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STI engineering Srl

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DOCUMENT TITLE
Standard cartella di commessa

DOCUMENT CODE
GM-PRC-001-INS-004-A

DOCUMENT DATE
15 Dicembre 2022
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GM-PRC-001-INS-004-A Standard cartella di commessa

A 15.12.2022 EMISSIONE MDL MLR DMN

Rev. Data Descrizione Revisione Preparato Controllato Approvato
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SOMMARIO

1. Scopo del documento................................................................................................................................................5

2. Struttura della cartella di commessa.........................................................................................................................5
3. 0.PM..........................................................................................................................................................................6
3.1. 0.OFFER........................................................................................................................................................6
3.2. 1.CONTRACT................................................................................................................................................6
3.3. 2.PLANNING..................................................................................................................................................6
3.4. 3.SAL..............................................................................................................................................................6
3.5. 4.CVs..............................................................................................................................................................6
3.6. 5.PROGRESS_ORE......................................................................................................................................6
3.7. 6.EXTRA........................................................................................................................................................6
3.8. 7.REPORTS...................................................................................................................................................6
3.9. 8.DOCUMENT LIST.......................................................................................................................................6
4. 1.COMMUNICATIONS..............................................................................................................................................6
4.1. 0.PROJECT DIRECTORY.............................................................................................................................6
4.2. 1.RFI...............................................................................................................................................................7
4.3. 2.MOM............................................................................................................................................................7
4.4. 3.INCOMING..................................................................................................................................................7
4.5. 4.MAIL OUT...................................................................................................................................................7
5. 2.DATA......................................................................................................................................................................7
5.1. 1.DESIGN DATA............................................................................................................................................7
5.2. 2.PHOTO SURVEY........................................................................................................................................7
5.3. 3.STANDARD.................................................................................................................................................7
6. 3.DESIGN..................................................................................................................................................................7
6.1. 1.IN PROGRESS...........................................................................................................................................7
6.1.1. 0.COMMON........................................................................................................................................8
6.1.2. 1.PROJECT MANAGEMENT.............................................................................................................8
6.1.3. 2.(DISCIPLINA)...................................................................................................................................8
6.1.4. 2.DELIVERED.....................................................................................................................................9
6.1.5. 3.LOG.................................................................................................................................................9
7. 4.PROCUREMENT...................................................................................................................................................9
7.1. 0.PROCUREMENT DATA..............................................................................................................................9
7.2. 1.MANAGEMENT...........................................................................................................................................9
7.3. 2.FINAL DOCS...............................................................................................................................................9
7.4. 3.SPARE PARTS...........................................................................................................................................9
8. 5.CONSTRUCTION...................................................................................................................................................9
8.1. 1.PHOTO......................................................................................................................................................10

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8.2. 2.SURVEYS.................................................................................................................................................10
8.3. 3.AS BUILT..................................................................................................................................................10
8.4. 4.CONSTRUCTION MANAGEMENT..........................................................................................................10
9. 6.COMMISSIONING................................................................................................................................................10
9.1. 1.T&C...........................................................................................................................................................10
10. 7. 3D MODEL..........................................................................................................................................................10

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1. Scopo del documento

La struttura di gestione della cartella di commessa è responsabilità del Project Manager incaricato della gestione
della commessa stessa. Lo scopo del documento è armonizzare, per quanto possibile, la struttura delle cartelle di
commessa nel formato Windows Gestione Risorse.
STI Engineering opera in 4 Business Line:
 Industrial
 Building
 Oil & Gas (Energy & Chemical)
 Marine.
Ogni commessa rientra all’interno di una delle BL di competenza, con diverse peculiarità tecniche e gestionali.
Tipicamente le commesse delle Business Line Oil & Gas e Marine operano con strutture gestionali dettate dalle
esigenze dei Clienti.
Quanto segue si propone di applicarlo alle Business Line Industrial e Building e come regola generale la struttura
dovrà attenersi allo standard almeno fino al 4° livello di sotto-cartelle (si vedano i paragrafi successivi) per
agevolare l’archiviazione e la consultazione a tutti gli operatori. Il Project Manager strutturerà i livelli successivi in
base alle esigenze lavorative.

2. Struttura della cartella di commessa

La struttura della cartella è stata pensata per essere adattabile a tutte le varie tipologie di commesse ma
soprattutto per permettere ad ogni operatore di poter accedere alla documentazione e ritrovarla agilmente a
prescindere dalla Branch e dalla Buisness Line.
Le cartelle principali sono le seguenti:

Figura 1

Quella che andremo ad illustrare è la massima espressione della struttura, ma a discrezione del PM o del BIM
Manager è possibile non utilizzare tutte le cartelle e sottocartelle se non sono necessarie per la commessa,
l’importante che la struttura resti tale.

