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DocFlow x SAP
QUALI SCENARI APPLICATIVI?
• Emissione RDA
• Emissione Ordini di Acquisto
ACQUISTI • Documentazione di Gara
• Gestione completa della Pratica Acquisti
• Qualifica Fornitori
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INTEGRARE SAP
N
egli ultimi anni le organizzazioni
hanno concentrato l’attenzione sui si-
CON L’ECM stemi ERP al fine di riuscire a gestire in
maniera rapida ed efficace i dati tran-
sazionali. Ma oltre che sui dati, i pro-
cessi di business si basano sulla
gestione dei documenti alla base delle transazioni e su
processi collaborativi tra le diverse figure aziendali coin-
volte. L’ERP è la soluzione ottimale per la gestione del dato,
ma essendo chiuso su se stesso non è in grado di sup-
portare i processi organizzativi. Gestire i processi docu-
mentali mediante SAP, senza avvalersi di un sistema
documentale a parte, è in realtà possibile, ma implica costi
elevati e una rilevante complessità nelle fasi di implemen-
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svolte queste attività l’intero processo è bloccato.
Le stesse problematiche si incontrano anche nelle altre
aree aziendali le cui attività si basano su dati transazionali:
amministrazione (dati delle fatture, delle scritture conta-
bili…), risorse umane (dati relativi ai cedolini di paga-
mento, ai permessi…), vendite (dati relativi al ciclo di
vendita), acquisti (dati dei fornitori, degli ordini di acqui-
sto…) e produzione (dati della documentazione tecnica
allegata ai prodotti). Per le aziende concentrarsi solo sul
dato è quindi limitante e occorre riuscire a colmare il gap
che ancora esiste tra il mondo transazionale e quello do-
cumentale, integrando dati, documenti e processi.
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cumenti e processi direttamente dalla schermata di SAP. Per
cui tramite un’unica interfaccia gli utenti hanno a disposi-
zione tutti gli elementi necessari: la transazione, il docu-
mento correlato e il processo che sta eseguendo. In pratica,
i documenti vengono acquisiti da diversi canali nella solu-
zione DocFlow, classificati e legati al preciso processo di
business per essere pronti a entrare nei workflow. A questo
punto l’utente di business preposto riceve una segnalazione
e registra il documento su SAP. Quando l’utente si trova a
gestire un evento generato da SAP il sistema in automatico
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SCENARI APPLICATIVI
FINANZA
VERIFICA E APPROVAZIONE
DELLA FATTURA FORNITORI
I processi di verifica (VeFa) e di approvazione legati alla fattura fornitori sono i più costosi in termini di risorse interne per
via della loro importanza e delicatezza.
Spesso infatti la VeFa rappresenta l’unico reale processo di controllo delle spese relative a una commessa ed è con la sua
corretta gestione che risulta possibile allineare il percorso amministrativo che va dall’ordine al pagamento.
Il processo di automazione può essere suddiviso in tre fasi:
• pre-booking: controllo preventivo della fattura, recupero e correzione dati, invio alle transazioni di registrazione SAP
• post-booking: flusso di approvazione al pagamento, totale o parziale, per livelli di procura, seriale o in parallelo
• pagamento: incrocio tra le scadenze di pagamento indicate da SAP e il reale livello di approvazione ricevuto dalla fattura
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SCENARI APPLICATIVI
RISORSE UMANE
PROCESSO ELETTRONICO
DEI PERMESSI E DELLE VARIAZIONI DI ORARIO
L’automazione completa del processo di gestione dei permessi e delle variazioni di orario è solo uno dei tanti processi HR
“distribuiti” trasformabile in elettronico con buoni vantaggi per l’azienda.
Candidato naturale a questo tipo di automazione è ogni processo di richiesta proveniente dai dipendenti che si articola in:
• compilazione del modulo elettronico o cartaceo
• approvazione da parte del responsabile o dell’addetto HR
• caricamento della transazione SAP di riferimento
L’automazione possibile con DocFlow permette a tutti gli attori coinvolti in questo processo aziendale di recuperare efficienza
e liberare risorse. I vantaggi aumentano con l’aumentare del numero dei dipendenti e della complessità aziendale.
