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tecnologie: speciale web semantico

La tecnologia aiuta la comunicazione


aziendale?
di Mara Tabusso

Parliamo di web semantico: in che modo la tecnologia può essere di


supporto ai processi di business che si evolvono e diventano sempre più
collaborativi? Come è possibile migliorare la comunicazione aziendale?
Lo abbiamo chiesto ad alcune aziende che offrono soluzioni per
migliorare la gestione delle Risorse Umane attraverso proposte
innovative, che permettano ad esempio ai motori di ricerca aziendali di
diventare un importante strumento attraverso cui migliorare non solo la
comunicazione, ma anche le stesse performance.
In un’organizzazione, la collaborazione fa la differenza: partendo da
questo presupposto, come si può lavorare meglio in azienda?

DocFlow, DS Group, Emc,


Engineering, Google Italia,
Il web semantico, argomento centrale nelle aziende
Reply sono le aziende che Quali motivazioni portano a utilizzare una piattaforma che migliori la comunicazione
abbiamo coinvolto in questo aziendale?
speciale. Ci hanno illustrato Lo raccontano Ivo Saccardo, Valerio Frigerio e Miriana Iannuc-
le soluzioni per migliorare la
collaborazione e l’efficienza ci di DS Group: “I malesseri che vengono riportati dai dipenden-
aziendali. ti nelle valutazioni che la Direzione del Personale aziendale svolge
frequentemente, includono comunicazione carente, mancanza di
partecipazione agli obiettivi aziendali, inefficienze nei processi
produttivi. È indubbio che l’adozione di sistemi informa-
tici di Knowledge e Document Management e di Unified
Communication rappresentino un passo in avanti nella ge-
stione operativa di un’azienda. Questi strumenti, già presenti
da tempo sul mercato ma non utilizzati continuativamente dai dipendenti
dell’azienda perché scarsamente stimolati a utilizzarli, inducono ulteriori rallentamenti
dei processi interni, con conseguenze tangibili nella produttività aziendale e inevitabili
inefficienze. Ecco allora che il ‘social network’, opportunamente calato all’interno dei
processi aziendali, può diventare uno stimolo per il dipendente a utilizzare con maggio-
re continuità gli strumenti informatici messi già a disposizione”.
Anche se l’utilizzo di soluzioni di questo tipo non è così scontato, come spiega Mauri-
zio Savoca di DocFlow: “Una delle motivazioni per cui le soluzioni collaborative sten-
tano ad affermarsi nelle imprese è proprio l’idea che ci sia una tecnologia candidata e
ideale a supportare i processi flessibili e orizzontali delle organizzazioni. Molti operatori
sono impegnati da anni nella selezione del ‘prodotto’, delegando all’It una scelta
improba e priva di chiare delimitazioni di campo. La delusione di chi ha adot-
tato tecnologie collaborative aperte e ‘from scratch’ è evidente. Eppure
il modello tecnologico emergente, che si deriva analizzando le soluzioni
realizzate nell’ambito del web 2.0, è chiaro: le applicazioni collaborative
sono fondate su un ‘mix di tecnologie’ informatiche semplici e componi-
bili. Adesso il problema non è acquistare ‘la tecnologia’, ma investire in
strumenti e in progettazione che riescano a soddisfare progressivamente
l’esigenza di snellire i processi e di rimettere al centro dell’attenzione
l’utente e il suo lavoro. Le soluzioni tecnologiche vanno ‘modellate’
e ‘finalizzate’ negli ambiti dei processi aziendali e della loro rego-
lamentazione. Per far questo, servono esperti dei processi colla-
borativi e delle informazioni, tipicamente destrutturate, che questi
producono: questa è la missione primaria di Docflow”.

