PROCEDURA PER LA GESTIONE DEGLI ACQUISTI E LA VALUTAZIONE

DEI FORNITORI

Codice:

Revisione: 0.1

Redatta da: Matteo Rossini

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Data di revisione:

Firma:
Emmegi S.p.A.

Storia delle Revisioni

Data Revisione Redatta da Descrizione della modifica

0.1 Bozza del documento base

Sommario
1. SCOPO, AMBITO E DESTINATARI............................................................................................................. 3

2. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO................................................................................................................ 3

3. VALUTAZIONE E SELEZIONE DEI FORNITORI............................................................................................ 4

3.1. FLUSSO DI PROCESSO....................................................................................................................................4

3.2. UTILIZZO DI NUOVI FORNITORI........................................................................................................................5
3.3. VALUTAZIONE DEI FORNITORI.........................................................................................................................5
3.4. CRITERI PER LA SELEZIONE DEI FORNITORI.........................................................................................................5
3.4.1. Qualità della Spedizione...................................................................................................................5
3.4.2. Prezzo...............................................................................................................................................6
3.4.3. Affidabilità del Fornitore..................................................................................................................6
3.4.4. Modalità di Pagamento...................................................................................................................6
3.4.5. Sistema di Gestione Qualità.............................................................................................................6
3.5. CLASSIFICAZIONE DEI FORNITORI.....................................................................................................................7

4. GESTIONE DEGLI ACQUISTI..................................................................................................................... 7

4.1. DEFINIZIONE DELLA NECESSITÀ DI ACQUISTO......................................................................................................8

4.2. RACCOLTA OFFERTE, SELEZIONE E APPROVAZIONE DELLE OFFERTE........................................................................8
4.3. EFFETTUAZIONE DELL’ACQUISTO.....................................................................................................................8
4.4. VERIFICA DEI PRODOTTI, SERVIZI O PROCESSI ACQUISTATI....................................................................................8
4.4.1. Verifica dei prodotti..........................................................................................................................9
4.4.2. Verifica dei servizi............................................................................................................................9

5. REGISTRAZIONI CONSERVATE IN BASE A QUESTO DOCUMENTO.............................................................9

6. ALLEGATI................................................................................................................................................ 9

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1. Scopo, ambito e destinatari

Lo scopo di questa procedura è descrivere il processo di valutazione e selezione dei fornitori
(fornitori esterni di processi, prodotti e servizi) e la gestione degli acquisiti al fine di soddisfare I
requisiti di acquisto specificati.

Questa procedura si applica a tutti i processi e/o aree (parti dell’organizzazione) all’interno del
sistema gestione qualità (SGQ).

Nel processo degli acquisiti rientrano, ma non solo: fornitura di prodotto finito, fornitura di
lavorazioni aggiuntiva (ripresa del pezzo), fornitura di materia prima, fornitura di trattamenti
superficiali.

I destinatari del presente documento sono i responsabili delle funzioni qualità, commerciale e la
Direzione Generale, nonché gli auditors interni.

2. Documenti di riferimento
 ISO 9001:2015, paragrafo 8.4
 Manuale Qualità
 Matrice

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3. Valutazione e Selezione dei Fornitori

3.1. Flusso di processo

Utilizzo di nuovi fornitori

Valutazione dei fornitori

Determinazione dei criteri per la

valutazione

Redazione di un Elenco dei Fornitori

Definizione della necessità di acquisto
Qualificati

Raccolta offerte

Effettuazione dell’acquisto

Verifica dell’acquisto Restituzione al

fornitore

I risultati sono No
soddisfacenti?

Si
Prodotti Non Conformi

Fine

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3.2. Utilizzo di nuovi Fornitori

Se viene individuato un nuovo fornitore, il Responsabile degli Acquisti raccoglie campioni dei prodotti
o referenze del fornitore. In base ai dati raccolti, effettua una valutazione del fornitore seguendo i
criteri sotto descritti. Se il fornitore soddisfa i criteri, si fa un ordine di prova e Responsabile degli
Acquisti effettua una nuova valutazione. Dopo aver soddisfatto la valutazione finale, il responsabile
del sistema qualità (RSQ) registra il fornitore nell’Elenco dei Fornitori Qualificati.

