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25h

UFCD 0626

Posto de Trabalho – organização e gestão

Formadora: PAULA FREIXO

Porto - setembro 2020

 Manual
UFCD 0626 – PTO

0 – Índice
Página

Parte I …………………………………………………………………………………………… 04
1. Introdução ……………………………………………………………………………………………………. 04
1.1 Os principais objetivos ……………………………………………………………………. 05
2. Organização e Gestão do Posto de Trabalho ……………………….…………………….. 05
2.1 Objetivos Gerais ……………………………………………………………………………….. 05
2.2 Objetivos específicos ……………………………………………………………………….. 05
2.3 Metodologia adotada ……………………………………………………………………….. 05
3. Cláusulas de utilização do manual ………………………………………………………………. 06
4. Carga horária ………………………………………………………………………………………………… 06
Parte II …………………………………………………………………………….………….. 07
1. Assistente Administrativo(a) ……………………………………………………………………………. 07
2. Definição de Assistente Administrativo(a) ………………………………………………………… 08
2.1. As Principais funções e características de um Assistente
Administrativo(a) ……………………………………………………………………………. 08
Parte III …………………………………..……………………………………….………….. 10
1. Onde é que o(a) assistente administrativo(a) desenvolve a sua atividade? ……. 10
2. Conceito de Posto de Trabalho ………………………………………………………………………….. 11
3. Organização do Posto de Trabalho ……………………………………………………………………. 12
A. PLANIFICAÇÃO DAS TAREFAS …………………………………………………………………….. 13
B. ERGONOMIA …………………………………………………………………………………………………. 16
1. Conceito de Ergonomia …………………………………………………………………….. 16
2. Fatores a ter em conta na “construção” de um local de trabalho …. 17
3. A importância e o papel da Ergonomia no local de trabalho …….…… 18
4. Fatores a ter em consideração na instalação de um escritório …….. 22
I. Fatores Ambientais ……………………………………………………….…….. 22
A. Iluminação ……………………………………………………………….. 24
B. Cor ……………………………………………………………………………. 25
C. Temperatura …………………………………………………………….. 27
D. Ventilação ……………………………………………………………….… 30
E. Ruído …………………………………………………………………………. 32

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Parte IV ………………………………………………………………………………………… 34
1. Equipamento de Escritório e Gestão dos Espaços ……………………………………….. 34
2. Equipamento ……………………………………………………………………………………………….. 35
A. Máquinas e utensílios ………..…………………………………………………………….. 35
B. Mobiliário ……………………………………………………………………………….…………. 36
3. Gestos e Posturas …………………………………………………………………………………………. 41
4. A distribuição do Equipamento e a Gestão dos Espaços …………………………….. 44
5. Gerir os espaços, tendo em perspetiva a rentabilidade ………………………………. 46
Parte IV ………………………………………………………………………………………… 47
1. O equipamento, materiais e utensílios de escritório ……………….………………….. 47
2. Utensílios de uso corrente ……………………………………………………………………………. 52
Parte VI ………………………………………………………………………………………… 56
1. Considerações Finais ……………………………………………………………………….. 56
2. Bibliografia e Web grafia …………………………………………………………………………….. 57
Parte VII ……………………………………………………………………………..………… 58
Anexos ………………………………………………………………………..………………… 58

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Parte I

1. Introdução
Este manual tem como objetivo transmitir conhecimento e saberes aos (às)
formandos (as) do curso de Assistente Administrativo(a) as principais
funções/tarefas e características associadas a um profissional desta área.

O objetivo é adquirir conhecimento geral acerca da organização e gestão do posto de

trabalho onde este profissional vai desempenhar a suas funções.

Ao longo do módulo serão demonstrados procedimentos acerca da organização de

um posto de trabalho, nomeadamente no que toca:
• à gestão das tarefas,
• gestão do tempo,
• a importância da Ergonomia na profissão do (a) assistente administrativo
(a),
• como todo o equipamento/máquinas e utensílios utilizados por este (a)
profissional, para que as suas tarefas sejam realizadas com eficiência e
rapidez de modo a contribuir para a produtividade da empresa, garantindo
que a sua execução não coloque em causa a sua saúde física e psicológica.

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1.1. Os principais objetivos:

O presente manual tem como principiais objetivos prover os alunos do Curso de
Aprendizagem Assistente Administrativo(a) de conhecimentos básicos que lhes
permitam:
• Gerir informações;
• Conferir documentos;
• Receber e enviar correspondência;
• Controlar as contas a pagar e a receber;
• Emitir faturas;
• Elaborar e enviar documentos;
• Tirar fotocópias;
• Informar os colaboradores acerca de procedimentos de segurança;
• Atender e efetuar chamadas telefónicas;
• Esclarecer dúvidas aos clientes;
• Manter os arquivos organizados.

2. Organização e Gestão do Posto de Trabalho

2.1. Objetivos Gerais:
• Aplicar técnicas de organização e gestão do posto de trabalho;

2.2. Objetivos específicos:

• Organização do posto de trabalho;
• Noções de Ergonomia;
• Equipamentos de escritório;
• Materiais e utensílios de escritório e sua manutenção.

2.3. Metodologia adotada

A metodologia a privilegiar é de natureza ativa sendo preocupação dominante que os
alunos participem na procura e constituição do “saber”, procurando-se,
simultaneamente, atingir a dimensão do “saber-fazer”.

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Contribuir para melhorar o domínio escrito e oral da língua, pesquisar informação,

com a utilização das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC).

Propor Projetos de Trabalho, realizá-los e avaliá-los, apresentar comunicações orais

recorrendo a suportes diversificados de apresentação de informação.

3. Cláusulas de utilização do manual

O presente manual de formação foi elaborado para o Curso de Aprendizagem
Assistente Administrativo(a), para a Alternância, Ensino e Formação Profissional,
CRL (Alternância) ano letivo de 2020/2021.

Tem por objetivo auxiliar o formando a adquirir conhecimentos e competências

enunciados nos objetivos.

Foi elaborado pela formadora Paula Freixo e o mesmo não poderá ser reproduzido
sem autorização da mesma e da respetiva entidade formadora.

4. Carga horária
A Unidade de Formação de Curta Duração (UFCD) 0626 Posto de Trabalho
Organização Gestão (PTOG) é de 25 horas.

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Parte II
1. Assistente Administrativo(a)

A um profissional como um(a) Assistente Administrativo(a) são exigidas

competências, ao nível:
• Técnicas (CT)
• Comportamentais (CC)
• Profissionais (CP)

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Como por exemplo:

• Possuir conhecimentos de informática e atualização contínua desses
conhecimentos;
• Possuir competências comunicativas (saber comunicar corretamente, e, com
educação);
• Ter facilidade de redação de textos, cartas, atas, outros documentos;
• Ter boa memória;
• Anotar sistematicamente informações importantes;
• Ser responsável, e, de confiança (Profissional sigiloso e leal);
• Ser dinâmico, e proactivo;
• Ser assíduo, e pontual;
• Saber gerir o seu tempo;
• Ser sociável, e empático;
• Ser paciente;
• Ter uma boa imagem/apresentação.
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2. Definição de Assistente Administrativo(a)

é um(a) profissional que presta assistência na área administrativa de uma empresa,
que auxilia os administradores em algumas tarefas, tem um papel importante dentro
de uma empresa/organização, uma vez que liberta a Direção de tarefas burocráticas
e rotineiras que absorvem muito tempo.

2.1. As Principais funções e características de um

Assistente Administrativo(a)
as principais funções/tarefas e características exigidas deste(a) profissional no seu
dia-a-dia laboral, assim como o local eleito para o desenvolvimento dessas funções,
é um(a) profissional que presta assistência na área administrativa de uma empresa.

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E, as funções principais de um(a) Assistente administrativo(a) são:

• Gerir informações;
• Revisar de documentos;
• Receber e enviar correspondência;
• Controlar as contas a pagar e a receber;

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• Emitir faturas;
• Elaborar e enviar documentos;
• Tirar fotocópias;
• Coordenar a logística da empresa;
• Informar os colaboradores acerca de procedimentos de segurança;
• Atender e efetuar chamadas telefónicas;
• Esclarecer dúvidas aos clientes;
• Apresentar relatórios financeiros;
• Manter os arquivos organizados.

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Parte III

1. Onde é que o(a) assistente administrativo(a) desenvolve a sua atividade?

O escritório é o local onde o(a) assistente administrativo(a) vai desenvolver a sua
atividade, ou seja, onde este(a) terá o seu posto de trabalho, isto é, o espaço que
este (a) profissional vai ocupar para desempenhar as suas tarefas.
Posto de Trabalho do Assistente Administrativo(a)

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Escritório - é composto por elementos humanos (pessoas), por mobiliário, máquinas

e utensílios.

Conceito de Escritório – do latim scriptorĭu, o termo escritório pode referir-se quer

ao local (a divisão de uma habitação ou de uma empresa) onde se exercem
atividades administrativas, quer ao mobiliário (escrivaninha ou secretária
com estantes) utilizado para esse fim.

Pode ter várias formas de organização e de distribuição do espaço consoante a

quantidade de trabalhadores e a função de cada um.1

1
https://conceito.de/escritorio
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É, composto pelo seu capital humano, que são seus os recursos humanos (as
pessoas), pelos recursos materiais (o mobiliário e equipamento diverso) e por
recursos tecnológicos (o que se produz na empresa / organização).

