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3.

Creare un modello
di lettera intestata
Lettera intestata. Suona cos formale, come una cosa che utilizzerebbe una grande
azienda per inviare comunicazioni ai suoi azionisti.
Ma, sia che tu possieda unattivit commerciale, sia che lavori con Word per uso per-
sonale, dovresti sempre scrivere delle lettere con unintestazione. Nella sua forma
pi semplice, essa fornisce informazioni per contattare te o la tua societ. Pu anche
contribuire a rinforzare lidentit della tua societ mostrandone il logo o altre infor-
mazioni a chiunque tu scriva.
In Word puoi creare i modelli per due tipi di lettera intestata pre-formattata.

Un tipo progettato per essere


stampato su carta bianca. Questo
inserisce tutti i testi e le immagini in
ogni lettera che scrivi. Quindi, quan-
do scrivi e stampi la lettera, lintesta-
zione viene stampata come parte
della lettera. Eccone un esempio.
Laltro tipo concepito per essere
stampato su carta da lettere pre-
stampata. Questo contiene solo
delle impostazioni di formattazione.
Quindi, quando scrivi e stampi la
lettera, il corpo della lettera avr la
giusta formattazione.
Questo capitolo spiega come creare
il primo tipo di modello.

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Preparare un documento
1 Fai clic sul pulsante Nuovo documento vuoto nella barra degli strumenti Standard.

Ecco come si presenta in Windows ed ecco come appare in Mac OS X.

Si apre una finestra di documento vuoto.

2 Fai clic sul pulsante Visualizzazione o sul pulsante Layout di pagina (Mac
layout di stampa (Windows) OS) nella parte inferiore della finestra.

Con questa visualizza-


zione puoi vedere
esattamente come
apparir la pagina con
cui stai lavorando.

40 Creare un modello di lettera intestata


Impostare i margini
In Windows: In Mac OS:
1 Scegli Imposta pagina dal menu File. 1 Scegli Documento dal menu Formato.

2 Se necessario, fai clic sulla scheda 2 Se necessario, fai clic sulla scheda
Margini nella finestra di dialogo Imposta Margini nella finestra di dialogo
pagina. Documento.

Creare un modello di lettera intestata 41


Impostare i margini (segue)

3 Inserisci le misure dei margini


nelle caselle Superiore, Inferiore,
Sinistro e Destro.
Non c bisogno che tu scriva cm:
Word sa che le misure saranno in
centimetri.

4 Assicurati che nel menu Applica


a sia selezionato Intero documento.

5 Fai clic su OK per Mentre modifichi le misure nelle caselle,


salvare le impostazioni. larea Anteprima si modifica per darti
unidea di come apparir il documento.

42 Creare un modello di lettera intestata


Inserire il testo dellintestazione
Lintestazione formata dal testo formattato che compare in alto in ogni lettera. In
questo passaggio inserirai il testo, e pi avanti lo formatterai.

Con il punto di inseri-


mento nellangolo in alto
a sinistra della pagina

inserisci il testo che vuoi che compaia in alto su ogni pagina. Premi Invio
(Windows) o A capo (Mac OS) alla fine di ogni riga. Per la mia intestazione, voglio
che si legga nome della mia societ, lindirizzo, i numeri di telefono, lindirizzo e-mail
e il sito Web, come mostrato sotto.
Gli smart tag di Word per
Windows potrebbero
visualizzare una linea trat-
teggiata viola sotto il tuo
indirizzo. La linea viola non
viene stampata (Word per
Mac OS non prevede luso
degli smart tag).

La funzione di formattazione auto-


matica di Word potrebbe convertire
il tuo indirizzo e-mail o lURL del
sito Web in un collegamento iper-
testuale blu, su cui si pu fare clic.
Per rimuovere la formattazione,
posiziona il puntatore sul testo
sottolineato, fai clic sullicona del
menu Opzioni correzione automati-
ca che compare, e scegli Annulla
Collegamento ipertestuale.

Creare un modello di lettera intestata 43


Creare dei segnaposto
I testi segnaposto ti saranno daiuto nel momento in cui scriverai la lettera. Sono
anche utili per applicare una formattazione coerente al corpo della lettera ancor
prima di scriverla.

1 Assicurati che il punto di


inserimento si trovi alla fine
del testo dellintestazione.
Quindi premi due volte Invio
(Windows) o A capo (Mac
OS) per spostarti in basso
di due righe.

