6 Manuale Procedure Amministrativo +contabili

ITEA S.p.A.
Manuale delle Procedure

Amministrativo – Contabili
e
Procedure di
Gestione delle forniture di beni e servizi; Gestione manutenzioni;
Gestione manutenzioni impianti termici e di elevazione
Documento n. 6 del modello ex D. Lgs. 231/2001
REVISIONE N. 03 del Modello (volta, principalmente, a recepire le intervenute integrazioni-modifiche introdotte, con la Legge 6/11/2012, nel D.
Lgs. 231/2001, con previsione di nuovi reati-presupposto della responsabilità amministrativa: ulteriori reati contro la P.A.; corruzione tra privati)
Manuale delle procedure amministrativo-contabili
Tipo di documento Versione Data Pagina

Manuale delle Procedure 1.0 31/08/2013 2 di 113
Indice
Premessa..................................................................................................................................................................... 4
Definizioni, acronimi ed abbreviazioni ...................................................................................................................... 5
Risorse e Struttura Organizzativa del Settore Finanziario....................................................................................... 6
1.1 Ciclo Acquisti................................................................................................................................................. 12
1.1.1 Sistema Informativo.................................................................................................................................... 12
1.1.2 Ciclo Acquisti .............................................................................................................................................. 12
1.1.3 Ciclo Acquisti - Matrice del Personale per attività ................................................................................... 25
1.2 Ciclo Vendite .................................................................................................................................................. 28
1.2.2 Ciclo Vendite ............................................................................................................................................... 28
1.2.3 Ciclo Vendite - Matrice del Personale per attività..................................................................................... 45
1.3 Ciclo Anagrafiche .......................................................................................................................................... 48
1.3.2 Ciclo Anagrafiche ....................................................................................................................................... 48
1.3.3 Ciclo Anagrafiche - Matrice del Personale per attività ............................................................................. 56
1.4 Ciclo Tesoreria............................................................................................................................................... 57
1.4.2 Ciclo Tesoreria ............................................................................................................................................ 57
1.4.3 Ciclo Tesoreria – Matrice del Personale per attività ................................................................................. 64
1.5 Ciclo Personale.............................................................................................................................................. 66

1.5.2 Ciclo Personale ........................................................................................................................................... 66

1.5.3 Ciclo del Personale – Matrice del Personale per attività.......................................................................... 77
1.6 Ciclo Cespiti ................................................................................................................................................... 79
1.6.2 Ciclo Cespiti ................................................................................................................................................ 79
1.6.3 Ciclo Cespiti – Matrice del Personale per attività ..................................................................................... 92
1.7 Gestione Tributaria e Fiscale, Contabilità Generale, Redazione del Bilancio ........................................... 95
1.7.2 Gestione Tributaria e Fiscale, Contabilità Generale, Redazione del Bilancio ........................................ 95
1.7.3 Gestione fiscale e Bilancio – Matrice del Personale per attività ........................................................... 106
1.8 Controllo di Gestione .................................................................................................................................. 109
1.8.1 Sistema Informativo.................................................................................................................................. 109
1.8.2 Controllo di Gestione ............................................................................................................................... 109
1.8.3 Controllo di Gestione – Matrice del Personale per attività .................................................................... 113

Premessa
Il Manuale delle Procedure Amministrativo-Contabili si propone di descrivere, nell’ambito dei cicli formalizzati, le modalità operative
relative alle diverse fasi dei cicli stessi individuando e definendo:
le Unità Organizzative coinvolte;
il corretto flusso di attività, sotto il profilo operativo ed amministrativo, ed i relativi controlli;
i livelli di autorizzazione necessari per l’effettuazione delle transazioni.
I cicli amministrativo contabili sono descritti attraverso:

- il diagramma di flusso che illustra le macro attività effettuate;
- la descrizione delle attività e dei controlli effettuati.

Definizioni, acronimi ed abbreviazioni

Con riferimento agli acronimi utilizzati nel Manuale, si fornisce di seguito una legenda.
Acronimo Descrizione
Ced Centro Elaborazione dati
CdA Consiglio di Amministrazione
Co.Ge. Contabilità Generale
DURC Documento unico di regolarità contributiva
Odl Ordine di lavoro
PA Pubblica amministrazione
PAT Provincia Autonoma di Trento
Payroll Paghe e contributi
RID Metodo di pagamento “Rapporto Interbancario Diretto”


Risorse e Struttura Organizzativa del Settore Finanziario

In riferimento all’organigramma della Società riportiamo di seguito una breve illustrazione della struttura organizzativa e le relative risorse
dell’ Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione e dell’Ufficio Ragioneria e Bilancio coordinati dal Direttore del Settore Finanziario.
UFFICIO BILANCIO E RAGIONERIA (Direttore dott.ssa Manuela Clementi)

Attengono a questo ufficio le seguenti aree di lavoro:
1. Area Utenza
(dott.ssa Ilenia Preti, rag. Flaim Costantina, rag. Zanolini Antonella, rag. Miriam Concer, dott.ssa Manuela Franch)
In tale area vengono curati i seguenti adempimenti:

registrazione degli incassi derivanti dalle fatture di vendita;
emissione e registrazione delle fatture di vendita sezionale utenti;
tenuta del registro IVA sezionale utenti utenza sezionale;
rapporti con l’utenza con riferimento alla fatturazione;

2. Area Acquisti/Vendite contabilità e Anagrafica
(dott.ssa Marina Mutinelli, sig. Marco Calogiuri, s.a. Rosario Sevegnani)

registrazione delle fatture di acquisto;
emissione e registrazione delle fatture di vendita non utenti;
tenuta dei registri IVA (uno acquisti, due vendita e un corrispettivi) con liquidazione mensile;
inserimento e gestione delle anagrafiche clienti (non utenti)/fornitori;
rendicontazione trimestrale unità immobiliari di terzi in gestione;
3. Area bilancio e contabilità generale

(dott.ssa Lorena Costa)
L’attività dell’area si sviluppa sui seguenti adempimenti:

calcolo e versamento IMU;
controlli periodici della correttezza delle registrazioni contabili;
predisposizione del registro cespiti ammortizzabili (beni mobili e immobili) con calcolo delle quote ammortamento;
predisposizione e registrazione delle scritture integrative, rettificative e di assestamento;
predisposizione bilancio d’esercizio con calcolo delle imposte Ires e Irap;
studio ed aggiornamento normativa civilistico-fiscale.

Ufficio Bilancio e Ragioneria
Risorsa Ruolo
Clementi Manuela Direttore
Calogiuri Marco Assistente amministrativo/contabile
Concer Miriam Assistente amministrativo/contabile
Costa Lorena Funzionario economico/finanziario
Flaim Costantina Assistente amministrativo/contabile
Mutinelli Marina Funzionario economico/finanziario
Manuela Franch Funzionario economico/finanziario
Preti Ilenia Funzionario economico/finanziario
Sevegnani Rosario Coadiutore amministrativo
Zanolini Antonella Collaboratore amministrativo/contabile


UFFICIO CONTROLLO GESTIONE E AMMINISTRAZIONE (Direttore rag. Emilia Giovannini)

L’attività dell’ufficio si sviluppa sulle seguenti aree di attività:
1. Area controllo di gestione
(dott. Carlo Aquilia)

preparazione ed elaborazione dei budget;
gestione albero contabilità analitica
predisposizione reportistica e degli indicatori di analisi dell’andamento gestionale;
socializzazione delle informazioni ai centri di responsabilità.
2. Area tesoreria e cassa economale
(rag. Silvano Rizzi, rag. Lorena Zampieri, rag. Antonella Malpaga, rag. Francesca Giovannini, rag. Marcella Pisoni)
L’attività dell’area si sviluppa sui seguenti adempimenti:

per spese generali, cassa ed ordini acquisti materiale di consumo: pagamenti e rilevazioni contabili (Rizzi)
per quelli attineti al Settore Tecnico,Cantieri: contabilizzazione separata, elaborazione scheda cantiere, gestione fideiussioni e
pagamenti.(Pisoni)

per quelli del settore Patrimonio (Manutenzioni) e non utenza: pagamenti, contabilizzazioni e gestione fideiussioni;(Malpaga)
per i rapporti con la P.A.; predisposizione ed invii telematici fisco/contributi e gestione indennità di esproprio (Giovannini F.)
3. Area personale
(rag. Ierta Groff, sig.ra Marisa Dalmonego, dott. Stefano Sartori)
Gestione del personale, tale attività si caratterizza dalla particolare assetto del personale interno in parte inquadrati nel ruolo della
Provincia, ed in parte alle dirette dipendenze della Società. Pertanto sul primo versante si collabora con la PAT per la corretta
gestione dei vari istituti giuridici ed economici. E dall’altra parte si predispongono tutti gli adempimenti necessari a partire dalla
finalizzate delle assunzioni di nuovo personale, fino alla liquidazione degli emolumenti connessi.

Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione
Risorsa Ruolo
Giovannini Emilia Direttore
Aquilia Carlo Quadro
Giovannini Francesca Funzionario economico/finanziario
Malpaga Antonella Collaboratore amministrativo/contabile
Rizzi Silvano Collaboratore amministrativo/contabile
Lorena Zampieri Coadiutore amministrativo/contabile
Dalmonego Marisa Collaboratore amministrativo/contabile
Girardi Michele Addetto ai servizi ausiliari
Groff Ierta Collaboratore amministrativo/contabile
Sartori Stefano Funzionario economico/finanziario
Marcella Pisoni Coadiutore amministrativo/contabile


1.1 Ciclo Acquisti
1.1.1 Sistema Informativo

A supporto del ciclo acquisti sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli
stessi.
Nome sistema Descrizione
ENCO Contabilità fornitori
TLQ – Telequercia Tesoreria
MI - Mandato informatico Tesoreria – Autorizzazione al pagamento - Firma elettronica
REF Applicativo per la gestione degli ordini di lavoro
EQUITALIA Applicativo WEB per il controllo di adempienza del Beneficiario
1.1.2 Ciclo Acquisti

Nell’ambito del ciclo acquisti esistono diverse procedure per la gestione delle informazioni legate a specifiche tipologie di acquisto:
 Beni e Servizi per l’azienda
 Acquisto di Immobili
 Acquisto di Manutenzioni
 Acquisto di Utenze

Il ciclo acquisti dei Beni e Servizi per l’azienda rappresenta il riferimento base per le altre tipologie di acquisto che sono descritte
solo per differenza (relativamente quindi alle sole attività tipiche non previste nel flusso base di acquisto).
Diagramma di flusso: Acquisto Beni e Servizi per l’azienda

La procedura amministrativa concernente il ciclo in questione è di seguito rappresentata graficamente:
Note descrittive
Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua
rappresentazione grafica:
Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio
La richiesta di acquisto può scaturire all'interno di tutti i settori della
Società.
La richiesta di acquisto viene indirizzata dal Dirigente del settore in cui
Ciclo scaturisce la richiesta; il dirigente procede, alternativamente (sulla base
1.1.01 acquisti Richiesta di Acquisto
dell’importo previsto per l’acquisto):
Tutti Tutti
- attivando la procedura di Gara Europea secondo quanto previsto dal
codice appalti di competenza esclusiva del Settore Affari Generali.
- attivando la procedura interna regolata dalla legge Provinciale 23/90.
La procedura di Gara Europea è regolata dal Codice degli Appalti (a

supporto il Settore Affari Generali); la procedura prevede le seguenti fasi:
- redazione del capitolato di gara
Ciclo Procedura di Gara Tutti
1.1.02 acquisti Europea
- redazione del bando di gara Tutti
(Out of Scope)
- approvazione del bando di gara da parte del CdA
- pubblicazione del bando di gara
- gara e aggiudicazione dell'appalto.
La procedura di acquisto interna è regolata dalla Legge Provinciale 23/90.

Ciclo Procedura di Acquisto Tutti Tutti
1.1.03 acquisti interna
Sulla base dei differenti importi di Firma come riportato in dettaglio sulle
(Out of Scope)
procure, sono seguite procedure differenti per le seguenti attività:


- selezione fornitori
- richiesta di offerta
- valutazione offerte
- scelta del fornitore
- emissione Ordine di Acquisto (OdA)
In base alla Normative e alle Procedure interne si adottano i seguenti
approcci:
- Riferimento alle Centrali di Acquisto Provinciali o Nazionali
- Richiesta di Offerta da tre fornitori differenti.
- Acquisti diretti su un unico Fornitore
Gli acquisti vengono formalizzati, a seconda dell'attore responsabile,
tramite delibera del CdA, Decisione del Direttore Generale, Decisione del
Dirigente.
L’addetto dell'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione riceve la
documentazione relativa alla decisione di acquisto e controlla il rispetto del
budget di spesa.
Controllo della Spesa Nel caso in cui non sia stato preventivamente previsto un budget di spesa, Ufficio Controllo di
Ciclo
1.1.04 acquisti Inserimento numero l’addetto crea il Budget di riferimento a sistema . Il Budget è associato al Finanziario Gestione e
Budget Conto e al Centro di Responsabilità di Riferimento. Amministrazione
L’addetto provvede a segnalare all’ufficio richiedente eventuali anomalie
riscontrate.
Il bene o servizio viene ricevuto direttamente dall’ufficio richiedente

La procedura prevede le seguenti fasi:
- ricezione del bene e controllo fisico
Ciclo Ricezione del bene \ Tutti - Settore
1.1.05 acquisti Usufruizione del servizio
- attestazione ricevimento del servizio Tutti
Finanziario
La documentazione viene archiviata dall’ufficio che usufruisce il bene o il
servizio e fornita al Direttore di riferimento a supporto della liquidazione
della relativa fattura.


Le fatture passive pervengono all'Ufficio Ragioneria ad esclusione delle
fatture relative ad utenze.
L’addetto svolge una prima attività di analisi e verifica della fattura sui
seguenti elementi: correttezza IVA, identificazione del Tipo di documento
(Causale), del Budget e del Conto Contabile e correttezza ed esistenza
del Fornitore.
Ciclo Ricezione e codifica della
1.1.06 acquisti L’addetto dell'Ufficio Ragioneria procede quindi con la codifica della Finanziario Ufficio Ragioneria
fattura
fattura, trascrivendo sulla fattura cartacea:
- codice fornitore
- causale (identifica il tipo di documento)
- conto contabile
- n° di budget (impegno)
- codice Iva
L’addetto dell’Ufficio Ragioneria contabilizza la fattura passiva a sistema,
ne indica l’eventuale attribuzione in contabilità analitica e trascrive sulla
Registrazione e
Ciclo fattura cartacea originale:
1.1.07 acquisti contabilizzazione della
- n° protocollo Iva
Finanziario Ufficio Ragioneria
fattura passiva
- n° di registrazione
- Data Registrazione
Il sistema emette un messaggio di "Alert" nel caso in cui la spesa registrata
porti al superamento del budget, che l’addetto procede a segnalare
all’ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione.
L’addetto dell'Ufficio Ragioneria procede con la stampa delle fatture
Ciclo Controlli automatici e
1.1.08 acquisti manuali
registrate nel giorno ed effettua un controllo manuale verificando la Finanziario Ufficio Ragioneria
correttezza dei dati inseriti a sistema rispetto a quanto riportato sulle
fatture originali cartacee.
In caso di Anomalia l’addetto provvede a svolgere azioni correttive o
integrative sulla registrazione fattura.
L’addetto dell’Ufficio Ragioneria procede alla scansione del documento e
archivia l’originale.
Ciclo Archiviazione e invio
1.1.09 acquisti L’addetto invia copia cartacea \ scansione della fattura alla funzione Finanziario Ufficio Ragioneria
per la liquidazione
richiedente o responsabile del bene \ servizio richiesto per l’autorizzazione
alla liquidazione.

Il Dirigente della funzione richiedente autorizza il pagamento apponendo

Ciclo Autorizzazione al
1.1.10 acquisti pagamento
sulla copia cartacea della fattura il timbro "Liquidazione" che riporta la Tutti Tutti
data, l'importo, e la firma del dirigente.
La copia cartacea della fattura passiva autorizzata al pagamento viene
inviata all'Ufficio Finanziario. L’addetto dell’ Ufficio Controllo di Gestione e
Ufficio Controllo di
Ciclo Amministrazione procede con il controllo formale dell'avvenuta
1.1.11 acquisti Registrazione pagamento
autorizzazione.
Finanziario Gestione e
Amministrazione
L'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione registra il pagamento a
sistema e genera il mandato di pagamento in formato elettronico.
L’addetto dell'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione, attraverso
Verifica regolarità l’applicativo WEB Di Equitalia in uso presso la Pubblica Amministrazione, Ufficio Controllo di
Ciclo
1.1.12 acquisti contributiva verso la PA effettua un controllo al fine di verificare che il beneficiario non presenti Finanziario Gestione e
del Beneficiario cartelle esattoriali pendenti rispetto alla Pa; nel caso in cui ciò non fosse Amministrazione
verificato, il pagamento viene bloccato e applicata la normativa prevista.
Il mandato elettronico viene importato nell'applicativo TLQ. Ufficio Controllo di
Ciclo Trasmissione dei dati di
1.1.13 acquisti pagamento
Successivamente i dati di pagamento vengono trasmessi all'applicativo Finanziario Gestione e
"Mandato Informatico". Amministrazione
Gli utenti autorizzati (accesso è regolato dalle Smart Card sulla base delle
Ciclo deleghe depositate) appongono la firma elettronica al mandato di
1.1.14 acquisti Firma Elettronica
pagamento.
Finanziario Settore Finanziario
I dati vengono trasmessi al sistema bancario come ordine di pagamento.

Diagramma di flusso: Acquisto di utenze per immobili

1.1 Ciclo Acquisti

Acquisto di Utenze
BOZZA PER LA DISCUSSIONE
Settore Patrimonio \ Altro
Contratto con OUT OF SCOPE

inquilino Usufruizione del
Contratto con servizio
Autorizzazione al
fornitore Ricezione delle Controllo fatture per
1.1.05 pagamento
1.1.15 fatture per utenze utenze
(Liquidazione)
1.1.16 1.1.17 1.1.10b
Ricezione del
Controllo Fatture
supporto elettronico
(Data, Importo,
delle fatture dal
Importo Totale)
fornitore
Settore Finanziario
Ufficio Ragioneria
1.1.18 1.1.19
Registrazione fatture
per utenze
1.1.07 ENCO
1.1.11
Ufficio Affari Finanziari
Pagamento
Settore Finanziario

Note descrittive
Contratti con fornitori

Il ciclo acquisti relativo alle utenze è regolato in base agli accordi Ufficio Gestioni
1.1.15 Ciclo acquisti utenze Patrimonio
contrattuali in essere tra la Società e i fornitori di utenze. Condominiali
Contratti con gli inquilini
Ufficio
Ricezione fatture per Le fatture per utenze vengono raccolte presso il settore Patrimonio in
1.1.16 Ciclo acquisti Patrimonio Amministrazione
utenze forma cartacea.
immobili
Le fatture per utenze vengono controllate singolarmente. Su ogni singolo

Controllo fatture per documento viene effettuato il controllo di congruità ed apposto un timbro Ufficio Gestioni
1.1.17 Ciclo acquisti Patrimonio
utenze riportante l'indirizzo relativo all'utenza, l'importo, la firma per Condominiali
l'autorizzazione al pagamento. I dati vengono registrati nel sistema.
Il Dirigente del settore Patrimonio effettua la Liquidazione (firma). Le
Autorizzazione al
1.1.10 fatture per utenze vengono inviate all'ufficio Ragioneria e sono Ufficio Gestioni
Ciclo acquisti pagamento delle fatture Patrimonio
b accompagnate da un prospetto che riepiloga l'importo totale delle fatture Condominiali
per utenze
ricevute.
Le fatture per utenze vengono ricevute dall'Ufficio Ragioneria. La
Ragioneria riceve inoltre da alcuni fornitori i dati delle fatture su supporto
informatico.
L’addetto dell’ufficio Ragioneria procede effettuando, in fase di
1.1.18- Controllo fatture per
Ciclo acquisti registrazione, i seguenti controlli: Finanziario Ufficio Ragioneria
19 utenze
- controllo su correttezza data, n° fattura, importo delle fatture cartacee
rispetto al dati informatico
- controllo del totale importo delle fatture cartacee rispetto al dato
informatico.

L’addetto dell’Ufficio Ragioneria procede alla registrazione delle fatture per

utenze ricevute.
Nel caso le fatture siano rese disponibli dal fornitore su supporto
informatico (“Grandi Fatturatori”), l’addetto procede con l'importazione dei
Registrazione delle
1.1.07 Ciclo acquisti dati a sistema e con la registrazione e contabilizzazione. Finanziario Ufficio Ragioneria
fatture per utenze
L’addetto infine effettua una stampa delle scritture contabili effettuate e
controlla manualmente la corrispondenza di ogni singola fattura (ricevuta
solo in forma cartacea) con la registrazione contabile (vengono in
particolare controllati data, e importo).

Diagramma di flusso: Acquisto di manutenzioni

1.1 Ciclo Acquisti

Manutenzioni
Procedura di Gara e Inserimento OdL a Modifica OdL o

Assegnazione sistema richiesta modifica Chiusura OdL
rendicontofornitore OUT OF SCOPE
dell’appalto
1.1.27 ASCOT 1.1.29b ASCOT 1.1.30 ASCOT
1.1.02 -
Autorizzazione al
pagamento
(Liquidazione)
Intervento e
redincontazione 1.1.10
1.1.28 -
Segnalazione utente Controllo

e autorizzazione corrispondenza OdL
intervento – rendiconto fornitore
Diversi
1.1.26 - 1.1.29 -
Ricezione e codifica
della fattura
1.1.06
Settore Finanziario
Ufficio Ragioneria
Registrazione fattura
1.1.07 ENCO
Controlli automatici e Archiviazione e invio

Controllo preliminare manuali per la liquidazione
aliquote iva da 1.1.08 ENCO 1.1.09
applicare
1.1.28b -
Controllo di Gestione e
Settore Finanziario
Amministrazione
1.1.11
Inserimento numero Pagamento
Budget
1.1.04 ENCO

Note descrittive
La manutenzioni possono essere di tipo programmato o a chiamata. Nel

primo caso il programma delle manutenzioni è precedentemente previsto
Manutenzioni
all'interno del capitolato tecnico di gara. Nel secondo caso l'input arriva
1.1.26 Ciclo acquisti Segnalazione utente e Patrimonio Out of scope
dall'inquilino (o da altro soggetto) che si rivolge alla Società tramite un
autorizzazione intervento
numero verde. La segnalazione viene gestita dal settore Patrimonio che
autorizza l'intervento e informa il fornitore.
Inserimento Odl a Una volta autorizzato l'intervento, l’addetto del settore Patrimonio procede
1.1.27 Ciclo acquisti Patrimonio Out of scope
sistema inserendo il relativo ordine di lavoro a sistema (REF).
Una volta effettuato l'intervento, il fornitore fornisce la relativa

Intervento e rendicontazione al settore Patrimonio.
1.1.28
Ciclo acquisti rendicontazione; In questa fase la documentazione viene inviata (a regime a campione) Finanziario Ufficio Ragioneria
- 28b
Controllo Iva all'ufficio Ragioneria che procede con un controllo formale circa le corrette
aliquote Iva da applicare in base alla tipologia di prestazione fornita.
L’addetto del settore Patrimonio effettua un controllo di corrispondenza tra
quanto preventivato (Odl) e quanto rendicontato dal fornitore ed emette
1.1.29 Controllo corrispondenza
Ciclo acquisti una PREFATTURA e la invia al fornitore che provvede alla fatturazione Patrimonio Out of scope
- 29b Odl - Rendiconto fornitore
indicante il n. di prefettura inviato. La fattura quindi inviata dal fornitore
arriva al settore Finanziario per la registrazione
Contestualmente alla registrazione viene rilevato a sistema il n. di

1.1.30 Ciclo acquisti Chiusura Odl prefattura corrispondente onde consentire alla procedura, Patrimonio Out of scope
quotidianamente, di chiudere il ciclo degli ODL..

Diagramma di flusso: Cantieri

1.1 Ciclo Acquisti

Cantieri
Procedura di Gara e Contabilità di

assegnazione Cantiere – OUT OF SCOPE
dell’appalto Formalizzazione Sal
1.1.02 - 1.1.36 - Autorizzazione al
pagamento
(Liquidazione)
Dirigente Servizio
Tecnico
autorizza Sal 1.1.10b
1.1.37 -
Diversi
Verbale di Consegna
1.1.35 -
Ricezione della
fattura
1.1.06 Archiviazione e invio

per la liquidazione
Settore Finanziario
Ufficio Ragioneria
1.1.09
Codifica della fattura
1.1.07 ENCO
Controlli automatici e
manuali
1.1.07b ENCO 1.1.08 ENCO
Settore Finanziario
Controllo
Amministrazione
corrispondenza Sal Codifica preventiva

con budget di (N° di cantiere e data 1.1.11
Inserimento numero cantiere e verifica competenza) Pagamento
Budget autorizzazione 1.1.39 -
1.1.38 -
1.1.04 ENCO

Note descrittive
L’Ufficio della Direzione lavori del Servizio Tecnico elabora il verbale di

1.1.35 Ciclo acquisti Verbale di Consegna - Out of scope
consegna del Cantiere.
Al Raggiungimento dell’importo contrattuale del capitolato speciale di

appalto da parte dell'impresa assegnataria dell'appalto, il Direttore lavori
predispone lo stato avanzamento lavori Lo stato avanzamento lavori
Contabilità di cantiere e Servizio
1.1.36 Ciclo acquisti contiene tutta la documentazione giustificativa necessaria al fine di Out of scope
stato avanzamento lavori Tecnico
verificarne la coerenza con il contratto di appalto. Il settore Servizio
Tecnico effettua il controllo relativo al rispetto del budget e delle scadenze,
evidenziando eventuali scostamenti \ ritardi rispetto al contratto di appalto.
Autorizzazione dello stato Servizio

1.1.37 Ciclo acquisti IL Dirigente del Settore Tecnico vista il certificato di pagamento. Out of scope
avanzamento lavori Tecnico
Lo stato avanzamento lavori, le relative fatture passive e l'eventuale altra

documentazione di supporto viene inviata all'Ufficio Controllo di Gestione e
Controllo correttezza sal Amministrazione, che effettua il controllo di coerenza tra lo stato Ufficio Controllo di
1.1.38 Ciclo acquisti e verifica avvenuta avanzamento lavori e quanto previsto nel contratto di appalto. L'Ufficio Finanziario Gestione e
autorizzazione Controllo di Gestione e Amministrazione effettua inoltre il controllo di Amministrazione
avvenuta validazione da parte del Direttore Lavori e del Dirigente Settore
Servizio Tecnico.

L’addetto dell’Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione effettua la

codifica preventiva dello stato avanzamento lavori, apponendo un timbro
ed evidenziando il n° di cantiere e la data di competenza dello stato Ufficio Controllo di
Codifica preventiva del avanzamento lavori. La documentazione viene infine inviata all'Ufficio
1.1.39 Ciclo acquisti Finanziario Gestione e
Sal Ragioneria che procede con la registrazione della fattura passiva. Amministrazione
L’addetto rileva successivamente il dato nella contabilità analitica al fine
della predisposizione delle schede cantiere.
La documentazione (in particolare la fattura passiva) viene inviata al

Direttore Lavori; l'autorizzazione alla liquidazione prevede che vi sia la
1.1.10 Autorizzazione al validazione (firma) del Direttore Lavori e del Dirigente Servizio Tecnico. Il Servizio
Ciclo acquisti Out of scope
b pagamento (Liquidazione) settore Servizio Tecnico recupera inoltre il Durc del fornitore. Tecnico
La documentazione viene inviata infine al settore Finanziario per la
procedura di pagamento.

1.1.3 Ciclo Acquisti - Matrice del Personale per attività
Dall’analisi del ciclo e sulla base delle interviste effettuate, riportiamo di seguito la Matrice del Personale per attività:
Ciclo Acquisti Persone
Direttore Generale,
Servizio
Tutti gli uffici /Ufficio
Rosario Sevegnani
Agnese Cappelletti
Settore Patrimonio
Antonella Malpaga
Manuela Clementi
Emilia Giovannini
Marina Mutinelli
Marco Calogiuri
Floriano Gubert
Nadia Ropelato
Miriam Concer
Dirigenti, Altro
Lorena Costa
Silvano Rizzi
Carlo Aquilia
Richiedente
Giovannini
Ilenia Preti
Francesca
Tecnico
Settore
CdA
1.1.01 Richiesta di Acquisto
1.1.02 Procedura di Gara Europea
1.1.03 Procedura di Acquisto interna
1.1.04 Controllo della Spesa e Inserimento numero Budget
1.1.05 Ricezione del bene \ Usufruizione del servizio
1.1.06 Ricezione e codifica della fattura
Attività
1.1.07 Registrazione e contabilizzazione della fattura passiva

1.1.08 Controlli automatici e manuali
1.1.09 Archiviazione e invio per la liquidazione
1.1.10 Autorizzazione al pagamento
1.1.11 Registrazione pagamento
1.1.12 Verifica regolarità contributiva verso la PA del
Beneficiario
1.1.13 Trasmissione dei dati di pagamento

Ciclo Acquisti Persone
Direttore Generale,
Servizio
Rosario Sevegnani
Agnese Cappelletti
Settore Patrimonio
Antonella Malpaga
Manuela Clementi
Emilia Giovannini
Marina Mutinelli
Marco Calogiuri
Floriano Gubert
Nadia Ropelato
Miriam Concer
Dirigenti, Altro
Lorena Costa
Silvano Rizzi
Carlo Aquilia
Richiedente
Giovannini
Ilenia Preti
Francesca
Tecnico
Settore
CdA
1.1.14 Firma Elettronica
1.1.16 Ricezione fatture per utenze
1.1.17 Controllo fatture per utenze
1.1.10b Autorizzazione al pagamento delle fatture per utenze
1.1.18-19 Controllo fatture per utenze
1.1.07 Registrazione delle fatture per utenze
1.1.26 Manutenzioni - Segnalazione utente e autorizzazione
intervento
1.1.27 Inserimento Odl a sistema
1.1.28 - 28b Intervento e rendicontazione - Controllo Iva
1.1.29 - 29b Controllo corrispondenza Odl - Rendiconto
fornitore
1.1.30 Chiusura Odl
1.1.35 Dichiarazione di inizio attività
1.1.36 Contabilità di cantiere e stato avanzamento lavori
1.1.37 Autorizzazione dello stato avanzamento lavori
1.1.38 Controllo correttezza sal e verifica avvenuta

autorizzazione
1.1.39 Codifica preventiva del Sal
1.1.40 Ricezione dei giustificativi e predisposizione

dell'allegato contabile
Ciclo Acquisti
Tipo di documento
Settore Finanziario
Altre Funzioni aziendali
Tutte le funzioni Aziendali
1.0
Versione
1.1.41 Registrazione del costo in contabilità


Richiedente
Persone
CdA
Data
Direttore Generale,
Dirigenti, Altro
31/08/2013
Settore Patrimonio
Settore Servizio
Referente Tecnico
Tecnico
Emilia Giovannini
Marco Calogiuri
Miriam Concer
Rosario Sevegnani
Silvano Rizzi
Pagina
Antonella Malpaga
27 di 113
Francesca
Giovannini
Nadia Ropelato
Agnese Cappelletti
Floriano Gubert
Manuela Clementi
Lorena Costa
Marina Mutinelli
Ilenia Preti
Carlo Aquilia

1.2 Ciclo Vendite

A supporto del ciclo vendite sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli
stessi.
ENCO Contabilità generale
TLQ – Telequercia Tesoreria
REF Contabilità clienti (Utenti)
POSTEL Applicativo web tesoreria c/c postale
1.2.2 Ciclo Vendite

Nell’ambito del ciclo vendite esistono diverse procedure per la gestione delle informazioni legate a specifiche tipologie di
fatturazione:
 Fatture emesse verso gli inquilini degli immobili
 Fatture per ricavi diversi
 Ricavi e proventi per i quali non viene emessa fattura
Il ciclo vendite relativo agli inquilini rappresenta il riferimento base per le altre tipologie di acquisto che sono descritte solo per
differenza (relativamente quindi alle sole attività tipiche non previste nel flusso base di vendita).

Diagramma di flusso: ciclo vendite per fatture emesse verso inquilini


1.2 Ciclo Vendite

Ciclo vendite per fatture emesse verso inquilini
OUT OF SCOPE
Dati anagrafici cliente Contratti con l’utenza
inseriti a sistema inseriti a sistema
1.2.02 CU 1.2.01 ENCO
Input fatturazione:
Altri input per - nuovi contratti del
fatturazione periodo
Diversi
- inquilini cessati
1.2.03 a Excel 1.2.03 b Excel

Predisposizione
dovuti ordinari e
straordinari
1.2.04 CU Lancio della

Stampa movimenti
Fatturazione manuale procedura di
bancari giornalieri
fatturazione massiva
1.2.05 CU 1.2.06 CU 1.2.51 TLQ

Settore Finanziario
Individuazione e invio
Registrazione in Cu Procedura di Notifica a Ragioneria lista
incassi non utenti
1.2.07 CU 1.1.08 CU 1.2.54 -
Procedure di
Predisposizione e Predisposizione e registrazione degli
invio file RID invio file Postel incassi (Bonifici, Rid,
c/c postale)
1.2.09 CU 1.2.10 CU 1.2.50-65 -

Settore Finanziario
Procedura di
Uff. Ragioneria
contabilizzazione
1.2.11 Excel Stampa delle fatture e

archiviazione
1.2.112 -

Note descrittive
rappresentazione grafica.
In relazione alle attività 1.2.51 e 1.2.54 vedere il paragrafo relativo agli incassi.
Inserimento contratti con

I contratti con l'utenza vengono inseriti a sistema da parte del Settore
1.2.01- l'utenza a sistema e
Utenti il quale si occupa di inserire la relativa anagrafica. Il settore Utenti
02-03 Ciclo Vendite aggiornamento Utenti Out of scope
inoltre aggiorna le anagrafiche relative a inquilini cessati (chiusura di
a-b anagrafiche inquilini
contratto o volture)
cessati.
La procedura di fatturazione prevede che ciascun Settore provveda
autonomamente ad inserire i dovuti straordinari di propria competenza
- (ad es. il Settore utenti inserisce i diritti di segreteria, l’imposta di
Predisposizione dovuti registro, interessi di mora etc…; il Settore patrimonio le rate Utenti/
1.2.04 Ciclo Vendite -
ordinari e straordinari semestrali , recuperi di morosità condominiale, spese di Finanziario
amministrazione, legali etc…)
- Spetta al Settore utenti il controllo dei dovuti ordinari generati
attraverso il sistema EPU
L'addetto dell' Ufficio Ragioneria, a partire dalle informazioni ricevute dal
Settore Utenti, provvede ad emettere da sistema le fatture non gestite con
fatturazione massiva. Le fatture emesse manualmente riguardano inoltre,
1.2.05 a titolo di esempio, servizi agli utenti, spese di manutenzione, spese legali,
e Ciclo Vendite Fatturazione manuale altri addebiti vari. Finanziario Ufficio Ragioneria
1.2.07 Con la stessa modalità, secondo la medesima procedura, vengono
emesse le note di credito a cliente.
In Fase di emissione della Fattura e/o Nota credito avviene la registrazione
delle stesse a sistema
Il Settore finanziario elabora due distinti file uno relativo alla fatturazione
straordinaria l’altro relativo alla fatturazione ordinaria. Il file della
1.2.06- Fatturazione massiva e fatturazione straordinaria una volta elaborato viene inviato al Settore
Ciclo Vendite Finanziario Ufficio Ragioneria
07 consolidamento utenti per i dovuti controlli. Successivamente lo stesso viene ritrasmesso al
finanziario che provvede ad effettuare la fatturazione dei dovuti
straordinari. Analoga procedura per i dovuti ordinari al termine della quale


si procede all’operazione di “consolidamento”.
Infine viene estratto ed inviato all’ufficio morosità il file dei dovuti ordinari
dei cessati (pagamenti rateali debito) ed anche in questo caso dopo i
controlli da parte dell’ufficio preposto si procede con l’operazione di
consolidamento.
Relativamente agli utenti che hanno modalità di pagamento tramite Rid, il

Prredisposizione e invio sistema crea un file XT che viene trasmesso al tesoriere. Viene anche
1.2.08 Ciclo Vendite Finanziario Ufficio Ragioneria
file Rid creata una cartella ZIP contenente le fatture da inviare alla società
SELECTA per la stampa e spedizione agli utenti.
L'operatore avvia la procedura per le disposizioni di incasso MAV. Viene

creata una cartella ZIP contenente due fileTXT uno per la stampa delle
fatture e l’altro per la generazione dei bollettini MAV. Quest’ultimo viene
Predisposizione e invio
1.2.9 Ciclo Vendite inviato al tesoriere che lo carica a sistema. Il giorno successivo il file Finanziario Ufficio Ragioneria
del file MAV
elaborato dal tesoriere viene inviato dal settore finanziario unitamente al
file di stampa delle fatture MAV alla società Selecta che invia il tutto ai
singoli utenti.
I dati contenuti nella contabilità utenza vengono contabilizzati in ENCo

tramite interfacciamento con la procedura REF. In particolare mensilmente
vengono trasmessi 3 flussi:
1. Flusso contabilità: fatt. emesse e note di credito;
Procedura di
1.2.10 Ciclo Vendite 2. Flusso incassi: incassi su fatture, anticipi depositi cauzionali; Finanziario Ufficio Ragioneria
contabilizzazione
3. Flusso giroconti: “sclicco” incassi, eliminazione crediti/debiti ,
ritenute di acconto e riscossioni coattive, compensazioni etc…..
Concluse le operazioni mensili di interfacciamento l’ufficio procede
alla verifica tra saldi cliente e COGE.