O escritório é o local onde o(a) assistente administrativo(a) vai desenvolver a sua

atividade, ou seja, onde este(a) terá o seu posto de trabalho, o espaço que este(a)
profissional vai ocupar para desempenhar as suas tarefas.

2. Conceito de Posto de Trabalho 2

É importante que um posto de trabalho esteja bem desenhado, para o que deverá
obedecer a regras decorrentes da aplicação dos princípios da fisiologia e da
biomecânica, criando condições para a definição de esforços aceitáveis, pois evitará
as doenças relacionadas com condições laborais deficientes, designadamente, a
fadiga excessiva ou desgastante do organismo, para além de assegurar maior
produtividade do trabalho.

De acordo com Freitas (2003)3, “o posto de trabalho deve ser desenhado tendo
em conta o trabalho e a tarefa que vai realizar, a fim de que esta seja
executada de modo confortável e eficiente”.

A ideia de posto de trabalho é aplicada em princípio ao espaço onde se realiza uma

atividade laboral.

Há alguns trabalhos, onde não há um lugar específico para efetuar as tarefas (na
polícia, no motorista e no pastor), nestes casos o conceito posto de trabalho refere-
se à própria atividade. Há trabalhos em que a noção de lugar físico é irrelevante, pois
muitos ofícios são realizados de maneira itinerante.

Mas, há trabalhos (funções) que necessitam ser realizados em lugares específicos.

Exemplo, das pessoas que trabalham no comércio, na administração, ou na saúde

2
https://conceitos.com/posto-de-trabalho
3
Freitas (2003)
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que necessitam de espaços físicos, lugares que estejam habilitados e em reais

condições para exercer a profissão.

Em Portugal e na U.E. a legislação laboral, exige que o posto de trabalho esteja em

perfeitas condições de segurança e higiene, aspetos que são importantes tanto para
o empregado como para o empregador.

3. Organização do Posto de Trabalho

Não chega ter um posto de trabalho e fica tudo resolvido para que o (a)
trabalhador(a) comece a desempenhar as suas tarefas.

Para que o(a) Assistente Administrativo(a) desempenhe as suas funções com

profissionalismo, qualidade, eficiência e eficácia, sem que isso prejudique a sua saúde
física e psicológica, é necessário haver uma organização do posto de trabalho, e para
tal devemos ter em conta dois aspetos fundamentais:
A. Planificação de Tarefas
B. Ergonomia

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A) PLANIFICAÇÃO DE TAREFAS
Planificar é importante porque diariamente o(a) assistente administrativo(a) é
confrontado(a) com inúmeras situações que tem de gerir.

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A Planificação das tarefas é muito importante, porque, diariamente o(a) Assistente

Administrativo(a) é confrontado(a) com inúmeras situações que têm de gerir, umas
que fazem parte da rotina diária, que estavam previstas e ter competência,
habilidades e inteligência para inserir no seu plano de ação os imprevistos.

Daí a importância no método e o rigor, aliados a uma flexibilidade na avaliação de

prioridades (saber avaliar quais as tarefas mais importantes e prioritárias e as menos
importantes e menos prioritárias), são aspetos essenciais para a execução das
tarefas, com sucesso e rentabilização do tempo e controlo das diversas situações que
surgem no dia-a-dia de trabalho.

Quando um(a) trabalhador (a) diz “Não realizei essa tarefa porque não tive
tempo.”, algumas das razões abaixo mencionadas podem estar implicadas:
• Prioridades mal definidas;
• Falta ou excesso de controlo;
• Indecisões ou atitudes ineficazes;
• Dispersão na execução de tarefas;
• Energias mal canalizadas.

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i. A organização de tarefas implica sempre:

• Planificação (saber estabelecer prioridades);
• Execução (com auxílio dos meios necessários para a sua realização);
• Controlo (verificar se os objetivos são atingidos nos prazos
estabelecidos).

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O tempo é um recurso raro, estratégico e não renovável e a sua gestão é uma

questão de autodisciplina, vontade, motivação e prática. Assim, todas as tarefas por
realizar deverão ser analisadas, tendo em conta o seu grau de importância e o tempo
útil para a sua elaboração.
Alguns exemplos:
• Tarefas diárias, sem horário fixo (atendimento telefónico, esclarecimentos
a clientes, arquivo…);
• Tarefas diárias com horário pré-estabelecido (verificar e expedir
correspondência; reuniões…);

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• Tarefas circunstanciais – que podem ser programadas com antecedência

(preparação de eventos; viagens…).

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ii. Gerir bem o tempo é essencial para:

• Melhorar a eficácia;
• Aumentar a produtividade;
• Contribuir para o desenvolvimento pessoal;
• Ser ativo, proativo e não reativo.

Para o sucesso, de uma boa organização trabalho e gestão das tarefas, por parte, de
um(a) Assistente Administrativo(a) é importante que este:
• Não confie apenas na sua memória;
• Anote tudo (é essencial ter uma agenda com os contactos e eventos
programados e tarefas a serem executadas);
• Analise as tarefas e atribuir-lhes prioridade de execução;
• Agrupar tarefas similares;
• Eliminar o acessório;
• Providenciar material necessário para a realização das tarefas.

Para concluir, uma boa organização do trabalho está relacionada com a capacidade
de planificar, programar e calendarizar, tendo em vista uma eficaz e eficiente
execução.

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B) ERGONOMIA

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1. Conceito de Ergonomia
4
A palavra “ergonomia” é de origem grega formada pelas palavras
Ergon (trabalho) e Nomos (regra), então na raiz a palavra ergonomia
significa “regras para o trabalho”.

Na prática quer dizer que o trabalho deve estar (ou deveria estar) atendendo as
condições que proporcionem conforto e segurança, sem riscos à saúde do
trabalhador.

Os postos de trabalho devem ser desenhados e organizados tendo em consideração

o trabalho e as tarefas que vão ser realizadas, assim, com que finalidade estas serão
executadas de modo confortável e eficiente.

Para tal, para tal é necessário ter em

consideração os movimentos exigidos pelo
trabalho, como as posturas e o esforço
intelectual.

Quando o posto de trabalho é corretamente

desenhado e organizado, o(a) trabalhador(a)
manterá uma postura de trabalho correta e
cómoda, evitando assim consequências
negativas para a sua saúde.
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http://slideplayer.com.br/slide/6018716
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2. Fatores a ter em conta na “construção” de um local de trabalho:

O propósito de qualquer empresa e/ou organização é procura de lucro, sendo
fundamente para esse objetivo o mais elevado índice de produtividade, daí a
importância da criação de condições favoráveis para os (as) trabalhadores (as) se
sentirem bem física e psicologicamente e evitar acidentes de trabalho, são aspetos a
ter em ponderação.

Um posto de trabalho adaptado à tarefa que nele vai ser executada vai promover:
• A diminuição da fadiga;
• A redução de riscos e doenças profissionais;
• O aumento da produtividade;
• O estímulo da criatividade;
• A realização e motivação profissional.

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3. A importância e o papel da Ergonomia no local de trabalho

Os escritórios não podem funcionar só com pessoas.

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E, as pessoas para desempenharem as suas tarefas de forma conveniente e

eficiente/eficaz necessitam possuir no seu posto de trabalho mobiliário adequado ao
exercício dessas tarefas, que lhes proporcione o conforto necessário, de modo a
produzirem trabalho rentável, com o mínimo de saturação possível, e assim evitar
doenças profissionais.

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A razão e importância que o posto de trabalho esteja bem desenhado obedecendo a

regras decorrentes da aplicação dos princípios de fisiologia e da biomecânica, criando
condições e espaços agradáveis, pois isto evitará doenças relacionadas com
condições laborais deficientes, designadamente, a fadiga excessiva ou desgastante
do organismo, para além de promover a maior produtividade do trabalho.

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Há assim, a necessidade de uma inter-relação entre:

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Relação interativa entre o (a) trabalhador (a), o seu local de trabalho, o ambiente
em que este se desenvolve, as tecnologias, com as máquinas e ferramentas utilizadas
e o sistema laboral onde está inserido.

Cada um destes fatores condiciona e influência os outros:

• Escolha da pessoa certa com as habilitações necessárias para o
desempenho de determinado trabalho (função);
• Local adequado às tarefas a desempenhar;
• Organização, tecnologia e equipamentos que permitam realizar o
trabalho (função), sem que haja excessivo desgaste físico e custos
desnecessários, obtendo-se assim uma maior produtividade vs
rentabilidade;
• Ambiente propício à realização eficaz das tarefas;
• Sistema operacional que permita a execução das estratégias
implementadas, tendo em vista a racionalização do trabalho e
obtenção dos objetivos previamente definidos.

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4. Fatores a ter em consideração na instalação de um escritório

• Ambientais
• Equipamento e gestão dos espaços

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I. Fatores Ambientais – são os que mais afetam o desempenho do trabalho

pelos profissionais. São aqueles que se relacionam diretamente com o
funcionamento das instalações.

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Destacamos:
A. - Iluminação;
B. - Cor;
C. - Temperatura;
D. - Ventilação;
E. - Ruído;

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Fatores que influenciam de uma forma decisiva a produtividade do Homem, bem

como a sua própria saúde física e mental.

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A - Iluminação
Uma boa iluminação é aquela que permite a realização do trabalho com o mínimo
esforço.

