Sei sulla pagina 1di 12

www.docflow.

com

Business Process Management


Document Management e
Integrazione nel Portale SharePoint  

Il  volume  dei  documenti,  nel  mondo  di  oggi,  cresce 


esponenzialmente  con  il  risultato  di  incrementare  i  costi  di 
gestione e di non riuscire a trovare le informazioni rilevanti. 

Le  soluzioni  di  Document  Management,  se  non 


correttamente implementate e integrate con gli altri sistemi, 
offrono  solo  un  insieme  di  database  di  contenuto  non 
strutturati.  Le  soluzioni  di  Document  Management  di  livello 
Enterprise, per essere efficaci, devono indirizzare ogni passo 
del  ciclo  di  vita  del  documento,  dalla  creazione 
all’archiviazione  fino  alla  conservazione.  Questo  concetto 
che possiamo chiamare – ciclo di vita del documento – abilita 
le  aziende  a  gestire  con  efficienza  i  volumi  crescenti  di 
documenti vitali per il business. 

Molte  aziende  hanno  progettato  di  sviluppare  soluzioni  di  White Paper
gestione del ciclo di vita del documento end‐to‐end ma solo 
poche  organizzazioni  sono  riuscite  a  integrare  con  successo 
sistemi e processi. […] 

DocFlow Italia S.p.a. P.IVA: 11325150156


Centro Direzionale Milanofiori - Strada 4 Palazzo Q4 - 20089 Rozzano MILANO - Tel 02/57503366 Fax 02/57503369 - marketing@docflow.it www.docflow.com
www.docflow.com

INDICE
INDICE.......................................................................................................................................................1 

EXECUTIVE SUMMARY ..............................................................................................................................2 

IL PORTALE SHAREPOINT PER LA COLLABORATION ....................................................................................4 

1.1  Il Portale SharePoint ............................................................................................................................4 


1.2  La Collaboration ...................................................................................................................................4 
1.3  L’integrazione.......................................................................................................................................5 
SHAREPOINT/EDOCS DOCUMENT MANAGEMENT .....................................................................................6 

1.4  Web Parts di estensione per eDOCS ....................................................................................................6 


1.5  Funzionalità..........................................................................................................................................6 
1.6  Servizi di Storage..................................................................................................................................7 
1.7  Single Sign On (SSO) .............................................................................................................................7 
1.8  Business Process Management (BPM).................................................................................................8 
CONCLUSIONI ......................................................................................................................................... 11 

 
 
 

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐  18/03/09  ‐ Pag. 1  
 
www.docflow.com

EXECUTIVE SUMMARY
Il  volume  dei  documenti,  nel  mondo  di  oggi,  cresce  esponenzialmente  con  il  risultato  di 
incrementare i costi di gestione e di non riuscire a trovare le informazioni rilevanti. 
Le  soluzioni  di  Document  Management,  se  non  correttamente  implementate  e  integrate  con  gli 
altri  sistemi,  offrono  solo  un  insieme  di  database  non  strutturati  di  contenuto.  Le  soluzioni  di 
Document Management di livello Enterprise, per essere efficaci, devono indirizzare ogni passo del 
ciclo  di  vita  del  documento,  dalla  creazione  all’archiviazione  fino  alla  conservazione.  Questo 
concetto  che  possiamo  chiamare  –  ciclo  di  vita  del  documento  –  abilita  le  aziende  a  gestire  con 
efficienza i volumi crescenti di documenti vitali per il business. 
Molte aziende hanno progettato di sviluppare soluzioni di gestione del ciclo di vita del documento 
end‐to‐end ma solo poche organizzazioni sono riuscite a integrare con successo sistemi e processi. 
 

Storicamente,  le  soluzioni  di  Document  Management  sono  state  implementate 


separatamente dagli strumenti di produttività e collaborazione che nel frattempo 
si  sono  diffusi  sempre  di  più.  Di  conseguenza  gli  utenti,  nell’operatività 
giornaliera, devono fare attività aggiuntive per seguire le politiche di gestione del 
documento che comportano costi non giustificabili per il business. 

