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In questo libro, in formato PDF, trovate una selezione dei più in-

teressanti approfondimenti tematici dedicati ad Excel creati dagli esperti di Office Magazine. L’idea è quella di ottenere una sorta di prontuario, un manuale del foglio di calcolo da avere sempre a disposizione e di facile lettura. Testo e guide passo passo concorrono a guidarvi nella realizzazione dei progetti. Le tematiche sono dif- ferenti: dalle funzioni più utili di Excel, ai fogli di lavoro indispen-

sabili per aziende, liberi professionisti e famiglie. Il testo è suddiviso

in due macro aree logiche. La prima (Excel fai da te) è dedicata a

progetti e approfondimenti verticali che affrontano i temi nella loro interezza. La seconda sezione (Excel in pratica) è pensata, invece, per guidare il lettore all’uso e alla comprensione di funzioni Excel specifiche da seguire passo passo davanti al computer. Fra gli argomenti: Libro Cespiti, Registro Antiriciclaggio, gestione

di clienti/fornitori, personale e crediti verso i clienti, eliminazione

degli errori dalle formule, formattazione condizionale, recupero

di cartelle danneggiate e molti altri. Tutto al fine di trattare tanto

progetti specifici, quanto funzioni che possano migliorare e velociz-

zare le attività di ogni giorno, risolvendo anche quei piccoli gratta- capi che sopraggiungono (quasi sempre!) con l’utilizzo quotidiano

di Excel. Nella speranza di aver fatto cosa utile, vi auguriamo una

buona lettura.

La redazione

N.B. - Per facilitare la comprensione di ogni argomento trattato, i progetti sono corredati dei relativi file d’esempio che trovate nel CD-Rom allegato a Office Magazine n.116 (sezione Esempi). Se state leggendo questo libro e non siete in possesso del suddetto CD-Rom con gli esempi, chiedete alla redazione di Office Magazine (officemagazine@edmaster.it) informazioni su come reperire i file di esempio.

Excel fai da te Analisi di sensibilità Sfrutta le potenzialità del foglio di calcolo per

Excel fai da te

Analisi di sensibilità

Sfrutta le potenzialità del foglio di calcolo

per realizzare un’analisi di sensibilità ad hoc.

In

pochi passi potrai considerare tutte

le

variabili e valutare la reale fattibilità

dei tuoi investimenti

p. 4

Business Intelligence

Gli ultimi investimenti in pubblicità e promozione hanno avuto esito positivo sul volume di affari? Rispondiamo a questa e ad altre domande con il Business Intelligence di Excel

Clienti Fornitori I

p. 8

Grazie al foglio di calcolo è possibile gestire i rapporti con fornitori e clienti molto semplicemente. E non solo. Si possono anche amministrare acquisti e vendite con pochi passaggi. Ecco come

p. 12

Clienti Fornitori II

Quanto dobbiamo versare all’erario?

E

quanto possiamo detrarre dalle tasse?

Quantifichiamo velocemente questi importi, grazie ad un foglio di calcolo ad hoc

p. 16

Dai un taglio alla bolletta

Crea con Excel un’applicazione per il controllo della fornitura elettrica.

Con i fogli di calcolo e i consigli dei nostri esperti, puoi monitorare facilmente i consumi

e

ridurre i costi

p. 20

Fatture facili con Excel

Stanchi delle solite rigide applicazioni per la fatturazione? Nessun problema, ecco la soluzione: creare un’applicazione

ad hoc sfruttando le potenzialità del foglio

di

calcolo

p. 24

Amministrare i crediti verso i clienti

Realizza un’applicazione che tenga traccia dei crediti vantati verso i clienti. Potrai archiviare ciascun pagamento, inserire nuovi debitori ed emettere una ricevuta per ogni rata estinta

Gestire il personale con le tabelle Pivot

Strumenti efficaci e pratici per gestire ogni tipo di informazione. Ecco come sfruttarne tutte le potenzialità con Excel 2007 ed amministrare facilmente il personale della nostra azienda

Libro Cespiti

Utilizza i fogli di calcolo per realizzare

un registro dei beni ammortizzabili e generare, per ognuno di essi, il relativo piano

p. 28

p. 32

di

ammortamento in modo automatico

p. 35

Matrici di portafoglio

L’allocazione delle risorse attuata

dal management necessita di validi supporti decisionali. Ecco come usare le matrici

di

portafoglio per studiare e migliorare

la

struttura strategica aziendale

p. 38

Protezione dei dati

Sommario

strategica aziendale p. 38 Protezione dei dati Sommario Formattazione Condizionale Quando si lavora con importanti
strategica aziendale p. 38 Protezione dei dati Sommario Formattazione Condizionale Quando si lavora con importanti

Formattazione Condizionale

Quando si lavora con importanti informazioni,

Impara a visualizzare o nascondere dati

per evitare di andare incontro a perdite

in

funzione di determinati risultati, con un pizzico

o

alterazioni, è consigliabile applicare

di

fantasia è posibile associare anche effetti grafici

delle protezioni ad hoc. Vediamo quali

Registro Antiriciclaggio

Scopri come utilizzare i fogli di calcolo

della suite Office per organizzare e gestire

il tuo registro antiriciclaggio. Tutto gratuitamente

ed in modo semplice e funzionale

Scegliere il mutuo migliore

Dal tasso fisso al variabile CAP con tetto

massimo. Ecco come utilizzare i fogli di calcolo per individuare, senza timore, il contratto

più adatto alle proprie esigenze

p. 42

p. 44

p. 48

più adatto alle proprie esigenze p. 42 p. 44 p. 48 Excel in pratica Budget Evento

Excel in pratica

Budget Evento

Redigere un bilancio preventivo: annotare le spese

da sostenere e prevedere (se possibile) gli introiti futuri.

Scopri come crearlo facilmente grazie alle funzioni

avanzate del foglio di calcolo

p. 52

Catalogo Prodotti

Scopriamo come raggruppare o separare forme,

immagini e tanti altri oggetti in Excel al fine

di velocizzare il lavoro ed ottenere migliori

risultati da un punto di vista estetico

p. 54

Condividere i fogli di lavoro

Ecco come gestire la condivisione dei fogli

di lavoro nelle reti locali o sul Web,

proteggerne il contenuto e valutare le differenti modifiche apportate da più utenti

contemporaneamente

p. 56

Confrontare elenchi di dati

Impariamo a confrontare elenchi di dati con il semplice utilizzo di una funzione del foglio

di

calcolo. Potremo così individuare diversità

e

variazioni con un solo clic

p. 58

Creare un organigramma aziendale

Le SmartArt sono un ottimo strumento

per rappresentare i rapporti gerarchici all’interno

di un’impresa. Ecco come utilizzare questi

elementi per realizzare organigrammi professionali

p. 60

Eliminare gli errori nelle formule

Elimina per sempre gli errori nelle formule con i comandi del gruppo Verifica formule. Seguendo alcune accortezze eviterai spiacevoli inconvenienti e potrai creare fogli di calcolo perfetti

p. 62

Estrarre figure, immagini e grafici da Excel

Scopri come estrarre velocemente foto, figure

grafici da un foglio di calcolo ed averne immediatamente una copia disponibile

e

da

inserire in altri documenti Office

p. 64

così da rendere meno noioso il foglio di lavoro

p. 66

Funzioni di ricerca

Impariamo a utilizzare la funzione CERCA.VERT. Grazie a questo strumento potremo eseguire ricerche

specifiche sui dati e copiare in automatico, in una nuova

tabella, solo le informazioni desiderate

p. 68

Grafici tridimensionali

Utilizziamo i fogli di calcolo della suite Office

per andare oltre gli standard in 2D. Grazie ai grafici

a bolle è possibile rappresentare una classica tabella

anche in tre dimensioni

p. 70

Il Wizard Microsoft per i grafici

Con il nuovo add-in Microsoft per la creazione dei diagrammi non dovrai più scegliere fra le tante

alternative di Excel. Sarà il programma a determinare

il

grafico più adatto ai tuoi dati

p.

72

Importare dati dal Web

Scopri come inserire nei tuoi progetti i dati

e

le informazioni provenienti da Internet.

Con una specifica funzionalità del foglio

di

calcolo potrai aggiornare e tenere sotto

controllo ogni elemento

p. 74

Le tabelle dati

Valuta gli effetti di qualsiasi operazione finanziaria

 

le possibili alternative. Con le Tabelle dati potrai creare delle analisi condizionali su misura per i tuoi progetti e visualizzarne in anticipo

e

i

risultati

p. 76

Lo strumento Risolutore

Scopriamo come utilizzare il Risolutore,

uno degli strumenti di analisi e simulazione presenti nel foglio di calcolo, per trovare automaticamente

la soluzione migliore ai nostri problemi

Recuperare cartelle danneggiate

Dalla modalità di recupero dati alle soluzioni

manuali per ripristinare i fogli di calcolo corrotti.

I nostri esperti ti spiegano i trucchi per arginare ogni inconveniente con le cartelle di lavoro

Riferimenti di cella

Tra gli argomenti “difficili” da capire, rientrano sicuramente i Riferimenti di cella: scopriamo

a cosa servono ed impariamo ad utilizzarli

a dovere nei fogli di calcolo

Scenari di Excel

Grazie agli strumenti di Excel è possibile calcolare

in anticipo il modo in cui evolverà una situazione

finanziaria. Ecco come eseguire un’analisi che prenda in considerazione ogni alternativa

p. 78

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p. 82

p. 84

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Office fai da te

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Excel, il consulente per i tuoi affari

Sfrutta le potenzialità del foglio di calcolo per realizzare un’analisi

di

sensibilità ad hoc. In pochi passi potrai considerare tutte

le

variabili e valutare la reale fattibilità dei tuoi investimenti

Q uando ci si appresta a

fare la stima costi/bene-

fici di un ipotetico inve-

stimento, al fine di valutarne l’ef- fettiva fa ttibilità e l’impatto che questo ha sulla struttura societa-

ria

promotrice, è necessario por-

re

particolare attenzione a tutte

quelle variabili, particolarmente sensibili, che al loro variare pos- sono generare sostanziali modi-

ficazioni degli indicatori sintetici

di

risultato. Le variabili che van-

no

a comporre gli scenari futuri

di

un’iniziativa sono di solito

elevate e caratterizzate da incer-

tezza. Questo rende indispensa- bile il compimento di un primo

benefici, che tale iniziativa com- porterà: la scelta delle variabili critiche. Esse variano da caso a caso e vanno scelte con accura- tezza. Un criterio generale sug- gerisce di considerare le varia-

Gli indicatori

economici

Poniamo il caso di aver realizza- to con Excel un Business Plan (BP) relativo ad una particolare iniziativa. E che a questo punto

Nel CD / Esempi Analisi di sensibilità.xlsm parole povere, la resa di un inve- stimento.

Nel CD / Esempi Analisi di sensibilità.xlsm

parole povere, la resa di un inve- stimento. In genere un progetto

bili che generano una variazione

si desideri realizzare un’anali-

va

perseguito se genera un Tasso

dell’1%, per una corrispondente

si di sensibilità sulle variabili

di

Rendimento minimo, definito

medesima variazione (1%) del Tasso Interno di Rendimento (TIR) o una variazione del 5% del

critiche. Per prima cosa dovre- mo dotare il nostro BP degli indicatori TIR e VAN, necessari

Hurdle Rate, che può essere le- gato al costo del capitale o sem- plicemente ad una valutazione a

Valore Attuale Netto (VAN).

per valutare la bontà del nuo- vo investimento (e importan-

priori dell’investitore. Il Valore Attuale Netto, invece, definisce

te campanello d’allarme per

il

valore attualizzato di una se-

l’individuazione delle variabili

rie di flussi di cassa, in base al

sensibili). Il TIR rappresenta, in

tasso di rendimento (Tasso An- nuo Nominale), che rappresen-

ta a sua volta il costo derivante

ed

importantissimo passo verso

dal mancato utilizzo alternativo

la

comprensione dei costi e dei

delle risorse economiche dedi- cate al progetto. Excel offre due formule che consentono il cal- colo degli indicatori economici TIR e VAN. Per il TIR, la formula da digitare è =TIR.COST(“Celle flussi di cassa”). Come flusso di cassa si considerano tutte le dif- ferenze fra entrate ed uscite in un determinato arco temporale del progetto.

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Office Magazine Maggio 2010

Analisi di sensibilità

Predisporre il Business Plan

P er affrontare il problema con una mag- giore tangibilità, cercheremo di calarci

in un esempio pratico. Poniamo il caso di avere una piccola azienda volta alla produ- zione di gadget e che si presenti l’opportuni- tà di inserire in catalogo un nuovo prodotto. Dalle relative indagini di mercato, questo risulta essere molto richiesto e, per aggiun- gerlo al nostro listino, si riscontrano due ne- cessità: investire in una nuova macchina ed assumere un’unità specializzata per la sua gestione. Senza complicarci la vita in cal- coli finanziari complessi, buttiamo giù un quadro economico della situazione, consi- derando costi e ricavi connessi alla nuova iniziativa. Successivamente applichiamo al flusso di cassa le formule di TIR e VAN, che rappresenteranno i nostri indicatori econo- mici di valutazione.