Uma iluminação insuficiente exige um maior esforço do trabalhador, provocando

problemas de visão, cansaço, dores de cabeça e desconforto, contração dos músculos
faciais e postura incorreta. O trabalhador vê afetada a sua capacidade de trabalho e
a sua integridade física.

Uma boa iluminação será, então, aquela que permite a realização do trabalho com o
mínimo de esforço físico e visual.

A luz natural é a mais aconselhada, no entanto, na sua impossibilidade ou

insuficiência deve recorrer-se a luz artificial. Para uma boa utilização da luz natural,
o local deve ter janelas amplas.

Alguns aspetos a considerar relativamente à posição ou incidência da fonte

de luz:
fonte de luz não deve incidir diretamente nos olhos do trabalhador, mas sim e apenas
no trabalho a executar.

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• A fonte luminosa deve situar-se à esquerda do operador para os

indivíduos destros, e à sua direita para os canhotos, de forma a que o
braço do operador não se interponha entre a fonte luminosa e o
trabalho a executar.
• Devem evitar-se possíveis fontes de deslumbramento ou
encandeamento.

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B - Cor
Estudos recentes vêm provar que as cores têm influência na luminosidade dos
espaços e no estado de espírito dos indivíduos. À cor mal escolhida atribui-se
irritabilidade e fadiga.

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Efeitos psicológicos da cor:

• Repousantes – Verde (ação equilibrante), Azul (ação calmante),
Violeta (facilita o sono).
• Excitantes – Encarnado (excita o sistema nervoso), Laranja
(aumenta a vitalidade), Amarelo (aumenta a criatividade cerebral).

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Deste modo, verificou-se que as cores claras são as mais aconselhadas porque
aumentam a luminosidade do espaço, criam a sensação espaço maior e também
tornam o ambiente mais relaxante favorecendo a concentração intelectual.

Os escritórios necessitam de luz, espaço e de um ambiente relaxante, por isso devem

ter paredes e tetos com cores claras.

Todo o restante material necessário para equipar e ornamentar o escritório deve

contrastar com o fundo, para evitar a sensação de monotonia e de rotina.

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Em resumo: é importante que o local de trabalho seja equipado com material que
contraste com a cor do meio ambiente e seja alegrado com “notas de cor” por ex.
uma pintura na parede, um quadro, um vaso ou uma jarra de flores.

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A cor favorece o ambiente. É importante criar um ambiente harmonioso e tonificante,

uma vez que influi no conforto afetivo, daí que:
• Para grandes superfícies – cores deslavadas e quentes
• Para pequenas superfícies – cores vivas e frescas
• Para trabalhos intelectuais – cores calmas

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C - Temperatura
A temperatura é um dos fatores que mais influi no rendimento do trabalho de uma
pessoa.

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Ao calor e ao frio em excesso atribui-se uma influência negativa na produtividade.

De uma maneira geral, podemos considerar que a temperatura ótima para o
nosso local de trabalho deve oscilar entre os 18 e os 20 0C.

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Com o objetivo de se obter, em qualquer época do ano, condições climáticas

favoráveis, recorre-se a aparelhos como, por exemplo, aparelhos de ar condicionado,
aquecedores e ventoinhas.

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A produtividade intelectual é seriamente afetada pela inexistência de condições

climáticas favoráveis.

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Não devemos esquecer que a temperatura ideal deve atender à natureza do trabalho:
• Trabalho sedentário – 19 a 20 0C
• Trabalho ligeiro de pé – 18 0C
• Trabalho pesado de pé – 15 a 17 0C

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D - Ventilação
O ambiente onde se trabalha deve estar isento de poeiras, odores, fumos, etc….

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Um bom ambiente de trabalho exige que nos sintamos confortáveis. Para essa
sensação de bem-estar contribui uma temperatura adequada e um eficaz processo
de circulação e renovação do ar.

É conveniente existir um arejamento natural e suficiente para que haja sempre ar

puro. Devem existir janelas em número adequado para se obter um bom arejamento.
No entanto, nem sempre é possível o arejamento natural ou suficiente, tornando-se
em determinada situação necessário recorrer ao ar condicionado.

A renovação do ar deve ser feita com tanta maior frequência quanto menor for o local
de trabalho e atendendo sempre à temperatura e à humidade que é necessário
manter.

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E - Ruído
Ruído é o som que incomoda. Aos ruídos está associado o stress.

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Os danos provocados pelo ruído são variados, desde o risco de perda de audição,
aumento da fadiga, doenças do sistema nervoso, diminuição da capacidade de
concentração, como consequência a diminuição do rendimento de trabalho.

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Assim, aconselha-se a filtrar do escritório todos os barulhos existentes no seu

interior, resultantes, nomeadamente, da normal utilização do equipamento e também
os provenientes do exterior. Daí a razão de não ser favorável a localização do
escritório junto da parte fabril das empresas ou junto a ruas muito movimentadas.

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Por vezes é necessário recorrer a substâncias isoladoras, capazes de amortecer o

ruído, como a corticite, a esferovite e a fibra de vidro.

Os ruídos provenientes do exterior são sintoma de que na escolha do local para o

escritório não foram observadas as condições aconselháveis, pelo que, agora, apenas
resta o recurso a substâncias isoladoras para minimizar os seus efeitos.

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Quanto aos ruídos interiores, podem ser minimizados substituindo o equipamento

por outro mais silencioso, isolar os gabinetes de receção, pavimentar adequadamente
as salas, colocar suportes de borracha nas cadeiras e nos móveis.

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Parte IV
1. Equipamento de Escritório e Gestão dos Espaços

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“A correta instalação do escritório e consequente criação de boas condições

de trabalho depende não só da correta harmonização dos fatores
ambientais, mas também da escolha do equipamento e sua distribuição.”

Os escritórios não podem funcionar só com pessoas. As pessoas para poderem

desempenhar convenientemente as tarefas que lhe são distribuídas necessitam de
possuir o equipamento e mobiliário adequado ao exercício das tarefas e que lhes
proporcione o conforto necessário, de modo a produzirem trabalho rentável, com o
mínimo de saturação possível.

Todos os equipamentos que compõem um posto de trabalho devem estar adequados

às características psicofisiológicas dos trabalhadores e à natureza do trabalho a ser
executado.

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2. Equipamento
O equipamento é constituído por:
A. Máquinas e utensílios
B. Mobiliário
que o local de trabalho dispõe, de forma a tornar possível a realização da atividade
produtiva.

A escolha do equipamento deve obedecer a condições de Ergonomia. Assim, a seleção

do equipamento deve contribuir para maximizar o rendimento, com o mínimo
dispêndio de recursos.

A . Máquinas e utensílios
A escolha das máquinas e utensílios deverá atender:
• Às funções que irão desempenhar;
• Às qualificações profissionais dos utilizadores;
• Aos ruídos que provocam.

Habitualmente a aquisição de novos equipamentos exige que a empresa proceda a

ações de formação profissional, de forma a dotar os seus operadores das
competências necessárias à sua utilização.

A máquina passou a exigir do(a) trabalhador (a) uma maior qualificação

profissional.

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B - Mobiliário
A escolha do mobiliário deve ter em atenção diversos fatores:
• A função que irá desempenhar;
• O espaço disponível para o receber e o número de trabalhadores;
• O conforto (indispensável ao seu bem-estar),
• O aspeto estético (devem ser modernos e atraentes, a cor deve
respeitar o fundo em que se integra).
• O tipo de material (duradouro e de metal de preferência, apesar
de serem mais “frios” protegem os documentos do fogo).

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A mesa e a cadeira do(a) Assistente Administrativo(a)

e dos profissionais de escritório em geral

No que respeita a estes profissionais e considerando a importância de que se

revestem, para eles, a sua mesa e cadeira, a escolha destas peças deve atender às
suas características pessoais (estatura).

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A Mesa
• A mesa deverá apresentar uma superfície adequada às atividades a
desempenhar pelo profissional;
• As mesas deverão ter dimensões que permitam que os trabalhadores
independentemente da sua estatura possam trabalhar à vontade e possam
alcançar e atingir qualquer ponto da secretária (sem esforço);
• O tampo deve estar a uma altura do solo de cerca de 78 cm;
• A gaveta central não deverá ter a profundidade do tampo pois, nesse caso, a
sua utilização exige que o profissional se afaste da mesa sempre que precisar
de a utilizar. Uma profundidade de 20 cm parece ser a adequada.

Dimensões da secretária
As dimensões da secretária e dos planos complementares (mesas e secretárias
auxiliares) devem ser estudadas de forma a permitir:

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A colocação dos utensílios e equipamentos de mais frequente utilização sem

prejudicar a área de escrita e consulta de documentos;
• O acesso a qualquer ponto da mesa por parte do utilizador;

Dimensões aconselháveis de uma mesa de trabalho:

Máxima: Largura 75 cm x Comprimento 196 cm x Altura 80 cm.

Estas dimensões permitem que um profissional de pequena estatura alcance sem

esforço um documento A4 em qualquer parte da secretária.
Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm

Estas dimensões permitem que um profissional de grande estatura trabalhe à

vontade sobre um documento de formato A4.

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A cadeira
Deve oferecer ao corpo numerosos pontos de apoio para que os profissionais de
escritório possam dar ao corpo todos os pontos de apoio necessários. Deve
apresentar determinadas características, sob pena de conduzir a posturas corporais
incorretas.

