MANUAL DE

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

ANO LETIVO – 2017/2018

0
ÍNDICE
Índice………………………………………………………………………………………………………………….. 1
Serviços de Administração Escolar……………………………………………………………………… 2
Localização e Horário de Funcionamento……………………………………………………………. 2
Competências dos Serviços de Administração Escolar………………………………………… 2
Constituição dos Serviços de Administração Escolar…………………………………………… 2
Competências da Coordenadora Técnica……………………………………………………………. 3
Competências dos Assistentes Técnicos……………………………………………………………… 3
Considerações Gerais…………………………………………………………………………………………. 4
Organograma dos Serviços de Administração Escolar………………………………………… 5
Contabilidade e Tesouraria………………………………………………………………………………… 6
Políticas e Procedimentos Contabilísticos…………………………………………………………… 6
Escrituração………………………………………………….…………………………………………………….. 6
Normas de Tratamento de Receitas……………………………………………………………………. 7
Contabilidade: Procedimentos Adotados……………………………………………………………. 8e9
Tesouraria: Procedimentos Adotados…………………………………………………………………. 10 a 12
Organograma da realização de Despesas……………………………………………………………. 13
Organograma da realização de Receitas……………………………………………………………… 14
Realização de Visitas de Estudo…………………………………………………………………………… 15
Recursos Humanos……………………………………………………………………………………………… 16
Pessoal, Férias, Faltas e Licenças: Procedimentos Adotados……………………………….. 16 a 18
Organograma dos Procedimentos Adotados………………………………………………………. 19
Vencimentos: Procedimentos Adotados……………………………………………………………… 20
Organograma dos Procedimentos Adotados………………………………………………………. 21
Alunos: Procedimentos Adotados……………………………………………………………………….. 22
Matrículas………………………………………………………………………………………………………….. 22
Avaliações………………………………………………………………………………………………………….. 23
Exames Nacionais e Provas de Aferição, outros………………………………………………….. 23 e 24
Organograma dos Procedimentos Adotados………………………………………………………. 25
Expediente e Arquivo de Correspondência: Procedimentos Adotados………………… 26
Organograma dos Procedimentos Adotados………………………………………………………. 27
Património: Procedimentos Adotados………………………………………………………………… 28
Organograma dos Procedimentos Adotados………………………………………………………. 29
ASE: Procedimentos Adotados……………………………………………………………………………. 30
Seguro Escolar……………………………………………………………………………………………………. 30 e 31
Organograma dos Procedimentos Adotados………………………………………………………. 32
Bufete…………………………………………………………………………………………………………………. 33
Organograma dos Procedimentos Adotados………………………………………………………. 34
Papelaria…………………………………………………………………………………………………………….. 35
Organograma dos Procedimentos Adotados………………………………………………………. 36
Refeitório, Transportes Escolares……………………………………………………………………….. 37
Leite escolar……………………………………………………………………………………………………….. 38
Organograma dos Procedimentos Adotados………………………………………………………. 39
Auxílios Económicos…………………………………………………………………………………………… 40
Organograma dos Procedimentos Adotados………………………………………………………. 41
Regulamento de Deslocação e Ajudas de Custo …………………………………………………. 42 a 44
Anexo I, Anexo II, Anexo III, Anexo III

1
SERVIÇOS DE ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR
Localização e horário de funcionamento
Os Serviços de Administração Escolar funcionam na Escola Básica e Secundária de
Salvaterra de Magos. Os serviços funcionam em horário contínuo, não encerrando
para almoço, de segunda a sexta-feira, com atendimento ao público entre as 9h30 min
e as 16h30 min.

Competências dos Serviços de Administração escolar:

a) Atender e informar corretamente todos quantos se lhe dirijam;
b) Adquirir nos termos da lei, e depois de autorizados pelo conselho
administrativo, os materiais, equipamentos e serviços requisitados pelos
diversos setores da escola;
c) Expor em local público normas para preenchimento de documentos e prestar o
auxílio necessário;
d) Executar e fornecer aos diversos setores os impressos de requisição de material
(relações de necessidades e requisições internas);
e) Receber e encaminhar os justificativos de faltas;
f) Enviar a correspondência;
g) Encaminhar a correspondência recebida para os respetivos destinatários,
h) Prestar apoio de teor informativo aos pais e encarregados de educação, sempre
que solicitado;
i) Manter um arquivo com a legislação e normas aplicadas ao processo educativo
e aos seus agentes, de forma a serem consultados fácil e rapidamente;
j) Manter atualizado o inventário dos equipamentos sob sua responsabilidade;
k) Cumprir todas as disposições previstas na lei para o funcionamento dos
serviços.

Constituição dos Serviços de Administração Escolar:

Os serviços de Administração Escolar são constituídos por:

 Uma Coordenadora Técnica, responsável pelos serviços;

 Dez assistentes técnicos que desempenham funções nas áreas de tesouraria,
gestão de alunos, recursos humanos, contabilidade, ação social escolar,
expediente e arquivo e património.

2
Competências da Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração
Escolar:

 Coordenar, na dependência da direção da escola, toda a atividade

administrativa em todas as áreas de gestão;
 Dirigir e orientar o pessoal afeto ao setor administrativo no exercício diário das
suas tarefas;
 Exercer todas as competências delegadas pela Presidente da Comissão
Administrativa Provisória;
 Propor medidas tendentes à modernização, eficiência e eficácia dos serviços de
apoio administrativo;
 Participar no conselho administrativo;
 Preparar e submeter a despacho da Presidente da Comissão Administrativa
Provisória, todos os assuntos respeitantes ao funcionamento da escola;
 Assegurar a elaboração do projeto de orçamento da escola de acordo com as
linhas orientadoras do Conselho Geral;
 Coordenar, de acordo com o conselho administrativo, a elaboração das contas
de gerência;
 Adotar medidas que visem a conservação das instalações, do material e dos
equipamentos.

Competências dos Assistentes Técnicos:

 Desempenhar sob orientação da coordenadora técnica, as tarefas que lhe são

atribuídas na distribuição de serviço, designadamente funções de natureza
executiva, enquadradas com instruções gerais e procedimentos bem
definidos, com certo grau de complexidade, relativas a uma ou mais áreas de
atividade administrativa e financeira (tesouraria, gestão de alunos, recursos
humanos, contabilidade, ação social escolar, expediente e arquivo e
património);
 Colaborar e mostrar disponibilidade e recetividade ao participar, juntamente
com toda a comunidade educativa nas várias atividades culturais e outras,
empenhar-se na criação de um ambiente de trabalho digno e saudável para
assim contribuir para uma melhoria de qualidade, produtividade e incentivo ao
respeito pelas regras de convivência, motivação e satisfação profissional, no
sentido de projetar ainda uma imagem que permita o reconhecimento exterior
da escola;
 Atender e informar os alunos, pais e encarregados de educação, pessoal
docente e não docente, bem como os restantes utentes dos serviços;

3
Considerações Gerais
A responsabilidade da distribuição de serviço é da Presidente da Comissão
Administrativa Provisória e da coordenadora técnica, tendo em conta as funções de
natureza executiva, enquadradas com instruções gerais e procedimentos definidos,
relativas às áreas de atividade administrativa.

O conselho administrativo é composto por três elementos, o Presidente do Conselho

Administrativo, na pessoa da Presidente da Comissão Administrativa Provisória, o vice-
presidente, na pessoa da Vice-Presidente da Comissão Administrativa Provisória, e um
secretário na pessoa da coordenadora técnica dos serviços de administração escolar.

4
 Fátima Joaquim
Coordenadora Técnica

Contabilidade
Relação de Necessidades
Compras Públicas
Arquivo de Correspondência

Leonor Tiago José Freitas Fátima Lobo Carla Cunha Jorge Travessa Lurdes Azenha Sandra Fonseca São José Lobo Carla Leitão
Isabel Marques
Assistente Técnico Assistente Técnico Assistente Técnico Assistente Técnico Assistente Técnico Assistente Técnico Assistente Técnico Assistente Técnico Assistente Técnico
Assistente Técnico

Recursos Humanos Alunos Alunos Expediente

Recursos Humanos Recursos Humanos Tesouraria ASE
ASE Contabilidade Exames ASE
Vencimentos Exames
Património Arquivo de
Compras Públicas Correspondência

5
CONTABILIDADE E TESOURARIA

Políticas e Procedimentos Contabilísticos:

A contabilidade rege-se por princípios. A aplicação destes princípios deve conduzir à

obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos
resultados e da execução orçamental da entidade.