Entrate ed utili

indicatori econo- mici di valutazione. Entrate ed utili 3 Creiamo in un secondo foglio una tabella

3 Creiamo in un secondo foglio una tabella che contenga tante colonne quanti sono gli

anni su cui vogliamo fare l’analisi, aggiungendo l’anno 0. Inseriamo nelle righe costi e ricavi, ri- chiamandoli dal foglio di inserimento dati creato. Ottenuto l’utile aggiungiamo l’esborso negativo dell’investitore (equity) all’anno 0.

I dati dell’investimento

(equity) all’anno 0. I dati dell’investimento 1 La prima cosa da fare è quella di approntare

1 La prima cosa da fare è quella di approntare un piccolo Business Plan che evidenzi costi e

ricavi. Inseriamo una piccola matrice all’interno della quale aggiungeremo i dati relativi all’inve- stimento. È importante distinguere quale quota del costo totale rimane a carico dell’investitore (Equity) e quale viene finanziata.

Il calcolo del TIR

(Equity) e quale viene finanziata. Il calcolo del TIR 4 A questo punto, nella cella A16

4 A questo punto, nella cella A16, appena sotto il flusso di cassa, inseriamo la formu-

la per calcolare il Tasso Interno di Rendimento. Il codice da digitare è il seguente: =TIR.COST(B15). Proseguiamo con la cella A17 inserendo =TIR. COST(B15:C15) e così via. All’anno 15 avremo la formula =TIR.COST(B15:Q15).

Costi e ricavi

15 avremo la formula =TIR.COST(B15:Q15) . Costi e ricavi 2 Approntiamo le altre tabelle di inserimento

2 Approntiamo le altre tabelle di inserimento dati ed elaborazione relativamente a tutti

i Costi Variabili (Cv) e i Costi Fissi (Cf). Inseriamo una tabella per inserire i ricavi ed una per i dati generici (come la tassazione). Per la rata del finanziamento usiamo la formula =-RATA(tasso interesse;anni;capitale.

Ed ora il VAN

=-RATA(tasso interesse;anni;capitale . Ed ora il VAN 5 Sotto la riga del TIR inseriremo il Valo-

5 Sotto la riga del TIR inseriremo il Valo- re Attuale Netto. Il funzionamento è simi-

le alla formula del TIR, dovremo solo ag- giungere il tasso di attualizzazione sempre uguale. Nella cella A16 digiteremo =VAN(tasso di attualizzazione;B15). All’anno 15 avremo =VAN(tasso di attualizzazione;B15:Q15).

Dal problema alla soluzione

tare che si tratti di sole variabili indipendenti e andranno escluse

Completato il Business Plan

di

conseguenza tutte le quelle di-

dell’iniziativa con gli indicatori

pendenti. Di solito queste ultime

economici TIR e VAN, dobbiamo

sono inserite in input dall’utente

individuare tutte le variabili uti-

e

non subiscono variazioni nel

lizzate per il calcolo degli output

calcolo. A questo punto dell’ana-

degli input. Ovviamente sarà

necessario restringere il campo di scelta su quelle più significative.

e

lisi di sensibilità è necessario fare perno sulle macro di Excel. Infatti, individuate le variabili dipenden-

Ad esempio, nel caso in cui l’in-

ti,

dovremmo modificare manual-

vestimento preveda il consumo

mente volta per volta il loro valore,

di

un combustibile, una variabi-

andando a registrare il rispettivo

le

legata al suo costo di acquisto.

significativa sarà sicuramente

impatto sugli indici economici. Il tutto appurando qualitativamen-

Raggruppiamo quindi le nostre

te

e quantitativamente le variabili

scelte in categorie omogenee. Immediatamente dopo la loro individuazione, occorrerà accer-

sensibili che possono generare criticità. Grazie invece all’aiuto di una macro, possiamo far variare

automaticamente, all’interno di un range prescelto di valori, una

o due variabili sensibili e gene-

rare così una matrice che riporti il valore di VAN e TIR per tutte le combinazioni possibili. Si potrà

Un file ad hoc per le macro

Un file ad hoc per le macro Se, come nel caso esaminato in questo articolo, ci

Se, come nel caso esaminato in questo articolo, ci stiamo apprestando ad inserire delle macro in Visual Basic nel nostro foglio di calcolo, con la versione

2007 della suite di Office dovremo salvare il file in formato .XLSM. Si tratta di un nuovo formato, inserito nell’ultima release, che consente l’attivazione delle macro nel documento. L’icona sarà contraddistinta da un punto esclamativo. Questa estensione, come quelle simili degli altri software di Office, si basano sullo standard XML per il salvataggio dei dati. Le prime tre lettere individuano Excel XLS mentre M significa:

“con attivazione macro”. Grazie a questo nuovo standard Excel riesce a creare file più compatti (fino al 75%), garantendo maggiore riservatezza, facilitando il recupero delle informazioni e molto altro ancora.

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Office fai da te

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

L’analisi di sensibilità

D efinita la prima parte, possiamo fi- nalmente entrare nel vivo del nostro

progetto: l’analisi di sensibilità. Con la

compilazione di un piccolo business plan, abbiamo a disposizione le variabili del

problema, i costi e i ricavi in particolare, e

gli indici che utilizzeremo come indicatori

dell’investimento (insomma una base di partenza per mettere in pratica l’analisi). Nella fattispecie useremo il TIR, e le sue variazioni, per stabilire come le variabili del problema lo influenzano. Il Tasso In- terno di Rendimento rappresenta la resa

di un investimento. In particolare è calco-

lato sulla parte di investimento sostenuta direttamente dall’investitore (equity), in quanto la restante parte verrà erogata dalla banca sottoforma di finanziamento e resti- tuita con i ricavi di esercizio.

Le variabili sensibili

tuita con i ricavi di esercizio. Le variabili sensibili 3 Inseriamo una tabella 3x2 sotto la

3 Inseriamo una tabella 3x2 sotto la prece- dente. Aggiungiamo numero di riga e co-

lonna della prima e della seconda variabile sensibile, in questo caso F3, quindi 3 e 6 per la prima e C15, quindi 15 e 3. Faremo la stes- sa cosa per l’indice da monitorare, in questo caso il TIR all’anno 15 Q16, quindi 16 e 16.

Una tabella su misura

all’anno 15 Q16 , quindi 16 e 16 . Una tabella su misura 1 Per prima

1 Per prima cosa creiamo una matrice che con- tenga, nell’intestazione di riga, la prima va-

riabile sensibile; e nell’intestazione di colonna, la seconda variabile. Scegliamo ad esempio il costo della materia prima ed il numero di prodotti ven- duti in un anno come variabili sensibili, inserendo sette valori. La matrice sarà 7x7.

Le prime intestazioni

sette valori. La matrice sarà 7x7. Le prime intestazioni 4 Ora memorizzeremo tutti i valori neces-

4 Ora memorizzeremo tutti i valori neces- sari all’interno delle variabili dichiarate. In

particolare i e j sono due variabili numeriche che serviranno come contatori dei cicli For successivi. Memorizzeremo righe e colonne di variabili e indice, salvando nelle variabili par- cheggio i valori di partenza di queste ultime.

Le variabili della macro

di partenza di queste ultime. Le variabili della macro 2 Selezioniamo la scheda Sviluppo . Se

2 Selezioniamo la scheda Sviluppo. Se non è visibile attiviamola dalle Opzioni di Excel.

Clicchiamo su Visual Basic nel menu Codice. Dal menu Inserisci selezioniamo Modulo. Qui inizia- mo a scrivere l’intestazione della macro, che chiameremo Analisi e iniziamo a dichiarare le variabili come in figura.

Il cuore del progetto

le variabili come in figura. Il cuore del progetto 5 A questo punto passiamo ad analizzare

5 A questo punto passiamo ad analizzare il cuore della macro. Questo sarà composto

da due cicli For, che scansionano la matrice creata inserendo i valori dell’indice( ottenuti so- stituendo di volta in volta i diversi valori delle variabili sensibili). Al termine ricopiamo i valori delle variabili parcheggio al loro posto.

successivamente utilizzare la for- mattazione condizionale per ren- dere leggibile, a colpo d’occhio, la matrice dei risultati.

La macro

La funzione principale della macro che ci apprestiamo a realizzare in questo articolo, è quella di far variare automa- ticamente una o due variabili sensibili prescelte, andando a registrare in una matrice i va- lori degli indici economici ot- tenuti. Faremo in modo di po- ter scegliere, di volta in volta, su quale elemento intervenire. La macro utilizza due cicli For concatenati, nei quali si preve-

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Office Magazine Maggio 2010

de di modificare le variabili con i valori del range prescelto, e ri- portare ciclo per ciclo il TIR e il VAN nella matrice predisposta. È anche necessario considerare la predisposizione di una varia- bile di parcheggio, nella qua- le verrà memorizzato il valore iniziale delle variabili. Questo verrà poi reinserito per riporta- re il foglio di calcolo alla situa- zione iniziale. Per l’attivazione della macro useremo un pul- sante, mentre impiegheremo la formattazione condizionale per tutta la matrice; stabilen- do i valori soglia e i colori che le celle dovranno assumere. In questo modo potremo delinea-

re le aree di convenienza, o di non convenienza, dell’iniziati- va. In particolare predisporre- mo una matrice 2x3, all’interno

della quale andremo a digitare riga e colonna delle due varia- bili da modificare; nonché la riga e la colonna della cella che

Le sigle che contano

Equity: indica il capitale di rischio che il promotore investe in un’iniziativa. La restante parte necessaria viene erogata dall’istituto di credito sotto forma di finanziamento. Di solito la percentuale di Equity viene stabilita con la banca, in base alla bontà dell’investimento e all’affidabilità dell’investitore. EBIT: Earnings Before Interests and Taxes, acronimo inglese che si traduce in Risultato ante oneri finanziari e definito anche come Reddito operativo aziendale. What If: si tratta di un’analisi finalizzata alla determinazione di diversi risultati finali, derivati da altrettante differenti ipotesi di partenza. L’analisi di sensibilità è basata su questo tipo di esame.

Analisi di sensibilità

Un pulsante per elaborare i dati

Il bottone

Un pulsante per elaborare i dati Il bottone 1 Dal menu Illustrazioni , della scheda Inserisci

1 Dal menu Illustrazioni, della scheda Inserisci, clicchiamo su Forme e disegniamo un pul-

sante. Selezioniamolo e scriviamo un’intesta- zione a piacere. Clicchiamo sulla forma creata con il tasto desto del mouse e selezioniamo Assegna macro. Scriviamo il nome della macro Inizio_Analisi e premiamo su Nuovo.

La chiamata

macro Inizio_Analisi e premiamo su Nuovo . La chiamata 2 Nella pagina di Visual Basic che

2 Nella pagina di Visual Basic che appare sotto all’intestazione della macro Sub Ini-

zio_Analisi (), scriviamo Call Analisi. Facciamo attenzione che la macro termini con il codice End Sub. In questo modo ogni volta che verrà cliccato il pulsante, automaticamente verrà chiamata la macro creata precedentemente.

Formattazione condizionale

la macro creata precedentemente. Formattazione condizionale 3 Andiamo alla scheda Home , selezioniamo con il mouse

3 Andiamo alla scheda Home, selezioniamo con il mouse la tabella della simulazione e

clicchiamo su Formattazione condizionale/Gestisci regole. Premiamo ora Nuova regola e scegliamo Set a 3 colori. Impostiamo come Numero: Mini- mo = 0,05, Punto centrale = 0,10 e Massimo = 0,15. Clicchiamo poi due volte su Ok.

contiene l’indicatore economi- co da monitorare. I sei numeri

La rappresentazione grafica dell’analisi

conclusioni finali di un’analisi di fattibilità dell’investimento,

tra i due valori estremi. Di solito si posizionano le barre in ordine

interi, corrispondenti a righe e

L’analisi di sensibilità si basa sul

è

buona norma inserire grafici

discendente, inserendo per pri-

colonne, verranno memorizzati

What If, ovvero sul cosa accade

e

tabelle che rendano di imme-

me le variabili che maggiormente

in sei variabili. Utilizzeremo poi altre due variabili contenenti rispettivamente il numero di righe e di colonne della tabella da riempire con i risultati della simulazione. Ed ancora, come già accennato, due variabili di parcheggio nelle quali memo- rizzare i valori iniziali.

se. Dopo aver effettuato l’ana- lisi su tutte le variabili sensibi- li, avendo cura di registrare la variazione dell’indicatore volta per volta, sorge il problema di come rappresentare al meglio graficamente il risultato. Nella compilazione dell’Information Memorandum, che riporta le

diata comprensione i risultati ottenuti. Essi vengono di solito presentati mediante grafici a ra- gnatela (spider plot) o grafici a barre (tornado diagram). Que- sti ultimi illustrano quanto varia complessivamente l’indice di va- lutazione, al variare di ciascuna variabile sensibile considerata

influiscono sull’indice considera- to. La presentazione della tabella con la formattazione condiziona- le ed il grafico a barre consento- no, in un unico colpo d’occhio, l’individuazione di come le varia- bili sensibili scelte influiscono, al loro variare, sull’investimento che ci si appresta ad eseguire.

