ELLIPSE523 - Payroll Modules

Petunjuk Pemakaian
Edi Heriyanto & Surjono Basri
Jakarta, 12 Agustus 2004
Daftar Isi

1 Pendahuluan.....................................................................................4
1.1 Tujuan Training...................................................................................................4
1.2 Hasil yang Diharapkan.......................................................................................4
1.3 Diagram Proses Payroll.......................................................................................5

2 Konfigurasi Payroll............................................................................8
2.1 Konfigurasi Detail Earning.................................................................................8
2.2 Konfigurasi Detail Deduction.............................................................................9
2.3 Konfigurasi Detail Award.................................................................................10
2.4 Konfigurasi Detail Pajak...................................................................................10
2.5 Konfigurasi Pay Group.....................................................................................11
2.5.1 Konfigurasi Detail Pay Group..........................................................................11
2.5.2 Konfigurasi Detail Periode dan Jadwal Payroll Pay Group.............................12
2.6 Konfigurasi Salary Grade.................................................................................14

3 Payroll Detail Karyawan..................................................................15

3.1 Membuat Data Payroll Karyawan Baru.........................................................15
3.1.1 MSO810 Data Master Karyawan..................................................................16
3.1.2 MSO760 Data Detail Master Karyawan.......................................................16
3.1.3 MSO820 Data Detail Payroll Karyawan.......................................................18
3.1.4 MSO821 Data Detail Tunjangan Tetap Karyawan........................................21
3.1.5 MSO822 Data Detail PotonganTetap Karyawan...........................................21
3.1.6 MSO824 Data Detail PTKP Karyawan.........................................................22
3.1.7 MSO826 Data Detail Costing Karyawan......................................................23
3.1.8 MSO870 Maintain Position...........................................................................23
3.1.9 MSO8EE Data Detail Bank Karyawan.........................................................24
3.1.10MSO830 Data Detail Gaji Karyawan............................................................25
3.1.11 MSO880 Data Detail Cuti Karyawan............................................................26
3.1.12MSO890 Data Detail Roster Karyawan........................................................27
3.2 Perpindahan Karyawan....................................................................................28
3.2.1 MSO76T Perpindahan Posisi dan Status Karyawan.....................................28
3.2.2 MSO827 Perpindahan Pay Group Karyawan................................................29
3.2.3 MSO828 Perpindahan Award Karyawan.......................................................30
3.2.4 MSO829 Perpindahan Physical Location Karyawan....................................31

4 Proses Payroll.................................................................................33
4.1 Proses Time Attendance....................................................................................33
4.1.1 MSB890 Generate Transaksi Roster Karyawan............................................33
4.1.2 MSB891 Generate Transaksi Lembur Karyawan..........................................35
4.2 Transaksi Payroll...............................................................................................37
4.2.1 MSO832 Input Transaksi Karyawan.............................................................37
4.2.2 MSO83M Input Transaksi Manual Karyawan..............................................38
4.2.3 MSO83R Review Transaksi Karyawan.........................................................39
Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523
2
 4.2.4 MSO83D Delete Transaksi Karyawan..........................................................40
4.3 Proses Perhitungan Gaji Karyawan................................................................40
4.3.1 MSB8PA Proses Review Perhitungan Transaksi Karyawan........................42
4.3.2 MSB8UP Proses Tutup Periode Payroll........................................................45
4.3.3 MSB83G Proses Costing Payroll..................................................................47
4.3.4 MSO817 Review Pembayaran Karyawan.....................................................48
4.4 Standard Payroll Report...................................................................................50
4.5 Custom Payroll Report.....................................................................................50
4.6 Proses Custom Batch Program.........................................................................51
4.6.1 PMBP01 Movement Claim Management Transaction..................................51
4.6.2 PMBP02 Override Overtime Rate and Ulap Rate.........................................52
4.6.3 PMB88A Create Transaksi Tunjangan Cuti Besar........................................52
4.6.4 PMBP03 Create Transaksi THR....................................................................53
4.6.5 PMBJST Validasi Kode Jamsostek Karyawan..............................................53
4.6.6 PMBJTO Update Jatah Obat Karyawan........................................................53
4.6.7 PMBTXR Update PTKP Karyawan..............................................................53
4.6.8 PMBTAU Update Time Attendance Transaction..........................................53

Catatan................................................................................................55

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

3
1 Pendahuluan

1.1 Tujuan Training

Agar pemakai module Ellipse Payroll dapat menggunakan modul Ellipse Payroll
ini dengan baik yang meliputi konfigurasi earning (pendapatan / tunjangan
karyawan), deduction (potongan pendapatan karyawan), pajak, dsb.
Training ini akan membahas beberapa program yang berhubungan dengan module
Ellipse Payroll, yang meliputi:
a) Konfigurasi Payroll
Meliputi setup table / kode yang berhubungan dengan earning, deduction, pay
group, award details, salary grade, tax details, dsb.
b) Proses Payroll yang meliputi proses dari input karyawan baru, gaji baru,
tunjangan tetap, potongan tetap, proses perhitungan gaji dan pencetakan
laporan (payslip, monthly report, dsb)

1.2 Hasil yang Diharapkan

Setelah selesai mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu untuk:
a) Melakukan konfigurasi payroll yang dapat digunakan untuk proses
perhitungan payroll dalam module Ellipse.
b) Melakukan proses payroll dalam module Ellipse yang meliputi proses
memasukkan data karyawan baru, proses melakukan transaksi payroll dan
melakukan proses perhitungan gaji karyawan.
c) Mencetak berbagai report dan menjalankan batch program dalam Ellipse yang
digunakan untuk mendukung proses payroll di PT Pama Persada.
d) Dapat memahami dan memberikan pelatihan mengenai module payroll dalam
Ellipse kepada pemakai lainnya.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

4
1.3 Diagram Proses Payroll

Secara garis besar, module Payroll di Ellipse tergantung juga dengan module
Personal Administration yang ada di Ellipse. Personal Administration harus sudah
dibuat sebelum data payroll employee masuk.