Os princípios contabilísticos são os seguintes:

Da Entidade Contabilística: Constitui entidade contabilística todo o ente público ou de
direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o
POC-Educação. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e
informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que
esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central.
Da Consistência: Considera-se que a entidade não altera as suas políticas
contabilísticas de um exercício para o outro.
Do Custo Histórico: Os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição
ou de contratos, obedecendo ao circuito completo da despesa.
Da Materialidade: As demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos
que sejam relevantes e que possam afetar avaliações ou decisões pelos utentes
interessados.

Escrituração:

A Escola efetua o registo contabilístico das receitas e das despesas de acordo com o
sistema de contabilidade pública, em software informático adequado para o efeito e
certificado pelo Ministério da Educação - POCE
As dotações para funcionamento das escolas devem ser globalmente distribuídas nas
rubricas «Outras despesas correntes - diversas» e «Outras despesas de capital –
diversas»

6
Suportes de informação – informáticos:
Mapas extraídos do POCE, automaticamente gerados através do registo dos
documentos em Movimentos.
Classificação das receitas e das despesas:
Aplica-se à elaboração dos orçamentos, os códigos de classificação económica das
receitas e das despesas públicas constantes dos anexos ao Decreto-Lei nº 26/2002, de
14 de fevereiro, com as alterações introduzidas pelas orientações fornecidas pelo
Instituto de Gestão Financeira da Educação.

Normas para tratamento de Receitas:

Todas as receitas arrecadadas pela Escola são entregues ao Tesouro, através de Guia
de Receita de Estado, até ao dia 10 do mês seguinte ao qual deram entrada.
Dependendo da sua origem, são registados como receitas do Orçamento Privativo
(Fonte de Financiamento 123 – Med. 017 e Med.019) ou de Fundos Comunitários
(Fonte de Funcionamento 243- Med.017 e Med.019). Receitas provenientes da
autarquia (fonte de financiamento 129) e as receitas provenientes da DGESTE (Fonte
Financiamento 119) são incluídas na Requisição de Fundos de Funcionamento no mês
em que forem entregues ao Tesouro em Guia.

CONTABILIDADE

À área da Contabilidade compete, em termos gerais:

Recolher, examinar, conferir e proceder à escrituração de todos os dados relativos às

transações financeiras e operações contabilísticas;
Desenvolver, em conjunto com o Conselho Administrativo, os procedimentos da
aquisição de material e de equipamentos necessários ao funcionamento das diversas
áreas de atividade da escola.

7
Procedimentos adotados:
- Registar contabilisticamente os orçamentos iniciais de despesa e receita das despesas
de funcionamento e de pessoal, no início do ano civil, bem como os reforços ou
cativações durante o ano.
- Registar contabilisticamente os movimentos relativos aos saldos iniciais de despesas
correntes e de capital.
- Realizar a abertura e encerramento do ano civil, através da conferência de todos os
mapas oficiais e respetivos saldos.
- Realizar a abertura e o encerramento dos meses, analisando e conferindo todos os mapas
oficiais e saldos de contas orçamentais e patrimoniais.
- Registar contabilisticamente as alterações orçamentais – transferências entre dotações,
mensalmente.
- Registar contabilisticamente os movimentos relativos às fases da despesa: cabimento prévio,
cabimento (relação de necessidades), compromisso (requisição oficial/nota de encomenda) e
obrigação (fatura; venda a dinheiro; fatura/recibo) das despesas de funcionamento e
pagamento.
- Registar contabilisticamente os movimentos extraorçamentais de entrada ou saída.
- Importar do software de gestão de pessoal e vencimentos, os movimentos relativos às
despesas de pessoal de acordo com as fases de cabimento e compromisso (requisição de
fundos, modelo RF3) e obrigação.
- Registar contabilisticamente os movimentos relativos aos duodécimos vencidos da FF 111, no
1º dia útil de cada mês, e na data de envio da requisição de fundos de funcionamento lançar os
créditos disponíveis das FF 119,123, 129 e 243.
- Elaborar mensalmente até ao dia indicado pelo IGEFE, a requisição de fundos das despesas
de funcionamento e exportar para a MISI os respetivos dados.
- Elaboração de previsões de consumo e criação das várias peças de procedimentos de
aquisição pública ao abrigo do código dos contratos públicos, na plataforma de
compras públicas quer para aquisições ao abrigo do Acordo-Quadro celebradas, quer
para aquisições fora do Acordo-Quadro, sendo o procedimento por ajuste direto –
regime geral quando a adjudicação for superior a 5000,00€ e inferior a 75.000,00€ e
ainda aquisições por ajuste direto – regime simplificado, quando a adjudicação não
seja superior a 5.000,00€.

8
- Realização de encomendas a fornecedores (requisição oficial/nota de encomenda),
após verificado e registado o cabimento prévio, e indicação do compromisso ao
fornecedor na nota de encomenda, e após autorizada a aquisição pelo conselho
administrativo e adjudicada a aquisição ao fornecedor.
- Elaborar mensalmente o mapa de fluxos de caixa, caixa, diário de compromissos,
encargos por liquidar, contas correntes, os mapas de alterações orçamentais e os
mapas de controlo da execução orçamental da despesa e da receita.
- Elaborar mensalmente reconciliações bancárias de todas as contas em nome da
escola.
- Elaboração do projeto de orçamento de estado, anualmente, submetido online para
o IGEFE.
- Elaboração e envio ao tribunal de contas, dos mapas que compõem a conta de
gerência da instituição, na plataforma online de prestação de contas do Tribunal de
Contas.
- Cursos Financiados: Envio ao POCH da informação necessária à realização da
execução física e financeira dos projetos financiados e titulados pela instituição
quando existirem.
- Dar cumprimento ao disposto na Lei dos compromissos e pagamentos em atraso –
LPCA (Lei nº8/2012 de 21 de Fevereiro) regulamentada pelo Decreto-Lei nº 127/2012
de 21 de Junho.

Documentos Internos utilizados e mapas oficiais gerados pela

Contabilidade:

Relação de Necessidades
Requisição Oficial/Nota de Encomenda
Diário de Compromissos
Relação de cabimentos emitidos
Balancetes Mensais
Diário de fluxos financeiros
Caixa
Contas Correntes
Mapa de Encargos por Liquidar

9
Extratos de Contas
Mapa de Fluxos de Caixa
Mapas de Controlo Orçamental da Despesa e Receita
Mapas das Alterações Orçamentais da Despesa e Receita
Descontos e Retenções
Entrega de Descontos e Retenções
Mapa de Fundos Disponíveis
ASE – Análise Financeira
ASE – Balanço de Mercadorias
ASE – Auxiliares por setor

TESOURARIA

À área de Tesouraria compete, em termos gerais:

Efetuar, registar e conferir todos os movimentos financeiros de entradas e saídas de
verbas de qualquer espécie.

Procedimentos Adotados:
- Receber as receitas da instituição, proceder ao seu depósito e registar
contabilisticamente.
- Dar primazia a pagamentos a terceiros por transferência bancária ou emissão de
cheque, procedendo ao envio dos cheques a fornecedores, quando aplicado e registar
contabilisticamente os respetivos movimentos.
- Registar contabilisticamente a receita da requisição de fundos de pessoal.
-Registar contabilisticamente a receita da requisição de fundos de
funcionamento.
- Entregar nas finanças e respetivo pagamento das guias de receita de estado.
- Registar contabilisticamente a fase de pagamento das despesas com pessoal e
respetivos descontos.
- Efetuar diariamente o controlo de movimentos de débitos e créditos nas contas
bancárias.

10
 - Registar na folha de cofre do ASE os respetivos movimentos de despesa e receita.
- Pagar vencimentos e no mesmo dia pagar os descontos da ADSE, CGA, sindicatos,
ADM, CPFAE, CPME e Penhoras.
- Pagar IRS e segurança social, entre o dia 10 e 20 do mês seguinte.
- Conferir mensalmente o Diário de Fluxos Financeiros.
- Elaborar as guias de reposição de saldos no final de cada ano civil.
- Registar contabilisticamente os movimentos relativos às fases da receita: direito e
recebimento.
- Elaborar até ao dia 10 de cada mês e registar contabilisticamente os movimentos relativos
às guias de entrega de receitas de estado referentes às receitas arrecadadas no mês
anterior, para entrega à Tesouraria das Finanças.
- Criação e atualização dos ficheiros de Fornecedores, bem como da sua situação
relativamente à inexistência de dívidas.

Outros:
Emissão de cheques
1. Os cheques não preenchidos estão à guarda da Tesoureira, bem como os já emitidos
que tenham sido anulados, inutilizando-se neste caso as assinaturas, e guardados
junto ao livro, sendo em cada um deles registada a menção “anulado” a tinta
vermelha, sendo inequívoca a sua anulação.
2. Os cheques serão emitidos na Secretaria pela Tesoureira com base nos documentos
que devem ficar anexados às respetivas ordens de pagamento, devendo, de seguida,
ser assinados por dois elementos de Conselho Administrativo do Agrupamento.
3. Não são permitidos cheques passados ao portador.