L’investimento in un grafico

L’incidenza delle variabili

L’investimento in un grafico L’incidenza delle variabili 1 Creiamo una piccola tabella ed inseriamo, nella prima

1 Creiamo una piccola tabella ed inseriamo, nella prima cella, la formula =(J3-I3)/I3 per

la variabile Numero di pezzi venduti e nella cella affianco =J7-I7. Come si vede si ha una varia- zione del 14,68%, a fronte di una variazione del 10%. La variabile è sicuramente molto sensibile. Stessa cosa per l’altra.

Un grafico per i dati

sensibile. Stessa cosa per l’altra. Un grafico per i dati 2 I dati da considerare sono

2 I dati da considerare sono quelli che si di- scostano dal valore centrale. Nel caso in cui

il calcolo del TIR sia troppo basso, e dia quindi errore, consideriamo come valore minimo zero. Nel nostro caso abbiamo considerato solo le variazioni positive. Selezioniamo la tabella cre- ata e grafichiamola con un istogramma.

I pulsanti di navigazione

e grafichiamola con un istogramma. I pulsanti di navigazione 3 Inseriamo all’interno dei fogli creati delle

3 Inseriamo all’interno dei fogli creati delle figure a piacere, tante quante sono i fogli

di lavoro meno quello attivo. Selezioniamo ad una ad una le forme e, con il tasto destro del mouse, premiamo Collegamento ipertestuale. Se- gliamo poi Inserisci nel documento e selezionia- mo il foglio di destinazione. Clic su Ok.

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Office fai da te

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Il business si fa intelligente

Gli ultimi investimenti in pubblicità e promozione hanno avuto esito positivo sul volume di affari? Rispondiamo a questa e ad altre domande con il Business Intelligence di Excel

A ogni azione del corpo

sul corpo B, corrispon-

de una reazione uguale e

contraria del corpo B sul corpo A.

d

A

la

le,

e

spesso a sproposito per indicare

semplice reportistica azienda-

il termine BI si riferisce a un

insieme di procedure, tecnologie

processi atti a raccogliere, inte-

automatizzata in grado di estrarre

i dati dalle sorgenti, rielaborare e scremare gli stessi da eventuali informazioni poco interessanti e

NEL CD Business Intelligence.xlsx Vendite.accdb

NEL CD

Business Intelligence.xlsx Vendite.accdb

Recita pressappoco così l’assioma fondamentale della meccanica,

applicabile a tutte le forze riscon- trate in natura, conosciuto come terza legge di Newton. Senza sco- modare il battito d’ali generatore

grare e analizzare informazioni strategiche di business. L’obiettivo

principe del BI consiste, mediante l’utilizzo di soluzioni software, di carpire all’interno della mole di

infine caricare il flusso all’interno di un nuovo database, il database analitico.

L’analisi dei dati

litico?”. Per fare ciò dobbiamo in- trodurre lo strumento dell’analisi OLAP. L’analisi OLAP, acronimo di On Line Analytical Processing, designa un insieme di tecniche

di

uragani della teoria del caos

dati prodotti dal business azien-

Effettivamente manca una rispo- sta alla terza domanda: “Come

software per effettuare l’analisi

o

i principi fisici, risulta eviden-

dale, i fattori chiave che consento-

analizzare i dati del database ana-

interattiva di una grande mole di

te

come un’azione compiuta in

no

conseguentemente di prendere

un qualsiasi campo delle attività umane, generi delle conseguenze più o meno prevedibili e/o auspi- cabili. Nel Business, inteso come

attività economica che si svolge al

decisioni strategiche. In pratica si tratta di un valido strumento che

offre supporto alle decisioni ope- rative e strategiche di un’azienda. L’implementazione di un sistema

fine di produrre profitto, possiamo

di

Business Intelligence pone tre

immaginare semplificando, che

fondamentali problemi da risolve-

il

corpo A sia rappresentato dal-

re:

dove raccogliere le informazio-

le

aziende mentre il corpo B, che

ni

necessarie, come raccoglierle e

riceve e risponde agli stimoli da

zate al conseguimento del profitto,

infine come elaborarle. Risponde-

esse prodotti, costituisce il mer-

re

alla prima delle tre domande è

cato. Non risulta difficile immagi- nare che le azioni compiute dalle aziende sul mercato siano finaliz-

ma come stabilire, ad esempio,

abbastanza semplice, le informa- zioni possono provenire da una qualsiasi sorgente dati presenti in azienda. In genere database dei software gestionali, Internet, web

se

e quanto lo sforzo profuso nel

services o ancora i log dei server

brand management di un partico- lare prodotto ha esito positivo sul volume di affari? Un valido stru- mento, che può dare una risposta a questa domanda, è costituito dal Business Intelligence.

Che cosa è il BI?

sono ottime fonti di dati. Inizia ad essere più complesso rispondere alla seconda domanda in quan-

to si tratta di una mole di dati ri-

levante spesso basati su formati

e tecnologie eterogenee fra loro,

ad esempio file XML, database relazionali o file di testo. A risol-

Il

concetto di Business Intelligen-

vere questo problema ci pensa il

ce

(BI) venne coniato nel 1958

processo ETL (Extraction, Tran-

da Hans Peter Luhn, ricercato-

sformation, Loading). Si tratta di

re

tedesco della IBM. Adoperato

mettere a punto una procedura

46

Office Magazine Settembre 2009

a punto una procedura 46 Office Magazine Settembre 2009 Schematizzazione semplificata di una piattaforma di Business

Schematizzazione semplificata di una piattaforma di Business Intelligence

La rappresentazione di un cubo OLAP dati in tempi ridotti seguendo mo- dalità di elaborazione

La rappresentazione di un cubo OLAP

dati in tempi ridotti seguendo mo- dalità di elaborazione complesse. Abbiamo chiesto al dott. Paolo Mazzeo, ricercatore del CASPUR (Consorzio interuniversitario per le applicazioni di supercal- colo per università e ricerca), di spiegarci brevemente in che cosa consiste e come funziona l’analisi OLAP per la Business Intelligen- ce: le tecnologie OLAP (On Line Analytical Processing) fanno par- te degli strumenti applicativi fi- nalizzati all’analisi dei dati gestiti all’interno del Data Warehouse. Il loro uso in contesti aziendali è finalizzato a consentire un’age- vole lettura interattiva dei dati direzionali, secondo diversi sche- mi/modelli, anche ai manager,

“non informatici”, al fine di effet- tuare analisi mirate, che siano di supporto ai processi decisionali per il raggiungimento di obiettivi specifici. L’interrogazione avviene attraverso il cosidetto “ipercubo” ovvero una matrice multidimen- sionale i cui assi rappresenta- no quelle dimensioni aziendali (es. tempo, area geografica, tipo cliente, ecc.) in base alle quali andiamo a rappresentare i vari fe- nomeni di analisi oppure gli indi- catori; in questo modo le variabili di analisi, ad esempio le vendite, vengono riassunte in base alle di- verse dimensioni, e all’interno di questa struttura esse rappresen- tano la cella dell’ipercubo. Le di- verse dimensioni possono anche

Business Intelligence

Microstrategy Reporting Suite gratuito

Microstrategy Reporting Suite gratuito La storica software house, leader nella produzione di applicazioni per la Business

La storica software house, leader nella produzione di applicazioni per la Business Intelligence, ha reso gratuita la sua Suite di reporting con licenze perpetue, valide fino a 100 utenti. Ottima notizia per tutte le aziende che in un momento critico per l’eco- nomia globale possono contare su software come questo per realizzare notevoli risparmi sulle licenze. Il software consente, fra le tante funzioni, di visionare i report in pdf o di esportare i risultati in un file di Microsoft Excel. Inoltre viene garantito il supporto on line e la risoluzione dei problemi mediante la comoda On Line Community. Microstrategy Reporting Suite può essere scaricato alla pagina www.microstrategy.com/freereportingsoftware.

essere gerarchizzate (es. tempo = anno > trimestre > mese > giorno

> ora). A prescindere dal prodotto

di B.I. che si utilizza, in genere è

presente una interfaccia grafica che consente l’esecuzione di dif- ferenti funzionalità quali: slice

and dice per compiere analisi su

porzioni specifiche dell’ipercubo

e per operare su di esso da diverse

prospettive; drill-down per visua- lizzare i dati a livelli di dettaglio diversi in modo da capire quale possa essere il fattore determi- nante; roll-up operazione inversa del drill-down ovvero vedo i dati

dal livello di dettaglio a quello ge- nerale; detect and alert per filtra-

re, ordinare e classificare i dati in

modo da individuare situazioni di

particolare significatività; calcolo standard per effettuare operazio-

ni banali come somma, media,

varianza oppure per costruire nuove variabili o indicatori.

Il BI Open Source

Un ambiente di Business Intel-

ligence necessita del contribu-

to di varie componenti (ETL, database analitici, reportistica, OLAP, analisi statistica ecc.). Nel mondo del software Open Source fortunatamente è possi- bile trovare tutte le componenti

per realizzare sistemi di Business Intelligence in tutte le loro sfac- cettature. Risulta tuttavia ovvia la complessità insita nell’integra- zione di più applicazioni softwa- re in una soluzione personaliz- zata al problema, ciò fa preferire nella maggior parte dei casi una piattaforma di BI che integri di default gli strumenti necessari. Per la delicata fase ETL, ovve- ro l’alimentazione del database analitico, chiunque voglia evita-

re costose soluzioni commerciali può affidarsi all’ottimo Talend Open Studio, scaricabile dal sito

La struttura del database

I n queste pagine verranno illustrate al- cune semplici funzioni che consentono

l’analisi e l’interpretazione dei dati, non- ché il reporting utilizzando Microsoft Ex- cel e i database di Microsoft Access. Per prima cosa dovremo crearci un database, utilizzando Access, che contenga tabelle

di dati relativi alle attività dell’azienda.

Per semplicità immaginiamo una tabella all’interno della quale sono memorizzati, mediante una maschera di inserimento,

i dati relativi al fatturato generato da un determinato prodotto nei 12 mesi dell’an-

no nelle tre aree geografiche Nord, Sud

e Centro. Successivamente creiamo una seconda tabella all’interno della quale sa- ranno registrate le spese di formazione e addestramento della forza vendite, sem- pre in una scansione temporale mensile.

La tabella “vendite”

La tabella “formazione”

1 Creiamo un nuovo database vuoto di Mi- crosoft Access e inseriamo, facciamo clic con
1
Creiamo un nuovo database vuoto di Mi-
crosoft Access e inseriamo, facciamo clic
con il tasto destro sull’intestazione della
2 PSelezioniamo Tabella nel gruppo Tabelle del-
la scheda Crea. A questo punto possiamo ri-
empire la tabella inserendo i mesi dell’anno
colonna e selezioniamo Rinomina colonna. Inseriamo
i 12 mesi dell’anno nella prima colonna e successi-
vamente le tre colonne riportanti il fatturato mensi-
le per area geografica. Salviamo la tabella.
e
per area geografica, ad esempio, gli investimenti
in
formazione e addestramento del gruppo vendite
che si occupa dello specifico prodotto. Al termine
salviamo la tabella e il database.
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Office fai da te

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Da Access ad Excel

I l nostro database Access 2007 sarà la data warehouse dalla quale estrapoleremo le in-

formazioni desiderate. Per rappresentare ed analizzare i dati contenuti nel database usere- mo Microsoft Excel 2007 e le Tabelle Pivot. Una Tabella Pivot è uno strumento analitico e di re- porting necessario alla creazione di tabelle rias- suntive. Uno dei fini principali di queste tabelle è l’organizzazione di dati complessi tramite una scelta opportuna dei campi e degli elementi che devono comporla. Le tabelle pivot vengono usa- te principalmente per raccogliere dati in modo strutturato al fine di evidenziare le relazioni tra gruppi diversi. Si rendono particolarmente utili se si presenta la necessità di esaminare diverse categorie di dati in configurazioni diverse. An- che per questo sono apprezzate soprattutto nel caso in cui sia necessario elaborare tabelle di elevate dimensioni.

La riga dei valori

elaborare tabelle di elevate dimensioni. La riga dei valori 3 Come già detto l’ultima riga contiene

3 Come già detto l’ultima riga contiene di default la somma dei dati in colonna. Per modificare la formula facciamo clic nella

finestra di dialogo laterale nel riquadro Valori, sele- zionano Somma di nomecampo. Dal menu a tendina scegliamo Impostazioni campo valore. Spuntiamo la formula e confermiamo con Ok.

