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Carlo Petti

DocFlow ha creato il “sistema informativo


documentale”, in una parola Sidoc,
per guidare le aziende verso il risparmio,
l’efficienza e la qualità nella gestione
delle informazioni e dei dati
dicembre 2007
MONDO DELL’OFFERTA A CURA DI PINO FONDATI

L’INFORMATICA
DIVENTA AGILE
Un modo diverso di “fare informatica”? Esiste, eccome. Provate a
chiedere a Carlo Petti, fondatore e presidente di DocFlow. Infor-
matico appassionato ma anomalo, “bits&bytes, ma senza esage-
rare”, ha sempre amato l’elaborazione e la riflessione, i cosiddetti
“brainstorming” (tutti rigorosamente fatti sul campo) con i suoi col-
laboratori, per arrivare ogni volta a definire una visione, una filoso-
fia da portare poi sul mercato. Non di sola teoria fine a se stessa
si tratta, quindi, ma di concetti con salde fondamenta nella pratica.
In questo modo, è nato il concetto di “informatica agile”. Che, in-
tendiamoci, non nasce come un fungo nel deserto arido, ma viene
da lontano. “In tutti questi anni, DocFlow ha elaborato e affinato
nel tempo una visione chiamata sistema informativo documentale,
in un acronimo Sidoc”. Visione sino a qualche anno fa incompren-
sibile ai più, confessa Petti, ma che oggi è pienamente condivisa
dai clienti. “Questo vuol dire che la visione era ed è corretta, e che
tutti, chi più chi meno, si muovono nella direzione da noi indicata
sei-sette anni fa”.

PROCESSI COLLABORATIVI E PROCESSI MISTI


Petti parte da una constatazione semplice: oggi, nelle aziende
viene trattata solo una parte irrilevante della conoscenza, il “famoso
10-20%”; tutto il resto, viene bellamente ignorato perché, si dice,
“è nei documenti”, creando in questo modo una forte dicotomia
tra dato e documento, invero alquanto artificiosa. DocFlow è an-
data oltre, affermando convinta che la questione non riguarda “dato
e/o documento, dato versus documento”, bensì i processi. “C’è
una quantità di processi collaborativi e di processi misti, cioè pro-
cessi in parte collaborativi in parte computazionali, usati tutti i giorni
per lavorare, che in realtà non sono supportati dall’informatica”.
Petti, informatico da una vita, addossa le responsabilità di questa
lacuna all’IT che ha cessato di svolgere pienamente il ruolo di vei-
colo di innovazione.

L’IT CHE CALA DALL’ALTO


Secondo Petti, in questi anni l’informatica ha messo a disposizione
degli utenti una miriade di dispositivi per l’elaborazione di dati.
Quando si è trattato di attivare strumenti che supportassero i pro-
cessi collaborativi, ci si è accorti fatalmente del forte ritardo accu-

