono eseguire calcoli che
necessitano valutazioni economiche a vario titolo.

Funzioni per testo e informazioni

Alla categoria “testo” appartengono le funzioni di tipo testo e dati che operano su
stringhe di caratteri. Le operazioni che eseguono sono molteplici, in quanto sui valori
di tipo stringa l’utente può decidere di agire in modi diversi.
Sono disponibili funzioni per verificare la presenza di una stringa all’interno di
un’altra, per estrarre un certo gruppo di caratteri alla sinistra o alla destra di una
stringa e per convertire le maiuscole in minuscole o viceversa; altre ancora
consentono di impostare unicamente l’iniziale maiuscola di una scritta o di ottenere il
valore corrispondente al numero di caratteri che fanno parte di una certa stringa.
Sintassi, esempi e note di commento sono riportati nella Tabella 5.5.
Tabella 5.5 Funzioni per il testo.
Sintassi Esempio Note
Trasforma la parola “ciao” nell’equivalente
MAIUSC(testo) =MAIUSC(“ciao”)
maiuscolo “CIAO”.
Cerca il carattere “@” nella cella A4, iniziando la
ricerca dal secondo carattere; se la ricerca ha
TROVA(testo;stringa;inizio) =TROVA(“@”;A4;2) esito positivo, nella cella contenente la formula
viene visualizzato il numero corrispondente alla
posizione occupata dal carattere cercato.
RIPETI(testo;volte) =RIPETI(“Italia”;10) Scrive per 10 volte il testo “Italia”.

Le funzioni informative forniscono notizie su elementi concernenti il foglio di

calcolo, la configurazione software corrente e il tipo di dati con cui si sta lavorando.
La Tabella 5.6 riporta alcuni esempi.
 Tabella 5.6 Funzioni informative.
Sintassi Esempio Note
INFO(tipo) =INFO(“versione”) Visualizza la versione di Excel in uso.
Il valore restituito sarà 12, ovvero il numero di riga della cella
CELLA(info;rif) =CELLA(“riga”;D12)
D12.

NOTA Le funzioni INFO(tipo) e CELLA(info;rif) hanno argomenti che possono assumere diversi
valori e per ciascuno di essi restituiscono uno specifico risultato. L’elenco dei valori che possono
assumere gli argomenti è visualizzabile nelle pagine della Guida di Microsoft Excel.

Le funzioni di ricerca e riferimento possono restituire un particolare valore di un

elemento presente in un foglio, come il riferimento di una riga, quello di una colonna
o di una cella. Possono anche cercare uno specifico valore all’interno di un vettore,
oppure un valore all’interno di una tabella a partire da un certo valore della prima
riga o della prima colonna o, ancora, eseguire la trasposizione di una matrice (Tabella
5.7).

Tabella 5.7 Funzioni di ricerca e riferimento.

Sintassi Esempio Note
Visualizza il numero della colonna
RIF.COLONNA(rif) =RIF.COLONNA(D12)
della cella indicata, ossia 4.
Visualizza il numero della riga della
RIF.RIGA(rif) =RIF.RIGA(D12)
cella indicata, ossia 12.
Cerca il valore specificato nel
vettore indicato come secondo
argomento e restituisce il valore che
si trova nella medesima posizione
nel terzo argomento. Per esempio,
CERCA(valore;vettore;risultato) =CERCA(200;C1:C5;D1:D5) se i valori contenuti nell’intervallo
C1:C5 sono 100, 200, 300, 400 e
500 e quelli nell’intervallo D1:D5
sono Palermo, Napoli, Roma,
Bologna e Milano, la funzione
restituisce Napoli.

Le funzioni della categoria data e ora eseguono elaborazioni su tipi di dati che
rappresentano il tempo. È possibile estrarre specifiche parti della data (per esempio
l’ora e il giorno), calcolare quanto tempo è trascorso tra due date, convertire un
numero in una data o viceversa.
Anche di questo tipo di funzioni vengono presentati alcuni esempi nella Tabella
5.8.
Tabella 5.8 Funzioni per data e ora.
Sintassi Esempio Note
Visualizza il numero
progressivo
corrispondente alla
data del giorno
OGGI() =OGGI() corrente. Se la cella è
formattata come data, il
numero viene
visualizzato nel formato
data corrente.

Visualizza il numero
corrispondente al mese
dell’anno della data
memorizzata nella cella
MESE(num_seriale) =MESE(C15)
C15. Per esempio, se
fosse gennaio,
verrebbe visualizzato
1.
Visualizza il numero
corrispondente al
giorno della settimana
della data memorizzata
GIORNO.SETTIMANA(num_seriale;tipo_ nella cella C15. Il
=GIORNO.SETTIMANA(C15;2)
restituito) parametro
tipo_restituito permette
di stabilire se la
settimana inizia dalla
domenica o dal lunedì.

Funzioni di gestione dati

Le funzioni di database sono utili nell’analisi dei dati presenti nelle tabelle di un
database. Per esempio, si possono estrarre valori da tabelle, si può chiedere di
calcolare la media, il valore massimo o il valore minimo di un gruppo di campi e
anche di contare quanti siano quelli che rispondono a un preciso criterio. Alcuni
esempi sono riportati nella Tabella 5.9.

Tabella 5.9 Funzioni di database.

Sintassi Esempio Note
Nell’esempio,
il database è
rappresentato
dall’intervallo
di celle
B5:F20, il
campo sul
quale
eseguire il
controllo si
chiama
“Importo” e i
DB.CONTA.NUMERI(database;campo;criteri) =DB.CONTA.NUMERI(B5:F20;”Importo”;B1:G2) criteri sono
contenuti
nell’intervallo
B1:G2. Il
risultato è la
quantità di
 celle
contenenti
numeri tra
quelle che
rispondono ai
criteri riportati
in B1:G2.
Il database, il
campo sul
quale
eseguire il
controllo e i
criteri sono gli
stessi della
riga
DB.MAX(database;campo;criteri) =DB.MAX(B5:F20;”Importo”;B1:G2) precedente. Il
risultato è il
valore
massimo
dell’importo
rispondente
ai criteri
elencati nella
funzione.

Con le funzioni esterne si possono eseguire azioni come la conversione di una

valuta in un’altra utilizzando la triangolazione con l’euro o la creazione di
connessioni con database esterni al foglio di calcolo corrente. Queste caratteristiche
sono rese disponibili quando vengono caricati componenti esterni a Microsoft Excel.
 Inserimento di una funzione
Nel paragrafo precedente sono stati presentati i vari tipi di funzioni disponibili ed è
stato suggerito di consultare la Guida in linea di Excel per conoscere tutti i dettagli
relativi a una specifica funzione.
Quando si conosce il nome della funzione da utilizzare, è possibile inserirla in una
cella facendone precedere il nome dal segno di uguale. Non appena si inizia a
scrivere il nome della funzione dopo aver inserito “=”, Excel apre un elenco a discesa
in cui sono elencate tutte le funzioni disponibili in ordine alfabetico (Figura 5.6).
Accanto alla funzione selezionata compare inoltre una descrizione del suo scopo.
A questo punto si può proseguire con la digitazione fino a completare il nome della
funzione; in alternativa, è possibile fare doppio clic sul nome della funzione
desiderata non appena lo si individua nell’elenco, oppure proseguire a digitare finché
la funzione di interesse non è selezionata e, a quel punto, premere il tasto Tab.
Completate queste operazioni, Excel offre un nuovo tipo di assistenza all’utente,
mostrando sotto la cella della formula la sequenza di argomenti che devono essere
inseriti (Figura 5.7). L’argomento da inserire al momento è evidenziato in grassetto;
quando si è terminato con tale argomento, è sufficiente inserire un punto e virgola per
proseguire con l’argomento successivo.

Figura 5.6 L’inserimento manuale di una funzione.

Figura 5.7 Gli argomenti della funzione visualizzati sotto la cella.

Quando invece non si conosce il nome esatto della funzione da utilizzare per una
determinata operazione, Excel viene in aiuto dei suoi utenti con la funzionalità
Inserisci funzione: per abilitarla basta attivare la cella in cui si desidera immettere la
funzione e fare clic sul pulsante Inserisci funzione nella scheda Formule della barra
multifunzione. Alla selezione viene aperta la finestra di dialogo Inserisci funzione
(Figura 5.8).

Figura 5.8 La finestra di dialogo Inserisci funzione.

Nella casella nella parte superiore è possibile digitare una breve descrizione
dell’operazione che si intende eseguire. Facendo clic su Vai, Excel propone nella
parte inferiore le funzioni che ritiene possano essere d’aiuto all’utente. In alternativa,
si può aprire l’elenco a discesa accanto alla dicitura Oppure selezionare una
categoria per scegliere la categoria di funzioni desiderata e individuare poi nel
riquadro in basso la funzione che serve al proprio scopo.
In ogni caso, una volta trovata la funzione di interesse è sufficiente selezionarla nel
riquadro Selezionare una funzione per visualizzare in basso la sua sintassi (Figura
5.9).
SUGGERIMENTO È possibile fare clic sul collegamento Guida relativa a questa funzione per
visualizzare la pagina della Guida di Excel concernente la funzione selezionata.

A questo punto si può fare clic su OK: Excel predispone la formula nella cella e
mostra una finestra di dialogo in cui inserire gli argomenti richiesti dalla funzione
(Figura 5.10).

Figura 5.9 La sintassi della funzione selezionata.

Figura 5.10 La finestra per l’inserimento degli argomenti.

Questa modalità di lavoro è particolarmente comoda perché per ogni argomento

della funzione viene visualizzata una breve descrizione che aiuta a capire quali dati
sono richiesti da Excel.
Per inserire gli argomenti è possibile digitare direttamente nelle caselle disponibili,
specificando valori costanti o riferimenti di cella. Tuttavia, specialmente in caso di
riferimenti lunghi o complessi, è preferibile fare clic sull’icona presente sul lato
destro di ogni casella. Quando si esegue questa operazione, la finestra viene
temporaneamente nascosta ed è possibile utilizzare il mouse sul foglio di lavoro per
selezionare le celle desiderate.
Se si osserva nuovamente la Figura 5.10, si nota che accanto alla casella di un
argomento vengono visualizzati i valori effettivamente contenuti nell’intervallo di
celle selezionato e che, in basso, è mostrata un’anteprima del risultato della formula.
Capitolo 6
 Ordinamenti, filtri e ricerche

Dopo aver inserito i dati nel foglio, può sorgere la necessità di cambiare l’ordine dei
dati, di visualizzarne solo una parte o di cercare informazioni specifiche all’interno
di un foglio di lavoro magari particolarmente grande o complesso.
Queste operazioni, finché non ne viene compreso a fondo il funzionamento, spesso
possono portare a risultati indesiderati; per questo motivo, il capitolo inizia
presentando gli strumenti di Excel per annullare e ripristinare le operazioni.
 Annullamento e ripristino delle operazioni
Come in ogni altro tipo di attività, anche lavorando con un foglio elettronico come
Excel si possono commettere degli sbagli. Ci sono errori evitabili ed errori che
richiedono l’impiego di molto tempo per ripristinare la situazione precedente.
Situazioni particolarmente negative come quelle della cancellazione di un file dal
disco possono essere risolte solo utilizzando gli opportuni strumenti del sistema
operativo oppure i programmi di utilità specifici per il recupero di file eliminati.
NOTA Il classico strumento a disposizione dell’utente è il Cestino di Windows, dal quale possono
essere recuperati facilmente i file cancellati dal file system.

L’argomento di questo paragrafo riguarda tuttavia il “recupero” dagli errori

commessi mentre si lavora con Excel. La funzione presa in esame è l’annullamento
di un’operazione eseguita in modo errato o non voluto, oppure di un’azione in merito
alla quale si ha avuto un ripensamento dopo la sua esecuzione.
L’annullamento è possibile poiché Excel registra in uno specifico spazio di
memoria ogni singola operazione effettuata dall’utente, mantenendone traccia. Grazie
a questo meccanismo, il programma è in grado di tornare alla situazione esistente
subito prima dell’ultima operazione eseguita, ma anche a quella ancora precedente o
a un’altra ancora prima.
Alcuni tipi di errore a cui si può agevolmente riparare sono le cancellazioni di dati,
la modifica di contenuto di celle, gli spostamenti di celle e la sovrascrittura di celle
con il contenuto di altre.
ATTENZIONE Se si esegue una serie di operazioni e poi si salva il file chiudendolo, non è più
possibile chiedere l’annullamento di operazioni, poiché con la chiusura l’area di memoria che
conserva le modifiche eseguite nel foglio di lavoro viene cancellata.

Per annullare l’ultima operazione eseguita nel foglio di lavoro, si può agire sia con
la tastiera, sia con il mouse. Utilizzando la tastiera, è sufficiente premere la
combinazione di tasti di scelta rapida Ctrl+Z. Premendo una seconda volta questa
combinazione, si ottiene l’annullamento dell’operazione ancora precedente.
Continuando a premere Ctrl+Z, si torna sempre più indietro nella cronologia delle
attività che sono state svolte nel foglio di lavoro.
Si può ottenere lo stesso risultato facendo clic sull’icona Annulla sulla barra di
accesso rapido (Figura 6.1).
Figura 6.1 L’icona Annulla consente di tornare indietro nella cronologia delle attività svolte sul foglio di
lavoro.

Se si fa clic la prima volta, viene annullata l’operazione precedente, con un

secondo clic si annulla anche la penultima azione e così via.
Accanto all’icona c’è un pulsante con una freccia orientata verso il basso. Facendo
clic su di esso, si apre un menu a discesa nel quale Excel elenca tutte le operazioni
che sono state eseguite fino a quel momento, visualizzando in cima l’ultima e quindi,
scendendo verso il basso, tutte le azioni precedenti in ordine cronologico inverso.
Questo elenco a discesa consente di chiedere l’annullamento di un intero gruppo di
operazioni in una volta sola, anziché fare clic ripetutamente sull’icona Annulla fino a
ottenere la situazione desiderata (Figura 6.2).

Figura 6.2 Mediante l’elenco a discesa visualizzato dal programma si può annullare un intero gruppo di
operazioni in una sola volta.

Si supponga di aver annullato un’operazione in più rispetto a quelle che si

intendevano eliminare. Come è possibile rimediare a questo inconveniente? Excel
fornisce la funzione Ripristina, che esegue l’operazione opposta ad Annulla, ovvero
recupera l’ultima operazione annullata.
 Anche in questo caso si può utilizzare la tastiera oppure il mouse. Se si utilizza la
tastiera, occorre premere Ctrl+Y.
Con il mouse, si deve invece fare clic sull’icona Ripristina, che in genere è
visualizzata accanto all’icona Annulla proprio perché associata logicamente a essa
(Figura 6.3).