In  una  tipica  organizzazione  il  ciclo  di  vita  del  documento  è  automatizzato  e 
gestito  solo  quando  il  documento  è  ufficialmente  pubblicato  o  registrato.  Il 
risultato è che le politiche di gestione sono applicate solo a un sottoinsieme dei 
documenti e per una parte del loro ciclo di vita. 

Se si riconosce che il ciclo di vita di un documento comincia nel momento in cui è creato e non finisce finché non è 
distrutto,  occorre  prevedere  che  i  diversi  sistemi  di  Collaboration,  Document  Management  e  gestione  dei  Processi 
abbiano una visione e gestione unificata e integrata. 

Ad  oggi  SharePoint  è  presente  in  molte  realtà  e  molte  altre  stanno  pensando  di  implementare  delle  soluzioni  di 
Collaboration e Portale aziendale utilizzandone le funzionalità messe a disposizione dal prodotto. 

L’implementazione  di  SharePoint  andrà  così  a  coprire  le  esigenze  degli  Information  Worker  per  gestire  al  meglio  le 
informazioni non strutturate, semplici flussi organizzativi e l’informativa istantanea aziendale. 

I sistemi di ECM ,implementati presso le organizzazioni con avanzate funzionalità di archiviazione e con consolidate 
politiche  di  gestione  e  sicurezza,  rimarranno  come  riferimento  per  la  gestione  dei  documenti  strutturati.  Anzi 
potranno  essere  estesi  per  integrarsi  con  le  funzionalità  di  SharePoint  al  fine  di  estendere  le  politiche  di  gestione 
anche in questo ambito. Le stesse considerazioni si possono fare per i processi organizzativi che, data la complessità, 
devono  essere  gestiti  con  sistemi  di  Business  Process  Management  a  livello  Enterprise  ma  che  devono  integrarsi  in 
maniera  nativa  nei  Portali  aziendali  creati  per  dare  agli  utenti  un  accesso  e  una  visione  centralizzata  al  fine  di 
aumentarne la produttività. 

DocFlow  può  aiutare  le  aziende  a  rispondere  a  questa  sfida  mettendo  in  campo  la  competenza  acquisita  nel 
Document  Management  e  Process  Management  e  collaborando  nella  realizzazione  di  soluzioni  che  prevedano 
l’integrazione di questi sistemi con la soluzione di Collaboration e Portale aziendale SharePoint. 

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐  18/03/09  ‐ Pag. 2  
 
www.docflow.com

Questo White Paper fornisce alcune indicazioni in merito alle integrazioni che possono essere realizzate con i prodotti 
ECM Open Text e BPM di Metastorm. 

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐  18/03/09  ‐ Pag. 3  
 
www.docflow.com

IL PORTALE SHAREPOINT PER LA COLLABORATION


Il  Portale  SharePoint  offre  una  piattaforma  per  la  condivisione  delle  informazioni  e  la  collaborazione  tra  team, 
comunità e processi basata sulle persone.  
Queste  funzionalità  possono  essere  sfruttate  per  dare  agli  utenti  un  punto  di  accesso  alle  soluzioni  di  gestione 
dell’intero ciclo di vita del documento e della gestione dei processi aziendali.  
Elenchiamo in sintesi le funzionalità di Collaboration che mette a disposizione SharePoint e in seguito come queste si 
possono estendere mediante l’integrazione con i sistemi di ECM e BPM a livello Enterprise sviluppati presso le aziende. 
 
1.1 Il Portale SharePoint 
 
SharePoint consente di creare Siti a livello Enterprise WEB 2.0, come Siti Internet, Siti Intranet e Siti Dipartimentali, o 
come archivi o aree di lavoro. Questi Siti consentono di collaborare e condividere informazioni con altre persone, sia 
all'interno che all'esterno dell'organizzazione. Inoltre, è possibile utilizzare SharePoint per svolgere in modo efficiente 
ricerche di persone, documenti e dati, per progettare semplici processi aziendali e parteciparvi, nonché per accedere a 
grandi quantitativi di dati aziendali e analizzarli. 
Il  Portale  consente  quindi  di  mettere  in  relazione  gli  utenti  con  le  informazioni,  le  esperienze  e  le  applicazioni 
aziendali. È una piattaforma per mettere in contatto gli utenti con le risorse aziendali più importanti e che può essere 
considerato il punto di accesso centralizzato. 
 
