Sei sulla pagina 1di 3

document management

Il coraggio di innovare

di Chiara Lupi lileo Avionica. Che ci spiega in questa intervista come


tutti i percorsi di innovazione richiedono la predisposi-
zione ad assumersi dei rischi.

D
E anche coraggio. Per sostenere le proprie scelte in attesa
ematerializzare la lavorazione del ciclo pas- dei risultati.
sivo delle fatture per migliorare l’efficienza e
la governance dei processi documentali a sup- Dottor Rancilio, ci può raccontare la realtà Gali-
porto di processi di business governati da Sap. leo Avionica?
Questo il progetto che Galileo Avionica, società del Siamo una società del Gruppo Finmeccanica, con un
Gruppo Finmeccanica, ha avviato con DocFlow imple- fatturato annuo in Italia di circa 600 milioni di euro,
mentando Synergy, la soluzione per l’automatizzazione dislocata in sette siti operativi e nata dalla fusione di
e semplificazione della gestione dei processi amministra- più società del gruppo.
tivi. Galileo Avionica SpA è riconoscibile nel gruppo dal
Quali le motivazioni che hanno portato all’introduzio- brand Selex Galileo, che raccoglie tutte le attività ita-
ne di una soluzione che si è rivelata un propulsore in liane e inglesi nell’ambito dell’elettronica per la dife-
grado di portare innovazione all’organizzazione nel suo sa, uno dei core business di Finmeccanica.
complesso? Il processo di gestione del ciclo passivo (circa In Europa contiamo in totale settemila persone, di cui
60.000 fatture), era distribuito tra 6 sedi ma in moda- circa tremila in Italia e le restanti in Inghilterra, per
lità totalmente destrutturata, senza corrispondenza tra un fatturato complessivo di un miliardo e mezzo di
carichi di lavoro e personale. euro.
Con inevitabili conseguenze in termini di inefficienze e Galileo Avionica S.p.A. nasce nel 2001 attraverso
negativi impatti sui costi. l’aggregazione di aziende del gruppo Finmeccanica
Era dunque urgente migliorare la distribuzione dei cari- dislocate su tutto il territorio nazionale, ognuna con
chi di lavoro centralizzando gli archivi e ottimizzando sistemi e processi propri, nel corso del tempo abbiamo
la governance complessiva della gestione del ciclo passi- introdotto sistemi informativi condivisi, fino all’im-
vo, senza compromettere i livelli occupazionali. plementazione di un sistema Sap unico.
Synergy consente di centralizzare la contabilità fornito-
ri unificando i processi di lavorazione e approvazione, L’intervento di DocFlow riguarda in modo speci-
accedere ai documenti direttamente dal client SAP, eli- fico l’automazione del ciclo passivo.
minare gli interscambi di documenti tra sedi contabili e Quali le problematiche che riguardavano questo
sedi operative per approvazioni e anomalie, semplificare ambito?
i processi, notificare immediatamente i diversi eventi che Per quanto concerne il ciclo passivo, uno dei proble-
accadono ed eliminare gli archivi cartacei grazie alla mi principali riguardava la distribuzione delle attivi-
Conservazione Sostitutiva. tà, poco coerente con la dislocazione delle persone: in
Il progetto si è concretizzato con il più totale coinvolgi- alcuni siti (6 i settori contabili, dove ognuno fa capo a
mento degli utenti che, grazie all’approccio del prototipo uno o più stabilimenti di produzione, ndr) il numero
incrementale adottato da DocFlow, sono stati coinvolti di persone presenti non era coerente rispetto al carico
sin dalle sue prime fasi, provando sul campo il ‘prototi- delle attività, mentre in altri si verificava una situa-
po’ della soluzione. zione opposta.
Abbiamo approfondito le dinamiche del progetto e la sua Da qui l’esigenza di migliorare le modalità di distri-
effettiva implementazione in azienda con il dottor Piero buzione del lavoro riguardante il ciclo passivo, a pre-
Rancilio, VP Deputy CEO Financial Controller di Ga- scindere dal sito di registrazione dell’attività.

Sistemi&Impresa N.6 - giugno 2009 - 29


document management

Il processo ha poi avuto un’evoluzione?


