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Office per Mac


TUTTO QUELLO CHE SERVE SAPERE SULLA PI IMPORTANTE SUITE PER LA PRODUTTIVIT

Macitynet.it

Mac, iPad, iPhone e Hi-Tech

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Office per Mac


SUPPLEMENTO ALLEDIZIONE QUOTIDIANA DEL 10/10/2011 DI MACITYNET.IT PERIODICO REGISTRATO PRESSO LA CANCELLERIA DEL TRIBUNALE DI PESARO IN DATA 01/03/2002 AL N.RO 497

DIRETTORE RESPONSABILE:

FABRIZIO FRATTINI

PROGETTO EDITORIALE:

SETTIMIO PERLINI

A CURA DI:

MICHELE DISCARDI

PROGETTO GRAFICO ED IMPAGINAZIONE:

MICHELE DISCARDI
SUPERVISIONE:

MATTEO DISCARDI
ALCUNE IMMAGINI:

COURTESY OF APPLE COMPUTERS, INC.

INTRODUZIONE
DA ANNI MICROSOFT OFFICE UNO FRA I SOFTWARE PI UTILIZZATI SULLA PIATTAFORMA MAC, EPPURE LE DOMANDE DEGLI UTENTI SONO SEMPRE LE STESSE...
Ma funziona Office su Mac? E davvero tutti i file sono compatibili con la versione per Windows? ...quindi mi stai dicendo che posso leggere senza problemi i file Excel dellufficio marketing senza intoppi e posso gestire la posta Exchange direttamente dal mio Macbook Pro? E pure quelle bellissime presentazioni con i gattini parlanti che mi arrivano di tanto in tanto? Ovviamente la risposta a tutti questi quesiti s. Semplice, chiaro e diretto; proprio come lo stile della versione Mac. Se da sempre si usato Office nella sua incarnazione per Windows, ma ora si possiede uno splendido Macbook Air, passare alla versione per Mac la mossa pi logica da fare. Lunico fattore che potrebbe fermarci lesperienza utente e la valanga di novit che ci potremmo trovare di fronte nel caso si migri da una versione non molto recente: azioni come Riordina Oggetti, il salvataggio su SkyDrive e le magiche Sparkline potrebbero davvero impressionarci. In meglio ovviamente. Proprio per questo, il testo che andremo a leggere nelle prossime pagine ci guider prima nella scelta della versione giusta per noi per poi addentrarsi nelle singole applicazioni, scoprendo piccole gemme che rendono Microsoft Office per Mac il compagno ideale del proprio computer con la mela.

05

IDEE A PORTATA DI OFFICE

16

WORD IL PRIMO DI QUATTRO

12

EXCEL LECOLOGIA DEI NUMERI

47

POWERPOINT MUSICA MAESTRO

66

OUTLOOK IL LATO PRO DEL WEB

80
OFFICE OVUNQUE

IDEE A PORTATA DI

OFFICE

Per definire un nuovo standard, non serve qualcosa che sia soltanto un po diverso; serve qualcosa che sia davvero innovativo e che catturi limmaginazione della gente. E il Macintosh, tra tutte le macchine che abbia mai visto, lunica che raggiunge questo obiettivo.
-Bill Gates

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Il mondo di Office

Il nome Microsoft Office porta i pi a pensare a un insieme di alcuni dei nomi pi famosi del mondo dellinformatica come Word, Excel e PowerPoint: eppure a un occhio pi attento il concetto di Office, da un punto di vista tipicamente informatico, rappresenta un concetto pi ampio, una forma di integrazione tra tipologie di software, piattaforme, tecnologie e tipologie di utenti perlopi unica nel panorama informatico attuale. Pi di altri nomi anche molto famosi, la suite Office di Microsoft lunica che riesce ad abbracciare praticamente tutti i settori dellinformatica, dal semplice lavoro dufficio fatto di modulistica e organizzazione a quello pi tecnico e contabile basato su flussi matematici, passando per i settori grafici (tanto cari alla piattaforma Apple) nei quali i documenti di Office sono uno dei canali principali per il reperimento dei contenuti. Il tutto seguendo i settori della ricerca, dove Office spesso impiegato per raccogliere e organizzare i dati, e quello studentesco nel quale sempre di pi il flusso operativo basato su documenti Office. Chiude il cerchio il settore privato, nel quale spessissimo Office rappresenta il primo software (e a volte lunico) dopo il sistema operativo ad essere utilizzato.

Il mondo di Office per Mac 2011

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Le confezioni di Office per Windows e Office per Mac, fratelli diversi

Un prodotto immancabile, in grado di offrire non solo ampie potenzialit nelle singole applicazioni, ma anche di integrarsi perfettamente sia al suo interno (lo scambio di documenti e di appunti tra le applicazioni un punto di forza molto importante di tutta la suite) sia verso lesterno, dato che oramai i formati di Office sono tra i pi diffusi e molte applicazioni di terze parti (come Adobe, Quark, Apple, Google) li gestiscono direttamente senza inutili conversioni. E se il mondo di Office oggi cos strettamente legato al nome Microsoft, qualcuno forse ricorder che non sempre stato cos: fu proprio su Mac che Word, Excel e PowerPoint videro la luce, verso la fine degli anni 80: di pi, il sistema operativo Windows nacque proprio per permettere a Microsoft una certa autonomia da Apple, in modo da poter operare in modo pi libero dal punto di vista commerciale con i propri software. Oggi il pacchetto Office si divide in due grosse linee di prodotto: Office 2010 per Windows e Office 2011 per Mac, che convergono da una parte per tutta una serie di funzionalit comuni, dallaltra per lutilizzo di formati di documento (OpenXML, di cui parleremo meglio tra qualche pagina) in modo da rendere del tutto trasparente la portabilit dei documenti tra una piattaforma e laltra. Dulcis in fundo, da qualche mese disponibile anche una versione online di Office, disponibile allinterno del portale Live.it di Microsoft, del tutto gratuita e semplificata nelle funzioni, in grado di interfacciarsi perfettamente con la controparte locale e di ospitare svariati documenti allinterno del proprio spazio web.

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Tutto lOffice per Mac


Office per Mac 2011 lultima incarnazione della profilica serie di Office disponibili per la piattaforma Mac OS e OS X. Questa versione disponibile in due distinte proposte, pensate appositamente per diverse tipologie di utenti, e rintracciabili per il diverso colore della scatola. Vediamole nel dettaglio: Home&Student: la versione pi economica, pensata come dice il nome per gli utenti privati ed il settore studentesco, caratterizzata da versioni complete di Word, Excel e PowerPoint. Unica limitazione risiede nellutilizzo del pacchetto in ambiti non commerciali: le potenzialit, il tipo di documento e le caratteristiche collaborative dei vari software sono le stesse della versione dedicata al business. Home&Business: la vera incarnazione di Office per Mac, propria delle stesse versioni di Word, Excel e PowerPoint della versione Home&Student, ma con in pi Outlook per Mac, un software tutto nuovo che eredita tutte le caratteristiche della precedente incarnazione Entourage per Mac (presente sino alla versione 2008). Outlook stato completamente riscritto per poter utilizzare a fondo le potenzialit introdotte dalle ultime architetture di OS X, oltre ad un nuovo Home&Student Family Pack: identico supporto per Exchange (2007 e 2010) alla versione precedente, ma installabile di Microsoft, la famosa suite di servizi sino a tre computer (dello stesso nucleo online tipica dellambiente business. familiare). Questa versione, inoltre, non prevede alcuna limitazione di utilizzo nella licenza duso e pu essere impiegata nellambiente privato, studentesco e ovviamente anche per scopi commerciali. Rispetto alla versione Home&Student, nella Home&Business il supporto telefonico post installazione di un anno (invece che novanta giorni). Home&Business 2 Pack: identico alla versione precedente, ma installabile sino a due computer (dello stesso utente, tipicamente un fisso e un portatile).

Le due versioni di Office per Mac

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La pagina del sito Microsoft dove poter scaricare la versione trial del software

Per procedere allacquisto di una copia di Office per Mac 2011 basta recarsi in un qualsiasi rivenditore Apple, oppure in un AppleStore, oppure attraverso uno dei diversi canali di vendita online (in base al periodo, possibile anche trovare alcune offerte con interessanti sconti). Tuttavia, attraverso il portale Microsoft dedicato al mondo OS X disponibile da tempo una versione dimostrativa del prodotto (http://bit.ly/ohAZol), previa registrazione gratuita, che garantisce il pieno funzionamento per un periodo di trenta giorni dalla data dinstallazione, durante i quali una finestra avverte lutente al primo avvio quotidiano del tempo rimanente. Al termine del periodo possibile attivare la propria copia di Office per Mac semplicemente inserendo il numero di serie reperibile allinterno della confezione direttamente nella versione di prova installata, che verr sbloccata e non sar necessaria alcuna reinstallazione.

Una volta scelta la giusta versione in base alle proprie esigenze, necessario appurare se il proprio Mac compatibile con lultima versione. Generalmente, tutti i Mac con processore Intel sono in grado di installare e operare correttamente con Office per Mac 2011, anche quelli pi vecchiotti, tuttavia bene controllare la reale disponibilit delle richieste minime, che sono:
Un computer Mac con un processore Intel OS X versione 10.5.8 o successiva (Almeno) 1 GB di RAM (Almeno) 2.5 GB di spazio disponibile sul disco rigido Formato disco rigido HFS+ (conosciuto anche come Mac OS Extended o HFS Plus) Lettore DVD o connessione a una rete locale in caso di installazione in rete Monitor con risoluzione 1280 x 768 o superiore

Inoltre, per alcuni servizi aggiuntivi sono richiesti inoltre:


Un Windows Live ID (gratuito, dal portale www.live.it) Exchange Il supporto per Exchange in Outlook per Mac 2011 richiede la connettivit a Microsoft Exchange 2007 SP1 RU4 o versione successiva Per laccesso ai file archiviati su un server SharePoint richiesta la connettivit a Microsoft Office SharePoint Server 2007 o versione successiva
Nota: il peso della versione trial di Office per Mac 2011 di poco meno di 1GB, quindi meglio munirsi di una connessione a banda larga.

Per la creazione condivisa richiesto Microsoft SharePoint 2010 oppure un Windows Live ID

Per installare Office per Mac 2011 basta un Mac Intel, anche se non nuovissimo

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Primi Passi
Prima di elencare le parti pi importanti della suite e delle singole applicazioni meglio spendere qualche parola sulla fase di installazione, nonch su tutti i processi che seguono. Non esistendo una versione di aggiornamento di Office per Mac 2011, di conseguenza la presenza o meno di una versione precedente (Office per Mac 2004 o 2008) del tutto irrilevante ai fini dellinstallazione, e occorre specificare che le diverse versioni possono convivere luna con laltra nello stesso Mac senza alcun timore. Una volta aperto il documento Office. dmg (scaricato dal sito web) oppure inserito il DVD nel lettore del Mac, apparir una finestra con al centro un elemento chiamato Office installer: un

doppio clic sullicona fa partire lInstaller vero e proprio. In questa fase sar chiesto allutente di uscire da tutti i programmi di Office (anche quelli pi vecchi, ma solo provvisoriamente) e tutti i browser (come Safari, ma anche Firefox, Opera, Chrome se aperti), dopodich il processo dinstallazione sar svolto in modo del tutto automatico. Al termine del processo, una finestra chiede di inserire i dati dellutente (che determinano lidentit del proprietario e che saranno utilizzati di default per tutti i nuovi documenti di Word, Excel e PowerPoint, ma che possono essere modificati in qualsiasi momento), dopodich una seconda finestra cerca di rilevare vecchie copie di Office per Mac, chiedendo di rimuoverle (ma meglio lasciarle dove sono, non preoccupatevi). Al termine di questi processi, sar possibile avviare e utilizzare sin da subito una delle applicazioni: ma anche se non obbligatorio, sempre bene controllare se nel frattempo sono usciti degli

aggiornamenti che possono risolvere piccoli problemi di compatibilit o introdurre o migliorare alcune funzioni nuove via via introdotte dal team di sviluppo. A dire il vero, se il Mac collegato alla rete, la finestra Microsoft Update viene aperta subito chiedendo allutente in che modo vuole comportarsi con la verifica degli aggiornamenti: a nostro avviso, una Verifica automatica di una volta alla settimana pi che sufficiente per mantenere aggiornato il pacchetto. Gli utenti che non dispongono di una connessione ADSL ma navigano utilizzando connessioni 3G (magari tramite chiavette USB), possono spostare il controllo una volta al mese, senza particolari angosce: solitamente, non escono pi di tre o quattro update allanno, di cui mai pi di uno critico per il quale suggerita una certa urgenza, che tra laltro verrebbe annunciata a caratteri cubitali dai maggiori portali Mac italiani, come ad esempio Macitynet.it. Alternativamente al programma di aggiornamento automatico, tutti gli aggiornamenti sono scaricabili gratuitamente dal portale Microsoft Mac (http://bit.ly/pipLAK).

La finestra di aggiornamento software

La sezione del sito Microsoft per gli aggiornamenti manuali della suite

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La nuova interfaccia

piattaforma sulla quale deve operare. Nonostante questo, conseguentemente anche alla crescita della piattaforma Mac degli ultimi anni chiaro che sempre pi utenti sono portati a passare da Office per Windows (che magari utilizzano in ufficio, oppure sul vecchio PC) ad una copia di Office per Mac e probabilmente sembrato giusto offrire a questa fetta La prima cosa che colpisce alla di utenti una sorta di rimando allaltra prima apertura di una qualsiasi delle versione con elementi comuni in una applicazioni di Office per Mac senza interfaccia dalle caratteristiche pi dubbio linterfaccia: prima di parlare dedicate. di questa per bene fare un distinguo Questo aspetto si chiama Ribbon importante. (orribilmente tradotto con il termine di Il team che si occupa dello sviluppo di Barra multifunzione nella versione Office per Mac, che prende il nome di italiana), ed quello spazio presente Macintosh Business Unit (MacBU) non nella parte superiore di ogni finestra, lo stesso della versione per Windows, e che ospita la maggior parte dei comandi bench Microsoft mantenga delle linee dedicati allapplicativo, contestuali con il guida ben definite per omogenizzare i due contenuto presente o selezionato, molto pacchetti nelle funzioni pi importanti simile a quella presente sin dalla versione (come spesso vedremo nel proseguo di 2007 di Office per Windows (qui per queste pagine), i due team sono del tutto disegnata decisamente meglio). indipendenti e operano per rendere il I vantaggi della barra Ribbon sono pacchetto il pi possibile conforme alla molteplici: da una parte lutente mantiene

sotto controllo tutti gli strumenti di cui ha bisogno sempre ancorati alla finestra, senza la necessit di dover giocare con palette e pannelli (che pure ci sono, ma il loro utilizzo facoltativo ed pensato per gli utenti pi tradizionali oppure per specifiche funzioni il cui utilizzo perlopi sporadico), dallaltra la Ribbon progettata per essere discreta, con la possibilit di personalizzare la posizione dei vari pannelli, nonch di essere anche condensata (nascosta), laddove monitor di dimensioni contenute necessitano di ogni pixel disponibile. Per il resto, linterfaccia rispecchia appieno quelle che sono le linee guida di una applicazione per Mac, con i comandi pi importanti (Salva, Apri, Stampa, Copia, Torna indietro di un passo e visualizzazione) presenti nella parte alta della finestra, appena sotto il titolo a sinistra, e il comando di ricerca (che utilizza Spotlight) appena a destra. Alcune applicazioni, come Word e PowerPoint, mostrano un piccolo slide in basso a destra che permette di ridimensionare la visualizzazione del documento in modo molto veloce, anche se presente nella parte alta un menu a tendina che apre a pi precise percentuali di visualizzazione.

Linterfaccia di Office per Mac 2011 (qui in Word per Mac)

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Ribbon, quanto di meglio

La nuova Ribbon nella sua versione Word

La barra Ribbon, ribattezzata MacRibbon, ospita al suo interno la quasi totalit dei comandi, ripetendo gli stessi presenti nei vari menu in un formato di sicuro pi comodo e pratico: una delle note piacevoli della Ribbon che tutti gli strumenti comuni tra Word, Excel e PowerPoint si presentano nello stesso modo allinterno della Ribbon, in modo da facilitare la transizione tra un applicativo ed un altro. Essendo il numero di strumenti ed opzioni molto alto, la MacBU ha pensato di dividerli in diversi Pannelli (Tab per dirla allinglese, un po come in Safari e Firefox), ognuno dei quali riporta al suo interno un set di strumenti dedicati ad uno specifico settore operativo: troviamo quindi il set Inizio con i comandi principali, quello Grafici con, appunto, i grafici, quello SmartArt con i diagrammi dinamici e altri pi specifici (come ad esempio Revisione per Word, Presentazione per PowerPoint e Formule per Excel, pi ovviamente moltissimi altri). Alcuni

pannelli appaiono solamente quando si selezionano alcuni elementi, in quanto presentano opzioni particolari per quellelemento selezionato e non sarebbero attivi altrimenti: questi pseudo-pannelli appaiono di colore viola allinterno della Ribbon e rimangono attivi sino a che un determinato elemento rimane selezionato. Uno dei pi comuni in questo senso senza dubbio Formato Immagine, che mostra al suo interno tutte le opzioni di ritocco cromatico di una immagine e che per ovvi motivi compare solamente quando selezionata una immagine o un clip-art. I diversi pannelli presenti nella Ribbon si aprono con un clic sul titolo in alto, ma con un doppio clic sullo stesso la Ribbon viene condensata mostrando solamente il titolo dei pannelli (e non il contenuto): come anticipato precedentemente, questo favorisce i monitor pi piccoli facendo loro guadagnare pixel preziosi, dato che i comandi rimangono attivi con le scorciatoie da tastiera o tramite i comandi da menu.

