Servizio con fatturazione Time & Material

SAP Best Practices

Finalità, vantaggi e passi fondamentali del processo

Finalità
 Durante la documentazione di una richiesta d'offerta (RdO) relativa a servizi da parte di un cliente, nel sistema viene
creato un avviso per documentare e classificare il lavoro richiesto. Un'attività facoltativa consente al responsabile del
servizio di ricontattare il cliente per completare le informazioni necessarie alla preparazione dell'offerta.

Vantaggi
 Gestione del servizio clienti
 Gestione dell'ordine cliente e di servizio
 Cross-Application Time Sheet
 Fatturazione in base ai costi

Passi fondamentali del processo

 Creazione di un avviso di servizio
 Modifica dell'avviso di servizio (fase facoltativa)
 Controllare la lista task
 Creazione di un ordine cliente
 Modificare l'ordine cliente
 Modifica dell'ordine di servizio
 Acquisizione tempi (211)
 Conferma dei tempi per l'ordine di servizio (fase facoltativa)
 Conferma dei materiali utilizzati
 Creazione di una richiesta di fatturazione in base ai costi
 Creazione della fattura per la richiesta di fatturazione
 Chiusura dell'ordine di servizio – completo a livello tecnico

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Applicazioni SAP necessarie e ruoli aziendali

Prerequisito
 Enhancement package 7 per SAP ERP 6.0

Ruoli aziendali
 Agente di servizio
 Addetto alle vendite
 Impiegato addetto al servizi
 Addetto alla Fatturazione

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Descrizione dettagliata del processo

Servizio con fatturazione Time & Material

 Durante la documentazione di una richiesta d'offerta (RdO) relativa a servizi da parte di un
cliente, nel sistema viene creato un avviso per documentare e classificare il lavoro richiesto
 L'offerta (che può essere rappresentata a sistema con un documento specifico) viene creata
in riferimento al portafoglio servizi offerto dal fornitore. I prezzi applicati al cliente per i servizi
offerti sono basati su tempi e materiali e saranno noti al termine dei lavori. Il processo di
negoziazione da luogo ad un prezzo che può subire modifiche successivamente. L'offerta
informativa finale viene inviata al cliente per l'approvazione.
 Qualora l'offerta venga rifiutata, nel documento di vendita viene inserito il motivo del rifiuto
per poter procedere all'annullamento dell'offerta e il processo si conclude. Se il cliente
accetta invece l'offerta, viene creato un ordine cliente e automaticamente anche un ordine di
servizio in background. L'ordine di servizio riporterà le risorse, i tempi e i materiali inclusi nei
servizi offerti. Nel proseguo del documento non si descrive la creazione di una offerta con un
apposito documento si utilizza solo l’ordine di vendita.
 L'ordine cliente viene fatturato una o più volte durante l'esecuzione del servizio. L'importo
fatturato viene determinato in base a tempi e materiali; il metodo di fatturazione utilizzato è
la fatturazione in base ai costi. Il ricavo effettivo in questo caso sarà dato dal lavoro
effettivamente eseguito e può differire dal preventivo dell'offerta.

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Diagramma del flusso dei processi
Servizio con fatturazione Time & Material

Procedura
Evento

dettagliata
ad hoc
Agente di
servizio

Creare un Modificare
avviso di l'avviso di Controllare la Creare l'ordine
servizio servizio lista task cliente
Aaddetto alle
vendite

Modificare
l'ordine cliente

Acquisizion
Impiegato addetto

e tempi
(211)
al servizio

Modificare Movime
l'ordine di nto Fatturazione in
servizio merci base ai costi

Chiudere
l'ordine di Fine del
servizio processo
Fatturazione

Creare la
Addetto alla

fattura per la
richiesta di
fatturazione

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Appendice
Dati anagrafici utilizzati

Divisione servizio
 Materiale/Servizio
 Materiale
 Committente
 Destinatario
 Esecutore pagamento
 Divisione
 Magazzino
 Società
 CA
 Organizzazione acquisti
 Organizzazione commerciale
 Canale di distribuzione
 Settore
 Lista task
 Codice identificativo dipendente
 Centro di lavoro

