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speciale document management

Meno costi, più efficienza.


Con il document management
di Giorgio Sparacino cienza operativa perde di vista buona parte dei van-
taggi che può trarne: in realtà, il suo utilizzo estensivo
all’interno dell’organizzazione è ormai indispensabile

I
per assolvere alle obbligazioni delle molteplici nor-
l mese scorso abbiamo visto come il document ma- mative (Compliance) e per garantire la sicurezza delle
nagement in senso lato sia anticiclico rispetto alla informazioni (Sicurezza e Privacy)”. Ultimo aspetto,
crisi; un’anticiclicità dovuta alla sua capacità di ma non meno importante, il document management
garantire riduzione dei costi e maggiore efficienza, due apre la strada a miglioramenti in termini di efficacia e
obiettivi che le aziende cercano di raggiungere oggi più cioè abilita ambiti di business impossibili con l’attuale
che mai. Due obiettivi che solo un giusto mix di tecno- organizzazione, migliorando così in modo sostanziale
logie e processi può centrare, a cui si deve aggiungere il vantaggio competitivo di chi lo sfrutta.
la capacità di integrare e gestire i dati, e quindi le in- Prosegue Petti: “La tecnologia è dunque un prerequi-
formazioni, sia strutturati sia non strutturati che rap- sito e deve essere certamente di ottima qualità, un po’
presentano il vero patrimonio conoscitivo delle imprese. come le fondamenta della casa (e, purtroppo, talvolta
Continuiamo il nostro viaggio nel document management la qualità delle fondamenta si rivela scadente solo nel
attraverso le testimonianze dirette di aziende leader del tempo o in situazioni critiche). Poi però occorre co-
settore. Buona lettura. struirci sopra le funzioni d’uso e cioè ‘cablare i proces-
si’ collaborativi dell’impresa facendo ben attenzione
Adattarsi alle esigenze puntuali del cliente alle inclinazioni e abitudini dell’utente, un po’ come
“Il document management – esordisce Carlo Petti, l’arredamento che deve indiscutibilmente incontrare
Presidente Docflow Italia – è un asset essenziale per il gusto di chi ci abita”. Questo, secondo Petti, signi-
ogni progetto organizzativo volto ad ammodernare i fica fare moderni progetti di document management:
processi collaborativi aziendali. In questi anni, le im- mettersi al servizio dell’utente per migliorare sostan-
prese hanno concentrato gli investimenti in progetti zialmente il suo ambiente di lavoro quotidiano.
per migliorare i processi transazionali, lasciando inal- “In questo senso – ci spiega Petti – Docflow propone
terati e quindi sostanzialmente obsoleti, i processi col- progetti su misura partendo da esperienze specifiche
laborativi. del settore.
Succede ora che l’utente si trova spesso a lavorare in Abbiamo implementato una metodologia, chiamata
due modi: molto veloce, inquadrato ed efficiente quan- Prototipo Incrementale, che ci consente di adattare ra-
do svolge transazioni e pidamente le nostre esperienze alle esigenze puntuali
molto lento e inefficien- del cliente, facendo efficienza nella realizzazione e
te quando deve trattare puntando con decisione alla soddisfazione dell’utente.
informazioni documen- L’esperienza è indispensabile, visto che non esistono
tali”. È però evidente in questo campo modelli di riferimento comunemente
il potenziale in termini disponibili.
di efficienza che si può Le esperienze specifiche che mettiamo a disposizione
scovare dietro ogni pro- delle imprese spaziano dell’area amministrativa (Do-
cesso documentale. “Ma cflow Synergy), all’area del Personale e Organizza-
– continua Petti – chi zione (Docflow HRDocs), a quella tecnica (Docflow
vede nel document ma- ShareDocs), all’area di assistenza clienti (DocFlow
nagement unicamente Improve)”. Tutte le soluzioni DocFlow sono total-
un contributo all’effi- mente fruibili via web “e quindi – interviene Petti –
Carlo Petti

Sistemi&Impresa N.8 - settembre 2009 - 33