1.2 La Collaboration 

Grazie alle possibilità offerte da SharePoint, descritte di seguito, è possibile lavorare in modo più efficiente con le altre 
persone della propria organizzazione. 
Utilizzare i modelli di Sito per collaborare o gestire riunioni: 
È  possibile  scegliere,  alla  creazione  di  un  nuovo  Sito,  uno  dei  vari  tipi  di  modelli  per  la  collaborazione  e  la 
gestione di riunioni. Ad esempio, i modelli di Sito del gruppo collaborazione sono stati progettati per aiutare i 
team  a  lavorare  e  collaborare  su  progetti  e  documenti.  Utilizzando,  ad  esempio,  il  modello  di  sito  “Area di 
lavoro documenti”, è possibile lavorare con altre persone su uno o più documenti. I modelli di Sito del gruppo 
“Riunioni”  sono  stati  creati  per  aiutare  i  team  a  gestire  diversi  tipi  di  riunioni,  da  quelle  standard  a  quelle 
decisionali, fino agli eventi sociali.  
Condividere documenti, contatti, attività e calendari: 
È possibile immettere eventi che durano un'intera giornata e specificare più tipi di eventi ricorrenti. Con le 
visualizzazioni per giorno e per mese è possibile tenere traccia dei progetti del team in modo più efficace. 
Brainstorming con i siti Wiki: 
Con un Sito Wiki è possibile scambiare idee, collaborare a un progetto, creare un'enciclopedia di informazioni 
o semplicemente raccogliere informazioni di routine in un formato semplice da creare e modificare. I membri 
del team possono contribuire ai siti Wiki dai loro browser, senza dover ricorrere a un elaboratore di testi e 
senza dover avere particolari competenze tecniche. 
Condividere idee con i blog: 
Un blog è composto da post brevi e frequenti. I post vengono visualizzati a partire da quello più recente. In 
SharePoint  sono  sufficienti  pochi  clic  per  creare  un  blog,  inserirvi  post,  sottoscrivere  gli  aggiornamenti  e 
personalizzarlo. È possibile consentire o negare l'immissione di commenti in un blog. Tra le altre cose, i blog 
possono essere utilizzati per condividere pensieri e obiettivi, per creare una comunità di clienti o come luogo 
informale per la condivisione di notizie e idee.  
 
 

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐  18/03/09  ‐ Pag. 4  
 
www.docflow.com

Ricevere aggiornamenti di elenchi e raccolte con RSS:  
Per  gli  elenchi  e  le  raccolte  viene  utilizzata  la  tecnologia  RSS  (Really  Simple  Syndication),  in  modo  che  i 
membri  di  un  gruppo di lavoro possano ricevere gli aggiornamenti automaticamente. RSS è una tecnologia 
che consente di ricevere e visualizzare in un luogo consolidato aggiornamenti o feed di notizie, blog e altri 
elementi d’interesse. 
Gestire Progetti: 
È possibile creare un elenco attività progetto, che include un diagramma di Gantt. Il diagramma di Gantt offre 
una  panoramica  visiva  delle  attività  del  progetto,  utile  per  monitorare  date  e  stato  di  avanzamento  delle 
attività del team. 
Accesso mobile ai contenuti:  
È possibile visualizzare portali, Siti del team ed elenchi con un dispositivo mobile, in modo da essere sempre 
aggiornati per quanto riguarda i progetti e le attività del team, anche mentre si è in viaggio. Ad esempio, gli 
elenchi  vengono  visualizzati  sui  telefoni  (o  altri  dispositivi  per  le  telecomunicazioni  che  supportano  gli 
standard internazionali) in un formato di testo semplificato, con un collegamento per scorrere il contenuto di 
ogni pagina. Inoltre, è possibile ricevere un avviso in caso di aggiornamento degli elenchi. 
Inviare posta elettronica a SharePoint: 
È possibile utilizzare la posta elettronica per partecipare a discussioni, riunioni e documenti in un Sito. Così 
come si inviano messaggi ai membri del team per discutere di attività e progetti, è possibile inviare messaggi 
anche a un Sito di SharePoint o a una raccolta o a un elenco specifico. È inoltre possibile archiviare la posta 
elettronica  che  viene  inviata a un Sito o a un elenco, in modo che i membri del team possano seguire con 
facilità  una  discussione  in  un  sito  anziché  dover  trovare  i  messaggi  nella  propria  cartella  Posta  in  arrivo, 
spesso intasata. 