IL PROCESSO DI LAVORO
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SCENARI APPLICATIVI
VENDITE
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
RELATIVA AI CLIENTI CON SAP CRM E SIEBEL
Quando si implementa un sistema di Customer Relationship Management (CRM) non va dimenticata l’importanza di una
gestione efficiente ed efficace dei documenti, e dei processi relativi, non strettamente legati al CRM.
Esistono attività legate ai documenti, comunemente effettuate dal CRM, che ben si prestano all’automazione:
• protocollare i documenti in ingresso e archiviarli
• imbustare/spedire comunicazioni e contratti
• gestire i faldoni dell’archivio
La soluzione CRMDocs di DocFlow offre un ampio ventaglio di funzionalità a cui attingere per migliorare i propri processi CRM.
IL PROCESSO DI LAVORO
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SCENARI APPLICATIVI
ACQUISTI
GESTIONE COMPLETA
DELLA PRATICA ACQUISTI
L’approvvigionamento è uno principali fattori strategici e competitivi per un’azienda. Questo processo necessita pertanto
di procedure efficaci e sistemi efficienti in grado di snellire con criterio i vari step operativi, ciascuno dei quali produce una
precisa tipologia di documenti più o meno destrutturati.
Caratteristica del processo degli acquisti è quella di essere trasversale all’organigramma: non tutti gli attori coinvolti possono
avere accesso a SAP e la durata in vita di una pratica richiede la gestione di retroazioni e sincronizzazioni “push”. Con SAP
si sostiene la parte transazionale del ciclo di vita della pratica, ma si trascurano le restanti parti content-enabled, destrutturate
per loro natura. Il crescente bisogno di compliance e di supporto alle azioni di audit giustifica l’introduzione di un sistema
specializzato e integrato con SAP per la gestione di ogni singolo documento relativo alla pratica acquisti. Le funzionalità di
automazione che DocFlow introduce nel processo di approvvigionamento sono una risposta efficace a questa esigenza.
IL PROCESSO DI LAVORO
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SCENARI APPLICATIVI
PRODUZIONE
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
ALLEGATA A PRODOTTI ED EQUIPAGGIAMENTI
Quello della documentazione allegata in SAP ai codici prodotto, alle attrezzature, ai macchinari e in genere gli
equipaggiamenti è un tema molto vasto.
Qualsiasi “elemento” inserito in SAP si accompagna infatti a una dote più o meno consistente di documenti corrispondenti
legati a qualità, dati di produzione, gestione operativa, riparazione e altro ancora. Per quanto riguarda le fonti, questa
documentazione può provenire dall’interno, essere generata automaticamente dai sistemi di produzione oppure arrivare dai
fornitori. Va aggiunta poi la documentazione del cosiddetto storico già esistente in azienda e custodita su supporti di
diverso tipo, dischi o anche in forma cartacea.
La proposta di DocFlow per la gestione degli “allegati” si compone di un sistema documentale integrato con SAP in grado
di archiviare, organizzare e rendere disponibile l’intera documentazione in modalità semplice, sicura e via Web.
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SCENARI APPLICATIVI
SISTEMI INFORMATIVI
ARCHIVIAZIONE DEI CONTENUTI NON STRUTTURATI:
FILE, MAIL, DOCUMENTI E DATI SAP, SHAREPOINT
Il bisogno di spazi di archiviazione per contenuti digitali non strutturati è in continua espansione e le grandi aziende faticano
a gestire, razionalizzare e mantenere il passo delle richieste. La crescita è di tale portata da rendere necessario in azienda
un sistema di gestione efficace e che sia innanzitutto “cost-effective”.