(a) Payroll Configuration

Beberapa program yang berhubungan dengan payroll configuration adalah
MSO801 (Earning Details), MSO803 (Deduction Details), MSO8FA (Award
Details), MSO806 (Tax Details), MSO808 (Pay Group Details), MSO807 (Pay
Group Period Details), MSO8EN (Envelope Details), MSO8C1 (Time
Attendance Control), MSO8C2 (Daily Award Details), MSO8R1 (Roster Work
Code Details), MSO8R2 (Roster Pattern Details), MSO819 (Leave Accrual
Details), MSO8FH (Leave Type Details), MSO8DB (Leave Request Details),
MSO805 (Public Holiday Details).

(b) Employee Personnel Administration

Beberapa program yang berhubungan dengan Employee Personnel
Administration adalah MSO810 (Employee Core Details) dan MSO760
(Employee Personnel Details), MSO76T (Employees Movement for
employees status and employees position).

(c) Employee Payroll Transactions

Salah satu program yang berhubungan dengan Employee Payroll Transactions
adalah MSO832 (Employee Payroll Transactions).

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

5
 (d) Time Attendance Transactions
Beberapa program yang berhubungan dengan proses time attendance adalah
MSO890 (Employee Roster Details), MSO891 (Employee Roster
Transactions), MSB890 (Generate Employee Roster Transactions), MSB891
(Award Interpreter for calculate overtime units).

(e) Payroll Process

Beberapa program yang berhubungan dengan proses payroll adalah MSB8PA
(Generate Preview Calculation), MSB8UP (Generate Update Calculation),
MSB83G (Payroll Costing), MSB833 (Delete Previous Payroll Transactions),
MSB834 (Delete Previous Preview Transactions).

(f) Employee Payroll Details

Beberapa program yang berhubungan dengan Employee Payroll Details adalah
MSO820 (Employee Payroll Details), MSO821 (Employee Fixed
Allowances), MSO822 (Employee Fixed Deductions), MSO824 (Employee
Tax Details), MSO8EE (Employee Disbursement Details), MSO830
(Employee Rate Details), MSO826 (Employee Costing Details), MSO827
(Employee Pay Group Transfer), MSO828 (Employee Award Transfer),
MSO829 (Employee Physical Location Transfer).

(g) Payroll Batch & Reporting

Beberapa program yang berhubungan dengan Payroll Batch & Reporting
adalah MSB8PA (Generate Payroll Preview), MSB8UP (Generate Payroll
Update), MSB83G (Payroll Costing).
Sedangkan untuk standard payroll report meliputi MSR822 (Deduction
Listing), MSR82B (Overtime Report), MSB82C (Pay Register Report),
MSR82G (Earning & Deduction Summary Report), MSR82H (Pay Group
Totals Report), MSR82I (Pay Group Totals Consolidated).
Sedangkan payroll batch dan reporting yang didevelop sesuai requirement
PAMA adalah sebagai berikut :

Batch Report
No. Program Name Functionality
Move the claim and incident transactions when transferring employee
1 PMBP01
to other district
2PMBP02 Create Overtime Rate and ULAP Rate
3PMB88A Create Tunjangan Cuti Besar
4PMBP03 Automatic Create THR transactions
5PMBJST Check Employees Jamsostek Code
6PMBJTO Automatic update employees jatah obat
7PMBTXR Automatic update employees tax rebate

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

6
 8PMBTAU Update time attendance transaction
9MSBSPT Print SPT Report
10MSB890 Generate Roster
11MSB891 Update Roster
12MSB83G Payroll Costing Report

Reports
No. Program Name Functionality
1PMBMPS Print Monthly Pay Slip
2PMBPBO Print BO/THR Transaction
3PMBMTL Print Monthly Report
4PMRP01 Print Summary Monthly Report per Pay Group
5PMRMD1 Print Summary Monthly Report per Department
6PMRMY1 + PMRSMY Print Summary Monthly Report per Pay Group (YTD)
7PMRNMT Print Nominatif Report
8PMRNMY Print Nominatif Report (YTD)
9PMRTRR Print Termination Report
10PMRJSR Print Jiwasraya Report
11PMRPKT Print Pengangkatan Trainee to Employee
12PMREFT Export EFT transaction
13PMRPIK Print Pinjaman Koperasi Report
14PMR82P Pinjaman Karyawan Report
15PMR834 Earning/Insentif Report
16PMR835 Overtime Report YTD
17PMR83K Potongan Koperasi Report
18PMRTRF Transfer List/Report
19PMRMDC Medical Report
20PMRUTK Daftar Upah Tenaga Kerja
21PMR8JS Jamsostek Report
22PMR82D Dana Pensiun Astra (DPA) Report
23PMRSLC Salary Change Report
24PMR83S Salary Distribution Report
25PMRPYS Payroll Sheet

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

7
2 Konfigurasi Payroll

2.1 Konfigurasi Detail Earning

Konfigurasi earning yang dipakai dalam proses payroll dilakukan melalui program
MSO801. Semua jenis tunjangan / pendapatan yang akan dipakai harus
dikonfigurasi melalui program ini. Berikut daftar earning yang harus dicreate
didalam konfigurasi payroll ,

Adapun menu/option didalam MSO801 adalah seperti tersebut dibawah ini :

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

8
2.2 Konfigurasi Detail Deduction
Konfigurasi deduction/potongan yang dipakai dalam proses payroll dilakukan
melalui program MSO803. Semua jenis potongan yang akan dipakai harus
dikonfigurasi melalui program ini. Beberapa deduction code yang ada di ellipse
payroll antara lain ,

Adapun menu/option didalam MSO803 adalah seperti tersebut dibawah ini

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

9
2.3 Konfigurasi Detail Award
Konfigurasi Detail Award yang dipakai dalam proses payroll dilakukan melalui
program MSO8FA.
Semua jenis award / terms of employment yang akan dipakai harus dikonfigurasi
melalui program ini. Award yang telah diset up pada modul payroll adalah sebagai
berikut :

Adapun program menu yang dipakai untuk setting award MSO8FA ini dapat
dirangkum sebagai berikut :

2.4 Konfigurasi Detail Pajak

Konfigurasi table pajak yang dipakai dalam proses payroll dilakukan melalui
program MSO806. Secara ringkas hasil dari setting table pajak adalah seperti
berikut ini :

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

10
2.5 Konfigurasi Pay Group
Konfigurasi paygroup yang dipakai dalam proses payroll dilakukan melalui
program MSO808 dan MSO807.

