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Intervista a Carlo Petti

di Dario Colombo
di Chiara Lupi

Quando il lavoro collaborativo


diventa motore di innovazione

U scire dal perimetro della gestione documentale


e ragionare in ottica di reingegnerizzazione
dei processi collaborativi. Un approccio un po’
‘visionary’ – così come gli americani intendono il termine
– per un’azienda che quando è nata, nel 1995, aveva un
nome che già la proiettava nel futuro: DocFlow. Allora il
workflow, la gestione dei flussi documentali così come la
intendiamo oggi, era ancora lontano. Ma il mercato si è
andato affermando nella direzione esatta che il fondatore
e Presidente dell’azienda Carlo Petti, che intervistiamo in
queste pagine, aveva disegnato.

Mi piacerebbe se raccontasse cos’è l’azienda, oggi, ai


nostri lettori…
DocFlow, più che un’azienda, è un nucleo di innovazione
il cui focus è l’ottimizzazione dei processi collaborativi.
Siamo 50 professionisti totalmente dedicati a questa atti-
vità e questo fa di noi uno dei più significativi competence
center su scala nazionale e, probabilmente, su scala euro-
pea. L’innovazione di cui siamo portatori è anche il frutto
del confronto con i nostri clienti, la maggior parte dei qua-
li medie e grandi aziende, con una forte propensione alla
sperimentazione e all’innovazione.

Innovare in tempo di crisi non è facile...


La crisi che ci ha travolto, una crisi prima finanziaria e poi
economica, ha avuto come primo impatto una pesante ri-
duzione di tutti i budget destinati all’innovazione.
Nel nostro Paese non siamo molto bravi a ridurre i costi
fissi mentre i costi variabili vengono tranciati di netto. E
tra questi rientrano le spese dedicate all’innovazione.

Quindi?
Quindi succede che nella maggior parte delle imprese i
budget informatici vengono impegnati per la gestione
delle attività correnti. Ci si occupa della gestione e si trala-
scia lo sviluppo. Oltretutto, non va trascurato il fatto che
la crisi finanziaria, che poi è diventata crisi economica, si
è innestata in una lunga fase di crisi del settore informa-
tico la cui origine è probabilmente da ricercare negli in-
vestimenti in tecnologie troppo spesso non finalizzati ai
risultati. Una situazione drammatica dal punto di vista
finanziario ma ancor più grave per la percezione generata
negli utenti e nelle direzioni aziendali che hanno progres-
sivamente sviluppato una disaffezione per l’informatica,
considerata sempre più spesso un costo da tagliare.