L'Ufficio Ragioneria, con cadenza mensile, provvede ad elaborare un

Monitoraggio crediti verso report per l'analisi della morosità suddiviso per anno di formazione del
1.2.11 Ciclo Vendite clienti e reportistica sulla credito. Finanziario Ufficio Ragioneria
morosità
Annualmente l’Ufficio Ragioneria trasferisce i dati relativi alle fatture

Stampa delle fatture e emesse su un supporto informatico e, avvalendosi di una tipografia,
1.2.12 Ciclo Vendite Finanziaria Ufficio Ragioneria
archiviazione procede con la stampa e l’archiviazione di tutte le fatture emesse nel corso
dell’anno.

Diagramma di flusso: ciclo vendite per fatture per ricavi diversi

La
1.2procedura
Ciclo Vendite amministrativa concernente il ciclo in questione è di seguito rappresentata graficamente:
Fatture per ricavi diversi
Bando Ufficiale di
Gara Ritiro modulo di OUT OF SCOPE
Consegna
(Elaborati Tecnici) richiesta
dell’elaborato tecnico
1.2.20 dell’elaborato tecnico
1.2.21 1.2.22
Contratto Comuni
proprietari (Reverse Fattura
Charge) passiva
1.2.20
Contratto Comuni Spese \ Corrisp.

proprietari (Spese\ gestione: quadratura
Corrisp. Gestione) con ODL
1.2.20 1.2.26 ASCOT
Diversi
Esproprio Passivo
1.2.20
Registrazione della Stampa mastro c/

Ricalcolo Iva per Emissione della fattura a sistema ricavi e controllo
fattura e archiviazione manuale correttezza
Settore Finanziario
Reverse Charge
Ufficio Ragioneria
documentazione contabilizzazione
1.2.23 Excel
1.2.25 Excel 1.2.27 ENCO 1.2.28 -
Stampa mastro spese
e ricalcolo manuale
1.2.24 Excel Abbinamento incasso

con fattura emessa
1.2.30 -
Richiesta di
Pagamento Individuazione e invio
Registrazione incasso Stampa movimenti

a Ragioneria lista
Settore Finanziario
in contabilità bancari giornalieri

Amministrazione
1.2.31 incassi non utenti
1.2.29 ENCO 1.2.54 - 1.2.51 TLQ


Note descrittive
La tipologia "Fatture per ricavi diversi" comprende:
 Fatturazione degli elaborati tecnici venduti ai fornitori in fase di gara
 Reverse charge in edilizia (ri-fatturazione) al committente di servizi sub-appaltati
 Ri-fatturazione spese di gestione immobili per conto di terzi (comuni) e fatturazione corrispettivi di gestione immobili
per conto di terzi (comuni)
 Esproprio passivo
 Altro (es. fatturazione autorizzazioni concesse a terzi)
La tipologia di fatture per ricavi diversi è basata su accordi \ convenzioni \

contratti che la Società, a vario titolo, stipula con terze parti, piuttosto che
per dettami normativi.
In particolare:
- la fatturazione relativa agli elaborati tecnici è prevista nel bando di gara
pubblicato dalla Società a cui devono rifarsi tutti i potenziali fornitori
Contratto \ Convenzione \
interessati a partecipare alla gara;
Bando \ Accordo \
1.2.20 Ciclo Vendite - la rifatturazione per reverse charge è regolata dalla normativa Diversi Out of Scope
Normativa \
- la rifatturazione di spese e corrispettivi è regolata dagli accordi \
Esproprio passivo convenzioni stipulati dalla Società con terzi (in particolare i Comuni
proprietari degli immobili per i quali la Società si occupa della gestione
immobiliare)
- Esproprio passivo: Si tratta di terreno o più in generale proprietà della
Società espropriata da enti espropriatori quali Comuni o Provincia
autonoma di Trento.

Ritiro modulo di richiesta Relativamente agli elaborati tecnici forniti alle imprese interessate a
1.2.21- dell'elaborato tecnico partecipare alle gare di appalto indette dalla Società, essi vengono Affari Generali e
Ciclo Vendite Out of scope
22 Consegna dell'elaborato consegnati previa compilazione di un apposito modulo di richiesta Organizzazione
tecnico dell'elaborato tecnico.
Per quanto concerne la tipologia del "Reverse Charge" (applicato per gli
alloggi di proprietà dei comuni e dei privati in gestione alla Società), il
Ricalcolo Iva per Reverse flusso ha inizio dalla ricezione delle fatture passive rilevanti secondo
Charge quanto previsto dalla normativa. L'addetto dell'Ufficio Ragioneria provvede
quindi a registrare la fattura passiva e procede al ricalcolo dell'Iva che
andrà indicata nella fattura attiva da emettere.
Relativamente alle spese sostenute dalla Società nella gestione del
patrimonio immobiliare di terzi (Comuni), l'operatore dell'Ufficio Ragioneria
Stampa mastro spese e procede, secondo lo scadenziario definito all'interno delle convenzioni
ricalcolo stipulate con i Comuni, alla stampa del mastro spese da rifatturare.
L'adetto dell'Ufficio Ragioneria procede con il ricalcolo manuale delle
spese da rifatturare.
L'addetto dell'Ufficio Ragioneria, effettua da prima una verifica di disporre

di tutti i dati necessari per l'emissione della fattura, per poi procedere con
1.2.25 Ciclo Vendite Emissione della fattura la compilazione della fattura su un modello predefinito (extra sistema). Finanziario Ufficio Ragioneria
L'addetto dell'Ufficio Ragioneria verifica di aver inserito il numero della
fattura, la data fattura, i dati del cliente, le voci e gli importi.
Relativamente alle spese e corrispettivi di gestione, l'Ufficio Ragioneria, al

Spese \ Corrispettivi di
fine di verificare la completezza della fatturazione, effettua un controllo di
1.2.26 Ciclo Vendite Gestione - Quadratura Finanziario Ufficio Ragioneria
quadratura tra il mastro spese da rifatturare e l'importo effettivamente
Odl
rifatturato.

La fattura compilata con il modello predefinito (extra sistema) viene

Registrazione e
stampata in due copie (una copia inviata al cliente, l'altra archiviata c/o
1.2.27 Ciclo Vendite contabilizzazione della Finanziario Ufficio Ragioneria
l'Ufficio Ragioneria). L'operatore procede quindi alla registrazione e
fattura
contabilizzazione della fattura nel sistema.
Stampa mastro c/ricavi e L'operatore stampa il conto ricavi ed effettua un controllo al fine di
1.2.28 Ciclo Vendite controllo correttezza della verificare che i dati inseriti nel sistema coincidano con i dati inseriti nella Finanziario Ufficio Ragioneria
contabilizzazione fattura compilata con il modello predefinito (Extra sistema)
L'operatore rileva l'incasso e procede con la registrazione dell'incasso in Controllo di

Registrazione dell'incasso
1.2.29 Ciclo Vendite contabilità. Finanziario Gestione e
in contabilità
I dati relativi all'incasso vengono inviati all'Ufficio Ragioneria. Amministrazione
L'operatore verifica se l'incasso è relativo ad una fattura precedentemente

emessa, effettuando l'abbinamento dell'incasso alla partita cliente Ufficio Ragioneria
Abbinamento dell'incasso (chiusura della partita cliente). Controllo di
1.2.30 Ciclo Vendite Finanziario
con la fattura emessa Nel caso in cui non sia stata emessa fattura relativamente all'incasso Gestione e
rilevato, l'operatore procede contestualmente con l'emissione della fattura, Amministrazione
verificando le condizioni contrattuali a monte (1.2.20; 1.2.21;1.2.22).

L’addetto del Controllo di Gestione e Amministrazione riceve dapprima il

documento con cui l’ente espropriatore rende noto che è stata attivata la
procedura dell’esproprio in relazione alla proprietà della Società, per poi
successivamente ricevere il documento attestante la determinazione delle
indennità di esproprio prodotto dall’ufficio espropri della PAT.
1.2.31 Ciclo Vendite Richiesta di Pagamento Sulla base di questi elementi, l’addetto provvede a redare e ad inviare la Finanziario Ufficio Controllo di
Richiesta di Pagamento dell’indennità riconosciuta all’ente espropriatore. Gestione e
Amministrazione
L’addetto rimane in attesa dell’incasso (1.2.30), e sulla base di
quest’ultimo provvede ad emettere fattura.
L’addetto riceve inoltre la documentazione di esproprio definitivo dall’ente
espropriatore (Comuni, Provincia).

Diagramma di flusso: ciclo vendite per altri ricavi per i quali non viene emessa fattura
1.2 Ciclo Vendite

Altri ricavi per i quali non viene emessa fattura
OUT OF SCOPE
Maturazione di Incasso delle

Contratto \
rimborsi, contributi, competenze
Convenzione \
interessi attivi, bolli, (Tesoriere)
Legge \ Normativa
altro
1.2.20 - 1.2.31 - 1.2.33 -
Diversi
Settore Finanziario
Ufficio Ragioneria
Fatture
per ricavi invio a Ragioneria
diversi lista incassi non utenti
1.2.54 -
Settore Finanziario
Amministrazione
Riepilogo scrittura
contabile e Registrazione incasso
Stampa movimenti
archiviazione in contabilità
bancari giornalieri
documentazione 1.2.29 ENCO
1.2.32 Excel 1.2.51 TLQ

Note descrittive
La tipologia "Altri ricavi per i quali non viene emessa fattura" comprende, indicativamente, rimborsi assicurativi, rimborsi diversi,
contributi, cauzioni, bolli, interessi attivi.
Riepilogo scrittura L'operatore, una volta appurato che per l'incasso rilevato non è pertinente Controllo di
Ciclo
1.2.32 contabile e archiviazione la fatturazione, elabora un allegato contabile per rilevare il relativo ricavo Finanziario Gestione e
Vendite
documentazione ed il soggetto per il quale verrà effettuato l’incasso di banca. Amministrazione
Ciclo Incasso delle

1.2.33 Il Tesoriere registra l’incasso. - Out of scope
Vendite competenze (Tesoriere)

Diagramma di flusso: incassi

1.2 Ciclo Vendite

Incassi
Trasferimento
giornaliero incassi su Lista informatica Pagamento RID -
c/c postale a c/c incassi su Banco Lista degli insoluti del
Conto Bancario Posta periodo
Principale
1.2.50 - 1.2.57 TXT 1.2.61 -
Fatture
Invio dati di incasso per ricavi
all’Ufficio Ragioneria diversi
Diversi
1.2.54 -
Importazione a
Individuazione incassi sistema incassi c/c
Stampa movimenti Rilevazione Cauzioni
non dovuti postale
bancari giornalieri
Controllo di Gestione e Amministrazione
1.2.65 Excel 1.2.66 Excel 1.2.58 CU

1.2.51 TLQ
Settore Finanziario
Registrazione Abbinamento Procedura automatica

Lista incassi non
Classificazione manuale degli incassi manuale della di abbinamento Rilevazione insoluti e
abbinati
incassi a sistema (singole scrittura di incasso dell’incasso a partita lancio Procedura Rid
automaticamente
distinte di incasso) alla partita cliente cliente
1.2.52 TLQ 1.2.55 CU 1.2.56 CU 1.2.60 CU 1.2.59 CU 1.2.62 CU
Quadratura incassi
registrati in CU –
incassi rilevati su
conto corrente
1.2.63 Excel
Note descrittive

Le principali tipologie di flusso per l’incasso sono principalmente distinguibili come:

- RID
- Flusso conto corrente bancario
- Flusso conto postale
Trasferimento
Ciclo Giornalmente la banca mette a disposizione su proprio applicativo web il
1.2.50 giornaliero incassi su c/c - Out of scope
Vendite dettaglio dei versamenti pervenuti su c/c di tesoreria.
Bancario
Giornalmente l'operatore procede con l'estrazione, tramite TLQ, dei

Ciclo Stampa movimenti
1.2.51 movimenti bancari giornalieri, effettuando una stampa della lista Finanziario Ufficio Ragioneria
Vendite bancari giornalieri
movimenti.
Gli incassi vengono classificati in base alla tipologia per la successiva

registrazione in contabilità secondo le diverse procedure previste. In
Ciclo
1.2.52 Classificazione incassi particolare vengono evidenziati: Finanziario Ufficio Ragioneria
Vendite
- incassi relativi ad utenze
- incassi relativi ad altre tipologie di ricavo
Invio dati di incasso
all'Ufficio Ragioneria e Gli incassi non relativi ad utenze vengono registrati ed inviati all’ufficio Ufficio Controllo di
Ciclo
1.2.54 all’Ufficio Controllo di Controllo di Gestione e Amministrazione Finanziario Gestione e
Vendite
Gestione e Vedere "1.2 Ciclo Vendite - Fatture per ricavi diversi ". Amministrazione
Amministrazione
Registrazione manuale
Ciclo degli incassi a sistema Relativamente agli incassi Utenti, in presenza di singole distinte di incasso
1.2.55 Finanziario Ufficio Ragioneria
Vendite (singole distinte di vengono registrati manualmente a sistema "Contabilità Utenti".
incasso)

Una volta registrati gli incassi in CU, l'operatore a sistema accede ad ogni
Abbinamento manuale
Ciclo singolo incasso ed immette il relativo codice utente; il sistema propone le
1.2.56 della scrittura di incasso Finanziario Ufficio Ragioneria
Vendite fatture aperte alla data. L'operatore seleziona la fattura relativa all'incasso,
alla partita cliente
effettuando l'abbinamento incasso - fattura emessa.
Ciclo Lista informatica Giornalmente la banca mette a disposizione sul proprio applicativo web il
1.2.57 - Out of scope
Vendite incassi MAV dettaglio informatico dei movimenti relativi al MAV.
L'operatore accede all’ applicativo web di Unicredit e recupera, in formato

Ciclo Importazione a sistema informatico (txt), il dettaglio degli incassi effettuati tramite MAV. Attraverso
Vendite incassi MAV una procedura automatizzata l'operatore procede con l'importazione in CU
degli incassi MAV.
Procedura automatica L'operatore, una volta importati a sistema gli incassi da MAV, avvia una
Ciclo di abbinamento procedura automatica a sistema che permette l'abbinamento (attraverso i
Vendite dell’incasso a partita dati di codice utente, codice alloggio, scadenza fattura, n° doc fattura) tra
cliente l'incasso e la fattura. In questo modo la partita aperta cliente viene chiusa.
Completata la procedura automatica, l'operatore analizza la lista degli
incassi non abbinati tramite la procedura automatica (tali incassi
Ciclo Lista incassi non
1.2.60 riguardano principalmente fatture pagate o stronate parzialmente o Finanziario Ufficio Ragioneria
Vendite abbinati automaticamente
totalmente). L'operatore procede pertanto con l'abbinamento manuale
(vedere 1.2.56) o attribuzione ad anticipo dell’incasso.
Ciclo Pagamento Rid - Lista

1.2.61 Giornalmente la banca rende disponibile la lista dei Rid insoluti. - Out of scope
Vendite degli insoluti del periodo
L'operatore, ricevuta la lista degli insoluti Rid, procede alla chiusura delle
Ciclo Rilevazione insoluti e
1.2.62 fatture emesse con RID etichettandole come insolute. Con la procedura Finanziario Ufficio Ragioneria
Vendite lancio Procedura Rid
automatica “chiusura RID” si chiudono le restanti fatture.
Quadratura incassi L'operatore procede infine con la quadratura degli incassi registrati a
Ciclo
1.2.63 registrati in Cu Vs incassi sistema con gli incassi rilevati dalla stampa dei movimenti bancari Finanziario Ufficio Ragioneria
Vendite
rilevati su conto corrente. giornaliera.

Individuazione incassi
1.2.65 Ciclo Gli incassi non abbinati a fatture emesse e le cauzioni vengono individuati
non dovuti e Rilevazione Finanziario Ufficio Ragioneria
- 66 Vendite e registrati con le rispettive causali nel partitario clienti.
cauzioni

1.2.3 Ciclo Vendite - Matrice del Personale per attività

Ciclo Vendite Persone
Generale,
Francesca Giovannini
Rosario Sevegnani
Settore Patrimonio
Antonella Malpaga
Manuela Clementi
Antonella Zanolini
Emilia Giovannini
Costantina Flaim
Marco Calogiuri
Marina Mutinelli
Miriam Concer
Dirigenti, Altro
Settore Utenti
Lorena Costa
Ilenia Preti
Direttore
CdA
Altri
1.2.01-02-03 Inserimento contratti con l'utenza a sistema e
aggiornamento anagrafiche inquilini cessati.
1.2.04 Predisposizione lotti di fatturazione
1.2.05 Fatturazione manuale
1.2.06-07 Fatturazione massiva e registrazione
1.2.08 Procedura di notifica
1.2.09 Procedura Rid
Attività
1.2.10 Predisposizione e invio del file Postel

1.2.11 Procedura di contabilizzazione in Enco - Ricavi
1.2.11 b Procedura di contabilizzazione in Enco - Saldi
cliente
1.2.11c Monitoraggio crediti verso clienti e reportistica sulla
morosità
1.2.20 Contratto \ Convenzione \ Bando \ Accordo \
Normativa
1.2.21-22 Ritiro modulo di richiesta dell'elaborato tecnico
Consegna dell'elaborato tecnico

Generale,
Rosario Sevegnani
Settore Patrimonio
Antonella Malpaga
Manuela Clementi
Antonella Zanolini
Emilia Giovannini
Costantina Flaim
Marco Calogiuri
Marina Mutinelli
Miriam Concer
Dirigenti, Altro
Settore Utenti
Lorena Costa
Ilenia Preti
Direttore
CdA
Altri
1.2.23 Ricalcolo Iva per Reverse Charge
1.2.24 Stampa mastro spese e ricalcolo
1.2.25 Emissione della fattura
1.2.26 Spese \ Corrispettivi di Gestione - Quadratura Odl
1.2.27 Registrazione e contabilizzazione della fattura
1.2.28 Stampa mastro c/ricavi e controllo correttezza della
contabilizzazione
1.2.29 Registrazione dell'incasso in contabilità
1.2.30 Abbinamento dell'incasso con la fattura emessa
1.2.32 Riepilogo scrittura contabile e archiviazione
documentazione
1.2.50 Trasferimento giornaliero incassi da c/postale a
tesoriere
1.2.51 Stampa movimenti bancari giornalieri
1.2.52 Classificazione incassi
1.2.54 Invio dati di incasso all'Ufficio Ragioneria
1.2.55 Registrazione manuale degli incassi a sistema
1.2.56 Abbinamento incasso a partita cliente
1.2.57 Lista informatica incassi da c/c postale
1.2.58 Importazione a sistema incassi c/c postale

Generale,
Rosario Sevegnani
Settore Patrimonio
Antonella Malpaga
Manuela Clementi
Antonella Zanolini
Emilia Giovannini
Costantina Flaim
Marco Calogiuri
Marina Mutinelli
Miriam Concer
Dirigenti, Altro
Settore Utenti
Lorena Costa
Ilenia Preti
Direttore
CdA
Altri
1.2.59 Procedura automatica di abbinamento incasso -
fattura emessa
1.2.60 Lista incassi non abbinati automaticamente
1.2.61 Pagamento Rid - Lista degli insoluti del periodo
1.2.62 Lancio procedura Rid
1.2.63 Quadratura incassi registrati in Cu Vs incassi rilevati
su c/corrente bancario.
1.2.65 - 66 Individuazione incassi non dovuti e cauzioni
Referente
Settore Finanziario Tecnico

1.3 Ciclo Anagrafiche

A supporto del processo di gestione delle anagrafiche sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli
applicativi e una breve descrizione degli stessi.
ENCO Anagrafiche clienti e fornitori
CU Anagrafiche clienti – Utenti
1.3.2 Ciclo Anagrafiche

Nell’ambito della gestione delle anagrafiche esistono diverse procedure; in particolare:
 Gestione anagrafiche clienti;
 Gestione anagrafiche fornitori;
 Gestione dati anagrafici del personale;
 Gestione anagrafiche conti e centri di costo.
Il processo relativo all’anagrafica cliente, a sua volta, è suddiviso tra:

 Clienti “inquilini”
 Altri clienti
Relativamente al processo di gestione dei dati anagrafici del personale, si rimanda al Ciclo del Personale (Cap. 1.5).

Diagramma di flusso: gestione delle anagrafiche cliente

La procedura amministrativa concernente la gestione le anagrafiche cliente è di seguito rappresentata graficamente:

Anagrafiche Clienti
CLIENTI INQUILINI ALTRI CLIENTI NON INQUILINI
OUT OF SCOPE
Diversi
Creazione/
aggiornamento
anagrafica inquilino
1.3.01 CU
Recupero dati
anagrafici e
inserimento a sistema
1.3.03 ENCO
Settore Finanziario
Ufficio Ragioneria
Inserimento a sistema
Ufficio Controllo di Gestione e
dati relativi alle

modalità di
Settore Finanziario
pagamento
Amministrazione
1.3.02 CU

Note descrittive
Ciclo
Anagrafiche - Creazione anagrafica L'addetto del settore Servizio Utenti crea le anagrafiche inquilini a sistema Servizio
1.3.01 Out of scope
Clienti - inquilini (CU) secondo le procedure definite all'interno dell'area. Utenti
Inquilini
Ciclo L'addetto dell'ufficio Ragioneria periodicamente, prima di procedere con la Ufficio Ragioneria
Inserimento a sistema
Anagrafiche - procedura di fatturazione, effettua un controllo al fine di verificare che tutti i Controllo di
1.3.02 dei dati relativi alla Finanziario
Clienti - clienti presentino le informazioni relative alla modalità di pagamento ed Gestione e
modalità di pagamento
Inquilini eventualmente effettua le modifiche/integrazioni. Amministrazione
Relativamente ai clienti non inquilini, le anagrafiche sono gestite dall'ufficio
Ciclo Ragioneria, che procede, al momento dell'emissione di una fattura attiva,
Recupero dati
Anagrafiche - alla verifica che i dati anagrafici del cliente siano presenti a sistema
1.3.03 anagrafici e inserimento a Finanziario Ufficio Ragioneria
Clienti - Non (Enco). Nel caso in cui il cliente non sia stato precedentemente codificato,
sistema
Inquilini l'addetto inserisce una nuova anagrafica cliente a sistema. Le informazioni
vengono recuperate dal contratto \ convenzione \ accordo di riferimento.

Diagramma di flusso: gestione anagrafiche fornitori

La procedura amministrativa concernente il processo relativo alla gestione delle anagrafiche fornitori è di seguito rappresentata
graficamente:

Anagrafiche Fornitori
OUT OF SCOPE
Diversi
Recupero dei dati

anagrafici fornitore
1.3.04
Creazione /
Settore Finanziario
aggiornamento
Ufficio Ragioneria
anagrafica fornitore
1.3.05 ENCO
Recupero dati per il

pagamento del Inserimento

fornitore e coordinate bancarie
adeguamento fornitore
Settore Finanziario
Amministrazione
anagrafica 1.3.07 ENCO

1.3.06 ENCO

Note descrittive
La codifica di un nuovo fornitore può avvenire in base ai seguenti input:
 segnalazione da parte di un settore aziendale della presenza di un nuovo fornitore dal quale la Società acquista beni \
servizi;
 ricezione di una fattura passiva da parte di un fornitore non codificato.
Ciclo Nel caso di nuovo fornitore, il settore interessato o direttamente l'ufficio

Recupero dati
1.3.04 Anagrafiche - ragioneria procede al recupero dei dati anagrafici con la documentazione a Diversi Out of scope
anagrafici del fornitore
Fornitori disposizione (contratti, fatture ecc).
L'addetto dell'ufficio ragioneria controlla la completezza dei dati e

crea/aggiorna l'anagrafica fornitore a sistema (Enco).
Le principali informazioni codificate sono:
Ciclo
Creazione/aggiorname - ragione sociale
1.3.05 Anagrafiche - Finanziario Ufficio Ragioneria
nto anagrafica fornitore - partita iva
Fornitori
- indirizzo
Le informazioni relative alle coordinate di pagamento vengono gestite
dall'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione (vedere 1.3.09).
L'addetto dell'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione, in fase di
Ciclo Recupero dati per il Controllo di
1.3.06- predisposizione del pagamento al fornitore, ne verifica la completezza
Anagrafiche - pagamento del fornitore e Finanziario Gestione e
07 dell'anagrafica es inserisce/modifica eventualmente i dati relativi alle
Fornitori adeguamento anagrafica Amministrazione
coordinate di pagamento (associazione ad anagrafica banca).

Diagramma di flusso: banche e piano dei conti


Anagrafiche Banche e Piano dei Conti
ANAGRAFICA BANCHE ANAGRAFICA PIANO DEI CONTI

Settore Finanziario
Inserimento/modifica
anagrafica banca
1.3.08 ENCO
Rilevazione necessità
di un nuovo conto
-
Settore Finanziario
Ufficio Ragioneria
Apertura di conti per

Apertura \ modifica di
Apertura di conti per nature non
conti per dettami
nuove aree \ cantieri precedentemente
normativi
identificate
1.3.09 TLQ 1.3.10 TLQ 1.3.11 TLQ
Chiusura di conti
1.3.12 TLQ

Note descrittive
Per quanto concerne l’anagrafica del piano dei conti, la necessità di apertura di un nuovo conto viene rilevata dagli addetti del
Settore Finanziario, principalmente nei seguenti casi:
 acquisto di aree;
 nuovo cantiere;
 voce contabile la cui natura non identificata nel piano dei conti;
 modifiche normative relative alla riclassificazione di voci di costo \ ricavo.
In sede di aggiornamento dell'anagrafica fornitore (coordinate di

pagamento), l'addetto raccoglie dalla fattura o via fax dal fornitore le sue
coordinate di pagamento (Codice Iban, Abi, Cab). L'operatore accede,
Ciclo Controllo di
Inserimento/modifica attraverso l'anagrafica fornitore a sistema, alle anagrafiche banche e
1.3.08 Anagrafiche - Finanziario Gestione e
anagrafica banca identifica tramite Abi e Cab la banca di riferimento del fornitore. Nel caso in
Banche Amministrazione
cui la banca non sia stata precedentemente codificata, l'operatore crea
una nuova anagrafica banca a sistema, inserendo le informazioni ottenute
dal fornitore (Nome banca, n° filiale, cab, abi).
Al ricevimento della fattura, l'addetto, nel caso in cui non sia possibile
identificare immediatamente la corretta voce di costo, contabilizza il costo
in una partita transitoria e provvede a segnalare l’eventuale necessità di
apertura di un nuovo conto all’addetto.
Ciclo L'addetto verifica la mancanza, nel piano dei conti, di una natura adatta
Anagrafiche - Apertura di conti per all'elemento che deve essere rilevato. In questo caso effettua una richiesta
1.3.09 (mail, telefono) di apertura di un nuovo conto. L'addetto che riceve la Finanziario Ufficio Ragioneria
Piano dei nuove aree \ cantieri
conti richiesta verifica:
- la congruità della richiesta con i principi contabili
- l'eventuale presenza di un conto adatto per la rilevazione in questione
Effettuata l'analisi, l'addetto valuta se aprire un nuovo conto e, in caso
positivo, procede con la codifica del conto a sistema, eventualmente
copiando parte dell'anagrafica conto da un conto già esistente con natura


simile.
Con cadenza almeno mensile, un addetto verifica i conti transitori.
L'addetto verifica la mancanza, nel piano dei conti, di una natura adatta
all'elemento che deve essere rilevato. In questo caso effettua una richiesta
(mail, telefono) di apertura di un nuovo conto. L'addetto che riceve la
Ciclo richiesta verifica:
Apertura di conti per
Anagrafiche - - la congruità della richiesta con i principi contabili
1.3.10 nature di costo non Finanziario Ufficio Ragioneria
Piano dei - l'eventuale presenza di un conto adatto per la rilevazione in questione
identificate
conti Effettuata l'analisi, l'addetto valuta se aprire un nuovo conto e, in caso
positivo, procede con la codifica del conto a sistema, eventualmente
copiando parte dell'anagrafica conto da un conto già esistente con natura
simile.
Nel caso in cui la normativa richieda una classificazione di voci contabili
Ciclo diverse da quanto configurato nel piano dei conti, l'addetto effettua
Apertura \ modifica di
Anagrafiche - un'analisi al fine di individuare le modifiche che devono essere apportate al
1.3.11 conti per dettami Finanziario Ufficio Ragioneria
Piano dei piano dei conti.
normativi
conti L'addetto infine procede con la creazione \ modifica dei conti, verificando
che i parametri siano in linea con conti aventi la stessa natura.
Ciclo Annualmente l'addetto effettua una verifica dei conti non più utilizzati,
Anagrafiche - individuando i conti che possono essere chiusi; effettua quindi
1.3.12 Chiusura di conti Finanziario Ufficio Ragioneria
Piano dei l'aggiornamento dell'anagrafica conto a sistema, classificando il conto
conti come "Conto non più utilizzato".

1.3.3 Ciclo Anagrafiche - Matrice del Personale per attività

Ciclo Anagrafiche Persone
Costantina Flaim
Settore Servizio
R. Sevegnani
E. Giovannini
A. Capelletti
M. Calogiuri
M. Clementi
N. Ropelato
Richiedente
A. Malpaga
A. Zanolini
M. Concer
L. Costa
S. Rizzi
Utenti
1.3.01 Creazione anagrafica inquilini
1.3.02 Inserimento a sistema dei dati relativi alla modalità di pagamento
1.3.03 Recupero dati anagrafici e inserimento a sistema
1.3.04 Recupero dati anagrafici del fornitore
1.3.05 Creazione/aggiornamento anagrafica fornitore
Attività
1.3.06-07 Recupero dati per il pagamento del fornitore e adeguamento anagrafica

1.3.08 Inserimento/modifica anagrafica banca
1.3.09 Apertura di conti per nuove aree \ cantieri
1.3.10 Apertura di conti per nature di costo non identificate
1.3.11 Apertura \ modifica di conti per dettami normativi
1.3.12 Chiusura di conti
Settore Finanziario Referente Tecnico


1.4 Ciclo Tesoreria

A supporto del ciclo tesoreria sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve
descrizione degli stessi.
ENCO Contabilità banche e cassa
TLQ - Telequercia Tesoreria
1.4.2 Ciclo Tesoreria

Nell’ambito del ciclo tesoreria esistono due procedure, relative a:
 Gestione tesoreria - banche
 Gestione cassa economale
Le procedure di incasso e pagamento sono state ricomprese all’interno, rispettivamente, del ciclo attivo e passivo.

Diagramma di flusso: tesoreria – banche

1.4 Tesoreria
Tesoreria
OUT OF SCOPE
Apertura\chiusura c/c
bancario
1.4.01 -
Stipula del contratto

Autorizzazione
di finanziamento \
pagamento rate
emissione di titoli di
periodiche
debito
CdA
1.4.05
1.4.03 -
Monitoraggio piano di
Settore Finanziario
Controllo mensile rimborso e

Amministrazione
Ciclo passivo Riconciliazione

estratto conto predisposizione
- Pagamento mensile conti banche
bancario mandato di
pagamento
1.4.02 - 1.4.04 TLQ 1.4.06 Excel

Note descrittive
La procedura di apertura \ chiusura di un c/c prevede che la decisione

Ciclo
1.4.01 Apertura \ chiusura c/c venga deliberata dal CdA. CdA Out of scope
Tesoreria
La stipula del contratto avviene ad opera del CdA.
Mensilmente l'addetto effettua un controllo dell'estratto conto bancario al Controllo di

Ciclo Controllo mensile
1.4.02 fine di verificare che siano state correttamente applicate le condizioni Finanziario Gestione e
Tesoreria estratto conto bancario
previste dalla convenzione in essere con la banca. Amministrazione
L'individuazione della necessità di ricorso a forme di finanziamento e la

formalizzazione della richiesta avviene ad opera del CdA che provvede
Stipula di contratti di
Ciclo direttamente all'approvazione e stipula dei contratti di finanziamento \ di
1.4.03 finanziamento \ emissione CdA Out of scope
Tesoreria emissione di titoli di debito.
di titoli di debito
Il CdA ha fornito delega al Presidente per l'attuazione delle proprie delibere
in materia.
L'addetto monitora il piano di rimborso del finanziamento/ titoli di debito per
Monitoraggio piani di il pagamento delle rate. Al ricevimento della comunicazione da parte della
Controllo di
Ciclo rimborso finanziamenti e banca, verifica scadenze e importi (quota capitale e quota interessi) delle
1.4.04 Finanziario Gestione e
Tesoreria predisposizione mandato rate previste a rimborso. Una volta verificati gli importi l'addetto dell'ufficio
Amministrazione
di pagamento Controllo di Gestione e Amministrazione predispone il mandato di
pagamento e lo sottopone alle necessarie autorizzazioni.
Periodicamente, in base alla cadenza definita dal contratto di
Autorizzazione finanziamento, il CdA o il Direttore Generale delegato dal CdA, procedono CdA \
Ciclo
1.4.05 pagamento rate l'autorizzazione alla liquidazione, che viene inviata all'Ufficio Controllo di Direttore Out of scope
Tesoreria
periodiche Gestione e Amministrazione che procede con l'ordinaria procedura di Generale
pagamento (Vedere ciclo passivo).

Mensilmente l'addetto effettua una riconciliazione tra i conti banca contabili

e l'estratto conto ricevuto dalla banca.
Al fine di effettuare la riconciliazione, vengono analizzati: Controllo di
Ciclo Riconciliazione mensile
1.4.06 - stampa mastri di contabilità conti banca; Finanziario Gestione e
Tesoreria conti banche
- estratti conto banca; Amministrazione
- lista mandati di pagamento sospesi (in attesa di firma elettronica).
L'addetto sigla e archivia documento di riconciliazione.