2.5.1 Konfigurasi Detail Pay Group

Konfigurasi detail pay group menggunakan program MSO808 beberapa pay group
yang telah di create adalah sebagai berikut :

Adapun menu/option yang tersedia pada MSO808 adalah sebagai berikut :

Daftar pay group saat ini yang telah dipakai untuk payroll ,

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

11
 2.5.2 Konfigurasi Detail Periode dan Jadwal Payroll Pay Group
Konfigurasi detail periode dan jawal payroll untuk pay group menggunakan
program MSO807 dimana option yang ada adalah sebagai berikut :

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

12
Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523
13
2.6 Konfigurasi Salary Grade
Untuk membuat suatu salary structur dimana masing-masing golongan memiliki
nilai minimum, maximum dilakukan melalui program MSO8SG sebagai berikut :

Contoh hasil setting salary grade

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

14
3 Payroll Detail Karyawan

3.1 Membuat Data Payroll Karyawan Baru

Tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk mendaftarkan data payroll karyawan
baru kedalam sistem Ellipse adalah sebagai berikut,

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

15
 3.1.1 MSO810 Data Master Karyawan
MSO810 digunakan untuk mendaftarkan data baru karyawan untuk pertama kali-
nya, didalam program ini dicatat mengenai npp karyawan, nama karyawan dan
alamat. Dengan menggunakan program ini, kita bisa melakukan create, modify
dan delete data karyawan. Apabila data karyawan sudah dicatat di dalam personnel
administration, maka data karyawan tersebut tidak dapat dihapus.
Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan input data master
karyawan adalah sbb,
Jalankan MSO810, pilih option 1 untuk create atau option 2 untuk modify
dan 3 untuk delete, masukkan npp karyawan yang akan dirubah.

Untuk reviewnya bisa menjalankan program MSO81A.

3.1.2 MSO760 Data Detail Master Karyawan

MSO760 digunakan untuk mencatat detail master karyawan yang meliputi tanggal
mulai bekerja, tanggal lahir, posisi karyawan, status perkawinan, jenis kelamin,
dll.
Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan input detail
master karyawan adalah sbb,
Jalankan MSO760, masukkan kode posisi dan detail lainnya.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

16
Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523
17
 Untuk reviewnya bisa menjalankan program MSO76P.

3.1.3 MSO820 Data Detail Payroll Karyawan

MSO820 digunakan untuk mencatat detail payroll karyawan yang meliputi pay
group, award detail, dll.
Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan input detail
payroll karyawan adalah sbb,
Jalankan MSO820, masukkan kode pay group dan detail lainnya.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

18
Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523
19
 Beberapa detail field yang harus diisikan adalah,
Pay Group
Isi dengan kode pay group karyawan.
Pay Group Reason
Isi dengan kode alasan karyawan ada di pay group tersebut, data akan
divalidasi dengan table type TFRR.
Award Code
Isi dengan kode award karyawan.
Award Code Reason
Isi dengan kode alasan karyawan ada di award tersebut, data akan divalidasi
dengan table type TFRR.
Pay Location
Isi dengan kode pay location karyawan.
Shift Category
Isi dengan kode shift category karyawan.
Employee Class
Isi dengan kode class karyawan, F Fulltime.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

20
 Auto Paid
Isi Y karena karyawan akan otomatis mendapatkan gaji dari setting di
MSO830.
Untuk reviewnya dapat menggunakan program MSO82P.

3.1.4 MSO821 Data Detail Tunjangan Tetap Karyawan

MSO821 digunakan untuk mencatat detail tunjangan tetap/fixed allowance
karyawan.
Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan input detail
tunjangan tetap karyawan adalah sbb,
Jalankan MSO821, masukkan kode earning dan jumlah nominal atau unit yang
menjadi nilai tetap yang didapat karyawan setiap bulannya.

Untuk reviewnya dapat menggunakan program MSO82A.

3.1.5 MSO822 Data Detail PotonganTetap Karyawan

MSO822 digunakan untuk mencatat detail potongan tetap karyawan/fixed
deduction.
Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan input detail
potongan tetap karyawan adalah sbb,
Jalankan MSO822, masukkan kode deduction dan jumlah nominal atau unit
yang menjadi nilai tetap potongan karyawan.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

21
 Untuk reviewnya dapat menggunakan program MSO82D.

3.1.6 MSO824 Data Detail PTKP Karyawan

MSO824 digunakan untuk mencatat detail PTKP karyawan.
Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan input detail
PTKP karyawan adalah sbb,

Jalankan MSO824, masukkan kode tax scale 9 dan married indicator Y/N
dan jumlah tanggungan.

Untuk reviewnya dapat menggunakan program MSO82T.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

22
 3.1.7 MSO826 Data Detail Costing Karyawan
MSO826 digunakan untuk mencatat detail costing karyawan.
Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan input detail
costing karyawan adalah sbb,

Jalankan MSO826, masukkan account code dan persentase untuk costing

tersebut.

