MANUTENZIONE INTEGRATA

FACILITY MANAGEMENT

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 Obiettivi del progetto
Il progetto finalizzato al servizio di Global Service è la
risposta del Consorzio “Toscana Facility Management” alla
crescente domanda di Servizi Integrati che non rientrano nel
core-business dell’Azienda Cliente.
L’Azienda Cliente può quindi concentrare la propria
attenzione sul contenuto centrale del proprio Business,
evitando così che energie preziose si disperdano in altre
attività.

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 Vantaggi che ne derivano
 Coordinare in un’unica organizzazione tutte le diverse attività manutentive
operanti con metodologie e tempistiche differenti tra loro
 Gestire contemporaneamente problematiche tecniche e amministrative con
supporto di strumenti informatici specifici
 Ottimizzare le risorse finanziarie ripartendo i costi in relazione a budget
preventivato
 Ottenere competenze adeguate per la gestione di problematiche e
normative sempre più specifiche
 Ottenere una anagrafica qualitativa e quantitativa del patrimonio
immobiliare
 Monitoraggio costante dello stato fisico e prestazionale degli immobili
impianti e attrezzature
 Analisi di dati a consuntivo attraverso report statistici sia di tipo operativo
che amministrativo

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 Come funziona
 Il processo ruota attorno ad un sistema telematico “S.I.M.” che
gestisce una banca dati riservata per il Committente e sulla
quale vengono attivate le procedure di manutenzione
Ordinaria e Straordinaria

 Ogni punto vendita è suddiviso in DIPARTIMENTI

manutentivi, dove all’interno di ogni dipartimento è
individuato in modo specifico, attraverso una tabella dei
CESPITI, le operazioni da svolgere per ogni singolo
componente oggetto di manutenzione

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 Elenco dei Dipartimenti
1. ANTINTRUSIONE E SICUREZZA
2. ATTREZZATURA VARIA
3. EDILIZIA
4. IMPIANTI DI SOLLEVAMENTO
5. MACCHINE DI CONFEZIONAMENTO
6. MACCHINE DI TRASFORMAZIONE
7. MEZZI DI TRASPORTO INTERNO
8. PREZZATURA E PESATURA
9. CONDIZIONAMENTO
10. IDROTERMOSANITARIO
11. IMPIANTO ELETTRICO
12. PRESIDI ANTINCENDIO
13. IMPIANTO FRIGO
14. TELEFONIA
15. TELEGESTIONE
16. POSTA PNEUMATICA

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 Tabella dei Cespiti
Per ogni cespite viene redatto un piano di manutenzione programmata
DIPARTIMENTO 01 : ANTINTRUSIONE - SICUREZZA
LETTORE CONTROLLO ACCESSI

Ricambi e parti
Materiale di
primarie non compresi
Adempimenti legislativi consumo e
OPERAZIONI DA ESEGUIRE FREQUENZA nel canone (da
organizzativi ricambi di
intendere dopo
normale usura
congrua durata)

Verificà integrità controllo accessi  

Prova con Badge e corretto

Schede elettroniche
riconoscimento
Riportare sul registro di
1,01 Verifica linea di lettura manutenzione presente Centralina
nel punto vendita le
manutenzioni effettuate.
Verifica software con Direzione Collegamenti Batterie
SEMESTRALE Elettrici
Le modalità di gestione
Lampade/Led spia
Verifica linea 232 delle password del  
sistema devono essere
Verifica della linea di lettura dei concordate con la
 
Badge Direzione Negozio

Verifica dei lettori di Badge  

Verifica batterie di Recovery  

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 S.I.M.
“Sistema informatico di Manutenzione”
 L’applicazione del Sistema informatico di manutenzione “S.I.M.” nasce
principalmente dall’esigenza di garantire all’Azienda Cliente, il controllo
dei propri requisiti in ingresso ed in uscita del processo manutentivo.
Attraverso il S.I.M. l’Azienda Cliente può:
 Inoltrare una segnalazione per una richiesta di intervento
 Consultare la lista delle chiamate registrate
 Consultare la lista degli ordini di lavoro per conoscere la tempistica di
intervento tra la chiamata e la chiusura intervento
 Consultare la calendarizzazione della manutenzione programmata per
ciascun negozio, Dipartimento e Cespite
 Consultare i dati ottenuti dall’attività di manutenzione per ottenere report
statistici

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 Menù Principale del S.I.M.

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 Impegni derivanti dalla
manutenzione programmata

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 Visualizzazione della manutenzione
programmata

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 Emettere una richiesta di lavoro da
parte del negozio

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 Registro richieste di lavoro
Ogni negozio può visionare se la sua richiesta è stata presa in carico

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 IL CONSORZIO
TOSCANA FACILITY MANAGEMENT
 Nasce nel 2008 dall’intrapendenza di un gruppo di Aziende
che hanno deciso di dare vita ad una unione sinergica di
Imprese per fornire SERVIZI, ORGANIZZAZIONE,
QUALITA’ ed EFFICIENZA su tutto il territorio Nazionale.
 Il Consorzio si occupa attraverso un Contratto di “Global
Service”, di proporre le soluzioni che riguardano la Gestione e
la manutenzione, totale o parziale, dei Supermercati, dei
relativi magazzini di stoccaggio merci, degli uffici Gestionali
ed Amministrativi.

