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DOCFLOW STARGATE 2.0

La comunicazione cliente/fornitore diventa efficace

Quello che serve, Questo potrebbe essere il motto di DocFlow Stargate 2.0

quando serve,
a chi serve. Nella dimensione web 1.0 è prassi di molti considerare gli Utenti delle applicazioni
come attori strategici solo finchè i progetti di realizzazione non hanno termine. Da 1
quell’istante in poi si tende a ignorarli e a mantenere con loro una relazione dal
tenore burocratico. Eppure è proprio da quel momento che le applicazioni diventano
veri asset aziendali, strumenti di lavoro amati o sopportati dagli utenti, in funzione di
quanto questi ultimi sapranno ad adattarsi alle rigidità del software e di chi lo ha
costruito.

Con l’avvento del web 2.0 tutto questo è superabile. Ormai la sfera lavorativa è
sempre più connessa con quella privata, e deve essere chiaro per tutti che gli Utenti
sono persone, che utilizzano quotidianamente il pc per lavorare, informarsi, divertirsi
e sempre di più per interagire con gli altri.

In questa realtà non è più accettabile costringere gli utilizzatori di software a

cambiare paradigma ogni qualvolta passano da Facebook o Youtube all’applicativo
che utilizzano per lavorare, soprattutto se è quest’ultimo ad uscire malconcio dal
confronto estetico e funzionale!

Forti di quest’idea abbiamo sviluppato DocFlow Stargate 2.0, il luogo di contatto con
il mondo dei servizi DocFlow.

Fig.1 | Home page

DocFlow Italia SpA – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 marketing@docflow.it
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Sobrietà, gradevolezza grafica e

funzionalità: questi gli ingredienti di
DocFlow Stargate 2.0.
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DocFlow si è concentrata nel concepire uno strumento di facile utilizzo, in grado di
offrire nuovi canali si assistenza e servizi più “comodi”: e sono proprio le nuove
modalità di interazione che costituiscano la vera e propria innovazione di Stargate.

Nell’epoca in cui tutti i canali di assistenza sono affidati a call-center rigidi e

impersonali, DocFlow fa la scelta opposta: moltiplicare i canali di comunicazione e
stabilire un rapporto trasparente con i propri partner.

Tutte le informazioni sono disponibili nella propria area riservata, nel momento
stesso in cui vengono generate: ticket di assistenza, attività sulle commesse aperte,
documentazione tecnica, report automatici.

Come funziona

“DocFlow Stargate 2.0 Stargate è un cruscotto multifunzionale che si adatta alle esigenze del cliente ed ai

il luogo di contatto con servizi che ha attivato nel tempo.

il mondo dei servizi Per qualsiasi problema o dubbio un sistema di Instant Messaging permette di
DocFlow” contattare immediatamente e direttamente un tecnico dell’assistenza che potrà
guidare l’utente alla soluzione del problema, senza i lunghi tempi di attesa propri
della posta elettronica. Ovviamente gli stessi ticket possono essere aperti, chiusi e
valutati nella stessa interfaccia.

Fig.2 | Instant Messaging

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Altre funzionalità

Attraverso DocFlow Stargate è possibile controllare lo stato di avanzamento dei

propri progetti, la situazione amministrativa, la pianificazione delle risorse, la
documentazione. 3

Fig.3 | Sezione Progetti

Gli utenti “executive” hanno a disposizione degli elaborati dashboard che

permettono di tenere sotto controllo, con una sola occhiata, l’andamento dei servizi.

Gli utenti operativi possono invece lavorare con uno strumento semplice e veloce,
che permette di fare ciò di cui si ha bisogno senza inutili appesantimenti.

In ogni momento l’interazione tra utente e sistema raggiunge un livello elevatissimo.

Un esempio in ambito amministrativo può aiutare a chiarificare il concetto.

Un fornitore manda una fattura ad una casella di posta; il service la immette

automaticamente nel sistema e la collega con l’ordine e con le eventuali DDT. Il
dashboard segnala eventuali anomalie. L’utente dell’amministrazione può
provvedere a sanarle direttamente, o condividere i documenti con un collega.
Addirittura, può condividere la fattura con il fornitore che l’ha inviata, in modo che sia
questo stesso a correggere gli errori. Può essere inviata con un click al direttore per
il benestare tramite firma elettronica. Quando tutto è a posto, viene registrata e
effettuata la conservazione sostituiva a norma.

E per qualsiasi dubbio è sempre disponibile un canale chat con un tecnico che potrà
risolvere gli intoppi. Per i dubbi funzionali o legali un team di consulenti cura diversi
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blog tematici sui quali si può intervenire. Niente più stampe, buste, spedizioni,
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perdite di tempo e di denaro.
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Lo stesso discorso ovviamente vale per il libro unico del lavoro, per i documenti della
qualità, per i contratti, i documenti di progetto, i flussi approvativi. 4
Un solo portale per soddisfare tutte le esigenze, un unico punto di ingresso per
navigare all’interno dei servizi .

In tutto questo ovviamente la sicurezza ha un ruolo di primo piano, vista la potenza

operativa messa a disposizione dal sistema. Una pratica chiavetta USB,
strettamente personale, contiene un certificato di firma digitale qualificato che
permetterà al sistema di identificare senza dubbi l’utente che si sta collegando.
Inoltre, tramite quella stessa chiavetta sarà possibile firmare digitalmente, con
valenza legale, qualsiasi documento, visualizzare documenti firmati verificandone la
validità, criptare e decriptare informazioni riservate, apporre marche temporali.

“Moltiplicare i canali di
collaborazione con i
propri partner”

Fig.3 | Visualizza documento

DocFlow lavora da sempre per migliorare i processi collaborativi dei propri Clienti ed
aderisce quindi con entusiasmo al nuovo paradigma del web 2.0 dove le imprese
sono dotate di processi più agili e più aperte ai propri Clienti.

Crediamo che, con Stargate 2.0 DocFlow possa dare un forte contributo in questa
direzione.

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Stargate verrà attivato per alcuni

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Clienti pilota dal mese di Ottobre
2009 e sarà disponibile per tutti i
Clienti con contratto Effective Care
da gennaio 2010.

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