Diagramma di flusso: tesoreria – cassa economale

1.4 Tesoreria
Cassa economale
OUT OF SCOPE
Richiesta rimborso
spese minute
1.4.07 -
Protocollazione
Diversi
assegni ricevuti
1.4.15 -
Compilazione della
Contabilizzazione distinta di versamento
Rimborso delle spese Prima nota di cassa
prima nota e incasso
dell’assegno
1.4.08 - 1.4.09 Excel 1.4.10 ENCO 1.4.16 -
Settore Finanziario
Prelievo fisico del

Rendiconto mensile Emissione del
contante c/o il
di cassa mandato di prelievo
tesoriere
1.4.11 Excel 1.4.13 TLQ 1.4.14 -
Riconciliazione
Aggiornamento del
mensile Registro Contabilizzazione
registro di cassa
cassa – Mastro dell’incasso
economale
contabile cassa
1.4.12 Excel 1.4.18 Excel 1.4.17 ENCO

Note descrittive
Le richieste di rimborso spese vengono effettuate tramite un modulo

predefinito, in cui il dipendente elenca le spese sostenute allegando i
relativi giustificativi.
Ciclo Richiesta di rimborso
1.4.07 Il modulo viene autorizzato dal Dirigente (sigla del modulo) in capo al Tutti Tutti
Tesoreria spese minute
dipendente che effettua la richiesta.
Il modulo, ad opera del dipendente o di in addetto del settore appartenente
al dipendente, viene infine recapitato alla cassa economale per il rimborso.
Il cassiere controlla che la documentazione sia completa e debitamente Controllo di

Ciclo
1.4.08 Rimborso delle spese autorizzata e procede con la liquidazione del rimborso spese al dipendente Finanziario Gestione e
Tesoreria
in contanti. Amministrazione
Il cassiere predispone, tramite un modulo predefinito in Excel, la prima

nota di cassa relativa all'operazione effettuata e la stampa. Procede quindi Controllo di
Ciclo
1.4.09 Prima nota di cassa all'inoltro all'addetto alla contabilizzazione di una copia con giustificativi ed Finanziario Gestione e
Tesoreria
all'archiviazione. Amministrazione
L'addetto alla contabilizzazione effettua la codifica delle spese e

contabilizza a sistema (Enco) la scrittura contabile. Controllo di
Ciclo Contabilizzazione
1.4.10 Nel caso in cui alle spese corrisponda una fattura passiva, la Finanziario Gestione e
Tesoreria Prima nota
documentazione viene inviata anche all'addetto contabilità fornitori per la Amministrazione
rilevazione (vedere Ciclo Passivo - Acquisto di beni e Servizi).
A fine mese il cassiere predispone (excel) in rendiconto di cassa, Controllo di

Ciclo Rendicontazione
1.4.11 riepilogando le entrate, le uscite e il saldo di cassa del mese e lo sottopone Finanziario Gestione e
Tesoreria mensile di cassa
alla validazione del Dirigente del settore finanziario. Amministrazione
Aggiornamento del Il cassiere mensilmente aggiorna il registro di cassa economale (riportante Controllo di
Ciclo
1.4.12 registro di cassa saldo iniziale, entrate, uscite, saldo finale) e procede quindi con la stampa Finanziario Gestione e
Tesoreria
economale e l'archiviazione del registro di cassa. Amministrazione

Mensilmente, una volta approvato il rendiconto di cassa mensile, il

cassiere emette il mandato di prelievo cartaceo per il riapprovigionamento
della cassa economale. Il mandato è siglato dal Dirigente del Settore
Finanziario (o da un suo delegato) secondo quanto previsto dalla procura
Controllo di
Ciclo Emissione del mandato deliberata dal CdA.
Tesoreria di prelievo La procedura prevede che il flusso autorizzativo sia certificato dalla firma Amministrazione
elettronica del mandato.
Vedere Ciclo Passivo - Acquisto di beni e servizi per l'azienda - Firma
elettronica.
Una volta che il prelievo è autorizzato e alla banca è già quindi pervenuta
Controllo di
Ciclo Prelievo fisico del la richiesta di prelievo tramite il mandato e la relativa autorizzazione (firma
Tesoreria contante presso la banca digitale), il cassiere può procedere con il prelievo fisico dei contanti presso
Amministrazione
la banca.
Ciclo Protocollazione assegni L'addetto dell'Ufficio Protocollo invia al cassiere gli assegni pervenuti
1.4.15 Finanziario Ufficio Protocollo
Tesoreria pervenuti c/o la Società presso la Società per la procedura di incasso.
Compilazione della Controllo di

Ciclo Il cassiere compila la distinta di versamento, effettua il versamento in
1.4.16 distinta di versamento e Finanziario Gestione e
Tesoreria banca ed inoltra all'addetto alla contabilizzazione la distinta di versamento.
incasso dell'assegno Amministrazione
L'addetto alla contabilizzazione, ricevuta la distinta di versamento, Controllo di

1.4.17 controlla la validità formale del documento e contabilizza l'incasso a Finanziario Gestione e
Tesoreria dell'incasso
sistema (Enco). Amministrazione
Riconciliazione mensile Mensilmente l'addetto effettua la riconciliazione tra il Registro di Cassa e il Controllo di
Ciclo
1.4.18 Registro cassa - Mastro conto cassa in contabilità. Finanziario Gestione e
Tesoreria
contabile cassa La riconciliazione viene siglata ed archiviata. Amministrazione

1.4.3 Ciclo Tesoreria – Matrice del Personale per attività

Ciclo Tesoreria Persone
Generale
Antonella Malpaga
Emilia Giovannini
Ufficio protocollo
Floriano Gubert
Silvano Rizzi
Richiedente
Direttore
CdA
1.4.01 Apertura \ chiusura c/c
1.4.02 Controllo mensile estratto conto bancario
1.4.03 Stipula di contratti di finanziamento \ emissione di titoli di debito
1.4.04 Monitoraggio piani di rimborso finanziamenti e predisposizione mandato di pagamento

1.4.05 Autorizzazione pagamento rate periodiche
1.4.06 Riconciliazione mensile conti banche
Attività
1.4.07 Richiesta di rimborso spese minute

1.4.08 Rimborso delle spese
1.4.09 Prima nota di cassa
1.4.10 Contabilizzazione Prima nota
1.4.11 Rendicontazione mensile di cassa
1.4.12 Aggiornamento del registro di cassa economale
1.4.13 Emissione del mandato di prelievo
1.4.14 Prelievo fisico del contante presso la banca

Ciclo Tesoreria Persone
Generale
Antonella Malpaga
Emilia Giovannini
Ufficio protocollo
Floriano Gubert
Silvano Rizzi
Richiedente
Direttore
CdA
1.4.15 Protocollazione assegni pervenuti c/o la Società
1.4.16 Compilazione della distinta di versamento e incasso dell'assegno
1.4.17 Contabilizzazione dell'incasso
1.4.18 Riconciliazione mensile Registro cassa - Mastro contabile cassa


1.5 Ciclo Personale

A supporto del ciclo del personale sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve
descrizione degli stessi.
CLIENT Rilevazione presenze
ENCO Contabilità del personale
COMPASS GROUP Gestione buoni pasto
1.5.2 Ciclo Personale

Nell’ambito del ciclo del personale sono stati individuati 5 sotto-processi principali:
 Selezione e Assunzione
 Gestione ferie, straordinari, missioni e note spese
 Retribuzione alla persona e Fondo di risultato
 Rilevazione delle presenze
 Calcolo e contabilizzazione del payroll
 Liquidazione del payroll

Note descrittive
Ogni Dirigente formalizza l'esigenza di personale per lo svolgimento delle

attività del Settore e indirizza la richiesta alla Direzione Generale di
riferimento. CdA
Ciclo Richiesta di nuovo Ogni tipologia di assunzione, sia essa a tempo determinato (esigenze Direttore
1.6.01 straordinarie e/o sostituzioni) o a tempo indeterminato, sono approvate dal Generale Out of scope
Personale personale
Consiglio di amministrazione su proposta della Direzione generale di Dirigenti
riferimento, in seguito all’istruttoria validata dal Comitato di direzione.


RECLUTAMENTO DI PERSONALE A TEMPO INDETERMINATO.
Fermo restando la preventiva autorizzazione del Dipartimento provinciale competente in materia di

personale per tutte le assunzioni a tempo indeterminato, la Società deve adottare il seguente
comportamento:
Preventiva verifica con il dipartimento provinciale competente in materia di personale della
possibilità di coprire il posto “vacante” con personale professionalmente equivalente già alle
dipendenze della Provincia o di enti facenti parte del sistema pubblico provinciale come
delineato dall’articolo 33 della legge provinciale n. 3/2006 mediante l’istituto della messa a
disposizione.
Qualora non sia possibile coprire il posto a seguito della verifica di cui al precedente punto a)
la Società procederà ad un avviso di ricerca di personale del quale dovrà esserne data
adeguata pubblicità mediante pubblicazione sul sito istituzionale dell’ente, sul sito della
Provincia autonoma di Trento e su quello dell’Agenzia del lavoro con un preavviso di almeno
20 giorni e con la specifica indicazione dei requisiti richiesti e delle modalità di selezione.
Relativamente alle predette modalità di ricerca del personale si stabilisce che:
la selezione del personale avverrà a cura di apposita commissione o di soggetto esterno
specializzato. Della commissione, formata esclusivamente da esperti interni o esterni, non
possono far parte soggetti appartenenti agli organi di amministrazione o di controllo della
Società, soggetti che ricoprono cariche pubbliche o incarichi elettivi, che siano dirigenti
sindacali o comunque designati dalle Organizzazioni sindacali o comunque trovarsi in altre
situazioni che possono determinare conflitto di interessi. Delle operazioni relative alla
procedura di selezione, anche effettuate avvalendosi di soggetti esterni specializzati, dovrà
essere redatto apposito verbale dal quale dovranno emergere i criteri di valutazione dei
curricula e dei colloqui. Su espressa richiesta delle persone candidate dovrà essere dato
conto dei risultati della selezione.
Si prescinde dalla procedura di cui ai precedenti punti per il reclutamento di professionalità di
assoluto livello, dandone in questo caso espressa motivazione.
RECLUTAMENTO DEL PERSONALE A TEMPO DETERMINATO
Nel pieno rispetto della normativa in materia, qualora la Società abbia la necessità di reclutare
personale con rapporto a tempo determinato dovranno essere seguite le seguenti procedure:
a. attingere prioritariamente alle graduatorie vigenti per la figura professionale/mansioni di
riferimento alle graduatorie di concorso/selezione per assunzioni a tempo indeterminato
o, in subordine a tempo determinato, vigenti presso la Provincia o i suoi enti strumentali
pubblici, anche prescindendo dall’ordine di graduatoria qualora siano richieste mansioni
particolari che richiedono specifica formazione e/o esperienza professionale.
L’instaurazione di un rapporto di lavoro con gli enti comporta la rinuncia alla chiamata
presso la Provincia per la durata del rapporto di lavoro già instaurato;
b. se non vi sono graduatorie vigenti è fatto obbligo di indire specifiche selezioni secondo
principi di pubblicità, trasparenza e imparzialità, anche con procedura semplificata
rispetto alle assunzioni a tempo indeterminato, salvo il ricorso alla somministrazione di
lavoro.

L'addetto all'ufficio personale raccoglie le informazioni di rilievo (Dati

anagrafici del nuovo dipendente, certificato di idoneità fisica rilasciato dagli
uffici sanitari competenti, autocertificazione relativa a espletamento servizio di
leva, certificato di nascita, certificato di cittadinanza) del candidato prescelto e
predispone la lettera di assunzione.
La lettera rappresenta li contratto con il dipendente e riporta:
- data di assunzione
Direzione
- dati anagrafici del dipendente
Generale
Ciclo Lettera di assunzione \ - n° di matricola
1.6.03 Finanziario Ufficio Controllo di
Personale contratto - tipo di contratto di riferimento
Gestione e
- inquadramento
Amministrazione
- principali mansioni
L'addetto inoltra la lettera di assunzione all'approvazione del Direttore
Generale.
Ad approvazione avvenuta, l'addetto dell'ufficio del Personale fa pervenire al
Candidato selezionato la lettera di assunzione. Il Candidato appone la firma
sul documento per accettazione. Ricevuta la documentazione dal Candidato,
l'addetto provvede ad archiviarla.
L'operatore procede con l'aggiornamento manuale del Libro Matricole e del
Libro Inail (i registri sono cartacei) con le informazioni relative al nuovo
dipendente (n° di matricola, i dati anagrafici completi, la data d'ammissione in Ufficio Controllo di
Ciclo Aggiornamento Libro
1.6.04 servizio, l'eventuale apposizione del termine di durata al contratto, la Finanziario Gestione e
Personale Matricola e Libro Inail
categoria professionale, la misura della retribuzione, il numero e il rapporto di Amministrazione
parentela con i familiari a carico per i quali il lavoratore percepisce gli Assegni
per nucleo familiare)
L'addetto dell'ufficio personale fornisce al nuovo dipendente l'informativa
relativa alla normativa per la destinazione del Tfr. Ufficio Controllo di
Ciclo Modulo destinazione
1.6.05 L'addetto dell'ufficio personale controlla che il modulo pervenga compilato e Finanziario Gestione e
Personale Tfr
firmato dal dipendente entro i termini previsti dalla normativa. In prossimità Amministrazione
della scadenza prevista, provvede a sollecitare il nuovo dipendente.

L'addetto dell'ufficio personale predispone il Modulo Anagrafico che raccoglie

i riferimenti del nuovo dipendente rilevanti per la creazione dell'anagrafica (i
Ciclo Predisposizione e invio dati anagrafici del dipendente, la data di inizio del rapporto di lavoro,
Personale Modulo Anagrafico l'inquadramento, il n° di matricola) e lo invia al consulente del lavoro che
Amministrazione
aggiorna l'anagrafica dipendenti del proprio sistema informativo per la
gestione paghe.

I DIrigenti dei diversi settori definiscono ed autorizzano ad inizio mese gli

straordinari dei dipendenti compilando e siglando il relativo Modulo cartaceo.
Tale autorizzazione deve essere motivata . Ogni mese possono essere
concesse fino a 5 ore di straordinario non legate a specifiche attività
(sommatoria di frazioni di ore oltre il “saldo attivo”). Nel caso in cui, nel corso
del mese, il dipendente abbia effettuato maggiori straordinari rispetto a
quanto preventivamente autorizzato, predispone un modulo integrativo
motivandone lo scostamento da quanto preventivamente comunicato e lo
sottopone all’autorizzazione del Dirigente.
Il Dirigente autorizza preventivamente le trasferte (missioni) mediante
l’apposita modulistica compilata dal dipendente.
Ogni dipendente inoltra i Moduli all'addetto dell'ufficio personale.
Le trasferte (missioni) fuori provincia dei Direttori generali sono
preventivamente autorizzate dalla Presidente, mensilmente rendicontate alla
stessa che periodicamente informerà il Consiglio di amministrazione.
Ferie: Le ferie sia residue dell’anno precedente, che di competenza dell’anno
in corso, (compresi i periodi di aspettativa), vanno programmate tramite la
compilazione di una scheda che viene consegnata al direttore d’ufficio entro il
30 marzo dell’anno di riferimento e successivamente inviata al dirigente di
Settore, che la approverà entro la fine del mese di aprile.
I dirigenti di ogni settore autorizzano la fruizione delle ferie anticipatamente
Richiesta e mediante la compilazione di una richiesta che va vistata dal direttore d’ufficio.
Ciclo Autorizzazione Le richieste devono essere inoltrate entro le ore 17,00 del giorno precedente
1.6.07 Tutti Out of scope
Personale straordinari , missioni e l’effettuazione.
ferie
Eventuali richieste di proroga al semestre successivo delle giornate di ferie
che per ragioni di servizio, si prevede non potranno essere fruite entro il 31
dicembre dell’anno in corso, dovranno essere inoltrate dai responsabili dei
Settori alla Direzione Generale entro il 28 dicembre dell’anno in corso. Le
giornate di ferie prorogabili non potranno eccedere i 15 giorni e la fruizione
delle eventuali giornate di ferie prorogate all'anno successivo, deve avvenire
entro il 31 maggio dell’anno successivo per i giorni prorogati che non
superano le 10 unità e entro il 31 gennaio dell’anno successivo per i giorni
prorogati eccedenti le 10 unità. I suddetti termini sono da intendersi perentori,
salvo per casi eccezionali quali le assenze prolungate per maternità o per
altra causa di forza maggiore che impediscano la fruizione delle ferie
prorogate. Ne consegue che al di fuori delle predette fattispecie, le ferie non
fruite nei termini suddetti saranno depennate d’ufficio.Per quanto riguarda i
direttori di ufficio e il personale inquadrato nell’area Quadro, le ferie non
usufruite entro l’anno, saranno prorogate fino al 30 giugno dell’anno
successivo.
Quanto sopra, inoltre, stante la diversa disciplina contrattuale, non si applica

L’art.69 stabilisce che “l’azienda può riconoscere ai propri dipendenti un

elemento retributivo personale in cifra fissa mensile … denominato -
retribuzione alla persona- … non può superare il 12% della retribuzione base
di competenza e può essere attribuita ai dipendenti che si siano distinti per
livelli di prestazione superiori alla norma e particolarmente elevati, destinati a
permanere nel tempo in quanto fondati su comportamenti ampiamente
verificati e consolidati.” Nell’art. 64 ai dipendenti con livello di Quadro
“l’Azienda può riconoscere una retribuzione alla persona che non può
eccedere il 30% della retribuzione base.”
RAP QUADRI art. 64 CCNL. Per quanto attiene a questa categoria di
dipendenti si propone il seguente schema di riferimento:
REQUISITI: Qualora sussistano le condizioni previste dall’art.64 del CCNL su
proposta delle Direzioni generali e sulla base di una apposita relazione
elaborata dai Dirigenti, la valutazione sarà effettuata dal Comitato di direzione
prendendo in considerazione:
la posizione organizzativa ricoperta;
la ”pesatura strategica” dell’ufficio diretto;
DETERMINAZIONE IMPORTI: I criteri per la determinazione dell’importo da
corrispondere a titolo di RAP si compongono di :
Disciplina attribuzione una quota forfettaria in relazione alla suddetta “pesatura strategica”;
Ciclo
1.6.08. “retribuzione alla coordinamento di altri dipendenti Tutti Out of scope
Personale
persona” (RAP) particolare complessità e alta specializzazione del lavoro svolto
RAP DIPENDENTI art. 69 CCNL.
REQUISITI: Qualora sussistano le condizioni previste dall’art.69 del CCNL su
proposta delle Direzioni generali e sulla base di una apposita relazione
elaborata dai Dirigenti, la valutazione sarà effettuata dal Comitato di
direzione prendendo in considerazione:
la posizione organizzativa ricoperta
la particolare specializzazione o qualifica maturata;
la ”pesatura strategica” dell’ufficio nel quale il dipendente è
inquadrato
DETERMINAZIONE IMPORTI: I criteri per la determinazione dell’importo da
corrispondere a titolo di RAP si compongono di :
una quota forfettaria in relazione alla suddetta “pesatura strategica”;
la particolare complessità e alta specializzazione del lavoro svolto.
L’attribuzione della RAP è assunta dal comitato di direzione composto da
Presidente, Vicepresidente e Direttore generale alla struttura, che provvederà
periodicamente a fornire apposita informativa al CDA.
Il Consiglio di amministrazione determina annualmente il budget aziendale
per le finalità di cui agli artt.64 e 69 del CCNL.


Ai fini della definizione del “premio di risultato” inerente al contratto
Federcasa il relativo fondo annuo previsto dall’art. 70 del CCNL viene
costituito annualmente dal CDA sulla base dei conferimenti incentivanti
Ciclo provenienti dal conseguimento degli obiettivi strategici raggiunti (cfr.
1.6.09 Premio di risultato Tutti Out of scope
Personale regolamento). Per la determinazione dei criteri e delle modalità di attribuzione
del premio di risultato è istituita una apposita “commissione tecnica del
personale”. L’istruttoria relativa all’attribuzione dei premi di risultato è svolta
dal Comitato di direzione.
Retribuzione
Ciclo L’attribuzione della retribuzione accessoria del personale provinciale messo a
1.6.10 accessoria personale Tutti Out of scope
personale disposizione della Società spetta al Comitato di direzione
PAT a disposizione
La rilevazione delle presenze è effettuata tramite sistema informativo

attraverso l'utilizzo del badge da parte del dipendente. L'apparecchio di
rilevazione invia giornalmente le informazioni al sistema (CLIENT) di gestione
presenze.
In caso di assenza per Malattia o altre casistiche di natura eccezionale , il
dipendente informa direttamente l'addetto dell'ufficio personale, che procede
inviando una comunicazione al Direttore Generale e al Dirigente di riferimento Ufficio Controllo di
Ciclo
1.6.11 Rilevazione presenze per il dipendente assente. Finanziario Gestione e
Personale
Giornalmente l'addetto dell'ufficio personale inserisce nel sistema (CLIENT) Amministrazione
le informazioni ricevute relative a:
- trasferte;
- permessi, assenze
- Malattia
Mensilmente l'addetto dell'ufficio personale inserisce nel sistema (CLIENT) le
informazioni relative agli straordinari autorizzati
Giornalmente l'addetto dell'ufficio del personale procede alla chiusura della
Ciclo Chiusura mensile giornata nel sistema (CLIENT). Il sistema effettua un controllo di quadratura
Personale rilevazione presenze tra ore lavorabili e ore lavorate, segnalando all'addetto eventuali squadrature
Amministrazione
ed in tal caso l'addetto effettua le opportune verifiche.

I dati relativi alle presenze del personale non appartenente alla Società
vengono rilevati con le procedure analoghe utilizzate per il personale della
Società (Vedere 1.5.07-10). Mensilmente, l'ufficio Personale predispone un
riepilogo delle presenze per il personale PAT operante presso la Società e
Invio rilevazione provvede a trasmetterne copia in PAT.
Ciclo presenze a PAT per La modulistica relativa allo straordinario mensile effettuato va trasmessa in
Personale personale non PAT entro il quinto giorno del mese successivo. Le indicazioni delle trasferte Amministrazione
appartenente alla Società sono consegnate all’addetto per il controllo entro il 15 del mese successivo e
poi inviate dal medesimo alla PAT entro il 17 del mese successivo.
I moduli relativi alle assenze sono inseriti in via telematica e resi a
disposizione della PAT con cadenza giornaliera per consentire l'avvio delle
pratiche di accertamento previste dalla normativa.
Mensilmente, l'addetto dell'ufficio Personale stampa dal sistema (CLIENT) il
tabulato delle presenze di dettaglio del singolo dipendente.
L'addetto riporta i dati su un file Excel e procede quindi con l'analisi e il
riepilogo dei dati acquisiti. Il riepilogo è cosi strutturato:
- presenze mensili;
- straordinari e relativo trattamento scelto dal dipendente; Ufficio Controllo di
Ciclo Riepilogo mensile dati
1.6.14 - trasferte e valorizzazione delle trasferte; Finanziario Gestione e
Personale per calcolo payroll
- spese a rimborso; Amministrazione
- eventuale 13°, indennità, maternità, altro;
- variazioni anagrafiche del mese (nuovi assunti, dipendenti cessati)
Una volta verificato il contenuto delle informazioni estratte, l'addetto invia il
file excel al consulente del lavoro che su queste basi procede con il calcolo
delle paghe.
Ciclo Il consulente del lavoro elabora i cedolini paga provvisori e li invia quindi
1.6.15 Calcolo payroll - Out of scope
Personale all'addetto dell'ufficio personale.
L'addetto dell'ufficio Personale effettua un controllo di correttezza sui cedolini

paga, verificando e validando il calcolo del payroll (verifica correttezza Ufficio Controllo di
Ciclo
1.6.16 Validazione payroll indennità di trasferta, ferie, straordinari, altre informazioni inviate al Finanziario Gestione e
Personale
consulente del lavoro nel Riepilogo mensile dati per calcolo payroll). L'addetto Amministrazione
comunica l'avvenuta validazione al consulente del lavoro.

Una volta ricevuta la validazione dei cedolini paga, il consulente del lavoro
stampa i cedolini paga definitivi e li invia all'ufficio del personale.
Ciclo Invio cedolini e
1.6.17 Il consulente del lavoro, con cadenza mensile, invia all'addetto dell'ufficio - Out of scope
Personale riepilogo pagamenti
personale, in formato elettronico, il riepilogo dei pagamenti da effettuare
(stipendi netti) per dipendente.
L'addetto dell'ufficio Personale effettua un controllo di correttezza dei dati del Ufficio Controllo di
Ciclo Verifica riepilogo
1.6.18 Riepilogo (quadratura con i cedolini paga) e lo invia all'ufficio Controllo di Finanziario Gestione e
Personale pagamenti
Gestione e Amministrazione per la procedura di pagamento. Amministrazione
L'addetto dell'ufficio Personale predispone mensilmente extra-sistema le

scritture contabili da effettuare relativamente alle paghe. Ufficio Controllo di
Ciclo Predisposizione ed inoltro
1.6.19 L'addetto invia la prima nota all'addetto dell'ufficio Controllo di gestione e Finanziario Gestione e
Personale Prima nota payroll
Amministrazione e ne archivia una copia. Amministrazione
Relativamente al Tfr, la prima nota viene predisposta con cadenza annuale.
L'addetto dell' ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione contabilizza a Controllo di

1.6.20 sistema (ENCO) le paghe nel periodo di competenza. Finanziario Gestione e
Personale payroll
Relativamente al Tfr, la contabilizzazione avviene con cadenza annuale. Amministrazione
Mensilmente, l'addetto dell'ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione Controllo di

Ciclo Riconciliazione payroll
1.6.21 viene effettuata una riconciliazione tra il riepilogo mensile dei dati relativi al Finanziario Gestione e
Personale con contabilità
calcolo del payroll con la contabilità. Amministrazione
Nel caso si verifichi la necessità di procedere con la cessazione di un

dipendente (scadenza contratto), l'addetto dell'ufficio Personale procede con:
- il calcolo delle spettanze;
- la comunicazione della cessazione al consulente del lavoro;
1.6.22 Controllo di
Ciclo - l'aggiornamento del Libro Matricola e del Libro Inail;
Cessazioni Finanziario Gestione e
Personale - l'aggiornamento del file Excel utilizzato per il monitoraggio del payroll
Amministrazione
mensile (inviato mensilmente al consulente del lavoro; vedere 1.5.13).
Nel caso in cui la cessazione avvenga per dimissioni del dipendente,
l'addetto dell'ufficio personale procede, oltre che con le attività descritte, con
l'informare il Dirigente responsabile del dipendente dimissionario.

I dipendenti hanno diritto ad un buono pasto giornaliero. La Società si serve

di un fornitore che fornisce ad ogni dipendente una tessera con la quale il
dipendente può usufruire, c/o gli esercizi convenzionati, del buono pasto
giornaliero. Mensilmente, il fornitore invia all'addetto del Personale il
rendiconto dei buoni pasto utilizzati nel periodo; l'addetto effettua un controllo
di congruità relativamente agli orari di utilizzo e ai giorni di utilizzo (ad es.
Controllo di
Ciclo vengono esclusi i giorni in cui il buono pasto è stato utilizzato e il dipendente
1.6.23 Gestione buoni pasto Finanziario Gestione e
Personale era assente).
Amministrazione
La ditta fornitrice del servizio invia mensilmente il file di rendicontazione
all'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione. L’addetto provvede a
verificare la corrispondenza fra la fattura e il rendiconto e procede quindi alla
registrazione e contabilizzazione della fattura. Successivamente procede con
il pagamento del fornitore (Vedere Ciclo Passivo - Beni e servizi per
l'azienda).
Ciclo La gestione delle relazioni sindacali e industriali del personale sono esercitate
1.6.24 Relazioni sindacali - Out of scope
Personale dalla Presidente e dal Direttore generale alla struttura.

1.5.3 Ciclo del Personale – Matrice del Personale per attività

Ciclo del Personale Persone
Comitato direzionale
Direttore Generale,
Com.tec.personale
Direttore Generale
Emilia Giovannini
Floriano Gubert
M. DalMonego/
Dirigenti, Altro
Richiedente
Presidente
A. Malpaga
L.Zampieri
C. Aquilia
S. Sartori
I. Groff
CdA
1.6.01 Richiesta di nuovo personale
1.6.02 Selezione del personale
1.6.03 Lettera di assunzione \ contratto
1.6.04 Aggiornamento Libro Matricola e Libro Inail
1.6.05 Modulo destinazione Tfr
1.6.06 Predisposizione e invio Modulo Anagrafico
Attività
1.6.07 Richiesta e Autorizzazione straordinari, missioni e ferie

1.6.08 Disciplina attribuzione RAP
1.6.09 Premio di risultato
1.6.10 Retribuzione accessoria personale PAT a disposizione
1.6.11 Rilevazione presenze
1.6.12 Chiusura mensile rilevazione presenze
1.6.13 Invio rilevazione presenze a PAT per personale non ITEA
1.6.14 Riepilogo mensile dati per calcolo payroll

Ciclo del Personale Persone
Comitato direzionale
Direttore Generale,
Com.tec.personale
Direttore Generale
Emilia Giovannini
Floriano Gubert
M. DalMonego/
Dirigenti, Altro
Richiedente
Presidente
A. Malpaga
L.Zampieri
C. Aquilia
S. Sartori
I. Groff
CdA
1.6.15 Calcolo payroll
1.6.16 Validazione payroll
1.6.17 Invio cedolini e riepilogo pagamenti
1.6.18 Verifica riepilogo pagamenti
1.6.19 Predisposizione ed inoltro Prima nota payroll
1.6.20 Contabilizzazione payroll
1.6.21 Riconciliazione payroll con contabilità
1.6.22 Cessazioni
1.6.23 Gestione buoni pasto
1.6.24 Relazioni sindacali

1.6 Ciclo Cespiti

A supporto del ciclo cespiti sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione
degli stessi.
ASCOT Ordini di lavoro e Registro Cespiti (PATRIMONIO)
1.6.2 Ciclo Cespiti

Il ciclo cespiti può essere così suddiviso:
 Acquisizioni di beni immobili
 Cessioni
 Ammortamenti
 Capitalizzazioni
 Gestione beni mobili

Diagramma di flusso: Ciclo Cespiti – Acquisizioni, Cessioni

1.6 Cespiti
Acquisizioni, Cessioni
ACQUISIZIONI CESSIONI
Acquisto Cespite
1.6.01 -
Iscrizione nel Identificazione del

Registro Cespiti valore del bene
immobile
1.6.02 ASCOT
1.6.05 -
Variazione
Diversi
Predisposizione della
dell’anagrafica
pratica
cespite
1.6.06 - 1.6.07 ASCOT
Controllo
Iscrizione del cespite
amministrativo
in contabilità
correttezza
1.6.03 ENCO anagrafica
1.6.08 ASCOT
Settore Finanziario
Ufficio Ragioneria
Calcolo delle Emissione della
passiva
plusvalenze fattura
1.6.04 ENCO
1.6.10 Excel 1.6.09 CU
Contabilizzazione e
cessione Quadratura Registro
Cespiti con la
1.6.11 ENCO
contabilità generale
1.6.14 Excel

Note descrittive
Le acquisizioni riguardano principalmente i terreni, e possono avere origine da:
 un decreto d’esproprio
 una cessione gratuita
 una compravendita
Settore
Il settore Servizio Tecnico (o il settore Organizzazione nel caso di
Servizio
Ciclo compravendita onerosa) inviano all'ufficio Ragioneria e al settore
1.6.01 Acquisto Cespite Tecnico Out of scope
Cespiti Patrimonio copia della documentazione attestante l'acquisizione (può
Settore
essere o meno compresa una fattura da fornitore).
Organizzazione
Il settore Patrimonio procede con la codifica e la registrazione sulla
applicativo “REF” del cespite riportando i dati fisici (Codice Fabbricato, Patrimonio Out of Scope
Ciclo Iscrizione nel Registro
1.6.02 Codice Unita, ecc..), le coordinate catastali, la data di proprietà e
Cespiti Cespiti Finanziario Ufficio Ragioneria
l’associazione alla proprietà. L’addetto dell'ufficio Ragioneria procede
all’integrazione dei dati sul cespite (Conto) oppure l’esclusione dal registro.
Ufficio Ragioneria
Ciclo Iscrizione del cespite in Identificato il conto delle immobilizzazioni appropriato per il nuovo cespite, Controllo di
1.6.03 Finanziario
Cespiti contabilità l'addetto contabilizza a sistema (Enco) il nuovo cespite. Gestione e
Amministrazione
Nel caso in cui sia presente, a fronte dell'acquisizione, una fattura da
Ciclo Registrazione fattura fornitore, essa viene registrata secondo la procedura descritta nel ciclo
1.6.04 passivo - acquisto di beni e servizi. La fattura viene registrata sul conto di Finanziario Ufficio Ragioneria
Cespiti passiva
competenza.

Ciclo Identificazione del Sulla base dell’informazioni sulle cessioni di immobili l'addetto del settore
1.6.05 Patrimonio Out of scope
Cespiti valore del bene immobile Patrimonio identifica il valore dell'immobile oggetto di cessione.
Nel caso di cessione all’utenza, l'addetto del settore Utenti predispone la

Utenti
Ciclo Predisposizione della pratica per la cessione, verificando i requisiti del compratore.
1.6.06 Direttore Out of scope
Cespiti pratica Il contratto viene stipulato e rogitato da un notaio. Il contratto viene siglato
Generale
dal Direttore e archiviato.
Il settore Patrimonio inserisce a sistema “REFo” le informazioni relative
Ciclo Variazione anagrafica alla cessione del cespite; in particolare, effettua la variazione della
1.6.07 Patrimonio Out of scope
Cespiti cespite proprietà dell'immobile. L'informativa relativa alla cessione viene inviata
all'ufficio Ragioneria.
L'addetto riceve dal settore Patrimonio la comunicazione (lettera che
Controllo espone i termini della cessione) dell'avvenuta cessione del cespite e
Ciclo
1.6.08 amministrativo verifica a sistema “Patrimonio” che l'aggiornamento dell'anagrafica del Finanziario Ufficio Ragioneria
Cespiti
correttezza anagrafica cespite sia avvenuto correttamente. In particolare verifica l'aggiornamento
della proprietà dell'immobile in anagrafica.
Nel caso di cessione all’utenza, l'addetto, in riferimento alle informazioni
ricevute, provvede all'emissione della fattura per l'importo relativo alla
Ciclo cessione a sistema (CU). La fatturazione avviene secondo la procedura
1.6.09 Emissione della fattura Finanziario Ufficio Ragioneria
Cespiti descritta per la fatturazione di ricavi diversi. Nel Caso di Cessioni non
relative ad utenti, l’addetto dell’Ufficio Ragioneria attiva il flusso di
fatturazione non utenti in ENCO.
L'addetto recupera dal sistema “ENCO” le informazioni relative al valore
storico del bene, agli ammortamenti effettuati, al fondo ammortamenti
Ciclo Calcolo plusvalenze accantonato e le riepiloga in un file Excel tramite il quale calcola
Cespiti (Minusvalenze) l'eventuale plusvalenza/minusvalenza.
L'addetto predispone in Excel la scrittura di prima nota da contabilizzare a
sistema (Enco).

L'addetto “richiama” in apposito modulo REF l’elenco delle variazioni

patrimoniali registrate a sistema dal settore Patrimonio. Sceglie le
variazioni di interesse (acquisti , cessioni etc…) procede con Controllo di
1.6.11 l’integrazione dei dati mancanti e, una volta validati, prodece con il Finanziario Gestione e
Cespiti evento
passaggio dei dati nel gestionale ENCO per la contabilizzazione nel Amministrazione
registro cespiti. L’addetto richiama in ENCO le variazioni patrimoniali
“passate “ da REF e le valida a sistema (Enco).
I dati del registro cespiti vengono estratti in un file excel; l'ufficio Ragioneria
Quadratura Registro
Ciclo effettua un controllo di quadratura tra il Registro Cespiti e la contabilità
1.6.14 Cespiti con la contabilità Finanziario Ufficio Ragioneria
Cespiti generale, sia dal lato cespiti (costo, storico, incrementi, decrementi …) sia
generale
sui corrispondenti movimenti sul fronte dei contributi.
Relativamente alle cessioni di immobili, si segnala inoltre la presenza di una particolare tipologia di cessione, denominata “Patti di
futura Vendita”.
I patti di futura vendita (Lp 9/71) sono dei contratti stipulati con l'utenza in base ai quali la Società si è impegnata verso l'inquilino
con una promessa di vendita dell'immobile dato in locazione. Questa tipologia contrattuale non è più utilizzata; tuttavia sono
presenti dei casi in cui il riscatto \ la vendita risulti ancora vigente (si prevede la chiusura di tutti i patti di futura vendita stipulati in
passato entro il 2016).
Le fatture per canoni di locazione vengono emesse come da procedura (Ciclo attivo - fatture emesse verso inquilini); la
registrazione avviene su un conto del passivo patrimoniale. Alla stipula del contratto di compravendita, viene rilevato nel registro
cespiti il cambio di proprietà, al quale non corrisponde alcuna fattura attiva emessa; l'operatore effettua un controllo di quadratura
tra le fatture emesse e il valore del bene.