3.1.8 MSO870 Maintain Position

Dikarenakan untuk payroll costing PAMA mengacu pada position costing dimana
setiap posisi telah ditentukan costing-nya, maka setting pembebanan/costing
payroll dilakukan melalui menu MSO870 Maintain Position Menu sebagai
berikut ,

Contoh setting position costing pada MSO870

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

23
 Digit yang dipakai pada position costing adalah 16 digit dimana pengaturannya
adalah sebagai berikut :

Dari setting inilah proses costing payroll dilakukan melalui report MSB83G .

3.1.9 MSO8EE Data Detail Bank Karyawan

MSO8EE digunakan untuk mencatat detail bank karyawan, dimana gaji karyawan
ditransfer.
Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan input detail bank
karyawan adalah sbb,
Jalankan MSO8EE, masukkan kode bank, kode account dan jumlah uang yang
akan ditransfer, isi dengan 0 apabila semua net pay akan ditransfer ke satu
account.
Dengan menu ini kita bisa mengatur berapa rekening yang akan dipakai untuk
kepentingan transfer gaji. Salah satu harus ada yang fixed amount .
Contoh dibawah atas nama karyawan 6195016 penerimaan gajinya dibagi menjadi
3 rekening yaitu :
- Rp. 1.000.000.ke rekening ABN-AMRO atas nama Alva H Nur Faizah
- Rp. 250.000 ke rekening BCA atas nama Novia Suryani F
- Dan sisanya ke rekening BDN atas nama Muhammad Luqman Hakim

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

24
 Untuk reviewnya dapat menggunakan program MSO8EF.

3.1.10 MSO830 Data Detail Gaji Karyawan

MSO830 digunakan untuk mencatat detail gaji pokok karyawan. Adapun tahapan-
tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan input detail gaji karyawan adalah
sbb,
Jalankan MSO830, masukkan kode salary grade, tanggal berlaku dan jumlah
gaji pokok yang dibayarkan setiap bulannya.

Jika karyawan tanggal efektifnya pada setting MSO830 ini tidak pada awal bulan /
tanggal 1 maka gajinya secara otomatis akan dibayarkan secara proporsional pada
bulan berjalan saja.

Untuk diketahui bahwa seting gaji pokok hanya dilakukan sentralisasi di Jakarta.
Contoh setting gaji pokok pada MSO830,

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

25
 Dari contoh diatas dapat diketahui bahwa gaji baru per 01 Jan 2004 sebesar Rp.
1.905.000
Untuk reviewnya dapat menggunakan program MSO83S

3.1.11 MSO880 Data Detail Cuti Karyawan

MSO880 digunakan untuk mencatat detail Cuti Karyawan. Pencatatan ini perlu
dilakukan untuk nantinya dapat diketahui kapan seseorang jatuh tempo tunjangan
cuti besarnya. Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan
input detail cuti karyawan adalah sbb,
Jalankan MSO880 dan MSO882, masukkan jeni cuti, tanggal anniversary date
dan saldo cuti.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

26
 Untuk reviewnya dapat menggunakan program MSO881 dan MSO883

3.1.12 MSO890 Data Detail Roster Karyawan

MSO890 digunakan untuk mencatat detail Roster Karyawan. Adapun tahapan-
tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan input detail roster karyawan
adalah sbb,

Jalankan MSO890, masukkan kode roster, tanggal berlaku dan posisi roster
pada saat tanggal berlaku.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

27
 Dengan adanya penggabungan award untuk semua golongan 1-3 seluruh jobsite
baik status HO dan project menjadi AW3S maka semua karyawan wajib memiliki
setting Roster History yang dimaintain dari menu MSO890 ini. Bila memang ada
distrik yang belum live Time Attendance-nya maka roster code nya bisa memakai
yang sudah ada.

Untuk reviewnya dapat menggunakan program MSO89R.

3.2 Perpindahan Karyawan

Proses perpindahan karyawan meliputi perpindahan posisi, award, pay group dan
physical location, status. Program-program yang berhubungan dengan
perpindahan karyawan adalah MSO76T (perpindahan posisi dan status), MSO828
(perpindahan award), MSO829 (perpindahan physical location) dan MSO827
(perpindahan pay group). Adapun secara singkat prosesnya dapat dilusttasikan
seperti berikut ini ,

3.2.1 MSO76T Perpindahan Posisi dan Status Karyawan

MSO76T digunakan untuk melakukan perpindahan posisi karyawan, terminate
karyawan dan merubah status karyawan. Adapun tahapan-tahapan yang harus
dilakukan untuk melakukan proses ini adalah sbb,
Jalankan MSO76T dengan option 1 untuk pindah posisi, option 2 untuk
suspend karyawan, option 3 untuk terminate karyawan dan option 4 untuk
reactivate suspend employee.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

28
 Untuk reviewnya dapat menggunakan program MSO76H.

3.2.2 MSO827 Perpindahan Pay Group Karyawan

MSO827 digunakan untuk melakukan perpindahan pay group karyawan. Adapun
tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan proses ini adalah sbb,
Jalankan MSO827 dan masukkan batch id karyawan yang akan ditransfer. Isi
pay group baru, tanggal transfer, dan flag untuk transfer tunjangan tetap dan
potongan tetap.
Pada proses pemindahan pay group ini harus dipastikan bahwa karyawan yang
akan dipindah tidak memiliki transaksi yang out standing misalnya ada
transaksi yang terkait dengan Time Attendance atau transaksi lainnya, bila
memang ada transaksi tersebut harus dipindahkan juga ke pay group yang baru
Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523
29
 atau dihapus. Contoh warning/error message apabila terdapat transkasi
pending adalah Current Pay Transaction Exist seperti contoh dibawah ini.

Transfer antar pay group hanya diperbolehkan apabila masih dalam payroll
periode gaji yang sama.

Untuk review hasil transfer dapat menggunakan program MSO82H.

