tecnologie: speciale web semantico
La tecnologia aiuta la comunicazione
DocFlow, DS Group, Emc,
Engineering, Google Italia,
Reply sono le aziende che
abbiamo coinvolto in questo
speciale. Ci hanno illustrato
le soluzioni per migliorare la
collaborazione e l’efficienza
aziendali.
aziendale?
di Mara Tabusso
Parliamo di web semantico: in che modo la tecnologia può essere di
supporto ai processi di business che si evolvono e diventano sempre più
collaborativi? Come è possibile migliorare la comunicazione aziendale?
Lo abbiamo chiesto ad alcune aziende che offrono soluzioni per
migliorare la gestione delle Risorse Umane attraverso proposte
innovative, che permettano ad esempio ai motori di ricerca aziendali di
diventare un importante strumento attraverso cui migliorare non solo la
comunicazione, ma anche le stesse performance.
In un’organizzazione, la collaborazione fa la differenza: partendo da
questo presupposto, come si può lavorare meglio in azienda?
Il web semantico, argomento centrale nelle aziende
Quali motivazioni portano a utilizzare una piattaforma che migliori la comunicazione
aziendale?
Lo raccontano Ivo Saccardo, Valerio Frigerio e Miriana Iannuc-
ci di DS Group: “I malesseri che vengono riportati dai dipenden-
ti nelle valutazioni che la Direzione del Personale aziendale svolge
frequentemente, includono comunicazione carente, mancanza di
partecipazione agli obiettivi aziendali, inefficienze nei processi
produttivi. È indubbio che l’adozione di sistemi informa-
tici di Knowledge e Document Management e di Unified
Communication rappresentino un passo in avanti nella ge-
stione operativa di un’azienda. Questi strumenti, già presenti
da tempo sul mercato ma non utilizzati continuativamente dai dipendenti
dell’azienda perché scarsamente stimolati a utilizzarli, inducono ulteriori rallentamenti
dei processi interni, con conseguenze tangibili nella produttività aziendale e inevitabili
inefficienze. Ecco allora che il ‘social network’, opportunamente calato all’interno dei
processi aziendali, può diventare uno stimolo per il dipendente a utilizzare con maggio-
re continuità gli strumenti informatici messi già a disposizione”.
Anche se l’utilizzo di soluzioni di questo tipo non è così scontato, come spiega Mauri-
zio Savoca di DocFlow: “Una delle motivazioni per cui le soluzioni collaborative sten-
tano ad affermarsi nelle imprese è proprio l’idea che ci sia una tecnologia candidata e
ideale a supportare i processi flessibili e orizzontali delle organizzazioni. Molti operatori
sono impegnati da anni nella selezione del ‘prodotto’, delegando all’It una scelta
improba e priva di chiare delimitazioni di campo. La delusione di chi ha adot-
tato tecnologie collaborative aperte e ‘from scratch’ è evidente. Eppure
il modello tecnologico emergente, che si deriva analizzando le soluzioni
realizzate nell’ambito del web 2.0, è chiaro: le applicazioni collaborative
sono fondate su un ‘mix di tecnologie’ informatiche semplici e componi-
bili. Adesso il problema non è acquistare ‘la tecnologia’, ma investire in
strumenti e in progettazione che riescano a soddisfare progressivamente
l’esigenza di snellire i processi e di rimettere al centro dell’attenzione
l’utente e il suo lavoro. Le soluzioni tecnologiche vanno ‘modellate’
e ‘finalizzate’ negli ambiti dei processi aziendali e della loro rego-
lamentazione. Per far questo, servono esperti dei processi colla-
borativi e delle informazioni, tipicamente destrutturate, che questi
producono: questa è la missione primaria di Docflow”.
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 Uno spaccato azien-
dale è offerto anche da
Massimiliano Grassi
di Emc, che spiega:
“In una catena del
valore che travalica i
tradizionali confini
aziendali e di mercato,
si rendono necessarie
soluzioni per suppor-
tare in modo adeguato
la collaborazione tra
tutti gli attori coinvolti
nei processi di busi-
ness.