Deste modo, para permitir uma posição natural do corpo, é desejável que a cadeira
possua:
• Um encosto regulável, adequado a um correto posicionamento da coluna
vertebral;
• Um assento regulável (altura), a fim de podermos nos sentar de forma a que
os nossos cotovelos fiquem ligeiramente acima do tampo da mesa;
• Um assento, cuja forma contribua para uma distribuição do nosso peso por
toda a superfície;
• Apoio para os pés. Este dispositivo é muito útil para quem não apoia bem os
pés no chão. Deve ser estável para dar aos pés apoio sólido e evitar
escorregamentos. Deve ter a altura regulada de acordo com o nível da
cadeira.

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3. Gestos e Posturas

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O mobiliário tem de estar adaptado ao trabalhador e à tarefa que desenvolve no

âmbito da sua atividade profissional (seja de pé, seja sentado).

A postura tem de ser cuidada, pois pode provocar:

• Fadiga;
• Dores lombares;
• Cãibras;
• Problemas permanentes na coluna.

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Estes problemas podem ser evitados com:

• Assentos mais adequados a cada tipo de função;
• Dimensões do assento adequadas ao utilizador, permitindo
variações de postura;
• Assento e mesa, num conjunto integrado.

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No trabalho de pé o trabalhador deve (se possível):

• Sentar-se durante as interrupções de trabalho;
• Nos maiores intervalos, colocar as pernas numa posição elevada;
• Executar o trabalho sentado sempre que possível.

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4. A distribuição do Equipamento e a Gestão dos Espaços

Da mesma forma que nos devemos preocupar com os fatores ambientais, também é
bastante importante não nos esquecermos a correta instalação dos serviços,
nomeadamente, no que concerne à disposição do equipamento: mobiliário e
ferramentas de trabalho/utensílios.

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Assim, para que haja boas condições de trabalho e se obtenha o melhor rendimento
possível, é fundamental gerir adequadamente os espaços, sendo indispensável que
cada indivíduo tenha o seu próprio espaço e que esse espaço seja só por si
utilizado e ainda que a sua deslocação nas instalações seja fácil e não colida
com o espaço próprio dos outros colegas.

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A independência nos espaços de trabalho é um princípio a considerar na instalação

dos escritórios.

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A inexistência de uma boa gestão do espaço poderá sobrelotar o escritório, seja em

mobiliário e restante equipamento, seja em indivíduos e respetivos postos de
trabalho. Esta situação poderá contribuir para um certo atropelo de uns pelos outros,
dificultando as deslocações e o acesso ao material, e para multiplicar o ruído e outras
situações que contribuem para sensações de desconforto e para que o trabalho se
torne menos produtivo.

Por vezes não é só a quantidade de mobiliário que cria situações negativas (atropelo,
sufoco, dificuldade de deslocação), mas sim a forma como esse mobiliário é
distribuído pelo espaço.

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Considera-se ideal a disposição em que os móveis não impedem os seus utentes de:
• Possuírem o seu próprio espaço de trabalho;
• Facilmente terem acesso a todo e qualquer material;
• Desenvolverem o seu trabalho sem atropelos e “sufoco”, apesar de se
encontrarem abertas gavetas ou armários;
• E ainda que lhes facilite ou reduza os movimentos ou deslocações que sejam
obrigados a efetuar.
• Os aquecedores, ventoinhas e outros utensílios devem ser dispostos de modo
a não estorvarem nem dificultarem os trabalhos no interior das instalações.

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5. Gerir os espaços, tendo em perspetiva a rentabilidade

• Conhecer bem as instalações; (no sentido de podermos escolher locais de
acordo com os nossos objetivos);
• Conhecer as necessidades de mobiliário e restante equipamento,
atendendo às funções (tarefas que se irão realizar) e também ao pessoal
(a fim de adquirir apenas o mobiliário e equipamento indispensável);
• Distribuir o equipamento respeitando:
✓ a independência dos espaços de trabalho;
✓ a necessidade de espaços amplos que permitam a livre
movimentação e circulação;

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Parte V
1. O equipamento, materiais e utensílios de escritório

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Como já vimos anteriormente, os escritórios não podem funcionar só com pessoas.

As pessoas para poderem desempenhar convenientemente as tarefas que lhe são
distribuídas necessitam de um espaço próprio com condições que promovam e
estimulem a sua produtividade, para isso devem dispor de mobiliário e ferramentas
de trabalho que facilitem a sua atividade.

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Em seguida, vamos analisar algumas ferramentas fundamentais ao trabalho do (a)

assistente administrativo(a) e que se encontram presentes em qualquer escritório.

Fotocopiadora e impressora: A máquina de fotocopiar é um instrumento que

permite a reprodução de documentos, a preto e branco ou a cores, a partir de um
original. A impressora permite imprimir documentos a partir de um computador ou
dispositivo móvel. Há impressoras multifuncionais que têm igualmente a função de
tirar fotocópias e fazer Scanner (digitalização) de documentos.

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Apesar de existirem inúmeros modelos no mercado, as fotocopiadoras assentam,

basicamente, nos mesmos princípios, apresentando, no entanto, características e
funções diversas:
• Cópias a preto e branco ou a cores;
• Redução e ampliação das cópias;

Reprodução frente e verso;

• Alimentação automática folha a folha;
• Separar conjuntos de cópias e agrafar;
• Vários tamanhos de papel;

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Computador: o computador é uma máquina capaz de receber, tratar, armazenar e

fornecer informações de forma automática, com grande rapidez e precisão. Dispõe
de inúmeros programas operacionais como processador de texto, folhas de cálculo,
base de dados, agendas, correio eletrónico.

O computador tornou-se uma ferramenta indispensável no escritório atual. Um (a)

assistente administrativo (a), consciente e atualizado (a), tem hoje de ter
conhecimentos de informática, na ótica do utilizador, dominando programas
indispensáveis como os que mencionados acima.

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Através do computador é possível

igualmente utilizar o serviço de
Videoconferência. Este serviço de
comunicação permite a reunião de um
grupo de pessoas situadas em diferentes
locais, ligadas entre si através de uma rede
de computadores, câmaras de vídeo e
microfones. É uma maneira útil de conduzir
uma reunião e poupa custos e
tempo em viagens. Atualmente
utiliza-se igualmente outros
chats com recurso a vídeo, como o
Messenger e o Skype. Imagem 54

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Scanner: é uma máquina que permite digitalizar textos, imagens e fotografias.

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Projetor de vídeo: é um projetor de imagem num ecrã ou parede e assemelha-se

a um retroprojetor.

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Destruidora de papel: Permite destruir papel para mais tarde ser reciclado.

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Calculadora: é uma máquina que permite fazer operações aritméticas e outros

cálculos de maior complexidade, com eficiência, rapidez e com esforço mental
reduzido.

Quanto à forma de registo, as calculadoras

podem ser escreventes/Impressoras
(apresentam os registos numa fita de papel);
não escreventes/não impressoras (os
registos aparecem num visor luminoso) e
mistas (apresentam os registos num
visor luminoso e numa fita de papel).
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2. Utensílios de uso corrente

Além de todas estas ferramentas de trabalho que acabámos analisar existem também
diversos utensílios de escritório, tais como, furadores, agrafadores, saca-agrafos,
datadores, numeradores, carimbos, pesa-cartas, entre outros, que são
indispensáveis em qualquer escritório.

Estes utensílios são objetos de uso quotidiano, facilmente manuseados por qualquer
pessoa uma vez que a sua utilização não é muito exigente.

A breve descrição que vamos fazer pretende dar algumas noções sobre o seu modo
de funcionamento e também sobre a sua utilidade.

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Furador: Destina-se a permitir, através das perfurações que faz, o arquivo de folhas
e documentos em pastas apropriadas.

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Agrafador: Utiliza-se para prender documentos através de agrafos ou grampos. Os

agrafadores utilizam agrafos de medidas diferentes, que são introduzidos num
carregador.

Normalmente, os agrafadores têm dois modos distintos de colocar os agrafos nas

folhas (agrafos fechados ou agrafos com braços abertos).

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Saca-agrafos: É um pequeno aparelho que se destina a retirar os

agrafos colocados em folhas quando já não são necessários, ou
então quando foram colocados indevidamente. Para se retirar um
agrafo que une um grupo de folhas colocam-se os ganchos que
estão nas extremidades dos braços junto do agrafo e pressiona-
se. Deste modo o agrafo desprende-se da folha com facilidade e
sem rasgar o papel.
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Carimbos: são de vários tipos e têm finalidades diferentes, permitindo desde a

simplificação de trabalhos repetitivos, até a autenticidade de documentos. Utiliza-se
molhando numa almofada própria com tinta.

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Datador: é um tipo de carimbo utilizado para imprimir datas. Tem anexa uma
almofada embebida em tinta de óleo que permite a impressão. Com um estilete
deslocam-se os discos giratórios (dia, mês e ano) de modo a obter-se a data
pretendida.

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Numerador: é um tipo de carimbo de estrutura semelhante ao datador, embora de

maiores dimensões. É utilizado para imprimir números

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Pesa-cartas: pequena balança para determinar o peso de uma carta.

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Separador de correspondência: cesto (normalmente)

triplo utilizado para separar a correspondência/processos
que deram entrada ou que estão finalizados para sair, ou
que estão pendentes.