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Uno spaccato azien- esempio, la versione aziendale di Google Maps e Go-
dale è offerto anche da ogle Apps Premier. La prima versione è stata lanciata
Massimiliano Grassi nel 2007. Da allora abbiamo introdotto diverse funzio-
di Emc, che spiega: nalità attraverso il rilascio di nuove release. Ultima è la
“In una catena del versione 6.0, uscita il 2 giugno 2009, che offre una serie
valore che travalica i di innovazioni.
tradizionali confini L’idea è di fornire alle aziende uno strumento di ricer-
aziendali e di mercato, ca da utilizzare sia sul sito web aziendale sia all’interno
si rendono necessarie di intranet aziendale. L’obiettivo è offrire ai potenziali
soluzioni per suppor- clienti la stessa facilità nel ricercare le informazioni di
tare in modo adeguato cui dispongono i consumer su google.com. All’interno
la collaborazione tra di una intranet, quindi, i dipendenti aziendali hanno
tutti gli attori coinvolti la possibilità di ritrovare velocemente le informazioni
nei processi di busi- più disparate. Con un incremento di tempo, efficienza
ness. e produttività di tutti i dipendenti”.
I cosiddetti ‘know- Che si mostra una necessità imprescindibile, come
ledge worker’ devono conferma Francesco Nucci di Engineering: “Con
poter creare, cercare, organizzare, gestire, pubblicare, queste nuove tecnologie, i contenuti vengono ricer-
distribuire le informazioni e, soprattutto, prendere rapi- cati in maniera più semplice. Non più solo attraverso
de decisioni basate su di esse. Non è una mera questione i titoli, ma in maniera più semantica. Anche perché
di accesso alle informazioni da più canali sempre più di un altro aspetto importante è quello multimediale,
tipo ‘mobile’. Occorrono strumenti per la cooperazio- vale a dire l’audiovisivo. Molte delle informazioni,
ne tra utenti interni ed esterni alle imprese e operan- infatti, non sono solo testuali. Si tratta di una dimen-
ti su tutte le tipologie di contenuti non strutturati, sione ormai fondamentale, anche a livello aziendale.
quali ad esempio documenti, disegni, fax, immagini, Grazie a motori di ricerca sofisticati, ricercare dati è
e-mail, suoni e video. La prima tecnologia a cui in- semplice. E permette una collaborazione immediata
tuitivamente si pensa per comunicare e collaborare, con chi gestisce direttamente l’informazione di cui si
ovvero la posta elettronica, non può però soddisfare necessita.
la necessità di mantenere consistenza, allineamen- I motori di ricerca permettono un accesso diretto ai
to e univocità delle informazioni in uno scenario di dati: questo consente di generare informazioni anche
tipo collaborativo. Per questo motivo, in questi anni in modo più veloce. Direi che il modello di ricerca
sono state create soluzioni software di ‘collabora- va quasi a sostituire il sistema di classificazione, che
tion’ che, incorporando tecnologie di enterprise con- non serve più”.
tent management (Ecm), permettono la gestione di Anche Luca Miccoli, partner di Reply, sottolinea
informazioni nel contesto di processi che richiedono come la collaborazione possa essere incentivata grazie
cooperazione. Workspace virtuali, wiki, ricerca fede- a questi strumenti aziendali: “TamTamy integra una
rata e project management sono tipiche funzionalità serie di strumenti finalizzati alla collaborazione: dai
normalmente incluse nelle piattaforme di collabora- Wiki e dalle discussion board multimediali alle funzio-
tion. L’Ecm offre inoltre il vantaggio di centralizza- nalità che consentono di identificare le diverse skills in
re le informazioni semplificando le attività azienda e alle board di Q&A in cui gli utenti in manie-
di assemblaggio o ricerca delle stesse che, ra volontaria, con il solo incentivo del riconoscimento
da un recente survey Idc, richiedono ai delle proprie capacità e competenze, rispondono pub-
knowledge worker rispettivamente il 33% blicamente a problemi e interrogativi posti dai propri
e il 24% del loro tempo”. colleghi”.
LinkedCube è la proposta di DS Group, come rac-
Possibili soluzioni collaborative contano Ivo Saccardo, Valerio
Quali sono le effettive proposte del- Frigerio e Miriana Iannucci:
le aziende per ovviare ai problemi “Si tratta di una piattaforma che,
di cui abbiamo letto? attraverso un portale internet
Carlo Marchini della divisione aziendale, abilita le tre dimensio-
Enterprise di Google Italia esor- ni della comunicazione azienda-
disce: “La nostra è una divisione le: il knowledge management, la
che si occupa di soluzioni per le unified communication e il social
aziende. È nata in Italia nel 2006 network. Attraverso l’adozione di strumen-
con una prima proposta chiamata ti tipici di un social network quali commu-
Google Search Appliance. Da allora abbiamo nity, bacheca, profili, forum, wiki, sistemi
messo sul mercato diverse soluzioni come, ad di gestione feed Rss, LinkedCube stimola il