La tabella “vendite”

la formula e confermiamo con Ok . La tabella “vendite” 1 Apriamo un foglio Excel e

1 Apriamo un foglio Excel e rinominiamo il

Foglio1. Selezioniamo dal menu la sche-

da Inserisci e facciamo clic su Tabella Pi-

vot nel gruppo Tabelle. Nella finestra spuntiamo Selezione connessione e scegliamo Seleziona con- nessione. Mediante Sfoglia selezioniamo il data- base Access. Clic su Apri e Ok.

Aggiorniamo la tabella

base Access. Clic su Apri e Ok . Aggiorniamo la tabella 4 Per visualizzare l’elenco campi

4 Per visualizzare l’elenco campi nella finestra laterale selezioniamo Elenco campi nel gruppo Mostra/Nascondi nella

scheda Opzioni del menu Strumenti tabella pivot che appare quando viene scelta la tabella. Per aggiornare la tabella facciamo clic su Aggiorna nel gruppo Dati della scheda Opzioni.

Impostiamo la tabella Pivot

Dati della scheda Opzioni . Impostiamo la tabella Pivot 2 Nella finestra laterale Elenco campi tabella

2 Nella finestra laterale Elenco campi tabella pivot spuntiamo i campi del database che desideriamo inserire nel report. Appari-

ranno ad ogni spunta le colonne selezionate. Au- tomaticamente sono riconosciute le etichette di riga e colonna. L’ultima riga di default mostrerà la somma dei valori per colonna modificabili.

Grafico Pivot

la somma dei valori per colonna modificabili. Grafico Pivot 5 Per creare un grafico di report

5 Per creare un grafico di report che ri- porti i dati del database riassunto nella tabella pivot facciamo clic all’interno

del gruppo Strumenti, sul pulsante Grafico Pivot. Il pulsante è contenuto nella scheda Opzioni. Selezioniamo la tipologia di grafico e infine se- lezioniamo Ok per creare il grafico.

www.talend.com. Per quanto

utente che solitamente è fornita

Piattaforme pronte

software a libera scelta dell’uten-

riguarda il DB Analitico, periodi-

da Jpivot, http://jpivot.source-

all’uso

te,

anche se SpagoBI consiglia e

camente aggiornato nella fase di ETL, vengono utilizzati di solito comuni database relazionali. Se non si hanno particolari pretese la scelta può ricadere su MySQL, www.mysql.it. Il cuore della BI è costituito dall’analisi OLAP che nella forma più semplice vie- ne definita ROLAP (Relational

forge.net, che consente la na- vigazione dei cubi OLAP. Per la reportistica si può utilizzare Ja- sperReports, http://jasperfor- ge.org, libreria Java molto diffusa che consente mediante l’utilizzo di iReport la creazione di report in modo intuitivo. È necessa- rio distinguere i report creati da

L’approccio migliore alla Business Intelligence per le PMI, pur restan- do nell’ottica Open Source, consi- ste nell’utilizzare una piattaforma pronta all’uso. Fra le tante esistenti citiamo SpagoBI, una piattaforma Open Source made in Italy total- mente gratuita. Le funzionalità di SpagoBI coprono tutte le esigenze

supporta l’utilizzo del già citato Talend Open Studio. SpagoBI può essere scaricato al sito http://spa- gobi.eng.it. Citiamo anche l’ottima Pentaho, una delle piattaforme più cono- sciute per la Business Intelligence, scaricabile in versione Trial dal sito www.pentaho.com.

OLAP) che consente di utilizzare i comuni database relazionali. La soluzione Open Source più dif-

un’interrogazione del database con i Cruscotti che di solito sono pagine sintetiche e interattive

di reporting, analisi OLAP, analisi geografica, alerts, cruscotti e Data Mining. I documenti vengono svi-

L’approccio di Big M al BI

fusa è Mondrian, motore OLAP

che illustrano i risultati grafica-

luppati utilizzando i vari strumen-

Secondo la società di ricerca in

sviluppato in linguaggio Java

mente. Citiamo a tal proposito la

ti

che compongono la piattaforma

ambito IT Gartner, negli ultimi

implementato in quasi tutte le

libreria grafica Java JFreeChart

e

successivamente integrati sem-

anni le aziende hanno speso più

piattaforme di BI Open Source.

con cui è possibile realizzare de-

pre all’interno di SpagoBI. La fase

di

40 miliardi di dollari in sof-

Mondrian non ha un’interfaccia

cine di grafici differenti.

ETL può essere realizzata con un

tware aziendali. Ciò comporta la

48

Office Magazine Settembre 2009

Business Intelligence

La formula “Correlazione”

F ra le formule statistiche implementate in Microsoft Excel tro- viamo la funzione Correlazione che consente di individuare

il grado di dipendenza esistente fra due serie di dati. Per corre-

lazione si intende una relazione tra due variabili casuali tale che

a ciascun valore della prima variabile corrisponda con una certa

regolarità un valore della seconda. Non si tratta necessariamente

di un rapporto di causa ed effetto ma semplicemente della ten-

denza di una variabile a mutare in funzione di un’altra. Talvolta le variazioni di una variabile dipendono dalle variazioni dell’altra (relazione tra la statura dei padri e quella dei figlio ad esempio), talvolta sono comuni (relazioni tra la statura e il peso di un in- dividuo); talvolta sono reciprocamente dipendenti (relazione tra prezzo e domanda di una merce: il prezzo influisce sulla domanda e la domanda influisce sul prezzo).

Tabella pivot “Formazione”

influisce sul prezzo). Tabella pivot “Formazione” 1 Con lo stesso procedimento già applicato facciamo clic

1 Con lo stesso procedimento già applicato facciamo clic su Inserisci/Tabella pivot e se- lezioniamo i campi della tabella da inseri-

re. A questo punto abbiamo le due serie di dati da analizzare mediante la funzione Correlazione. Analizzeremo la variazione del fatturato per area al variare degli investimenti in formazione.

La Correlazione

al variare degli investimenti in formazione. La Correlazione 2 La funzione Correlazione restituisce un va- lore

2 La funzione Correlazione restituisce un va- lore fra -1 e +1. Più il risultato sarà pros- simo a +1 e più ci sarà un legame fra i

dati. Selezioniamo la cella vuota al di sotto della Somma di Fatturato Centro e digitiamo la seguente

formula=CORRELAZIONE(B3:B14;Formazione!B3:B14).

Abbiamo così inserito le due colonne Centro.

Analizziamo i risultati

inserito le due colonne Centro . Analizziamo i risultati 3 Trasciniamo la formula nelle celle accanto

3 Trasciniamo la formula nelle celle accanto

per eseguire il calcolo di correlazione sui dati

Nord e Sud. Per il Centro avremo come risul-

tato 0,23. Ciò vuol dire che i risultati ottenuti non di- pendono molto dagli investimenti in formazione, oc- correrà dunque verificare la bontà di tali investimenti. Una correlazione maggiore si ha per i dati Sud.

costituzione di data warehouse sempre più corpose contenenti informazioni, che se ben inter- pretate, possono costituire un valido supporto ai processi de-

cisionali. “Pensiamo alla BI per tutti” afferma Nic Smith, PM Se- nior Microsoft, “I collaboratori desiderano disporre della BI in un ambiente familiare e devono

essere in grado di condividere informazioni e racchiuderle in un contesto”. La softwarehouse di Redmond al fine di supportare le attività di Bu-

siness Intelligence ha aggiunto di- verse funzionalità a Microsoft Of- fice Excel 2007, Microsoft Office Share Point 2007 e Microsoft SQL Server 2007.

La formattazione condizionale

P er favorire la presentazione dei dati, Excel dispone di una utile funzionali-

tà recentemente potenziata. Stiamo par- lando della Formattazione condizionale. Quest’ultima consente agli utenti di ag- giungere effetti speciali come colori e om- breggiature, che migliorano graficamente

la visualizzazione dei risultati numerici. Naturalmente come molti di voi già sa-

pranno, la formattazione potrà essere lega-

ta direttamente ai risultati delle formule in

modo da evidenziare esclusivamente alcu-

ni risultati in base al loro valore. Oltre alla

formattazione condizionale, Excel 2007 comprende anche diverse funzionalità che consentono di filtrare e ordinare i dati in

tabelle pivot e grafici pivot. tali funzionali-

tà potranno essere sfruttate proficuamente

durante l’analisi di Business Intelligence.

Scegliamo il tipo

l’analisi di Business Intelligence. Scegliamo il tipo 1 Un ottimo strumento per il reporting e per

1 Un ottimo strumento per il reporting e per l’analisi a colpo d’occhio dei dati è costi- tuito dalla Formattazione Condizionale di Excel

2007. Selezioniamo la tabella di dati con il mouse che si vuole formattare e dalla scheda Home fac- ciamo clic su Formattazione Condizionale nel gruppo Stili. Scegliamo Barre di dati.

La Correlazione

gruppo Stili . Scegliamo Barre di dati . La Correlazione 2 Oltre all’evidenziazione tramite barre, pos-

2 Oltre all’evidenziazione tramite barre, pos- siamo assegnare un colore alla cella in base al valore. Selezioniamo Scale di colori selezio-

nando Formattazione condizionale e facciamo clic su Altre regole. Da questa finestra è possibile modifica- re i criteri con cui vengono colorate le celle in pochi clic personalizzando la formattazione.

Settembre 2009 Office Magazine

49

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Office fai da te

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Excel diventa il tuo contabile

Grazie al foglio di calcolo è possibile gestire i rapporti con fornitori e clienti molto semplicemente. E non solo. Si possono anche amministrare acquisti e vendite con pochi passaggi. Ecco come

In una realtà d’impresa, piccola o grande che sia, qualsiasi evento di rilevanza economica deve es- sere annotato e registrato. Ogni spostamento di denaro deve es-

sere contabilizzato attraverso un metodo efficace e secondo criteri specifici che ne permettano una rapida elaborazione. E a dover essere annotate non sono solo le finalità relative agli spostamenti

di denaro, ma anche le specifiche

dei soggetti economici, clienti e

fornitori, ai quali le transazioni

si riferiscono. Nella pratica con-

ai quali le transazioni si riferiscono. Nella pratica con- tabile, esistono due metodi prin- cipali di

tabile, esistono due metodi prin-

cipali di gestione: la contabilità generale e quella industriale. Quest’ultima registra solo fatti di gestione interna, e riguarda i processi di trasformazione delle materie prime in prodotti finiti

o in erogazione di servizi. La pri- ma, invece, riguarda i rapporti tra l’azienda e il mondo esterno, quindi con i fornitori per l’ac- quisto di materie prime e con i

clienti per la vendita di prodotti

e servizi. La contabilità generale

è l’oggetto di questo approfon-

dimento, essendo più generica e

comune a tutte le aziende. Infatti, al di là del puro sistema contabile che è disciplinato da precise nor- me, in ogni azienda c’è sempre la necessità di amministrare i rap-

porti tra clienti e fornitori. Di cre- are un registro personale con il

quale amministrare i rapporti tra

chi viene a contatto con l’impre-

sa. Ecco perché abbiamo deciso

di dar vita ad un’applicazione

Excel che permetta di gestire con semplicità questi contatti. Un’ap-

plicazione da affiancare al nostro

software gestionale dedicato alla pura contabilità generale.

gestionale dedicato alla pura contabilità generale. ESEMPI ClientiEFornitori.xlsm L’informatica Prima di

ESEMPI

ClientiEFornitori.xlsm

L’informatica

Prima di descrivere la struttura del nostro progetto, è necessaria una precisazione. La contabilità gene- rale, definita anche ordinaria, è tenuta con il metodo della partita

doppia e secondo precise norme del Codice Civile. Sia le grandi im- prese che le più piccole hanno l’ob- bligo di produrre determinati do- cumenti contabili e di registrarli in base a precisi criteri. E per una sana,

Elenco clienti e copertina

Tabella client

Elenco clienti e copertina Tabella client 1 Aprire un nuovo documento di Microsoft Excel. Rinominare il

1 Aprire un nuovo documento di Microsoft

Excel. Rinominare il Foglio1 in ElencoGenera-

leClienti, quindi inserire una tabella conte-

nente l’anagrafica di tutti i clienti di cui occorre

tenere la contabilità. Tale foglio rappresenta, so- stanzialmente, il database di riferimento dal qua- le si sviluppa l’intero documento.

Casella combinata

qua- le si sviluppa l’intero documento. Casella combinata 2 Le caselle combinate sono un oggetto che

2 Le caselle combinate sono un oggetto che racchiude in un elenco a discesa il contenuto di un intervallo di celle. Per

usarle attivare la scheda Sviluppo: cliccare sul bottone Microsoft Office, poi su Opzioni di Excel. In Impostazioni generali selezionare Mostra sche- da Sviluppo sulla barra multifunzione.

