(Ebook - Ita) - Manuale Microsoft Project 2000

Dipartimento del Tesoro
PROJECT
Proprietà del Dipartimento Tesoro - Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica.
Il presente manuale può essere riprodotto liberamente con qualsasi mezzo a condizione di citarne la fonte.
Project
SOMMARIO
1 Introduzione alla gestione del progetto..........................................................................5

1.1 Comprendere la definizione di progetto ................................................................................ 5
1.2 Il triangolo di progetto: considerare i progetti in termini di tempo, costi e ambito...................... 5
1.3 Gestire i propri progetti con Microsoft Project........................................................................ 9
2 Iniziare a lavorare con Microsoft Project......................................................................10
2.1 Iniziare con Microsoft Project............................................................................................. 10
2.2 Lavorare con menu e barre degli strumenti......................................................................... 12
2.3 Passare tra visualizzazioni e tabelle ................................................................................... 14
2.4 Creare un file di progetto................................................................................................... 17
2.5 Inserire le proprietà del progetto ........................................................................................ 18
2.6 Salvare un file di Microsoft Project ..................................................................................... 19
3 Inserire e organizzare le attività.....................................................................................21
3.1 Inserire attività .................................................................................................................. 21
3.2 Valutare le durate ............................................................................................................. 22
3.3 Stabilire durate accurate ................................................................................................... 23
3.4 Dividere un’attività estesa in attività più brevi ...................................................................... 25
3.5 Collegare le attività ........................................................................................................... 25
3.6 Controllare la durata del progetto....................................................................................... 28
3.7 Inserire nuove attività........................................................................................................ 29
3.8 Eliminare attività ............................................................................................................... 30
3.9 Organizzare le attività in fasi.............................................................................................. 30
3.10 Inserire un’attività cardine .............................................................................................. 31
4 Impostare le risorse.........................................................................................................33
4.1 Impostare risorse umane................................................................................................... 33
4.2 Impostare risorse di attrezzatura ........................................................................................ 35
4.3 Impostare risorse materiali ................................................................................................ 37
4.4 Inserire tariffe per le risorse ............................................................................................... 37
4.5 Organizzare le risorse in gruppi ......................................................................................... 40
4.6 Inserire informazioni aggiuntive sulle risorse in un campo di testo........................................ 40
5 Assegnare le risorse alle attività ...................................................................................43
5.1 Assegnare una singola risorsa a un’attività......................................................................... 43
5.2 La formula di pianificazione: visualizzare durata, unità e lavoro............................................ 44
5.3 Assegnare più risorse a un’attività...................................................................................... 45
5.4 Quando è opportuno usare la pianificazione basata sulle risorse?........................................ 49
5.5 Assegnare risorse senza pianificazione basata sulle risorse ................................................ 50
5.6 Eliminare l’assegnazione di una risorsa.............................................................................. 52
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Project
5.7 Assegnare risorse materiali alle attività............................................................................... 53

5.8 Creare una nuova risorsa e assegnarla a un’attività ............................................................ 54
6 Ottimizzare i dettagli delle attività .................................................................................56
6.1 Adattare il periodo lavorativo per il progetto........................................................................ 56
6.2 Adattare l’orario di lavoro per le singole attività ................................................................... 58
6.3 Adattare le relazioni tra attività........................................................................................... 60
6.4 Cambiare i tipi di attività .................................................................................................... 63
6.5 Interrompere il lavoro a un’attività ...................................................................................... 66
6.6 Inserire costi fissi.............................................................................................................. 68
6.7 Impostare un’attività periodica ........................................................................................... 69
6.8 Impostare i vincoli delle attività .......................................................................................... 70
6.9 Riorganizzare fasi e attività................................................................................................ 73
6.10 Inserire date di scadenza............................................................................................... 74
6.11 Visualizzare il percorso critico del progetto ..................................................................... 76
6.12 Documentare i dettagli delle attività con not e e collegamenti ipertestuali........................... 78
7 Ottimizzare i dettagli delle risorse .................................................................................80
7.1 Adattare l’orario di lavoro per le singole risorse................................................................... 80
7.2 Impostare la disponibilità delle risorse da applicare in tempi diversi...................................... 81
7.3 Inserire più tariffe per una singola risorsa ........................................................................... 83
7.4 Impostare tariffe da applicare in tempi diversi ..................................................................... 83
7.5 Esaminare i costi delle risorse ........................................................................................... 84
7.6 Esaminare l’assegnazione delle risorse nel tempo .............................................................. 86
7.7 Livellare risorse sovrassegnate.......................................................................................... 91
7.8 Documentare i dettagli sulle risorse nelle note .................................................................... 95
8 Ottimizzare i dettagli delle assegnazioni......................................................................97
8.1 Sostituire l’assegnazione di una risorsa.............................................................................. 97
8.2 Applicare tariffe diverse alle assegnazioni .......................................................................... 98
8.3 Ritardare l’inizio delle assegnazioni.................................................................................. 101
8.4 Applicare distribuzioni alle assegnazioni........................................................................... 102
8.5 Inserire i tassi di consumo delle risorse materiali............................................................... 104
8.6 Paragonare risorse di lavoro e materiali ........................................................................... 106
8.7 Documentare i dettagli nelle note di un’assegnazione ....................................................... 106
9 Visualizzare le informazioni sul progetto nel modo desiderato ..............................108
9.1 Ordinare i dati in una visualizzazione ............................................................................... 108
9.2 Raggruppare i dati in una visualizzazione ......................................................................... 111
9.3 Filtrare i dati in una visualizzazione.................................................................................. 114
9.4 Modificare e creare tabelle .............................................................................................. 117
9.5 Definire visualizzazioni personalizzate ............................................................................. 120
9.6 Formattare il Diagramma di Gantt .................................................................................... 122
9.7 Formattare il Diagramma reticolare .................................................................................. 124
9.8 Formattare la visualizzazione Calendario ......................................................................... 126
10 Stampare informazioni sul progetto............................................................................129
10.1 Disegnare su un Diagramma di Gantt........................................................................... 129
10.2 Personalizzare e stampare visualizzazioni .................................................................... 130
10.3 Personalizzare e stampare relazioni ............................................................................. 134
11 Verificare l’avanzamento sulla base del piano del progetto ....................................137
11.1 Salvare una previsione di progetto ............................................................................... 137
11.2 Verificare un progetto in base alla pianificazione ........................................................... 141
11.3 Inserire percentuali di completamento delle attività........................................................ 142
11.4 Inserire valori effettivi di inizio, fine e durata delle attività ............................................... 143
11.5 Verificare il lavoro in base ai periodi di tempo................................................................ 145
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11.6 Modificare il lavoro rimanente o la durata delle attività ................................................... 149

11.7 Salvare un piano provvisorio ........................................................................................ 151
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1 Introduzione alla gestione del progetto

Questo capitolo introduce la gestione del progetto. Sebbene si tratti di un argomento piuttosto
esteso, essa si concentrerà sul modello del “triangolo di progetto”, nel quale i progetti sono
analizzati in termini di tempo, costo e ambito.
1.1 Comprendere la definizione di progetto

Per avere successo come manager di progetto, è importante completare i progetti entro i tempi
richiesti, all’interno del budget definito e con la piena soddisfazione dei propri clienti. Tale
affermazione potrebbe sembrare piuttosto semplice, ma accade spesso di sentire parlare di
progetti completati in ritardo o con costi troppo elevati, oppure che non soddisfano le esigenze dei
clienti.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (abbreviato con la sigla PMBOK e
pronunciato “pimbok”) definisce un progetto come “uno sforzo temporaneo atto a creare un
prodotto o un servizio unico”. Analizzeremo ora tale definizione per chiarire il significato di
progetto.
Innanzi tutto, un progetto è temporaneo. La durata di un progetto potrebbe corrispondere a una
singola settimana oppure si potrebbe protrarre per diversi anni, ma presenta in ogni caso un
termine. Potresti anche non conoscere precisamente tale data all’inizio del progetto, ma sapere
che ciò avverrà in un istante futuro. I progetti si diversificano dalle operazioni in corso, sebbene si
tratti di due concetti estremamente simili. Le operazioni in corso, come suggerito dal nome stesso,
si protraggono indefinitamente nel tempo e non viene stabilita alcuna data terminale. Gli esempi
includono la maggior parte delle attività eseguite nei reparti contabili e delle risorse umane. Coloro
che si occupano di operazioni in corso potrebbero anche occuparsi della gestione di progetti; per
esempio, un manager del reparto risorse umane di una grande organizzazione potrebbe pianificare
una sessione di reclutamento studenti. Tuttavia, i progetti si distinguono dalle operazioni in corso
poiché prevedono una data finale, come nel caso della data in cui avverrà il reclutamento
studentesco.
Inoltre, un progetto è uno sforzo. Le risorse, come persone e attrezzature, devono effettuare il
lavoro. Tale sforzo viene assunto da un team o un’organizzazione, in modo che i progetti
assumano la loro caratteristica di eventi intenzionali e pianificati. I progetti di successo non si
verificano spontaneamente, ma seguono una determinata preparazione e pianificazione
preventiva.
Infine, ogni progetto crea un prodotto o un servizio unico. Si tratta dell’obiettivo del progetto, la
ragione per la quale quest’ultimo è stato effettuato. Una raffineria produttrice di carburante non
produce un prodotto unico. L’idea completa, in questo caso, consiste nella produzione di una
merce standardizzata; solitamente, presso un distributore non si desidera acquistare carburante
significativamente differente da quello di un altro distributore. Tuttavia, anche gli aerei commerciali
sono prodotti unici: sebbene tutti i Boeing 777 possano sembrare simili alla maggior parte degli
osservatori, in realtà si tratta di prodotti estremamente personalizzati per le esigenze dei clienti.
Finora, potresti aver compreso che la maggior parte del lavoro è di tipo progettuale. Se pianifichi,
verifichi o gestisci qualsiasi attività, si tratterà di un successo sicuro: stai già eseguendo del lavoro
di gestione del progetto!
La gestione del progetto è una professione riconosciuta sin dagli anni ‘50, ma alcune forme di
lavoro di gestione del progetto sono comparse insieme alla necessità di portare a termine attività
più complesse. Durante la costruzione delle grandi piramidi d’Egitto, in un determinato luogo
qualcuno stava verificando le risorse, pianificando e determinando le caratteristiche per l’obiettivo
finale.
1.2 Il triangolo di progetto: considerare i progetti in termini di tempo, costi e ambito

Puoi visualizzare un progetto in diversi modi, ma ti consigliamo di applicare lo schema del triangolo
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Project
di progetto:
Questo tema presenta molte variazioni, ma l’idea fondamentale è che ogni progetto possiede un
vincolo temporale, un determinato tipo di budget e richiede una precisa quantità di lavoro per
essere portato a termine (in altri termini, possiede un ambito ben definito). Il termine vincolo ha un
significato preciso all’interno di Microsoft Project ma, in questo caso, lo stiamo utilizzando con
l’accezione generale di fattore limitante. Consideriamo ora tali vincoli singolarmente.
1.2.1 Tempo
Hai mai lavorato a un progetto con una scadenza? O forse sarebbe più corretto chiedere: “Hai mai
lavorato a un progetto senza alcuna scadenza?”. Il tempo limitato è un vincolo presente in ogni
progetto e risulta piuttosto familiare. Se stai lavorando a un progetto in questo istante, chiedi ai
membri del tuo team se conoscono la data di scadenza del progetto. Potrebbero non conoscere il
budget disponibile per il progetto o l’ambito del lavoro in dettaglio, ma quasi sicuramente sapranno
tutti la data di scadenza.
Ecco di seguito alcuni esempi di vincoli temporali:
• Stai scrivendo una relazione per una lezione tenuta da un insegnante che non accetta
consegne successive a una determinata scadenza.
• Stai costruendo una casa di cui devi terminare il tetto prima dell’inizio della stagione
piovosa.
• Stai allestendo un grande stand per una fiera che avrà luogo fra due mesi.
• Stai sviluppando un nuovo sistema di gestione dell’inventano che deve essere verificato e
attivato entro l’inizio del prossimo anno fiscale.
La maggior parte di noi è stata addestrata per comprendere il tempo fin dall’infanzia, indossa
orologi da polso, utilizza agende cartacee ed elettroniche e altri strumenti che permettono di
gestire il tempo. Per molti progetti che prevedono la creazione di un prodotto o provocano un
evento, il tempo costituisce il maggior vincolo da gestire.
1.2.2 Costi
Potresti pensare che i costi siano strettamente legati al concetto di denaro, ma i costi di progetto
hanno un significato più vasto: i costi sono tutte le risorse necessarie per portare a termine il
progetto. Questi includono le persone e l’attrezzatura per l’esecuzione del lavoro, i materiali
utilizzati e tutti gli altri eventi e questioni che richiedono denaro o impegni da parte di qualcuno in
un progetto.
Ecco di seguito alcuni esempi di vincoli di costo:
• Hai firmato un contratto a prezzo fisso per la consegna di un sistema software di gestione
dell’inventano per un cliente. Se i tuoi costi superano tale prezzo accordato, il cliente
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Project
potrebbe essere comprensivo ma molto probabilmente non sarà propenso a trattare

nuovamente il contratto.
• Il presidente dell’organizzazione in cui lavori ti ha assegnato il compito di portare a termine
un progetto di ricerca di clienti utilizzando esclusivamente lo staff e le attrezzature del tuo
reparto.
• Hai ricevuto un finanziamento di L. 5.000.000 per creare uno spazio artistico pubblico e non
hai a disposizione altri fondi.
Quasi per tutti i progetti, i costi sono essenzialmente un vincolo limitante; pochi progetti potrebbero
superare il budget senza in realtà richiedere azioni correttive.
1.2.3 Ambito
Dovresti considerare due aspetti dell’ambito: ambito del prodotto e ambito del progetto. Ogni
progetto di successo dà luogo a un prodotto unico: un elemento tangibile o un servizio. Potresti
anche sviluppare alcuni prodotti per un cliente di cui conosci solo il nome, oppure altri prodotti per
milioni di clienti potenziali all’acquisto di questi ultimi (come speri accada). I clienti possiedono
solitamente delle aspettative su caratteristiche e funzioni di prodotti di cui considerano l’acquisto.
L’ambito del prodotto descrive qualità, caratteristiche e funzioni presunte del prodotto, spesso
utilizzando dettagli minimi. Documenti che descrivono tali informazioni sono talvolta chiamati
specifiche del prodotto. Un servizio o un evento possiede, allo stesso modo, determinate
caratteristiche presunte. Abbiamo tutti aspettative su ciò che si farà o vedrà a una festa, a un
concerto o alle Olimpiadi.
L’ambito del progetto, d’altra parte, descrive il lavoro richiesto per consegnare un prodotto o un
servizio nell’ambito presunto del prodotto. Mentre l’ambito del prodotto si concentra sul cliente o
colui che utilizzerà il prodotto, l’ambito del progetto costituisce la principale preoccupazione di chi
porterà a termine tale progetto. L’ambito del progetto viene solitamente misurato in attività e fasi.
Ecco di seguito alcuni esempi di vincoli relativi all’ambito:
• L’organizzazione per cui lavori ha vinto un appalto per lo sviluppo di un prodotto meccanico
con determinati requisiti, per esempio dimensioni fisiche misurate in centesimi di millimetro.
Si tratta infatti di un vincolo relativo all’ambito del prodotto che influenzerà la pianificazione
dell’ambito del progetto.
• Stai costruendo un edificio su un lotto di terreno con un limite di altezza di 20 metri.
• Puoi utilizzare esclusivamente i servizi interni per sviluppare parte del tuo prodotto, e questi
ultimi seguono una metodologia di sviluppo del prodotto diversa da quella originariamente
pianificata.
L’ambito del prodotto e quello del progetto sono fortemente correlati. Il manager del progetto, che
gestisce il suo ambito in modo efficace, deve anche comprendere l’ambito del progetto o sapere
come comunicare con chi si occupa di tali aspetti.
1.2.4 Tempo, costi e ambito: gestire i vincoli del progetto

La gestione del progetto diventa più interessante quando devi bilanciare i vincoli di tempo, costo e
ambito dei tuoi progetti, “bilanciare” come nel caso di un cavo dell’alta tensione. Potresti anche
pensare di aggirare tali vincoli, o di eseguire tale operazione mentre sei alle prese con un cavo
dell’alta tensione... beh, il concetto è chiaro. Torniamo dunque al modello del triangolo di progetto.
Si tratta di un elemento che illustra il processo di bilanciamento dei vincoli, considerando che i tre
lati del triangolo sono collegati e che la modifica di uno qualsiasi di questi lati implica almeno un
altro lato (puoi visualizzare tale concetto creando un modello fisico di questo tipo utilizzando un
elastico o degli stuzzicadenti). Ecco di seguito alcuni esempi di bilanciamento dei vincoli:
• Se la durata (tempo) della pianificazione del tuo progetto diminuisce, potresti dover
aumentare il budget (costo), dal momento che devi ricorrere a un maggior numero di
risorse per effettuare la stessa quantità di lavoro in minor tempo. Se non puoi incrementare
il budget, potresti dover ridurre l’ambito, poiché le risorse in tuo possesso non ti permettono
di eseguire in minor tempo tutto il lavoro pianificato.
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Project
Se devi diminuire la durata di un progetto, assicurati di non causare involontariamente un

peggioramento nella qualità dell’intero progetto. Per esempio, la verifica e il controllo della qualità
vengono solitamente effettuati nell’ultima fase di un progetto di sviluppo di un software; se la
durata viene diminuita quasi al termine di quest’ultimo, tali attività potrebbero rischiare di essere
tralasciate. Devi considerare i vantaggi della diminuzione della durata del progetto in relazione ai
potenziali svantaggi di un prodotto di qualità carente.
• Se il budget (costo) del tuo progetto diminuisce, potresti aver bisogno di più tempo poiché
non sei in grado di acquistare tutte le risorse necessarie o risorse ugualmente efficienti. Se
non puoi incrementare il tempo, potresti dover ridurre l’ambito del progetto, poiché le
risorse in tuo possesso non ti permettono di eseguire in minor tempo tutto il lavoro
pianificato.
Se sei costretto a ridurre il budget del progetto, dovresti considerare i gradi delle risorse materiali
previste nel budget. Per esempio, hai pianificato di effettuare delle riprese in 35 mm, ma una
pellicola da 16 mm più economica sarebbe comunque accettabile. Un materiale di grado inferiore
non è necessariamente sinonimo di materiale di qualità scadente. Se il grado del materiale
corrisponde alle proprie finalità, potrebbe comunque mantenersi di alta qualità. Un altro esempio:
cibi per fast food e pietanze di alta cucina costituiscono due diversi gradi di cibo da ristorante, ma
esistono esempi di ottima e di pessima qualità in entrambi i casi.
Dovresti inoltre considerare i costi relativi alle risorse umane e di attrezzatura che prevedi di
utilizzare. Puoi assumere individui con minore esperienza e minore retribuzione che possano
portare a termine le attività più semplici? La riduzione dei costi del progetto può tuttavia dare luogo
a risultati di qualità inferiore. In qualità di manager del progetto, devi considerare (o più
probabilmente riferire a coloro che detengono il potere decisionale) i vantaggi e i rischi legati alla
riduzione dei costi.
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• Se l’ambito del tuo progetto aumenta, potresti aver bisogno di più tempo o di un maggior
numero di risorse (costi) per eseguire il lavoro aggiuntivo. Se ciò si verifica dopo l’inizio del
progetto, tale evento viene definito slittamento di ambito. La modifica dell’ambito del
progetto durante la sua esecuzione non costituisce necessariamente uno svantaggio; per
esempio, il presunto cliente potrebbe essere cambiato ed è necessario consegnare un
prodotto differente al nuovo cliente. La modifica dell’ambito del progetto è uno svantaggio
solo quando il manager del progetto non riconosce e pianifica i nuovi requisiti: per esempio,
quando altri vincoli (costi, tempo) non vengono esaminati ed eventualmente adeguati.
Tempo, costi e ambito costituiscono i tre elementi essenziali di ogni progetto. Per riuscire nei tuoi
progetti, ti è sufficiente conoscere piuttosto dettagliatamente le modalità di applicazione di ognuno
di tali vincoli all’interno dei tuoi progetti. È quindi necessario un valido strumento di supporto.
1.3 Gestire i propri progetti con Microsoft Project

Il miglior strumento di gestione dei progetti esistente al mondo non potrà mai sostituire la tua
buona capacità di giudizio. Tuttavia, questo strumento è in grado di aiutarti nell’esecuzione delle
seguenti operazioni mantenendo aspetto e caratteristiche presenti in qualsiasi programma di
produzione più diffuso:
• Verifica tutte le informazioni che raccogli sui requisiti di lavoro, durata e risorse per il tuo
progetto.
• Visualizza il tuo piano di progetto in formati standard sperimentati ben definiti.
• Pianifica attività e risorse in modo coerente ed efficiente.
• Scambia informazioni sul progetto con tutti i partecipanti tramite un’Intranet o Internet.
• Comunica con le risorse e gli altri partecipanti, lasciando il controllo finale nelle mani del
manager del progetto
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Project
2 Iniziare a lavorare con Microsoft Project

In questo capitolo, conoscerai le maggiori funzionalità dell’interfaccia di Microsoft Project e
apprenderai come creare un file di progetto.
Microsoft Project appartiene alla famiglia di programmi desktop di Microsoft Office, e presenta
dunque numerose caratteristiche simili a quelle disponibili in Microsoft Word, Excel e Access.
L’organizzazione della barra dei menu e della barra degli strumenti, per esempio, è estremamente
somigliante. Puoi accedere ai medesimi strumenti di assistenza in linea, come l’Assistente di Office
e Suggerimenti su schermo, attraverso Microsoft Project. La maggior parte delle operazioni che
puoi eseguire con Microsoft Project si distingue tuttavia da ciò che puoi realizzare con altri
programmi di Office.
2.1 Iniziare con Microsoft Project

In questa esercitazione, avvierai Microsoft Project, creerai un file partendo da un modello, e vedrai
le maggiori aree dell’interfaccia predefinita di Microsoft Project.
1 Sulla barra delle applicazioni di Windows, fai clic sul pulsante Start. Appare il menu Avvio.
2 Seleziona Programmi dal menu Avvio e fai clic su Microsoft Project.
Appare la finestra di Microsoft Project. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente
figura.
Quando avvii per la prima volta Microsoft Project, nella finestra dell’applicazione
compariranno i seguenti elementi:
3 Sulla barra del titolo della Guida in linea di Microsoft Project, fai clic sul pulsante Riduci a
icona.
La finestra della Guida viene ridotta, mentre la finestra di Microsoft Project si estende a
occupare l’intero schermo. Ora potrai visualizzare i modelli inclusi in Microsoft Project e
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Project
creare un file di progetto basandoti su uno di questi ultimi.

4 Seleziona Nuovo dal menu File. Appare la finestra di dialogo Nuovo.
5 Seleziona la scheda Project Templates.
Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente figura.
Tutti i modelli elencati sono stati sviluppati da professionisti di gestione dei progetti
appositamente per Microsoft Project 2000.
6 Seleziona Residential Construction e fai clic su OK.
Microsoft Project genera un file basato sul modello Residential Construction; appare quindi
la finestra di dialogo Riepilogo informazioni per. Microsoft Project propone la data 01/03/00
come data d’inizio del progetto.
7 Fai clic su OK.

Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla figura seguente, anche se le date esatte che
visualizzerai nel Diagramma di Gantt saranno probabilmente differenti
Suggerimento
La maggior parte degli elementi visualizzati in Microsoft Project supporta la funzionalità Suggerimenti su schermo.
Posiziona il puntatore del mouse sulle barre e le date del Diagramma di Gantt oppure sui pulsanti delle barre degli
strumenti per visualizzare alcuni Suggerimenti su schermo disponibili.
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Project
Suggerimento
Oltre a creare un file basato sui un modello, puoi anche salvare qualsiasi file di Microsoft Project sotto forma di modello.
Quando esegui tale operazione, puoi scegliere le informazioni che desideri escludere dal modello, come pianificazioni
previste o reali e informazioni sui costi. Per ulteriori informazioni chiedi all’Assistente di Office “Come si salva un file di
progetto come un modello?”
Utilizzare l’Assistente di Office

Se usi spesso programmi di Microsoft Office come Excel e Word, avrai già avuto modo di conoscere l’Assistente di
Office, un personaggio animato che appare nella finestra del programma. Lo scopo primario di tale strumento all’interno
di Microsoft Project consiste nell’identificare argomenti della Guida correlati alle domande poste. Per sperimentare
l’Assistente di Office, fai clic sul personaggio animato e digita Informazioni sui modelli di Project nella casella della
finestra “Come procedere?” e fai clic su Cerca. L’Assistente di Office individuerà e visualizzerà gli argomenti
strettamente correlati alle parole o ai concetti chiave contenuti nella tua richiesta. Fai clic sul primo argomento elencato,
“Modelli di Microsoft Project”. Se desideri ottenere maggiori informazioni su tali modelli, leggi l’argomento che compare
nella finestra Guida in linea di Microsoft Project. Per chiudere l’elenco di argomenti trovati, fai nuovamente clic
sull’Assistente di Office.
Se preferisci non utilizzare l’Assistente di Office, puoi comunque fare riferimento ai medesimi strumenti di supporto per
accedere agli argomenti della Guida. Nella finestra Guida in linea di Microsoft Project, fai clic sul pulsante Mostra per
visualizzare le schede di esplorazione disponibili nella Guida. Fai clic sulla scheda Ricerca libera. Digita di nuovo la
stessa richiesta e fai clic su Cerca. Potrai visualizzare risultati simili ai precedenti. La scheda Ricerca libera è disponibile
sia quando è visualizzato l’Assistente di Office sia quando quest’ultimo è nascosto. Per visualizzare la Guida senza far
ricorso all’Assistente di Office, apri il menu “?“ e fai clic su Sommario e indice.
2.2 Lavorare con menu e barre degli strumenti

La maggior parte delle istruzioni impartite a Microsoft Project viene fornita tramite la barra dei
menu e le barre degli strumenti. Inizialmente, Microsoft Project visualizza la barra dei menu e due
barre degli strumenti tratte dalle dieci disponibili: Standard e Formattazione.
Come nel caso di altre applicazioni di Microsoft Office 2000, Microsoft Project personalizza menu e
barre degli strumenti, basandosi sulla frequenza con la quale utilizzi comandi specifici o pulsanti
delle barre degli strumenti. I comandi e i pulsanti utilizzati più spesso rimangono visibili nei menu e
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Project
sulle barre degli strumenti, mentre quelli non utilizzati vengono temporaneamente nascosti.
Suggerimento
La maggior parte degli elementi e delle aree dello schermo presenti in Microsoft Project supporta i menu di scelta rapida.
Per visualizzare alcuni menu di scelta rapida disponibili, fai clic con il pulsante destro del mouse su oggetti come barre
del Diagramma di Gantt o pulsanti delle barre degli strumenti
In questa esercitazione, imparerai a personalizzare il comportamento di menu e barre degli
strumenti in Microsoft Project.
1 Fai clic sul menu Strumenti.
Microsoft Project visualizzerà inizialmente solo una parte di tutti i comandi del menu
Strumenti.
2 Fai clic sulle frecce rivolte verso il basso nella parte inferiore del menu.
Microsoft Project espanderà il menu Strumenti, visualizzando tutti i comandi. I comandi
precedentemente nascosti compariranno ora su uno sfondo grigio chiaro.
Suggerimento
Per espandere rapidamente un menu, fai doppio clic sul nome del menu stesso.
3 Seleziona Personalizza e fai clic su Barre degli strumenti nel sottomenu che appare.
Microsoft Project visualizza la finestra di dialogo Personalizza
4 Fai clic sulla scheda Opzioni.
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Qui puoi controllare il comportamento dei menu e delle barre degli strumenti di Microsoft
Project.
5 Seleziona la casella di controllo Barre degli strumenti Standard e Formattazione su una
stessa riga, e fai clic su Chiudi.
Microsoft Project disporrà nuovamente le barre degli strumenti Standard e Formattazione in
modo che siano visualizzate l’una accanto all’altra, anziché una sopra l’altra. Il tuo schermo
dovrebbe essere simile alla seguente figura.
Dopo aver disposto le barre degli strumenti l’una accanto all’altra, hai a disposizione
maggiore spazio verticale per i dati di Microsoft Project.
6 Fai clic su Altri pulsanti sulla barra degli strumenti Standard o Formattazione.
Microsoft Project visualizzerà i pulsanti che non possono essere visualizzati sulla singola
riga. Quando utilizzi Microsoft Project, il programma ti mostrerà sulla barra degli strumenti i
pulsanti che utilizzi più frequentemente, ma nasconderà quelli meno utilizzati posizionandoli
in questo elenco secondario.
7 Seleziona Personalizza dal menu Strumenti e fai clic su Barre degli strumenti.
8 Fai clic sulla scheda Opzioni, disattiva la casella di controllo Barre degli strumenti Standard
e Formattazione su una stessa riga, poi fai clic su Chiudi.
Microsoft Project disporrà nuovamente le barre degli strumenti Standard e Formattazione
consentendoti di visualizzarle una sopra l’altra.
2.3 Passare tra visualizzazioni e tabelle

L’area di lavoro di Microsoft Project viene definita visualizzazione. Microsoft Project contiene infatti
decine di visualizzazioni, ma solitamente si tende a utilizzarne solo una (talvolta due) alla volta.
Puoi utilizzare le visualizzazioni per inserire, modificare, analizzare e visualizzare le informazioni
del tuo progetto. La visualizzazione predefinita, quella che appare all’avvio di Microsoft Project, è
la visualizzazione Diagramma di Gantt.
Esistono diversi metodi per passare da una visualizzazione all’altra:
• Effettua la selezione a partire dalle visualizzazioni più frequentemente utilizzate sulla Barra
di Project, a sinistra nella finestra di Microsoft Project.
• Seleziona la visualizzazione desiderata dallo stesso insieme di visualizzazioni nel menu
Visualizza.
• Apri tutte le visualizzazioni disponibili selezionando il comando Altre visualizzazioni dal
menu Visualizza.
Ogni visualizzazione si concentra su differenti dettagli di attività, risorse o assegnazioni. Nella
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Project
maggior parte delle visualizzazioni, tali dettagli sono organizzati in tabelle. Per esempio, la tabella
predefinita che puoi individuare nella visualizzazione Diagramma di Gantt si chiama tabella
Immissione e contiene informazioni sulle attività. Una tabella presenta una struttura simile a quella
di un foglio di calcolo, contenente dati organizzati in righe e colonne. Ogni riga contiene
informazioni su singole attività o risorse. Ogni colonna descrive un singolo valore di tale attività o
risorsa.
Per modificare la tabella presente in una visualizzazione, seleziona Tabella dal menu Visualizza e
seleziona la tabella desiderata. Il passaggio da una tabella all’altra ti consente di disporre di diversi
tipi di informazioni nella visualizzazione, mantenendo sempre invariate le informazioni stesse.
In genere, i metodi utilizzati per controllare il tipo di visualizzazione in Microsoft Project possono
essere riassunti come segue:
• Seleziona la visualizzazione che ti consente una più vasta organizzazione e presentazione
organica delle informazioni desiderate su attività, risorse o assegnazioni.
• Nella visualizzazione selezionata, scegli una tabella contenente i dettagli specifici di
progetto per una determinata attività o risorsa (nota che non tutte le visualizzazioni
supportano le tabelle).
• Filtra, ordina oppure organizza come desideri i dati secondo le tue esigenze.
Oltre a utilizzare visualizzazioni e tabelle incorporate, puoi personalizzare queste ultime o creare
tabelle e visualizzazioni personalizzate.
In questa esercitazione, passerai tra diverse visualizzazioni e tabelle.
1 Nella visualizzazione Diagramma di Gantt, nota la presenza delle due barre di scorrimento
orizzontali nella parte inferiore della finestra. Sposta verso destra la barra di scorrimento
orizzontale del riquadro contenente la tabella della visualizzazione Diagramma di Gantt, per
visualizzare le altre colonne con informazioni sulle attività del presente progetto.
2 Sposta verso destra la barra di scorrimento orizzontale del riquadro contenente il
Diagramma di Gantt, per visualizzare altre barre di Gantt.
Successivamente, passa a un’altra visualizzazione.

3 Seleziona Elenco risorse dal menu Visualizza.
Microsoft Project passa alla visualizzazione Elenco risorse. Il tuo schermo dovrebbe essere
simile alla seguente figura.
15
Project
Nella visualizzazione Elenco risorse e in altre visualizzazioni relative, ogni riga

della tabella contiene informazioni su una risorsa.
Questa visualizzazione si concentra sui dettagli relativi alle risorse. La tabella predefinita
della visualizzazione Elenco risorse corrisponde alla tabella Immissione. Puoi tuttavia
selezionare un altro tipo di tabella per visualizzare dettagli differenti sulle risorse.
4 Dal menu Visualizza, seleziona Tabella: Immissione e fai clic su Lavoro.
Microsoft Project apre la tabella Lavoro nella visualizzazione Elenco risorse. Per
concludere questa esercitazione, passa a una visualizzazione che si concentri sulle
assegnazioni delle risorse alle attività.
5 Seleziona Gestione attività dal menu Visualizza.
Microsoft Project passa alla visualizzazione Gestione attività.
Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla figura seguente.
16
Project
In questa visualizzazione, puoi vedere le attività elencate nelle righe numerate a sinistra,
insieme alle risorse assegnate a queste ultime sotto ogni attività. Nella parte destra nella
finestra, puoi vedere una griglia in scala cronologica che mostra i valori di lavoro giornalieri
per ogni assegnazione. La visualizzazione Gestione attività, come Diagramma di Gantt e
altre visualizzazioni di Microsoft Project, è divisa in due parti. Ogni parte ha la propria barra
di scorrimento orizzontale. Nei capitoli successivi, lavorerai nuovamente con queste e altre
visualizzazioni e tabelle. Per il momento, puoi chiudere il file Costruzione residenziale e
iniziare a creare il file di Microsoft Project che utilizzerai per tutta la durata di questo libro.
6 Seleziona Chiudi dal menu File.
7 Quando il programma chiede di salvare le modifiche apportate al file Costruzione
residenziale, fai clic su No.
Usare combinazioni di visualizzazioni per ulteriori dettagli
Puoi utilizzare simultaneamente due visualizzazioni nella finestra di Microsoft Project. Per esempio, puoi aprire la
visualizzazione Diagramma di Gantt nel riquadro superiore della finestra e la visualizzazione Gestione attività in quello
inferiore. Con tale disposizione, l’attività che selezionerai nel riquadro superiore cambierà i dettagli mostrati nel riquadro
inferiore. Allo stesso modo, quando farai scorrere la griglia in scala cronologica del pannello inferiore, sarà modificata
quella presente nella visualizzazione Diagramma di Gantt del riquadro superiore.
Le visualizzazioni Assegnazione risorse e Immissione attività sono entrambe a schermo diviso o combinato per
impostazione predefinita. Puoi anche aprire due visualizzazioni qualsiasi selezionando Dividi dal menu Finestra. Dopo
aver suddiviso la finestra di Microsoft Project in due riquadri, fai clic su quello superiore o inferiore e scegli la rispettiva
visualizzazione desiderata. Per tornare a una visualizzazione singola, seleziona Rimuovi divisione dal menu Finestra.
2.4 Creare un file di progetto

Quasi tutti i progetti iniziano in una determinata data e terminano in una data successiva. A volte si
conosce la data di inizio del progetto, a volte si conosce la data di fine, a volte si conoscono
entrambe. Tuttavia, quando lavori con Microsoft Project devi spec ificare solo una data, non
entrambe: la data iniziale del progetto o quella finale. Questo perché dopo aver inserito la data
iniziale o finale del progetto e la durata delle attività, Microsoft Project calcola automaticamente
l’altra data. Ricorda che Microsoft Project non è semplicemente un contenitore statico delle
informazioni sul tuo progetto, ma si tratta di uno strumento di pianificazione attivo.
La maggior parte dei progetti dovrebbe essere programmata a partire da una data iniziale, anche
17
Project
se sei già a conoscenza del fatto che il progetto dovrà terminare entro una certa data. La
pianificazione a partire da una data iniziale fa sì che tutte le attività siano avviate al più presto e ti
consente di lavorare con estrema flessibilità di programmazione. Nei seguenti capitoli, potrai
sperimentare direttamente tale flessibilità lavorando a un progetto pianificato a partire da una data
iniziale.
Dopo aver accennato brevemente quali sono gli elementi più rilevanti dell’interfaccia di Microsoft
Project, sei pronto per affrontare la creazione di un piano di progetto che utilizzerai per tutta la
durata del libro. In questa esercitazione, creerai un file e specificherai la data iniziale del progetto.
1 Fai clic su Nuovo sulla barra degli strumenti Standard.
Microsoft Project crea un file e mostra la finestra di dialogo Riepilogo informazioni per.
2 Nella casella Data inizio, fai clic sul pulsante raffigurante la freccia rivolta verso il basso.
Appare un piccolo calendario mensile. Per impostazione predefinita, Microsoft Project usa
la data corrente come data d’inizio del progetto. In questa esercitazione, tuttavia,
modificherai la data iniziale del progetto impostandola sul 2 aprile 2001.
3 Fai clic sulla freccia destra o sinistra del calendario fino a visualizzare il mese di aprile
2001.
4 Fai clic sul 2 aprile.
Suggerimento
Utilizzerai questo tipo di calendario in diverse aree di Microsoft Project. Ecco di seguito una procedura piuttosto utile per
ottenere rapidamente una data tramite il calendario: fai clic sul nome del mese per visualizzare un menu a comparsa
contenente tutti i mesi dell’anno, e seleziona quello desiderato. Successivamente fai clic sull’indicazione dell’anno per
visualizzare frecce rivolte verso l’alto e verso il basso e digita o seleziona l’anno desiderato.
Il calendario mensile si chiude e la casella Data inizio contiene la data lun 02/04/01.
5 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Riepilogo informazioni per.
2.5 Inserire le proprietà del progetto

Come gli altri programmi della famiglia Office, anche Microsoft Project tiene traccia di diverse
proprietà per i file. Alcune proprietà sono di tipo statistico, per esempio quante volte il file è stato
rivisto. Altre proprietà contengono informazioni che potresti voler memorizzare in merito a un piano
di progetto, per esempio il nome del manager del progetto o le parole chiave per supportare la
ricerca di file. Microsoft Project utilizza inoltre le proprietà nelle intestazioni e nei piè di pagina
durante la stampa.
In questa esercitazione, inserirai alcune proprietà che potrai successivamente utilizzare durante la
stampa delle informazioni sul progetto e per altre finalità.
1 Seleziona Proprietà dal menu File.
Appare la finestra di dialogo Proprietà.
2 Fai clic sulla scheda Riepilogo.
3 Nella casella Titolo, digita Progetto film breve.
4 Nella casella Oggetto, digita Pianificazione film.
5 Nella casella Autore, digita il tuo nome.
6 Nella casella Manager, digita il tuo nome, il nome del tuo superiore oppure lascia vuota la
casella.
18
Project
7 Nella casella Società, digita Ferrando & figli.

8 Nella casella Commenti, digita Comprende attività di pre-produzione, produzione e post-
produzione.
9 Seleziona la casella di controllo Salva anteprima immagine.
10 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo
2.6 Salvare un file di Microsoft Project

È un’ottima idea salvare ora il tuo lavoro. Poiché non hai eseguito il salvataggio di questo file di
progetto in precedenza, dovrai specificare un percorso e un nome per quest’ultimo.
Suggerimento
Puoi indicare a Microsoft Project di eseguire automaticamente il salvataggio del file attivo a intervalli predefiniti. per
esempio ogni 10 minuti. Seleziona Opzioni dal menu Strumenti. Nella finestra di dialogo Opzioni, fai clic sulla scheda
Salva, seleziona la casella di controllo Salva ogni e specifica l’intervallo di tempo desiderato.
In questa esercitazione, assegnerai un nome e salverai il tuo file di progetto.
1 Fai clic su Salva sulla barra degli strumenti Standard.
Poiché non hai salvato precedentemente questo file di progetto, appare la finestra di
dialogo Salva con nome.
2 Scegli la cartella dove salvare il file
3 Nella casella Nome file, digita Progetto 01.
4 Fai clic sul pulsante Strumenti e scegli Opzioni generali.
Appare la finestra di dialogo Opzioni di salvataggio.
Qui puoi impostare le opzioni di protezione tramite password dei file di Microsoft Project.
Potresti non avere mai bisogno delle opzioni di questa finestra di dialogo, ma potrebbe
rivelarsi utile sapere semplicemente che sono disponibili.
5 Fai clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo Opzioni di salvataggio.
6 Fai clic su Salva per chiudere la finestra di dialogo Salva con nome. Microsoft Project salva
19
Project
il file come Progetto 01.
20
Project
3 Inserire e organizzare le attività.

