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Focus

Una gestione documentale…

intelligente

Anche in tempi di crisi, il Document Management si conferma una delle aree di maggiore investimento da parte delle aziende. Probabilmente perché tocca un ambito che presenta ampi margini di miglioramento e la possibilità di concretizzare risparmi nel breve periodo. I clienti, però, noncercanosoltantoprodotti…

Non più semplici fornitori, ma partner che, partendo dall’analisi delle specifi- che esigenze, realizzino progetti in gra- do di traghettare l’azienda verso l’in- novazione e il cambiamento. Questo è ciò che le aziende chiedono alla nuova generazione dei fornitori. Il dato è evi- dente nel settore del Document Mana- gement, indicato da tutti gli analisti come una delle aree di maggiore inve- stimento da parte delle aziende, essen-

do le informazioni la linfa vitale dei pro- cessi. La gestione documentale ha tan- ti volti, perché tante sono le fasi in cui può essere suddivisa e analizzata. Pren- diamo in considerazione il ciclo passi- vo: i documenti arrivano in azienda, vengono dematerializzati se sono car-

tacei, instradati se sono digitali, le in- formazioni catturate da strumenti OCR, scandagliate, suddivise, instradate nuo- vamente, poi si passa all’archiviazione, conservazione sostitutiva a norma di leg- ge quando è il caso, infine c’è il ma- gazzino, cartaceo o digitale, dove anche qui documenti e informazioni devono es- sere resi disponibili in modo semplice a chi ne fa richiesta. Il tutto in un ambiente che deve essere sicuro (le informazioni

Conservazione sostitutiva Cosa riguarda? Come funziona? Che vantaggi ha? Fatturazione Dematerializzazione 2
Conservazione
sostitutiva
Cosa riguarda? Come funziona?
Che vantaggi ha?
Fatturazione
Dematerializzazione
2
elettronica
Cosa riguarda? Come funziona?
Che vantaggi ha? Quale impatto?
Di cosa si tratta? Come avviene?
Che vantaggi ha?
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ICT Professional n.66

Focus

Focus sono il patrimonio delle organizzazioni) oltre che green, perché oggi la tematica ambientale non è
Focus sono il patrimonio delle organizzazioni) oltre che green, perché oggi la tematica ambientale non è
Focus sono il patrimonio delle organizzazioni) oltre che green, perché oggi la tematica ambientale non è

sono il patrimonio delle organizzazioni) oltre che green, perché oggi la tematica ambientale non è più secondaria e per- ché si è scoperto che riducendo gli sprechi non solo si inquina meno, ma si può anche risparmiare. Dematerializzazione, conservazione di- gitale e sostitutiva, fatturazione elet- tronica, workflow documentale, stora- ge, sicurezza, sostenibilità ambientale, sono i sette temi sui quali abbiamo in- terrogato alcune aziende del mondo dell’offerta, di cui pubblichiamo le ri- sposte nella pagine che seguono. Il

compito era arduo e le persone che han- no risposto si sono disimpegnate al me- glio, considerata la vastità dei temi. Del settore dei servizi e dei prodotti do- cumentali emerge quello che ci aspet- tavamo, un quadro variegato e fram- mentato, popolato da operatori con

DNA molto differente, provenienti da comparti distanti tra loro. L’altro aspet- to che emerge è la consapevolezza dei vendor circa il consolidarsi di una “do- manda nuova” da parte dei clienti: non più solo prodotti, ma anche consulenza strategica che includa la conoscenza de- gli aspetti legali e fiscali. Servono in- somma dei partner, non più dei fornitori, che sappiano gestire i progetti fin dal- la fase embrionale.

L’infrastruttura storage in un progetto di gestione documentale: A cura di Michele Ciceri Che caratteristiche
L’infrastruttura
storage in un progetto
di gestione documentale:
A cura di Michele Ciceri
Che caratteristiche deve avere?
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Workflow
Impatto
documentale
ambientale
Cosa significa? Cosa riguarda?
Che vantaggi ha?
Quali vantaggi da un progetto
di gestione documentale?
La sicurezza
delle informazioni
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in un progetto di gestione
documentale: Come garantirla?
Quali sono i punti critici?
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WWW.DOCFLOW.COM

Alessandro De Pasquale, Direttore Servizi Consulenza di Docflow

   