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La nuova Ribbon come si presenta nei tre diversi software, con intenzioni singole ma nello stesso aspetto

Un altro modo per personalizzare la Ribbon quello di agire sul pulsante a destra in alto nella barra (a forma di ingranaggio), e tramite la voce Personalizza ordine di tabulazione barra multifunzione attivare la modalit di editing della Ribbon per poter muovere a piacere i vari pannelli ognuno prima o dopo gli altri, e tramite il pulsante x che compare accanto al titolo, nasconderli. La situazione pu essere ripristinata agendo nel modulo Barra multifunzione allinterno delle Preferenze dellapplicazione.

Il pannello delle Preferenze da dove poter personalizzare la Ribbon

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Grafici in erba

Una volta esplorata linterfaccia e le diverse funzioni delle applicazioni (o perlomeno le pi importanti), il momento di cominciare ad operare con applicazioni, documenti e lavori. Bench per ogni applicazione sia in grado di iniziare con un documento nuovo e vuoto (menu File > Nuovo documento vuoto), il mondo di oggi ci costringe sempre di pi a operare in tempi strettissimi e di conseguenza a trovare modi per produrre lavori di qualit in modo veloce e conciso. In questa ottica una delle funzioni pi importanti di Office per Mac 2011 la funzione Modelli, richiamabile dal comando da menu (menu File > Nuovo da modello) o dalla seconda icona in alto a destra nella barra del titolo di ogni documento.

La finestra che si apre offre diverse similitudini tra Word, Excel e PowerPoint, diversificandosi solamente nei contenuti al suo interno e per altri piccoli particolari: divisa in tre sezioni verticali, nella prima a sinistra trovano posto i gruppi di modelli suddivisi in base alla tipologia o al tema, nella parte centrale i modelli veri e propri presenti nel gruppo selezionato e allestrema destra una anteprima del modello selezionato, pi grande. I modelli sono ovviamente presenti in egual misura sia sulla versione Home&Student che su quella Home&Business, sono tutti stati progettati da importanti studi grafici statunitensi e specificatamente selezionati e provati dal team di sviluppo proprio per incontrare al meglio tutte le diverse esigenze degli utenti.

Diversi modelli possono essere personalizzati prima di essere aperti, modificando il set di colori e caratterip

Le tre finestre della raccolta modelli

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Selezionato il modello, basta un doppio clic su di esso oppure sul pulsante Scegli (in basso a destra) per aprirlo. Ma non finita qui: in alcuni casi, in particolare su alcuni modelli di Word e PowerPoint (le due applicazioni dal taglio pi grafico) alcuni modelli possono essere personalizzati gi dalla finestra di selezione, prima di aprirli: basta evidenziarli e nella parte pi a destra, appena sotto lanteprima, e da qui selezionare uno dei diversi set di colori dal primo menu a tendina (attenzione, non un solo colore, ma un intero set di colori) e un set di caratteri. Questo significa che bench la geometria del modello resti la stessa, il cambio di colore e di Font permetter di avere un

documento diverso ad ogni apertura, personalizzato a seconda delle intenzioni (pi vivace, pi classico, pi moderno, pi cupo). E se nemmeno la personalizzazione dei modelli basta, ecco che sempre dalla stessa finestra possibile accedere alla sterminata galleria di Modelli online, aggiornata direttamente tramite internet: questa galleria continua quella inserita allinterno dellapplicazione con inserimenti continui da parte degli utenti online. Tutti i modelli presenti allinterno di Word, Excel e PowerPoint sono liberamente utilizzabili anche per scopi commerciali, a seconda della licenza dutilizzo del software.

Ecco un esempio di personalizzazione: lo stesso modello con tre set di colori e altrettanti caratteri

In PowerPoint alcuni modelli propongono presentazioni intere, personalizzabili a piacere

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Il nuovo che avanza

Nota: i documenti di Office in formato Open XML sono nativamente supportati in lettura anche dalla funzione QuickLook di OS X 10.6 e 10.7: le applicazioni della suite di iWork possono leggere il contenuto dei documenti OpenXML, anche se la fedelt non garantita.

piccola x al termine del nome dei rispettivi formati, che diventavano .docx (Word), .xlsx (Excel) e .pptx (PowerPoint). Un anno pi tardi anche Office per Mac 2008 abbracciava lo stesso formato, completando il cerchio che vede oggi lOpen XML come il formato standard La versione di Office per Windows del di default per tutte le versioni di Office, 2007 introduceva, tra le varie novit nonch nativamente supportato dalle di funzioni e interfaccia, anche un diverse applicazioni Microsoft e molte cambiamento epocale, il primo da altre di terze parti. circa ventanni in questo settore, Questo nuovo formato presenta notevoli inerentemente il formato dei documenti miglioramenti: innanzitutto basato di salvataggio. su di uno standard XML, il che significa Se sino al 2007 i formati .doc (Word), che sicuro, estendibile e robusto anche .xls (Excel) e .ppt (PowerPoint) si erano in caso di crash dellapplicazione, dato diffusi a macchia dolio praticamente in che le singole parti vengono registrate qualsiasi settore operativo informatico, singolarmente e separate dal contenuto divenendo di fatto degli standard del documento. Inoltre, Microsoft ha (seppure standard non erano, dato che provveduto a certificare lOOXML come si trattava di formati proprietari nativi Standard ISO (ISO/IEC DIS 29500) nel Microsoft, che non aveva mai rilasciato 2008, il che significa che il formato alcuna specifica pubblica), dal 2007 Office liberamente consultabile da tutti e che cominciava a introdurre il nuovo formato qualsiasi sviluppatore pu redarre codice di salvataggio, chiamato genericamente Open XML (o anche nella sua forma abbreviata OOXML) e proprio di una

che legga e scriva in questo formato correttamente (e non come nel caso del formato precedente, in cui si fatto largo uso di tecniche non sicure come reverse engineering). Ad oggi, Office per Mac 2011 utilizza il formato Open XML come formato di salvataggio standard per le sue applicazioni (.docx, .xlsx e .pptx), anche se ovviamente pu leggere e scrivere anche il formato precedente. I documenti creati in Open XML con Office per Mac 2011 sono nativamente gestiti da Office 2007 e 2010 per Windows e da Office 2008 per Mac. Gli utenti che non possiedono nessuno di queste applicazioni possono convertire i documenti nei vecchi formati .xls e .ppt (per Excel e PowerPoint) e .rtf (per Word) anche se non hanno installato Office semplicemente scaricando e installando Convertitore del formato di file Open XML per Mac gratuitamente dal sito web Microsoft (http://bit.ly/pipLAK).
La finestra di Convertitore del formato di file Open XML per Mac

La pagina Microsoft che illustra alcune delle migliorie apportate nel nuovo formato Open XML

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 16

WORD,
-Marshall McLuhan

IL PRIMO DI QUATTRO
Per luomo tribale, lo spazio era il mistero incontrollabile. Per luomo tecnologico, il tempo a occupare lo stesso ruolo.

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 17

Il Dante che c in noi

Una delle applicazioni pi famose e probabilmente pi diffuse (se non la pi diffusa) al mondo oggi anche una delle pi versatili: nata per gestire testi strutturati, avanzati e dalle svariate peculiarit professionali, oggi Word per Mac 2011 un ottimo strumento per creare piccoli impaginati con elementi grafici, per prendere appunti ad una conferenza stampa oppure ad una lezione universitaria, per controllare e segnalare modifiche ad un testo in un lavoro di gruppo. Per strutturare un testo semplice, leggere e scrivere in modo discreto annullando tutte le distrazioni e ovviamente per massimizzare il Dante che c in noi in testi complessi, multilingua, con controlli grammaticali e ortografici pertinenti alla natura del testo trattato. Vi sembra tanto? Eppure sono solo le parti principali, arricchite poi da svariati altri strumenti pi o meno conosciuti. Come regolarsi dunque allinterno di un sistema cos vasto e potente tra diverse soluzioni di utilizzo e funzioni che potrebbero distrarre pi che aiutare? Microsoft ha pensato di suddividere lapplicazione in sette diversi Layout, che altro non sono che ambiti operativi, set di strumenti molto diversi presenti nella Ribbon appositamente pensati per il compito a cui sono destinati. Tutti e sette i layout sono selezionabili allinizio del menu Visualizza, ma i pi comuni sono rintracciabili anche in basso a sinistra di ogni finestra di Word, tramite sei pulsanti che, per, presentano qui un ordine pi di importanza che alfabetico. Vediamoli nel dettaglio nelle successive pagine.

Il Layout di stampa quello pi completo, nonch quello pi diffuso

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 18

Layout di stampa: quello di certo pi famoso e probabilmente il pi completo. Qui il testo ancorato alla pagina e la visualizzazione fedele alla stampa. Il documento creato cos come sar visualizzato da altri media (carta o digitale). In questo Layout sono presenti tutti i tipi di formattazione e trattamento dinamico del testo, gli stili, le immagini, i clip-art e le implementazioni di tabelle, grafici e formule, anche da Excel. Tipicamente, tutti gli elementi sono inglobati nel flusso di testo, anche se su richiesta possibile estraniarli per muoverli a piacere: questa funzione per abbastanza scomoda in questo layout e deve essere considerata uneccezione. Questo layout dedicato agli utenti che necessitano di un ambiente fedele, completo e pronto a qualsiasi flusso di lavoro. Layout di stampa la quarta voce nel menu, e la quarta icona partendo da sinistra in basso.

Bozza: in questa visualizzazione il testo trattato in modo pi certosino e privato del limite intrinseco dei bordi pagina (larea di testo va ad occupare tutta larea della finestra, ridimensionandosi dinamicamente con questa). Tutti gli elementi seguono il testo ed possibile correggerli, ma essi sono liberi e non seguono le regole di stampa finali ma sono posizionati allinterno del flusso. Questo layout pensato per la gestione dei contenuti al di l di quella che pu essere la loro forma nella versione finale, quindi adatto a giornalisti, editori, revisori di bozze e quanti utilizzano il testo in un flusso di lavoro composito. Bozza la prima voce nel menu, e la prima icona partendo da sinistra in basso.

Layout Bozza permette di editare il contenuto, al di la dellaspetto

Allinterno di Layout di stampa, tutti gli elementi vengono visualizzati cos come verranno stampati, come ad esempio i font, la cui forma viene resa anche allinterno del menu

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 19

Struttura: proseguo ideale del layout Bozza, qui non considerato n contenuto n grafica, ma solamente il rapporto gerarchico tra le varie parti di testo e lintreccio con gli Stili. Struttura molto utile per gestire testi molto lunghi, per operare tagli e modifiche nella fase che precede limpaginazione operando in senso logico e per dare un respiro a parti di testo grossolanamente tagliate. Struttura la seconda voce nel menu, e la terza icona partendo da sinistra in basso.

Layout Struttura ottimo per gestire testi lunghi e strutturati

Schermo intero: introdotto con la versione 2011, le funzioni di Schermo intero sono una versione pi leggera di Layout di stampa, con la particolarit di funzionare a pieno schermo, oscurando tutte le altre applicazioni (che pure rimangono attive e mostrano segnali di allerta, ma solamente quando necessario). Questo layout si divide in due parti, Lettura e Scrittura, selezionabili da un pulsante presente nella barra degli strumenti in alto a sinistra (la barra degli strumenti a scomparsa). Schermo Intero lultima voce nel menu, e la sesta icona partendo da sinistra in basso.

Schermo intero, funzione introdotta proprio con lultima versione, adatta a leggere e scrivere un testo senza alcun tipo di distrazione.

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 20

Layout blocco note: strutturato per la raccolta veloce di appunti, contestualmente a indicazioni visuali di vario tipo, inseribili direttamente sopra al testo con uno strumento simile ad una penna. Privo di pagine (il testo scorre allinterno di una finestra fissa), i capitoli vengono gestiti da schede. Blocco note la quinta voce nel menu e la quinta icona partendo da sinistra in basso.

Layout di pubblicazione: nato per offrire pi libert creativa agli utenti che necessitano di impaginati molto ricchi, con immagini, elementi vettoriali e altro, in questo layout Word si comporta similmente ad un piccolo impaginatore professionale, con estrema libert nel posizionamento degli oggetti, compreso il testo che non ancorato alla pagina ma che va posizionato manualmente allinterno dei box. Layout di pubblicazione la sesta voce nel menu, e la terza icona partendo da sinistra in basso.

Layout Web: visualizzazione in grado di offrire unanteprima dellimpaginato prima di pubblicarlo sul web. Utile solamente per una anteprima veloce, non mostra alcun pulsante in basso nella finestra ed selezionabile solamente tramite la seconda voce nel menu.

Quando in Layout Blocco note, Word si trasforma in un versatile taccuino dove inserire note testuali e visuali, piccoli inserti audio e altro

Layout di pubblicazione rende Word un perfetto strumento per creare piccole brochure, menu, flyer e quantaltro necessiti di contenuti grafici avanzati

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 21

Veloci, composti e ordinati

A parte gli utenti che utilizzano Word in modo occasionale, magari come applicazione di appoggio verso altre pi dedicate ( il caso del mercato grafico, nel quale i testi arrivano in Word ma vengono poi gestiti quasi interamente in InDesign o XPress), tutti gli altri notano sin dai primi passi che gestire un testo medio o medio lungo in modo del tutto manuale, senza utilizzare funzioni automatiche un lavoraccio che porta ben pochi benefici. Daltra parte la funzione Stili, presenti allinterno della Ribbon nella sezione Inizio nei layout di Stampa, Struttura e Bozza, stata rafforzata in questultima versione, proponendo al suo interno una anteprima in tempo reale del testo, in un menu a tendina che, una volta

aperto, si sovrappone in modo discreto al documento non occupando ulteriore spazio e sparisce una volta selezionato lo stile desiderato. Utilizzare gli stili in un testo significa da una parte parametrizzare diverse parti del testo stesso, per modificarle in seguito senza lesatta conoscenza della loro posizione, dallaltra arricchire il documento con elementi dinamici richiamabili poi da altre funzioni che vedremo successivamente.

Una volta assegnati gli stili ad un testo, facile reperire le varie istanze, come ovviamente controllarle ed editarle contemporaneamente

La finestra Stili, con il menu a tendina veloce e discreto, permette di arricchire il testo in modo facile e veloce

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 22

Ma che fare se lo stile desiderato non c oppure le sue caratteristiche non incontrano del tutto i nostri gusti? Beh, una volta associati testi e stili nelle diverse parti (selezionate, basta un clic sullo stile desiderato nella casella allinterno della Ribbon), un clic con il tasto destro nella voce dello stile apre la finestra Modifica stile, che mostra al suo interno le opzioni principali di formattazione del paragrafo, mentre tramite il menu a tendina in basso a sinistra, apriamo a tutte le varie zone dintervento dello stile stesso. Ma non finita qui: sempre con il tasto destro abbiamo la possibilit di selezionare al volo tutte le parti del testo allinterno del documento in primo piano associate ad un determinato stile (funzione molto comoda per un controllo veloce).

E se per caso volessimo formattare un testo in modo tradizionale (utilizzando tutti gli strumenti presenti nella Ribbon)? Sarebbe un peccato rispetto allutilizzo degli stili? Di certo una via pi lunga, ma si sa che non tutto il male viene per nuocere: una volta finita la formattazione e selezionato il testo modificato, un clic con il tasto destro apre il menu a tendina, dove con la prima voce possiamo eseguire il processo inverso, e cio trasformare lo stile in base ai criteri del testo selezionato. Tutte le altre istanze legate a quello stile cambieranno di conseguenza.

La finestra Modifica stile, con le sue diverse componenti, permette di editare laspetto di una parte di testo sin nei minimi particolari

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 23

La sezione Temi una forma articolata e pi estesa di Stili

Come gli stili permettono di categorizzare parti del testo assegnando loro dei parametri astratti (font, colore, spaziatura, interlinea, sottolineatura eccetera), allargando la visuale troviamo i Temi, che a loro volta raggruppano set di stili in modo da diversificare laspetto generale di un documento lasciando inalterato il rapporto tra le singole parti (ad esempio, un titolo e il testo, un sottotitolo e una didascalia). Lutilizzo dei temi molto importante perch permette di cambiare al volo, e senza nessuna controindicazione, laspetto di un documento in modo quasi radicale, agendo sui colori, sulle font e sui dettagli delle font (ma non sul posizionamento), anche in modo continuo esplorando i vari temi a piacere. La funzione Temi, disponibile solamente per i documenti che utilizzano il nuovo

formato OpenXML (quindi con estensione .docx per Word, ma allo stesso modo per .xlsx per Excel e .pptx per PowerPoint) apre un menu a tendina in alto a destra nella Ribbon, dove trovano posto delle anteprima di set di font che mostrano la selezione di caratteri e il loro colore: bench non sia possibile editare nativamente i temi al pari degli stili, pur sempre possibile personalizzare un tema agendo sui singoli stili, per salvarlo poi tramite il comando Salva tema in basso nella finestra dei temi, applicandolo poi ad altri documenti. Detto questo, ovvio che per un utilizzo ottimale della funzione Temi necessario che il documento sia provvisto dellutilizzo di stili quasi perfetto, fattore che per diventa naturale dopo pochissimi utilizzi.