3.2.3 MSO828 Perpindahan Award Karyawan

MSO828 digunakan untuk melakukan perpindahan award karyawan. Adapun
tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan proses ini adalah sbb,
Jalankan MSO828 dan masukkan employee id karyawan yang akan ditransfer.
Isi award baru dan tanggal transfer. Jangan lupa diisikan pula rate
reference/golongan serta gaji pokok pada award yang baru.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

30
 Untuk review hasil transfer dapat menggunakan program MSO82H.

3.2.4 MSO829 Perpindahan Physical Location Karyawan

MSO829 digunakan untuk melakukan perpindahan physical location karyawan.
Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan proses ini adalah
sbb,
Jalankan MSO829 dan masukkan batch id karyawan yang akan ditransfer. Isi
physical location baru dan tanggal transfer.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

31

Untuk review hasil transfer dapat menggunakan program MSO82H.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

32
4 Proses Payroll

4.1 Proses Time Attendance

Berikut adalah flow dari proses time attendance yang ada di Ellipse dan hanya
dilakukan pada distrik yang telah Go Live modul Time Attendance-nya.

Dimulai dari attach roster id ke karyawan melalui MSO890, kemudian roster

tersebut digenerate (MSB890) menghasilkan transaksi roster yang dapat dirubah
untuk jam lemburnya menggunakan MSO891. Setelah final, maka di jalankan
MSB891 untuk menghitung jam lemburnya, jam lembur yang dihasilkan
kemudian dapat dilihat melalui MSO83R..

4.1.1 MSB890 Generate Transaksi Roster Karyawan

MSB890 dijalankan untuk generate roster transaksi karyawan yang hasilnya dapat
dilihat melalui MSO891.

Input parameter yang harus diisi dalam menjalankan batch ini adalah,
Pay Group
Isi dengan kode pay group yang akan dijalankan.
Starting Date
Isi dengan tanggal transaksi akan mulai digenerate.
Number of Days
Isi dengan jumlah banyaknya hari yang akan digenerate.
Re-generate All Transactions
Isi dengan N atau Y untuk melakukan generate ulang semua transaksi yang
sudah digenerate.

Untuk reviewnya selain menggunakan MSO891 option 2 dapat juga

menggunakan MSO89T.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

33
 Note :
Untuk membedakan district/location pada pay group YHO ( Golongan 4
site ) maka beberapa report di tambah parameter Pay Location yang specifik
untuk masing-masing distrik .

MSO891 Maintain Timekeeping Fucntion

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

34
 4.1.2 MSB891 Generate Transaksi Lembur Karyawan
MSB891 digunakan untuk menghitung jam lembur karyawan yang didapat dari
MSF891 (data roster karyawan). Hasil dari MSB891 ini merupakan transaksi
payroll yang dapat dilihat melalui MSO83R, sedangkan untuk roster yang sudah
diproses akan berubah flagnya menjadi P dan dapat dilihat dari MSO891 tanpa
bisa dirubah.
Input parameter yang harus diisi dalam menjalankan batch ini adalah,
Pay Group
Isi dengan kode pay group yang akan dijalankan.
Processing by Date
Isi dengan Y apabila kita memproses sampai dengan tanggal tertentu.
Type of Process
Isi dengan P atau S apabila procssing by date di set N.
Number of Days Prior
Isi dengan jumlah hari yang akan diproses dikurangi dengan tanggal proses
berdasarkan type of process.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

35
 Process to Specific Date
Isi dengan tanggal terakhir roster transaksi yang akan diproses.

Authorised Transactions Only (Y/N)

Isi dengan N
Terdapat User Exit untuk MSB891 ini yaitu adanya parameter Pay Location
untuk mengantisipasi penggabungan pay group bagi karyawan golongan 4 site
menjadi satu pay group yaitu YHO.
Isi kan dengan pay location masing-masing district misalnya PM.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

36
4.2 Transaksi Payroll
Berikut adalah flow dari proses memasukkan data transaksi payroll yang ada di
Ellipse,

Program MSO832 digunakan untuk memasukkan transaksi payroll, dimana data

yang dimasukkan dapat berupa earning atau deductions yang bersifat standard
payments. Sedangkan untuk transaksi yang bersifat manual payment seperti THR
atau bonus dapat menggunakan program MSO83M, yang akan membuat payroll
transaksi dengan tipe manual. Semua transaksi payroll tersebut dapat dilihat dari
MSO83R, dan untuk menghapusnya dapat menggunakan program MSO83D.
Proses selanjutnya adalah memberikan nilai rate Ulap/hari dan upah lembur/jam
masing masing karyawan dengan melakukan proses batching PMBP02. Setelah
semua data selesai dimaintain maka yang terakhir adalah melakukan batching
MSB8PA , dimana hasilnya bisa kita lihat melalui MSO817.

4.2.1 MSO832 Input Transaksi Karyawan

MSO832 digunakan untuk memasukkan transaksi karyawan baik berupa earning
maupun deduction yang bersifat transaksi bulanan (standard pay).
Masukkan employee id, transaction type, transaction code dan jumlah unit atau
nilai nominal transaksi. Apabila tanggal transaksi di-isi dengan tanggal bulan
depan, maka transaksi ini akan diprosesnya pada payroll bulan berikutnya.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

37
 Untuk reviewnya dapat menggunakan program MSO83R dan untuk deletenya
menggunakan MSO83D.

4.2.2 MSO83M Input Transaksi Manual Karyawan

MSO83M digunakan untuk memasukkan transaksi karyawan baik berupa earning
maupun deduction yang bersifat transaksi manual (thr, bonus, pembayaran
yang sifatnya ditengah bulan atau terpisah dari payroll standard).
Masukkan employee id, envelope type, transaction type, transaction code dan
jumlah unit atau nilai nominal transaksi. Apabila tanggal transaksi di-isi
dengan tanggal bulan depan, maka transaksi ini akan diprosesnya pada payroll
bulan berikutnya.