Cheques não levantados ou extraviados

1. Quando um cheque é emitido e, decorridos seis meses, ainda não tenha sido
descontado, deve o destinatário ser contactado por escrito. Se ainda assim este não
for levantado, deve ser anulado junto do banco. Se o fornecedor vier reclamar
posteriormente, deve ser-lhe emitido um novo cheque.

11
2. Em caso de extravio, deve ser dado conhecimento por escrito à instituição bancária.
Esta deverá, logo que possível, informar o Agrupamento por escrito das precauções
tomadas para que o cheque não seja descontado.
3. Depois de tomadas as medidas referidas nos pontos anteriores, o novo cheque que
irá substituir o extraviado, pode ser passado anulando-se o primeiro.
4. Em caso de desinteresse do destinatário pelo cheque, após um ano da sua emissão,
o serviço pode proceder à sua anulação, avisando a CGD e revertendo a respetiva
quantia como receita do serviço, partindo-se do princípio de que tudo está registado e
existe recibo devidamente legalizado.

Fundo de maneio
1. O fundo de maneio destina-se a fazer face a despesas resultantes de satisfação de
necessidades de carácter muito excecional, dotadas de imprevisibilidade e urgência.
2. Entendemos a satisfação da despesa através de recurso ao fundo de maneio como
uma contratação sustentada por procedimento de ajuste direto simplificado, contudo
caracterizada pela atipicidade resultante da desnecessidade de cabimento prévio, uma
vez que a despesa é assumida por via de um fundo mensal, previamente determinado
e autorizado e que se destina a dar resposta a situações de excecional urgência. Por
isso, aquando do levantamento da necessidade através de reposição, deve constar o
fundamento da urgência da aquisição.
3. Para efeitos de controlo do fundo de maneio, o Conselho Administrativo deve
aprovar um regulamento que estabeleça a sua constituição, regularização, os
montantes e os responsáveis.
4. O regulamento do fundo de maneio encontra-se em anexo ao presente documento
(anexo I).

12
ORGANOGRAMA DA REALIZAÇÃO DE DESPESAS – Aquisição de Bens e
Serviços
Relação de
Necessidades

Interna Externa

Autorização do Verificar cabimento

Conselho da despesa
Administrativo

Existe cabimento Não existe

cabimento
Verificar a existência do material
no Economato e fornecimento
do mesmo
Registo do Aguarda cabimento
Cabimento Prévio orçamental

Autorização de Abertura Alteração

de Procedimento de Reforço de verba
orçamental
Aquisição Pública

Existe cabimento Não existe

Procedimento de cabimento
Contratação
Agregação de Necessidades
na Plataforma ComprasEdu
Autorização de
adjudicação

Adjudicação

Verificação dos fundos

disponíveis a 3 meses
(Mapa de Fundos
Disponíveis)

Fornecimento do material Requisição Oficial ao

fornecedor
(Registo do compromisso)

Recebimento do material
e conferrência

Conselho Administrativo
Recebimento da fatura (Autorização de pagamento)
(Registo da obrigação)
Verificação dos Saldos

Gera Informação para os livros Pagamento da despesa

oficiais de registo: (Cheque/TRF Bancária)
-Diário de compromissos (Registo do pagamento)
- Contas Correntes
- Diários de Movimentos
- Balancetes
Receção do Recibo e
- Mapa de Fundos Disponíveis Arquivo dos documentos

13
 ORGANOGRAMA DA REALIZAÇÃO DE RECEITAS

Aquisição do Direito
à verba

Entrada da Verba
Reforço da Verba
(Recebimento)

Depósito no Banco
Registo no
Orçamento de
Receitas/Despesas

Entrega ao tesouro em Guia de Receita até

ao dia 10 do mês seguinte
(Movimento Extraorçamental de Saída)

Inclusão da Verba em Requisição de Fundos

de Funcionamento na Fonte de
Financiamento respetiva

Elaboração da Requisição de Fundos de

Funcionamento Mensal e Registo
contabilístico dos Créditos Disponíveis

Elaboração do Plano de Aplicação de Verbas

Exportação para o Gabinete de Gestão

Financeira/MISI, da Requisição de Fundos de
Funcionamento até à data fixada
Gera informação para os livros
oficiais de registo:
Diários de Compromissos
Recebimento da Verba em Banco Contas correntes
Diários de Movimentos
Balancetes
Caixa
Registo Contabilístico das verbas: Folha de Cofre ASE
Ciclo Completo de Receita (Fonte de Fianciamento 111) Diário de fluxos financeiros
Movimento Extraorçamental de Entrada (Fonte de Financiamento 123, 243 e 129) Mapa dos Fundos Disponíveis

14
 ORGANOGRAMA DA REALIZAÇÃO DE VISITAS DE ESTUDO

Organização
(Professor/Diretor de Turma)

Receitas - Arrecadação
(O Professor recebe dos
alunos as importâncias
acordadas)

Receção das faturas (e registo contabilístico das mesmas

Receitas - Entrega seguindo os mesmos procedimentos indicados na
(O Professor entrega à esquematização da Realização de Despesas)
Tesouraria as receitas
arrecadadas)

Pagamento aos fornecedores

Depósito da verba recebida na conta
bancária da Escola, pela Tesouraria

Seguem-se os mesmos procedimentos

indicados na Esquematização da
Arrecadação de Receitas.

15
RECURSOS HUMANOS

À área de Recursos Humanos compete, em termos gerais:

Efetuar todos os procedimentos relativos à gestão do pessoal docente e não docente

afeto à entidade.

Pessoal, Férias, Faltas e Licenças:

Procedimentos adotados:
- Organizar e manter atualizados os processos relativos à situação do pessoal docente
e não docente designadamente os registos de assiduidade.
- Atender e informar todo o pessoal docente e não docente da escola, assim como
todos os outros utentes.
- Organizar, manter atualizados, rececionar e enviar os processos individuais do
pessoal docente e não docente.
- Preparar o processo de justificativos de faltas para apresentar à Comissão
Administrativa Provisória.
- Marcar as faltas do pessoal docente e não docente na aplicação do software de
gestão de pessoal.
- Elaborar e imprimir a lista de antiguidade do pessoal docente e não docente até 31
de agosto.
- Elaborar e imprimir o mapa de férias do pessoal docente e não docente entre os
meses de março e abril.
- Preparar todos os procedimentos relativos aos contratos de pessoal docente.
- Elaboração dos contratos do pessoal docente e pessoal não docente em qualquer
altura que seja necessário, utilizando os procedimentos adequados: imprimi-los,
mandar assinar ao docente e Comissão Administrativa Provisória e anotar a respetiva
cabimentação.
- Adotar os procedimentos relativos à validação do concurso do pessoal docente.
- Elaborar e enviar os processos de aposentação, acidentes em serviço e juntas
médicas do pessoal docente e não docente.

16
- Proceder à comunicação das juntas médicas sempre que ultrapasse o limite de faltas
por doença, ou por outros motivos que o justifiquem, do pessoal docente e não
docente.
- Proceder às inscrições ou reinscrições na CGA ou Segurança Social, do pessoal
docente e não docente.
- Proceder às atualizações para a ADSE.
- Preparar ofícios, declarações, avisos, faxes e emails relativos à área de pessoal.
- Efetuar as estatísticas SIOE, Relatório Único e Balanço Social.
- Consultar diariamente o correio eletrónico (DGAE, DGESTE/DGAP/MISI)

Outros:
Registos biográficos
a) O Registo Biográfico do docente deve constituir um documento síntese da situação
profissional do docente, devendo os registos nele efectuados estar suportados em
documentos autênticos ou autenticados arquivados no respectivo processo individual.
b) Sempre que surjam novos elementos que impliquem alteração da situação
profissional do docente devem os mesmos ser inscritos de imediato, no Registo
Biográfico, de forma a manter atualizada toda a informação, designadamente tempo
de serviço docente ou equiparado, qualificação profissional, posicionamento na
carreira, cargos desempenhados, licenças concedidas, faltas etc.
c) No final do ano escolar devem os docentes confirmar todos os dados inscritos no
seu Registo Biográfico, apondo, na coluna reservada para o efeito, a sua assinatura e a
respectiva data.
Apuramento do tempo de serviço
a)No apuramento do tempo de serviço docente ou equiparado devem ser tidas em
conta todas as normas legais em vigor, nomeadamente o Estatuto da Carreira Docente
e diplomas que regulamentam a contagem de tempo de serviço para efeitos de
antiguidade, aposentação, progressão na carreira e concursos do pessoal docente da
educação pré-escolar e dos ensinos básico e secundário.
b) Não deve ser contabilizado qualquer período de tempo de serviço docente ou
equiparado cujo enquadramento legal suscite dúvidas, por não se encontrar
devidamente certificado pela Direção Regional ou por não existirem documentos
17
comprovativos da sua prestação, emitidos e certificados pelas entidades competentes,
ou que contenham omissões relativamente ao registo de assiduidade, horário semanal
praticado e outros que sejam considerados relevantes para apuramento do tempo de
serviço, cabendo aos interessados comprová-lo.
Controlo de acessos
O controlo físico e informático dos acessos aos registos biográficos e processos
individuais e das informações é assegurado pelos funcionários da área de recursos
humanos, responsáveis pela sua utilização, encontrando-se os processos organizados
por ordem alfabética e arquivados em espaço restrito, competindo à Direção, em
matéria de gestão e modernização informática, a identificação dos trabalhadores e o
nível de acesso permitido às aplicações informáticas, de acordo com o seu conteúdo
funcional.