Figura 6.3 L’icona Ripristina con una freccia che ruota in avanti verso destra.
SUGGERIMENTO Anche il pulsante Ripristina mette a disposizione l’elenco a discesa per
ripristinare con un solo gesto tutte le operazioni annullate.
 Ordinamento dei dati
Una funzione molto utilizzata nei fogli elettronici è l’ordinamento dei dati presenti
in una tabella. Per esempio, dopo aver scritto una serie di righe di una tabella per
creare una rubrica telefonica, difficilmente si vedranno i cognomi già in ordine
alfabetico. Questo capiterà a maggior ragione dopo un certo numero di aggiornamenti
eseguiti sui suoi dati.
Nel corso del tempo verranno aggiunte nuove righe in fondo alla tabella, che,
normalmente, non saranno già in ordine rispetto alle altre.
NOTA Quando si parla di ordinamento, ci si riferisce quasi sempre a quello di dati disposti in
tabelle opportunamente costruite in un foglio di lavoro, ovvero al caso reale tipico. Il foglio
elettronico è tuttavia in grado di ordinare anche dati presenti in semplici intervalli di celle.

Inoltre, sempre per continuare con l’esempio della rubrica, non è detto che l’ordine
per cognome sia sempre quello desiderato. Per esempio, a volte potrebbe essere utile
avere le righe ordinate per città e magari si vuole anche creare un secondo livello di
ordinamento in base al cognome.
SUGGERIMENTO Mettere le righe di una tabella in un certo ordine può risultare utile anche
come funzione di controllo dei contenuti delle celle. Per esempio, disponendo le celle in un dato
ordine si può controllare se sono stati inseriti involontariamente dei duplicati.

La modalità di ordinamento dipende dal tipo di dato presente nelle celle di una
colonna. Se i dati sono di tipo testo, l’ordine sarà alfabetico; se sono numeri, l’ordine
sarà crescente o decrescente rispetto al valore dei numeri presenti nelle celle; se sono
date, l’ordinamento seguirà il corso dei giorni, dei mesi e degli anni che
appartengono ai dati inseriti nelle celle della colonna.
ATTENZIONE In questo caso, più che in altre fasi di lavoro con i fogli elettronici, è importante
tenere conto del reale contenuto delle celle rispetto a quanto viene mostrato nella schermata.
Ordinamenti che vengono eseguiti apparentemente in modo strano dipendono quasi sicuramente
dall’errata gestione del tipo di dato delle celle. Per esempio, quello che sembra un numero o una
data, in realtà potrebbe essere un testo.

Esecuzione di un ordinamento
Per chiedere a Excel di ordinare i dati di un intervallo di celle è sufficiente seguire
questa procedura.

1. Selezionare l’intervallo di celle.

2. Attivare la funzione di ordinamento dati.
3. Indicare qual è la colonna dei dati in base ai quali eseguire l’ordinamento.
4. Indicare se si desidera un ordine crescente o decrescente.
5. Confermare le scelte, avviando l’esecuzione dell’ordinamento.

Per esempio, per ordinare per cognome i dati presenti in una tabella contenente una
rubrica telefonica, occorre effettuare le operazioni elencate di seguito.

1. Fare clic sulla prima cella in alto a sinistra contenente i dati della rubrica
(escludendo la prima riga della tabella, ossia quella con le etichette che indicano
il contenuto delle celle) e tenere premuto il tasto sinistro del mouse.
2. Trascinare il puntatore per raggiungere l’ultima cella in basso a destra
appartenente alla tabella per visualizzare attorno alla tabella il riquadro di
selezione.
3. Fare clic sulla scheda Dati sulla barra multifunzione per visualizzare i comandi
di ordinamento.
4. Fare clic sull’icona Ordina per aprire l’omonima finestra di dialogo (Figura 6.4).

Figura 6.4 La finestra di dialogo per l’ordinamento.

1. Fare clic sul pulsante con la freccia orientata verso il basso accanto alla prima
casella di testo in alto, Ordina per, per visualizzare un elenco a discesa con i
 nomi delle etichette che sono in cima alle colonne.
2. Scegliere il criterio di ordinamento per “Cognome”, facendo clic sull’omonima
voce dell’elenco e verificando che nella casella Ordine appaia Dalla A alla Z
(Figura 6.5).
3. Completare l’operazione facendo clic sul pulsante di conferma OK.

A questo punto, Microsoft Excel eseguirà l’ordinamento delle righe dell’intervallo

selezionato, disponendole in ordine crescente in base al valore dei dati contenuti nelle
celle della colonna “Cognome”.
ATTENZIONE Se non si seleziona l’intera tabella, una parte dei dati verrà disposta in base al
criterio scelto dall’utente, mentre gli altri rimarranno nell’ordine originario, perdendo il riferimento
della riga alla quale erano collegati. Nel caso si verificassero errori, è sufficiente annullare
l’operazione premendo Ctrl+Z.

Figura 6.5 Nell’elenco a discesa Ordina per si può scegliere il tipo di ordinamento desiderato.

Modalità di ordinamento
Come è stato illustrato anche nell’esempio precedente, il primo tipo di
ordinamento che viene in mente è quello classico crescente, ossia con i valori dei dati
di una colonna ordinati dal più piccolo al più grande.
NOTA Nel caso dell’ordine alfabetico, ordine crescente significa dire “da A a Z”. Salvo esplicite
scelte diverse (illustrate tra breve), normalmente in Microsoft Excel le maiuscole non vengono
considerate differenti dalle minuscole.

I criteri e le modalità di ordinamento offerti da Microsoft Excel sono tuttavia

diversi. Per cominciare, la disposizione dei dati in una colonna può essere crescente,
decrescente o personalizzata.
 Impostando un criterio di ordinamento decrescente, in dipendenza del tipo, i dati
verranno disposti:

dal numero maggiore al numero minore;

dalla data posteriore a quella anteriore a tutte le altre;
dalla “z” alla ”a”.

Il criterio personalizzato fa riferimento a sequenze speciali come quelle dei nomi

dei mesi dell’anno o dei nomi dei giorni della settimana.
Il programma offre anche la possibilità di impostare l’ordinamento dei dati di un
intervallo utilizzando più livelli, sui quali impostare criteri di ordinamento
indipendenti l’uno dall’altro. Facendo riferimento all’esempio della rubrica, si può
chiedere al programma di sistemare i dati in ordine di città e, nel caso della stessa
città, in ordine di cognome. Se, oltre a due città uguali, ci fossero anche due cognomi
identici, si potrebbe aggiungere anche la richiesta di ordinamento per indirizzo
(Figura 6.6). Per ogni criterio si può scegliere di avere i dati disposti in ordine
crescente o decrescente, indipendentemente l’uno dall’altro.

Figura 6.6 Un esempio di ordinamento su più livelli.

Per impostare più criteri, occorre semplicemente sceglierne uno nell’elenco a

discesa Ordina per, poi fare clic sul pulsante Aggiungi livello e sceglierne un altro.
Dopo aver fatto clic su OK, Microsoft Excel eseguirà l’ordinamento dell’intervallo
selezionato iniziando dai valori del campo della colonna Ordina per che si trova più
in alto.
Nel caso in cui ci fossero due o più valori uguali, il programma utilizzerà i dati che
si trovano nella seconda casella Ordina per per mettere in ordine quelle righe. Il
programma prenderà in considerazione il valore presente nella terza casella Ordina
per solo per quelle righe che hanno valori uguali sia nella prima, sia nella seconda
colonna richieste nei criteri e così via.

Opzioni di ordinamento
In Microsoft Excel sono previste diverse opzioni di ordinamento, alcune delle
quali consentono di affinare il risultato, mentre altre permettono di ottenerlo in modo
corretto rispetto a non ottenerlo affatto. Con quest’ultima affermazione, ci si riferisce
al caso dei valori che riguardano i giorni della settimana oppure i mesi dell’anno.
Per fare subito un esempio di questa eventualità, si supponga di avere una serie di
celle in una colonna contenente i nomi dei mesi dell’anno.
Se si chiedesse semplicemente di mettere in ordine questi dati, poiché si tratta di
normali parole, la serie di valori risultanti sarebbe: agosto, aprile, febbraio, gennaio,
giugno, dicembre, luglio, maggio, marzo, novembre, ottobre, settembre.
La cosa non deve affatto sorprendere, in quanto i valori sono stati disposti in
ordine alfabetico da “a” a “z”, il che è il modo corretto di procedere, visto che si
tratta di normali dati di tipo testo. Questo non è tuttavia il risultato che si desiderava
ottenere.
Per tenere conto della sequenza dei mesi in senso temporale, bisogna impostare
una specifica opzione di ordinamento. Dopo aver selezionato l’intervallo e aver
aperto la finestra di dialogo Ordina, occorre aprire l’elenco a discesa Ordine (nella
terza colonna) e selezionare Elenco personalizzato per aprire la finestra di dialogo
Elenchi (Figura 6.7).
Figura 6.7 La finestra di dialogo Elenchi.

Questa finestra di dialogo contiene una serie di ordinamenti personalizzati relativi

ai giorni della settimana e ai mesi. Per l’esempio in corso, si deve selezionare la riga
con la scritta “gennaio, febbraio, marzo…”.
Facendo clic su OK in entrambe le finestre di dialogo aperte è possibile ottenere un
elenco ordinato correttamente.
Tornando alla finestra di dialogo Ordina, se si fa clic sul pulsante Opzioni il
programma apre una ulteriore finestra di dialogo con altre interessanti opportunità.
La prima è quella di distinguere tra maiuscole e minuscole nell’ordinamento.
Facendo clic sulla casella di controllo Maiuscole/minuscole per attivarla, le voci di
testo vengono ordinate mettendo prima quelle che iniziano con le minuscole e poi
quelle che iniziano con le maiuscole.
L’ultima scelta in basso viene impostata facendo clic su uno dei due pulsanti di
opzione, di cui il secondo è Ordina da sinistra a destra. Selezionandola, diventa
possibile selezionare una riga di valori, anziché una colonna, su cui eseguire
l’ordinamento.
 Filtri
Nel mondo “reale”, un filtro è un componente che consente il passaggio solo di
parte di una sostanza, bloccando il passaggio di tutto il resto. In un foglio di calcolo,
un filtro è un elemento che mostra unicamente una parte dei dati presenti in una
tabella, nascondendo alla vista gli altri.
I motivi per cui utilizzare i filtri possono essere diversi e rientrano nelle funzioni di
utilità che un programma come Microsoft Excel offre agli utenti per lavorare con
maggiore comodità con i fogli di calcolo.
Una situazione nella quale può essere conveniente utilizzare i filtri è quella in cui
si ha una tabella di dati con molte righe, che risulta quindi di difficile consultazione
per verifiche e controlli di vario tipo. Per esempio, una tabella contenente i dati dei
film di una videoteca personale potrebbe essere composta da colonne quali:

Codice
Titolo
Genere
Tipo di supporto
Attori principali
Qualità (con un voto da 1 a 5)

A distanza di tempo, il numero dei film memorizzati può raggiungere parecchie

decine di righe, se non un centinaio e oltre. Quali possono essere le situazioni tipiche
che si verificano, lavorando con questo tipo di tabella? In un certo momento, per
esempio, si potrebbe voler visualizzare solo i titoli dei film di un certo genere
artistico. Un altro problema classico è non riuscire a ricordare se un certo film è stato
già inserito nella tabella o meno.
Non va trascurato il fatto che, pur scrivendo solo titoli di film diversi tra loro, può
capitare di scrivere il nome di uno stesso genere in modi differenti. Per esempio, il
genere “Animazione” in tre occasioni diverse potrebbe essere scritto nei tre modi
seguenti:

Cartone
Cartoni animati
Animazione

Chi legge la tabella può facilmente interpretare i termini come equivalenti tra loro,
ma perderà un po’ di tempo per rendersene conto. Sarebbe senz’altro più semplice se
tutti i termini fossero uguali. Ecco allora che può venire in soccorso lo strumento
“filtro” di Microsoft Excel, che consente di visualizzare solo alcune righe della
tabella, dando all’utente la possibilità di controllarne i dati più agevolmente. Nel
paragrafo successivo sarà spiegato come.

Attivazione dei filtri

In Microsoft Excel l’applicazione di filtri a una tabella è un’operazione tanto
semplice quanto rapida. Dal punto di vista logico, si tratta di indicare al foglio
elettronico qual è l’area del foglio di lavoro contente la tabella e poi applicare il filtro
con un’opportuna sequenza operativa.
ATTENZIONE Affinché la funzione Filtro agisca sull’intero intervallo di celle, occorre selezionare
una riga in più sopra l’intervallo stesso, ovvero la riga che generalmente contiene i titoli delle
colonne.

Si supponga di avere una tabella contenente i titoli dei film presenti nella propria
videoteca, accompagnati dalle informazioni già citate nel paragrafo precedente. Dopo
aver selezionato l’intervallo con i dati dell’intera tabella, occorre eseguire queste
operazioni.

1. Fare clic sulla scheda Dati sulla barra multifunzione per visualizzare i comandi
relativi.
2. Fare clic sull’icona Filtro (Figura 6.8).

Figura 6.8 Facendo clic su Filtro vengono attivati i filtri per l’intervallo di celle selezionato.
 A destra di ogni cella appartenente alla prima riga viene visualizzato un pulsante
con una freccia rivolta in basso che permette di applicare un filtro basato su quella
colonna. Facendo clic sul pulsante della colonna “Genere”, viene aperto un elenco a
discesa (Figura 6.9), contenente le voci seguenti:

Ordina dalla A alla Z

Ordina dalla Z alla A
Ordina per colore
Cancella filtro da “Genere”
Filtra per colore
Filtri per testo

Nel riquadro sottostante appaiono una serie di caselle di controllo:

(Seleziona tutto)
Animazione
Azione
Drammatico
e così via, con i nomi di altri generi.

Per vedere solo i film del genere Animazione, è sufficiente fare clic sulla casella di
controllo (Seleziona tutto) per deselezionare tutte le altre caselle e poi attivare quella
a sinistra di Animazione. Selezionando altre caselle, le righe corrispondenti vengono
aggiunte all’elenco di quelle visualizzate. La Figura 6.10 mostra il foglio con le righe
filtrate.
Figura 6.9 Le scelte possibili per la colonna Genere.

Figura 6.10 Le righe filtrate per mostrare solo i film di animazione.

In precedenza è stato citato il caso in cui il genere Animazione è stato inserito

erroneamente utilizzando tre termini diversi: Cartone, Cartoni animati e Animazione.
Per uniformare le tre categorie sotto la voce “Animazione” ed eliminare la situazione
anomala, si può agire in due modi diversi.
 Fare prima clic su Cartone e cambiarlo in Animazione, quindi fare clic su
Cartoni animati per cambiare anche i valori di queste celle in Animazione.
Eseguire la funzione di ricerca e sostituzione (illustrata più avanti in questo
capitolo) per sostituire ogni categoria non valida con quella corretta.

Per rimuovere il filtro da un intervallo di celle al quale è stato applicato, è

sufficiente fare nuovamente clic sul pulsante Filtro sulla scheda Dati della barra
multifunzione.