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Parte VI

1. Considerações Finais:

Como puderam apreender ao longo deste módulo, o trabalho de um(a) Assistente

Administrativo(a), é uma profissão bastante exigente, pois requer um conjunto de
multicompetências pessoais, profissionais, sociais e técnicas.

Para que o(a) Assistente Administrativo(a) possa realizar as suas tarefas sem que
isso ponha em risco a sua saúde física e mental, é necessário uma adaptação ao seu
posto de trabalho, isto significa que, o mobiliário, as máquinas e utensílios devem
permitir a realização das tarefas de forma segura, cómoda e confortável com a
finalidade de promover o desempenho da função atribuída, com qualidade,
nomeadamente saúde, segurança, conforto e qualidade no local de trabalho, e daí
resultar uma maior produtividade e qualidade da empresa.

Quando exercer a profissão de Assistente Administrativo(a) tenha em atenção

estas questões, aja de forma a não prejudicar a sua saúde, dê sugestões aos seus
superiores (em caso de alguma inconformidade) na mudança da disposição do posto
de trabalho, na aquisição de máquinas mais eficientes e mais rápidas, na mudança
da cor do gabinete ou troca de algum mobiliário que possa ser menos confortável,
assim como na aquisição de material multifuncional de modo a não ocupar demasiado
espaço e poder movimentar-se com segurança.

Um(a) profissional deve sempre garantir e negociar com os seus superiores as

melhores condições de trabalho que garantam a sua integridade física e psicológica,
para que possam desempenhar de forma mais eficiente e eficaz as funções que lhe
foram atribuídas.

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2. Bibliografia e Web grafia

• Manual de Práticas de Secretariado, 2006, SERFORM Serviços e Formação,

Lda.
• Mano, Maria João; Coletânea de textos, Imagens, trabalhos e dinâmicas;
• Módulo 650, Organização do Posto de Trabalho; 2009; Disponível em:
https://adm-monchique.wikipaces.com.
• Manual de Formação: Organização e Gestão do Posto de Trabalho. Ergonomia.
• A Gestão e Equipamentos de Escritório; Disponível em: www.forma-
te.com/mediateca/viewcategory/59-areas-tecnicas.
• https://pt.slideshare.net/guest8e2d2a/organizacao-do-posto-de-trabalho
• Imagens – fonte : www.google.pt
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Parte VII

Anexos
Texto 1 - Qual a importância de manter a organização no trabalho?
Postado em 28/08/2018 por Victor
Fonte: https://www.checklistfacil.com/blog/qual-a-importancia-de-manter-a-organizacao-
no-trabalho

Texto 2 - 5 Passos de ouro para organizar as áreas de trabalho

Postado em 27/04/2015 por Kaizen Institute
Fonte: https://www.dinheirovivo.pt/carreiras/5-passos-de-ouro-para-organizar-
as-areas-de-trabalho

Texto 3 - O posto de trabalho: fundamental na organização da produção

Postado em 09/12/2004
Fonte: https://www.portugaltextil.com/o-posto-de-trabalho-fundamental-na-
organizacao-da-producao

Texto 4 – Iluminação no local de trabalho

Postado em 22/02/2018
Fonte: https://www.segeltec.pt/l/iluminacao-no-local-de-trabalho

Texto 5 – Ergonomia
Postado em 22/02/2018
Fonte: https://www.hsegt.pt/2017/08/07/ergonomia-nos-postos-de-trabalho-do-
tipo-administrativo

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Texto 1 - Qual a importância de manter a organização no trabalho?

Manter a organização no trabalho é um dos bons hábitos que todo profissional deve
adotar. Afinal, não é incomum fazermos uma entrega depois do prazo, chegarmos
atrasados a reuniões ou perdermos algum material importante por falta de
organização.

Por isso, a disciplina e o monitoramento são essenciais para a estabilidade da vida

profissional e para a lucratividade das empresas. Quanto mais tempo o trabalhador
passa arrumando o ambiente de trabalho, menos produtivo ele será e menos lucros
trará para o negócio.

Além disso, manter um bom padrão é importante para o conforto dos colaboradores,
que se sentem mais motivados no exercício de suas funções.

Então, vamos apresentar neste post os benefícios de manter a organização no

trabalho, além de mostrar como o checklist pode ajudar na conquista desse cenário.
Continue a leitura e fique de olho!

Quais as vantagens de manter a organização no trabalho?

Logicamente, manter um ambiente de trabalho organizado só traz vantagens, além
de refletir diretamente no desempenho individual do colaborador e de todos que
utilizam um espaço bem cuidado. Confira abaixo alguns desses benefícios.

• Aumento da produtividade
Quando você chega para trabalhar e encontra uma mesa toda bagunçada, com
documentos e materiais jogados aleatoriamente, dificilmente conseguirá ser
produtivo como esperado.

Primeiramente, será preciso arrumar a bagunça, colocando cada objeto em seu

devido lugar e de maneira que não atrapalhe a execução de outros serviços.

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Com todo esse contratempo, ninguém consegue iniciar bem o dia de trabalho,
não é?

Já em um cenário contrário, com total organização, naturalmente você exercerá

as atividades, cumprindo todas as metas planejadas para o dia.

Em outras palavras, a falta de ordenação impacta diretamente no rendimento

de um profissional, obrigando-o a se ocupar com tarefas que não estavam
programadas e, assim, diminuindo a sua produtividade diária.

• Otimização de tempo
Com certeza você já escutou alguém falar que “tempo é dinheiro”. No mundo
corporativo, essa frase não é exagero. Considerando a alta concorrência do
mercado atual, isso é ainda mais verdade.

Cada minuto não aplicado nas atividades centrais do negócio pode refletir
diretamente nos lucros da empresa a cada mês. E, como explicado no tópico
anterior, organizar a bagunça do local de trabalho pode tomar muito tempo.

Por isso, a partir de uma sistematização, você consegue otimizar a rotina de

tarefas, cumprindo exatamente o que foi planejado e, dessa forma, reduzindo
o tempo ocioso ou improdutivo. Os bons resultados serão consequência direta
dessa organização.

• Maior foco nas atividades

Cada vantagem apresentada está diretamente ligada à outra, provando que a
organização no trabalho pode, de facto, mudar o ritmo e o desempenho da sua
empresa.

Todo profissional é contratado para executar um serviço específico —

geralmente algo que está ligado à 23w45r6t7y8u9i0’ sua área de formação. Por
isso, a cada dia, o gestor espera que o colaborador cumpra a sua parte e exerça
com eficiência as suas atividades.

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No entanto, já ficou claro o quanto a falta de organização pode tirar o foco

principal de um trabalhador, impedindo-o de ser produtivo como desejado. Ou
seja, para se concentrar completamente no cumprimento de suas
responsabilidades, o profissional precisa contar com um ambiente totalmente
favorável a isso, garantindo que nada tire a sua atenção do foco principal.

• Bem-estar e conforto
A rotina de trabalho pode ser bem menos desgastante e estressante. Todavia,
com obrigações que vão além das tarefas convencionais, nenhum trabalhador
consegue iniciar ou terminar o seu dia com conforto ou bem-estar.

Em um ambiente desorganizado, o simples ato de tomar uma xícara de café

pode se transformar em uma catástrofe. Imagine manchar uma folha de
contrato porque não você não fez o checklist na pasta de documentos
importantes? É um cenário completamente desmotivador.

Garantir um local de trabalho que ofereça conforto para o colaborador ajuda no

aumento do engajamento e motivação, fazendo o trabalhador se sentir cada
dia mais à vontade dentro da empresa.

• Como o checklist auxilia na organização?

Todos os cenários inversos que foram citados até o momento podem ser
evitados com uma importante atitude: a realização de um checklist. Veja agora
como a organização da sua empresa pode ser otimizada.

• Segurança
Os documentos importantes estão entre os maiores tesouros de uma empresa.
São eles que guardam informações essenciais, que vão desde planejamentos
futuros até grandes contratos com outros parceiros. Por isso, a segurança nesse
ponto é fundamental.

Mas como se certificar que os documentos estejam guardados de forma segura?

A resposta é simples: checklist. Com essa ferramenta, todos as informações

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vitais para o negócio podem ser guardadas e conferidas de maneira confiável e

eficaz.

Esse trabalho de acompanhamento é fundamental para empreendimentos que

diariamente geram documentos importantes e que possuem uma rotina
acelerada. Um descuido é suficiente para comprometer grandes planos. Usando
o checklist, a organização e a segurança das certidões e registos estarão
garantidas.

• Foco
Para organizar, é preciso foco — do contrário, você só aumentará a
bagunça. Tirar um objeto do caminho e colocá-lo em um local aleatório, por
exemplo, só obrigará outra pessoa a fazer o mesmo depois de certo tempo.

Com a ferramenta checklist, o foco na organização é único. Ao guardar ou salvar

qualquer material, você pode se certificar de que está agindo da maneira
correta e que não será necessária outra pessoa realizar a mesma ação no
futuro.

• Produtividade
Se você tem foco e exatidão, consequentemente será mais produtivo. Utilizar
o checklist é organizar o ambiente de trabalho de maneira otimizada.
Basicamente, você não apenas arruma os materiais, e sim os organiza de uma
forma que favoreça a execução das tarefas.