18
 ORGANOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS

RECURSOS HUMANOS

Contrato/
Pessoal
Nomeação/ Lista de
Faltas Férias Licenças APOSENTAÇÃO
Antiguidade
Destacamento/
Mobilidade
Progressões e
Reposicionamento Ficha Individual
de Carreira Atestados
Juntas Médicas Devem ser Gravidez de Risco Pessoal Docente:
(após 55 dias) marcadas na Maternidade é elaborada até 30
Atualizações na totalidade e de outubro
CGA/Seg. Social e Baixa Médica Paternidade
Afixar Mapa de gozadas no Pessoal não
Progressões ADSE período Parental Dcente: é
estipulado pela Licenças c/ s/ elaborada após 31
Presidente da vencimento de dezembro
Comissão
Afixadas (tem as
Administrativa
duas um prazo de
Provisória (tendo
reclamação de 30
em atenção as
dias)
faltas a descontar
nas férias

19
VENCIMENTOS

Procedimentos adotados:
- Preparar/processar mensalmente as horas extraordinárias, o subsídio de Natal e os
vencimentos de todo o pessoal docente e não docente;
- Elaborar mensalmente até ao dia indicado pelo IGEFE, a requisição de fundos de
pessoal e exportar para a MISI os respetivos dados.
- Extração e verificação das folhas de vencimento, no que respeita à análise dos
descontos e abonos;
- Calcular Plano de Aplicação de Verbas
- Extrair todos os mapas legais para posterior análise e respetivo envio a fim de serem
entregues ao setor da tesouraria para posterior pagamento às entidades: Sindicatos,
ADM,CPFAE,CPME e Penhoras;
- ADSE mensalmente através de aplicação da respetiva entidade;
- IRS mensalmente através de aplicação da respetiva entidade;
- CGA mensalmente através de aplicação da respetiva entidade
- CGD mensalmente através de aplicação da respetiva entidade;
- Segurança Social mensalmente através de aplicação da respetiva entidade;
- Ajudas de custo e transportes, através da aplicação de gestão de pessoal e
vencimentos
- Exportar para o MISI os dados relativos a todo o pessoal do Agrupamento;
- Envio mensal, do recibo de vencimento através de correio eletrónico;
- Envio anual do modelo 10, através da respetiva aplicação disponível no Portal das
Finanças;
- Extração das declarações de IRS anuais, a fim de serem entregues ao pessoal do
Agrupamento.

20
 ORGANOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS

VENCIMENTOS Preparar Processar Ajudas de Custo

Impressão de Impressão de Mapas

folhas de Consultar/Alterar para a Tesouraria e a
Vencimento Contabilidade

Calcular

CGA
Mapas Mensais
Segurança Social
ASDE
Sindicato
Seguros
Recibos Banco
Outros descontos
Outros abonos

Mapas Anuais
Calcular Modelo RF3

IRS Declaração Anual Envio ao IGEFE Calcular Plano de

Aplicação de Verbas
(Até ao prazo indicado)

Exportação MISI

21
ALUNOS

À área de Alunos compete, em termos gerais:

A gestão de todos os procedimentos relativos ao percurso escolar do aluno.

Procedimentos adotados:
O Agrupamento de Escolas de Salvaterra de Magos comporta os níveis de ensino, agrupados
da seguinte forma:
- 1 Jardim de Infância
- 1 Escola Básica + Jardim de Infância
- 3 Escolas Básicas do 1º ciclo
- 1 Escola Básica e Secundária
O grande número de graus de ensino ministrados neste Agrupamento obriga à execução de
múltiplas tarefas, que de seguida se descrevem e que resultam das respetivas leis e
regulamentos, bem como de ordens emanadas dos superiores hierárquicos.
É muito importante manter organizados e atualizados os processos relativos à gestão dos
alunos em suporte de papel (Processo Individual) e na aplicação informática de gestão de
alunos realizando todas as operações administrativas que o mesmo disponibiliza.

Matrículas:
Criação e Atualização de Ficheiros Individuais relativos a cada aluno após se verificarem os
seguintes procedimentos:
- Primeira matrícula na Educação Pré-Escolar e no 1º ano do 1º Ciclo do Ensino Básico (Portal
das Escolas);
- Matrículas/ renovação de matrículas: 1º Ciclo, 2ºCiclo, 3º Ciclo, Secundário, Cursos
Profissionais, Cursos de Educação e Formação; Cursos de Ensino Vocacional e Ensino e
Formação de Adultos;
- Envio e receção de transferências de matrículas;
- Pagamento de matrícula: desde a Educação Pré-Escolar até à conclusão do 3º Ciclo, os
alunos estão isentos de pagamento. Os alunos do ensino Secundário pagam os impressos de
matrícula e os alunos fora da escolaridade obrigatória pagam:
• Atividades de complemento curricular: 5,00€;
• Impressos de matrícula: 3,00€;
22
 • Expediente: 6,00€;
• Seguro Escolar: 5,57€;
• Propinas: 0,45€ por disciplina (é gratuito para os alunos que usufruem de
escalão de abono de família);
- Cartão Eletrónico/estudante (o 1.º cartão é obrigatório a partir do 5º ano e é gratuito, os
restantes serão pagos a 5€ cada);
- Constituição de Turmas;
- Transferências no Portal das Escolas.

Avaliações:
- Preparar, antecipadamente, a documentação destinado ao diretor de turma para as
reuniões de avaliação;
- Imprimir pautas de final de período, afixá-las, e registos de avaliação;
- Realizar as inscrições de alunos nos Exames Nacionais;
- Dar apoio ao aluno e Diretor de Turma no pedido de autorização, ao JNE, de condições
especiais de exames;
- Impressão de Termos, para os três ciclos do ensino básico e secundário, certificados e
diplomas.

Exames Nacionais, Provas Finais de Ciclo e Provas de Aferição (Programas

PFEB,ENEB e ENES):
- Receber e guardar provas finais de ciclo e exames nacionais do ensino básico e secundário;
- Operacionalização dos programas referidos, lançando os dados referentes aos alunos,
classificadores e impressão de documentos;
- Importação e exportação de dados referentes a provas/exames obedecendo, com rigor, às
datas estabelecidas pelo Júri Nacional de Exames;
- Manter atualizados os referidos programas;
- Impressão de pautas e de resultados de provas finais de ciclo e resultados de exames
nacionais e de equivalência à frequência;
- Executar administrativamente todo o processo de reapreciação e reclamação das provas
de exame;
- Impressão de Termos do Programa ENES (Secundário), ENEB e PFEB;

23
- Impressão da ficha ENES (ficha de Acesso ao Ensino Superior);
- Afixação de documentação referente a exames.

Outros:
- Preencher mapas estatísticos relacionados com os alunos;
- Proceder ao envio de correspondência diversa (ofícios, fax, e-mail);
- Exportação para a MISI dos dados relativos aos alunos;
- Preparar comunicações internas, de cariz administrativo, de Alunos, Diretores de Turma,
Pais/Encarregados de Educação e outros utentes da escola;
- Passar certificados de matrícula, certidões de frequência ou conclusão e diplomas nos
respetivos modelos;
- Arquivo de documentos dos Cursos Profissionais nos respetivos processos;
- Prestar atendimento ao público, relativamente à área funcional (alunos);
- Preparar processos de atribuição de equivalências estrangeiras;
- Inscrição e atualização da plataforma SIGO;
- Atualização da legislação em vigor;
- Arquivo de documentos referentes aos alunos nos seus respetivos processos;
- Atendimento telefónico;
-Atualização do programa dos cartões eletrónicos.