2 Inserisci il testo segnapo-


sto mostrato in figura e
premi due volte Invio o
A capo dopo ogni segnaposto.

3 Scrivi il tuo nome corre-


dato dal titolo che vuoi
apporre alla tua firma.

44 Creare un modello di lettera intestata


Allineare il testo
Il testo dellintestazione risalta di pi se centrato nella parte alta della pagina.

1 Trascina il puntatore del


mouse sul testo dellintesta-
zione per selezionarlo.

2 In Windows, fai Potresti dover


clic sul pulsante fare clic su
Centra della barra questo trian-
degli strumenti golo per
Formattazione visualizzare
le opzioni di
o in Mac OS, fai clic Allineamento
sul pulsante Allinea al e spaziatura.
centro nellarea
Allineamento e spazia-
tura del Riquadro for-
mattazione.

Il testo selezionato viene


centrato tra i due margini.

Creare un modello di lettera intestata 45


Applicare la formattazione ai caratteri
Puoi formattare il testo dellintestazione per farlo risaltare applicando la formattazione
ai caratteri. Dovresti formattare anche i testi segnaposto con un carattere facilmente
leggibile.

1 Trascina il puntatore del mouse sul 2 Seleziona


testo dellintestazione per selezionarlo. Carattere dal
menu Formato.

3 Imposta le
opzioni della sche-
da Tipo della fine-
stra di dialogo
Carattere. Per mag-
giori informazioni
su questa finestra
di dialogo, consulta
il Capitolo 2.

4 Fai clic su OK.

5 Ripeti questo procedimento per le inte-


stazioni o i testi segnaposto nel documento.

Ecco come si presen-


ta la mia lettera con
lintestazione in carat-
tere Papyrus di vari
stili e dimensioni e
con i segnaposto in
carattere Garamond.

46 Creare un modello di lettera intestata


Inserire unimmagine
Poich la mia societ usa come logo unimmagine, voglio inserirla nellintestazione,
sopra il testo.

1 Fai clic a sinistra del primo carattere


del testo dellintestazione per posizio-
narvi il punto di inserimento.

2 Premi Invio (Windows) o A capo


(Mac OS) per spostare il testo in basso
di una riga, quindi premi una volta il
tasto freccia su per spostare il punto di
inserimento nella riga vuota.

3 Dal menu Inserisci, seleziona Da file


nel sottomenu Immagine.

Si apre la finestra di dialogo Inserisci


immagine (Windows) o Scegli unimma-
gine (Mac OS), mostrata nella pagina
seguente.

Creare un modello di lettera intestata 47


Inserire unimmagine (segue)

4 Usa gli strumenti della finestra di dialogo per trovare e aprire la cartella in cui si
trova il file (le spiegazioni su come usare una finestra di dialogo come questa sono
nel Capitolo 2).

5 Seleziona limmagi-
ne che vuoi inserire. 6 Fai clic su Inserisci.

Limmagine
viene inserita
nel documento.

48 Creare un modello di lettera intestata


Ridimensionare unimmagine
Anche se adoro limmagine che lartista Gary-Paul Prince ha creato per il logo della
mia societ, non voglio che occupi cos tanto spazio nella mia intestazione. Dunque
la ridimensioner.

1 Fai clic sul


logo per selezio-
narlo. Intorno
allimmagine
appare un riqua-
dro con dei qua-
dratini di ridimen-
sionamento.

2 Posiziona il puntatore del mouse


su un quadratino di ridimensiona-
mento in un angolo, premi il pulsante
del mouse e trascina verso il centro
dellimmagine. Un rettangolo dai con-
torni tratteggiati indica le dimensioni
che assumer limmagine quando
rilascerai il pulsante del mouse.

3 Quando il rettangolo delle dimensioni


desiderate, rilascia il pulsante del mouse.
Limmagine viene ridimensionata.

Creare un modello di lettera intestata 49


Salvare come modello
Quando la lettera pronta, puoi salvarla come modello. Un modello un particolare
tipo di documento Word che puoi usare come punto di partenza per creare altri
documenti.

1 Scegli Salva con Quando salvi un documento come


nome dal menu File modello, Word mostra automatica-
per aprire la finestra mente i contenuti della cartella
di dialogo Salva con Modelli (Windows) o Modelli per-
nome. sonali (Mac OS).

