Esecuzione di riunioni efficaci con mappe mentali

(esercitazione)
 ATTIVITÀ COMMERCIALE

 
 PRODUTTIVITÀ
922
Le riunioni occupano un'enorme quantità di tempo di lavoro e, troppo spesso, i risultati di
quelle ore di discussioni e brainstorming non hanno risultati attuabili. In questo articolo, ti
presenteremo un sistema che garantisce riunioni più efficaci, usando il nostro strumento di
mappatura mentale online MindMeister .

È qui che MindMeister può aiutare:

 Preparare e distribuire un'agenda di riunione efficace in una mappa mentale

 Aggiungi tutti i collegamenti, la grafica e i file pertinenti alla mappa
 Crea presentazioni coinvolgenti dalle mappe mentali con pochi clic
 Prendi minuti di riunione efficienti che possono essere condivisi con i partecipanti
 Crea e assegna attività eseguibili direttamente all'interno della mappa
Le mappe mentali sono uno strumento molto efficace quando si tratta di organizzare
riunioni. Offrono una struttura chiara e una grande panoramica dell'agenda.
Saskia Bral, gruppo Dewaele

Perché usare le mappe mentali per la gestione delle

riunioni?
Le mappe mentali sono  rappresentazioni visive delle informazioni . Invece del formato di
testo lineare che conosci dai documenti di Word, le mappe mentali organizzano la tua agenda
e i verbali delle riunioni in una struttura bidimensionale che è facile da capire  e ti consente
di vedere tutte le note importanti a colpo d'occhio. Le mappe mentali di incontro
visualizzano le connessioni tra le idee, evidenziano le priorità e tengono un registro
completo della discussione su una singola pagina .

Con MindMeister completamente basato sul Web, tutti i partecipanti alla riunione possono
anche  contribuire alla mappa contemporaneamente . Possono aggiungere note agli
argomenti, votare idee, allegare supporti visivi, creare attività e assegnare priorità.
Potremmo anche utilizzare Google Documents per i nostri verbali delle riunioni, ma l'uso
delle mappe mentali è più visivamente attraente e più facile da capire, come ordini del
giorno, decisioni, opinioni, tutto è collegato in una mappa.
Mr. Horie, direttore marketing di ChatWork

Usare le mappe mentali per organizzare riunioni efficaci

1. Preparazione dell'agenda della riunione

Con la loro struttura visiva, le mappe mentali consentono ai partecipanti di avere

una panoramica istantanea dell'intero programma dell'incontro e di immergersi nella
discussione. Quando si prepara una mappa mentale delle riunioni , è possibile iniziare con
una mappa vuota o utilizzare uno dei modelli di riunioni MindMeister, tutti disponibili nella
libreria dei modelli.

L'argomento della riunione va sempre al centro della mappa , ma il resto della struttura
della mappa dipende dal tipo di riunione che si sta conducendo. Ecco un esempio di una
mappa mentale delle riunioni semplice ma efficace basata su uno dei nostri modelli
di mappe  :
Come puoi vedere, questa mappa registra chi partecipa alla riunione. Offre spazio per tutti
i documenti rilevanti per le  riunioni e dispone di filiali per annunci importanti , note di
discussione ed elementi di azione risultanti dalla discussione. Questa può essere una
struttura utile per le riunioni che sono un po 'più formali e richiedono un record esatto a cui
puoi fare riferimento in seguito.
 Suggerimento: crea un sistema di codici colore e icone per evidenziare singoli
elementi e segnalare rapidamente informazioni alle persone. Dopo aver sviluppato un sistema
che funziona bene per le tue esigenze, puoi riutilizzarlo per tutte le future mappe delle
riunioni.

Ecco un esempio di una mappa delle riunioni di stato simile a quella che usiamo in

MindMeister per condurre le nostre riunioni di stato settimanali. Il prossimo - In corso -
La struttura completata nella mappa riflette il sistema Kanban che utilizziamo nelle
nostre schede di progetto MeisterTask .
Per risparmiare tempo non creiamo una nuova mappa mentale da zero ogni settimana. Invece,
dupliciamo semplicemente  la mappa che abbiamo usato la settimana precedente  e
condividiamo il clone con i capi dipartimento il giorno prima dell'incontro. In questo modo,
possono semplicemente trascinare e rilasciare gli elementi che erano in precedenza in
"Avanti" in "In corso" e spostare gli elementi completati da "In corso" a "Fine".
 Suggerimento:  utilizzando la barra laterale dell'editor della mappa mentale è
possibile aggiungere collegamenti a siti Web esterni, Google Documenti o altre mappe
mentali. È inoltre possibile allegare file correlati come piani di progetto o report e caricare
grafica , diagrammi, video e altro.