Ecco come si presenta un documento con tre diversi Temi assegnati

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C vita su Marte

Word per Mac non solo una applicazione per scrivere testi: esistono molte altri prodotti in grado di eseguire questo compito (compreso TextEdit, lutility di default inclusa in OS X): la potenza di Word appare chiara su
La finestra Propriet di un documento, popolata da una serie di metadati sul documento

funzioni che accompagnano lutente nella redazione di testi, da quelli corti a quelli lunghi e complessi, e tramite intelligenti strumenti in grado di automatizzare diverse fasi della realizzazione, con elementi automatici a volte utili, altre fondamentali. Gli Stili sono uno di questi strumenti, perch grazie agli stili lutente diversifica le varie parti del testo specificando il titolo, i vari paragrafi, le citazioni e cos via: ma altri strumenti molto pi sofisticati racchiusi nel pannello Elementi documento allinterno della Ribbon di Word, nel Layout di stampa, Struttura e in Bozza. Allinterno di questo pannello si trovano una serie di elementi che, una volta inseriti nel documento si adattano a

questo componendosi automaticamente in base alle informazioni che trovano: ad esempio lelemento Copertina (primo a sinistra) viene composto in molti campi tramite le informazioni allinterno del pannello Propriet (in fondo al menu File) e prevede una immagine di default, che pu essere modificata in automatico semplicemente trascinandone una direttamente dal Finder. Lelemento Copertina, una volta inserito, si posiziona come prima pagina del documento e vi resta per quante modifiche vengano eseguite sul documento stesso, ma in quanto elemento dinamico, pu essere modificato in ogni momento alloccorrenza selezionandolo dal menu apposito.

Il menu Copertina apre ad una serie di modelli gi pronti

Tre esempi di copertina, modificata nellaspetto ma identica nei contenuti

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Altro elemento dinamico fondamentale Sommario, una funzione tanto utile quanto semplice da applicare: se il documento stato trattato correttamente gli stili Titolo, Titolo 1, Titolo 2 eccetera, si creata al suo interno una struttura gerarchica facile da individuare, che Sommario sfrutta appieno per creare un indice delle pagine, con tanto di numero, posizionabile in qualsiasi punto del documento. Per inserire il Sommario, una volta controllato il documento e applicati gli Stili (Sommario una funzione da inserire tipicamente al termine del documento) basta un clic su uno dei diversi tipi presenti nella sezione Elementi documento nella Ribbon.

Sommario non una funzione statica, ma crea un collegamento vivo tra la posizione di tutte le parti di testo legati agli stili Titolo e lindice vero e proprio, tanto che una volta modificata una parte del testo, basta selezionare nuovamente il sommario e, dal menu a tendina che esce in alto, scegliere lopzione Aggiorna tabella. Sommario pu contenere al suo interno anche altri elementi come Bibliografia, raccolte di citazioni o frasi tratte da altre opere che Word raccoglie di volta in volta quando sono indicate dallutente tramite il comando (appunto) Bibliografia, sempre allinterno della sezione Elementi documento nella Ribbon.

La raccolta finale delle Bibliografie formattata in automatico tramite stili Titolo, e anchessa rientrer alla fine nella gestione del Sommario. Fanno parte degli elementi dinamici anche le Note a pie di pagina, il Numero di pagina e lIntestazione del documento, elementi che vengono modificati graficamente scegliendo il modello adatto nei menu allinterno di Elementi documento e che successivamente possono essere adattati alle esigenze dellutente con interventi anche manuali.

Il menu Sommario, che mostra alcuni template gi pronti da applicare al documento

Una volta assimilate le ( facili) funzioni, utilizzare gli elementi dinamici diventa un gioco da ragazzi

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Novit della versione 2011 anche una funzione molto apprezzata dagli studi universitari, dagli studenti (e professori) e da quanti operano con espressioni matematiche avanzate: Equazione, allinterno di Elementi documento, modifica laspetto di una espressione matematica selezionata rendendola un elemento dinamico: il cambiamento appare evidente sin da subito una volta attivata la funzione, in quanto la stringa di testo prima parte del flusso normale appare poi come un elemento dinamico circondato da una gabbia (visualizzata solamente quando selezionata). Una sottosezione nella Ribbon chiamata Strumenti equazione diviene attiva quando selezionata una

equazione (resa tale), tramite la quale possibile modificare la visualizzazione dellequazione stessa, inserire uno o pi caratteri tipici delle formule matematiche (selezionabili tramite un menu a tendina che mostra tutti i caratteri disponibili) nonch attivare una delle diverse strutture di rappresentazione di parti di equazione. Bench appaia complessa ad una prima vista, lintera sezione si mostra molto comoda e pronta per tutte le esigenze, tanto che sono disponibili dal menu Equazione presente nella prima icona a sinistra, una serie di soluzioni gi pronte da personalizzare.

Un esempio di Equazione, mediamente complessa, che Word riesce a gestire con regole tipografiche avanzate

Un comodo menu permette il reperimento di tutti i termini matematici tipici presenti nelle equazioni matematiche

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Un piccolo Photoshop

Se la gestione (avanzata) del testo sempre stata uno dei punti forti di Word, recentemente anche il trattamento delle immagini ha subito notevoli miglioramenti, avvicinando gli utenti che trovano in Word una applicazione completa, seppur non in grado di rivaleggiare con il nome pi famoso nel settore, Photoshop, ma in grado di mostrare strumenti potenti e semplici a utilizzare, perfetti per le esigenze anche pi spinte di tutti gli utenti di tipo Office. Per importare unimmagine allinterno di Word ci sono diverse strade: la prima consiste nellutilizzare il comando File dal menu Inserisci, che apre una finestra di dialogo dove localizzare i documenti da importare (tipicamente Jpeg, Gif, PSD, Png, Tiff), potendo decidere se copiarli allinterno del documento oppure attivando il flag in basso, semplicemente creando una anteprima dellimmagine,

che per punta al file originale (necessario in fase di stampa). Alternativamente, basta trascinare unimmagine dal Finder nella posizione desiderata allinterno del documento (limmagine sar cos sempre incorporata). Questa strada, pi comoda, prevede per che le immagini siano di propriet dellutente, oppure libere da diritti (oppure acquistate da uno dei diversi negozi di immagini): cercare le immagini su internet infatti non sempre una pratica corretta, dato che spesso tali sono scaricabili ma non pubblicabili, perch protette da diritti.

Un estratto di alcune immagini clip-art presenti in Office per Mac

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In questa ottica risulta molto comoda la libreria presente allinterno di Word (e di tutti le altre applicazioni di Office) nel pannello Browser Multimediale (dal menu Visualizza), che mostra la possibilit di importare risorse multimediali (quindi immagini, ma anche musica e video) dalle pi comuni risorse come iPhoto, iTunes e la cartella Filmati i progetti di iMovie, ma soprattutto per la sezione Clip Art, dove trovano posto suddivise per tema e tipo di documento diverse risorse fotografiche professionali e ad alta risoluzione pensate proprio per gli utenti di Office. Lutilizzo di queste risorse libero da diritti, sicuro e di qualit, offre un metodo alternativo e pi veloce alla ricerca attraverso i comuni portali (come Google e Ping) e aumenta di molto il valoro intrinseco del pacchetto Office (si tenga conto che il solo costo delle immagini ad alta risoluzione quasi pareggia il costo del software). Selezionata una immagine, allinterno della Ribbon appare un nuovo pannello, Formato immagine, dove trovano posto diversi controlli per la regolazione del colore, della forma, della cornice e delle dimensioni della foto importata. Vediamoli uno alla volta nella pagina seguente.

Il pannello File multimediali, vera e propria ricchezza di Word (e di tutte le applicazioni di Office)

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Correzioni: questo pannello, come i successivi due, apre un pannello a tendina che mostra lanteprima dellimmagine selezionata con diverse regolazioni; in particolare, qui viene mostrata nella parte alta il controllo sulla nitidezza (la forza dei particolari) mentre pi in basso la gestione della luce per rendere limmagine pi o meno chiara. Ricolora: in questo pannello le regolazioni sono addirittura tre. Nella prima in alto (Saturazione) possibile variare la quantit di colore applicabile allimmagine, portandola da una Scala di grigio ad una versione ipersatura,

nella seconda (Tonalit) troviamo una variazione della tonalit dellimmagine mentre la terza (Ricolora) rende limmagine prima in Scala di grigio e poi colorata con una unica tinta monocromatica, selezionabile tra quelle presenti. Questo effetto, in particolare, prevede una conoscenza dei programmi di fotoritocco non comune (qui invece risolta con un semplice clic).

Filtri: questo pannello forse il pi divertente dei tre, in quanto presenta una serie di alterazioni avanzate dei pixel dellimmagine tipiche dei programmi di fotoritocco, poco realistiche ma proprio per questo molto interessanti, utili per dare quel tocco personale ad ogni immagine.

Stanchi di foto troppo scure o troppo chiare? Con Word per Mac adesso un gioco da ragazzi

La sezione Filtri permette di rendere ogni scatto originale

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Il pulsante Ricampiona immagine, spesso malamente trascurato, permette di ottimizzare le immagini in base alle necessit, ottimizzando lo spazio e il peso del documento

E importante notare che tutti questi ritocchi non coinvolgono limmagine vera e propria e che in ogni momento possibile ritornare alla versione originale dellimmagine con un clic sul pulsante Reimposta appena a destra dei comandi di ritocco. Altro comando molto utile Rimuovi sfondo, che individua allinterno dellimmagine il soggetto, e lo isola mostrando la parte esterna allo stesso di colore Magenta, con una serie di maniglie che permettono di delineare meglio la zona da mascherare (nascondere). Questa funzione utile per rimuovere sfondi non voluti o per ottenere parti di immagini che non siano per forza rettangolari. Una volta delineato lo scontorno, un clic sul pulsante Rimuovi sfondo mostra il soggetto isolato: un successivo clic sul pulsante propone nuovamente la maschera attiva, con la possibilit di editarla. Gli altri comandi sono Ritaglia, per eliminare una parte dellimmagine o per meglio posizionare linquadratura, tramite una taglierina che muove gli assi del documento e Comprimi, funzione molto utile e spesso sottovalutata, che ricampiona il file importato in base alle reali esigenze (stampa, distribuzione sul web, lettura a video) del documento di Word.

La funzione Rimuovi Sfondo ottima per isolare parti di una immagine a piacere, senza alterare limmagine stessa

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Nota: le funzioni di ritocco delle immagini di Word sono identiche in PowerPoint e Excel

La sezione Stili permette di aggiungere una cornice allimmagine: per farlo basta selezionare una delle diverse cornici presenti nel pannello a tendina presente nella sezione omonima. La cornice applicata allistanza dellimmagine e, al pari degli Effetti e dei Filtri, reversibile in ogni momento. A piacimento possibile modificare tipo, spessore e colore del bordo della cornice con il comando apposito appena a destra dellelenco delle cornici, ma anche la trasparenza e alcuni effetti quali lombreggiatura o il riempimento (con i comandi omonimi).

Altro comando fondamentale Testo a capo (allinterno della sotto-sezione Formato Immagine, che appare nella Ribbon una volta selezionata una immagine), che estrae limmagine dal normale flusso del testo rendendola libera di spaziare per il documento senza vincoli: una volta attivato questo comando dal menu a tendina selezionando una delle diverse voci, si rende attivabile anche Modifica bordi disposizione testo, nello stesso menu, che fa apparire una gabbia di colore rosso posizionata sopra limmagine, tramite la quale viene definita, muovendola,

la posizione del testo che circonda limmagine in modo esatto. Dallo stesso menu sono presenti i comandi per posizionare limmagine anche al di sotto o al di sopra del testo. E sebbene le dimensioni dellimmagine siano editabili tramite le comode maniglie che appaiono selezionandola, le voci Altezza e Larghezza poste alla estrema destra della barra nella Ribbon offrono un modo per definirle in modo esatto.

Il posizionamento delle immagini pi facile senza lo sfondo

Il comando Modifica bordi permette di gestire la distanza tra lo sfondo dellimmagine e il testo in modo certosino

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Piccoli grafici crescono

La possibilit di utilizzare Word non solo come applicazione per scrivere ma anche come piccolo impaginatore, garantita dal layout di Pubblicazione, permette a tutta una serie di utenti di essere del tutto indipendenti nella creazione di piccole brochure, volantini, notiziari, menu e quantaltro, senza ricorrere a professionisti dedicati: la qualit e la economicit di molte soluzioni di stampa attuali inoltre permette di chiudere la fase di produzione anche internamente ad un ufficio o in casa. Le strade che portano a un layout di Pubblicazione possono essere diverse: una volta preparato un testo, un clic sul terzo pulsante in basso da sinistra apre una finestra che chiede se convertire il documento attuale in uno di pubblicazione, oppure di crearne uno nuovo (lasciando inalterato il precedente).

Diversi modelli di Layout di Pubblicazione permettono di ottenere degli impaginati dal look professionale, pronti per essere personalizzati

Allinterno di questo layout ogni elemento libero di muoversi senza vincoli, tanto che il testo, implicito negli altri layout, qui va inserito manualmente allinterno di box. Pubblicazione offre anche lopportunit di creare una Pagina Mastro, con la quale di sicuro gli utenti che operano nel campo grafico hanno dimestichezza, nella quale inserire (o modificare) elementi comuni a tutte le pagine. Ma tanto ricco e tanto avanzato pu sembrare Layout di pubblicazione, tanto semplice e immediato questo si presenta quando utilizzato non partendo da un documento vuoto, ma da uno dei modelli inclusi nella finestra Nuovo da modello > Visualizzazione Layout di pubblicazione. La diversit e qualit di modelli sono davvero incredibili, tutti sviluppati da un punto di vista prettamente professionale e molti anche specificamente pensati per il mercato Business. Molti modelli sono multipagina e presentano impaginati gi pronti per diversi tipi di pubblicazione: un doppio clic sui box di testo permette di riempirli con il testo precedentemente preparato (tramite un copia e incolla da altri documenti di Word), mentre trascinando una foto sopra una gi posizionata e propria di stili, ne sostituisce il contenuto senza alterare gli stili applicati. Insomma unimpaginazione che assomiglia pi ad un gioco che ad un flusso professionale, ma con risultati garantiti da soluzioni tecnologiche assolutamente davanguardia.

Lo strumento Pagina mastro, allinterno di Layout di Pubblicazione, permette di gestire in un solo punto elementi comuni a molte pagine

Nota: anche se Layout di pubblicazione si presenta in modo molto diverso dal classico documento di Word, si tratta sempre di un documento .docx, gestibile da tutte le versioni di Word dalla 2007 per Windows in poi.

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Doc Word

La fedelt nella resa uno dei fattori pi importanti e poco considerati nella gestione dei documenti: nellesempio il documento Word originale (al centro) come viene visto da TextEdit (che pure gestisce il formato .docx ma in solo testo) e PDF da Anteprima (perfetto, ma non editabile).

Nel primo capitolo abbiamo visto come dalla versione 2008 Office per Mac utilizza il formato di salvataggio previsto Open XML, nel caso di Word in documenti con estensione .docx. Questi possono essere aperti con tutte le versioni di Word dal 2007 in poi: uno dei vantaggi dellutilizzo di Word rispetto ad altri applicativi la garanzia di mantenimento dellaspetto del documento nel passaggio dalla versione di Office per Windows a quella per Mac, evenienza molto comune data lampia diffusione del sistema operativo concorrente e di Office in particolare. Ma il formato docx, per quanto moderno, robusto e capace possa essere, non di certo una scelta esclusiva: Word per Mac

perfettamente in grado di leggere e salvare i documenti anche nel vecchio formato .doc, pi compatibile con la totalit dei software oggi in commercio nonch con versioni di Office pi vecchie della 2007 (ancora molte, purtroppo). La finestra Salva con nome propone infatti un menu a tendina proprio di diverse voci, dove trovano posto i formati ottimizzati per i modelli e quelli per le versioni pi vecchie. Prima di salvare in un formato pi vecchio per forse utile verificare al volo la compatibilit con gli elementi inseriti con il formato di destinazione, tramite il pannello Report compatibilit (menu Visualizza), dove una volta scelto il formato di applicazione in cui si intende salvare dal menu a tendina, compare in basso un piccolo report che mostra tutti gli elementi non compatibili nonch i metodi pi veloci per ovviare ai relativi problemi. Ma non tutto: nel menu a tendina della finestra Salva con nome compare anche un comodo formato PDF (Portable Document Format), una sorta di stampa digitale del documento che molto utile da una parte per diffondere il documento a chiunque senza per questo preoccuparsi delle font, della versione dellapplicazione o del sistema operativo (per leggere un PDF basta una versione recente di Adobe Reader, scaricabile gratuitamente dal sito Adobe, oppure di Anteprima, inclusa in tutte le versioni recenti di OS X), dallaltra per essere sicuri che il documento non sar poi modificato una volta distribuito (modificare un PDF possibile, ma non cos facile come un documento .docx).