Filtro avanzato
In Microsoft Excel esiste anche l’opzione Filtro avanzato, che consente di trovare
le celle che soddisfano una o più condizioni stabilite dall’utente, che possono essere
impostate per essere valide singolarmente oppure solo quando si verificano tutte allo
stesso tempo.
Come per il filtro automatico, per applicare un filtro avanzato a un intervallo di
celle occorre prima selezionare l’intervallo. Si deve tuttavia definire un’altra area in
cui inserire i criteri che saranno valutati dal filtro avanzato per estrarre le righe che li
soddisfano. Nelle celle dei criteri si possono inserire:

valori che devono essere presenti nelle celle;

funzioni logiche per trovare valori del tipo “maggiore di”, “minore di” o “uguale
a”;
formule comprendenti valori e riferimenti di celle.

La Figura 6.11 mostra la configurazione del foglio di lavoro: nella parte superiore
è presente l’elenco già visto in precedenza. Nella parte in basso sono inseriti i criteri
da utilizzare: in questo caso l’obiettivo è trovare i film di animazione su Blu-ray disc.
In pratica, inserendo due criteri sulla stessa riga, tra loro viene utilizzato l’operatore
logico AND (perché una riga sia visualizzata entrambi i criteri devono essere veri);
inserendo invece i criteri su righe diverse verrebbe utilizzato l’operatore logico OR
(perché una riga sia visualizzata è sufficiente che soddisfi un criterio).
Dopo aver selezionato l’intervallo con i dati di origine, è possibile attivare il filtro
avanzato con la prossima procedura.

1. Fare clic sulla scheda Dati per visualizzare i comandi relativi sulla barra
multifunzione.
2. Fare clic su Avanzate nel riquadro Ordina e filtra.
3. Verificare che nella casella Intervallo elenco sia visualizzato l’intervallo dei dati
di origine.

Figura 6.11 La configurazione per l’uso di un filtro avanzato.

1. Fare clic nella casella Intervallo criteri e selezionare l’intervallo di celle in cui
sono stati specificati i criteri.
2. Fare clic su OK per applicare il filtro.

SUGGERIMENTO Le righe risultanti dall’esecuzione di un filtro avanzato possono essere sia

visualizzate “sul posto”, mostrando le sole righe filtrate anziché l’intero intervallo, oppure copiate
in un altro intervallo del foglio di lavoro. La scelta viene operata facendo clic su uno dei due
pulsanti di opzione nella finestra di dialogo Filtro avanzato.
 Ricerca e sostituzione
La ricerca di testo viene generalmente attivata quando si deve cercare un valore
specifico in un intervallo di celle piuttosto ampio e non è facile trovarlo “a vista”. La
difficoltà sarebbe ancora maggiore se il valore dovesse essere ricercato nell’intero
foglio o in tutta la cartella di lavoro.
In Microsoft Excel la ricerca di testo è leggermente diversa da come può essere
eseguita in un altro tipo di programma, come quelli di gestione testi. Tanto per
cominciare, in un foglio elettronico una cella può avere un contenuto come una
formula e mostrare un risultato che, invece, è un valore numerico. Di conseguenza,
prima di avviare la ricerca occorre decidere se la si vuole eseguire sul contenuto reale
della cella o su quanto viene mostrato a video. Un’altra scelta riguarda il contenuto
da cercare. L’utente può scegliere di cercare solo le occorrenze in cui tale valore
coincide con quello di un’intera cella, oppure di cercarlo anche come parte del
contenuto delle celle.
Altre opzioni di ricerca offerte da Microsoft Excel sono le seguenti.

Considerare come diverse le scritte che sono uguali a livello di caratteri, ma che
hanno almeno una lettera in maiuscolo al posto della corrispondente in
minuscolo.
Cercare solo nel foglio di lavoro corrente oppure in tutta la cartella di lavoro.
Cercare in ordine di riga o in ordine di colonna.
Cercare stringhe con un particolare formato.

Con “formato” si intende il gruppo di opzioni possibili riguardanti il contenuto

della cella, tra cui tipo di contenuto, carattere, allineamento e opzioni come bordi e
sfondo.
NOTA Per agevolare l’utente, Microsoft Excel mette a disposizione l’opzione Scegli formato da
cella. Facendo clic su questa voce, il puntatore assume la forma di una croce con accanto un
contagocce. Facendo clic su una cella, questa viene considerata come il “formato campione”
delle celle su cui eseguire la ricerca.

Dal punto di vista operativo, la funzione combinata di ricerca e sostituzione è del

tutto analoga a quella di sola ricerca. L’unica differenza risiede nel fatto che a
Microsoft Excel viene fornito anche il testo da sostituire a quello che è stato trovato.
Per la stringa da sostituire, possono essere impostate le stesse opzioni sul formato
riguardanti il testo da cercare, di cui si è parlato in precedenza in questo stesso
paragrafo.
 Ricerche e risultati
In Microsoft Excel esiste solo un tipo di ricerca. Il fatto che questa termini dopo
aver trovato il testo da cercare, oppure che dia luogo alla sua sostituzione con altro
testo, modifica di poco la logica operativa in base alla quale viene utilizzata la
funzione. Di seguito sono illustrate le fasi operative relative alla ricerca, mentre nel
prosieguo del capitolo verranno descritte le informazioni aggiuntive riguardanti la
sostituzione, che può avvenire dopo aver completato una ricerca.
Dal punto di vista operativo, per eseguire una ricerca o una ricerca e sostituzione si
parte dal fare clic sull’icona Trova e seleziona sulla scheda Home della barra
multifunzione per aprire il relativo menu a discesa. Si effettuano poi le operazioni
elencate di seguito.

Per la ricerca, fare clic sulla voce Trova.

Per la ricerca con sostituzione, fare clic su Sostituisci.

Ai fini pratici, scegliere l’una o l’altra voce è indifferente, poiché la finestra di

dialogo è simile e mette a disposizione due schede per gestire l’una o l’altra
operazione.
Facendo clic su Trova, viene presentata solo la casella in cui digitare il testo da
cercare (Figura 6.12).

Figura 6.12 Per la funzione Trova viene visualizzata solo la casella in cui digitare il testo da cercare.

Facendo clic su Sostituisci, nella finestra compare anche la seconda casella in cui
scrivere il testo da sostituire (Figura 6.13).
SUGGERIMENTO Sulla destra di entrambe le caselle di testo c’è un pulsante con la freccia
rivolta verso il basso. Facendo clic su di esso, il programma mostra i termini che sono stati
oggetti di ricerche precedenti. Si può risparmiare tempo selezionando la stringa nell’elenco,
invece di digitarla interamente da capo.
Figura 6.13 Con Sostituisci viene visualizzata anche la casella in cui digitare il testo da sostituire.

L’azione più semplice da eseguire è scrivere la stringa da cercare e quindi fare clic
in alternativa su:

Trova successivo per trovare la prossima occorrenza della stringa;

Trova tutti per individuare tutte le occorrenze della stringa trovate dal
programma.

Se si fa clic su Trova successivo, Microsoft Excel attiva la prima cella tra quelle
che soddisfano il criterio di ricerca, circondandola con il riquadro di selezione. Si può
intervenire sul contenuto della cella eseguendo modifiche o cancellazioni, anche se la
finestra di dialogo della ricerca è ancora aperta sul foglio di lavoro.
Se, invece, si fa clic sul pulsante Trova tutti, il programma presenta l’elenco delle
occorrenze della stringa in un apposito riquadro di testo che viene aperto sotto la
finestra della ricerca (Figura 6.14). Ogni riga riporta una delle celle insieme ai
riferimenti a cartella di lavoro, foglio di lavoro, nome, cella, valore e formula.
La singola riga rappresenta anche un collegamento (inteso come meccanismo
simile ai collegamenti presenti nelle pagine web) alla cella che risponde ai criteri di
ricerca, quindi si può fare clic su di essa per passare alla cella relativa, che viene resa
attiva.
Sulla destra della finestra di dialogo Trova e sostituisci c’è il pulsante Opzioni, che
può essere utilizzato per accedere alle varie possibilità di affinamento delle modalità
di ricerca.
Figura 6.14 Facendo clic su Trova tutti vengono visualizzate tutte le occorrenze del termine cercato.

Facendo clic su di esso, la finestra si estende (Figura 6.15) per mostrare gli elenchi
a discesa In, Cerca e Cerca in, due caselle di controllo e un pulsante Formato.

Figura 6.15 La finestra Trova e sostituisci espansa.

La casella In permette di scegliere se eseguire la ricerca solo nel foglio di lavoro

attivo oppure in tutti i fogli della cartella di lavoro. La casella Cerca consente di
impostare la ricerca per righe oppure per colonne. Infine, la terza, Cerca in, offre la
possibilità di eseguire la ricerca nelle formule, nei valori o nei commenti.
I diversi criteri possono essere combinati tra loro per ottenere un risultato più
vicino alle necessità dell’utente. In ogni caso, la ricerca viene avviata facendo clic su
uno dei due pulsanti Trova successivo o Trova tutti. La casella di controllo
Maiuscole/minuscole permette appunto di fare distinzione tra le maiuscole e le
minuscole (se si cerca “Casa”, le occorrenze di “casa” non vengono restituite),
mentre Confronta intero contenuto della cella permette di scegliere se il termine
cercato deve o meno corrispondere all’intero contenuto della cella (se si cerca “casa”,
le celle contenenti “casale” non vengono restituite).
 Facendo clic sul pulsante Formato è possibile specificare il formato che devono
avere le celle restituite dalla ricerca (per esempio Grassetto); dal menu del pulsante si
può inoltre selezionare l’opzione Scegli formato da cella di cui si è parlato in
precedenza.

Sostituzione
Come già detto, l’esecuzione di una sostituzione dopo una ricerca è solo una
funzione aggiuntiva. Infatti, le prime operazioni da svolgere per eseguire una ricerca
e sostituzione sono del tutto analoghe a quelle della ricerca, salvo il fare clic sulla
voce Sostituisci anziché su Trova.
La finestra di dialogo è la stessa, con l’aggiunta di due ulteriori elementi: la casella
in cui scrivere il testo da sostituire a quello che è stato trovato e i pulsanti con i quali
chiedere il tipo di sostituzione che si desidera effettuare, e cioè:

Sostituisci per sostituire solo la successiva occorrenza della stringa trovata;

Sostituisci tutto per sostituire tutte le occorrenze in un’unica volta, senza
richiesta di conferma.

Le possibilità operative previste per la gestione della casella di testo Sostituisci con
sono le stesse già illustrate per la casella di testo Cerca. Anche le possibilità di scelta
di diverse modalità di ricerca, che appaiono facendo clic sul pulsante Opzioni, sono le
stesse, ossia quelle disponibili con In, Cerca e Cerca in.
NOTA Se non si scrive neanche un carattere nella casella di testo Trova, all’avvio della ricerca,
Microsoft Excel cerca la prima occorrenza di una cella che non contiene alcunché.

Per completare una ricerca, con sostituzione o senza, è sufficiente fare clic sul
pulsante Chiudi, visualizzato in basso a destra nella finestra di dialogo.
Capitolo 7
 Grafici e oggetti

Può accadere di vedere in televisione diagrammi che mostrano l’andamento delle

valute oppure il numero di voti che hanno avuto i vari partiti alle elezioni. In casi
come questi, quello che colpisce è il grafico (solitamente con barre colorate) che
mostra il raffronto tra i valori oppure quello dei dati attuali con i dati di un momento
precedente.
A prima vista, potrebbe anche sembrare una questione di tipo puramente estetico,
dal momento che un’immagine colorata è molto più gradevole e attira maggiormente
l’attenzione rispetto a una serie di numeri. Esiste, tuttavia, una teoria riguardante le
attività di comunicazione in base alla quale un grafico trasmette una quantità
notevolmente maggiore di dati rispetto a una serie di valori, anche se questi possono
fornire informazioni molto più precise.
Spesso, infatti, non è necessario eseguire analisi accurate su ogni singolo dato,
poiché l’informazione che deve essere convogliata ha il solo scopo di consentire la
valutazione dell’andamento dei valori, inteso come crescente o decrescente. Per le
azioni di Borsa, sapere che il loro indice complessivo è aumentato di poco o sceso di
molto è già significativo, al di là del valore effettivo di ogni singola azione che ne
costituisce il cosiddetto “portafoglio”. La valutazione numerica in senso stretto potrà
eventualmente essere effettuata subito dopo. Lo stesso si può dire dell’andamento del
costo del greggio, per sapere se la benzina aumenterà o meno, o della ripartizione
delle quote di mercato nel settore delle auto.
Dagli esempi appena elencati discendono almeno due considerazioni.

Spesso è utile inserire un grafico in un foglio di calcolo, soprattutto se generato

automaticamente dal programma.
Sono disponibili diversi tipi di grafici tra i quali scegliere quello che meglio
risponde alle esigenze (a istogramma, a torta, a pila, a linee).

Microsoft Excel consente di gestire una funzione tanto comoda quanto semplice da
impostare, ossia proprio quella di generare un grafico a partire dai dati numerici
presenti in una tabella.
Un altro grande vantaggio offerto dall’utilizzo dei grafici con i fogli elettronici
risiede nel fatto che quando cambia un solo valore di quelli appartenenti alla tabella,
il grafico corrispondente varia subito di conseguenza. Anche se questo può apparire
ovvio in un primo momento, considerando le potenzialità di un programma come
Microsoft Excel, vederne gli effetti pratici è sempre interessante: si dimezza una cifra
e si dimezza automaticamente anche la barra dell’istogramma a esso associata; si
aumenta del 20% un numero e la “fetta” del grafico a torta corrispondente cambia in
relazione al nuovo valore.
SUGGERIMENTO Al di là del vantaggio estetico, questo meccanismo di causa/effetto può essere
utilizzato proficuamente per effettuare valutazioni su insiemi di valori numerici. Ogni modifica
viene resa più evidente dalla corrispondente variazione dell’aspetto del grafico.
 Tipi di grafici
L’aggiunta di un grafico in un foglio di calcolo è una semplice operazione di
inserimento di un oggetto. Come tale, il lavoro viene svolto con i comandi della
scheda Inserisci della barra multifunzione, alcuni dei quali sono destinati
specificamente alla gestione di grafici di varia tipologia.
In passato, dopo aver individuato i valori numerici da convertire in elementi
grafici, era necessario scegliere il tipo di grafico che il programma deve utilizzare
come modello di riferimento. In Excel 2016 Microsoft ha tuttavia introdotto una
nuova e interessantissima funzionalità, chiamata Grafici consigliati, che suggerisce
all’utente il tipo di grafico più adatto a mostrare visivamente i dati selezionati nel
foglio. Resta comunque anche la possibilità di scegliere personalmente il tipo di
grafico utilizzando i pulsanti del gruppo Grafici sulla scheda Inserisci (Figura 7.1):
Istogramma o grafico a barre, Grafico gerarchico, Grafico a cascata o azionario,
Grafico a linee o ad area, Grafico statistico, Grafico combinato, Grafico a torta o ad
anello, Grafico a dispersione, Grafico a superficie o radar.

Figura 7.1 I pulsanti per stabilire il tipo di grafico.

