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Corso di

Self-Efficacy
di Renato Votta

I LADRI DEL TEMPO


I “FURTI” DI TEMPO

LADRI INTERNI LADRI ESTERNI


ABITUDINI IMPREVISTI
INCAPACITÀ INTERFERENZE
VINCOLI SOGGETTIVI VINCOLI OGGETTIVI

DA GESTIRE ATTRAVERSO SPECIFICI “ANTIFURTI”


(GESTIRE = ALMENO CONTENERE, SE NON ELIMINARE)

“chi ha tempo, non aspetti tempo”


I 20 MAGGIORI LADRI DI TEMPO

INTERNI ESTERNI

1) Tendenza a lavorare da soli, a 1) Cambiamenti di obiettivi, strategia,


delegare poco organizzazione, ecc…
2) Scarso uso della pianificazione 2) Interruzioni telefoniche
3) Riunioni e/o colloqui inconcludenti 3) Visitatori casuali
4) Disordine (es: scrivania/archivio, 4) Troppi impegni nello stesso momento
ecc…) 5) Collaboratori troppo “dipendenti”
5) Incapacità di dire di no 6) Cambiamenti tecnologici (es: informatici)
6) Previsioni di tempo irrealistiche 7) Contesto burocratico (molti lavori scritti)
7) Indecisioni, rinvii ripetuti 8) Informazioni carenti o eccessive
8) Lavori lasciati incompiuti 9) Attese per ritardi
9) Fretta, impazienza, urgenza 10) Persone non disponibili, responsabilità poco
10) Trasferte, viaggi non finalizzati, che si chiare
potevano evitare
TENDENZA A LAVORARE DA SOLI, A DELEGARE POCO
(coinvolgimento in routine, controlli nei dettagli, ecc…)

CONSIGLI UTILI

IMPORSI DI NON FARE CIÒ CHE POSSONO FARE “ALTRI”


(collaboratori, colleghi, personale di staff, …)

TOLLERARE ERRORI E MODALITÀ DI LAVORO DIVERSE DALLA PROPRIA


(gli altri non sono dei nostri “cloni”)

MOTIVARE E SVILUPPARE LE COMPETENZE DEI COLLABORATORI


(il tempo che si dedica a tali scopi è un investimento)

RESPONSABILIZZARE E CONTROLLARE I RISULTATI


(più che le singole attività svolte)
SCARSO USO DELLA PIANIFICAZIONE
(abitudine a non fissarsi obiettivi, a non fare priorità, ecc…)

CONSIGLI UTILI

DEDICARE TEMPO ALLA PIANIFICAZIONE


(per risparmiarlo nella fase di attuazione)

CONSIDERARE TUTTE LE VARIABILI DI UN PIANO


(perché, chi, cosa, come, quando, quanto, dove)

DEFINIRE CORRETTAMENTE LE PRIORITÀ


(valutando l’importanza più che l’urgenza degli impegni)

OTTIMIZZARE IL TEMPO NELLE ATTIVITÀ QUOTIDIANE


(accorpando compiti simili, imponendosi delle scadenze, ecc.)
RIUNIONI E/O COLLOQUI INCONCLUDENTI
(inefficienti, inefficaci, di durata eccessiva, ecc…)

CONSIGLI UTILI

PIANIFICARE GLI INCONTRI


(fissare in anticipo scopo, argomenti, durata, luogo, ecc.)

PREPARARSI ADEGUATAMENTE
(per risparmiare tempo dopo)

ESPRIMERSI SINTETICAMENTE
(e chiederlo anche agli altri)

FARE SOLO RIUNIONI INDISPENSABILI:


§ LIMITANDO IL NUMERO DEI PARTECIPANTI
§ DANDOSI DELLE “REGOLE” DI FUNZIONAMENTO
(fasi di lavoro, chi coordina, chi scrive, chi controlla il tempo)
DISORDINE, AD ESEMPIO SULLA SCRIVANIA O IN ARCHIVIO
(con perdite di tempo nel cercare ciò che occorre)

CONSIGLI UTILI

RILEVARE LE INTERRUZIONI E I RITARDI NEL TROVARE DOCUMENTI


(quanto tempo abbiamo sprecato?)