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EXCEL,

LECOLOGIA DEI NUMERI


Se tralasciate i casi veramente semplici, in tutta la matematica non c una singola serie infinita la cui somma sia stata rigorosamente determinata. In altre parole, le pi importanti aree della matematica restano in piedi senza un fondamento.
-Niels H. Abel

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Tutti i numeri di Excel

Un limite del tutto teorico quindi, che evidenzia le grandi capacit di unapplicazione pienamente proiettata nel futuro e di conseguenza perfettamente a suo agio anche con quelli che anche il pi esigente tra gli utenti considererebbe un calcolo gravoso per il Mac e per Excel. La natura matematica di Excel, Proprio su questo punto poi si sono visti applicazione pensata per risolvere alcuni dei pi importanti miglioramenti (anche in modo grafico) nel modo pi in questa versione, per la quale stata veloce e semplice possibile formule riscritta gran parte del motore del basate su piccole e grandi mole di dati, programma, quella parte di software emerge in modo grottesco sin dalla parte dedita al calcolo puro, provvedendo ad un pi intima. Tra le caratteristiche pi incremento delle prestazioni incredibile, importanti di Excel ne spicca una che vale che pu notare solamente un utente di la pena sottolineare: si tratta dei limiti una versione precedente di Office per Mac dellapplicativo. Si, sono proprio i limiti (2004, 2008) che esegue gli stessi calcoli una delle caratteristiche pi importanti: sulla versione 2011. una pagina di un documento di Excel, Allinterno della suite Office Excel ha che vedremo poi chiamata Foglio, in anche un compito molto importante e grado di ospitare pi di 17 (diciassette) unico: la creazione e gestione della base miliardi di celle, ognuna contenente dati dei grafici, che sono si applicabili un singolo valore, o variabile, o formula in tutte e tre le applicazioni allo stesso o altro: un valore cos alto che nessun computer oggi in commercio, Mac o PC, sarebbe in grado di gestire in quanto a potenza di calcolo.

modo, ma che Word e PowerPoint delegano, chiamandolo proprio in causa, ad un Foglio di lavoro di Excel per la stesura dei dati (lapplicazione viene aperta da sola in secondo piano). Per questo abbiamo scelto proprio questa sezione per parlare dei grafici, come vedremo pi avanti. Infine, data la mancanza di una versione ufficiale di Access per Mac (il cui ruolo coperto egregiamente da FileMaker) alcune caratteristiche di Excel sono utilizzate dagli utenti Mac come inizio di database, per la traduzione oppure lordinamento di una serie di dati, per lassociazione e laccoppiamento di liste, anche in modo tridimensionale, grazie alla famosa funzione Tabelle Pivot, fondamentale in ambiente Business ed Enterprise.

Anche se possono ospitare diversi tipi di elementi, i documenti di Excel sono prettamente numerici

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Scheletri e celle
Diversamente da Word, un documento di Excel non si compone di pagine, ma costituito da uno o pi piani di lavoro, chiamati Fogli, dalle dimensioni estremamente generose (sino a 1.048.576 righe per 16.384 colonne) la cui unit di misura la Cella, che il vero e proprio elemento operativo. Ogni cella pu ospitare allo stesso modo un valore numerico, una stringa di numeri, una funzione parametrica e nella versione 2011 anche un piccolo grafico (chiamato Sparkline, come vedremo pi avanti). Linterattivit tra le celle garantita dalla possibilit di eseguire funzioni che coinvolgono il contenuto delle altre celle, a prescindere da questo: questo significa che

possibile richiedere unoperazione tra due o pi celle, indipendentemente dal contenuto delle stesse, che a loro volta pu essere il risultato di altre operazioni. La concatenazione di questi risultati permette di ottenere sistemi di calcolo molto complessi, unitamente alla vastit di funzioni gi pronte presenti allinterno dellapplicazione. Per le operazioni pi semplici lutilizzo di un certo numero di celle pi che sufficiente: qualora per lutente necessiti di suddividere i valori in gruppi, anche solamente per un ordine personale, possibile creare ulteriori Fogli, che sono dei gruppi di celle, rappresentati in basso nella finestra del documento (per creare un nuovo foglio basta un clic sul pulsante + in basso, accanto al nome dei fogli). Linterazione tra le celle di diversi fogli possibile allo stesso modo di quella allinterno dello stesso foglio e la suddivisione da considerarsi perlopi soggettiva.

Per inserire valori allinterno di una serie di celle basta digitarli al loro interno, copiarli da altre celle di Excel o anche da sorgenti esterne e incollarli, o anche importarli direttamente da documenti esterni. Una funzione molto comoda di Excel permette di modificare automaticamente la presentazione di alcuni tipi di valori in base ad una pre-formattazione: selezionata una o pi celle e attivato il comando Celle (menu Formato) si apre un pannello dove trovano posto possibili standard di formattazione, selezionabili dallelenco a sinistra e personalizzabili dai menu in alto a destra. Questo permette, ad esempio di modificare un numero come 21/12/2012 in 21 Dicembre 2012 oppure 1600 in 1.600,00, in modo del tutto automatico al termine della digitazione. Pur mantenendo il valore immesso inalterato, in questo caso Excel modifica solamente laspetto della casella per una pi chiara comprensione da parte dellutente.

Il pannello Celle, che permette di alterare laspetto dei dati immessi, nonch di bloccare o nascondere alcune celle

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Alcune formattazioni condizionali applicate alla stessa base dati

La modifica dellaspetto ovviamente coinvolge anche la loro formattazione di base: selezionate una o pi celle (in modo consecutivo tramite il tasto Maiuscole o pi libero con il tasto Command) possibile alterarne le caratteristiche pi appariscenti come il tipo di carattere, il colore, la dimensione, lo stile, lallineamento orizzontale e verticale (allinterno della cella), nonch lo sfondo (della cella). Queste opzioni sono del tutto simili a quelle viste in Word, e che vedremo in PowerPoint: anche in Excel infatti sono presenti gli Stili (qui chiamati Stili cella), presenti nel gruppo Formato allinterno della sezione Inizio nella Ribbon: lapplicazione di uno o pi stili per le celle non fa altro che raggruppare diversi parametri di formattazione in modo contestuale, selezionabili in modo pi semplice e veloce. Come per Word, anche allinterno di Excel esiste il selettore Temi, che raggruppa assieme set di colori diversificando laspetto del documento mantenendo allo stesso tempo il rapporto tra le varie voci.

Con questa funzione si assegna un determinato stile di formattazione ad ogni cella (e contenuto) sulla base di regole precedentemente stabilite: ad esempio, possibile assegnare una serie di colori la cui tonalit varia al crescere del valore, oppure affiancare ad ogni valore una piccola icona che indica il crescere o il decrescere del valore, o anche una barra che, posizionata al di sotto del valore, ne indica la forza in base alla grandezza. Per attivare la Formattazione condizionale basta selezionare un range di valori e, aperto il menu omonimo nella Ribbon, selezionare la regola da imporre alle celle. La formattazione sar applicata allistante in modo dinamico: Excel rimarr in ascolto e ad ogni modifica di uno qualsiasi dei valori contenuti nel range, provveder a variare di conseguenza la formattazione generale (ad esempio, modificando un valore, questo potrebbe posizionarsi diversamente rispetto agli altri, cambiandone quindi le caratteristiche anche nellaspetto). Con la versione 2011 arrivata una funzione Alla fine del menu Formattazione molto importante che coinvolge laspetto contestuale si trova la voce Gestisci del documento, chiamata Formattazione regole che apre una finestra tramite la condizionale, presente allinterno della quale creare nuove regole personalizzate Ribbon nella sezione Inizio. di colore e presenza e tipi di icone.

Il menu Formattazione condizionale, con lelenco delle possibili influenze da applicare

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EXCEL, LECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 38

La presenza di diversi automatismi in Excel ha da sempre rappresentato uno degli aspetti pi importanti per lapplicazione, rendendo di fatto la gestione delle celle e dei fogli molto pi veloce e per alcuni aspetti quasi automatica. Questo aspetto emerge chiaro sin dai pi piccoli particolari: ad esempio per selezionare una intera colonna basta cliccare sulla casella del titolo in alto e per una riga nella prima riga a sinistra nella finestra, come per selezionare tutto il foglio di lavoro basta un clic sulla casella dangolo in alto a sinistra. Esistono interessanti aiuti anche in fase di composizione: selezionata una cella, basta trascinare langolo il basso della stessa (evidenziato da un piccolo quadrato) in senso orizzontale e verticale per riprodurre il contenuto della cella originale in tutte le altre celle incontrate. Lo stesso movimento eseguito con il tasto Opzione premuto permette di ottenere valori crescenti, se numerici. Ma questi automatismi funzionano anche con contenuti testuali: ad esempio, se il contenuto della cella ospita la parola Lunedi, i contenuti ottenuti tramite trascinamento mostreranno in modo sequenziale Marted, Mercoled e cos via. Diversi automatismi sono presenti anche in fase dimportazione di documenti esterni (menu File > Importa), dove una finestra presenta numerosi passaggi tramite i quali interpretare il contenuto del documento in modo corretto, dividendo i valori nel modo pi appropriato tra le varie colonne (in base alla presenza di caratteri tipici come tabulatori, virgole, spazi).
La finestra Importa, che automatizza la discrezione dei vari campi

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EXCEL, LECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 39

E = mc

Un esempio di formula (semplice ) =D16+A9 Una volta definita la formula, Excel non la mostra allinterno della cella, visualizzando solamente il risultato: la formula rimane e pu essere localizzata nella Barra della formula (menu Visualizza).

Gli operatori pi comuni delle formule sono: + * / ^ % < > : addizione sottrazione (utilizzato anche per i valori negativi) moltiplicazione divisione esponente percentuale minore (di un altro valore) maggiore (di un altro valore) intervallo (ad esempio, A5:B8 indica lintervallo di celle da A5 a B8) operatore di unione

Tutto questo parlare di numeri non vi ha fatto venire fame? Per fortuna in Excel integrato un potente motore di calcolo che permette di eseguire calcoli a partire da uno o pi valori, con linclusione di variabili e risultati di altri calcoli. Questo strumento prende il nome di Formule. Ogni formula localizzata in una cella, ma fa generalmente riferimento ad altre, tracciate in base alle loro coordinate: per indicare ad una cella che il contenuto una formula (invece che un numero o un testo) tale contenuto deve cominciare con il carattere = (uguale) seguito da varie operazioni, numeri e riferimenti.

Un comodo menu in alto nella barra degli strumenti mostra una raccolta delle formule pi comuni

Nel mentre che vengono digitate le celle protagoniste della formula, Excel le evidenzia con colori diversi in base al contesto

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EXCEL, LECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 40

Generalmente, i valori inseriti allinterno delle funzioni non sono assoluti, poich le funzioni prendono il loro massimo significato quando attivate su altre celle (che fungono da variabili). Digitare le coordinate di ogni cella potrebbe per apparire quantomeno noioso, nonch fonte di inevitabili errori di digitazione. Cos, una volta attivata la modalit formula (digitando il carattere = allinizio di una cella), basta spostare il cursore allinterno del foglio di lavoro e cliccare su altre celle affinch le loro coordinate siano aggiunte alla formula. Cliccando e trascinando il cursore, Excel provvede a inserire un intervallo di celle, al posto di una sola.

Considerato lalto numero di formule contenute allinterno di Excel sarebbe impossibile per chiunque imparare a gestirle tutte, cos da qualche versione sono nati sistemi che possono facilitare, anche di molto, la creazione di formule anche complesse, aiutando lutente e accompagnandolo in quelle gi utilizzate in precedenza ma la cui sintassi prevede una rigorosit particolare. Il primo metodo per ottenere un aiuto in questo caso rappresentato da un menu che si apre a fianco ad una cella selezionata attivando il comando da menu contestuale Inserisci funzione, che mostra lelenco (imponente) di tutte le funzioni presenti allinterno di Excel, ordinato alfabeticamente, ma che mostra nella parte superiore le ultime cinque formule utilizzate (per una ricerca pi veloce).

Una volta selezionata la funzione, un piccola finestra mostra la sintassi corretta delle variabili: da qui, cliccando sul nome della funzione Excel apre la finestra dellaiuto in linea direttamente sulla specifica funzione, che mostra un esame attento del significato della funzione stessa, lanalisi delle variabili, un piccolo esempio e anche altre funzioni simili o correllate. Questo sistema molto comodo per attivare una funzione il cui nome non ricordato correttamente, magari per quelle funzioni il cui utilizzo perlopi sporadico, ma anche per quelle funzioni che presentano diverse varianti, a volte sottili, di uno stesso sistema di calcolo.

La finestra dellaiuto in line relativo alle funzioni, dove approfondire lo studio di ogni singola operazione

Il comando Inserisci funzione apre allincredibile serie di funzioni incluse in Excel

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EXCEL, LECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 41

Gli utenti che invece sono proprio a digiuno di funzioni, o che si trovano ad affrontarle di rado, trarranno ampio giovamento dal Generatore di formule, presente allinterno della casella degli strumenti (attivabile anche dal comando omonimo dal menu Visualizza). Questo inizialmente diviso in due parti: quella superiore apre ad un campo di ricerca, unitamente ad un elenco dove trovano posto tutte le funzioni pertinenti con la stringa digitata nella ricerca, dove sono riportate nella parte in alto quelle pi recenti, mentre pi in basso ospitata una breve descrizione della formula selezionata. Ma il bello arriva al doppio clic su di una funzione, subito riportata allinterno della cella selezionata: cos facendo il pannello cambia mostrando una ulteriore sezione in basso, dove trovano posto i valori della funzione, rimpiazzabili dalle coordinate di determinate celle reperibili con un clic sulle stesse nel documento di Excel e ogni singolo parametro della funzione. Inoltre, nel corso della digitazione la parte dedita alla descrizione della formula viene rimpiazzata dalla spiegazione, pi certosina, del campo selezionato con indicazioni sulle variabili. Il link Ulteriori informazioni sulla funzione riporta, come abbiamo visto nella pagina precedente, alla finestra dellaiuto in linea dove riportata la spiegazione ampia della funzione, con esempi e funzioni simili o correlate.

Il pannello Generatore di formule si modifica in automatico proponendo aiuti singoli via via che la funzione viene costruita

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EXCEL, LECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 42

Fare di un numero unidea

La natura prettamente matematica di Excel pone il prodotto in un piano perlopi verticale verso gli utenti, e di certo meno facile da assimilare di Word, per il quale la scrittura rappresenta senza dubbio uno scalino pi morbido oppure PowerPoint, dove la grafica offre un approccio pi giocoso ai progetti. Eppure non tutto allinterno di Excel numeri e formule: esiste qualche cosa che punta sui colori e sulle forme per rappresentare una lista di numeri, il risultato di una formula o solamente lassociazione di entrambe queste espressioni.

Stiamo parlando dei Grafici, uno degli elementi di certo pi ben visto di Excel e di sicuro uno dei pi utilizzati sia in ambito privato che in quello business. Bench presenti anche in Word o in PowerPoint, la gestione dei grafici del tutto affidata ad Excel, che si occupa della base di dati di riferimento aprendosi in secondo piano automaticamente nel caso delle altre applicazioni. Per gestire un grafico serve una serie di numeri, di valori, di formule, in sequenza lineare o meno, che abbiano in qualche modo una qualsiasi relazione tra loro: selezionate queste celle e aperta la sezione Grafici nella Ribbon basta selezionare il grafico desiderato scegliendolo da uno di quelli presenti nei vari menu allinterno della sezione. Una volta creato, questo resta vincolato al range di dati indicato e cambia dinamicamente con il cambiare dei dati stessi, al pari di quanto succede con la Formattazione condizionale: tuttavia, la posizione di un grafico non vincolante e pu essere spostata liberamente allinterno del foglio di lavoro, ma allo stesso tempo copiato e incollato in altri fogli di lavoro o addirittura in altre applicazioni quali Word o PowerPoint, continuando a mantenere attivo il collegamento con la base dati originale (e quindi modificandosi di conseguenza).

Un grafico sempre la via migliore per mostrare landamento di una serie di valori

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Una volta creato un grafico, questo pu essere modificato nella forma semplicemente selezionandolo e muovendo langolo in basso a destra, e con un doppio clic editarne tutte le pi piccole caratteristiche dalla finestra che si apre. Anche la natura del grafico stesso pu essere modificata, semplicemente selezionandolo e aprendo un modello diverso di grafico da quelli presenti nella sezione della Ribbon, anche se in questo caso la modifica, pur possibile, potrebbe non avere senso in base al range di dati selezionati. Esistono diversi tipi di grafico allinterno di Excel, vediamoli tutti.

Istogramma: proprio di una rappresentazione a colonne, singole oppure formate dalla somma di pi valori; Linee: idealmente simile allIstogramma, qui vengono evidenziati solo i valori massimi di ogni fattore, unitamente a quelli precedenti e successivi; Torta: disegno circolare che mette in evidenza limportanza di un fattore proporzionalmente agli altri; Area: Lincrocio tra un grafico a linee e uno a torta, limportanza del singolo viene ampliata in relazione al picco del valore; Dispersione: mostra landamento statistico di diversi intervalli di valori; Bolle: versione tridimensionale del grafico a Dispersione, confronta valori ottenuti con tre variabili ciascuno; Azionario: evidenzia landamento di una serie di valori in relazione ad un valore indicato, basandosi su di un lasso di tempo; Anello: evoluzione del grafico a Torta, utile per rappresentare il confronto tra pi serie di dati con proporzioni singole; Superficie: diverse coppie di dati sono rappresentate in modo tridimensionale basandosi sulle variazione della posizione e del colore; Radar: analizza diverse serie di dati in relazione ad una o pi variabili predefinite.

