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IBM Lotus Notes 8

Guida per utenti


IBM Lotus Notes 8
Indice generale
Utilizzo di Lotus Notes.........................................................................................................................3
Invio mail....................................................................................................................................3
Gestione cartelle e regole............................................................................................................5
Quota e archiviazione..................................................................................................................7
Sametime.....................................................................................................................................7
Giornale personale......................................................................................................................8
Contatti........................................................................................................................................8
Funzioni di ricerca......................................................................................................................8
Lotus Symphony.........................................................................................................................9
Gestione replica off-line..............................................................................................................9
Diario e Attività.........................................................................................................................10
Controllo della posta via browser.............................................................................................12
Controllo della posta da telefono cellulare................................................................................12
Personalizzazione dell'interfaccia.............................................................................................12
Contrassegni lettura documenti.................................................................................................12
Inviare biglietti da visita via e-mail..........................................................................................13
Risoluzione problemi noti..................................................................................................................14
Blocco di Lotus Notes...............................................................................................................14
Sametime disconnesso..............................................................................................................14
Non si apre la posta sul server...................................................................................................14
Nell'accesso web non si vedono i contatti.................................................................................14
Il browser interno non visualizza correttamente alcuni siti......................................................14
Impossibile accedere a Lotus Notes..........................................................................................14
Indicizzazione contatti nella versione Notes 8.5.......................................................................15

©2009 Davide Pelagotti


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Utilizzo di Lotus Notes


Invio mail
1. Nella scheda della posta cliccare su “Nuovo”

2. Per scegliere i destinatari cliccare su “Per”, oppure iniziare a


scrivere il nome nel campo, che verrà ricercato tra i contatti

3. Per richiedere una ricevuta di ritorno cliccare su “Opzioni consegna”

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4. Per inserire un allegato cliccare sull'icona con la graffetta


5. Per inviare la mail fare clic su “Invia”.

Per modificare la firma da aggiungere automaticamente a tutte le mail in uscita andare su File -->
Preferenze --> Posta --> Firma

Si può scrivere la firma in formato testo, oppure importarla da un documento o da un'immagine


esterna.

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Gestione cartelle e regole

È possibile creare delle cartelle per organizzare le mail. Una volta


smistati i messaggi nelle varie cartelle è possibile sempre vederle
tutte nella cartella “Tutti i documenti”.

In “Cronologia conversazione” vengono archiviate le conversazioni


salvate con Sametime.

In “Completa” si vedono i messaggi contrassegnati con un flag che


indica la priorità di lavorazione della mail.
Per assegnare una priorità a una mail, cliccare sull'icona con la ban-
dierina .

Si possono creare delle regole per smistare le mail in arrivo nelle varie cartelle.

Si può creare una regola a partire da zero selezionando “Regole di posta” oppure andando sulla car-
tella “Regole”.

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E' possibile anche creare una “Regola rapida” a partire da una mail già ricevuta.

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Quota e archiviazione

Le caselle di posta hanno un limite di spazio sul server di 1 GB. Quando si raggiunge il limite si
blocca la ricezione e l'invio di posta. Si può vedere la quota occupata dalla barra in cima alle cartel-
le della posta.

E' possibile archiviare la posta in locale, sul PC, per liberare spazio sul server. Per creare l'archivio
locale basta trascinare un messaggio che si vuole archiviare in “Archivio posta 1”. Lotus Notes
creerà un archivio con la stessa struttura di cartelle dell'archivio principale, e sarà visibile cliccando
su “Archivio posta 1”.

Sametime

Sametime è un “instant messenger”, una chat


simile all'MSN Messenger, con cui si può chat-
tare con gli utenti aziendali di Lotus.

Per attivarlo e disattivarlo si va sul menù “On-


line/Off-line”, e si sceglie lo stato in cui si desi-

dera essere visti.


Per aggiungere un nuovo contatto si clicca sul-
l'icona con il + e si sceglie l'utente dalla scher-
mata successiva.

Accanto agli utenti nella lista ci sono gli indicatori di stato: il quadrato verde indica che l'u-
tente è on-line, il rombo giallo indica che l'utente è lontano dal computer, se non c'è indica-
tore significa che l'utente non è connesso a Sametime.

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Per avviare una conversazione basta fare doppio click sull'utente da contattare. Alla chiusura della
finestra di conversazione viene richiesto il salvataggio. Se si sceglie sì, si potrà ritrovare la conver-
sazione in “Cronologia conversazione”.