1) Ha il fine ambizioso di eliminare la carta dai processi aziendali. Già oggi, all’interno delle aziende i documenti interni si sono

ridotti di numero, purtroppo in ingresso ed in uscita ciò non è avvenuto. Le ragioni per cui si continua a produrre il documento tra- dizionale è dovuta alla mancanza di cultura in tal senso. Abbiamo avuto modo di constatare che per una larghissima parte del pub- blico un documento elettronico è l’immagine di una pagina stampata, a volte dotata di firma elettronica. In Docflow, un documento

de

materializzato è un documento di soli contenuti, cioè che può essere letto ed interpretato direttamente dalle macchine senza ope-

razioni di conversione che richiedono, quasi sempre, l’intervento di operatori umani. La conversione in un immagine leggibile dagli uomini viene eseguita direttamente dalle macchine. L’effetto è quello di rendere immateriale non solo i documenti ma l’intero pro- cesso che, in molti casi può essere totalmente automatico. Il vantaggio di questo secondo approccio è evidente, il lavoro di conversio-

ne

da carta a bit viene eliminato, gli errori che inevitabilmente venivano introdotti dalla conversione, sono tagliati a zero, i tempi di

processo sono praticamente azzerati. Il rovescio della medaglia è che per affrontare il problema della de materializzazione bisogna fare un salto culturale che permetta di definire strettamente le regole aziendali cui i processi si attengono e ridurre, all’origine, le ano- malie stabilendo regole e standard precisi con i propri partner. In questo modo l’intervento umano può essere ridotto a isolate ecce- zioni e quindi il ruolo dell’uomo è solo di tipo qualificato. 2) Innanzitutto eviterei di parlare di conservazione sostitutiva ma parlerei di conservazione digitale, perché il primo termine implica la sostituzione di un documento cartaceo, invece oggi ha più senso parlare di documenti che nascono, vivono e vengono conservati in maniera digitale. La conversione di documenti cartacei in immagini elettroniche sarà nel tempo sempre più marginale.La conservazio- ne avviene tramite una serie di procedure che devono assicurare che i documenti siano autentici, integri e immodificabili. Ai singoli documenti o all’archivio, devono essere apposti dei contrassegni di autenticità ed eventualmente datati. Ai fini legali questi aspetti sono

regolamentati e queste caratteristiche sono garantite dall’apposizione di firme elettroniche e riferimenti temporali opponibili a terzi. 4) Il workflow documentale è sostanzialmente la trasposizione elettronica dei tradizionali procedimenti. Un sistema di workflow permette di “trasportare” da un soggetto all’altro il focus delle azioni secondo le regole stabilite per quel particolare procedimento.

Ha il vantaggio di ridurre i tempi morti di trasmissione delle pratiche da una scrivania all’altra ma può produrre risultati sbalorditi-

vi

se è progettato accuratamente per re ingegnerizzare i processi in funzione dell’uso di un sistema di workflow e non riproponendo

semplicemente i processi basati su carta. È sempre opportuno rivedere i processi rifacendo le analisi del valore aggiunto prodotte dalle varie operazioni nel nuovo processo e non basarsi su quello vecchio. 6) I documenti sono una risorsa critica per la vita di un’organizzazione, sia per quanto riguarda l’operatività gestionale sia per quan- to riguarda gli obblighi legali e fiscali, quindi un sistema documentale deve assicurare che questo patrimonio sia sempre accessibile e disponibile. Le aziende basano i loro processi sulle informazioni contenute nei documenti e quando questi non sono disponibili, si fermano. Policy di sicurezza che tengano conto della criticità dei contenuti trattati sono indispensabili, i dati devono essere replicati su sistemi o supporti custoditi al sicuro, devono essere predisposti opportuni sistemi di disaster recovery. I sistemi documentali offrono garanzie di sicurezza maggiori degli archivi cartacei. Per esempio gli archivi cartacei di solito non hanno una copia di backup e basta un’infiltrazione di acqua per rendere illeggibile annate di documenti cartacei.

acqua per rendere illeggibile annate di documenti cartacei. L’infrastruttura storage in un progetto di gestione
acqua per rendere illeggibile annate di documenti cartacei. L’infrastruttura storage in un progetto di gestione
L’infrastruttura storage in un progetto di gestione documentale: Che caratteristiche deve avere? 5
L’infrastruttura
storage in un progetto
di gestione documentale:
Che caratteristiche deve avere?
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Che caratteristiche deve avere? 5 ICT Professional n.66 La sicurezza delle informazioni in un progetto di
La sicurezza delle informazioni in un progetto di gestione documentale: Come garantirla? Quali sono i
La sicurezza
delle informazioni
in un progetto di gestione
documentale: Come garantirla?
Quali sono i punti critici?
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Quali vantaggi da un progetto
di gestione documentale?
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