Copertina

sche- da Sviluppo sulla barra multifunzione . Copertina 3 In un nuovo foglio, da usare come

3 In un nuovo foglio, da usare come coper- tina, colorare lo sfondo e inserire una ca- sella. Nel gruppo Controlli della scheda Svi-

luppo fare clic su Inserisci, quindi selezionare la ca-

sella combinata. Posizionarsi con il puntatore del mouse nella parte del foglio dove si vuole inserir- la e dimensionarla a piacimento.

62

Office Magazine Dicembre 2008

Gestire clienti e fornitori con Excel (I parte)

Il foglio per il singolo cliente

P er ogni singolo cliente assistito, inserito nell’elenco, occorre costruire un foglio

di calcolo dedicato contenente i dati ad esso relativi. In particolare occorre inserire le seguenti informazioni: la lista dei clienti, l’elenco dei fornitori, il riepilogo mensile delle fatture emesse, quelle delle fatture pagate e una tabella riepilogativa, mese per mese, delle spese e degli incassi. In tal modo si riesce ad avere tanto un tipo di informa- zione immediata quanto una più dettaglia- ta. Il foglio si costruisce molto semplice- mente, anche se occorre utilizzare qualche tabella, perché comunque al di là di qualche somma non occorre l’uso di particolari for- mule o di strumenti complessi. È una fase che richiede un po’ di pazienza, ma una vol- ta costruito il primo foglio gli altri sono una banale copia.

Registro fatture emesse

gli altri sono una banale copia. Registro fatture emesse 3 Costruire ora la tabella per registrare

3 Costruire ora la tabella per registrare le fatture. Inserire le colonne numero, data, cliente, descrizione e importi con aliquote

in percentuali diversificate. La colonna Importi ope- razioni fa la somma delle celle adiacenti, mentre l’aliquota è una semplice moltiplicazione tra l’im- porto e la percentuale specificata.

Clienti

tra l’im- porto e la percentuale specificata. Clienti 1 Rinominare un nuovo foglio di calco- lo

1 Rinominare un nuovo foglio di calco- lo con il nome di uno dei clienti della li- sta, quindi colorare l’intero sfondo del-

lo stesso. A partire dalla cella B1 costruire una tabella contenente l’anagrafica dei clienti rela- tivi dell’assistito. Formattare la tabella usando il tasto Formatta come tabella del gruppo.

Fatture per mese

tasto Formatta come tabella del gruppo. Fatture per mese 4 La tabella precedente va ora ricopiata

4 La tabella precedente va ora ricopiata nelle celle sottostanti in modo tale da averne una per ogni singolo mese. Suc-

cessivamente a ciò copiare le colonne da P a Z e incollarle a partire dalla colonna AB. Nelle intestazioni di tali tabelle cambiare la dicitura Emesse con Pagate e variarne la formattazione.

Fornitori

Emesse con Pagate e variarne la formattazione. Fornitori 2 Con lo stesso principio a partire dalla

2 Con lo stesso principio a partire dalla colonna I costruire la tabella dei fornito- ri e formattarla utilizzando nel caso uno

stile differente. Per il fornitore, così come per il

cliente, i campi che interessano sono ragione sociale, indirizzo, partita IVA e contatti tipo te- lefono o indirizzo di posta elettronica.

Riepilogo totali

lefono o indirizzo di posta elettronica. Riepilogo totali 5 Definire ora un’ultima tabella riepilogativa. Mese per

5 Definire ora un’ultima tabella riepilogativa. Mese per mese calcolare il totale delle fat- ture emesse (guadagno), quello delle fat-

ture pagate (spese) e farne la differenza. Ogni ca- sella contiene il totale mensile calcolato nelle re- lative tabelle delle fatture. L’ultima colonna è, in- vece, la differenza tra le prime due.

chiara e corretta tenuta della con-

amministrare, appunto, i rapporti

sizione un elenco di tutti i clienti

assistito ci si focalizza su una ma-

tabilità, è ad esse che si rimanda.

personali e commerciali tra clien-

assistiti. Tale elenco è rappresen-

schera in cui ci sono una tabella ri-

Fortunatamente, gli uffici ammini-

ti

e fornitori, soprattutto quando

tato in una casella combinata o

epilogativa e dei pulsanti. La tabella

strativi delle aziende godono oggi dei vantaggi offerti dai sistemi infor-

le

nei casi di studi amministrativi e

aziende sono numerose, come

elenco a discesa. Selezionando un cliente l’evento che si “scatena” è

racchiude il resoconto immediato, mese per mese, della differenza tra

mativi professionali, che si aggior-

contabili. L’applicazione che ci ac-

lo

spostamento in un diverso foglio

quanto pagato e quanto incassato

nano in tempo reale ed effettuano

cingiamo a realizzare è perfetta per

di

calcolo, che racchiude tutte le

tramite le fatture. In tal modo istan-

i

dovuti controlli di corrispondenza

questo tipo di impiego. È ideale per

informazioni relative alla persona

taneamente si ha un riscontro per

con le norme civili e fiscali e con

affiancare un programma contabile

o

all’azienda selezionata: l’elenco

capire se il cliente è in perdita o sta

i

principi contabili nazionali e in-

e

fornire un supporto in più per la

dei

clienti, quello dei fornitori, il re-

guadagnando. E già questa è un’in-

ternazionali. E se tale supporto è

registrazione dei movimenti con-

gistro delle fatture emesse e quello

formazione basilare. I pulsanti,

ormai obbligatorio per la singola

tabili. Senza contare la possibilità

delle fatture pagate. Ovviamente

invece, sono presenti allo scopo di

azienda, ancora più fondamentale

di

personalizzarla in base ai propri

tutte queste tabelle dati, racchiu-

visualizzare, o nascondere, le altre

è l’uso di un software ad hoc per

gusti ed alle proprie esigenze.

se

in un solo foglio, si prestano ad

tabelle dati. Esempio: si nota che

chi di mestiere gestisce la conta-

una lettura non semplice alquanto

l’assistito è in perdita. Per capire il

bilità degli altri, come ad esempio

Il nostro progetto

farraginosa. È bene, quindi, opera-

perché si clicca su un pulsante e si

gli studi commerciali e i centri di

Il

foglio di calcolo che stiamo per

re

in modo tale da migliorare la si-

visualizza la tabella dati relativa alle

elaborazione dati. Quello che i sof-

costruire presenta una pagina di

tuazione. In pratica quando si apre

fatture pagate. Qui è presente un

tware avanzati spesso non fanno, è

partenza in cui l’utente ha a dispo-

il

foglio relativo al singolo cliente

ulteriore pulsante che chiude la vi-

Dicembre 2008 Office Magazine

63

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Office fai da te

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

L’utilizzo delle macro

I l foglio del singolo cliente, così com’è realizzato, non si presta ad una consul-

tazione agile. Anzi appare piuttosto far- raginoso. Un miglioramento sotto questo punto di vista si ottiene ricorrendo a dei pulsanti e associandogli delle macro. La situazione che si vuole raggiungere è la seguente: quando si apre il foglio deve es- sere centrato sulla tabella riepilogativa dei totali mensili, nascondendo tutte le altre tabelle. Da qui devono essere disponibili quattro pulsanti al cui clic si devono apri- re rispettivamente la tabella dei clienti, quella dei fornitori, l’elenco delle fatture emesse e quello delle fatture pagate. In ognuna di queste si inserisce un ulteriore pulsante al cui clic si richiude la relativa tabella. In tal modo la consultazione del foglio è molto più veloce e semplice.

Registrare una macro

foglio è molto più veloce e semplice. Registrare una macro 3 Nella scheda Sviluppo fare clic

3 Nella scheda Sviluppo fare clic su Registra macro nel gruppo Codice. Assegnare un nome alla stessa, ad esempio mostraE-

lencoClienti e cliccare su OK. Selezionare le co- lonne A e H, fare clic destro e scegliere Scopri. Posizionarsi nella prima cella della tabella e in- terrompere la registrazione.

Le colonne

della tabella e in- terrompere la registrazione. Le colonne 1 La prima cosa da fare è

1 La prima cosa da fare è nascondere le colonne delle tabelle dei clienti, dei for- nitori, delle fatture emesse e di quelle

pagate. Selezionare quindi le colonne dalla B alla G, fare clic destro e selezionare Nascondi. Operare analogamente per le colonne delle al- tre tabelle tranne quella dei totali mensili.

Altre macro

tre tabelle tranne quella dei totali mensili. Altre macro 4 Registrare ora le macro per visualizzare

4 Registrare ora le macro per visualizzare le altre tabelle, selezionando di volta in volta le colonne interessate. Inoltre re-

gistrare altre quattro macro per nascondere le tabelle. Per esempio per nascondere l’elenco fornitori nella registrazione della relativa ma- cro selezionare le colonne I:N, e nasconderle.

Inserire i pulsanti

le colonne I:N , e nasconderle. Inserire i pulsanti 2 Nel foglio resta visualizzata la sola

2 Nel foglio resta visualizzata la sola ta- bella dei totali mensili. Sotto di essa in- serire quattro pulsanti utili a mostrare le

quattro tabelle nascoste. Per inserire un pul- sante fare clic su Inserisci nel gruppo Control- li della scheda Sviluppo. Per editare il testo del pulsante basta un doppio clic su di esso.

Assegnare le macro

pulsante basta un doppio clic su di esso. Assegnare le macro 5 Per assegnare una macro

5 Per assegnare una macro ad un pulsan- te selezionarlo, fare clic destro, sceglie- re Assegna Macro e selezionare la macro.

Prima di ciò inserire 4 pulsanti per la chiusura delle 4 tabelle. Esempio: sotto la tabella clien- ti inserire il pulsante Chiudi Elenco Clienti. Quindi assegnare ad ogni pulsante la giusta macro.

sualizzazione attuale e riporta sulla maschera principale. La situazione è identica per ogni tabella. Grazie alla realizzazione delle maschere contenenti la registrazione delle

entrate e delle uscite, si ha anche a disposizione una sorta di prima nota, con cui verificare lo stato di liquidità e solvibilità delle singole aziende inserite.

I pulsanti di ritorno Per migliorare l’efficienza del lavoro fatto e rendere il documento ancora
I pulsanti di ritorno
Per migliorare l’efficienza del lavoro fatto e rendere il documento ancora
più agile facilitandone la lettura, è consigliabile inserire in ogni foglio del
singolo cliente un ulteriore pulsante. Questi ha lo scopo di far ritornare l’utent e
alla copertina qualora volesse consultare un altro cliente. A tale pulsante va quindi
associata una semplice macro che svolga tale compito. Si tratta di una macro,
che si può per esempio chiamare TornaHome, che deve contenere una sola istru-
zione: Sheets(“Copertina”).Select. L’obiettivo che si raggiunge è quello di otte-
nere dei fogli di calcolo perfettamente “navigabili”, quasi come delle pagine web.

64

Office Magazine Dicembre 2008

Logica illustrata

Realizzare quanto prima descrit- to è certamente impegnativo, ma non così complesso come potreb- be apparire. Lo sviluppo pratico è conseguenza della logica illustra- ta. Per cui dapprima si realizza il foglio che funge da copertina per l’intero documento; nel contem- po in un secondo foglio si riempie la tabella contenente tutti i clienti assistiti; tale tabella è la base per la casella combinata. Successiva- mente si passa a implementare la struttura del foglio di calcolo del singolo cliente, contenente le quat- tro tabelle di elenco clienti, elenco fornitori, fatture emesse e fatture pagate. Tale struttura non contiene

formule particolari se non som- me tra opportune celle. Si arriva, quindi, all’inserimento dei pulsanti per passare da una visualizzazione all’altra e l’implementazione delle relative macro.

Le macro

Una macro è un insieme di coman-

di e funzioni memorizzata in un

modulo di Microsoft Visual Ba-

sic. Il suo concetto d’uso è molto semplice: se si eseguono più volte

le stesse operazioni, per esempio

nascondere o visualizzare delle co-

lonne, possiamo racchiudere la se-

quenza delle istruzioni in questione

in un unico comando. Eseguendo

quest’ultimo si ripetono automati-

Gestire clienti e fornitori con Excel (I parte)

Realizziamo gli altri fogli

Replica

Realizziamo gli altri fogli Replica Il foglio di calcolo realizzato per il singolo cliente va replicato

Il foglio di calcolo realizzato per il singolo

cliente va replicato per ogni persona pre- sente nell’elenco del foglio ElencoGenerale-

Clienti. A tale scopo fare clic destro sulla linguet-

ta in basso del foglio di calcolo contenente i dati del cliente, RossiSanto nell’esempio, e seleziona- re la voce Sposta o copia.

1

Copia

e seleziona- re la voce Sposta o copia . 1 Copia 2 Nella finestra che si

2 Nella finestra che si apre selezionare il fo- glio da copiare quindi spuntare la casella Crea una copia e fare clic su OK. Il foglio è

interamente ricopiato. Non resta ora che rinomi- narlo con un altro nome tra quelli nella lista. Le funzionalità quali macro o formule restano funzio- nanti anche nel nuovo foglio.