Giornale personale (Blocco note)

Il giornale personale (o blocco note) è un'applicazione Lotus che


funge da blocco di appunti elettronico.
Si apre dall'icona sulla Home. Cliccando su “Nuovo” si crea un
nuovo documento. Per ogni foglio si possono aggiungere delle ca-
tegorie che facilitano l'archiviazione e la ricerca.

E' possibile sincronizzare il blocco note del client Notes con gli appunti del client web: aprire la Po-
sta e scegliere dal menù Operazioni → Lotus iNotes → Sincronizza blocco note

Contatti

La rubrica dei contatti personali si aggiunge alla directory aziendale degli utenti Lotus.
Per creare un nuovo contatto cliccare su “Nuovo”, all'interno della scheda dei contatti.

E' importante abilitare la sincronizzazione dei contatti dal gestore repliche (vedi sopra), per poter
vedere la rubrica anche dal web e dal BlackBerry.

Funzioni di ricerca

Ci sono delle funzioni di ricerca all'interno delle varie applicazioni (Posta, Contatti, Giornale perso-
nale, ecc...).
Si può effettuare una ricerca rapida dal campo “Ricerca” in
alto a destra.

Per effettuare una


ricerca completa è necessario indicizzare i documenti. Per
farlo si va su “Cerca in questa vista”. Si aprirà, in cima al-
l'applicazione, un form di ricerca, che si espande cliccan-
do su “altro”.

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Guida utenti

In alto si vede se il database è indicizzato o meno. Nel caso che non lo sia, si deve creare o aggior-
nare l'indice con il pulsante in basso a destra.

Per essere sicuri che i contatti siano indicizzati, entrare nelle preferenze dei contatti e spuntare “Ot-

Lotus Symphony

E' una suite di programmi derivata da OpenOffi-


ce, che comprende un editor di documenti, di fo-
gli elettronici e di presentazioni, equivalenti a
Word, Excel e Power Point.

Le applicazioni possono leggere e salvare docu-


menti anche in formato Microsoft Office. In più è
possibile salvarli in formato PDF (tramite File →
Esporta).

Si può configurare in
modo che apra in automa-
tico i documenti di Office,
e scegliere il formato da
usare come default (tra il
formato OpenOffice e Mi-
crosoft Office).

Gestione replica off-line

Spesso può essere necessario consultare la posta anche quando non è disponibile una connessione
alla rete aziendale (es. con un portatile da casa). Per farlo si deve creare una replica in locale della
posta (che risiede su un server Domino).
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Dopo aver aperto la posta, si seleziona Visualizza –>


Menù avanzati.
Quindi si sceglie “Nuova replica” dal menù File.

E si da OK alla finestra successiva

Aprendo il gestore repliche si controlla se la replica è abilitata.


E' importante che sia abilitata anche quella dei contatti.

Si può avviare la replica ma-


nualmente oppure pianificarne
l'esecuzione.

Per passare alla modalità off-line, si utilizza il menù in basso a destra.

Diario e Attività

L'applicazione Attività consente di scrivere un promemoria delle cose da fare, con relativa scadenza
e priorità. La lista delle attività si può vedere anche dalla scheda della posta, sotto il riquadro delle
cartelle.

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L'applicazione Diario consente organizzare i propri appuntamenti in un calendario.

E' possibile condividere il calendario, per mostrare ai colleghi i propri appuntamenti.


Per abilitare la condivisione aprire Preferenze → Posta → Accesso e delega, e aggiungere gli utenti
con cui si vuole condividere il calendario.

Per visualizzare i diari di altri utenti:


–dal menu del Diario scegliere “Diari di gruppo” → “Crea diari di
gruppo”
–cliccare su “Nuovo diario di gruppo”
–scegliere un nome e gli utenti di cui vedere il diario

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Per poter vedere il diario di un utente è necessario farsi dare l'autorizzazione, con la procedura de-
scritta sopra.

Controllo della posta via browser

Con Lotus è possibile controllare la posta via browser (Internet Explorer).


Si apre il browser e si digita l’indirizzo del server.
Poi si inserisce nome utente e password.
Dalla scheda contatti si può verificare che funzioni la sincronizzazione con il server.

Controllo della posta da telefono cellulare

Tramite il server BES è possibile sincronizzare il BlackBerry con il server Lotus. In questo modo si
possono vedere la posta, i contatti, il diario, le attività e il blocco note, e si può usare Sametime. I
nuovi messaggi ricevuti sul server vengono inviati direttamente al dispositivo mobile.

