CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

IN AMMINISTRAZIONE

E ADESSO?

Maurizio Savoca – Partner

Intervento durante l’evento Infomanagement 2008

DocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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 PREMESSA

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 La Normativa

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 Riepilogo della normativa sulla conservazione sostitutiva
Legge 04/01/68 N.15
D.P.R. 20/05/89 N.223 Delibera AIPA 51/00
Legge 24/12/95 N.537 Direttiva 1999/93/CE
Legge 15/05/97 N.127
D.P.R. 10/11//97 N.513
Legge 16/06/98 N.191 DPCM 03/10/00
D.P.R 20/10/98 N.403 D.L. 23/01/02 N.10
D.P.R. 20/10/98 N.428
Legge 24/11/00 N.340
Legge 21/11/00 N.342
DM del 23/01/04

DPCM 13/01/04 DPCM 08/02/99

Art.25 Legge 4/68 DPCM 6/12/96

D.P.R.513/97

Direttiva 2001/115/CE DPCM 11/09/74 Art.8 Legge 383/01

D.P.R. 28/12/00
N.445
D.Lgs. 52/04 Delibera CNIPA N.11/04

Delibera AIPA N.42/01

Circolare M. Lav. 33/03
Delibera AIPA N.24/98
Delibera AIPA N.15/94
Codice
DM Lavoro 30/10/02
amministrazione Delibera CNIPA 04/05
digitale ‘05

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 Le norme sulla conservazione sostitutiva
hanno SICURAMENTE:

• Gettato nel panico le direzioni amministrive

per un paio di anni
• Alimentato la fantasia degli interpreti
•Scatenato la curiosità degli operatori IT
•Deluso le aspettative di molti Utenti

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 Alibi?

• “La necessità di chiudere la registrazione IVA

ogni 15 giorni”
• “Tenere separati sezionali per fatture
elettroniche e cartacee”
•Interoperabilità (20%)

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 tratto da studio Arthur D. Little

Costo totale: € 13,80

Fattura Passiva
CS
CS

1 2 3 4 5 6
Ricezione Data Verifica Pagamento Archivio Gestione
Posta Entry Fattura Post

0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€

Costo totale: € 8,00- 9,50

Fattura Attiva
CS
CS

1 2 3 4 5 6
Redazione Spedizione Gestione Archivio Richieste e Tesoreria
Fattura Incassi Contenzioso

0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€

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 - Stampe

X
- Classificazione

X
- Archiviazione

Archivio
X
- Ricerca
±5%
0,8-1,5 € X
- Duplicati

- Spazio fisico

- Distruzione

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 NECESSITA’

TERMINI DI PAGAMENTO FATTURE

GERMANIA 30 – 60 gg ITALIA 60-90 gg

RITARDI
GERMANIA 9 gg ITALIA 17 gg

CONTESTATE
1 su 5

SQUADRATURE
1 su 10 soffre di incongruenze F-O-B

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 La conservazione sostitutiva ha il merito di:

• Aver avviato i processi di dematerializzazione

• Aver fatto crescere la “sensibilità” verso le
problematiche di archiviazione
•Aver avviato una revisione dei processi interni
alle aziende

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 DATI E DOCUMENTI

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 Il documento è un
contenitore di
conoscenza
“istanziato” e
“formattato” adatto
per la
comunicazione
umana e come tale:
•Complesso
•Ricco
•Impegnativo

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 Un Contratto ad esempio:

• Ha una validità variabile

•Interessa diversi uffici
•Contiene clausole non riducibili al dato
•Contiene informazioni sensibili
• Non tutte le sue clausole devono essere visibili
a tutti gli utenti autorizzati
•…

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 L’80%
delle informazioni
sono destrutturate

L’80%
dei processi tratta
informazioni
destrutturate

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 In alcuni casi (MA
SOLO IN ALCUNI) il
confine fra dato e
documento diventa
più labile.