SISTEMARE TUTTE LE CARTE A FINE GIORNATA


(è anche un problema d’igiene, oltre che di organizzazione)

RIDURRE AL MINIMO INDISPENSABILE LA PRODUZIONE DI CARTA


(ad esempio, utilizzando di più il PC)

SEMPLIFICARE L’ARCHIVIO E AGGIORNARLO PERIODICAMENTE


(non pretendendo di conservare tutto)
INCAPACITÀ DI DIRE DI NO
(ad esempio, a chi chiede di parlarci per qualche minuto)

CONSIGLI UTILI

CONVINCERSI CHE CIÒ DANNEGGIA LA NOSTRA IMMAGINE


(facendoci apparire deboli)

CONTARE FINO A 10, PRIMA DI DIRE “SI”


(è una vecchia massima sempre valida)

RINVIARE LA RISPOSTA, DARE ALTERNATIVE


(nessuno si offenderà se evitiamo i “no” secchi)

FORNIRE SPIEGAZIONI CHIARE, COINVOLGENDO L’INTERLOCUTORE


(facendo capire le nostre ragioni, i nostri impegni, i nostri problemi)
PREVISIONI DI TEMPO IRREALISTICHE
(e il più delle volte errate per difetto)

CONSIGLI UTILI

VERIFICARE INCIDENZA DELLE SCADENZE NON RISPETTATE


(quante volte succede, in quali occasioni e per quali lavori più frequentemente)

CONSIDERARE I LORO EFFETTI ANCHE SULLA NOSTRA IMMAGINE


(quanto ci “costa” come tempo da sottrarre ad altri impegni o come impatto sociale)

ANALIZZARE LE CAUSE E RIMUOVERLE PROGRESSIVAMENTE


(meglio la politica dei “piccoli passi” che i cambiamenti drastici)

PIANIFICARE GLI IMPEGNI CONSIDERANDO OGNI VARIABILE


(perché, chi, cosa, come, dove, quanto e non solo quando)
INDECISIONI, RINVII RIPETUTI
(che finiscono per ingolfarci nel momento meno opportuno)

CONSIGLI UTILI

CALCOLARE I RISCHI DI DECISIONI E INDECISIONI


(anche una “non decisione” comporta rischi da valutare per gravità e probabilità)

DEFINIRE CORRETTAMENTE LE PRIORITÀ


(individuando soprattutto le decisioni più importanti da assumere)

NON RIMANDARE COSE SGRADEVOLI MA IMPORTANTI


(raramente diventano più gradevoli)

CANCELLARE DEFINITIVAMENTE CIÒ CHE NON È IMPORTANTE


(rinviandolo, ci occupa inutilmente la scrivania e la mente)
LAVORI LASCIATI INCOMPIUTI
(che ci vuole più tempo a riprendere in considerazione)

CONSIGLI UTILI

VALUTARE EFFETTI NEGATIVI DELLE INTERRUZIONI


(spesso bisogna ricominciare daccapo)

STABILIRE CON PRECISIONE LE PRIORITÀ


(concentrando l’uso del tempo sui lavori più importanti)

ACCERTARSI DELLA DISPONIBILITÀ DI TUTTO CIÒ CHE CI OCCORRE


(prima di iniziare un lavoro)

PORSI DELLE SCADENZE REALISTICHE E RENDERLE NOTE


(affinché gli altri possano rappresentare un vincolo per rispettare i tempi stabiliti)
FRETTA, IMPAZIENZA, URGENZA
(con cui si vogliono fare le cose)

CONSIGLI UTILI

CALCOLARE TEMPO SPRECATO PER CORREZIONE ERRORI


(dovuti a fretta, impazienza, urgenza)

PIANIFICARE CON MAGGIORE ANTICIPO


(per evitare ingolfamenti “all’ultimo minuto”)

VALUTARE CORRETTAMENTE L’IMPORTANZA DELLE COSE DA FARE


(per dedicarci più tempo, accantonando ciò che è solo urgente)

DEFINIRE E RESPONSABILIZZARSI SOLO PER SCADENZE REALISTICHE


(non assicurare qualità per scadenze “assurde”)
TRASFERTE, VIAGGI NON FINALIZZATI, CHE SI POTEVANO EVITARE
(e ci fanno perdere un sacco di tempo)

CONSIGLI UTILI

CONSIDERARE ALTERNATIVE A VIAGGI, TRASFERTE, ECC.