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3. 0.PM
La seguente cartella è dedicata al PM, al suo interno ci sono gli strumenti per permettergli di monitorare e gestire
l’andamento della commessa.
È il PM che decide se rendere accessibile al team il contenuto (o parte di essi) delle seguenti cartelle.

3.1. 0.OFFER
All’interno della seguente cartella verrà salvata l’ultima revisione dell’offerta commerciale, completa di
distinta base ed eventuali NDA (documenti che si ricevono dal Sales Manager).

3.2. 1.CONTRACT
All’interno della seguente cartella verrà salvata l’ultima revisione del contratto.

3.3. 2.PLANNING
All’interno della seguente cartella verrà salvato il cronoprogramma.

3.4. 3.SAL
All’interno della seguente cartella verranno salvati gli stati di avanzamento lavori.

3.5. 4.CVs
All’interno della seguente cartella verranno salvati i curriculum vitae delle risorse utilizzate per la
commessa.

3.6. 5.PROGRESS_ORE
All’interno della seguente cartella verrà salvato l’estrapolazione di Hydra dell’avanzamento delle ore della
commessa.

3.7. 6.EXTRA
All’interno della seguente cartella verranno indicate le varianti al contratto e le relative ore aggiuntive che
vengono utilizzate per una commessa (cambi di contratto e il suo relativo contenuto come varianti).

3.8. 7.REPORTS
All’interno della seguente cartella vengono salvati i report sull’andamento della commessa.

3.9. 8.DOCUMENT LIST

All’interno della seguente cartella è salvata la document list, è quel documento in cui vengono indicati tutti
gli elaborati della commessa tenendo traccia dell’invio e della revisione di ogni singolo documento.

4. 1.COMMUNICATIONS
All’interno della seguente cartella vengono salvate tutte le comunicazioni, che possono essere interne o esterne.

4.1. 0.PROJECT DIRECTORY

All’interno della seguente cartella è salvato un documento contenente i riferimenti delle persone inerenti

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alla commessa (es. Indirizzi e recapiti del cliente, fornitori, consulenti, etc.).

4.2. 1.RFI
All’interno della seguente cartella sono salvate le domande e risposte del/dal cliente riguardo ad
informazioni formali (seguono un format ben definitivo per delle azioni specifiche).

4.3. 2.MOM
All’interno della seguente cartella vengono salvate le minute di meeting di progetto, ovvero si tiene traccia
delle informazioni essenziali del progetto.

4.4. 3.INCOMING
All’interno della seguente cartella vengono archiviate le comunicazioni di un fornitore/cliente in arrivo.
La comunicazione va salvata all’interno della sua cartella, essa va così rinominata:
202X.0X.XX - from xxx - "Breve descrizione comunicazione".

4.5. 4.MAIL OUT

All’interno della seguente cartella vengono archiviate le comunicazioni emesse a un fornitore/cliente.
La comunicazione va salvata all’interno della sua cartella, essa va così rinominata:
202X.0X.XX - to xxx - "Breve descrizione comunicazione".

5. 2.DATA
All’interno della seguente cartella c’è tutta la documentazione necessaria per avviare il progetto (es. fotografie del
sopralluogo, accesso atti, etc.).

5.1. 1.DESIGN DATA

All’interno della seguente cartella vengono archiviate le specifiche, dati, ecc. anche da altri progetti utili al
progetto.

5.2. 2.PHOTO SURVEY

All’interno della seguente cartella vengono salvati i file realizzati durante i sopralluoghi fotografici (da
rinominata così: 202X.0X.XX - "Breve descrizione sopralluogo").

5.3. 3.STANDARD
All’interno della seguente cartella vengono archiviati gli standard da usare nel progetto, sia interni che del
Cliente (es. template dei cartigli e delle relazioni).

6. 3.DESIGN
All’interno della seguente cartella vengono salvati tutti i documenti che andranno a comporre il progetto.

6.1. 1.IN PROGRESS

All’interno della seguente cartella vengono salvati i tutti i nativi del progetto, insieme alla documentazione

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di supporto necessaria alla progettazione.

C’è una prima suddivisione per fase progettuale e successivamente c’è la distinzione fra le varie discipline
coinvolte.
Le fasi progettuali sono le seguenti:
 1.Concept: all’interno si salva la documentazione relativa alle fasi di fattibilità e fase preliminare
 2.Tender: all’interno si salva la documentazione relativa alla fase definitiva
 3.Work: all’interno si salva la documentazione relativa alla fase esecutiva
A loro volta sono così strutturate:

Figura 2

È possibile utilizzare solo le cartelle necessarie per la gestione della commessa, inoltre sono state indicate
delle ulteriori sotto-cartelle come esempio, ma il loro utlizzo è discrezionale.