NOTA I grafici gerarchici e a cascata sono una novità di Excel 2016.

Gli istogrammi sono i grafici più conosciuti e maggiormente utilizzati nelle

visualizzazioni all’interno di fogli di lavoro o di lucidi all’interno di presentazioni e
anche di trasmissioni televisive (Figura 7.2). Sono grafici intuitivi nella
comprensione, poiché sono costituiti da una serie di barre la cui lunghezza è
proporzionale a uno dei dati rappresentati nella tabella, assumendo un colore diverso
per ogni dato. Excel permette di creare grafici con le barre disposte orizzontalmente e
verticalmente; è inoltre possibile visualizzare barre in formato tridimensionale.
Figura 7.2 Grafici a istogramma disponibili in Excel.

Per ogni tipologia di grafico nella barra multifunzione viene visualizzato un menu
simile a quello nella figura. L’ultima voce di ognuno di questi menu (il cui nome
cambia in base al pulsante selezionato) permette di aprire la finestra di dialogo
Inserisci grafico (Figura 7.3) in corrispondenza della scheda Tutti i grafici, dove sono
rappresentati tutti i tipi di grafici disponibili, ciascuno con un riquadro di anteprima.
Posizionando il puntatore del mouse su una delle anteprime viene mostrata una
versione ingrandita della stessa.
Figura 7.3 La finestra per l’inserimento di un grafico.

Dopo aver parlato dell’istogramma, vediamo brevemente le caratteristiche degli

altri tipi di grafico di Excel 2016.
Il grafico a linee utilizza una linea che collega i valori dei dati, mostrando il loro
andamento. Il grafico a torta è utilizzato per rappresentare graficamente un insieme
di dati che si riferiscono a un unico totale, all’interno del quale c’è una ripartizione
percentuale di valori. Il grafico a barre non è altro che un istogramma con le barre
disposte in orizzontale anziché in verticale.
Il grafico ad area mostra l’andamento dei valori in maniera simile al grafico a
linee, ma applicando un colore all’area sottostante la linea. Il grafico a dispersione
illustra le relazioni tra i valori numerici in più serie di dati, mentre il grafico
azionario, come suggerisce il nome, è generalmente utilizzato per illustrare la
fluttuazione dei prezzi azionari.
 Un grafico a superficie è utile per individuare le combinazioni ottimali tra due
insiemi di dati: i colori e i motivi indicano le aree che si trovano nello stesso
intervallo di valori; il grafico a radar, invece, confronta i valori aggregati di diverse
serie di dati.
Gli altri grafici mostrati nella finestra Inserisci grafico sono una novità della
versione 2016. Mappa ad albero fornisce una visualizzazione gerarchica dei dati,
mostrando le categorie per colore e prossimità. Il grafico Rosa dei venti è anch’esso
ideale per visualizzare dati gerarchici: ogni livello della gerarchia è rappresentato da
un anello o un cerchio, con il cerchio più interno corrispondente al livello più alto
della gerarchia.
Il grafico Scatola e baffi, dal nome particolarmente curioso, mostra la distribuzione
dei dati in quartili, evidenziando la mediana e i valori anomali, mentre il grafico
Cascata mostra un totale parziale dei dati finanziari man mano che vengono sommati
o sottratti valori.

Creazione di grafici
Per creare un grafico che rappresenti i dati numerici inseriti nelle celle di una
tabella, in Excel si parte dall’individuazione dell’intervallo delle celle di dati.
Supponiamo di avere nell’intervallo da A1 a H6 una tabella di numeri che
rappresentano le spese per pane, latte, uova e pasta nel corso di sei giorni lavorativi
da lunedì a sabato e, insieme, anche i totali di riga, quelli di ogni colonna e il totale
generale (Figura 7.4).
Nella prima riga in alto ci sono le intestazioni che corrispondono ai giorni della
settimana, mentre nella prima colonna a sinistra ci sono le descrizioni di ogni
prodotto acquistato. Nell’ultima riga in basso e nell’ultima colonna a destra della
tabella vengono calcolati, rispettivamente, i totali per giorno e per prodotto.
La procedura da applicare per creare un grafico a partire dai dati della tabella è la
seguente.

1. Selezionare l’intervallo dei valori da rappresentare.

2. Chiedere l’inserimento di un grafico nel foglio di lavoro.
3. Scegliere il tipo di grafico.
4. Visualizzare il grafico generato.
Figura 7.4 Tabella delle spese per la creazione di un grafico.

Nel caso della tabella dei prodotti acquistati in una settimana, occorre selezionare
l’intervallo che comprende le etichette di riga e di colonna, escludendo i totali, quindi
l’intervallo A1:G5.
Successivamente, per chiedere a Microsoft Excel di inserire un grafico, occorre
eseguire la prossima procedura.

1. Fare clic sulla scheda Inserisci della barra multifunzione per visualizzare i
comandi del riquadro Grafici (Figura 7.5).
2. Fare clic sul pulsante Grafici consigliati per visualizzare i grafici suggeriti da
Excel per i dati selezionati (Figura 7.6).
3. Scegliere il tipo di grafico desiderato tra quelli nella colonna a sinistra e fare clic
su OK per inserire il grafico nella finestra di lavoro (Figura 7.7).
Figura 7.5 Fare clic su Inserisci per visualizzare i comandi relativi ai grafici.
Figura 7.6 I grafici consigliati da Excel.
Figura 7.7 Il grafico ottenuto.

In alto appare la nuova scheda contestuale Strumenti grafico, con due schede
secondarie per accedere ai comandi specifici per i grafici. La scheda attiva alla
creazione del grafico è Progettazione, che contiene alcune funzioni per la
trasposizione di righe/colonne o lo spostamento del grafico in un altro foglio della
cartella di lavoro. Per impostazione predefinita, infatti, un grafico viene aggiunto
come oggetto autonomo nel foglio di lavoro corrente, dove si trova anche la tabella
con i dati. A volte, si può scegliere di spostarlo all’interno del foglio per evitare che si
sovrapponga alle celle contenenti i valori (si veda anche il paragrafo dedicato alla
gestione degli “oggetti” in Microsoft Excel, più avanti in questo capitolo). Con il
pulsante Sposta grafico è possibile trasferirlo in un altro foglio di lavoro o anche in
un foglio destinato esclusivamente a esso. In quest’ultimo caso, il grafico occupa
l’intera finestra di lavoro, per cui risulta più leggibile e gestibile per le valutazioni
dell’utente (Figura 7.8).
Altri comandi della scheda Progettazione sono destinati alla modifica dell’aspetto
del grafico. Facendo clic sull’icona Cambia tipo di grafico viene visualizzata la
finestra di dialogo dei tipi di grafici disponibili (Figura 7.9).
Figura 7.8 Un grafico in un foglio esclusivo e specifico.
Figura 7.9 La finestra da cui si può cambiare il tipo di grafico.

L’icona Layout rapido visualizza un menu con icone che rappresentano i diversi
modi in cui può essere organizzato il grafico, aggiungendo o togliendo elementi come
il titolo, le aree dati o la legenda (Figura 7.10).

Figura 7.10 Le icone rappresentano i diversi tipi di organizzazione che possono assumere gli elementi
del grafico.
 Al centro sono visualizzate le icone degli stili grafici veloci. Un clic sul pulsante
con la freccia rivolta verso il basso, sulla destra dei riquadri, apre un menu ricco di
stili, tutti visibili nella modalità di anteprima. È sufficiente fare clic su uno dei
riquadri per cambiare immediatamente l’aspetto del grafico selezionato (Figura 7.11).

Figura 7.11 Gli elementi del grafico corrente possono essere modificati utilizzando una raccolta.

Gli elementi che fanno parte di un grafico sono diversi. Il titolo, ossia il testo che
ne descrive sinteticamente il contenuto, è al centro in alto. Altre parti interne sono
l’area dei dati rappresentati, i valori riportati nell’area del grafico, la legenda e così
via. Utilizzando i comandi visualizzati nella scheda Formato si può intervenire per
variarne la posizione, l’aspetto e anche per aggiungerli o toglierli dal foglio di
calcolo.
Ogni elemento può essere selezionato facendo clic su di esso oppure su una delle
voci all’interno dell’elenco a discesa degli elementi del grafico, il primo in alto a
sinistra (Figura 7.12).
Figura 7.12 La selezione degli elementi del grafico dalla scheda Formato.

Modifica di grafici
Come illustrato nel paragrafo precedente, la creazione di un grafico è un’attività
semplice da mettere in pratica. Dopo aver creato il grafico, possono tuttavia
verificarsi alcuni inconvenienti, tra i quali ci potrebbero essere i seguenti.

Le dimensioni non sono quelle desiderate.

Sarebbe preferibile cambiare i titoli del grafico e delle serie di dati.
L’intervallo dei dati nella tabella di origine è stato ampliato rispetto a quello
iniziale.

Occorre sottolineare che un grafico è un “oggetto” appartenente a un foglio di

lavoro. In Microsoft Excel, ogni elemento di un foglio di lavoro è un oggetto e, come
tale, è dotato di proprietà che possono essere lette e modificate. In particolare, in un
foglio di lavoro un grafico è un elemento di forma rettangolare che contiene a sua
volta diversi oggetti di livello inferiore, quali per esempio i titoli e il tipo di grafico
rappresentato.
 Per variare le dimensioni complessive di un grafico, occorre applicare la procedura
elencata di seguito.

1. Selezionare il grafico, facendo clic sul bordo esterno del rettangolo che lo
contiene, per visualizzare attorno a esso le linee del riquadro di selezione con
otto controlli di ridimensionamento.
2. Portare il puntatore su uno dei controlli, in base alla direzione in cui si intende
variare le dimensioni del grafico; il pulsante assumerà l’aspetto di una piccola
linea con due frecce ai lati, esattamente come accade quando si intende
intervenire su una delle dimensioni di una finestra di Windows (Figura 7.13).
3. Trascinare il controllo in modo da aumentare o diminuire le dimensioni del
grafico.
4. Quando il grafico avrà assunto l’aspetto desiderato, rilasciare il tasto sinistro del
mouse.

NOTA Quando si seleziona un grafico, nella tabella di origine dei dati Microsoft Excel visualizza
alcuni riquadri colorati che mostrano visivamente la loro corrispondenza con gli elementi del
grafico.

Per modificare uno degli elementi presenti in un grafico è sufficiente fare clic con
il tasto destro del mouse su quell’elemento per visualizzare il relativo menu
contestuale. Tra le voci presenti, si potrà scegliere quella che apre la finestra di
dialogo contenente le opzioni che consentono di intervenire sull’elemento da
modificare. Tra gli elementi di un grafico che si possono modificare in questo modo
ci sono il titolo, la legenda, i titoli degli assi, le pareti del grafico e la serie di dati
rappresentata.
Figura 7.13 Modifica delle dimensioni di un grafico mediante trascinamento di uno degli otto controlli di
ridimensionamento.

Per esempio, facendo clic con il tasto destro del mouse sul titolo, oltre ai comandi
di formattazione e modifica per l’elemento selezionato è disponibile la voce Formato
titolo grafico. Facendo clic su di essa viene aperto il riquadro attività che ha lo stesso
nome (Figura 7.14).
Figura 7.14 Il riquadro di modifica per un elemento del grafico.
NOTA Per ragioni di spazio, in questo paragrafo saranno descritte solo le opzioni disponibili per il
titolo del grafico. Le opzioni per gli altri elementi sono comunque molto simili a queste.

Nella prima parte del riquadro è possibile scegliere tra i due gruppi Opzioni titolo e
Opzioni testo. Per ogni gruppo sono poi disponibili alcune icone per scegliere
l’elemento specifico da modificare. Per esempio, selezionando Opzioni titolo, le
icone disponibili sono le seguenti.

Riempimento e linea: consente di stabilire il riempimento e il bordo da applicare

all’oggetto titolo.
Effetti: permette di applicare un effetto al bordo, per esempio un’ombreggiatura
o una sfumatura dei contorni.
Dimensioni e proprietà: consente di specificare sia le dimensioni dell’oggetto,
sia la sua posizione all’interno del grafico.

Se si fa clic su una delle altre aree del grafico, la finestra del formato cambia in
tempo reale, con voci specifiche per ogni elemento. Come per Formato titolo grafico,
anche queste voci consentono di variare l’aspetto grafico del singolo componente,
intervenendo su colore, riempimento e opzioni 3D di vario genere.
 Oggetti
In Microsoft Excel con il termine “oggetto” si intende un elemento estraneo alle
celle e al loro contenuto, che può essere aggiunto al foglio, come si può fare con un
foglietto incollato sul pannello di una bacheca. Un grafico è quindi un tipo di oggetto
che si può inserire in un foglio di lavoro.
Come già ricordato nelle pagine precedenti, ogni oggetto è dotato di caratteristiche
e proprietà specifiche, che è possibile modificare in base alle necessità. I principali
tipi di oggetti inseribili in un foglio di lavoro di Microsoft Excel sono i seguenti:

immagini;
forme;
SmartArt;
schermate;
WordArt.

Le caratteristiche e le proprietà di alcuni di essi saranno brevemente illustrate nel

prosieguo del capitolo. Le modalità per inserire uno di questi oggetti in un foglio di
lavoro sono simili tra loro e del tutto analoghe a quelle per l’inserimento di un
grafico. Dal punto di vista logico, la sequenza inizia con l’individuare la posizione
nella quale si vuole inserire l’oggetto; dopodiché si fa clic sulla scheda Inserisci della
barra multifunzione e poi sul pulsante attinente al tipo di oggetto da inserire.
NOTA Nel seguito della trattazione verrà spiegato come inserire e variare alcune delle proprietà
di un oggetto in un foglio di lavoro. Per eliminare un oggetto, invece, è sufficiente fare clic su di
esso per selezionarlo e poi premere il tasto Canc. Occorre prestare attenzione, poiché Excel non
chiede la conferma dell’operazione, anche se si può sempre annullare l’eliminazione con la
combinazione di tasti Ctrl+Z.

Immagini
Le immagini possono essere fotografie, disegni e altri elementi multimediali
raccolti in categorie omogenee. Possono essere prelevate da un disco o un altro
supporto di memoria locale, oppure ricercate su Internet direttamente
dall’applicazione Excel.
Per inserire un’immagine si procede come segue.

1. Fare clic sulla cella in cui si desidera inserire l’oggetto, anche se poi potrà essere
spostato ovunque nel foglio trascinandolo con il puntatore.
2. Fare clic sulla scheda Inserisci della barra multifunzione.
3. Fare clic su Immagini nel gruppo Illustrazioni per visualizzare la finestra con cui
esplorare il file system alla ricerca dell’immagine (Figura 7.15), oppure fare clic
su Immagini online nello stesso gruppo per eseguire una ricerca su Internet
(Figura 7.16).

Nel primo caso, basta individuare la cartella contenente l’immagine desiderata,

selezionarla e fare clic su Inserisci. Per cercare un’immagine su Internet, invece,
occorre specificare una parola chiave nella casella Cerca in Bing e premere Invio per
visualizzare tutte le immagini corrispondenti al termine cercato (Figura 7.17). Anche
in questo caso, è sufficiente selezionare l’immagine e fare clic su Inserisci.