Vari tipi di grafici

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I grafici Sparkline sono semplici ma altamente personalizzabili

Sebbene lutilizzo dei grafici proponga una pi chiara comprensione di una serie di numeri basandosi sulle specifiche relazioni tra gli stessi, spesso emerge lesigenza di porre laccento su di una specifica sequenza, osservandone landamento in modo pi diretto che tramite la creazione di un grafico piccolo, snello e veloce da creare. Questo compito svolto egregiamente dalla funzione Sparkline, a met strada tra un grafico vero e proprio e una Formula. Localizzabile allinterno di una cella (mentre i grafici sono posizionabili liberamente nel Foglio), la funzione Sparkline (menu Inserisci > Grafici sparkline) chiede, una volta attivata, di indicare un range di celle, che deve essere obbligatoriamente una riga orizzontale o verticale. Una volta creata la funzione Sparkline, questa pu essere rappresentata a Linea, a Colonna oppure a Positivi/Negativi, editata nei colori selezionando uno degli stili nella sezione aggiuntiva nella Ribbon ma soprattutto possono essere evidenziati anche eventuali valori: agendo sui vari Indicatori sono evidenziabili il valore massimo, minimo, il primo e lultimo ed eventuali negativi. Come per i grafici, anche le Sparkline sono sensibili ai dati a cui fanno riferimento e si modificano dinamicamente in base alle singole variazioni dei dati.

Allinterno di un foglio Excel possono convivere varie funzioni, come Sparkline e Formattazione condizionale

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Il ruolo del Pivot

Funzione sempre pi importante nel mondo business anche in realt dal profilo non sospetto, le Tabelle Pivot (o pi semplicemente Pivot) sono strumenti analitici e di reporting per la gestione e il filtraggio dei dati riassuntivi di un rapporto. In pratica, un metodo facile per osservare un report numerico da diversi punti di vista, in base ad uno o pi criteri selezionati.

In realt, un sistema di filtraggio dei dati in Excel esiste ed pure pi semplice da realizzare e da consultare rispetto alle tabelle Pivot: si tratta del comando Filtro, parte del menu Dati, che permette di celare parte dei risultati in base ad alcuni criteri selezionabili in automatico da parte dellutente. Questo comando, una volta attivato, mostra una serie di icone nella prima riga in alto, che se attivate aprono una finestra in sovraimpressione dove allinterno sono visualizzati tutti i parametri di filtraggio, sia alfabetico (in alto, anche al contrario) sia in base ai singoli valori tracciati allinterno. Una volta attivato un filtro qualsiasi, la colonna dei numeri alla estrema sinistra diventa di colore blu (invece che grigia) indicando che i dati mostrati sono solo una parte di quelli totali. Una volta identificato un range di caselle tramite un Filtro, questo pu essere meglio evidenziato convogliandolo in una Tabella, tramite uno Stile tabella nella sezione omonima allinterno della Ribbon. Una tabella offre diverse opportunit aggiuntive come la possibilit di inserire alla fine una riga del totale, o di modificare levidenziazione delle varie righe in modo alternativo (cambiando anche i colori, manualmente oppure selezionando uno dei diversi Stili tabella disponibili). Le opzioni di filtraggio rimangono le stesse anche quando la tabella attiva.

La sezione Dati nella Ribbon presenta strumenti molto potenti per il filtraggio e monitoraggio di grandi quantit di dati

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Un passo decisamente pi verticale offerto invece dalle Tabelle Pivot, veri e propri sistemi dinamici non solo di filtraggio ma anche di rappresentazione dei dati. Per creare una tabella Pivot necessario selezionare una base dati in Excel, che pu essere anche un insieme di celle e attivare il comando Tabella Pivot nel menu Dati. Una piccola finestra guida da qui lutente alla creazione chiedendo conferma del range di dati catturato e se la tabella vera e propria debba essere posta nello stesso Foglio oppure (sicuramente meglio) in un nuovo Foglio. Cos facendo viene creata una tabella vuota, con un nuovo pannello in sovraimpressione (simile a quello dei filtri) contenente, allinterno, lelenco

di tutti i campi individuati nelle caselle di riferimento (in alto) e i vari sistemi di filtraggio pi in basso. Per rendere operativa la tabella Pivot, basta trascinare uno dei campi in alto nei campi Etichette di riga, Etichette di colonna, Valori e Filtro rapporti, popolando cos la tabella. Linsieme dei valori dinamico, per cui ad ogni spostamento di un fattore nei vari campi corrisponde un ridisegno dinamico della tabella stessa, con conseguente cambio del punto di vista. Allo stesso modo, la tabella sensibile al cambiamento dei valori delle celle originali (dalle quali prende i dati), e come per i Grafici, possibile intervenire dinamicamente anche sui singoli valori modificandoli manualmente, con modifiche dinamiche della tabella Pivot.

Una volta selezionata una tabella Pivot compare la sottosezione omonima allinterno della Ribbon, dove poter operare per modificare tutte le informazioni, aggiungere campi dinamici e editare la tabella nei colori e nei dettagli (sono previsti degli Stili tabella gi preconfezionati).

Ecco la prima Tabella pivot, utilizzando una prima visione dei dati

La parte pi interessante delle Tabelle pivot che possono essere modificate semplicemente alterando la posizione dei vari fattori

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Salviamo Excel

Anche per quanto riguarda Excel, il formato di documento standard per la versione 2011 lOpen XML, quindi tutti i documenti sono salvati con lestensione .xlsx. E ovviamente possibile leggere e salvare anche nel vecchio formato .xls, per una pi ampia compatibilit sia con le versioni pi vecchie di Office che con altre applicazioni di terze parti che ancora non supportano il nuovo formato. Come per Word, anche se in questo caso laspetto meno importante, disponibile il salvataggio nel formato PDF, che permette una diffusione davvero globale (anche a chi non possiede una copia di Excel installata) e soprattutto non modificabile. Excel prevede per sistemi di salvataggio dei documenti in formati tipicamente numerici, come ad esempio fogli in formato Testo la cui separazione tra le varie celle qui riportata per mezzo di caratteri predefiniti (Testo con valori delimitati da tabulazioni oppure Testo delimitato da spazio): questi tipi di documento sono molto utili allinterno di flussi di lavoro dove necessario importare ed esportare da un database. Excel rappresenta spesso proprio lapplicazione ideale per convertire, filtrare, correggere e tradurre basi dati da e verso database (come FileMaker, oppure Access), in quanto la struttura a celle riporta in modo facilitato la struttura interna di un database.

La finestra di salvataggio di Excel per Mac 2011, con tutti i formati disponibili per il salvataggio

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POWERPOINT,
MUSICA MAESTRO
Conosciamo unet pi vividamente attraverso la sua musica che attraverso i suoi storici.
-R. Brown

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Un mondo di slide

PowerPoint ha una chiara interfaccia, rimasta immutata praticamente dalla sua creazione

PowerPoint indubbiamente un nome di spicco, impostosi nel corso del 21esimo secolo nel panorama dei software pi conosciuti ed apprezzati, sia in ambito amatoriale che professionale. Tale successo dovuto allestrema semplicit di utilizzo e al divertimento che questultimo sa procurare. Creare uno slideshow divenuto sempre pi semplice, e con il tempo migliorata molto anche la qualit degli strumenti offerti e del risultato, rendendo questo software uno fra i pi usati oggigiorno nel mondo.

Insegnanti, agenti commerciali, responsabili, ma anche molti semplici utenti privati, lo usano in maniera assidua giornalmente e, nonostante il software non si possa di certo definire un editor dimmagini, la soddisfazione di creare una composizione grafica piacevole divenuta ormai abitudine e alla portata di tutti. In pochissimi clic con gli strumenti messi a disposizione, facile automatizzare un intero flusso di lavoro ed proprio per questo motivo che PowerPoint per Mac il software di riferimento nellambiente. Nella grande famiglia Office, ognuno svolge il proprio ruolo. Word ha lo scopo di creare e mostrare tesi, brochure, testi e relazioni. Excel finalizzato alla realizzazione di complessi elaborati per contabili, scienziati o agenti di marketing. PowerPoint, artistico ed eclettico, adempie perfettamente al suo compito di vero e proprio presentatore della sera. Il programma Microsoft un sistema dinamico di presentazione basato su slide (schermate o diapositive in lingua italiana), che organizza il lavoro secondo la gerarchia presentatore-utente singolo/ utenti multipli. Il secondo caso di utilizzo probabilmente quello pi esteso, nellambito di Internet, dove il fattore umano viene spesso (ovviamente solo in certi casi) meno. Chiunque abbia un indirizzo email utilizzato e qualche amico un po troppo compagnone, si sar sicuramente visto recapitare nella propria casella una o pi presentazioni virali, perlopi a sfondo ironico che dimostrano come lo strumento sia davvero efficace per chiunque voglia esprimere una propria idea, malgrado la sua distribuzione vada a cozzare contro quella che in gergo si chiama netiquette.

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Appartenente alla suite Office, PowerPoint ha molti pi tratti comuni con Word che non con Excel. La somiglianza con il primo risiede nel Layout di pubblicazione, mentre il secondo richiede gabbie, oggetti e vincoli ben precisi; ma anche tra i fratelli pi simili vi sono delle differenze, piccole ma radicali: le slide, ossia diapositive. Mentre in Word vi il concetto di pagina, per PowerPoint si usa parlare di schermate, che descrivono lidea di prospetto, ma in maniera molto pi labile. Pi chiaramente, Word nasce essenzialmente per lintento di scrivere, ed finalizzato alla stampa di documenti cartacei, duraturi nel tempo. Al contrario, PowerPoint vive nel formato puramente digitale: il suo scopo quello di comunicare in maniera veloce, diretta e coinvolgente dei concetti che si rivelano essere utili e importanti solo a brevissimo termine. Per iniziare a lavorare seriamente con i documenti, come nel caso di Word, Raccolta Presentazioni una delle migliori basi dappoggio: nella parte a sinistra della finestra sono presenti Temi e Modelli, che possono essere molto importanti soprattutto per chi alle prime armi.

Lutilizzatissima finestra Raccolta presentazioni di PowerPoint, da qui nasceranno presentazioni stupende

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I Temi offrono documenti vuoti, con semplici associazioni di colori, font e pagine mastro per garantire una base solida di partenza; i Modelli invece sono presentazioni complete di immagini, testi e transizioni, in cui ovviamente modificare il contenuto in base al proprio gradimento o alle necessit, ma pronte per lutilizzo. Questi template sono davvero importanti, sia per gli utenti esperti che per i neofiti dellambiente, in quanto permettono di creare presentazioni davvero incantevoli in pochi passaggi, senza andare a disturbare per ogni idea lamico grafico e senza consultare continuamente manuali o guide cartacee che mostrano e spiegano le funzioni base del software.

Malgrado il processo di realizzazione della presentazione sia personale, i temi e i modelli offerti permettono di dedicare molto pi tempo ai contenuti che si sceglie di inserire piuttosto che alla forma di questultimi; per questo motivo infatti avremo gabbie preimpostate e campi di testo standard, e, rovescio della medaglia, forse inizieremo a notare che i colleghi hanno presentazioni simili alla nostra. Proprio per questo motivo, il consiglio rimane sempre quello di partire dai Modelli, riempirli dei contenuti scelti e poi fare un passo indietro per personalizzare totalmente la presentazione finale e non rischiare di presentarsi con una copia, certamente molto elegante ma sempre una copia, del collega accanto a noi.

Diversi Temi per una stessa presentazione: valutare quello che meglio la valorizza molto importante

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I primi contenuti

Nuova Diapositiva, allinterno della Ribbon nella scheda Diapositive: comparir una semplice finestra popup che illustra quali tipologie di slide possibile creare e quindi allutente rimarr la sola scelta finale. Creata questa Anche i pittori pi famosi e ispirati hanno o queste successive diapositive, esse appariranno proprio come la prima, cio certamente avuto dei momenti di crisi davanti alla tela bianca. Da artista esperto con campi preimpostati, facili da essere riempiti con file appropiati o modificati e consumato, al suo avvio PowerPoint sempre con laiuto del software stesso. toglie lutente da questo pericolo: se Visto lassistenza che PowerPoint si non sono stati preventivamente scelti propone di dare inutile cercare di creare dei modelli prefeconfezionati, presenta infatti una prima slide. Questa diapositiva di volta in volta campi personalizzati, ma appare pi semplice accettare il supporto comprende due campi predefiniti, uno del programma dal comando Layout, per il titolo e laltro per il sottotitolo. posto accanto a Nuova Diapositiva, che Nuove slide possono essere aggiunte permette di modificare la disposizione subito dopo, tramite il comando

della slide selezionata, senza andare ad alterare i campi inseriti manualmente. Novit della versione 2011 di PowerPoint per Mac la funzione Sezioni, capace di raggruppare elenchi di slide, che cos possono essere gestite in maniera migliore in caso esse siano molto lunghe o preparate da diversi collaboratori. Questa utile funzione, che si nota nella parte sinistra nella struttura delle diapositive, divide, come si pu facilmente intendere dal nome, la presentazione in sezioni, in modo da poter lavorare in macrogruppi, con la possibilit ovviamente di rinominare, spostare o cancellare sia le singole slide che le intere sezioni.

La finestra pop-up per la creazione di nuove diapositive, create ad hoc a seconda del tema scelto

La differenza tra una presentazione organizzata in Sezioni (a destra) e una classica monoblocco (sinistra)

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TUTTE LE IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 53

Anche PowerPoint per Mac, come precedentemente visto con Word, offre diverse modalit di visualizzazione, anche se in questo caso sono solo tre. Posizionati sempre nella parte in basso a sinistra della finestra, i pulsanti modificano la visualizzazione del documento per aiutarci nelle fasi della sua creazione. Il primo pulsante sulla sinistra offre la Visualizzazione Normale, quella con cui si avvia il programma, che mostra la slide in grande nella parte centrale/destra del monitor, lelenco delle slide a sinistra e i

commenti in basso; tale visualizzazione adatta perlopi alla composizione in pagina. Il pulsante centrale, Sequenza diapositive, mostra semplicemente le slide nel loro ordine, distribuite su tutta lampiezza della finestra; questa seconda possibilit utile soprattutto per la riorganizzazione finale. Il terzo pulsante infine, quello pi a destra, d lavvio alla Presentazione vera e propria, a tutto schermo, comprensiva di transizioni e animazioni: il prodotto finale. Oltre a queste modalit, e a quelle pi dettagliate presenti nel men Visualizza, utile sapere che il software Microsoft, nella modalit Normale, permette di vedere la lista slide sia per Diapositive che come elenco, chiamato in questo caso Struttura, privilegiando i contenuti scritti e mostrandoli a destra del numero di pagina.

Da sinistra le tre visualizzazioni: Normale, Diapositive e Presentazione

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Creare slide gradevoli e di immediata comprensione risulta cosi molto facile per chiunque; per inserire il testo basta sostituire quello preconfezionato mentre nei campi multimediali chiare icone aiutano lutente a comprendere cosa sarebbe idoneo posizionare al loro interno. Lalternativa onnipresente nella Ribbon dove sono presenti tutti i pulsanti per la collocazione di campi personalizzati come caselle di testo, simboli o ClipArt: senza troppi dubbi e in stile Apple comunque sempre disponibile il drag&drop dei documenti da qualsiasi finestra direttamente nella slide.

Avere il controllo sui contenuti multimediali semplice come importarli ed avvine in pratica nella stessa maniera rispetto a quanto gi visto nei capitoli precedenti con Word. I filmati hanno le stesse opzioni di mascheratura, filtro colore e correzzioni cromatiche delle immagini, permettendo cosi a chiunque di scatenarsi con presentazioni a tema, piacevoli e finalmente molto personalizzate. Selezionato un filmato nella relativa scheda nella Ribbon, compariranno i pulsanti Avvia (per decidere quando il filmato deve avviarsi), Opzioni di riproduzione (che racchiude la possibilit di mandare il filmato a

schermo intero, una sola volta o a ciclo continuo) e Frame Poster (imposta il frame corrente come anteprima del filmato nella presentazione). I comandi per la parte sonora, come una presentazione o un effetto speciale, sono racchiusi in una scheda pressoch identica a quella appena vista, con la sola differenza nelle tracce audio scelte di sottofondo che possono essere slegate dalla durata delle slide, mostrando un icona a forma di diffusore quando il momento di fare la loro comparsa. presente inoltre nel menu, lopzione Utilizza tra diapositive che manda in loop la riproduzione audio fino al termine della presentazione.

I controlli multimediali dei filmati appaiono solamente quando essi sono selezionati

Il browser multimediale per laggiunta di foto, musica, video, Clip Art, simboli e forme

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I grafici SmartArt: una volta provati, non si torna pi indietro

Non tralasciando nulla, PowerPoint per Mac 2011, come il suo predecessore, amministra perfettamente anche i Grafici e le Tabelle, entrambi gestiti, sempre come il fratello Word, dal software propietario tramite la creazione di un documento temporaneo Excel. Questi oggetti avanzati sono facilmente richiamabili dalla Ribbon o da menu Inserisci.