Le attività costituiscono gli elementi fondamentali di ogni progetto e rappresentano il lavoro che
deve essere eseguito per raggiungere gli obiettivi del progetto. Le attività descrivono il lavoro del
progetto in termini di sequenza, durata e risorse necessarie.
3.1 Inserire attività

In Microsoft Project, puoi inserire le tue attività nella visualizzazione Diagramma di Gantt. Nella
visualizzazione predefinita Diagramma di Gantt, è disponibile sulla destra il diagramma a barre,
mentre a sinistra puoi vedere la tabella (la tabella Immissione appare per impostazione predefinita,
ma puoi visualizzare anche altri tipi di tabelle). Sebbene la tabella Immissione possa somigliare a
un foglio di calcolo di Microsoft Excel, si comporta più che altro come una tabella di un database.
Ogni riga della tabella Immissione descrive una singola attività, alla quale viene assegnato un ID
dell’attività. Gli ID compaiono a sinistra nella riga dell’attività, mentre le intestazioni di colonna,
come Nome attività e Durata, costituiscono le etichette dei campi. Il punto d’intersezione di una
riga (o attività) con una colonna viene chiamato cella o campo. In effetti, l’architettura interna di un
file di Microsoft Project presenta molte più affinità con un file di database di un programma come
Microsoft Access anziché con un file per fogli di calcolo di un programma come Excel.
In questa esercitazione, inserirai la prima attività richiesta per il progetto del film.
1 Nella tabella Immissione, fai clic sulla cella direttamente sotto l’intestazione di colonna
Nome attività.
2 Digita Rivedere Il copione e premi INVIO.
3 Inserisci i seguenti nomi di attività sotto la cella Rivedere il copione, premendo INVIO dopo
ogni nome di attività.
Sviluppare pianificazione del copione
Sviluppare gruppi di produzione
Individuare i luoghi
Svolgere le audizioni
Prenotare l’attrezzatura televisiva
Prenotare l’attrezzatura audio
21
Project
Analisi di gestione del progetto: definire le attività corrette in base all’obiettivo

Ogni progetto presenta uno scopo o una particolare finalità: il motivo stesso per cui il progetto ha avuto inizio. Si tratta
dell’obiettivo del progetto, che viene solitamente identificato con un prodotto, per esempio un film breve, un servizio o un
evento, come una sessione di formazione software. La definizione delle attività ideali per raggiungere l’obiettivo
prefissato costituisce una capacità essenziale per colui che si occupa della gestione del progetto. L’elenco di attività
creato in Microsoft Project dovrebbe descrivere tutto il lavoro richiesto, ed esclusivamente quest’ultimo, per il
completamento ottimale del progetto.
Nello sviluppo del tuo elenco di attività, potresti ritenere utile effettuare una distinzione tra l’ambito del prodotto e quello
del progetto. L’ambito del prodotto descrive qualità, caratteristiche e funzioni dell’obiettivo del progetto. Nello scenario
utilizzato in questo libro, per esempio, l’obiettivo è un film breve e l’ambito del prodotto potrebbe includere lunghezza,
soggetto del film e spettatori. L’ambito del progetto, invece, descrive il lavoro richiesto per fornire tale prodotto o servizio.
In questo scenario, l’ambito del progetto include i dettagli sulle attività di pre-produzione, produzione e post-produzione
relativi alla creazione di un film breve.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge del Project Management Institute (PMBOK) descrive la
definizione e sequenza delle attività nell’area di conoscenza 5, Project Scope Management, e area di conoscenza 6,
Project Time Management.
3.2 Valutare le durate

La durata di un’attività corrisponde alla quantità di tempo che prevedi sia necessaria per portare a
termine l’attività. Puoi determinare l’intera durata di un progetto calcolando la differenza tra la
prima data d’inizio e l’ultima data di fine delle attività che lo costituiscono. La durata del progetto è
anche condizionata da altri fattori, quali le relazioni tra le attività. Poiché Microsoft Project effettua
una distinzione tra tempo di lavoro effettivo e tempo di non lavoro, la durata di un’attività non deve
necessariamente essere correlata al tempo trascorso.
Per esempio, un progetto potrebbe prevedere un calendario di pianificazione con un orario di
lavoro definito dalle 9.00 alle 17.00, dal lunedì al venerdì, dove l’orario di non lavoro è costituito da
serate e fine settimana. Se valuti che un’attività necessiterà di 16 ore lavorative, potresti inserire la
sua durata sotto forma di 2g, pianificando il lavoro in due giorni lavorativi di otto ore ciascuno.
Dovresti inoltre supporre che un’attività iniziata alle ore 9.00 di venerdì non sarà terminata fino alle
ore 17.00 del lunedì successivo. Il fine settimana costituisce un periodo di non lavoro, poiché
sabato e domenica sono definiti come giorni non lavorativi.
Puoi tuttavia pianificare le attività comprendendo sia gli orari lavorativi sia quelli non lavorativi. A tal
fine, puoi assegnare una durata trascorsa a un’attività. Per esempio, potresti disporre delle attività
“Scavo delle fondamenta” e “Rimozione forme pareti seminterrato” in un progetto di costruzione. In
tal caso, potresti anche voler creare un’attività chiamata “Maturazione cemento pareti
seminterrato” poiché desideri che la sagoma venga rimossa dalle fondamenta solo a cemento
asciutto. L’attività “Maturazione cemento pareti seminterrato” dovrebbe presentare una durata
trascorsa, poiché il cemento necessiterà di un intervallo di giorni continuo per asciugare, senza
alcuna distinzione tra giorni lavorativi e non lavorativi. Se il cemento impiega 48 ore ad asciugare,
puoi inserire la durata per tale attività come 2gt, pianificarla affinché abbia inizio alle ore 9.00 di
venerdì e prevederne la fine entro le ore 09.00 di domenica. Nella maggior parte dei casi, tuttavia,
lavorerai con durate non trascorse in Microsoft Project.
Microsoft Project ti consente di lavorare con attività di durata variabile da minuti a mesi. A seconda
dell’ambito del tuo progetto, probabilmente desidererai lavorare con attività della durata di ore,
22
Project
giorni e settimane. Dovresti considerare due regole generali quando valuti la durata di un’attività:
• La durata del progetto è spesso correlata alla durata dell’attività; progetti estremamente
lunghi tendono ad avere attività di maggiore durata rispetto a quelle di progetti più brevi.
• Se verifichi periodicamente l’avanzamento del tuo piano di progetto, devi necessariamente
analizzare il livello di dettaglio che desideri applicare all’attività del tuo progetto. Se disponi
di un progetto che si estende in diversi anni, per esempio, potrebbe rivelarsi poco pratico o
addirittura impossibile tenere periodicamente sotto controllo attività misurate in ore o minuti.
In genere, dovresti misurare la durata delle attività al minore livello di dettaglio o controllo
possibile, senza eccedere.
Suggerimento
Sebbene si tratti di una finalità che si estende oltre l’ambito di questo libro, un’analisi PERT (Program Evaluation and
Review Technique) può rivelarsi uno strumento estremamente utile per la valutazione delle durata delle attività. Per
ulteriori informazioni, chiedere all’Assistente di Office in Microsoft Project come SValutare la durata delle attività tramite
l’analisi PERT”.
3.3 Stabilire durate accurate

Per il progetto al quale lavorerai in questo libro, le durate sono già state definite, ma nei tuoi
progetti reali, dovrai spesso valutare indipendentemente le durate delle attività. Buone risorse per
la determinazione delle durate delle attività includono:
• Informazioni storiche ottenute da progetti simili precedenti.
• Valutazioni delle persone che porteranno a termine le attività.
• Il giudizio esperto di persone che hanno già avuto esperienza con progetti simili.
• Organizzazioni professionali o industriali che fanno riferimento a progetti simili ai tuoi.
Per i progetti di maggiore complessità, probabilmente, tenderai a sfruttare questi e ulteriori metodi
di valutazione della durata delle attività. Poiché una stima imprecisa di questo genere costituisce il
rischio maggiore di ogni progetto, vale la pena dedicare del tempo a una giusta valutazione.
Quando lavori con Microsoft Project, puoi utilizzare abbreviazioni per le durate.
Se si inserisce Appare come E significa
m m minuto
h h ora
g g giorno
s s settimana
me mes mese
mt mt minuto trascorso
ht ht ora trascorsa
gt gt giorno trascorso
st st settimana trascorsa
mes mest mese trascorso
Microsoft Project utilizza valori standard per minuti e ore: un minuto corrisponde infatti a 60
secondi, mentre un’ora equivale a 60 minuti. Tuttavia, puoi definire la durata di giorni, settimane e
mesi per il tuo progetto. A tal fine, devi innanzi tutto aprire il menu Strumenti, selezionare il
comando Opzioni e visualizzare la scheda Calendario, mostrata di seguito.
23
Project
Le esercitazioni descritte in questo libro richiedono i valori predefiniti: 8 ore al giorno, 40 ore alla
settimana e 20 giorni al mese.
In questa esercitazione, inserirai le durate delle attività precedentemente create. Quando hai
inserito tali attività, Microsoft Project ha generato una durata stimata di un giorno per ognuna di
esse (il punto interrogativo nel campo Durata indica che si tratta di una valutazione esplicita,
sebbene tu debba considerare la durata di tutte le attività come stimata fino al termine di ognuna di
esse).
1 Nella tabella Immissione, fai clic sulla cella direttamente sotto l’intestazione di colonna
Durata. Viene selezionato il campo Durata per l’attività 1 “Rivedere il copione”.
2 Digita 2s e premi INVIO. Nel campo Durata, compare il valore 2 s (abbreviazione di 2
settimane).
3 Inserisci le seguenti durate per le attività rimanenti.
ID attività Nome attività Durata
2 Sviluppare pianificazione del copione 2s
3 Sviluppare gruppi di produzione 1me
4 Individuare i luoghi 6s?
5 Svolgere le audizioni 1s
6 Prenotare l’attrezzatura televisiva 1s
7 prenotare l’attrezzatura audio 5g
Il punto interrogativo indica che si tratta di una stima esplicita della durata
Ricorda il concetto descritto in precedenza: secondo le impostazioni predefinite, i settimana
24
Project
equivale a 40 ore, oppure a 5 giorni. Puoi riscontrare che la lunghezza delle barre dell’attività 6
(con una durata di una settimana) e dell’attività 7 (con una durata di cinque giorni) sono identiche
nel Diagramma di Gantt.
Sebbene la durata di queste due attività sia stata inserita sotto forma differente (1 settimana e 5
giorni), la durata effettiva coincide.
Suggerimento
L’inserimento di un punto interrogativo dopo una durata (per esempio, 6s?) costituisce un metodo estremamente efficace
per contrassegnare le durate stimate che desideri aggiornare quando sarai in possesso di dettagli più precisi sull’ambito
dell’attività. Successivamente, potrai filtrare le attività con le durate stimate. Seleziona Filtro attivo dal menu Progetto e
fai clic su Attività con durata stimata.
3.4 Dividere un’attività estesa in attività più brevi

Se consideri le durate delle attività, puoi notare che la durata stimata dell’attività 4 “Individuare i
luoghi”, è più estesa di quella delle altre attività. Dopo aver considerato il lavoro richiesto per
completare questa attività, puoi decidere di dividerla in unità più brevi e maggiormente gestibili.
In questa esercitazione, assegnerai un nuovo nome a un attività, ne abbrevierai la durata e
inserirai una nuova attività.
1 Nella tabella Immissione, fai clic sul nome dell’attività 4 “Individuare i luoghi”.
2 Fai clic sul testo “Individuare” in modo da trasformare il puntatore dei mouse in un
puntatore di selezione testo.
3 Nella cella, seleziona la parola “Individuare”, digita Esplorare e premi TAB. Il testo viene
sostituito e la selezione si sposta nel campo successivo a destra, contenente la durata
dell’attività 4.
4 Fai clic sul pulsante con la freccia rivolta verso il basso fino a ottenere una durata di 4s e
premi INVIO. La selezione si sposterà in basso, nella riga dell’attività 5. Successivamente,
potrai inserire una nuova attività.
5 Seleziona Nuova attività dal menu Inserisci. Appare una nuova attività proprio sotto l’attività
4; la numerazione delle attività successive viene modificata di conseguenza.
6 Nel campo Nome attività della nuova attività, digita Selezionare i luoghi e premi TAB.
7 Nel campo Durata, digita 2s e premi INVIO.
Alla nuova attività “Selezionare i luoghi” è stato conferito un ID corrispondente a 5 e una
durata di due settimane.
3.5 Collegare le attività

I progetti richiedono l’esecuzione delle attività secondo un determinato ordine. Per esempio,
l’attività che prevede la ripresa di una scena deve esse completata prima di quella che implica la
modifica della scena girata. Queste due attività possiedono una relazione Fine-Inizio, che presenta
due particolarità.
• La seconda attività deve verificarsi dopo la prima; si tratta di una sequenza.
• La seconda attività può verificarsi solo se la prima è stata completata; si tratta di una
dipendenza.
In Microsoft Project, la prima attività (“Riprendere la scena”) viene chiamata predecessore poiché
25
Project
precede le attività dipendenti da essa. La seconda attività (“Modificare la scena ripresa”) viene
definita successore poiché segue le attività dalle quali dipende. Qualsiasi attività può diventare un
predecessore per una o più attività successori. Qualsiasi attività può essere un successore di una
o più attività predecessori.
Questo concetto potrebbe sembrare complicato, ma in realtà, permette semplicemente di definire
quattro tipi di relazioni tra le attività:
Questa Significa Assume questo aspetto Esempio
relazione tra nel Diagramma di Gantt
attività
Fine-Inizio La data finale dell’attività La scena di un film
(FI) predecessore determina la deve essere girata
data iniziale dell’attività prima di poter essere
successore. modificata.
Inizio-Inizio La data iniziale dell’attività La revisione del
(Il) predecessore determina la copione e lo sviluppo
data iniziale dell’attività della pianificazione
successore. sono fortemente
correlate e dovrebbero
avvenire
contemporaneamente.
Fine-Fine La data finale dell’attività Le attività che
(FF) predecessore determina la richiedono attrezzature
data finale dell’attività specifiche devono
successore. terminare al termine del
periodo di noleggio.
Inizio-Fine La data iniziale dell’attività Utilizzata raramente,
(IF) predecessore determina la viene applicata in caso
data finale dell’attività di controllo delle attività
successore. contabili, per esempio.
In Microsoft Project, le relazioni tra le attività compaiono sotto diverse forme. Ecco di seguito i
metodi di visualizzazione delle relazioni tra le attività:
• Nelle visualizzazioni Diagramma di Gantt e Diagramma reticolare, le relazioni tra le attività
compaiono sotto forma di linee di collegamento tra queste ultime.
• Nelle tabelle, per esempio nella tabella Immissione, i numeri d’identificazione delle attività
predecessori compaiono nei campi Predecessori delle attività successori.
Puoi creare relazioni tra le attività tracciando collegamenti tra queste ultime. In questa
esercitazione, utilizzerai diversi metodi per creare collegamenti tra diverse attività, dando luogo a
relazioni di tipo Fine-Inizio.
1 Nella tabella Immissione, fai clic sul nome dell’attività 1,” Rivedere il copione”,e trascina sul
nome dell’attività 2, “Sviluppare pianificazione del copione”.
Le attività 1 e 2 vengono selezionate.
2 Fai clic su Collega attività sulla barra degli strumenti Standard. Le attività 1 e 2 sono ora
collegate con una relazione Fine-lnizio. Nota che Microsoft Project ha modificato la data
d’inizio dell’attività 2 al giorno lavorativo successivo rispetto al completamento dell’attività 1.
Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla figura.
Suggerimento
Per eliminare una relazione tra attività, seleziona quella che desideri scollegare e fai clic sul pulsante Scollega attività.
Se esegui tale operazione con una singola attività che fa parte di una catena di attività collegate con relazioni Fine-Inizio,
Microsoft Project ristabilisce automaticamente i collegamenti tra le attività rimanenti.
26
Project
Ora, collegherai due attività utilizzando un altro metodo.

3 Seleziona il nome dell’attività 3 “Sviluppare gruppi di produzione”.
4 Fai clic su Informazioni attività sulla barra degli strumenti Standard. Appare la finestra di
dialogo Informazioni attività.
5 Fai clic sulla scheda Predecessori.
6 Fai clic sulla cella vuota sotto l’intestazione di colonna Nome attività, quindi sul pulsante
con la freccia rivolta verso il basso che appare.
7 Nell’elenco Nome attività, fai clic su Sviluppare pianificazione del copione e premi INVIO. Il
tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente figura.
8 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Informazioni attività. Le attività 2 e 3 sono
ora collegate con una relazione Fine-Inizio. Ora, verificherai questa relazione tra attività
osservando la colonna Predecessori.
9 Nella parte inferiore della tabella Immissione, trascina verso destra la casella di scorrimento
fino a visualizzare la colonna Predecessori.
Puoi vedere l’attività 2 nel campo Predecessori dell’attività 3. Il tuo schermo dovrebbe
essere simile alla figura seguente.
27
Project
10 Nella parte inferiore della tabella Immissione, trascina verso sinistra la casella di
scorrimento fino a visualizzare la colonna più a sinistra.
Ora, collegherai le attività rimanenti in un solo passaggio.
Suggerimento
Per visualizzare il nome completo di un’attività o qualsiasi altro campo che fuoriesce dalla larghezza della colonna,
posiziona il mouse sulla cella per qualche istante. Il nome completo apparirà in un Suggerim ento su schermo.
11 Seleziona le attività da 3 a 8.
12 Fai clic su Collega attività sulla barra degli strumenti Standard.
Le attività rimanenti sono collegate tramite relazioni Fine-Inizio. Il tuo schermo dovrebbe
essere simile alla seguente figura.
Suggerimento
Puoi anche creare una relazione Fine-Inizio tra le attività direttamente nel diagramma di Gantt. Posiziona il mouse sulla
barra dell’attività predecessore fino a visualizzare una freccia a quattro punte. Quindi, trascina verso l’alto o verso il
basso sulla barra dell’attività successore.
3.6 Controllare la durata del progetto

A questo punto, potresti voler conoscere la durata del progetto. Non hai inserito direttamente una
durata totale del progetto, ma Microsoft Project ha calcolato quest’ultima automaticamente,
basandosi sulla durata delle singole attività e sulle varie relazioni. Un metodo semplice per
visualizzare la durata totale del progetto consiste nel controllare la finestra di dialogo Riepilogo
informazioni per. Non puoi tuttavia modificare la data finale direttamente, poiché questo progetto è
stato impostato per essere pianificato a partire dalla data d’inizio.
In questa esercitazione, visualizzerai la durata totale corrente del progetto, basata sulla durata
delle attività e sulle varie relazioni inserite.
1 Seleziona Riepilogo informazioni dal menu Progetto. Nota la data di termine del progetto:
27/07/01.Ora, analizzerai in dettaglio le informazioni sulla durata.
2 Fai clic sul pulsante Statistiche. Appare la finestra di dialogo Statistiche del progetto.
28
Project
Non devi necessariamente prestare particolare attenzione a tutte queste cifre, ma la durata
e la data finale correnti sono piuttosto interessanti. Puoi verificare visivamente tali valori
direttamente nel Diagramma di Gantt.
3 Fai clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo Statistiche del progetto. Ora,
visualizzerai (‘intero progetto modificando la scala cronologica nel Diagramma di Gantt.
4 Seleziona Zoom dal menu Visualizza. Appare la finestra di dialogo Zoom.
5 Seleziona Intero progetto e fai clic su OK.
Appare l’intero progetto a video. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente figura.
3.7 Inserire nuove attività

Supponi che, dopo aver analizzato l’intero progetto iniziale, ti ricordi che i permessi di ripresa nei
luoghi pubblici richiedono talvolta diverso tempo di attesa e che sarebbe dunque conveniente
effettuare tale operazione in anticipo. Decidi quindi di aggiungere un’attività con tale obiettivo.
In questa esercitazione, inserirai una nuova attività.
1 Nella tabella Immissione, fai clic sul nome dell’attività 6 “Svolgere le audizioni”.
2 Seleziona Nuova attività dal menu Inserisci. Appare una riga vuota per una nuova attività
proprio sotto l’attività 5.
3 Nel campo Nome attività della nuova attività, digita Richiedere autorizzazioni per le riprese
29
Project
e premi TAB.
4 Nel campo Durata, digita 1s e premi INVIO. Dal momento che hai inserito un’attività tra
altre due collegate con una relazione Fine-Inizio, Microsoft Project ha collegato la nuova
attività alla successiva. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente figura.
Si sono inoltre verificate altre due condizioni che potresti non aver notato. Innanzi tutto, dopo aver
inserito la nuova attività, gli ID delle successive attività sono stati rinumerati. In secondo luogo, i
numeri d’identificazione di tutte le attività predecessori sono stati modificati.
3.8 Eliminare attività
Potresti ritenere opportuno disporre di ulteriori informazioni sul copione relative al personaggio
necessario per il film, e decidere dunque di attendere ancora prima di dare inizio alle audizioni.
In questa esercitazione, eliminerai un’attività.
1 Nella tabella Immissione, fai clic sul nome dell’attività 7 “Svolgere le audizioni”.
2 Seleziona Elimina attività dal menu Modifica.
L’attività “Svolgere le audizioni” viene eliminata e gli ID delle attività successive sono stati
modificati. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente figura.
Suggerimento
Potresti aver notato che nel menu Modifica viene indicato il tasto di scelta rapida CANC per eliminare un’attività. Quando
premi questo tasto nella tabella Immissione, elimini l’intera attività e non semplicemente il valore presente nel campo
attivo. Se elimini inavvertitamente un’attività, seleziona Annulla Elimina dal menu Modifica prima di eseguire altre
operazioni. Per eliminare solo il valore di una cella attiva, premi CTRL+CANC.
3.9 Organizzare le attività in fasi

Se disponi di una serie complessa di attività, dovresti considerare l’organizzazione di queste ultime
in fasi, o gruppi di attività correlare. In Microsoft Project, le fasi sono rappresentate dalle attività di
riepilogo.
Un’attività di riepilogo presenta un comportamento differente da quello delle altre attività. Non puoi
modificarne direttamente la durata, la data d’inizio o qualsiasi altro valore calcolato, poiché si tratta
di elementi che derivano dalle singole attività. Le attività di riepilogo si rivelano particolarmente utili
per ottenere informazioni sulle fasi di lavoro del progetto.
Analisi di gestione del progetto: pianificazione dall’alto verso il basso e viceversa
I due approcci più diffusi allo sviluppo di attività e fasi sono la pianificazione dall’alto verso il basso e dal basso verso
l’alto.
la pianificazione dall’alto verso il basso la pianificazione dal basso verso l’alto
Identifica le fasi o i prodotti maggiori del progetto prima Identifica dettagliatamente le attività a livello inferiore
di completare le attività necessarie. Progetti più prima di organizzarle in gruppi logici, chiamati fasi o
complessi potrebbero presentare fasi disposte su attività di riepilogo.
30
Project
diversi livelli. Segue un percorso da specifico a generico.

Segue un percorso da generico a specifico.
Le finalità del progetto ricadono spesso dall’alto verso il basso, mentre i dettagli di pianificazione di quest’ultimo tendono
a risalire verso l’alto. La creazione di attività e fasi accurate per progetti particolarmente complessi necessita di una
combinazione di entrambe le tipologie di pianificazione descritte. Per alcuni progetti, conoscerai già le attività di basso
livello, mentre per altri sarai a conoscenza solo delle finalità di livello maggiore.
Microsoft Project Central, un prodotto allegato a Microsoft Project, consente la pianificazione dal
basso verso l’alto permettendo alle risorse di creare nuove attività che possono essere aggiunte
sotto le attività di riepilogo di Microsoft Project.
In questa esercitazione, creerai un’attività di riepilogo e ne inserirai una aggiuntiva.
Nella tabella Immissione, fai clic sul nome dell’attività
1 “Rivedere il copione”.
2 Seleziona Nuova attività dal menu Inserisci.
3 Nel campo Nome attività della nuova attività, digita Pre-produzione e premi INVIO.
Ora aggiungerai altre due attività di alto livello, i cui dettagli saranno completati
successivamente.
4 Inserisci i seguenti nomi di attività sotto l’attività 9 ‘Prenotare l’attrezzatura audio”,
premendo INVIO dopo ogni nome di attività. Produzione Post-produzione Infine,
trasformerai l’attività 1 “Pre-produzione” in un’attività di riepilogo, facendo rientrare le attività
successive.
5 Seleziona le attività da 2 a 9.
6 Fai clic su Rientra sulla barra degli strumenti Formattazione .L’attività 1 diventa un’attività di
riepilogo; la barra corrispondente appare nel Diagramma di Gantt. Il tuo schermo dovrebbe
La durata per l’attività di riepilogo Pre-produzione corrisponde a 85 giorni.

Microsoft Project calcola tale durata basandosi sulla prima data d’inizio e sull’ultima data
finale delle rispettive attività dipendenti.
Suggerimento
Se la tua società utilizza una struttura funzionale del proietto (W8S, Work Breakdown Structure) nella fase di
pianificazione del progetto, potresti ritenere utile visualizzare i codici WBS in Microsoft Project. Per ulteriori Informazioni
sull’utilizzo di codici WBS con Microsoft Project, chiedi all’Assistente di Office di “Visualizzare i codici WBS”.
3.10 Inserire un’attività cardine

Per terminare la pianificazione iniziale del tuo progetto, potresti voler registrare un evento
importante per il tuo progetto, come il termine della fase di pre-produzione all’interno di
quest’ultimo. A tal fine, puoi creare un’attività cardine.
Le attività cardine sono eventi significativi che avvengono all’interno del progetto (completamento
di una fase di lavoro, per esempio) o necessari al progetto (una scadenza entro la quale richiedere
finanziamenti, per esempio). Poiché un’attività cardine di per sé non include normalmente alcun
lavoro, viene rappresentata come un’attività di durata nulla.
In questa esercitazione, creerai un’attività cardine.
1 Nella tabella Immissione, fai clic sul nome dell’attività 10 “Produzione”.
2 Seleziona Nuova attività dal menu Inserisci.
31
Project
3 Digita Pre-produzione completata e premi TAB.

4 Nel campo Durata, digita 0g e premi INVIO.
5 Seleziona le attività 9 e 10 e fai clic sul pulsante Collega attività.
Al tuo file viene aggiunta un’attività cardine. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla
seguente figura.
Suggerimento
Un’attività cardine identifica solitamente un evento significativo o il completamento di una fase di lavoro. L’attività cardine
stessa non richiede alcun lavoro e presenta dunque una durata nulla. Se Io desideri, puoi comunque contrassegnare
come attività cardine un’attività di qualsiasi durata: fai doppio clic sul nome dell’attività per visualizzare la finestra di
dialogo Informazioni attività, seleziona la scheda Avanzate e attiva la casella di controllo Segna come attività cardine.
32
Project
4 Impostare le risorse
Le risorse sono costituite da persone, attrezzature e materiali necessari per completare le attività
del progetto. Microsoft Project si concentra su due aspetti delle risorse: la loro disponibilità e i
relativi costi. La disponibilità determina quando una singola risorsa può lavorare a un’attività e
quanto lavoro può svolgere, mentre i costi si riferiscono alla quantità di denaro necessaria per
pagare tale risorsa.
In questo capitolo, imposterai alcune risorse necessarie per portare a termine il progetto del film
breve. La gestione delle risorse costituisce effettivamente uno dei vantaggi più efficaci dell’utilizzo
di Microsoft Project se paragonata a strumenti di pianificazione improntati sul controllo delle
attività, per esempio gli organizer su supporto cartaceo. In Microsoft Project, non devi
necessariamente impostare le risorse e assegnarle alle attività; tuttavia, senza queste
informazioni, potresti disporre di un minore controllo su coloro che eseguono i vari compiti, quando
e a quale costo. Impostare informazioni sulle risorse in Microsoft Project richiede un certo sforzo,
ma il tempo sarà ben speso se il progetto è guidato principalmente da vincoli di tempo o di costi (e
quasi tutti i progetti complessi sono guidati da uno di questi fattori, se non da entrambi).
4.1 Impostare risorse umane

Microsoft Project prende in esame due tipi di risorse: risorse di lavoro e risorse materiali. Le risorse
di lavoro sono le persone e l’attrezzatura che lavoreranno al progetto.
Ecco di seguito alcuni esempi di risorse di lavoro:
Risorsa di lavoro Esempio
Individui identificati per nome Fausto Zaffaroni; Ivan Gagliardi
Individui identificati per titolo o funzione Direttore; Operatore cinepresa
Gruppi di persone con capacità comuni; Elettricisti; Falegnami; Extra
nell’assegnazione di tale risorsa a un’attività,
non ti interessa conoscere l’individuo risorsa,
ma la disponibilità di determinate capacità
Attrezzatura Cinepresa 16 mm; Luci da 1.000 watt
Le risorse attrezzatura non devono necessariamente essere mobili; anche una postazione fissa o
un macchinario (per esempio, uno studio di ripresa) può essere considerato attrezzatura.
Tutti i progetti richiedono risorse umane, alcuni hanno bisogno solo di tale tipo di risorse. Sebbene
Microsoft Project non costituisca una risorsa completa come un sistema di gestione degli utili, può
comunque aiutarti nel prendere decisioni intelligenti sulla gestione delle risorse di lavoro e i relativi
costi.
In questa esercitazione, imposterai le informazioni per diverse risorse umane nella visualizzazione
Elenco risorse.
1 Fai clic su Elenco risorse nella Barra di Project.
2 In Elenco risorse, fai clic sulla cella direttamente sotto l’intestazione di colonna Nome
risorsa.
3 Digita Olga Ferraro e premi TAR.
4 Nel campo Tipo, assicurati che sia selezionato Lavoro e premi TAB.
I due tipi di risorse sono lavoro (persone e attrezzatura) e materiale. Poiché stai inserendo
una risorsa di lavoro, puoi tralasciare il campo Etichetta materiale.
Suggerimento
Se non trovi il pulsante Elenco risorse sulla Barra di Project, fai clic sul pulsante con la freccia rivolta verso il basso nella
barra di Project fino a far apparire il pulsante Elenco ris orse.
5 Premi nuovamente TAB.
Nel campo Iniziali, Microsoft Project fornisce la prima iniziale del nome della risorsa.
Tuttavia, per questo progetto, desidererai utilizzare almeno due iniziali per ogni risorsa.
6 Nel campo Iniziali, digita OF e premi TAB.
7 Premi nuovamente TAB per tralasciare momentaneamente il campo Gruppo.
8 Nel campo Unità max, assicurati che sia selezionato 100% e fai clic sulla successiva cella
33
Project
vuota della colonna Nome risorsa. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente
figura.
Lavorerai in seguito con le informazioni sui costi, tuttavia il campo Unità max merita una
prima descrizione. Questo campo rappresenta la capacità massima di una risorsa di
portare a termine qualsiasi attività. Specificare che Olga Ferraro possiede il 100% di unità
massime, significa che Olga è disponibile per il 100% del suo tempo per lavorare all’attività
che le viene assegnata. Microsoft Project ti avvisa se assegni a Olga più attività di quanto
le sia possibile portare a termine con unità massime 100% (o, in altri termini, se Olga
diventa sovrassegnata).
Suggerimento
Se preferisci, puoi inserire il valore di unità massime sotto forma di numero decimale o intero (per esempio, 0,5, 1 o 2)
anziché utilizzare valori percentuali (50%, 100% o 200%). Per utilizzare questo formato, apri il menu Strumenti, fai clic su
Opzioni e quindi sulla scheda Programmazione. Nella casella Mostra unità di assegnazione in, seleziona Decimale.
Puoi anche disporre di risorse che rappresentano diverse persone. Ora potrai impostare
tale tipo di risorsa.
9 Nel campo Nome risorsa sotto la prima risorsa, digita Elettricista e premi TAB.
10 Nel campo Tipo, assicurati che sia selezionato Lavoro e premi TAB due volte.
11 Nel campo Iniziali, digita EL e premi TAB due volte.
12 Nel campo Unità max, digita o seleziona 200% e premi TAB. Il tuo schermo dovrebbe
La risorsa chiamata Elettricista non rappresenta un’unica persona, ma una categoria di

persone intercambiabili chiamate elettricisti. Poiché la risorsa Elettricista possiede un valore
di unità max impostato su 200%, puoi stabilire che due elettricisti saranno disponibili a
lavorare a tempo pieno in ogni giorno lavorativo. A questo punto della fase di pianificazione,
non sai esattamente chi saranno questi elettricisti, ma ciò non pone alcun problema. Puoi
comunque procedere con questa programmazione generale.
13 Inserisci nell’Elenco risorse le informazioni sulle risorse rimanenti. Per ognuna di esse,
assicurati che sia selezionato Lavoro nel campo Tipo.
34
Project
Nome risorsa Iniziali Unità max

Ivan Gagliardi IG 100%
Antonio Cipriani AC 100%
Claudio Balsamo CB 100%
Elena Rancari ER 100%
Elio Moroni EM 100%
Massimo Zeggio MZ 50%
Fausto Zaffaroni FZ 75%
Il metodo migliore per inserire nomi di risorse

In Microsoft Project, in nomi delle risorse possono fare riferimento a individui specifici (per esempio, Fausto Zaffaroni o
Ivan Gagliardi) o a titoli professionali specifici (per esempio, Tecnico del suono o Direttore). Utilizza ciò che ritieni abbia
maggior senso in base alle tue esigenze e a quelle di chi prenderà in esame le informazioni del progetto pubblicate. Le
più importanti domande da porsi sono: “Chi vedrà questi nomi delle risorse?” e “Come saranno identificate le risorse da
loro?”. Questi concetti includono sia l’utilizzo dei nomi delle risorse in Microsoft Project sia la loro visualizzazione sotto
forma di informazioni pubblicate da Microsoft Project. Per esempio, nella visualizzazione predefinita Diagramma di Gantt,
il nome della risorsa inserito nel campo Nome risorsa appare accanto alla barra dell’attività cui è stata assegnata la
risorsa.
Una risorsa potrebbe essere una persona dello staff o una posizione che verrà occupata in futuro. Se non hai ancora
occupato tutte le necessarie posizioni delle risorse, potresti non disporre ancora dei nomi effettivi.
4.2 Impostare risorse di attrezzatura

In Microsoft Project, puoi impostare risorse umane e di attrezzatura esattamente allo stesso modo.
Tuttavia, ricorda che esistono differenze importanti nella modalità di pianificazione di questi due tipi
di risorsa. Per esempio, la maggior parte delle risorse umane dispone di giorni di lavoro composti
da un massimo di 12 ore, mentre le risorse di attrezzatura possono lavorare continuamente.
Inoltre, le risorse umane potrebbero fornire maggiore flessibilità nelle attività che possono
eseguire, mentre l’attrezzatura tende a essere più specializzata. Per esempio, un direttore della
fotografia di un film potrebbe anche fungere da operatore alla cinepresa in caso di bisogno, ma
una cinepresa non può certo sostituire uno studio di ripresa.
Non devi necessariamente annotare ogni attrezzatura che verrà utilizzata nel tuo progetto, ma
potresti desiderare di impostare determinate risorse di attrezzatura quando:
• Diversi team o persone potrebbero richiedere attrezzature necessarie simultaneamente,
provocando una sovrassegnazione delle attrezzature.
• Desideri pianificare e verificare i costi associati alle attrezzature.
In questa esercitazione, inserirai informazioni sulle attrezzature nella finestra di dialogo
Informazioni risorsa.
1 Nell’Elenco risorse, fai clic sulla prima cella vuota nella colonna Nome risorsa.
2 Fai clic su Informazioni risorsa sulla barra degli strumenti Standard.
Appare la finestra di dialogo Informazioni risorsa.
3 Fai clic sulla scheda Generale.
Nella parte superiore della scheda Generale, potresti riconoscere i campi visualizzati nella
visualizzazione Elenco risorse. Come per altri tipi di informazioni in Microsoft Project, puoi
35
Project
lavorare con almeno due interfacce: una tabella e una finestra di dialogo.
4 Nel campo Nome risorsa, digita Cinepresa 16 mm e premi TAB.
5 Nel campo Tipo di risorsa, seleziona Lavoro e premi TAB.
6 Nel campo Iniziali, digita l6mm. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla figura seguente.
Suggerimento
La finestra di dialogo Informazioni risorsa contiene un pulsante chiamato Dettagli. Se possiedi un programma di posta
elettronica compatibile con MAPI (Messaging Application Programming Interface) installato nello stesso computer di
Microsoft Project, puoi fare clic su Dettagli per visualizzare le informazioni di contatto sulla risorsa selezionata. Esempi di
programmi abilitati all’interfaccia MAPI includono Microsoft Outlook e Microsoft Exchange.
7 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Informazioni risorsa e ritornare
alla visualizzazione Elenco risorse.
Il campo Unità max indica 100% per questa risorsa; ora, modificherai questo valore.
8 Nel campo Unità max per la cinepresa 16 mm, digita o seleziona 300% e premi TAB.
Questo significa che prevedi di possedere tre cineprese da 16 mm disponibili in ogni giorno
lavorativo.
9 Inserisci le rimanenti informazioni sulle risorse di attrezzatura nella finestra di dialogo
Informazioni risorsa o direttamente in Elenco risorse, secondo le tue preferenze. In
entrambi i casi, assicurati che sia selezionato Lavoro nel campo Tipo.
Nome risorsa Iniziali Unità max
Luci 5000 watt L5000W 400%
Carrello Carrello 200%
Gru Gru 100%
Laboratorio di ripresa LR 100%
36
Project
4.3 Impostare risorse materiali

Le risorse materiali sono beni di consumo che utilizzi durante l’esecuzione del progetto. In un
progetto di costruzione, le risorse materiali potrebbero includere chiodi, legname e cemento. Nel
nostro progetto, la pellicola costituisce la risorsa materiale di maggiore interesse. In Microsoft
Project, lavori con risorse materiali soprattutto per verificare lo stato di consumo e i rispettivi costi.
Sebbene Microsoft Project non costituisca un sistema completo per la gestione di un inventano,
può comunque fornire un valido supporto tramite informazioni sulla rapidità di consumo delle tue
risorse materiali.
In questa esercitazione, inserirai informazioni sulle risorse materiali.
1 Nell’Elenco risorse, fai clic sulla prima cella vuota nella colonna Nome risorsa.
2 Digita Pellicola 16 mm e premi TAR.
3 Nel campo Tipo, seleziona Materiale e premi TAB.
4 Nel campo Etichetta materiale, digita Metri e premi TAB.
I metri costituiscono l’unità di misura che ti permetterà di verificare il consumo della pellicola
durante il progetto.
5 Nel campo Iniziali, digita Pell e premi TAB.
In seguito, inserirai il costo della risorsa materiale. Il tuo schermo dovrebbe essere simile
alla seguente figura.
4.4 Inserire tariffe per le risorse

Come già accennato, il costo, o il budget, di un progetto costituisce un lato del modello triangolare.
37
Project
Quasi tutti i progetti presentano un aspetto finanziario e il costo determina spesso l’ambito del
progetto. La verifica e la gestione delle informazioni sui costi consentono al manager del progetto
di rispondere a importanti domande quali:
• Qual è il costo totale previsto del progetto, considerando la durata delle attività e valutando
le risorse?
• Stiamo utilizzando risorse costose per eseguire lavori eseguibili anche da risorse più
economiche?
• Quanto denaro sarà necessario per un determinato tipo di risorsa o attività durante
l’esecuzione del progetto?
• Stiamo spendendo denaro a un regime sostenibile per tutta la durata prevista del progetto?
Risorse di lavoro e materiali costituiscono la maggioranza dei costi in molti progetti. Per trarre il
massimo vantaggio dalla vasta gamma di caratteristiche di gestione dei costi di Microsoft Project, il
manager del progetto dovrebbe conoscere i costi associati a ogni risorsa di lavoro e materiale. Nel
caso delle risorse umane, potrebbe essere difficile ottenere tali informazioni. In molte
organizzazioni solo esperti di gestione e specialisti di risorse umane conoscono le tariffe di tutte le
risorse che partecipano a un progetto, e potrebbero considerare tale tipo di informazioni riservare.
A seconda della linea di condotta della tua organizzazione e delle priorità del progetto, potresti non
poter verificare le tariffe di pagamento di ogni risorsa. Se non sei in grado di ottenere tali
informazioni, il tuo ruolo di manager del progetto potrebbe essere ridotto, e gli sponsor del progetto
dovrebbero comprenderne le ragioni.
Nel caso del progetto di questo film breve, hai ottenuto le informazioni sulle tariffe di pagamento
delle risorse umane del tuo progetto. Nelle informazioni elencate qui di seguito, nota che le tariffe
per cinepresa, luci e laboratorio di modifica sono riferite al noleggio di tali attrezzature. Poiché la
società Ferrando & figli possiede già carrello e gru, tali attrezzature non costituiranno alcuna spesa
per te. La tariffa della pellicola richiede tuttavia una spiegazione più approfondita.
La finalità dell’assegnazione di una tariffa di pagamento standard a una risorsa materiale è quella
di prevedere accuratamente (e quindi verificare) il costo dei materiali a fronte del piano di progetto.
Per la risorsa materiale chiamata Pellicola 16 mm, hai inserito l’unità di misura metri nel campo
Etichetta materiale; ora inserirai una tariffa di 600 lire nel campo Tariffa std. In altri termini,
assegnerai alla pellicola un costo di 600 lire al metro. Durante il progetto, Microsoft Project
calcolerà dunque il costo esatto della pellicola che consumerai. Per esempio, se effettui una
ripresa della durata di 12 minuti di pellicola a 12 metri al minuto, consumerai 144 piedi di pellicola.
Inserendo tale valore, potrai visualizzarne la spesa di L.86.400 (12 minuti 12 piedi L. 600).
In questa esercitazione, inserirai informazioni sui costi per ogni risorsa.
1 Nell’Elenco risorse, fai clic sul campo Tariffa std. per la risorsa1 “Olga Ferraro”.
2 Digita 800.000/s e premi INVIO.
La tariffa settimanale standard di Olga appare nel campo Tariffa std.
3 Nel campo Tariffa std. per la risorsa 2 “Elettricista”, digita 22.000/h e premi INVIO.
La tariffa oraria standard degli elettricisti appare nel campo Tariffa std.
38
Project
4 Inserisci le seguenti tariffe standard per queste risorse.