Figura 7.15 La ricerca di immagini sul computer.

Figura 7.16 La ricerca di immagini sul Web.
SUGGERIMENTO Una volta inserita l’immagine, si possono modificare le sue dimensioni
sfruttando il consueto meccanismo del trascinamento dei punti di controllo.

Figura 7.17 La ricerca di immagini relative ai cani.

 Dopo l’inserimento dell’immagine, in alto viene visualizzata la scheda contestuale
Strumenti immagine con la scheda secondaria Formato (Figura 7.18). I gruppi
disponibili nella scheda sono Regola, Stili immagini, Disponi e Dimensioni.

Figura 7.18 La scheda contestuale Strumenti immagine.

Nel gruppo Regola sono presenti i pulsanti che consentono di lavorare

sull’immagine con comandi simili a quelli dei programmi di grafica. I parametri su
cui si può intervenire sono luminosità, contrasto, colore e compressione
dell’immagine. Due pulsanti permettono di sostituire l’immagine corrente con
un’altra, lasciando inalterate dimensioni e formattazione, e di eliminare tutte le
modifiche, ripristinando i valori predefiniti iniziali.
Nel gruppo Stili immagini una raccolta contiene diversi tipi di cornici applicabili
all’immagine: portando il puntatore su un pulsante, se ne vede l’anteprima
direttamente nel foglio di lavoro. Sono inoltre presenti i comandi per applicare un
bordo o degli effetti specifici all’immagine selezionata.
Facendo clic con il tasto destro del mouse sull’oggetto, nel menu contestuale sono
visualizzate voci per l’impostazione di varie opzioni. L’ultima voce è Formato
immagine, che consente di mostrare il riquadro attività con gli strumenti per lavorare
su colori e linee, l’eventuale ombreggiatura, il formato e la rotazione 3D, o la casella
di testo che può essere aggiunta sull’immagine. Questo riquadro attività è simile a
quello presentato nel paragrafo precedente per i grafici.

Forme
Le forme sono particolari disegni che rappresentano schematicamente una serie di
elementi che possono essere utilizzati a vario titolo. Nel programma sono
raggruppate per categorie omogenee.
Per visualizzare le categorie disponibili e scegliere un oggetto “forma” da inserire
nel foglio di lavoro corrente, occorre eseguire la prossima procedura.

1. Fare clic sulla scheda Inserisci della barra multifunzione.

2. Fare clic su Forme nel gruppo Illustrazioni per aprire il sottomenu di tutte le
forme disponibili (Figura 7.19).
 Particolarmente interessante è la prima categoria, Forme usate di recente: raccoglie
le forme inserite di frequente dall’utente nei fogli di lavoro, rendendo così più
semplice individuare quella che occorre in un certo momento, se il suo utilizzo è
ricorrente.
I nomi delle categorie sono sufficientemente auto-esplicativi per essere associati
alle forme che rappresentano. Per esempio, tra le linee ci sono linee diritte, senza
punte agli estremi, o anche con una o due punte, nonché linee curve aperte o chiuse.
Alcune di esse rappresentano connettori (linee che uniscono due oggetti, restando
agganciate a essi anche se vengono spostati nel foglio).
Per inserire una forma è sufficiente scegliere la relativa icona e trascinare sul
foglio di lavoro fino a creare la forma desiderata. Come sempre, la forma può essere
ridimensionata utilizzando i suoi punti di controllo. Come per altri oggetti di Excel,
anche per le forme è disponibile una barra degli strumenti contestuale, chiamata
Strumenti disegno (Figura 7.20).

Figura 7.19 Le forme inseribili in un foglio di lavoro raggruppate per categorie.

Figura 7.20 La scheda contestuale Strumenti disegno.

Alcune funzioni sono simili a quelle già descritte in precedenza. Nel gruppo Stili
forma si può modificare l’aspetto della linea applicando un diverso spessore, il colore
desiderato e un’eventuale ombreggiatura, mentre facendo clic su Modifica forma è
possibile sostituire una forma con un’altra, oppure modificare la forma inserita
spostando uno a uno i punti che la definiscono (Figura 7.21).
All’interno di una forma è anche possibile inserire un testo.

1. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla forma per aprire il menu contestuale.
2. Fare clic su Modifica testo.

Figura 7.21 Modifica dei punti di una forma.

 All’interno della forma apparirà il cursore lampeggiante e, mediante la tastiera, si
potrà scrivere un testo ed eventualmente formattarlo (tipo di carattere, allineamento,
grassetto e così via).
Sulla forma presente nel foglio di lavoro si può intervenire nel riquadro attività
Formato forma, simile a quello degli altri tipi di oggetti grafici inseriti in un foglio di
lavoro in Excel. Per aprirlo si procede come segue.

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla forma per aprire il menu
contestuale.
2. Fare clic su Formato forma per visualizzare il riquadro attività omonimo.

In modo simile agli altri riquadri con i quali si può lavorare sul formato di un
elemento grafico, anche qui si può intervenire su colore e tipo di riempimento, tipo,
spessore e colore delle linee, nonché sugli effetti tridimensionali (Figura 7.22).

Figura 7.22 Il riquadro attività Formato forma.

WordArt
 In Microsoft Excel, le WordArt sono elementi grafici di testo che assumono un
particolare aspetto grafico e colorato, per rendere più piacevole la visualizzazione e la
stampa di un foglio di lavoro.
Le modalità per eseguire l’inserimento di una WordArt in un foglio di lavoro sono
del tutto analoghe a quelle già viste in precedenza per altri oggetti grafici.

1. Fare clic nel punto del foglio nel quale verrà inserita la WordArt.
2. Fare clic sulla scheda Inserisci.
3. Fare clic su WordArt nel gruppo Testo per aprire l’elenco degli stili disponibili
(Figura 7.23).

Figura 7.23 Gli stili di WordArt disponibili in Excel.

Nell’elenco si può scegliere lo stile grafico della WordArt, facendo clic su una
delle caselle di anteprima che mostrano i diversi formati; dopo aver fatto clic, viene
visualizzato un elemento “Inserire testo” in un riquadro nell’area di lavoro (Figura
7.24).
 Il testo scritto mediante la tastiera sarà visualizzato al posto della scritta predefinita
“Inserire testo” che appare selezionata nella finestra.
SUGGERIMENTO Chi lo desidera può modificare anche il tipo di carattere e le sue dimensioni
utilizzando i relativi comandi disponibili nella scheda Home della barra multifunzione.

Dopo aver modificato il testo predefinito, la WordArt rimane nel foglio di lavoro
corrente e può essere utilizzata come un qualsiasi altro oggetto grafico (Figura 7.25).

Figura 7.24 Il riquadro con il testo WordArt da variare.

Figura 7.25 La WordArt con la scheda contestuale e il riquadro Formato forma.

SmartArt
Gli oggetti SmartArt sono oggetti grafici strutturati nei quali possono essere
convertite le voci di un elenco a uno o più livelli. Il meccanismo con il quale viene
generato un oggetto SmartArt è piuttosto semplice ed è elencato di seguito.

1. Fare clic sulla scheda Inserisci della barra multifunzione.

2. Fare clic sul pulsante SmartArt nel gruppo Illustrazioni per aprire la finestra di
dialogo Scegli elemento grafico SmartArt (Figura 7.26).
Figura 7.26 La finestra di dialogo degli oggetti SmartArt.

La finestra è divisa in tre colonne. La prima a sinistra contiene una barra di

navigazione con pulsanti che si riferiscono ai gruppi di SmartArt disponibili, divisi
per tipologia o per obiettivi. Al centro è riprodotta la miniatura degli oggetti
SmartArt che fanno parte del gruppo correntemente selezionato. Nel riquadro della
colonna di destra viene visualizzata l’anteprima dello SmartArt selezionato nella
colonna centrale.
Dopo avere scelto il tipo di SmartArt che interessa, facendo clic sul pulsante OK si
inserisce l’oggetto nell’area di lavoro. Subito a sinistra dell’area rettangolare
circostante, viene visualizzato un ulteriore riquadro nel quale appare la struttura
dell’elenco puntato. Per riempire di testo i blocchi che fanno parte dello SmartArt, è
sufficiente scrivere nell’area delle singole voci dell’elenco a sinistra.
Non appena si completa una voce e si passa su un’altra riga, il testo viene
immediatamente trasferito nel blocco di competenza (Figura 7.27).
Figura 7.27 Il testo del blocco viene scritto nelle righe dell’elenco.

Gli oggetti SmartArt sono gradevoli esteticamente e funzionali per rappresentare

gruppi di scritte che sono in relazione tra loro. Per favorire chi deve utilizzarli, sono
stati raccolti in gruppi omogenei ai quali si accede facendo clic su una delle voci
elencate sulla sinistra.
Per esempio, chi desidera illustrare una sequenza di fasi di lavorazione di un flusso
di attività, di cui quelle successive dipendono dalle precedenti, può trovare facilmente
alcune strutture grafiche che servono allo scopo nel gruppo Processi. Lo stesso vale
per chi deve descrivere attività legate tra loro senza che l’una sia necessariamente
preliminare a un’altra. In questo caso, probabilmente uno SmartArt idoneo è
compreso tra quelli inclusi sotto la voce Cicli.
Un gruppo è destinato alla gestione di voci organizzate in gerarchie, in cui alcune
voci sono subordinate ad altre, di livello superiore. Questo è il caso tipico di un
“organigramma”, una struttura grafica che rappresenta, appunto, una gerarchia di
elementi. Solitamente, un organigramma è utilizzato per mostrare la struttura
gerarchica delle figure professionali esistenti in un gruppo di lavoro, come, per
esempio, Direttore generale, Direttori di reparto, Quadri e funzionari e così via.
 In ogni caso, dopo aver creato l’oggetto SmartArt, è possibile modificarlo a
piacere, magari eliminando una casella, aggiungendone di nuove e così via. Queste
operazioni possono essere eseguite dal menu contestuale. Per esempio, per
aggiungere un blocco al di sotto di un altro, occorre effettuare le operazioni elencate
di seguito.

1. Fare clic con il tasto destro del mouse sull’elemento iniziale.

2. Selezionare Aggiungi forma.
3. Fare clic su Aggiungi forma sotto (Figura 7.28).

Figura 7.28 Con le voci del menu contestuale è possibile modificare a piacere l’oggetto SmartArt.
Capitolo 8
 Salvataggio e stampa

Anche se i fogli di calcolo possono essere utilizzati per svolgere rapidamente brevi
calcoli di cui non occorre tenere traccia, spesso è utile conservare i fogli più
elaborati salvandoli sul proprio computer, oppure nel cloud per accedervi da
qualsiasi dispositivo. Inoltre, i fogli creati possono essere stampati per consultarli
anche quando non è disponibile un PC o a fini di archiviazione.
 Salvataggio dei fogli di calcolo
Dopo aver aperto il programma, aver inserito nel foglio di lavoro dati, formule e
altri oggetti e aver organizzato e formattato i contenuti, per non perdere il lavoro
svolto lo si salva in un file. A partire da Excel 2007 l’estensione predefinita è .xlsx e
il formato è diverso da quello dei file XLS delle versioni precedenti.
NOTA Il formato di un file è l’organizzazione dei dati con cui un programma salva i propri
documenti in un supporto di memoria, in modo da poterne leggere e modificare il contenuto in
seguito. A volte impropriamente nel linguaggio comune si fa coincidere il formato con l’estensione
del nome del file.

Il fatto che il formato dei file di dati differisca da quello di altre versioni dello
stesso programma può comportare serie difficoltà nel momento in cui si tenta di
aprire un file con un’applicazione più datata. Per esempio, se si crea il file
bilancio.xlsx e poi si tenta di aprirlo con una versione precedente come Excel 2003 o

2000, normalmente si ottiene un messaggio di errore. Il contrario, invece, non

avviene, perché la versione più recente del programma è normalmente in grado di
leggere file generati da versioni precedenti della stessa applicazione. Per risolvere il
problema, si possono percorrere almeno due strade. La prima è quella di salvare la
cartella di lavoro corrente in un file il cui formato sia XLS, selezionandolo
esplicitamente nell’elenco a discesa Salva come della finestra di dialogo Salva con
nome. Lo svantaggio di questa soluzione risiede nella perdita delle caratteristiche
innovative aggiunte alla nuova versione. Per esempio, il massimo numero di righe e
di colonne è notevolmente inferiore, non sono utilizzabili strumenti come gli oggetti
SmartArt e non si possono gestire i temi grafici normalmente visualizzati nella
scheda Layout di pagina della barra multifunzione. Nel caso in cui fosse stato inserito
uno SmartArt in un foglio di calcolo, lo stesso verrebbe letto e visualizzato in Excel
2003, ma solo come immagine fissa. La conseguenza è che, nella versione del
programma più datata, non può essere modificato come elenco di testo.
L’altra strada per risolvere il problema dei diversi formati è demandare alle
versioni precedenti l’impegno di leggere i dati dal file XLSX. Per farlo,
all’applicazione di Excel precedente a quella 2007 deve essere aggiunto un apposito
modulo software di conversione di formato.
NOTA Il nome del programma di conversione che consente di leggere i nuovi formati di file
generati dalle applicazioni di Office 2007 e versioni successive in Office 2003 è Microsoft Office
Compatibility Pack. Lo si può prelevare da Internet cercandolo nel sito di Microsoft. Al momento
della stesura di questo libro, è disponibile all’indirizzo https://www.microsoft.com/it-
it/download/details.aspx?id=3.
 ATTENZIONE Per utilizzare il programma di conversione in Office 2003, occorre che la licenza
d’uso sia originale e che la versione di Windows sia aggiornata. Excel 2003, peraltro, può leggere
file nei formati specifici di Excel 2007, ma non può crearli.

Per salvare per la prima volta un foglio di calcolo in un file, si può eseguire questa
procedura.

1. Fare clic sulla scheda File nell’angolo a sinistra in alto per aprire la schermata
Informazioni (Figura 8.1).
2. Fare clic su Salva (che al primo utilizzo è equivalente a Salva con nome) per
aprire la finestra di dialogo Salva con nome.
3. Scegliere OneDrive - Personale se si desidera salvare il file nel cloud, oppure
scegliere Questo PC e selezionare una delle cartelle visualizzate a destra, o
ancora fare clic su Sfoglia per individuare la cartella desiderata.
4. Inserire il nome del file nella casella Nome file (Figura 8.2).
5. Confermare con un clic sul pulsante Salva.

Figura 8.1 La visualizzazione Informazioni.

Figura 8.2 La finestra di dialogo Salva con nome.

Scrivendo Spesa nella casella Nome file, nella cartella selezionata (in questo
esempio Desktop) viene salvato il file Spesa.xlsx.
SUGGERIMENTO Invece di salvare i file nella cartella predefinita, è preferibile creare una propria
struttura di cartelle e sottocartelle per trovare più facilmente i file che vengono memorizzati. Le
prime potrebbero avere nomi attinenti ai contenuti (come Contabilità, per il file Spesa.xlsx),
mentre le sottocartelle i nomi degli anni (2004, 2005 e così via).