Dall’idea iniziale abbiamo esteso gradualmente il pro-
getto a una serie di attività che gestivamo in modo ma-
nuale, non necessariamente amministrative, come il
processo di liquidazione-autorizzazione al pagamento
delle fatture per prestazione.
Il terzo step sarà valutare se, oltre all’acquisizione via
scanner delle fatture, potremo passare all’acquisizione
via mail dell’informazione. Un cambiamento che, dal
punto di vista organizzativo, comporterà anche una
modifica del nostro Sap.
In prospettiva, inoltre, vorremmo adottare lo stesso
percorso anche sul ciclo attivo, non tanto per razio-
nalizzare il processo, ma per rendere più semplice e
Piero Rancilio trasparente la tracciabilità dei documenti che sono as-
sociati, per esempio, ai serial number dei componenti
E qui entra in scena DocFlow… oggetto di fornitura.
Esattamente. Abbiamo adottato la soluzione Synergy
di DocFlow che ci permette di archiviare in un uni- Possiamo riepilogare i vantaggi che avete ottenuto?
co ambiente tutte le immagini delle fatture, che sono Innanzitutto vantaggi indiretti: abbiamo introdotto
potenzialmente poi registrabili e contabilizzabili da un modo di operare differente in un ciclo in cui cam-
chiunque, ovunque si trovi, perché condivise in uno biavano periodicamente gli strumenti e i sistemi per la
stesso repository. contabilità, ma non i processi.
Non è piu’ dunque indispensabile la presenza cartacea Il modo di registrare le fatture, insomma, era sempre
del documento per registrare: l’attività è centralizzata lo stesso; per questo anche il passaggio concettuale di
e distribuita nello stesso tempo. lavorare non più su carta ma a video ha avuto bisogno
Nel progetto, iniziato nel 2006, la parte consulenziale di tempi di assimilazione fisiologici, che permettesse-
si è rivelata importante nella progettazione del ciclo ro di abbattere la naturale resistenza al cambiamento
organizzativo di processo e ha trovato la giusta me- che le persone, anche inconsciamente, mettono in atto.
diazione per adeguare l’implementazione del software Per questo è stato necessario anche un forte suppor-
alle nostre esigenze. to del partner e un altrettanto forte commitment da
parte del management e delle persone coinvolte, che
È possibile individuare le fasi del progetto?
Inizialmente abbiamo verificato la coerenza della pro-
posta teorica con i processi in essere. Con una analisi
approfondita abbiamo accettato di evolvere verso un
modello operativo il più possibile “less paper”: cioè
razionalizzare il flusso documentale fino alla autoriz-
zazione al pagamento.Il nostro obiettivo era evitare
che una non bilanciata riduzione delle risorse sui vari
siti avesse effetti sul livello della prestazione offerta.
È stata poi introdotta l’acquisizione dei singoli docu-
menti nei vari siti, in un momento successivo concen-
trati in un unico centro di raccolta.
Questo ha introdotto la possibilità delle comunica-
zione elettroniche verso tutti gli altri enti aziendali
coinvolti nel processo con significativi benefici. Un
passaggio non da poco per un’azienda che gestisce
all’incirca 60.000 fatture all’anno, e che ora ha la pos- Eurofighter Typhoon.
Oltre il 60% dell’avionica di bordo del nuovo caccia europeo
sibilità di eliminare l’archivio cartaceo gestendo tutto
‘Typhoon’ è prodotta da Selex Galileo. Galileo Avionica è primo
il processo in modalità digitale. fornitore di 13 sistemi e cofornitore di altri 10.