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 Fattura Elettronica

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 La fattura elettronica promette:

• elimina l’acquisto di carta,buste e bolli

• elimina i ritardi, i disguidi e gli smarrimenti dall’inoltro
cartaceo
• elimina il tempo di trattamento della posta
• riduce le eccezioni, le dispute e il contenzioso derivanti da
errori di fatturazione
• elimina il data entry manuale in contabilita’ di fatture
• (potrebbe) eliminare il data entry manuale in contabilita’ di
pagamenti ed incassi (e.a.d.)

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 tratto da studio Arthur D. Little

Fattura Passiva Costo totale: € 13,80

FE FE CS
FE FE CS

1 2 3 4 5 6
Ricezione Data Verifica Pagamento Archivio Gestione
Posta Entry Fattura Post

0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€

Costo totale: € 8,00- 9,50

Fattura Attiva
FE CS
FE CS

1 2 3 4 5 6
Redazione Spedizione Gestione Archivio Richieste e Tesoreria
Fattura Incassi Contenzioso

0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€

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 IL PEZZO MANCANTE

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 Richiesta dati a
8 – Coda Dati 7 – Coda Dati Referente 6 – Dati contabili 5 – Coda Ft. RICEVIMENTO
Contabili Inseriti Contabili Richiesti NO conosciuti? Verificate FATTURE
Contabile Docflow
Contabile Docflow Referente Docflow
SI
Avvio Registrazione Visto Tecnico
Inserimento Referente in Docflow
R
Richiesta Visto Tecnico 21 – Coda Ft. Visto
Tecnico Parziale
10 – Ft. da 11 – Registrazione Ref. Visto Tecnico Docflow
Registrare Ft. (Blocco Pag.)
12 – Coda Ft. da
Contabile Docflow Contabile Mail settimanale approvare
Docflow 22 – Coda Ft. Visto
Referente
Inoltro ad altro Tecnico Completo
Referente Approvazione
Ref. Visto Tecnico Docflow
13 – Coda Ft. da Rifiuto
Assegnare competenza
Contabile Docflow
R

15 – Eliminazione
18 – Coda Ft. 16 – Coda Ft. da 14 – Ft. Benestariate
blocco + Proposta
Pagate Pagare
Pagamento
Contabile Docflow
Docflow Docflow Contabile

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 tratto da studio Arthur D. Little

Fattura Passiva Costo totale: € 13,80

FE FE WF WF CS
FE FE WF WF CS

1 2 3 4 5 6
Ricezione Data Verifica Pagamento Archivio Gestione
Posta Entry Fattura Post

0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€

Costo totale: € 8,00- 9,50

Fattura Attiva
FE WF CS WF WF
FE WF CS WF WF

1 2 3 4 5 6
Redazione Spedizione Gestione Archivio Richieste e Tesoreria
Fattura Incassi Contenzioso

0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€

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 LA VISIONE

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 ULTIMA DECADE

• Grandi trasformazioni economiche

• Cambiamenti repentini di scenario
• Continui processi di fusione e compravendita
• Inflazione Tecnologica
• Attenzione monotona verso gli ERP

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 ERP versus ECM

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 PRODUCT FOCUS PLATFORM FOCUS

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 RIGIDITA’ FLESSIBILITA’

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 AGGREGARE FILTRARE
CONTENUTI CONTENUTI

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 STANDARD E AD HOC E DIFFUSO
CENTRALIZZATO

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 RISPOSTE RISPOSTE
REAL TIME DIFFERIBILI

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 TRANSACTIONS COLLABORATION

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 ‰‰ Dispersione
Dispersionedel
delknow-how
know-howaziendale
aziendale
‰‰ Circolazione
Circolazionedidiinformazioni
informazioniobsolete
obsoleteeeinconsistenti
inconsistenti
‰‰ Indeterminatezza
Indeterminatezzadelle
delleresponsabilità
responsabilità
‰‰ Distribuzione
Distribuzionedelle
delleinformazioni
informazionilenta
lentaeeimprecisa
imprecisa

Non
Non
Indefiniti
Indefiniti Standardizzati
Standardizzati Monitorati
Monitorati Ottimizzati
Ottimizzati
formalizzati
formalizzati