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L’INFORMATICA DIVENTA AGILE

mulato. La spiegazione sta nel fatto che gestire processi col- Chi è Carlo Petti
laborativi è complesso e costoso, perché sono destrutturati, e
quindi difficilmente ingabbiabili. Per poterli trattare al meglio, la Carlo Petti, fondatore e presidente di DocFlow, ini-
cosa migliore è “andare dall’utente, vedere e capire il modo in zia la sua attività professionale nei Laboratori di Ri-
cui lavora e, finalmente, costruire strumenti che lo aiutino a la- cerca e Sviluppo dell’allora Olivetti a Pregnanza
vorare”. Perché nei processi collaborativi l’unico padrone è Milanese, prima come pro-
l’utente e per cambiarli è necessario conquistare il suo con- gettista logico poi dedican-
senso. dosi allo sviluppo del
Per implementare i processi collaborativi non sono sufficienti i software di base e al sup-
nuovi strumenti disponibili, occorre anche un nuovo modo di porto sistemistico. In seguito,
progettare che DocFlow chiama “informatica agile”. Di cosa si il passaggio a Texas Instru-
tratta? “Noi pensiamo che l’Erp debba tornare a fare le cose ments, dove ricopre il ruolo di
essenziali, gestire la mole di dati che documenta le transazioni Direttore commerciale della
dell’azienda. Per i processi collaborativi è possibile una pro- Divisione Sistemi Digitali. Nel
gettazione bottom-up che coniughi la nuova tecnologia con 1979, inizia l’attività imprendi-
l’esperienza dell’utente”. toriale prima come consu-
lente e poi con la creazione
di Brain Informatica, società attiva nel settore del
IL BUSINESS PROCESS MANAGEMENT Cad/Cam. Nel 1987 fonda la filiale italiana di Inter-
Oggi è possibile un approccio diverso ai processi collabora- leaf, società leader nell’electronic publishing, di cui
tivi, grazie agli strumenti per la gestione dei flussi documen- è presidente fino al 1995, anno in cui si costituisce
tali: il document management e il workflow management, DocFlow. Gioca a tennis e a golf.
esteso oggi al Bpm, che permettono un approccio essenziale,
di tipo progressivo. Un bel balzo avanti rispetto all’approccio
top down tipico dei grandi progetti computazionali, nei quali terminare a priori la situazione futura (to be) dal momento che
la rigidità è d’obbligo per evitare ritardi e aumenti di costo. Al è ignoto l’impatto che il nuovo modello avrà sugli attori del pro-
contrario, l’approccio bottom up parte dall’analisi del pro- cesso. “Da qui, i continui aggiustamenti fino a trovare un equi-
cesso, al fine di cogliere solo le coerenze indispensabili con il librio stabile”. Fortunatamente, l’adozione tempestiva di uno
resto, per focalizzarsi sull’implementazione del processo. Inol- strumento di Bpm ha permesso di fare le modifiche “senza
tre, il bottom up permette a sua volta un approccio “proto- buttare via tutto ogni volta” e direttamente sul campo senza
tipo incrementale”: si va dall’utente, si cerca di capire in tempi bloccare l’operatività. Alla fine, l’applicazione oggi in uso è
brevi di cosa ha bisogno, si abbozza una soluzione, la si va- molto più completa di quella originariamente concepita. Tutto
luta insieme, e sempre insieme si prosegue la realizzazione questo ha fatto capire a Petti e ai suoi come una soluzione per
sul campo. Fino ad arrivare, ritocco dopo ritocco, alla solu- processi misti a prevalenza collaborativi sia anche il frutto di un
zione finale. compromesso, di un continuo dialogo col cliente. “Per questo
la metodologia dell’approccio incrementale è quella più adatta.
Non abbiamo inventato nulla, sappiamo che questa metodo-
PROTOTIPO INCREMENTALE logia è già adottata in altri campi. Noi l’abbiamo applicata ai
Alla formulazione della metodologia del “prototipo incremen- processi di gestione dei flussi collaborativi”.
tale”, DocFlow è arrivata con un’esperienza sul campo, ri-
guardante lo sviluppo di un’applicazione per la gestione dei
reclami per una nota catena italiana di supermercati. “L’evolu-
MISSIONE EFFICIENZA
zione è durata più di due anni, perché tutte le volte che met- L’approccio dell’informatica agile, del prototipo incrementale,
tevamo in produzione un modulo ci accorgevamo, noi e loro, permette a DocFlow di dare vigore al messaggio e all’azione di
che occorreva aggiungere nuovi dettagli e varianti”. E questo vendita: il cliente paga l’incremento di efficienza, il resto (effi-
non derivava certamente da un errore di analisi bensì dal- cacia, qualità, conformità) viene data a titolo gratuito. Come,
l’evoluzione del modello organizzativo; uno dei punti essenziali anche la qualità? “Certo, perché no? Dieci anni fa si vendeva
infatti dei processi con forte impatto collaborativo è che è pos- argomentando sulla qualità, si andava dai clienti e si diceva
sibile definire la situazione attuale (as is) ma è impossibile de- loro ‘ti do l’innovazione, la produttività, il time to market’. Poi