Por exemplo: realizando o checklist no dia anterior, você chegará ao trabalho com
a certeza de que encontrará os documentos corretos em cada pasta, que as metas
anteriores foram batidas e que as atuais também podem ser alcançadas. Ou seja,
implementar o checklist significa aumentar a eficiência profissional.

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Texto 2 – 5 Passos de ouro para organizar as áreas de trabalho

A falta de organização da área de trabalho é um cenário recorrente no quotidiano das

empresas. Embora possa não parecer à primeira vista, o ambiente pesado, a
dificuldade em localizar os itens necessários, a falta de espaço e a dificuldade
permanente de acesso e partilha são entraves à produtividade, na medida em que
aportam consigo uma série de outras problemáticas como perda de tempo, stress na
equipa, dependência das pessoas ou má imagem para os visitantes.

Como podemos ser mais produtivos? Como responder mais rápido às solicitações?
Como tornar o espaço de trabalho mais transparente? Há cinco passos de ouro,
designados de organização 5S, que ajudam a resolver estas questões e a
organizar as áreas de trabalho, desde as mais pessoais como a secretária até às
partilhadas, como por exemplo cozinha, copa, área social ou biblioteca.

Podem aplicar-se a todo o tipo de áreas, desde a indústria aos setores mais
administrativos, propondo-se que sejam sempre desencadeados pelas próprias
pessoas que trabalham nos espaços, pois só assim se garante que são adequados.

1º Triagem (Seiri) Retirar das áreas de trabalho tudo o que não é necessário para
os processos que ali se desenvolvem. Para tal, importa definir o que é indispensável
e identificar aquilo que não é necessário, procurando exaustivamente nas prateleiras,
debaixo das máquinas, em armários, etc., de modo a libertar o local de trabalho do
que não é relevante.

2º Arrumação (Seiton) Definir o local para cada item de acordo com a frequência
de uso. A arrumação deverá seguir a máxima “um local para cada coisa, cada
coisa no seu local”.

3º Limpeza (Seiso) Restaurar as boas condições dos equipamentos e

infraestruturas, assumindo o lema “limpar é inspecionar”. As condições originais
de funcionamento do espaço e dos equipamentos devem ser repostas e os problemas
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simples devem ser resolvidos de forma imediata. Os pontos que não sejam de
resolução imediata deverão ser identificados de forma visual, através da utilização
de uma etiqueta vermelha.

4º Normalização (Seiketsu) Devem ser definidas normas de modo a assegurar

que a nova organização será mantida, marcando assim a diferença entre uma
organização tradicional e uma organização 5S.

Este passo serve para permitir e facilitar a sustentabilidade dos três primeiros S
(triagem, arrumação e limpeza). É tempo de definir normas visuais para evidenciar
os locais de arrumação e estabelecer regras de utilização de materiais e
equipamentos. Serão utilizados códigos de cor e símbolos para facilitar a identificação
e utilização de materiais e equipamentos.

5º Disciplina (Shitsuke) A disciplina levará a que se cumpram os standards

definidos. A manutenção e a melhoria da organização do posto de trabalho é contínua
no tempo, pelo que todos devem conhecer as normas, aplicá-las diariamente e
melhorá-las sempre que possível.

As auditorias devem ser realizadas periodicamente para garantir o estado saudável

do local de trabalho. Cumpridos os cinco passos, registar-se-á seguramente um
aumento da produtividade através da redução dos tempos de procura e da motivação
das equipas. Os postos de trabalho estarão mais organizados e “transparentes”,
melhorando também a qualidade do serviço.

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Texto 3 - O posto de trabalho: fundamental na organização da produção

Análise preventiva, o estudo e projeção do posto de trabalho devem ter em conta

todos os elementos que, de qualquer forma e em qualquer grau, podem influir sobre
o rendimento da pessoa que o ocupará.

A luminosidade - tem influência sobre o rendimento do trabalhador, a taxa de

frequência dos acidentes, a qualidade do trabalho manual, a fadiga, a moral e, por
consequência, sobre o absentismo.

Uma boa iluminação deve favorecer a rapidez de visão e de reflexos e permitir

distinguir detalhes que apresentem contrastes mínimos. As condições de uma boa
iluminação são: nível suficiente, ausência de sombras.

Deve-se ter em conta o seguinte: uma iluminação intensa aumento o rendimento,

mas, a partir de um certo nível é causa de fadiga, a falta de cuidado com os aparelhos
de iluminação pode baixar o fluxo luminoso de 20 a 25%, não se deve colocar focos
luminosos no campo visual do trabalhador e os tubos fluorescentes no sentido
longitudinal têm um brilho maior que no transversal. Convém colocá-los
perpendicularmente ao trabalhador, visto de frente. A altura ideal é de 1,80 m do
plano de trabalho.

Um complemento ao tema da luminosidade é o tocante à cor a dar ao ambiente.

Segundo as sugestões dos especialistas, é aconselhável aplicar nas paredes cores
calmantes, até à altura do campo visual das operadoras em posição de
operacionalidade, e cores quentes, excitantes, no campo superior.

A climatização - é o conjunto dos meios que tendem a realizar uma atmosfera

saudável e agradável nos locais habitados. Uma tal atmosfera contribui para a
diminuição das enfermidades e dos acidentes, diminuição do absentismo e acréscimo
da eficácia.

A climatização abrange vários fatores: a pureza do ar, a ventilação, o aquecimento,

a humidade. A temperatura ideal é de 18°C. Trata-se de «neutralidade térmica», na
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qual a capacidade de reação e presença de espírito dos trabalhadores está ao máximo

nível, sendo mínimos os acidentes de trabalho e de fadiga.

A pureza do ar também é muito importante. É sabido que não só o cheiro, muitas

vezes mau, derivado dos vários materiais, mas também e em alto grau, o anidrido
carbónico produzido pela respiração dos ocupantes no local de trabalho, incidem
negativamente sobre a produtividade.

Deve-se, por isso, renovar o ar sistematicamente, seja de forma natural, seja com
ventilação forçada, mediante ventiladores ou aspiradores estáticos. O ar deve revelar
um grau de humidade médio, ligeiramente superior no Verão (60-70%).

A música - damos a devida atenção à música, visto que, em todos os tempos, a

música acompanhou sempre os trabalhos penosos e aborrecidos. A sua utilização, na
maioria das empresas, é mal-entendida e mais mal praticada, disso derivando tensão
nervosa e redução de produtividade.

A música funcional pode definir-se como tal se cumprir as seguintes condições: não
deve gerar distração, prejudicial para a segurança, o rendimento e a boa qualidade
do trabalho, não deve ser acompanhada de palavras nem demasiado sonora, os
ritmos devem estar de acordo com os do trabalho, o volume não deve ser demasiado
elevado e o som deve chegar a todos os trabalhadores em igual intensidade, deve
evitar tempos demasiado rápidos ou lentos, o som deve ser em harmonia com o
fundo sonoro do local, as emissões devem ser descontínuas e de curta duração: 15
a 30 minutos, segunda a monotonia do trabalho. Quanto a este último ponto, tendo
em conta as curvas de rendimento:
a) No começo do trabalho, para facilitar o arranque, difundir música do tipo
militar.
b) A meio da manhã e da tarde, para combater a quebra, música ligeira e
melódica,
c) Na final do dia, música de dança estimulante.

Em resumo, a música não deve ser um ruído suplementar, mas sim um coeficiente
de produtividade e antisstress.

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Texto 4 – Iluminação no local de trabalho

Assegurar que os níveis de iluminação no local de trabalho são adequados

contribui para um melhor desempenho, aumenta o rendimento no trabalho, a
produtividade e a satisfação no local de trabalho, e contribui para a redução dos
riscos, quer para a ocorrência de acidentes de trabalho, quer para a saúde dos
colaboradores.

Importância de uma iluminação eficiente no local de trabalho

A iluminação no local de trabalho é tratada, do ponto de vista da Higiene e
Segurança do Trabalho, como um risco físico possível de afetar o trabalhador em
todos os fatores que um Técnico Superior de Segurança e Higiene do Trabalho
pretende controlar.

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Atualmente, a iluminação artificial ultrapassa o simples objetivo de possibilitar a

visão em locais com iluminação natural deficitária. Uma boa iluminação
representa um conjunto de benefícios para o ser humano.

Existem vários estudos científicos que relacionam o desempenho do sistema de

iluminação com o rendimento de um trabalhador no seu local de trabalho. Está
provado que uma iluminação artificial adequada além de diminuir a possibilidade
de erro ou acidente, diminui a fadiga e exerce uma boa influência sobre a
motivação do trabalhador, melhorando o ambiente de trabalho.

De facto, a qualidade da iluminação nos postos de trabalho pode ter um efeito

significativo na produtividade da organização. Estima-se também que uma boa
iluminação reduz a ocorrência de erros de trabalho entre 30% a 60%, diminui o
cansaço visual, dores de cabeça, náuseas e dores de pescoço que muitas vezes
acompanham o cansaço visual.

O nível e a qualidade de iluminação necessária dependem de vários fatores onde

se inclui a natureza da tarefa, a acuidade visual de cada trabalhador e o ambiente
onde a atividade é realizada. Por exemplo, enquanto tarefas minuciosas como
inspeção, montagem de pequenas peças, desenho técnico, grande parte das
atividades de medicina, entre outras, necessitam de uma grande quantidade de
energia luminosa, outras tarefas, que exijam menos detalhe, como a carga ou
descarga de materiais comuns, o manuseamento ou o embalamento de
materiais, requerem níveis menores de energia luminosa.