Per tutti i clienti

funzio- nanti anche nel nuovo foglio. Per tutti i clienti 3 Utilizzando la medesima procedura rico-

3 Utilizzando la medesima procedura rico- piare tanti fogli per quanti clienti sono pre- senti nell’elenco nel foglio ElencoGenerale-

Clienti e rinominarlo opportunamente. Alla fine si

ha un foglio perfettamente funzionante per ogni singolo cliente. Rimane soltanto da poterlo sele- zionare automaticamente dalla copertina.

camente le sue istruzioni costituen- ti. Per quanto detto, nella registra- zione di una macro, le informazioni

dalla macro. Tornando alla nostra applicazione, una volta implemen- tate le macro, il più è praticamente

relative a ciascun passaggio sono memorizzate mentre si esegue una serie di comandi. Per eseguire la macro registrata, la si può associare ad un pulsante o a una certa combi-

fatto. Il passo successivo è quello di ricopiare tale foglio di calcolo tante volte per quanti sono i clienti conte- nuti nell’elenco dei propri assistiti. L’ultimo passaggio riguarda ancora

nazione di tasti. Una volta registrata

le

macro, ed in particolare l’imple-

una macro, è possibile visualiz-

mentazione di una macro che al

zarne il codice nell’editor di Visual

cambiare del nome selezionato nel-

Basic per correggere eventuali er-

la

casella combinata apre un foglio

rori o modificare l’azione eseguita

di

calcolo piuttosto che un altro.

La funzione Indice

La funzione Indice La macro di selezione del cliente fa riferimento alla cella A14 (riga 14

La macro di selezione del cliente fa riferimento alla cella A14 (riga 14 colonna 1) del foglio ElencoGeneraleClienti. Tale cella con- tiene il nome del cliente selezionato. Tale nome è scritto nella cella grazie ad una proprietà della casella combinata ed alla funzione INDICE. Quan- do si definiscono le proprietà della casella combinata in Collegamento

cella si specifica la cella dove inserire l’informazione sullo stato della casella. Nell’esempio la cella è A13, quindi se si seleziona Rossi Santo in tale cella appare 1. A questo punto in A14, tramite la funzione INDICE

si recupera il nome associato all’indice in A13.

Completiamo il lavoro

La casella combinata

Completiamo il lavoro La casella combinata 1 Nel foglio Copertina selezionare la casel- la combinata; fare

1

Nel foglio Copertina selezionare la casel-

la

combinata; fare clic destro su di essa

e

scegliere Formato controllo. Nella sche-

da Controllo in Intervallo di input immettere l’in-

tervallo A2:E11 del foglio ElencoGeneraleClienti contenente la tabella di tutti i clienti. La casel- la contiene ora l’elenco interessato.

Macro di selezione

la contiene ora l’elenco interessato. Macro di selezione 2 Quando si seleziona un nome dalla ca-

2 Quando si seleziona un nome dalla ca- sella si deve aprire il corrispondente foglio. A tale scopo registrare la macro

vuota SelezionaCliente. Subito dopo fare clic su Macro nel gruppo Codice della scheda Sviluppo, scegliere SelezionaCliente e fare clic su Modifica. Si apre la finestra del codice della macro.

Codice della macro

apre la finestra del codice della macro. Codice della macro 3 Il codice della macro di

3 Il codice della macro di selezione del cliente è racchiuso nell’istruzione If

Sheets(“ElencoGeneraleClienti”).Cells(14,

1).Value = “Rossi Santo” Then Sheets(“RossiSanto”). Select End If che significa se il cliente seleziona- to è Rossi allora mostra la sua pagina. Tale co- dice va ripetuto per ogni cliente.

Dicembre 2008 Office Magazine

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Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Office fai da te

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

IVA, teniamola sotto controllo

Quanto dobbiamo versare all’erario? E quanto possiamo detrarre dalle tasse? Quantifichiamo velocemente questi importi, grazie ad un foglio di calcolo ad hoc

Nell’appuntamento del mese scorso abbiamo visto come realizzare una cartella Excel per mantenere

la contabilità di più clienti. Fogli

di calcolo che sostanzialmente

sono utili a registrare tutte le mo- vimentazioni delle fatture, tanto in entrata quanto in uscita. Tale movimentazione comporta che in

un determinato periodo l’azienda

si ritrova con dei soldi da versare allo stato dovuti alle fatture emes-

se e con dei soldi da detrarre dalle tasse e dovuti alle fatture pagate. L’obiettivo allora è quantificare i

alle fatture pagate. L’obiettivo allora è quantificare i suddetti ammontare e capire mese per mese se

suddetti ammontare e capire mese

per mese se l’azienda ha più soldi

da pagare rispetto a quelli da de-

trarre o viceversa. Integrando tale funzionalità nel foglio di calcolo

realizzato nel precedente appun- tamento si ottiene una cartella abbastanza completa che aiuta a mantenere una prima contabilità

di più clienti in modo efficiente,

permettendo all’utilizzatore di accedere velocemente a informa- zioni basilari quali, appunto, la si- tuazione dell’IVA. Prima di capire come fare è opportuno, però, fare una breve panoramica sull’IVA e

sul suo funzionamento, in modo da avere ben chiaro come operare.

Imposta sul valore aggiunto

L’IVA è un’imposta generale sui consumi che tiene conto dell’incre- mento di valore che un bene o un servizio acquista ad ogni passaggio

economico nel percorso che com- pie dalla produzione al consumo. Tale imposta è un costo che alla fine grava sulle spalle dei consumatori, in quanto è di fatto un componen- te del prezzo dei beni e dei servizi ad essa soggetti. Tuttavia nel ciclo

dei beni e dei servizi ad essa soggetti. Tuttavia nel ciclo ESEMPI IVA.xlsm produttivo commerciale l’IVA

ESEMPI

IVA.xlsm

produttivo commerciale l’IVA è an- ticipata dai soggetti passivi di dirit- to dell’imposta, e cioè le imprese, le società, gli enti, gli esercenti arti e professioni. Tali soggetti hanno l’obbligo di liquidare periodica- mente all’apposito ufficio l’importo dell’IVA addebitata sui propri beni o servizi, anche se ancora non l’han- no incassata. Sopportano, inoltre, anche il costo della complessa ge- stione amministrativa dell’imposta,

Aggiungere delle nuove colonne

Inserire nuove colonne

Aggiungere delle nuove colonne Inserire nuove colonne 1 Aprire l’applicazione realizzata nel pre- cedente appuntamento

1 Aprire l’applicazione realizzata nel pre-

cedente appuntamento e posizionarsi

in uno dei fogli relativi al singolo cliente.

Visualizzare quindi tutte le colonne nascoste. Selezionare poi la colonna AM, fare clic destro e scegliere Inserisci. In tal modo è inserita una colonna sulla sinistra di quella selezionata.

Formato colonna

sulla sinistra di quella selezionata. Formato colonna 2 La colonna inserita assume lo stesso for- mato

2 La colonna inserita assume lo stesso for- mato della tabella che stava alla sua sini- stra. Selezionare allora la colonna AN, fare

clic su Copia formato nel gruppo Appunti della sche-

da Home e quindi cliccare sulla colonna AM, che adesso assume la stessa formattazione della po- sizione dalla quale è stata copiata.

Inserimento multiplo

sizione dalla quale è stata copiata. Inserimento multiplo 3 Occorre inserire almeno dieci-dodici co- lonne. Si

3 Occorre inserire almeno dieci-dodici co-

lonne. Si può continuare a inserire una co-

lonna per volta come mostrato, a partire

da AN per non aver più problemi di formato. Op- pure si possono selezionare più colonne e proce- dere all’inserimento. Sono così inserite tante co- lonne per quante ne sono state selezionate.

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Office Magazine Gennaio 2009

Gestire clienti e fornitori con Excel 2007 (II parte)

La liquidazione periodica

I soggetti passivi sono obbligati alla liqui- dazione periodica dell’IVA. Essa consiste

nella determinazione della posizione debi- toria o creditoria ai fini IVA relativamente ad un determinato periodo di tempo. La liquidazione IVA può essere mensile o tri- mestrale ed è calcolata come segue: IVA sulle fatture emesse meno IVA detraibile delle fatture di acquisto nel periodo di rife- rimento. Un segno più indica IVA a debito, un segno meno IVA a credito. Nell’esempio si considera un intervallo di tempo men- sile. Inoltre si fa il calcolo dell’acconto an- nuale. È importante conoscere tale infor- mazione poiché se a fine anno emerge una posizione creditoria, anziché riportarla alla liquidazione del periodo successivo, si può compensare il credito con altri tributi nel modello F24, cioè si pagano meno tasse.

Le somme dell’IVA

modello F24, cioè si pagano meno tasse. Le somme dell’IVA 3 Occorre ora calcolare a quanto

3 Occorre ora calcolare a quanto am- monta l’IVA relativa alle fatture emesse e quella relativa alle fatture pagate. Per

esempio selezionare la cella AO4 e fare clic su Inserisci funzione nella scheda Formule. Selezio- nare Somma dall’elenco quindi inserire le celle contenenti l’IVA alle diverse aliquote.

La prima tabella

contenenti l’IVA alle diverse aliquote. La prima tabella 1 A partire da AN2 costruire una tabella

1 A partire da AN2 costruire una tabella di

due colonne per sei righe. Inserire come

titolo la dicitura Liquidazione di più il mese

di riferimento, gennaio per la prima tabella. Prevedere poi una cella per la somma dell’IVA sulle fatture emesse e una per quella sulle fat- ture pagate. In AO7 inserire AO4-AO5.

Ricopiare la tabella

pagate. In AO7 inserire AO4-AO5 . Ricopiare la tabella 4 Dopo aver inserito nella cella AO5

4 Dopo aver inserito nella cella AO5 la formu- la che somma gli importi dell’IVA relativa alle fatture pagate non resta che selezio-

nare l’intera tabella, copiarla e incollarla tante vol- te quanto basta per raggiungere le dodici mensi- lità. Controllare quindi le formule di somma e for- nire il riferimento alle celle giuste.

La funzione SE

e for- nire il riferimento alle celle giuste. La funzione SE 2 Tale funzione restituisce un

2 Tale funzione restituisce un valore se una

certa condizione è vera, un altro valore se

è falsa. Per cui in AN7 inserire la formula

SE(AO4>AO5;”IVA da versare”;”IVA a credito”) il cui si-

gnificato è chiaro: se la somma dell’IVA relativa alla fatture emesse è maggiore di quella sulle fat- ture pagate si ha IVA a debito.

Registrare la macro

fat- ture pagate si ha IVA a debito. Registrare la macro 5 Nascondere le colonne AN

5 Nascondere le colonne AN e AO, quindi nella scheda Sviluppo fare clic su Registra macro nel gruppo Codice, assegnare un

nome alla stessa e cliccare su OK. Selezionare le colonne AM e AP, fare clic destro e scegliere Scopri. Posizionarsi nella prima cella della ta- bella e interrompere la registrazione.

l’onere finanziario dell’anticipazio- ne dell’imposta, e se si trovano a credito, l’onere finanziario ed il co- sto della procedura del rimborso. A quanto ammonta l’imposta sul va-

lore aggiunto? L’aliquota ordinaria è stabilita nella misura del 20% della base imponibile. Ci sono però casi

di aliquote ridotte che si applicano

ad operazioni esplicitamente indi-

cate quali, per esempio, la cessione

di fabbricati a destinazione abitati-

va, le case di abitazione non di lusso destinate a prima casa, locazione

di immobili di civile abitazione e

altro. Ecco perché nella cartella

della contabilità sono state previste anche delle aliquote al quattro ed

al dieci per cento. Da questa bre-

ve descrizione appare abbastanza chiaro come per ogni cliente assisti- to occorra tenere sempre ben pre- sente la situazione relativa all’IVA. L’importanza di ciò risiede nel fatto che in base al periodo temporale ed ai soldi “in gioco” nello stesso inter- vallo può essere opportuno valuta-

re di fare un acquisto piuttosto che non farlo o cose del genere. Poiché movimenti di questo tipo incido-

no in maniera anche abbastanza pesante sulle liquidità disponibili. In particolare poi, con l’avvicinarsi

della fine dell’anno, è determinante capire quantificare l’IVA a debito e quella a credito che si sta maturan- do. In modo da poter operare, con

opportune movimentazioni, ad ab-

bassare una o innalzare l’altra. Per esempio, se ci si rende conto che si ha troppa IVA a debito si può pen- sare di abbassarla attraverso opera- zioni di sponsorizzazione e sosten- tamento di associazioni o enti, il cui importo è deducibile, secondo la legge, dal monte IVA.