24
ORGANOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS

ALUNOS

Vários Ciclos
Cursos

Matrículas
Processo Individual
Inscrições
Transferências

Ficheiro MISI

Processo Individual
● Cursos
● Disciplinas
● Turmas

Faltas

Avaliações
Frequência Final de
cada período

Cursos Profissionais (por Exames (PFEB, ENEB e Avaliação Final MISI

módulos), CEF, CEV, EFA ENES)

Pautas ● Inscrições
Exames Nacionais, de
equivalência à Termos ● Registo de
frequência e a nível de Certificados classificações
escola ● Requisição
Diplomas
● Reapreciação
● Resultados das
Reapreciações
Certificação

25
EXPEDIENTE E ARQUIVO DE CORRESPONDÊNCIA

À área de Expediente compete, em termos gerais:

Efetuar o tratamento de classificação e arquivo de toda a correspondência recebida e
expedida.

Procedimentos Adotados:
- Elaboração dos dossiês, organizados de acordo com a Lista Classificadora do Arquivo;
- Receção do correio seja em mão, correio eletrónico ou via CTT, registo de entrada e
classificação de acordo com o arquivo;
- Dar cumprimento ao solicitado pela Presidente da Comissão Administrativa
Provisória/Elementos da Comissão Administrativa Provisória/Chefe de Serviços
relativamente ao expediente:
- Responder por correio eletrónico ou ofício;
- Dar informação aos Coordenadores/ Professores/ Assistentes, seja por mão, correio
eletrónico ou via CTT;
- Fornecer dados/informação pedida;
- Arquivar o expediente nos respetivos dossiês de arquivo.

26
ORGANOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS

Elaboração dos dossiers de

arquivo e expediente

Receção do Correio

Registo da Entrada e
Classificação

Enviar a Despacho à Comissão

Administrativa Provisória/Chefe de
Serviços de administração Escolar

Dar cumprimento ao
Despacho emanado pela
Direção/Chefe de Serviços de
Administração Escolar

Arquivar expediente no
arquivo

Informar os interessados

Fornecer Dados/ Informação

27
PATRIMÓNIO

À área de Património compete, em termos gerais:

Registo de todos os bens inventariáveis, num software informático adequado para o efeito.

Procedimentos Adotados:
- Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro de todos os bens móveis, com
exceção dos não duradouros. São bens não duradouros os que têm consumo imediato, com
uma duração útil estimada inferior a um ano.
- Proceder ao registo informático através do CIME (Cadastro e Inventário dos Bens Móveis
do Estado), de todos os bens móveis:
- Bens destinados ao apetrechamento das instalações escolares, sujeitas ao cadastro e
inventário dos bens do estado;
- Para efeitos de inventariação, os móveis identificam-se a partir da sua designação,
marca, modelo e atribuição do respetivo código correspondente do classificador geral,
número de inventário, ano e custo de aquisição, custo de produção ou valor de avaliação.
- As várias espécies de móveis são agrupadas por classes.
- Os móveis que se encontram afetos aos serviços estão sujeitos a avaliações. As avaliações
devem basear-se nos preços correntes de mercado, ao seu valor atual.
- São também objeto de amortização, todos os bens móveis, bem como as grandes
reparações a que os mesmos tenham sido sujeitos que aumentam o seu valor real ou a
duração provável da sua utilização.
- A amortização baseia-se na estimativa do período de vida útil e no custo de aquisição.
- O período de vida útil varia consoante o tipo de bem.
- Legislação Aplicável: Portaria nº 671/2000, de 17 de abril.

28
 ORGANOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS

CIBE
Cadastro e Inventário
dos Bens do estado

CIME
Cadastro e Inventário
dos Bens Móveis do
Estado

Ficheiro Consultas Movimentos Mapas

- Classificações - Entradas - Ficha de Identificação

económicas
- Geral - Alterações - Ficha de Inventário
- Fornecedores - Abatidos - Ficha de Amortização
- Abates
- Responsável pelo - Classificação Geral - Bens Amortizáveis - Salas/ Locais
Controlo
- Bens Disponíveis - Outros

29
AÇÃO SOCIAL ESCOLAR (ASE)

Adotar todos os procedimentos relativos à gestão dos subsetores Transportes

Escolares, Seguro Escolar, Bufete, Papelaria, Auxílios Económicos, Leite Escolar e
Refeitório.

Procedimentos Adotados:
1 - Executar o programa informático do ASE;

2 - Organizar os serviços de refeitório, bufete e papelaria e orientar o pessoal que

neles trabalha, de forma a melhorar a qualidade dos serviços;

3 - Planear e requisitar os produtos necessários para os vários setores, bem como as

requisições oficiais, assegurando o bom funcionamento e boa gestão de todos os
setores;

4 - Elaborar os mapas mensais, relativos aos setores e enviar para a MISI e DGESTE,
bem como preenchimento das Plataformas REVVASE e RECORRA.

5 - Organizar e assegurar a informação dos apoios complementares aos alunos, aos

Encarregados de Educação e aos Professores / Diretores de Turma;

6 - Em caso de acidente escolar, proceder ao encaminhamento dos alunos e organizar

os respetivos processos.

SEGURO ESCOLAR
Todos os alunos que se encontrem matriculados e a frequentar este Agrupamento,
estão abrangidos pelo seguro de atividade escolar. Considera-se acidente escolar, tudo
o que provoque ao aluno doença, lesão corporal ou morte e que resulte de uma causa
externa súbita, fortuita ou violenta e que ocorra no local ou no tempo de atividade
escolar.

Neste setor, considera-se a atividade desenvolvida com a autorização e

responsabilização das autoridades escolares, nomeadamente:

30
· O trabalho escolar realizado pelos alunos dentro ou fora da sala de aula.
· Atividades desenvolvidas no pavilhão gimnodesportivo.
· Atividades recreativas ou culturais realizadas dentro da escola ou em espaços cedidos
a esta.
· Em práticas desportivas organizadas pelos serviços do Ministério de Educação.
· Visitas de estudo e excursões dentro do país e que se realizem nas condições legais.
· Intoxicação por ingestão de alimentos fornecidos no bufete.
·O acidente que ocorra na deslocação residência/escola e vice-versa é considerado
acidente escolar quando o aluno menor de idade não estiver acompanhado por adulto,
que nos termos da lei esteja obrigado à sua vigilância.
· Ocorra no percurso habitual feito pelo aluno ou período anterior ou posterior ao
início do termo.
· Ocorra no período de tempo considerado necessário para percorrer a distância da
escola/residência ao local do acidente.
Em caso de atropelamento a Ação Social Escolar só atuará quando a culpa do acidente
for, toda ou em parte, do aluno e se verificarem as seguintes condições:
· Ter ocorrido no percurso habitual casa/escola ou escola/casa e dentro do período de
tempo necessário a percorrer a distância a pé.
. Ser participado imediatamente às autoridades policiais e judiciais competentes.
. Ser participado à Ação Social Escolar em impresso próprio.
. A Ação Social Escolar só atuará após decisão judicial.

31
 ORGANOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS

ACIDENTE Seguro em Viagens

Visitas de estudo ao
Estrangeiro

Socorro ao aluno
Agência de Seguros
Orçamentos
(de acordo com o artigo
34º da Portaria nº413/99
de 8 de junho)
Doença
Dentes/Óculos Atropelamento
(só se resultar da atividade
escolar ou 1ª vez)

Apenas para o
estrangeiro, envolve
Aviso à Família todos os alunos
Aviso à Família (assegura todo o tipo de
Aviso à Família
acidente, morte e
funeral)

Serviço Nacional de
Saúde/Privado Inquérito DGESTE Participação às
Serviço Nacional de Autoridades Policiais
(quando não há recurso Saúde (3 dias)
público)

Inquérito Ministério Público

Encargo
Decisão do Tribunal
(Fatura)

Se o aluno for culpado,

Requisição de Fundos o seguro escolar paga a
totalidade das despesas
mesmo a terceiros

Contabilidade
Tratamento Contabilístico

Verificação de Saldos -
Autorização de Pagamento
(Conselho Administrativo)

Pagamento da Despesa -
Cheque/ transferência
bancária
Gera informação para a
folha de cofre

Receção do recibo e
arquivo de documentos

32
BUFETE
1 – O horário de funcionamento do bufete encontra-se exposto em local visível junto
às suas instalações, bem como o preço dos produtos.

