speciale document management
Meno costi, più efficienza.
Con il document management
di Giorgio Sparacino
I
l mese scorso abbiamo visto come il document ma-
nagement in senso lato sia anticiclico rispetto alla
crisi; un’anticiclicità dovuta alla sua capacità di
garantire riduzione dei costi e maggiore efficienza, due
obiettivi che le aziende cercano di raggiungere oggi più
che mai. Due obiettivi che solo un giusto mix di tecno-
logie e processi può centrare, a cui si deve aggiungere
la capacità di integrare e gestire i dati, e quindi le in-
formazioni, sia strutturati sia non strutturati che rap-
presentano il vero patrimonio conoscitivo delle imprese.
Continuiamo il nostro viaggio nel document management
attraverso le testimonianze dirette di aziende leader del
settore. Buona lettura.
Adattarsi alle esigenze puntuali del cliente
“Il document management – esordisce Carlo Petti,
Presidente Docflow Italia – è un asset essenziale per
ogni progetto organizzativo volto ad ammodernare i
processi collaborativi aziendali. In questi anni, le im-
prese hanno concentrato gli investimenti in progetti
per migliorare i processi transazionali, lasciando inal-
terati e quindi sostanzialmente obsoleti, i processi col-
laborativi.
Succede ora che l’utente si trova spesso a lavorare in
due modi: molto veloce, inquadrato ed efficiente quan-
do svolge transazioni e
molto lento e inefficien-
te quando deve trattare
informazioni documen-
tali”. È però evidente
il potenziale in termini
di efficienza che si può
scovare dietro ogni pro-
cesso documentale. “Ma
– continua Petti – chi
vede nel document ma-
nagement unicamente
un contributo all’effi-
Carlo Petti
cienza operativa perde di vista buona parte dei van-
taggi che può trarne: in realtà, il suo utilizzo estensivo
all’interno dell’organizzazione è ormai indispensabile
per assolvere alle obbligazioni delle molteplici nor-
mative (Compliance) e per garantire la sicurezza delle
informazioni (Sicurezza e Privacy)”. Ultimo aspetto,
ma non meno importante, il document management
apre la strada a miglioramenti in termini di efficacia e
cioè abilita ambiti di business impossibili con l’attuale
organizzazione, migliorando così in modo sostanziale
il vantaggio competitivo di chi lo sfrutta.
Prosegue Petti: “La tecnologia è dunque un prerequi-
sito e deve essere certamente di ottima qualità, un po’
come le fondamenta della casa (e, purtroppo, talvolta
la qualità delle fondamenta si rivela scadente solo nel
tempo o in situazioni critiche). Poi però occorre co-
struirci sopra le funzioni d’uso e cioè ‘cablare i proces-
si’ collaborativi dell’impresa facendo ben attenzione
alle inclinazioni e abitudini dell’utente, un po’ come
l’arredamento che deve indiscutibilmente incontrare
il gusto di chi ci abita”. Questo, secondo Petti, signi-
fica fare moderni progetti di document management:
mettersi al servizio dell’utente per migliorare sostan-
zialmente il suo ambiente di lavoro quotidiano.
“In questo senso – ci spiega Petti – Docflow propone
progetti su misura partendo da esperienze specifiche
del settore.
Abbiamo implementato una metodologia, chiamata
Prototipo Incrementale, che ci consente di adattare ra-
pidamente le nostre esperienze alle esigenze puntuali
del cliente, facendo efficienza nella realizzazione e
puntando con decisione alla soddisfazione dell’utente.
L’esperienza è indispensabile, visto che non esistono
in questo campo modelli di riferimento comunemente
disponibili.
Le esperienze specifiche che mettiamo a disposizione
delle imprese spaziano dell’area amministrativa (Do-
cflow Synergy), all’area del Personale e Organizza-
zione (Docflow HRDocs), a quella tecnica (Docflow
ShareDocs), all’area di assistenza clienti (DocFlow
Improve)”. Tutte le soluzioni DocFlow sono total-
mente fruibili via web “e quindi – interviene Petti –
Sistemi&Impresa N.8 - settembre 2009 - 33