3.3. Valutazione dei Fornitori

Il responsabile effettua le valutazioni dei fornitori analizzando:

 certificazioni varie
 precedenti acquisti di beni e servizi
 documentazione tecnica, cataloghi, versioni dimostrative, prospetti e altri documenti relativi
ai beni e servizi
 evidenze sulla qualità dei beni e servizi

3.4. Criteri per la Selezione dei Fornitori

Il RSQ effettua la valutazione dei fornitori sulla base dei seguenti criteri:

Sigla Criterio Punteggio

QS Qualità della Spedizione da 0 a 30

P Prezzo da 0 a 25

AF Affidabilità del Fornitore da 0 a 20

MP Modalità di Pagamento da 0 a 15

SGQ Sistema di Gestione Qualità da 0 a 10

Il RSQ assegna un punteggio ad ogni criterio e poi somma i valori. I Fornitori con un punteggio totale
superiore a 70 vengono inseriti nell’Elenco dei Fornitori Qualificati.

3.4.1. Qualità della Spedizione

La valutazione della qualità della spedizione tiene conto dei seguenti indicatori: la correttezza
dei documenti di consegna, la coincidenza tra la quantità di prodotto consegnata e quella
richiesta, i danneggiamenti subiti dal prodotto durante il trasporto, il rispetto delle condizioni
di trasporto previste e dei tempi di consegna.

Punteggio Descrizione

30 Nessun reclamo sulla qualità della spedizione

25 Il reclamo non pregiudica la qualità della spedizione

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15 Molti reclami con effetti minori sulla qualità della spedizione

5 I reclami pregiudicano significativamente la qualità della spedizione

0 La spedizione è stata restituita a causa di inaccettabile qualità della spedizione

3.4.2. Prezzo

Punteggio Descrizione

25 Il prezzo è inferiore rispetto alla media del prezzo di mercato

15 In media con il prezzo di mercato

10 Il prezzo è leggermente al di sopra della media del prezzo di mercato

0 Il prezzo è significativamente superiore rispetto al prezzo medio di mercato

3.4.3. Affidabilità del Fornitore

Punteggio Descrizione

20 Dimostra costantemente disponibilità alla cooperazione e professionalità,

nessun reclamo riguardante la collaborazione

10 Reclami minori riguardanti la collaborazione

0 Reclami importanti riguardanti la collaborazione

3.4.4. Modalità di Pagamento

Punteggio Descrizione

15 Pagamento differito a 30 giorni

10 Pagamento dopo la spedizione

5 50% pagamento anticipato e 50% dopo la spedizione

0 100% pagamento anticipato

3.4.5. Sistema di Gestione Qualità

Punteggio Descrizione

10 L’Organizzazione ha un SGQ certificato

5 L’Organizzazione non ha un SGQ certificato, ma opera secondo la ISO 9001

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0 L’Organizzazione non ha un SGQ certificato, e non opera secondo la ISO 9001

3.5. Classificazione dei Fornitori

I Fornitori sono classificati sulla base della metodologia descritta in precedenza.

Classe Descrizione Punteggio

A Eccezionale >85

B Accettabile 70-84

C Accettabile con ulteriori verifiche 59-69

D Inaccettabile Minore di 59

Il RSQ aggiorna questo dato relativo ai fornitori nella Checklist per la Valutazione dei Fornitori una
volta all’anno. Questa metodologia non si applica ai fornitori che hanno il monopolio sul mercato o
che sono scelti dal cliente; tali fornitori vengono inseriti nell’Elenco dei Fornitori Qualificati senza una
valutazione.

4. Gestione degli Acquisti

Il RSQ assicurerà che i processi, i prodotti e i servizi affidati all’esterno siano conformi ai requisiti, e
stabilirà i controlli da applicare al fornitore esterno quando:

 I prodotti e servizi di un fornitore esterno sono destinati ad essere integrati nei prodotti e
servizi Emmegi
 I prodotti e i servizi sono forniti direttamente al cliente da un fornitore esterno per conto
dell’organizzazione
 Un processo, o parte di un processo, è fornito da un fornitore esterno a seguito di una
decisione adottata dall’organizzazione

Il RSQ assicura che i processi forniti esternamente rimangono sotto il controllo del SGQ.

4.1. Definizione della necessità di acquisto

Il responsabile a seconda dello stato delle scorte, delle richieste del cliente, degli andamenti del
mercato e del risultato del processo di progettazione, redige una richiesta interna di acquisto e la
consegna all’addetto. Sulla base della richiesta interna di acquisto, l’addetto compila una Richiesta ed
Ordine di Acquisto e seleziona un fornitore dall’Elenco dei Fornitori Qualificati.