Aggiungendo dettagli interessanti, a causa della predisposizione naturale di PowerPoint di mostrare i dati, i grafici SmartArt in questi casi conquistano il consenso maggiore. Essi garantiscono al presentatore tabelle chiare e di piacevole aspetto, che riescono in maniera efficace a rappresentare visivamente concetti di tipo gerarchico o temporale; sono lideale perci per le grandi aziende, ma anche per le medio-piccole, poich in pochi passaggi permettono di far comprendere agli investitori la struttura dellazienza o il piano di marketing che si compone di diverse direzioni con flussi di lavoro semplici o complessi. Questi grafici sono semplici visualizzazioni di dati parametrici, inseriti nelle tabelle Excel e quindi facilmente modificabili, senza trascurare per questo la parte grafica che viene gestita in automatico da PowerPoint. La loro creazione molto semplice, come possiamo intuire, baster andare nella Ribbon, scheda SmartArt, e decidere di quale, fra i modelli presenti, abbiamo bisogno in base al contenuto e alla forma che essi mostrano in una bella anteprima. Vengono rappresentate nella slide affiancate da un pannello nero che scompare una volta deselezionato il grafico e che attende linserimento dei dati per essere cambiato in ogni momento, anche successivamente. possibile infatti spostare le posizioni, dare una gerarchia differente e aggiungere o rimuovere voci in pochi semplici clic. Le modiche grafiche sono gestite tramite la finestra Stili, presente nella Ribbon, e potranno essere cambiate al volo in maniera uniforme oppure essere personalizzate totalmente agendo sui singoli pannelli minori quali Forma, Da sinistra a destra e Colori.

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Un manga nel Mac

Tutte le Transizioni vengono mostrate in questa comoda finestra, pronte per essere aggiunte con un semplice clic

Abituati come siamo ad effetti speciali, film tridimensionali e quantaltro di stupefacente attualmente si riesca a concepire con i software giusti, PowerPoint non poteva di certo lasciarci soli nel momento del bisogno, che proprio tra le slide e nelle slide delle nostre presentazioni. Stupire, meravigliare e ancora sorprendere sembra sempre pi spesso il modo pi efficace per attirare lutenza e il metodo migliore per tenerla attenta, soprattutto se quello che stiamo mostrando sono slide piene di grafici immobili o presentazioni dal gusto soporifero.

Proprio per questi motivi, da molti anni si vedono presentazioni ricche di Transizioni e Animazioni: queste due doti preziose permettono al relatore di prendere fiato nelle pause e tenere vivo linteresse in chi segue. Le prime, chiamate Transizioni, sono ci che avviene tra una diapositiva e laltra, e in molti casi si potrebbe quasi definire unulteriore slide tra le slide. Le Animazioni invece sono ci che avviene dentro le singole schermate, quindi i movimenti che gli oggetti presenti compiono nel tempo dato loro: spostamenti, apparizioni o ingrandimenti. Le Transizioni sono con ogni probabilit la parte pi semplice da realizzare, sia dal punto di vista concettuale che pratico: una scheda apposita nella Ribbon ci permette di scegliere quella che preferiamo con una comoda anteprima, visualizzabile con un semplice clic su di essa. Esse si dividono per comodit in 3 categorie ben precise (Delicato, Divertente e Contenuto Dinamico), proponendo una vasta scelta di effetti, che porteranno sempre ed in ogni caso alla successione slide-transizione-slide.

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Le opzioni effetto modificano davvero radicalmente leffetto scelto

Come ovvio pensare, le transizioni potranno essere totalmente parametrizzate in base alle esigenze tramite il pulsante Opzioni effetto; sar cos possibile decidere la durata, la direzione del movimento dellintera presentazione o di una singola parte, inserire un effetto audio, definire se la transizione deve partire in automatico o al clic del mouse oppure dopo un tot di secondi e infine lopzione per usare quella precisa transizione (con tutte le sue opzioni) su tutte le slide della nostra presentazione. Le animazioni sono invece una parte certamente pi coinvolgente e divertente nella sezione del relatore e mettono in condizione di muovere tutti gli oggetti presenti in scena. Nella specifica scheda presente nella Ribbon, abbiamo le varie parti che compongono unanimazione, cio leffetto dentrata, gli effetti denfasi e quelli duscita e infine il pulsante Percorsi che serve a produrre una rotaia sulla quale loggetto si muover.

Gli effetti di entrata e di uscita sono con ogni probabilit la caratteristica pi facilmente comprensibili e attivabile dellintera suite: tramite una comoda finestra nella Ribbon appaiono tutti gli effetti possibili con chiare immagini che ci guidano nella scelta. Anche gli effetti denfasi, che servono a evidenziare uno o pi oggetti quando gi presenti in scena, appaiono in questo caso in una finestra esattamente identica alle due precedenti.

Le tre finestre con gli effetti dentrata, duscita e denfasi

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I percorsi invece sono forse la parte pi complicata poich richiedono (in alcuni casi) pi di un singolo clic per determinare un percorso ben preciso. Tra le opzioni presenti infatti esistono gi molti tracciati preimpostati, ma possibile anche, selezionando lopzione Modifica punti, decidere noi stessi il movimento, tramite una serie di clic consecutivi nella slide; osserveremo cos una curva dinamica che si costruisce e potremo concluderla con un semplice doppio clic. Come gi visto per le Transizioni, anche in questo caso nella parta pi a destra della scheda nella Ribbon sono presenti le opzioni per modificare e scegliere la durata delleffetto selezionato.

Le opzioni percorsi e la possibilit di modificarli totalmente

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Modello numero 4: Giuditta

La creazione e lorganizzazione delle slide ormai chiara e immediata, i contenuti sono stati impostati e inseriti secondo le esigenze, il softwer ha guidato laggiunta di animazioni e transizioni, donando un tocco di vivacit allintera presentazione, senza per renderla kitsch. Eppure il risultato non sembra essere molto soddisfacente: i font e i colori ad essi assegnati sono tutti diversi, le immagini appaiono senza un contesto e gli sfondi tutti bianchi non rendono giustizia al tema che dobbiamo trattare.

In questo contesto ci viene in aiuto la funzione Temi, potente strumento che vincola caratteri e colori ad ununica direzione grafica, impostando di fondo unidea, che spesso manca a chi pi propenso a pensare ai contenuti. La stessa funzione presente, se ricordiamo, in Word, ma qui molto potenziata, poich gestisce tutti i contenuti, riuscendo ad adattarli alle guide inserite. Ci permette allutente di creare una semplice presentazione spoglia, senza dettagli grafici precisi, per poi aprire semplicemente la scheda Temi nella Ribbon e applicare il tema scelto a tutta la presentazione: questo passaggio non adatta solo sfondo e titoli, ma anche Grafici, SmartArt e alcune caratteristiche delle immagini, come la cornice e lombra. La funzione Temi pu essere davvero un salvagente in quanto al volo cambia completamente laspetto di una presentazione. Immaginiamo che allultimo momento il presidente decida di partecipare a quellinutile riunione tra colleghi: nessuno vorrebbe di certo rischiare il posto di lavoro, facendogli sembrare il proprio prodotto una carnevalata...

I diversi Temi selezionabili rendono unica e magnifica ogni nostra presentazione

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Una delle novit 2011, il comando Riordina Oggetti

Lalternativa allapplicazione di un tema , senza mezzi termini, limpostazione manuale di tutta la presentazione. Il compito sicuramente pi lungo e complesso del semplice clic sul tema scelto, ma porta a risultati pi vicini allidea iniziale. Tutti gli elementi possono essere formattati utilizzando i comandi nella Ribbon, ormai chiari e semplici: con pochi clic possibile modificare testi, nel carattere e nel colore, immagini, filmati, nonch gli oggetti, che possono cambiare grazie allutilizzo di uno dei comandi presenti nella sottoscheda Formato, la quale appare in viola ogni qualvolta uno di essi venga selezionato. Tale libert rischia per a volte di creare un po di confusione: infatti, nonostante sia utile/comodo trascinare semplicemente dalla Scrivania alle slide, per fondamentale ordinare e posizionare correttamente i contenuti inseriti, affinch la diapositiva risulti comprensibile e ottimizzata. Per gli allineamenti orizzontali e verticali esiste il comando Allinea, nella scheda Formato ovviamente nella Ribbon, che provvede ai vari tipi di allineamento quando almeno due elementi sono selezionati. Per quanto concerne invece le sovrapposizioni, la versione 2011

porta con s alcune affascinanti novit: selezionando due o pi oggetti nella slide, diventano attivi i comandi Porta in primo piano, Porta in secondo piano, Porta sotto e Porta sopra, nel men Disponi, che permettono azioni intuitive ma davvero difficili da comprendere se gli oggetti sono molti e organizzati confusamente. E stato creato per questo motivo il magnifico comando Riordina oggetti, in grado di agire su tutti gli elementi allinterno della slide in modo tridimensionale. Attivata la funzione, la schermata diventa nera e tutti gli elementi si dispongono su piani paralleli traslucidi, pronti per essere spostati sopra o sotto. La sovrapposizione virtuale uno strumento molto potente, poich fornisce uninterfaccia chiara a chiunque, e permette in pochi secondi di trovare e modificare lordine anche in slide con decine di elementi. Premuto infine il pulsante OK, si torna alla visualizzazione classica e si pu continuare il lavoro.

Il pulsante Allinea si attiva solamente quando due o pi oggetti vengono selezionati

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Ciak, si gira
Ed ecco che giunto il momento cruciale, decisivo, catalizzatore di tutto il lavoro eseguito fino a quel momento: la presentazione al pubblico. Il computer collegato al proiettore, il nervosismo aumenta insieme alla tensione, tutto stato preparato e ricontrollato. La nostra presentazione pronta, e tutto ci di cui abbiamo bisogno si trova nella parte pi alta della finestra, ovviamente nella Ribbon, scheda Presentazione.

Prima di avventurarsi nella spiegazione degli strumenti bene chiarire che la Regia della presentazione pu avvenire in tre maniere: sullo schermo stesso, su doppio monitor oppure senza regia. Le tre differenti tipologie si decidono ovviamente a seconda delloccasione, ma anche a seconda dei mezzi del relatore. Se si possiede un unico schermo sul quale proiettare si vedr esattamente quello che il pubblico vede, e tutte le informazioni devono essere ben impresse nella nostra memoria se si vuole fare bella figura. Diversamente avviene invece se si possiedono due o pi schermi: in tal caso si potr fare affidamento sulle nuove modalit di visione relatore e, mentre il pubblico vedr la nostra bella

presentazione confezionata ad hoc, il nostro secondo monitor ci mostrer molte pi informazioni, rendendoci pi sicuri di quello che stiamo raccontando. Lultima modalit, quella senza regia, serve soprattutto nelle fiere o negli eventi in cui non necessariamente sar presente qualcuno a raccontare la presentazione e quindi le diapositive si susseguiranno una dopo laltra con i tempi impostati, su tutti gli schermi disponibili.

Facciamo attenzione alla risoluzione del monitor, in quanto le presentazioni andranno sempre a tutto schermo, rischiando di avere effetti di sgranatura

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Nella Ribbon, i primi due pulsanti a sinistra avviano la presentazione a tutto schermo, il primo dallinizio e il secondo dalla slide selezionata; ma sono con ogni probabilit i pulsanti successivi quelli che pi interessano. Trasmetti Presentazione e Strumenti Relatore sono due novit della suite 2011 e permettono di espandere ulteriormente il concetto di Regia dietro alle presentazioni. Compresa la loro funzione, con ogni probabilit diventeranno due tra gli strumenti pi utilizzati nel software. Trasmetti Presentazione un semplice modo per spedire il proprio lavoro attraverso la rete, nel caso i partecipanti siano collegati in diretta mondiale o semplicemente distribuiti su pi sale nello stesso edificio. Nel dettaglio, per utilizzare Trasmetti Presentazione, abbiamo bisogno di una connessione internet e di un account Microsoft Live. Diciamo subito che laccount attivabile gratuitamente in pochi semplici passaggi per non creare malumori e la connessione non deve essere necessariamente a banda larga, poich basta trasmettere il file una sola volta: si adegua il server stesso a mandare in streaming il segnale ad ogni singolo utente, sia che essi siano 5 o 100 o numeri addirittura superiori.

Una volta preparate le diapositive e sicuri delle credenziali daccesso di un account Live ID, semplice cliccare sul pulsante sopraccitato nella Ribbon. Al clic fa la sua comparsa una finestra pop-up che ci spiega il funzionamento e ci da la possibilit, tramite lunico men a discesa presente, di impostare nuovi server personalizzati; nella maggior parte dei casi comunque, in questa finestra, sar sufficiente cliccare su Connetti, senza troppi indugi. Allavvio della connessione sono richiesti i dati daccesso a Live ID; inseriamoli e una nuova finestra ci mostra il collegamento remoto(abbastanza sostanzioso) a sinistra e la possibilit di inviarlo via mail o copiarlo nella parte destra. Diamo questo lungo indirizzo agli utenti che desiderano partecipare e una volta pronti clicchiamo su Riproduci presentazione. Ora la nostra presentazione in diretta e gli utenti interessati possono seguirla da qualsiasi browser moderno, senza particolari software installati: da Safari, sia per Mac che per iOS, a Firefox, passando per Opera e Internet Explorer (meglio se dalla versione 8 in avanti). C da notare inoltre che gli account che hanno intenzione di assistere solamente alla presentazione, non necessitano nemmeno di account Live: pi semplice di cos

Trasmettere una presentazione in tutto il mondo, senza software propietari non mai stato cos facile

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Gli Strumenti Relatore invece mostrano nello schermo del presentatore una scenografia ricca di interessanti dettagli quali le note alle slide, il tempo trascorso dallinizio e unanteprima della slide successiva. Ci permette al relatore di riuscire a gestire il discorso in maniera adeguata non solo alla slide attuale, grazie ai tempi e alle note a margine, ma anche (e soprattutto) a quella successiva. La diapositiva pi grande ovviamente quella visualizzata sui monitor di tutti i presenti e sotto di essa troviamo i commenti che solo il relatore pu leggere. La slide pi piccola la successiva e sotto di essa si presenta un comodo campo di testo nel quale possibile appuntare

domande o ulteriori approfondimenti che il pubblico fa notare mentre si espone. Una volta avviata, la presentazione segue le regole impostate al suo interno, con transizioni e animazioni stabilite, ma in ogni momento possibile prendere il controllo di essa utilizzando le frecce direzionali, nella pi classica delle maniere: destra per scorrere alla schermata successiva, sinistra per tornare a quella precedente.

Le differenze tra la versione che vede il pubblico (sinistra) e la Regia del relatore (destra)

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Tutti i lati di PowerPoint

Una volta conclusa la presentazione, arriva il momento di salvare il documento, e, vista la natura prettamente grafica del software, i formati disponibili sono davvero molti. Il nuovo formato Open XML, come tutte le altre applicazioni di Office per Mac 2011, disponibile e consigliato per il salvataggio classico della presentazione, per una futura modifica. Lalternativa pi classica e maggiormente compatibile si ha scegliendo il classico formato .ppt che garantisce una maggiore retrocompatibilit in caso di condivisione. La scelta di un formato di sola visualizzazione pu per essere alle volte necessaria: per questo nel men a tendina sono presenti molte possibilit, e tra i preferiti si possono subito notare lo standard PDF e il filmato .mov. Se da una parte non sorprende luso di documenti PDF, vista la loro diffusione e difficolt di modifica, dallaltra, molto importante ladozione di un formato come quello .mov, da anni classico baluardo dei filmati relazionati ad Apple QuickTime. Questo formato pu oggi

essere letto da molti software, quali iTunes e VLC, oltre allovvio cretore QuickTime; ha il vantaggio di poter essere convertito nei pi disparati formati multimediali per essere riprodotto sul maggior numero di dispositivi, come lettori DVD e Blu-ray, smartphone o tablet, che possono essere a loro volta inseriti in altre presentazioni PowerPoint. Altri formati molto interessanti per lesportazione sono quelli statici, cio quelli privi di animazioni o transizioni: scorrendo lelenco possiamo vedere JPEG, TIFF, PNG ma anche GIF e BMP. Queste estensioni permettono alla presentazione di essere esportata slide per slide, rendendola ancora pi universale e compatibile, indipendente dalla piattaforma e dalle risorse (come possono essere i font o le immagini) allegate. Grazie a questa esportazione sar anche possibile poterla condividere tramite Internet in pochi secondi o inviarla a comuni elaboratori di immagini come Adobe Photoshop o iPhoto. E importante sottolineare che la scelta di queste modalit di esportazione vanifica la presenza di transizioni e animazioni, ovviamente impossibili tra trasportare in un formato che non sia una presentazione o un filmato.

I formati di salvataggio sono davvero moltissimi in questa nuova versione

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TUTTE LE IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 65

Una presentazione salvata come filmato QuickTime e una salvata in formato PDF

Per ovviare al problema delle transizioni, per noi utenti Mac possibile usare la funzione di presentazione offerta da iPhoto: dal men Condividi (men File) di PowerPoint, possibile scegliere lopzione Invia ad iPhoto, che permette di spedire direttamente al programma Apple tutte le slide della presentazione in primo piano, scegliendo solamente il formato (JPEG pi leggero oppure PNG che offre una maggiore qualit a discapito della compressione), lasciando che sia la macchina a gestire tutte le operazioni. Viene creato un album in iPhoto in cui le

immagini vengono raccolte e dal quale possibile far partire la presentazione scegliendo liberamente uno dei Temi grafici e musicali a disposizione. Questa trasposizione della presentazione molto ingegnosa e mette a disposizione dellutente un ulteriore numero di opzioni di esportazione: sar semplicissimo condividerle cos con dispositivi iOS o tramite i servizi quali Facebook, Flickr e Mobile Me, semplicemente cliccando il pulsante desiderato nella barra di iPhoto.