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Come si è arrivati a questo? posizioni, noi siamo rimasti stabili. Una stabilità da leg-
È in gran parte colpa nostra. Gli operatori dell’informa- gersi come un successo. Non abbiamo sviluppato un nu-
tica hanno trascurato che era fondamentale trasmettere il mero elevato di nuovi progetti ma realizzato molte evolu-
concetto che l’informatica facilita l’innovazione. Se questa zioni delle nostre applicazioni: un indicatore importante a
motivazione viene meno, o non viene percepita corretta- conferma della strategicità che rivestono. Se i nostri clienti
mente, si raggiungono le derive che tutti noi stiamo viven- investono per incrementarle e farle evolvere, significa che
do. L’informatica è diventata un costo da tagliare, ma noi sono veramente essenziali.
operatori siamo chiamati a un esame di coscienza. Perché
tagliare le spese legate all’informatica significa chiudere le Un’evoluzione dalla tecnologia all’applicazione, po-
porte all’innovazione. tremmo dire…
Sempre per riprendere il termine ‘visionary’, noi siamo
Non sarà che alcune tecnologie non vengono consi- l’azienda che nel 2000, quando la vendita di soluzioni do-
derate ‘core’? cumentali era preponderante, aveva iniziato a sviluppare
Ecco l’equivoco. I nostri interlocutori possono ipotizzare quelle applicazioni che poi Gartner ha definito CEVA
ad esempio che il ‘documentale’ – se parliamo delle nostre (content enable vertical application).
soluzioni – non serva. Ma etichettare le nostre soluzio- Già allora avevamo chiara la visione dell’evoluzione
ni sotto il cappello di gestione documentale è riduttivo e dell’architettura tecnologica: oggi infatti il documentale,
fuorviante. Perché noi ci occupiamo in realtà della rein- il Bpm, non sono che piattaforme sulle quali poggiano le
gegnerizzazione dei processi collaborativi delle imprese, applicazioni. E tutti i grandi player stanno virando verso
processi che sono rimasti in larga misura immutati da 30 questo approccio, dalla tecnologia all’applicazione.
anni a questa parte.
Un nuovo approccio che sarà anche il frutto di una
Equivoci a parte, se parliamo di innovazione, siamo situazione contingente particolare…
sicuri che il CIO sia l’interlocutore più sensibile? In America questa situazione è stata definita ‘new normal’
Devo ammettere che, al di là di eccezioni che ci hanno nel senso che la crisi non è di stampo ondulatorio; ci tro-
portato a relazionarci con CIO illuminati, siamo spesso viamo di fronte a un ridimensionamento e sarà difficile
costretti a cercare i budget e i clienti al di fuori dell’It. recuperare il terreno perduto. Quale il senso della defini-
Il problema risiede nel fatto che il CIO è schiacciato dal zione americana? Il mondo è cambiato, ci dobbiamo con-
quotidiano, è completamente dedicato alla gestione delle frontare con una ‘nuova normalità’ e dobbiamo attrezzarci
attività correnti e questo lo porta a guardare con fastidio partendo da questa presa di coscienza.
all’innovazione che, ai suoi occhi, porta con sé attività an-
cor più complesse da gestire e per le quali non ha risorse. Ma cos’è questo nuovo normale?
Come dicevo, una presa di coscienza. Per capire è necessa-
Se lei fosse un CIO, cosa farebbe? rio partire da lontano.
Se oggi fossi un CIO ripenserei in maniera molto profon- Oggi viviamo un’era post industriale e non ci dobbiamo
da al futuro del mio ruolo. E mi rimboccherei le maniche dimenticare che nell’era industriale la costruzione del
per tagliare i costi correnti con la finalità di trovare risorse valore era la risultante di capitale e lavoro. Era forte l’or-
per fare vera innovazione. Anni fa avevo coniato l’espres- ganizzazione per prodotto, e questo faceva sì che la forza
sione ‘burocrati dell’informatica’ per etichettare una cate- lavoro potesse essere indistinta. Ecco, io credo che in que-
goria assai diffusa di manager che giocano in difesa, man- sto ‘new normal’ per costruire valore sarà indispensabile
tenendo al meglio, secondo loro, quel che c’è senza fare poter contare sul contributo dei singoli individui.
innovazione.
Oggi più che mai è importante uscire dal perimetro del Cosa fare dunque se per costruire valore dobbiamo
ruolo. E sostituire la ‘I’ di Information con la ‘I’ di Inno- stimolare il lavoro individuale?
vation. Innanzitutto una massiccia innovazione, radicale, liberan-
do risorse da dedicare allo sviluppo. Nelle imprese, oggi,
Buoni propositi. Ma nella bufera che ha travolto il i cosiddetti knowledge worker svolgono gran parte delle
nostro Paese, come se la cava DocFlow? attività senza essere supportati dall’informatica, gestisco-
In uno scenario in cui tutti i vendor hanno arretrato le loro no il loro lavoro con applicazioni per la gestione della po-