Diagramma di flusso: Ammortamenti

1.6 Cespiti
Ammortamenti
AMMORTAMENTI
OUT OF SCOPE
Diversi
Calcolo e rilevazione
degli ammortamenti
1.6.12 ASCOT
Settore Finanziario
Ufficio Ragioneria
Contabilizzazione
degli ammortamenti
1.6.13 ENCO
Note descrittive

A sistema ENCO sono state codificate le diverse categorie di cespiti che

corrispondono con i conti COGE ed è stata associata la relativa aliquota
per ciascuna categoria.
Annualmente l'addetto lancia il calcolo degli ammortamenti ed il sistema
Ciclo Calcolo e rilevazione Patrimonio e
1.6.12 effettua automaticamente il calcolo ed aggiorna il registro cespiti. (In Ufficio Ragioneria
Cespiti degli ammortamenti Finanziario
simulazione).
L'addetto dell'ufficio Ragioneria estrae il file excel del registro cespiti
completo di tutti i dati(variazioni, ammortamenti, variazioni contributi) li
controlla e li valida.
Ciclo Contabilizzazione degli L'addetto dell' ufficio infine effettua a sistema (Enco) la scrittura contabile
Cespiti ammortamenti di rilevazione degli ammortamenti e delle variazioni relative ai contributi.

Diagramma di flusso: Capitalizzazioni

1.6 Cespiti
Capitalizzazioni
Redazione del report

Redazione del report
ore spese su
costo totale personale
costruzioni e
ITEA
ristrutturazioni
1.6.16 Excel 1.6.17 Excel
OUT OF SCOPE
Diversi
Calcolo dei costi per

personale da
capitalizzare
1.6.18 Excel
Capitalizzazioni costi Capitalizzazione
rilevati tramite fatture manutenzioni
passive starordinarie
Patrimonio 1.6.21 Excel
Contabilizzazione dei
1.6.15 ENCO costi per personale
da capitalizzare
1.6.19 Excel
Settore Finanziario
Ufficio Ragioneria
Capitalizzazione del
valore di area
1.6.20 Excel
Quadratura Registro
Cespiti con la
contabilità generale
1.6.14 Excel

Note descrittive
Le capitalizzazioni sono relative, principalmente, alle costruzioni, alle ristrutturazioni e alle manutenzioni straordinarie.
Le capitalizzazioni sono composte in generale da due componenti:
 capitalizzazione dei costi sostenuti e rilevati tramite fatture passive ricevute da fornitori;
 capitalizzazione dei costi del personale impiegato nelle attività di costruzione, ristrutturazione, manutenzione
straordinaria.
Operativamente, le capitalizzazioni possono avere input:
 da ordini di lavoro e chiusura cantieri
 da attività effettuate non a fronte di un ordine di lavoro (lotti)
 dalla capitalizzazione di costi del personale impiegato.
I costi rilevati tramite fatture passive (relative ad ordini di lavoro, lotti, stati
avanzamento lavori e cantieri) vengono capitalizzati in COGE tramite i
seguenti flussi procedurali:
-il sistema REF elabora le informazioni contenute negli ODL integrate della
% di cui al punto a) spese del personale e della % IVA indetraibile
dell’anno e produce un file Excel. L’addetto controlla il file e lo confronta
con le registrazioni in COGE (ENCO). Procede alla validazione. Il file excel
Capitalizzazione costi validato è integrato di una serie di dati mancanti (codice e importo
Ciclo
1.6.15 rilevati tramite fatture contributo). E’ trasmesso agli amministratori del Sistema REF che lo Finanziario Ufficio Ragioneria
Cespiti
passive rendono visibile (completo di tutti i dati ) per il successivo passaggio nel
registro cespiti in ENCO. L’addetto valida i dati e li trasferisce in ENCO.
Nel gestionale ENCO i dati sono nuovamente validati per essere caricati
nel registro cespiti. Si procede infine con la quadratura con la COGE ;
- tramite una scrittura manuale nel sistema contabile (Enco), effettuata
dell'addetto dell'ufficio con cadenza annuale: l'addetto riepiloga i costi del
periodo (registrati in conti dedicati in contabilità) ed effettua una rilevazione
contabile di capitalizzazione.

Redazione del report Il settore Servizio Tecnico redige un report relativo al personale impiegato Settore
Ciclo
1.6.16 ore spese su costruzioni e alle ore spese su attività di costruzione e ristrutturazione. Il report viene Servizio Out of scope
Cespiti
e ristrutturazioni inviato all'Ufficio Ragioneria Tecnico
L'addetto redige in Excel un report, per persona, in cui viene riportato il

Redazione del report Controllo di
Ciclo costo complessivo del personale impiegato nel Servizio Tecnico (il costo
1.6.17 costo totale personale del Finanziario Gestione e
Cespiti comprende salari e stipendi, tfr, contributi, altri costi legati al personale
Servizio Tecnico Amministrazione
quali ad esempio buoni pasto).
Calcolo dei costi per

Ciclo L'addetto, tramite un foglio Excel, effettua la valorizzazione delle ore
1.6.18 personale del Servizio Finanziario Ufficio Ragioneria
Cespiti impiegate in attività di costruzione e ristrutturazione per ogni cantiere.
Tecnico da capitalizzare
Contabilizzazione dei
Controllo di
Ciclo costi per personale del L'addetto effettua infine la scrittura contabile di capitalizzazione a sistema
Cespiti Servizio Tecnico da (Enco).
Amministrazione
capitalizzare
Relativamente ai cantieri, al momento della capitalizzazione il valore

Ciclo Capitalizzazione del
1.6.20 contabilizzato è comprensivo, oltre che delle costruzioni, del valore di area Finanziario Ufficio Ragioneria
Cespiti valore di area
/ rudere.
La capitalizzazione delle manutenzioni straordinarie prevede due

procedure:
A) capitalizzazione di altri costi relativi alla manutenzione straordinaria:

B) capitalizzazione dei costi rilevati tramite fatture passive (vedere 1.6.15);
Capitalizzazione viene in primo luogo calcolata la percentuale di costi di manutenzioni
Ciclo straordinarie rilevati sul totale dei costi per manutenzioni della Società. In
1.6.21 manutenzioni Finanziario Ufficio Ragioneria
Cespiti secondo luogo viene ottenuta indicazione del costo del personale
straordinarie
impiegato su attività di manutenzione da parte del settore Patrimonio.
L'Ufficio riepiloga le informazioni all'interno di un file Excel, in cui calcola,
applicando ai costi del personale di manutenzione individuato, l'aliquota
relativa ai costi di manutenzione straordinaria sul totale costi per
manutenzioni.
L'importo così ottenuto viene contabilizzato in Enco come capitalizzazione.

Diagramma di flusso: Gestione beni mobili

La procedura amministrativa concernente il ciclo in questione è di seguito rappresentata graficamente.
1.6 Cespiti
Beni mobili
BENI MOBILI DI PICCOLO IMPORTO
OUT OF SCOPE
Richieste di acquisto
di beni mobili
Diversi
1.6.23
Acquisto di beni
mobili - Ricezione del
bene
1.6.25 ASCOT
Acquisto di beni
mobili - OdA
1.6.24 ENCO
Redazione Cessione Beni Mobili
dell'allegato contabile
1.6.30 ENCO
1.6.26 Excel
Settore Finanziario
Ufficio Ragioneria
Contabilizzazione Registrazione nel

registro cespiti
1.6.27 ENCO 1.6.28 ENCO
Ammortamento di
beni mobili
1.6.29 ENCO

Note descrittive
Ciclo Richieste di acquisto di Le richieste di acquisto vengono formalizzate tramite un apposito modulo e
1.6.23 Tutti Out of scope
Cespiti beni mobili autorizzate dal dirigente del settore richiedente.
Ciclo Acquisto di beni mobili - L'addetto riceve la richiesta di acquisto e verifica l'avvenuta autorizzazione
Cespiti OdA da parte del dirigente del settore da cui proviene la richiesta.
Alla ricezione del bene l'addetto verifica il documento di trasporto e genera

Ciclo Acquisto di beni mobili -
1.6.25 a sistema una matricola cespite che l'addetto dell’ufficio Ragioneria Tutti Out of scope
Cespiti Ricezione del bene
stampa (etichetta) ed applica al bene.
L'addetto dell'ufficio Ragioneria redige l'allegato contabile in cui riepiloga le

Ciclo Redazione dell'allegato
1.6.26 informazioni relative all'acquisto e le scritture contabili da effettuare a Finanziario Ufficio Ragioneria
Cespiti contabile
sistema.
Ciclo L'addetto, in base alle informazioni contenute nell'allegato contabile,

1.6.27 Contabilizzazione Finanziario Ufficio Ragioneria
Cespiti procede con la contabilizzazione in Enco dell'acquisto del cespite.
Periodicamente un addetto dell’ufficio Ragioneria verifica i conti relativi alle

Ciclo Registrazione nel immobilizzazioni, individuando i cespiti contabilizzati nel periodo. Procede
Cespiti registro cespiti quindi con la registrazione del registro cespiti, inserendo manualmente i
dati anagrafici e contabili del cespite.

La procedura di ammortamento viene gestita all’interno del sistema Enco;

l’addetto lancia annualmente la procedura automatica; il sistema, in base
ai parametri dell’anagrafica cespiti, calcola l’ammortamento per singolo
Ciclo Ammortamento di beni cespite.
Cespiti mobili
L’addetto ottiene dal sistema il dato complessivo relativo agli
ammortamenti e procede manualmente con la scrittura manuale in
contabilità.
In modo analogo a quanto descritto per la cessione dei Beni Immobili, la
cessione dei beni mobili può avvenire per:
- Dismissione
Ufficio Ragioneria
Ciclo - Vendita
1.6.30 Cessione Beni mobili Finanziario Controllo di
Cespiti La cessione dei Beni mobili è gestita in ENCO. L’addetto verifica le Gestione e
informazioni relative al cespite in ENCO reperibili attraverso il registro Amministrazione
cespiti.
La scrittura contabile è quindi inserita dall’addetto della prima nota a
sistema. (ENCO)

1.6.3 Ciclo Cespiti – Matrice del Personale per attività
Ciclo Cespiti Persone
Settore Servizio Tecnico
Settore Organizzazione
Settore Patrimonio
Direttore Generale
Floriano Gubert
Settore Utenti
A. Cappelletti
E. Giovannini
M. Clementi
M. Calogiuri
Richiedente
A. Malpaga
I. Mutinelli
L. Costa
S. Rizzi
I. Groff
CdA
1.6.01 Acquisto Cespite
1.6.02 Iscrizione nel Registro Cespiti
1.6.03 Iscrizione del cespite in contabilità
1.6.04 Registrazione fattura passiva
1.6.05 Stima del valore del bene immobile
Attività
1.6.06 Predisposizione della pratica

1.6.07 Variazione anagrafica cespite
1.6.08 Controllo amministrativo correttezza anagrafica
1.6.09 Emissione della fattura
1.6.10 Calcolo plusvalenze
1.6.11 Contabilizzazione cessione

Ciclo Cespiti Persone
Settore Patrimonio
Direttore Generale
Floriano Gubert
Settore Utenti
A. Cappelletti
E. Giovannini
M. Clementi
M. Calogiuri
Richiedente
A. Malpaga
I. Mutinelli
L. Costa
S. Rizzi
I. Groff
CdA
1.6.12 Calcolo e rilevazione degli ammortamenti
1.6.13 Contabilizzazione degli ammortamenti
1.6.14 Quadratura Registro Cespiti con la contabilità generale
1.6.15 Capitalizzazione costi rilevati tramite fatture passive
1.6.16 Redazione del report ore spese su costruzioni e
ristrutturazioni
1.6.17 Redazione del report costo totale personale
1.6.18 Calcolo dei costi per personale da capitalizzare
1.6.19 Contabilizzazione dei costi per personale da capitalizzare
1.6.20 Capitalizzazione del valore di area
1.6.21 Capitalizzazione manutenzioni straordinarie
1.6.23 Richieste di acquisto di beni mobili
1.6.24 Acquisto di beni mobili - OdA
1.6.25 Acquisto di beni mobili - Ricezione del bene
1.6.26 Redazione dell'allegato contabile
1.6.27 Contabilizzazione
1.6.28 Registrazione nel registro cespiti
1.6.29 Ammortamento di beni mobili
1.6.30 Cessione Beni mobili
Ciclo Cespiti
Tipo di documento
Settore Finanziario
1.0
Versione

Richiedente
Persone
Data
CdA
31/08/2013
Settore Patrimonio
Referente Tecnico
Settore Utenti
A. Cappelletti
M. Clementi
L. Costa
Pagina
A. Malpaga
94 di 113
I. Groff
M. Calogiuri
I. Mutinelli
S. Rizzi
Direttore Generale
Floriano Gubert
E. Giovannini

1.7 Gestione Tributaria e Fiscale, Contabilità Generale, Redazione del Bilancio

A supporto della Gestione tributaria, fiscale, di contabilità generale e di redazione del bilancio sono utilizzati diversi applicativi. Di
seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.
ASCOT Ici, Registro Cespiti (PATRIMONIO)
1.7.2 Gestione Tributaria e Fiscale, Contabilità Generale, Redazione del Bilancio

Il ciclo in analisi può essere così suddiviso:
 Gestione tributaria e fiscale
 Contabilità generale e Bilancio

Diagramma di flusso: Gestione Tributaria e Fiscale

1.8 Gestione tributaria e fiscale
OUT OF SCOPE
Creazione dei dati di

base per il calcolo
dell'ICI
1.7.14 Ascot
Diversi
Iva Acquisti – Rilevazione Rievazione Iva pro-

Iva vendite – Non Iva vendite – Inquilini Inserimento dei
Rilevazione Iva corrispettivi per Debiti rata per stabili ultimati
Inquilini – Riepilogo Iva parametri ICI
acquisti vs dipendenti nel corso del periodo
1.7.01 Excel 1.7.02 Excel 1.7.03 ENCO 1.7.05 Excel 1.7.06 Excel 1.7.15 Ascot
Iva Acquisti – Calcolo ICI e

Riepilogo Iva acquisti liquidazione
1.7.04 ENCO 1.7.16 Ascot
Settore Finanziario
Ufficio Ragioneria
Riepilogo
complessivo Iva di
periodo
1.7.07 Excel
Rilevazione ritenute Liquidazione imposta Liquidazione imposta
Calcolo Ires e Irap
professionisti di bollo di registro
1.7.08 Excel 1.7.10 Excel 1.7.12 Excel 1.7.13 Excel
Ritenute per
personale dipendente
1.7.09
Contabilizzazione
imposte
1.7.11 ENCO

Note descrittive
Si segnala che, relativamente all’Iva vendite, l'aggiornamento dei registri Iva avviene, al momento dell'emissione della fattura, in
automatico da parte dei sistemi Cu (Iva vendite Inquilini) e Enco (Iva vendite non Inquilini).
Periodicamente (Al momento della contabilizzazione delle fatture non

utenti), l’operatore effettua una stampa del provvisorio registro Iva,
Fiscale - Iva Vendite - Non riportando i dati manualmente in un file Excel (Iva xls). Il file Excel (Iva xls)
Iva inquilini viene impiegato per tracciare le fatture emesse e il riepilogo Iva del
periodo. Il sistema Enco aggiorna automaticamente il registro Iva Acquisti
e il conto Iva in contabilità.
Gli importi complessivi relativi all'Iva di periodo vengono riepilogati in un

Fiscale - Iva Vendite - Inquilini -
1.7.02 file Excel (Iva xls). Mensilmente lo stesso addetto riepiloga gli importi iva a Finanziario Ufficio Ragioneria
Iva Riepilogo Iva
debito relativi alla fatturazione inquilini e non inquilini.
Al momento della registrazione delle fatture passive il sistema Enco

Fiscale - Iva Acquisti -
1.7.03 aggiorna automaticamente il registro Iva Acquisti e il conto Iva in Finanziario Ufficio Ragioneria
Iva Rilevazione Iva Acquisti
contabilità.
L'operatore periodicamente effettua una stampa del provvisorio registro

Fiscale - Iva Acquisti - Riepilogo
1.7.04 Iva, riportando i dati manualmente in un file Excel (Iva xls); mensilmente Finanziario Ufficio Ragioneria
Iva Iva Acquisti
l'operatore redige il riepilogo dei dati iva di periodo (Iva xls).
Ufficio Ragioneria
Giornalmente l'operatore stampa le rilevazioni e compila manualmente il
Fiscale - Rilevazione corrispettivi Controllo di
1.7.05 registro corrispettivi. Inoltre l'operatore riepiloga gli importi complessivi in Finanziario
Iva per Crediti vs dipendenti Gestione e
un file Excel (Iva xls) ed effettua la relativa scrittura contabile.
Amministrazione

L’operatore ottiene dal settore Servizio Tecnico la lista degli stabili ultimati
nel corso del periodo e redige in Excel il riepilogo dei dati iva di cantiere
Rilevazione Iva pro-rata (iva derivante da fatture passive ricevute per lavori effettuati su cantieri). In
Fiscale -
1.7.06 per stabili ultimati nel fase di chiusura dell’esercizio, l'operatore procede quindi con il ricalcolo Finanziario Ufficio Ragioneria
Iva
corso del periodo dell'Iva pro-rata e l’analizza sulla base di quanto previsto dalla Normativa
vigente. La documentazione prodotta viene utilizzata per la compilazione
del modulo per l'invio telematico ed archiviata.
Mensilmente l'operatore riepiloga tutti i dati Iva in un unico file Excel (Iva
xls) ed effettua il calcolo per la liquidazione Iva di periodo. L'operatore
effettua i controlli di quadratura fra i saldi della contabilità e quanto Ufficio Ragioneria
Fiscale - Riepilogo complessivo riportato dai registri iva. Controllo di
1.7.07 Finanziario
Iva Iva di periodo L’addetto provvede a stampare i registri Iva in definitivo. Gestione e
Una volta ottenuto il dato della liquidazione mensile l’addetto inoltra Amministrazione
l’informazione all’operatore addetto all'invio telematico ed archivia la
documentazione.
L'operatore, al momento del pagamento delle fatture relative a
professionisti, provvede a riportare i dati relativi alle ritenute in un file
Fiscale - Controllo di
Rilevazione ritenute Excel.
1.7.08 Ritenute Finanziario Gestione e
professionisti Periodicamente, l'operatore effettua un riepilogo delle ritenute da liquidare
Professionisti Amministrazione
nel periodo; i dati vengono quadrati con le rilevazioni contabili e resi
disponibili per la compilazione del modulo per l'invio telematico.
Fiscale - Mensilmente l'ufficio Personale invia all'ufficio Ragioneria il riepilogo delle
Controllo di
Ritenute per Ritenute per personale ritenute relative al personale dipendente.
personale dipendente L'operatore dell'Ufficio Ragioneria effettua la quadratura con la contabilità
Amministrazione
dipendente e compila il modulo per l'invio telematico.
Annualmente, l'addetto riepiloga i dati del bilancio di verifica all'interno di
un modello in excel nel quale:
Fiscale - - inserisce i parametri richiesti per il calcolo delle imposte
1.7.10 Calcolo Ires e Irap Finanziario Ufficio Ragioneria
Ires e Irap - effettua il calcolo delle imposte.
L'addetto invia i dati così ottenuti al consulente fiscale per il controllo, la
validazione e l'invio del modulo telematico.

Ufficio Ragioneria
L'operatore, una volta che è stato validato il calcolo delle imposte ed
Fiscale - Contabilizzazione Controllo di
1.7.11 effettuata la liquidazione, archivia la documentazione ed effettua la Finanziario
Ires e Irap imposte Gestione e
scrittura contabile di registrazione delle imposte a sistema.
Amministrazione
Mensilmente L’addetto raccoglie i dati relativi ai bolli virtuali applicati dai
vari uffici (Rag. Fatture contabilità utenze e segnalati da altri settori
aziendali).
Liquidazione imposta di Entro Gennaio l’addetto effettua la rendicontazione dei bolli virtuali relativi
1.7.12 Imposta di Finanziario Gestione e
bollo all’esercizio presedente, procede quindi con la liquidazione determinando
bollo virtuale Amministrazione
un importo a debito o a credito. Contestualmente determina l’importo di
acconto per l’anno in corso da versare sulla base dell’anno precedente.
Settore Utenti rileva le informazioni relative all’ Imposte di registro su

contratti di locazione e procede agli adempimenti telematici
dell’adempimento dell’imposta.
Liquidazione imposta di Mensilmente il settore utenti rendiconta l’ammontare dell’imposta di
1.7.13 Imposta di Finanziario Gestione e
registro competenza all’ufficio controllo di gestione che li rileva in contabilità.
registro Amministrazione
Nel caso di contratti sottoscritti ove sia nel diritto di terzi presentare la
richiesta di rimborso per l’imposta pagata, l’addetto all’ufficio controllo di
gestione la rileva ed effettua il relativo pagamento.
Le informazioni rilevanti per il calcolo dell'Ici sono registrate nel sistema
Creazione dei dati di
Fiscale – (Ascot) al momento della creazione del cespite, ad eccezione dei
1.7.14 base per il calcolo Patrimonio Out of scope
IMU parametri Ici che derivano dalle delibere comunali; tali parametri devono
dell'IMU
essere aggiornati annualmente.
Fiscale – Inserimento dei L'addetto dell'Ufficio Ragioneria inserisce a sistema (REF) i parametri IMU
IMU parametri IMU del periodo.

L'addetto avvia la procedura informatica "IMU" tramite la quale a sistema

(REF), in base alle informazioni inserite nell'anagrafica cespite e ai Ufficio Ragioneria
Fiscale - Calcolo IMU e parametri comunali aggiornati, viene effettuato il calcolo dell'imposta Controllo di
1.7.16 Finanziario
IMU liquidazione dovuta. Gestione e
Il sistema elabora l’F24 telematico che poi è inviato ad altro operatore Amministrazione
abilitato ai pagamenti Entratel.

Diagramma di flusso: Bilancio

1.8 Redazione del Bilancio
Fondo svalutazione
Controllo prima nota crediti - Valutazione Contabilizzazione Fondo imposte
e saldi bilancio di Quadratura registro dell'importo da accantonamento per differite e anticipate -
verifica cespiti con contabilità accantonare svalutazione crediti Calcolo
1.7.20 ENCO 1.7.27 Excel 1.7.31 Excel 1.7.33 ENCO 1.7.34 Excel
Settore Finanziario
Ufficio Ragioneria
Fondo imposte
differite e anticipate -
Contabilizzazione Contabilizzazione Redazione Nota
Ratei e Risconti Attivi
Immobilizzazioni in 1.7.35 ENCO Integrativa
e Passivi
corso
1.7.24 ENCO Controllo 1.7.28 ENCO 1.7.38 Word
Riclassificazione voci
Manutenzioni
di ricavo
straordinarie da
1.7.21 ENCO Calcolo capitalizzare
Immobilizzazioni in 1.7.26 ENCO
corso Fatture da emettere Stampa bilancio di Validazione del
1.7.23 Excel verifica definitivo bilancio
Emissione fatture
1.7.30 ENCO
attive, Registrazione 1.7.36 ENCO 1.7.37
incassi, Registrazione
fatture passive Controllo Budget
1.7.25 ENCO aperti

Settore Finanziario
1.7.29 ENCO
Amministrazione
OUT OF SCOPE
Diversi
Dichiarazione relativa Approvazione

ai lavori in corso non accantonamento per
contabilizzati svalutazione crediti
1.7.22 Excel 1.7.32

Note descrittive
L'addetto dell'Ufficio Ragioneria lancia una stampa del bilancio di verifica

ed effettua i seguenti controlli:
- saldo dei conti transitori
Redazione Controllo prima nota e - fatture da ricevere ed da emettere
Bilancio saldi bilancio di verifica - correzione eventuali errori di contabilizzazione (partite in dare registrate
in avere e viceversa)
- quadratura riepilogativo clienti utenza con partitario clienti in CU
- quadratura fatturato clienti utenti con fatturato in CU
L'addetto dell'ufficio Ragioneria effettua un'estrazione delle voci di ricavo
dalla contabilità; i ricavi vengono analizzati al fine di individuare:
- ricavi d'esercizio
Redazione Riclassificazione voci di
1.7.21 - ricavi derivanti da reddito fondiario Finanziario Ufficio Ragioneria
Bilancio ricavo
L'addetto procede riclassificando in contabilità eventuali ricavi non
contabilizzati correttamente in relazione alle voci di ricavi d'esercizio e
reddito fondiario.
I direttori dei lavori, su richiesta (in fase di redazione del bilancio
Dichiarazione relativa
Redazione d'esercizio) dell'Ufficio Ragioneria, predispongono e sottoscrivono una
1.7.22 ai lavori in corso non Direttori lavori Out of scope
Bilancio dichiarazione in cui vengono riepilogati in lavori effettuati nel periodo di
contabilizzati
competenza per i quali non sono ancora pervenute le fatture dei fornitori.
L'addetto dell'ufficio Ragioneria raccoglie le dichiarazioni dei direttori lavori
Redazione Calcolo relativamente ai lavori in corso su ordinazione ed effettua il calcolo del
Bilancio Immobilizzazioni in corso totale delle immobilizzazioni in corso che deve essere registrato in
contabilità.
Ufficio Ragioneria
L'addetto effettua una stampa ed archivia la documentazione ricevuta e la
Redazione Contabilizzazione Controllo di
1.7.24 documentazione di riepilogo ed effettua a sistema la registrazione Finanziario
Bilancio Immobilizzazioni in corso Gestione e
contabile.
Amministrazione

L'addetto effettua un controllo al fine di verificare che tutte le fatture attive

di competenza dell'anno a chiudere siano state emesse; in particolare
verifica il bilanciamento dei conti di costo che devono essere rifatturati,
nonché verifica le date di fatturazione previste dai contratti e dalle
convenzioni in essere alla data. Ufficio Ragioneria
Emissione fatture
L'addetto verifica che tutte le fatture passive ricevute alla data siano state Ufficio
Redazione attive, Registrazione
1.7.25 registrate e contabilizzate. Finanziario Amministrazione e
Bilancio incassi, Registrazione
L'addetto verifica che il saldo dei conti banche in contabilità coincida con Controllo di
fatture passive
quanto riportato nell'estratto conto della banca di riferimento, appurando la Gesitone
corretta e completa registrazione di tutti gli incassi e pagamenti del
periodo.
L'addetto verifica che i costi del personale di competenza dell'anno a
chiudere siano stati contabilizzati.
L'addetto recupera dall’Applicativo Patrimonio gli ordini di lavoro relativi a
Controllo Manutenzioni manutenzioni straordinarie, in stato chiuso, per i quali i costi non sono stati
Redazione
1.7.26 straordinarie da capitalizzati. Procede a sistema con il lancio della procedura di Finanziario Ufficio Ragioneria
Bilancio
capitalizzare capitalizzazione dei costi sostenuti (Vedere Ciclo Cespiti - Manutenzioni
Straordinarie).
L'addetto effettua una stampa del registro cespiti e una stampa dei mastri
contabili di riferimento, effettuando la quadratura tra la contabilità ed il
Redazione Quadratura registro
1.7.27 registro cespiti. L'addetto verifica e risolve eventuali squadrature rilevate. Finanziario Ufficio Ragioneria
Bilancio cespiti con contabilità
La quadratura è relativa al valore delle immobilizzazioni, ai relativi fondi
ammortamento e agli ammortamenti.
L'addetto ha a disposizione una lista delle partite che, storicamente, sono
soggette a scritture di rateizzazione o risconto.
Procede con l'analisi della documentazione di supporto (data fattura, Ufficio Ragioneria
contratto \ convenzione di riferimento) e calcola gli importi da rateizzare \
Redazione Ratei e Risconti Attivi e Controllo di
1.7.28 riscontare. Finanziario
Bilancio Passivi Gestione e
L'analisi viene riepilogata in un file excel, stampata ed archiviata con la
relativa documentazione di supporto. Amministrazione
L'addetto procede con la contabilizzazione a sistema dei ratei e risconti del
periodo.

L'addetto effettua una verifica, a sistema, dei budget aperti, verificando con
Controllo di
Redazione le strutture aziendali di riferimento la presenza di eventuali fatture da
1.7.29 Controllo Budget aperti Finanziario Gestione e
Bilancio ricevere.
Amministrazione
(Vedere 1.7.23 - Registrazione fatture passive).
Le fatture da emettere sono, indicativamente, relative a :
- Interessi di mora maturati ma non fatturati: inseriti in CU dall’ufficio
Morosità del settore utenza ed estratti da CU tramite la procedura di
estrazione dall'addetto dell’Ufficio Controllo di gestione e Amministrazione;
- Rimborsi spese per solleciti: inseriti in CU dall’ufficio Morosità del settore
utenza ed estratti da CU tramite la procedura di estrazione dall'addetto Ufficio Ragioneria
Redazione dell’Ufficio Controllo di gestione e Amministrazione. Controllo di
1.7.30 Fatture da emettere Finanziario
Bilancio - Spese da rifatturare: l'addetto riceve dall’Ufficio Ragioneria un'estrazione Gestione e
dalla contabilità (Enco) dei conti nei quali vengono registrate le spese Amministrazione
soggette a rifatturazione. L'addetto verifica i contratti e le convenzioni di
riferimento individuando le informazioni necessarie per il corretto calcolo
della competenza. L'addetto riepiloga gli importi a fatturare in un file excel.
L'addetto procede con la contabilizzazione a sistema delle fatture da
emettere, archiviando la documentazione di riferimento.
Crediti Vs Utenti - L'addetto riepiloga, estraendo i dati dal sistema e
facendo riferimento alla reportistica relativa alla morosità, la situazione
creditoria relativa agli utenti. L'addetto effettua una valutazione circa
Fondo svalutazione
l'importo da accantonare per svalutazione dei crediti.
Redazione crediti - Valutazione
1.7.31 Crediti verso altri clienti - L'addetto recupera dall'Ufficio Legale le Finanziario Ufficio Ragioneria
Bilancio dell'importo da
informazioni relative alle cause in corso con clienti, ed effettua una
accantonare
valutazione circa l'importo da accantonare per svalutazione dei crediti.
L'addetto, nell'effettuare la valutazione, prende a riferimento la normativa
civilistica e fiscale vigente.
Approvazione
Redazione Gli importi relativi alla svalutazione crediti vengono discussi ed approvati
1.7.32 accantonamento per CdA Out of scope
Bilancio da CdA.
svalutazione crediti
Contabilizzazione Controllo di
Redazione L'addetto procede con la contabilizzazione dell'accantonamento per
1.7.33 accantonamento per Finanziario Gestione e
Bilancio svalutazione crediti.
svalutazione crediti Amministrazione

L'addetto, in collaborazione con il consulente fiscale della Società, effettua

Redazione Fondo imposte differite
1.7.34 il calcolo delle imposte anticipate \ differite da contabilizzare nel periodo. Finanziario Ufficio Ragioneria
Bilancio e anticipate - Calcolo
L'addetto procede con riferimento alla normativa fiscale vigente.
Fondo imposte differite Controllo di

Redazione Le poste relative ad imposte differite ed anticipate vengono contabilizzate
1.7.35 e anticipate - Finanziario Gestione e
Bilancio nel sistema Enco.
Contabilizzazione Amministrazione
L'addetto procede con la stampa del bilancio di verifica definitivo. Il bilancio

Redazione Stampa bilancio di
1.7.36 viene, attraverso l’applicativo Enco, riclassificato in base allo schema Finanziario Ufficio Ragioneria
Bilancio verifica definitivo
previsto dalla normativa civilistica.
Redazione Lo schema di bilancio viene sottoposto al Dirigente del Settore Finanziario, Direttore del
1.7.37 Validazione del bilancio Finanziario
Bilancio che effettua la validazione. Settore Finanziario
L'addetto dell'Ufficio Ragioneria ha a disposizione un form (testo in word,

tabelle in excel) utilizzato per la redazione del bilancio e della nota
Redazione Redazione Nota integrativa. L'addetto recupera dalla contabilità e, ove necessario, da altri
Bilancio Integrativa settori aziendali, le informazioni necessarie per la compilazione del
documento, procedendo con la redazione e la stampa per la successiva
validazione.

1.7.3 Gestione fiscale e Bilancio – Matrice del Personale per attività

Ciclo Gestione Fiscale e Bilancio Persone
Settore Patrimonio
Direttore Generale
Floriano Gubert
Direttori Lavori
Settore Utenti
R. Sevegnani
A. Cappelletti
E. Giovannini
F. Giovannini
M. Montinelli
M. Clementi
M. Calogiuri
A. Malpaga
M. Concer
C. Aquilia
L. Costa
CdA
1.7.01 Iva Vendite - Non inquilini
1.7.02 Iva Vendite - Inquilini - Riepilogo Iva
1.7.03 Iva Acquisti - Rilevazione Iva Acquisti
1.7.04 Iva Acquisti - Riepilogo Iva Acquisti
1.7.05 Rilevazione corrispettivi per Debiti vs dipendenti
1.7.06 Rilevazione Iva pro-rata per stabili ultimati nel corso del periodo
Attività
1.7.07 Riepilogo complessivo Iva di periodo

1.7.08 Rilevazione ritenute professionisti
1.7.09 Ritenute per personale dipendente
1.7.10 Calcolo Ires e Irap
1.7.11 Contabilizzazione imposte
1.7.12 Liquidazione imposta di bollo
1.7.13 Liquidazione imposta di registro
1.7.14 Creazione dei dati di base per il calcolo dell'ICI
1.7.15 Inserimento dei parametri ICI

Settore Patrimonio
Direttore Generale
Floriano Gubert
Direttori Lavori
Settore Utenti
R. Sevegnani
A. Cappelletti
E. Giovannini
F. Giovannini
M. Montinelli
M. Clementi
M. Calogiuri
A. Malpaga
M. Concer
C. Aquilia
L. Costa
CdA
1.7.16 Calcolo ICI e liquidazione
1.7.20 Controllo prima nota e saldi bilancio di verifica
1.7.21 Riclassificazione voci di ricavo
1.7.22 Dichiarazione relativa ai lavori in corso non contabilizzati
1.7.23 Calcolo Immobilizzazioni in corso
1.7.24 Contabilizzazione Immobilizzazioni in corso
1.7.25 Emissione fatture attive, Registrazione incassi, Registrazione fatture
passive
1.7.26 Controllo Manutenzioni straordinarie da capitalizzare
1.7.27 Quadratura registro cespiti con contabilità
1.7.28 Ratei e Risconti Attivi e Passivi
1.7.29 Controllo Budget aperti
1.7.30 Fatture da emettere
1.7.31 Fondo svalutazione crediti - Valutazione dell'importo da accantonare
1.7.32 Approvazione accantonamento per svalutazione crediti
1.7.33 Contabilizzazione accantonamento per svalutazione crediti
1.7.34 Fondo imposte differite e anticipate - Calcolo
1.7.35 Fondo imposte differite e anticipate - Contabilizzazione
1.7.36 Stampa bilancio di verifica definitivo
1.7.37 Validazione del bilancio

Settore Patrimonio
Direttore Generale
Floriano Gubert
Direttori Lavori
Settore Utenti
R. Sevegnani
A. Cappelletti
E. Giovannini
F. Giovannini
M. Montinelli
M. Clementi
M. Calogiuri
A. Malpaga
M. Concer
C. Aquilia
L. Costa
CdA
1.7.38 Redazione Nota Integrativa
Settore Finanziario

1.8 Controllo di Gestione

A supporto del ciclo controllo di gestione sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una
breve descrizione degli stessi.
ARIANNA Redazione del Reporting Package
ENCO Budget e monitoraggio della spesa
1.8.2 Controllo di Gestione
Di seguito viene riportato il diagramma di flusso e la descrizione delle procedure relative al ciclo in analisi.