2 – Têm acesso ao bufete os professores, alunos, funcionários e outros utilizadores

devidamente autorizados pela Comissão Administrativa Provisória.
3 – A aquisição dos produtos faz-se mediante a entrega ao funcionário do respetivo
cartão magnético/senha.
4 – O preço dos produtos praticados no bufete não deve ter como objetivo o lucro,
mas apenas garantir a cobertura de eventuais perdas e danos, estando os valores do
seu lucro dentro dos parâmetros de razoabilidade definidos superiormente.
5 – Ao ASE, no setor do bufete, compete:
a) Garantir que os produtos armazenados, expostos e servidos se encontrem em bom
estado de conservação;
b) Devolver ou inutilizar, informando o Subdiretor e o Assistente Técnico responsável
pelo setor, os produtos que não se apresentem em condições de serem consumidos;
c) Requisitar os produtos necessários ao funcionamento do seu setor elaborando a
relação de necessidades;
d) Manter um stock pequeno de produtos e garantir que não esgote em condições
normais;
e) Verificar, sempre que possível em conjunto com o Assistente Técnico, a receção da
mercadoria, de acordo com a requisição oficial.

33
 ORGANOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS

Relação de Requisição Introdução da

Fatura Receita Diária Lucros
Necessidade Oficial Mercadoria

Despesas Suplementos
Conatbilidade
Gerais Alimentares

Verificação dos
Saldos
Autorização do
Conselho
Administrativo

Pagamento da
Despesa
Cheque/transferênc
ia Bancária

Receção do recibo e Gera Informação para a

arquivo dos folha de cofre
documentos

34
PAPELARIA
1. O horário de funcionamento da papelaria deve estar exposto em local visível junto
às suas instalações, bem como o preço dos produtos.

2. Têm acesso à papelaria os professores, alunos, funcionários e outros utilizadores

devidamente autorizados pela Comissão Administrativa Provisória, para aquisição de
material necessário aos trabalhos escolares.
3. O preço dos produtos praticados na papelaria não deve ter como objetivo o lucro,
mas apenas garantir a cobertura de eventuais perdas e danos, estando os valores do
seu lucro dentro dos parâmetros de razoabilidade definidos superiormente.
4. Ao ASE, no setor da papelaria, compete:
a) Garantir que os produtos armazenados, expostos e servidos se encontrem em bom
estado de conservação;
b) Devolver ou inutilizar os produtos que não se apresentem em boas condições;
c) Requisitar os produtos necessários ao funcionamento do seu setor, elaborando a
respetiva relação de necessidades;
d) Manter um stock pequeno de produtos e garantir que não esgote em condições
normais.
5. À Assistente Operacional responsável pela Papelaria compete:
a. Inventariar as necessidades em termos de aquisição;
b. Manter inventários atualizados (trimestralmente).

35
 ORGANOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS

Relação de Requisição Introdução da

Fatura Receita Diária Lucros
Necessidade Oficial Mercadoria

Material para Material/

Contabilidade Prémios para Biblioteca manuais para
os alunos incluindo alunos
Software carenciados

Verificação dos Saldos

Autorização do
Conselho
Administrativo

Pagamento da
Despesa
Cheque/transferên
cia Bancária

Receção do recibo Gera Informação para

e arquivo dos a folha de cofre
documentos

36
REFEITÓRIO
1. O horário de funcionamento do refeitório encontra-se exposto em local visível, junto
às suas instalações.

2. O horário de funcionamento do refeitório é o seguinte: 12H15 às 14H15.

3. O preço da senha é fixado por lei, e a mesma deve ser adquirida no dia útil anterior,
ou no próprio dia da refeição, até às 10H30, com um agravamento de preço.
4. Podem utilizar o refeitório os professores, funcionários, alunos da escola ou de
outras escolas quando inseridos em atividades devidamente autorizadas.
5. Todos os alunos e demais utentes deverão esperar ordeiramente a sua vez de entrar
na cantina escolar, seguindo na fila de "self-service", com ordem e respeito absoluto
pelas instruções dadas pelo funcionário de serviço.
6. No último dia útil de cada semana deve ser exposta, para a semana seguinte, nas
instalações do refeitório e no local de aquisição de senhas, a respetiva ementa (e a
respetiva ficha nutricional) para essa semana.
7. Por razões de saúde e a pedido do interessado, mediante prescrição médica, pode
ser confecionada uma refeição de “dieta” que, no entanto, não deve ultrapassar o
custo da refeição normal.
8. O Refeitório é de gestão concessionada.

TRANSPORTES ESCOLARES
1. O conjunto dos meios de transporte utilizados pelos alunos na sua deslocação diária
casa/escola e escola/ casa e que visa o cumprimento da escolaridade obrigatória, bem
como a continuação de estudos, designa--se por transporte escolar.

2. Para os alunos até ao 9ºano, o transporte escolar é gratuito, os alunos do ensino

secundário pagam 50% do valor total do passe escolar, desde que estejam
matriculados na escola da sua área de residência e que residam a mais de 4km do
estabelecimento de ensino.
3. Os transportes escolares são da responsabilidade da Câmara Municipal.

37
LEITE ESCOLAR
Têm acesso ao consumo do leite escolar, todos os alunos que frequentam o ensino
pré-escolar e o 1º ciclo nas escolas pertencentes a este Agrupamento. A aquisição do
leite escolar é controlada pelos Serviços Administrativos, estando uma Assistente
Técnica responsável por todo o processo de organização do leite escolar. A aquisição
do leite escolar é efetuada através da constituição de procedimento de aquisição
pública em plataforma eletrónica.

38
 ORGANOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS

Levantamento
Requisição Entrada da Registo diário de Mapa de
das Fatura
Oficial Mercadoria consumo consumo
Necessidades

Mapa mensal
Contabilidade

Mapa
Verificação dos Saldos Semestral
Autorização do Conselho
Administrativo - autorização
do pagamento

Pagamento da
Despesa
Cheque/transferência
Bancária

Receção do recibo
e arquivo dos
documentos

39
AUXÍLIOS ECONÓMICOS
Os auxílios económicos visam reforçar as bonificações da prestação de serviços aos
alunos com menos recursos de modo a permitir o cumprimento da escolaridade
obrigatória.

Contribuição de Atribuição de Bonificações

- Todos os alunos se poderão candidatar devendo para isso:
* Preencher o boletim que será adquirido na papelaria.
*Entregar o boletim devidamente preenchido nos Serviços Administrativos
acompanhado de declaração da segurança social ou da entidade patronal respeitante
ao escalão de Abono de Família, no período previamente estabelecido e divulgado.

- Dar cumprimento à legislação em vigor.

- Comprar de material escolar para a Papelaria a fim de suprir o material escolar

levantado pelos alunos subsidiados (a preço de custo)

- Organizar/Gerir a Bolsa de Manuais

- Organizar os processos individuais dos alunos que se candidatem a subsídios ou

bolsas de mérito.

40
 ORGANOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS

Divulgação pelos Profs/DT da Afixação das listas dos alunos

data limite p/entrega das Atribuição do candidatos ao subsídio e
candidaturas a subsídio Escalão de Subsídio respetivo esclão

Material de uso Material de uso

duradouro (livros) Bolsa de Mérito
Alimentação corrente
Bolsa de Manuais
Escolares
Fornecimento pela
Papelaria Escolar Requisição Aviso de Divulgação

Fatura Requerimento do
interessado

Contabilidade Avaliação das

condições de
atribuição

Verificação dos saldos - autorização

do Conselho Administrativo
(autorização de pagamento) Afixação da lista final

Pagamento
distribuido pelas três
Receção do recibo e Pagamento da despesa Gera informação tranches
arquivo dos - Cheque/transferência para todos os
documentos bancária documentos no
Programa SASE

41
 REGULAMENTO DE DESLOCAÇÃO E AJUDAS DE CUSTO

Processamento

Artigo 1º
Objetivo
Considerando que as deslocações de funcionários (trabalhadores da função pública)
por motivo de serviço público, em território nacional, podem ocasionar ajudas de
custo, encargos com transportes e ainda subsídio de viagem e de marcha, definem-se
os procedimentos, estipulados no Artigo 2º, para o Agrupamento de Escolas de
Salvaterra de Magos.
Artigo 2º
Procedimentos
O presente Regulamento institui os procedimentos a adotar no Agrupamento de
Escolas de Salvaterra de Magos:
a) O processamento aqui previsto visa a melhoria dos procedimentos internos e
tratamento da respetiva documentação;
b) Os Boletins Itinerários das deslocações de pessoal docente e não docente
deverão ser entregues ao assistente técnico responsável pelo respetivo
processamento, devidamente preenchidos e acompanhados da
correspondente fundamentação.

Artigo 3º
Modelo de impresso a utilizar
Boletim Itinerário – Modelo nº 683 (Exclusivo da INCM, S.A.)