In iPhoto, la presentazione inviata, crea un album da cui facile far partire uno slideshow o unesportazione

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IL LATO PRO DEL WEB


Le parole rimangono nel tempo, ma appaiono nelle conversazioni a volte per pochi secondi.
-Anonimo

OUTLOOK,

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OUTLOOK, IL LATO PRO DEL WEB, PAGINA 67

Alternativa delite

Circa una decina di anni fa, per la precisione nel 1997, nasceva nei laboratori Microsoft il progetto Outlook: un client mail capace di renderizzare pagine e messaggi HTML con funzioni integrate di calendario e note. Di strada, il piccolo grande software nato a Redmond, ne ha fatta, crescendo e divenendo a tutti gli effetti lapplicazione guida nel panorama business per quanto concerne lo scambio di email e lorganizzazzione dei propri impegni (Solo pochi giorni fa stato pubblicato il dato secondo cui Outlook, con un importante 37% sul totale, guida la classifica dei client mail pi usati).

Eppure non c da dimenticare come per diverse versioni, il software sia stato sostituito (ovviamente stiamo parlando solamente dellambito Mac) da Entourage, un suo ottimo alterego che, malgrado tutte le funzionalit aggiunte nel tempo, iniziava a sbiadire in un panorama moderno. La MacBu (acronimo non ufficiale che indica la mac Business Unit, il reparto di Microsoft che si occupa del software per Mac) ha deciso di reintrodurre Outlook per Mac 2011 nella Suite Home & Business. Tale scelta indotta dal desiderio di offrire agli utenti un prodotto moderno, elastico e che fosse in grado di rispondere correttamente a tutte le esigenze dellutente moderno, in particolarmodo a quelle legate ai serivizi di Microsoft Exchange, nome sempre pi importante anche nelle aziende medio piccole che trovano in questa suite sistemi di sincronizzazione e condivisione delle risorse moderni e profiqui.

Il nuovo Outlook per Mac 2011 a confronto con Entourage per Mac 2008

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La scelta di non concedere lapplicazione agli utenti della versione Home&Student dovuta probabilmente al fatto che OS X Snow Leopard e Lion mostrano gi un sistema client capace come Mail-iCalRubrica Indirizzi, in grado di soddisfare tutte le normali esigenze dellutente che non chiede particolarit avanzate. Si quindi deciso di puntare tutto sugli utenti business, sempre attenti alla sicurezza e pronti a spendere qualcosa in pi per avere un software moderno e conforme agli standard internazionali. Lintegrazione con il sistema operativo e tutti i suoi servizi decisamente migliorata rispetto al vecchio Entourage e, cosa forse pi importante per il lato business, la sincronizzazione con Exchange veloce e sicura, con prestazioni finalmente pari alla versione Windows. Gli utenti della versione Home & Student possono comunque acquistare Outlook per Mac con un semplice click sul men File>Aggiorna e da l seguire le istruzioni. Laggiornamento trasforma la copia di Office da Home & Student a Home & Business, sbloccando, oltre allutilizzo di Outlook, anche tutte le funzioni legate al contratto di licenza, quali lutilizzo del pacchetto in un ambito commerciale. Questa operazione possibile solamente in formato elettronico.

La finestra che appare al primo avvio

Le due differenti versioni di Office: sono nella versione Home&Business presente il software di posta elettronica

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Un Ribbon un po speciale

Come per la maggior parte dei software moderni, Outlook per Mac 2011 si presenta in ununica finestra, comoda da utilizzare con Mission Control e, in un prossimo futuro, facilmente ampliabile a tutto schermo. Lapplicazione stata progettata e pensata partendo dallangolo in basso a sinistra dove si trova lindice delle varie aree, che sono Posta (tutte le email), Calendario, Contatti (per gestire i propri contatti, separatamente da Rubrica Indirizzi), Attivit (una sorta di elenco impegni, slegato da date specifiche) e Note (per i pi classici appunti presi in velocit). Ogni area impostata per una lettura occidentale, cio da sinistra a destra e dallalto in basso; questo aiuta lesperienza dellutente poich guida

locchio attraverso un percorso a lui gi conosciuto, come nellesempio dellarea Posta. Le diverse caselle email e le cartelle vengono sistemate sulla sinistra; pi a destra, trovano posto tutte le mail ricevute presenti nella casella selezionata; ancora pi a destra viene visualizzato il contenuto del messaggio selezionato. importante sapere che in ogni momento possibile modificare linterfaccia tramite semplici comandi dalla Ribbon: il Calendario ad esempio pu mostrare allistante il giorno, la settimana o il mese. In alternativa/in aggiunta, il comando Riquadro Lettura, presente nel men visualizza, permette di spostare lelenco delle email ricevute direttamente sopra il contenuto di quella selezionata, in maniera verticale.

Le due visualizzazioni possibili di Riquadro Lettura

La finestra monoblocco, moderna e pulita, e la possibilit di scorporare una singola email

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Modifiche simili sono possibili anche con le aree Attivit e Note, scoprendo che con un semplice clic potremo migliorare la nostra esperienza di lettura: provare per credere. Lonnipresente Ribbon si differenzia in ogni modulo indicato, mostrando sempre una serie di funzioni utili allarea specifica selezionata: ad ogni modo lievemente differente dagli altri software poich ridotta. Sempre divisa in schede, cerca di mostrare per meno comandi per dar spazio alla nuova Barra strumenti presente nella parte pi alta della finestra. Essa si presenta come in tutte le applicazioni Apple, con un men di personalizzazioni a cui si sicuramente abituati, con la possibilit di trascinare e modificare gli elementi al volo, senza ulteriori pannelli presenti invece nelle altre applicazioni della suite Microsoft.

La Ribbon cambia a seconda del contesto e la barra strumenti si finalmente adattata ad un ambiente Mac

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Me, me stesso medesimo

Aggiungere un account semplicissimo se si seguono le indicazioni

Si pu affermare con sicurezza che larea Posta la parte pi importante di Outlook, nonch la prima della lista. Il programma infatti esiste in funzione di questa particolare area e non potrebbe essere altrimenti; ogni comunicazione, messaggio personale o di lavoro e contatto passano e si esprimono in questa zona. Outlook quindi la segretaria virtuale di ogni persona, gestisce le email, i contatti e gli appuntamenti: al primo avvio infatti, come ogni brava assistente, chiede di impostare uno o pi account email, operazione non strettamente necessaria per utilizzare il software nella parte dei Contatti, del Calendario e delle Note, ma fondamentale se vogliamo utilizzarla al meglio. Limpostazione degli account in maniera manuale, aiutati dagli automatismi offerti, non comunque lunica scelta disponibile; possibile anche importare archivi preesistenti utilizzati da altri software come Apple Mail o Entourage oppure, novit storica, Outlook per Windows. Scegliendo di configurare un indirizzo si accede al pannello Account presente nelle Preferenze: da qui una semplice interfaccia si mostra per spiegare come agire e cosa cliccare per attivare i nostri indirizzi di posta elettronica. Nel caso di account di tipo Exchange necessario essere a conoscenza dei dati dellazienda che gestisce il servizio (ID e password), mentre se si utilizzano servizi comuni e diffusi quali Gmail, Yahoo Mail, Live.it e MobileMe (anche se questa funzione destinata a cambiare con larrivo del nuovo iCloud), una volta inseriti indirizzo di posta elettronica e la password, lapplicazione riconoscer e automaticamente fornir server e parametri corretti senza ulteriori passaggi.

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Configurato in automatico laccount desiderato sempre possibile effettuare alcune modifiche selezionandolo nel pannello a sinistra della finestra degli account e agendo su ci che vediamo nella parte destra. In questo campo si pu agire per personalizzare alcune regole, come quando e se i messaggi devono essere cancellati e per quanto soprattutto devono rimanere disponibili sul server; ma possibile cambiare anche sincronizzare il mittente e il soggetto dei messaggi per risparmiare banda e scaricare solamente i messaggi desiderati. Queste impostazioni, assieme a tutti i dati, devono ad ogni modo essere inseriti manualmente nel caso non si usi un dominio ampiamente diffuso

e si possieda un dominio personale o aziendale. Bisogna conoscere lindirizzo POP3 o IMAP per ricevere la posta e leventuale server SMTP per inviarla, ma non disperiamoci, poich nella maggior parte dei casi questi dati vengono forniti dal proprio gestore in una pagina web facilmente raggiungibile e solitamente sottolineata al momento della stipula del contratto (in casi estremi anche una semplice telefonata al centro servizi dovrebbe portarvi i dati in tempi brevi). I due protocolli poco fa citati, IMAP e POP3, sono sempre stati usati per il download o la visualizzazione delle email, con forte vantaggio del registro POP3 per la sua chiara e semplice metodologia di funzionamento.

Oggigiorno invece si st evidenziando sempre pi il veloce e snello IMAP, poich non intasa la banda, lasciando tutto il lavoro al server e permette agli utenti pi esigenti di ottenere una perfetta sincronizzazione tra pi dispositivi quali computer di casa, portatile dellufficio, smartphone e tablet. Avere pi account sincronizzati comunque non un problema ed possibile tranquillamente avere ed utilizzare sia account POP che IMAP in contemporanea, senza che Outlook abbia la bench minima difficolt.

Una configurazione automatica comoda per i servizi pi diffusi; ma se utilizziamo un personale indirizzo mail dovremo possedere i dati daccesso

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Il procedimento diventa pi semplice nel momento in cui si decida di importare un database gi esistente. Il comando Importa nel men File mostra le scelte disponibili in ununica finestra dalla quale possibile importare i file di Outlook per Windows (.pst) o da versioni precedenti di Entourage, con i primi due pulsanti, oppure aggiungere al nostro database le informazioni attraverso il recupero da altre applicazioni, tra cui Eudora e Apple Mail. Limportazione totalmente automatizzata e lutente deve solo attendere la fine del processo per usufruire in totale libert del suo precedente archivio di posta. I file sono copiati interamente nella cartella di default Dati utente Microsoft, creata allinterno della cartella Documenti dellutente.

Durante loperazione lutente dovr unicamente scegliere se importare solo i messaggi email o se trascrivere nel database anche gli account di posta. Piccolo excursus sulla novit di Outlook per Mac 2011 la rinnovata cartella Dati utente Microsoft. Gi nelle precedenti versioni di Entourage veniva creata ununica cartella per contenere tutti i documenti di riferimento della propria posta. Tale cartella includeva per anche lelenco delle firme, la rubrica, le regole, le note e i calendari. Questa cartella utile, per non dire essenziale, nel caso in cui si voglia passare ad un altro Mac: basta infatti copiarla nella stessa posizione sul nuovo computer per avere lo stesso identico Outlook in una nuova postazione. Rimarranno invariate tutte le cose lasciate allultima chiusura e lunico compito dellutente

quello di inserire le password degli account di posta elettronica una volta avviata lapplicazione. La novit prima menzionata consiste proprio nella rivisitazione di questa cartella, non pi contenente un unico grosso database ma un archivio ben organizzato, diviso in cartelle, sottocartelle e singoli file. Lasciando inalterata lesperienza utente, il cambiamento porta una serie di ottimi benefici che possono essenzialmente riassumersi in database pi sicuro e backup pi veloci. Database sicuro, giacch nel caso di corruzione di qualche file non necessario gettare via tutto, ma sufficiente al massimo abbandonare qualche giorno di mail; di contro il backup risulter molto pi veloce, poich verranno di volta in volta copiati solamente i file modificati, lasciando inalterati gli altri.

Seguendo le chiare indicazioni sar semplicissimo importare i nostri vecchi account

La rinnovata cartella Dati utente Microsoft: una piccola grande novit

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Tutti i messaggi che si ricevono sono visualizzati nella cartella In Arrivo, che con questa versione diviene una casella unificata, riporta cio tutti i messaggi arrivati ad ogni account impostato. Lordine pu apparire forse confuso, ma ben presto diviene chiaro: i messaggi vengono archiviati e ordinati per data e per Conversazione. possibile infatti vedere un intero scambio di email come unico messaggio, e tramite la linguetta nera alla sua sinistra si pu espandere la vista e leggere lintero scambio di battute. Con questo ordinamento, presente anche

in Mail di Lion e nei dispositivi iOS, la lettura appare semplificata ed pi naturale in ogni momento seguire il filo logico, anche se la risposta arriva dopo settimane o addirittura mesi. Letti i messaggi, questi vanno inevitabilemente archiviati in cartelle e sottocartelle, per cercare di tenere un ordine in un archivio digitale che altrimenti diventerebbe inusabile e lento da consultare; facile creare una nuova cartella direttamente dalla Ribbon tramite il pulsante Nuovo. Si possono spostare i messaggi singolarmente oppure

a gruppi cliccando su pi di essi con il pulsante Maiusc o Command proprio come si fa nel Finder con i file. Per una classificazione ordinata, offerta in alternativa la possibilit di dare una colorazione ai vari messaggi, che Outlook chiama Categorie, in modo tale da riconoscere a prima vista alcuni di essi. Dal primo avvio sono presenti, di default e in discreta quantit, diverse etichette, ma attraverso il pulsante Categorizza della Ribbon sar semplicissimo aggiungerne o rimuoverne in qualunque momento.

Le conversazioni sono raggruppate ovviamente per mittente, ma anche per oggetto.

Il pulsante Categorizza aiuta molto nel caso si abbiano molte mail da consultare velocemente

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29 Settembre

Outlook, con il suo bagaglio di esperienza, ci viene incontro, sviluppando un interessante parte per il promemoria di appuntamenti o calendari. Calendario, sezione sotto Posta, ci permette di gestire ogni nostro appuntamento e tutti i nostri impegni senza correre il rischio di sovrapporre eventi importanti o accollarsi In ogni giorno della propria vita, ognuno progetti nei mesi sbagliati. di noi ha una moltitudine di impegni, Al primo avvio, selezionando Calendario di riunioni, di faccende da sbrigare e di persone da chiamare. E oltre al lavoro c in basso a sinistra, esso appare vuoto, con un solo calendario demo disponibile la vita privata, che, tra ragazza, famiglia nella colonna di sinistra. In ogni e amici, sembra alle volte pi complessa momento possibile aggiungerne del proprio calendario lavorativo. altri, semplicemente cliccando sul Ricordarsi tutto, ma proprio tutto, davvero impossibile, per questo scriviamo comando Nuovo calendario, nella scheda Organizza, allinterno della sulle agende, sui calendari, sui post it o Ribbon, decidendo colore e titolo. su qualsiasi oggetto a disposizione il La visualizzazione di facile lettura problema per poi sempre lo stesso: poich mostrata in uninterfaccia che ricordarsi di questi oggetti sparsi pu essere giornaliera, settimanale o in giro.

mensile e disponibile ad essere gestita in diversi calendari, magari personali e lavorativi, tramite semplici colori pastello liberamente personalizzabili. Molto simile ad iCal infatti, questa area di Outlook permette di modificare i propri impegni semplicemente facendo doppio click sul giorno ed impostando i dettagli richiesti dal software, quali la data e lora di inizio e fine, la posizione e il nome dellevento, con eventuali note corredate; una volta conclusa lazione, cliccando sul pulsante Salva, lappuntamento visualizzato nel calendario e pu essere liberamente spostato tra i giorni con il cursore, venire allungato o ridotto agendo sugli estremi oppure semplicemente duplicato operando come nel Finder con il pulsante Opzione premuto durante il trascinamento.

La finestra del Calendario ricorda molto quella di iCal, ordinata e funzionale

Aggiungere un appuntamento semplice: doppio clic sul giorno oppure trascinando il clic sullorario

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Avere un impegno ricorrente, come le partite di calcetto settimanali o un sito da controllare mensilmente, o un semplice compito da svolgere senza particolari scadenze, ricade sotto la terza area: Attivit. In questa particolare sezione di Outlook, possibile avere rapidamente di fronte tutta la serie di attivit, per lappunto, da affrontare senza tempistiche precise, quindi che non vanno a collocarsi nel calendario ma sono ben pi importanti di semplici note. Le azioni possono essere di due tipologie: una con uneventuale data di scadenza o una ricorrenza, e laltra legata ad un indirizzo email, come ad esempio il rispondere con urgenza al messaggio del capo. Queste ultime sono forse le pi semplici da attivare in quanto basta semplicemente cliccare sulla bandierina rossa denominata Completa nella Ribbon o destra delloggetto, nellelenco dei

messaggi, mentre si legge lemail stessa. Ci fa s che il messaggio si evidenzi in maniera singolare e ci permetta di notarlo subito senza particolari problemi mentre si leggono gli altri messaggi. Entrambe le tipologie di Attivit possiedono due stati: uno In completamento e uno Completato. Il nome li descrive semplicemente, ed possibile cambiare lo stato cliccando sul quadrato posto a sinistra dellAttivit o nella linguetta a destra delloggetto nei messaggi di Posta come detto poco fa. Altra funzione davvero utile sono i Promemoria che ci permettono di non scordare eventuali appuntamenti o scadenze: come piccoli aiutanti, agiscono in modo autonomo, anche se Outlook non attivo, avvisando lutente con unelegante finestra pop up e un suono, se impostato. La finestra che compare possiede due pulsanti, come le pi classiche sveglie, uno per il rinvio di

qualche minuto e uno per lo spegnimento definitivo. Come si pu notare, la funzione di calendario di Outlook ricorda molto da vicino lapplicazione di Apple, ma aggiunge, oltre ad una miriade di dettagli minori, il collegamento diretto alle mail e le attivit da svolgere. Molto utile inoltre la piccola applicazione MyDay, che arriva direttamente da Entourage: questo piccolo coltellino svizzero per il manager indaffarato era la grande novit del client mail del 2008, ed ora, in una veste praticamente invariata, tornato per aiutarci. Il software colloquia direttamente con il database degli appuntamenti mostrando tutte le info necessarie in una finestra separata. La sua utilit per di saper gestire in solitaria gli appuntamenti, offrendo, nel caso di importanti modifiche, la possibilit allutente di aprire Outlook in primo piano.