De registar também que em alguns casos o incremento da qualidade das

condições de iluminação nos postos de trabalho pode ser conseguido sem recurso
ao aumento de luminárias, mas apenas através de um uso mais eficaz da luz
natural, reposicionamento relativo entre os pontos de luz e os postos de trabalho,
melhor uso da luz refletida nas superfícies do ambiente entre outros meios. As
principais consequências de uma iluminação incorreta ou inadequada, são a

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fadiga ocular, dores de cabeça, stress, posturas incorretas, menor motivação,

menor produtividade e maior probabilidade de ocorrência de acidentes.

Sempre que verificar uma situação de iluminação inadequada deve:

• Alertar para a situação, seja em caso de insuficiência ou excesso de
luminosidade;
• Comunicar a necessidade de substituição de lâmpadas ou a deteção de
qualquer dano no sistema de iluminação;
• Fazer pausas regulares, especialmente nos trabalhos com equipamentos
dotados de visor/monitor/ecrã, em que é exigido um maior esforço de
visão;
• Evitar situações de reflexos e encadeamentos nos planos de trabalho;
• Evitar cores taciturnas e melancólicas.

Verifique a eficiência da iluminação no seu local de trabalho, considerando os

seguintes pontos:

A luz é suficiente e adequada? O excesso de luz é um problema comum nas

empresas e nos escritórios. Contudo, muita luz não significa luz adequada. Pelo
contrário, pode atrapalhar e gerar uma sensação de desconforto.

Limites mínimos e máximos de iluminância. A iluminação da área de trabalho

depende do tipo de local e de tarefas a desempenhar. Por exemplo, para tarefas
de escritório com necessidades visuais normais os limites min./max. são 500-
750(lx).

Para além da iluminação geral, algumas atividades exigem também uma

iluminação mais pontual, na mesa de trabalho (desklight).

O excesso da luz solar deve ser controlado com cortinas e persianas. Há uma
tendência para aproveitar a luz natural, complementando-a sempre com a

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iluminação artificial o que pode levar a um excesso de luminosidade no local de

trabalho.

As necessidades de iluminação das pessoas variam ao longo do dia. Identificar

essa variação pode ajudar no rendimento do trabalho.

Uma iluminação com cores diferentes torna o ambiente de trabalho menos

monótono, causando uma sensação de bem-estar.

Possibilidade de utilizar recursos de iluminação em paredes, para torná-las mais

aconchegantes.

Certificar que os computadores não estão diretamente expostos à luz natural. O

monitor do computador nunca deve ficar exposto à luz natural proveniente das
janelas/montras/portas. O ofuscamento prejudica a concentração e a saúde.

Remoção das lâmpadas onde há mais luz do que o necessário, certificando que
se mantém uma boa iluminação nos locais de trabalho, de modo a não prejudicar
o desempenho ou evitar acidentes (muito importante em zonas de trabalho com
máquinas).

Com a limpeza das paredes, tectos e pisos a utilização de cores claras no

ambiente de trabalho melhora a iluminação do local e os funcionários sentem-se
mais confortáveis e motivados para o trabalho.

Os níveis de iluminação nas zonas de descanso e refeitórios devem ser mais

ténues que as de trabalho

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temperaturas de côr das lâmpadas

Relevância da Cor nos fatores de conforto

A cor também desempenha um papel muito relevante neste âmbito. O
tratamento cromático dos ambientes implica, em termos práticos, conhecer não
só como "funciona" cada cor, mas também as relações entre elas, na medida
em que vai ser necessário tratar várias cores e decidir a que cor dar mais, ou
menos, predominância, na tentativa de criar um ambiente cromático harmonioso.

Regra geral, as cores mais claras percebem-se como de maior amplitude, os

detalhes com cores mais intensas destacam-se e percebem-se maiores e os
detalhes com cores mais saturadas ou puras percebem-se como mais complexos.

As cores têm efeitos psicológicos inegáveis registando-se, contudo, variações

significativas entre indivíduos. Estes efeitos devem-se, em parte, a experiências
anteriores não conscientes e a fatores hereditários. As sensações subjetivas mais

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características provocadas pelas cores estão relacionadas com a distância, a

temperatura e a afetividade psicológica. Assim sendo, e uma vez que a utilização
da cor influencia o conforto e a perceção visual que se tem das coisas, sempre
que possível deve privilegiar-se:
• cores que estimulem a limpeza e a ordem (cores claras),
• cores que melhorem o rendimento luminoso,
• cores que evitem os encadeamentos,
• cores que satisfaçam, no possível, os gostos dos trabalhadores,
• cores cuja combinação seja estimulante, de modo a evitar a monotonia,
• cores para as zonas de descanso que ofereçam uma mudança de
atmosfera por comparação com as cores utilizadas nos pontos de trabalho,

Recomendações práticas
Nas áreas de grande permanência de pessoas devem dominar as cores neutras,
para que não causar fadiga e permitir ressaltar os elementos mais importantes:
máquinas, obstáculos, sinalizações, etc.

Áreas de escassa permanência (como corredores, salas de reuniões), admitem

um tratamento cromático com cores mais intensas, tendo em conta o efeito que
se pretende reforçar: amplitude, intimidade, relaxamento, etc.

Áreas com muito escassa permanência, como cantinas, halls, podem tratar-se
com cores atrevidas, fortes contrastes que por um lado estimulem, separem e as
caracterizem dos restantes ambientes.

A exposição à luz natural melhora as condições de trabalho, a motivação,

aumenta a resistência a doenças, e melhora o sentido de humor. Não ignore a
luz natural. É mais agradável, mais saudável e muito mais económica!

Este é um dos trabalhos que efetuamos quando somos técnicos responsáveis

pela exploração de instalações elétricas de serviço particular.

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Texto 5 – Ergonomia

O termo ergonomia tem como origem as palavras gregas “ergon”, que significa
trabalho e “nomos”, que quer dizer estudo.

Com o objetivo de eliminar e/minimizar os impactos adversos na saúde e bem-estar

dos trabalhadores bem como a eficácia das tarefas a executar, os ergonomistas têm
vindo a estudar a relação e interação entre Homem – equipamento, tendo como
ponto central o Homem.

Os resultados dos diversos estudos desenvolvidos ao longo dos recentes anos, têm
permitido aos fabricantes de máquinas, ferramentas, equipamentos e mobiliário,
dados valiosos para que, na fase de conceção, sejam introduzidos estes princípios
por forma a eliminar esforços físicos inúteis ou exagerados, contribuir para uma
melhor perceção das atividades e minimizar ao máximo as dificuldades na
manipulação dos mesmos. São exemplos práticos, na vertente deste artigo, o caso
das cadeiras e secretárias de escritórios bem como teclados ratos e visores.

No contexto do presente artigo, tendo em vista orientar atuações na conceção na

fase de projeto ou possíveis adaptações dos locais ou postos de trabalho de modo a
obter uma melhoria dos níveis de prevenção e de proteção dos trabalhadores no que
concerne aos riscos profissionais e proteção da proteção da saúde, o legislador fixou
prescrições mínimas de segurança e saúde a ter em conta através das seguintes
peças legislativas: para os Estabelecimentos Comerciais, de Escritório e Serviços,
Decreto Lei 243/86, de 20 de Agosto, postos de trabalho equipados com
Equipamentos Dotados de Visor, o Decreto Lei nº. 349/93, de 1 de outubro
e Portaria nº. 989/93, de 6 de outubro.

A questão preponderante que se coloca, para além de terem sido feitos esforços pelos
fabricantes de equipamentos e as exigências do legislador quanto às prescrições
mínimas de segurança e saúde nos postos e locais de trabalho, é a atitude que se
deve fomentar perante estas questões particularmente no desenvolvimento de
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medidas de prevenção. Estas passam fundamentalmente pela divulgação, formação

e consequente sensibilização das pessoas para que estas alterem as suas posturas e
comportamentos, fomentando assim uma apetência para uma cultura de autoanálise
“postural”.

A implementação de medidas que visem melhorar as condições dos postos de

trabalho que terá, forçosamente, um sucesso limitado se não forem tidos em
consideração programas de sensibilização para este tema.

Pretende-se assim com o presente trabalho sensibilizar o leitor para esta questão a
fim de contribuir para uma melhoria do nível de prevenção dos riscos profissionais
no seu local de trabalho.

Abordagem
Tendo em vista uma autoanálise da sua situação no que concerne ao seu posto de
trabalho administrativo, solicitava-lhe que equacionasse as seguintes perguntas:
• Durante o trabalho já sentiu dores de cabeça?
• Quantas interrupções faz durante o dia de trabalho? E pausas para exercícios
de alongamento e de relaxe?
• Como procede quando sente tensão no seu pescoço?
• A sua cadeira tem a possibilidade de se reclinar para trás?
• Tem reflexos no seu visor?

Estudos feitos têm demonstrado que cerca de 50% a 90% de utilizadores de

computadores apresentam algumas das seguintes queixas:
• Perturbações oculares tais como fadiga visual, dores nos olhos,
desenvolvimento de miopia temporal, olhos secos e irritados, dores de cabeça
e visão enublada;
• Patologias do sistema músculo-esquelético nomeadamente, fadiga, dores de
cabeça, tendinites, tensão no pescoço, tenossinite punho/mão e síndrome do
canal cárpico.