1.3 L’integrazione 

Mediante  le  funzionalità  descritte  sopra  gli  utenti possono gestire la collaborazione tra team. Per fare in modo che 


SharePoint  sia  anche  un  sistema  di  produttività  integrato  si  può  prevedere  da  aggiungere  all’interno  del  Portale  le 
funzioni e applicazioni che fanno parte del patrimonio aziendale. 
Per consentire questo SharePoint prevede che possano essere inserite nei Siti delle Web Parts realizzare da terze parti 
o personalizzate seconde le esigenze dell’organizzazione. 
 
Inoltre SharePoint mette a disposizione l’API Remote BLOB Storage per consentire a chi preferisce non conservare i 
contenuti BLOB all’interno del Data Base SQL Server di SharePoint di sviluppare soluzioni d’archiviazione alternative. 
Questa  funzionalità  può  essere  sfruttata  per rivedere le politiche di archiviazione e gestione dei documenti creati e 
pubblicati nel Portale. 
 
 
 
 

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐  18/03/09  ‐ Pag. 5  
 
www.docflow.com

SHAREPOINT/EDOCS DOCUMENT MANAGEMENT


Abbiamo fin qui visto come SharePoint può essere utilizzato per la Collaboration, analizziamo adesso in dettaglio come 
si può integrare con i sistemi di Enterprise Document Management che sono storicamente in azienda per migliorare la 
produttività e l’usabilità da parte dell’utente finale. 
Prenderemo  di  seguito  in  considerazione  le  estensioni  che  Open  Text  ha  sviluppato  per  creare  soluzioni  verticali  e 
connettere SharePoint al sistema di Enterprise Content Management eDOCS.  
 
1.4 Web Parts di estensione per eDOCS 
Mediante  l’utilizzo  di  “Content  Lifecycle  Management  for  SharePoint  eDocs  Edition”  è  possibile  inserire  nei  Siti 
SharePoint aziendali le funzionalità di gestione dei documenti e creare soluzioni integrate che vengano incontro alle 
esigenze degli utenti. 
Questo  prodotto  consiste  in  una  serie  di  Web  Parts  che,  configurate  in  maniera  adeguata,  consentono  di  vedere, 
archiviare, pubblicare e ricercare documenti fra le librerie di SharePoint e quelle di eDOCS.  

Questo può consentire alle organizzazioni di prendere i contenuti creati in SharePoint e archiviarli in eDOCS in modo 
da avere una gestione centralizzata che rispetti le politiche di gestione aziendali. 
 
1.5 Funzionalità 
La  soluzione  permette  di  integrare  in  maniera  bidirezionale  il  sistema  di  Collaboration  basato  su  SharePoint  con  il 
sistema di Document Mananagemet basato su eDOCS per consentire di gestire il ciclo di vita dei documenti nel Portale 
mediante un interfaccia utente unificata: 
• Singolo click per archiviare documenti da SharePoint in eDOCS 
• Pubblicazione documenti dal Documentale eDOCS nel Portale SharePoint 
• Editing dei documenti nelle librerie di eDOCS direttamente da SharePoint 
• Ricerca Federata dei documenti sia su SharePoint che in eDOCS 
• Inserimento in SharePoint di link a documenti archiviati in eDOCS con i metadati associati. 
• Possibilità di lavorare mediante l’interfaccia di SharePoint e archiviare in automatico i documenti di eDOCS 
• Archiviazione in eDOCS da SharePoint mediante regole predefinite dipendenti dal ciclo di vita del documento 
• Gestione della security mediante Single Sign On 
 
 
Un  esempio  di  come  si 
possono  salvare 
documenti da SharePoint 
in  eDOCS  in  maniera 
integrata. 

