VADEMECUM CRM - OFFERTE

Attività:
• “Manutenzione” settimanale offerte: ordine confermato,
offerta persa, offerta in sospeso

Contenuti
• Offerte formali (caricate su Arca)
• Consultazione PC da CRM
• Offerte informali
• Monitoraggio offerte

Sommario
1. Offerte formali (PC) ................................................................................................................... 2
1.1 Caratteristiche pipeline offerte ......................................................................................... 4
2. Consultazione PC da CRM ......................................................................................................... 8
3. Offerte informali ..................................................................................................................... 11
3.1 Offerte informali partendo da zero ...................................................................................... 11
3.2 Associare una mail a un’anagrafica ...................................................................................... 15
3.3 Associare una mail a un evento\creare evento da mail ....................................................... 18
3.4 Associare mail a evento già creato in precedenza ............................................................... 20
4. Attività su offerte .................................................................................................................... 22
5. Altro......................................................................................................................................... 24
5.1 Dati per configurazione webmail..................................................................................... 24
5.2 Sincronizzazione webmail ................................................................................................ 25
 1. Offerte formali (PC)
Tutte le offerte caricate su Arca sono automaticamente caricate sul CRM (dal giorno successivo al
caricamento su Arca) tramite la creazione automatica di un evento “Offerta”.
Gli eventi offerta vanno a inserirsi nella pagina “Pipeline commerciale” da cui si può monitorare lo
stato delle offerte.

Step 1: Per accedere alla pipeline commerciale, cliccare sull’icona menu (tre linee orizzontali) in
alto a sinistra

Step 2: nella tendina successiva, premere sulla freccia accanto al menu “Area commerciale”

2
Step 3: Selezionare “Pipeline commerciale”

3
Step 4: si aprirà la schermata contenente tutte le offerte aperte (non evase in ordine) che fanno
riferimento alla vostra anagrafica

1.1 Caratteristiche pipeline offerte

Le offerte possono essere spostate da una colonna all’altra trascinandole con il mouse.
Le offerte contrassegnate dal colore verde sono quelle “aperte” cioè caricate su Arca o inserite
manualmente sul CRM da meno di 7 giorni.

4
Una volta trascorsi 7 giorni, l’offerta risulterà “da aggiornare” e verrà contrassegnata dal colore
rosso.

Nella scheda relativa all’offerta sono indicati il valore totale e il numero del PC

In alto, in ogni colonna, è indicato il valore totale e il numero di offerte inserite nella colonna
specifica.

5
Il valore totale e il numero complessivo di tutte le offerte sono indicati in alto a destra

Per cercare una specifica offerta (tramite cliente, numero Arca, oggetto ecc.) si può utilizzare la
barra di ricerca in alto

6
Premendo sull’icona a forma di imbuto invece è possibile filtrare le offerte per data

Con l’icona “+” è possibile creare un nuovo evento offerta (es. offerta informale §3 pag. 11).
N.B. in questo caso non sarà associato a un PC di Arca automaticamente.

7
 2. Consultazione PC da CRM
È possibile visualizzare le righe del PC direttamente da CRM aprendo una nuova scheda:
Step 1:

• Portando il mouse su “EasyOne” in alto a sinistra, premere il pulsante destro e selezionare

“Apri link in un’altra scheda”

Oppure:

• Portando il mouse sulla scheda di Chrome, premere il pulsante destro e selezionare

“Duplica”

8
Step 2: nella nuova scheda appena aperta cliccare sull’icona menu (tre linee orizzontali) in alto a
sinistra

Step 3: dalla tendina successiva cliccare sulla freccia accanto a “Documenti Arca”

9
Step 4: Selezionare “Preventivi”

Nella schermata successiva compariranno tutte le righe di tutti i PC presenti su Arca, filtrabili per:
numero PC, Data, Agente, Codice e descrizione articolo, Prezzo (lordo, netto, totale per articolo) e
sconto.