(telefonate, e-mail, videoconferenze, ecc.)

DELEGARE, MANDARE UN’ALTRA PERSONA


(accertando motivazioni e competenze necessarie)

OTTENERE CONFERMA DI TUTTE LE DISPONIBILITÀ NECESSARIE


(ok degli interessati, mezzi di locomozione, ecc.)

UTILIZZARE GLI EVENTUALI “TEMPI MORTI”


(ad esempio, per autoformazione)
CAMBIAMENTI DI OBIETTIVI, STRATEGIA, ORGANIZZAZIONE, ECC
(che rendono necessario tempo da dedicare all’implementazione)

CONSIGLI UTILI

COMPRENDERE E COINVOLGERE SULLE RAGIONI DEL CAMBIAMENTO


(può anche non essere condiviso ma deve essere almeno capito)

RESPONSABILIZZARSI SUI RISULTATI DA CONSEGUIRE


(assumere la leadership del cambiamento)

PIANIFICARE E CONTROLLARE L’ATTUAZIONE DEL CAMBIAMENTO


(responsabilità, fasi, modalità, risultati parziali e non solo finali)

GESTIRE FLESSIBILMENTE LE MODIFICHE NECESSARIE


(non pretendere di seguire un piano, se le condizioni di contesto sono cambiate)
INTERRUZIONI TELEFONICHE
(per chiamate ricevute o da fare)

CONSIGLI UTILI

FILTRARE, DELEGARE
(segreterie telefoniche, collaboratori, colleghi)

PROGRAMMARE E CONCENTRARE L’USO DEL TELEFONO


(stabilire e comunicare quando si ricevono o si fanno chiamate)

RINVIARE LE TELEFONATE E PREPARARLE


(per renderle più efficienti ed efficaci)

SVILUPPARE TECNICHE PER ABBREVIARE LE CONVERSAZIONI


(fissare subito limiti di tempo, prospettare la conclusione, ecc.)
VISITATORI CASUALI
(che ci fanno perdere tempo in chiacchiere inutili)

CONSIGLI UTILI

FILTRARE, DELEGARE
(collaboratori, colleghi, ecc.)

PROGRAMMARE E CONCENTRARE LE VISITE


(fissare appuntamenti, stabilire e comunicare periodi preferenziali)

EVITARE GLI ECCESSI NELLA POLITICA DELLA “PORTA APERTA”


(non significa “aperta fisicamente” e a tutti)

SVILUPPARE TECNICHE PER ACCORCIARE I TEMPI DELLE VISITE


(alzarsi in piedi, incontrarsi fuori ufficio, prefissare un limite)
TROPPI IMPEGNI NELLO STESSO MOMENTO
(ingolfamento da lavori tutti urgenti)

CONSIGLI UTILI

NON PROGRAMMARE UNA PARTE DELLA GIORNATA


(lasciare un margine di tempo per eventuali situazioni di emergenza)

FARE UNA PAUSA DI RIFLESSIONE


(“staccare la spina” per orientarsi nell’ingolfamento)

DISTINGUERE CIÒ CHE È VERAMENTE IMPORTANTE


(e aggiornare di conseguenza le priorità)

DELEGARE, RINVIARE, CANCELLARE


(valutare i rischi del fare tutto, subito, da soli)
COLLABORATORI TROPPO “DIPENDENTI”
(che aspettano sempre istruzioni precise su cosa fare)