I cosiddetti ‘know-
ledge worker’ devono
poter creare, cercare, organizzare, gestire, pubblicare,
distribuire le informazioni e, soprattutto, prendere rapi-
de decisioni basate su di esse. Non è una mera questione
di accesso alle informazioni da più canali sempre più di
tipo ‘mobile’. Occorrono strumenti per la cooperazio-
ne tra utenti interni ed esterni alle imprese e operan-
ti su tutte le tipologie di contenuti non strutturati,
quali ad esempio documenti, disegni, fax, immagini,
e-mail, suoni e video. La prima tecnologia a cui in-
tuitivamente si pensa per comunicare e collaborare,
ovvero la posta elettronica, non può però soddisfare
la necessità di mantenere consistenza, allineamen-
to e univocità delle informazioni in uno scenario di
tipo collaborativo. Per questo motivo, in questi anni
sono state create soluzioni software di ‘collabora-
tion’ che, incorporando tecnologie di enterprise con-
tent management (Ecm), permettono la gestione di
informazioni nel contesto di processi che richiedono
cooperazione. Workspace virtuali, wiki, ricerca fede-
rata e project management sono tipiche funzionalità
normalmente incluse nelle piattaforme di collabora-
tion. L’Ecm offre inoltre il vantaggio di centralizza-
re le informazioni semplificando le attività
di assemblaggio o ricerca delle stesse che,
da un recente survey Idc, richiedono ai
knowledge worker rispettivamente il 33%
e il 24% del loro tempo”.
Possibili soluzioni collaborative
Quali sono le effettive proposte del-
le aziende per ovviare ai problemi
di cui abbiamo letto?
Carlo Marchini della divisione
Enterprise di Google Italia esor-
disce: “La nostra è una divisione
che si occupa di soluzioni per le
aziende. È nata in Italia nel 2006
con una prima proposta chiamata
Google Search Appliance. Da allora abbiamo
messo sul mercato diverse soluzioni come, ad
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esempio, la versione aziendale di Google Maps e Go-
ogle Apps Premier. La prima versione è stata lanciata
nel 2007. Da allora abbiamo introdotto diverse funzio-
nalità attraverso il rilascio di nuove release. Ultima è la
versione 6.0, uscita il 2 giugno 2009, che offre una serie
di innovazioni.
L’idea è di fornire alle aziende uno strumento di ricer-
ca da utilizzare sia sul sito web aziendale sia all’interno
di intranet aziendale. L’obiettivo è offrire ai potenziali
clienti la stessa facilità nel ricercare le informazioni di
cui dispongono i consumer su google.com. All’interno
di una intranet, quindi, i dipendenti aziendali hanno
la possibilità di ritrovare velocemente le informazioni
più disparate. Con un incremento di tempo, efficienza
e produttività di tutti i dipendenti”.
Che si mostra una necessità imprescindibile, come
conferma Francesco Nucci di Engineering: “Con
queste nuove tecnologie, i contenuti vengono ricer-
cati in maniera più semplice. Non più solo attraverso
i titoli, ma in maniera più semantica. Anche perché
un altro aspetto importante è quello multimediale,
vale a dire l’audiovisivo. Molte delle informazioni,
infatti, non sono solo testuali. Si tratta di una dimen-
sione ormai fondamentale, anche a livello aziendale.
Grazie a motori di ricerca sofisticati, ricercare dati è
semplice. E permette una collaborazione immediata
con chi gestisce direttamente l’informazione di cui si
necessita.
I motori di ricerca permettono un accesso diretto ai
dati: questo consente di generare informazioni anche
in modo più veloce. Direi che il modello di ricerca
va quasi a sostituire il sistema di classificazione, che
non serve più”.
Anche Luca Miccoli, partner di Reply, sottolinea
come la collaborazione possa essere incentivata grazie
a questi strumenti aziendali: “TamTamy integra una
serie di strumenti finalizzati alla collaborazione: dai
Wiki e dalle discussion board multimediali alle funzio-
nalità che consentono di identificare le diverse skills in
azienda e alle board di Q&A in cui gli utenti in manie-
ra volontaria, con il solo incentivo del riconoscimento
delle proprie capacità e competenze, rispondono pub-
blicamente a problemi e interrogativi posti dai propri
colleghi”.
LinkedCube è la proposta di DS Group, come rac-
contano Ivo Saccardo, Valerio
Frigerio e Miriana Iannucci:
“Si tratta di una piattaforma che,
attraverso un portale internet
aziendale, abilita le tre dimensio-
ni della comunicazione azienda-
le: il knowledge management, la
unified communication e il social
network. Attraverso l’adozione di strumen-
ti tipici di un social network quali commu-
nity, bacheca, profili, forum, wiki, sistemi
di gestione feed Rss, LinkedCube stimola il
dipendente a entrare sul por-
tale aziendale. Si tratta di un
generatore e aggregatore di
informazioni prodotte da tutte
le risorse che operano in azien-
da, regolamentate attraverso
un’organizzazione che faciliti
il reperimento e riutilizzo delle
informazioni divenendo così un
reale valore aziendale.