Nome risorsa Tariffe standard
Ivan Gagliardi 18.750/h
Antonio Cipriani 775.000/s
Claudio Balsamo 18.750/h
Elena Rancati 9.400/li
Elio Moronì 16.750/li
Massimo Zeggio 10.000/li
Fausto Zaffaroni 15.500/li
Cinepresa 16 mm 250.000/s
Luci 5000 watt 100.000/s
Carrello 0/h
Gru 0/h
Laboratorio di ripresa 200.000/g
Pellicola 16 mm 600
Non tutte le risorse sono pagate strettamente con tariffa standard. Alcune richiedono infatti
un pagamento straordinario nel caso di orari lavorativi superiori a una certa durata e che
ricadono in determinate fasce orarie.
5 Nell’Elenco risorse, fai clic sul campo Tariffa str. per la risorsa 2 Elettricista’.
6 Digita 33.000/h e premi INVIO.
Alcune risorse richiedono il pagamento di un determinato prezzo ogni volta chele utilizzi.
Per esempio, un consulente o un’attrezzatura potrebbe presentare una tariffa di utilizzo
oltre o in sostituzione di una tariffa oraria. Nel nostro progetto, il laboratorio di ripresa
prevede una tariffa di L. 25.000 per la sistemazione e la pulizia di quest’ultimo ogni volta
che lo utilizzi. Ora, inserirai anche questa tariffa.
7 In Elenco risorse, scorri verso destra e fai clic sul campo Costo/Uso della risorsa 14
“Laboratorio di ripresa”.
8 Digita 25.000 e premi INVIO.
Non tutte le risorse presentano lo stesso tipo di costi. Per esempio, un’attrezzatura
noleggiata potrebbe richiedere il pagamento di una tariffa di noleggio al momento, mentre
gli impiegati ricevono lo stipendio dopo un determinato periodo di tempo. Nel campo
Attribuiti, puoi specificare le modalità di gestione di attribuzione dei costi di una risorsa da
parte di Microsoft Project.
9 In Elenco risorse, scorri ancora verso destra e fai clic sul campo Attribuiti della risorsa 10
“Cinepresa 16 mm”.
Le tariffe di noleggio per le cineprese 16 mm devono essere pagate prima di utilizzare
l’attrezzatura. A tal fine, Microsoft Project indicherà l’attribuzione del costo della risorsa
all’inizio dell’attività.
10 Nel campo Attribuiti, fai clic su Inizio.
39
Project
4.5 Organizzare le risorse in gruppi

Nella maggior parte dei progetti, le risorse di lavoro ricadono in gruppi logici. Alcuni esempi di
gruppi sono illustrati nella seguente tabella.
Tipo di gruppo Esempio
Reparto Unità del direttore; Reparto artistico
Funzionale Tecnico; Artistico
Sequenza temporale Staff di pre-produzione; Staff di post-produzione
Stato d’impiego Impiegati a tempo indeterminato; Consulenti; Venditori
Dopo aver organizzato in gruppi le risorse di lavoro del tuo progetto, puoi ordinare, filtrare e
raggruppare le risorse. In questa esercitazione, assegnerai le risorse ai gruppi.
In Elenco risorse, scorri verso sinistra e fai clic sul campo Gruppo della risorsa 1 “Olga Ferraro”.
1 Digita Unità di produzione e premi INVIO.
2 Inserisci i seguenti nomi di gruppo per queste risorse.
Nome risorsa Gruppo
Elettricista Squadra
Ivan Gagliardi Produzione
Antonio Cipriani Unità di direzione
Le seguenti risorse appartengono allo stesso gruppo, potrai dunque inserire tale
informazione mediante una singola operazione.
3 Nel campo Gruppo della risorsa 5 “Claudio Balsamo”, digita Produzione e premi INVIO.
4 Fai nuovamente clic sul campo Gruppo di Claudio Balsamo.
5 Nell’angolo in basso a destra della cella, trascina il quadratino di riempimento verso il
basso, selezionando i campi Gruppo fino alla risorsa 9 “Fausto Zaffaroni”.
Microsoft Project compila i campi Gruppo con il valore “Produzione” (se hai già usato il
quadratino di riempimento in Microsoft Excel 2000, potresti conoscere questo metodo di
inserimento).
6 Nel campo Gruppo della risorsa 10 “Cinepresa 16 mm”, digita Attrezzatura e premi INVIO.
7 Seleziona Attrezzatura e, utilizzando il quadratino di riempimento, copia tale valore fino alla
risorsa 14 “Laboratorio di ripresa”. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente
figura.
4.6 Inserire informazioni aggiuntive sulle risorse in un campo di testo

Puoi visualizzare campi differenti da quelli predefiniti nella tabella Immissione di Elenco risorse.
Alcuni campi aggiuntivi, come il campo Indirizzo posta elettroni. ca, hanno finalità specifiche. Altri
sono invece riferiti ad argomenti generici, che puoi personalizzare secondo le tue esigenze. Per
esempio, i titoli professionali hanno un’importanza talmente rilevante nell’industria cinematografica
40
Project
da determinare l’ordine dei titoli di coda di un film. Per registrare le professioni delle risorse,
inserirai queste ultime in un campo di testo. Puoi aggiungere qualsiasi informazione desideri per
un massimo di 30 campi di testo per ogni risorsa.
I campi predefiniti delle risorse descrivono numerosi aspetti delle tue risorse, ma potresti
desiderare ulteriori indicazioni. In questa esercitazione, inserirai una colonna in Elenco risorse e
digiterai al suo interno i titoli professionali delle persone.
1 In Elenco risorse, fai clic sull’intestazione di colonna Tipo.
2 Seleziona Colonna dal menu Inserisci.
Appare la finestra di dialogo Definizione colonna. Qui puoi scegliere il campo che desideri
visualizzare e la relativa modalità di visualizzazione.
3 Nell’elenco Nome campo, seleziona Testo1.
Suggerimento
Digita una lettera per scorrere i nomi dei campi che iniziano con tale lettera all’interno dell’elenco Nome campo. In
questo caso, puoi premere t per scorrere l’elenco dei campi fino a visualizzare Testo1, il quarto elemento con “‘t” iniziale.
4 Nella casella Titolo, inserisci Professione.
Poiché il campo Professione conterrà del testo, potrai allineare quest’ultimo a sinistra
adattandolo agli altri campi di Elenco risorse.
5 Nelle caselle di riepilogo Allineamento titolo e Allineamento dati, fai clic su Sinistra.
6 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Definizione colonna e ritornare alla
visualizzazione Elenco risorse.
7 Inserisci nel campo Professione i seguenti titoli professionali per le seguenti risorse.
Nome risorsa Titolo

Olga Ferraro Produttore
Elettricista (lascia vuoto)
Ivan Gagliardi Direttore della fotografia
Antonio Cipriani Direttore
Claudio Balsamo Manager di produzione
Elena Rancari Assistente di produzione
Elio Moroni Tecnico del suono
Massimo Zeggio Aiuto regista 2
Fausto Zaffaroni Aiuto regista i
41
Project
42
Project
5 Assegnare le risorse alle attività

Un’assegnazione costituisce il collegamento di un’attività con una risorsa che esegua il lavoro. Dal
punto di vista dell’attività, potresti definire tale operazione come assegnazione di attività; mentre da
quello delle risorse, potresti chiamarla assegnazione di risorse. Si tratta comunque della medesima
operazione: un’attività sommata a una risorsa dà luogo a un’assegnazione.
In Microsoft Project, non devi necessariamente assegnare le risorse alle attività; ma potresti
semplicemente lavorare esclusivamente con queste ultime. Tuttavia, esistono diversi validi motivi
per assegnare le risorse nel tuo piano di progetto. Se assegni le risorse alle attività, puoi fornire
una risposta a domande quali:
• Chi dovrebbe lavorare a questa attività, e quando?
• Hai a disposizione la quantità di risorse necessaria per l’ambito di lavoro richiesto dal tuo
progetto?
• Prevedi che una determinata risorsa lavori a un’attività ma quest’ultima non sarà disponibile
in tale periodo di tempo (per esempio, quando la risorsa sarà in ferie)?
• Hai assegnato una risorsa a così tante attività da superare la sua capacità di lavoro (in altri
termini, hai provocato una sovrassegnazione della risorsa)?
• Stai valutando le prestazioni della risorsa in base a un piano prefissato? Una risorsa che
sembra piuttosto impegnata ma impiega il doppio del tempo per completare un’attività
rispetto a un’altra risorsa potrebbe rivelarsi non produttiva quanto sembri.
In questo capitolo, utilizzerai una vasta gamma di metodi per assegnare le risorse alle attività.
Assegnerai risorse di lavoro (persone e attrezzatura) e risorse materiali alle attività, e potrai
riscontrare l’effetto delle assegnazioni di risorse sulla durata delle attività.
5.1 Assegnare una singola risorsa a un’attività

L’assegnazione di una risorsa a un’attività consente di verificare i progressi della risorsa nel suo
lavoro su una determinata attività. Microsoft Project calcola inoltre automaticamente i costi
complessivi di risorse e attività, se inserisci le relative informazioni sui costi.
Come già accennato in precedenza, che la capacità operativa di una risorsa è misurata in unità e
memorizzata nel campo Unità max. È facile sovrassegnare una risorsa: basta assegnare
quest’ultima a un’unica attività con più unità di quelle disponibili, o assegnarla a diverse attività con
pianificazioni sovrapposte o unita combinate eccessive. Se non specifichi diversamente, Microsoft
Project assegna automaticamente il valore 100% alle unità dedicate all’attività. Se la risorsa
dispone di meno unità massime rispetto a 100%, Microsoft Project assegnerà invece il valore
massimo specificato.
In questa esercitazione, assegnerai singole risorse alle attività.
1 Fai clic su Diagramma di Gantt nella Barra di Project.
2 Fai clic su Assegna risorse sulla barra degli strumenti Standard.
Appare la finestra di dialogo Assegna risorse. Al suo interno, puoi visualizzare i nomi delle
risorse. Se la finestra di dialogo Assegna risorse nasconde la tabella Immissione, trascinala
nel punto desiderato, in basso a destra per esempio.
3 Nella colonna Nome attività della tabella Immissione, fai clic sull’attività 8 “Prenotare
l’attrezzatura televisiva”.
4 Nella colonna Nome della finestra di dialogo Assegna risorse, seleziona Ivan Gagliardi e fai
clic su Assegna.
Appare un segno di spunta accanto al nome Ivan Gagliardi, indicando che tale risorsa è
stata assegnata all’attività di prenotazione dell’attrezzatura televisiva. Nella colonna Unità,
puoi riscontrare che l’assegnazione è avvenuta al 100%.
Suggerimento
Puoi anche assegnare una o più risorse a un’attività utilizzando il mouse. Innanzi tutto, seleziona una o più risorse nella
finestra di dialogo Assegna risorse. Per effettuare selezioni multiple, fai clic sul nome della prima risorsa, tieni premuto
CTRL e fai clic sui nomi delle altre risorse. Posiziona il puntatore del mouse sulla colonna a sinistra del nome della
43
Project
risorsa. Quando il puntatore del mouse si trasforma in un’icona di risorsa, trascinalo sul nome dell’attività nella tabella
Immissione.
Ora, assegnerai altre risorse alle attività.
5 Nella tabella Immissione, fai clic sul nome dell’attività 7 “Richiedere autorizzazioni per le
riprese”.
6 Nella finestra di dialogo Assegna risorse, seleziona Elena Rancati e fai clic su Assegna.
Appare un segno di spunta accanto al nome Elena Rancati, indicando che tale risorsa è
stata assegnata all’attività selezionata.
7 Nella tabella Immissione, fai clic sul nome dell’attività 9 “Prenotare l’attrezzatura audio”.
8 Nella finestra di dialogo Assegna risorse, seleziona Elio Moroni e fai clic su Assegna.
9 Fai clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo Assegna risorse.
5.2 La formula di pianificazione: visualizzare durata, unità e lavoro

Dopo aver creato un’attività e prima di assegnarle una risorsa, essa possiede una durata senza
alcun lavoro associato. Per quale motivo si verifica tale condizione? Il lavoro rappresenta la
quantità di tempo richiesta da una o più risorse per portare a termine un’attività. Se disponi di una
persona che lavora a tempo pieno, la quantità di tempo misurata sotto forma di lavoro corrisponde
a quella indicata come durata. La quantità di lavoro si distingue dalla durata solo se assegni più di
una risorsa a un’attività o se la risorsa non lavora a tempo pieno.
Microsoft Project calcola il lavoro utilizzando un’operazione spesso definita formula di
pianificazione:
Durata x Unità = Lavoro
Analizziamo ora un esempio: la durata dell’attività 8 corrisponde a una settimana. Pur il nostro
progetto, una settimana equivale a 40 ore (puoi sapere quante ore costituiscono una settimana
aprendo il menu Strumenti, selezionando il comando Opzioni e facendo clic sulla scheda
Calendario). Quando hai assegnato Ivan Gagliardi all’attività 8, Microsoft Project ha applicato il
100% del tempo lavorativo di Ivan a questa attività. La formula di pianificazione per l’attività 8
risulta dunque essere:
44
Project
40 ore durata attività x 100% unità risorsa = 40 ore di lavoro

In altri termini, con Ivan assegnato all’attività 8 al 100% di unità, l’attività dovrebbe richiedere 40
ore di lavoro. Puoi verificare tale condizione in Microsoft Project aprendo Modulo attività nella
visualizzazione Immissione attività.
In questa esercitazione, visualizzerai il progetto nella visualizzazione Immissione attività.
1 Nel Diagramma di Gantt, fai clic sul nome dell’attività 8 “Prenotare l’attrezzatura televisiva”.
2 Seleziona Altre visualizzazioni dal menu Visualizza.
3 Nella casella Visualizzazioni, fai clic su Immissione attività e quindi su Applica.
Modulo attività appare nel riquadro inferiore della finestra di Microsoft Project.
Suggerimento
Per visualizzare rapidamente Modulo attività sotto il Diagramma di Gantt, puoi anche selezionare Dividi dal menu
Finestra.
La visualizzazione Immissione attività presenta il Diagramma di Gantt nel riquadro superiore della
finestra di Microsoft Project e la visualizzazione Modulo attività nel riquadro inferiore. Il Modulo
attività mostra contemporaneamente le tre variabili della formula di pianificazione: la durata
dell’attività nel campo Durata, le unità della risorsa nella colonna Unità e il valore del lavoro
risultante per l’assegnazione dell’attività nella colonna Lavoro.
5.3 Assegnare più risorse a un’attività

Ora, assegnerai due risorse a una singola attività per capirne l’effetto sulla durata complessiva
dell’attività. Per impostazione predefinita, Microsoft Project usa un metodo di pianificazione
chiamato pianificazione basata sulle risorse. Questo significa che il lavoro di un’attività rimane
costante indipendentemente dal numero di risorse che gli vengono assegnate. Microsoft Project
applica la pianificazione basata sulle risorse solo quando assegni o rimuovi risorse da un’attività.
Come descritto in precedenza, puoi definire la quantità di lavoro di un’attività quando assegni a
quest’ultima una o più risorse. Se in seguito aggiungi ulteriori risorse a tale attività, la quantità di
lavoro rimane invariata, ma la durata dell’attività diminuisce automaticamente. Al contrario, potresti
assegnare inizialmente più risorse a un’attività e successivamente eliminarne una. Se esegui tale
45
Project
operazione utilizzando la pianificazione basata sulle risorse, la quantità di lavoro per l’attività
rimane costante, mentre la durata, o il tempo rimanente per completarla, aumenta.
Il seguente esempio illustra l’effetto della pianificazione basata sulle risorse su un’attività durante
l’assegnazione delle risorse. Ora, inseriremo la colonna Lavoro nella tabella Immissione e ci
concentreremo sulle colonne Durata e Lavoro all’interno di tale tabella, oltre che sulle colonne
Unità e Lavoro della singola risorsa nel Modulo attività.
Iniziamo con un’attività della durata di 24 ore (3 giorni), alla quale non hai assegnato ancora
alcuna risorsa. Desideri far diminuire la durata di tale attività aggiungendo a quest’ultima ulteriori
risorse (dopo l’assegnazione iniziale), in modo da utilizzare la pianificazione basata sulle risorse.
Ora, effettuerai l’assegnazione iniziale: una risorsa con il 100% di unità. Come probabilmente
ricordi, un’attività possiede un valore di lavoro nullo fino a quando le assegni una risorsa. Dopo
aver effettuato l’assegnazione iniziale della risorsa, i valori relativi alla durata dell’attività e al lavoro
sono entrambi di 24 ore.
Suggerimento
Se assegni inizialmente due risorse a un’attività con una durata di 24 ore, Microsoft Project pianifica ogni risorsa affinché
lavori 24 ore, per un totale di 48 ore di lavoro per tale attività. Tuttavia, se assegni inizialmente una risorsa a un’attività
con una durata di 24 ore e aggiungi in seguito una seconda risorsa, la pianificazione basata sulle risorse programmerà
ogni risorsa affinché lavori parallelamente per 12 ore, per un totale di 24 ore di lavoro dedicate all’attività. Ricorda che la
pianificazione basata sulle risorse modifica la durata dell’attività solo se aggiungi o elimini risorse da quest’ultima.
Dopo di che effettueremo l’assegnazione della seconda risorsa. Inoltre, assegneremo tale risorsa
al 100%di unità. Poiché è attivata la pianificazione basata sulle risorse, il lavoro dell’attività rimane
impostato a 24 ore, ma viene distribuito tra le due risorse. La durata dell’attività è dunque ridotta da
24 a 12 ore.
46
Project
I valori di unità delle risorse determinano la modalità di distribuzione del lavoro tra le risorse di
Microsoft Project In questo esempio, abbiamo assegnato a entrambe le risorse il 100% di unità, in
modo che condividano il lavoro in parti uguali. Se avessimo assegnato a una delle due risorse un
qualsiasi altro valore diverso da 100%, il lavoro sarebbe stato distribuito in modo proporzionale.
Per esempio, supponiamo di aver assegnato inizialmente Olga Ferraro a un’attività di 24 ore con il
100% di unità. Se successivamente avessimo aggiunto Antonio
Non devi necessariamente visualizzare la colonna Lavoro o il Modulo attività per attivare la
pianificazione basata sulle risorse; in questo caso, le abbiamo visualizzate per aiutarti nella
realizzazione dei calcoli di pianificazione. Secondo le impostazioni predefinite di Microsoft Project,
la pianificazione basata sulle risorse è attivata automaticamente, ma puoi sempre disattivarla per
singole attività o per tutte le nuove attività inserite in un progetto.
In questa esercitazione, assegnerai più risorse a singole attività e ne verificherai gli effetti sulla
durata delle attività.
Nella tabella Immissione, fai clic sul nome dell’attività 2 “Rivedere il copione”.
Nella colonna Nome risorsa nel Modulo attività, fai clic direttamente sotto l’intestazione di colonna
Nome risorsa. Quindi, fai clic sulla freccia rivolta in basso che appare.
Nella casella di riepilogo Nome risorsa, fai clic su Antonio Cipriani e quindi su OK nell’angolo in
alto a destra del Modulo attività.
Antonio Cipriani viene assegnato all’attività 2. Una rapida verifica della formula di
pianificazione è la seguente:
durata attività 80 ore (equivalenti a due settimane) x unità di risorsa 100%
= 80 ore di lavoro
Ora assegnerai una seconda risorsa all’attività nel Modulo attività.
Nella colonna Nome risorsa del Modulo attività, fai clic direttamente sotto il nome di Antonio
Cipriani e quindi sulla piccola freccia rivolta verso il basso che appare.
Seleziona Olga Ferraro e fai clic su OK.
Anche Olga Ferraro viene assegnata all’attività 2. Il tuo schermo dovrebbe essere simile
47
Project
alla figura seguente.

Come puoi vedere nel campo Durata e nel Diagramma di Gantt, Microsoft Project ha ridotto
la durata dell’attività 2 da due a una settimana.
Il lavoro totale di 80 ore viene diviso tra le due risorse assegnate.

Il lavoro complessivo necessario rimane sempre di 80 ore, come quando Antonio era stato
assegnato all’attività, ma ora viene distribuito tra Antonio e Olga. Tale operazione ti
consente di comprendere il tipo di funzionamento della pianificazione basata sulle risorse.
Se dopo un’assegnazione iniziale aggiungi risorse a un’attività, il lavoro complessivo
rimane invariato ma viene distribuito tra le risorse assegnate. Inoltre, la durata dell’attività
diminuisce relativamente. Nel Modulo attività, il segno di spunta nella casella di controllo
Basata sulle risorse indica che nell’attività 2 è attiva la pianificazione basata sulle risorse.
La formula di pianificazione diventa allora:
durata attività 40 ore (equivalenti a una settimana) x unità di risorsa 200%
= 80 ore di lavoro
Il 200% di unità corrisponde alla somma del 100% delle unità di Antonio più il 100% di
quelle di Olga; le 80 ore di lavoro equivalgono quindi alla somma delle 40 ore di Antonio più
le 40 ore di Olga.
L’altro effetto importante provocato dalla riduzione della durata dell’attività 2 consiste nel
fatto che le date d’inizio di tutte le attività successori si sono modificate di conseguenza.
tra le attività anziché inserire date fisse d’inizio e di fine. Microsoft Project adatta le date
d’inizio delle attività successori che non sono vincolate da una data iniziale o finale fissa.
Ora assegnerai più risorse all’attività 3.
Nel Diagramma di Gantt, fai clic sul nome dell’attività 3 “Sviluppare pianificazione del copione”.
Fai clic sulla prima riga della colonna Nome risorsa nel Modulo attività. Seleziona Antonio Cipriani
dall’elenco e fai clic su OK.
Fai clic direttamente sotto al nome di Antonio Cipriani.
Seleziona Fausto Zaffaroni e fai clic su OK. Microsoft Project riduce la durata dell’attività 3 da 2
settimane a una sola settimana e modifica le date d’inizio e di fine di tutte le attività successori.
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Project
Il valore di Unità determina la modalità di suddivisione dell’attività tra le risorse.

Poiché i valori della formula di pianificazione non sono numeri interi, in questo caso, analizziamo il
processo attuato da Microsoft Project per ottenere questi valori.
• La durata dell’attività di 45,7 ore (ovvero 1,14 settimane) è il risultato della divisione di 80
ore di lavoro per il 175% di unità.
• Il valore operativo di Antonio di 45,7 ore rappresenta il 100% di unità moltiplicato per 45,7
ore di durata dell’attività.
• Il valore operativo di Fausto di 34,28 ore rappresenta il 75% di unità moltiplicato per 45,7
ore di durata dell’attività.
Antonio lavorerà realmente a questa attività per 45,7 ore esatte e Fausto per 34,28 ore?
Probabilmente no. Microsoft Project può generare numeri di questo tipo che, sebbene
matematicamente accurati, potrebbero risultare troppo precisi e poco pratici. Non c’è
problema; è invece importante comprendere le operazioni che hanno permesso di ottenere
tali valori.
Per terminare questa esercitazione, assegneremo più risorse a un’attività tramite la finestra
di dialogo Assegna risorse.
Nel Diagramma di Gantt, fai clic sul nome dell’attività 5 ‘Esplorare i luoghi”.
Fai clic su Assegna risorse sulla barra degli strumenti Standard. Appare la finestra di dialogo
Assegna risorse.
Nella colonna Nome della finestra di dialogo Assegna risorse, seleziona Claudio Balsamo e fai clic
su Assegna.
Appare un segno di spunta accanto al nome Claudio Balsamo, indicando che tale risorsa è
stata assegnata all’attività selezionata.
Nella colonna Nome, seleziona Ivan Gagliardi e fai clic su Assegna.
La durata dell’attività 5 viene ridotta e le date d’inizio e fine di tutte le attività successori
vengono modificate di conseguenza.
Fai clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo Assegna risorse.
5.4 Quando è opportuno usare la pianificazione basata sulle risorse?

Dovresti prendere in considerazione la pianificazione basata sulle risorse soprattutto in determinati
casi. Per esempio, se una risorsa impiega 10 ore per portare a termine un’attività, 10 risorse
potrebbero completarla in un’ora? E 20 risorse in 30 minuti? Probabilmente no; le risorse
49
Project
ostacolerebbero il lavoro l’una dell’altra richiedendo un coordinamento aggiuntivo per completare

l’attività. Se l’attività è particolarmente complessa, potrebbe richiedere un addestramento
significativo prima di ottenere il completo apporto di una risorsa. La produttività complessiva
potrebbe anche diminuire se assegni più risorse alla medesima attività. Non esiste una
determinata regola di applicazione della pianificazione basata sulle risorse, ma in qualità di gestore
del progetto, dovresti analizzare la natura del lavoro richiesto da ogni attività del tuo progetto
utilizzando soprattutto la tua capacità di giudizio.
5.5 Assegnare risorse senza pianificazione basata sulle risorse

La pianificazione basata sulle risorse potrebbe non essere applicabile a tutte le attività di un
progetto; può dunque essere disattivata quando lo ritieni necessario. Per esempio, supponiamo
che tu abbia un’attività di controllo della fermentazione del vino. Indipendentemente dalla quantità
di risorse che assegni a tale attività, sarà necessario dedicarle sempre la medesima quantità di
tempo. Se aggiungi ulteriori risorse a un’attività dopo aver disattivato la pianificazione basata sulle
risorse, la durata dell’attività rimarrà invariata e il lavoro totale dell’attività aumenterà. Per quale
motivo? Analizziamo nuovamente la formula di pianificazione:
Durata x Unità =Lavoro
Se la durata dell’attività non dipendesse dal numero di risorse assegnate, l’aggiunta di ulteriori
unità di risorsa dovrebbe provocare l’aumento del lavoro complessivo. Per esempio, l’attività di
costruzione di un muro dovrebbe presentare una diminuzione della durata se le venisse assegnato
un secondo muratore in aiuto al primo (pianificazione basata sulle risorse attivata). La durata
dell’attività non diminuirebbe se le venisse assegnato un supervisore aggiuntivo (pianificazione
basata sulle risorse disattivata). Il supervisore sta lavorando, ma il suo lavoro non assiste
direttamente i due muratori.
In questa esercitazione, disattiverai la pianificazione basata sulle risorse per un’attività e
assegnerai più risorse a quest’ultima.
1. Nella tabella Immissione, fai clic sul nome dell’attività 4 ‘Sviluppare gruppi di produzione”.
2. Nel Modulo attività, disattiva la casella di controllo Basata sulle risorse.
3. Fai clic sulla prima riga della colonna Nome risorsa nel Modulo attività. Seleziona Antonio
Cipriani dall’elenco e fai clic su OK.
4. Direttamente sotto il nome di Antonio Cipriani, seleziona Fausto Zaffaroni e fai clic su OK.
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Project
5. Direttamente sotto il nome di Fausto Zaffaroni, seleziona Elena Rancati e fai clic su OK.
La pianificazione basata sulle risorse è disattivata per questa attività, la durata di quest’ultima rimane invariata e
il lavoro aumenta con le risorse assegnate.
Come puoi vedere, la durata dell’attività rimane invariata indipendentemente dalla quantità
di risorse che le è stata assegnata. Microsoft Project assegna la quantità di lavoro a ogni
risorsa, il che aumenta il totale complessivo di lavoro per tale attività. La formula di
pianificazione diventa allora:
durata attività 160 ore (equivalenti a 20 giorni) x unità di risorsa 275%
= 440 ore di lavoro
• Il valore di unità 275% corrisponde alla somma di 100% di Antonio, più 75% di Fausto, più
100% di Elena.
• Le 440 ore di lavoro equivalgono alla somma delle 160 ore di Antonio, più le 120 ore di
Fausto, più le 160 ore di Elena.
Per terminare questa esercitazione, disattiva la pianificazione basata sulle risorse e assegna più
risorse a un’attività nella finestra di dialogo Informazioni attività.
1 Nella tabella Immissione, fai clic sul nome dell’attività 6 Selezionare i luoghi”.
2 Fai clic su Informazioni attività sulla barra degli strumenti Standard.
Appare la finestra di dialogo Informazioni attività.
3 Fai clic sulla scheda Avanzate.
4 Disattiva la casella di controllo Basata sulle risorse e fai clic sulla scheda Risorse.
5 Fai clic direttamente sotto l’intestazione di colonna Nome risorsa.
6 Nell’elenco Nome risorsa, seleziona Claudio Balsamo.
7 Nella colonna Nome risorsa, fai clic direttamente sotto il nome di Claudio Balsamo e
seleziona Antonio Cipriani.
8 Nella colonna Nome risorsa, fai clic direttamente sotto il nome di Antonio Cipriani e
seleziona Olga Ferraro, quindi premi INVIO.
51
Project
9 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Informazioni attività.

Nel Diagramma di Gantt e nel Modulo attività, puoi visualizzare il risultato delle
assegnazioni di queste tre risorse all’attività 6, per le quali hai disattivato la pianificazione
basata sulle risorse.
La disattivazione della pianificazione basata sulle risorse e l’assegnazione delle risorse
nella finestra di dialogo Informazioni attività costituisce un ulteriore esempio di come puoi
portare a termine la medesima attività in diversi modi all’interno di Microsoft Project,
esattamente secondo le tue preferenze
5.6 Eliminare l’assegnazione di una risorsa

Puoi eliminare una risorsa da un’attività in qualsiasi istante Potresti desiderare di effettuare tale
operazione per diverse ragioni:
• Ti rendi conto che la risorsa non è necessaria per il completamento dell’attività.
• Una risorsa non sarà disponibile (per esempio, sarà in ferie) durante l’esecuzione
obbligatoria di un’attività, per cui devi assegnare un’altra risorsa a quest’ultima.
• Una risorsa di attrezzatura viene danneggiata e devi sostituirla con un’altra.
Se la pianificazione basata sulle risorse è attivata, l’eliminazione di una risorsa aumenta la durata
dell’attività e distribuisce nuovamente il lavoro tra le risorse rimanenti. Se la pianificazione basata
sulle risorse è disattivata, l’eliminazione di una risorsa riduce il lavoro complessivo dell’attività,
senza modificarne la durata.
Nell’attività 6, la pianificazione basata sulle risorse è disattivata. La formula di pianificazione per
l’attività 6 prima dell’eliminazione dell’assegnazione di una risorsa si presenta nel modo seguente:
=240 ore di lavoro
In questa esercitazione, eliminerai l’assegnazione di una risorsa da un attività.
1 Nel Modulo attività, fai clic su Claudio Balsamo.
2 Premi CANC e fai clic su OK nell’angolo in alto a destra del Modulo attività. Claudio
Balsamo verrà eliminato dall’attività.
52
Project
La formula di pianificazione per l’attività 6 risulta dunque essere:

=160 ore di lavoro
Il lavoro complessivo è diminuito quando la risorsa è stata rimossa dall’attività. Ora,
nasconderai il Modulo attività.
3 Seleziona Rimuovi divisione dal menu Finestra.
5.7 Assegnare risorse materiali alle attività

Nel nostro progetto di film breve, abbiamo verificato l’uso della pellicola in relazione ai suoi costi.
Quando assegni una risorsa materiale, puoi gestirne i costi in uno dei seguenti modi:
• Assegna all’attività una quantità fissa di unità della risorsa. Microsoft Project moltiplicherà i
costi delle unità di tale risorsa per il numero di unità che consumerai per determinare il
costo complessivo.
• Assegna all’attività una quantità variabile della risorsa. Microsoft Project adatterà la
quantità e i costi della risorsa in base alla durata dell’attività.
In questa esercitazione, assegnerai la risorsa materiale “Pellicola 16 mm” a un’attività e inserirai
una quantità fissa di unità di consumo
Appare la finestra di dialogo Assegna risorse. Prevedi di girare 60 minuti di film mentre
esplori i luoghi. Poiché una pellicola a 16 mm gira a un tasso di 12 metri al minuto, 60
minuti equivalgono a 720 metri di pellicola.
2 Nel Diagramma di Gantt, fai clic sul nome dell’attività 5 “Esplorare i luoghi”.
3 Nella finestra di dialogo Assegna risorse, scorri verso il basso l’elenco di risorse materiali
fino a visualizzare la risorsa Pellicola 16 mm e seleziona il campo Unità per tale risorsa.
4 Digita 720 e fai clic su Assegna.
53
Project
Poiché la pellicola 16 mm è una risorsa materiale, non è in grado di eseguire un lavoro. Di

conseguenza, l’assegnazione di tale risorsa non ha alcun effetto sulla durata dell’attività.
5.8 Creare una nuova risorsa e assegnarla a un’attività

A questo punto, hai creato delle risorse e la hai assegnate alle attività eseguendo due operazioni
ben distinte. Nella finestra di dialogo Assegna risorse, puoi effettuare entrambe le azioni in una
singola operazione.
In questa esercitazione, creerai delle risorse e le assegnerai a un’attività nella finestra di dialogo
Assegna risorse.
1 Nella finestra di dialogo Assegna risorse, fai clic sulla prima cella vuota della colonna
Nome, digita Paola Frassi e premi INVIO.
2 Seleziona il nome di Paola Frassi e fai clic su Assegna.
Paola Frassi è una nuova assistente alla cinepresa che stai aggiungendo all’elenco di
risorse del progetto.
Ora, inserirai le relative informazioni sui costi.
3 Fai doppio clic sul nome di Paola Frassi.
4 Fai clic sulla scheda Costi.
5 Nel campo Tariffa standard, digita 18.000/h e premi INVIO.
6 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Informazioni risorsa.
7 Fai clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo Assegna risorse. Paola possiede la sua
cinepresa da 16 mm, che desideri utilizzare durante l’esplorazione dei luoghi. Tuttavia, non
desideri che l’assegnazione della cinepresa modifichi la durata dell’attività, dal momento
che essa non esegue lo stesso tipo di lavoro di una risorsa umana. Ora, disattiverai la
pianificazione basata sulle risorse per l’attività 5 e inserirai le informazioni sulla risorsa
cinepresa.
9 Fai clic sulla scheda Avanzate e disattiva la casella di controllo Basata sulle risorse.
10 Fai clic sulla scheda Risorse.
11 Nella colonna Nome risorsa, fai clic sulla prima cella vuota, digita Cinepresa 16 m di Paola
54
Project
e premi INVIO.
12 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Informazioni attività. Paola e la sua
cinepresa da 16 mm sono assegnate all’attività 5. Poiché Paola è stata assegnata con la
pianificazione basata sulle risorse attivata, ha provocato la riduzione della durata
complessiva dell’attività. Tuttavia, la cinepresa 16 mm di Paola non ha alcun effetto sulla
durata dell’attività.
Suggerimento
Puoi creare le risorse in numerosi punti di Microsoft Project dove puoi assegnare le risorse (come il Modulo attività e la
finestra di dialogo Assegna risorse).
Questa esercitazione conclude il lavoro di pianificazione iniziale per il progetto del film. Nei
seguenti capitoli, analizzeremo in dettaglio le caratteristiche di attività, risorse e assegnazioni.
55
Project
6 Ottimizzare i dettagli delle attività

Finora hai creato un elenco iniziale di attività con cui hai realizzato le assegnazioni per il progetto
del film breve. In questo e nei successivi capitoli, migliorerai il piano di progetto, iniziando con i
dettagli delle attività.
6.1 Adattare il periodo lavorativo per il progetto

I calendari definiscono il periodo lavorativo dell’intero progetto, delle singole risorse e delle attività.
Microsoft Project utilizza i calendari, insieme alle relazioni tra le attività e ad altre informazioni, per
costruire una pianificazione per il progetto.
Esistono due tipi di calendari: calendari di base e calendari delle risorse. Puoi utilizzare i calendari
di base:
• Come calendario per l’intero progetto. In tal caso, si tratterà di un calendario del progetto. Il
calendario del progetto definisce i periodi lavorativi e non lavorativi per le attività che non
possiedono alcuna risorsa assegnata e per quelle a durata fissa.
• Come calendario per un’attività specifica. In tal caso, si tratterà di un calendario delle
attività. Un calendario delle attività definisce i periodi lavorativi e non lavorativi per una
determinata attività, indipendenteniente d~! calendario del progetto. Realizzerai un
calendario delle attività nella sezione successiva.
• Per stabilire i periodi lavorativi per le risorse.
• I tre calendari di base inclusi in Microsoft Project sono:
• Standard: comprende le giornate lavorative tradizionali, da lunedì a venerdì dalle 8.00 alle
17.00, con un’ora di pausa per il pranzo.
• 24 ore: non prevede alcun periodo non lavorativo.
• Turno di notte: comprende una pianificazione a turni da lunedì notte a sabato mattina, dalle
23.00 alle 8.00, con una pausa di un’ora.
Puoi specificare il calendario di base da utilizzare nella finestra di dialogo Riepilogo informazioni
per (per aprire questa finestra, seleziona il comando Riepilogo informazioni dal menu Progetto).
Per impostazione predefinita, Microsoft Project utilizza il calendario di base Standard come
calendario del progetto.
Puoi personalizzare i periodi lavorativi di qualsiasi calendario di base nella finestra di dialogo
Modifica orario di lavoro (puoi aprire questa finestra selezionando
Modifica orario di lavoro dal menu Strumenti). Puoi anche creare un nuovo calendario di base se
ritieni che quelli incorporati già esistenti non soddisfino le tue esigenze.
In questa esercitazione, modificherai l’orario di lavoro per il calendario del progetto e inserirai
alcuni periodi di ferie nell’intero progetto.
1 Seleziona Modifica orario di lavoro dal menu Strumenti.
56
Project
Appare la finestra di dialogo Modifica orario di lavoro. A eccezione di alcune attività

particolari che analizzeremo nella sezione seguente, la pianificazione giornaliera normale
per il progetto del film si estenderà dalle 10.00 alle 19.00, da lunedì a venerdì, con una
pausa pranzo alle ore 13.00.
2 Assicurati che sia selezionato Standard (Calendario del progetto) nella casella Per. Nel
calendario sotto l’etichetta Selezionare le date, seleziona le intestazioni di colonna da
lunedì a venerdì.
3 Nelle caselle Dalle e Alle, inserisci gli orari mostrati nella figura seguente (nota che il mese
visualizzato non è necessariamente identico a quello raffigurato).
Suggerimento
Premi TAB per spostarti rapidamente tra te caselle Dalle e Alle.
Ora, il calendario del progetto e tutti i calendari delle risorse utilizzeranno questi orari come
predefiniti nei giorni lavorativi.
Mentre ti trovi nella finestra di dialogo Modifica orario di lavoro, puoi segnare i giorni di ferie
come giorni non lavorativi per il calendario del progetto.
4 Nel calendario sotto l’etichetta Selezionare le date, seleziona novembre 2001.
5 Seleziona le date 22 e 23 novembre.
6 Nella sezione Opzioni per le date selezionate, fai clic su Imposta come giorni non lavorativi.
7 Scorri verso il basso fino visualizzare dicembre 2001.
8 Seleziona le date 24 e 25 dicembre.
Queste ferie sono dunque giorni non lavorativi per l’intero progetto. Esiste un altro insieme
di impostazioni temporali che puoi modificare: le date d’inizio e di fine, che Microsoft Project
applicherà quando inserirai la data iniziale e finale di un’attività senza specificarne gli orari.
10 Nella finestra di dialogo Modifica orario di lavoro, fai clic su Opzioni. Appare la finestra di
dialogo Opzioni, con solo la scheda Calendario attiva. Si tratta della medesima finestra di
dialogo che puoi visualizzare selezionando il comando Opzioni dal menu Strumenti.
11 Nella casella Ora di inizio predefinita, inserisci 10.00.
12 Nella casella Ora di fine predefinita, inserisci 19.00.
13 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni, poi fai ancora clic su OK per
chiudere la finestra di dialogo Modifica orario di lavoro.
57
Project
Suggerimento
Queste impostazioni predefinite non hanno alcun effetto sui giorni lavorativi o non lavorativi dei calendari.
6.2 Adattare l’orario di lavoro per le singole attività