30 - Sistemi&Impresa N.6 - giugno 2009


document management

andasse oltre il supporto al superamento delle naturali taggi del nuovo approccio, specie in fase di implemen-
prime difficoltà di adozione di un nuovo sistema e dei tazione. Una volta avuto il loro sostegno, abbiamo
rallentamenti che ne conseguono. dato avvio al progetto e ottenuto quanto ci eravamo
Quando si affrontano progetti di questa entità è ne- prefissati.
cessario considerare che alle piccole difficoltà che si
incontrano, seguiranno grossi vantaggi in futuro. Grazie al progetto si è dunque migliorata la di-
E chi promuove il progetto deve prendersi le respon- stribuzione del lavoro…
sabilità delle inefficienze, e soprattutto sciogliere i Sì. Come accennavo prima, il progetto ha avuto mi-
dubbi, che possono sorgere nella fase di passaggio. glioramenti anche a livello organizzativo, perché ci
ha permesso di ridurre il numero di persone adibite al
Cosa è cambiato al vostro interno? processo, ridistribuendole su altre attività.
Oggi, a conti fatti, tutti lavorano meglio, si stanno Investiremo maggiormente in risorse sui nostri due
abituando a usare il sistema digitale abbandonando siti di Firenze e Nerviano, che rimangono due nu-
la carta, con notevoli vantaggi nel reperimento delle clei centrali di amministrazione, mentre negli altri la
informazioni, nell’archiviazione, nella visualizzazione tendenza è mantenere una presenza dedicata a questo
del complessivo iter fatto dal documento; inoltre ab- processo per ogni sito.
biamo razionalizzato tutto il processo di autorizzazio-
ne alla liquidazione delle fatture. Le soluzioni It abilitano un’innovazione di pro-
Quando saremo pronti per il terzo passaggio, e cioè la cesso e snelliscono le attività interne. Possiamo
loro acquisizione via mail, avremo un’ulteriore ridu- dire che è stato così anche per voi?
zione dei tempi tecnici di rice- Sì. Però alle tecnologie si deve
zione e acquisizione del docu- “Oggi tutti lavorano meglio, accompagnare un approccio
mento e rapporti migliori e più si stanno abituando a usare innovativo e una certa propen-
trasparenti con i clienti. il sistema digitale sione al rischio; a cui affiancare
abbandonando la carta, soluzioni che essendo realmente
Il processo si è svolto senza con notevoli vantaggi nel tarate sulle esigenze dell’azien-
particolari ostacoli anche
reperimento delle informazioni, da, diano un effettivo valore
grazie al supporto del part- aggiunto alla gestione del pro-
ner in tutta la fase di imple-
nell’archiviazione, nella cesso aziendale. Partendo con
mentazione del progetto…
visualizzazione del complessivo piccoli obiettivi e piccoli passi.
Sì. Il valore dell’approccio Do- iter fatto dal documento” Perché attendersi immediata-
cFlow risiede nel fatto di essere incrementale; l’avan- mente risultati elevati rischia di vanificare il lavoro
zamento nel progetto fase dopo fase consente di risol- complessivo.
vere subito eventuali problematiche che emergono in Mentre i piccoli passi danno subito evidenza dei bene-
qualsiasi punto del processo, che si tratti di disfunzio- fici concreti che si possono ottenere, mantengono alto
ni tecniche o organizzative, e permette il trasferimen- l’interesse da parte dei vertici e degli utenti coinvolti
to graduale del know how dal partner agli operativi di nel progetto in corso, anche nei momenti meno ‘entu-
sito per utilizzare al meglio e, in prospettiva, autono- siasmanti’ o stimolanti.
mamente gli strumenti implementati.
Quale l’atteggiamento corretto da parte dei pro-
Come è nato il progetto e quali i profili coinvolti? motori di progetti di questo calibro?
L’idea è nata in modo tutto sommato abbastanza ca- È necessario avere un atteggiamento lungimiran-
suale: in un primo contatto da parte di DocFlow, mi te, capace di soppesare rischi e benefici e orientato
è stata suggerita la possibilità di un approccio me- all’innovazione come leva strategica, e quindi com-
todologico diverso più coerente con la nuova realtà petitiva, dei progetti di business. Perché abbracciare
aziendale. Mi sono rivolto alla Direzione Ict per capi- l’innovazione, e dunque tecnologie innovative, genera
re come e se quest’idea fosse compatibile e integrabile risparmi, abbassa i costi di gestione e archiviazione
con il nostro Sap. delle informazioni, snellisce i processi. In una paro-
Una volta verificatane la fattibilità e avendo trovato in la: razionalizza, portando valore magari non tangibile
DocFlow il partner, abbiamo sponsorizzato il proget- nell’immediato. Ma che nel tempo emergerà in tutta
to ai vertici aziendali, presentando loro rischi e van- la sua forza.

Sistemi&Impresa N.6 - giugno 2009 - 31