Integrazione del foglio di calcolo

Sulla scorta di quanto detto come operare allora sul foglio di calcolo per integrarlo opportunamente? L’obiettivo è quello di avere sem- pre una fotografia precisa della si- tuazione relativa alle imposte sul valore aggiunto, sia per un arco di tempo mensile che nell’ottica di

un riepilogo annuale. Avendo già

implementato una sorta di registro

delle fatture emesse e di quelle pa- gate, con relative differenziazioni

di aliquota, raggiungere l’obietti-

vo dichiarato è sostanzialmente

semplice. Occorre infatti aggiun- gere delle tabelle all’interno delle quali con delle banali operazioni

di somma si ottengono le informa-

zioni desiderate. Sono tabelle che

successivamente sono visualizzate

o nascoste attraverso delle macro

dedicate. Diversamente da quanto precedentemente fatto si sceglie

di avviare, poi, le stesse non attra-

verso dei pulsanti ma tramite delle forme che rendono esteticamente migliore l’applicativo. Sono forme

Gennaio 2009 Office Magazine

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Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Office fai da te

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Il calcolo dell’IVA

N elle tabelle delle fatture pagate ed in quella delle fatture emesse l’IVA è cal-

colata moltiplicando l’importo per la relati- va aliquota, al 4, 10 o 20 per cento. Si vuole generalizzare la cosa creando una funzione ad hoc, che riceve in ingresso un importo ed un’aliquota e restituisce la relativa IVA. Per creare delle funzioni personalizzate occorre usare il linguaggio Visual Basic: ovviamen- te per funzioni più complesse ne necessita una buona conoscenza, ma la maggior parte delle funzioni può essere creata utilizzando solo operatori aritmetici e semplici formule. La funzione creata si sostituisce, nelle cel- le interessate, alla banale moltiplicazione effettuata. Inoltre la funzione stessa è uti- lizzabile in altre cartelle Excel salvando la cartella in cui è generata come componente aggiuntivo.

Scrivere la funzione

è generata come componente aggiuntivo. Scrivere la funzione 2 Dichiarare le variabili all’interno delle paren- tesi

2 Dichiarare le variabili all’interno delle paren- tesi tonde, di fianco al nome della funzione, e trascrivere la formula tra le istruzioni Pu-

blic Function e End Function. Il codice da trascrivere è quello mostrato in figura. Se l’importo è un numero e non è vuoto lo si moltiplica per l’aliquota, compre- sa tra 0 e 100.

Utilizzo

per l’aliquota, compre- sa tra 0 e 100. Utilizzo 4 Non resta che utilizzare la funzione.

4 Non resta che utilizzare la funzione. Posizio- narsi nella cella V4 e inserire la funzione crea- ta. Alla richiesta dei parametri passare come

importo la cella contenente lo stesso, U4 nell’esem- pio, e la percentuale di aliquota desiderata, 4 nel caso in questione. Cliccando su OK si ottiene il ri- sultato cercato.

Nuova routine

su OK si ottiene il ri- sultato cercato. Nuova routine 1 Aprire Visual Basic cliccando su

1 Aprire Visual Basic cliccando su Visual Basic

nel gruppo Codice della scheda Sviluppo.

Usare il comando Inserisci/Modulo quindi In-

serisci/Routine; nella finestra che appare a video digitare il nome da assegnare alla funzione e se- lezionare le opzioni Function in Tipo e Public in Area di validità.

Richiamare la funzione

e Public in Area di validità . Richiamare la funzione 3 Per richiamare la funzione all’interno

3 Per richiamare la funzione all’interno di una cella del foglio di calcolo è sufficiente utilizzare il comando Inserisci funzione nella

scheda Formule. Selezionare la categoria Definite dall’utente. Si può notare che la funzione si diffe- renzia da quelle di Excel soltanto perché è priva della Guida in linea.

Nelle altre celle

perché è priva della Guida in linea . Nelle altre celle 5 Per rendere più generale

5 Per rendere più generale il tutto salvare l’ali- quota in una cella, nell’esempio 4 in V2, 10 in X2 e 20 in Z2 e riferirla nella formula in modo

assoluto. Poi, con un po’ di pazienza, ricopiare la tabella per tutti i dodici mesi nelle celle sottostanti e ripetere tale lavoro anche per le tabelle delle fatture pagate.

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Office Magazine Gennaio 2009

Esportare la funzione Per rendere disponibile la funzione definita nelle altre cartelle Excel basta semplicemen-
Esportare
la funzione
Per rendere disponibile la
funzione definita nelle altre
cartelle Excel basta semplicemen-
te trasferirla su altre cartelle: aprire
l’editor Visual Basic quindi il modulo
contenente la funzione e fare clic su
Esporta file nel menu File; rinomi-
nare opportunamente il file, che avrà
estensione .bas e salvarlo in una di-
rectory qualsiasi. Successivamente
aprire una nuova cartella, aprire l’edi-
tor Visual Basic, fare clic su Importa
file nel menu File e selezionare il file
.bas salvato. A questo punto se si
inserisce una funzione in una cella
della cartella aperta, tra quelle defini-
te dall’utente si ritrova quella appena
realizzata.

predefinite, disponibili nei disegni

di Excel, quali rettangoli, cerchi e

similari, e che rispetto al classico pulsante sono personalizzabili e

stilisticamente più belli da vedere. Sempre per migliorare il prodotto

da un punto di vista dell’”apparire”

alcune celle contenenti un importo visualizzano quest’ultimo solo se lo stesso ha senso, altrimenti visua-

lizzano un testo esplicativo. Tale ri- sultato è ottenibile facendo ricorso alle funzioni logiche. Le funzioni in generale sono formule predefinite che eseguono calcoli utilizzando valori specifici, gli argomenti. Que-

sti possono essere numeri, testo, va-

lori logici come vero o falso, matrici. Quando si tratta di valori logici sono appunto dette logiche.

Funzioni definite dall’utente

Esaurita la parte operativa, che, come si può notare, ricalca con qualche lieve modifica quanto già fatto nel precedente appro- fondimento, l’obiettivo che ci si pone è quello di fare uno step in più che migliora la qualità della struttura applicativa. Si tratta di creare una funzione personaliz- zata che dati in ingresso un im- porto e un’aliquota restituisce in uscita l’ammontare dell’IVA. Seb- bene, infatti, l’offerta di funzioni predefinite è alquanto ampia e diversificata, Excel permette di creare delle proprie funzioni.

Gestire clienti e fornitori con Excel 2007 (II parte)

Determiniamo l’acconto annuale

Strutturare la tabella

Determiniamo l’acconto annuale Strutturare la tabella 1 Per il calcolo annuale dell’acconto IVA è necessaria

1 Per il calcolo annuale dell’acconto IVA è necessaria un’ultima ma molto sempli- ce tabella. Sostanzialmente servono tre

celle: una che riepiloga le somme del registro delle fatture emesse, una che registra le ope- razioni relative alle fatture pagate e infine una che faccia la differenza tra le due quantità.

Inserire le formule

la differenza tra le due quantità. Inserire le formule 2 In AX5 inserire la somma delle

2 In AX5 inserire la somma delle celle IVA sulle vendite delle liquidazioni mensili. Analogamente in AX6 inserire la somma

delle celle IVA sugli acquisti. Infine nell’ultima

riga, le cui celle sono state unite, inserire la formula =SE(AX5-AX6<103,29;”Versamento non dovuto, importo inferiore al minimo”;AX5-AX6).

Registrare le macro

inferiore al minimo”;AX5-AX6) . Registrare le macro 3 Registrare ora una macro che visualizzi le colonne

3 Registrare ora una macro che visualizzi le colonne AQ:AX. Registrare poi due macro che nascondono le colonne AN:AO e AQ:AX.

Anziché registrare le macro si può inserirne il co-

dice direttamente nell’editor Visual Basic. Aprire quest’ultimo dal relativo pulsante della scheda Sviluppo e scrivere il codice mostrato.

Per fare ciò si passa attraverso l’uso del linguaggio Visual Ba- sic. Nello specifico del presente approfondimento, perché realiz- zare una propria funzione per il calcolo dell’IVA quando questa stessa cosa si può fare con una semplice moltiplicazione? Beh, per due motivi principalmente. Il primo è che la funzione defi- nita dall’utente rimane dispo- nibile all’interno del file in cui è stato creata ma può essere mes-

sa a disposizione in tutte le altre

cartelle: basta salvare la cartella

in cui si è generata la funzione

come componente aggiuntivo

di Excel quindi visualizzare le

componenti aggiuntive quando

si apre una nuova cartella. Que-

sto comporta un maggiore livello

di generalizzazione e riusabilità,

soprattutto quando serve spesso

fare gli stessi calcoli. Il secondo

è che acquisire conoscenza su

questa particolare, ma molto uti-

le funzionalità dei fogli di calco- lo consente, una volta raggiunta

una buona dimestichezza, di re- alizzare anche funzioni più com-

plesse che implementano cal- coli certamente non fattibili con

semplici moltiplicazioni.

Conclusioni

Nella trattazione presentata biso- gnerebbe considerare altri concet-

ti quali operazioni escluse o fuori campo dell’IVA, operazioni esenti,

non imponibili e campi di appli- cazione. Tutti cose che ricadono nella naturale gestione economica di un cliente. Ma sono elementi un po’ più complessi che esulano dal presente contesto. E che possono essere comunque integrati con una certa semplicità se si tratta di ele- menti comuni al proprio lavoro e laddove si è raggiunta una buona padronanza di alcuni strumenti di Excel. Che è poi l’obiettivo dell’ap- profondimento presentato.

Ed infine, qualche piccolo ritocco

Inserirne una

Ed infine, qualche piccolo ritocco Inserirne una 1 Per richiamare le nuove macro realizza- te si

1 Per richiamare le nuove macro realizza- te si utilizzano delle forme al posto dei pulsanti. Per inserire una forma spostarsi

nella scheda Inserisci e cliccare su Forme nel gruppo Illustrazioni. Scegliere la forma deside- rata tra quelle disponibili quindi posizionarsi nel foglio e dimensionarla secondo necessità.

Proprietà

nel foglio e dimensionarla secondo necessità. Proprietà 2 Occorre inserire quattro forme, due nella maschera

2 Occorre inserire quattro forme, due nella maschera principale per aprire le tabelle, e due nelle relative colonne per chiuderle.

Per editare il testo delle forme selezionarle, fare clic destro e scegliere Modifica testo. Stili e colo- ri sono invece editabili selezionando la forma e sfruttando la scheda Formato.

Assegnare le macro

forma e sfruttando la scheda Formato . Assegnare le macro 3 Per assegnare una macro ad

3 Per assegnare una macro ad una forma occorre seguire la medesima procedura utilizzata per assegnare una macro ad un

pulsante. Quindi selezionare la forma, fare clic de- stro e scegliere Assegna macro. Nella finestra che si apre fare doppio clic sul nome della macro inte- ressata o selezionarla e cliccare su

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Office fai da te
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Office fai da te
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Office fai da te
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Accendi il risparmio e riduci la bolletta

Crea con Excel un’applicazione per il controllo della fornitura elettrica. Con i fogli di calcolo e i consigli dei nostri esperti, puoi monitorare facilmente i consumi e ridurre i costi

I l periodo di crisi economica che

stiamo vivendo impone un’ocu-

lata gestione delle spese e, dove

possibile, l’adozione di abitudini volte al risparmio. Un aiuto salva euro, almeno nel primo trimestre del 2010, arriva dal calo delle tariffe di riferimento dell’energia elettrica del 2,2% (stabilito dall’Autorità per l’Energia Elettrica e il Gas), con un

46

Office Magazine Aprile 2010

risparmio calcolato pari a 10 euro annui. Ciò nonostante è necessario fare molta attenzione a tutte quelle risorse che assorbono costante- mente elettricità, al fine di evitare l’insidia del caro bolletta. In questo articolo vedremo come impiegare i fogli di calcolo di Excel per creare un’applicazione, che ci consenta di mettere a nudo la bolletta energeti-

ca e ridisegnare i consumi in modo da ottenere un oculato risparmio.