Non sempre si ha la necessità di variare le impostazioni predefinite, ma conoscerle

può risultare utile per ottenere una migliore organizzazione dei file ed evitare di
sprecare tempo nella loro ricerca.

Opzioni di salvataggio
Le opzioni per salvare un foglio di calcolo in un file sono:

la cartella nella quale registrarlo;

il formato del file;
le impostazioni per l’eventuale pubblicazione del foglio di calcolo su Internet o
in una intranet;
 il tipo di crittografia con la quale rendere inintelligibile il contenuto a terzi, se lo
si desidera.

Cartella di destinazione
La scelta della cartella di destinazione del file è una questione di tipo
organizzativo. La si può scegliere o creare:

tra quelle presenti nei dischi del computer che si sta utilizzando;
su supporti di memoria estraibili, come i dischi ottici riscrivibili o le penne
USB;
su unità condivise in rete;
su Internet.

La scelta può essere effettuata con un clic su una delle voci nella barra di
navigazione verticale sulla sinistra della finestra di dialogo Salva con nome o con un
clic sul pulsante con la freccia rivolta verso il basso accanto alla cartella visualizzata
in alto.
È possibile spostarsi tra le cartelle e le sottocartelle visualizzate dal sistema
operativo per fermarsi in quella desiderata. Dopo averla selezionata, facendo clic sul
pulsante Salva il foglio di calcolo corrente viene salvato con il nome scritto nella
casella di testo Nome file.

Formato dei file

L’estensione predefinita dei file creati da Excel 2016 è .xlsx. C’è sempre, però, la
possibilità di salvarli in un altro formato, scelto tra quelli presenti nell’elenco a
discesa Salva come.
NOTA Per esempio, un file può essere salvato in HTML per essere visualizzato come pagina
web, oppure in PDF, in modo che non sia facilmente modificabile.

Nella tabella che segue sono riportate alcune delle estensioni disponibili in Excel,
con un breve riepilogo delle caratteristiche.
Tabella 8.1 Formati di file disponibili.
Estensione Tipo formato
.xlsx Cartella di lavoro di Excel
.xlsxm Cartella di lavoro di Excel con attivazione macro
.xlsn Cartella di lavoro binaria di Excel

.xls Cartella di lavoro di Excel 97-2003

 .xltx Modello di Excel
.xltxm Modello di Excel con attivazione macro
.xlt Modello di Excel 97-2003
.xml Dati XML
.xhtm Pagina web
.txt Testo delimitato da tabulazioni
.csv Testo delimitato dal separatore di elenco
.pdf Adobe PDF

Per scegliere più facilmente uno dei formati disponibili, è possibile selezionare
File > Esporta e fare clic su Cambia tipo di file (Figura 8.3).

Figura 8.3 La finestra di dialogo Salva con nome.

Nella sezione destra della finestra sono elencati svariati formati di file,
accompagnati da una breve descrizione.
Per generare un file PDF, la strada è ancora più breve: nella pagina Esporta, è
sufficiente fare clic su Crea documento PDF/XPS e poi sul pulsante Crea PDF/XPS
(Figura 8.4). Dopo aver scelto la cartella di destinazione e aver assegnato un nome al
file, lo si crea con un clic sul pulsante Pubblica.
 Opzioni per il Web
È già stato accennato che un foglio di calcolo può essere salvato come pagina web
da visualizzare con un browser. Quando si parla di salvataggio su Internet, però, ci si
riferisce principalmente al salvataggio dei file nel cloud, ovvero in uno spazio di
memoria su Internet a cui è possibile accedere da svariati dispositivi. Salvando un file
nel cloud si ottengono diversi vantaggi: si evita di occupare spazio sul disco locale, si
può accedere a un file dovunque ci si trovi nel mondo e lo si può condividere più
semplicemente con altre persone. Inoltre due o più persone possono lavorare
contemporaneamente sullo stesso foglio di calcolo, stando collegate a Internet da
diversi computer.

Figura 8.4 Salvataggio in formato PDF.

Per creare una normale pagina web è sufficiente selezionare l’opzione Pagine Web
dalla casella Salva come della finestra di dialogo Salva con nome. Per modificare le
opzioni di salvataggio si procede come segue.

1. Fare clic sul pulsante Strumenti nella parte inferiore della finestra, accanto al
pulsante Salva, per aprire un menu a discesa.
2. Fare clic su Opzioni Web per visualizzare l’omonima finestra di dialogo (Figura
8.5).

Figura 8.5 La finestra di dialogo Opzioni Web.

Utilizzando le schede in alto è possibile eseguire diverse scelte, tra cui specificare
la versione del browser con cui si ipotizza che saranno visualizzate le pagine e
impostare dimensioni e risoluzione delle immagini.
ATTENZIONE Per la pubblicazione di pagine web in Internet sono necessarie alcune conoscenze
tecniche specifiche (su HTML, formati di disegni e immagini), oltre che un apposito spazio fornito
da una struttura che opera come provider.

Per quanto riguarda invece il salvataggio nel cloud, si devono soddisfare alcuni
requisiti. Prima di tutto occorre avere un account Microsoft per accedere ai diversi
servizi in Rete.
SUGGERIMENTO Chi utilizza Messenger (messaggistica), Hotmail (posta elettronica), OneDrive
(spazio di archiviazione Internet) oppure Xbox Live è già in possesso di un account valido. In
mancanza, è sufficiente accedere a uno di questi servizi e registrarsi con un indirizzo di posta
elettronico valido.

L’account Microsoft permette di salvare i file nello spazio reso disponibile dal
servizio OneDrive, procedendo come segue.

1. Fare clic su File per aprire la pagina Informazioni.

2. Fare clic su Salva con nome.
3. Fare clic su OneDrive - Personale e nuovamente su OneDrive - Personale sulla
destra (Figura 8.6).

A questo punto si sceglie se salvare il file solo per se stessi oppure in una cartella
condivisa con altre persone, dopodiché si conferma.
 I fogli di calcolo salvati nel Web vengono aperti con le normali modalità con cui si
aprono quelli memorizzati nel disco locale, ossia con File > Apri e scegliendo il file
tra quelli che vengono visualizzati nella cartella OneDrive - Personale.

Crittografia
La crittografia interessa coloro che vogliono mantenere una certa riservatezza sui
contenuti del file che stanno memorizzando.

Figura 8.6 Salvataggio di un file in OneDrive.

Può risultare utile a coloro che appartengono a organizzazioni o aziende che

devono trasferire documenti a distanza, in modo da ridurre i rischi che terze persone
possano accedere a dati riservati.
ATTENZIONE Per avere il massimo livello di protezione si dovrebbero utilizzare sistemi di firma
digitale con crittografia a doppia chiave. Microsoft Excel fornisce una crittografia a singola chiave
semplice, che offre comunque buone garanzie di protezione.

In Microsoft Excel, nella finestra di lavoro Salva con nome si può assegnare una
password come chiave di crittografia di un file eseguendo questa procedura.
1. Fare clic sul pulsante Strumenti per aprire il relativo menu a discesa.
2. Fare clic su Opzioni generali per visualizzare la finestra di dialogo omonima
(Figura 8.7).
3. Inserire una password nella casella Password di lettura, fare clic su OK, ripetere
l’inserimento della password e poi confermare una seconda volta con un clic su
OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni generali.

Figura 8.7 La finestra Opzioni generali.

SUGGERIMENTO Affinché ci sia buona garanzia di sicurezza, una password deve essere lunga
almeno otto caratteri e comprendere lettere, cifre e, possibilmente, anche segni di interpunzione
come punti esclamativi, parentesi o altro. Inoltre, una password dovrebbe essere cambiata
periodicamente, almeno ogni tre mesi.

Apparentemente non è successo alcunché, ma la crittografia vera e propria avverrà

nel momento in cui si confermerà il salvataggio facendo clic sul pulsante Salva della
finestra di dialogo Salva con nome.
SUGGERIMENTO È preferibile impostare la password di lettura, poiché quella di scrittura
consente di leggere il file anche se non di modificarlo. In questo caso, chi volesse alterarlo potrà
semplicemente salvarlo con un altro nome.

Per togliere una password che è stata impostata su un file Excel, occorre riprendere
dall’inizio la sequenza che è stata appena descritta per assegnare la chiave di
crittografia. Quando viene visualizzata la casella di testo Password di lettura, però,
invece di scrivere la password la si deve cancellare. Confermando con un clic sul
pulsante OK, il foglio di calcolo non verrà più crittografato al momento del
salvataggio su disco.
 Stampa
Che si desideri stampare il risultato di una certa mole di lavoro eseguita con
Microsoft Excel sembra essere un fatto scontato. Il contenuto di un foglio di calcolo
non viene tuttavia immediatamente associato a un foglio di carta A4, come invece
avviene nel caso dei documenti di testo.
In questi ultimi, il testo e gli eventuali elementi aggiuntivi come tabelle e immagini
sono organizzati in uno spazio già impostato come una pagina, che poi diventano
due, tre e così via se il documento si allunga. In pratica, con i programmi di
elaborazione testi, a video si vede una riproduzione di quanto in seguito si dovrà
semplicemente stampare con una stampante.
Un foglio di calcolo, invece, viene gestito inserendo dati in celle del foglio di
lavoro, valori disposti in tabelle, grafici e altri oggetti ancora. Tutti questi elementi
vengono disposti in uno spazio che non è assimilabile a quello di un classico foglio di
carta, salvo casi particolari. Non fanno eccezione le cartelle di lavoro, che possono
contenere più fogli sovrapposti tra loro.
Prima di affrontare l’argomento “come fare per stampare quello che interessa del
foglio di calcolo”, è opportuno ricordare quali sono le operazioni generali da eseguire
per stampare.
Il metodo per inviare alla stampante il foglio di calcolo corrente in Microsoft Excel
è del tutto simile a quello utilizzato negli altri programmi della suite Microsoft
Office. Nel caso di Excel, le operazioni da eseguire sono quelle qui elencate.

1. Fare clic su File per aprire la pagina Informazioni.

2. Fare clic su Stampa (Figura 8.8).
3. Modificare le opzioni e confermare facendo clic sul pulsante Stampa.

NOTA La pagina Stampa è divisa in due colonne. Nella prima appaiono le opzioni di stampa in
verticale, una dopo l’altra; nella seconda c’è l’anteprima delle pagine che verranno stampate.

Con le sole operazioni appena descritte, tuttavia, quello che viene stampato e il
modo in cui viene diviso sui fogli di carta è stabilito dal programma. Come fare,
allora, per stampare in modo controllato quello che si sta gestendo nel foglio di
calcolo?
Un modo consiste nel visualizzare il foglio di lavoro nella modalità Layout di
pagina. In questa modalità l’area di lavoro viene visualizzata divisa in tanti fogli A4,
per cui si può gestire meglio l’inserimento dei contenuti nel foglio di lavoro,
verificando immediatamente il risultato che si otterrà successivamente in stampa
(Figura 8.9).

Figura 8.8 La finestra Stampa con tutte le opzioni disponibili.

Figura 8.9 Un clic su Layout di pagina mostra la divisione delle pagine in stampa.

Per impostare questa modalità di visualizzazione, è sufficiente fare clic sul piccolo
pulsante quadrato Layout di pagina, il secondo dei tre pulsanti presenti in basso a
destra nella barra di stato del programma (Figura 8.10). Si trovano subito a sinistra
del dispositivo di scorrimento dello zoom, spostando il quale da sinistra verso destra
è possibile ingrandire e rimpicciolire l’area di lavoro.

Figura 8.10 Le icone che impostano le modalità di visualizzazione, accanto al cursore dello zoom.
SUGGERIMENTO Il primo dei due pulsanti, Normale, imposta l’area di lavoro nella classica
modalità di un unico grande foglio quadrettato. Il terzo è Anteprima interruzioni di pagina.
Facendo clic su di esso, a intervalli regolari all’interno dell’area di stampa appaiono alcune linee
tratteggiate che stanno a indicare che, in quel punto, il contenuto verrà stampato su un foglio
successivo. L’utente può intervenire manualmente sulle linee, trascinandole con il mouse per
impostare opportunamente le diverse zone che andranno in stampa.

Opzioni di stampa
 Molte delle opzioni per stampare un foglio di calcolo sono simili a quelle analoghe
di altri applicativi. Alcune sono già abbastanza note, altre sicuramente meno, in
quanto più attinenti alle caratteristiche specifiche di un foglio elettronico.
Tra le opzioni più comuni ci sono le seguenti.

La scelta della stampante a cui inviare la stampa.

La quantità di copie da produrre.
Se fascicolare o meno i fogli quando si stampano diverse copie (stampa delle
pagine 1, 2 e 3 per riprendere con 1, 2 e 3, anziché stampare 1, 1, 1 poi 2, 2, 2 e
così via).
Se stampare tutto o parte del foglio.
Impostazione delle proprietà della stampante.

Le proprietà della stampante dipendono dal tipo di stampante scelta nella casella di
testo a discesa Stampante. Le opzioni tipiche sono le seguenti.

Stampa del foglio in verticale o in orizzontale.

Stampa delle pagine dalla prima all’ultima, oppure dall’ultima alla prima.
Scelta del cassetto di alimentazione.

Altre opzioni di stampa nei programmi di foglio elettronico vengono gestite nella
finestra di dialogo Imposta pagina (Figura 8.11), che appare facendo clic sul
quadratino in basso a sinistra del gruppo Imposta pagina nella barra multifunzione
Layout di pagina.
Figura 8.11 La finestra di dialogo Imposta pagina.

La finestra è divisa in quattro schede chiamate Pagina, Margini, Intestazione/Piè

di pagina e Foglio. Nella scheda Pagina si può scegliere di impostare un valore
percentuale di adattamento dei contenuti da stampare diverso rispetto al 100% delle
dimensioni normali. Per esempio, se si impostasse 90%, si otterrebbe una stampa
leggermente ridotta, mentre con 110% l’area stampata avrebbe dimensioni
leggermente più grandi rispetto al normale. In entrambi i casi l’impostazione può
consentire di stampare su un unico foglio di carta l’intera tabella dei dati.
Per ottimizzare lo spazio, si può anche scegliere direttamente di adattare tutta
l’area di stampa a un unico foglio di carta o a un certo numero di fogli in orizzontale
e in verticale.
Nella scheda Margini si possono fissare sia i valori dello spazio da lasciare ai
quattro lati del foglio di carta rispetto al contenuto stampato, sia quelli destinati
all’intestazione e al piè di pagina. In aggiunta, si può chiedere di centrare i dati
orizzontalmente oppure verticalmente nel foglio (Figura 8.12).
Figura 8.12 La scheda Margini nella finestra di dialogo Imposta pagina.