Talvolta, desideri che una determinata attività si verifichi in periodi differenti da quelli compresi
nell’orario lavorativo del calendario del progetto. Per ottenere tale risultato, puoi applicare un
calendario apposito a tali attività. Specifica il calendario di base che desideri utilizzare come
calendario delle attività. Avrai bisogno di un calendario di questo tipo solo quando desideri che
l’attività in questione presenti orari lavorativi e non lavorativi differenti da quelli indicati nel
calendario del progetto. Ecco di seguito alcuni esempi di occasioni in cui un calendario delle
attività potrebbe rivelarsi particolarmente utile:
Stai utilizzando il calendario di base Standard come calendario del progetto, e desideri che
un’attività venga svolta di notte.
Possiedi un’attività che deve verificarsi durante il fine settimana.
A differenza delle risorse e dei calendari delle risorse, Microsoft Project non crea automaticamente
i calendari delle attività insieme a queste ultime. Quando necessiti un calendario delle attività
personalizzato, è sufficiente assegnare all’attività in questione uno dei calendari di base forniti con
Microsoft Project (o più probabilmente un nuovo calendario di base appena creato). Puoi
specificare un calendario delle attività nella scheda Avanzate della finestra di dialogo Informazioni
attività (per aprire questa finestra, seleziona il comando Informazioni attività dal menu Progetto).
Per esempio, se assegni il calendario di base 24 ore a un’attività, Microsoft Project pianificherà tale
attività in conformità a giorni lavorativi di 24 ore, anziché considerando l’orario lavorativo
specificato nel calendario del progetto.
Suggerimento
Quando assegni un calendario di base a un’attività, puoi scegliere di ignorare i calendari delle risorse per tutte le risorse
assegnate a tale attività. In tal modo, Microsoft Project pianificherà le risorse affinché lavorino all’attività in conformità al
calendario delle attività e non ai singoli calendari delle risorse (per esempio, per lavorare 24 ore al giorno). Se in tal
modo alcune risorse si ritroveranno a dover lavorare nel loro orario non lavorativo, potresti dèsiderare innanzi tutto di
discutere tale questione con le risorse interessate.
Nel progetto del film, alcune scene dovranno essere girate di notte. Tuttavia, il calendario del
progetto non include un orario lavorativo che comprenda la ripresa di queste scene. Poiché queste
attività costituiscono eccezioni al periodo lavorativo normale del progetto, non desideri modificare il
calendario del progetto. In questa esercitazione, creerai un nuovo calendario di base e lo
applicherai alle attività adeguate.
1 Seleziona Modifica orario di lavoro dal menu Strumenti.
2 Nella finestra di dialogo Modifica orario di lavoro, fai clic su Nuovo. Appare la finestra di
dialogo Crea nuovo calendario di base.
3 Nella casella Nome, digita Riprese serali.
58
Project
4 Nella casella Copia del calendario, assicurati che sia selezionato Standard e quindi fai clic
su OK.
5 Nel calendario sotto l’etichetta Selezionare le date, seleziona le intestazioni di colonna da
lunedì a venerdì.
6 Nella riga superiore della casella Dalle e Alle, inserisci 19.00 e 0.00, quindi elimina i valori
della seconda riga. La finestra di dialogo Modifica orario di lavoro dovrebbe essere simile
7 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

Ora, applicherai il calendario Riprese serali a due attività.
8 Seleziona il nome dell’attività 22 “Riprese scena 2”. Tenendo premuto CTRL, seleziona il
nome dell’attività 34 ‘Riprese scena 4”. Entrambe le scene devono infatti essere filmate
durante la notte.
Appare la finestra di dialogo Informazioni attività multiple. Il titolo della finestra di dialogo è
Informazioni attività multiple per indicare che hai selezionato più di un’attività e che le
opzioni che sceglierai saranno applicate a tutte le attività selezionate.
11 Nella casella Calendario, seleziona Riprese serali dall’elenco.
12 Fai due volte clic sulla casella di controllo Ignora calendari delle risorse nella
programmazione, in modo da far comparire un segno di spunta al suo interno. Infine, fai clic
su OK per chiudere la finestra di dialogo.
Microsoft Project applicherà il calendario Riprese serali alle attività 22 e 34. Nella colonna
Indicatori, appare un’icona calendario che indica che queste attività presentano dei
calendari particolari. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla figura seguente.
59
Project
Dal momento che nel passaggio precedente hai scelto di ignorare i calendari delle risorse, le
risorse assegnate a queste attività verranno pianificate in orari che in una situazione di normalità
sarebbero da considerarsi non lavorativi.
Potresti notare che altre attività possiedono calendari. Utilizza i calendari delle attività ogni volta
che desideri applicare eccezioni all’orario lavorativo normale dei calendari del progetto e non
desideri definire nuovamente l’orario di lavoro dell’intero progetto.
6.3 Adattare le relazioni tra attività

Come già detto esistono quattro tipi di dipendenza, o relazioni, tra le attività:
• Fine-Inizio (FI): la data finale dell’attività predecessore determina la data iniziale dell’attività
successore.
• Inizio-Inizio (Il): la data iniziale dell’attività predecessore determina la data iniziale
dell’attività successore.
• Fine-Fine (FF): la data finale dell’attività predecessore determina la data finale dell’attività
successore.
Inizio-Fine (IF): la data iniziale dell’attività predecessore determina la data finale dell’attività
successore.
Quando inserisci le attività in Microsoft Project e le colleghi reciprocamente facendo clic sul
pulsante Collega attività sulla barra degli strumenti Standard, le attività assumono
automaticamente una relazione Fine-Inizio (FI). Potrebbe essere un vantaggio per molte attività,
ma potresti anche voler modificare alcune relazioni tra le attività. Ecco di seguito alcuni esempi di
attività che richiedono relazioni differenti da Fine-Inizio:
• Puoi iniziare a impostare l’impianto di illuminazione per una scena del film non appena inizi
a impostare gli arredi di scena (relazione Inizio-Inizio). In tal modo, ridurrai il tempo
complessivo richiesto per il completamento delle due attività, dal momento che esse
vengono eseguite in parallelo.
60
Project
• La pianificazione della sequenza di scene da girare può avere inizio al completamento del
copione, ma non può terminare prima di tale istante. Desideri dunque che le due attività
finiscano circa nello stesso tempo (relazione Fine-Fine).
Le relazioni tra le attività dovrebbero rispecchiare la sequenza di esecuzione del lavoro. Dopo aver
stabilito le relazioni corrette tra le attività, puoi ottimizzare la pianificazione inserendo un anticipo
(chiamato tempo di anticipo) o un ritardo (chiamato tempo di ritardo) tra la data finale o iniziale
delle attività predecessore e successore.
Supponendo che due attività presentino una relazione Fine-Inizio:
• Il tempo di anticipo fa sì che l’attività successore abbia inizio prima che si concluda la
rispettiva attività predecessore.
• Il tempo di ritardo fa sì che l’attività successore abbia inizio dopo il termine della rispettiva
attività predecessore.
Ecco una figura che mostra l’entità dell’effetto dei tempi di anticipo e di ritardo sulle relazioni tra le
attività. Supponiamo che tu abbia inizialmente pianificato le tre seguenti attività utilizzando
relazioni di tipo Fine-Inizio.
Inizialmente, le attività sono collegate tramite relazioni di tipo Fine-Inizio e l’attività successore ha
dunque inizio non appena termina l’attività predecessore.
Prima che inizi l’attività 8 devi lasciare un giorno di tempo perché la pittura applicata nell’attività 7
si asciughi completamente. Certo non vorrai aggiungere un giorno alla durata dell’attività 7, perché
in tale giorno non avverrà alcun lavoro. Di conseguenza, inserisci un ritardo di un giorno tra le
attività 7 e 8:
Il tempo di ritardo provoca un ritardo nell’inizio dell’attività successore.
Tuttavia, l’attività 9 può iniziare non appena è stata completata parte dell’attività 8; per ottenere
tale condizione, inserisci un tempo di anticipo del 50% tra le attività 8 e 9:
Il tempo di anticipo provoca l’inizio dell’attività successore prima del termine dell’attività
predecessore.
Puoi inserire tempi di anticipo o di ritardo sorto forma di unità temporali (per esempio, 2 giorni)
oppure sorto forma di percentuale della durata dell’attività predecessore (per esempio, 50%).
Inserisci il tempo di anticipo in unità positive e il tempo di ritardo in unità negative (per esempio, -2
giorni o -50%). Puoi applicare il tempo di anticipo o di ritardo a qualsiasi tipo di relazione tra le
attività: .Fine-Inizio, Inizio-Inizio e così via. Puoi inserire i tempi di anticipo o di ritardo nella finestra
61
Project
di dialogo Informazioni attività o nella colonna Predecessori della tabella Immissione.

In questa esercitazione, modificherai le relazioni tra le attività e inserirai tempi di anticipo e di
ritardo tra le attività predecessori e successori.
1 Nella tabella Immissione, fai doppio clic sul nome dell’attività 8 ‘Richiedere autorizzazioni
per le riprese”. Appare la finestra di dialogo Informazioni attività.
2 Fai clic sulla scheda Predecessori.
3 Nel campo Ritardo dell’attività 7 predecessore, digita -50% e premi INVIO.
Quando inserisci un tempo di ritardo corrispondente a un valore negativo, generi in realtà

un tempo di anticipo.
5 Per visualizzare gli effetti del tempo di ritardo sulla pianificazione dell’attività successore, fai
clic sul pulsante Vai all’attività selezionata sulla barra degli strumenti Standard.
Microsoft Project scorre il Diagramma di Gantt per visualizzare la barra relativa all’attività 8.
L’attività 8 ora è pianificata per iniziare quanto il 50% dell’attività 7 è stato completato. Nel caso in
cui la durata dell’attività 7 dovesse cambiare, Microsoft Project pianificherebbe nuovamente l’inizio
dell’attività 8.
Ora, modificherai la relazione tra due attività.
6 Nella tabella Immissione, fai doppio clic sul nome dell’attività 10 “Prenotare l’attrezzatura
audio”.
7 Fai clic nel campo Tipo dell’attività predecessore 9. Seleziona Inizio-Inizio (lI) e fai clic su
OK.
Microsoft Project modificherà la relazione tra le attività 9 e 10 a Inizio-Inizio.
62
Project
8 Usando la scheda Predecessori della finestra di dialogo Informazioni attività, modifica i

seguenti dettagli relativi alle relazioni.
Attività Modifica
65, “Prima revisione video” Inserisci un anticipo di 5 giorni rispetto all’attività
predecessore 64 (ricorda di inserire il tempo di
anticipo come numero negativo: -5g).
70, “Aggiungere musica finale” Modifica il tipo di relazione con l’attività 69
predecessore a Inizio-Inizio.
9 Fai clic su Vai all’attività selezionata sulla barra
degli strumenti Standard.
AI termine, il tuo schermo dovrebbe essere simile alla figura seguente.
L’assegnazione di relazioni Inizio-Inizio alle attività o l’inserimento di tempi di anticipo nei punti più
adeguati costituiscono due tecniche ottimali per ridurre la durata complessiva del progetto.
Microsoft Project non può tuttavia effettuare automaticamente tali modifiche al tuo posto. In qualità
di gestore del progetto, devi prendere in esame le sequenze e le relazioni tra le tue attività e
apportare le correzioni adeguate dove necessario.
6.4 Cambiare i tipi di attività

Microsoft Project utilizza la seguente formula, chiamata formula di pianificazione, per calcolare il
valore del lavoro per un’attività:
Lavoro = Durata x Unità.
Ogni valore della formula di pianificazione corrisponde a un tipo di attività. Un tipo di attività
determina quale valore della formula di pianificazione rimarrà invariato a differenza degli altri due.
Il tipo di attività predefinito è a unità fisse: quando modifichi la durata di un’attività, Microsoft
Project ricalcola il lavoro. Allo stesso modo, se modifichi il lavoro di un’attività, Microsoft Project
ricalcolerà la durata dell’attività. In entrambi i casi, il valore delle unità rimane invariato. Gli altri tipi
di attività corrispondono a durata fissa e a lavoro fisso.
In un’attività a durata fissa, puoi modificare il valore di unità o lavoro; Microsoft Project ricalcolerà
l’altro valore. Per un’attività a lavoro fisso, puoi modificare il valore di unità o durata; Microsoft
Project ricalcolerà l’altro valore. Nota che non puoi disattivare la pianificazione basata sulle risorse
per questo tipo di attività.
Qual è il tipo di attività ideale da applicare alle tue attività? Dipende da come desideri che Microsoft
Project pianifichi tale attività. La seguente tabella riepiloga gli effetti della modifica di qualsiasi
63
Project
L’aumento della durata di un’attività a lavoro fisso riduce il livello di sforzo misurato in unità)
che le risorse dedicheranno all’attività. In altri termini, le risorse utilizzeranno il medesimo
sforzo complessivo (misurato sotto forma di lavoro) in un periodo di tempo più esteso. Ora,
modificherai il tipo di un’attività utilizzando la finestra di dialogo Informazioni attività.
7 Nella tabella Immissione nel riquadro superiore della finestra, seleziona il nome dell’attività
67 ‘Ottenere approvazione”.
Suggerimento
Anziché scorrere tutta la tabella Immissione, fai clic in qualsiasi punto di quest’ultima, premi F5 (o scegli Vai a dal menu
Modifica) per visualizzare la finestra di dialogo Vai a, inserisci 67 nella casella ID e fai clic su OK.
L’attività selezionata descrive la visione formale del film per i sostenitori finanziari del
progetto. L’attività è pianificata per una giornata intera, sebbene alcune risorse lavoreranno
solo mezza giornata. Per apportare tale indicazione (e gestire adeguatamente i costi della
risorsa assegnata all’attività), potrai trasformare quest’ultima in attività a durata fissa e
adattare il valore del lavoro in alcune delle risorse assegnate.
10 Nella casella Tipo di attività, seleziona A durata fissa.
12 Nella colonna Unità, imposta il valore di unità per Ivan Gagliardi e Michele Tessarotto a
50% ciascuno.

Puoi visualizzare i valori aggiornati del lavoro delle due risorse nel Modulo attività nel
riquadro inferiore.
64
Project
L’aumento della durata di un’attività a lavoro fisso riduce il livello di sforzo misurato in unità)
che le risorse dedicheranno all’attività. In altri termini, le risorse utilizzeranno il medesimo
sforzo complessivo (misurato sotto forma di lavoro) in un periodo di tempo più esteso. Ora,
modificherai il tipo di un’attività utilizzando la finestra di dialogo Informazioni attività.
7 Nella tabella Immissione nel riquadro superiore della finestra, seleziona il nome dell’attività
67 ‘Ottenere approvazione”.
Suggerimento
Anziché scorrere tutta la tabella Immissione, fai clic in qualsiasi punto di quest’ultima, premi F5 (o scegli Vai a dal menu
Modifica) per visualizzare la finestra di dialogo Vai a, inserisci 67 nella casella ID e fai clic su OK.
L’attività selezionata descrive la visione formale del film per i sostenitori finanziari del
progetto. L’attività è pianificata per una giornata intera, sebbene alcune risorse lavoreranno
solo mezza giornata. Per apportare tale indicazione (e gestire adeguatamente i costi della
risorsa assegnata all’attività), potrai trasformare quest’ultima in attività a durata fissa e
adattare il valore del lavoro in alcune delle risorse assegnate.
10 Nella casella Tipo di attività, seleziona A durata fissa.
12 Nella colonna Unità, imposta il valore di unità per Ivan Gagliardi e Michele Tessarotto a
50% ciascuno.

Puoi visualizzare i valori aggiornati del lavoro delle due risorse nel Modulo attività nel
riquadro inferiore.
65
Project
In realtà, potresti eseguire l’intera esercitazione sia nel Modulo attività sia nella finestra di
dialogo Informazioni attività, secondo le tue preferenze.
Suggerimento
Un’attività di riepilogo corrisponde sempre a un tipo di attività a durata fissa e non puoi modificare tale condizione.
Poiché un'attività di riepilogo si basa sulla prima data di inizio e l’ultima data finale delle rispettive sottoattività, la sua
durata viene calcolata in base alle sottoattività e non è direttamente modificabile. Se desideri avere una conferma, fai
doppio clic sull’attività di riepilogo 61 “Post-produzione” e visualizza la scheda Avanzate nella finestra di dialogo
Informazioni attività.
6.5 Interrompere il lavoro a un’attività

Durante la pianificazione iniziale delle attività di un progetto, potresti essere a conoscenza della
futura interruzione del lavoro di una determinata attività. Puoi dunque dividere l’attività indicando i
periodi di interruzione e di ripresa del lavoro. Ecco alcune ragioni per le quali potresti voler dividere
un’attività:
• Si verifica un’interruzione prevista dell’attività. Per esempio, una risorsa potrebbe essere
assegnata a un’attività della durata di una settimana, ma mercoledì deve necessariamente
partecipare a un evento estraneo all’attività.
• Si verifica un’interruzione imprevista dell’attività. Durante l’esecuzione di un attività, una
risorsa potrebbe dover interrompere il lavoro poiché un’altra attività ha assunto una priorità
maggiore. Al termine della seconda attività, la risorsa può riprendere il lavoro alla prima
attività.
Poiché il tipo di attività è a durata fissa e hai modificato i valori delle unità, Microsoft Project
ricalcola questi valori di lavoro.
Suggerimento
In entrambi i casi, ti consigliamo di documentare nelle note dell’attività il motivo per cui hai deciso di dividerla. Tale
condizione ti consente (e permette anche agli altri) di fare successivamente riferimento all’attività.
In questa esercitazione, dividerai un’attività.
1 Nella tabella Immissione, seleziona il nome dell’attività 4 “Sviluppare gruppi di produzione”.
Sai già che il lavoro dedicato a tale attività verrà interrotto per tre giorni a partire dal 1
maggio.
Suggerimento
La scala cronologica è suddivisa in scala prIncipale e scala secondarIa. L’andamento della scala secondaria assume
particolare importanza per la divisione dell’attività:
la precisione della scala secondaria determina il più piccolo incremento di tempo in cui puoi dividere un’attività. Dopo
aver impostato la scala cronologica a livello di giorni, devi interromperla per almeno un giorno. Se avessi desiderato
dividere un’attività a livello di ore, avresti dovuto adattare ulteriormente la scala cronologica secondaria (tramite il
comando Scala cronologica del menu Formato).
2 Per vedere la barra di Gantt dell’attività 4, fai clic sul pulsante Vai all’attività selezionata
sulla barra degli strumenti Standard.
66
Project
3 Fai clic su Dividi attività sulla barra degli strumenti Standard.

Appare un Suggerimento su schermo e il puntatore del mouse si trasforma in una freccia.
4 Sposta il puntatore del mouse sulla barra di Gantt dell’attività 4.
Questo Suggerimento su schermo si rivela essenziale per l’interruzione adeguata di

un’attività, poiché contiene la data in cui verrà iniziato il secondo segmento dell’attività nel
caso in cui trascinassi il puntatore del mouse dal punto corrente sulla barra di Gantt.
Quando sposti il puntatore del mouse lungo la barra di Gantt, puoi vedere la modifica della
data d’inizio nel Suggerimento su schermo.
5 Sposta il puntatore del mouse fino a visualizzare la data d’inizio mar 01/05/01 nel
Suggerimento su schermo.
6 Trascina con il mouse verso destra fino a visualizzare la data d’inizio ven 04/05/01 nel
Suggerimento su schermo e rilascia il pulsante del mouse. Microsoft Project inserisce
l’interruzione dell’attività, rappresentata nel Diagramma di Gantt sotto forma di linea
punteggiata, tra i due segmenti dell’attività.
Ecco alcuni accorgimenti utili per la divisione delle attività:

• Puoi dividere un’attività in un numero infinito di segmenti.
• Puoi trascinare verso destra o sinistra un segmento di un’attività divisa per modificare la
durata dell’interruzione.
• Il periodo dell’attività divisa (rappresentato con una linea punteggiata> non viene
considerato nel conteggio della durata dell’attività (a meno che non si tratti di un’attività a
durata fissa), poiché non viene eseguito alcun lavoro durante l’interruzione.
• Se la durata di un’attività interrotta viene modificata, viene incrementato o ridotto l’ultimo
segmento dell’attività.
• Se un’attività divisa viene nuovamente pianificata (per esempio, se cambia la data d’inizio),
viene riprogrammata l’intera attività, interruzioni comprese. L’attività mantiene il medesimo
schema di segmenti e interruzioni.
• Per ricollegare due segmenti di un’attività divisa, trascina un segmento dell’attività fino a
farlo coincidere con l’altro segmento.
• Se non desideri visualizzare le interruzioni come linea punteggiata, scegli Layout dal menu
Formato e disattiva la casella di controllo Mostra divisioni barre.
Esistono altre attività che potrebbero causare l’interruzione di un’attività, inclusi gli
adattamenti delle assegnazioni e il livellamento delle risorse. Per ulteriori informazioni
67
Project
sull’adattamento delle assegnazioni delle risorse.
6.6 Inserire costi fissi

Per la maggior parte dei progetti, i principali costi finanziari provengono dai costi delle risorse di
lavoro o materiali. Abbiamo già inserito tariffe orarie e settimanali per le risorse. Tuttavia, oltre a
presentare i costi della risorsa associati a un’attività (o talvolta, in sostituzione di questi), un’attività
potrebbe disporre di un costo fisso. Un costo fisso è una determinata somma di denaro prevista
per un’attività. Questi costi rimangono invariati rispetto alla quantità di tempo o sforzo che le
risorse dedicano al completamento dell’attività. Ecco di seguito alcuni esempi comuni di costi fissi
nei progetti:
• Le spese di viaggio per un consulente, pagate in aggiunta alla tariffa oraria o giornaliera.
-
• Una tariffa d’insediamento, aggiunta alla tariffa di affitto giornaliera per un’attrezzatura.
• Un permesso per le riprese in un luogo pubblico.
Se inserisci sia i costi delle risorse sia quelli fissi per un’attività, Microsoft Project li somma per
determinare il costo complessivo dell’attività. Se invece non inserisci le informazioni relative ai
costi delle risorse in un piano di progetto (magari perché non sai quanto verranno pagate le tue
risorse), puoi comunque ottenere un certo controllo sul costo complessivo del progetto inserendo i
costi fissi di ogni attività.
Puoi anche specificare il periodo di attribuzione dei costi fissi:
• Inizio. Viene pianificato l’intero costo fisso per l’inizio dell’attività. L’intero costo fisso
dell’attività viene sostenuto non appena ha inizio l’attività.
• Fine. L’intero costo fisso viene pianificato per la fine dell’attività. L’intero costo fisso
dell’attività viene sostenuto solo dopo il completamento dell’attività.
• In quote. Il costo fisso viene equamente distribuito per tutta la durata dell’attività. Il progetto
sostiene il costo dell’attività in base alla velocità in cui questa viene completata. Per
esempio, se un’attività possiede un costo fisso di L. 100.000 e viene completata per il 75%,
il progetto ha sostenuto una spesa di L. 75.000 per tale attività.
Durante la pianificazione di un progetto, il metodo di attribuzione che scegli per i costi fissi
determina la modalità di programmazione di questi ultimi nel tempo. Si tratta di una condizione
importante nell’anticipazione di esigenze di budget e disponibilità di denaro contante. Secondo le
impostazioni predefinite, Microsoft Project assegna il metodo di attribuzione in quote per i costi
fissi, ma puoi sempre modificare tale opzione, per esempio per far fronte alle pratiche contabili
della tua organizzazione.
Per il progetto del film, sai per esperienza che i permessi di ripresa costeranno L. 500.000, pagabili
al momento della richiesta. In questa esercitazione, assegnerai un costo fisso a un’attività e ne
specificherai il tempo di attribuzione.
1 Dal menu Visualizza, seleziona Tabella: Immissione e fai clic su Costo. Appare la tabella
Costo in sostituzione della tabella Immissione.
2 Nel campo Costi fissi dell’attività 8 Richiedere autorizzazioni per le riprese”, digita o
seleziona 500.000 e premi TAB.
3 Nel campo Attribuzione costi fissi, seleziona Inizio e premi INVIO.
4 Dal menu Visualizza, seleziona Tabella: Costo e fai clic su Immissione.

Microsoft Project ritorna alla tabella Immissione.
68
Project
Ora, Microsoft Project pianificherà un costo di L. 500.000 per l’attività “Richiedere autorizzazioni
per le riprese” nella rispettiva data d’inizio, e il progetto sosterrà tale spesa all inizio dell’attività.
Questa spesa è indipendente dalla durai a dell’attività o dal costo delle risorse assegna te a
quest’ultima.
6.7 Impostare un’attività periodica

La maggior parte dei progetti richiede la ripetizione di attività quali riunioni di staff, creazione e
pubblicazione di relazioni sullo stato del progetto o ispezioni di qualità. Sebbene sia facile
tralasciare la programmazione di tali eventi, dovresti considerare anche questi ultimi nel tuo piano
di progetto. In effetti, le riunioni dello staff ed eventi simili che supportano indirettamente il progetto
necessitano di una determinata quantità di tempo da parte delle risorse, ovvero di tempo sottratto
alle altre assegnazioni.
Per considerare tali eventi nel tuo piano di progetto, crea un’attività periodica. Come suggerisce il
nome stesso, un’attività periodica si ripete con una determinata frequenza nel tempo, che può
essere giornaliera, settimanale, mensile o annuale. Quando crei un’attività periodica, Microsoft
Project genera una serie di attività con vincoli di “inizio entro la data”, senza relazioni reciproche e
senza pianificazione basata sulle risorse.
In questa esercitazione, creerai un’attività periodica.
1 Nella tabella Immissione, seleziona il nome dell’attività 12 ‘Produzione”.
Desideri inserire gli ultimi elementi della fase di Pre-produzione come attività periodica nel
progetto, direttamente sopra l’attività 12.
2 Seleziona Attività periodica dal menu Inserisci.
Comparirà la finestra di dialogo Informazioni attività periodica.
3 Nella casella Nome attività, digita Riunione staff.
4 Nella casella Durata, digita 2h.
5 Sotto Ricorrenza, assicurati che sia selezionato Settimanale e seleziona la casella di
controllo venerdì.
Ora, specificherai la data della prima occorrenza; per impostazione predefinita, viene
utilizzata la data d’inizio del progetto.
6 Nella casella Inizio, digita 06/04/01 17.00.
Ora specificherai il numero di ricorrenze. Puoi effettuare tale operazione inserendo un
numero esatto di occorrenze o una data di scadenza entro la quale dovrebbe terminare
l’attività.
7 Seleziona Per e digita o seleziona 10 occorrenze.
8 Fai clic su OK per creare l’attività periodica. Microsoft Project inserisce l’attività periodica,
annidandola all’interno della fase di Pre-produzione. Inizialmente, l’attività di riepilogo è
ridotta; nella colonna Indicatori appare un’icona dell’attività periodica.
69
Project
Nota che la barra di Gantt dell’attività periodica si differenzia dalle altre barre di riepilogo del
Diagramma di Gantt. La barra di Gantt di un’attività di riepilogo periodica mostra solo le
singole occorrenze dell’attività.
Ora assegnerai le risorse all’attività periodica.
10 Nella finestra di dialogo Assegna risorse, seleziona Antonio Cipriani. Tieni premuto CTRL
mentre selezioni Claudio Balsamo, Elena Rancati, Marco Masucci e Olga Ferraro.
11 Fai clic su Assegna e quindi su Chiudi.
La finestra di dialogo Assegna risorse si chiude e Microsoft Project assegna le risorse
selezionate all’attività periodica. Ora, visualizzerai le singole occorrenze dell’attività
periodica.
12 Fai clic sul segno più accanto al titolo dell’attività di riepilogo periodica ‘Riunione staff”. Il tuo
schermo dovrebbe essere simile alla seguente figura.
Le attività ricorrenti vengono numerate automaticamente in modo sequenziale. Puoi anche
visualizzare le assegnazioni delle risorse per le singole attività.
Come puoi riscontrare, ogni occorrenza dell’attività periodica viene numerata in modo
sequenziale e appaiono le assegnazioni della risorsa per le sottoattività.
13 Fai clic sul segno più accanto al titolo dell’attività di riepilogo periodica ‘Riunione staff” per
nascondere le sottoattività.
Ecco alcuni accorgimenti utili per la creazione di attività periodiche:
• Quando pianifichi la fine di un’attività periodica in una determinata data, Microsoft Project
suggerisce la data finale corrente del progetto. Se scegli di utilizzare tale data e
successivamente la data finale del progetto viene modificata, devi modificare manualmente
la data in cui desideri far terminare l’attività periodica.
• Microsoft Project ti avvisa se tenti di creare un’attività periodica durante un tempo non
lavorativo (un periodo di ferie, per esempio). In tal caso, puoi decidere di non creare tale
occorrenza o di pianificarla per il primo giorno lavorativo successivo.
• Dovresti sempre assegnare le risorse alle attività ricorrenti utilizzando la finestra di dialogo
Assegna risorse. Quando inserisci i nomi delle risorse nel campo Nome risorsa dell’attività
di riepilogo periodica, puoi infatti assegnare queste ultime solo all’attività di riepilogo
anziché alle occorrenze individuali.
6.8 Impostare i vincoli delle attività
Ogni attività che inserisci in Microsoft Project possiede qualche tipo di vincolo. Un vincolo controlla
la data d’inizio o di fine di un’attività e il grado di rìprogrammazione di quest’ultima. Esistono tre
categorie di vincoli:
• Vincoli flessibili. Microsoft Project può modificare la data iniziale e finale di un attività, ma
non può modificarne la durata. Per esempio, l’attività “Selezionare i luoghi” può iniziare il
più presto possibile. Non esiste alcuna data vincolante associata a un vincolo flessibile.
• Vincoli medi. Un’attività possiede un limite costituito dalle date iniziale e finale. Tuttavia,
all’interno di tale limite, Microsoft Project possiede la flessibilità di pianificazione che ti
consente di modificare le date d’inizio e di fine (ma non la durata) di un’attività. Per
esempio, l’attività “Sistemare gli arredi di scena” deve terminare non più tardi del 26/03/01.
70
Project
Tuttavia, potrebbe terminare anche prima di tale data. I vincoli medi vengono talvolta
definiti vincoli deboli.
• Vincoli non flessibili. Un’attività deve iniziare o terminare in una specifica data.
Per esempio, l’attività “Impostare l’illuminazione” deve terminare il 10/04/01.
I vincoli non flessibili vengono talvolta definiti vincoli forti.
Complessivamente, esistono otto tipi di vincoli per le attività.
Questo tipo Significa
di vincolo
Il più presto Microsoft Project pianificherà un’attività affinché si concluda il più presto
possibile possibile. Si tratta del tipo di vincolo predefinito che viene applicato a tutte le
nuove attività di progetti pianificati a partire dalla data d’inizio del progetto. Si
tratta di un vincolo flessibile.
Il più tardi possibile Microsoft Project pianificherà un’attività affinché si verifichi il più tardi possibile
senza ritardare l’attività successore o modificare la data finale del progetto. Si
tratta del tipo di vincolo predefinito che viene applicato a tutte le nuove attività
di progetti pianificati a partire dalla data finale del progetto. Si tratta di un
vincolo flessibile.
Iniziare non prima Microsoft Project pianificherà un’attività affinché abbia inizio dopo la data del
del vincolo da te specificata. Utilizza questo tipo di vincolo per assicurarti che
un’attività non abbia inizio prima di una data specifica. Si tratta di un vincolo
medio.
Iniziare non oltre il Microsoft Project pianificherà un’attività affinché abbia inizio nella data
vincolante da te specificata o prima di quest’ultima. Utilizza questo tipo di
vincolo per assicurarti che un’attività non inizi dopo una data specifica. Si
tratta di un vincolo medio.
Finire non prima del Microsoft Project pianificherà un’attività affinché termini nella data vincolante
da te specificata o dopo quest’ultima. Utilizza questo tipo di vincolo per
assicurarti che un’attività non fi nisca prima di una data specifica. Si tratta di
un vincolo medio.
Finire non oltre il Microsoft Project pianificherà un’attività affinché finisca nella data vincolante
da te specificata o prima di quest’ultima. Utilizza questo tipo di vincolo per
assicurarti che un’attività non finisca dopo una data specifica. Si tratta di un
vincolo medio.
Deve iniziare il Microsoft Project pianificherà un’attività affinché inizi nella data vincolante
specificata. Utilizza questo tipo di vincolo per assicurarsi che un’attività abbia
inizio in una determinata data. Si tratta di un vincolo non flessibile.
Deve finire il Microsoft Project pianificherà un’attività affinché finisca nella data vincolante
specificata. Utilizza questo tipo di vincolo per assicurarsi che un’attività sia
portata a termine in una determinata data. Si tratta di un vincolo non flessibile.
Questi otto tipi di vincoli provocano diversi effetti sulla pianificazione delle attività:
• I vincoli flessibili, come Il più presto possibile, ti consentono di pianificare un’attività senza
alcun limite diverso dalle relazioni tra predecessori e successori. Non esistono alcune date
fisse d’inizio o di fine imposte da questi tipi di vincoli. Utilizza questi tipi di vincoli quando
possibile.
• I vincoli medi, come Iniziare non prima del o Iniziare non oltre il, limitano la
riprogrammazione di un’attività entro il limite di data da te specificato.
• I vincoli non flessibili, come Deve iniziare il, impediscono completamente la
riprogrammazione di un’attività. Utilizza questi tipi di vincoli solo se è assolutamente
necessario.
Il tipo di vincolo che assegni all’attività nei tuoi progetti dipende dalle tue esigenze e aspettative in
Microsoft Project. Dovresti utilizzare vincoli non flessibili solo se la data iniziale o finale di un’attività
viene fissata da fattori oltre il controllo del tema del progetto. Esempi di tali attività includono i
contatti con i clienti e il termine di un periodo di finanziamento. Per le attività senza tali limitazioni,
dovresti utilizzare vincoli flessibili. Tali tipi di vincoli ti consentono di ottenere la massima
discrezione nell’adattamento di data iniziale e finale, e permettono a Microsoft Project di adeguare
automaticamente le date nel caso in cui il piano di progetto dovesse cambiare. Per esempio, se hai
71
Project
utilizzato vincoli ASAP e la durata di un’attività predecessore cambia da 4 a 2 giorni, Microsoft

Project adatta o “restringe” la data iniziale e finale di tutte le attività successori. Tuttavia, se
un’attività successore presenta un vincolo non flessibile, Microsoft Project non potrebbe adattare
tali date.
In questa esercitazione, applicherai a un’attività un vincolo di tipo Iniziare non prima del.
1 Nella tabella Immissione, seleziona il nome dell’attività 37 ‘Preparazione scena 3”.
Questa scena deve essere girata in un luogo che non è disponibile fino al 5 luglio 2001.
2 Trascina verso destra la barra divisoria verticale per visualizzare la colonna Inizio.
suggerimento
Se la colonna Inizio visualizza solo dei segni cancelletto (####), ciò significa che la colonna è troppo stretta per
consentire la visualizzazione dei contenuti. Per allargare la colonna, sposta il puntatore del mouse sulla barra divisoria
tra le colonne Inizio e Fine.
Inizio Fine
######### #########
#
Quando il puntatore del mouse si trasforma in una freccia a due punte, fai doppio clic sul divisore. Microsoft Project
allargherà la colonna affinché sia possibile visualizzarne contenuto.
3 Seleziona il campo Inizio dell’attività 37 e fai clic sul pulsante raffigurante una freccia rivolta
verso il basso, per visualizzare la casella contenente il calendario.
4 Fai clic sul pulsante raffigurante una freccia rivolta verso destra per visualizzare luglio 2001
nella casella calendario e fai clic sul 5 luglio.
Microsoft Project applica all’attività un vincolo Iniziare non prima del, e inserisce un’icona vincolo
nella colonna Indicatori. Puoi posizionare il puntatore del mouse sull’icona per visualizzare i
dettagli relativi in un Suggerimento su schermo.
5 Trascina la barra divisoria verticale verso il margine destro della colonna Durata.
Tutte le attività che dipendono dell’attività 37 vengono riprogrammate. Successivamente,
documenterai la presenza di questo vincolo in modo da disporre di una dettagliata
cronologia dei motivi di tale scelta.
72
Project
Ecco alcuni accorgimenti utili quando applichi vincoli alle attività:

• Quando selezioni una data nella colonna Fine, generi un vincolo di tipo Finire non prima
del.
• Puoi creare un vincolo di tipo Iniziare non prima del trascinando una barra di Gantt
direttamente sul Diagramma di Gantt.
• Per eliminare un vincolo, apri il menu Progetto, fai clic su Informazioni attività e quindi sulla
scheda Avanzate. Nella casella Tipo di vincolo, seleziona Il più presto possibile o (se stai
effettuando la pianificazione a partire dalla data finale del progetto) Il più tardi possibile.
• Se devi applicare un vincolo medio o non flessibile a un’attività dopo aver già creato
relazioni, potresti generare un cosiddetto margine di flessibilità negativo. Per esempio, puoi
creare una relazione Fine-Inizio prima di applicare un vincolo Deve iniziare il, che obbliga
l’attività successore a iniziare prima della fine dell’attività predecessore. Tale condizione
provocherebbe un margine di flessibilità negativo e un conflitto di pianificazione. Secondo
le impostazioni predefinite, la data del vincolo applicata all’attività successore si
sovrapporrebbe alla relazione. Tuttavia, se preferisci, puoi sempre impostare Microsoft
Project affinché dia la precedenza alle relazioni piuttosto che ai vincoli. Dal menu
Strumenti, scegli Opz ioni e fai clic sulla scheda Programmazione. Disattiva la casella di
controllo Rispetta sempre le date vincolo delle attività. Questa impostazione èapplicabile
esclusivamente al file di progetto corrente.
• Se devi pianificare un progetto a partire dalla data finale anziché da quella d’inizio,
potrebbero cambiare alcuni comportamenti dei vincoli. Per esempio, il tipo di vincolo Il più
tardi possibile (anziché Il più presto possibile> diventa l’impostazione predefinita di una
nuova attività. Dovresti dedicare molta attenzione ai vincoli quando esegui la pianificazione
a partire dalla data finale, per assicurarti che questi abbiano gli effetti desiderati.
6.9 Riorganizzare fasi e attività

Le attività di riepilogo sono utili per organizzare le attività in fasi e danno luogo a una struttura.
Tramite tale strumento, puoi visualizzare la struttura del tuo progetto a un livello superiore rispetto
a quello delle singole attività. Puoi lavorare con le fasi di Microsoft Project utilizzando i pulsanti
Mostra sottoattività, Nascondi sottoattività e altri pulsanti sulla barra degli strumenti Formattazione.
Puoi anche riorganizzare le fasi tagliando e incollando, o trascinandole e rilasciandole nella tabella.
In questa esercitazione, riordinerai le attività di riepilogo per rispecchiare la sequenza filmata e
collegherai le scene con relazioni di tipo Fine-Inizio.
1 Seleziona Vai a dal menu Modifica.
2 Nella casella ID, digita 23 e fai clic su OK.
Microsoft Project visualizza l’attività 23, l’attività di riepilogo Produzione.
3 Sulla barra degli strumenti Formattazione, fai clic sul pulsante Mostra e quindi su Livello
struttura 2. Microsoft Project ridurrà le attività di riepilogo da Scena 1 a Scena 8.
A questo punto, non esiste alcun collegamento tra le attività di riepilogo delle scene; la Scena 3
inizia dopo rispetto alle altre attività a causa del suo vincolo di tipo Iniziare non prima del.
Nella produzione di un film, accade raramente che le scene vengano girate nell’ordine in cui
compariranno nel film. La prima scena non è dunque quasi mai girata per prima e l’ultima per
ultima. Ora, riordinerai le scene rispettando l’ordine in cui dovranno essere girate.
4 Fai clic sul numero d’identificazione dell’attività 60 “Scena 7”.
73
Project
Microsoft Project seleziona l’intera riga dell’attività 60. Dopo aver selezionatola riga, puoi
trascinare l’attività di riepilogo nel punto desiderato.
5 Trascina verso l’alto l’ID dell’attività Scena 7 fino a posizionarlo sopra Scena 1.
Microsoft Project inserisce l’attività di riepilogo Scena 7 sopra Scena i e tutti i numeri di
identificazione delle attività successive vengono ridefiniti.
6 Fai clic sull’ID di Scena 3 e trascinalo fino a visualizzare l’attività sopra Scena 1
7 Fai clic sull’ID di Scena 5 e trascinalo fino a visualizzare l’attività sopra Scena 4.
Ora, le scene appaiono nell’ordine in cui verranno girate.
Ora, collegherai le scene.