Diagramma di flusso: Controllo di Gestione

1.8 Controllo di Gestione
OUT OF SCOPE
Delibera CdA di
Definizione degli
approvazione del
obiettivi di budget
budget
1.8.01 - 1.8.07 -
Redazione del budget Parere del Direttore

Diversi
di spesa Generale
1.8.03 Excel 1.8.05 -

Richiesta informazioni
Verifica compatibilità
per la predisposizione
con direttive
Settore Finanziario
del Budget
Amministrazione
1.8.02 - 1.8.06 -
Acquisizione e Redazione del

rielaborazione delle preventivo di spesa
informazioni di budget alla dirigenza
1.8.04 Excel 1.8.08 ENCO

Note descrittive
Ciclo
Definizione degli Annualmente il CdA definisce le direttive e i macro-obiettivi di budget per il
1.8.01 Controllo di CdA Out of scope
obiettivi di budget centro di responsabilità per il periodo successivo.
Gestione
Ciclo Richiesta informazioni Annualmente secondo le scadenze previste dalla società per la redazione Controllo di
1.8.02 Controllo di per la predisposizione del del Budget, il responsabile del Controllo di gestione chiede ai Dirigenti di Finanziario Gestione e
Gestione Budget Settore di predisporre la previsione di spesa per il successivo anno. Amministrazione
I Dirigenti predispongono il proprio budget di spesa sulla base delle attività

Ciclo
Redazione del budget programmatiche previste per l'esercizio successivo per il centro di
1.8.03 Controllo di Tutti Out of scope
di spesa Responsabilità e, nel rispetto delle tempistiche previste, inviano il dettaglio
Gestione
delle attività e il preventivo di spesa all'addetto del Controllo di Gestione.
L'addetto del controllo di gestione, ricevuti i budget dai Dirigenti, ne verifica
Ciclo Acquisizione e Controllo di
i contenuti e li rielabora (Excel).
1.8.04 Controllo di rielaborazione delle Finanziario Gestione e
Il Responsabile del Controllo di Gestione invia il preventivo economico di
Gestione informazioni di budget Amministrazione
spesa e il budget di cassa al Direttore Generale.
Ciclo Il Direttore Generale verifica preventivo economico di spesa e il budget di

Parere del Direttore Direzione
1.8.05 Controllo di cassa e procede quindi con l' approvazione o in alternativa ne richiede la Out of scope
Generale generale
Gestione revisione.
Ciclo Il Responsabile del Controllo di Gestione verifica che il budget di spesa Controllo di
Verifica compatibilità
1.8.06 Controllo di rispetti le Direttive generali espresse dal CdA e, in caso contrario, richiede Finanziario Gestione e
con Direttive
Gestione la modifica delle previsioni di spesa ai Dirigenti dei diversi settori. Amministrazione

Ciclo
Delibera CdA di Il budget viene inviato in CdA che, mediante propria delibera, approva il
1.8.07 Controllo di CdA Out of scope
approvazione del budget documento.
Gestione
L'addetto dell'ufficio Controllo di Gestione redige (Excel) i preventivi di

Ciclo Redazione del spesa per i singoli dirigenti, rendendoli disponibili per gli interessati (invio Controllo di
1.8.08 Controllo di preventivo di spesa alla tramite email). Finanziario Gestione e
Gestione dirigenza L'addetto dell'ufficio Controllo di Gestione inserisce i budget a sistema per Amministrazione
singola voce di spesa e Centro di Costo.
Ciclo
Monitoraggio della
1.8.09 Controllo di Vedere ciclo passivo 1.1.04 - -
spesa effettiva
Gestione
Il sistema di reportistica prende in analisi le seguenti aree:

- attività realizzativa (attività di investimento, opere in convenzione)
- gestione del patrimonio immobiliare
- gestione dell’utenza
- attività di supporto (analisi bilancio, personale, finanziaria, servizi
di supporto)
Ciclo - progetti speciali Controllo di
1.8.10 Controllo di Reporting Package Finanziario Gestione e
Gestione In particolare i report elaborati mensilmente dal controllo di gestione Amministrazione
consentono di monitorare:
- le spese sostenute rispetto al budget per centri di responsabilità
- i ricavi della gestione caratteristica
- i flussi di cassa complessivi
- l’indebitamento della Società
- le attività di investimento in corso

1.8.3 Controllo di Gestione – Matrice del Personale per attività

Controllo di Gestione Persone
Dirigenti di tutti i settori

Direttore Generale
Floriano Gubert
E. Giovannini
Richiedente
C. Aquilia
CdA
1.8.01 Definizione degli obiettivi di budget
1.8.02 Richiesta informazioni per la predisposizione del Budget
1.8.03 Redazione del budget di spesa
Attività
1.8.04 Acquisizione e rielaborazione delle informazioni di budget

1.8.05 Parere del Direttore Generale
1.8.06 Verifica compatibilità con Direttive
1.8.07 Delibera CdA di approvazione del budget
1.8.08 Redazione del preventivo di spesa alla dirigenza
1.8.09 Monitoraggio della spesa effettiva
1.8.10 Reporting package

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GESTIONE MANUTENZIONI
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Gestione manutenzioni
Indice
1 Scopo e campo di applicazione
2 Abbreviazioni
3 Riferimenti
4 Responsabilità
5 Input e output del processo
6 Modalità operative
6.1 Generalità
6.2 Programmazione interventi di manutenzione ordinaria, straordinaria ed a carico utenti
6.2.1 Predisposizione periodica del programma di manutenzione ordinaria straordinaria ed a
carico utenti e del relativo budget
6.2.2 Predisposizione documentazione di gara
6.2.3 Espletamento del procedimento di gara
6.2.4 Individuazione della DL ed assegnazione dei lavori
6.3 Attività di gestione degli interventi di manutenzione ordinaria, straordinaria ed a carico utenti
6.3.1 Generalità
6.3.2 Inserimento della segnalazione all’Istituto
6.3.3 Valutazione della segnalazione all’Istituto
6.3.4 Predisposizione della segnalazione alla ditta
6.3.5 Predisposizione dell’ordine
6.3.6 Effettuazione dell’intervento di manutenzione
6.3.7 Gestione del cantiere, sopralluoghi e controllo dei lavori
6.3.8 Contabilizzazione degli interventi
6.3.9 Avanzamento lavori
6.3.10 Consegna dei lavori
6.3.11 Riscontro dei lavori
6.3.12 Liquidazione dei lavori
6.3.13 Fine lavori
6.3.14 Collaudo tecnico-amministrativo dei lavori/emissione del certificato di regolare
esecuzione
6.3.15 Gestione delle non conformità
6.3.16 Identificazione del reclamo/sollecito
6.3.17 Archiviazione delle pratiche
6.3.17.1 Archiviazione cartacea
6.3.17.2 Archiviazione informatica
7 Monitoraggio e misurazione del processo
Il presente documento è di esclusiva proprietà dell’Istituto.

Ne è vietata ogni duplicazione, divulgazione, pubblicazione senza espressa autorizzazione scritta dell’Istituto.
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Matrice delle revisioni
Rev. Data Modifiche

00 28/02/2005 Nuova emissione del documento
01 03/11/2005 Modifiche a seguito dello scorporo delle attività
inerenti impianti termici e di elevazione. Modifiche
segnate a margine destro.
02 03/01/2006 Modifiche al par. 6.3.13 “Fine lavori” a seguito di
adeguamenti normativi (D.U.R.C.). Modifiche
03 31/03/2008 Modifiche al par. 6.3.12 “Liquidazione dei lavori” a
seguito dell’introduzione della nuova prassi
(apposizione timbro su fattura).
Aggiornamento riferimenti normativi e regolamentari
(par. 3).
Eliminazione dell’impegno (contabilità finanziaria) a
favore dell’istituzione del budget; altre modifiche
Emissione Verifica (RdQ) Approvazione
ing. Giulio Giacomelli dott. Sandro Franceschini ing. Giulio Giacomelli

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1. Scopo e campo di applicazione

Scopo della presente procedura è quello di definire le modalità di gestione, controllo e monitoraggio
delle attività relative agli interventi di manutenzione, al fine di garantire che le operazioni vengano
svolte nel rispetto dei vincoli normativi.
La procedura trova applicazione presso il Servizio Patrimonio dell’Istituto ed in particolare riguarda
l’ufficio Manutenzione.
2. Abbreviazioni
PAT Provincia Autonoma di Trento
DL Direzione Lavori
OdS Ordine di Servizio
OdL Ordine di Lavoro
SAL Stato di Avanzamento Lavori
POS Piano Operativo di Sicurezza
AQ Assicurazione Qualità
3. Riferimenti
Documenti del SGQ
PR 7.6_01 “Gestione degli strumenti di misurazione e controllo”
PR 8.3_01 “Gestione delle non conformità e dei reclami”
MD 050 “Elenco periodico interventi”
MD 051 “Elenco segnalazioni dirette”
MD 052 “Rapportino di pronto intervento”
MD 004 “Rapporto di non conformità”
MD 005 “ Reclamo”
Norme e regolamenti
Regolamento delle Affittanze (verbale CdA dd. 17 dicembre 2007)
Quadro riassuntivo di ripartizione delle spese di manutenzione (verbale CdA dd. 17 dicembre)
L.P. 07.11.2005, n. 15 e ss.mm. “Disposizioni in materia di politica provinciale della casa e
modificazioni della L.P. 13 novembre 1992, n. 21”
D.P.P. 18.10.2006 n. 18-71/Leg. e ss.mm. – Regolamento di esecuzione della legge provinciale 7
novembre 2005, n. 15 “Disposizioni in materia di politica provinciale della casa e modificazioni della
L.P. 13 novembre 1992, n. 21”
Verbali del Consiglio di Amministrazione di data 03.01.2007 e data 17.07.2007 inerenti l’approvazione
delle deleghe da attribuire ai direttori Generali e ai Dirigenti
Procura speciale di data 22.01.2007 rep. n. 60.353/12.459, registrata a Trento il 25.01.2007 al n° 349
mod. 69 S.I che conferisce al Dirigente del Servizio Patrimonio i poteri atti ad agire in nome e per
conto della società
L.P. 30.11.1992, n. 23 e ss.mm. “Principi per la democratizzazione, la semplificazione e la
partecipazione all’azione amministrativa provinciale e norme in materia di procedimento
amministrativo”
D. Lgs. 30.06.2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”
L.P. 10.09.1993, n. 26 “Norme in materia di lavori pubblici di interesse provinciale e per la trasparenza
negli appalti”
D. Lgs. 14.08.1996 n. 494 “Attuazione della direttiva 92/57/CEE concernente le prescrizioni minime di
sicurezza e di salute da attuare nei cantieri temporanei o mobili” e ss.mm.
Altri documenti
Capitolati Speciali d’Appalto recepiti nei Contratti d’Appalto stipulati con le ditte ed in vigore alla data
4. Responsabilità

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7.5_07_03 4 di 24
Nel prospetto seguente, per ogni fase individuata e descritta successivamente, si propone il relativo
responsabile di fase.
S’intenda con ciò chi detiene la responsabilità del buon funzionamento delle attività previste dalla fase
ancorché queste possano, per alcune parti, essere condotte anche da altre figure professionali.
A queste responsabilità devono essere aggiunte:
- la responsabilità del procedimento in capo al dirigente del Servizio Patrimonio;
- la responsabilità dell’intero processo di manutenzione in capo al dirigente del Servizio Patrimonio.
(*)
Fase del processo DL Dirigente Direttore Ditta Collaudatore Funz.
amm.vo
6.2.1 Predisposizione periodica
del programma di
manutenzione ordinaria, x x
straordinaria ed a carico
utenti e del relativo budget
6.2.2 Predisposizione
x
documentazione di gara
6.2.3 Espletamento del
x x x
procedimento di gara
6.2.4 Individuazione della DL ed
x
assegnazione dei lavori
6.3.2 Inserimento della
cfr. descrizione nel paragrafo di riferimento
segnalazione all’Istituto
6.3.3 Valutazione della
x
segnalazione all’Istituto
6.3.4 Predisposizione della
x
segnalazione alla ditta
6.3.5 Predisposizione dell’ordine x
6.3.6 Effettuazione dell’intervento
x
di manutenzione
6.3.7 Gestione del cantiere e
x x
controllo dei lavori
6.3.8 Contabilizzazione degli
x
interventi
6.3.9 Avanzamento lavori x
6.3.10 Consegna dei lavori x x
6.3.11 Riscontro dei lavori x x
6.3.12 Liquidazione dei lavori x x
6.3.13 Fine lavori x x
6.3.14 Collaudo tecnico-
amministrativo dei
lavori/emissione del x x x
certificato di regolare
esecuzione
6.3.15 Gestione delle non
x x x x x
conformità (rilevazione)
6.3.16 Identificazione del
reclamo/sollecito x x x x
(rilevazione)
6.3.17 Archiviazione delle pratiche x
(*)
con DL si deve intendere qualunque funzionario incaricato della direzione lavori (tipicamente il tecnico di zona)
5. Input ed output del processo

Data la discreta articolazione del processo descritto nella presente procedura, gli input e gli output del
processo vengono elencati a seguire la descrizione di ogni fase significativa. Per comodità,

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7.5_07_03 5 di 24
comunque, vengono elencati nella tabella riportata di seguito, solo gli output che sono da considerarsi
registrazioni di qualità.
Tempo di
Output Emesso da Distribuito R.Q.
conservazione
MD 050 “Elenco periodico ditta appaltatrice DL
dieci anni
interventi”
MD 051 “Elenco ditta appaltatrice DL
dieci anni
segnalazioni dirette”
MD 052 “Rapportino di ditta appaltatrice DL
dieci anni
pronto intervento”
MD 004 “Rapporto di non dipendente ITEA/ AQ
cinque anni
conformità” (compilato) Dirigente di Servizio
MD 005 “Reclamo” utente/funzionario ITEA AQ
cinque anni
(compilato)
6. Modalità operative
La qualità del servizio percepita dagli utenti è fortemente dipendente dalle modalità con le quali questo
viene erogato. In quest’ottica occorre garantire che le richieste dell’utenza vengano analizzate e
ricevano, comunque, una risposta che le soddisfino nei tempi e nei modi definiti. Inoltre, devono
essere previste modalità per la formalizzazione degli elementi recepiti nei contatti con gli utenti ai fini
del miglioramento del servizio stesso.
I servizi di manutenzione, quindi, altro non sono se non il complesso delle attività destinate a fornire
risposte all'utenza in relazione alle richieste, implicite ed esplicite, formulate. Tali attività riguardano:
- la pianificazione delle attività di manutenzione ordinaria e straordinaria programmabili secondo
criteri di priorità e sinergizzazione, sia programmatica che economica, degli interventi;
- l’acquisizione delle richieste di manutenzione, attraverso la registrazione dei principali parametri
relativi alla descrizione del problema;
- l’analisi del problema, che permette di assegnare la priorità alle richieste e/o di stabilire, in base
alla tipologia della richiesta, la competenza/non competenza sul tema;
- l’individuazione delle modalità più adatte per la risoluzione del problema ed evasione della
richiesta;
- il controllo, realizzativo ed economico, degli interventi ordinati.
6.1 Generalità
Per una migliore comprensione delle attività sotto descritte è utile tenere presenti alcuni assunti
terminologici ed organizzativi che caratterizzano le attività svolte dall’Istituto nell’ambito della
manutenzione del patrimonio immobiliare in gestione.
E’, innanzi tutto, da tenere conto della differenza esistente tra interventi di manutenzione
ordinaria e straordinaria. La differenza può condizionare sia l’imputazione della spesa
(proprietario o inquilino) che la programmabilità degli stessi.
Infatti, anche la programmabilità o meno degli interventi consente all’Istituto di affidarne la
gestione a funzionari specificatamente incaricati – tipicamente manutenzioni straordinarie
programmabili – ovvero predisporre impegni di spesa secondo programmazioni temporali
diverse.
Non è applicabile, di contro, alle suddette categorie un predeterminato livello di priorità in

quanto, per entrambe le categorie, è necessario procedere ad una valutazione puntuale delle
necessità (anche sulla base di ulteriori criteri da ricondursi a: messa in sicurezza degli alloggi,
disponibilità economica, necessità di accordi con altri proprietari, ecc.).

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7.5_07_03 6 di 24
Dal punto di vista organizzativo le responsabilità sono suddivise secondo i seguenti criteri:
- incarichi specifici di DL per interventi di manutenzione ordinaria, straordinaria e straordinaria
programmabile;
- incarichi specifici di gestione e DL di interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria non
programmabile.
Inoltre, il territorio provinciale viene suddiviso in zone (alla data 8) presiedute, in termini di
controllo e DL, dai tecnici di zona. Ad un tecnico viene generalmente assegnata una sola zona;
tuttavia, a fini di ottimizzazione delle risorse economiche ed organizzative, al tecnico possono
essere affidate più zone o parti di zone. Ciascuna zona è concessa in appalto ad una ditta
aggiudicataria.
Il programma informatico a cui si fa riferimento nella descrizione delle attività è il programma

ASCOT Economato che consente di gestire le segnalazioni in arrivo all’Istituto, generare le
segnalazioni e gli ordini alle imprese, contabilizzare gli interventi, ecc.
Le attività descritte in seguito insistono, alla data, su un patrimonio di ca. 19.500 unità
immobiliari.
Passaggio dei fabbricati dal Servizio Tecnico al Servizio Patrimonio

Una volta terminati i lavori di costruzione di un nuovo fabbricato ovvero di sopralluogo tecnico
nel caso di un fabbricato acquistato, tutta la documentazione viene portata nell’archivio
generale dell’Istituto e viene inviata una lettera interna (dal dirigente del Servizio Tecnico al
dirigente del Servizio Patrimonio) che sancisce l’evento e scatena le attività del Servizio
Patrimonio relative all’inserimento dei dati del fabbricato con l’obiettivo sia di censirlo nel
programma informatico che di predisporre tutti i dati relativi agli alloggi e necessari alla
conseguente stipulazione dei contratti di locazione.
Nel corso delle attività di realizzazione degli edifici nuovi i tecnici dell’Istituto (con incarico ad
personam) sono chiamati a svolgere attività di direzione lavori analogamente a come viene
svolta per gli edifici che vengono acquistati da ditte costruttrici; in quest’ultimo caso l’alta
sorveglianza viene svolta sulla base del progetto esecutivo.
Gli atti ufficiali di presa in carico dal punto di vista manutentivo di un fabbricato sono: il collaudo
tecnico-amministrativo o il verbale di regolare esecuzione o il rogito notarile. Infatti, sino a quel
momento eventuali interventi di manutenzione restano in carico alla ditta costruttrice e quindi
sono seguiti dal personale del Servizio Tecnico; a seguito del collaudo la competenza passa al
Servizio Patrimonio (salvo rivalse per vizi occulti).
6.2 Programmazione interventi di manutenzione ordinaria, straordinaria ed a carico

utenti
Per quanto riguarda tutti gli interventi di manutenzione attuati dall’Istituto, viene predisposto dal
dirigente del Servizio, un programma quinquennale che comprende le seguenti opere di
manutenzione:
- ordinaria
- straordinaria
- a carico utenti
Le manutenzioni ordinarie comprendono:
- tutti gli interventi di manutenzione ordinaria da eseguirsi in economia
- tutte le opere di manutenzione ordinaria riferibili agli appalti di zona
Le manutenzioni straordinarie comprendono:

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7.5_07_03 7 di 24
- tutti gli interventi di manutenzione straordinaria da eseguirsi in economia (a loro volta

suddivisi per tipologia di intervento e individuati da lettere alfabetiche: a) ristrutturazione
alloggi di risulta; b) impianti termici; c) manutenzione straordinaria tetti, serramenti, ecc.; ...)
- tutte le opere di manutenzione straordinaria riferibili agli appalti di zona
Questi interventi si connotano anche come accorpabili, programmabili e non urgenti per
permettere economie di scala tramite l’affidamento a ditte specializzate (ad es.: rifacimento tetti,
cappotti, sostituzione di serramenti, caldaie, ecc.).
Le manutenzioni a carico utenti comprendono:
- tutte le opere di manutenzione ordinaria o straordinaria ove ci sia da addebitare tutto o parte
della spesa a terzi (utenti, patto di futura vendita, proprietari in relazione al tipo di spesa).
Il programma quinquennale, così predisposto, è approvato dal CdA (viene successivamente
inviato alla PAT che lo approva con delibera di Giunta). Il programma viene reso esecutivo nella
misura in cui viene finanziato, solitamente anno per anno.
Per quanto riguarda, in particolare, le opere in economia, il dirigente del Servizio, sulla base del
programma quinquennale ormai approvato e finanziato, approva ogni anno una o più perizie
(cfr. quanto al successivo par. 6.2.1) attraverso le quali può autonomamente variare la
suddivisione degli importi tra le varie tipologie di intervento (lettere) in funzione di eventuali,
sopravvenute esigenze o del fatto che l’importo finanziato sia inferiore a quello approvato dal
CdA e costringa, di conseguenza, ad operare scelte in base a priorità o gravità di intervento.
inizio
Programma quinquennale di
manutenzione
- bilancio annuale di previsione e relativi

Predisposizione
budget
piano di
- perizia programmatica di manutenzione
manutenzione
ordinaria, straordinaria ed a carico utenti
2
Predisposizione
documentazione di gara
PR 7.4_01 gara di appalto
Espletamento
procedimento di
gara - verbale di gara
- lettera di aggiudicazione
- budget e provvedimenti di
assegnazione budget
Individuazione DL - ...
e assegnazione
lavori OdS per nomina
DL

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6.2.1 Predisposizione periodica del programma di manutenzione ordinaria

straordinaria ed a carico utenti e del relativo budget
Per quanto riguarda specificatamente gli appalti di zona vengono predisposti:
- un programma generale triennale comprensivo degli interventi di manutenzione
ordinaria, straordinaria ed a carico utenti, degli imprevisti, delle spese tecniche e
degli oneri fiscali; viene predisposto un programma per ogni zona oltreché un
programma riassuntivo complessivo funzionale ad una visione generale delle
spese previste per questo settore di intervento. Sulla base di questo programma
vengono impostati i singoli progetti che consentono l’appalto di ogni singola zona
(attenzione: il termine “progetto” viene utilizzato con l’accezione di predisposizione della
documentazione funzionale alle attività per l’istruzione della gara d’appalto e per la conduzione dei
lavori conseguenti all’appalto)
- la ripartizione delle relative spese sul triennio contrattuale
- un bilancio annuale di previsione che contiene lo stanziamento annuale (previsione
di pagamento)
- una decisione del Consiglio di Amministrazione (verbale del CdA) che approva il
progetto comprensiva di Capitolato Speciale d’Appalto, Elenco Prezzi Unitari
Contrattuale, Elenco Fabbricati e Quadro Economico di Progetto e Bando di Gara
- per quanto riguarda le opere in economia, una o più perizie programmatiche di
manutenzione straordinaria predisposta dal dirigente del Servizio Patrimonio per
l’utilizzo dei fondi disponibili a bilancio per le attività del Servizio.
Input programma di manutenzione quinquennale

Output bilancio triennale/annuale di spesa
verbale CdA di approvazione documentazione di appalto
perizia di manutenzione straordinaria ed a carico utenti
6.2.2 Predisposizione documentazione di gara

Le attività descritte nel seguito si applicano all’affidamento di opere la cui entità superi
l’importo previsto dalla L.P. 26/93 pari a 50.000,00 Euro, sotto la cui soglia è possibile
procedere con un affidamento diretto, ma non i 500.000,00 Euro, sopra la cui soglia è
necessario procedere ad una licitazione ovvero ad una gara europea per importi a loro
volta superiori a 5.150.000,00 Euro.
I documenti da predisporre per la gara sono:

- il capitolato speciale d’appalto (derivato da uno standard aziendale)
- il quadro economico di progetto (che consente di determinare l’importo a base di
gara)
- l’elenco dei prezzi unitari riportante le voci da utilizzare – l’elenco è derivato
dall’elenco prezzi della Provincia e da un elenco prezzi predisposto da ITEA nel
corso degli anni che riporta tipologie più specifiche e ricorrenti di lavori di
manutenzione effettuati dall’Istituto
- la quantificazione delle lavorazioni richieste per i prezzi unitari (computo metrico
estimativo) (per le opere in economia)
- la D.I.A. (Dichiarazione di Inizio Attività) formulata come semplice richiesta da
inviare al Sindaco competente o la richiesta di conformità urbanistica
- la verifica degli obblighi previsti dal D.Lgs. 494/96 e ss.mm. e dalla Legge 109/94;
- gli eventuali disegni tecnici (che sono rivisti e siglati dal direttore dell’Ufficio)
- l’eventuale piano di sicurezza e coordinamento – redatto da un professionista
esterno
- eventuali altre autorizzazioni, pareri urbanistici, certificazioni antincendi, ecc.

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7.5_07_03 9 di 24
- l’eventuale autorizzazione assembleare per interventi su parti comuni in edifici in

proprietà mista
Da questi documenti è possibile derivare la quantificazione economica complessiva
dei lavori sulla base della quale le ditte convocate potranno effettuare il ribasso.
Tutta la documentazione così predisposta viene firmata dal dirigente del Servizio
Patrimonio per approvazione.
Input elenco prezzi PAT e ITEA

std capitolato speciale d’appalto
Output documentazione di gara
6.2.3 Espletamento del procedimento di gara

Dal Servizio Patrimonio vengono gestite solo le gare che appaltano lavori in economia
(gara ufficiosa – per importi inferiori ai 500.000 Euro) mentre tutte le altre sono gestite
direttamente dall’ufficio Contratti (può trattarsi di licitazioni, appalti concorso con
bando pubblico o di gare europee) (cfr. quanto definito anche in procedura PR 7.4_01
“Gestione delle forniture di beni e servizi”).
La commissione aggiudicatrice è formata da almeno tre persone che normalmente

sono: il dirigente del Servizio Patrimonio, il direttore dell’Ufficio Manutenzioni e un
funzionario incaricato in possesso dei requisiti previsti dalla L.P. 26/93.
Per quanto riguarda le opere in economia viene predisposta una determinazione di

approvazione di prima perizia ed eventuali perizie successive nel corso dell’esercizio
finanziario per tutti gli interventi da eseguirsi ai sensi dell’art. 52 della L.P. 26/93.
Con tale determina vengono anche impegnati i fondi, distinti per lettera (per quanto
riguarda la manutenzione straordinaria) di cui al programma di manutenzione
approvato e finanziato dal CdA. Pertanto, per questo tipo di lavori, non è necessario, a
seguito di ogni aggiudicazione, provvedere all’impegno dei fondi.
Input documentazione di gara predisposta dalle ditte partecipanti

Output verbale di gara, lettera aggiudicazione/comunicazione di esclusione,
impegni economici, budget e provvedimenti di assegnazione del
budget o determinazioni d’impegno di spesa
6.2.4 Individuazione della DL ed assegnazione dei lavori

Individuato l’aggiudicatario, è cura del dirigente del Servizio Patrimonio affidare la
Direzione Lavori ad uno dei propri tecnici. La DL viene affidata tramite un ordine di
servizio nominativo, sottoscritto dal dirigente del Servizio Patrimonio.
Per l’affidamento dei lavori alla ditta appaltatrice vengono predisposti:

- il contratto (atto di cottimo)
- i verbali di consegna dei lavori
- le autorizzazioni necessarie ad eventuali subappalti
- la notifica preliminare
- la verifica delle autodichiarazioni presentate in sede di gara dalla ditta appaltatrice
ed inoltre:
- i budget per tecnico, suddivisi tra manutenzione ordinaria, straordinaria ed a carico
utenti (detti importi possono essere aggiornati dal dirigente del Servizio Patrimonio
in funzione delle esigenze di servizio)
- il provvedimento di assegnazione del budget

PR pag.
7.5_07_03 10 di 24
Input verbale di aggiudicazione

Output OdS per la nomina del DL
documenti per l’affidamento dei lavori alla ditta appaltatrice
6.3 Attività di gestione degli interventi di manutenzione ordinaria, straordinaria ed a

carico utenti
6.3.1 Generalità
La/le zona/sottozone vengono assegnate ai tecnici attraverso un Ordine di Servizio
(OdS). Un ulteriore OdS viene emesso per attribuire la DL dei lavori/cantieri che
verranno aperti nella loro zona/sottozona di pertinenza e che siano riferibili al contratto
triennale stipulato con la ditta appaltatrice (cfr. al paragrafo precedente).
I tecnici di zona hanno, inoltre, la responsabilità di ordinare e far eseguire alla ditta
appaltatrice di zona tutti i lavori, che rientrino nel suddetto contratto, per importi
inferiori ai 15.493,71 Euro. Per importi superiori e/o per eseguire lavori non
contemplati dal contratto, devono ottenere l’approvazione del direttore dell’Ufficio o del
dirigente del Servizio con la sottoscrizione dell’ordine di lavoro.
Le attività dei tecnici sono effettuate su tutti gli alloggi di proprietà ITEA ma anche
sugli alloggi affidati ad ITEA in gestione da parte dei Comuni; in quest’ultimo caso lo
stanziamento delle somme a bilancio per la manutenzione straordinaria è definito dal
Comune proprietario che lo definisce sulla base delle indicazioni fornitegli dal tecnico
di zona ITEA e dal tecnico del Comune stesso. Per quanto riguarda l’Istituto esiste un
apposito capitolo di bilancio dove annualmente vengono elencati impegni diversi sia
per tipologia di manutenzione che per Comune.
I principali compiti dei tecnici sono l’effettuazione:

- dei controlli sugli interventi già ordinati per i quali questo sia ritenuto necessario o
opportuno (interventi consistenti in termini economici e/o di impatto, interventi
effettuati da imprese neo-affidatarie, ecc.);
- dei sopralluoghi relativi alle segnalazioni ricevute per le quali ne sia stata stabilita
la necessità (cfr. al par. 6.3.3 “Valutazione della segnalazione all’Istituto);
- dei sopralluoghi e rilievi finalizzati alla redazione dei piani manutentivi, dei progetti
o rilevare dati statistici;
- dei controlli su interventi specifici affidati a ditte specializzate (ad es.: controllo
dell’adeguamento di estintori e lance antincendio).
Input OdS per designazione zona e DL

Output OdS per designazione zona e DL accettato dal tecnico

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7.5_07_03 11 di 24
Inizio
richiesta di intervento
segnalazione di guasto
accoglimento e
registrazione della Ascot WEB -
richiesta economato
analisi e
classificazione della risposta a richiedente
richiesta
no
pertinente?
si
segnalazione si
urgente?
all'impresa
no
1
già si
pianificato?
no
valutazione della si
natura e delle cause sopralluogo?
dell'intervento
no
no per ditta
scelta ditta
di zona?
si

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7.5_07_03 12 di 24
6.3.2 Inserimento della segnalazione all’Istituto

La richiesta di intervento può arrivare all’Istituto da più soggetti:
- utente esterno (assegnatario, ditta appaltatrice, fiduciario, Enti esterni, ecc.)
- utente interno (ad es.: il tecnico di zona che procede a sopralluoghi periodici, il
rappresentante ITEA che partecipa all’assemblea condominiale, ecc.)
La segnalazione verbale di richiesta dell’intervento espressa da un utente esterno
viene inserita:
- direttamente dal geometra che la riceve per le zone di competenza;
- dalla segreteria del Servizio.
La segnalazione scritta di richiesta dell’intervento viene inserita dal geometra di zona
che la riceve dal protocollo.
E’ da notare che le necessità di intervento derivanti dai sopralluoghi periodici dei
tecnici non vengono inserite nel programma informatico poiché il tecnico provvede
direttamente alla segnalazione all’impresa (cfr. al par. 6.3.4) ovvero all’emissione
dell’ordine (cfr. al par. 6.3.5).
Input richiesta utente (verbale/scritta) ed autorilevazione

Output registrazione richiesta in pgm informatico (segnalazione all’Istituto)
6.3.3 Valutazione della segnalazione all’Istituto

La valutazione della segnalazione viene effettuata dai tecnici (geometri di zona), dal
direttore, dal dirigente (ma anche dalla segreteria del Servizio Patrimonio, dal
funzionario amministrativo o dal centralino nel caso di segnalazioni non pertinenti) o
dalla ditta appaltatrice per gli interventi di somma urgenza, i quali decidono:
- se la segnalazione non è pertinente (in base al Codice Civile o al “Regolamento
delle affittanze”) ne viene data immediata risposta all’utente (di solito verbale); la
segnalazione può risultare non pertinente anche a seguito di uno specifico
sopralluogo
- se la segnalazione è pertinente viene stabilito se è:
di somma urgenza:
o in caso di interventi urgenti di questo tipo e/o al di fuori del normale orario di
lavoro dell’Istituto, l’utente tipicamente accede ai servizi dei VVFF, i quali
possono contattare il direttore o il dirigente che concorderanno interventi
successivi con la ditta appaltatrice di zona
in questo caso verrà predisposta successivamente la segnalazione all’impresa da
parte del tecnico di zona.
Inoltre, viene incaricato un tecnico dell’Istituto (tecnico di zona, direttore o
dirigente, in relazione alla tipologia di intervento) affinché provveda ad un
sopralluogo nel più breve tempo possibile;
non urgente ma da verificare: in questo caso dovrà essere effettuato un
sopralluogo da parte del tecnico o della ditta o di entrambi allo scopo di:
o verificare/approfondire i termini della richiesta
o analizzare le cause che possono aver scatenato il guasto; soprattutto in questo
caso può rendersi necessario procedere anche a rilevazioni e misurazioni
puntuali dei fenomeni segnalati (ad es.: valutazione dei ponti termici nel caso di
affioramento di muffe). Nel caso specifico di malfunzionamenti o guasti agli
impianti di riscaldamento, le rilevazioni da parte delle ditte appaltatrici sono da
considerarsi obbligatorie.
Nel caso in cui il sopralluogo sia effettuato dal tecnico e/o insieme alla ditta, la
descrizione dell’intervento da effettuare verrà tracciato nella segnalazione
all’impresa o direttamente nell’ordine; nel caso in cui il sopralluogo sia effettuato