Untuk reviewnya dapat menggunakan program MSO83R dan untuk deletenya

menggunakan MSO83D.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

38
 4.2.3 MSO83R Review Transaksi Karyawan
MSO83R digunakan untuk melihat transaksi payroll karyawan yang masuk ke
dalam Ellipse Payroll.
Jalankan MSO83R dan masukkan employee id yang akan dilihat transaksi
payrollnya.
Contoh MSO83R ( Hasil dari batching MSB891 TA nya sudah Live)

MSO83R ( TA Module belum live)

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

39
 4.2.4 MSO83D Delete Transaksi Karyawan
MSO83D digunakan untuk menghapus transaksi payroll karyawan yang masuk ke
dalam Ellipse Payroll.
Jalankan MSO83D dan masukkan employee id yang akan dilihat transaksi
payrollnya, kemudian isi action dengan D untuk hapus transaksi, enter
sampai tanda confirm-nya hilang.

4.3 Proses Perhitungan Gaji Karyawan

Berikut adalah flow dari proses perhitungan gaji karyawan,

Jangan lupa untuk melakukan batching PMBP02, sebelum melakukan

Proses Review batching MSB8PA , apabila ada transaksi yang berkaitan dengan lembur
dan Ulap.

MSO817 proses report

MSB8PA

koreksi data transaksi

PMBP02 MSO832/
MSO83D

Proses review (MSB8PA) dapat dijalankan berkali-kali selama hasil transaksi

masih dianggap belum final, hasil transaksi tersebut dapat dilihat dengan
menggunakan program MSO817. Perlu diingat bahwa semua report yang kita
hasilkan selalu mengambil data dari hasil MSB8PA yang terakhir.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

40
 Proses Update/ Roll Over Periode

Untuk proses update (MSB8UP) hanya dapat dijalankan satu kali dalam satu
payroll period, biasanya apabila hasil review (MSB8PA) sudah dianggap final
barulah proses update dijalankan.
Proses ini akan mengupdate payroll periode ke bulan berikutnya (closing payroll),
proses payroll mulai dengan periode baru.
Setelah selesai closing payroll, dijalankan payroll costing (MSB83G) yang akan
memindahkan hasil costing payroll ke jurnal transaksi di Finance.
Perlu diingat bahwa proses Rollover ini akan berkaitan langsung dengan proses
Month End Closing pihak Finance/Accounting, sehingga sebelum mereka
melakukan proses MEC maka proses gaji dan proses roll over/pindah bulan gaji
harus sudah selesai terlebih dahulu. Disini sangat diperlukan koordinasi antara
HRGA dan Finance Accounting karena proses costing akan dilakukan secara
otomatis ke modul FA.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

41
 4.3.1 MSB8PA Proses Review Perhitungan Transaksi Karyawan
MSB8PA digunakan untuk melakukan perhitungan transaksi karyawan sampai
dengan pajak penghasilan dan total penerimaan gaji karyawan. Batch ini dapat
dijalankan berkali-kali sampai dianggap hasil perhitungan transaksi sudah benar.

Contoh MSB8PA untuk semua karyawan,

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

42
 Contoh MSB8PA untuk karyawan tertentu ( misal untuk 3 karyawan ) :

Input parameter untuk batch ini adalah,

Pay Group
Isi dengan kode pay group yang akan dijalankan.
Calc Type
Isi dengan A untuk menjalankan perhitungan semua karyawan, M untuk
manual proses dan E untuk menjalankan perhitungan satu karyawan saja, isi
dengan P untuk prepay mode.
Employee Id
Isi dengan employee id.
Date for Prepays
Isi dengan tanggal yang akan diproses untuk calc type P.
Pay Register Required
Isi dengan Y akan menghasilkan payroll register report.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

43
 Pay Register Sort Option
Isi dengan E untuk sorting berdasarkan employee id dan P untuk sorting
berdasarkan pay location.
Ada 4 report yang dihasilkan oleh proses ini yaitu MSB8PA, MSB8PB,
MSB8PC, dan MSB8PE (bila pay register di set Y). Apabila calc type P,
maka ada 3 report lainnya yang dihasilkan yaitu MSB89R, MSB88B dan
MSB892.

Salah satu report yang perlu diperhatikan dari hasil MSB8PA ini adalah
highlight message yang menunjukkan apabila ada masalah dengan data payroll
karyawan.

Setelah menjalankan MSB8PA ini, biasanya report-report yang berhubungan

dengan payroll dijalankan untuk melihat apakah data yang dihasilkan sudah
benar.

Perlu diingat bahwa semua report yang akan kita buat akan datanya diambil
dari hasil MSB8PA yang terakhir, jadi kalau ingin mencetak report all
karyawan, pastikan bahwa MSB8PA yang kita jalankan adalah yang Calc Type
nya A. Bila sebelumnya kita jalankan MSB8PA dengan Calc Type-nya E
dengan pilihan 1 karyawan, maka report yang dihasilkan hanya untuk
karyawan tertentu saja.

Waktu proses batching ini tergantung sedikit/banyaknya karyawan dalam satu

pay group, makin banyak makin lama waktu yang dibutuhkan.

Untuk melihat apakah report yang kita running sudah selesai atau belum
jalankan MSO083, tekan icon Rebuild/Refresh. Akan terlihat semua report
yang sedang kita running namun belum selesai. Bila report yang kita jalankan
me-running lebih dari satu program lebih baik kita tekan icon Rebuild saja.
Perhatikan kolom status, beberapa kondisi status diantaranya adalah ;

Q (Queque) = Report kita sedang menunggu report sejenis yang

sedang dijalankan orang lain.

I (Initiate) = Report kita sedang persiapan running

E (Execute) = Report kita sedang running

F ( Fail) = Report kita gagal/error

Bila report kita sudah selesai, akan hilang dari screen MSO083 . . . sehingga
silakan sabar menunggu sampai semuanya bersih dari screen MSO083.

