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Il tempo
Ansia e stress
La pianificazione
La programmazione e le priorità
I “mangiatori” di tempo
P.F.
A. M.
LIBERO
LAVORO
MANTENIMENTO
PIANIFICARE
GESTIRE
OPERARE RELAZIONI E
COMUNICAZIONI
Organizzazione del
PIANIFICAZIONE
rapporto obiettivi/attività
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IL TEMPO:
LA GESTIONE DEL TEMPO E’ UN FALSO!
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Il tempo è:
IL TEMPO E’ L’UNICA
► LIMITATO
RISORSA
► INCONTROLLABILE ASSOLUTAMENTE NON
► IRRECUPERABILE GOVERNABILE
► INVARIABILE
Nonostante ciò,
si può passare da una percezione del tempo DA
“TEMPO DA RIEMPIRE”
(dedicare tutto il proprio tempo)
A
“ORGANIZZARE LE AZIONI GIUSTE”
per rendere efficace / efficiente il proprio tempo di lavoro
5. Rinforzo 3.
negativo: “Avevo Azioni
ragione io…” scarse
4.
Risultati negativi
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IL CONTROLLO INTERNO
DEGLI EVENTI
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1. Controllo 2. Motivazione
interno: alta: “Ce la
“Dipende da posso farò”
me”
5. Rinforzo 3.
positivo: “Avevo Azioni
ragione io…” adeguate
4.
Risultati
positivi
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IL TEMPO: LE LEGGI DI BASE
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LEGGE RISCHI RIMEDI
La legge di Parkinson: il lavoro si Utilizzare più tempo di Valutare il tempo necessario.
dilata fino ad occupare la totalità quanto sia necessario: Fissarsi un tempo limite.
del tempo disponibile perdita di efficienza.
La legge di Murphy: ogni cosa Non finire mai ciò che si Analizzare l’utilizzo del proprio
prende più tempo di quanto non è iniziato. tempo (attività) rispetto ai
sia previsto. risultati (obiettivi).
La legge di Illich: oltre a una Confondere quantità e Rispettare i propri cicli personali.
certa soglia di lavoro l’efficacia qualità del lavoro. Prendersi delle pause.
personale tende a decrescere.
La legge di Carlson: svolgere Incentivare Privilegiare sequenze omogenee
un’attività in maniera continua eccessivamente le di lavoro.
prende meno tempo che farla interruzioni. Proteggersi dalle sollecitazioni
più volte. esteriori.
La legge di Fraisse: il tempo è Considerare come Analizzare le priorità delle
una variabile soggettiva, ciò che secondario ciò che non attività indipendentemente dal
ci piace passa velocemente, ciò ci piace e procrastinarlo piacere delle attività.
che non ci piace diventa quasi indefinitamente. Alternare il piacevole con il non
eterno. piacevole.
La legge di Pareto: il 20% delle Confondere l’importante Identificare le attività ad alto
attività produce l’80% dei nostri con l’urgente. rendimento.
risultati Delegare.
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LA METAFORA DEL MAGAZZINO
Magazzino Tempo lavorativo
• Lo spazio a disposizione è limitato: “x” • 24 ore (1440 minuti) al massimo di cui
metri cubi. 8, 10, 12 o più di lavoro.
• Lavorando sull’ottimizzazione della • Migliorando la propria efficienza
disposizione dei materiali è possibile nell’eseguire le attività è possibile
recuperare dello spazio nel magazzino. guadagnare del tempo da dedicare ad
altre attività.
• Quando il magazzino è ormai colmo è • Quando il tempo a disposizione è scarso
ora di decidere cosa vale veramente la occorre definire con attenzione le
pena conservare e cosa al contrario va priorità d’azione e decidere cosa non
buttato via. fare.
• Ogni nuovo scatolone che voglio inserire • Dire di sì ad una richiesta implica non
in un magazzino pieno implica toglierne riuscire a portare a termine qualche
uno per lasciare spazio a sufficienza. altra attività in futuro (un “no
silenzioso”).
• Per avere un magazzino in ordine e • Investire del tempo per pianificare ed
sotto controllo occorre dedicare del organizzare il lavoro consente di
tempo alla sua gestione. migliorare la propria efficacia ed
efficienza lavorativa.
• Una cattiva gestione degli spazi rischia • Disorganizzazione, confusione ed
di farci perdere tempo e di commettere inefficienza lavorativa rischiano di farci
errori, conservando cose inutili e lavorare subendo gli eventi e non
buttandone altre utili. gestendoli attivamente.
Esistono persone che lavorano bene e producono buoni risultati sotto stress. Il
nervosismo spesso aumenta il livello della prestazione, almeno per un certo
periodo. Tuttavia, ad un certo punto, la prestazione incomincia a soffrirne, quindi
sopravvengono pericoli per la salute. Per alleviare la pressione del tempo e lo
stress, è bene ricordare che un periodo di pianificazione efficace può far
risparmiare tre o quattro volte più tempo durante l’esecuzione vera e propria.