PR pag.
7.5_07_03 13 di 24
solo dalla ditta, la descrizione dell’intervento sarà riportata direttamente nel

preventivo inviato dalla ditta all’Istituto.
A seguito del sopralluogo può rendersi necessario riconsiderare la richiesta in
termini di competenza dell’Istituto sull’intervento e quant’altro.
Ove necessario, l’utente viene contattato per le vie brevi, sia dal tecnico di zona
che dalle ditte incaricate, per gli accordi necessari a favorire il sopralluogo presso il
proprio alloggio.
La scelta della necessità del sopralluogo da parte dell’Istituto è di responsabilità
del tecnico.
non urgente e non da verificare: si tratta di lavori per i quali la richiesta è già
sufficientemente esaustiva perché non equivocabile e/o di modesta entità; in
questo caso viene direttamente autorizzata la ditta all’intervento
- se la segnalazione è pertinente dovrà, inoltre, essere valutata l’attribuzione della
spesa dell’intervento:
o a totale carico dell’Istituto
o a totale carico degli inquilini
o da ripartire tra Istituto ed inquilini
o da ripartire tra Istituto ed altri proprietari: se del caso dovrà essere indetta
un’assemblea condominiale straordinaria gestita con la collaborazione
dell’Ufficio Amministrazioni Immobili o data comunicazione agli altri proprietari
(ad es.: interventi di manutenzione straordinaria in immobili in proprietà mista o
in immobili affidati in gestione all’Istituto da altri Enti)
nonché:
o la necessità, da parte dell’inquilino, di rivolgere la richiesta all’amministratore
condominiale, qualora presente, o ad altro soggetto (interno all’Istituto o meno)
o la fattibilità da parte delle ditte appaltatrici di zona ovvero di ditte specializzate
o l’eventuale, già prevista, realizzazione dell’intervento nei piani pluriennali degli
interventi programmabili
o l’eventuale inserimento del fabbricato in piani di cessione
o l’eventuale stipula con l’assegnatario di un patto di futura vendita dell’alloggio
Eventuali situazioni dubbie saranno sottoposte al direttore dell’Ufficio Manutenzioni o

al dirigente del Servizio Patrimonio al fine di fornire all’utente una risposta definitiva in
termini di effettuazione dell’intervento stesso.
In termini di riscontro della richiesta si opera come segue:

- la manifesta incongruenza di una richiesta formulata verbalmente viene
comunicata direttamente al richiedente;
- la manifesta incongruenza di una richiesta formulata per iscritto viene riscontrata
per iscritto;
- il riscontro negativo ad una richiesta formulata per iscritto viene riscontrata per
iscritto;
- quando si prevede che l’intervento di manutenzione venga iniziato entro 40 giorni
dalla data di ricevimento della richiesta scritta, l’utente viene avvisato verbalmente;
diversamente gli verrà data comunicazione scritta;
- il riscontro della mancata attinenza della richiesta alle competenze dell’Istituto può
comportare:
o nel caso di interventi a carico dell’inquilino: la richiesta di una esplicita
autorizzazione scritta a procedere comunque da parte dell’Istituto a fronte di un
onere economico a carico dell’inquilino

PR pag.
7.5_07_03 14 di 24
o nel caso di interventi a carico della ditta costruttrice (ad es.: vizi occulti): la
richiesta scritta di intervento alla ditta costruttrice stessa
o nel caso di interventi in immobili di proprietà mista: la validazione della richiesta
da parte dell’assemblea condominiale per lavori che comportino l’esborso di
importi considerevoli
- il riscontro della già avvenuta programmazione dell’intervento nei piani pluriennali
viene comunicata per iscritto o verbalmente al richiedente.
In sintesi, viene sempre comunicata una risposta all’utente, verbale o scritta; di norma,
comunque, vale la regola della risposta scritta ad istanza scritta ed, a questo
proposito, per facilitare e standardizzare l’informazione verso l’utenza, sono stati
predisposti dei modelli di corrispondenza (ad esempio, per riscontrare positivamente
una richiesta, per ricordare la necessità di recupero delle spese di manutenzione in
esecuzione per gli alloggi inseriti nei piani di cessione, per il parziale recupero delle
spese di manutenzione dagli inquilini richiedenti, ecc.) che sono messi a disposizione
dei tecnici di zona e della segreteria del Servizio.
Input registrazione richiesta in pgm informatico (segnalazione all’Istituto)

Output risposta all’utente a seguito valutazione (verbale/scritta)
6.3.4 Predisposizione della segnalazione alla ditta

Effettuata la valutazione ovvero definita la necessità di intervenire, viene predisposta -
con il supporto del programma informatico - la segnalazione alla ditta. La
segnalazione fornisce all’impresa le informazioni necessarie ad effettuare il relativo
sopralluogo ed a predisporre/confermare il preventivo di spesa.
Infatti, tanto la segnalazione quanto il successivo preventivo dell’impresa contengono:
- l’indirizzo ed i dati identificativi del fabbricato/alloggio oggetto di intervento;
- la descrizione dei lavori da effettuare;
- la stima economica.
La stima economica può essere ipotizzata anche dal tecnico in quanto è predisposta
sulla base dell’elenco prezzi ITEA (predisposto per lavorazioni ricorrenti) oltreché
sull’elenco prezzi della PAT.
Il preventivo dell’impresa, dalla stima, dovrà detrarre la percentuale di ribasso offerto
in fase di aggiudicazione.
La segnalazione all’impresa viene inviata all’impresa solitamente via PC fax; il
preventivo viene inviato direttamente al tecnico.
Si ricordi che tutti gli interventi devono essere eseguiti dall’impresa almeno sulla base
di un Ordine di Lavoro (OdL) mentre i lavori urgenti o di piccola entità possono essere
affidati ed iniziati anche sulla base della sola segnalazione – anche telefonica –
all’impresa; in quest’ultimo caso l’OdL viene inviato alla ditta entro il primo giorno
lavorativo successivo e, comunque, sempre a seguito della consegna, da parte della
Ditta, del modulo MD 052 o di un preventivo che riporti, comunque, tutte le
informazioni previste dal modulo stesso.
Input segnalazione all’Istituto (verbale/scritta/autorilevata)

Output segnalazione all’impresa contenente la descrizione del cantiere di
riferimento, dei lavori da effettuare e la (ev.) stima economica

PR pag.
7.5_07_03 15 di 24
Preventivo impresa (ev.)
Ordine di
lavoro
Predisposizione
ordina all’impresa AscotWEB -
economato inizio
Effettuazione
intervento di Relazione di collaudo
collaudo degli
manutenzione relazione di accomp.to
interventi
Ordini di servizio (ev.)
si
MD 050
Controllo degli
MD 051 Collaudo OK?
interventi
MD 052
no
no
Gestione delle non
Controllo OK?
conformità
MD 004
si
Contabilità
lavori Elenco
Contabilizzazione
lavori
degli interventi
verificato
no
Contabilità
OK?
si
Consegna dei
Stato avanz. Lavori
lavori
libretto delle misure
registro di contabilità
Fatture Riscontro dei

interventi lavori
Fatture
liquidate
Certificato di (timbro)
Liquidazione dei
pagamento
lavori
fine

PR pag.
7.5_07_03 16 di 24
6.3.5 Predisposizione dell’ordine

Gli ordini all’impresa contengono:
- l’indicazione del fabbricato/alloggio/scala presso il quale effettuare l’intervento;
- la descrizione dei lavori da effettuare;
- la distinzione tra lavori di manutenzione ordinaria a carico ITEA, straordinaria ed a
carico utenti;
- l’importo presunto;
- i tempi di esecuzione che la ditta deve rispettare per l’inizio ed il termine dei lavori
stessi.
L’ordine viene stampato (sottoscritto dal dirigente del Servizio/direttore dell’Ufficio nel
caso di importi superiori ai 15.493,71 Euro) ed inviato all’impresa generalmente via
PC fax.
Con la predisposizione dell’ordine viene ridotta la disponibilità economica (budget)
prevista per la manutenzione degli immobili della zona di competenza di ciascun
tecnico.
L’ordine formale alla ditta viene sempre predisposto per tutti gli interventi di
manutenzione ordinaria e straordinaria, a guasto o programmabili.
In assenza di segnalazione all’Istituto può essere emesso direttamente l’ordine,

prescindendo anche dall’emissione della segnalazione alla ditta (cfr. quanto al par.
6.3.4).
Input preventivo ditta (ev.)

Output ordine di lavoro
6.3.6 Effettuazione dell’intervento di manutenzione

La fase è sotto la responsabilità della ditta appaltatrice che ha l’obbligo di rendicontare
tutti gli interventi all’Istituto utilizzando una modulistica e modalità di trasmissione, sia
in termini di cadenze che di strumenti, mutuati dagli obblighi espressi nei capitolati
speciali d’appalto ed adattati alle esigenze di standardizzazione e di verifica
dell’Istituto.
I moduli previsti sono tre e sono funzionali a:
- riportare tutte le informazioni relative agli interventi iniziati, in corso e/o terminati
progressivamente nel corso dell’anno con aggiornamento periodico quindicinale
(MD 050 “Elenco degli interventi segnalati, in corso ed ultimati”). Ogni intervento
aperto/ordinato dovrà essere aggiornato nel rendiconto ogni quindici giorni anche
per la percentuale relativa allo stato di avanzamento dei lavori, sino a quando non
verrà effettivamente concluso; in quest’ultimo caso verrà indicata anche la data
effettiva di fine lavori e verrà posto in stato C “chiuso”;
- riportare tutte le informazioni relative agli interventi scatenati da chiamate dei
VV.FF. o degli utenti iniziati nella quindicina consuntivata (MD 051 “Elenco delle
segnalazioni pervenute direttamente alla ditta dai Vigili del Fuoco o dagli utenti”);
nel caso in cui, da un intervento di questo tipo, dovesse scaturire un intervento di
manutenzione commissionato dall’Istituto a mezzo di un ordine, questo verrà
ripreso – come tutti gli interventi manutentivi – nel modulo MD 050;
- mettere l’Istituto a conoscenza di tutti i casi di pronto intervento conseguenti a
segnalazioni pervenute direttamente alla ditta dai VV.FF. o dagli utenti (MD 052
“Rapportino di pronto intervento”) e, quindi, inseriti nel MD 051.

PR pag.
7.5_07_03 17 di 24
Tutti i moduli devono pervenire all’Istituto il primo giorno lavorativo utile dopo il primo
ed il quindicesimo giorno di ciascun mese.
Il modulo MD 052 deve pervenire all’Istituto entro le 48 ore successive la data/ora di
inizio intervento.
Input per interventi di manutenzione ordinaria/straordinaria: ordine di lavoro

Output entro 48h dalla data di inizio intervento il modulo 052
con aggiornamento quindicinale i rendiconti previsti dai moduli MD 050
ed MD 051
trimestralmente per gli interventi di manutenzione ordinaria e
straordinaria inclusi quelli relativi agli impianti non controllati da
contratto d’appalto: SAL
6.3.7 Gestione del cantiere, sopralluoghi e controllo dei lavori

Rispetto ad una generale gestione del cantiere è compito della DL provvedere:
- alla scelta dei materiali in termini di rispondenza alle caratteristiche del progetto;
- alla verifica del rispetto delle norme contrattuali (di progetto, capitolato, elenco
prezzi);
- ai sopralluoghi di verifica tecnica dei lavori per la valutazione della corretta
esecuzione dei lavori;
- al controllo della contabilità di cantiere (presentata dalla ditta appaltatrice);
- all’aggiornamento del giornale lavori su supporto informatico (ove previsto);
- alla verifica dello stato di avanzamento dei lavori.
La pianificazione dei sopralluoghi e dei controlli da effettuare rimane nella sostanziale

discrezionalità del tecnico che, anche sulla base dell’importanza dei lavori, utilizza:
- la propria conoscenza della pianificazione generale dei lavori per la zona di
competenza, per ordinare/controllare i lavori secondo la stessa pianificazione
generale;
- i contatti pressoché quotidiani con la ditta per concordare/verificare le necessità
che emergono nel tempo (sia dalle richieste degli utenti che dai sopralluoghi propri
o della ditta stessa);
- la rendicontazione periodica inviatagli quindicinalmente dalla ditta appaltatrice per
controllare l’avanzamento dei lavori ordinati o avviati urgentemente dalla stessa nel
periodo di riferimento.
Per quanto riguarda i sopralluoghi ed i controlli dei lavori, questi sono gestiti in
autonomia dai singoli tecnici ma, comunque, sulla base dei seguenti criteri generali:
che venga eseguito un numero di sopralluoghi e controlli pari al 40% del numero degli
ordini chiusi e, comunque, nella globalità, almeno un sopralluogo o un controllo ogni
25.000 Euro di importi riscontrati su base annua.
Nel caso di interventi di modesta entità per i quali, non siano stati effettuati controlli
diretti da parte della DL, sono riportate nel giornale lavori informatico, le informazioni
(tipicamente le date di inizio, fine presunta ed effettiva) direttamente ricavate dai
consuntivi predisposti dalle ditte (modulo MD 050). Nel caso, invece, di interventi che
siano stati controllati direttamente dalla DL, sul giornale lavori verranno inserite le
informazioni direttamente riferibili alle attività della stessa; in pratica, le date di
sopralluogo e di effettuazione dei controlli, di fine effettiva riscontrata dal tecnico e
tutte le annotazioni di interesse. Pertanto, ogni intervento controllato direttamente

PR pag.
7.5_07_03 18 di 24
dalla DL, verrà dichiarato concluso con l’immissione della data di fine lavori
effettivamente riscontrata dal tecnico di zona.
I controlli possono essere effettuati utilizzando anche strumenti in dotazione del

Servizio Patrimonio. Per quanto riguarda la loro gestione cfr. quanto in PR 7.6_01
“Gestione degli strumenti di misurazione e controllo”.
Periodicamente vengono intrapresi contatti con le imprese e con altri Enti pubblici a
fini diversi. Ad esempio:
- per autorizzazioni o allacciamenti;
- per il controllo del rispetto degli adempimenti assicurativi (quadrimestrale);
- per la concessione delle autorizzazioni al subappalto;
- per l’invio di dati relativi allo stato di avanzamento dei lavori e richiesti dalla PAT
per l’aggiornamento dell’osservatorio dei lavori pubblici;
- ecc.
Input entro 48h dalla data di inizio intervento il modulo 052

quindicinalmente i rendiconti previsti dai moduli MD 050 ed MD 051
Output per gli interventi di manutenzione straordinaria: giornale dei lavori su
supporto informatico

La contabilizzazione degli interventi di manutenzione viene effettuata nel rispetto delle
clausole previste dai capitolati speciali d’appalto dei singoli lavori o direttamente a fine
lavori per le opere in economia.
La contabilizzazione degli interventi di manutenzione compresa negli appalti di zona,
viene effettuata trimestralmente (a partire dalla data di affidamento dell’appalto
all’impresa aggiudicatrice).
In pratica, ogni impresa invia al tecnico l’elenco degli interventi effettuati e/o conclusi
nel trimestre raggruppati per tipologia di intervento (è da ricordare che ad ogni
tipologia di intervento è associata una lettera dell’alfabeto che è presente nell’OdL e
che è derivata dal programma di manutenzione pluriennale). Per ogni intervento è
predisposta la descrizione dello stesso ed indicato il fabbricato (ove presente, la scala,
l’alloggio, ecc.), il costo ed il riferimento all’ordine.
Il tecnico deve verificare che l’elenco inviato sia corretto in tutte le sue parti,
associando ad ogni intervento il rispettivo ordine di lavoro.
Nel caso in cui non esista corrispondenza tra l’importo ordinato e quello consuntivato,
devono essere apportate le necessarie modifiche sul programma informatico (nel caso
di importi inferiori a quelli presenti nell’ordine) ovvero attraverso la predisposizione di
ulteriori ordini (o integrazione di questi a mezzo di ulteriori ordini o inserimento di
nuove linee d’ordine) da collegare alla relativa segnalazione all’impresa (nel caso di
importi superiori a quelli presenti nell’ordine).
L’attività comporta il richiamo, dal programma informatico, di ogni singolo ordine al

fine di controllare il tipo di lavoro commissionato, l’importo previsto nell’ordine e la
corrispondenza con l’importo consuntivato.
Input elenco degli interventi effettuati e/o conclusi nel trimestre predisposto
dalla ditta
Output elenco degli interventi verificato
ev. modifica delle imputazioni nel pgm informatico

PR pag.
7.5_07_03 19 di 24
ev. ordini integrativi
6.3.9 Avanzamento lavori

Lo stato di avanzamento dei lavori viene predisposto nel rispetto delle clausole
previste dai capitolati speciali d’appalto dei singoli lavori o direttamente a fine lavori
per opere in economia con pagamento in unica soluzione.
Lo stato di avanzamento dei lavori compresi negli appalti di zona, deve essere
predisposto trimestralmente per zona/sottozona di competenza, e si riferisce a tutti gli
interventi svolti nel trimestre precedente o secondo quanto previsto dai capitolati di
appalto (per gli appalti non di zona). Ad ogni stato di avanzamento lavori deve essere
predisposta da parte della DL la seguente documentazione:
- libretto delle misure (firmato dalla ditta, dalla DL e dal dirigente del Servizio) per
ogni stato di avanzamento, da passare al Servizio Finanziario
- registro di contabilità (firmato dalla ditta, dalla DL e dal dirigente del Servizio) da
passare al Servizio Finanziario
- stato di avanzamento lavori (SAL) da passare al Servizio Finanziario
- certificato di pagamento (sottoscritto dalla DL e dal dirigente del Servizio) da
passare al Servizio Finanziario.
Input interventi di manutenzione

Output SAL trimestrale
certificato di pagamento
registro di contabilità (aggiornato)
libretto delle misure (aggiornato)
6.3.10 Consegna dei lavori (consuntivazione informatica degli OdL)

Questa fase si configura come fase di controllo della conformità dell’ordinato; il
compito del tecnico è, quindi, quello di verificare il rispetto della correttezza degli
importi esposti e dell’imputazione dell’IVA.
Le attività di contabilizzazione degli interventi prevedono una fase di cosiddetta
consegna dei lavori che dev’essere effettuata ordine per ordine. L’attività è finalizzata
all’imputazione dell’importo consuntivo di ogni singolo OdL, debitamente controllato,
sull’appropriato impegno di spesa.
E’ compito del personale amministrativo del Servizio Finanziario (Uffici Affari

Finanziari e Ragioneria) effettuare le debite verifiche contabili rispetto alla corretta
attribuzione dell’aliquota IVA nonché contattare le imprese affinché producano le
fatture (una per ogni capitolo, aliquota IVA e sottozona) per l’importo complessivo
verificato dai tecnici.
Se previsto dal capitolato d’appalto, a questo punto vengono predisposti da parte della
DL anche il registro di contabilità ed il libretto delle misure che consentono, in modo
sintetico e complessivo, di testimoniare delle attività di controllo tecnico effettuate per i
vari interventi. Vengono prodotti gli elaborati complessivi (SAL) a supporto dello stato
di avanzamento lavori relativi ad una determinata zona/sottozona.
Le attività tecnico-amministrative svolte sino a questo momento vengono prese in

mano dal personale amministrativo del Servizio Finanziario al quale il tecnico
consegna tutto il materiale cartaceo sin qui predisposto e/o controllato.
Le fatture emesse dalle imprese vengono recapitate al Servizio Finanziario che
provvede alla loro registrazione. Tutto l’incartamento e le relative fatture vengono

PR pag.
7.5_07_03 20 di 24
nuovamente consegnate al tecnico perché effettui le fasi finali di riscontro e

liquidazione.
Input elenco degli interventi verificato dai tecnici

registro di contabilità
libretto delle misure
SAL dei lavori relativi a ciascuna zona
Output importi interventi verificati dal Servizio Finanziario
richiesta fatturazione alle imprese e registrazione delle stesse
6.3.11 Riscontro dei lavori

E’ compito del tecnico, in collaborazione con il personale amministrativo dei Servizi
Patrimonio e Finanziario, procedere al riscontro dei lavori che consiste nel richiamare,
dal programma informatico, il numero di registrazione della fattura e spuntare gli ordini
da riscontrare compresi in quella fattura, eventualmente sulla base di un elenco
cartaceo predisposto dal Servizio Finanziario stesso.
Input OdL
Output OdL completo di corrispondente nr. di fattura
6.3.12 Liquidazione dei lavori

Effettuato il riscontro di tutti i lavori, si procede con la predisposizione della
liquidazione, che viene effettuata mediante l’apposizione su copia della fattura
(l’originale è conservato presso il Servio Finanziario) di un apposito timbro recante la
dicitura di liquidazione.
La copia della fattura, vidimata con la controfirma del dirigente del Servizio Patrimonio
e della DL, viene inoltrata al Servizio Finanziario insieme al certificato di pagamento e
alla documentazione tecnica di contabilità lavori.
Un cenno a parte meritano alcune specificità contabili che possono rendere non
immediatamente identificabili gli importi riscontrati rispetto a quelli liquidati; a questo
proposito basti citare lo 0,5% dell’importo complessivo del contratto di appalto
trattenuto dall’Istituto a titolo di eventuale indennizzo e svincolato solo al termine del
triennio di appalto, in sede di liquidazione finale dei lavori.
Input fatture
Output certificato di pagamento e documentazione contabilità lavori
fatture liquidate
6.3.13 Fine lavori

Per i lavori in economia di importi ridotti, non viene redatto verbale di ultimazione
lavori.
La fase 6.3.9 “Avanzamento lavori”, quando effettuata in occasione dell’ultima fase di
avanzamento lavori, deve prevedere anche l’emissione:
- del verbale di ultimazione dei lavori (sottoscritto dalla ditta, dalla DL e dal dirigente
del Servizio); il verbale viene redatto solo alla conclusione dell’appalto;
- della lettera di richiesta delle copie delle fatture quietanzate relative ai
subappaltatori;
- della richiesta per via telematica del Documento Unico di Regolarità Contributiva
(D.U.R.C.);
- della lettera di verifica del rispetto degli obblighi contributivi da inviare alla PAT;

PR pag.
7.5_07_03 21 di 24
- della relazione sul conto finale.
Input interventi di manutenzione

Output verbale di ultimazione lavori
D.U.R.C.
lettera di verifica degli obblighi contributivi
dichiarazione sulla non cessione dei crediti (lavori di straordinaria
manutenzione)
dichiarazione relativa agli avvisi ad opponendum (lavori di straordinaria
manutenzione)
richiesta della copia delle fatture subappaltatori quietanzate
relazione sul conto finale (DL)
6.3.14 Collaudo tecnico-amministrativo dei lavori/emissione del certificato di

regolare esecuzione
Il collaudo tecnico-amministrativo viene eseguito qualora previsto dalle norme vigenti.
Il collaudo viene effettuato procedendo alla verifica a campione dei lavori effettuati
attraverso dei controlli visivi e/o strumentali e della contabilità relativa.
Il collaudo è effettuato direttamente dalla DL che lo testimonia con il certificato di
regolare esecuzione (solo per importi inferiori a 1.000.000 Euro) – mentre per tutti gli
altri interventi compresi nell’appalto vengono effettuati dei collaudi in corso d’opera e
viene predisposto un collaudo definitivo da parte di un tecnico abilitato esterno
all’Istituto (dipendente pubblico in servizio o in quiescenza – L.P. 26/93) in
coincidenza con l’ultimazione dei lavori effettuati nel periodo contrattuale. Il certificato
viene controfirmato dal dirigente del Servizio.
Per gli appalti di zona pluriennali, una volta all’anno e per i lavori sin qui conclusi, la
DL predispone la relazione di accompagnamento al conto annuale.
Il collaudo parziale (condotto secondo criteri di controllo tecnico-contabili) degli
interventi realizzati da ciascuna ditta appaltatrice, viene effettuato ogni anno (ogni 4
trimestri) da un professionista esterno all’Istituto (collaudatore) scelto tra una rosa di
tecnici abilitati (dipendenti pubblici in servizio o in quiescenza – L.P. 26/93) secondo
criteri di rotazione temporale e di indipendenza dalle imprese. Alla fine di tutti i lavori
previsti dal contratto pluriennale, viene effettuato il collaudo definitivo delle opere
oggetto del contratto d’appalto pluriennale stesso.
Il collaudatore, ritira tutta la documentazione prodotta nei 4 trimestri di competenza dal
tecnico, definisce autonomamente i criteri di controllo da adottare per i lavori da
collaudare, stabilisce un calendario di incontri che avverranno presso i siti dove si
sono realizzati gli interventi con l’impresa, il tecnico di zona e l’utente (se necessario).
Conclusi i sopralluoghi di collaudo, è compito del collaudatore predisporre una
relazione di collaudo tecnico-amministrativo che verrà consegnata all’Istituto e
conservata con tutto l’incartamento relativo agli interventi effettuati.
Alla data non sono mai stati rilasciati collaudi non positivi, ma all’interno di una
sessione di collaudo possono essere emessi degli ordini di servizio (OdS), anche
verbali, che esprimono la necessità di correggere interventi già fatti.
A presentazione del collaudo tecnico-amministrativo, il dirigente del Servizio emette la
determinazione di approvazione del collaudo con lo svincolo delle trattenute.
Input documentazione interventi

Output certificato di regolare esecuzione (DL)
o

PR pag.
7.5_07_03 22 di 24
relazione di collaudo tecnico-amministrativo parziale annuale o finale

(collaudatore)
OdS (eventuali)
relazione di accompagnamento al conto annuale
determinazione di approvazione del collaudo e svincolo trattenute

Le non conformità vengono gestite secondo quanto previsto dalla procedura PR
8.3_01 “Gestione delle non conformità e dei reclami”.
In particolare, nel caso in cui si riscontrassero delle non conformità durante o alla fine
degli interventi:
- vengono rilevate in contraddittorio verbale dal tecnico all’impresa e l’azione è
concordata direttamente (compreso il rifacimento dei lavori);
- possono essere emessi degli OdS (ad es.: nel caso in cui il tecnico capisse che la
ditta potrebbe non rispettare i tempi previsti per l’effettuazione dei lavori, l’OdS può
intimarne l’avvio o la prosecuzione preannunciando l’applicazione di sanzioni). Un
OdS, in questo caso, è sicuramente da considerarsi una non conformità.
L’emissione degli OdS risulta, comunque, piuttosto infrequente.
Input OdS, note a collaudi non positivi, ecc.

Output segnalazione di non conformità (MD 004 o OdS)

La gestione dei reclami e dei solleciti viene gestita secondo quanto previsto dalla
procedura PR 8.3_01 “Gestione delle non conformità e dei reclami” attraverso l’utilizzo
del modulo MD 005 “Reclamo”.
In particolare, però, si ritiene di derogare alla identificazione dei reclami/solleciti
qualora pervengano ripetute segnalazioni da parte di uno o più utenti, relativi ad
interventi per i quali:
- sia già stata avviata la procedura di segnalazione alla ditta e/o un ordine e/o si
rientri nei tempi previsti per l’esecuzione dei lavori rapportati alla natura degli stessi
a prescindere dalla modalità di affidamento;
- la natura, l’entità, l’importanza e/o complessità dei lavori richieda programmazione,
analisi, ricerche, progettazioni o finanziamenti speciali per i quali sia già stata data
una comunicazione scritta da parte dell’istituto in merito;
- sia già stata data risposta scritta nella quale si motiva il diniego della richiesta.
Tutte queste chiamate si ritengono soddisfatte con un’adeguata risposta del ricevente
la chiamata, purché competente per farlo.
Input solleciti, reclami

Output reclamo (MD 005)

Per ogni zona/sottozona e per i documenti relativi al contratto ed alla rendicontazione
da parte delle ditte, sono previste due modalità di archiviazione – informatica e
cartacea – strutturate in modo analogo per ciascun tecnico referente.

Sono predisposte due cartelle per ogni tecnico referente.
La prima contiene:
- la copia del contratto d’appalto e del capitolato speciale d’appalto

PR pag.
7.5_07_03 23 di 24
- l’elenco dei fabbricati relativi alla zona

- l’elenco prezzi contrattuale
- l’incarico relativo alla DL
- il parere tecnico-amministrativo
- il verbale di consegna lavori
- i provvedimenti di assegnazione del budget
- delibere, determine, ecc.
La seconda contiene la raccolta dei rapportini relativi alla zona/sottozona di
competenza suddivisa per tipologia di rendiconto; in pratica la raccolta dei
moduli MD 050 e 051 inviati periodicamente dalle ditte.
I moduli MD 052 e/o gli eventuali preventivi analitici, sono archiviati da

ciascun tecnico, insieme alla copia cartacea dell’ordine ed al POS (ove
presente).
Le precedenti regole di archiviazione possono essere declinate secondo

modalità diverse – tipicamente meno rigorose – per tutti i lavori in economia
di importo non rilevante.

Ogni tecnico ha a disposizione una struttura per l’archiviazione informatica
della modulistica e degli archivi generali, che prevede le seguenti directory:
- Lotto Sxxx_yy
o Lavori Finiti yy
o Raccolta Rapportini Ditta yy
• MD050_yy
• MD051_yy
(dove xxx si riferisce al numero di lotto previsto dall’appalto e yy il codice
della zona/sottozona di riferimento).
Nella directory Lavori Finiti yy viene archiviato un unico file (Lavori

Finiti_aaaa) per ciascun anno di riferimento che raccoglie le evidenze di tutti
i lavori commissionati e finiti. Il file viene costruito in corso d’anno
spostandovi tutti i righi corrispondenti ai lavori finiti indicati periodicamente
dalle ditte nel modulo MD 050 (100% stato avanzamento lavori).
Nelle directory MD050_yy, MD051_yy vengono archiviati tutti i file inviati
dalle ditte e rinominati rispettivamente per anno e periodo di riferimento (ad
es.: MD050-05-01-02 per il rendiconto generale relativo alla seconda
quindicina del mese di gennaio 2005).
Al contrario, tutta la documentazione correlata alla rendicontazione contabile dei lavori

viene archiviata da ciascun tecnico in archivi cartacei che, di norma, raccolgono tutta
la documentazione contabile trimestrale (registro di contabilità, libretto delle misure,
copia delle liquidazioni, ecc.).
In generale, la documentazione cartacea di questo tipo viene raccolta secondo un
criterio di archiviazione che consente di individuare:
- l’edificio
- il Comune
- il Comprensorio
Molti dati sono anche riportati negli archivi informatici previsti dal programma in
dotazione al Servizio.

PR pag.
7.5_07_03 24 di 24
7. Monitoraggio e misurazione del processo

Per questo processo sono previsti degli indicatori di misura per i quali si rimanda alla PR 8.4_01
“Analisi e rendicontazione degli indicatori di servizio/processo”.

ITEA
ISTITUTO TRENTINO
GESTIONE MANUTENZIONI PR pag.
EDILIZIA ABITATIVA IMPIANTI TERMICI E DI ELEVAZIONE 7.5_08_00 1 di 14
Gestione manutenzioni
impianti termici e di elevazione
Indice
2 Abbreviazioni
3 Riferimenti
4 Responsabilità
6.1 Generalità
6.1.1 Piano di manutenzione e relazione sullo stato degli impianti
6.2 Attività di gestione degli interventi di manutenzione ordinaria, straordinaria ed a carico utenti
6.2.1 Generalità
6.2.2 Segnalazioni degli utenti all’Impresa
6.2.3 Segnalazioni degli utenti all’Istituto
6.2.4 Effettuazione dell’intervento di manutenzione agli impianti
6.2.5 Documenti previsti dalla normativa vigente per gli impianti di riscaldamento e di
elevazione
6.2.6 Controllo dei servizi e dei lavori
Rev. Data Modifiche


ing. Claudio Zini B. Loi ing. Giulio Giacomelli

ITEA
ISTITUTO TRENTINO

Scopo della presente procedura è quello di definire le modalità di gestione, controllo e monitoraggio
delle attività relative ai servizi ed agli interventi di manutenzione effettuati sugli impianti termici e di
elevazione, al fine di garantire che le operazioni vengano svolte nel rispetto dei vincoli contrattuali e
normativi.
La procedura trova applicazione presso il Servizio Patrimonio dell’Istituto ed in particolare riguarda
l’ufficio Gestioni Tecniche.
2. Abbreviazioni
DL Direzione Lavori
OdS Ordine di Servizio
AQ Assicurazione Qualità
3. Riferimenti
Documenti del SGQ
PR 7.6_01 “Gestione degli strumenti di misurazione e controllo”
PR 7.5_07 “Gestione manutenzioni”
MD 053 “Rapportino di segnalazione per prestazioni escluse dal contratto”
MD 054 “Elenco periodico interventi” per lavori su singolo impianto eccedenti l’importo di 5.000,00 €
MD 004 “Rapporto di non conformità”
MD 005 “Reclamo”
“Registro controlli”
Norme e regolamenti
Regolamento delle Affittanze (delibera CdA nr. 616 dd. 16.12.1998 adottato con delibera della Giunta
Provinciale nr. 1404 dd. 05.03.1999)
Guida alla manutenzione (ed. novembre 2002)
L.P. 13.11.1992, n. 21 e ss.mm. “Disciplina degli interventi provinciali in materia di edilizia abitativa”
D.G.P. n. 3998/93 e seguenti “Disposizioni attuative della L.P. 13.11.1992, n. 21”
L.P. 30.11.1992, n. 23 e ss.mm. “Principi per la democratizzazione, la semplificazione e la
partecipazione all’azione amministrativa provinciale e norme in materia di procedimento
amministrativo”
D. Lgs. 30.06.2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”
negli appalti”
D. Lgs. 14.08.1996 n. 494 “Attuazione della direttiva 92/57/CEE concernente le prescrizioni minime di
sicurezza e di salute da attuare nei cantieri temporanei o mobili” e ss.mm.
Legge Merloni n° 109 /1994;
Regolamento di attuazione D.P.R. n° 554/1999;
Decreto Legislativo n° 157 del 17/03/1995: attuazione della Direttiva 92/50/CEE in materia di appalti
pubblici di servizi;
Legge del 09.01.1991 n. 10 “Norme per l’attuazione del Piano energetico nazionale in materia di uso
razionale dell’energia, di risparmio energetico e di sviluppo delle fonti rinnovabili di energia”
D.P.R. 412/93 “Regolamento recante norme per la progettazione, l’installazione, l’esercizio e la
manutenzione degli impianti termici degli edifici, ai fini del contenimento dei consumi di energia, in
attuazione dell’art. 4 c. 4 della Legge n. 10 del 09.01.1991”
D.P.R. 21.12.1999 n. 551 “Regolamento recante modifiche al D.P.R. 26.08.1993 n. 412 in materia di
progettazione, installazione, esercizio e manutenzione degli impianti termici degli edifici, ai fini del
contenimento dei consumi di energia”
Legge n. 46 del 05.03.1990 “Norme per la sicurezza degli impianti”

ITEA
ISTITUTO TRENTINO
D.P.R. 447 del 06.12.1991 “Regolamento di attuazione della Legge 46/90 in materia di sicurezza degli
impianti”
D.P.R. del 30.04.1999 n. 162 “Regolamento recante norme per l’attuazione della direttiva 95/16/CE
sugli ascensori e di semplificazione dei procedimenti per la concessione del nulla osta per ascensori e
montacarichi, nonché della relativa licenza di esercizio”
Altri documenti
Capitolati Speciali d’Appalto recepiti nei Contratti d’Appalto stipulati con le ditte ed in vigore alla data
4. Responsabilità
Nel prospetto seguente, per ogni fase individuata e descritta successivamente, si propone il relativo
responsabile di fase.
S’intenda con ciò chi detiene la responsabilità del buon funzionamento delle attività previste dalla fase
ancorché queste possano, per alcune parti, essere condotte anche da altre figure professionali.
A queste responsabilità devono essere aggiunte:
- la responsabilità del procedimento in capo al dirigente del Servizio Patrimonio;
- la responsabilità dell’intero processo di gestione dei servizi e della manutenzione degli impianti
termici e di elevazione in capo al dirigente del Servizio Patrimonio.
(*)
Fase del processo DL Dirigente Direttore Ditta Collaudatore Funz.
amm.vo
6.1.1 Piano di manutenzione e
relazione sullo stato degli x x x
impianti
x
6.2.2 Segnalazioni degli utenti
all’Impresa
cfr. quanto in PR 7.5_07 “Gestione manutenzioni”.
6.2.3 Segnalazioni degli utenti
all’Istituto
x
6.2.4 Effettuazione dell’intervento
di manutenzione agli impianti
x x
6.2.6 Controllo dei servizi e dei
lavori
x x x x x
6.2.8 Gestione delle non
conformità (rilevazione)
6.2.9 Identificazione del
reclamo/sollecito x x x x
(rilevazione)
6.2.10 Archiviazione delle pratiche x
(*)
con DL si deve intendere qualunque funzionario incaricato (tecnico di zona, tecnico impianti, ecc.)