Artigo 4º
Despesas autorizadas
1. As despesas de transporte dos funcionários, quando deslocados em serviço,
devidamente autorizados, podem satisfazer-se de dois modos:
a) Atribuição de subsídio por quilómetro percorrido;
b) Pagamento da despesa efetivamente realizada.

42
2. São contempladas, entre outras, as seguintes atividades: ações programadas
superiormente de caráter obrigatório, reuniões convocadas superiormente para
professores supervisores e classificadores de provas de exame, levantamento e
entrega de provas de exame.
3. Sempre que as ajudas de custo a abonar incluam o custo do almoço, será deduzido
o abono diário do subsídio de refeição na importância das ajudas de custo.
4. As deslocações estão sujeitas a despacho de autorização e aos termos em que as
mesmas podem ser efetuadas por parte da Presidente da Comissão Administrativa
Provisória. Sempre que haja transporte público onde se situa o domicílio necessário
e as localidades onde se vai realizar o serviço e o funcionário reconheça que lhe é
mais favorável a utilização de automóvel próprio em alternativa aos transportes
públicos, a deslocação é autorizada desde que daí não resultem maiores encargos
para o Estado que os correspondentes à utilização dos transportes públicos.
5. Serão autorizadas as deslocações em automóvel próprio, sujeitas a despacho
fundamentado da Presidente da Comissão Administrativa Provisória, desde que da
mesma resultem benefícios para o desenvolvimento das atividades do
Agrupamento, nomeadamente, a diminuição de encargos e o não prejuízo de
atividades letivas ou não letivas, nos termos seguintes:
5.1. Por inexistência de transporte público para o local de destino;
5.2. Por incompatibidade de horários dos transportes;
5.3. Por urgência do serviço;
5.4. Para depósito em numerário de valor superior a 200 euros;
5.5. Para transporte de exames e provas;
5.6. Para transporte de determinado material didático ou outro sensível a
deslocações;
5.7. Para deslocações dos docentes corretores de provas ou exames;
5.8. Outras situações a explicar.;
É considerada deslocação em serviço, para efeitos de processamento de despesas
de transporte, a que ocorre dentro da área territorial do Agrupamento de Escolas
de Salvaterra de Magos, isto é, entre as escolas que integram o Agrupamento e
entre estas e a Escola sede, sempre que haja incompatibilidade de horários dos
transportes com os horários que os docentes lecionam.

43
 Artigo 5º
Contagem das distâncias
1. Para efeitos da contabilização da quilometragem a registar nos boletins de
itinerário, será sempre registado o número de quilómetros definido no percurso
aconselhado pela Guia Michelin.
2. Serão abonados os percursos superiores a 20km do domicílio necessário e nas
deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 50km do mesmo
domicilio.

Artigo 6º
Legislação aplicável
Este processo decorre de acordo com os seguintes normativos:
a) Decreto-Lei nº 106/98 de 24 de abril;
b) Portaria nº 1553-D/2008, de 31 de dezembro;
c) Decreto-Lei nº 137/2010, de 28 de dezembro.

Artigo 7º
Outros documentos de suporte à legislação aplicável
Este Regulamento integra os seguintes anexos:
Anexo I – Regulamento do Fundo de Maneio;
Anexo II – Nota Informativa Nº 10/IGEFE/DGRH/DOGEEBS/2017;
Anexo III – Sinopse mais relevantes do Decreto-Lei nº 106/98, de 24 de abril;
Anexo IV – Instruções para o preenchimento do Boletim Itinerário.

44
 ANEXO I

Regulamento do Fundo de Maneio

Artigo 1º
Enquadramento legal do fundo de maneio
1. O Fundo de Maneio «destina-se a registar os movimentos relativos ao fundo de maneio
criado pelas entidades nos termos legais, devendo ser criadas as subcontas necessárias, tantas
quantas os fundos constituídos»;
2. O regime legal geral do Fundo de Maneio é definido pelo artigo 32° do DL 155 / 92 de 28 de
julho;
3. Nos termos do referido artigo, é possível que, para a realização de despesas de pequenos
montantes, os organismos públicos possam constituir um fundo de maneio, desde que,
aprovados por despacho interno do responsável. Prevê igualmente que o fundo de maneio
possa dividir-se em vários fundos de maneio.

Artigo 2º
Criação do fundo de maneio
1. Os fundos de maneio são anuais e deverão ser renovados todos os anos;
2.No início de cada ano económico, com base na legislação em vigor, é constituído o fundo de
maneio no montante e relativo às contas que o conselho administrativo determinar,
garantindo sempre o cumprimento da lei;
3. Cabe ao conselho administrativo da escola a definição anual do valor máximo a atribuir
como fundo de maneio. De acordo com o nº 1 do artigo15.º do Decreto-Lei nº 41/ 2008, esse
valor não pode ultrapassar um duodécimo da dotação do respetivo orçamento;
4. Para a criação do fundo de maneio deverá ser exarado um despacho de autorização redigido
pela Presidente do Conselho Administrativo, devendo indicar claramente o responsável pela
sua utilização, o limite máximo do Fundo de Maneio e as rúbricas da classificação económica
das despesas.

Artigo 3º
Fundo de maneio
1.O fundo de maneio consiste na verba destinada a pagamentos de baixo montante, urgentes
e inadiáveis cuja movimentação é da exclusiva competência do responsável para o efeito;

1
2.O fundo de maneio da escola aprovado em conselho administrativo, para o ano de 2017 é no
valor de 300 Euros mensal (200 € para a Escola sede e 100 € para o ASE) para despesas do
orçamento de dotação em compensação e receitas;
3. Para efeito da determinação destes valores, estes têm de ser integrados numa mesma
despesa ou conjunto de despesas da mesma natureza, isto é, com a mesma classificação
económica;
4. Para tal deve ser elaborado pela responsável da Área de Contabilidade, um mapa de fundo
de maneio por dotação orçamental, onde se regista o saldo inicial, os diferentes gastos que
vão sendo justificados e as subsequentes reposições;
5. Cada despesa realizada deverá ser suportada pelos documentos legalmente exigidos para o
efeito, integrando contudo, na lista de necessidades, a obrigatoriedade do registo da
justificação da utilização do fundo de maneio.
6. Os documentos relativos a aquisições por fundo de maneio, deverão ser remetidos
mensalmente à contabilidade devidamente fundamentados;
7. São responsáveis pelo fundo de maneio e respetivos valores, o conselho administrativo e o
tesoureiro que respondem pelo cumprimento das formalidades legais aplicáveis à realização
das despesas ali incluídas, bem como pelo respetivo pagamento.

Artigo 4º
Limites à utilização do fundo de maneio
1. A utilização do fundo maneio deve sempre ser tratada como uma situação excecional,
devendo apenas ser movimentado para pequenas aquisições que devam ser pagas em
numerário no ato da compra, das quais não se podem seguir os procedimentos normais de
aquisição de bens e serviços;
2. Consideram-se de pequeno montante as despesas de valor global igual ou inferior a 200
euros;
3. Não poderão ser efetuados pagamentos por fundo de maneio de determinadas despesas,
nomeadamente, ajudas de custo, recibos verdes, aquisições de bens duradouros sujeitos a
inventário;
4. Só serão atribuídos fundos de maneio se o saldo do Serviço for positivo, e se estiverem
regularizados na Tesouraria todos os fundos de maneio anteriores.
 Artigo 5º
Reconstituição do fundo de maneio
1. De acordo com as necessidades do serviço procede-se à reconstituição do fundo de maneio
com base nas despesas efetuadas através do seu registo contabilístico. A reconstituição ocorre
durante a 1ª semana de cada mês;
2. O fundo de maneio deve ser regularizado mensalmente, podendo em casos especiais e
devidamente fundamentados (por exemplo, para fazer face a uma despesa extraordinária) ser
regularizado quinzenalmente, desde que seja aprovada em reunião do conselho
administrativo;
3. A reposição deve ser feita com base no formulário de reposição de fundo de maneio e mapa
de reposição que deverá acompanhar o conjunto dos documentos processados para que seja
possível emitir o pagamento;
4. Todos os pedidos de reposição de fundo de maneio carecem de uma autorização de
despesa, que deverá ser dada por quem tem competência para tal, ou então a quem o
responsável tenha delegado;
5. A reposição do fundo de maneio não deverá incluir documentos com datas anteriores à
última reposição;
6. Os documentos de suporte terão de ser obrigatoriamente vendas a dinheiro,faturas/ recibos
e faturas acompanhadas do respetivo recibo;
7. Todos os documentos devem estar devidamente autorizados e assinados pelo responsável,
que deverá indicar o motivo da referida despesa;
8. O fundo de maneio deverá ser liquidado até 31 de dezembro do próprio ano a que se
reporta;
9. Caso não haja documentos de despesas, o numerário que constitui o fundo de maneio inicial
deve ser entregue na tesouraria, que procederá ao seu depósito, garantindo que o talão de
depósito deverá igualar a reposição do fundo de maneio inicial.