CONSIGLI UTILI

FARE RIUNIONI INFORMATIVE PERIODICHE


(per aggiornare su obiettivi da conseguire, raggiunti o mancati)

COINVOLGERE PER MOTIVARE


(non aspettare che le persone siano motivate per poi coinvolgerle)

SUPPORTARE LO SVILUPPO DELLE COMPETENZE


(addestrare, formare, tollerare errori e insuccessi)

DARE RESPONSABILITÀ LIMITATE E INCORAGGIARE


(controllando e intervenendo in termini supportivi e non punitivi)
CAMBIAMENTI TECNOLOGICI, AD ESEMPIO INFORMATICI
(che rendono necessari investimenti di tempo per aggiornarsi)

CONSIGLI UTILI

CONSIDERARE L’INNOVAZIONE COME UN’OPPORTUNITÀ


(valutare i vantaggi futuri anche come risparmio di tempo)

PIANIFICARE LE ATTIVITÀ NECESSARIE


(responsabilità, fasi, modalità, supporti)

PROGRAMMARE L’AGGIORNAMENTO IN “TEMPI PROTETTI”


(evitare interferenze di altri impegni)

CONCENTRARE L’APPRENDIMENTO IN UN MOMENTO DELLA GIORNATA


(non aspettare i “ritagli” di tempo o gli “attimini”)
CONTESTO BUROCRATICO CON MOLTI LAVORI SCRITTI
(note, verbali, relazioni, ecc.)

CONSIGLI UTILI

CONSIDERARE L’USO CHE VERRÀ FATTO DI OGNI DOCUMENTO SCRITTO


(e dedicarci un tempo proporzionato)

STANDARDIZZARE, SEMPLIFICARE, RIDURRE


(per evitare, prima o poi, l’ingolfamento)

DELEGARE E CONTROLLARE LA SOSTANZA, PIÙ CHE LA FORMA


(nessuno scriverà esattamente ciò che avremmo scritto noi)

TERMINARE I LAVORI IN UNA SOLA VOLTA


(c’è sempre un buon motivo per ripensarci)
INFORMAZIONI CARENTI O ECCESSIVE
(ma anche poco chiare, ritardate o non finalizzate)

CONSIGLI UTILI

VERIFICARE LE REALI ESIGENZE DI INFORMAZIONE


(sia interne che esterne)

PRECISARE I PROPRI BISOGNI


(aiutare i trasmittenti a darci esattamente ciò che ci occorre)

ESPLICITARE CHIARAMENTE LA PROPRIA INSODDISFAZIONE


(e i problemi che derivano dall’invio di informazioni non coerenti con il bisogno)

UTILIZZARE CANALI INFORMATIVI DIVERSI


(per evitare condizioni di “monopolio”)
ATTESE PER RITARDI
(tempi “morti” che ci impediscono di rispettare le scadenze prefissate)

CONSIGLI UTILI

RISPETTARE PER PRIMI LA PUNTUALITÀ


(l’esempio è contagioso)

FISSARE UN TEMPO MASSIMO DI TOLLERANZA


(oltre il quale si va via, si inizia comunque la riunione, ecc.)

USARE I TEMPI DI ATTESA PER:


§ PAUSA DI RIFLESSIONE
(occasione per aggiornare le priorità, consultare l’agenda, ecc.)
§ AUTOFORMAZIONE
(letture, aggiornamenti, ecc.)
PERSONE NON DISPONIBILI, RESPONSABILITÀ POCO CHIARE
(con perdita di tempo nella ricerca dell’interlocutore “giusto”)

CONSIGLI UTILI

VERIFICARE LA REALE NECESSITÀ DI ALTRE PERSONE


(se possibile, farne a meno)

ESPLORARE ALTERNATIVE
(interlocutori diversi, cambiamenti di programma)

EVITARE ABUSI DI E-MAIL PER CONOSCENZA


(se non si vuole che altri facciano altrettanto con noi)

MOTIVARE LA LORO PRESENZA


(in termini di utilità per loro)
FINE LEZIONE