Data la discreta articolazione del processo descritto nella presente procedura, gli input e gli output del
processo vengono elencati a seguire la descrizione di ogni fase significativa. Per comodità,
comunque, vengono elencati nella tabella riportata di seguito, solo gli output che sono da considerarsi
registrazioni di qualità.
Tempo di
conservazione
MD 053 “Rapportino ditta appaltatrice DL

segnalazione relativo a dieci anni dalla
prestazioni escluse dal fine del contratto
contratto”

ITEA
ISTITUTO TRENTINO
Tempo di
conservazione
MD 054 “Elenco periodico ditta appaltatrice DL
interventi” per lavori su

dieci anni dalla
singolo impianto
eccedenti l’importo di
fine del contratto
5.000,00 €

Registro controlli tecnico ITEA Direttore dell’Ufficio dieci anni dalla
fine del contratto
MD 004 “Rapporto di non

dipendente ITEA/ AQ
conformità” (compilato)
cinque anni
Dirigente di Servizio
MD 005 “Reclamo”

utente/funzionario ITEA AQ
cinque anni
(compilato)
La qualità dei servizi percepita dagli utenti è fortemente dipendente dalle modalità con le quali questi
vengono erogati. In quest’ottica occorre garantire che le richieste dell’utenza vengano analizzate e
ricevano, comunque, una risposta che le soddisfino nei tempi e nei modi definiti. Inoltre, devono
essere previste modalità per la formalizzazione degli elementi recepiti nei contatti con gli utenti ai fini
del miglioramento del servizi stessi.
I servizi di manutenzione agli impianti, quindi, comprendono il complesso delle attività destinate a
fornire risposte all'utenza in relazione alle richieste di comfort e sicurezza, implicite ed esplicite,
formulate. Tali attività riguardano:
- la pianificazione delle attività di manutenzione ordinaria, straordinaria e di miglioria degli impianti
programmabili secondo criteri di priorità e sinergizzazione, sia programmatica che economica,
degli interventi;
- l’acquisizione delle richieste degli utenti, attraverso la registrazione dei principali parametri relativi
alla descrizione del problema;
- l’analisi del problema, che permette di assegnare la priorità alle richieste e/o di stabilire, in base
alla tipologia della richiesta, la competenza/non competenza sul tema;
- l’individuazione delle modalità più adatte per la risoluzione del problema ed evasione della
richiesta;
- il controllo realizzativo ed economico degli interventi effettuati.
Le attività descritte in seguito insistono, alla data, su un insieme di circa 600 impianti termici
centralizzati e circa 530 impianti di elevazione.
6.1 Generalità
Per una migliore comprensione delle attività sotto descritte è utile tenere presenti alcuni assunti
terminologici ed organizzativi che caratterizzano le attività svolte dall’Istituto nell’ambito della
manutenzione degli impianti installati presso il patrimonio immobiliare in gestione.
Innanzi tutto sono da riassumere le principali specificità contrattuali che, per loro natura,
caratterizzano le attività di gestione e di controllo degli interventi sia da parte della ditta
appaltatrice che da parte dei tecnici dell’Istituto.
Le attività di manutenzione sugli impianti, sia per la loro numerosità che per la loro specificità,
sono affidate alle ditte sulla base di appalti pluriennali integrati di servizi e lavori. Si distinguono,
pertanto, le attività manutentive inerenti il servizio energia ed il servizio ascensori. In entrambi i
casi le attività manutentive comprendono tutti gli interventi necessari a mantenere o ripristinare
il corretto funzionamento degli impianti; si individuano, quindi, interventi di:

ITEA
ISTITUTO TRENTINO
1. manutenzione preventiva, riguardanti l’esecuzione delle operazioni previste nei libretti

d’uso e manutenzione degli impianti che possono essere effettuate in loco con strumenti ed
attrezzature a corredo degli apparecchi e che comportano l’utilizzo di attrezzature e materiali
di consumo ed uso corrente;
2. manutenzione correttiva o “a guasto”, consistenti in tutti gli interventi eseguiti in seguito
alla rilevazione di un’avaria e volti a ricondurre il funzionamento dell’impianto a quello
richiesto mediante riparazioni, ricambi di parti, revisione o sostituzione di apparecchi o
componenti dell’impianto;
3. manutenzione straordinaria, consistenti in lavori quali l’installazione di sistemi di
contabilizzazione, di riqualificazione tecnologica di centrali termiche, di sistemi di
supervisione di impianti termici, ecc.
Più specificatamente, per l’appalto del servizio ascensori è prevista a carico della ditta la
completa manutenzione degli impianti con la sola esclusione dei danni causati da cattivo uso,
manomissione, forza maggiore, adeguamenti normativi, sostituzione di rivestimenti delle cabine,
miglioramenti degli impianti, installazione di nuovi impianti.
A questo distinguo, dev’essere inoltre aggiunto un chiarimento circa la differenza di gestione

che attiene agli interventi compresi nei contratti integrati di lavori e servizi rispetto a quelli che
non lo sono:
a) la quasi totalità degli interventi riferibili ai contratti integrati di lavori e servizi, prevedono la
normale gestione degli impianti e gli interventi a forfait per i quali non viene emesso alcun
ordine di lavoro né atto di cottimo (tipicamente manutenzioni preventive, ordinarie e
straordinarie ed interventi “a guasto”);
b) per tutti i lavori di manutenzione sugli impianti del patrimonio immobiliare di proprietà o
affidato in gestione all’ITEA non ricompresi nei contratti integrati di lavori e servizi
(tipicamente manutenzioni straordinarie sia preventive che correttive), si procede
all’affidamento tramite:
- appalti in economia con atto di cottimo ai sensi dell’art. 52 della L.P. 26/’93;
- ordini di lavoro alle ditte aggiudicatarie degli appalti integrati di servizi e lavori.
In linea generale, quest’ultima tipologia di lavori viene gestita secondo quanto già descritto in
PR 7.5_07 “Gestione manutenzioni”.
Non è applicabile, di contro, alle suddette categorie un predeterminato livello di priorità in

quanto, per tutte le categorie, è necessario procedere ad una valutazione puntuale delle
necessità (anche sulla base di ulteriori criteri da ricondursi a: messa in sicurezza degli impianti e
degli immobili, disponibilità economica, necessità di accordi con altri proprietari, ecc.). Questa
discrezionalità rimane, per i lavori compresi nei contratti integrati di lavori e servizi, nella
responsabilità della ditta appaltatrice mentre è prerogativa dell’Istituto per i lavori non compresi
nel forfait dei contratti integrati (lavori di cui al pt. b) del capoverso precedente).
Per quanto riguarda, invece, i servizi associati alle attività manutentive, entrambi i contratti
prevedono l’obbligo, da parte delle ditte appaltatrici, di approntare dei sistemi informatici,
consultabili anche dai tecnici dell’Istituto, soprattutto funzionali a gestire:
- l’anagrafica degli impianti;
- la schedatura delle lavorazioni;
- l’archivio storico delle grandezze e/o dei dati caratteristici della gestione di ciascun impianto;
- la gestione delle segnalazioni provenienti dagli utenti con evidenza degli interventi effettuati;
- la contabilità degli interventi di manutenzione correttiva (per il servizio Energia).
Inoltre, le ditte appaltatrici sono tenute a predisporre un centro operativo dotato di operatori per
il ricevimento via telefonica, telefax o posta elettronica delle segnalazioni di guasti e disservizi e

ITEA
ISTITUTO TRENTINO
di organizzare il servizio in modo tale da garantire la reperibilità immediata in grado di far fronte
alle anomalie che tutti i servizi e/o impianti oggetto dell’appalto integrato possono presentare.
Le segnalazioni degli utenti, prevalentemente telefoniche, sono indirizzate direttamente al
centro operativo della ditta appaltatrice che, per contratto, ha il compito di accoglierle,
registrarle ed evaderle nel rispetto dei vincoli di legge e delle prescrizioni contenute nel
capitolato speciale d’appalto.
Questo tipo di organizzazione, fa sì che i centri operativi delle ditte appaltatrici gestiscano la
quasi totalità delle segnalazioni riguardanti gli impianti di riscaldamento e di elevazione.
I programmi che, ad oggi, costituiscono il “Sistema informativo” predisposto e messo a

disposizione dalle ditte appaltatrici sono i seguenti:
per il Servizio Energia:
- NPLAN si configura come il programma generale che permette di gestire l’anagrafica degli
impianti;
- COSTER S.W.C. 701 per la gestione remota degli impianti di riscaldamento da parte della
ditta e che consente il collegamento in telecontrollo da parte dei tecnici dell’Istituto;
- SOL SERVIZI per l’interrogazione, la gestione e l’archiviazione delle chiamate e dei relativi
interventi;
per il Servizio Ascensori:
- AZI WIN per la gestione complessiva del Sistema Informativo (segnalazioni degli utenti,
anagrafica degli impianti, tracciatura degli interventi, prescrizioni degli Enti preposti al
controllo della sicurezza, ecc.).
Per entrambi i contratti la contabilità lavori viene elaborata, ove necessario, con i seguenti
programmi:
- PRIMUS;
- ASCOT WEB che consente anche di gestire le segnalazioni pervenute all’Istituto, generare
segnalazioni ed ordini/atti di cottimo alle imprese (si veda al proposito quanto descritto in PR
7.5_07 “Gestione manutenzioni”).
Gli elenchi degli impianti che risultano in gestione a ciascuna ditta appaltatrice nel momento in
cui il contratto integrato di lavori e servizi prende avvio, vengono via via integrati con le
consegne di nuovi impianti in occasione del rilascio o dell’acquisto di nuovi fabbricati.
Infatti, il Servizio Patrimonio, in occasione della consegna di un nuovo fabbricato, provvede al
passaggio formale della gestione degli impianti termici e di elevazione alle ditte aggiudicatarie
degli appalti integrati a seguito di un sopralluogo in contraddittorio tra il personale incaricato
dell’Istituto, delle ditte appaltatrici dei servizi, degli installatori degli impianti e della ditta
costruttrice/venditrice.
Tutte le attività inerenti:

- la programmazione di manutenzione quinquennale;
- la predisposizione della documentazione di gara alla quale si aggiungono:
l’elenco di eventuali apparecchiature da installare;
l’elenco degli edifici oggetto del servizio;
la pianta del territorio oggetto del servizio;
l’elenco degli edifici oggetto di riqualificazione tecnologica ed adeguamento normativo;
schema di offerta;
- l’espletamento del procedimento di gara;
- l’individuazione della DL;

ITEA
ISTITUTO TRENTINO
vengono effettuate, secondo le dovute specificità ed adattamenti, come descritto nei paragrafi
da 6.2 a 6.2.4 in PR 7.5_07 “Gestione manutenzioni” con l’eccezione della predisposizione del
piano generale triennale.
6.1.1 Piano di manutenzione e relazione sullo stato degli impianti

La ditta appaltatrice è tenuta a presentare, per contratto, un piano di manutenzione
che verrà aggiornato alla scadenza di ogni anno termico ed, annualmente, una
relazione sullo stato degli impianti.
Da tali elaborati vengono desunti i dati necessari per la previsione/programmazione
degli interventi di manutenzione straordinaria, ordinaria, ed a carico utenti e per la
redazione dei relativi programmi.
In analogia a quanto previsto dalla procedura PR 7.5_07 “Gestione manutenzioni” al
par. 6.2.1, la considerazione dei dati consente di predisporre:
- il bilancio annuale di previsione che contiene lo stanziamento annuale (impegno e
pagamento)
- le determine d’impegno riguardanti tutti gli interventi previsti nell’anno (ordinari,
straordinari per lettera ed a carico utenti)
- per quanto riguarda le opere in economia, le perizie programmatiche di
manutenzione straordinaria predisposta dal dirigente del Servizio Patrimonio con
l’utilizzo dei fondi disponibili a bilancio per le attività del Servizio.
Input relazione sullo stato degli impianti

eventuali piani di manutenzione precedentemente redatti
Output bilancio annuale di spesa
determine di impegno
perizie di manutenzione straordinaria ed a carico utenti
6.2 Attività di gestione degli interventi di manutenzione ordinaria, straordinaria ed a

carico utenti
6.2.1 Generalità
Le attività sotto descritte sono effettuate su tutti gli immobili di proprietà ITEA ma
anche sugli immobili affidati ad ITEA in gestione da parte di altri Enti e dei Comuni. In
quest’ultimo caso lo stanziamento delle somme a bilancio per la manutenzione
straordinaria è definito dal Comune proprietario, sulla base delle indicazioni fornitegli
dal tecnico ITEA incaricato degli impianti e dal tecnico del Comune stesso. Per quanto
riguarda l’Istituto esiste un apposito capitolo di bilancio dove, annualmente, vengono
generati impegni diversi sia per tipologia di manutenzione che per Comune.
Non tutti gli impianti sono gestiti direttamente in appalto dalle ditte assuntrici dei
servizi. La gestione e la manutenzione ordinaria degli impianti autonomi e di alcuni di
quelli centralizzati, sono curate direttamente dagli utenti attraverso tecnici abilitati di
loro fiducia. Interventi di manutenzione straordinaria o altri interventi, realizzati
direttamente dall’Istituto, su questi impianti soggiacciono agli stessi criteri previsti per i
lavori di manutenzione già descritti nella procedura PR 7.5_07 “Gestione
manutenzioni”.
I requisiti del servizio che possono essere influenzati da richieste specifiche da parte
degli utenti, riguardano il servizio di riscaldamento in quanto gli utenti possono
stabilire orari di funzionamento personalizzati.

ITEA
ISTITUTO TRENTINO
La durata massima del funzionamento e la temperatura massima negli ambienti sono

disciplinati dalla legge. Per evitare fenomeni di condensa, è stato contrattualmente
imposto che, comunque, la temperatura minima degli ambienti non scenda mai al di
sotto dei 16° C.
Di norma, l’orario di riscaldamento viene comunicato all’Istituto o alla ditta appaltatrice
del Servizio Energia dal capocasa o dal referente incaricato dagli inquilini, previa
indagine presso gli utenti dello stabile.
Per quanto concerne la produzione di acqua calda sanitaria, gli utenti possono
richiedere orari personalizzati di funzionamento della pompa di ricircolo.
Input richiesta del capocasa o referente

Output impostazione e personalizzazione orari di riscaldamento e di
produzione di acqua calda sanitaria
6.2.2 Segnalazioni degli utenti all’Impresa

La maggior parte delle segnalazioni viene indirizzata dagli utenti direttamente alle ditte
appaltatrici. Queste, come già detto, sono tenute ad organizzare un adeguato servizio
di accoglimento, gestione ed evasione delle chiamate che rispetti i criteri definiti dal
capitolato speciale d’appalto.
Input richiesta utente (verbale/scritta), controllo tecnico;

Output registrazione nel programma informatico della richiesta o della
difformità rilevata nel controllo tecnico (segnalazione all’Istituto).
6.2.3 Segnalazioni degli utenti all’Istituto

Gli utenti, benché siano informati circa la necessità di rivolgersi direttamente alla ditta
appaltatrice del servizio, per velocizzare la presa in carico dell’intervento nonché per
ottenere risposta in orari non d’ufficio, talvolta si rivolgono all’Istituto per esprimere le
loro richieste.
Questo può succedere per svariati motivi ed è compito del tecnico che riceve la
chiamata, valutare e trasmettere, a sua volta, la segnalazione alla ditta appaltatrice
dopo averne valutata la pertinenza.
Nel caso in cui la richiesta fosse pertinente e dovesse comportare interventi da

affidare ad altre ditte od alla ditta appaltatrice, per lavori non ricompresi nel forfait
contrattuale, i tecnici eseguono le attività descritte nei paragrafi da 6.3.2 a 6.3.5 in PR
7.5_07 “Gestione manutenzioni”.
6.2.4 Effettuazione dell’intervento di manutenzione agli impianti

Le ditte eseguono gli interventi di manutenzione sugli impianti sia in riferimento alle
necessità e priorità d’intervento riscontrate dai tecnici manutentori o raccolte dal
Centro Operativo sia tenendo conto del proprio piano di manutenzione. Queste ultime
comprendono anche le segnalazioni trasmesse dall’Istituto all’Impresa.
Gli interventi di manutenzione sugli impianti si attuano in maniera leggermente
differente per il Servizio Energia ed il Servizio Ascensori.
Per il Servizio Energia, gli interventi di manutenzione correttiva o a guasto sono
compensati a forfait fino ad un importo di 5.000,00 Euro, quale franchigia per ciascun
impianto nell’arco di tre anni. Fino a questo importo, la ditta è tenuta ed autorizzata ad

ITEA
ISTITUTO TRENTINO
eseguire direttamente gli interventi, oltre tale soglia gli interventi vengono compensati
a misura.
Il riepilogo quantitativo ed economico degli interventi di manutenzione a guasto
compresi nella franchigia suindicata, viene sistematicamente registrato ed aggiornato,
impianto per impianto, sul sistema informatico, dalla ditta appaltatrice stessa mentre i
tecnici dell’Istituto ne verificano periodicamente la regolarità contabile anche per
monitorare i casi che superano i 5.000,00 Euro.
Per il Servizio Ascensori, tutti gli interventi di manutenzione previsti nel Capitolato
Speciale d’Appalto sono compensati a forfait, mentre quelli esclusi e di miglioria sono
compensati a misura.
Le manutenzioni comprese nel forfait di entrambi gli appalti integrati sono gestite
direttamente dalla ditta secondo le prescrizioni contrattuali, attenendosi alle eventuali
priorità e direttive specifiche che l’Istituto può stabilire per interventi urgenti, di natura
complessa o particolarmente onerosi.
Qualora il guasto si verificasse in orari diversi da quelli d’ufficio o in giorni festivi,

creando una situazione di somma urgenza od un possibile grave disservizio, la ditta
contatterà il tecnico incaricato o, in alternativa, il direttore o il dirigente per concordare
gli interventi da eseguire se si prevede che questi superino l’importo di 5.000,00 Euro.
In quest’ultimo caso, infine, l’ordine di lavoro potrà essere redatto successivamente da
parte del tecnico incaricato.
Tutte le informazioni relative agli interventi non compresi nel forfait sono trasmesse
dalla ditta all’Istituto, utilizzando modalità mutuate principalmente dagli obblighi
espressi nei capitolati speciali d’appalto ed adattate alle esigenze di
standardizzazione e di verifica dell’Istituto.
I moduli previsti sono due e sono funzionali a:
- riportare tutte le informazioni relative agli interventi causati da inconvenienti, rotture
e guasti che attengano a prestazioni non comprese nel capitolato ed
eventualmente chiamate dei VV.FF. relative agli impianti nel mese consuntivato
(MD 053 “Rapportino di segnalazione per prestazioni escluse dal contratto”). Nel
caso in cui, da un evento di questo tipo, l’Istituto dovesse provvedere all’emissione
di ordini di lavoro, questi verranno ripresi nel modulo MD 054;
- riportare tutte le informazioni relative agli interventi iniziati, in corso e/o terminati
nel mese consuntivato (MD 054 “Elenco periodico interventi”); ogni intervento
aperto/ordinato dovrà essere aggiornato nel rendiconto mensile, anche per la
percentuale relativa allo stato di avanzamento dei lavori, sino a quando non verrà
effettivamente concluso; in quest’ultimo caso verrà indicata anche la data effettiva
di fine lavori e verrà posto in stato C “chiuso”;
Il modulo MD 053 deve pervenire all’Istituto entro le 48 ore successive la data/ora del
sopralluogo.
Il modulo MD 054 deve pervenire all’Istituto il primo giorno lavorativo utile dopo il
primo giorno di ciascun mese.
Input richieste d’intervento raccolte dal Centro Operativo o rilevate

direttamente dal tecnico manutentore
ordine di lavoro
Output intervento manutentivo
trasmissione MD 053 e MD 054

ITEA
ISTITUTO TRENTINO
6.2.5 Documenti previsti dalla normativa vigente per gli impianti di

riscaldamento e di elevazione
E’ fatto obbligo alla ditta appaltatrice di conservare ed aggiornare il libretto di centrale
disponibile presso ogni centrale termica. Esso riporta l’elenco delle apparecchiature
installate, l’esito delle prove di combustione e la cronologia dei principali interventi
effettuati.
Per gli impianti di elevazione, il libretto d’impianto andrà conservato nel locale
macchine. Esso riporta le informazioni relative alle visite semestrali, alle verifiche
biennali e le informazioni previste dalla normativa vigente.
Input normativa vigente

Output libretto di centrale o d’impianto
6.2.6 Controllo dei servizi e dei lavori

Il personale dell’Ufficio Gestioni Tecniche esegue i controlli in modo autonomo ma
condiviso e coordinato. E’ compito dei tecnici addetti verificare la conformità dei servizi
e dei lavori alle prescrizioni contrattuali e controllare lo svolgimento di questi ultimi
(anche in termini di fornitura di materiali ed apparecchiature) a mezzo di:
- sopralluoghi di verifica tecnica dei lavori per la valutazione della corretta
esecuzione degli stessi;
- controlli sull’avanzamento e sulla contabilità dei lavori;
- aggiornamento del giornale lavori su supporto informatico (per i lavori di cui al pt.
b) del par. 6.1);
- controlli sul corretto accoglimento, gestione ed evasione delle richieste degli utenti;
- ecc.
La gestione dei controlli e dei sopralluoghi da effettuare rimane nella sostanziale

discrezionalità del tecnico che utilizza:
- la propria conoscenza della tipologia, natura e priorità dei lavori;
- le richieste degli utenti e/o di terzi;
- le risultanze dei sopralluoghi;
- le registrazioni riportate sui libretti di centrale e d’impianto;
- i contatti pressoché quotidiani con la ditta per concordare/verificare le necessità
che emergono nel tempo e la rendicontazione periodica inviatagli mensilmente
dalla stessa per controllare l’avanzamento dei lavori ordinati o avviati
urgentemente nel periodo di riferimento;
- le informazioni disponibili sul “Sistema Informativo”;
- le risultanze delle informazioni contenute nel programma gestionale interno
(ASCOT e ASCOT WEB) (per i lavori di cui al pt. b) del par. 6.1).
Per l’effettuazione dei controlli, i tecnici incaricati provvedono a consultare a cadenza

periodica i database messi a disposizione dalle ditte, allo scopo di individuare
eventuali anomalie (date non congruenti, apparente mancato rispetto delle
tempistiche, chiamate e interventi ripetuti, …) sui quali procedere ad ulteriori
approfondimenti.
Le indagini successive possono comprendere:
- l’incrocio dei dati riferibili a questi eventi e disponibili su altri supporti;
- le richieste di maggiori informazioni alla ditta appaltatrice;
- il sopralluogo presso l’impianto in questione;
- la verifica degli interventi effettuati anche presso gli utenti interessati;
- ecc.

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ISTITUTO TRENTINO
Il risultato di quanto sopra viene riportato sul “Registro controlli” (impianti di

riscaldamento o ascensori) corredato dalla data e dal nominativo del tecnico che ha
effettuato il controllo.
Il “Registro controlli” dovrà riportare controlli effettuati sulle segnalazioni pervenute alla
ditta e riferibili ad estrazioni mensili.
Quantitativamente i controlli minimi dovranno riferirsi alle seguenti percentuali:

- un numero di controlli pari al 2% del numero totale delle richieste pervenute dagli
utenti e registrate sul “Sistema Informativo” dalle ditte (circa 3500 annue) al fine di
verificare ed analizzare la gestione del servizio di accoglimento ed evasione delle
richieste;
- un numero di controlli e/o sopralluoghi pari al 5% del numero totale degli impianti
gestiti (circa 1100) al fine di verificare ed analizzare la gestione dei lavori di
manutenzione.
Fanno eccezione i lavori di cui al pt. b) del par. 6.1 per i quali si applicano i controlli
previsti al paragrafo 6.3.7 in PR 7.5_07 “Gestione manutenzioni”.
Input entro 48h dall’arrivo della segnalazione alla ditta il modulo 053
mensilmente il rendiconto previsto dal modulo MD 054
Output per gli interventi di manutenzione per gli interventi non rientranti nella
franchigia: giornale dei lavori su supporto informatico
registrazione di controlli e sopralluoghi sul “Registro controlli”

La contabilizzazione degli interventi di manutenzione all’interno dei contratti integrati di
servizi e lavori ricompresi nel forfait viene effettuata nel rispetto delle clausole previste
dai capitolati speciali d’appalto dei singoli lavori.
Per gli interventi non ricompresi nel forfait contrattuale, la contabilizzazione viene
effettuata nel rispetto delle clausole previste dai documenti contrattuali relativi ai
singoli lavori o direttamente a fine lavori per le opere in economia di importo
contenuto.
Per questa tipologia di lavori, le attività di contabilizzazione e liquidazione dei lavori
così come di collaudo tecnico-amministrativo dei lavori sono effettuate secondo le
modalità descritte nei paragrafi da 6.3.8 a 6.3.14 in PR 7.5_07 “Gestione
manutenzioni”.

Le non conformità vengono gestite secondo quanto previsto dalla procedura PR
In particolare, nel caso in cui si riscontrassero delle non conformità durante o alla fine
degli interventi:
- vengono rilevate in contraddittorio verbale dal tecnico all’impresa e l’azione è
concordata direttamente (compreso il rifacimento dei lavori);

ITEA
ISTITUTO TRENTINO
- possono essere emessi degli OdS (ad es.: nel caso in cui il tecnico capisse che la
ditta potrebbe non rispettare i tempi previsti per l’effettuazione dei lavori, l’OdS può
intimarne l’avvio o la prosecuzione preannunciando l’applicazione di sanzioni). Un
OdS, in questo caso, è sicuramente da considerarsi una non conformità.
L’emissione degli OdS risulta, comunque, piuttosto infrequente.
Input OdS, note a collaudi non positivi, ecc.

Output segnalazione di non conformità (MD 004 o OdS)

La gestione dei reclami e dei solleciti viene gestita secondo quanto previsto dalla
procedura PR 8.3_01 “Gestione delle non conformità e dei reclami” attraverso l’utilizzo
del modulo MD 005 “Reclamo”.
In particolare, però, si ritiene di derogare alla identificazione dei reclami/solleciti
qualora pervengano ripetute segnalazioni da parte di uno o più utenti, relativi ad
interventi per i quali:
- sia già stata avviata la procedura di segnalazione alla ditta e/o un ordine e/o si
rientri nei tempi previsti per l’esecuzione degli interventi e/o dei lavori rapportati alla
natura degli stessi a prescindere dalla modalità di affidamento;
- la natura, l’entità, l’importanza e/o complessità dei lavori richieda programmazione,
analisi, ricerche, progettazioni o finanziamenti speciali per i quali sia già stata data
una comunicazione scritta da parte dell’istituto in merito;
- sia già stata data risposta scritta nella quale si motiva il diniego della richiesta;
- sia richiesta l’applicazione di orari di riscaldamento diversi da quelli decisi a
maggioranza dagli occupanti dello stabile;
- sia richiesta l’accensione o lo spegnimento dell’impianto di riscaldamento in date
diverse da quelle normativamente previste.
Tutte queste chiamate si ritengono soddisfatte con un’adeguata risposta del ricevente
la chiamata, purché competente per farlo.
Input solleciti, reclami

Output Reclamo (MD 005)

Presso l’Ufficio Gestioni Tecniche viene conservata copia della seguente
documentazione inerente i contratti integrati di servizi e lavori:
- capitolato speciale d’appalto compresi i relativi allegati
- relazione tecnica
- parere tecnico-amministrativo
- bando di gara
- lettera di invito
- offerta prezzi
- contratto
- delibere e determinazioni
- polizze assicurative CAR
- piano di manutenzione
- piano di sicurezza
- elenco del personale impiegato e denuncia Enti previdenziali
- lettera di aggiudicazione
- incarico di Direzione Lavori
- nomina dei responsabili della ditta aggiudicataria

ITEA
ISTITUTO TRENTINO
- quadro economico di spesa

- schede consegna impianti
- ecc.
Per i documenti di uso ricorrente relativi al contratto ed alla rendicontazione da parte

delle ditte, sono previste due modalità di archiviazione – informatica e cartacea –
strutturate in modo analogo per ciascun tecnico referente.

Per ciascun contratto, sono predisposte cartelle per ogni tecnico referente
contenenti:
- la copia del contratto d’appalto
- la copia del capitolato speciale d’appalto e dei suoi allegati
- l’elenco prezzi contrattuale
- l’incarico relativo alla DL
- i provvedimenti di assegnazione del budget
- la raccolta dei moduli MD053.
In generale, la documentazione cartacea di questo tipo viene raccolta

secondo un criterio di archiviazione che consente di individuare:
- l’impianto
- l’edificio
- il Comune
- il Comprensorio.
Molti dati sono anche riportati negli archivi informatici previsti dai programmi
in dotazione al Servizio.

I sistemi informatici messi a disposizione dell’Istituto dalle ditte appaltatrici,
contengono dati relativi a:
- anagrafica degli impianti;
- schedatura delle lavorazioni;
- archivio storico delle grandezze e/o dati caratteristici della gestione di
ciascun impianto;
- gestione delle segnalazioni provenienti dagli utenti con evidenza degli
interventi effettuati;
- contabilità degli interventi di manutenzione correttiva per il Servizio
Energia.
I tecnici addetti agli impianti accedono a tale sistema per estrarre i dati da
elaborare successivamente sul “Registro controlli” dove, inoltre, vengono
annotati controlli e sopralluoghi.
L’archiviazione elettronica dei documenti e delle informazioni inerenti i

servizi gestiti e gli interventi effettuati, sia compresi che non, negli appalti
integrati di servizi e lavori, è effettuata utilizzando strutture di directory
condivise tra i tecnici dell’Ufficio Gestioni Tecniche e organizzate secondo i
seguenti criteri di massima:
- una struttura per ogni servizio (ascensori ed energia)
- directory destinate a contenere le copie elettroniche dei documenti di
appalto

ITEA
ISTITUTO TRENTINO
- directory per la conservazione dei file di controllo (“Registro controlli”)

- directory per la conservazione dei file relativi alla modulistica compilata,
tipicamente i file relativi al modulo MD054 che raccoglie, anno per anno,
le evidenze di tutti i lavori commissionati e finiti. Il file viene costruito
progressivamente in corso d’anno spostandovi tutti i righi corrispondenti
ai lavori finiti indicati periodicamente dalle ditte nel modulo stesso (100%
stato di avanzamento lavori)
- ecc.
Alcuni criteri e modalità di archiviazione, sia del materiale cartaceo che di

quello elettronico, possono, per i lavori a forfait non compresi nei contratti di
appalto, essere mutuati da quelli già descritti al par. 6.3.17 in PR 7.5_07
“Gestione manutenzioni”.

Per questo processo sono previsti degli indicatori di misura per i quali si rimanda alla PR 8.4_01
“Analisi e rendicontazione degli indicatori di servizio/processo”.

PR pag.
GESTIONE DELLE FORNITURE DI BENI E SERVIZI
7.4_01_02 1 di 14
Gestione delle forniture di beni e servizi
Indice
2 Abbreviazioni
3 Riferimenti
4 Responsabilità
6.1 Generalità
6.2 Formulare la richiesta di fornitura
6.2.1 Formulare la richiesta di fornitura di beni
6.2.2 Formulare la richiesta di fornitura di servizi
6.3 Approvare la richiesta di fornitura
6.3.1 Approvare la richiesta di fornitura di beni
6.3.2 Approvare la richiesta di fornitura di servizi
6.4 Condurre la trattativa di acquisto
6.4.1 Condurre la trattativa di acquisto di beni di modesta entità
6.5 Predisporre l’ordine di acquisto
6.6 Predisporre il contratto
6.7 Approvare l’ordine di acquisto/il contratto
6.8 Attivare la fornitura
6.9 Approvare e pagare la fattura
6.9.1 Pagamento imprese di manutenzione o costruzione
6.10 Valutare la fornitura
6.11 Qualificare il fornitore
6.12 Valutare periodicamente il fornitore
6.13 Aggiornare/modificare la lista dei fornitori qualificati
Rev. Data Modifiche

01 01/12/2006 Modifiche conseguenti all’emissione del MD 039
“Scheda valutazione ditte appaltatrici di lavori di
manutenzione” (modifiche segnate a margine destro
del par. 6.12)

PR pag.
7.4_01_02 2 di 14
02 31/03/2008 Trasformazione dell’Ente funzionale in ITEA S.pA. -

modifiche conseguenti il nuovo assetto istituzionale :
aggiornamento par. 3 – “Norme e regolamenti”;
modifiche relative alle deleghe relative alla
approvazione dell’acquisto
(decisioni dei dirigenti e verbali del Consiglio di
Amministrazione – parr. 6.3.2 e 6.7).
Modifica al par. 6.4 “Condurre la trattativa
d’acquisto” per adeguamenti normativi (contributo da
versarsi all’Autorità per la Vigilanza sui contratti
pubblici); modifiche ai parr. 6.5 “Predisporre l’ordine
di acquisto”, 6.9 “Approvare e pagare la fattura” e
6.9.1 “Pagamento imprese di manutenzione o
costruzione” per adeguamenti normativi (D.U.R.C.);
modifica ai parr. 6.9 e 6.9.1 a seguito
dell’introduzione della nuova prassi di liquidazione
(apposizione timbro su fattura).
Tutte le modifiche segnate a margine destro.

dott. S. Franceschini dott. S. Franceschini dott. F. Gubert

PR pag.
7.4_01_02 3 di 14

La procedura descrive l’articolazione delle attività connesse al processo di approvvigionamento
dell’Istituto e si applica al ciclo degli approvvigionamenti di beni e servizi utilizzati sia nei processi di
erogazione dei servizi agli utenti che per esigenze interne.
La procedura, pertanto, trova applicazione presso tutti i Servizi dell’Istituto.
2. Abbreviazioni
AGO Servizio Affari Generali e Organizzazione
3. Riferimenti
Documenti del SGQ
MD 033 ”Lista fornitori accreditati”
MD 034 “Scheda valutazione fornitore”
MD 039 “Scheda valutazione ditte appaltatrici di lavori di manutenzione”
Altri documenti
Carta dei servizi ITEA
Norme e regolamenti
L.P. 13.11.1992, n. 21 e ss.mm. “Disciplina degli interventi provinciali in materia di edilizia abitativa”
D.G.P. n. 3998/93 e seguenti “Disposizioni attuative della L.P. 13.11.1992, n. 21”
L.P. 7.11.2005, n.15 e ss.mm. “Disposizioni in materia di politica provinciale della casa e modificazioni
della legge provinciale 13 novembre 13 novembre 1992, n.21 (Disciplina degli interventi provinciali in
materia di edilizia abitativa).”
D.P.P. 18 ottobre 2006 n. 18-71/LEG. Regolamento di esecuzione della legge provinciale 7 novembre
2005, n.15 “Disposizioni in materia di politica provinciale della casa e modificazioni della legge
provinciale 13 novembre 13 novembre 1992, n.21 (Disciplina degli interventi provinciali in materia di
edilizia abitativa).”
L.P. 19.07.1990, n. 23 e ss.mm. “Disciplina dell’attività contrattuale e dell’amministrazione dei beni
della Provincia Autonoma di Trento” e Regolamento di attuazione approvato con D.P.G.P. 22.05.1991,
n. 10-40/Leg.
negli appalti”
D.P.G n. 12-10/Leg. e seguenti “Regolamento di attuazione della L.P. 10.9.93, n. 26”
Deliberazione della Giunta Provinciale di data 4 agosto 2006 n. 1585 avente ad oggetto:
“Trasformazione di ITEA, determinazione del capitale iniziale ed approvazione degli schemi di atto di
trasformazione e statuto della costituenda Istituto trentino per l’edilizia abitativa – Società per Azioni -
(ITEA S.p.A.), ai sensi dell’art. 7 della legge provinciale 7 novembre 2005, n. 15”
Verbale del Consiglio di Amministrazione di data 03.01.2007 e data 17.07.2007 di approvazione delle
deleghe da attribuire ai Direttori Generali e ai Dirigenti
Decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163 “Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e
forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE”.
Legge 23 dicembre 2005, n. 266 art.1, commi 65 e 67 e deliberazioni in vigore alla data dell’Autorità
per la Vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture
D.P.R. 21.12.1999 n. 554 “Regolamento di attuazione della legge quadro in materia di lavori pubblici
11.02.1994 nr. 109 e ss. mm.”
4. Responsabilità
E’ responsabilità di tutti i dirigenti di Servizio che si avvalgano della fornitura di beni/servizi che hanno
influenza sui servizi erogati dall’Istituto approvare le richieste di acquisto o adoperarsi per attivare l’iter

PR pag.
7.4_01_02 4 di 14
di approvazione presso la Dirigenza Generale o il CdA e provvedere alla predisposizione e gestione

della lista dei fornitori accreditati.
E’ responsabilità di tutti i funzionari/direttori/dirigenti competenti assolvere alle incombenze previste
dalle attività relative alla trattativa di acquisto, all’attivazione della fornitura ed alle incombenze
gestionali e contabili sottese alla fornitura.
Input Proveniente da
esigenze di fornitura interne/esterne (richiesta di acquisto/buono di prelievo) richiedente
MD 033 ”Lista fornitori accreditati” dirigente responsabile
fatture da approvare fornitore
MD 034 “Scheda valutazione fornitore” destinatario fornitura
MD 039 “Scheda valutazione ditte appaltatrici di lavori di manutenzione” destinatario fornitura
Tempo di
conservazione
buono d’ordine Economo fornitore cinque anni
fattura approvata fornitore del bene/servizio Servizio Finanziario a termini di legge
richiesta di offerta/bando Servizio competente fornitore
di gara a termini di legge
documenti d’acquisto (in Direttore Lavori/Ufficio fornitore

forma di ordine ovvero in competente
forma di contratto/accordo a termini di legge
quadro, ecc.)
MD 033 ”Lista fornitori Servizio competente Servizio competente
accreditati” (aggiornata) cinque anni
MD 004 “Rapporto di non Direttore Lavori/Ufficio Dirigente competente/AQ

cinque anni
conformità” (ev.) competente
6.1 Generalità
I principi alla base delle attività di acquisto sotto descritte presuppongono:
- le medesime attività di predisposizione delle richieste di acquisto di tutte le forniture (salvo
eccezioni);
- la possibile effettuazione delle istruttorie di acquisto da parte delle strutture direttamente
interessate all’acquisto.
Ogni acquisto può essere ricondotto ad una delle seguenti categorie:
- servizi professionali (formazione, consulenze, collaborazioni coordinate e continuative,
servizi per l’inquilinato, ecc.)
- servizi di assistenza o manutenzione (appalti di manutenzione immobili, atti di cottimo per
risanamento alloggi, ecc.)
- beni/impianti (beni di consumo, impianti infrastrutturali, mobili ed arredi, software, ecc.)
ovvero ad una combinazione di questi.
Per richiedenti sono da intendersi esclusivamente persone o strutture interne; i richiedenti non
sempre coincidono con i destinatari del bene/servizio.
Per responsabili della trattativa di acquisto sono da intendersi tutti i funzionari/direttori/dirigenti
che possono assolvere a questo incarico per competenza e/o responsabilità.
Per responsabili della lista dei fornitori accreditati sono da intendersi tutti i dirigenti di Servizio
che si avvalgano della fornitura di beni/servizi che hanno influenza sui servizi erogati
dall’Istituto.