10 Seleziona i nomi delle attività di riepilogo da Scena 7 a Scena 4.
11 Fai clic su Collega attività sulla barra degli strumenti Standard. Microsoft Project collegherà
le attività di riepilogo Scena con relazioni di tipo Fine-Inizio
12 Fai clic su Mostra sottoattività sulla barra degli strumenti Formattazione.
13 Scorri verso destra il Diagramma di Gantt per visualizzare l’intera sequenza delle attività di
Produzione.
Ora, il Diagramma di Gantt somiglia alla sequenza tradizionale scalare” delle attività
collegate. Nota che Microsoft Project non richiede che l’ordine di visualizzazione delle
attività nella tabella Immissione coincida esattamente con quello delle rispettive date
d’inizio. Se desideri, la prima attività del progetto potrebbe comparire nell’ultima riga della
tabella Immissione. In genere, i Diagrammi di Gantt sono tuttavia organizzati in questo
ordine dall’alto verso il basso, dal primo all’ultimo.
6.10 Inserire date di scadenza

Un errore piuttosto diffuso tra i nuovi utenti di Microsoft Project consiste nell’utilizzo di vincoli medi
74
Project
o non flessibili in un numero troppo elevato di attività nei loro progetti. Come hai riscontrato in
precedenza, tali vincoli limitano in modo estremo la tua flessibilità di pianificazione.
Se sai che una specifica attività deve essere completata entro una certa data, perché non inserire
un vincolo Deve finire il? Ecco il motivo: supponi di possedere un’attività di 5 giorni che desideri
completare antro il 12 ottobre 2001, e che oggi sia il i ottobre del medesimo anno. Se inserisci
nell’attività il vincolo Deve finire il 12 ottobre, Microsoft Project la modificherà affinché termini
effettivamente il 12 ottobre.
Ora, anche se l’attività potrebbe essere completata prima, Microsoft Project non la riprogrammerà
affinché abbia inizio prima. Infatti, applicando tale vincolo, hai aumentato il rischio di tale attività.
Se l’attività viene ritardata anche di un solo giorno per qualsiasi motivo (una risorsa si è ammalata,
per esempio), essa non potrà terminare nella data prevista.
Un migliore approccio alla programmazione di questa attività consiste nell’assegnazione a
quest’ultima di un vincolo del tipo Il più presto possibile (ASAP) e nell’inserimento di una scadenza
nel giorno 12 ottobre. Una scadenza è un valore indicante una data che puoi inserire per un’attività
che indica l’ultima data entro la quale desideri completare l’attività, senza però creare alcun vincolo
all’attività stessa. L’inserimento di una data di scadenza fa sì che Microsoft Project visualizzi un
segno di scadenza nel Diagramma di Gantt e che tu venga avvisato se la data finale dell’attività
supera la scadenza.
Dopo aver applicato il vincolo Il più presto possibile, l’attività inizia prima e rimane inattiva nel
periodo di tempo tra la data finale e quella di scadenza.
Ora, l’attività possiede un’estrema flessibilità di programmazione. Potrebbe essere completata

molto tempo prima della rispettiva scadenza, secondo le disponibilità della risorsa, le condizioni
dell’attività predecessore o qualsiasi altra questione di pianificazione esistente.
In questa esercitazione, inserirai le date di scadenza di alcune attività.
1 Dal menu Modifica, seleziona Vai a.
3 Nella tabella Immissione, fai doppio clic sul nome dell’attività il “Pre-produzione
completata”.
Si tratta di un’attività cardine che segna la data finale prevista per la fase di Preproduzione del
progetto. Poiché desideri assicurarti che l’attività di Pre-produzione si concluda entro il 13/07/01,
inserirai una data di scadenza per questa attività cardine.
5 Nella casella Scadenza, digita o seleziona 13/07/01 e quindi fai clic su OK. La finestra di
dialogo Informazioni attività verrà chiusa e Microsoft Project inserirà un indicatore della data
di scadenza nel Diagramma di Gantt.
75
Project
Ora, puoi visualizzare immediatamente l’imminenza della fase di Pre-produzione rispetto

alla data di scadenza. Se il completamento pianificato della fase di Preproduzione dovesse
superare il 13/07/01, Microsoft Project visualizzerebbe un indicatore apposito nella colonna
Indicatori.
Ora, inserirai le date di scadenza di un’attività di riepilogo.
6 Nella tabella Immissione, fai doppio clic sul nome dell’attività 23 “Produzione”. Si tratta
dell’attività di riepilogo Produzione Desideri concludere le riprese entro la fine di settembre.
7 Nella casella Scadenza, digita o seleziona 28/09/01 e quindi fai clic su OK.
Tranne in un caso, l’inserimento di una data di scadenza non ha alcun effetto nella
programmazione di un’attività di riepilogo o una sottoattività. Tuttavia, una data di scadenza
farà si che Microsoft Project ti avvisi se il completamento previsto di un’attività supera la
scadenza.
L’unica situazione in cui la data di scadenza può condizionare la pianificazione di un’attività
di riepilogo (o di qualsiasi altra attività) è quella in cui sono presenti periodi di inattività.
Quando indichi una data di scadenza per un’attività, la sua inattività non si estende oltre la
data di scadenza.
6.11 Visualizzare il percorso critico del progetto

Un percorso critico è costituito dalla serie di attività che potrebbero ritardare la data finale del
progetto se fossero posticipare. La parola “critico” non ha nulla a che fare con l’importanza di
queste attività nel progetto. Il termine si riferisce soltanto al modo in cui la loro pianificazione
influisce sulla data finale del progetto. Tuttavia, la data finale del progetto è estremamente
rilevante nella maggior parte dei progetti.
Se desideri ridurre la durata di un progetto, devi iniziare abbreviando il percorso critico di
quest’ultimo.
Nel ciclo di vita di un progetto, è probabile che il percorso critico cambi di tanto in tanto, man mano
che le attività vengono completate in anticipo o in ritardo rispetto alla pianificazione. Le modifiche
degli elementi della programmazione, come l’assegnazione delle risorse alle attività, possono
avere effetto anche sul percorso critico. Quando un’attività del percorso critico viene completata,
non si tratta più di un fattore critico, poiché non ha più alcun effetto sulla data finale del progetto.
Microsoft Project ricalcola costantemente il percorso critico, anche se non te ne accorgi.
Una chiave di comprensione del percorso critico risiede nel significato di margine di flessibilità,
anche definito fluttuazione. Esistono due tipi di margine di flessibilità: libero e totale. Il margine di
flessibilità libero corrisponde alla quantità di tempo per cui può essere ritardata un’attività prima di
provocare il ritardo di un’altra attività. Il margine di flessibilità totale è la quantità di tempo per cui
un’attività può essere ritardata prima di provocare il ritardo nella fine del progetto. Un’attività si
definisce critica se il suo margine di flessibilità totale è minore di un determinato valore,
solitamente quando equivale a zero.
Al contrario, le attività non critiche possiedono un margine di flessibilità che consente loro di
iniziare o finire prima o dopo all’interno del loro margine di flessibilità, indipendentemente dalla
data di completamento.
In questa esercitazione, visualizzerai il percorso critico del progetto.
76
Project
2 Nella finestra di dialogo Altre visualizzazioni, seleziona Gantt dettaglio e fai clic su Applica.
Il progetto appare nella visualizzazione Gantt dettaglio.
Microsoft Project visualizza l’attività di riepilogo 66 ‘Scena 4”. Nella visualizzazione Gantt
dettaglio, le attività critiche sono indicate con il colore rosso, mentre quelle non critiche
sono in blu.
La fase di Post-produzione del progetto contiene la maggior parte delle attività critiche di
quest’ultimo. Nella visualizzazione Gantt dettaglio, Microsoft Project effettua una distinzione
tra attività e critiche e non critiche. Le barre che indicano le prime sono di colore rosso,
mentre quelle riferite alle attività non critiche sono in blu. In questa visualizzazione, puoi
anche vedere le attività con un margine di flessibilità libero.
Appare l’attività 59 “Revisione scena 6”.
La barra di colore blu rappresenta la durata dell’attività. La linea verde e il numero accanto
a quest’ultima rappresentano il margine di flessibilità libero di questa attività. Come puoi
vedere, questa particolare attività ha un certo margine di flessibilità, di conseguenza è
un’attività non critica (ricorda che il termine “critico”, in questo caso, non ha nulla a che fare
con l’importanza dell’attività, ma solo con il suo margine di flessibilità).
7 Seleziona Diagramma di Gantt dal menu Visualizza.
Per concludere questa esercitazione, visualizzerai ora le attività critiche in un’altra modalità.
8 Dal menu Progetto, seleziona Filtro attivo: Tutte le attività e fai clic su Critiche. Nella
visualizzazione Diagramma di Gantt compariranno esclusivamente le attività critiche.
9 Seleziona Zoom dal menu Visualizza.
10 Nella finestra di dialogo Zoom, fai clic su Intero progetto e quindi su OK.
77
Project
Microsoft Project modificherà la scala cronologica del Diagramma di Gantt per visualizzare
l’intera durata di tutte le attività critiche del progetto.
11 Dal menu Progetto, seleziona Filtro attivo: Critiche e fai clic su Tutte le attività.
Il migliore metodo per gestire la durata totale di un progetto è l’utilizzo del percorso critico. Nei
capitoli seguenti, eseguirai il livellamento delle risorse insieme ad altre modifiche che potrebbero
estendere la durata del progetto. La verifica del percorso critico del progetto e l’eventuale riduzione
della durata complessiva di quest’ultimo costituiscono un’importante capacità di gestione del
progetto.
Suggerimento
Nei progetti con più di una rete o di una catena di attività collegate, ogni elemento possiede il proprio percorso critico.
Tuttavia, per impostazione predefinita, Microsoft Project visualizza solo il percorso critico che determina la data finale del
progetto. Per visualizzare tutti i percorsi critici di un progetto, scegli Opzioni dal menu Strumenti e fai clic sulla scheda
Calcolo. Seleziona la casella di controllo Calcola percorsi critici multipli e fai clic su OK.
6.12 Documentare i dettagli delle attività con note e collegamenti ipertestuali

Puoi registrare qualsiasi informazione aggiuntiva su una determinata attività in una nota. Per
esempio, se un’attività è stata posticipata o interrotta, ti consigliamo di annotare la ragione di tale
fattore in una nota. In tal modo, le informazioni vengono memorizzate nel file di Microsoft Project e
possono essere ritrovate ed eventualmente stampate facilmente.
Esistono tre tipi di note: note attività, note risorsa e note assegnazione. Le note attività appaiono
nella scheda Note nella finestra di dialogo Informazioni attività (puoi aprire la finestra Informazioni
attività selezionando il comando Informazioni attività dal menu Progetto). Le note di Microsoft
Project supportano una vasta gamma di opzioni di formattazione del testo; puoi addirittura
memorizzare o collegare queste ultime con elementi grafici o immagini e qualsiasi altro tipo di file
in Microsoft Project.
I collegamenti ipertestuali ti consentono di effettuare il collegamento di un’attività specifica con un
altro file, un particolare elemento di un file, una pagina del World Wide Web o una pagina su una
Intranet.
In questa esercitazione, inserirai le note delle attività e i collegamenti ipertestuali che ti
78
Project
permetteranno di documentare informazioni importanti su alcune attività.

1 Seleziona il nome dell’attività 31 ‘Preparazione scena 3”.
Precedentemente, hai applicato un vincolo Iniziare non prima del a questa attività.
2 Fai clic su Note attività sulla barra degli strumenti Standard.
Microsoft Project visualizza la finestra di dialogo Informazioni attività con la scheda Note
selezionata.
3 Nella casella Note, digita Questa scena non deve essere ripresa prima del 5 luglio a causa
dell’accesso limitato al sito e fai clic su OK.
Nella colonna Indicatori appare un’icona raffigurante una nota.
4 Posiziona il puntatore del mouse sull’icona della nota.
Comparirà un Suggerimento su schermo contenente la nota inserita. Per le note eccessivamente

lunghe per poter essere visualizzate in un Suggerimento su schermo, puoi fare clic sull’icona della
nota per visualizzarne il testo completo. Per concludere questa esercitazione, creerai un
collegamento ipertestuale.
5 Seleziona il nome dell’attività 9 ‘Prenotare l’attrezzatura televisiva”.
6 Fai clic su Collegamento ipertestuale sulla barra degli strumenti Standard. Appare la
finestra di dialogo Inserisci collegamento ipertestuale.
7 Nella casella Testo da visualizzare, digita Sito Web di una buona compagnia che affitta
attrezzatura video.
8 Nella casella Digitare il nome del file o della pagina Web, digita http://www.rental101-
inc.com e fai clic su OK.
Posiziona il puntatore del mouse sull’indicatore di un collegamento ipertestuale per vedere il testo
che hai inserito quando hai creato il collegamento.
Nella colonna Indicatori appare un’icona di collegamento ipertestuale. Posizionando il puntatore
del mouse su tale icona, puoi visualizzare il testo descrittivo che hai digitato in precedenza. Se fai
clic su tale icona, puoi aprire la pagina Web nel tuo browser.
79
Il seguente manuale può essere riprodotto liberamente con qualsiasi mezzo a condizione di citarne la fonte.
Project
7 Ottimizzare i dettagli delle risorse

Questo capitolo procede con i metodi di ottimizzazione che hai iniziato ad apprendere in
precedenza, concentrandosi ora sulle risorse. Poiché risorse umane e attrezzature costituiscono
spesso gli elementi più costosi di un progetto, è estremamente importante sviluppare la capacità di
pianificazione del progetto, che ti consente di comprendere come utilizzare al meglio il tempo delle
risorse.
7.1 Adattare l’orario di lavoro per le singole risorse

Microsoft Project utilizza diversi tipi di calendari per diverse finalità. In questa sezione, ci
concentreremo sui calendari delle risorse. il calendario di una risorsa indica i giorni lavorativi e non
lavorativi di una singola risorsa. I calendari delle risorse possono essere applicati solo alle risorse
di lavoro (persone e attrezzatura) e non alle risorse materiali.
Quando crei inizialmente delle risorse in un progetto, Microsoft Project genera un calendario per
ogni risorsa presente. Le impostazioni iniziali dei giorni lavorativi per i calendari delle risorse
coincidono esattamente con quelli del calendario di base Standard. Se tutti gli orari lavorativi delle
tue risorse coincidono con quelli indicati nel calendario di base Standard, non devi
necessariamente creare un calendario delle risorse. Tuttavia, è probabile che alcune delle tue
risorse necessitino di alcune eccezioni all’orario lavorativo del calendario di base Standard, come:
• Pianificazione di lavoro flessibile.
• Ferie.
• Altri periodi in cui una risorsa non è disponibile per lavorare al progetto, come il tempo
impiegato per l’addestramento o la partecipazione a una conferenza.
Esistono due punti in cui puoi modificare il calendario di una risorsa: la scheda Orario di lavoro
della finestra di dialogo Informazioni risorsa e la finestra di dialogo Modifica orario di lavoro. La
modifica del calendario di una risorsa in entrambi i punti produce il medesimo effetto.
Qualsiasi modifica che apporterai al calendario di base Standard verrà automaticamente riprodotta
in tutti i calendari delle risorse che si basano su quello Standard. Qualsiasi modifica specifica che
hai apportato all’orario di lavoro di una risorsa, tuttavia, non verrà mai rettificata.
Suggerimento
Se possiedi un risorsa disponibile a lavorare solo a tempo parziale al progetto, potresti essere tentato di impostare il suo
orario lavorativo conformemente a una pianlflcazipne a tempo parziale (per esempio, giornalmente dalle 09.00 alle
13.00). Tuttavia, un approccio migliore sarebbe quello di adeguare la disponibilità della risorsa nella registrazione del
campo Uniti max (per esempio, al 50%). ModIficando la disponibilità di unità della risorsa, puoi comunque mantenere un
certo controllo anche sulla capacità operativa al progetto ii quest’ultima, anziché sugli orari specifici della giornata in cui
viene eseguito tale lavoro. Puoi impostare le unità massime della risorsa nella visualizzazione Elenco risorse, che puoi
aprire selezionando il comando Elenco risorse dal menu Visualizza.
In questa esercitazione, specificherai i periodi lavorativi e non lavorativi per le singole risorse di
lavoro.
1 Seleziona Modifica orario di lavoro dal menu Strumenti. Appare la finestra di dialogo
Modifica orario di lavoro.
2 Nella casella Per, seleziona Olga Ferraro.
Appare il calendario della risorsa Olga Ferraro nella finestra di dialogo Modifica orario di
lavoro. Nota che è presente una leggera sfumatura nel calendario di Olga per tutta la
settimana lavorativa. Nella casella Legenda, puoi riscontrare che tale sfumatura
rappresenta le ore di lavoro modificate. In precedenza hai modificato l’orario lavorativo
predefinito del calendario di base Standard e tale modifica è ora visibile nel calendario di
Olga (come in quelle di qualsiasi altra risorsa).
Olga Ferraro, produttore del film, ti ha comunicato che non sarà disponibile nei giorni di
lunedì 21 e martedì 22 maggio 2001.
3 Nel calendario, sotto l’etichetta Selezionare le date, trascina la barra di scorrimento
verticale o fai clic sui pulsanti raffiguranti frecce rivolte verso l’alto o verso il basso fino a
visualizzare il mese di maggio 2001.
4 Seleziona le date 21 e 22 maggio.
80
Project
Microsoft Project non pianificherà alcun lavoro per Olga in tali date.
6 Ora, inserisci le seguenti informazioni sui giorni lavorativi per le risorse. Quando il
programma ti chiederà se desideri salvare le modifiche apportate al calendario, fai clic su
Sì.
Risorsa Data Motivazione
Elena Rancati 4-5 giugno 2001 Elena non può lavorare in questi giorni; segna come giorni
non lavorativi.
Claudio 12-13 luglio 2001 Claudio non può lavorare in questi giorni; segna come
Balsamo giorni non lavorativi.
Per concludere questa esercitazione, imposterai una pianificazione lavorativa di “4 per 10” (ovvero,
4 giorni alla settimana per 10 ore al giorno) per una risorsa.
7 Nella casella Per, seleziona Licia Casiraghi.
8 Quando ti verrà chiesto se desideri salvare le modifiche apportate al calendario della
risorsa Claudio Balsamo, fai clic su Sì.
9 Seleziona le intestazioni di colonna da lunedì a giovedì.
Sebbene sia possibile vedere solo un mese alla volta nella finestra di dialogo, quando
selezioni le intestazioni delle colonne, attivi anche tutte le altre occorrenze passate,
presenti e future.
10 Nella casella Dalle superiore, digita 08.00.
11 Seleziona l’intestazione di colonna indicante il venerdì.
Ora, Microsoft Project può pianificare il lavoro per Licia a partire dalle ore 8.00 di ogni
lunedì fino al giovedì, ma non programmerà alcun lavoro per il venerdì.
13 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Modifica orario di lavoro.
Suggerimento
Se prevedi di modificare diversi calendari delle risorse in modo simile (per gestire un turno di notte, per esempio),
potresti più facilmente assegnare un diverso calendario di base a una o più risorse. Si tratta di una scelta più
vantaggiosa rispetto alla modifica dei singoli calendari, che ti permette di eseguire adattamenti a livello progettuale in un
unico calendario di base se necessario.
Per esempio, se il tuo progetto include un turno di giorno e uno di notte, puoi applicare il calendario di base Turno di
notte alle risorse che lavoreranno durante la notte. Puoi modificare il calendario di base di una risorsa nella casella
Calendario di base della scheda Orario di lavoro, all’interno della finestra di dialogo Informazioni risorsa. Puoi apri re
queste finestra di dialogo selezionando il comando Informazioni risorsa dal menu Progetto mentre ti trovi in una
visualizzazione delle risorse. Nel caso di insiemi di risorse, puoi effettuare questa operazione direttamente nella colonna
Calendario di base della tabella Immissione, nella visualizzazione Elenco risorse.
7.2 Impostare la disponibilità delle risorse da applicare in tempi diversi

In precedenza hai inserito nuove informazioni sulle risorse di Microsoft Project. Tra queste, hai
81
Project
incluso il valore di unità massime di ogni risorsa. Si tratta della capacità massima di una risorsa di
portare a termine un’attività. Le impostazioni dell’orario di lavoro di una risorsa (registrate nei
singoli calendari delle risorse) determinano quando una risorsa è disponibile. Tuttavia, la capacità
di lavorare della risorsa (misurata in unità e limitata dal valore massimo indicato) determina la
quantità di lavoro della risorsa all interno di tale orario.
Puoi specificare diversi valori di unità massima applicabili in diversi periodi di tempo per qualsiasi
risorsa. L’impostazione della disponibilità di una risorsa nel tempo ti consente di controllare in
qualsiasi istante il valore esatto delle unità massime di una risorsa. Per esempio, due elettricisti
potrebbero essere disponibili per le prime otto settimane, altri tre per le sei settimane successive e
altri due nella fase terminale del progetto. Puoi impostare la disponibilità delle risorse nel tempo
nella griglia Disponibilità risorsa nella finestra di dialogo Informazioni risorsa (puoi aprire queste
finestra di dialogo selezionando il comando Informazioni risorsa dal menu Progetto mentre ti trovi
in una visualizzazione delle risorse).
In questa esercitazione, personalizzerai la disponibilità di una risorsa nel tempo.
La visualizzazione Elenco risorse sostituisce la visualizzazione Diagramma di Gantt.
2 Nella colonna Nome risorsa, seleziona il nome della risorsa 15 ‘Elettricista”.
Prevedi di disporre di due elettricisti che lavorino a questo progetto dall’inizio di quest’ultimo
fino al 6 luglio, altri tre dal 7 al 20 luglio e altri due per la parte terminale del progetto.
5 Sotto Disponibilità risorsa, nella prima riga della colonna Disponibile da, lascia indicato “NA”
(non applicabile).
6 Nella cella della prima riga della colonna Disponibile fino a, digita o seleziona 06/07/01.
7 Nella cella della seconda riga della colonna Disponibile da, digita o seleziona 07/07/01.
8 Nella cella della seconda riga della colonna Disponibile fino a, digita o seleziona 20/07/01.
9 Nella cella Unità della seconda riga, digita o seleziona 300%.
10 Nella cella della terza riga della colonna Disponibile da, digita o seleziona 21/07/01.
11 Lascia vuota la cella della terza riga della colonna Disponibile fino a (Microsoft Project
inserirà NA” automaticamente).
12 Nella cella Unità della terza riga, digita o seleziona 200% e premi INVIO.
Ora, per il periodo tra il 7 e il 20 luglio, puoi pianificare fino a tre elettricisti senza
sovrassegnarli. Prima e dopo tale periodo, puoi programmare solo il lavoro di due
82
Project
elettricisti.
Suggerimento
Il campo Unità max della risorsa Elettricisti visualizzerà 300% solo quando la data attuale (basata sull’orologio di sistema
del tuo computer) è compresa tra il 7 e il 20 luglio. Negli altri momenti, visualizzerà 200%.
7.3 Inserire più tariffe per una singola risorsa

Alcune risorse potrebbero eseguire diverse attività a tariffe differenti .Per esempio, nel tuo progetto
del film breve, il direttore della fotografia potrebbe anche fungere da operatore alla cinepresa.
Poiché le tariffe per direttori della fotografia e operatori di cinepresa sono diverse, puoi inserire due
tabelle delle tariffe per la stessa risorsa. Successivamente, dopo aver assegnato la risorsa a
un’attività, puoi specificare quale tabella tariffaria applicare. Ogni risorsa può avere fino a cinque
tabelle delle tariffe.
In questa esercitazione, realizzerai una seconda tabella delle tariffe per una risorsa.
1 Nell’Elenco risorse, fai clic sulla risorsa 24 “Ivan Gagliardi”.
Vedrai la tariffa predefinita di Ivan corrispondente a L.18.750 all’ora nella tabella delle tariffe
A.
4 Nella sezione Tabelle tariffe, fai clic sulla scheda B.
5 Seleziona la voce predefinita L. 0/h nel campo direttamente sotto l’intestazione di colonna
Tariffa standard e digita L.14.000/h.
6 Nel campo Tariffa straordinario, digita L.21.000/h e premi INVIO.

Nota che, nell’Elenco risorse, la tariffa standard di Ivan è sempre L.18.750 all’ora. Questo è
il valore presente nella tabella A, che è la tabella delle tariffe predefinita. Questa tabella
sarà usata per tutte le assegnazioni di attività di Ivan, a meno che specifichi una tabella di
tariffe differente.
7.4 Impostare tariffe da applicare in tempi diversi

Per impostazione predefinita, Microsoft Project utilizza queste tariffe per la durata del progetto.
Tuttavia, puoi modificare le tariffe di una risorsa, affinché abbiano validità nelle date specificate.
83
Project
Per esempio, potresti inizialmente impostare una risorsa con una tariffa standard di L.10.000
all’ora al I gennaio, prevedendo che aumenterai tale valore a L.13.000 all’ora dal 1 luglio.
Microsoft .Project utilizza queste tariffe quando calcola i costi delle risorse, basandosi sui periodi di
programmazione del lavoro della risorsa. Puoi assegnare fino a 25 tariffe diverse in ciascuna delle
cinque tabelle delle tariffe di ogni risorsa.
In questa esercitazione, inserirai diverse tariffe per una singola risorsa che verranno applicate
successivamente nel progetto.
1 Nella colonna Nome risorsa, fai doppio clic sul nome della risorsa 11 “Corrado Pelino”.
Inserirai una seconda tariffa nella tabella tariffe A.
3 Nella cella Data di validità della seconda riga della tabella delle tariffe A, digita o seleziona
16/08/01.
4 Nella cella Tariffa standard della seconda riga, digita o seleziona 30% e premi INVIO.
Nota che Microsoft Project calcola un aumento del 30% per generare una tariffa di L.13.000
all’ora. La tariffa precedente di L. 10.000 all’ora, più il 30%, equivale a L.13.000 all’ora. Puoi
inserire un valore esatto o una percentuale di aumento o diminuzione a partire dalla tariffa
precedente.
Nota che, nel campo Tariffa standard, appare la tariffa iniziale di Corrado Pelino di
L.10.000/h. Questo campo visualizzerà L. 10.000 all’ora fino a quando la data corrente
cambierà in 16/08/01 o in una data successiva. Dopo di che, sarà visualizzata la nuova
tariffa standard di L 13 000 all’ora.
7.5 Esaminare i costi delle risorse

In molti progetti, i costi delle risorse sono fattori primari che limitano l’intera portata del progetto. Se
hai inserito le informazioni sui costi delle risorse nel tuo piano, Microsoft Project ti fornirà diverse
modalità di visualizzazione di tali dati prima e dopo l’inizio della verifica del lavoro effettivo.
Le risorse del progetto del film breve sono associate a uno dei cinque gruppi: Squadra,
Attrezzatura, Pellicola e laboratorio, Produzione e Attore. Tali gruppi includono tutte le persone, le
attrezzature e il materiale che lavorano al progetto. Per questo tipo di progetto, concentrarsi sulle
84
Project
informazioni dei costi per ogni gruppo può essere illuminante. In questa esercitazione, visualizzerai
i dati dettagliati dei costi per le risorse e li riassumerai suddividendoli per gruppi di riprese.
1 Nel menu Visualizza, seleziona Tabella: Immissione e fai clic su Riepilogo.
Microsoft Project visualizza la tabella Riepilogo nella visualizzazione Elenco risorse.
Suggerimento
Potresti aver notato la presenza della tabella Costo nel sottomenu Tabella. La tabella Costo si rivela utile dopo
l’impostazione di una previsione e la verifica dei dati effettivi. Durante una pianificazione iniziale, tuttavia, la tabella
Riepilogo è più utile poiché mostra anche valori aggiuntivi, come quelli relativi a tariffe e lavoro, che hanno effetto sui
costi.
In questa tabella puoi vedere le informazioni sulle tariffe e i costi totali di ogni risorsa, basati
sulle assegnazioni correnti. Ora, considererai i costi di riepilogo per ogni gruppo.
2 Sulla barra degli strumenti Standard, individua il pulsante Raggruppa per. Inizialmente,
esso c onterrà ‘Nessun raggruppamento”. Seleziona Gruppo risorse.
Microsoft Project organizza le risorse secondo i gruppi ai quali sono assegnate e visualizza
i valori di riepilogo a livello dei gruppi di unità, costi e lavoro. Tali righe di riepilogo vengono
formattate automaticamente con uno sfondo giallo.
85
Project
Le informazioni sono organizzate in un riepilogo che puoi espandere o ridurre. Ora, ridurrai
il riepilogo della tabella per visualizzare i costi complessivi di ogni gruppo.
3 Fai clic sull’intestazione della colonna Nome risorsa.
4 Fai clic su Nascondi sottoattività sulla barra degli strumenti Formattazione.
Microsoft Project ridurrà la tabella Riepilogo mostrando esclusivamente i nomi dei gruppi e
le relative informazioni di riepilogo.
Questa visualizzazione costituisce un metodo eccellente per visualizzare le previsioni dei

costi per ogni gruppo. Se desideri, puoi espandere i singoli gruppi facendo clic sul segno
più accanto al nome di ogni gruppo.
Non puoi modificare direttamente i valori della colonna Costo in questa visualizzazione. I
valori dei costi che puoi visualizzare sono il risultato di un calcolo; si tratta infatti dei prodotti
delle tariffe di ogni risorsa moltiplicati per i valori di lavoro delle assegnazioni alle rispettive
attività. Nel caso delle informazioni di riepilogo a livello di gruppo, i costi delle risorse
vengono sommati per gruppi. Se desideri modificare il costo di una risorsa, devi eseguire
tale operazione nelle tariffe o nelle assegnazioni di tali risorse.
5 Nella casella Raggruppa per sulla barra degli strumenti Standard, seleziona Nessun
raggruppamento.
7.6 Esaminare l’assegnazione delle risorse nel tempo

In questa esercitazione e nella successiva, ti concentrerai sul carico di assegnazione delle risorse:
l’entità delle assegnazioni sui carichi di lavoro di persone e attrezzature del progetto. La gestione
di una risorsa nel tempo viene chiamata assegnazione, ed è presente in una delle seguenti forme:
86
Project
• Sottoassegnazione: la capacità massima della risorsa non è riempita dall’assegnazione di

quest’ultima. Per esempio, una risorsa a tempo pieno con solo 25 ore di lavoro assegnate
in una settimana lavorativa di 40 ore è sottoassegnata.
• Assegnazione completa: la capacità massima della risorsa è completamente utilizzata. Per
esempio, una risorsa a tempo pieno con 40 ore di lavoro assegnate in una settimana
lavorativa di 40 ore è assegnata completamente.
• Sovrassegnazione: la capacità massima della risorsa è superata dall’assegnazione di
quest’ultima. Per esempio, una risorsa a tempo pieno con 65 ore di lavoro assegnate in
una settimana lavorativa di 40 ore è sovrassegnata.
In Microsoft Project la capacità operativa di una risorsa è misurata in unità; la capacità massima di
una determinata risorsa \iene definita unità massime. Le unità sono misurate in numeri (per
esempio, 3 unità) o in percentuali (per esempio, 300% unità).
Potresti essere tentato di ritenere che la completa assegnazione di tutte le risorse in ogni caso
sarebbe lo scopo di qualsiasi gestore di progetto, ma si tratterebbe di una semplificazione
eccessiva. Secondo la natura del tuo progetto e delle risorse che lavorano a quest’ultimo,
potrebbero essere tollerate anche delle sottoassegnazioni. Anche la sovrassegnazione potrebbe
non costituire sempre un problema, a seconda della sue entità. Se una risorsa è sovrassegnata
per mezz’ora, Microsoft Project ti avvertirà, ma probabilmente si tratta di un problema minore che
puoi evitare di risolvere, a seconda della risorsa implicata e della natura dell’assegnazione.
Tuttavia, una sovrassegnazione evidente (per esempio, una risorsa a cui viene assegnato due
volte il lavoro che potrebbe compiere in un giorno) costituisce sempre un problemi e dovresti
sapere sempre come identificarla e quali strategie utilizzare per risolverla.
In questa esercitazione, analizzerai le assegnazioni di una risorsa e ti concentrerai su due risorse
sovrassegnate.
1 Fai clic su Uso risorse nella Barra di Project.
Appare la visualizzazione Uso risorse.
Sul lato sinistro della visualizzazione Uso risorse, puoi trovare una tabella (la tabella Uso,
secondo le impostazioni predefinite), che mostra le assegnazioni raggruppate per risorsa, il
lavoro totale assegnato a ciascuna di esse e il lavoro di ogni assegnazione. Tali
informazioni sono organizzate in un riepilogo che puoi espandere o ridurre.
Il lato destro della visualizzazione contiene i dettagli sulle assegnazioni (lavoro, secondo le
impostazioni predefinite) disposti in scala cronologica. Puoi scorrere orizzontalmente la
scala cronologica per visualizzare diversi periodi di tempo. Puoi anche modificare la scala
cronologica principale e quella secondaria affinché i dati siano visualizzati in unità di
settimane, giorni, ore e così via. Ora, ridurrai la struttura della tabella per mostrare il lavoro
complessivo per ogni risorsa nel tempo.
2 Nella tabella Uso, fai clic sull’intestazione di colonna Nome risorsa.
3 Fai clic su Nascondi sottoattività sulla barra degli strumenti Formattazione.
Microsoft Project ridurrà la visualizzazione Uso risorse mostrando esclusivamente i nomi
delle risorse nella tabella Uso e il rispettivo lavoro complessivo nel tempo nella griglia in
scala cronologica a destra.
87
Project
Nota il nome delle prima risorsa “Non assegnata”. Per quale motivo si verifica tale
condizione? In realtà, nessuna. “Non assegnata” si riferisce a tutte le attività alle quali non
viene assegnata alcuna risorsa specifica. L’altra risorsa particolare è quella chiamata
“Pellicola 16 mm”. Si tratta infatti di una risorsa materiale, e il suo valore nella colonna
Lavoro contiene il numero di metri di pellicola che verranno consumati nell’attività alla quale
questa risorsa è stata assegnata. I valori del lavoro di tutte le altre risorse sono misurati in
ore. Ora, analizzerai due risorse umane con rispettive assegnazioni.
4 Nella colonna Nome risorsa, seleziona il nome delle risorsa 20 “Federica Costa”.
5 Fai clic su Vai all’attività selezionata sulla barra degli strumenti Standard.
Microsoft Project scorrerà la griglia con la scala cronologica per mostrare la prima
assegnazione di Federica Costa: 8 ore un venerdì.
6 Posiziona il puntatore del mouse sull’intestazione della colonna V nella parte superiore
della griglia in scala cronologica.
Appare un Suggerimento su schermo con la data dell’assegnazione: 06/07/01. Questi

Suggerimenti su schermo si rivelano piuttosto utili in qualsiasi visualizzazione con scala
cronologica come Uso risorse e Diagramma di Gantt. Attualmente, la scala cronologica è
impostata per visualizzare le settimane nella scala principale e i giorni nella scala
secondaria. Ora, modificherai la scala cronologica per visualizzare un riepilogo dei dati sul
lavoro.
7 Seleziona Scala cronologica dal menu Formato.
Appare la finestra di dialogo Scala cronologica.
8 Nella casella Unità sotto Scala principale, seleziona Anni. Nella casella Unità sotto Scala
secondaria, seleziona Mesi. Assicurati che il valore di Passo per entrambe le scale sia
88
Project
impostato a 1.
9 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Scala cronologica. Microsoft Project
modificherà la griglia della scala cronologica mostrando i valori di lavoro raggruppati per
mese.
Come puoi
visualizzare nella griglia con la scala cronologica, Federica Costa è sottoassegnata in
ognuno dei due mesi che dedicherà al progetto: luglio e agosto. Federica è una delle attrici
assegnate alle scene in cui è prevista la presenza del suo personaggio, dunque tale
sottoassegnazione non costituisce un problema.
Nota gli indicatori raffiguranti dei punti esclamativi accanto ai nomi di Olga Ferraro,
Francesco Camera e a quelli di altre risorse. Nota inoltre che i loro nomi sono formattati in
rosso. Gli indicatori e la formattazione in rosso significano che queste risorse sono
sovrassegnate: in uno o più punti, la pianificazione delle loro attività supera la loro capacità
operativa. Ora, ci concentreremo su Olga Ferraro, modificando innanzi tutto le impostazioni
della scala cronologica.
89
Project

11 Nella casella Unità sotto Scala principale, seleziona Settimane. Nella casella Unità sotto
Scala secondaria, seleziona Giorni.
12 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Scala cronologica.
13 Nella colonna Nome risorsa, seleziona il nome della risorsa 35 “Olga Ferraro’.
Microsoft Project scorrerà la griglia in scala cronologica fino a visualizzare le prime
assegnazioni di Olga Ferraro. Puoi riscontrare che, venerdì 6 aprile, le 6 ore di lavoro di
Olga sono formattate in rosso, indicando una sovrassegnazione in tale giorno.
Poiché Olga lavora a tempo pieno, come può essere sovrassegnata con solo 6 ore di
lavoro? Per determinare tale fattore, devi analizzare a fondo le sue assegnazioni.
15 Fai clic sul segno più accanto al nome di Olga Ferraro nella colonna Nome risorsa.
Microsoft Project espanderà la visualizzazione Uso risorse per mostrare le singole
assegnazioni di Olga Ferraro.
Esistono solo due assegnazioni il 6 aprile: l’attività “Rivedere il copione” di 4 ore e l’attività
‘Riunione staff 1”della durata di 2 ore. Ne risulta che queste due attività sono state
pianificate in periodi sovrapposti tra le 17.00 e le 19.00 (se desideri visualizzare tale
condizione, formatta la scala cronologica affinché visualizzi i giorni nella scala principale e
le ore nella scala secondaria). Si tratta di una vera e propria sovrassegnazione: Olga
probabilmente non è in grado di completare entrambe le attività simultaneamente. Tuttavia,
si tratta di una sovrassegnazione di entità minore vista la portata del progetto, e non è
necessario preoccuparsi di risolvere questo tipo di sovrassegnazione.
Esistono infatti sovrassegnazioni più ingenti nella pianificazione. Per concludere questa
esercitazione, analizzerai ora una di queste.
16 Nella colonna Nome risorsa, seleziona il nome della risorsa 22 “Francesco Camera”.
Nella settimana del 24 giugno, puoi visualizzare la presenza di una sovrassegnazione di questa
risorsa in quattro diversi giorni. Martedì e mercoledì, 26 e 27 giugno, Francesco Camera presenta
16 ore di lavoro al giorno. Poiché si tratta esattamente del doppio di una durata giornaliera normale
di 8 ore, egli è sovrassegnato al 200% durante tali giorni. Si tratta di un esempio di
90
Project
sovrassegnazione leggermente più grave rispetto al primo, che tenteremo di analizzare nella
sezione seguente.
Ecco alcuni accorgimenti da ricordare durante la visualizzazione dell’assegnazione di una risorsa:
• Per impostazione predefinita, la visualizzazione Uso risorse mostra la tabella Uso.
Comunque puoi visualizzare altre tabelle. Dal menu Visualizza, seleziona Tabella: Uso e
quindi scegli la tabella che desideri visualizzare.
• Per impostazione predefinita, la visualizzazione Uso risorse visualizza i valori in una griglia
in scala cronologica. Tuttavia, puoi anche visualizzare valori di assegnazioni aggiuntivi
come costi e disponibilità rimanente. Dal menu Formato, seleziona Dettagli e quindi il
valore che desideri visualizzare.
• Anziché usare sempre il comando Scala cronologica del menu Formato per modificare le
scale principale e secondaria della scala cronologica, puoi fare clic sui pulsanti Zoom avanti
e Zoom indietro sulla barra degli strumenti Standard. Tuttavia, questo metodo potrebbe non
generare la visualizzazione dei dettagli che desideri. In tal caso, usa il comando Scala
cronologica del menu Formato.
• Per visualizzare le assegnazioni di ogni risorsa in un grafico con una singola unità di scala,
puoi visualizzare il Diagramma risorse selezionando il comando omonimo dal menu
Visualizza oppure facendo clic sul pulsante Diagramma risorse sulla Barra di Project. Usa i
tasti freccia o la barra di scorrimento orizzontale per passare da una risorsa all’altra in
questa visualizzazione. Nella sezione seguente, troverai alcuni esempi della
visualizzazione Diagramma risorse in combinazione con altre visualizzazioni.
7.7 Livellare risorse sovrassegnate

Nell’esercitazione precedente, hai appreso nuove informazioni sull’assegnazione delle risorse e
sulle cause della sovrassegnazione. Il livellamento delle risorse costituisce il processo di ritardare il
lavoro di una risorsa per risolvere i problemi di sovrassegnazione. Secondo le opzioni che
sceglierai, ciò potrebbe implicare il ritardo della data d’inizio di un’assegnazione o dell’intera
attività, oppure la divisione del lavoro per tale attività.
Per esempio, considera le seguenti attività, ognuna delle quali ha le stesse risorse a tempo pieno
assegnate (in questa visualizzazione divisa, la visualizzazione Uso risorse appare sotto la
visualizzazione Diagramma di Gantt).
Nel giorno 1, la risorsa è sovrassegnata al 200%. Nel giorno 2, la risorsa è completamente allocata
al 100%. Nel giorno 3, è nuovamente sovrassegnata al 200%. Dal giorno 3 in poi, la risorsa è
completamente assegnata al 100%.
Dopo il livellamento, Microsoft Project ritarda le dare d’inizio della seconda e terza attività in modo
da eliminare la sovrassegnazione della risorsa.
91
Project
Nota che la data finale dell’ultima attività è stata spostata. Si tratta di una condizione comune che
avviene con il livellamento delle risorse: il livellamento tende a ritardare la data finale del progetto,
a meno di specificare il contrario. Prima del livellamento, disponevi di otto giorni di lavoro
complessivi, ma due di questi si sovrapponevano, provocando la sovrassegnazione della risorsa in
tali giorni. Dopo il livellamento. tutti gli otto giorni di lavoro sono ancora presenti, ma la risorsa non
è più sovrassegnata.
Il livellamento delle risorse è uno strumento efficace, che provoca però alcune conseguenze
fondamentali: aggiunge un ritardo all’attività, divide l’attività e adegua le assegnazioni della risorsa.
Le operazioni vengono svolte seguendo un complesso set di regole e opzioni specificate nella
finestra di dialogo Livella risorse. Il livellamento delle risorse costituisce un efficace strumento di
ottimizzazione, ma non può sostituire la tua capacità di giudizio personale su durata dell’attività,
relazioni, vincoli e disponibilità delle risorse. Si tratta di uno strumento che funziona grazie alle
informazioni inserite nel tuo piano di progetto, ma è anche possibile che non sia in grado di
risolvere in ogni caso tutti i tipi di sovrassegnazione delle risorse nell’arco di tempo specificato,
senza modificare alcune informazioni fondamentali.
In questa esercitazione, livellerai le risorse e ne analizzerai gli effetti sulle assegnazioni e sulla
data finale del progetto.
1 Fai clic su Elenco risorse nella Barra di Project. La visualizzazione Elenco risorse
sostituisce la visualizzazione Uso risorse.
2 Nel menu Visualizza, seleziona Tabella: Riepilogo e quindi Immissione.
Microsoft Project visualizzerà la tabella Immissione, in cui puoi trovare gli indicatori
“Sovrassegnato” per le risorse sovrassegnate.
3 Seleziona Livella risorse dal menu Strumenti.
Appare la finestra di dialogo Livella risorse.
92
Project
4 Nella sezione Calcolo del livellamento, fai clic su Manuale.