Nella scheda Intestazione/Piè di pagina si possono inserire alcuni dati nella parte
superiore del foglio destinata all’intestazione e nella parte inferiore destinata al piè di
pagina. I dati possono essere valori fissi oppure altri che vengono ricavati
automaticamente dal programma, a partire da appositi campi.
Sia l’intestazione, sia il piè di pagina sono strutturati in tre zone: sinistra, centro e
destra. Per accedere ai dati della zona in basso, per esempio, si può fare clic sul
pulsante Personalizza piè di pagina: verrà visualizzata l’omonima finestra di dialogo
che mostra tre riquadri. In ciascun riquadro si può fare clic per aggiungere una scritta
(Figura 8.13).
Figura 8.13 La personalizzazione del piè di pagina.

In ognuna delle tre zone può essere aggiunto un campo a scelta tra quelli messi a
disposizione da Microsoft Excel, ciascuno dei quali viene attivato facendo clic su
un’icona. Le icone permettono di inserire quanto segue.

Testo con relative proprietà dei caratteri (tipo, dimensioni, colore e così via).
Il numero della pagina corrente.
Il numero totale di pagine.
La data e l’ora di stampa del foglio.
Il percorso del file, il nome del file o il nome del foglio di lavoro.
Un file di immagine (per esempio per inserire un logo).

I valori dei campi vengono generati automaticamente da Microsoft Excel al

momento della stampa e una loro anteprima è visibile direttamente all’interno della
finestra di dialogo Imposta pagina (Figura 8.14).
Figura 8.14 La finestra di dialogo mostra il piè di pagina configurato.

L’ultima scheda della finestra Imposta pagina è Foglio (Figura 8.15). Tra le scelte
possibili nella pagina, ci sono le righe da ripetere per ogni pagina in cima a una
tabella (per ottenere una migliore comprensione dei dati che sono incolonnati) e
un’eventuale colonna da riprodurre sulla sinistra.
Altre impostazioni permettono di:

disattivare la stampa della griglia per avere una maggiore pulizia del foglio;
ottenere una stampa in bianco e nero;
impostare il modo con cui devono essere visualizzati gli eventuali errori, che
possono anche non essere mostrati.

Facendo clic sul pulsante OK, tutte le scelte effettuate vengono considerate valide
per essere applicate al momento in cui il foglio di calcolo andrà in stampa.
Figura 8.15 Le impostazioni relative al foglio.
Capitolo 9
 Attività avanzate in Excel

Per quanto un libro di questo genere non possa affrontare in modo esaustivo tutti gli
argomenti, è pur sempre utile avere un’infarinatura anche di quelle funzionalità
avanzate a cui è indispensabile ricorrere per le attività più complesse.
 Tabelle pivot
Le tabelle pivot sono strumenti di valutazione dei dati presenti in una tabella, sia in
forma analitica sia in modalità riassuntiva, che vengono creati per fornire una
migliore e diversa lettura rispetto a quella normale. La loro resa è ottimale nel caso di
tabelle di dati piuttosto grandi, poiché riescono a fornire informazioni che altrimenti
sfuggirebbero alla vista. Inoltre hanno la possibilità di generare viste
“tridimensionali” dei dati, aggregando in modo articolato quelli che sono i valori
della tabella normale.
Un esempio classico talvolta utilizzato per spiegare la funzionalità delle tabelle
pivot è quello di un’azienda che vende vari tipi di prodotti, in diverse aree
geografiche e mediante diversi agenti commerciali. I dati vengono inseriti una
colonna dopo l’altra e in ogni riga potrebbero esserci il nome di un agente, il prodotto
venduto, l’area di vendita, la data della fornitura, la quantità e il prezzo al quale sono
stati forniti a un cliente, nonché il nome del cliente. Il nome di un prodotto può
apparire in diverse righe, in combinazione con altri dati che saranno di volta in volta
diversi. Dopo aver inserito una certa quantità di dati nella tabella, che ha due
dimensioni, probabilmente si vorrà conoscere quanto ha venduto ciascun agente in
ogni area geografica e, all’interno di essa, l’ammontare dei prodotti.
Si potrebbe anche voler sapere, tuttavia, quali prodotti hanno venduto i diversi
agenti e, per ogni prodotto, in quale area geografica. Per rendere leggermente più
complesso l’esempio, si potrebbe voler conoscere quali prodotti sono stati venduti, in
quale area geografica e, nell’ambito dell’area geografica, quali agenti commerciali li
hanno venduti. Si può rispondere a queste domande utilizzando le tabelle pivot. La
loro grande utilità risiede nella capacità di raccogliere dati in gruppi e di visualizzarli
assieme alle loro relazioni reciproche.
NOTA Esistono anche i grafici pivot, che hanno finalità e modalità di generazione analoghe a
quella delle tabelle.

Nell’esempio sono stati citati tre tipi di campi (funzionari commerciali, prodotti e
area geografica), ma l’utente può scegliere quelli che preferisce.

Creazione di una tabella pivot

In Microsoft Excel la generazione di una tabella pivot avviene con la procedura
indicata di seguito.
1. Selezionare la tabella contenente i dati, inserendo nell’intervallo anche le
intestazioni di colonna (Figura 9.1).

Figura 9.1 I dati di origine della tabella pivot.

1. Fare clic sulla scheda Inserisci sulla barra multifunzione.

2. Fare clic sul pulsante Tabella pivot per aprire la finestra di dialogo Crea tabella
pivot (Figura 9.2).
Figura 9.2 La creazione di una nuova tabella pivot.

1. Specificare la posizione in cui creare la tabella (Nuovo foglio di lavoro o Foglio

di lavoro esistente).
2. Fare clic su OK per creare la tabella pivot vuota (Figura 9.3).

Nella schermata, a destra è visualizzato il riquadro Campi tabella pivot, da cui

l’utente può trascinare ciascuno degli elementi in una delle caselle vuote sottostanti.
Il lavoro, quindi, si svolge in modalità visuale.
NOTA Non appena viene visualizzata la struttura della tabella pivot, sulla barra multifunzione
compare la scheda contestuale Strumenti tabella pivot con le schede secondarie Analizza e
Progettazione.

Nella tabella utilizzata in questo esempio sono presenti quattro colonne di dati,
ovvero Data, Categoria, Prodotto e Importo. Si provi per esempio a trascinare la riga
relativa al campo Categoria nella casella Colonne.
Rilasciando il tasto sinistro del mouse, la tabella viene riempita in tempo reale con
i dati relativi alle categorie di prodotti presenti nella colonna della tabella dati di
origine (Figura 9.4).
Figura 9.3 Gli strumenti per la tabella pivot.
Figura 9.4 In Excel la creazione di una tabella pivot avviene in modo visivo.

Successivamente si può trascinare la riga Prodotto nella casella Righe per

visualizzare i prodotti disponibili nella tabella come intestazioni delle righe della
tabella (Figura 9.5).
Figura 9.5 La tabella con categorie e prodotti.

A questo punto non resta che stabilire quali valori devono essere visualizzati per le
categorie e i prodotti. Trascinando la riga Importo nella casella Valori, Excel applica
automaticamente la funzione Somma e visualizza nelle celle della tabella pivot la
somma degli importi per prodotti e categorie (Figura 9.6).
La grande praticità delle tabelle pivot sta nella possibilità di modificare
dinamicamente i campi utilizzati. Per esempio, se invece della somma degli importi
si desidera visualizzare il numero di prodotti venduti per ogni categoria, è sufficiente
fare clic sulla freccia di Somma di Importo nel riquadro Campi tabella pivot e fare
clic su Impostazioni campo valore per aprire la finestra di dialogo omonima (Figura
9.7). Nella finestra è quindi sufficiente selezionare Conteggio, anziché Somma, per
visualizzare nella tabella il numero di prodotti venduti per ogni categoria.
Figura 9.6 Gli importi corrisposti per categorie e prodotti.

Figura 9.7 Alcune impostazioni di una tabella pivot.

I risultati della tabella pivot sono diversi in base al posizionamento di ciascuna

delle categorie. L’utente, però, può modificare la posizione degli elementi anche in
momenti successivi, nel corso della visualizzazione dei dati della tabella.
 Per configurare l’aspetto e i contenuti della tabella pivot in modo più accurato, si
può lavorare con i comandi della finestra di dialogo Opzioni tabella pivot, che può
essere aperta mediante la sequenza operativa descritta di seguito.

1. Fare clic sulla scheda secondaria Analizza della scheda contestuale Strumenti
tabella pivot.
2. Fare clic sul pulsante Opzioni nel gruppo Tabella pivot a sinistra. Viene aperta la
finestra di dialogo Opzioni tabella pivot (Figura 9.8).

Figura 9.8 La finestra di dialogo Opzioni tabella pivot.

La finestra di dialogo è divisa in più schede. In ciascuna scheda è possibile

personalizzare vari aspetti della presentazione dei dati riportati nella tabella pivot.
Per esempio, in Layout e formato si può stabilire che la larghezza delle colonne
venga variata automaticamente nel caso di modifica dei dati inseriti; in Totali e filtri,
si può chiedere di mostrare o meno i totali complessivi di riga e/o di colonna; in
Visualizzazione si può scegliere se visualizzare o meno alcuni elementi come i
pulsanti Espandi/Comprimi e le didascalie dei campi associati ai filtri che vengono
generati automaticamente.
Nella scheda Stampa, si può indicare se inserire o meno alcuni elementi della
tabella pivot quando la si invia a una stampante, come i titoli di stampa. In Dati,
ancora, si può chiedere se salvare la tabella di origine dei dati insieme con la tabella
pivot e se aggiornare automaticamente la tabella quando il file viene aperto, nel caso
fossero stati variati.
I comandi che compaiono facendo clic sulla scheda secondaria Progettazione nella
scheda contestuale Strumenti tabella pivot consentono di modificare il formato di
presentazione della tabella pivot (Figura 9.9).

Figura 9.9 La scheda contestuale Progettazione per le tabelle pivot.

Nel gruppo Layout si possono attivare totali e subtotali, per riga e/o per colonna.
Attivando o disattivando le caselle di controllo che appaiono nel gruppo Opzioni stile
tabella pivot, si attivano o meno le intestazioni di riga e/o colonna della tabella. Altre
caselle generano una visualizzazione con righe (e/o colonne, come al solito) a colori
evidenziate in modo alternato. Facendo clic su uno dei riquadri di Stili veloci tabella
pivot, infine, si assegna il relativo formato alla tabella nel suo complesso.
In modo del tutto analogo alla generazione di una tabella pivot si può generare un
grafico pivot. Se è già presente una tabella, lo si può creare immediatamente a partire
dalla stessa origine dati facendo clic sul pulsante Grafico pivot presente tra i comandi
di Strumenti tabella pivot > Analizza. In questo modo, viene aperta la finestra di
dialogo Inserisci grafico, nella quale si può scegliere il modello di grafico da
utilizzare.
Dopo aver fatto clic sull’icona del modello di grafico desiderato, si conferma la
scelta con un clic su OK: nell’area di lavoro corrente sarà visualizzato il grafico pivot
(Figura 9.10).
Figura 9.10 Il grafico pivot appena creato.

Contemporaneamente, viene visualizzato anche il riquadro Campi grafico pivot,

nel quale si possono scegliere i campi da visualizzare sui tre assi. La scelta segue la
stessa logica vista in precedenza per la creazione di una tabella pivot, ma è totalmente
indipendente da essa.
Con la generazione del grafico pivot, alle schede Analizza e Progettazione di
Strumenti tabella pivot viene aggiunta la scheda Formato. Le singole schede
riguardano quanto segue.

Analizza: funzioni che riguardano direttamente la gestione dei dati nel foglio,
come l’impostazione dell’espansione di un certo campo o la scelta dei filtri da
impostare sui dati visualizzati.
Progettazione: gestione della struttura e dell’aspetto di un grafico, come la
modifica del modello del grafico, l’aggiunta di un ulteriore elemento e la
gestione di subtotali.
Formato: funzioni del tutto analoghe a quelle relative alla gestione di un grafico,
come la personalizzazione degli elementi che lo compongono (titolo, legenda,
area dati), applicazione di bordi, sfondo ed effetti tridimensionali e via di
seguito.
 Macro
Una macro è una sequenza di istruzioni che è possibile eseguire mediante un unico
comando o azione, al fine di ottenere un certo risultato. Per esempio, si può avere una
tabella di cinque colonne piena di dati da visualizzare diverse volte, ogni volta in
ordine diverso, in base ai valori delle varie colonne. Per ordinare una tabella in
Microsoft Excel, è necessario selezionarla e quindi eseguire una serie di azioni per
indicare qual è la colonna i cui valori devono essere presi come riferimento dal
programma per modificare la disposizione delle righe.
Già la sola descrizione della sequenza di operazioni è discretamente lunga. Per di
più, l’esecuzione materiale potrebbe anche generare qualche errore involontario, che
comporta la ripetizione dell’ ordinamento; questo è proprio il caso in cui risulta utile
la creazione di una macro, mediante la quale vengono registrate le operazioni
necessarie a disporre in ordine la tabella.
Dopo aver assegnato alla macro una combinazione rapida di tasti oppure un
pulsante, è possibile eseguirla con un’unica azione, per ottenere la visualizzazione
della tabella secondo l’ordine desiderato.
SUGGERIMENTO In un caso come quello dell’esempio, potrebbe risultare conveniente generare
più macro, ciascuna delle quali utilizza una diversa colonna per l’ordinamento. Quando se ne
esegue una, si ottiene la visualizzazione desiderata dei dati della tabella in modo diretto e
semplice.

Un altro esempio potrebbe essere la formattazione di una cella, applicando

l’allineamento centrato, in basso nella cella, con uno sfondo grigio chiaro, i bordi neri
ai quattro lati e il testo con dimensione 12 punti e in grassetto. La registrazione di una
macro che esegua tutte queste operazioni con un unico comando consentirebbe un
notevole risparmio di tempo a chi lavora con Microsoft Excel. È ugualmente
possibile registrare qualsiasi altra sequenza di operazioni, corta o lunga che sia.Si
ricava un vantaggio dalla creazione di una macro unicamente nel caso in cui le azioni
registrate debbano essere ripetute diverse volte e allo stesso modo.

Sicurezza delle macro

Per quanto riguarda le macro è necessario fare un’importante considerazione
relativa all’argomento “sicurezza”.
Le macro sono sequenze di istruzioni esattamente come i programmi, anche se
questi ultimi sono molto più complessi per dimensioni e funzionamento. Anche se
possono essere utilizzate per risolvere problemi operativi concreti in Microsoft Excel,
esistono alcune macro create da malintenzionati che possono compiere azioni
distruttive. Queste macro sono dette macro virus, e possono creare danni anche molto
seri agli archivi su disco, quindi vanno eseguite utilizzando un programma antivirus
dotato di un file di definizioni continuamente aggiornato.
ATTENZIONE I file contenenti macro virus sono file di documenti creati con Microsoft Excel,
Word o PowerPoint. Il pericolo può sorgere quando si ricevono file tramite posta elettronica
oppure si scaricano documenti non sicuri da Internet.