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐  18/03/09  ‐ Pag. 6  
 
www.docflow.com

1.5.1 Ricerca Federata 
 
Si  può  estendere  la  ricerca  di  SharePoint  in  modo  da  consentire  la  ricerca  dei  documenti,  sia  in  SharePoint  che  in 
eDOCS, mediante la ricerca nativa di SharePoint e il risultato sarà una lisata integrata; oppure la ricerca federata può 
essere  realizzata  in  modo  da  prendere  in  considerazione  sia  i  documenti  residenti  in  SharePoint  che  i  documenti 
storicizzati in eDOCS e mostrare i risultati in due diversi folder separati. 
Per fare questo si può inserire nel menù di sinistra di SharePoint una nuova voce “Ricerca Federata” che attiva una 
WebPart  che  data  input  una  KeyWord  attiverà  una  ricerca  nelle  Document  Library  di  SharePoint  e  nelle  Library  di 
eDOCS (vedere screen‐shot successivo).  
 

I  risultati  della  ricerca 


possono  essere 
presentati  in  due  schede 
separate, la prima elenca 
i  documenti  trovati  in 
SharePoint,  la  scheda 
“Documentale”  quelli 
estratti da eDOCS. 

1.6 Servizi di Storage 
Mediante la realizzazione di Servizi di Storage si può consentire alle aziende di memorizzare contenuti SharePoint su 
dispositivi di Storage esterni. I vantaggi evidenti sono l’eliminazione di copie multiple di documenti, la riduzione dello 
spreco di spazio. La soluzione aiuta ad aumentare la scalabilità delle soluzioni SharePoint e a ridurre i costi di storage. 
Nei  server  SharePoint,  il  contenuto  dei  documenti  viene  memorizzato  all’interno  di  database  SQL  Server,  inclusi  i 
cosiddetti  contenuti  BLOB  (binary  large  objects)  non  necessari  per  le  query  al  database.  I  contenuti  BLOB  possono 
essere conservati al di fuori del database SQL Server per risparmiare spazio. 
Oltre  a  ridurre  i  costi  complessivi  di  Storage  e  migliorare  le  prestazioni,  può  anche  aiutare  le  aziende  a soddisfare i 
requisiti  normativi  e  aziendali  per  la  conservazione  delle  informazioni.  Per  esempio,  può  essere  utilizzato  per 
assicurare  che  i  contenuti  essenziali  siano  protetti  in  varie  sedi  fisiche  e  che  i  contenuti  SharePoint  possano  essere 
memorizzati su dispositivi di Storage differenti, in base alle esigenze aziendali e di conformità dei contenuti stessi.  

1.7 Single Sign On (SSO)  
Il connettore SSO viene usato per riassegnare le credenziali utente alle applicazioni di back‐end in modo da consentire 
agli  utenti  l’accesso  profilato  senza  doverle  reinserire.Le  Web  Part  di  estensione  delle  funzionalità  di  SharePoint 
utilizzano il SSO per accedere a eDOCS in maniera silente. Se SharePoint viene configurato in autenticazione integrata 
sarà  Active  Directory  o  l’LDAP  aziendale  di  riferimento  a  validare  l’utente  e  passare  le  corrette  credenziali  agli  altri 
sistemi.  

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐  18/03/09  ‐ Pag. 7  
 
www.docflow.com

INTEGRAZIONE SHAREPOINT E BPM


 
Abbiamo analizzato come SharePoint può essere visto come Portale di accesso per la gestione dei documenti e come si 
può integrare per sfruttare le funzionalità di un Enterprise Document Management come eDOCS. 
Vediamo di seguito come può essere utilizzato per gestire i processi e le applicazioni aziendali e come si interfaccia con 
sistemi evoluti di Business Process Management come Metastorm BPM.  
 