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dipendente a entrare sul por- Sviluppo per l’industria, il client engagement
tale aziendale. Si tratta di un per i servizi o le utility, la gestione dei casi
generatore e aggregatore di (case management) per la pubbli-
informazioni prodotte da tutte ca amministrazione e i processi di
le risorse che operano in azien- merge&acquisition nel segmento fi-
da, regolamentate attraverso nanziario. Emc consente di incor-
un’organizzazione che faciliti porare metodi e tecnologie web
il reperimento e riutilizzo delle 2.0 all’interno di framework
informazioni divenendo così un aziendali di tipo collaborativo.
reale valore aziendale. È facile combinare la conoscen-
Rss, tag, catalogazioni (clip- za legata a particolari comunità
ping), community, insieme con un di interesse e, in questo modo, en-
set di ‘regole’ per la pubblicazione trare rapidamente in contatto con le
dei dati, permettono di evitare la di- persone che hanno le conoscenze ap-
spersione di dati e informazioni”. propriate a sviluppare un particolare
Di esigenze aziendali parla anche Maurizio Savo- tema o progetto, risulta decisamente
ca: “Si mostra necessario offrire uno strumento di più semplice”.
utilizzo immediato e snello. Che, senza rinunciare
alla mappatura puntuale del flusso di lavoro, per- L’evoluzione dei motori di ricerca
metta con facilità un riallineamento dell’applica- Si può effettivamente parlare di evoluzione dei mo-
zione all’evolversi dei processi di business. Ci sia- tori di ricerca in sistemi di ricerca?
mo focalizzati sulla realizzazione di una soluzione Maurizio Savoca spiega: “L’evoluzione dei motori
in grado di generare valore nell’ambito dei processi di ricerca verso il web semantico ha già dato grossi
collaborativi. In quest’ottica abbiamo realizzato risultati: oggi possiamo filtrare e pesare i risultati di
Docflow Improve: una soluzione che consolida più una ricerca sulla base del gradimento, l’interazione
di 300 best practice realizzate nella grande/media e il contributo degli utenti.
impresa italiana. Nonostante ciò, l’introduzione di strumenti analo-
ghi nelle realtà azien-
dali presenta non
poche difficoltà. Il
risultato della ricerca
si palesa sempre come
una lista aggregata di
risultati eterogenei
spesso non in relazio-
ne fra loro. È proprio
la relazione semanti-
ca fra gli oggetti che
Docflow privilegia
Docflow si è concentrata nel concepire uno stru- nei suoi progetti. I risultati non devono più essere
mento di facile utilizzo, in grado di conciliare le esi- livellati e privi di profondità, ma devono tradursi
genze di governo e standardizzazione dei processi in informazioni correlate e consultabili con le ap-
aziendali con la possibilità di esprimere processi di plicazioni native”.
lavoro basati sulla flessibilità e la riconfigurabili- Massimiliano Grassi aggiunge: “Stabilire relazio-
tà. Docflow Improve supporta oggi i processi più ni nascoste tra le informazioni, migliorando scena-
differenti: dai processi approvativi della documen- ri decisionali e predittivi, è uno dei compiti della
tazione dell’area salute e sicurezza, ai processi am- disciplina di ‘Information Intelligence’, a sua volta
ministrativi dell’area Human Resource, fino a sup- basata su tecniche di text mining o text analytics. È
portare i flussi di validazione e distribuzione della un passaggio ormai obbligato”.
documentazione di produzione”. Luca Miccoli, infine, nota: “Le aziende letteralmente
Massimiliano Grassi di Emc invece spiega: “Emc camminano su grossi polveroni di conoscenza inutiliz-
Documentum eRoom, e soprattutto il nuovo Emc zata. Farla emergere in maniera aperta e trasparente,
Documentum Center Stage, sono piattaforme crea- collegare le persone e farle parlare con evidenza delle
te per abilitare l’utilizzo di informazioni non strut- proprie competenze equivale a creare un’architettura
turate all’interno di processi aziendali collabora- della conoscenza parallela e parzialmente indipendente
tivi. Alcuni esempi della loro applicazione sono il dalla struttura organizzativa d’azienda e dai processi ti-
Project Management per il settore Ict, la Ricerca e pici operativi che la caratterizzano”.

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