‰‰ Efficienza
Efficienzaed
edefficacia
efficaciaoperazionale
operazionale
‰‰ Responsabilità
Responsabilità chiare eperimetrate
chiare e perimetrate
‰‰ Conformi con le leggi e i regolamenti
Conformi con le leggi e i regolamenti
‰‰ Knowledge
Knowledgebasebasecentralizzata
centralizzataeesicura
sicura

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 Eliminare la variabilita’?

o gestirla?
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 Ma gli strumenti di Collaboration tradizionali…

• Sono un insieme disarmonico di tecnologie

• Adottano il paradigma della Bacheca
• Privilegiano l’instantaneità al modello
• Lasciano all’utente massima autonomia e libertà

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 • Livellamento
• Disordine
• Ridondanza

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 ‰ Accedere ad una libreria di modelli
‰ Aggregare a piacimento flussi atomici
‰ Definire punti “forti” di controllo

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 L’OFFERTA

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Alcune classi di applicazione delle tecnologie di gestione documentale

SVILUPPO CONOSCENZA
CLASSI CARATTERISTICHE ATTIVITA’ PROCESSI (INTANGIBLES ASSETT)

Applicazione in 
• Processi standardizzati, Ottimizzazione delle  Ottimizzazione flusso  Limitati ai benefici derivanti 
Transactional • con elevati volumi di transazione micro attività di processo e delle  dall’estrazione di documenti
Solution • che coinvolgono raramente più di una  attività “logistiche”
unità organizzative
• Es. ciclo del passivo

Applicazione in 
• Processi poco standardizzati
• con limitati volumi di transazione La singola attività,  Gli impatti riguardano  Il Know how si sviluppa 
Workflow • Che coinvolgono più unità organizzative nell’ambito del  il controllo del  sull’affinamento del 
Solution • La standardizzazione va ricercata nello  processo può non  progetto (tempi, costi)  framework di processo, ma 
sviluppo di un framework comune essere ottimizzata e il coordinamento  soprattutto nella possibilità di 
• Es. processi di innovazione cross funzione per  “learning by doing”
attività non ricorrenti

Applicazione in 
• Processi non standardizzati
Collaborative • con limitati volumi di transazione
• Che coinvolgono una sola o poche unità L’attività, che è I benefici del processo  La capacità di sviluppo e 
Solution
organizzative nella fase di  principalmente  si limitano ai processi  diffusione della conoscenza 
produzione/storage; molti utenti nella  “sviluppo” del  di approvazione del  sono funzione delle capacità
fase di retrieve contenuto  contenuto e alle  di ricerca (categorie, chiavi, 
LEGENDA • Per il knowldge sharing, il processo di  normalmente avviene  funzionalità di ricerca testo, etc), e nel caso di 
produzione è governato da apposite  con l’ausilio di diverse  management, anche alle 
Alto unità specializzate applicazioni funzionalità relative al 
Medio • Knowldge management nella  governo della produzione e 
consulenza alla diffusione (emailing, 
Basso alert, approvazioni, etc)

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 Fax Host Integrazione
Integrazione

Web
Carta
‰ Organizzazione
Elaborati Printel
‰ Gestione
Cattura Distribuzione
‰ Processi
E-mail
E-Mail ‰ Compliance

Fax

eDoc
Conservazione

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 Semplicità e immediatezza

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 Cruscotto del contabile

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 Cruscotto dell’approvatore

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 Dipendenti Clienti
Impresa

Intimità Ufficialità
(intranet) (internet)

Fornitori

Confidenzialità
(extranet)
Azienda Rete

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 Dipendenti Clienti

Ufficio Posta
Protocollo

Altra origine

Portale Acquisti

Fornitori

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 Maggior vantaggio competitivo
Stabilire leadership di mercato
Adattabilità a condizioni mutevoli

Agilità di
Riduzione Costi Business
Aumento Profittabilità
Aumento Produttività

Efficienza Visibilità
Operativa e Controllo

Document & Process

Management
Mitigazione del rischio
Regulatory & Compliance
Supporto ad audit e misurazioni

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 Serve un buon mix di:

TECNOLOGIE, KNOW-HOW E
CAPACITA’ DI FARE

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 grazie

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