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sta elettronica. Chiaro sintomo della carenza di tecnologie cammino che presuppone una grande innovazione che
nell’area specifica dei processi collaborativi. non significa, come dicevo, importare modelli standardiz-
zati e omologare, ma supportare le persone affinché fac-
Innovare dunque i processi collaborativi. Con quale ciano al meglio il loro lavoro nel modo che sanno fare.
obiettivo?
L’obiettivo è innovare per ottimizzare le risorse. Non A complicare lo scenario, oggi, c’è la velocità. Tutto
tanto quindi ridurre il personale – ridurre il personale per cambia in modo veloce, le aziende devono anche es-
aumentare il profitto è una visione masochista, la priorità sere particolarmente reattive…
deve essere costruire il lavoro e non remunerare il capi- Per reagire con tempestività agli stimoli dei mercati le
tale, senza lavoro non c’è capitale. Ma forse ce ne siamo aziende devono puntare sulle proprie forze, che sono le
dimenticati – ma liberare risorse da dedicare allo svilup- persone. Omologare l’azienda riducendo costi e toglien-
po. Attenzione però all’equivoco: innovare non vuol dire do valore non può essere una strada percorribile. Oggi le
omologare, investire molto per rendere le aziende tutte organizzazioni devono capitalizzare il loro patrimonio di
uguali. Anzi, è esattamente il contrario. Abbiamo assi- conoscenze e non puntare alla competizione sul piano dei
stito a un fenomeno di ‘sappizzazione’ selvaggia. Ma mo- costi. E competere importando modelli altrui, come ho già
delli importati tout court vanno bene per gestire attività detto prima, è molto poco lungimirante.
standardizzate. Altrimenti si corre il rischio di annullare
i vantaggi competitivi insiti nel lavoro delle singole per- Quale la vostra risposta?
sone. Perdendo valore. Il risultato sarà magari un’azien- Non esistono più le condizioni per fare progetti colossali in
da che potrà essere gestita da chiunque, ma sarà anche tempi indeterminati, con ritorni indefiniti. Ora lo scena-
un’azienda qualunque. rio deve chiudersi nell’arco dell’esercizio, in questo ‘new
normal’ è tutto più difficile. Con le nostre infrastrutture
E voi, cosa fate? tecnologiche – il BPM, l’ECM e l’Enterprise Application
Da dieci anni sosteniamo che non bisogna imporre agli Integration – risolviamo problemi specifici dell’utente aiu-
utenti un modo di lavorare ma aiutarli a lavorare meglio, tandolo a lavorare meglio e liberando il suo tempo. La nostra
supportati da una tecnologia che migliora la qualità del la- visione architetturale, sulla quale poggiano installazioni che
voro. Persino il CEO di SAP è arrivato a questa conclusio- i nostri clienti utilizzano da molti anni, è molto solida. Bene,
ne dichiarando che è importante che le persone lavorino su questa base, abbiamo sviluppato i ‘Quick Hits’, interven-
nel modo che è loro congeniale. Ma solo oggi Jim Hage- ti mirati che portano risultati tangibili in tempi rapidi.
mann Sanbe arriva a questa conclusione.
DocFlow aiuta i Knowlegde worker a lavorare meglio, Può spiegarci meglio?
a fare efficienza liberando tempo da dedicare ad attività Intervistiamo i responsabili di funzione e individuiamo
di sviluppo. In questo senso il nostro approccio è ‘visio- situazioni migliorabili. Ci sono processi che vedono coin-
nario’, perché già da molti anni abbiamo individuato un volti molti profili, anche importanti. E i nostri interventi
cammino metodologico che si sta rivelando giusto. Un non impattano in maniera violenta sul modello organiz-

DocFlow e Sda Bocconi danno vita a un Laboratorio


per fare innovazione nell’area dei processi amministrativi
Il documento elettronico come strumento facilitatore nella gestione dell’attività amministrativa e dei flussi informativi aziendali è
cresciuto, sia per le evoluzioni normative che ne hanno determinato una maggiore diffusione, sia per la comprensione da parte delle
imprese dei vantaggi connessi al suo utilizzo.
La diffusione dello strumento non è sempre stata accompagnata, tuttavia, da una piena comprensione delle sue potenzialità.
In realtà i potenziali impatti connessi a tali strumenti sono molto più ampi; la digitalizzazione dei documenti può diventare occasione
di ridisegno dei processi, in particolare dei processi ad alta intensità documentale, modificando la gestione dei flussi informativi
sottostanti.
Partendo da questi presupposti il progetto di ricerca si pone l’obiettivo di identificare le condizioni di massima potenzialità dei tool
di digitalizzazione dei documenti, i potenziali impatti connessi all’implementazione di detti strumenti e le fasi critiche nel processo
di implementazione. Un vero e proprio ambiente di sensibilizzazione finalizzato alla divulgazione di casi di eccellenza.
www.docflow.com