Per evitare di subire danni indesiderati, Microsoft Excel consente di impostare un

livello di protezione dagli effetti delle macro, che può assumere quattro valori: basso,
medio, elevato o molto elevato.
Per visualizzare il livello di protezione corrente ed eventualmente modificarlo,
occorre effettuare questa procedura.

1. Fare clic su File per aprire la pagina Informazioni.

2. Fare clic sul pulsante Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Excel
(Figura 9.11).
3. Fare clic su Centro protezione per visualizzare la pagina delle attività per la
protezione dei documenti e del computer.
4. Fare clic sul pulsante Impostazioni Centro protezione per aprire un’ulteriore
finestra di dialogo divisa in pagine.
5. Fare clic sulla voce Impostazioni delle macro (Figura 9.12).

Nella pagina Impostazioni macro sono elencati i quattro livelli disponibili in un

gruppo di pulsanti di opzione. Si può passare dal livello di protezione corrente,
segnalato dal pulsante attivo, a un altro, facendo semplicemente clic sull’opzione
desiderata e poi confermando con un clic sul pulsante OK.
Il livello di protezione più elevato corrisponde alla prima voce in alto: Disabilita
tutte le macro senza notifica. L’attivazione di questa opzione evita completamente
l’esecuzione delle macro ma, contemporaneamente, impedisce del tutto eventuali
automatismi che possono essere utili per il lavoro.
Figura 9.11 Le opzioni di Excel.
Figura 9.12 La finestra di dialogo Centro protezione.

Il livello più basso è invece Abilita tutte le macro, senza limitazioni di sorta. Un
apposito inciso tra parentesi informa che la scelta non è assolutamente consigliabile.
Il secondo e il terzo livello corrispondono rispettivamente alle opzioni Disabilita
tutte le macro con notifica e Disabilita tutte le macro tranne quelle con firma
digitale. Il primo è il livello predefinito, in cui l’esecuzione di tutte le macro viene
negata ma, contemporaneamente, l’utente riceve un avviso. Intervenendo sulla barra
dei messaggi, si può stabilire di accettare l’esecuzione della macro presente nel foglio
di calcolo. In questo modo si possono tenere sotto controllo le attività di qualsiasi
macro, riducendo il più possibile i rischi derivanti dal loro utilizzo inconsapevole.
NOTA La firma digitale è un algoritmo che può essere implementato su testi e contenuti
multimediali di varia natura, al fine di garantirne la validità, l’integrità e il non ripudio da parte
dell’autore. Viene associata ad attività di crittografia dei dati.

Registrazione di una macro

Le macro sono scritte nel linguaggio di programmazione Visual Basic for
Applications, un linguaggio complesso che necessita di una certa esperienza per
essere compreso. Tuttavia, per venire incontro alle esigenze degli utenti inesperti,
Excel mette a disposizione uno strumento chiamato registratore di macro, il cui
compito è trasformare ogni operazione eseguita dall’utente nel corrispondente codice
Visual Basic.
Il registratore di macro può essere avviato dalla scheda Visualizza della barra
multifunzione, che contiene il gruppo Macro nel quale si trova il pulsante Macro.
Facendo clic sulla freccia del pulsante viene visualizzato un menu contenente la voce
Registra macro.
Facendo clic su Registra macro viene visualizzata una finestra di dialogo (Figura
9.13) contenente le opzioni illustrate di seguito.

La casella Nome macro consente di assegnare un nome che renda facilmente

individuabile la macro e aiuti a comprenderne lo scopo.
La casella Tasto di scelta rapida permette di associare a una macro utilizzata di
frequente una combinazione di tasti simile a Ctrl+lettera oppure
Ctrl+Maiusc+lettera; in questo modo sarà possibile eseguire velocemente la
macro senza passare dalla finestra di avvio.

Figura 9.13 La finestra di creazione di una macro mediante il registratore.

L’elenco Memorizza macro in consente di indicare la cartella in cui salvare la

macro. Le possibilità sono tre: la cartella corrente, una nuova cartella creata
automaticamente e la cartella personale; quest’ultima è la cartella che Excel apre
automaticamente a ogni esecuzione, per cui ogni macro memorizzata al suo
interno sarà sempre visibile e disponibile per l’esecuzione in tutti i documenti di
Excel.
 La casella Descrizione, infine, consente di inserire una nota descrittiva della
macro, che sarà visualizzata nella parte inferiore della finestra utilizzata per
richiamare le macro per l’esecuzione.

Dopo aver fatto clic sul pulsante OK il registratore di macro è attivo e si può
iniziare a eseguire le operazioni che si desidera memorizzare.
Dopo aver attivato la registrazione vengono memorizzate tutte le operazioni
eseguite; per concludere la registrazione è sufficiente selezionare la voce Interrompi
registrazione, che ha sostituito Registra macro nel menu del pulsante Macro. A
questo punto la macro è pronta per essere eseguita.

Esecuzione di una macro registrata

Per eseguire una macro occorre attivare la scheda Visualizza della barra
multifunzione e fare clic sul pulsante Macro. Viene aperta la finestra di dialogo
Macro, che mostra nella parte centrale un elenco di tutte le macro disponibili (Figura
9.14). Dopo avere selezionato la macro da eseguire si fa clic sul pulsante Esegui: la
finestra Macro si chiude e la macro richiesta viene eseguita. Se la macro utilizza i
riferimenti relativi, la cella attiva sul foglio di lavoro attivo sarà considerata come
punto di partenza.

Figura 9.14 La finestra Macro elenca tutte le macro disponibili.

Registrazione di una macro di esempio

 Dopo aver esaminato le modalità d’uso del registratore di macro, è giunto il
momento di realizzare la prima macro in VBA. Lo scopo della macro è molto
semplice: applicare una formattazione specifica alle celle. La procedura è illustrata di
seguito.

1. Attivare la prima cella da formattare (altrimenti la macro memorizzerà gli

spostamenti).
2. Avviare il registratore di macro selezionando Registra macro.
3. Nella finestra Macro, assegnare un nome significativo alla macro e specificare
eventuali altre informazioni, quali la descrizione del suo scopo o il tasto di scelta
rapida.

ATTENZIONE Il nome di una macro è soggetto ad alcune limitazioni sintattiche: la sua lunghezza
non può superare i 255 caratteri; deve iniziare con una lettera; sono ammesse tutte le
combinazioni di lettere maiuscole, minuscole, cifre e carattere di sottolineatura (_); non sono
ammessi spazi.

1. Fare clic sul pulsante OK per avviare la registrazione della macro.

2. Applicare la formattazione desiderata con i pulsanti della scheda Home; per
questo esempio, applicare una dimensione del carattere di 12 punti,
l’allineamento centrato e il grassetto.
3. Fermare il registratore di macro con la voce Interrompi registrazione.

Ora la macro è stata registrata ed è pronta per essere utilizzata: per eseguirla, è
sufficiente fare clic sul pulsante Macro nella scheda Visualizza per attivare la finestra
contenente tutte le macro disponibili, selezionare la macro desiderata e fare clic sul
pulsante Esegui.
SUGGERIMENTO Ogni volta che si avvia il registratore di macro, Excel verifica se, dall’avvio
dell’applicazione, è già stata registrata qualche macro all’interno della cartella selezionata
nell’elenco Memorizza macro in; in caso affermativo, la nuova macro viene creata nello stesso
modulo. Diversamente, all’interno della cartella corrente viene creato un nuovo modulo con il
nome Modulo seguito da un numero sequenziale (per evitare omonimie con altri moduli
eventualmente già presenti nello stesso progetto).

Modifica ed eliminazione di una macro

Le macro esistenti possono essere modificate e cancellate, se non sono più ritenute
utili. In Microsoft Excel la modifica di una macro è un’operazione piuttosto
complessa per gli utenti poco esperti.
La sequenza operativa da eseguire è quella indicata di seguito.
1. Nella scheda Visualizza, fare clic sulla freccia del pulsante Macro e scegliere
Visualizza macro.
2. Selezionare la macro desiderata.
3. Dopo aver selezionato la riga dell’elenco corrispondente alla macro, si deve fare
clic sul pulsante Modifica.

Si aprirà una nuova finestra di lavoro Microsoft Visual Basic, che mostra le
istruzioni di cui è composta la macro nel linguaggio Visual Basic for Applications
(Figura 9.15).

Figura 9.15 La finestra di lavoro Microsoft Visual Basic.

Per eliminare una macro, le operazioni sono molto simili a quelle già descritte.
Dopo aver visualizzato la finestra di dialogo Macro è sufficiente selezionare la riga
della macro da rimuovere e poi fare clic sul pulsante Elimina sulla parte destra della
finestra.
Microsoft Excel chiederà la conferma dell’eliminazione alla quale si dovrà
rispondere facendo clic sul pulsante Sì (Figura 9.16).
Figura 9.16 La richiesta di conferma prima dell’eliminazione della macro.

Scrittura di macro
Chi conosce il linguaggio VBA può scrivere le macro anche senza ricorrere al
registratore. Tutte le routine vengono memorizzate all’interno di un modulo
contenuto nella cartella selezionata. Operativamente si procede nel modo descritto di
seguito.

1. Aprire in Excel la cartella che dovrà contenere la nuova macro.

2. Avviare Visual Basic Editor.
3. Nella finestra Progetto, selezionare il progetto relativo alla cartella che dovrà
contenere la nuova routine (identificabile dal nome tra parentesi).
4. Se la routine deve essere inserita in un modulo già esistente nel progetto, aprire
il progetto stesso facendo clic sul segno più che precede l’elemento nella
finestra Progetto e selezionarlo.
5. Se la routine deve essere inserita in un modulo nuovo, selezionare Inserisci >
Modulo per creare un nuovo elemento modulo nella finestra Progetto e aprire la
relativa finestra Codice, che appare vuota (Figura 9.17).
Figura 9.17 La schermata vuota di Visual Basic Editor.

A questo punto è possibile iniziare a scrivere la nuova routine.

 Funzioni di previsione e simulazione
Da diverso tempo in Excel sono disponibili strumenti per l’analisi di simulazione,
come Ricerca obiettivo. Una novità della versione 2016 è invece Foglio previsione,
che permette di effettuare rapidamente previsioni sulla tendenza di un insieme di dati
basandosi su una serie di dati cronologici.

Foglio previsione
Si supponga di avere una sequenza di dati cronologici all’interno di un foglio di
lavoro, per esempio una serie di dati sulle temperature giornaliere di un intero mese
(Figura 9.18).

Figura 9.18 Un foglio di lavoro contenente dati cronologici.

Grazie alla nuova funzionalità Foglio previsione di Excel, è possibile valutare con
un solo clic qual è la tendenza dei valori nel foglio per stabilire, in questo caso, se le
temperature stanno aumentando o diminuendo.
La procedura da eseguire è questa.
1. Selezionare la tabella contenente i dati cronologici.
2. Fare clic sul pulsante Foglio previsione nella scheda Dati per aprire la finestra di
dialogo Crea foglio di lavoro previsione (Figura 9.19).
3. Scegliere la data di fine della previsione utilizzando la casella Fine previsione.
4. Fare clic su Crea.

La previsione viene inserita in un nuovo foglio di lavoro (Figura 9.20).

Figura 9.19 La finestra di dialogo per creare il foglio di previsione.

Ricerca obiettivo
Ricerca obiettivo è uno degli strumenti di Excel per l’analisi di simulazione. Il suo
obiettivo è permettere di arrivare a un risultato specifico variando i fattori utilizzati
per il calcolo del risultato.
Figura 9.20 Il foglio di lavoro contenente la previsione.

Per esempio, si supponga di dover creare un triangolo rettangolo isoscele (ovvero

con i due cateti uguali) la cui ipotenusa sia lunga esattamente 5 cm. A scuola tutti
abbiamo imparato che il quadrato costruito sull’ipotenusa equivale alla somma dei
quadrati costruiti sui cateti. Esprimendo il concetto con una formula, potremmo
scrivere:
ipotenusa2 = cateto2 + cateto2
A questo punto si può creare un foglio di lavoro che effettui il calcolo
dell’ipotenusa (Figura 9.21) sulla base della precedente formula.
Per individuare manualmente quale lunghezza del cateto permette di ottenere
un’ipotenusa uguale a 5, servirebbe un numero elevatissimo di tentativi. Con Ricerca
obiettivo, invece, sono sufficienti pochissime operazioni.

1. Fare clic sulla scheda Dati sulla barra multifunzione.

2. Fare clic su Analisi di simulazione nel riquadro Previsione e scegliere Ricerca
obiettivo dal menu.
3. Viene aperta la finestra di dialogo Ricerca obiettivo (Figura 9.22).
Figura 9.21 Il foglio di lavoro per il calcolo dell’ipotenusa.

Figura 9.22 La finestra di dialogo Ricerca obiettivo.

Nell’esempio seguito finora, il nostro scopo è impostare la cella B2, contenente il

valore dell’ipotenusa, al valore 5, variando la cella B1 (che contiene il valore del
cateto). Occorre quindi compilare la finestra di dialogo di conseguenza (Figura 9.23).
A questo punto non resta che fare clic su OK e attendere che Excel porti a termine
l’operazione. In questo esempio, Excel è stato in grado di trovare un valore del cateto
che permette di ottenere un’ipotenusa esattamente uguale a 5 (Figura 9.24).
Figura 9.23 La finestra di dialogo Ricerca obiettivo compilata.

Figura 9.24 La soluzione trovata da Excel.

Tuttavia, può capitare che non esista un valore della cella variabile che permetta di
ottenere l’esatto valore specificato per la cella risultato. In questo caso, Ricerca
obiettivo segnala che potrebbe non aver trovato una soluzione (Figura 9.25).

Figura 9.25 Il messaggio visualizzato quando Ricerca obiettivo non è in grado di trovare una soluzione
esatta.
Indice
Introduzione
Versioni disponibili
Organizzazione dell’opera
Finalità
A chi si rivolge
Convenzioni utilizzate nel libro
Capitolo 1 - Il foglio elettronico
Le origini
Le basi
Riferimenti alle celle
Capitolo 2 - I dati
Inserimento dei dati
Tipi di dati
Capitolo 3 - Operazioni di base
Selezione di celle e intervalli
Gestione di righe e colonne
Operazioni su interi fogli
Modalità di visualizzazione
Capitolo 4 - Gestione del formato
Formati numerici
Formati per le date
Formati per il testo
Bordi e sfondo
Formattazione rapida
 Incolla speciale
Capitolo 5 - Formule e funzioni
Sintassi delle formule
Operatori di calcolo in Excel
Funzioni
Categorie di funzioni
Inserimento di una funzione
Capitolo 6 - Ordinamenti, filtri e ricerche
Annullamento e ripristino delle operazioni
Ordinamento dei dati
Filtri
Ricerca e sostituzione
Capitolo 7 - Grafici e oggetti
Tipi di grafici
Oggetti
Capitolo 8 - Salvataggio e stampa
Salvataggio dei fogli di calcolo
Stampa
Capitolo 9 - Attività avanzate in Excel
Tabelle pivot
Macro
Funzioni di previsione e simulazione