VADEMECUM CRM

Attività:
• Inserimento potenziali clienti dalla mappatura (almeno 10 a settimana)
• Registrare tutte le attività svolte sui potenziali clienti
• Registrare le visite e inserire un report della visita

Sommario
1. Inserimento nuove anagrafiche (Pot. Clienti)........................................................................................ 2
1.1 Inserire contatti all’anagrafica ....................................................................................................... 9
1.2 Inserimento budget e budget potenziale .................................................................................... 11
1.3 Esportazione rapida scheda cliente ................................................................................................... 15
1.4 Ricercare anagrafiche ........................................................................................................................ 16
2. Registrare le attività ............................................................................................................................ 17
2.1 Altri modi per creare un evento: ....................................................................................................... 21
3. Programmare le visite e inserire un report della visita ....................................................................... 23
3.1 Report visita ................................................................................................................................. 23
 1. Inserimento nuove anagrafiche (Pot. Clienti)

- Aprire il menu cliccando sul pulsante in alto a destra

- Selezionare “Aggiungi nuova anagrafica”

- Nella schermata successiva selezionare la qualifica “Pot. Cliente” e premere su “Conferma”

2
- Step 1: inserire ragione sociale del potenziale cliente nel campo “Descrizione”

3
- Step 2: indirizzo con geolocalizzazione
o Per inserire automaticamente l’indirizzo del potenziale cliente tramite la geolocalizzazione di
Google Maps, cliccare sull’icona dell’immagine sotto:

o Incollare la ragione sociale nel campo “Inserisci una posizione” e selezionare l’indirizzo dalla
tendina che comparirà

4
- Step 2bis: se dal menu a tendina della geolocalizzazione di Maps non dovesse comparire l’indirizzo,
compilare i campi manualmente

5
- Step 3: Compilare informazioni di contatti generiche dell’azienda (telefono e mail generica, sito
web, ecc.), cliccando nella zona vuota accanto a ogni voce

6
- Step 4 (IMPORTANTE): inserire agente selezionando una voce dal menu a tendina nel campo
“Agente 1”

7
- Step 5: compilare le altre voci come per scheda cliente, eccetto Budget e Budget potenziale cliente
che saranno inseriti tramite evento (vedi 1.2)

• Partita IVA
• Categoria, classe e sottoclasse -> come su Arca
• Budget Cliente e Budget Potenziale Cliente -> non compilare manualmente, ma con evento (§1.2)
• Resa
• Pagamento richiesto
• Note: inserire eventuali note -> importante per scheda cliente: inserire eventuale codice univoco
per fatturazione nelle note
• 1° stato:
o Suspect: contatto da verificare
o Prospect: contatto in target non ancora contattato \ non interessato per ora
o Lead: contatto “caldo”, contattato, interessato, ha mandato RDO ecc.
• 2° stato:
o Interessato
o Non interessato
o Non interessato per ora

8
Step 6: salvare l’anagrafica con il pulsante “Salva” in alto a sinistra

1.1 Inserire contatti all’anagrafica

Step 1: una volta salvata l’anagrafica, nella parte centrale dello schermo apparirà la sezione per aggiungere
i contatti cliccando sull’icona della matita

Step 2: nella schermata che si apre, cliccare sul + in alto a sinistra

9
Step 3: Compilare i campi relativi al contatto e poi premere su “Salva” in basso a destra

• Qualifica: lasciare “Contatto/Pers. Fisica”

• Org./Contatto: inserire nome del contatto
• Ruolo: selezionare un ruolo tra quelli del menu a tendina
• Ruoli secondari/Titolo/Importance: a discrezione, non sono strettamente necessari
• Telefono/E-mail/Cel/Web: recapiti conosciuti del contatto
• Primario: se si tratta di un contatto primario (deve comparire su Arca in caso di caricamento della
scheda cliente), spuntare la casella

10
Step 4: Una volta salvato l’inserimento del contatto, si può continuare ad aggiungere altri contatti cliccando
nuovamente sul più e ripetendo lo step precedente o tornare all’anagrafica generale del potenziale cliente
cliccando sul nome in alto a sinistra

1.2 Inserimento budget e budget potenziale

Step 1: nell’anagrafica generale, cliccare su “Nuovo evento”

11
Step 2: selezionare “Z-Budget (Lavorgomma)” come tipo evento

Step 3: selezionare dal menu a tendina il prodotto e inserire la cifra del budget relativo a quel prodotto

12
Step 4: Inserire eventuali concorrenti conosciuti cliccando sui tre puntini accanto alla riga “Concorrenti
Prod.” e selezionando i concorrenti. Poi inserire budget potenziale per prodotto nello spazio
corrispondente

Step 5 (IMPORTANTE): una volta terminato l’inserimento del budget, premere su “Salva” in alto a sinistra

13
Il budget totale (somma dei budget per prodotto e somma potenziale) inserito nell’evento comparirà
automaticamente nell’anagrafica del cliente nei campi corrispondenti:

14
1.3 Esportazione rapida scheda cliente
Una volta inseriti tutti i dati precedenti, è possibile esportare una sorta di scheda cliente da poter
eventualmente inviare all’amministrazione per inserire il cliente su Arca.