As causas destas perturbações são diversas, mas os fatores de ordem psicossocial,

ergonómica e de natureza organizacional estão sempre presentes.
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Estas questões prendem-se com problemas de relacionamento interpessoal,

ambiente de trabalho tenso, pressão excessiva para os objetivos, horas
extraordinárias, ritmo de trabalho, ausência de pausas, posturas rígidas nos postos
de trabalho, movimentos ou atividades altamente repetitivas, cadeiras impróprias,
posição/postura incorreta (estática), longas horas contínuas de utilização de visores
e posturas incorretas dos membros superiores.

O método recomendado passa pelo desenvolvimento de controlos técnicos para

identificação e avaliação dos riscos presentes, mas, no contexto do presente artigo e
de uma forma resumida serão referidas algumas das medidas que visam minimizar
os riscos ergonómicos que passam pela adequação de mobiliário, equipamentos,
conhecimento do seu corpo (posturas) e dispositivos de trabalho.

Posto de Trabalho
A informação aqui referida é um guia de carácter geral pelo que cada pessoa
necessitará de adaptar o seu posto de trabalho nos moldes que melhor contribui para
o seu bem-estar e saúde.

Cadeira
No âmbito da Antropometria, a cadeia para escritórios são concebidas e fabricadas
para 90% da população o que quer dizer que pessoas com menos do que 1,5 metros
ou mais do que 1,9 metros de altura poderão ser confrontados com problemas pelo
que, necessitarão de soluções específicas.

A cadeira deverá:
• Ser constituída por cinco rodas;
• Ajustável em altura;
• Um espaldar com cerca de 50 cm com apoio lombar ajustável;
• Um assento com extremidades curvas;
• Dispositivo que permita uma inclinação até 15º;
• Descanso dos braços, não muito longos de forma a não colidir com a
secretária;

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A melhor posição e postura de sentado é:

• A altura do assento deverá estar posicionada de modo a que os joelhos façam
um ângulo igual ou ligeiramente superior a 90º;
• Os pés deverão estar assentes no pavimento na posição de paralelos;
• As costas devem estar apoiadas incluindo a parte lombar;
• Os braços apoiados nos descansos dos braços ou sobre a secretária;

Descanso dos pés:

• O descanso dos pés é particularmente relevante para os trabalhadores que
utilizam o computador todo o dia.
• Devem ter a possibilidade de ser reguláveis em altura até 15 cm, com a
possibilidade de inclinação até 20º. As suas dimensões deverão ser cerca
de 30×40 cm.
• Porque melhoram a postura ao estar sentado, devem ser posicionados e
ajustado por forma a criar uma posição relaxante e confortável.

Secretária
• A situação ótima de um posto de trabalho administrativo consiste em ter
uma secretária para utilização do computador e outra para executar
tarefas de escrita, arquivo, etc. ou uma única secretária com as
dimensões que permitam o desempenho das tarefas inerentes à atividade
administrativa com utilização de computadores tais como teclado, visor,
telefone, pastas, etc.
• Para além desta questão da dimensão o tampo deve refletir o mínimo de
luminosidade.
• A título de referência recomenda-se que o tampo tenha no mínimo 160
cm de largura, e a profundidade de 90 cm.
• A situação ideal em termos de altura é a de que a secretária seja
regulável, mas não o sendo deverá situar-se entre 70 e 80 cm.

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Teclado
• Em linha com a Portaria 989/93 de 6 de outubro, o teclado deve ser de
inclinação regulável, independente do visor e deixar um espaço livre à sua
frente de modo a permitir ao utilizador apoiar as mãos e os braços.
• Este não deve criar reflexos e, portanto, deverá ter uma superfície baça e os
símbolos, letras e números das teclas deverão apresentar contrates de forma
a facilitar a sua utilização.
• Os teclados deverão apresentar uma dimensão tal que facilite a sua
utilização tendo sempre em atenção de que os movimentos do utilizador
devem ser caracterizados pelo menor esforço.
• A sua colocação no tampo da secretária deve ser em frente ao visor e não
deverá situar-se a uma altura superior aos cotovelos. Para as tarefas com
uso intensivo de computador é recomendável a utilização do descanso para
os punhos que deve ser colocado de forma a permitir uma posição de relaxe
para os pulsos na posição anatómica conhecida como “posição zero”.

Visor
• O posicionamento incorreto do visor (altura, inclinação, posição relativa à
luz) é a principal causa de problemas com tensões no pescoço.
• A altura da parte superior do visor está dependente da distância dos olhos
do utilizador ao pavimento. O utilizador sentado numa posição relaxante,
isto é, na sua posição natural, os seus olhos devem estar à mesma altura
que a parte superior do visor.
• A distância entre os olhos e o visor deverá ser aproximadamente o
comprimento do braço.
• Pretende-se assim com este posicionamento conseguir que o utilizador
“varra” o visor com os olhos sem que para tal tenha que se recorrer ao
movimento do pescoço. O ajuste fino individual definirá a distância e
posicionamento mais apropriado à pessoa.
• De acordo com a legislação nacional o visor deverá possibilitar a regulação
da iluminância e do contraste entre os caracteres e o seu fundo, ter a
possibilidade de ser regulável e inclinável adaptando-se assim às
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necessidades do utilizador. Possuir caracteres bem definidos, de dimensão

apropriada e possuir uma imagem estável, sem fenómenos de cintilação ou
outras instabilidades.

Posicionamento do posto de trabalho

• O posicionamento relativo do posto de trabalho em relação à fonte de luz é
um fator muito importante e como tal há algumas regras básicas que devem
ser consideradas:
• Postos de trabalho nas proximidades de janelas deve ter-se em atenção a
incidência da luz natural e ao controlo do excesso de luminosidade através
de estores ou outros meios;
• A posição ideal para colocação do visor em relação às janelas é na
perpendicularidade em relação a estas, isto é, o feixe de visão em paralelo
com as mesmas;
• Quando a iluminação é complementada com luz artificial, através de
armaduras de lâmpadas fluorescentes, estas deverão estar na
perpendicularidade em relação ao visor e posicionadas entre os mesmos a
fim de evitar encandeamento salvo se for iluminação indireta e nesta
situação, os postos de luz devem estar nas proximidades dos postos de
trabalho ou mesmo por cima deste;
• O visor nunca deverá apresentar reflexos e para tal, caso seja necessário
deve ser colocado um filtro a fim de reduzir reflexos e brilhos.

Postura
É de facto um desafio conseguir uma posição confortável para a mão, braço e corpo
para os utilizadores intensivos de computadores por isso aqui deixam-se algumas
sugestões:
• Ter atenção em não manter os dedos da mão tensos pelo que periódica e
regularmente exercite-os, isto é, faça movimentos diferenciados daqueles que
faz quando está a utilizar o teclado;
• Mantenha os seus cotovelos numa posição relaxante próximo ao corpo.
Descanse os cotovelos no descanso dos braços da sua cadeira com os punhos
na posição direita;

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• Na eventualidade da cadeira não possuir apoio lombar, enrole uma toalha

mantendo a nesta posição com um elástico.

Medidas preventivas
Para além da qualidade dos equipamentos, mobiliário adequado ás funções e postos
de trabalho organizados é fundamental, com atrás foi referido, a elaboração de um
programa de sensibilização e formação de forma continuada para que os
colaboradores das empresas adquiram conhecimento desta temática e desenvolvam
atitudes/atos preventivos.

A chamada ginástica laboral é uma das ferramentas que pode ser utilizada por todos.
O apoio ou consulta a um fisioterapeuta ocupacional poderá indicar a ginástica que
melhor se adapta ao seu posto de trabalho, de qualquer forma sugere-se que sejam
feitas pausas regularmente. A prática de alguns exercícios de básicos de ginástica
laboral conduzem a benefícios para a saúde, dentro dos quais se destacam:
• Estimulação da circulação,
• Alívio das cargas estáticas dos músculos;
• Redução da tensão no corpo;
• Redução da sensação de cansaço;
• Redução do stress.

Os tipos de exercícios a efetuar prendem-se com:

• Exercícios de alongamento (pescoço, ombro, punho)
• Exercícios de aquecimento (músculos do pescoço, ombro, antebraço, punho e
dedos)
• Exercícios da vista (focar objetos distantes, rodar os olhos, olhar para cima e
baixo)

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Conclusão
O ambiente de trabalho tem um impacto relevante não só na produtividade na
execução das tarefas como também na saúde dos executantes.

Em forma de encerramento deste artigo deixam-se algumas recomendações que

consideramos úteis para melhorar em termos ergonómicos o seu posto ou local de
trabalho:
• Verifique o seu posto de trabalho no que concerne a: cadeira, secretária e visor
ajustando as suas posições;
• Verifique os “settings” do seu visor, afinando o contraste e cores;
• Verifique o posicionamento do seu visor relativo à incidência da luz evitando
reflexos ou encandeamentos;
• Auto avalie as suas posturas;
• Verifique o seu plano de trabalho e considere pausas de hora a hora com vista
a fazer pequenos exercícios relaxantes.
• Tenha sempre presente que a prevenção é o melhor princípio a seguir e como
tal desenvolva uma cultura de auto critica quanto às condições ergonómicas do
seu posto de trabalho e nomeadamente as suas posturas.

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