10
Step 5: per visualizzare a quali articoli fa riferimento l’offerta presente nelle pipeline, si può filtrare
l’elenco preventivi per “Num. Doc”, premere sull’icona a imbuto più grande, selezionare “Equals”
dal menu a tendina e poi inserire il numero del PC in questo formato “anno-n° PC”. Es. per cercare
tutte le righe del PC48 del 2022, immettere 2022-48

3. Offerte informali
3.1 Offerte informali partendo da zero
È possibile inviare offerte informali direttamente con la webmail del CRM, creando un evento
“Offerta” che andrà tra gli eventi dell’anagrafica e nella pipeline commerciale. In questo caso la
procedura è per offerte informali per cui non è stata ricevuta una richiesta d’offerta tramite mail.
Step 1: creare un nuovo evento “Offerta” (da anagrafica cliente/pot.cliente, da pipeline, da
agenda, ecc. – è indifferente)

11
Step 2: inserire, se non è già presente, l’anagrafica a cui associare l’offerta e il contatto specifico a
cui inviare la mail con l’offerta

Step 3: Inserire nei vari campi le informazioni relative all’offerta

• Categoria prodotto: selezionare l’icona con i tre puntini e scegliere uno o più prodotti
relativi all’offerta
• Pagamento
• Tempi di consegna
• Totale offerta
• Resa
• Chiusura: selezionare la data in cui si vuole riprogrammare il “controllo dell’offerta”, cioè la
data in cui l’offerta diventerà “rossa” nella pipeline commerciale.

Step 4 (opzionale): nel campo “Note” è possibile inserire del testo che andrà a inserirsi
automaticamente nel corpo della mail dell’offerta informale, mentre il campo “Oggetto”
dell’evento andrà a costituire l’oggetto della mail.

12
Step 5: nel menu a sinistra, all’interno della schermata dell’evento, premere su “E-mail”

Step 6: nella schermata successiva premere sull’icona “+”

13
Step 7: si aprirà automaticamente una nuova scheda con la webmail del CRM (sincronizzata con
Outlook). Verificare l’indirizzo email a cui inviare l’offerta informale e l’oggetto.

Step 8 (FACOLTATIVO): è possibile utilizzare un template, un modello di mail per offerta informale
– modificabile – con i campi utili per effettuare l’offerta informale:

- Cliccare sul “+” in alto a destra e selezionare, nel campo template, “offerta informale”

14
Step 9: premere “Invia” in alto a destra per inviare la mail con l’offerta informale. Dopo l’invio, la
schermata della webmail si chiuderà automaticamente e la mail inviata verrà associata all’evento
offerta aperto in precedenza. Per verificare che la mail inviata sia stata correttamente associata
all’offerta, nella schermata dell’offerta premere su ”Evento” in alto a sinistra.
La mail risulta correttamente inviata e associata all’evento “Offerta” (quindi anche consultabile
direttamente dall’evento) quando compare il numero di mail inviate, in questo caso (1), accanto al
campo E-mail

Step 10 (IMPORTANTE): salvare l’evento cliccando su Salva, in alto a sinistra.

L’offerta informale, sotto forma di evento, comparirà nella pipeline commerciale e sarà
distinguibile dalle altre offerte generate da PC perché il campo “Num.Doc ARCA” risulterà vuoto.

3.2 Associare una mail a un’anagrafica

È possibile associare un indirizzo mail a un’anagrafica direttamente dalla mail ricevuta o inviata.
Step 1: Nella posta inviata\ricevuta, selezionare la mail di cui si vuole associare l’indirizzo a
un’anagrafica cliccandoci sopra
Step 2: Premere sull’icona “+”.