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è arrivata la crisi, e un profondo ripensamento nei confronti dei
soldi che si spendevano per l’informatica, e con la sola qualità L’Azienda
non si vende più nulla. La qualità ormai si può solo regalare”.
La missione di DocFlow è di portare efficienza; il resto è all’in- DocFlow è una “piccola grande azienda”, o, a
terno di questo concetto. Detto questo, Petti ha in serbo un seconda dei punti di vista, una “grande piccola
altro argomento, molto attuale e dibattuto: la compliance, o azienda”: piccola per il numero di persone che
conformità, che dir si voglia. la compongono (una cinquantina), grande per-
ché ha clienti importanti e opera con modelli or-
ganizzativi tipici di una multinazionale.
LA COMPLIANCE L’azienda nasce nel 1995 per operare nel mercato
Compliance, questa incompiuta, verrebbe da dire. Già, per- della gestione documentale e da subito si specia-
ché, se ne parla tanto (anche troppo) ma a quanto pare si fa lizza nel settore dei documenti digitali e dell’auto-
poco, molto poco. In America, ricorda Petti, la Sarbanes Oxley mazione dei processi. Specializzazione ed
l’han fatta talmente complicata, che le società che hanno cer- esperienza sono due parole chiave per DocFlow,
cato di implementarla hanno dopo un po’ alzato le mani in uno che si pone a metà strada tra l’azienda di consulenza, e
sconfortante “help, ci arrendiamo”. A detta di Petti, il problema quella che si occupa di sviluppo software. L’approccio al
si risolve per conto suo quando si ha il controllo totale delle mercato è duplice: da una parte creare soluzioni ah hoc
informazioni (tutte, email comprese). “La grande differenza tra basate su prodotti semilavorati che poi vengono persona-
il nostro mondo e quello dell’Erp, sta nel fatto che a me non in- lizzati in base alle esigenze del cliente, dall’altra offrire so-
teressa solo un determinato dato così com’è adesso, ma vo- luzioni standardizzate già collaudate in ambienti di
glio sapere anche chi, come e quando l’ha prodotto e tutti gli produzione presso grandi aziende.
stadi che ha percorso”. La cosa, dunque, è ben più com-
plessa, visto che l’esigenza è quella di conoscere e tracciare zione, Docflow ha esteso la durata del suo intervento proget-
il processo che ha portato a una determinata elaborazione. tuale. “Abbiamo creato Effective Care, una metodologia che
Detto in soldoni, se si riesce a impostare i processi collabora- la nostra nuova Divisione Servizi applica per l’intero ciclo di
tivi e misti con un sistema di business process management, vita della soluzione creata in fase di progetto. In pratica, siamo
in qualche modo “cablati”, ecco che la compliance viene da garanti nelle fasi pre, durante e post, dell’effettivo utilizzo del
sé, è completamente gratuita. La ragione è molto semplice: progetto, coerentemente con gli obiettivi di efficienza e di com-
se un processo è ben definito e documentato e la sua esecu- pliance alla base del progetto e condivisi dai progettisti di Doc-
zione è controllata passo passo da una applicazione che ne Flow e da quelli del cliente”. Una vera e propria partnership,
traccia il percorso e trasporta l’evidenza documentale, ecco come si vede, che esula dal mero rapporto fornitore-cliente.
che risulta possibile dimostrare a terzi la conformità ad una DocFlow sta sperimentando il servizio Effective Care su alcune
definita normativa. “La compliance non deve essere qualcosa aziende clienti “pilota”. “Un nostro esperto va a trovarle perio-
di estraneo alla operativa aziendale, ma i normali processi si dicamente, verifica che utilizzino il sistema rispettando le logi-
devono svolgere in modo compliant, cosi come per la Qualità che sottese al progetto. Nel caso si riscontrino problemi o non
Iso: se si lavora in qualità non si deve far nulla di specifico per conformità, vengono effettuati degli interventi correttivi, tipica-
dimostrarlo, la qualità è nei fatti”. mente evolutivi. È evidente che tutto questo deve configurarsi
all’interno di contratti che rifuggono dalla rigidità dei contratti
tradizionali”.
IL SERVIZIO
Nell’ultimo anno, DocFlow ha anche ripensato le problemati-
che relative al servizio. Un tema che fatalmente sposta ancor
Le opinioni riportate sono riferibili esclusivamente alla persona o orga-
di più l’azienda al di là della mera tecnologia. Però, con una vo- nizzazione che le ha espresse; esse, inoltre, non impegnano e non sono
cazione diversa. “È cattiva abitudine di chi si occupa di progetti fatte proprie né da Executive.it né da Gartner Italia, che non esprimono
in questa sede giudizi sui prodotti o servizi oggetto di tali informazioni,
informatici, una volta superato positivamente il collaudo finale, tantomeno assumono responsabilità o garantiscono in alcun modo la
sciogliere la squadra e abbandonare il cliente a se stesso. Pa- veridicità delle stesse.

radossalmente, vengono a mancare proprio nel momento in


cui il sistema del cliente una volta entrato in produzione deve
dare i vantaggi prospettati”. Partendo da questa considera-

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