Le Attivit solitamente sono tutte quelle commissioni da fare senza tempi precisi

Il promemoria: lapplicazione salva matrimoni

MyDay torna direttamente da Entourage come uno tra gli strumenti pi utili

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Tutti per uno

Da qualche mese, precisamente dalluscita del Service Pack 1 di Office per Mac 2011, finalmente pi semplice anche la sincronizzazione con i dispositivi, soprattutto quelli Apple. Malgrado le uniche applicazioni che riescano veramente a sincronizzarsi con i dispositivi, attraverso iTunes, siano Mail per i messaggi email e le note, iCal per i calendari e Rubrica Indirizzi per i contatti, ora anche i software Microsoft tramite qualche intelligente espediente riescono a portare i propri dati sui device mobili.

La comodit di avere sempre i propri dati con s innegabile, come irrinunciabile oggigiorno per alcune persone avere il proprio account di posta sincronizzato precisamente con il server Exchange: il mondo moderno si muove sempre pi in fretta e, soprattutto in ambito professionale, avere tutto nel taschino della giacca pu regalarci importanti vantaggi. Microsoft per questo motivo ha integrato i Servizi di Sincronizzazione in Outlook, una sorta di coltellino svizzero per portare i propri dati sulle applicazioni principali Apple. Una volta aperto il pannello dal men Strumenti e selezionati i servizi da sincronizzare tra software, non dovremo pi far nulla, poich lo scambio avviene in tempo reale. Di tanto in tanto, in caso di importanti cambiamenti al database chiesta unopinione su come agire, ma sar un evento cos raro, che probabilmente dopo il primo avvio, il servizio lavorer instancabilmente senza che possiate pi ricordarvi della sua esistenza. La realizzazione pregevole proprio per questa sua invisibilit e semplicit, che aiuter lutente senza mai stressarlo nella richiesta di sincronizzazione.

Con del primo Service Pack, anche i Calendari, le note e le Attivit vengono sincronizzate con i software Apple

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OFFICE,
OVUNQUE
Le parole rimangono nel tempo, ma appaiono nelle conversazioni a volte per pochi secondi.
-Anonimo

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La parte bella del Cloud

La pagina di login del sito live.it per accedere al proprio SkyDrive

Word Web App con un documento Word aperto e pronto per essere modificato attraverso il proprio browser

La parola cloud , in questo periodo, sulla bocca di tutti, vuoi per lavvio di iCloud di Apple, vuoi per il sempre pi incessante bisogno di avere i propri dati dovunque e in ogni istante. Microsoft non nuova a queste soluzioni e gi da qualche anno offre sistemi di archiviazione file in remoto, lontani dalle proprie workstation, semplici da configurare. E se oggi Dropbox una fra le migliori startup al mondo che lavorano sulla portabilit di file attraverso il web, gi nel 2007 a Redmont si lavorava con questo sistema: oggi quello che veniva chiamato Windows Live Folders chiamato SkyDrive e il portale attraverso il quale si integra il celebre www.live.it. Questo portale altro non che una pagina di login per accedere al proprio spazio virtuale, una specie di portone dingresso per il personale ripostiglio virtuale. IGUIDA OFFICE:mac, macitynet.it

La registrazione al sito gratuita e molto semplice e non necessaria nel caso in cui possediamo gi una casella mail intestata @hotmail.com/it o @live.com/it. Una volta eseguito il login, la schermata sintetizza tutt ci che avvenuto dal nostro ultimo accesso: nella parte centrale avremo i messaggi di stato dei social network collegati e le mail ricevute, nella parte in alto laccesso alle categorie di servizi collegati allaccount Live ID e nella parta a destra la possibilit di accedere alla chat Messenger e le ultime notizie. In questo momento per ci soffermeremo sui documenti, per la parte che interessa SkyDrive, in alto, affianco a Messenger. Da qui potremo usare, senza installare nulla, le versioni online di Word, Excel e PowerPoint in modo gratuito e semplice.

Certo, non avremo a disposizione tutte le funzionalit del software offline, ma il semplice login-lavoro-logout da qualsiasi computer del mondo (compresi dispositivi mobili) sar apprezzato da moltissimi utenti.

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I documenti sulla pagina SkyDrive; i collegamenti alle WebApp sono nella parte alta della schermata, affiancate dal pulsante per il caricamento remoto di file

In questa pagina trovano posto ben evidenziati gli ultimi documenti creati o inviati allo spazio a disposizione gratuito, chiamato come il servizio, SkyDrive, dallimpressionante dimensione di 25GB (tra i pi alti disponibili gratuitamente). Com possibile notare potremo facilmente interagire con i nostri file o le nostre cartelle, muovendo, eliminando o rinominando qualsiasi documento con estrema facilit e per farlo non avremo bisogno di altro se non il browser sul quale stiamo navigando (Safari, Opera e Firefox non hanno nessun tipo di problemi, Internet Explorer deve essere solamente aggiornato a versioni recenti). Le cartelle hanno vari livelli di condivisione, permettendo cos di creare in pochi passaggi sia gallerie di file destinati a chiunque, amici o conoscenti, oppure cartelle condivise con una sola persona, utile soprattutto per i lavori aziendali a distanza. Possono essere caricati sul server diversi tipi di file

come le immagini (JPEG, TIFF o PNG) e ovviamente tutti i tipi di documenti Office, anche nel nuovo formato Open XML. Le immagini potranno essere liberamente mosse allinterno delle cartelle e modificate nella condivisione, mentre i file ufficiali di Office avranno un trattamento regale, con la possibilit di essere aperti, modificati, salvati e condivisi nuovamente tutto tramite la stessa finestra nel browser (esiste anche la possibilit con pochi clic di spedirli via mail dallaccount utilizzato). Per chiarezza i documenti salvati sullo SkyDrive, aperti dalle WebApps oppure dalle versioni locali di Office per Mac o per Windows sono salvati sempre sullo spazio remoto, evitando cos il download continuo. Conoscendo questo comportamento facile comprenderne i motivi e scegliere di scaricare il file e lavorarci, per poi ricaricarlo online una volta terminato il lavoro, per avere ad esempio una copia di backup online.

I documenti possono essere aperti in modalit di lettura da pi utenti anche contemporaneamente, ma, la prerogativa della modifica remota, spetta solamente al primo utente che vi si connette; solo Excel Web App, per propria natura, pu gestire la multiutenza sia in lettura che in scrittura.

La Web App di Power Point

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Un po qui un po l
Una volta che i file sono stati caricati online, tramite lapposito pulsante sul sito live.it oppure tramite il men File>Condividi>Salva in SkyDrive, possibile osservarli direttamente nel browser, divisi per cartelle. La vista che si ha dal browser simula molto dettagliatamente la visione classica in elenco nel proprio Finder, con i dati di modifica, la dimensione e i permessi che hanno tutti i file.

Non si pu per agire come in locale tramite trascinamenti o doppi clic, ma si utilizza il men appositamente creato nella parte destra della finestra del browser. Per selezionare un file, oppure una cartella, basta semplicemente cliccare sulla sua riga, facendola diventare azzurra; compare cos subito il men delle operazione dal quale possibile agire in diverse maniere sul file. Oltre ad una descrizione del documento, utile soprattutto nel caso si abbiano nella stessa cartella molti materiali simili, possibile visualizzare o modificare il file direttamente nel browser, vedendo al suo interno anche la cronologia delle versioni, oppure decidere di aprirlo direttamente sul software proprietario installato sul nostro computer. Una volta cliccato su Apri in ci viene domandato con una finestra popup se siamo sicuri di voler aprire il file, dopodich, in automatico, viene lanciato il programma in locale e ci

vengono richiesti i dati di accesso Live ID per poter visualizzare il file nel software. Questi dati di accesso vengono chiesti una sola volta a sessione e quindi non necessario inserirli ogni singola volta nel caso di lavori importanti, ma vengono richiesti solo in caso di prolungate assenze dal server di SkyDrive. Il file che viene aperto completo in ogni sua parte e totalmente modificabile dallutente come si utilizzasse offline. Modificato e completo, il file viene salvato direttamente sul server online, oppure se selezionato Salva con nome possibile esportarlo sul proprio computer senza ulteriori login futuri. Questa procedura universale per le applicazioni Office per Mac e davvero utile nel caso ci si muova molto tra postazioni e si debbano compilare una serie di documenti da ognuno di essi, in maniera pi completa di quanto la versione online del programma possa garantire.

Nota: lunica attenzione da fare nella finestra del browser di non cliccare sul nome del file, se lo si vuole solamente selezionare, poich premendo direttamente sul titolo sottolineato avremo come unico risultato lapertura diretta del file.
La finestra di login che si presenta nel software locale allapertura dei file SkyDrive SkyDrive, i file con le informazioni e nella parte destra il men per lutilizzo dei file

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Excel di tutti!

Si diceva in precedenza di come Excel sia lunica applicazione, o meglio Web App, che permetta il lavoro di pi utenti contamporaneamente. Il motivo pi probabile per il quale Word o PowerPoint non integrano questa funzione con ogni probabilit la natura a comparti di Excel: ogni gabbia ha un determinato processo e lavora per conto proprio o al limite in un determinato range di caselle. Word, cos come PowerPoint lavorano invece su zone molto pi grandi e con molti pi dati inseriti, come intere pagine per il primo e slide per il secondo. La mole di dati che sarebbe dovuta passare attraverso il server e poi nei differenti account connessi per modificare ogni pagina aperta avrebbe con ogni probabilit intasato il servizio in breve tempo e gli utenti se ne sarebbero presto lamentati. La funzionalit cos stata attivata per il solo Excel che infatti funziona in maniera davvero perfetta.

Lidea che risiede alla base del processo la possibilit di modificare lo stesso file in maniera continua attrverso diversi account connessi nello stesso tempo. In parole povere, e per fare un chiaro esempio, possibile modificare un qualsiasi file presente nello Skydrive, come un resoconto annuo delle vendite o un file di dati GPS da un satellite, modificandolo a 4, o pi, mani mentre si al telefono o in una videoconferenza. Lunica richiesta il possesso di un account live.it, come specificato nei paragrafi precedenti. Fatto il login alla sezione SkyDrive, per modificare laccesso ai file bisogna cambiare prima i permessi di condivisione della cartella alla quale appartengono. Selezionata vedremo il link nella parte destra della schermata Modifica Autorizzazioni, ed una volta al suo interno una semplice interfaccia ci aiuter a scegliere i contatti con cui condividere la cartella.

possibile modificare i permessi in ogni istante tramite una intuitiva interfaccia

La linguetta in basso ci mostra che stanno modificando il documento attuale due utenti

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Aperto successivamente il file interessato in modalit di lettura, avremo nella barra i due pulsanti che interessano: Modifica nel browser e Condividi. Partendo dal secondo possibile, appunto, condividere il file attraverso alcuni servizi come blog o siti personali oppure con i contatti selezionati precedentemente. Il primo pulsante invece da il via al processo di modifica; nella parte in basso a destra della finestra noteremo il numero di utenti connessi in quel preciso istante e sar possibile, cliccando sulla linguetta nera, vedere persino i loro nomi. Ad ogni cambiamento del file, il server provveder a modificare tutti i file degli account connessi in quel momento, istantaneamente, garantendo un lavoro condiviso sicuro.

Ogni minimo cambiamento viene riportato istantaneamente su tutte le finestre browser aperte negli account connessi

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Il lato iOS

Un documento visto tramite www.live.it su iPad; possibile leggere i file nelle WebApp, ma non modificarli

impossibile parlare di software per Mac ai giorni nostri senza menzionare la compatibilit con iOS. La piattaforma mobile Apple forse la pi diffusa, grazie ad iPod touch e iPhone prima e iPad poi. Analizzando qualsiasi dato statistico si pu facilmente notare come i dispositivi che montano iOS siano davvero moltissimi nel mondo, ed in continua crescita. Per questo semplice motivo importante conoscere quali file sono visualizzati e come possibile editarli o crearli direttamente dai dispositivi mobili.

Il primo passo da affrontare capire se davvero abbiamo bisogno di un applicazione apposita; il visore documenti integrato in Mail e in Safari davvero ottimo e riesce a creare anteprime renderizzate di tutti i file Office, garantendo una qualit pi che accettabile in lettura. E possibile inoltre utilizzare Safari per visualizzare i documenti nel proprio SkyDrive, attraverso le Web Apps, ma anche in questo caso garantita la sola lettura del file.

Il visore documenti integrato in Mail capace di visualizzare tutti i file Office senza problemi

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Il problema quindi si pone nel momento in cui richiesta una modifica dei file o addirittura la creazione: in questo caso unapplicazione apposita obbligatoria. La migliore, impossibile da non citare, Documents to Go, sviluppata in diversi anni proprio per lutenza professionale, lunica che necessita di una mobilit assoluta e non pu permettersi di rinunciare alla qualit dei software Office. Sia chiaro che lapplicazione non di Microsoft ma di uno studio esterno, eppure la compatibilit e la qualit sono davvero di primordine. Al prezzo di 7,99 per la
Lapplicazione Documents To Go ottima per la piena compatibilit dei file in lettura e modifica. Qui sotto rispettivamente nelle versioni per iPhone e iPad

versione standard [click qui per acquistarla] e di 13,99 per la versione Premium [click qui per acquistarla] con possibilit di modifiche pi estese), una fra le applicazioni pi scaricate e con un rating di voti pi alto. Risulta quindi la scelta perfetta nel caso in cui si voglia massima compatibilit e velocit nellesecuzione. I file gestiti sono praticamente tutti quelli della suite ufficiale, dai documenti che supportano OpenXML (.docx, .pptx, .xlsx) ai classici documenti propietari Office. E possibile caricare i propri files sia tramite

iTunes, connettendo il proprio dispositivo, sia attraverso WiFi. E avere tutto il nostro lavoro nei dispositivi iOS e poterci operare tranquillamente fra una partita di tennis e un cocktail al bar. Una volta terminata lattivit possibile sia salvarlo, per una modifica successiva, sia inviarlo direttamente via posta elettronica aggiungendo testo ed oggetto allemail. Il programma inoltre supporta i principali servizi di sincronizzazione come DropBox, iDisk, Google Docs, Box. net e SugarSync direttamente allinterno dellapplicazione.

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Pages, Keynote e Numbers di Apple nelle nuove versioni offrono una totale compatibilit con i file Word, PowerPoint ed Excel Qui sotto rispettivamente nelle versioni per iPhone e iPad

Lalternativa la offre Apple stessa con Pages [click qui per acquistarlo], Keynote [click qui per acquistarlo] e Numbers [click qui per acquistarlo] per iOS. Ognuna delle tre applicazioni ha un costo di 7,99 e permette di aprire ed esportare i formati propietari di Microsoft .doc, .ppt e .xls, e relative versione OPEN XML. I software sono ovviamente degni del nome della software house che rappresentano, con lunica neo che potrebbe essere il costo. Per avere infatti una gestione di tutti i file bisogna

comprare lintero ex-pacchetto iWork, moltiplicando quindi i quasi 8 euro per tre. Si avranno naturalmente tre app con tutti i pregi e difetti della situazione; se da un lato potremo beneficiare di tre software di tutto rispetto, con grafica e feature adattate perfettamente allambito di lavoro, dallaltra il rischio di dover continuamente cambiare schermata alto. Per concludere, nelle versioni attuali, i software Apple, permettono lesportazione, oltre che verso i classici formati PDF, Pages e Office, verso la piattaforma iWork.com, sito certamente

dalle alte attese, ma che risulta da tempo in versione beta e permette la sola visualizzazione dei file. Tutte e tre le app sono Universal, utilizzabili quandi sia su iPad che su iPhone, con la (molto probabile) futura implementazione di tutti i servizi di cloud storage che si basano su iCloud.

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AUTORI
Michele Discardi 24 anni Studente e consulente
Nato e cresciuto nella provincia di Venezia, al momento vive a Milano. Studente autodidatta della suite Adobe, da poco laureato in Architettura, sta ora affrontando il corso di Interior Design presso il Politecnico di Milano. Collabora attivamente con 1802 e scrive per la rivista Applicando.

Matteo Discardi 39 anni Scrittore e insegnante


Grafico, illustratore, sviluppatore e professionista della comunicazione digitale, nonch parte attiva di 1802, brand di spicco nel panorama informatico italiano. Da diversi anni segue con passione e professionalit il mondo Mac e Apple, collaborando con svariate riviste di settore, oltre ad aver pubblicato con Mondadori Informatica numerosi manuali su Photoshop, Illustrator, OS X e iPad.

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