Artigo 6º
Omissões
Os casos não previstos no presente regulamento e as dúvidas resultantes da sua aplicação
serão resolvidas pelo Conselho Administrativo e pela Direção.
ANEXO II
 ANEXO III

Sinopse dos aspetos mais relevantes do Decreto-Lei nº 106/98, de 24 de abril

 Domicício necessário (alínea a) do artigo 2º)

“A localidade onde o funcionário aceitou o lugar ou cargo, se aí ficar a prestar

serviço”.

 Deslocações diárias (artigo 4º)

“…as que se realizam num período de vinte e quatro horas…”

 Deslocações por dias sucessivos (artigo 5º)

“…as que se efetivam num período de tempo superior a vinte e quatro horas…”

 Direito ao abono (artigo 6º) com alteração introduzida pelo disposto no artigo 41º
da Lei nº 66-B/2012, de 31 dezembro

“Só há direito ao abono de ajudas de custo nas deslocações diárias que se realizem
para além de 20km do domicílio necessário e nas deslocações por dias sucessivos
que se realizem para além de 50km do mesmo domicílio. ”

 Contagem das distâncias (artigo 7º)

“…são contadas da periferia da localidade onde o funcionário ou agente tem o seu

domicílio necessário e a partir do ponto mais próximo do local de destino”.

 Condições de atribuição (artigo 8º)

“1 – O abono da ajuda de custo corresponde ao pagamento de uma parte da

importância diária que estiver fixada ou da sua totalidade, conforme o disposto nos
números seguintes”.

“2 – Nas deslocações diárias, abonam-se as seguintes percentagens da ajuda de

custo diária:

a) Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido

entre as 13 e as 14 horas – 25%;

b) Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido

entre as 20 e as 21 horas – 25%;
 c) Se a deslocação implicar alojamento – 50%.

“4 – Nas deslocações por dias sucessivos abonam-se as seguintes percentagens da

ajuda de custo diário:

a) Dia da partida:

Horas de partida Percen-

tagem

Até às 13 horas ………………………………………………………………………………………….….. 100

Depois das 13 até às 21 horas …………………………………………………..………………….. 75

Depois das 21 horas ……………………………………..…………………………..………………….. 50

b) Dia da regresso:

Horas de chegada Percen-

tagem

Até às 13 horas …………………………………………………………………………………………….. 0

Depois das 13 até às 20 horas …………………………………………………..………………….. 25

Depois das 20 horas ……………………………………..…………………………..………………….. 50

c) Restantes dias – 100%

 Meios de transporte (nº 2 do artigo 18º)

“… devem utilizar-se preferencialmente os transportes coletivos de serviço público,

permitindo-se, em casos especiais, uso do automóvel próprio do funcionário ou
agente ou o recurso ao automóvel de aluguer, sem prejuízo da utilização de outro
meio de transporte que se mostre mais conveniente desde que em relação a ele
esteja fixado o respetivo abono”.

 Uso de automóvel própio (artigo 20º)

“1 – A título excecional, e em casos de comprovado interesse dos serviços nos

termos dos números seguintes, pode ser autorizado, com o acordo do funcionário
 ou agente, o uso de veículo próprio nas deslocações em serviço em território
nacional”.

“2 – O uso de viatura própria só é permitido quando, esgotadas as possibilidades de

utilização económica das viaturas afetas ao serviço, o atraso no transporte implique
grave inconveniente para o serviço”.

“3 – Na autorização individual para o uso de automóvel próprio deve ter-se em

consideração, o interesse do serviço numa perspetiva económico-funcional mais
rentável”.

“4 – A pedido do interessado e por sua conveniência, pode sr autorizado o uso de

veículo próprio em deslocações de serviço para localidades servidas por transporte
público que o funcionário ou agente devesse, em princípio, utilizar, abonando-se,
neste caso, apenas o montante correspondente ao custo das passagens no
transporte coletivo”.

 Uso de automóvel de aluguer (artigo 21º)

“O transporte em automovel de aluguer só deve verificar-se nos casos em que a

sua utilização seja considerada absolutamente indispensável ao interesse dos
serviços e mediante prévia autorização”.

 Casos especiais (artigo 22º)

“1 – Em casos especiais, e quando não for possível ou conveniente utilizar os

transportes coletivos,pode ser autorizado o reembolso das despesas de transporte
efetivamente realizadas ou o abono do correspondente subsídio, se for caso disso,
mediante pedido devidamente fundamentado a apresentar no prazo de 10 dias
após a realização da diligência”.

“2 – Para efeitos do pagamento dos quantitativos autorizados, os interessados

apresentam nos serviços os documentos comprovativos das despesas de
transportes ou os boletins itinerários devidamente preenchidos”.

 Âmbito das depesas de transporte e modos de pagamento (artigo 26º)

“As despesas de transporte devem corresponder ao montante efetivamente

despendido, podendo o seu pagamento ser efetuado nas formas seguintes:
 a) Através de requisição de passagens às empresas transportadoras, quer
diretamente por reembolso ao funcionário ou agente”;

b) Atribuição de subsídio por quilómetro percorrido, calculado de forma a

cmpensar o funcionário ou agente da despesa realmente efetuada.

 Subsídio de transporte (artigo 27º)

“1 – O subsídio de transporte depende da utilização de automóvel próprio do

funcionário ou agente”.

“3 – O abono dos subsídios de transporte é devido a partir da periferia do domicílio

necessário dos funcionários ou agentes”.

 Documentação das despesas (artigo 31º)

“1 – As despesas efetuadas com transportes são reembolsadas pelo montante

despendido, mediante a apresentação dos documentos comprovativos”.

“2 – As despesas efetuadas com transportes nas áreas urbanas e suburvanas, por

motivo de serviço público, podem ser documentadas com a apresentação de uma
relação dos quantitativos despendidos em cada deslocação, devidamente visado
pelo dirigente do serviço”.

 Subsídio de refeição (artigo 37º)

“O quantitativo correspondente ao abono diário do subsídio de refeição é deduzido

nas ajudas de custo, quando as despesas sujeitas a compensação incluírem o custo
do almoço”.
 ANEXO IV

Instruções para o preenchimento do Boletim Itinerário

1 – Educação.
2 – Instituto de Gestão Financeira da Educação, I.P.
3 – Agrupamento de Escolas de Salvaterra de Magos.
4 – Mês em que efetuou o serviço.
5 – Indicar a localidade conde exerce efetivamente funções.
6 – Indicar o(s) dia(s) em que efetuou o(s) serviço(s) com direito a ajudas de custo.
Quando a deslocação iniciada num determinado mês se prolongue para o mês
seguinte, não se preencherá, evidentemente, a coluna destinada ao “regresso” e
indicar-se-á em observações que a diligência continua para o mês seguinte.
No boletim do mês seguinte inscrever-se-à na coluna “Início ou continuação do
serviço”, o 1º dia desse mês, e ao lado, no espaço reservado às horas, um (*)
corresponde a uma observação em que se dirá ser continuação do serviço iniciado em
___/___/___.
7 – Descreva, resumidamente, nas duas linhas que tem para o efeito, para cada dia do
mês, o serviço que efetuou com direito a ajudas de custo.
8 – Localidade(s) onde decorreu o serviço.
9 – Dia do serviço efetuado. (Deve coincidir com o(s) indicado(o) em 6.
10 – Hora da partida.
11 – Igual a 6 e 9.
12 – Hora da chegada a uma das localidades (mais próximas) das indicadas em 5.
13 – Colocar o escalão/índice, NIB, NIF, CC c/a respetiva validade e, ainda, caso exista,
o documento que o (a) convoca para o serviço.
14 – Se tiver despesas de transporte com o serviço indicado em 7 coloque esse(s)
dia(s).
15 – Exemplo: Salvaterra de Magos – Santarém – Salvaterra de Magos.
16 – Total dos quilómetros percorridos (conforme dispõe o artigo 7º do D.L. nº 106/98,
de 24.04).
17 – Exemplo: Portagens, bilhetes do autocarro.. (anexar comprovativos).
18 – Se efetuar a deslocação com colega(s) do mesmo Agrupamento indicar, por
exemplo: Viajou conjuntamente comigo e no meu automóvel, o(s) colega(s).
19 – Deverá coincidir com o indicado em 17.
20 – Data (deverá ser a da entrega nos Serviços de Administração Escolar).