Untuk melihat hasil batching MSB8PA dapat dilihat dari menu MSO817
Review Payrun Details ( Lihat modul selanjutnya)

Penting : Sebelum melakukan MSB8PA pastikan anda telah melakukan

running MSBP02 (Override Overtime Rate and Ulap Rate )terlebih dahulu
apabila ada transaksi yang kaitannya dengan lembur dan uang lapangan.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

44
 4.3.2 MSB8UP Proses Tutup Periode Payroll
MSB8UP digunakan untuk menutup satu periode payroll dan mulai dengan
periode payroll baru. Sebelum MSB8UP ini dijalankan, update flag mesti di set
Y untuk masing-masing pay group menggunakan program MSO807.
Proses MSB8UP ini hanya bisa dijalankan sekali saja dalam satu periode payroll
untuk masing-masing pay group. Apabila selama proses terjadi masalah atau error
yang bisa saja disebabkan oleh penuhnya database atau data yang tidak valid,
maka setelah data dikoreksi atau table diperbesar proses ini dapat dijalankan lagi
dengan menjalankan MSB8UP restart.
Untuk menjalankan MSB8UP restart, cukup jalankan MSB8UP dan pilih yang
request no 2, maka otomatis program MSB8UP ini akan melanjutkan proses
selanjutnya.
Contoh MSB8UP (screen 1)

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

45
 Contoh MSB8UP (Screen 2)

Input parameter yang perlu di isi untuk batch ini adalah,

Pay Group
Isi dengan kode pay group yang akan dijalankan.
Calc Type
Isi dengan A untuk semua transaksi.

Untuk input parameter lainnya tidak perlu di-isi, karena sudah ada nilai default
yang akan langsung digunakan.

Report-report yang dihasilkan oleh proses MB8UP ini antara lain adalah,
MSB8UE (payroll register report)
MSB822 (deduction report)
MSR82O (overtime report)
MSB82G (earning & deduction summary)
MSR82N (paygroup total report)
MSR82L (employee bank deposit report)

Report MSB8UP dijalankan hanya dari Jakarta (centralisasi)

Kita harus sudah selesai menjalankan semua report sebelum melakukan
roll over/pindah bulan melalui MSB8UP ini dan MSB8UP dilakukan
sebelum Finance/Accounting melakukan MEC (Month End Closing).

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

46
 4.3.3 MSB83G Proses Costing Payroll
MSB83G digunakan untuk melakukan proses costing payroll ke dalam jurnal di
Finance. MSB83G ini dapat dijalankan dalam 2 mode, yaitu Report Mode dan
Update Mode.
Untuk Report Mode dapat dijalankan berkali-kali, karena proses ini hanya
menghasilkan report saja. Sedangkan untuk Update mode hanya bisa dijalankan
satu kali saja untuk masing-masing paygroup dalam satu periode payroll.
MSB83G ini akan menghasilkan report
MSB83GA (costing report)
MSB83GB (payroll costing error report)
MSB83GC (payroll costing report by employee)
MSB83GD (payroll costing report by account code)

Input parameter yang perlu di isi untuk batch ini adalah,

Pay Group
Isi dengan kode pay group yang akan dijalankan.
Run Type
Isi dengan U.
Report Mode
Isi dengan Y untuk report mode dan N untuk update mode.
Detail Report by Employee
Isi dengan Y untuk menghasilkan report payroll costing per employee.
Detail Report by Account Code
Isi dengan Y untuk menghasilkan report payroll costing per account code.
Post Account Errors to Unallocated
Isi dengan Y apabila ada account yang error maka akan masuk ke dalam
unallocated account.
Cost to Secondary Positions

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

47
 Isi dengan Y apabila costing juga dilakukan untuk secondary position,
default nilai N.

Apabila MSB83G ini dijalankan dengan update mode, maka hasil dari proses
ini dapat dilihat melalui MSO901 dengan tanggal transaksi adalah tanggal
MSB83G ini dijalankan.

4.3.4 MSO817 Review Pembayaran Karyawan

MSO817 digunakan untuk review hasil proses MSB8PA atau MSB8UP secara
online.

Untuk melihat hasil MSB8PA

Ketik MSO817
Ketik P pada Run Type dan ketik Pay Group yang telah kita running,
misalnya CLC
Hasil MSB8PA yang terakhir kita running selalu berada dibaris yang paling
atas (No. 1). Kolom Pay Periode menunjukkan periode bulan gaji ( 7 Juli)
sedangkan kolom Perio End Date menunjukkan tanggal akhir bulan masing-2
periode gaji.
Bila kita melakukan batching MSB8PA untuk beberapa karyawan tertentu
pada kolom Selected employee akan muncul nrp masing-masing karyawan.
Pada kolom Action ketik R (Review)

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

48
 Program ini kemudian akan memanggil MSO83G untuk review detail dari
transaksi karyawan.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

49
 Action field di MSO817 dapat digunakan untuk melihat highlight message
atau preview transaksi karyawan. Sedangkan dengan MSO83G dapat melihat
transaksi YTD (MSO823) dengan option (Y) , pembayaran bank dengan
option (D) dan detail transaksi per hari yang dimiliki oleh karyawan dengan
option (I).

4.4 Standard Payroll Report

Beberapa standard payroll report yang ada dalam module Ellipse payroll adalah,
Deduction Listing Report - MSB822A
Cash Dissection Report - MSR82AA
Data Entry Report - MSB82DA
Employee Bank Deposit Report - MSR82LA
Pay Group Totals Report - MSR82NA
Overtime Report - MSR82OA
Payroll Tax Report - MSB82PA
Pay Group Totals Report (Consolidate) - MSR82QA
Earnings and Deduction Summary Report - MSR82RA