 
1.8 Business Process Management (BPM)  
L’integrazione di Metastorm BPM all’interno del Portale SharePoint consente agli Utenti di vedere e gestire i Processi 
nei  quali  sono  coinvolti  mediante  un  accesso  facilitato  e  un’interfaccia  unificata  con  i  sistemi  di  Collaboration  e 
Produttività che utilizzano normalmente. 
 
Questo  può  avvenire  inserendo  all’interno  del  Portale  delle  Web  Parts  che  ereditano  gli  attributi  del  Site  e  che 
espongano le seguenti funzionalità: 
 
• Integrazione della Security mediante Single Sign On  
• To Do List dell’utente come tabella configurabile 
• Watch List dell’utente come tabella configurabile 
• Process Administration, per la gestione dei Processi 
• Custom List, per creare liste ad hoc 
• Interactive Dashboard, per visualizzare i Key Performance Indicators (KPI) 
• Apertura dell’applicativo Metastorm come Web Application all’interno del Site  

Vediamo  di  seguito  degli  esempi  di  come  le  Web  Parts  di  Metastorm  aiutano  le  organizzazioni  a  costruire  e 
personalizzare le interfacce per l’utente o gruppi di utenti. 

Esempio  d’interfaccia 
che può essere realizzata 
mediante un mix di Web 
Parts  messe  a 
disposizione  da 
SharePoint  e  Web  Parts 
di  gestione  e  controllo 
del  processo  che 
vengono personalizzate a 
seconda  delle  esigenze 
U i i

 
 

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐  18/03/09  ‐ Pag. 8  
 
www.docflow.com

Pagina  tipo  che  può 


essere  realizzata  usando 
le Web Parts di controllo 
dei Processi: 

 
Come  si  può  vedere  è  possibile  inserire  in  unica pagina la To Do List e la Watch List, questo consente agli utenti di 
avere una visone immediata delle attività. 

Ogni  List  Web  Parts  può  avere  un  filtro  per  Process  e  Stage  e  un  bottone  di  stampa.  Per  ogni  Web  Part  che  viene 
inserita nel Sito si ha a la possibilità di configurarne la vision e gli attributi specifici mediante una pagina di proprietà. 
Per esempio possiamo configurare gli ordinamenti, i filtri, le colonne da visualizzare, etc.. 

Esempio  di  Portale 


realizzato  per  dare  agli 
utenti  di  una  struttura 
assicurativa una gestione 
dei Work Order.

 
 

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐  18/03/09  ‐ Pag. 9  
 
www.docflow.com

La Web Part principale intitolata NLP Action List è una Costume To Do List che ha  solamente una colonna uguale alla 
Standard  To  Do  List  in  più  è  inserita  una  colonna  Ref  che  contiene  il  Folder  Name.  Le  altre  quattro  colonne  sono 
ricavate  da  variabili  di  processo  (o  colonne  di  mappa).  Il  filtro  in  alto  all’elenco  è  basato  a  sua  volta  su  variabili  di 
Processo, quando viene attivata limita la visualizzazione ai soli Processi NLP. 

Sotto la Custom To Do List è inserita la Watch List intitolata Monitor List che visualizza tutti gli Item della User Wath 
List. Nella parte sinistra ci sono delle Liste di Amministrazione dei Processi filtrate per visualizzarne solo alcuni.  

Una Form permette di cercare un particolare ordine di lavoro, mentre l’altra permette di visualizzare la coda di ordini 
di lavoro completa. 

Le  Web  Parts  di  Metastorm  sono  Site  oriented  quindi  prendono  le  caratteristiche  del  Site  come  :  theme,  lingua, 
regional  settings  e  time  zone.  Di  seguito  vediamo  come  cambiando  il  colore  del  Sito  le  Web  Part  ereditano  la 
caratteristica:  

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐  18/03/09  ‐ Pag. 10  
 
www.docflow.com

CONCLUSIONI 
Miglioramento della produttività dei team 
I  team  altamente  produttivi  costituiscono  un  elemento  fondamentale  per  ottenere  risultati  aziendali  migliori. 
L’adozione di un sistema integrato che agevoli la collaboration consente di aumentare e/o migliorare :  
 