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 Legenda

Simbolo Descrizione Commenti di utilizzo Simbolo Descrizione Commenti di utilizzo

Fascia: identifica un ruolo utente, come un addetto La fascia di ruolo

Al prossimo / dall'ultimo diagramma: Il diagramma di flusso continua
alla contabilità fornitori o un rappresentante di contiene dei task conduce alla pagina seguente / nella pagina successiva /
<Funzione>

vendita. Questa fascia può anche identificare comuni per quel precedente del diagramma precedente
un'unità o un gruppo organizzativo, invece di un ruolo. Collegamen
ruolo specifico.Gli altri simboli di esecuzione in to
questa tabella vengono inseriti in queste righe. Si diagramma
avrà il numero di righe necessario per coprire tutti i
ruoli dello scenario.
Copia cartacea / documento: Non corrisponde ad una fase di
identifica un documento, un un task in un documento; al
Copia cartacea / report o un modulo stampati contrario, è utilizzata per
Eventi esterni: contiene eventi che iniziano o documento raffigurare un documento
concludono lo scenario oppure incidono sul corso generato da una fase di task;
Ester
SAP
na a

degli eventi dello scenario. questa forma non ha linee di

flusso in uscita.

Linea di flusso (continua): la linea indica la normale Collega due task in Dati effettivi finanziari: indica un Non corrisponde ad una fase di
sequenza di fasi e la direzione del flusso nello un processo di giustificativo finanziario un task in un documento; al
scenario o in un contrario, è utilizzata per
scenario. evento non-step Dati effettivi raffigurare un documento
Linea di flusso (punteggiata): la linea indica un flusso finanziari generato da una fase di task;
per task di uno scenario non frequentemente questa forma non ha linee di
utilizzati o soggetti a condizioni. La linea può anche flusso in uscita.
condurre verso documenti coinvolti nell'esecuzione.

Attività di business / evento: identifica un'azione che Non corrisponde ad Pianificazione budget: indica un Non corrisponde ad una fase di
fa accedere o uscire da uno scenario, oppure un una fase di un task documento di pianificazione un task in un documento; al
Attività di budget contrario, è utilizzata per
business / processo esterno che si verifica durante lo scenario nel documento Pianificazione raffigurare un documento
evento del budget generato da una fase di task;
questa forma non ha linee di
flusso in uscita.
Corrisponde ad una
Processo unità: identifica un task compreso in fase di un task nel
Processo unità documento Processo manuale: interessa un Solitamente non corrisponde ad
maniera graduale nello scenario task effettuato manualmente una fase di un task in un
Proces documento; al contrario viene
so utilizzato per raffigurare un task
manual effettuato manualmente, come
Riferimento processo: se lo scenario fa riferimento Corrisponde ad una per lo scarico di un camion nel
totalmente ad un altro scenario, inserire qui numero fase di un task nel e magazzino, che influisce sul
Riferiment e nome dello scenario. documento flusso di processo.
o processo
Versione esistente / dati: questo Solitamente non corrisponde ad
blocco riguarda dei dati introdotti una fase di un task in un
Versione da un processo esterno documento; al contrario, questa
Riferimento sottoprocesso: se lo scenario fa Corrisponde ad una forma raffigura dei dati
Riferiment riferimento parzialmente ad un altro scenario, fase di un task nel esistente /
o provenienti da una fonte esterna.
inserire qui numero, nome e numeri delle fasi di documento dati Questa fase non ha linee di flusso
sottoproce quello scenario. in entrata
sso

Decisione di processo: identifica una decisione / Solitamente non Decisione di sistema superato / Solitamente non corrisponde alla
punto di ramificazione che indica che il cliente finale corrisponde ad una Decision fallito: questo blocco riguarda una fase di un task nel documento; al
Decisio dovrà effettuare una scelta. Le linee rappresentano fase di un task nel e di decisione presa in automatico dal contrario viene utilizzata per
ne di diverse scelte emerse da parti diverse del rombo. documento; sistema software raffigurare una decisione presa in
proces rispecchia una scelta superato automatico dal sistema dopo che
so da effettuare dopo è stata effettuata una fase.
/ fallito
l'esecuzione di una
fase.

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