Rss, tag, catalogazioni (clip-
ping), community, insieme con un
set di ‘regole’ per la pubblicazione
dei dati, permettono di evitare la di-
spersione di dati e informazioni”.
Di esigenze aziendali parla anche Maurizio Savo-
ca: “Si mostra necessario offrire uno strumento di
utilizzo immediato e snello. Che, senza rinunciare
alla mappatura puntuale del flusso di lavoro, per-
metta con facilità un riallineamento dell’applica-
zione all’evolversi dei processi di business. Ci sia-
mo focalizzati sulla realizzazione di una soluzione
in grado di generare valore nell’ambito dei processi
collaborativi. In quest’ottica abbiamo realizzato
Docflow Improve: una soluzione che consolida più
di 300 best practice realizzate nella grande/media
impresa italiana.
Docflow si è concentrata nel concepire uno stru-
mento di facile utilizzo, in grado di conciliare le esi-
genze di governo e standardizzazione dei processi
aziendali con la possibilità di esprimere processi di
lavoro basati sulla flessibilità e la riconfigurabili-
tà. Docflow Improve supporta oggi i processi più
differenti: dai processi approvativi della documen-
tazione dell’area salute e sicurezza, ai processi am-
ministrativi dell’area Human Resource, fino a sup-
portare i flussi di validazione e distribuzione della
documentazione di produzione”.
Massimiliano Grassi di Emc invece spiega: “Emc
Documentum eRoom, e soprattutto il nuovo Emc
Documentum Center Stage, sono piattaforme crea-
te per abilitare l’utilizzo di informazioni non strut-
turate all’interno di processi aziendali collabora-
tivi. Alcuni esempi della loro applicazione sono il
Project Management per il settore Ict, la Ricerca e
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Sviluppo per l’industria, il client engagement
per i servizi o le utility, la gestione dei casi
(case management) per la pubbli-
ca amministrazione e i processi di
merge&acquisition nel segmento fi-
nanziario. Emc consente di incor-
porare metodi e tecnologie web
2.0 all’interno di framework
aziendali di tipo collaborativo.
È facile combinare la conoscen-
za legata a particolari comunità
di interesse e, in questo modo, en-
trare rapidamente in contatto con le
persone che hanno le conoscenze ap-
propriate a sviluppare un particolare
tema o progetto, risulta decisamente
più semplice”.
L’evoluzione dei motori di ricerca
Si può effettivamente parlare di evoluzione dei mo-
tori di ricerca in sistemi di ricerca?
Maurizio Savoca spiega: “L’evoluzione dei motori
di ricerca verso il web semantico ha già dato grossi
risultati: oggi possiamo filtrare e pesare i risultati di
una ricerca sulla base del gradimento, l’interazione
e il contributo degli utenti.
Nonostante ciò, l’introduzione di strumenti analo-
ghi nelle realtà azien-
dali presenta non
poche difficoltà. Il
risultato della ricerca
si palesa sempre come
una lista aggregata di
risultati eterogenei
spesso non in relazio-
ne fra loro. È proprio
la relazione semanti-
ca fra gli oggetti che
Docflow privilegia
nei suoi progetti. I risultati non devono più essere
livellati e privi di profondità, ma devono tradursi
in informazioni correlate e consultabili con le ap-
plicazioni native”.
Massimiliano Grassi aggiunge: “Stabilire relazio-
ni nascoste tra le informazioni, migliorando scena-
ri decisionali e predittivi, è uno dei compiti della
disciplina di ‘Information Intelligence’, a sua volta
basata su tecniche di text mining o text analytics. È
un passaggio ormai obbligato”.
Luca Miccoli, infine, nota: “Le aziende letteralmente
camminano su grossi polveroni di conoscenza inutiliz-
zata. Farla emergere in maniera aperta e trasparente,
collegare le persone e farle parlare con evidenza delle
proprie competenze equivale a creare un’architettura
della conoscenza parallela e parzialmente indipendente
dalla struttura organizzativa d’azienda e dai processi ti-
pici operativi che la caratterizzano”.