N.B. La stampa funziona correttamente solo se sono stati compilati e salvati i dati dei punti precedenti

Step 1: dall’anagrafica del cliente premere su “Stampa”

Step 2: nella finestra successiva, selezionare “Stampa Potenziali Lavorgomma” cliccandoci sopra (la riga
diventerà scura). Nel menu a tendina in basso, selezionare “Visualizza (PDF)” e poi OK

15
Step 3: nella schermata successiva si potrà scaricare la scheda cliente compilata

1.4 Ricercare anagrafiche

Le anagrafiche già presenti su Arca o sul CRM possono essere ricercate nella barra di ricerca presente in
alto a destra scrivendo la ragione sociale o il nome (anche parziale).

16
 2. Registrare le attività

Per registrare le attività svolte sul cliente, i contatti avuti, le azioni da effettuare è necessario creare degli
eventi.

Step 1: dall’anagrafica del cliente/potenziale cliente selezionare “Nuovo evento”

Step 2: selezionare una tipologia di evento da registrare sul CRM iniziando a digitare il nome dell’evento o
inserendo ? per visualizzare la tendina con tutti gli eventi disponibili

- Eventi del tipo E - ….. -> sono eventi in entrata, cioè che dal cliente\pot. Cliente sono arrivati a noi
(es. Telefonata in entrata, mail in entrata, visita del cliente, ecc.)
- Eventi del tipo U - …… -> sono eventi in uscita, cioè effettuati da noi (es. mail in uscita, invio
presentazione, visita al cliente, ecc.)
- Eventi del tipo Z – eventi generici

17
Step 3: inserire data e ora dell’evento, eventuale oggetto, note e contatto specifico relativo
all’evento (es. persona specifica a cui è stata inviata la presentazione/mail/telefonata, ecc.)

Step 4 (IMPORTANTE): c’è un’azione successiva da programmare?

- NO -> l’azione si chiude lì, non c’è nessun’altra azione successiva -> cliccare sulla bandierina
arancione per farla diventare verde per chiudere l’evento e cliccare su “Salva” in alto a
sinistra

- SI -> l’evento creato prevede un’azione successiva in un secondo momento (es. telefonata
dopo invio presentazione) -> cliccare su “Evadi” in alto a sinistra per programmare l’azione
successiva

18
➔ Dopo aver cliccato su “Evadi”, nella schermata successiva, selezionare il tipo di evento
successivo, inserendo data e ora per il quale lo si vuole programmare, inserire eventuali
note, quindi cliccare “Conferma”

➔ Comparirà la schermata relativa al nuovo evento, se al momento non è prevista

un’ulteriore azione successiva cliccare “Salva”, in caso contrario ripetere i passi
precedenti

19
- Le attività relative al cliente/pot. Cliente saranno visibili sia nell’anagrafica del cliente, nella
sezione attività – sia aperte che chiuse, cliccare sull’icona a forma di occhio per vedere tutte
le attività svolte su quell’anagrafica

Nell’agenda (solo attività aperte)

E nella home (logo Easyone)

20
2.1 Altri modi per creare un evento:

1 - Dalla Home, cliccare sull’icona in alto a destra e selezionare “Aggiungi nuovo evento”

N.B. In questo caso, nella schermata successiva, bisognerà inserire anche l’anagrafica del cliente/pot.
Cliente per cui si vuole registrare l’evento

21
2 - Dalla home, premere sul pulsante in basso a destra (poi compilare scheda evento come
da step già illustrati)

3 - Nell’agenda, selezionare lo slot di data e ora in cui si vuole inserire l’evento (diventerà verde) e poi
premere sull’icona “+” in basso a destra (poi compilare scheda evento come da step già illustrati)

22
 3. Programmare le visite e inserire un report della visita

Per programmare una visita, bisogna creare un evento del tipo “U – Visita al cliente” (o tramite evasione di
un altro evento o come evento ex novo)

- Nelle note scrivere la preparazione della visita (eventuali argomenti, ecc.) della visita
- Nel campo “Interesse” specificare eventualmente il livello di interesse del cliente
- Nel campo “Categ. Prodotto” selezionare l’argomento della visita (es. a che tipo di prodotto
è interessato il cliente, listini, ecc.)

3.1 Report visita

Una volta effettuata la visita si può registrarne il report nello stesso evento:

- Nel campo “Note” cliccare sull’icona a forma di matita per inserire la data e separare le
note relative alla preparazione della visita da quelle del report

- Successivamente:

o Se non è richiesta un’azione successiva -> clicare sulla bandierina per farla
diventare verde (e chiudere l’evento) e cliccare su salva
o Se è richiesta un’azione successiva: evadere l’evento come visto nella sezione
precedente (sez. 2 – step 4).

23