3 Inserisci Let-
tera intestata
nella casella
Nome file (Win-
dows) o Registra
2 Seleziona
(Mac OS).
Modello di do-
cumento dalla In Mac OS,
casella di riepilo- potresti dover
go Tipo file fare clic qui per
(Windows) o dal vedere larea
menu a com- della finestra con
parsa Formato lelenco dei file.
(Mac OS).
4 Fai clic su
Salva (Windows)
o Registra (Mac
Hai finito! OS). Il docu-
Ora puoi chiu- mento salvato
dere il file. come modello.

50 Creare un modello di lettera intestata


Informazioni aggiuntive
Preparare un documento pag. 40 modello di lettera non si sovrap-
porr in stampa al testo o alle
Visualizzazione layout di stampa e
immagini prestampate.
Visualizzazione layout di pagina
La casella Rilegatura tra le opzioni
sono la stessa cosa. Per qualche
Margini si riferisce alla spaziatura
motivo, Microsoft ha dato a questa
per i documenti rilegati. Per un
visualizzazione due nomi diversi in
documento su una singola pagina,
Windows e Mac OS.
come il modello di lettera, mantie-
Puoi creare una lettera intesta in
ni il valore 0.
qualsiasi visualizzazione. La Visualizz-
Facendo clic sul pulsante Predefinito
zione layout di stampa (Windows) o
nella finestra Imposta pagina
Visualizzazione layout di pagina (Mac
(Windows) o Documento (Mac OS),
OS) lideale per lavorare con inte-
puoi salvare le impostazioni correnti
stazioni e pi di pagina o per posi-
come impostazioni predefinite per
zionare delle immagini.
tutti i nuovi documenti vuoti.
Impostare i margini pagg. 41-42
Inserire il testo dellintestazione
Se stai creando un modello da pag. 43
usare con carta da lettera prestam-
Se le sottolineature degli smart tag ti
pata, misura le distanza dal bordo
infastidiscono, come capita a me,
superiore della carta da lettera fino
posiziona il puntatore sul testo sotto-
al punto pi basso del testo o delle
lineato, fai clic sullicona Azioni smart
immagini che vi sono stampate. Poi
tag che compare, e scegli Rimuovi
aggiungi un piccolo spazio come
questo smart tag dal menu.
2 o 3 cm e usalo come misura
per il tuo margine superiore. Se ci
sono elementi stampati nella parte
bassa della pagina, misura dal
bordo inferiore della carta fino al
punto pi alto della parte stampata,
aggiungi un piccolo spazio e usa Ci che inserisci nella tua intesta-
questa misura per il margine infe- zione una tua scelta. A me piace
riore. Questo ti garantisce che ogni inserire le stesse informazioni che
lettera che scriverai con il tuo si trovano sul mio biglietto da visita.

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Informazioni aggiuntive
Creare dei segnaposto pag. 44 Inserire unimmagine pagg. 47-48

Se vuoi, puoi anche non creare il Laspetto della finestra di dialogo In-
testo segnaposto. serisci immagine (Windows) oppure
Il maggiore vantaggio dellusare i Scegli unimmagine (Mac OS) varia
segnaposto che ti permette di a seconda delle impostazioni nella
impostare la formattazione per il finestra. Non allarmarti se la finestra
testo con cui scriverai la lettera. non uguale a quella mostrata qui.

Applicare la formattazione ai Ridimensionare unimmagine


caratteri pag. 46 pag. 49

Anche se usare il testo colorato Puoi ridimensionare unimmagine


pu sembrare accattivante sullo anche facendo doppio clic su di
schermo, ti servir una stampante essa e usando la scheda
a colori affinch i colori appaiano Dimensioni della finestra di dialogo
nella stampa. Formato immagine che compare.
Non esagerare con la formattazione
dei caratteri. Anche se divertente
giocare con caratteri, stili e dimen-
sioni, uneccessiva formattazione
pu rendere il documento poco
professionale. Limitati a un massi-
mo di tre tipi di carattere nel tuo
documento (io ne uso solo due).
Quando applichi la formattazione
al testo segnaposto, assicurati di
scegliere un carattere ben leggibi-
le. A cosa serve una lettera se il
destinatario non riesce a leggerla?
Salvare come modello pag. 50
Non sei tenuto a cambiare la for-
mattazione del testo dellintestazio- In Mac OS, seleziona la casella di
ne. Il carattere predefinito di Word, controllo Aggiungi estensione file se
Times New Roman, un buon intendi condividere il modello con
carattere. un utente di Word per Windows.

52 Creare un modello di lettera intestata