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Se il fornitore non è in grado di consegnare beni o servizi che soddisfano i requisiti

dell’organizzazione, l’addetto lo riferisce al responsabile, che prende la decisione finale di accettare le
condizioni del fornitore o individuare un altro fornitore.

Nel definire la necessità di un acquisto, il responsabile deve considerare l’impatto potenziale dei
processi, prodotti e servizi affidati esternamente rispetto alla capacità dell’organizzazione nel
soddisfare il cliente e i requisiti normativi e legislativi applicabili, oltre all’efficacia dei controlli
applicati dal fornitore esterno.

Il responsabile comunica al fornitore esterno i requisiti che l’organizzazione ha stabilito per la sua
approvazione e le attività di verifica o validazione che l’organizzazione, o il suo cliente, intende
effettuare presso il fornitore esterno.

4.2. Raccolta Offerte, Selezione e Approvazione delle Offerte

Il responsabile raccoglie le offerte dai fornitori qualificati inviando loro una Richiesta ed Ordine di
Acquisto. Se nessuno dei fornitori qualificati è in grado di fornire i beni o servizi richiesti, il
responsabile invia la richiesta di offerta ad altri fornitori.

Il responsabile, previa comunicazione con il fornitore, definisce:

 Requisiti per la fornitura di processi, prodotti e servizi

 Requisiti per l’approvazione di prodotti, servizi, metodologie, processi ed attrezzature
 Requisiti per il rilascio di prodotti e servizi
 Requisiti relativi alle competenze, comprese qualifiche del personale necessarie
 Requisiti per le comunicazioni tra il fornitore esterno e l’organizzazione
 Requisiti per il controllo ed il monitoraggio delle prestazioni del fornitore esterno applicati
dall’organizzazione
 Requisiti stabiliti dal Sistema di Gestione Qualità

Per acquisti di lungo termine o di grande valore, il responsabile stipula un contratto con il fornitore.

Il responsabile ordina i beni e servizi dopo aver ricevuto un’offerta con prodotti e quantità
precisamente dettagliati sulla base di un contratto o di una offerta approvata.

4.3. Effettuazione dell’Acquisto

Il responsabile controlla il processo di acquisto e informa il responsabile se si verificano problemi

durante il processo di acquisto (ritardi di spedizione, non conformità di prodotto, ecc.).

4.4. Verifica dei Prodotti, Servizi o Processi acquistati

Il RSQ assicura che vengano effettuate le attività di verifica e validazione che l’organizzazione, o il suo
cliente, intendono eseguire.

4.4.1. Verifica dei prodotti DA RIVEDERE LUISA

[Funzione] conferma il ricevimento delle quantità di beni convenute firmando la bolla di consegna del
fornitore che include le attestazioni e altre evidenze del prodotto o della qualità del servizio. Nei casi
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in cui è necessario attendere i risultati di verifiche di laboratorio, [funzione] deve collocare il prodotto
acquistato in un luogo adeguato e apporre un’etichetta sulla quale è riportato PRODOTTO IN FASE DI
VERIFICA – PROIBITO L’USO. Una volta che i risultati delle verifiche hanno dato esito positivo, il
prodotto viene posizionato secondo il layout di magazzino e [funzione] rimuove l’etichetta. In caso
contrario, [funzione] decide se restituire il prodotto al fornitore o agire secondo la Procedura per la
Gestione delle Non Conformità e inserire un reclamo nel Registro dei Reclami verso Fornitori. Se
viene registrato un reclamo si informano i fornitori che l’azienda potrà utilizzare comunque il
prodotto piuttosto che restituirlo al fornitore.

4.4.2. Verifica dei servizi

Il responsabile effettua la verifica del servizio mediante l’acquisizione delle evidenze (referenze,
lettera di raccomandazioni, certificazioni, etc.) sulle capacità del fornitore ad erogare il servizio
necessario.

5. Registrazioni conservate in base a questo documento

Conservazione
Nome della registrazione Codice Responsabilità
Tempo min. Luogo

Checklist per la Valutazione dei Fornitori PR.09.1 2 anni Server RSQ

Elenco dei Fornitori Qualificati PR.09.2 2 anni Server RSQ

Registro dei Reclami verso i Fornitori PR.09.3 2 anni Server RSQ

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