Dietro le voci della bolletta

Il primo passo verso la comprensio-

ne di cosa paghiamo bimestralmente con il conto elettrico, ha come tappa obbligata l’analisi dettagliata della

bolletta. Capire esattamente come si compone la spesa elettrica e quali sia- no le voci sulle quali possiamo inter- venire per conseguire un risparmio, ci aiuterà nello sviluppo del progetto di monitoraggio e simulazione dei con- sumi. Nell’esempio riportato analiz- zeremo una bolletta elettrica di ENEL Distribuzione, ma le stesse operazio-

ni sono eseguibili considerando qua-

lunque resoconto di altri fornitori. La classica ricevuta bimestrale del conto energetico, oltre al bollettino per il

pagamento, include generalmente almeno un foglio A4 contenente di- verse informazioni. Nel frontespizio del primo foglio è possibile leggere, sulla sinistra, i dati della fornitura. Fra questi troviamo la tariffa applicata, la potenza impegnata da contratto e la potenza disponibile (rappresentante

la soglia oltre la quale avverrà il distac-

co automatico dell’utenza). In una colonna posta sulla destra dello stesso

foglio troveremo l’importo da pagare,

il periodo di riferimento e, in alcuni

casi (ad esempio ACEA), una breve sintesi relativa ai consumi. Il secondo foglio e i successivi contengono in- vece le letture e i consumi registrati o

calcolati, e un dettaglio di tutte le voci

di costo che vanno a comporre la bol-

letta. Se la fornitura prevede una tarif-

a comporre la bol- letta. Se la fornitura prevede una tarif- Nel DVD / Esempi Consumi.xlsx

Nel DVD / Esempi Consumi.xlsx

fazione bioraria, avremo in evidenza il

consumo di energia (scatti del conta- tore) nelle differenti fasce orarie. Nei casi in cui sulla bolletta siano riportati diversi costi (in base ad una suddivi- sione in scaglioni), sarà indicato lo scatto di una differente tariffazione al superamento di un determinato nu- mero di kWh in un mese e così via.

Energia alternativa Non c’è dubbio, il risparmio energetico è alla base di tutto. Risparmiando energia
Energia
alternativa
Non c’è dubbio, il risparmio
energetico è alla base di tutto.
Risparmiando energia si alleggerisce
meno il portafogli e soprattutto si con-
tribuisce a salvare il nostro pianeta. Vale
la pena fare un ulteriore sforzo ed usare,
per la quota indispensabile, energia pu-
lita. Il 2010 sarà un anno decisivo per la
realizzazione di un piccolo impianto FV
sul tetto della propria casa. Gli attuali
incentivi saranno infatti validi fino al
31/12/2010. Nel 2011 verranno riag-
giornate al ribasso, molto probabilmen-
te, le tariffe incentivanti. Un impianto
da 3 kW integrato nel tetto, avviato nel
2010, prenderà per 20 anni 0,47€ per
ogni chilowattora prodotto. Per mag-
giori informazioni si può visitare il sito
del Gestore dei Servizi Energetici (GSE)
all’indirizzo www.gse.it/ATTIVITA/CON-
TOENERGIAF/Pagine/default.aspx.

Risparmio energetico con Excel

Le basi del progetto

P er compiere un’analisi oculata della bolletta elettrica, è necessario che la

prima parte del foglio di calcolo sia dedicata

all’individuazione dei consumi ed alla loro stima. Al fine di ottenere un elenco esau- stivo di apparecchiature connesse alla rete elettrica, analizzeremo gli ambienti di una comune abitazione, uno ad uno. Per ottene- re un’applicazione che sia intuitiva anche sotto l’aspetto grafico, utilizzeremo un’im- magine rappresentante un appartamento. Questa fungerà da pagina di navigazione per l’inserimento dei dati. Dedicheremo quindi un foglio a stanza per la registra- zione dei consumi relativi. In un foglio del progetto inseriremo poi un elenco comple- to di apparecchiature, che possono essere presenti in casa, e li selezioneremo con una casella combinata.

Collegare il menu

selezioneremo con una casella combinata. Collegare il menu 3 Utilizzando Forme , nel menu Illustrazioni della

3 Utilizzando Forme, nel menu Illustrazioni della scheda Inserisci, disegniamo tanti ret-

tangoli quante sono le stanze. Scegliamo una figura e poi, con il tasto destro, selezioniamo Collegamento ipertestuale. Nella finestra clicchia- mo Inserisci nel documento, indichiamo il foglio da collegare e premiamo Ok.

L’immagine di navigazione

da collegare e premiamo Ok . L’immagine di navigazione 1 Nel primo foglio Excel del progetto

1 Nel primo foglio Excel del progetto inseri- remo l’immagine che ci consentirà di navi-

gare nelle diverse stanze di un appartamento. Clicchiamo su Immagine nel menu Illustrazioni della scheda Inserisci. Selezioniamo l’immagi- ne che avremo preventivamente disegnato o scaricato dal Web e clicchiamo su Inserisci.

Ed ora le trasparenze

dal Web e clicchiamo su Inserisci . Ed ora le trasparenze 4 Selezioniamo ad una ad

4 Selezioniamo ad una ad una le forme dise- gnate e clicchiamo con il tasto destro del

mouse. Dal menu a tendina, fra le caratteristi- che di modifica, scegliamo come riempimento e contorno Nessun riempimento e Nessun contor- no. Così facendo renderemo le figure invisibili, lasciando comunque i link intatti.

Un foglio per ambiente

lasciando comunque i link intatti. Un foglio per ambiente 2 Clicchiamo con il tasto destro del

2 Clicchiamo con il tasto destro del mouse sulle linguette dei fogli in basso e selezio-

niamo Inserisci o usiamo il tasto rapido di fian- co. Nella finestra selezioniamo Foglio di lavoro e clicchiamo su Ok. Ripetiamo l’operazione per le stanze dell’appartamento (o dell’ufficio) e ri- nominiamo i fogli con i nomi delle stanze.

La lista di elettrodomestici

fogli con i nomi delle stanze. La lista di elettrodomestici 5 Inseriamo un nuovo foglio per

5 Inseriamo un nuovo foglio per inserire il da- tabase degli elettrodomestici. Ci basteran-

no 5 colonne. Nella prima inseriremo un numero progressivo, nella seconda il nome dell’elettro- domestico e nella terza la potenza assorbita. La quarta sarà dedicata al tempo di utilizzo e la quinta alle ore per un solo utilizzo all’anno.

e la quinta alle ore per un solo utilizzo all’anno. Il calcolo un ufficio (la base

Il calcolo

un ufficio (la base del progetto rima-

caratteristiche tecniche nel libretto di

dei consumi

ne sempre la stessa). Scendendo nei

Per stimare i consumi di energia elet- trica ricorreremo all’aiuto di Micro- soft Excel. Nel particolare, l’esempio affrontato simula i costi di un’abita- zione. In realtà l’applicazione è per- sonalizzabile facilmente anche per

particolari, per il calcolo dei consumi faremo riferimento alla potenza as- sorbita dai vari dispositivi durante il funzionamento (dato riportato fra le

istruzioni). Questa, moltiplicata per il tempo di impiego, ci fornirà diretta- mente l’energia consumata. L’utilizzo

di

una casella combinata dalla sche-

da Sviluppo di Excel, ci consentirà

Sul sito internet di ENEL

di

guidare l’inserimento dei dati per

Distribuzione, all’indirizzo:

il

calcolo dei consumi. Ad esempio

www.edmaster.it/url/836

se

il nostro portatile da 90 watt di po-

è possibile visualizzare nei dettagli una bolletta interattiva per comprendere meglio le voci che la compongono

tenza assorbita lavora per 14 ore alla settimana, l’energia consumata in un anno sarà pari a 90 watt x 14 ore = 1260 Wattore. O in chilowattore: 1260

Aprile 2010 Office Magazine

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Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Office fai da te

Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te
Office fai da te

Il calcolo dei consumi

D ovremo inserire ora le tabelle di calcolo dei consumi nei diversi ambienti. Utiliz-

zeremo le caselle combinate per la scelta dei dispositivi elettrici presenti in ogni ambiente, e la formula CERCA.VERT per cercare, all’in- terno della matrice dispositivi, i dati relativi ad ognuno di essi. Impiegheremo la colonna riportante il numero progressivo di inseri- mento come indice. Questo sarà inserito al fianco di ogni riga della tabella. Per il calcolo dei consumi basterà successivamente molti- plicare il dato di impiego inserito, per i valori che rappresentano il numero di ore per unità di utilizzo. Ad esempio usufruendo dell’illu- minazione un certo numero di ore al giorno, il valore di riferimento in un anno sarà 365 giorni e così via. I passi seguenti andranno in parte ripetuti per ogni ambiente.

Le caselle combinate

in parte ripetuti per ogni ambiente. Le caselle combinate 2 Clicchiamo sul simbolo di Office e

2 Clicchiamo sul simbolo di Office e su Opzioni di Excel. Spuntiamo Mostra scheda sviluppo sul-

la barra multifunzione. Attivata la scheda Sviluppo, clicchiamoci sopra e selezioniamo Inserisci dal menu Controlli. Scegliamo fra i Controlli modulo il secondo oggetto Casella combinata e inseriamola nel foglio di calcolo.

Il riempimento della tabella

nel foglio di calcolo. Il riempimento della tabella 4 Inseriamo ora la formula CERCA.VERT nelle cel-

4 Inseriamo ora la formula CERCA.VERT nelle cel- le potenza e funzionamento, inserendo come

valore l’ID della colonna F; come matrice tabella, la tabella dei dispositivi elettrici presi in considera- zione; e come indice, il progressivo della colonna che contiene il dato da stampare nella cella (3 e 4 in questo caso).

Tabella e colonne

nella cella ( 3 e 4 in questo caso). Tabella e colonne 1 Per il calcolo

1 Per il calcolo dei consumi da addebitare ad ogni ambiente, ci serviranno 5 colonne per: la scelta

dell’apparecchio, la potenza, l’utilizzo, la tipologia

di funzionamento, il consumo annuo. Predisporre-

mo inoltre due colonne libere per il coefficiente uni- tario di consumo e l’indice progressivo dell’elettro- domestico scelto.

Controlli e celle

dell’elettro- domestico scelto. Controlli e celle 3 Ripetiamo l’operazione per tutte le righe del- la

3 Ripetiamo l’operazione per tutte le righe del- la tabella. Selezioniamo la casella combinata

e, con il tasto destro, clicchiamo su Formato con-

trollo. Alla scheda Controllo inseriamo la lista dei dispositivi creata nel campo Intervallo di input e

la prima cella disponibile sulla destra in Collega-

mento cella.

Ultimi accorgimenti

sulla destra in Collega- mento cella . Ultimi accorgimenti 5 Nella colonna G inseriamo, utilizzando sempre

5 Nella colonna G inseriamo, utilizzando sempre la formula CERCA.VERT(F3;Elettrodomestici!$A$2:$

E$20;5) il dato che è rappresentato nell’ultima co- lonna della tabella dei dispositivi, che corrispon- de al consumo unitario annuale da moltiplicare al dato di utilizzo inserito dall’utente. Compiliamo tutti gli ambienti.

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Office Magazine Aprile 2010

Wh / 1000 Wh/kWh = 1,260 kWh/set- timana, che per un costo di circa 0,18 €/kWh comporta una spesa di circa 0,22 euro la settimana (ovvero circa 11 euro in un anno).

Risparmio

con classe

Un primo passo verso il risparmio

si compie all’atto dell’acquisto di un

nuovo elemento elettronico. La clas-

se di efficienza energetica suddivide tutte le apparecchiature in funzione dei consumi e sono distinte da lettere maiuscole dalla A alla G (rappresen- tando un consumo crescente). Uno

o due simboli + associati alla lettera

A, indicano una maggiore efficien- za rispetto alla già ottima classe A. E quindi un minor dispendio energeti- co. Tanto negli uffici quanto nelle abi- tazioni, dunque, è più conveniente investire qualche euro in più inizial- mente per l’acquisto di un prodotto con una classe energetica vantaggio- sa, a fronte di un risparmio successivo nel tempo.

Il contatore

elettronico

Avere una concreta visuale della spesa elettrica, significa anche con- trollare periodicamente il contato- re. Tutti i moderni contatori digitali sono dotati di un interruttore, di un display e di un pulsante. Premendo inizialmente due volte il pulsan-

Uno sguardo al contatore Il contatore elettronico può es- sere utilizzato per verificare l’ef- fettivo
Uno sguardo
al contatore
Il contatore elettronico può es-
sere utilizzato per verificare l’ef-
fettivo consumo delle apparecchiature
presenti in casa. Per fare ciò dovremo
disattivare tutti i dispositivi, sconnet-
tendo la spina, e lasciare connessa solo
quella per la quale desideriamo verifi-
care i consumi. Attendiamo che siano
trascorsi i 2 minuti di aggiornamento
del contatore e andiamo a leggere sul
display la potenza istantanea registrata
(pigiando più volte il pulsante). Questo
dato potrà essere usato per affinare il
foglio di calcolo che simula il consumo
elettrico realizzato. L’operazione può es-
sere ripetuta con vari dispositivi in varie
fasi di funzionamento. Otterremo così
una mappatura di tutti i consumi effettivi
delle apparecchiature utilizzate.

Risparmio energetico con Excel

La presentazione dei dati

Il totale consumato

La presentazione dei dati Il totale consumato 1 Nella colonna del consumo moltiplichiamo i dati della

1 Nella colonna del consumo moltiplichiamo i dati della colonna C, per G e per B. Successi-

vamente dividiamo il tutto per 1000. Ad esem- pio in E3 digitiamo la formula =C3*G3*B3/1000. Inseriamo poi nella cella E13 di ogni foglio la formula SOMMA(E3:E12). Così facendo somme- remo i consumi per ogni ambiente.