6.1.1. 0.COMMON
 0.1 XRIF: all’interno della seguente cartella vengono salvati gli XRFI
 0.2 BIM FEDERATO: all’interno della seguente cartella vengono salvati tutti i modelli di BIM
(nostri e del cliente)

6.1.2. 1.PROJECT MANAGEMENT

 1.1 PROGETTI DI RIFERIMENTO: estratti di altri progetti, utili allo sviluppo della commessa
 1.2 ANALISI PRELIMINARI: bozze

6.1.3. 2.(DISCIPLINA)
 2.1. ANALISI PRELIMINARI
 2.2. COMPUTO
 2.3. RELAZIONI TECNICHE
 2.4. TABELLE E CALCOLI

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 2.5. ELABORATI GRAFICI/NATIVI

Le sotto cartelle sopra evidenziate (dalla 2.1 alla 2.5) sono indicative di una organizzazione suggerita, ma
come menzionato prima, sono a totale discrezione del PM o del BIM Manager.
La logica di archiviazione della documentazione però rimane invariata ed è la seguente:
 i nativi (e relative copie in altri formati) vanno sempre salvati all’interno della cartella di commessa
in modo tale che siano sempre consultabili e modificabili da qualsiasi operatore (non si salvano sul
pc personale) e sono rinominati seguendo la codifica standard utilizzata per la commessa (ovvero
quella indicata nella document list)
 i documenti di supporto sono così rinominati “Breve descrizione del documento”

6.1.4. 2.DELIVERED
All’interno della seguente cartella vengono salvate tutte le revsioni dei documenti inviati al cliente.

6.1.5. 3.LOG
All’interno della seguente cartella vengono salvate solo le ultime revisioni ufficiali inviate al cliente.

7. 4.PROCUREMENT
All’interno della seguente cartella vengono salvati i documenti preparatori per l’offerta di acquisto di beni e servizi
(per esempio per gli equipaggiamenti principali come chiller, quadri, pompe, serbatoi, valvolame, oppure dei
componenti di linea e secondari, come tubazioni, cavi, canaline, interruttori, ecc.), per l’eventuale valutazione
delle offerte, per la negoziazione e per la gestione dell’appalto.

7.1. 0.PROCUREMENT DATA

All’interno della seguente cartella vengono archiviate le specifiche, dati, ecc. anche da altri progetti utili al
progetto.

7.2. 1.MANAGEMENT
All’interno della seguente cartella vengono salvati i documenti necessari per lo svolgimento di
procurement (es. raccolta dati, tabelle, relazioni, etc.).

7.3. 2.FINAL DOCS

All’interno della seguente cartella vengono salvati i documenti contrattualizzati.

7.4. 3.SPARE PARTS

All’interno della seguente cartella vengono salvati gli elenchi dei prezzi unitari corredati dalle tempistiche e
delle date di consegna.

8. 5.CONSTRUCTION
All’interno della seguente cartella vengono salvati i documenti necessari per lo svolgimento di assistenza alla
realizzazione delle opere.

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8.1. 1.PHOTO
All’interno della seguente cartella viene salvato il materiale fotografico che va rinominato così:
202X.0X.XX - "Breve descrizione".

8.2. 2.SURVEYS
All’interno della seguente cartella vengono salvati i sondaggi, rilievi, visite, verbali di cantiere fatti al
cliente.

8.3. 3.AS BUILT

All’interno della seguente cartella vengono salvati gli AS BUILT.

8.4. 4.CONSTRUCTION MANAGEMENT

9. 6.COMMISSIONING
All’interno della seguente cartella vengono salvati i documenti necessari allo svolgimento delle prestazioni di
consulenza svolte a favore della committenza al fine di garantire assistenza e sorveglianza relativamente alla
fase progettuale e poi ai lavori per permettere l’esecuzione delle opere nel rispetto delle normative in vigore e
delle previsioni del progetto, in modo da tutelare gli interessi del Cliente nella fase di appalto, in quella di
esecuzione ed in quella di consegna e collaudo delle opere.

9.1. 1.T&C
All’interno della seguente cartella vengono salvati i documenti elativi ai test e collaudi.

10. 7. 3D MODEL
All’interno della seguente cartella vengono salvati i data base e setting dei sofware di piping e stress analisi che
necessitano di cad amministration diverse da declinare in funzione dalla commessa.

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