E' possibile consultare la posta anche sull'iPhone, grazie alla visualizzazione Ultralite, accedendo al
Web Access via Safari.

Personalizzazione dell'interfaccia

Si può personalizzare l'interfaccia del client Notes in base alle esigenze degli utenti.
Ad esempio nella Posta è possibile mostrare entrambi i campi Mittente e Destinatario invece che
uno solo, oppure visualizzare un pulsante che permette di salvare tutti gli allegati di una mail.

Contrassegni lettura documenti

All'installazione solitamente si imposta la vista della Posta in modo che i documenti vengano con-
trassegnati come “letti” appena si visualizzano nell'anteprima.
Si può impostare Notes in modo che le nuove mail vengano contrassegnate come lette solo quando
vengono aperte.

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Andare su Preferenze → Configurazione client Notes base e spuntare “Marca i documenti come let-
ti quando aperti nel quadro di anteprima”.

Per modificare il contrassegno di un singolo messaggio basta selezionarlo e premere il tasto INS.

Inviare biglietti da visita via e-mail

È possibile inviare un contatto della rubrica tramite e-


mail come biglietto da visita:
dalla scheda dei Contatti premere “Inoltra vCard”.
Per aggiungere alla rubrica un biglietto da visita ricevu-
to basta fare doppio click sull'allegato “vcf”.

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Risoluzione problemi noti

Blocco di Lotus Notes

Uno dei problemi più frequenti, almeno prima del rilascio della versione 8.5, era il blocco dell'ap-
plicazione.
In questo caso è necessario chiudere tramite Task manager vari processi e rilanciare Lotus.
• Avviare Task Manager (premere CTRL-ALT-CANC e click su "Task Manager")
• Andare nella scheda "Processi"
• Chiudere i seguenti processi:
• nlnotes.exe
• notes2w.exe
• ntaskldr.exe
• eclipse.exe
• soffice.exe
- Per chiudere i programmi: selezionare il nome del programma e fare click su Termina processo

Sametime disconnesso

• Click su "off-line" --> Accedi --> Disponibile


• Reinserire la password senza premere Invio
• Selezionare i box "Ricorda password" e "Accesso automatico"
• Click su OK

Non si apre la posta sul server

Se nella posta appare la scritta “Locale” invece del nome del server, anche quando la
posizione è On-line, procedere così:
•Aprire File --> Apri --> Applicazione Lotus Notes
•Entrare nella cartella Mail
•Aprire l'archivio con il nome dell'utente.

Nell'accesso web non si vedono i contatti

Abilitare la sincronizzazione dei contatti col server.

Il browser interno non visualizza correttamente alcuni siti

Nelle preferenze, impostare come browser predefinito quello esterno

Impossibile accedere a Lotus Notes

Quando si resetta la password di Dominio, per accedere a Windows, può succedere che Lotus non si avvii
più con nessuna password. In questo caso è necessario sostituire il file “user.id” presente nella cartella
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“Data”, con il file id utente presente sul server. Questo resetta anche la password di Lotus, che dovrà essere
nuovamente sincronizzata con quella di Windows.

NOTA: La necessità di resettare la password di Windows si presenta quando si ignora l'avviso di scadenza
password fino all'ultimo giorno disponibile per la modifica.

Indicizzazione contatti nella versione Notes 8.5

Quando si aggiorna il client alla versione 8.5 e si tenta di indicizzare i contatti si riscontrano degli errori. Per
riuscire a creare l'indice si procede in questo modo:

1.Aprire la scheda dei Contatti

2.Andare su File → Applicazione → Sostituisci impostazione

3.Dal menù in alto scegliere la voce “[server]/AZIENDA”, scegliere “Personal Address Book” e spuntare
“Eredita modifiche di impostazioni future”. Cliccare su “Sostituisci”.

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4.Chiudere la scheda dei Contatti e riaprirla.


Ignorare gli errori che si presentano.

5.Creare l'indice di ricerca dei Contatti, come


descritto sopra al paragrafo “Funzioni di ricer-
ca”

6.Ripetere il punto 3, scegliendo “Locale” in-


vece di “[server]/AZIENDA”, e poi “Rubrica
personale”.

7.Infine chiudere e riaprire la scheda dei Con-


tatti.

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