• la   c a p a c i t à   p e r  g l i   u t e n t i   d i   c r e a r e   e   c o n t r o l l a r e   p r o p r i e   a r e e   d i  
lavoro comuni 
• la   p o s s i b i l i t à   p e r  i   t e a m   d i   a d a t t a r e   le   a r e e   d i   l a v o r o   a l l e  
e s i g e n z e   d e l  p r o g e t t o  
• il   c o o r d i n a m e n t o   d e l  l a v o r o   d i   s q u a d r a   c o n   c a l e n d a r i   c o n d i v i s i ,  
a v v i s i  e   n o t i f i c h e .    
• la   c o m u n i c a z i o n e   c o n   i   m e m b r i   d e l  t e a m   a l l ' i n t e r n o   d i   u n  
contesto  utilizzando  informazioni  sulla  presenza  e  messaggistica 
immediata.  
• la   f a c i l i t à   d ’ i n c l u s i o n e   e   c o l l a b o r a z i o n e   c o n   m e m b r i   d i   t e a m  
e s t e r n i  a l l ' o r g a n i z z a z i o n e .    
• la   s e m p l i c i t à   n e l l a   c r e a z i o n e ,   r e v i s i o n e   e   p u b b l i c a z i o n e   d i  
d o c u m e n t i   e   n e l l a   r i c e r c a   a v a n z a t a   d e i  c o n t e n u t i    
• la   v i s i o n e   c o n d i v i s a   d e l l e   p r o c e d u r e   e   d e i  p r o c e s s i   a z i e n d a l i  
 
Il  miglioramento  della  comunicazione  e  del  coordinamento  dei  processi  basati  sulle  persone  consente  di  ottenere 
un'esecuzione più rigorosa nelle parti dell'attività aziendale tradizionalmente più difficili da raggiungere. 
 
Per raggiungere gli obiettivi di produttività desiderati occorre dare al team strumenti di collaborazione, gestione del 
ciclo  di  vita  del  documento  e  gestione  dei  processi  aziendali  con  funzionalità evolute ma che sia possibile integrare 
nell’interfaccia utente, nei sistemi di gestione e nelle politiche di sicurezza. 
 
Si possono dunque sfruttare le funzionalità messe a disposizione da Microsoft SharePoint come strumento evoluto di 
accesso e collaboration e integrare le funzionalità di ECM offerte da Open Text DM per la gestione del ciclo di vita del 
documento e le funzionalità di BPM offerte dal prodotto Metastorm. 
 
SharePoint ha il vantaggio dell’usabilità e integrazione con tools di creazione ed è facile da implementare e distribuire. 
Si  ha  una  facile  adozione  da  parte  di  tutti  gli  Information  Worker  poiché  è  integrato  con  i  programmi  familiari  di 
Office. 
 
L’integrazione  con  il  Documentale  eDOCS  estende  il  ciclo  di  vita  del  documento  includendo  la  creazione  e  la 
collaborazione  nelle  politiche  di  gestione  aziendale.  Il  tutto  in  maniera  trasparente  per  l’utente  con  interfaccia 
integrata.  Inoltre  riduce  i  costi  di  gestione  per  dell’Information  Tecnology  consentendo  la  storicizzazione  dei 
documenti nello stesso repository già gestito per eDOCS.  
Mediante l’integrazione con BPM Metastorm possiamo ottimizzare i principali processi aziendali basati sulle persone e 
realizzare dei Portali aziendali ad alta produttività. La possibilità da parte degli utenti di vedere e gestire in un unico 
Sito  le  informazioni  aziendali  e  le  attività  inerenti  i  processi  migliora  la  gestione  dell’operatività  e  il  tempo 
d’esecuzione. 
 
Possiamo  dire  che  un  sistema  progettato  e  realizzato  con  le  corrette  integrazioni  può  aumentare  in  maniera 
significativa  la  produttività  del  team  di  lavoro  e  ridurre  i  costi  d’utilizzo  e  gestione  grazie  all’aderenza  alle  politiche 
aziendali.  

DocFlow ‐ WP Integrazione SharePoint ‐ Descrizione Funzionale ‐  18/03/09  ‐ Pag. 11