RILEVAZIONE

PRESENZE
GESTIONE RILEVAZIONE PRESENZE –
PORTALE DIPENDENTE
EMESSO: LUGLIO 2011
VALIDITÀ:
REVISIONE:

Rif. Interno: DED.MKT803TGGD002A Redazione: Luglio 2011 Edizione: Gabriele Gardini

Emesso: Luglio 2011

 RILEVAZIONE PRESENZE - PORTALE DEL DIPENDENTE

Indice

Presentazione 3
Utilizzo 4
Dipendente 4
Visualizzazione mese 5
Inserimento timbrature 6
Cancellazione / modifica timbrature 7
Annullamento richieste timbrature 8
Inserimento assenze 9
Cancellazione/modifica assenze 11
Altre funzioni del Cartellino 12

[Per l’aggiornamento del sommario è sufficiente premere F9.]

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Presentazione Le tradizionali applicazioni di gestione delle

risorse umane sono da sempre destinate alla ristretta comunità di utenti: gli
operatori dell’ufficio del personale. Le funzioni di gestione del Portale del
Dipendente consentono un coinvolgimento in prima persona dei dipendenti
nei processi che li vedono coinvolti, in un’ottica di decentramento
produttivo.
Le nuove funzionalità si possono inserire in un progetto più ampio di
definizione complessiva del Portale Aziendale, che fornisca, allo stesso
tempo, servizi rivolti tanto al personale dipendente quanto agli assistiti. La
componente del personale, per sua stessa natura, produce contenuti che
possono essere messi a disposizione dei dipendenti.
Le funzioni informative e di servizio realizzate si fondano su di una struttura
di base alla quale sono affidate due ruoli fondamentali:
 Il controllo degli accessi alle informazioni
 L’interfacciamento tecnologico ed applicativo con il database di
gestione delle risorse umane.
La struttura regola quindi la funzione del portale, rendendo possibile:
 La definizione dei livelli autorizzativi per l’accesso dei dipendenti
verso i servizi informativi messi a disposizione da parte
dell’Azienda;
 Il controllo degli accessi sulla base dei livelli autorizzativi;
 L’attivazione delle transazioni di comunicazione ed il controllo sugli
archivi con le tradizionali applicazioni di Gestione delle Risorse
Umane.
La struttura garantisce il rispetto delle condizioni di sicurezza e riservatezza,
indispensabili per una realizzazione di questo tipo. Su questo livello di
innestano i diversi servizi applicativi previsti per i dipendenti e per altre
categorie di personale.
Il portale si presenta con le sembianze tipiche di un prodotto che si deve
rivolgere ad un pubblico senza competenze né “manualità” specifiche, il che
richiede un approccio intuitivo e semplificato verso le funzioni proposte.
Esso affianca funzioni ad uso generico a quelle più specifiche derivate dalle
attività applicative: dalla possibilità di scambiare facilmente mail con
l’ufficio personale con eventuali allegati, alla possibilità di richiedere la
modifica degli indirizzi personali (residenza, recapito, domicilio), alla
possibilità di visualizzare dati giuridici, di trattamento economico e di
presenza/assenza.
A proposito dello scambio di e-mail menzionato è disponibile allo scopo la
funzione “contattaci”, di fatto uno standard dei siti che propongono al cliente
l’area di assistenza, questa funzione consente all’utente un facile dialogo con
l’ufficio personale.
Nel contesto informativo della rilevazione presenze/assenze è previsto un
servizio informativo che consente al dipendente di:

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Utilizzo Dipendente
 Visualizzare le timbrature effettuate
 Visualizzare il proprio cartellino mensile consolidato, con
timbrature, assenze e totali giornalieri
 Visualizzare la situazione mensile del monte ore, delle variabili
stipendiali rilevate e delle ferie disponibili.
Il portale dispone poi di un servizio dispositivo che dà la possibilità al
dipendente di inserire le richieste di omissione timbratura e le giustificazioni
di assenza abilitate (es. ferie, timbrature, permessi, missioni e così via).
Il sistema prevede un percorso specifico dell’iter autorizzativo: immesse dai
dipendenti o dai referenti, le richieste vengono valutate dal responsabile per
l’autorizzazione od il rifiuto; esse vengono poi accettate dall’ufficio
presenze/assenze. Il responsabile ha modo di inserire a sua volta richieste,
accelerando di fatto il percorso autorizzativo.
Tramite le funzioni applicative disponibili e configurabili l’azienda può
definire
 I responsabili di settore o di reparto, per organizzare il percorso
autorizzativo,
 I referenti che, al pari dei dipendenti, hanno la possibilità di inserire
richieste per se stessi e per altri, dando modo all’azienda di coprire
dal punto di vista organizzativo l’intera struttura sanitaria,
 Le tipologie di giustificazioni che possono essere utilizzate dal
dipendente e dal responsabile,
 I modi ed i tempi con i quali i dipendenti ed i responsabili possono
accedere al portale, sia per la visualizzazione che per la fase
dispositiva.
Nell’esporre le modalità di utilizzo del portale, si considereranno le 3
tipologie di operatori a cui il portale è rivolto: dipendenti, responsabili e
referenti. Per tutte le 3 tipologie, le modalità di ingresso al portale saranno le
medesime: differenti sono invece le maschere e le modalità di gestione delle
presenze/assenze.
Appena entrato nel portale, il Dipendente riceve un messaggio di benvenuto,
vede alcuni dati personali e l’indicazione dell’ultima volta che si è collegato.