4.5 Custom Payroll Report

Beberapa custom payroll report yang ada dalam module Ellipse payroll adalah,
Summary Monthly Report per site - PMRP01
Summary Monthly Report per dept PMRSMD ( PMRMD1)
Summary Monthly Report per site (YTD)- PMRSMY ( PMRMY1)
Nominative Report - PMRNMT
Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523
50
 Nominative Report / Year To Date - PMRNMY
Pinjaman Karyawan Report - PMR82P
Earning/Insentif Report - PMR834
Overtime Report YTD - PMR835
Potongan Koperasi Report - PMR82K
Transfer List/Report
Medical Report - PMRMDC
Daftar Upah Tenaga Kerja - PMRUTK
Jamsostek Report
Dana Pensiun Astra (DPA) Report - PMR82D
Salary Change Report - PMRSLC
Salary Distribution Report
Payroll Sheet - PMRPYS
Termination Report - PMRTRM
Monthly Pay Slip - PMRMPS
Monthly Pay Slip for 'BO' transaction/THR - PMRPBO
Jiwasraya Report - PMRJSR
Perubahan Status Karyawan dari Trainee menjadi Karyawan Tetap -
PMRPKT
Load Electronic Fund Transfer (EFT) - PMREFT
Pinjaman Koperasi - PMRPIK
Monthly Report

4.6 Proses Custom Batch Program

Ada beberapa custom batch program yang harus dijalankan terlebih dahulu
sebelum proses payroll dijalankan, hal ini dilakukan agar hasil proses payroll
sudah mengambil data yang benar.
Beberapa custom batch program yang ada dalam module Ellipse payroll adalah,

4.6.1 PMBP01 Movement Claim Management Transaction

Batch ini dijalankan apabila ada karyawan yang dipindahkan dari satu distrik ke
distrik lain, karena data claim managementnya dicatat dengan distrik lama, maka
sewaktu pindah ke distrik baru data claim managementnya tidak ada.
Karena itu program ini dijalankan untuk memindahkan data claim di distrik lama
ke distrik baru. Input parameter untuk batch ini adalah 1employee id dan 2kode
distrik baru.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

51
 4.6.2 PMBP02 Override Overtime Rate and Ulap Rate
Batch ini dijalankan sebelum proses MSB8PA, karena batch ini akan merubah
overtime rate dan ulap rate karyawan berdasarkan table ulap rate. Input parameter
untuk program ini adalah kode pay group.
Agar custom batch ini dapat berjalan, maka ada setting table MSF010 yang harus
dibuat yaitu,
1. +OVL Flag MSF832-TRAN-CODE is Ulap or Overtime code
Table-Code = 3 digits (MSF832-TRAN-CODE)
MSF010-Assoc-Rec = U Ulap code
MSF010-Assoc-Rec = O Overtime code
2. +ULP To get the Ulap Tariff
Table-Code = 3 digits. (Employee Golongan + Competency)
MSF010-Assoc-Rec = Ulap Tariff
3. +OVT Parameters for Overtime Rate Calculation

4.6.3 PMB88A Create Transaksi Tunjangan Cuti Besar

Batch ini akan ditaruh di msdaily, sehingga tidak perlu dijalankan manual.
Program ini akan menghasilkan transaki tunjangan cuti besar apabila karyawan
sudah entitle untuk tunjangan cuti besar tersebut. Hasil dari program ini dapat
dilihat dengan menggunakan program MSO83R untuk kode earning 540.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

52
 4.6.4 PMBP03 Create Transaksi THR
Batch ini dijalankan untuk membuat transaksi THR karyawan dengan input
parameter adalah 1kode pay group, 2earning code1, 3earning code 2, 4earning code
3, 5earning code 4, 6earning code 5 dan 7tanggal lebaran.

4.6.5 PMBJST Validasi Kode Jamsostek Karyawan

Batch ini akan melakukan validasi kode jamsostek karyawan dan menampilkan
data karyawan yang memiliki kode jamsostek yang salah atau jika tidak memiliki
kode jamsostek. Contohnya adalah kode 110 hanya boleh untuk pay group HO,HJ
dan HX sedangkan lainnya memakai kode 112 .

4.6.6 PMBJTO Update Jatah Obat Karyawan

Batch ini digunakan untuk mengupdate jatah obat karyawan secara otomatis.
Program ini akan membaca marital status karyawan dan melihat table jatah obat.
Table jatah obat dimaintain melalui MSF010 dengan table type +JTO, dengan
table code berisi golongan karyawan + marital status karyawan. Input parameter
untuk batch ini adalah kode pay group.
4.6.7 PMBTXR Update PTKP Karyawan
Batch ini digunakan untuk mengupdate PTKP karyawan, biasanya program ini
dijalankan setiap bulan januari sebelum proses payroll agar pajak yang dihasilkan
sesuai dengan status perkawinan dan tanggungan karyawan.
Tidak ada input parameter untuk program ini, program akan melakukan update
seluruh data payroll yang ada di Ellipse.

4.6.8 PMBTAU Update Time Attendance Transaction

Batch ini digunakan untuk mengupdate data transaksi time attendance karyawan
yang belum diproses (MSF891 processed-flag N). Sewaktu seorang karyawan
dimutasi dari pay group satu ke pay group lainnya, transaksi time attendance
karyawan tersebut masih tercatat dengan pay group yang lama.
Karena itu program ini dijalankan untuk memindahkan transaksi time attendance
tersebut ke pay group yang baru. Input parameter untuk program ini adalah
1
employee id dan 2kode pay group.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

53
Notes :
1. Khusus untuk distrik yang sudah Go Live Modul Time Attendance nya maka perlu
perhatian yang agak lebih mengingat transaksi lembur dan uang lapangan langsung
diambil dari hasil proses batching MSB891.
2. Apabila ada karyawan yang mengambil advanced ulap pada transaksi bulan
berjalan maka harus dilakukan koreksi melalui MSO832 dan di create
transaksi Ulap/earning 370 dengan nilai negatif. Karena akan terjadi lebih
bayar apabila tidak dilakukan koreksi.
3. Apabila ada rapel lembur, harus dilakukan pula koreksi manual melalui
MSO832 dengan kode earning 360.

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

54
Catatan

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

Petunjuk Pemakaian Ellipse Payroll 523

55