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Procedura Per La Gestione Degli Acquisti e La Valutazione Dei Fornitori IT v0 1-GC
Procedura Per La Gestione Degli Acquisti e La Valutazione Dei Fornitori IT v0 1-GC
DEI FORNITORI
Codice:
Revisione: 0.1
Approvata da:
Data di revisione:
Firma:
Emmegi S.p.A.
Sommario
1. SCOPO, AMBITO E DESTINATARI............................................................................................................. 3
2. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO................................................................................................................ 3
6. ALLEGATI................................................................................................................................................ 9
Questa procedura si applica a tutti i processi e/o aree (parti dell’organizzazione) all’interno del
sistema gestione qualità (SGQ).
Nel processo degli acquisiti rientrano, ma non solo: fornitura di prodotto finito, fornitura di
lavorazioni aggiuntiva (ripresa del pezzo), fornitura di materia prima, fornitura di trattamenti
superficiali.
I destinatari del presente documento sono i responsabili delle funzioni qualità, commerciale e la
Direzione Generale, nonché gli auditors interni.
2. Documenti di riferimento
ISO 9001:2015, paragrafo 8.4
Manuale Qualità
Matrice
Raccolta offerte
Effettuazione dell’acquisto
I risultati sono No
soddisfacenti?
Si
Prodotti Non Conformi
Fine
Se viene individuato un nuovo fornitore, il Responsabile degli Acquisti raccoglie campioni dei prodotti
o referenze del fornitore. In base ai dati raccolti, effettua una valutazione del fornitore seguendo i
criteri sotto descritti. Se il fornitore soddisfa i criteri, si fa un ordine di prova e Responsabile degli
Acquisti effettua una nuova valutazione. Dopo aver soddisfatto la valutazione finale, il responsabile
del sistema qualità (RSQ) registra il fornitore nell’Elenco dei Fornitori Qualificati.
certificazioni varie
precedenti acquisti di beni e servizi
documentazione tecnica, cataloghi, versioni dimostrative, prospetti e altri documenti relativi
ai beni e servizi
evidenze sulla qualità dei beni e servizi
Il RSQ effettua la valutazione dei fornitori sulla base dei seguenti criteri:
P Prezzo da 0 a 25
MP Modalità di Pagamento da 0 a 15
Il RSQ assegna un punteggio ad ogni criterio e poi somma i valori. I Fornitori con un punteggio totale
superiore a 70 vengono inseriti nell’Elenco dei Fornitori Qualificati.
La valutazione della qualità della spedizione tiene conto dei seguenti indicatori: la correttezza
dei documenti di consegna, la coincidenza tra la quantità di prodotto consegnata e quella
richiesta, i danneggiamenti subiti dal prodotto durante il trasporto, il rispetto delle condizioni
di trasporto previste e dei tempi di consegna. (per Qualità spedizione si intende dimensionale
ed altro?)
Punteggi Descrizione
o
3.4.2. Prezzo
Punteggi Descrizione
o
Punteggi Descrizione
o
Punteggi Descrizione
o
Punteggi Descrizione
o
A Eccezionale >85
B Accettabile 70-84
D Inaccettabile Minore di 59
Il RSQ aggiorna questo dato relativo ai fornitori nella Checklist per la Valutazione dei Fornitori una
volta all’anno. Questa metodologia non si applica ai fornitori che hanno il monopolio sul mercato o
che sono scelti dal cliente; tali fornitori vengono inseriti nell’Elenco dei Fornitori Qualificati senza una
valutazione.
I prodotti e servizi di un fornitore esterno sono destinati ad essere integrati nei prodotti e
servizi Emmegi
I prodotti e i servizi sono forniti direttamente al cliente da un fornitore esterno per conto
dell’organizzazione
Un processo, o parte di un processo, è fornito da un fornitore esterno a seguito di una
decisione adottata dall’organizzazione
Il RSQ assicura che i processi forniti esternamente rimangono sotto il controllo del SGQ.
Il responsabile a seconda dello stato delle scorte, delle richieste del cliente, degli andamenti del
mercato e del risultato del processo di progettazione, redige una richiesta interna di acquisto e la
consegna all’addetto. Sulla base della richiesta interna di acquisto, l’addetto compila una Richiesta ed
Ordine di Acquisto e seleziona un fornitore dall’Elenco dei Fornitori Qualificati.
Nel definire la necessità di un acquisto, il responsabile deve considerare l’impatto potenziale dei
processi, prodotti e servizi affidati esternamente rispetto alla capacità dell’organizzazione nel
soddisfare il cliente e i requisiti normativi e legislativi applicabili, oltre all’efficacia dei controlli
applicati dal fornitore esterno.
Il responsabile comunica al fornitore esterno i requisiti che l’organizzazione ha stabilito per la sua
approvazione e le attività di verifica o validazione che l’organizzazione, o il suo cliente, intende
effettuare presso il fornitore esterno.
Il responsabile raccoglie le offerte dai fornitori qualificati inviando loro una Richiesta ed Ordine di
Acquisto. Se nessuno dei fornitori qualificati è in grado di fornire i beni o servizi richiesti, il
responsabile invia la richiesta di offerta ad altri fornitori.
Il responsabile (si intende il responsabile acquisti vari?), previa comunicazione con il fornitore,
definisce:
Per acquisti di lungo termine o di grande valore, il responsabile stipula un contratto con il fornitore.
Procedura per la Gestione degli Acquisti e rev. 0 del 01/06/2018 Pagina 8 di 10
la Valutazione dei Fornitori
Emmegi S.p.A.
Il responsabile ordina i beni e servizi dopo aver ricevuto un’offerta con prodotti e quantità
precisamente dettagliati sulla base di un contratto o di una offerta approvata.
Il RSQ assicura che vengano effettuate le attività di verifica e validazione che l’organizzazione, o il suo
cliente, intendono eseguire.
[Funzione] conferma il ricevimento delle quantità di beni convenute firmando la bolla di consegna del
fornitore che include le attestazioni e altre evidenze del prodotto o della qualità del servizio. Nei casi
in cui è necessario attendere i risultati di verifiche di laboratorio, [funzione] deve collocare il prodotto
acquistato in un luogo adeguato e apporre un’etichetta sulla quale è riportato PRODOTTO IN FASE DI
VERIFICA – PROIBITO L’USO (apporre etichetta o posizionarlo in una zona dedicata a merce in attesa
di controllo?). Una volta che i risultati delle verifiche hanno dato esito positivo, il prodotto viene
posizionato secondo il layout di magazzino e [funzione] rimuove l’etichetta. Fino a qui è gestito dagli
addetti del magazzino?
In caso contrario, [funzione] decide se restituire il prodotto al fornitore o agire secondo la Procedura
per la Gestione delle Non Conformità e inserire un reclamo nel Registro dei Reclami verso Fornitori.
Se viene registrato un reclamo si informano i fornitori che l’azienda potrà utilizzare comunque il
prodotto piuttosto che restituirlo al fornitore. Questa parte dall’ Ufficio accetazione?
Il responsabile effettua la verifica del servizio mediante l’acquisizione delle evidenze (referenze,
lettera di raccomandazioni, certificazioni, etc.) sulle capacità del fornitore ad erogare il servizio
necessario.