Le iniziative di archiviazione dei contenuti non strutturati dovrebbero cominciare dalle aree più problematiche in termini di
gestione dell’informazione, costi di archiviazione e aspetti legali. Ciò premesso, secondo la maggior parte dei responsabili
IT l’importanza aziendale dei contenuti non strutturati rispecchia il seguente ordine: documenti e immagini, e-mail, files,
documenti e report SAP, altro.
Per quanto riguarda SAP, è noto che il sistema non cancella i master data in tempo reale, di conseguenza la dimensione della
sua base dati cresce di pari passo con il numero delle transazioni generate sino a quando il cliente non decide di rimuovere
le transazioni chiuse. Il Data Archiving consente di archiviare sotto forma di file tutti i contenuti storici, liberando spazio
sul Database e permettendone l’eventuale reintegro.
Con “Integrated Content Archive” di DocFlow è possibile realizzare una soluzione integrata di archiving per le principali
piattaforme generatrici di contenuti in azienda.
IL PROCESSO DI LAVORO
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CASE HISTORY
GALILEO AVIONICA
DocFlow Synergy per dematerializzare il ciclo passivo
e migliorare la governance dei documenti a supporto
dei processi di business gestiti da SAP
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CASE HISTORY
SOLVAY ITALIA
DocFlow per migliorare il workflow delle fatture e dei
documenti contabili anche grazie a processi
automatizzati di collegamento a SAP
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CASE HISTORY
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CHI È
Le attività di tutte le organizzazioni si basano su documenti, informazioni e processi collaborativi, che l’ERP, per
la sua stessa natura, non è in grado di supportare. DocFlow invece sì, portando innovazione tecnologica e or-
ganizzativa nelle imprese che vogliono migliorare l’efficienza e l’agilità del business a partire dai processi.
Le soluzioni, rese disponibili anche in outsourcing, e i servizi di consulenza/progettazione che la società propone
sono frutto di anni di esperienza in cui ha maturato competenze specifiche, best practice e una profonda co-
noscenza delle tecnologie, delle normative e dei processi di business che caratterizzano le diverse aree azien-
dale e i settori merceologici.
L’obiettivo di DocFlow è ‘cablare’ i processi aziendali, formalizzandoli e facendo in modo che vi sia integrazione
tra questi processi, i documenti presenti nel sistema documentale e i dati dell’ERP. DocFlow è SAP Technology
Partner dal 2002 con interfaccia DM certificata e, dal 2004, con interfaccia SAP Netweaver certificata, a ga-
ranzia di processi documentali integrati al mondo gestionale.
Per questa integrazione DocFlow non impone alcun modello standardizzato, ma propone progetti e ‘plasma’ le
applicazioni sulla base della specificità del business.
Si parte quindi con un’analisi della situazione ‘as is’ per comprendere le esigenze, i requisiti di business e le
possibili aree di miglioramento. Questo con un lavoro sinergico tra DocFlow e l’azienda cliente e un forte coin-
volgimento dei key user. Dopo di che si parte con un progetto pilota che viene ampliato per abbracciare tutte
le aree di interesse. Il contributo di DocFlow non termina con il roll-out della soluzione, ma prosegue in un ciclo
virtuoso di partnership con il cliente per un costante tuning del progetto per un miglioramento continuo.
Si spiega perché DocFlow sia menzionata da Gartner tra le aziende ‘ECM Vendor’ per la regione Emea.
Tra le aree che possono essere migliorate grazie a DocFlow: documenti e processi amministrativi, processi col-
laborativi negli ambiti regolamentati, ciclo di vendita, documenti del personale, ciclo di vita dei documenti di com-
messa, gestione del protocollo aziendale e gestione dei processi content-enabled in ambito customer care. In
tutti questi ambiti DocFlow riesce a colmare il gap tra la gestione transazionale del gestionale e la reale neces-
sità di gestione del processo collaborativo.
DocFlow® è un marchio registrato di DocFlow Italia; SAP® è un marchio registrato di SAP AG; SIEBEL® è un marchio registrato di Oracle Corporation;
SHAREPOINT® è un marchio registrato di Microsoft Corporation
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