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Visualizzazione mese

A seconda della configurazione dell’utente all’interno di WHR, In alto a

sinistra compaiono delle voci di menù: quella di specifico interesse per il
Dipendente è Cartellino personale. Cliccando su questa funzione, il
Dipendente può accedere al proprio cartellino con la possibilità di inserire le
richie ste di assenza e di timbrature mancanti.
Cliccando su Cartellino personale, si possono visualizzare i mesi pubblicati
dall’ufficio rilevazione presenze.
In questa maschera abbiamo due pulsanti in alto a destra:
 Ricarica: rivisualizza la maschera nel caso la stessa sia stata caricata
male durante la sua apertura. Nel caso in cui la maschera nel frattempo
sia cambiata, la aggiorna.
 Indietro: pulsante di “ritorno”. Chiude la maschera dell’elenco.
Le colonne della videata hanno il seguente significato:
Anno/Mese: indicano l’Anno ed il Mese di riferimento.

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Inserimento timbrature Cancellazione / modifica

timbrature

Stato: in questa colonna, la scritta “Visualizzazione” indica la possibilità di

poter solamente visualizzare il mese di riferimento; la scritta “Gestione”
indica che è anche possibile inserire richieste di presenza (timbrature) o di
assenza (giustificativi).
Da Validare: il valore indicato in questa colonna, segnala il numero di
richieste (inserimenti) non ancora validate dal Responsabile.
A questo punto, per visualizzare il cartellino del mese di interesse il
Dipendente dovrà cliccare sul nome del mese sottolineato e scritto in blu.

Per effettuare una richiesta di inserimento di una timbratura (ad es. per
dimenticanza o per il malfunzionamento del badge) si clicca sul simbolo
alla destra della data interessata.
Sul cartellino comparirà la seguente maschera
sulla quale il dipendente potrà inserire Ora, Verso, eventuale Causale (le
causali abilitate sono visualizzabili tramite il relativo menù a tendina) e Note
del Dipendente relative alla timbratura inserita.
Per confermare la richiesta di inserimento basta cliccare il pulsante di
registrazione La richiesta di inserimento della timbratura verrà
evidenziata come segue:

Per effettuare la richiesta di cancellazione di una timbratura, basta cliccare

sulla timbratura interessata. Comparirà la medesima maschera
dell’inserimento, con i dati che si desidera cancellare: la cancellazione sarà
possibile cliccando sul seguente tasto

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Annullamento richieste Inserimento assenze

timbrature

Al momento della cancellazione, comparirà il seguente messaggio di

conferma
La richiesta di cancellazione viene evidenziata dal colore blu della
timbratura.
Per la richiesta di modifica di una timbratura nel Verso o nella Causale, la
procedura è la medesima: basta salvare la modifica con il tasto di salvataggio
relativo . La richiesta di modifica viene evidenziata dal colore rosso della
timbratura.
Per annullare una richiesta di inserimento, di cancellazione o di modifica di
una timbratura basta cliccare sulla timbratura interessata e confermare
l’annullamento col tasto di Cancellazione all’interno della solita
maschera di Modifica Dati Timbratura.
Al momento dell’annullamento, comparirà il seguente messaggio di
conferma
Si noti bene che:
 Il Dipendente a cui il proprio responsabile ha validato (accettato) o
rifiutato una richiesta, non può più annullare la propria richiesta. Per
effettuare qualsiasi variazione il dipendente deve effettuare una nuova
richiesta di cancellazione o di modifica della timbratura.
 Il Responsabile non può mai cancellare o modificare una richiesta dei
propri collaboratori, Dipendente o Referente che siano: può solo
accettarla (validandola) o rifiutarla.
Per effettuare una richiesta di inserimento di una assenza basta
cliccare sul simbolo alla destra della data interessata.
Nella maschera che si apre
è possibile inserire:

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 Giustificativo: è possibile inserire direttamente il codice (se lo si conosce)

oppure cercare il giustificativo di assenza scegliendolo dal menù a tendina
a fianco.
 Dal/Al: è possibile inserire uno o più giorni mettendo la data di inizio
(“Dal”) e quella di Fine (“Al”). La data proposta in entrambi i campi
sarà quella del giorno selezionato.
 Copertura: la copertura possibile varia a seconda del Giustificativo
stesso. Dopo aver scelto il giustificativo, potranno utilizzarsi tre
tipologie di Copertura:
 Giorno Intero: il giustificativo copre l’intera giornata lavorativa
 Valore Orario: consente di specificare un quantitativo orario a partire
da un orario specificato

In questocaso, nel campo “Per” si indicherà il quantitativo orario da

inserire e nel campo “Dalle” l’orario di partenza del giustificativo
 Segmento Orario: consente di specificare un periodo di copertura
oraria per un singolo specifico giorno

In questo caso, nel campo “Dalle” si indicherà l’orario di partenza

del giustificativo e nel campo “Alle” l’orario di fine. A differenza
del caricamento per Valore Orario, non è possibile caricare il
giustificativo su più giorni.
 Note dipendente: il dipendente può caricare una nota da comunicare al
Responsabile relativa alla richiesta di assenza caricata.
Per confermare la richiesta di inserimento dell’assenza, basta cliccare sul
relativo pulsante di registrazione . L’assenza inserita dal dipendente e
ancora da validare verrà evidenziata in rosso.

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Cancellazione/modifica Altre funzioni del Cartellino

assenze

Nel cartellino, in alto a destra, sono presenti alcuni tasti funzionali che
possono essere utilizzati dal Dipendente.
Il pulsante dà la possibilità al Dipendente di entrare nella maschera delle
assenze
nella quale, oltre a potere inserire le assenze nella medesima modalità
precedentemente indicata, potrà visualizzare, se abilitato, tramite gli
opportuni tasti funzionali, la situazione di Massimale, Goduto e Residuo
delle categorie di assenze indicate (ferie, etc.), le eventuali abilitazioni al
Diritto studio, le schede di Maternità. Per un vademecum relativo a tali
funzionalità, si rimanda al manuale della Gestione Assenze.
E’ possibile per il Dipendente, effettuare la cancellazione di una richiesta di
assenza inserita precedentemente dal Dipendente stesso, purchè questa non
sia ancora stata Validata o Rifiutata dal Responsabile. Per far ciò, si può
cliccare direttamente sull’assenza che si intende cancellare in corrispondenza
della data interessata.
Si aprirà la seguente maschera:
Per confermare la cancellazione, basterà cliccare sul pulsante Cancella
e rispondere OK alla seguente videata
Per effettuare una richiesta di modifica dell’ assenza, le modalità sono le
stesse della cancellazione: si clicca sull’assenza interessata, si effettuano le
modifiche (tutti i campi sono modificabili, tranne le Note del Responsabile) ,
quindi si confermano le modifiche con il tasto di registrazione .
Nel cartellino, in alto a destra, sono presenti alcuni tasti funzionali che
possono essere utilizzati dal Dipendente.

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1. Stampa Cartellino 2. Visualizzazione 3. Riepilogo Mensile

Richieste

Il pulsante dà la possibilità al Dipendente di stampare il cartellino in

PDF. Tale pulsante è visibile se nelle Configurazioni di QB è contemplata la
stampa del cartellino da portale per il Dipendente.
Il pulsante dà la possibilità al Dipendente di visualizzare le richieste
caricate ed il relativo dettaglio
Per il dettaglio ancora più specifico delle richieste qui visualizzate, è
possibile cliccare ulteriormente sulla lente di ingrandimento sulla sinistra
della richiesta stessa

Se la richiesta è relativa alle timbrature, si aprirà la seguente nuova

maschera:
Se la richiesta è relativa alle assenze, verranno visualizzati i seguenti
dettagli:

Il pulsante dà la possibilità al Dipendente di visualizzare i dati del

riepilogo mensile
I dati visualizzati sono gli stessi del riepilogo del cartellino in stampa
configurato nelle Configurazioni di QB

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