PR pag.
7.4_01_02 5 di 14
Inizio
Necessità di servizi professionali

Esigenze di acquisto beni
Formulazione
della richiesta di
fornitura
Buono di prelievo
(cancelleria ecc.)
Richiesta acquisto
Nota interna (piccoli acquisti) no Servizio?
(prodotti informatici)
si
Approvazione
della richiesta di
fornitura
no
OK?
si
Predisposizione Decisione del

decisione del dirigente
dirigente competente
competente
MD. 033
Predisporre
Lista
istruttoria di
fornitori
acquisto Richiesta di offerta
accreditati
attivazione di gare, licitazioni,
trattative, aggiudicazioni, ecc.
Conferma d’ordine
Predisposizione
ordine di acquisto
atto di acquisto
contratto …
Approvare e
Attivare la
trasmettere atto di
fornitura
acquisto
MD 039 Scheda
valutazione ditte
appaltatrici di lavori
di manutenzione
Valutare la
MD 034 Scheda
fornitura
valutazione
fornitore
Fine

PR pag.
7.4_01_02 6 di 14
6.2 Formulare la richiesta di fornitura

Le richieste di fornitura presentate dai richiedenti per lo svolgimento della loro attività seguono
iter differenziati a seconda che riguardino beni o servizi e, nell’ambito dei servizi, a seconda che
si tratti di appalti, consulenze o servizi gestionali inerenti il funzionamento degli uffici (ad
esempio servizi di telefonia).
Nel caso in cui la fornitura riguardi un servizio (tipicamente appalti e consulenze), l’iter
procedurale è svolto dal dirigente del Servizio nel quale si è rilevata la necessità o l’opportunità
di avvalersi di un appalto/consulenza.
Nel caso della fornitura di beni di modesta entità (materiali di consumo quali carta, cancelleria,
piccoli componenti d’arredo - calcolatrici, lampade, attaccapanni -, manutenzione di macchine
ed attrezzature a noleggio, ecc.) le procedure fanno capo all’Economo, funzionario del Servizio
Finanziario, il quale si occupa anche delle forniture dei servizi gestionali.
6.2.1 Formulare la richiesta di fornitura di beni

L’approvvigionamento di beni di consumo e/o di modesta entità viene gestito
dall’Economo. Il dipendente che necessiti di materiali dei quali venga tenuta una
scorta di magazzino (tipicamente cancelleria), compila un “Buono di fornitura -
Cancelleria, carta e materiali per ufficio” che, approvato dal proprio direttore d’Ufficio
viene consegnato alla segreteria del Servizio Finanziario o direttamente all’Economo
che terrà nota dei quantitativi richiesti ed utilizzati per programmare i successivi
reintegri.
Il richiedente può accedere direttamente al magazzino e ritirare i beni oggetto di
richiesta.
Per la fornitura di qualsiasi altro bene (ad es.: piccoli complementi d’arredo d’ufficio
come lampade, sedie, attaccapanni, calcolatrici, ecc), l’acquisto viene effettuato su
richiesta del richiedente che compilerà una richiesta di acquisto (tipicamente una nota
interna) che, sottoposta all’approvazione del proprio dirigente, verrà consegnata
all’Economo affinché provveda all’acquisto.
Anche per i prodotti informatici, il richiedente dovrà formulare la propria richiesta a
mezzo di una nota interna, farla approvare dal proprio dirigente ed indirizzarla al
dirigente del Servizio AGO che, a sua volta, provvederà ad evaderla dopo aver
consultato il responsabile del CED per verificare la congruenza della richiesta con le
politiche di informatizzazione dell’Istituto e la disponibilità di budget.
6.2.2 Formulare la richiesta di fornitura di servizi

Nel caso in cui la fornitura riguardi prestazioni professionali erogate da fornitori esterni
per la realizzazione/erogazione di servizi, la documentazione che il richiedente deve
predisporre è variabile e dipendente dalla tipologia di servizio da acquisire.
L’output di questa attività è differenziato rispetto ai due seguenti casi:
a) attivazione di fornitura di servizi abituale
è il caso in cui l’attività da esternalizzare rientri nel novero delle forniture abituali
che formano oggetto di precedenti accordi contrattuali (convenzioni, accordi
quadro, contratti aperti, ecc.). In questo caso, il richiedente provvede a definire in
autonomia le specifiche di attivazione della singola fornitura, che possono
assumere forme diverse in relazione sia al quadro contrattuale definito che alla
complessità, durata e criticità delle attività da esternalizzare.
b) attivazione di nuova fornitura di servizi
è questo il caso in cui è necessario definire e formalizzare le specifiche di
fornitura (che possono essere costituite da relazioni tecniche, verbali di

PR pag.
7.4_01_02 7 di 14
deliberazione del CdA, ecc.) affinché contengano tutti gli elementi necessari
all’attivazione di un rapporto contrattuale con il fornitore.
Le specifiche di fornitura devono contenere tutte le informazioni necessarie per
permettere al responsabile della trattativa di acquisto di predisporre l’acquisto
stesso con particolare riferimento a:
- l’oggetto, le specifiche, la durata, i tempi, le responsabilità delle parti;
- le modalità di attivazione, controllo, coordinamento e verifica della fornitura
stessa.
6.3 Approvare la richiesta di fornitura

L’approvazione delle richieste di fornitura di beni e servizi ha lo scopo di verificare le necessità
manifestate dai richiedenti e la capacità dei budget.
La verifica della disponibilità economica consiste nell’accertamento della previsione a budget
del bene/servizio richiesto.
Se non approvata, la richiesta di fornitura viene restituita al richiedente, corredata, se ritenuto
necessario, dal motivo della mancata approvazione.
6.3.1 Approvare la richiesta di fornitura di beni

La richiesta di fornitura dei beni viene approvata secondo quanto già descritto al
precedente par. 6.2.1.
6.3.2 Approvare la richiesta di fornitura di servizi

L’approvazione della fornitura di servizi segue un iter di approvazione differenziato a
seconda della competenza dell’organo approvante (cfr. al proposito quanto descritto al
successivo par. 6.7 “Approvare l’ordine di acquisto/il contratto”).
Di fatto, quindi, l’approvazione della richiesta risulta implicitamente accordata quando
il dirigente del Servizio si attiva per la predisposizione di una propria decisione da
sottoscrivere direttamente o per la proposta di deliberazione da sottoporre al CdA.
Le decisioni vengono predisposte dalle segreterie o dai funzionari responsabili, firmate
dal dirigente del Servizio, numerate progressivamente, datate e, se contengono
impegni di spesa, inviate all’ufficio Affari Finanziari per l’imputazione a bilancio.
Nel caso in cui la decisone venga approvata direttamente dal dirigente del Servizio,
questo fa sì che le attività non comprendano quanto previsto al successivo par. 6.7
“Approvare l’ordine di acquisto/il contratto”.
6.4 Condurre la trattativa di acquisto

A seconda della natura della fornitura, il responsabile della trattativa d’acquisto avvia i passi
necessari per pervenire alla predisposizione finale dei documenti di acquisto (ordine di acquisto,
contratto, accordo quadro, ecc.) confacenti al tipo di fornitura (trattativa diretta, trattativa privata,
gara, ecc.).
Per ciascuna richiesta di fornitura il responsabile della trattativa d’acquisto richiede un numero
di offerte ritenuto congruo di volta in volta e, comunque, nel rispetto delle norme legislative (di
norma non inferiore a 5) ovvero procede all’attivazione delle modalità di scelta del contraente
secondo quanto previsto dalla normativa provinciale e relativo regolamento di attuazione i cui
limiti economici riferibili a ciascuna tipologia di trattativa, vengono aggiornati con deliberazione
della Giunta Provinciale ogni anno ed uniformandosi, così, ai requisiti relativi a politiche e
condizioni generali di acquisto nonché ai principi di trasparenza, concorrenzialità ed
imparzialità.
Nel caso di acquisti particolari, tra cui, ad esempio:

PR pag.
7.4_01_02 8 di 14
- forniture di minima entità (tipicamente acquisti per cassa),

- fornitore unico per il bene/servizio in oggetto,
- fornitura di carattere integrativo o complementare rispetto a precedenti contratti, contratti in
essere e/o accordi quadro,
il responsabile della trattativa di acquisto può derogare, dandone adeguata motivazione, alla
richiesta di più offerte ai fornitori e procedere alla trattativa diretta con il fornitore individuato.
Nel caso particolare di acquisti per cassa o di acquisti determinati da particolare urgenza, è
possibile che, tanto la richiesta di fornitura quanto l’approvazione dell’acquisto, possano essere
sanati ad acquisto avvenuto ferma restando la verifica dell’eccezionalità dell’evento e la
responsabilità del richiedente l’acquisto. Rimane, comunque, buona norma informare
l’Economo degli acquisti che, se pur di minima entità, si configurino come frequenti e/o ripetitivi,
in modo che questi possa organizzarne un’eventuale scorta.
Tralasciando il caso di gare europee, che seguiranno l’iter imposto dalle normative vigenti,
negli altri casi l'esame delle offerte pervenute dai fornitori ha lo scopo di determinare quale sia
l'offerta che garantisce le migliori condizioni di fornitura in termini tecnico/economico/qualitativi.
In relazione alla natura della fornitura, i parametri da prendere in considerazione per la
valutazione delle offerte possono essere i seguenti:
- soddisfacimento dei requisiti tecnico/qualitativi richiesti;
- modalità di controllo previste e concordate (controllo presso il fornitore, controllo al
ricevimento, rapporti periodici su avanzamento fornitura);
- prezzo di acquisto (comprensivo degli sconti applicati);
- condizioni di pagamento (termini e tempi);
- condizioni e tempi di consegna;
- condizioni di garanzia e assistenza;
- qualificazione e valutazione del fornitore;
- ecc.
I fornitori ai quali vengono trasmesse le richieste d’offerta vengono individuati attingendo dalla
lista dei fornitori accreditati ovvero, nel caso in cui la lista non comprenda fornitori del
bene/servizio richiesto, vengono scelti sulla base di suggerimenti ed indicazioni provenienti
dalle strutture tecniche interne, da informazioni di mercato, ecc.
Le richieste di offerta ai fornitori esterni prescelti avvengono a cura del responsabile della
trattativa di acquisto.
Alla richiesta di offerta possono essere allegate note, od altra documentazione, finalizzate alla
corretta comprensione dei requisiti della fornitura per la quale si richiede l'offerta. La richiesta di
offerta deve comunque contenere tutti gli elementi utili al potenziale fornitore per valutare i
requisiti e definire le specifiche della fornitura, indicare le modalità di controllo e di verifica
eventualmente richieste o ritenute opportune.
Per tutti i contratti pubblici di lavori, servizi e forniture, inoltre è dovuto da parte dell’ente
appaltante un contributo da versare all’Autorità per la Vigilanza sui contratti pubblici, nella
misura stabilità annualmente, per entità del contratto, dall’Autorità stessa, con propria
deliberazione. A tale scopo, entro il termine di 30 gg. dall’inizio della procedura di gara (ad es.,
per i contratti di appalto nei lavori pubblici, dalla data di pubblicazione del bando) il responsabile
della fornitura predispone la pratica per il versamento all’Autorità e provvede al pagamento.
6.4.1 Condurre la trattativa di acquisto di beni di modesta entità

Nel caso di acquisto di beni di modesta entità non si può parlare di trattativa vera e
propria. L’attività di acquisto, quindi, rimane in carico all’Economo che, una volta
ricevuta la richiesta del bene da parte del richiedente, provvedere ad inviare l’ordine
alla ditta individuata con l’approvazione del programma periodico di spesa annuale.

PR pag.
7.4_01_02 9 di 14
Le ditte a cui rivolgersi per questo tipo di acquisti, sono elencate in una
determinazione approvata dal dirigente del Servizio Finanziario che contiene un
programma periodico di spesa distinto per tipologia di fornitura oltre che per
ammontare di spesa massima spendibile dall’Economo per ogni tipologia di fornitura
stessa.
6.5 Predisporre l’ordine di acquisto

La predisposizione dei documenti di acquisto consiste sostanzialmente nella verifica delle
informazioni (richiesta di fornitura, offerte dei fornitori, altri documenti di supporto, indicazioni di
natura contrattuale, ecc.) necessarie al responsabile della trattativa di acquisto per la
formalizzazione dei documenti stessi. Il responsabile della trattativa di acquisto effettua un
controllo di merito finalizzato alla verifica dell’iter procedurale sin qui intrapreso e, qualora
ravvisi motivate non conformità, riattiva l’iter dal passo più opportuno.
I documenti di acquisto dovranno contenere tutte le informazioni necessarie a determinare
chiaramente le seguenti informazioni:
- identificativo del documento di acquisto (ad esempio, in caso di ordine di acquisto, data e
numero progressivo) ed il riferimento alla richiesta di fornitura;
- dati del fornitore;
- caratteristiche tecnico-qualitative della fornitura;
- quantità dei beni/servizi richiesti con specificazione dell’unità di misura;
- prezzo del bene/servizio (ed eventuale sconto);
- tempi di consegna del bene o di effettuazione della prestazione;
- condizioni di pagamento;
- destinatario e/o luogo di consegna;
- eventuali modalità di verifica e controllo della fornitura;
- eventuali note al fornitore.
A questo scopo, quando necessario, possono essere allegati ai documenti di acquisto note e
documenti di carattere tecnico da trasmettere al fornitore per una più efficace realizzazione
della fornitura.
Al fine di verificare la regolarità contributiva del fornitore individuato con la trattativa di acquisto,
prima di proseguire con il passo descritto al successivo par. 6.6, il responsabile della trattativa
richiede all’Ente competente il rilascio del D.U.R.C. (documento unico di regolarità contributiva),
attestante la regolarità contributiva del fornitore.
6.6 Predisporre il contratto

Nel caso in cui i documenti di acquisto dovessero assumere un formalismo diverso - contratto,
atto di cottimo, accordo quadro o altro – la formalizzazione verrà curata dal responsabile della
trattativa di acquisto sulla base della richiesta di fornitura e delle offerte assumendo la forma ed
il contenuto che meglio si adattano al caso specifico.
Il responsabile della trattativa di acquisto ha, infatti, il compito di:
- formalizzare i documenti contrattuali necessari e tipici di ciascuna tipologia di acquisto;
- assegnare la responsabilità della gestione del contratto al responsabile del servizio/ufficio
che beneficia della prestazione;
- attivare l’Ufficio Affari Legali per le incombenze derivanti da azioni legali, comminazione di
penali, gestione di contenziosi, ecc.;
- gestire l’archiviazione degli originali di tutti i contratti di competenza e la distribuzione delle
copie ai responsabili della gestione del contratto.
Il responsabile del contratto lavora in stretto contatto con il Servizio Finanziario e con il dirigente
del proprio Servizio. Dal primo viene affiancato nelle attività di regolarizzazione degli impegni
economici verso il fornitore mentre con il secondo si confronta per tutte le informazioni inerenti
lo stato di avanzamento delle attività/servizi oggetto di contratto funzionali all’innesco dell’iter di

PR pag.
7.4_01_02 10 di 14
pagamento degli importi dovuti o, al contrario, all’avvio delle azioni di calcolo ed addebito delle
penali.
6.7 Approvare l’ordine di acquisto/il contratto

Questa attività viene svolta dall’ente approvante ed è composta da due passi distinti:
- la verifica finale del contenuto del documento di acquisto o del contratto;
- l’apposizione della firma sul documento di acquisto (ordine o altro) da parte del/dei
responsabile/i delegato/i.
Si possono presentare due casi, correlati alle deleghe stabilite dall’Istituto in relazione alla
fornitura o al suo importo:
a) documento di acquisto/contratto la cui approvazione è delegata ai dirigenti o al Dirigente
Generale
In questo caso si parla di decisioni che vengono predisposte dal dirigente del Servizio
competente o dalla DG sulle materie delegate dal CdA nelle sedute del 3 gennaio 2007 e 17
luglio 2007.
La gestione contabile resta in capo ai dirigenti coinvolti.
Le decisioni vengono predisposte dalle segreterie o dai funzionari responsabili, firmate dal
dirigente del Servizio o dal Dirigente Generale, numerate progressivamente, datate e, se
contengono impegni di spesa, inviate all’Ufficio Affari Finanziari per l’imputazione a bilancio.
Il documento di acquisto/contratto approvato viene restituito al responsabile della trattativa di
acquisto per la trasmissione al fornitore.
Le decisioni possono essere predisposte anche per autorizzare gruppi di lavori omogenei; a
queste determinazioni “collettive” si farà riferimento in fase di stipula di singolo contratto/atto
di cottimo (ad es.: decisioni che autorizzino spese per ristrutturazioni sul patrimonio
immobiliare dell’Istituto).
b) documento di acquisto/contratto la cui approvazione è delegata agli organi istituzionali
dell’Istituto
In questo caso la verifica finale del contenuto dei documenti di acquisto/contratto viene
effettuata con riferimento alle deleghe conferite dal CdA. Le competenze del CdA sono
contenute nell’art. 20 dello Statuto della Società” nel quale sono elencati gli atti riservati alla
sua competenza. Rimane in capo ai dirigenti il supporto tecnico per la predisposizione delle
proposte degli atti del Consiglio stesso e la gestione contabile degli atti esecutivi.
Una volta approvato il provvedimento, la gestione dell’aspetto economico dello stesso resta
in capo al dirigente del Servizio richiedente.
Spetta al Presidente ITEA la rappresentanza in giudizio dell’Istituto e la firma di convenzioni,
intese, accordi (con l’esclusione delle attività gestionali).
Tutto quanto risulti residuale rispetto agli atti di competenza del CdA e del DG risulta di
competenza dei dirigenti di Servizio.
L’eventuale mancata approvazione dell’ordine di acquisto o del contratto può dare luogo:
- alla necessità di rivedere alcuni aspetti formali e/o tecnici della fornitura; in tal caso si
procederà come illustrato ai parr. 6.5 e 6.6 “Predisporre l’ordine di acquisto”/“Predisporre il
contratto”;
- alla impossibilità di evadere la richiesta di fornitura; in tal caso il richiedente ne verrà
prontamente informato.
6.8 Attivare la fornitura

Il richiedente predispone i documenti di attivazione secondo quanto definito nelle specifiche di
fornitura, nei documenti contrattuali (atti esecutivi, ordini di acquisto, ecc.) o in base alle

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7.4_01_02 11 di 14
modalità concordate con il fornitore extra contrattualmente (moduli di attivazione specifici, fax,
comunicazione telefonica, ecc.).
Il richiedente conserva copia dei documenti di attivazione che verranno utilizzati, anche
congiuntamente ai documenti contrattuali per le successive attività di controllo e verifica.
6.9 Approvare e pagare la fattura

Una volta ricevuta la fornitura del bene o la prestazione del servizio, il
fornitore/consulente/professionista presenta la fattura per il pagamento. L’Ufficio Ragioneria
provvede alla registrazione del documento ai fini fiscali con l’imputazione della spesa a bilancio
e indicazione del relativo budget; prima di attivare i passi necessari relativi alla liquidazione e
pagamento della fattura, il responsabile della trattativa provvede nuovamente a richiedere
all’Ente competente il rilascio del D.U.R.C. (documento unico di regolarità contributiva),
attestante la regolarità contributiva del fornitore; nel caso in cui la fornitura preveda l’emissione
di più fatture, relative a differenti stati di avanzamento della fornitura, la richiesta deve essere
effettuata in corrispondenza della presentazione di ciascuna fattura.
Verificata la regolarità contributiva del fornitore, attestata dal D.U.R.C., il responsabile della
trattativa provvede, poi, ad inoltrare copia del documento al funzionario competente per
consentirgli di effettuare il riscontro e la liquidazione della spesa secondo i controlli previsti ai
sensi di legge, apporvi il timbro di liquidazione e presentarla al dirigente per la firma di
approvazione ed inoltrarla poi all’Ufficio Affari Finanziari per il pagamento.
6.9.1 Pagamento imprese di manutenzione o costruzione

In questo caso, è cura del dipendente responsabile della zona di manutenzione o del
cantiere, unitamente alla verifica del D.U.R.C., predisporre uno stato avanzamento
lavori nel rispetto dei tempi previsti dallo specifico contratto, un certificato di
pagamento a firma del dirigente e liquidare la spesa inviando all’Ufficio Affari
Finanziari la pratica per predisporre il pagamento.
Il funzionario dell’Ufficio Affari Finanziari, controlla la pratica e contatta l’impresa per
l’emissione della fattura comunicando i dati da citare. Una volta ricevuta la fattura
questa viene registrata dall’Ufficio Ragioneria e, successivamente, il funzionario
provvede a riscontrare, effettuare la liquidazione come descritto nel par. precedente
6.9 e a presentare il tutto al Servizio Finanziario per il pagamento all’impresa.
6.10 Valutare la fornitura

Una positiva valutazione della fornitura o di parte di questa costituisce, di norma, presupposto
fondamentale per le attività di approvazione e pagamento dei documenti contabili ad essa
relativi. Con l’approvazione della fattura, infatti, vengono implicitamente valutati quegli aspetti
della fornitura che riguardano principalmente:
- la corrispondenza all’ordine in termini di quantità e caratteristiche/specifiche di fornitura
richieste;
- la puntualità di consegna;
- la presenza o meno di non conformità emerse nelle fasi di accettazione/fruizione del
bene/servizio, ove conosciute.
Al contrario, ogni valutazione non positiva di fornitura dovrà essere resa nota all’Assicurazione
Qualità ed al responsabile della lista dei fornitori accreditati, secondo le modalità previste in PR

PR pag.
7.4_01_02 12 di 14
Inizio
MD 033 Lista
Individuazione del
fornitori accreditati Inizio
fornitore
si
Inserimento in
Nuovo?
elenco
Rapporti di verifica ispettiva no

ricerche di mercato MD 039 Scheda
non conformità valutazione ditte
ecc. (Ri)valutazione del appaltatrici di lavori
fornitore di manutenzione
MD 034 Scheda
valutazione
fornitore
Aggiornamento
elenco fornitori
qualificati
Fine
6.11 Qualificare il fornitore

Data la tipologia di servizi forniti dall’Istituto, le attività di qualificazione e valutazione vengono
rivolte con particolare attenzione verso i fornitori dei seguenti beni e servizi:
- servizi professionali (formazione, consulenze, collaborazioni coordinate e continuative,
servizi per l’inquilinato, ecc.)
- servizi di assistenza o manutenzione (appalti di manutenzione immobili, atti di cottimo per
risanamento alloggi, ecc.)
con lo scopo di garantire il massimo controllo sulle componenti principali dei servizi offerti
all’utenza.
Il responsabile della lista dei fornitori accreditati ha la responsabilità di mantenere la stessa
(modulo 033 ”Lista fornitori accreditati”) costantemente aggiornata e completa garantendo il
rispetto delle caratteristiche e dei requisiti di base che il fornitore deve soddisfare.
Nel fare questo, e per prendere conoscenza delle opportunità e dei vincoli cui riferirsi nella
predisposizione della lista dei fornitori potenziali da qualificare ed, eventualmente, utilizzare, il
responsabile della lista dei fornitori accreditati tiene conto delle politiche di approvvigionamento
previste dall’Istituto.
Il responsabile della lista dei fornitori accreditati compie tutte le attività necessarie volte
all’acquisizione delle informazioni necessarie alla qualificazione del fornitore. L’entità ed il tipo di
informazioni da raccogliere variano a seconda delle esigenze e possono provenire da
segnalazioni di mercato, cataloghi di settore, riviste, dall’esame di campioni o prodotti, ecc.

PR pag.
7.4_01_02 13 di 14
Tali informazioni sono necessarie al responsabile della lista dei fornitori accreditati per
effettuare una prima valutazione di carattere generale finalizzata a verificare l’opportunità di
procedere al processo di qualificazione vero e proprio.
Il grado di dettaglio e la tipologia delle informazioni di cui sopra nonché il numero, la natura dei
parametri e il livello di approfondimento dell’indagine varia a seconda:
- dell’importanza strategica del fornitore (in relazione ai beni/servizi forniti);
- dei volumi d’acquisto dell’Istituto per la classe merceologica di riferimento del fornitore;
- dell’urgenza d’acquisto (in caso di qualificazione per fornitura specifica).
Raccolte tutte le informazioni, il responsabile della lista dei fornitori accreditati formula il giudizio
finale rispetto all’inserimento nella lista stessa ed all’attribuzione del relativo giudizio di
valutazione.
Nel momento in cui si presentasse la necessità di accedere ai servizi di un nuovo

fornitore/professionista, questo sarà momentaneamente inserito nell’elenco
fornitori/professionisti qualificati (modulo 033 ”Lista fornitori accreditati”) e tenuto in
osservazione fino alla prima valutazione, che si presenterà, almeno in via provvisoria, a fronte
della prima fornitura e controllando i beni/servizi forniti con particolare attenzione.
Qualora l’acquisto di un bene/servizio venga effettuato presso un fornitore non in elenco, il

responsabile della lista dei fornitori accreditati provvede ad inserirlo solo dopo aver verificato
almeno una o tutte delle caratteristiche di seguito elencate e precisamente:
- esistenza di esclusività del servizio (ad esempio, rivenditore unico);
- presenza di consolidate referenze di mercato (ad esempio compagnie di assicurazione, ditte
produttrici di sistemi informatici);
- evidenza di rapporti storici;
- miglior offerta rispetto a caratteristiche del bene/servizio offerti e rapporto qualità/prezzo;
- possesso della certificazione del proprio sistema di gestione per la qualità, rilasciata da un
organismo di certificazione accreditato per lo specifico campo di attività.
Per alcune categorie di fornitori è inoltre necessaria la presentazione di evidenze oggettive circa
il possesso di requisiti professionali e/o adempimenti legislativi.
Altre caratteristiche possono essere stabilite di volta in volta in base alle caratteristiche peculiari
del bene/servizio in acquisto.
I documenti relativi all’inserimento del nuovo fornitore in elenco, quali copia dei certificati di
conformità alle norme ISO 9000, licenze, altre dichiarazioni, eventuale rapporto di valutazione,
vengono opportunamente conservati e mantenuti aggiornati a cura del responsabile della lista
dei fornitori accreditati.
6.12 Valutare periodicamente il fornitore

La lista dei fornitori accreditati viene gestita sotto la responsabilità del responsabile della lista
stessa che analizza e tiene sotto controllo e aggiornato il giudizio attribuito ai fornitori esistenti,
provvedendo a raccogliere i feedback che provengono dalle strutture interne che beneficiano
delle forniture e che concernono aspetti ed elementi tecnico-qualitativi delle stesse di cui il
destinatario fruisce, nelle modalità che variano a seconda del tipo di fornitura (dato che queste
possono avere ad oggetto consulenze o servizi svolti continuativamente e per periodi anche
prolungati).
I giudizi pervengono al responsabile della lista dei fornitori accreditati attraverso:
- il modulo 034 “Scheda valutazione fornitore”;
- il modulo 039 “Scheda valutazione ditte appaltatrici di lavori di manutenzione”;
- le copie dei moduli 004 “Rapporto di non conformità” compilati a cura delle strutture riceventi
il bene/servizio;
- l’accertamento della regolare approvazione delle fatture nel periodo oggetto di valutazione.

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7.4_01_02 14 di 14
I responsabili dei contratti ed i dirigenti dei Servizi che hanno fruito di forniture di beni/servizi
compilano, almeno una volta all’anno, il modulo 034 “Scheda valutazione fornitore” per valutare
tutti i fornitori delle cui forniture abbiano usufruito.
Per quanto attiene la valutazione di fornitori che forniscono i servizi di assistenza e/o
manutenzione al Servizio Patrimonio, tipicamente per appalti di lavori connessi ai contratti di
manutenzione dI zona, cottimi e contratti di manutenzione impianti termici e di elevazione, i
responsabili dei contratti ed il dirigente del Servizio Patrimonio che hanno fruito delle suddette
forniture compilano, almeno una volta all’anno, l’apposito modulo 039 “Scheda valutazione ditte
appaltatrici di lavori di manutenzione” per valutare tutti i fornitori delle cui forniture abbiano
usufruito.
Tutti gli altri fornitori del Servizio Patrimonio, quali ad es. professionisti, prestatori di servizi,
fornitori di beni quali arredi, apparecchiature ecc. vengono valutati utilizzando sempre il modulo
034 “Scheda valutazione fornitore”.
Le schede così predisposte vengono trasmesse al responsabile della lista dei fornitori
accreditati.
6.13 Aggiornare/modificare la lista dei fornitori qualificati

Il responsabile della lista dei fornitori accreditati provvede, con periodicità almeno annuale, ad
aggiornare la lista stessa (modulo 033 ”Lista fornitori accreditati”) modificando i giudizi ed,
eventualmente, lo status dei fornitori in accordo a quanto emerso dalle valutazioni e dalle
attività di monitoraggio svolte dalle strutture interne coinvolte. Tale attività viene svolta tenendo
comunque conto della criticità del fornitore rispetto alle politiche di approvvigionamento
dell’Istituto e di tutte le possibili azioni correttive e di miglioramento dei processi/beni/servizi che
si possano concordare con il fornitore stesso.
La lista dei fornitori accreditati (modulo 033), per opportuna conoscenza e consultazione, è resa
accessibile a tutti i servizi/uffici interessati.

Il processo di acquisizione di beni e servizi viene tenuto sotto controllo:
- tracciando tutte le non conformità relative alle difformità delle consegne/prestazioni rispetto agli
ordini e mettendole in relazione con:
o il numero totale di ordini a fornitore (suddiviso per fornitore/professionista);
o i motivi che hanno prodotto le non conformità;
o i motivi che hanno generato reclami da parte degli utenti.
Il processo di valutazione dei fornitori viene monitorato delineando il trend di valutazione (fornitore per
fornitore) ricavato dalla registrazione di tutti i risultati complessivi derivanti dalle valutazioni periodiche
degli stessi.


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ITEA S.p.A.

Manuale delle Procedure

Documento n. 6 del modello ex D. Lgs. 231/2001

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1.5.2 Ciclo Personale ........................................................................................................................................... 66

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I cicli amministrativo contabili sono descritti attraverso:

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Definizioni, acronimi ed abbreviazioni

Ced Centro Elaborazione dati

CdA Consiglio di Amministrazione

Co.Ge. Contabilità Generale

DURC Documento unico di regolarità contributiva

Odl Ordine di lavoro

PAT Provincia Autonoma di Trento

Payroll Paghe e contributi

RID Metodo di pagamento “Rapporto Interbancario Diretto”

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Risorse e Struttura Organizzativa del Settore Finanziario

UFFICIO BILANCIO E RAGIONERIA (Direttore dott.ssa Manuela Clementi)

In tale area vengono curati i seguenti adempimenti:

Tipo di documento Versione Data Pagina

2. Area Acquisti/Vendite contabilità e Anagrafica

(dott.ssa Marina Mutinelli, sig. Marco Calogiuri, s.a. Rosario Sevegnani)

In tale area vengono curati i seguenti adempimenti:

3. Area bilancio e contabilità generale

L’attività dell’area si sviluppa sui seguenti adempimenti:

Tipo di documento Versione Data Pagina

Ufficio Bilancio e Ragioneria

Clementi Manuela Direttore

Calogiuri Marco Assistente amministrativo/contabile

Concer Miriam Assistente amministrativo/contabile

Costa Lorena Funzionario economico/finanziario

Flaim Costantina Assistente amministrativo/contabile

Mutinelli Marina Funzionario economico/finanziario

Manuela Franch Funzionario economico/finanziario

Preti Ilenia Funzionario economico/finanziario

Sevegnani Rosario Coadiutore amministrativo

Zanolini Antonella Collaboratore amministrativo/contabile

Tipo di documento Versione Data Pagina

UFFICIO CONTROLLO GESTIONE E AMMINISTRAZIONE (Direttore rag. Emilia Giovannini)

1. Area controllo di gestione

(dott. Carlo Aquilia)

In tale area vengono curati i seguenti adempimenti:

2. Area tesoreria e cassa economale

L’attività dell’area si sviluppa sui seguenti adempimenti:

Tipo di documento Versione Data Pagina

(rag. Ierta Groff, sig.ra Marisa Dalmonego, dott. Stefano Sartori)

Tipo di documento Versione Data Pagina

Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione

Giovannini Emilia Direttore

Aquilia Carlo Quadro

Giovannini Francesca Funzionario economico/finanziario

Malpaga Antonella Collaboratore amministrativo/contabile

Rizzi Silvano Collaboratore amministrativo/contabile

Lorena Zampieri Coadiutore amministrativo/contabile

Dalmonego Marisa Collaboratore amministrativo/contabile

Girardi Michele Addetto ai servizi ausiliari

Groff Ierta Collaboratore amministrativo/contabile

Sartori Stefano Funzionario economico/finanziario

Marcella Pisoni Coadiutore amministrativo/contabile

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