Queste impostazioni determinano se Microsoft Project eseguirà un livellamento costante
(Automatico) o solo quando lo specifichi tu (Manuale). Il livellamento automatico si verifica
non appena un risorsa diventa sovrassegnata.
5 Nella casella Cerca sovrassegnazioni per, seleziona Giorno.
Questa impostazione determina l’intervallo di tempo in cui Microsoft Project cercherà le
sovrassegnazioni. Come forse ricordi dalla sezione precedente “Esaminare l’assegnazione
delle risorse nel tempo”, la risorsa Olga Ferraro era sovrassegnata per due ore in un
giorno, sebbene lavorasse solo per un totale di sei ore giornaliere. La scelta di Ora farebbe
sì che Microsoft Project tentasse di risolvere tale sovrassegnazione. Tuttavia, nella maggior
parte dei progetti, il livellamento in dettaglio superiore a Giorno può risultare in adattamenti
irreali ed eccessivamente precisi delle assegnazioni.
6 Seleziona la casella Cancella valori di livellamento prima del livellamento.
Talvolta, devi livellare ripetutamente le risorse per ottenere i risultati desiderati. Per
esempio, potresti inizialmente tentare di effettuare il livellamento settimana per settimana e
poi passare a quello giornaliero. Se la casella Cancella valori di livellamento prima del
livellamento è attivata, Microsoft Project eliminerà qualsiasi ritardo esistente da tutte le
attività prima del livellamento. Solitamente, puoi disattivare questa opzione solo quando hai
ritardato manualmente attività e desideri mantenerne le impostazioni.
7 Nella sezione Intervallo di livellamento per ‘Progetto film breve 07, attiva Livella intero
progetto.
Qui puoi scegliere di livellare l’intero progetto o solo le assegnazioni comprese in uno
specifico intervallo di date. Il livellamento all’interno di un intervallo di date si rivela più utile
dopo l’inizio della verifica del lavoro effettivo, oppure quando desideri livellare solo le
assegnazioni rimanenti in un progetto.
8 Nella casella Ordine livellamento, seleziona Normale.
Puoi controllare la priorità utilizzata da Microsoft Project per determinate l’attività da
ritardare per risolvere un conflitto tra risorse. L’opzione Solo ID ritarda le attività solo
considerandone i numeri d’identificazione: i numeri maggiori verranno ritardati prima di
quelli minori. Utilizza questa opzione quando il tuo piano di progetto non presenta alcun
vincolo o relazione tra attività. L’opzione Normale ritarda l’attività secondo le relazioni con
predecessori, date d’inizio, vincoli, margini di flessibilità, priorità e ID. L’opzione Priorità,
Normale analizza il valore della priorità dell’attività prima di prendere in esame altri criteri
standard.
Suggerimento
In questo progetto, non stiamo utilizzando le priorità delle attività. Tuttavia, se disponi di attività specifiche per le quali
desideri un maggiore controllo sugli effetti del livellamento, puoi modificare i rispettivi valori delle priorità. Quando livelli le
risorse, Microsoft Project ritarda le attività con priorità inferiore prima di quelle con priorità maggiore, alfine di risolvere la
sovrassegnazione della risorsa. Puoi impostare la priorità delle attività nella scheda Generale della finestra di dialogo
93
Project
Informazioni attività. Il valore della priorità si estende da zero a 1.000, quello predefinito per tutte le attività corrisponde a
500; le attività con priorità 1.000 non vengono mai ritardate dal livellamento. Utilizza con molta attenzione le priorità
personalizzate, poiché molte attività con priorità alta potrebbero limitare la flessibilità di pianificazione di Microsoft
Project.
9 Disattiva la casella di controllo Livella solo entro margine disponibile.
L’attivazione di questa casella impedisce che Microsoft Project estenda la data di fine
progetto al fine di risolvere le sovrassegnazioni delle risorse. Al contrario, Microsoft Project
utilizzerà solo il margine di flessibilità libero che, a seconda del progetto, potrebbe non
essere adeguato per risolvere completamente le sovrassegnazioni delle risorse.
10 Seleziona la casella di controllo Livella assegnazioni individuali di attività.
In tal modo, Microsoft Project può adeguare le risorse sovrassegnate di un’attività
indipendentemente da qualsiasi altra risorsa assegnata alla stessa attività. Tale fattore
potrebbe far sì che alcune risorse inizino e finiscano il lavoro per un’attività in diversi
momenti.
11 Seleziona la casella di controllo Crea divisioni nel lavoro rimanente.
In tal modo, Microsoft Project può dividere il lavoro per un’attività al fine di risolvere una
sovrassegnazione.
12 Fai clic su Livella.
13 Microsoft Project ti chiede se desideri livellare tutte le risorse o solo quelle selezionate.
Lascia attivato il pulsante di opzione Tutte le risorse e fai clic su OK.
Microsoft Project eseguirà il livellamento delle risorse sovrassegnate.
Nota che gli indicatori “Sovrassegnato” non sono più presenti, sebbene alcuni nomi di
risorse siano ancora formattati in rosso. Questo significa che alcune risorse sono ancora
sovrassegnate a livello orario (o in termini di minuti), ma non a livello di giorni.
Ora, analizzerai il piano di progetto prima e dopo il livellamento, utilizzando la
visualizzazione Gantt livellamento.
14 Dal menu Visualizza, seleziona Altre visualizzazioni, seleziona Gantt livellamento e fai clic
su Applica.
Microsoft Project passa alla visualizzazione Gantt livellamento
15 Seleziona il nome dell’attività 6 “Selezionare i luoghi”.
16 Fai clic su Vai all’attività selezionata sulla barra degli strumenti Standard. In tal modo, potrai
visualizzare alcune attività interessate dal livellamento.
94
Project
Nota che ogni attività ora possiede due barre. La barra verde in alto rappresenta l’attività
prima del livellamento. Puoi vedere inizio, fine e durata posizionando il puntatore del mouse
sulla barra verde. La barra blu in basso rappresenta l’attività dopo il livellamento.
Microsoft Project è riuscito a risolvere la maggior parte delle sovrassegnazioni delle risorse
adattando manualmente le singole assegnazioni delle attività. Il programma ha dovuto
applicare un ritardo di livellamento solo a un’attività (attività 76).
7.8 Documentare i dettagli sulle risorse nelle note

Si può registrare qualsiasi informazione aggiuntiva su attività, risorse o assegnazioni nelle note.
Per esempio, se una risorsa non è disponibile a lavorare in uno specifico intervallo di tempo, ti
consigliamo di registrarne il motivo in una nota. In tal modo, le note vengono memorizzate nel file
di Microsoft Project e possono essere ritrovate ed eventualmente stampate facilmente.
In questa esercitazione, inserirai le note di una risorsa per documentare i motivi della sua assenza
in determinate dare.
Appare la visualizzazione Elenco risorse.
2 Nella colonna Nome risorsa, seleziona il nome della risorsa 35 “Olga Ferraro”.
3 Fai clic su Note risorsa sulla barra degli strumenti Standard.
Microsoft Project visualizza la finestra di dialogo Informazioni risorsa con la scheda Note
selezionata.
4 Nella casella Note, digita Olga parteciperà al festival del cinema il 21 e il 22 maggio, non
disponibile per lavorare al progetto e fai clic su OK.
5 Posiziona il puntatore del mouse sull’icona della nota.
95
Project

lunghe per poter essere visualizzate in un Suggerimento su schermo, puoi fare doppio clic
sull’icona della nota per visualizzarne il testo completo.
96
Project
8 Ottimizzare i dettagli delle assegnazioni

Questa capitolo conclude i metodi di ottimizzazione che hai iniziato ad apprendere nei capitoli
precedenti, concentrandosi ora sull’assegnazione delle risorse alle attività.
8.1 Sostituire l’assegnazione di una risorsa

In qualsiasi punto del ciclo di vita di una progetto, potresti dover sostituire una risorsa assegnata a
un’attività con un’altra. Ecco alcune ragioni per cui potresti dover effettuare tale operazione.
• La risorsa inizialmente assegnata a un’attività non è più disponibile e non desideri ritardare
l’inizio dell’attività.
• Desideri sostituire una risorsa costosa con una più economica.
• Desideri sostituire una risorsa meno qualificata con una che possiede maggiore
esperienza.
• Desideri risolvere manualmente la sovrassegnazione di una risorsa. Per esempio, se una
risorsa è sovrassegnata a causa di più assegnazioni in un unico giorno, potresti sostituirla
con un’altra risorsa in una delle attività previste.
La sostituzione di una risorsa e un operazione più semplice rispetto a togliere l’assegnazione alla
prima risorsa per poi assegnare l’attività a un’altra risorsa in un secondo tempo. Tramite il pulsante
Sostituisci della finestra di dialogo Assegna risorse, puoi eseguire entrambe le operazioni in un
unico passaggio. Puoi sostituire sia le risorse di lavoro sia quelle materiali. Inoltre, puoi adattare il
valore di unità della risorsa (oppure, nel caso di una risorsa materiale, la quantità del materiale o il
tasso di consumo). Non puoi, tuttavia, sostituire una risorsa di lavoro con una materiale, o
viceversa.
Nel progetto del film, desideri che il direttore della fotografia sostituisca uno degli operatori alla
cinepresa in un ripresa particolarmente impegnativa del film. In questa esercitazione, sostituirai
una risorsa con un’altra in un’assegnazione a un’attività.
2 Nella casella ID, inserisci 63 e fai clic su OK.
Microsoft Project scorre fino a visualizzare l’attività 63 “Riprese scena 8”.
Appare la finestra di dialogo Assegna risorse.
4 Nella finestra di dialogo Assegna risorse, scorri l’elenco delle risorse disponibili fino a
visualizzare il nome “Sergio Melchiori” e seleziona quest’ultimo. Il segno di spunta accanto
al nome di Sergio Melchiori indica che egli è attualmente assegnato all’attività 63.
5 Fai clic sul pulsante Sostituisci.

Appare la finestra di dialogo Sostituisci risorsa.
6 Nella finestra di dialogo Sostituisci risorsa, seleziona Ivan Gagliardi e fai clic su OK.
Microsoft Project elimina l’assegnazione di Sergio Melchiori a questa attività e assegna
Ivan Gagliardi all’attività stessa.
97
Project
Dal momento che non hai specificato un diverso valore di unità, Microsoft Project ha
assegnato la nuova risorsa a unità 100%, lo stesso valore di unità dell’assegnazione della
risorsa precedente.
7 Fai clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo Assegna risorse.
Suggerimento
Se utilizzi il tuo programma di posta elettronica o Microsoft Project Central per la comunicazione all’interno del progetto,
puoi facilmente comunicare le modifiche dell’assegnazione alle risorse interessate.
8.2 Applicare tariffe diverse alle assegnazioni

Come già accennato in precedenza, puoi impostare un massimo di cinque tariffe per ogni risorsa.
Ciò ti consente di applicare diverse tariffe a differenti assegnazioni per una singola risorsa, per
esempio in base alle capacità richieste per ogni assegnazione. Per ogni assegnazione, quindi,
Microsoft Project utilizza inizialmente la tabella delle tariffe A per impostazione predefinita, tuttavia
puoi anche specificare quando utilizzare un’altra tabella delle tariffe.
Hai già impostato una seconda tabella delle tariffe per Ivan Gagliardi. che deve essere applicata in
tutte le assegnazioni dove egli funge da operatore alla cinepresa. Nella sezione precedente, hai
assegnato Ivan all’attività 63 “Riprese scena 8” come operatore alla cinepresa, ma la sua
assegnazione ridette ancora la tariffa predefinita di direttore della fotografia. In questa
esercitazione, modificherai la tabella delle tariffe da applicare a Ivan per la sua assegnazione all
attività 63.
Appare la visualizzazione Uso risorse.
2 Dal menu Modifica, seleziona Vai a, inserisci 24 nella casella ID e fai clic su OK.
Microsoft Project scorre la visualizzazione Uso risorse fino a visualizzare Ivan Gagliardi.
3 Fai clic sul segno più accanto al nome di Ivan Gagliardi per visualizzare le sue
assegnazioni.
4 Dal menu Visualizza, seleziona Tabella: Uso e fai clic su Costo.
Microsoft Project visualizza la tabella Costo.
98
Project
5 Nella colonna Nome risorsa, seleziona l’ultima assegnazione di Ivan Gagliardi “Riprese
scena 8”.
Nota che il costo attuale dell’assegnazione di Ivan a questa attività corrisponde a
L.150.000.
6 Fai clic su Informazioni assegnazione sulla barra degli strumenti Standard.
Appare la finestra di dialogo Informazioni assegnazione.
7 Se necessario, fai clic sulla scheda Generale.
8 Nella casella Tabella tariffe, digita o seleziona B e fai clic su OK per chiudere la finestra di
dialogo Informazioni assegnazione.
Microsoft Project applica la tabella delle tariffe B di Ivan all’assegnazione. Il nuovo costo
dell’assegnazione, L. 112.000, appare nella colonna Costo.
99
Project
100
Project
Suggerimento
Se prevedi di modificare frequentemente le tabelle delle tariffe per le assegnazioni, riterrai più utile visualizzare il campo
Tabella tariffe direttamente nella visualizzazione Uso risorse o Gestione attività. Seleziona un’intestazione di colonna e,
nel menu Inserisci, fai dic su Colonna. Nella casella Nome campo, seleziona Tabella tariffe dalla casella di riepilogo e fai
clic su OK.
8.3 Ritardare l’inizio delle assegnazioni

Se a un’attività vengono assegnate più risorse, potresti desiderare che queste ultime non
comincino a lavorare all’attività nello stesso istante. Puoi dunque ritardare l’inizio del lavoro per
una o più risorse assegnate a un’attività.
Per esempio, supponi che un’attività possieda quattro risorse assegnate. Tre delle risorse lavorano
inizialmente all’attività, mentre la quarta verifica la qualità del lavoro. L’ispettore dovrebbe iniziare a
lavorare all’attività dopo le altre risorse.
Suggerimento
Se devi ritardare l’inizio di tutte le risorse assegnate a un’attività, riprogramma la data iniziale dell’attività anziché
adattare l’assegnazione di ogni singola risorsa.
In questa esercitazione, ritarderai l’inizio dell’assegnazione di una risorsa a un attività.
1 Fai clic su Gestione attività nella Barra di Project.
Appare la visualizzazione Gestione attività. Questa visualizzazione è simile a Uso risorse, a
eccezione del fatto che le risorse assegnate sono elencate sotto ogni attività, anziché le
attività sotto le risorse.
2 Dal menu Modifica, seleziona Vai a, inserisci 84 nella casella ID e fai clic su OK. Microsoft
Project visualizzerà l’attività “Archiviare nastri e pellicola master”.
Come puoi vedere, questa attività possiede attualmente tre risorse assegnate
(due persone e il laboratorio di ripresa). Desideri ritardare tutto il lavoro di Corrado Pelino
per tale attività fino a lunedì 10 dicembre.
3 Nella colonna Nome attività, seleziona il nome della risorsa Corrado Pelino.
Appare la finestra di dialogo Informazioni assegnazione.
6 Nella casella Inizio, digita o seleziona 10/12/01 e fai clic su OK per chiudere la finestra di
dialogo Informazioni assegnazione.
Microsoft Project adatta l’assegnazione di Corrado Pelino per questa attività in modo che
non lavori il venerdì ma che lavori per quattro ore il lunedì seguente. Le altre risorse
assegnate all’attività non vengono interessate da questa operazione
101
Project
8.4 Applicare distribuzioni alle assegnazioni

Nelle visualizzazioni Uso risorse e Gestione attività, puoi visualizzare esattamente la durata della
pianificazione di ogni risorsa per ogni attività. Oltre a visualizzare dettagli dell’assegnazione, puoi
modificare il tempo che una risorsa dedica a un’attività in qualsiasi istante. Esistono due metodi
per ottenere tale risultato:
• Applicare una distribuzione di lavoro predefinita a un’assegnazione. Le distribuzioni
predefinite descrivono generalmente le modalità di distribuzione del lavoro nel tempo in
termini di schemi grafici. Per esempio, la distribuzione predefinita Uniforme distribuisce
meno lavoro all’inizio e alla fine dell’assegnazione, mantenendo la quantità maggiore al
centro. Se dovessi raffigurate la distribuzione nel tempo del lavoro, la forma che ne
risulterebbe sarebbe simile a quella di una campana.
• Modificare direttamente i dettagli dell’assegnazione. Per esempio, nella visualizzazione
Uso risorse o Gestione attività, puoi modificare i valori dell’assegnazione direttamente nella
griglia in scala cronologica.
Le modalità di distribuzione o modifica di un’assegnazione dipendono dai risultati che desideri
ottenere. Le distribuzioni predefinite funzionano meglio nel caso di assegnazioni in cui puoi
prevedere uno schema probabile di sforzi: un’attività che necessita di una considerevole quantità
di tempo potrebbe trarre particolare vantaggio da una distribuzione a carico finale, per esempio,
per rispecchiare la probabilità della risorsa di essere più produttiva verso la fine dell’assegnazione.
In questa esercitazione, applicherai una distribuzione predefinita alle assegnazioni di un’attività e
modificherai manualmente un’altra assegnazione.
Microsoft Project scorre fino a visualizzare l’attività 79 ‘Registrare narrazione finale”. Tale
attività possiede quattro risorse assegnate.
Come puoi riscontrare dai dati cronologici a destra, tutte le quattro risorse dovrebbero
lavorare a questa attività a un tasso regolare di otto ore al giorno: questo significa che le
assegnazioni possiedono una distribuzione uniforme. Si tratta della distribuzione di lavoro
predefinita che Microsoft Project utilizza durante la pianificazione del lavoro.
Desideri modificare l’assegnazione di Antonio Granata per questa attività in modo che,
mentre le altre risorse assegnate lavorano a tempo pieno, egli inizi con una breve
assegnazione giornaliera e aumenti l’orario lavorativo durante l’avanzamento dell’attività.
Dovrebbe anche continuare a lavorare all’attività dopo che le altre risorse hanno terminato
le rispettive assegnazioni. Per effettuare tale operazione, applicherai all’assegnazione una
distribuzione a carico finale.
2 Nella colonna Nome attività, seleziona Antonio Granata, la seconda risorsa assegnata
all’attività 79.
Microsoft Project visualizza la finestra di dialogo Informazioni assegnazione.
5 Nella casella Distribuzione lavoro, seleziona Carico finale e fai clic su OK per chiudere la
finestra di dialogo Informazioni assegnazione.
Microsoft Project applicherà tale distribuzione all’assegnazione di questa risorsa e
riprogrammerà il suo lavoro per l’attività.
102
Project
Se scorri verso destra i dati della scala cronologica, vedrai che in ogni giorno successivo
della durata dell’attività, Antonio Granata viene assegnato per una sempre maggiore
quantità di tempo al lavoro in questione. Puoi anche vedere un indicatore della distribuzione
nella colonna Indicatori, che mostra il tipo di distribuzione applicato all’assegnazione.
6 Posiziona il puntatore del mouse sull’indicatore.
Microsoft Project visualizzerà un Suggerimento su schermo contenente la descrizione del

tipo di distribuzione applicato a questa assegnazione.
Suggerimento
L’applicazione di una distribuzione a questa assegnazione ha provocato l’estensione della durata complessiva
dell’attività. Se non desideri che una distribuzione estenda la durata di un’attività, modifica il tipo di attività in A durata
fissa prima di applicare la distribuzione. L’applicazione di una distribuzione dopo la modifica del tipo di attività farà in
modo che Microsoft Project ricalcoli il valore del lavoro della risorsa, in modo che lavori meno nello stesso tempo.
Poiché l’assegnazione di Antonio Granata a questa attività termina dopo le assegnazioni
delle altre risorse, è Antonio Granata a determinare la data finale dell’attività. Un metodo
comune per spiegare tale condizione è che Antonio Granata costituisce la risorsa portante
di questa attività; la sua assegnazione determina, o guida, la data finale dell’attività.
Ora, modificherai direttamente i valori dell’assegnazione di un’altra attività.
7 Dal menu Modifica, seleziona Vai a, inserisci 2 nella casella ID, digita o seleziona 9/4/01
nella casella Data e fai clic su OK.
Microsoft Project scorre verticalmente fino a visualizzare l’attività 2 ‘Rivedere il copione”, e
orizzontalmente per visualizzare l’ultima settimana dedicata all’attività.
Desideri modificare le assegnazioni delle due risorse negli ultimi giorni di questa attività in modo
che lavorino a tempo pieno a quest’ultima. Per portare a termine tale operazione, desideri
modificare manualmente i valori dell’assegnazione.
8 Seleziona l’assegnazione di quattro ore di Olga Ferrara per martedì 10/04/01.
9 Digita 8h e premi INVIO.
10 Riseleziona la stessa assegnazione di martedì e trascina verso destra il quadratino di
riempimento fino all’assegnazione di venerdì.
103
Project
11 Trascina il quadratino di riempimento in alto di una riga, sulle assegnazioni di Antonio

Cipriani da martedì a venerdì.
Ora, entrambe le risorse sono assegnate otto ore ciascuna nei giorni definiti.
8.5 Inserire i tassi di consumo delle risorse materiali

In precedenza hai assegnato un risorsa materiale (la pellicola 16 mm) a un’attività. Tale
assegnazione specificava una quantità fissa, o un tasso di consumo fisso, della risorsa materiale.
Un altro metodo per utilizzare le risorse materiali è assegnare loro un tasso di consumo variabile.
Ecco la differenza tra i due tassi:
• Un tasso di consumo fisso indica che, indipendentemente dalla durata dell’attività alla quale
è assegnata la risorsa materiale, verrà utilizzata una quantità assoluta della risorsa. Per
esempio, la gettata di cemento per le fondamenta di una casa richiede una quantità
assoluta di cemento, indipendentemente dal tempo richiesto per effettuarla.
• Un tasso di consumo variabile indica che la quantità di risorsa materiale consumata
dipende dalla durata dell’attività. Durante le riprese di un film, per esempio, utilizzerai una
quantità maggiore di pellicola in quatto ore che in due ore, e potrai determinare un tasso
orario al quale consumerai la pellicola. Dopo aver inserito un tasso di consumo variabile
per l’assegnazione di una risorsa materiale, Microsoft Project calcola la quantità
complessiva di risorsa materiale consumata, basandosi sulla durata dell’attività. Il
vantaggio dell’utilizzo di un tasso di consumo variabile è che quest’ultimo è collegato alla
durata dell’attività. Se quest’ultima cambia, vengono modificati anche la quantità calcolata e
il costo della risorsa materiale.
In entrambi i casi, dopo aver inserito una tariffa standard per un’unità della risorsa materiale,
Microsoft Project calcola i costi complessivi dell’assegnazione. Per esempio hai specificato che un
metro di pellicola 16 mm costa L. 600, considerando acquisto e sviluppo.
In questa esercitazione, inserirai un tasso di consumo variabile per ogni attività di utilizzo della
pellicola. Hai determinato che le previsioni iniziali di consumo della pellicola erano troppo elevate.
Ora, utilizzerai le seguenti previsioni: due cineprese consumeranno, in media, 360 metri di pellicola
all’ora, mentre tre cineprese consumeranno 540 metri di pellicola all’ora.
2 Fai clic sul segno più accanto al nome della risorsa 38 Pellicola 16 mm” per visualizzare le
rispettive assegnazioni.
3 Seleziona Dividi dal menu Finestra.
Microsoft Project visualizza il Modulo risorse sotto la visualizzazione Uso risorse. Nota che
puoi inserire i tassi di consumo delle risorse materiali nella finestra di dialogo Assegna
risorse o in qualsiasi visualizzazione dove puoi assegnare le risorse. In questo caso
utilizzerai la visualizzazione divisa, poiché modificherai contemporaneamente diverse
assegnazioni.
4 Fai clic in qualsiasi punto del Modulo risorse. Dal menu Formato, seleziona Dettagli e fai
clic su Costo.
Microsoft Project visualizzerà i dettagli sui costi nel Modulo risorse.
104
Project
Qui puoi visualizzare i valori di Unità per tutte le assegnazioni della pellicola 16 mm.
5 Nella colonna Unità del Modulo risorse, inserisci i seguenti valori.
Nome attività Unità
Riprese scena 1 540/h
6 Fai clic su OK nel Modulo risorse.
Microsoft Project ricalcolerà i valori dei costi delle assegnazioni delle risorse materiali
basandosi sulla durata di ogni attività alla quale sono assegnate.

8 Nella visualizzazione Uso risorse, fai clic sul segno meno accanto alla risorsa 38 “Pellicola
16 mm” per nascondere le rispettive assegnazioni.
9 Scorri verso destra i dati della scala cronologica fino a visualizzare il mese di luglio.
Puoi visualizzare la quantità totale di pellicola calcolata (misurata in piedi) necessaria per le
105
Project
riprese giornaliere a partire da luglio. Si tratta del prodotto della durata di ogni attività cui è
assegnata la risorsa materiale per il tasso di consumo variabile.
8.6 Paragonare risorse di lavoro e materiali

Ecco di seguito alcune somiglianze e differenze tra le risorse materiali e quelle di lavoro.
Sia per le risorse di lavoro sia per le risorse materiali, puoi modificare e distribuire le assegnazioni
delle risorse, stabilire più tariffe, specificare tariffe diverse da applicare in tempi diversi e
condividere le risorse in un pool di risorse. Inoltre, il calcolo dei costi delle risorse materiali si rivela
utile come nel caso delle risorse di lavoro.
A differenza delle risorse di lavoro, tuttavia, le risorse materiali non utilizzano i seguenti elementi:
tariffe di straordinario, calendari delle risorse e unità massime. Inoltre, le risorse materiali non sono
interessate dal livellamento delle risorse e non hanno alcun effetto sulla durata di un’attività in cui
hai attivato la pianificazione basata sulle risorse.
8.7 Documentare i dettagli nelle note di un’assegnazione

Si possono registrare informazioni aggiuntive che potrebbero rivelarsi utili per attività, risorse o
assegnazioni, nelle note. Per esempio, se hai modificato le assegnazioni di una risorsa, ti
consigliamo di registrarne il motivo in una nota. Le note vengono memorizzate nel file di Microsoft
Project e possono dunque essere eventualmente visualizzate e stampare facilmente.
In questa esercitazione, inserirai le note per una risorsa per documentare il motivo per cui le
assegnazioni di quest’ultima sono state modificate.
1 Dal menu Visualizza, seleziona Tabella: Costo e quindi Immissione.
Microsoft Project visualizza la tabella Immissione, che include la colonna Indicatori.
Microsoft Project visualizzerà la risorsa 24 “Ivan Gagliardi”.
3 Seleziona la sua assegnazione “Riprese scena 8”.
4 Fai clic su Note assegnazione sulla barra degli strumenti Standard.
Microsoft Project visualizza la finestra di dialogo Informazioni assegnazione con la scheda
Note selezionata.
5 Nella casella Note, digita Il lavoro della camera per la scena 8 sarà particolarmente
complicato, quindi Ivan manovrerà la camera principale e fai clic su OK.
6 Posiziona il puntatore del mouse sull’icona della nota. Il tuo schermo dovrebbe essere
simile alla figura nella pagina a fianco.
lunghe per poter essere visualizzate in un Suggerimento su schermo, puoi fare doppio clic
sull’icona della nota per visualizzarne il testo completo.
La pianificazione (ovvero, tutto il lavoro di gestione del progetto che precede il lavoro effettivo)
potrebbe occupare la maggior parte del tempo di chi si occupa della gestione del progetto. Infatti,
molti manager di progetto si occupano esclusivamente della sua programmazione.
106
Project
107
Project
9 Visualizzare le informazioni sul progetto nel modo desiderato

In questo capitolo, userai alcuni dei numerosi strumenti di formattazione di Microsoft Project per
modificare l’aspetto dei dati. Microsoft Project include potenti funzioni che ti permettono di
organizzare e analizzare i dati che, di norma, richiederebbero strumenti separati, come
un’applicazione per fogli di calcolo.
9.1 Ordinare i dati in una visualizzazione

L’ordinamento è il metodo più semplice per riorganizzare dati di attività o risorse in Microsoft
Project. Puoi ordinare le attività o le risorse in base a criteri predefiniti, oppure puoi creare il tuo
ordine personale con un massimo di tre livelli di nidificazione. Per esempio, puoi ordinare le risorse
in base al gruppo di risorse, e poi in base al costo all’interno di ogni gruppo di risorse.
Come il raggruppamento e il filtro, che utilizzerai nelle prossime sezioni, l’ordinamento (tranne in
un caso) non cambia i dati sottostanti al piano per il progetto, ma riordina semplicemente i dati
posseduti. L’unica eccezione è l’opzione offerta per rinumerare 131) di attività o risorse dopo
l’ordinamento. Una volta che le attività o le risorse sono state rinumerate, non puoi ripristinarne la
sequenza originale numerata.
Tuttavia, va benissimo rinumerare in modo permanente le attività o le risorse, se questo è ciò che
desideri fare. Per esempio, quando crei un elenco di risorse, potresti inserire i nomi delle risorse
nell’ordine in cui entrano a far parte del progetto. In seguito, quando l’elenco sarà completo,
potresti volerle classificare in ordine alfabetico per nome e rinumerarle in modo permanente. Una
volta fatto questo, i nomi delle risorse appariranno in ordine alfabetico nella finestra di dialogo
Assegna risorse e nelle visualizzazioni relative alle risorse.
Mentre pianifichi il bilancio del progetto, vorresti vedere tutte le risorse ordinate per gruppo di
risorse. Inoltre, all’interno di ogni gruppo, le risorse dovrebbero essere ordinate in base al costo,
dalle più costose alle più economiche. In questa esercitazione, ordinerai una visualizzazione
relativa alle risorse per vedere i dati disposti in questo modo.
Suggerimento
La casella di controllo Rinumera attività in modo permanente (oppure, nel caso di una visualizzazione risorse, Rinumera
risorse in modo permanente) nella finestra di dialogo Ordina, è un’impostazione a livello di Microsoft Project; se viene
attivata rinumera in modo permanente le attività o le risorse in qualsiasi file di Microsoft Project nel quale esegui
l’ordinamento. Dato che potresti non voler rinumerare in modo permanente le attività o le risorse ogni volta che ordini, è
meglio disattivare questa casella di controllo.
Appare la visualizzazione Elenco risorse. Per impostazione predefinita, nella
visualizzazione Elenco risorse appare la tabella Immissione; tuttavia, la tabella Immissione
non visualizza il campo dei costi per risorsa. Quindi, dovrai passare alla tabella Riepilogo.
2 Dal menu Visualizza, seleziona Tabella: Immissione e fai clic su Riepilogo. Appare la
tabella Riepilogo. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente figura.
108
Project
Ora sei pronto a ordinare la visualizzazione Elenco risorse.

3 Dal menu Progetto, seleziona Ordina e fai clic su Ordina per.
Appare la finestra di dialogo Ordina.
4 Nel riquadro Ordina per, seleziona Costo dalla casella di riepilogo e fai clic sull’opzione
Decrescente accanto.
5 Assicurati che la casella di controllo Rinumera risorse in modo permanente sia disattivata
6 Assicurati che la casella di controllo Ordina risorse per progetto sia selezionata.
7 Fai clic su Ordina.
La tabella di riepilogo nella visualizzazione Elenco risorse viene ordinata in base alla
colonna Costo, in ordine decrescente. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla figura
seguente.
109
Project
Questa disposizione è ottima per vedere i costi delle risorse dell’intero progetto, ma ora
vorresti vedere questi dati organizzati in base al gruppo di risorse. A questo scopo,
applicherai un ordinamento a due livelli.
Suggerimento
Quando ordini i dati, l’ordinamento verrà applicato alla visualizzazione attiva, indipendentemente dalla tabella specifica
attualmente visualizzata. Per esempio, se ordini la visualizzazione Diagramma di Gantt in base alla data d’inizio mentre
visualizzi la tabella Immissione e poi passi alla tabella Costo, vedrai comunque le attività ordinate in base alla data
d’inizio.
8 Dal menu Progetto, seleziona Ordina e fai clic su Ordina per.
Appare la finestra di dialogo Ordina, nella quale puoi applicare fino a tre livelli nidificati di
criteri di ordinamento.
9 Nel riquadro Ordina per, seleziona Gruppo dalla casella di riepilogo e fai clic sull’opzione
Crescente accanto.
10 Nel riquadro Poi ordina per (al centro della finestra di dialogo), seleziona Costo dalla
casella di riepilogo e fai clic sull’opzione Decrescente accanto.
11 Assicurati che la casella di controllo Rinumera risorse in modo permanente sia disattivata.
La casella Ordina risorse per progetto dovrebbe essere selezionata.
12 Fai clic su Ordina.

Microsoft Project ordina la visualizzazione Elenco risorse, in modo da visualizzare le risorse
in base al gruppo e, poi, al costo all’interno di ogni gruppo. Il tuo schermo dovrebbe essere
110
Project
Questo è un modo semplice per identificare le risorse più costose di ogni gruppo funzionale che
lavora nell’ambito del progetto per il film breve.
Per concludere questa esercitazione, riordina le informazioni delle risorse per ripristinare il loro
ordine originale.
13 Dal menu Progetto, seleziona Ordina e fai clic su Per ID.
Microsoft Project riordina l’elenco delle risorse in base all’ID delle risorse.
Nota che non c’è alcun elemento visivo che indichi che una visualizzazione di attività o
risorsa sia stata ordinata in modo diverso dall’ordine in cui appaiono le righe di dati. A
differenza del raggruppamento e del filtro, non puoi salvare le impostazioni di ordinamento
personalizzate che hai specificato. Tuttavia, l’ultimo ordine che hai specificato rimarrà
applicato fino a quando non riordinerai la visualizzazione.
9.2 Raggruppare i dati in una visualizzazione

Quando sviluppi il piano per un progetto, le visualizzazioni predefinite disponibili in Microsoft
Project ti offrono diversi modi di visualizzare e analizzare i tuoi dati. Una funzione importante che
puoi applicare alle visualizzazioni di attività e risorse è il raggruppamento. Il raggruppamento ti
permette di organizzare le informazioni di attività o risorse in base ai criteri che selezioni. Per
esempio, invece di mostrare l’elenco delle attività nella visualizzazione Diagramma di Gantt
ordinato per ID attività, puoi visualizzarlo ordinato in base alla durata dell’attività. Il
raggruppamento, tuttavia, va oltre il semplice ordinamento. Il raggruppamento, infatti, aggiunge
valori di riepilogo a intervalli personalizzabili. Per esempio, puoi raggruppare le risorse in base
alloro costo con un intervallo di L. 1.000.000 tra i gruppi.
Suggerimento
Per certi aspetti, il raggruppamento di Microsoft Project è simile alla funzione Subtotali di Microsoft Excel. Infatti,
raggruppare ti permette di riorganizzare e analizzare i dati di Microsoft Project in vari modi che, un tempo, avrebbero
richiesto l’esportazione dei dati di Microsoft Project in un programma di foglio di calcolo.
Il raggruppamento può cambiare in modo significativo il modo in cui vengono visualizzati i dati
delle attività o delle risorse, permettendo un livello di analisi e una presentazione dei dati più
ricercati. Tuttavia, il raggruppamento non cambia la struttura di base del piano per il progetto,
riorganizza e riepiloga semplicemente i dati. Come nell’ordinamento, quando raggruppi i dati in una
111
Project
visualizzazione, il raggruppamento viene applicato a tutte le tabelle che puoi visualizzare.