2. Creazione di presentazioni coinvolgenti per la prossima

riunione
Sia che tu stia presentando un'idea alla tua squadra o presentando a dirigenti impegnati, una
mappa mentale è un ottimo formato che coinvolgerà il tuo pubblico e li aiuterà a seguire il
tuo processo di pensiero. Creare presentazioni di mappe mentali è anche semplice e veloce:
una presentazione dinamica può essere creata in meno di tre minuti! Guarda questo video per
vederlo fatto in tempo reale:

La parte migliore di una presentazione della mappa mentale è che tu e chiunque altro sia
invitato alla mappa, puoi prendere appunti e commentare idee direttamente nella mappa,
sia durante la presentazione che durante la discussione che la segue.

Suggerimento: per le riunioni di persona, puoi semplicemente collegare il tuo

dispositivo a un proiettore e far proiettare la presentazione su uno schermo mentre esegui il
pitch. Se il tuo pubblico non è nella stessa stanza con te, puoi invitarli in anticipo sulla mappa
mentale e usare MindMeister per trasmettere loro la presentazione in tempo reale.
Grazie a MindMeister, i nostri tempi di incontro si sono drasticamente ridotti. Le riunioni
sono brevi e precise, perché abbiamo preparato tutte le informazioni importanti prima di
entrare.
Liam Hughes, Biggerplate

3. Elaborazione di verbali delle riunioni efficienti

Anche se non hai preparato l'agenda della riunione in anticipo, puoi sempre aprire
rapidamente una mappa vuota e iniziare a prendere appunti durante le riunioni. Le mappe
mentali sono un formato fantastico per qualsiasi tipo di presa di appunti . Ecco alcuni motivi
per cui:

 Invece di trascrivere inconsapevolmente ciò che senti parola per parola, le mappe
mentali ti incoraggiano a prendere meno note ancora più significative .
 Puoi facilmente aggiungere informazioni in qualsiasi punto della mappa , il che è
particolarmente utile se la discussione salta avanti e indietro tra una serie di
argomenti.
 È possibile utilizzare le scorciatoie da tastiera per aggiungere nuovi argomenti e
prendere appunti con una velocità incredibile . Ciò è particolarmente importante
durante le sessioni di brainstorming creativo in cui molte idee preziose vengono
generate in pochissimo tempo.
 Puoi creare argomenti per parole chiave importanti e aggiungere informazioni più
dettagliate nella sezione note di ciascun argomento. Ciò contribuirà a mantenere
pulita la tua mappa e assicurarti che non sia troppo ingombra o grande.
Quando si tratta di generare idee e lavorare attraverso attività creative, le mappe mentali
sono più efficienti del 30% rispetto ai documenti lineari.
Daniel Attallah, CEO, Pixum

4. Creazione e assegnazione di attività

Non possiamo davvero sottolinearlo abbastanza: un incontro efficace non finisce mai
prima che compiti chiari e attuabili siano stati definiti e assegnati ai responsabili. Se
lasci la stanza prima di scrivere esattamente ciò che deve essere fatto, rischi di non realizzare
mai le tue idee migliori.

Con MindMeister, puoi creare attività direttamente nella mappa mentale che hai usato per
prendere appunti. L'editor delle mappe mentali offre funzionalità essenziali di gestione delle
attività come l'impostazione delle date di scadenza, l'assegnazione delle attività ai
collaboratori delle mappe, la marcatura del completamento e altro. Basta selezionare un
argomento nella mappa e utilizzare il widget nella barra laterale per trasformare
l'argomento in un'attività.
 Suggerimento:  MindMeister si integra perfettamente con lo strumento di gestione
delle attività online  MeisterTask . Puoi accedere a MeisterTask con il tuo account
MindMeister esistente ed esportare attività dalla tua mappa direttamente in schede di progetto
agili. Guarda il breve video qui sotto per vedere questo flusso di lavoro in azione:

Ecco come le mappe mentali possono aiutarti a organizzare riunioni efficaci e garantire che
tutti i partecipanti alla riunione siano sempre sulla stessa pagina. Se provi questo flusso di
lavoro, facci sapere come vai nei commenti qui sotto!

Gestisci le riunioni con le mappe mentali online

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