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Da sinistra: Carlo Petti, Maurizio Savoca, Francesca Di Bella, Vincenzo Cocciolo, Giuseppe Di Dio

zativo ma aiutano le persone, in poche settimane, a mi- sul riconoscimento della semantica e abbiamo dato avvio
gliorare la qualità del lavoro. Si tratta di applicazioni che a un laboratorio in collaborazione con SDA Bocconi (vedi
installiamo a valle di una analisi e facilitano il lavoro degli box) per migliorare la gestione dei processi collaborativi in
utenti, che diventano così i nostri migliori sponsor. E fi- ambito amministrativo.
nalmente arrivano a percepire l’It come utile e strategico.
Presso un cliente del settore food abbiamo installato ben Un laboratorio che ha anche l’obiettivo di intercetta-
30 applicazioni, presso altri clienti oltre 20, a testimonian- re le evoluzioni che può avere il vostro settore…
za dell’efficacia dell’approccio. Si tratta di applicazioni È così. La specificità del laboratorio non è essere una pro-
che ben riflettono la filosofia dell’’agire in piccolo e pensa- getto di ricerca ma un progetto per intercettare le evoluzio-
re in grande’. Una filosofia che ci consente di guardare con ni, per cercare di dare una diversa lettura di ciò che viene
serenità al futuro. spesso in modo riduttivo definita ‘gestione documentale’.
Ci si è focalizzati per anni sugli aspetti normativi legati
Non sarà che fino a ora ci si è eccessivamente focaliz- alla dematerializzazione; ora questi aspetti sono noti ed
zati su efficienza e compliance trascurando innova- è arrivato il momento per concentrarsi su potenzialità e
zione e sviluppo? miglioramento che una gestione efficace di questi processi
È vero, oggi la focalizzazione è massima su efficienza e può portare con sé. È arrivato il momento di allargare lo
compliance. In realtà conta la capacità di fare cose nuove e sguardo. In questi anni l’attenzione è stata catalizzata dai
farle bene. E questo può verificarsi se si è in grado di ela- processi transazionali, codificati. Ora è arrivato il momen-
borare la conoscenza insita nel gruppo di lavoro. Questo il to di concentrarsi sui processi destrutturati o parzialmente
nostro sogno: contribuire a migliorare l’efficacia del lavo- codificati. Dove risiede la conoscenza che, se valorizzata,
ro destrutturato, dove il capitale è insito nella conoscenza può dare nuovo impulso al business.
dei knowlegde worker di cui parlavo prima.
Come vede il futuro un imprenditore come lei che
Un fattore che vi ha aiutato in un percorso di innova- ha l’innovazione nel dna?
zione continua è stato il fatto di esservi sempre misu- Da imprenditore sono per forza ottimista. Nondimeno, la
rati con competence center di grandi aziende e avere mia visione non può che essere realista. La globalizzazio-
avviato collaborazioni con il mondo universitario… ne ha per ora portato una ridistribuzione della ricchezza
È così. Il confronto con grandi aziende che hanno una con un nostro conseguente impoverimento e la crisi finan-
maggiore propensione all’innovazione rappresenta una ziaria ha fatto il resto. Il nostro sistema Italia deve far leva
forza propulsiva notevole. Siamo tenuti a conoscere le su ciò che noi italiani sappiamo fare. Dobbiamo investi-
tendenze e proporre continuamente innovazione. Fonda- re sugli elementi distintivi che ci caratterizzano come la
mentale anche il rapporto con le università: in particolare capacità di creare, progettare e innovare. E, da ottimista,
lavoriamo con l’università Bicocca per lo sviluppo della sono certo saremo in grado di farlo. Anche con l’aiuto del-
tecnologia dove abbiamo avviato ricerche sul text mining, la tecnologia.

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