In questa esercitazione, raggrupperai per Gruppo risorse e mostrerai i costi di riepilogo. Questa
operazione è simile all’ordinamento eseguito nella sezione precedente, ma questa volta
aggiungerai valori di costo di riepilogo.
1 Dal menu Progetto, seleziona Raggruppa per: Nessun raggruppamento e fai clic su Gruppo
risorse.
Microsoft Project riorganizza i dati delle risorse in gruppi di risorse, aggiunge valori di
riepilogo dei costi per gruppo e presenta i dati in un modulo di struttura ampliato. Il tuo
Microsoft Project applica una formattazione colorata alle righe di dati di riepilogo, in questo
caso uno sfondo giallo. Visto che i dati di riepilogo derivano dai dati subordinati, non puoi
modificarli direttamente. Visualizzare questi valori di riepilogo non ha alcun effetto sui
calcoli del costo o della pianificazione del progetto.
Questa disposizione delle informazioni sui costi delle risorse è simile all’ordinamento che
hai eseguito nella sezione precedente. Tuttavia, potresti desiderare maggiore controllo su
come Microsoft Project organizza e presenta i dati. A questo scopo1 creerai un gruppo.
2 Dal menu Progetto, seleziona Raggruppa per: Gruppo risorse e fai clic su Altri
raggruppamenti.
Appare la finestra di dialogo Altri raggruppamenti. In essa, puoi vedere tutti i gruppi
predefiniti per attività e risorse disponibili. Il nuovo gruppo sarà simile al Gruppo risorse,
quindi inizierai copiando quest’ultimo.
3 Assicurati che sia selezionato Gruppo risorse e fai clic su Copia. Appare la finestra di
dialogo Definizione raggruppamenti in.
4 Nella casella Nome, digita Gruppi di risorse per costo.
5 Nella colonna Nome campo, fai clic sulla prima cella vuota sotto “Gruppo”.
6 Digita o seleziona Costo.
7 Nella colonna Ordine, seleziona Decrescente per il nome di campo Costo.
Le risorse saranno ordinate all’interno dei loro gruppi per costo, dai valori più elevati a quelli
più bassi.
112
Project
Successivamente regolerai gli intervalli di costo in cui Microsoft Project raggrupperà le

risorse.
8 Fai clic sul pulsante Intervalli di raggruppamento.
Appare la finestra di dialogo Definizione intervallo di raggruppamento.
9 Nella casella Raggruppamento, seleziona Intervallo.
10 Nella casella Intervallo raggruppamento, digita 1000000 e poi fai clic su OK.
11 Fai nuovamente clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Definizione raggruppamenti
in.
Gruppi di risorse per costo appare ora come nuovo gruppo nella finestra di dialogo Altri
raggruppamenti.
12 Fai clic su Applica.
Microsoft Project applica il nuovo raggruppamento alla visualizzazione Elenco risorse. Il tuo
Le risorse sono raggruppate in base al loro valore di gruppo (le bande gialle) e, all'interno di
ogni gruppo, per valori di costo a intervalli di L. 1.000.000 (le bande grigie).
Per concludere questa esercitazione, rimuoverai il raggruppamento.
13 Dal menu Progetto, seleziona Raggruppa per: Gruppi di risorse per costo e seleziona
113
Project
Nessun raggruppamento.
Microsoft Project rimuove i valori di riepilogo e la struttura, lasciando i dati originali.
Visualizzare o rimuovere un gruppo non ha alcun effetto sui dati subordinati.
Suggerimento
Tutti i gruppi predefiniti e i gruppi creati sono disponibili attraverso il pulsante Raggruppa per sulla barra degli strumenti
Standard. Il nome del gruppo attivo appare su questo pulsante, che somiglia a una casella di riepilogo a discesa. Fai clic
sulla freccia del pulsante Raggruppa per al fine di vedere altri nomi di raggruppamenti. Se non è applicato alcun
raggruppamento alla tabella corrente, sul pulsante appare “Nessun raggruppamento”.
Usare codici di struttura personalizzati per esigenze più sofisticate

Nei progetti complessi, potrebbe capirarti di non trovare la struttura funzionale del progetto (WBS) o gli schemi di
numerazione standard, disponibili in Microsoft Project, adatti per le tue esigenze di relazione o analisi. In questo caso,
studia le capacità di Microsoft Project di gestire i codici di struttura personalizzati per identificare una gerarchia all’interno
di un piano di progetto.
Per esempio, puoi definire un codice di struttura personalizzato che associa diversi livelli di struttura (o fasi nidificate,
sottofasi e attività) di un piano di progetto a diversi livelli della struttura dell’organizzazione. Il livello superiore potrebbe
essere una sezione, il livello inferiore successivo un’unità aziendale e il terzo livello un team funzionale. Ciò fornisce un
codice della struttura più informativo sulla “squadra pellicola-commerciale-promozionale”, per esempio. In alternativa,
potresti usare codici di struttura personalizzati per associare diversi livelli di struttura del piano di un progetto a diversi
codici di contabilità interna o rilevamento lavoro. Se puoi rappresentare una gerarchia di qualsiasi tipo di stringhe di
numeri e lettere, puoi rappresentare tale gerarchia nel tuo progetto attraverso codici di struttura personalizzati.
Una volta applicato un codice di struttura personalizzato al piano del progetto, puoi quindi raggruppare, ordinare e filtrare
le attività o le risorse in base ai loro codici di struttura. Puoi applicare fino a dieci livelli di codice di struttura
personalizzato per le attività e dieci per le risorse in un unico file di Microsoft Project. Per saperne di più sui codici di
struttura personalizzati, chiedi all’Assistente di Office digitando “Codici di struttura personalizzati”.
9.3 Filtrare i dati in una visualizzazione

Un’altra funzione utile per cambiare il metodo di visualizzazione di Microsoft Project delle
informazioni di attività e risorse è il filtro. Come suggerisce il nome, il filtro nasconde dati di attività
o risorse che non soddisfano i criteri che specifichi, visualizzando solo i dati a cui sei interessato.
Come il raggruppamento, l’applicazione di un filtro non modifica i dati del file di Microsoft Project,
ma soltanto l’aspetto.
Esistono due metodi per usare i filtri: applicare filtri predefiniti a una visualizzazione, oppure
applicare un filtro automatico a una visualizzazione.
• Applicare un filtro personalizzato o predefinito per vedere o evidenziare solo le informazioni
dell’attività o risorsa che soddisfano i criteri del filtro. Per esempio, il filtro Critiche visualizza
solo le attività critiche. Alcuni filtri predefiniti, come il filtro Intervallo attività, ti chiedono di
inserire criteri specifici, per esempio un intervallo di ID delle atrivirà.
• Usare filtri automatici per filtrare in modo più adatto tutte le tabelle di Microsoft Project.
Quando la funzione Filtro automatico è attivata, accanto ai nomi delle intestazioni di
colonna appaiono piccole frecce. Facendo clic sulla freccia viene visualizzato un elenco di
criteri in base ai quali puoi filtrare i dati. I criteri che vedi dipendono dal tipo di dati contenuti
nella colonna; per esempio, i criteri di filtro automatico in una colonna di date includono
opzioni come ‘C)ggi”, “Questo mese”, nonché un’opzione “Personalizza” con la quale puoi
specificare i tuoi criteri. Puoi usare il filtro automatico in Microsoft Project così come usi il
filtro automatico in Microsoft Excel.
Entrambi i tipi di filtri nascondono le righe, nelle visualizzazioni di risorse o attività, che non
soddisfano i criteri che specifichi (oppure, se preferisci, evidenziano quelle che lo fanno). Se una
visualizzazione di attività o risorse ha un filtro applicato1 il nome del filtro appare nel pulsante Filtro
sullo barra degli strumenti Formattazione. Potresti vedere “buchi” nei numeri ID di attività o risorse.
I dati “mancanti” sono solo nascosti, non eliminati. Come nell’ordinamento e nel raggruppamento,
quando filtri i dati in una visualizzazione, il filtro viene applicato a tutte le tabelle che puoi
visualizzare.
Un formato comunemente usato per comunicare informazioni sulla pianificazione di un progetto
per film è chiamato pianificazione delle riprese. In questa esercitazione, creerai un filtro che
visualizza solo le attività relative alle riprese del film non completate. Nelle sezioni successive,
combinerai questo filtro con una tabella e una visualizzazione personalizzate, per creare una
114
Project
pianificazione delle riprese completa che fornirà a tutti informazioni sul progetto del film.
Appare la visualizzazione Diagramma di Gantt. Prima di creare un filtro, puoi vedere
rapidamente le attività a cui sei interessato applicando un filtro automatico.
2 Fai clic su Filtro automatico sulla barra degli strumenti Formattazione.
Microsoft Project visualizza delle frecce a destra delle intestazioni di colonna. Il tuo
3 Fai clic sulla freccia rivolta verso il basso nell’intestazione di colonna Nome attività e
seleziona (Personalizza...).
Appare la finestra di dialogo Personalizza filtro automatico. Vorresti vedere solo le attività
che contengono la parola “riprese”.
4 Nel riquadro Nome, assicurati che nella prima casella appaia la parola “contiene”.
5 Nella casella adiacente, digita riprese.
6 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Personalizza filtro automatico. Microsoft
Project filtra l’elenco delle attività per mostrare solo quelle che contengono la parola
“riprese” e le loro attività di riepilogo. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente
figura.
Nota la formattazione blu dell’intestazione di colonna Nome attività e della freccia. Si tratta
di elementi che indicano che a questa visualizzazione è stato applicato un filtro automatico.
Ora disattiverai il filtro automatico e creerai un filtro personalizzato.
115
Project
7 Fai clic su Filtro automatico sulla barra degli strumenti Formattazione.

Microsoft Project disattiva il filtro automatico, visualizzando nuovamente tutte le attività nel
progetto. Ora puoi creare un filtro personalizzato.
8 Dal menu Progetto, seleziona Filtro attivo: Tutte le attività e fai clic su Altri filtri.
Appare la finestra di dialogo Altri filtri. Qui puoi vedere tutti i filtri predefiniti per le attività (in
una visualizzazione di attività) e le risorse (in una visualizzazione di risorse).
9 Fai clic sul pulsante Nuovo.
Appare la finestra di dialogo Definizione filtro in.
10 Nella casella Nome, digita Riprese non completate.
11 Nella prima riga della colonna Nome campo, digita o seleziona Nome.
12 Nella prima riga della colonna Condizione, digita o seleziona contiene.
13 Nella prima riga della colonna Valore/i, digita riprese.
Questo riguarda il primo criterio per il filtro; ora aggiungerai il secondo criterio.
14 Nella seconda riga della colonna And/Or, digita o seleziona And.
15 Nella seconda riga della colonna Nome campo, digita o seleziona Fine effettiva.
16 Nella seconda riga della colonna Condizione, digita o seleziona uguale a.
17 Nella seconda riga della colonna Valore/i, digita NA. NA significa “non applicabile” ed è il
modo in cui Microsoft Project contrassegna alcuni campi che non hanno ancora valore. In
altre parole, qualsiasi attività di ripresa senza una data finale effettiva deve essere
considerata come non completata.
18 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Definizione filtro in. Il nuovo filtro appare
nella finestra di dialogo Altri filtri.
Microsoft Project applica il nuovo filtro alla visualizzazione Diagramma di Gantt.
Ora le attività sono filtrate per mostrare solo le attività di ripresa non completate. Dato che
non abbiamo ancora iniziato a rilevare il lavoro effettivo, tutte le attività di ripresa in questo
momento sono incomplete.
Suggerimento
116
Project
Invece di nascondere le attività che non soddisfano i criteri del filtro, puoi evidenziare quelle che lo fanno con una
formattazione blu, senza nascondere le altre attività. Basta fare clic sul pulsante Evidenzia, invece che su Applica, nella
finestra di dialogo Altri filtri.
Per concludere questa esercitazione, rimuoverai il filtro.
20 Dal menu Progetto, seleziona Filtro attivo: Riprese non completate e fai clic su Tutte le
attività.
Microsoft Project rimuove il filtro. Come sempre, visualizzare o rimuovere un filtro non ha
alcun effetto sui dati originali.
Suggerimento
Tutti i filtri sono disponibili anche sul pulsante Filtro nella barra degli strumenti Forrnattazione. Il nome del filtro appare in
questo pulsante; fai clic sulla freccia accanto al nome del filtro per vedere tutti gli altri filtri. Se non è applicato alcun filtro
alla visualizzazione corrente, sul pulsante appare “Tutte le attività” o “Tutte le risorse”, a seconda del tipo di
visualizzazione corrente.
9.4 Modificare e creare tabelle

Ricordiamo che una tabella è una presentazione simile a un foglio di calcolo dei dati di progetto,
organizzata in colonne verticali e righe orizzontali. Ogni colonna rappresenta uno dei molti campi di
Microsoft Project; ogni riga rappresenta una singola attività o risorsa. L’intersezione di una colonna
e di una riga può essere chiamata cella (per le persone più orientate verso i fogli di calcolo),
oppure campo (per coloro che ragionano in termini di database).
Microsoft Project include 15 tabelle di attività predefinite e 10 tabelle di risorse che possono essere
applicate alle visualizzazioni. Hai già utilizzato varie tabelle, come la tabella Immissione e la
tabella Riepilogo. Quasi sempre queste tabelle conterranno tutti i campi che desideri. Tuttavia,
puoi anche modificare qualsiasi tabella predefinita, oppure creare la tua tabella personale che
contiene solo i dati che desideri.
In questa esercitazione, creerai una tabella per visualizzare le informazioni su una pianificazione
delle riprese, un formato comune per presentare informazioni sulla pianificazione nei progetti per
film.
Appare la finestra di dialogo Altre visualizzazioni.
2 Seleziona Elenco attività e fai clic su Applica.
Microsoft Project mostra la visualizzazione Elenco attività. Questa visualizzazione non
include la porzione di diagramma della visualizzazione Diagramma di Gantt, quindi è più
facile vedere più colonne nella tabella attiva. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla
figura seguente.
117
Project
3 Dal menu Visualizza, seleziona Tabella: Immissione e fai clic su Altre tabelle.
Appare la finestra di dialogo Altre tabelle. In base al tipo di visualizzazione attuale (attività o
risorsa), puoi vedere tutte le tabelle predefinite disponibili per le attività o le risorse.
4 Assicurati che Attività sia l’opzione attiva e che Immissione sia la tabella selezionata, poi fai
clic su Copia.
Appare la finestra di dialogo Definizione tabella in.
5 Nella casella Nome, digita Tabella pianificazione riprese.
Ora rimuoverai diversi campi, ne aggiungerai altri e poi disporrai i restanti campi nell’ordine
che desideri.
6 Nella colonna Nome campo, seleziona i seguenti nomi di campo, poi fai clic su Elimina riga
dopo aver selezionato ogni nome di campo:
Indicatori
Durata
Fine
Predecessori
Nomi risorse
Dopo aver eliminato questi campi, il tuo schermo dovrebbe essere simile alla figura
seguente
Ora, aggiungerai dei campi a questa definizione di tabella.

7 Nella colonna Nome campo, fai clic sulla freccia rivolta verso il basso nella cella vuota sotto
118
Project
“Inizio”, poi seleziona Cast (Testo9) dalla casella di riepilogo a discesa.

8 Nella colonna Allinea dati nella stessa riga, seleziona Sinistra. Non appena Sinistra è
selezionata, Microsoft Project completa automaticamente le immissioni di righe per il nome
campo Cast, aggiungendo i dati alla colonna Larghezza e alla colonna Allinea titolo.
9 Nella colonna Larghezza, digita o seleziona 25.
10 Nella colonna Nome campo, nella riga vuota sotto “Cast”, seleziona Luogo (Testo10) dalla
casella di riepilogo a discesa.
11 Nella colonna Allinea dati, seleziona Sinistra.
I due campi di testo personalizzati Cast (Testo9 ) e Luogo (Testo10) contengono i nomi dei
personaggi e i luoghi per le attività di ripresa. Questi erano stati aggiunti in precedenza nel
piano per il progetto.
Per completare questa definizione di tabella non resta altro che riordinare i campi, perché
corrispondano all’ordine comune di una pianificazione delle riprese.
12 Nella colonna Nome campo, seleziona Inizio e poi fai clic su Taglia riga.
13 Nella colonna Nome campo, seleziona Nome e poi fai clic su Incolla riga.
Dopo aver riordinato questi campi, il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente
figura.
Questo è l’ordine in cui le informazioni sono comunemente elencate in una pianificazione

delle riprese di un film.
14 Nella casella Formato data, seleziona 31/01/00 12.33.
15 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Definizione tabella in. Nella finestra di
dialogo Altre tabelle appare la nuova tabella.
Microsoft Project applica la nuova tabella alla visualizzazione Elenco attività. Se la colonna
Inizio visualizza i simboli cancelletto (###), fai doppio clic sul bordo destro dell’intestazione
di colonna per ampliarla. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla figura seguente.
119
Project
Nella prossima sezione, combinerai il filtro personalizzato con questa tabella personalizzata per
creare una visualizzazione per la pianificazione delle riprese per il progetto del film.
9.5 Definire visualizzazioni personalizzate

Come già accennato in precedenza, una visualizzazione può contenere elementi come tabelle,
gruppi e filtri. Puoi combinare questi con altri elementi (per esempio la griglia in scala cronologica
in una visualizzazione di utilizzo) o con elementi grafici (per esempio la rappresentazione grafica
delle attività nella parte grafica della visualizzazione Diagramma di Gantt).
Microsoft Project include 23 visualizzazioni che organizzano le informazioni per scopi specifici.
Potresti aver bisogno di vedere le informazioni sul progetto in un modo che non è disponibile nelle
visualizzazioni predefinite. In questo caso, puoi modificare una visualizzazione esistente, oppure
crearne una personalizzata.
In questa esercitazione, creerai una visualizzazione per la pianificazione delle riprese del film che
combinerà il filtro personalizzato e la tabella personalizzata che hai creato nelle sezioni precedenti.
La visualizzazione che creerai corrisponderà maggiormente ai formato standard usato
nell’industria cinematografica.
Appare la finestra di dialogo Altre visualizzazioni. Qui puoi vedere tutte le visualizzazioni
predefinite disponibili.
2 Fai clic sul pulsante Nuova.
Appare la finestra di dialogo Nuova visualizzazione. La maggior parte delle visualizzazioni
occupa un singolo riquadro, ma una visualizzazione può anche essere composta da due
riquadri separati.
3 Assicurati che sia selezionato Visualizzazione singola e poi fai clic su OK. Appare la
finestra di dialogo Definisci visualizzazione in.
4 Nella casella Nome, digita Visualizzazione pianificazione riprese.
5 Nella casella Schermo, seleziona Elenco attività dalla casella di riepilogo.
6 Nella casella Tabella, seleziona Tabella pianificazione riprese dalla casella di riepilogo.
7 Nella casella Gruppo, seleziona Nessun raggruppamento dalla casella di riepilogo.
8 Nella casella Filtro, seleziona Riprese non completate dalla casella di riepilogo.
9 Seleziona la casella di controllo Mostra nel menu.
120
Project
10 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Definisci visualizzazione in.

La nuova visualizzazione appare nella finestra di dialogo Altre visualizzazioni.
Microsoft Project applica la nuova visualizzazione. Il tuo schermo dovrebbe essere simile
alla figura seguente.
Ora sono visualizzate solo le riprese non completate e i campi appaiono in un ordine
compatibile con la pianificazione delle riprese standard di un progetto per film. Inoltre,
Microsoft Project ha aggiunto Visualizzazione pianificazione riprese alla Barra di Project.
Questa visualizzazione sarà salvata con questo file di dati di Microsoft Project e potrai
usarla ogni volta lo desideri.
Per concludere questa esercitazione, regolerai l’altezza delle righe e la larghezza delle
colonne, per visualizzare alcune informazioni che attualmente non sono visibili.
12 Tenendo premuto il tasto CTRL, seleziona i numeri ID attività per le attività 27, 39, 51, 57 e
63.
In ognuna di queste righe selezionate, i nomi nella colonna Cast sono troncati.
13 Trascina il bordo inferiore dell’ID attività per l’attività 27 verso il basso di circa una riga.
Microsoft Project ridimensiona le righe selezionate. Il tuo schermo dovrebbe essere simile
121
Project
14 Fai doppio clic sul bordo destro dell’intestazione di colonna Luogo.

Microsoft Project ridimensiona la larghezza della colonna per far posto al valore più largo.
9.6 Formattare il Diagramma di Gantt

Per molte persone, il Diagramma di Gantt è sinonimo di piano per un progetto. In Microsoft Project,
la visualizzazione predefinita è proprio il Diagramma di Gantt. Probabilmente, quindi, passerai
molto tempo in Microsoft Project in questa visualizzazione.
La visualizzazione Diagramma di Gantt è composta da due parti: una tabella a sinistra e un
diagramma a barre in scala cronologica a destra. Le barre sul diagramma rappresentano
graficamente le attività sulla tabella, in termini di date di inizio e fine, durata e stato (per esempio,
se i lavori dell’attività sono iniziati o meno). Gli altri elementi sul diagramma, come le linee di
collegamento, rappresentano le relazioni tra le attività. In breve, il Diagramma di Gantt è una
rappresentazione ben nota e facilmente comprensibile delle informazioni del progetto in tutto
l’ambiente di gestione dei progetti.
La formattazione predefinita applicata alla visualizzazione Diagramma di Gantt va bene per la
visualizzazione su schermo, la condivisione con altri programmi o la stampa. Tuttavia, puoi
cambiare la formattazione di quasi tutti gli elementi che desideri sul Diagramma di Gantt. In questa
esercitazione, ti concentrerai sulle barre del Diagramma di Gantt. Ci sono tre modi diversi di
formattare le barre del Diagramma di Gantt:
Formattare tutte le categorie di elementi nella finestra di dialogo Stili barre, che puoi aprire
selezionando il comando Stili barre dal menu Formato. In questo caso, le modifiche di
formattazione che apporti a un tipo di elemento (un’attività cardine, per esempio) saranno applicate
a tutti questi elementi nel Diagramma di Gantt.
Formattare tutte le categorie di elementi nella Creazione guidata Diagramma di Gantt è disponibile
nel menu Formato, anche se con meno opzioni. Questa creazione guidata contiene una serie di
finestre di dialogo, nelle quali puoi selezionare opzioni di formattazione per gli elementi più usati
sul Diagramma di Gantt.
Formattare direttamente le singole barre. Le modifiche di formattazione che apporti non hanno
alcun effetto sugli altri elementi del Diagramma di Gantt. Puoi fare doppio clic su una barra del
Diagramma di Gantt per vedere le sue opzioni di formattazione.
In questa esercitazione, modifichi numerosi elementi del Diagramma di Gantt attraverso la finestra
di dialogo Stili barre.
1 Fai clic su Diagramma di Gantt nella Barra di Project. Appare la visualizzazione Diagramma
di Gantt.
2 Seleziona Stile barre dal menu Formato.
Appare la finestra di dialogo Stile barre.
122
Project
Il primo elemento che desideri cambiare è la forma delle attività cardine nel Diagramma di
Gantt. Dato che molte delle risorse del progetto del film sono aspiranti stelle del cinema,
una forma a stella sembra essere la più appropriata.
3 Nella colonna Nome, seleziona Cardine.
4 Nella casella Forma, sotto l’etichetta Inizio barra, seleziona la forma a stella, che è l’ultimo
elemento nella casella di riepilogo.
Puoi vedere l’effetto della tua selezione nella colonna Aspetto della finestra di dialogo. La
forma a stella appare per l’attività cardine campione.
La prossima modifica che vorresti apportare è visualizzare le iniziali delle risorse, invece dei
nomi completi, accanto alle barre delle attività.
5 Fai clic sulla scheda Testo.
6 Nella colonna Nome, in cima alla finestra di dialogo, seleziona Attività.
7 Nella scheda Testo, seleziona Nomi risorse nella casella Destra, fai clic sulla freccia rivolta
verso il basso e poi seleziona Iniziali risorsa.
8 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Stile barre.

Microsoft Project applica le modifiche di formattazione al Diagramma di Gantt. Per vedere
meglio le modifiche di formattazione che hai apportato, devi osservare un’attività cardine
123
Project
Usare campi contrassegno per visualizzare indicatori grafici unici sul Diagramma di Gantt
Come hai visto nella finestra di dialogo Stile barre, Microsoft Project e molto flessibile nel modo in cui visualizza gli
elementi nella parte grafica della visualizzazione Diagramma di Gantt. Tuttavia, potresti voler indicare altre informazioni
sul Diagramma di Gantt che non rientrano nell’elenco di elementi come attività o attività cardine della finestra di dialogo
Stili barre. Per esempio, alcuni progetti di film utilizzano attori minorenni e, nella maggior parte dei casi, per legge è
richiesta la presenza di particolari assistenti sociali quando si impiegano attori minorenni. Sarebbe utile evidenziare o
contrassegnare tali attività di ripresa nella pianificazione di un progetto cinematografico, formattando le barre di Gantt in
modo particolare per tali attività. A questo scopo, puoi usare i campi contrassegno.
Microsoft Project supporta fino a 20 campi contrassegno per attività, risorse e assegnazioni. I campi contrassegno
contengono semplici valori sì/no per attività, risorse e assegnazioni. Nell’esempio degli attori minorenni, potresti usare un
campo contrassegno attività per indicare se un’attività richiede o meno un attore minorenne. Quindi, potresti far apparire
un indicatore univoco nel Diagramma di Gantt, per le attività con questo contrassegno impostato su sì. Puoi anche
ordinare, filtrare e raggruppare le attività in base a questo campo contrassegno, oppure visualizzare diversi indicatori
grafici in una tabella, a seconda del valore del campo contrassegno.
I campi contrassegno sono comodi quando devi contraddistinguere le attività che soddisfano criteri che, altrimenti, non
potresti registrare in un campo specifico di Microsoft Project. Per impostare un campo contrassegno, dal menu Strumenti
scegli Personalizza e poi fai clic su Campi. Quando appare la finestra di dialogo Personalizza campi, fai clic su
Contrassegno nella casella Tipo e poi scegli le opzioni che desideri. Per ulteriori informazioni, chiedi all’Assistente di
Office “Come usare i campi contrassegno” e poi scegli il tipo di contrassegno specifico (attività, risorsa oppure
assegnazione) a cui sei interessato.
9 Seleziona il nome dell’attività “Pre-produzione completata”. Fai clic su Vai all’attività

selezionata sulla barra degli strumenti Standard.
9.7 Formattare il Diagramma reticolare

Nella gestione tradizionale dei progetti, il Diagramma reticolare (talvolta erroneamente chiamato
Diagramma PERT) è un metodo standard per rappresentare le attività di progetto e le loro
relazioni. Le attività sono rappresentate come caselle, o nodi, e le relazioni tra le attività sono
tracciate come linee che collegano i nodi. Diversamente dal Diagramma di Gantt, che è una
visualizzazione in scala cronologica, un diagramma reticolare permette di vedere attività di
progetto in più di un formato a diagramma di flusso. Questo è utile se desideri concentrarti
maggiormente sulle relazioni tra le attività, piuttosto che sulla loro durata.
124
Project
Usare il Diagramma reticolare in Microsoft Project è un po’ come mangiare sushi in America: a
quelli cui piace, piace veramente, mentre tutti gli altri tendono a evitarlo.
Quindi, se il Diagramma reticolare è di tuo gradimento, vai avanti a leggere.
Microsoft Project 2000 fornisce più opzioni di formattazione per il Diagramma reticolare (le versioni
precedenti facevano riferimento a questo diagramma come Diagramma PERT). In questa sezione,
userai soltanto alcune di queste opzioni di formattazione. Se sei un appassionato del Diagramma
reticolate, vorrai esplorare le opzioni di formattazione in maggiore dettaglio per tuo conto. In questa
esercitazione, formatterai alcuni elementi nella visualizzazione Diagramma reticolate.
1 Nella Barra di Project, fai clic su Diagramma reticolare.
Appare la visualizzazione Diagramma reticolare. Ogni attività è rappresentata da una
casella, o nodo, e ogni nodo contiene diverse parti d’informazione sull’attività. Il tuo
Anche se il Diagramma reticolare non è una visualizzazione in scala cronologica, puoi

organizzare i nodi in una sequenza temporale.
2 Seleziona Layout dal menu Formato.
Appare la finestra di dialogo Layout.
3 Nella casella Disposizione, seleziona Decrescente per mese dalla casella di riepilogo.
4 Nella sezione Opzioni diagramma, seleziona Visualizza solo campi ID e poi fai clic su OK.
Microsoft Project ridispone i nodi in colonne, dove ognuna di essa rappresenta un mese
diverso. La data d’inizio dell’attività determina la colonna in cui è inserito ogni nodo. Ora in
ogni nodo appare solo l’attività ID.
Suggerimento
In questa esercitazione hai nascosto la maggior parte dei dettagli sull’attività nel Diagramma reticolare. Tuttavia, puoi
controllare i campi specifici che appaiono in ogni casella sul Diagramma reticolare e come appaiono. Dal menu Formato,
seleziona Stile caselle e quindi le opzioni che desideri. Per ulteriori informazioni, fai clic sul pulsante? nella finestra di
dialogo Stile caselle.
125
Project
5 Per vedere informazioni dettagliate su un nodo specifico, posiziona il puntatore del mouse
sul nodo. Comparirà un Suggerimento su schermo contenente i dettagli dell’attività.
Suggerimento
Per saperne di più sulle nuove opzioni di formattazione del Diagramma reticolare. del Diagramma di Gantt e di altre
visualizzazioni, puoi chiedere informazioni all’Assistente di Office digitando “Visualizzazioni di formattazione”.
9.8 Formattare la visualizzazione Calendario

La visualizzazione Calendario è la visualizzazione più semplice disponibile in Microsoft Project;
anche questa visualizzazione offre diverse opzioni di formattazione. Questa visualizzazione è
particolarmente utile per condividere informazioni di pianificazione con le risorse o altri partecipanti
che preferiscono un formato tradizionale “mese a colpo d’occhio”, invece di una visualizzazione più
dettagliata come il Diagramma di Gantt. In questa esercitazione, formatterai la visualizzazione
Calendario per mostrare solo le assegnazioni e l’orario di lavoro di una singola risorsa.
1 Fai clic su Calendario nella Barra di Project.
Appare la visualizzazione Calendario. Visualizza quattro settimane per volta e disegna
barre di attività nei giorni in cui sono pianificate le attività.
126
Project
In un progetto complesso, la visualizzazione Calendario non è particolarmente utile, perché

non fornisce molte informazioni sulle attività pianificate o le loro relazioni. Tuttavia, va bene
per visualizzare le attività di una singola risorsa.
2 Dal menu Progetto, seleziona Filtro attivo: Tutte le attività e poi fai clic su Assegnate a
risorse.
Appare la finestra di dialogo Assegnate a risorse. Nella visualizzazione Calendario desideri
vedere solo le assegnazioni di Ivan Gagliardi.
3 Nella casella Mostra attività assegnate a, seleziona Ivan Gagliardi dalla casella di riepilogo
a discesa e poi fai clic su OK.
Microsoft Project visualizza le attività di Ivan Gagliardi nella visualizzazione Calendario.
127
Project
Questo è un ottimo modo per vedere le attività di una singola risorsa, ma sarebbe ancora
più utile se potessi vedere anche i giorni di lavoro di quella risorsa rappresentati sul
calendario.
5 Fai clic sulla scheda Sfondo.
6 Nella casella Mostra orario di lavoro, seleziona Ivan Gagliardi e fai clic su OK.
Microsoft Project riformatta la visualizzazione Calendario per mostrare le impostazioni
dell’orario di lavoro di Ivan Gagliardi. Per esempio, in un capitolo precedente, hai
specificato che il 22 e 23 novembre erano giorni non lavorativi per Ivan. Nella
visualizzazione Calendario, queste date sono formattate in modo diverso dai suoi giorni
lavorativi. Se desideri vedere queste date, scorri verso il basso fino a quando è visibile
novembre 2001.
128
Project
10 Stampare informazioni sul progetto

In questo capitolo, utilizzerai alcune delle numerose visualizzazioni e relazioni di Microsoft Project
per stampare il piano del tuo progetto. Una delle attività più importanti di qualsiasi responsabile di
progetti è comunicare le informazioni sul progetto ai partecipanti e ciò, spesso, significa doverle
stampare su carta. Puoi usare le visualizzazioni e le relazioni predefinite così come sono, oppure
personalizzarle perché si adattino meglio alle tue esigenze. Puoi anche disegnare direttamente su
una visualizzazione, usando gli strumenti forniti da Microsoft Project.
10.1 Disegnare su un Diagramma di Gantt

Microsoft Project include una barra degli strumenti Disegno con la quale puoi disegnare degli
oggetti direttamente su un Diagramma di Gantt. Se lo desideri, puoi collegare un oggetto disegnato
all’estremità di una barra di Gantt oppure a una data specifica sulla scala cronologica. Per
esempio, se volessi prendere nota di un evento particolare oppure evidenziare graficamente un
elemento specifico, potresti disegnare caselle di testo, frecce e altri elementi direttamente su un
Diagramma di Gantt. Se la barra degli strumenti Disegno non offre il tipo di elemento che desideri,
puoi aggiungere immagini bitmap, oppure documenti.
In questa esercitazione, visualizzerai la barra degli strumenti Disegno e aggiungerai una casella di
testo al Diagramma di Gantt che descrive un festival del cinema. Dato che userai la
visualizzazione standard Diagramma di Gantt anche per altri scopi in seguito, aggiungerai il testo
alla visualizzazione Gantt dettaglio.
2 Nella casella Visualizzazioni, seleziona Gantt dettaglio e fai clic su Applica.
Appare la visualizzazione Gantt Dettaglio.
3 Seleziona Barre degli strumenti dal menu Visualizza e fai clic su Disegno.
Appare la barra degli strumenti Disegno.
Suggerimento
Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi barra degli strumenti, per vedere il menu di scelta
rapida Barre degli strumenti e poi visualizzare o nascondere una barra elencata in tale menu.
4 Nella barra degli strumenti Disegno, fai clic sul pulsante Casella di testo e poi trascina un
piccolo quadrato in qualsiasi punto della parte grafica nella visualizzazione Gantt dettaglio.
5 Digita Festival del cinema, 21 e 22 maggio.
6 Seleziona Disegno dal menu Formato e poi fai clic su Proprietà.
Suggerimento
Puoi anche fare doppio clic sul bordo della casella di testo per visualizzarne le proprietà
Appare la finestra di dialogo Proprietà disegno.
7 Fai clic sulla scheda Stile linee.
8 Nella casella Colore sotto l’etichetta Riempimento, seleziona Giallo.
9 Fai clic sulla scheda Dimensioni e posizione.
Vuoi collegare la casella di testo a una data specifica, piuttosto che a una barra di Gantt.
10 Assicurati che sia selezionato Inserisci nella scala cronologica e, nella casella Data,
seleziona 21/05/01.
11 Nella casella Verticale, digita 1,25 e fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo
Proprietà disegno.
Microsoft Project formatta la casella di testo con un riempimento giallo e la posiziona sotto
alla scala cronologica, nel punto che hai specificato. A seconda della porzione della
visualizzazione Gantt dettaglio visibile sullo schermo, potresti non riuscire a vedere la
casella di testo. Per vederla, devi andare alla data che hai specificato.
Appare la finestra di dialogo Vai a.
13 Nella casella Data, seleziona 21/05/01 e poi fai clic su OK.
Microsoft Project scorre la visualizzazione Gantt dettaglio per visualizzare la data che hai
129
Project
specificato. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente figura.
Dato che hai collegato la casella di testo a una data specifica sulla scala cronologica, essa
apparirà sempre accanto a questa data, anche se esegui lo zoom della scala cronologica
avanti o indietro. Se avessi collegato la casella di testo a una barra di Gantt, essa si
sposterebbe insieme alla barra di Gantt, se l’attività venisse riprogrammata.
Per concludere questa esercitazione, nasconderai la barra degli strumenti Disegno usando
il menu di scelta rapida.
14 Fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi barra degli strumenti visibile e, dal
menu di scelta rapida che appare, seleziona Disegno.
Microsoft Project nasconde la barra degli strumenti Disegno.
10.2 Personalizzare e stampare visualizzazioni

Stampare una visualizzazione ti permette di ottenere sulla carta praticamente tutto ciò che vedi sul
tuo schermo. Verrà stampata qualsiasi personalizzazione hai applicato a una visualizzazione, per
esempio tabelle o raggruppamenti diversi. Con alcune eccezioni, puoi stampare qualsiasi
visualizzazione vedi in Microsoft Project.
Ecco quali sono le eccezioni:
• Non puoi stampare visualizzazioni di moduli, come il Modulo attività e il Diagramma
relazioni.
• Se hai due visualizzazioni presentate in una visualizzazione combinata (una nel riquadro
superiore e l’altra nel riquadro inferiore), verrà stampata solo la visualizzazione del riquadro
attivo.
Ricorda che la parte del piano di progetto che vedi sul tuo schermo potrebbe essere una porzione
relativamente piccola dell’intero progetto, che può richiede un gran numero di pagine per a l
stampa. Per esempio, il Diagramma di Gantt di un progetto di sei mesi con 85 attività può
richiedere in totale 14 o più pagine. La stampa delle visualizzazioni Diagramma di Gantt o
Diagramma reticolare può richiedere un bel po’ di carta; in effetti, alcuni utenti abituali di Microsoft
Project stampano documenti delle dimensioni di un poster dei loro piani di progetto usando i
130
Project
plotter.
Sia che tu abbia una stampante, sia che possiedi un plotter, è comunque preferibile vedere in
anteprima qualsiasi visualizzazione intendi stampare. Usando la finestra di dialogo Imposta
pagina, insieme alla finestra Anteprima di stampa, puoi controllare molti aspetti della
visualizzazione da stampare. Per esempio, puoi controllare il numero di pagine su cui verrà
stampata la visualizzazione, applicare intestazioni e piè di pagina e stabilire il contenuto che
apparirà nella legenda del Diagramma di Gantt e di altre visualizzazioni.
In questa esercitazione, vedrai in anteprima una visualizzazione Diagramma di Gantt e cambierai
le opzioni nella finestra di dialogo Imposta pagina.
Appare la visualizzazione Diagramma di Gantt.
Suggerimento
I progetti con diverse centinaia di attività non staranno su una singola pagina di dimensioni A4 in una forma leggibile. Se
hai un progetto così grande, potresti ottenere risultati migliori stampando dati selezionati o di riepilogo. Per esempio, una
visualizzazione ridotta a icona che mostra soltanto attività di riepilogo e cardini potrebbe essere più istruttiva per coloro
che vogliono soltanto farsi un’idea generale del piano per il progetto. Se sei interessato a un intervallo di tempo specifico,
puoi stampare soltanto quella porzione della scala cronologica. Oppure, potresti applicare un filtro per visualizzare solo
le informazioni di maggiore interesse per un particolare pubblico: attività tardive o con costi superiori al budget previsto,
per esempio.
2 Seleziona Anteprima di stampa dal menu File.
Microsoft Project mostra la visualizzazione Diagramma di Gantt nella finestra Anteprima di
stampa. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente figura.
La finestra Anteprima di stampa ha diverse opzioni da esplorare. Iniziamo con i pulsanti di

esplorazione delle pagine.
3 Nella barra degli strumenti Anteprima di stampa, fai clic varie volte sul pulsante Pagina
destra per visualizzare altre pagine.
4 Fai clic una volta sul pulsante Pagina Giù.
Per avere una visione più ampia dell’output, ora passerai a una visualizzazione a pagine
multiple.
5 Fai clic sul pulsante Pagine multiple.
Nella finestra Anteprima di stampa appare l’intero Diagramma di Gantt. Il tuo schermo
dovrebbe essere simile alla seguente figura.
131
Project
La barra di stato mostra “3 righe per 6 colonne”. In genere, parliamo di colonne nel
Diagramma di Gantt e in altre visualizzazioni; nella finestra Anteprima di stampa, tuttavia,
questi termini indicano righe e colonne di pagine, in questo caso tre righe di pagine per sei
colonne di pagine, per un totale di 18 pagine. Il testo della barra di stato può essere utile
per stabilire velocemente le dimensioni (in pagine) della visualizzazione stampata.
Ora cambierai alcune opzioni della finestra di dialogo Imposta pagina.
6 Sulla barra degli strumenti Anteprima di stampa, fai clic sul pulsante Una pagina.
Microsoft Project visualizza la prima pagina del Diagramma di Gantt.
7 Fai clic sul pulsante Imposta.
Appare la finestra di dialogo Imposta pagina. Si tratta della stessa finestra di dialogo che
avresti visto se avessi selezionato il comando Imposta pagina dal menu File. La prima
modifica che apporteremo al Diagramma di Gantt da stampare sarà aggiungere la data
corrente all’intestazione, che verrà stampata su ogni pagina.
8 Fai clic sulla scheda Intestazione.
9 Sulla scheda Intestazione troverai le schede Allineamento. Assicurati che la scheda Centro
sia selezionata e poi fai clic sul pulsante Inserisci data corrente.
Microsoft Project inserisce il codice &[Data] nell’intestazione e ne visualizza un’anteprima
nella finestra Anteprima della finestra di dialogo Imposta pagina. Ora, cambierai il
contenuto della legenda del Diagramma di Gantt.
10 Fai clic sulla scheda Legenda.
11 Sulla scheda Legenda troverai le schede Allineamento. Fai clic sulla scheda Sinistra.
Con le impostazioni correnti, Microsoft Project stamperà il titolo del progetto e la data
corrente sul lato sinistro della legenda. Invece della data corrente, vuoi stampare la data
d’inizio e la durata del progetto.
12 Nella finestra Allineamento, seleziona il codice “Data: &[Data]” e digita Data di inizio:
13 Nella casella Generale, seleziona Data inizio progetto dalla casella di riepilogo e poi fai clic
sul pulsante Aggiungi.
Microsoft Project aggiunge l’etichetta e il codice per la data di inizio del progetto alla
legenda.
132
Project
14 Premi INVIO per aggiungere una terza riga alla legenda e poi digita Durata:
15 Nella casella Campi del progetto, seleziona Durata dalla casella di riepilogo a discesa e poi
fai clic sul pulsante Aggiungi.
Microsoft Project aggiunge l’etichetta e il codice per la durata del progetto alla legenda.
16 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Imposta pagina.