15
N.B. Se l’indirizzo è già associato ad un’anagrafica presente sul CRM verrà associato
automaticamente

Step 3: cercare nella barra di ricerca il contatto da associare all’indirizzo mail

16
Step 4: una volta selezionata l’anagrafica corretta, cliccare su associa anagrafica

17
Step 5: l’anagrafica risulta associata quando nelle mail ricevute o inviate compare il riferimento del
contatto – cliccabile – in alto a destra

3.3 Associare una mail a un evento\creare evento da mail

È possibile associare e\o creare un evento direttamente da una mail ricevuta o inviata.
Step 1: Nella posta inviata\ricevuta, selezionare la mail di cui si vuole associare l’indirizzo a
un’anagrafica cliccandoci sopra
Step 2: Premere sull’icona “+”.

18
Step 3: Compilare i campi della schermata successiva

- Selezionare un tipo di evento

- Selezionare l’utente a cui associare l’evento scrivendo il nome nella barra “Nessun utente
selezionato”
- Inserire la data dell’evento
Step 4: cliccare su “Salva e apri” per visualizzare l’evento dopo averlo creato (es. per inserire note,
modificare data, aggiungere allegati, ecc.). Invece, cliccare su “Salva” se si vuole solamente salvare
l’evento senza aprire la schermata evento.

19
3.4 Associare mail a evento già creato in precedenza
È possibile associare una mail anche a un evento creato in precedenza già presente sul CRM
Step 1: Nella posta inviata\ricevuta, selezionare la mail di cui si vuole associare l’indirizzo a
un’anagrafica cliccandoci sopra
Step 2: Premere sull’icona “+”.

20
Step 3: nella sezione “Associa Email ad evento” compariranno tutti gli eventi relativi all’anagrafica
associata all’indirizzo mail

È possibile filtrare gli eventi in base allo stato (Aperti, Chiusi, Tutti) cliccando sull’icona

Step 4: cliccare sull’icona evidenziata “calendario” per completare l’associazione dell’evento alla
mail

La mail sarà associata all’evento e consultabile dall’evento stesso.

21
 4. Attività su offerte
L’attività da effettuare sulle offerte sarà quella di monitoraggio delle offerte, informali e non,
presenti nella pipeline commerciale.
Gli eventi offerta hanno una scadenza automatica di 7 gg (periodo in cui l’offerta ha l’indicatore
verde), passato questo lasso di tempo l’indicatore dell’offerta diventa rosso ed è richiesta
un’azione aggiuntiva.
L’agente deve, settimanalmente, monitorare delle offerte presenti nella pipeline, compiendo
l’azione necessaria in maniera tale da avere tutti gli indicatori delle offerte di colore verde

In particolare, possono esserci queste situazioni:

- Ordine confermato: non è necessaria alcuna azione aggiuntiva, il PC caricato su Arca
diventa OC e viene automaticamente evaso dal sistema in evento “Ordine confermato”
- Offerta persa: l’evento deve essere evaso in “Offerta Persa” ->
• direttamente dalla pipeline, cliccando due volte sull’offerta, si può aprire l’evento
• cliccare su “Evadi” in alto a sinistra
• nella schermata successiva, selezionare l’evento “U – Offerta rifiutata”
• IMPORTANTE: selezionare la causa del rifiuto tra quelli disponibili nel campo apposito

22
 • Cliccare su “Conferma”
• Nella schermata successiva aggiungere eventuali note e cliccare su “Salva”

- Offerta da posticipare: nel caso in cui l’offerta richiedesse più tempo per essere evasa o in
ordine o in offerta persa, è possibile posticipare la scadenza dell’offerta (intesa come
momento in cui l’indicatore dell’offerta cambia da verde a rosso).

• direttamente dalla pipeline, cliccando due volte sull’offerta, si può aprire l’evento
• in basso a destra, cliccare nello spazio bianco accanto al campo chiusura
• selezionare la data in cui riscadenzare la chiusura dell’offerta

• Cliccare su “Salva” per salvare l’evento senza programmare un evento successivo,

oppure su “Evadi” per inserire un evento collegato all’offerta (es. invio mail di
sollecito)

23
 5. Altro
5.1 Dati per configurazione webmail

24
 5.2 Sincronizzazione webmail
Nella webmail, premere l’icona evidenziata per sincronizzare le mail con Outlook

25