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 Il Global Service
Contratto di prestazioni con OBBLIGO di risultato

Il Committente
 definisce i risultati attesi, attraverso il capitolato tecnico,

senza entrare nel merito delle modalità esecutive attuate

per il loro raggiungimento (organizzazione, strategie di
gestione-manutenzione)

L’Assuntore
 garantisce il raggiungimento dei risultati richiesti,

agendo da coordinatore unico delle attività, con piena

decisionalità e responsabilità sulle azioni da adottare

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 Vantaggi
 Responsabilizzazione di risultato da parte dell’ Assuntore,
il cui raggiungimento viene determinato in base a
parametri misurabili

 Passaggio da quali e quante cose fare a quali risultati

ottenere (cioè si passa dalla manutenzione costo alla
manutenzione garanzia)

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 Obbiettivi Contrattuali e Strategie
Obiettivi:
Conservare e/o migliorare il livello
qualitativo dei beni affidati in
gestione:
Ridurre i costi complessivi (diretti ed
indiretti)
Aumentare l’efficienza dei servizi
Spostare il focus dell’attività del
Cliente, dal piano esecutivo, alla
funzione di indirizzo e controllo
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Strategie:
Individuare indicatori di qualità e Livelli di Servizio
oggettivi, ed applicare premi o penali in funzione
dell’evolvere dello stato di conservazione dei beni
affidati in gestione
Velocizzazione delle procedure tecnico-
amministrative di intervento.
Possibili investimenti iniziali per economizzare la
gestione futura (es. realizzazione di Impianto in
telegestione per ottenere risparmi energetici
attraverso la climatizzazione e/o consumi di
energia elettrica).
Ricerca sul mercato dell’impresa che fa uso delle
migliori tecnologie gestionali e operative.
Ottimizzazione delle attività gestionali di controllo,
pianificazione e progettazione degli interventi:
- rilievo e archiviazione dati relativi allo stato dei
beni e alle attività dell’Assuntore,
- utilizzo di un opportuno Sistema Informativo di
analisi
Individuazione di Livelli di Servizio oggettivi e
misurabili, finalizzati alla misurazione della qualità
dei servizi erogati dal General Contractor
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 Durata del contratto
Il contratto prevede:
- 1 anno di prova,
- 3/5 anni di conferma,

Il primo anno di prova consente di rescindere il contratto al termine del primo anno, in
modo da potersi cautelare verso possibili insuccessi

1 Anno - prova

Possibilità di Allineamento
miglioramento del contratto
continuo alle esigenze
della
Committente

+3/5 Anni - proroga

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 Principi Generali della documentazione tecnica

Responsabilità
dei soggetti coinvolti
(Committente, Assuntore)

Criteri di valutazione
Definizione
delle offerte
dei servizi
Glo
bal
Ser
v ice

Definizione dei Livelli

Forme di di Servizio e di Indicatori
corrispettivo di Qualità

Sistemi di controllo
dei risultati

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 Responsabilita’ del Contratto
L’Assuntore assume
• La responsabilità di risultato atteso dal Committente, come indicato nel capitolato tecnico.
Nell’offerta tecnica deve indicare:
•le politiche di gestione - manutenzione che intende adottare
•i piani di gestione - manutenzione che intende applicare
•l’organizzazione che intende darsi
•La completa responsabilità civile e penale relativa ad omissioni o erronee esecuzioni delle
attività di manutenzione e di gestione

Nel capitolato è indicato:

•gli obiettivi del Global Service;
•i beni affidati in gestione;
•le attività (servizi e lavori) affidate all’ Assuntore;
•i Livelli di Servizio;
•i criteri di controllo della qualità delle attività svolte dall’Assuntore;
•i criteri con cui trattare le eventuali variazioni qualitative / quantitative

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 Il Sistema
 L’organizzazione del Servizio è coordinato da una struttura creata
appositamente in modo da gestire le interfacce tra le parti interessate
(Committenza – Utenza – Gestore del servizio – Fornitori)
 Il Sistema dispone di una Centrale Operativa che gestisce le
comunicazioni relative alla manutenzioni di Edifici, Impianti,
Attrezzature e altri beni all’interno dei negozi, magazzini e uffici del
Committente, attraverso un Team di persone appositamente
dedicate e formate a gestire queste comunicazioni.

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 Scambi Comunicativi
 La Centrale Operativa è lo snodo obbligatorio attraverso cui passano le
comunicazioni tra Committente e Fornitore

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 Sistemi di Controllo dei Risultati
La valutazione del raggiungimento del Livelli di Servizio richiesti, verrà
effettuata da tecnici della Committente attraverso:

 il Sistema Informativo, condiviso con l’Assuntore ed alimentato

con dati operativi dell’appalto, che includerà, ad es.:
- dati storici su tutte le attività svolte dall’Assuntore;
- dati storici relativi agli interventi effettuati sui beni prima del
Global Service;

 Visite ispettive

Altre modalità di controllo da definire nel corso del contratto

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