Microsoft Project apporta le modifiche specificate alla legenda. Per vedere meglio la
legenda, eseguirai lo zoom in avanti.
17 Nella finestra Anteprima di stampa, fai clic sull’angolo inferiore sinistro della pagina con il
puntatore a lente d’ingrandimento.
Microsoft Project esegue lo zoom avanti per mostrare la pagina a una risoluzione leggibile.
Ora puoi vedere i dati che hai aggiunto alla legenda, che verranno stampati su ogni pagina
dell’output stampato.
18 Sulla barra degli strumenti Anteprima di stampa, fai clic su Chiudi. La finestra Anteprima di
stampa si chiude e appare la visualizzazione Diagramma di Gantt. Anche se non hai
eseguito la stampa, le tue modifiche all’intestazione e alla legenda verranno salvate quando
salverai il file di progetto.
133
Project
Suggerimento
Ora, se vuoi, puoi anche stampare il piano del progetto. Quando stampi in Microsoft Project, hai opzioni aggiuntive nella
finestra di dialogo Stampa, che puoi aprire scegliendo il comando Stampa dal menu File. Per esempio, puoi scegliere di
stampare un intervallo di date specifico di una visualizzazione in scala cronologica, come il Diagramma di Gantt, oppure
puoi stampare un intervallo di pagine specifico.
10.3 Personalizzare e stampare relazioni

Le relazioni sono formati predefiniti studiati per stampare i dati di Microsoft Project. Diversamente
dalle visualizzazioni, che puoi stampare o con cui puoi lavorare in linea, le relazioni sono intese
esclusivamente per essere stampate o visualizzate nella finestra Anteprima di stampa. Non puoi
inserire direttamente i dati in una relazione. Microsoft Project include diverse relazioni predefinite
per attività, risorse e assegnazioni, che puoi modificare per ottenere le informazioni che desideri.
In questa esercitazione, visualizzerai una relazione nella finestra Anteprima di stampa e poi ne
modificherai il formato per includere informazioni aggiuntive.
1 Seleziona Relazioni dal menu Visualizza.
Appare la finestra di dialogo Relazioni, che mostra le sei grandi categorie di relazioni
disponibili in Microsoft Project.
2 Fai clic su Personalizzate e poi sul pulsante Seleziona.

Appare la finestra di dialogo Relazioni personalizzate, che elenca tutte le relazioni
predefinite di Microsoft Project e le relazioni personalizzate che sono state aggiunte.
3 Nella casella Relazioni, seleziona Attività e poi fai clic sul pulsante Anteprima.
Microsoft Project visualizza la relazione Attività nella finestra Anteprima di stampa. Il tuo
schermo dovrebbe essere simile alla figura seguente.
Questa relazione è un elenco completo di attività di progetto (tranne le attività di riepilogo),
simile a ciò che vedresti nella tabella Immissione della visualizzazione Diagramma di Gantt.
Vorresti vedere questi dati presentati in un altro modo, quindi modificherai questa relazione.
134
Project
4 Sulla barra degli strumenti Anteprima di stampa, fai clic sul pulsante Chiudi.
La finestra Anteprima di stampa si chiude e riappare la finestra di dialogo Relazioni
personalizzate.
5 Nella casella Relazioni, assicurati che sia ancora selezionato Attività e poi fai clic sul
pulsante Copia.
Appare la finestra di dialogo Relazione attività.
6 Nella casella Nome, seleziona il testo visualizzato e poi digita Relazione attività
personalizzata.
7 Nella casella Periodo, seleziona Mesi dalla casella di riepilogo a discesa.
8 Nella casella Tabella, seleziona Riepilogo dalla casella di riepilogo a discesa.
Suggerimento
Le tabelle elencate nella finestra di dialogo Relazione attività sono le stesse che puoi applicare a una visualizzazione.
Infatti, la “Tabella pianificazione riprese” che hai creato in precedenza appare qui in questo elenco. Quando modifichi il
formato di una relazione, puoi applicare tabelle e filtri incorporati o personalizzati, scegliere quali categorie di
informazioni Includere nella relazione e applicare un ordine alle informazioni, il tutto nella finestra di dialogo della
relazione che stai modificando.
9 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Relazione attività.
10 Nella finestra di dialogo Relazioni personalizzate, assicurati che, nella casella Relazioni, sia
135
Project
selezionato Relazione attività personalizzata e poi fai clic sul pulsante Anteprima.
Microsoft Project applica le impostazioni di relazione personalizzate scelte alla relazione;
quest’ultima appare nella finestra Anteprima di stampa. Il tuo schermo dovrebbe essere
Questa relazione personalizzata mostra i campi visualizzati sulla tabella Riepilogo ma

suddivide le attività per mese.
11 Sulla barra degli strumenti Anteprima di stampa, fai clic sul pulsante Chiudi.
12 Nella finestra di dialogo Relazioni personalizzate, fai clic su Chiudi.
13 Fai ancora clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo Relazioni. Riappare la
visualizzazione Diagramma di Gantt.
136
Project
11 Verificare l’avanzamento sulla base del piano del progetto

Finora si siamo concentrati sulla pianificazione dei progetti, cioè lo sviluppo e la comunicazione dei
dettagli di un progetto, prima che inizi il lavoro effettivo. Una volta che il lavoro è iniziato,
incomincia anche la fase successiva della gestione dei progetti: la verifica dell’avanzamento.
Verificare significa registrare i dettagli del progetto, per esempio chi ha eseguito un particolare
lavoro, quando è stato eseguito il lavoro e a quale costo. Questi dettagli sono spesso chiamati dati
effettivi.
Verificare i dati effettivi è essenziale per una gestione corretta, al contrario della semplice
pianificazione di un progetto. Il manager di progetto deve sapere se li team di progetto sta
eseguendo bene il lavoro e, quando è necessario, adottare misure correttive. Una verifica
adeguata delle prestazioni del progetto e il confronto con il piano originale ti permettono di trovare
una risposta alle seguenti domande.
• Le attività stanno iniziando e finendo come pianificato e, se la risposta è negativa, quale
sarà l’impatto sulla data finale del progetto?
• Le risorse stanno usando più o meno tempo di quanto previsto per completare le attività?
• È necessario più o meno denaro del previsto per completare le attività?
Microsoft Project supporta diversi metodi per verificare l’avanzamento, a seconda del livello di
dettaglio o di controllo richiesto da te, dallo sponsor del progetto e da altri partecipanti. Verificare
l’avanzamento ai livelli di dettaglio più bassi richiede maggior lavoro da parte tua e, se possibile,
dalle risorse che lavorano al progetto. Quindi, prima di iniziare a verificare l’avanzamento, dovresti
stabilire il livello di dettaglio che ti serve. I diversi livelli di verifica descritti in questo capitolo
includono:
• Registrare il lavoro del progetto come pianificato. Questo metodo è consigliabile se tutto nel
progetto avviene esattamente come previsto. Potrebbe sempre capitare!
• Registrare la percentuale di completamento di ogni attività, con valori precisi oppure a
incrementi del 25%, 50%, 75% o 100%.
• Registrare la durata effettiva di ogni attività e le date di inizio e di fine, quando è necessario
un livello di dettaglio maggiore della semplice percentuale di completamento.
• Verificare il lavoro in base a unità di tempo. Questo è il livello di verifica più dettagliato. Qui
registri i valori di lavoro effettivo per giorno, settimana o in base ad altri intervalli.
Potresti scoprire di dover applicare una combinazione di questi approcci all’interno di un progetto
unico, perché parti diverse di un progetto possono esigere verifiche differenti. Per esempio,
potresti voler verificare attività ad alto rischio in modo più ravvicinato, rispetto a quelle a basso
rischio.
11.1 Salvare una previsione di progetto

Una delle attività più importanti per un manager di progetto, dopo lo sviluppo di un piano del
progetto, è la registrazione dei dati effettivi e la valutazione delle prestazioni del progetto. Per
giudicare adeguatamente le prestazioni del progetto, dovrai confrontarle sulla base del tuo piano
originale. Questo piano originale è chiamato piano di previsione, o semplicemente previsione. Una
previsione è una raccolta di valori importanti di un piano del progetto, come le date previste di
inizio e fine delle varie attività e le assegnazioni con i loro costi pianificati. Quando salvi una
previsione, Microsoft Project cattura un’istantanea dei valori esistenti e la salva nel file di Microsoft
Project per un confronto futuro.
I valori specifici salvati in una previsione includono i campi e i campi suddivisi in periodi di tempo di
assegnazioni, risorse e attività, elencati nella seguente tabella.
137
Project
Attività Risorsa Assegnazione

Campo Inizio Lavoro e campi di lavoro suddivisi in Campo Inizio
periodi di tempo
Campo Fine Costo e campi di costo suddivisi in Campo Fine
periodi di tempo
Campo Durata Lavoro e campi di lavoro
suddivisi in periodi di tempo
Lavoro e campi di lavoro Costo e campi di costo
suddivisi in periodi di tempo suddivisi in periodi di tempo
Costo e campi di costo
suddivisi in periodi di tempo
Suggerimento
I valori suddivisi in periodi di tempo sono distribuiti nel tempo. Per esempio, il valore del campo Lavoro di un’attività
potrebbe essere 40 ore, ma i suoi valori negli intervalli di tempo potrebbero essere 8 ore al giorno distribuite in 5 giorni.
Puoi visualizzare valori suddivisi in periodi di tempo nella griglia in scala cronologica, sul lato destro di visualizzazioni
come Gestione attività o Uso risorse. I valori suddivisi in periodi di tempo sono sempre organizzati in una griglia con la
scala cronologica in cima alla griglia, che puoi comunque regolare.
Dovresti salvare la previsione quando:
• Hai sviluppato il piano del progetto nel modo più completo possibile. Questo, tuttavia, non
significa che tu non possa aggiungere altre attività, risorse o assegnazioni al progetto dopo
che il lavoro è iniziato; in genere questo è inevitabile.
• Non hai ancora iniziato a inserire valori effettivi, come quelli per il lavoro completato.
Il piano Progetto film breve ora è completamente sviluppato e il lavoro effettivo sul progetto deve
iniziare tra breve. In questa esercitazione, salverai la previsione per il Progetto film breve e poi
visualizzerai diversi valori di previsione per attività, risorse e assegnazioni.
1 Seleziona Verifica dal menu Strumenti e poi fai clic su Salva previsione. Appare la finestra
di dialogo Salva previsione.
2 Fai clic su OK.
Microsoft Project salva la previsione, anche se nella visualizzazione Diagramma di Gantt
nulla indica che qualcosa è cambiato. Ora vedrai alcune modifiche provocate dal
salvataggio della previsione.
4 Nella casella Visualizzazioni, fai clic su Elenco attività e quindi su Applica. Nella
visualizzazione Elenco attività hai più spazio per vedere i campi nella tabella, perché non
include il Diagramma di Gantt. Ora passerai a un’altra tabella nella visualizzazione Elenco
attività.
5 Dal menu Visualizza, seleziona Tabella: Immissione e fai clic su Lavoro. Appare la tabella
Lavoro. Questa tabella include le colonne Lavoro e Previsione, mostrate una accanto
all’altra per facilitarne il confronto.
Suggerimento
Se necessario, fai doppio clic sul bordo destro di qualsiasi nome di colonna che visualizza simboli cancelletto (###) per
vedere tutti i valori del campo.
Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla figura.
138
Project
A questo punto, dato che non è ancora stato eseguito alcun lavoro effettivo e non è stata
apportata alcuna modifica al lavoro pianificato, i valori nei campi Lavoro e Previsione sono
identici. Una volta che il lavoro effettivo è stato registrato, i valori pianificati di Lavoro
potranno essere diversi da quelli del campo Previsione, nel cui caso vedrai le differenze
visualizzate nella colonna Variazione. Ciò che vedi nella tabella sono valori a livello di
attività, che sono strettamente legati, ma non uguali, ai valori a livello di risorsa o di
assegnazione. Per esempio, nella tabella vedi i valori totali di Lavoro e Previsione di ogni
attività, ma non puoi dire quali risorse contribuiranno al lavoro di ogni attività. Ora,
visualizzerai valori di previsione a livello di risorse e assegnazioni.
Appare la visualizzazione Elenco risorse.
7 Dal menu Visualizza, seleziona Tabella: Immissione e fai clic su Lavoro.
Appare la tabella Lavoro. Anche qui vedi i campi Lavoro e Previsione per le risorse. Il tuo
schermo dovrebbe essere simile alla figura seguente.
139
Project
Nella tabella Lavoro vedi i valori a livello di risorse. Puoi identificare i valori totali Lavoro e
Previsione per ogni risorsa, ma non puoi visualizzare le attività specifiche per le quali ogni
risorsa contribuirà al lavoro. Per concludere questa esercitazione, visualizzerai valori di
previsione a livello di assegnazioni.
Appare la visualizzazione Gestione attività.
9 Seleziona Dettagli dal menu Formato e poi fai clic su Lavoro previsto.
Suggerimento
Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi della colonna Dettagli. Nel sottomenu che
appare, fai clic su Lavoro previsto.
Microsoft Project visualizza i valori suddivisi in periodi di tempo del lavoro previsto, sotto
ogni valore suddiviso in periodi di tempo del lavoro programmato.
10 Fai clic su Vai all’attività selezionata sulla barra degli strumenti Standard. Il tuo schermo
dovrebbe essere simile alla figura seguente.
140
Project
Questa volta vedi i valori a livello di assegnazioni per l’attività 2 ‘Rivedere il copione”. Come
potresti aspettarti, dato che non è stato registrato alcun lavoro effettivo o modifica alla
pianificazione, i valori di pianificazione e previsione sono uguali. Questi valori sono
organizzati per risorsa nella griglia in scala cronologica. Sul lato sinistro della
visualizzazione puoi vedere le risorse organizzate in base all’attività a cui sono assegnate.
Ora che hai osservato alcuni campi di previsione di attività, risorse e assegnazioni, è tempo di inserire
alcuni dati effettivi!
11.2 Verificare un progetto in base alla pianificazione

L’approccio più semplice per verificare l’avanzamento è comunicare che il lavoro effettivo sta
procedendo esattamente come pianificato. Per esempio, se il primo mese di un progetto della
durata di cinque mesi è passato e tutte le attività sono iniziate e finite come programmato, puoi
rapidamente registrare questo nella finestra di dialogo Aggiorna progetto, che puoi aprire
selezionando il comando Verifica dal menu Strumenti e, poi, facendo clic su Aggiorna progetto dal
sottomenu.
Nel progetto del film breve, è passato un po’ di tempo da quando hai salvato la previsione e fin qui
tutto bene. In questa esercitazione, registrerai i dati effettivi del progetto, aggiornando il lavoro alla
data corrente.
2 Seleziona Verifica dal menu Strumenti e poi fai clic su Aggiorna progetto.
Appare la finestra di dialogo Aggiorna progetto.
3 Assicurati che sia selezionata l’opzione Contrassegna lavoro come completato fino a. Nella
casella di riepilogo adiacente, digita o seleziona 23/04/01 e fai clic su OK.
Microsoft Project registra il valore effettivo per le attività che erano state programmate per
iniziare prima del 23/04. Quindi, visualizza l’avanzamento tracciando barre di avanzamento
nelle barre di Gantt per tali attività.
4 Nella colonna Nome attività, seleziona il nome dell’attività 4 “Sviluppare gruppi di
produzione”.
141
Project
Nella visualizzazione Diagramma di Gantt, la barra di avanzamento mostra la quantità di ogni

attività che è stata completata. Dato che le attività 2 e 3 sono state completate, nella colonna
Indicatori appare un segno di spunta per tali attività e la barra di avanzamento si estende per tutta
la lunghezza delle barre di Gantt dell’attività. Tuttavia, al 23 aprile, è stata completata solo una
porzione dell’attività 4, quindi la barra di avanzamento per quell’attività si estende solo fino al 23
aprile.
Alcune delle riunioni periodiche dello staff sono state completate come programmato entro il 23
aprile, quindi le barre di avanzamento appaiono nelle barre di Gantt di riepilogo prima del 23 aprile.
11.3 Inserire percentuali di completamento delle attività

Una volta che il lavoro per un’attività è iniziato, puoi rapidamente registrarne l’avanzamento sotto
forma di percentuale. Ci sono diversi modi per fare questo. a seconda delle tue esigenze:
• Registrare il completamento di un’attività al 25%, 50%, 75% o 100%, facendo clic su un
pulsante della barra degli strumenti Verifica.
• Inserire una percentuale di completamento esatta, per esempio nella finestra di dialogo
Informazioni attività, che puoi aprire selezionando il comando Informazioni attività dal menu
Progetto.
In entrambi i casi, quando inserisci una percentuale di completamento diversa da 0% Microsoft
Project modifica la data di inizio effettiva dell’attività perché corrisponda alla data di inizio
pianificata. Poi calcola la durata effettiva, la durata rimanente, i costi effettivi e altri valori, in base
alla percentuale che inserisci. Per esempio, se specifichi che un’attività di quattro giorni è completa
al 50%, Microsoft Project calcola che ci sono voluti due giorni di durata effettiva e che restano
ancora due giorni.
In questa esercitazione, registrerai le percentuali di completamento delle attività. Inizierai
visualizzando la barra degli strumenti Verifica.
1 Seleziona Barre degli strumenti dal menu Visualizza e fai clic su Verifica.
Appare la barra degli strumenti Verifica. Questa barra degli strumenti contiene diversi
pulsanti collegati alle attività di verifica, ma i pulsanti che ci interessano ora sono i pulsanti
che vanno da Completata allo 0% a Completata al 100%.
2 Nella colonna Nome attività, assicurati che l’attività 4 “Sviluppare gruppi di produzione” sia
ancora selezionata.
3 Fai clic su Completata al 100% sulla barra degli strumenti Verifica.
Microsoft Project registra il lavoro effettivo per l’attività come programmato, poi traccia una
linea di avanzamento lungo tutta la barra di Gantt.
4 Scorri la parte grafica della visualizzazione Diagramma di Gantt verso destra fino a quando
vedi la fine dell’attività 4.
142
Project
5 Nella colonna Nome attività, fai clic sul nome dell’attività 5 ‘Esplorare luoghi”.
8 Nella casella % completamento, digita o seleziona 35 e fai clic su OK.
Microsoft Project registra il lavoro effettivo per l’attività come programmato, poi traccia una
linea di avanzamento per il 35% della barra di Gantt.
Per terminare questa esercitazione, registrerai altre attività come completate.
9 Nella colonna Nome attività, seleziona i nomi delle attività 5 e 6.
Microsoft Project registra il lavoro effettivo per l’attività come programmato. Finora hai
registrato il lavoro effettivo iniziato e finito in base alla programmazione. Anche se ciò può
risultare vero per alcune attività, in genere devi registrare le attività che iniziano o finiscono
in anticipo o in ritardo, oppure che durano più o meno di quanto previsto. Questo sarà
l’oggetto delle prossime sezioni
11.4 Inserire valori effettivi di inizio, fine e durata delle attività

Un altro modo per tenere aggiornata la tua pianificazione è registrare ciò che accade
effettivamente a ogni attività del tuo progetto. Puoi registrare valori effettivi di inizio, fine e durata di
ogni attività. Con le durate effettive, puoi inserire il punto di durata effettiva in cui l’attività è
completata, oppure registrarle come percentuale di completamento attuale anche se l’attività non è
ancora completa.
Quando inserisci valori effettivi di inizio, fine o durata, Microsoft Project aggiorna la pianificazione e
calcola la percentuale di completamento dell’attività. Microsoft Project utilizza le regole che
seguono.
• Quando inserisci la data di inizio effettiva di un’attività, Microsoft Projecr sposta la data di
inizio programmata perché corrisponda alla data di inizio effettiva.
• Quando inserisci la data di fine effettiva di un’attività, Microsoft Project sposta la data di fine
programmata perché corrisponda alla data di fine effettiva.
• Quando inserisci la durata effettiva di un’attività, se è inferiore alla durata programmata,
Microsoft Project sottrae la durata effettiva da quella programmata, per stabilire la durata
rimanente.
• Quando inserisci la durata effettiva di un’attività che è uguale alla durata programmata,
Microsoft Project imposta l’attività come completata al 100%.
• Quando inserisci la durata effettiva di un’attività in modo che risulti più lunga della durata
programmata, Microsoft Project regola la durata programmata perché corrisponda alla
durata effettiva e imposta l’attività come completata al 100%.
In questa esercitazione, registrerai le date effettive di inizio e di fine e la durata delle attività.
Microsoft Project visualizza l’attività 7 “Svolgere le audizioni”. Questa attività è iniziata un
giorno prima del previsto (il venerdì prima della data di inizio programmata), quindi
143
Project
registrerai questa informazione.

3 Seleziona Verifica dal menu Strumenti e poi fai clic su Aggiorna attività.
Suggerimento
Puoi anche fare clic sul pulsante Aggiorna attività sulla barra degli strumenti Verifica.
Appare la finestra di dialogo Aggiorna attività. Qui puoi vedere i valori di inizio e fine
programmati nella sezione Programmate.
4 Sotto l’etichetta Date effettive, nella casella Inizio, digita o seleziona 15/06/01.
5 Nella casella Durata effettiva, digita o seleziona 1s e fai clic su OK per chiudere la finestra
di dialogo Aggiorna attività.
Microsoft Project registra la data di inizio effettiva e il lavoro dell’attività.
Ora, registrerai che l’attività 8 è iniziata in tempo, ma che ha richiesto due giorni in più del
previsto per essere completata.
6 Nella colonna Nome attività, fai clic sul nome dell’attività 8 “Richiedere autorizzazioni per le
riprese”.
Verificare il progetto
Valutare correttamente lo stato di un progetto può risultare difficile. Considera le seguenti questioni:
Per molte attività, è difficile valutare una percentuale di completamento. Quando è considerato completato al 50% il
progetto di un ingegnere che deve disegnare un nuovo motore, oppure il progetto di un programmatore che deve
codificare un modulo software? Creare relazioni del lavoro in avanzamento è una questione di “supposizioni” ed è
rischioso.
La porzione della durata di un’attività trascorsa non sempre corrisponde alla percentuale di completamento. Un’attività a
carico finale può richiedere poco sforzo all’inizio, quindi quando il 50% della sua durata è ormai trascorso, sarà stato
completato molto meno del 50% del lavoro totale.
Le risorse assegnate a un’attività possono avere criteri diversi per ciò che costituisce il completamento dell’attività,
rispetto al manager di progetto o alle risorse assegnate alle attività successive.
La pianificazione del progetto e la comunicazione possono evitare o attenuare questi e altri problemi che si presentano
nell’esecuzione del progetto. Per esempio, sviluppare una durata adeguata delle attività e periodi di comunicazione dello
stato dovrebbe permettere di identificare in tempo attività che, sostanzialmente, sono cambiate dalla previsione, in modo
da apportarvi le modifiche. Avere criteri di completamento delle attività ben documentati e comunicati dovrebbe evitare
sorprese “tardive”. Tuttavia, in progetti ampi e complessi. la variazione dalla previsione è destinata a presentarsi.
7 Fai clic sul pulsante Aggiorna attività sulla barra degli strumenti Verifica.
Appare la finestra di dialogo Aggiorna attività.
8 Nella casella Durata effettiva, digita 7g e fai clic su OK.
Microsoft Project registra la durata effettiva dell’attività.
144
Project
Dato che non hai specificato una data di inizio effettiva, Microsoft Project presume che
l’attività sia iniziata come previsto ma, a causa della durata effettiva che hai inserito,
Microsoft Project calcola una data di fine effettiva posticipata rispetto alla data
programmata in origine. Per concludere questa esercitazione, registrerai che l’attività 9 è
stata completata come programmato, mentre l’attività 10 ha richiesto tre giorni in più del
previsto per essere completata.
9 Nella colonna Nome attività, fai clic sul nome dell’attività 9 “Prenotare l’attrezzatura
televisiva”.
11 Nella colonna Nome attività, fai clic sul nome dell’attività 10 “Prenotare l’attrezzatura audio”.
12 Fai clic sul pulsante Aggiorna attività sulla barra degli strumenti Verifica.
Appare la finestra di dialogo Aggiorna attività.
13 Nella casella Durata effettiva, digita o seleziona 8g e fai clic su OK.
Microsoft Project registra la durata effettiva dell’attività.
Ora potrai vedere che la fase di pre-produzione del Progetto film breve è stata completata
qualche giorno prima della sua scadenza.
11.5 Verificare il lavoro in base ai periodi di tempo

Quando devi verificare il lavoro effettivo al livello più dettagliato possibile, utilizza la griglia con
scala cronologica nella visualizzazione Gestione attività o Uso risorse. In entrambe le
visualizzazioni, puoi inserire i valori di lavoro effettivi e le singole assegnazioni giornalmente,
settimanalmente oppure con la frequenza che desideri. Per esempio, se un’attività ha tre risorse
assegnate a essa e sai che due risorse lavoravano su quell’attività per otto ore al giorno e la terza
per sei ore, puoi inserirli come tre valori separati in una griglia in scala cronologica.
Inserire valori suddivisi in periodi di tempo richiede più lavoro da parte del manager di progetto e
può richiedere più lavoro da parte delle risorse, che devono informare il manager di progetto dei
loro dati effettivi giornalieri. Tuttavia, in questo modo ottieni maggiori dettagli sullo stato delle
145
Project
attività e delle risorse del progetto, rispetto agli altri metodi di inserimento di dati effettivi descritti in
questo capitolo. Inserire valori suddivisi in periodi di tempo può essere l’approccio migliore, se
possiedi un gruppo di attività, oppure un intero progetto con le seguenti qualità:
• Attività ad alto rischio.
• Attività di durata relativamente breve, dove una variazione anche solo di una frazione di
giorno potrebbe mettere a repentaglio l’intero progetto.
• Attività nelle quali gli sponsor o altri cointeressati hanno un interesse molto particolare.
• Attività che richiedono fatturazione oraria per la manodopera
A questo punto, nel progetto del film breve è iniziata la fase Produzione e le riprese delle scene
sono in corso. A causa dell’elevato numero di risorse coinvolte, dei costi di preparazione e
smontaggio elevati, e della disponibilità limitata dei luoghi in cui devono essere girate alcune
scene, queste attività sono le più rischiose del progetto. In questa esercitazione, inserirai i dati
effettivi giornalieri per le attività di Produzione nella visualizzazione Gestione attività.
Appare la visualizzazione Gestione attività. A sinistra c’è la tabella Uso e a destra la griglia
in scala cronologica.
2 Fai clic sul segno meno accanto all’attività 1 “Pre-produzione” per ridurre questa fase del
progetto.
3 Seleziona l’attività 23 “Produzione” e fai clic su Vai all’attività selezionata sulla barra degli
strumenti Standard.
Microsoft Project scorre la griglia con la scala cronologica per visualizzare i primi valori di
lavoro programmato della fase Produzione.
Raccogliere dati effettivi dalle risorse
La tabella che usi al passaggio 8 di questa sezione è simile a un cartellino di presenza. Infatti, per inserire valori di lavoro
effettivo a livello di assegnazione, sono necessari particolari cartellini di presenza di carta o il loro equivalente elettronico.
Vengono usati diversi metodi per raccogliere questi dati dalle risorse, ammesso che tu debba verificare i dati effettivi a
questo livello di dettaglio. Alcuni metodi di raccolta includono:
Raccogliere in prima persona i valori effettivi. Questo metodo è attuabile se comunichi soltanto con un piccolo gruppo di
risorse a intervalli frequenti. È anche una buona opportunità per parlare direttamente con le risorse delle sorprese che
possono aver incontrato (positive o negative che siano), durante l’esecuzione del lavoro.
Raccogliere dati effettivi tramite un sistema di relazione formale dello stato. Questa tecnica può andare bene nella
gerarchia esistente dell’organizzazione ed essere utile per altri scopi, oltre alla creazione di relazioni sullo stato del
progetto.
Usare le funzioni di collaborazione basate sulla posta elettronica di Microsoft Project per raccogliere dati sullo stato
dell’assegnazione.
Usare Microsoft Project Central. Questo prodotto di supporto di Microsoft Project permette la comunicazione dei team
basata su una intranet, la verifica e la creazione di relazioni sullo stato.
4 Seleziona Dettagli dal menu Formato e poi fai clic su Lavoro effettivo.
Microsoft Project visualizza campi suddivisi in periodi di tempo Lavoro eff. per ogni
assegnazione. Il tuo schermo dovrebbe essere simile alla seguente figura.
146
Project
Il primo valore effettivo da inserire è per l’attività 25 “Preparazione scena 7”. Questa attività
è stata completata dopo 14 ore di lavoro martedì e 10 ore mercoledì, anche se non sai
(oppure, non ti interessa per quest’attività) quali sono stati i valori di lavoro effettivi della
singola risorsa.
5 Nella griglia in scala cronologica, seleziona il campo Lav. eff. per “Preparazione scena 7” di
martedì 10luglio 2001.
Suggerimento
Se selezioni il nome di un giorno sulla scala cronologica, Microsoft Project visualizzerà l’intera data di quel giorno in un
Suggerimento su schermo.
6 Digita 14h e premi il tasto freccia DESTRA.
147
Project
Non appena inserisci questo valore, accadono diverse cose:

• Il valore del lavoro effettivo dell’attività per martedì viene riflesso nell’attività di riepilogo
“Scena 7” e poi nell’attività di riepilogo “Pre-produzione”.
• Dato che hai inserito il valore del lavoro effettivo per l’attività e non per le singole
assegnazioni delle risorse, Microsoft Project suddivide il valore del lavoro effettivo tra le
risorse assegnate, in proporzione ai loro valori di lavoro programmato.
7 Nel campo Lav. eff. per “Preparazione scena 7” di mercoledì il luglio 2001, digita 10h e
premi il tasto INVIO.
Microsoft Project modifica nuovamente il valore di lavoro effettivo nelle attività di riepilogo e
suddivide il valore del lavoro effettivo tra le risorse assegnate.
Per l’attività 26 “Prove scena 7”, possiedi i valori di lavoro effettivo delle singole risorse per
mercoledì e giovedì il e 12 luglio 2001.
8 Inserisci i seguenti valori di lavoro effettivo nella griglia in scala cronologica.
Nome risorsa Lavoro effettivo di mercoledì 11.5.2 Lavoro effettivo di giovedì
Alberto Ferrando 2h 7h
Andrea Tabanetti 1,5h 3h
Antonio Cipriani 2,5h 5,5h
Cinzia Di Marco 4h 5h
Claudio Balsamo 3h 5h
Ivan Gagliardi 3h 5h
Al termine, il tuo schermo dovrebbe essere simile alla figura seguente.
148
Project
Questa volta, i valori di lavoro effettivo delle singole risorse sono riflessi nei valori di lavoro
effettivo delle attività. Inoltre, puoi aver notato che non appena hai inserito un valore di
lavoro effettivo per mercoledì, Microsoft Project ha ricalcolato il lavoro programmato per
giovedì.
Per terminare questa esercitazione, puoi registrare rapidamente che le attività rimanenti per
la scena 7 sono state completate come programmato.
9 Nella colonna Nome attività, tieni premuto il tasto CTRL e seleziona le attività 27, 28 e 29.
Puoi dover scorrere in senso verticale per selezionare queste attività.
Microsoft Project registra i valori di lavoro effettivo per tutte le assegnazioni di queste
attività.
11.6 Modificare il lavoro rimanente o la durata delle attività

Mentre verifichi i dati effettivi, puoi regolare non solo le date di inizio e di fine, ma anche il lavoro
rimanente o la durata. Puoi fare quesiti Solo quando comunichi il completamento parziale di
un’attività. Ecco alcuni esempi.
• Un’attività che era programmata per 32 ore di lavoro è parzialmente completa. In base a
quanto affermano le risorse assegnate all’attività, essi hanno eseguito 18 ore di lavoro e si
aspettano di terminare l’intera attività dopo aver lavorato altre otto ore. In Microsoft Project,
inserisci 18 ore di lavoro effettivo e Otto ore di lavoro rimanente. Un metodo per inserire sia
il lavoro effettivo sia quello rimanente è offerto dalla tabella Lavoro. Dal menu Visualizza,
seleziona Tabella e fai clic su Lavoro.
• Un’attività che è stata programmata per una durata di tre giorni è parzialmente completa. È
già trascorso un giorno e le risorse che lavorano all’attivita sì aspettano di avere altri
quattro giorni per completare l’attività. In Microsoft Project, inserisci un giorno di durata
effettiva e quattro giorni di durata rimanente. Un modo per inserire la durata effettiva e
quella rimanente è offerto nella finestra di dialogo Aggiorna attività. Dal menu Strumenti,
seleziona il comando Verifica e fai clic su Aggiorna attività.
In questa esercitazione, aggiornerai il lavoro effettivo e rimanente di un’attività.
149
Project

Microsoft Project scorre fino all’attività 31.
4 Seleziona Dividi dal menu Finestra.
Il Modulo attività appare sotto il Diagramma di Gantt.
5 Fai clic in un punto qualsiasi nel Modulo attività, quindi fai clic su Gestione attività nella
Barra di Project.
Microsoft Project mostra la visualizzazione Gestione attività nel riquadro inferiore e la
visualizzazione Diagramma di Gantt nel riquadro superiore. In una visualizzazione divisa,
dove entrambe le visualizzazioni includono dati in scala cronologica, selezionando
un’attività nella visualizzazione Diagramma di Gantt fai in modo che i dettagli dell’attività
appaiano nella visualizzazione Gestione attività. Analogamente, quando scorri in senso
orizzontale una visualizzazione, anche l’altra visualizzazione scorrerà in quella direzione.
6 Fai clic in un punto qualsiasi della visualizzazione Gestione attività del riquadro inferiore e,
poi, nel menu Visualizza fai clic su Tabella: Uso e seleziona Lavoro.
Microsoft Project apre la tabella Lavoro nella visualizzazione Gestione attività.
7 Nel Diagramma di Gantt del riquadro superiore, fai clic sull’attività 31 “Preparazione scena
3”.
8 Sul lato sinistro del riquadro inferiore, scorri verso destra per vedere la colonna Effettivo.
9 Nella colonna Effettivo per l’attività 31, digita 8h e premi il tasto freccia DESTRA.
Sono appena successe diverse cose. Innanzi tutto, dato che hai inserito il lavoro effettivo a
livello di attività, esso è stato distribuito tra le risorse assegnate. Secondo, il valore di lavoro
rimanente è stato ricalcolato. Infine, Microsoft Project ha tracciato una barra di
avanzamento lungo una porzione della barra di Gantt dell’attività, nella visualizzazione
Diagramma di Gantt del riquadro superiore.
10 Nella colonna Rimanente per l’attività 31, digita 20h e premi il tasto freccia DESTRA.
150
Project
Anche questa volta, sono successe diverse cose. Il nuovo valore di lavoro rimanente è stato
distribuito tra le risorse assegnate e la barra di Gantt è cresciuta in lunghezza, per riflettere la durata
maggiore dell’attività.
Inserire manualmente i costi effettivi
Tutte le volte che hai inserito i valori di lavoro effettivo in questo capitolo, Microsoft Project ha calcolato i valori di costo
effettivo. Per impostazione predefinita è Microsoft Project che calcola i costi effettivi e tu non puoi inserire i valori di costo
effettivo. Se vuoi inserire tu stesso tali valori, seleziona il comando Opzioni dal menu Strumenti e fai clic sulla scheda
Calcolo nella finestra di dialogo Opzioni che appare. Nella sezione Opzioni di calcolo, disattiva la casella di controllo
Costi effettivi calcolati solo da Microsoft Project.
Una volta che il calcolo dei costi automatico è disattivato, puoi inserire o importare costi effettivi a livello di attività o
assegnazioni, nel campo Effettivo. Questo campo è disponibile in diverse posizioni, per esempio nella tabella Costo.
Puoi anche inserire i valori di costo effettivo giornalmente, oppure in base ad altri intervalli, in qualsiasi visualizzazione
con scala cronologica, come Gestione attività o Uso risorse. dal menu Formato, seleziona Dettagli e fai clic su Costo
effettivo.
11.7 Salvare un piano provvisorio

A questo punto hai salvato la previsione e hai inserito un numero di valori effettivi nel piano del
progetto. Tuttavia, dopo aver iniziato a verificare i valori effettivi, oppure ogni volta che regoli la tua
pianificazione, potresti voler scattare un’altra istantanea dei valori correnti. Puoi fare questo con un
piano provvisorio. Esattamente come una previsione, un piano provvisorio rappresenta una serie di
valori correnti provenienti dal piano del progetto che Microsoft Project salva con il file.
Diversamente dalla previsione, tuttavia, un piano provvisorio salva solo le date di inizio e di fine
delle attività, non i valori delle risorse o delle assegnazioni. Puoi salvare fino a 10 diversi piani
provvisori durante un progetto.
A seconda della portata e della durata dei tuoi progetti, puoi voler salvare un piano provvisorio in
uno qualsiasi dei seguenti frangenti:
• Alla fine di tina fase di lavoro principale.
• A intervalli di tempo predefiniti, come ogni settimana oppure ogni mese.
• Subito prima o dopo aver inserito un ampio numero di valori effettivi.
In questa esercitazione, salverai un piano provvisorio.
1 Seleziona Verifica dal menu Strumenti e poi fai clic su Salva previsione.
Appare la finestra di dialogo Salva previsione.
2 Fai clic su Salva piano provvisorio.
151
Project
Non appena fai clic su Salva piano provvisorio, le caselle Copia e In diventano attive. Qui,
puoi selezionare valori di inizio e fine per le attività che vuoi salvare nei campi specifici
provvisori di inizio e fine che appaiono nelle caselle Copia e In. Questi campi sono numerati
da lnizio1 a Inizio10 e da Fine1 a Fine10. Dato che questo è il primo piano provvisorio che
salvi, usa i campi predefiniti che appaiono nella casella In.
3 Fai clic su OK per salvare il piano provvisorio e chiudere la finestra di dialogo Salva
previsione.
Microsoft Project salva i valori correnti di inizio e fine di ogni attività nei campi lnizio1 e Fine1.
152

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1 Introduzione alla gestione del progetto..........................................................................5

5.7 Assegnare risorse materiali alle attività............................................................................... 53

11.6 Modificare il lavoro rimanente o la durata delle attività ................................................... 149

1 Introduzione alla gestione del progetto

1.1 Comprendere la definizione di progetto

1.2 Il triangolo di progetto: considerare i progetti in termini di tempo, costi e ambito

potrebbe essere comprensivo ma molto probabilmente non sarà propenso a trattare

1.2.4 Tempo, costi e ambito: gestire i vincoli del progetto

Se devi diminuire la durata di un progetto, assicurati di non causare involontariamente un

1.3 Gestire i propri progetti con Microsoft Project

2 Iniziare a lavorare con Microsoft Project

2.1 Iniziare con Microsoft Project

creare un file di progetto basandoti su uno di questi ultimi.

7 Fai clic su OK.

Utilizzare l’Assistente di Office

2.2 Lavorare con menu e barre degli strumenti

2.3 Passare tra visualizzazioni e tabelle

Successivamente, passa a un’altra visualizzazione.

Nella visualizzazione Elenco risorse e in altre visualizzazioni relative, ogni riga

2.4 Creare un file di progetto

2.5 Inserire le proprietà del progetto

7 Nella casella Società, digita Ferrando & figli.

10 Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo

2.6 Salvare un file di Microsoft Project

il file come Progetto 01.

3 Inserire e organizzare le attività.

3.1 Inserire attività

Analisi di gestione del progetto: definire le attività corrette in base all’obiettivo

3.2 Valutare le durate

3.3 Stabilire durate accurate

3.4 Dividere un’attività estesa in attività più brevi

3.5 Collegare le attività

Ora, collegherai due attività utilizzando un altro metodo.

3.6 Controllare la durata del progetto

3.7 Inserire nuove attività

3.9 Organizzare le attività in fasi

diversi livelli. Segue un percorso da specifico a generico.

La durata per l’attività di riepilogo Pre-produzione corrisponde a 85 giorni.

3.10 Inserire un’attività cardine

3 Digita Pre-produzione completata e premi TAB.

4.1 Impostare risorse umane

La risorsa chiamata Elettricista non rappresenta un’unica persona, ma una categoria di

Nome risorsa Iniziali Unità max

Il metodo migliore per inserire nomi di risorse

4.2 Impostare risorse di attrezzatura

4.3 Impostare risorse materiali

4.4 Inserire tariffe per le risorse

4 Inserisci le seguenti tariffe standard per queste risorse.

4.5 Organizzare le risorse in gruppi

4.6 Inserire informazioni aggiuntive sulle risorse in un campo di testo

Nome risorsa Titolo

5 Assegnare le risorse alle attività

5.1 Assegnare una singola risorsa a un’attività

9 Fai clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo Assegna risorse.

5.2 La formula di pianificazione: visualizzare durata, unità e lavoro

40 ore durata attività x 100% unità risorsa = 40 ore di lavoro

5.3 Assegnare più risorse a un’attività

alla figura seguente.

Il lavoro totale di 80 ore viene diviso tra le due risorse assegnate.

Il valore di Unità determina la modalità di suddivisione dell’attività tra le risorse.

5.4 Quando è opportuno usare la pianificazione basata sulle risorse?

ostacolerebbero il lavoro l’una dell’altra richiedendo un coordinamento aggiuntivo per completare

5.5 Assegnare risorse senza pianificazione basata sulle risorse