Sblocca Il Tuo Potenziale

Corso
SBLOCCA IL TUO POTENZIALE

Introduzione
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CONTESTO E COSA ASPETTARTI DA QUESTO CORSO
Contesto e perchè questo corso?
• La procrastinazione è una delle prime cause di infelicità (che ne siate consapevoli o meno).
• Il potenziale (ciò che potresti fare nella tua vita) è completamente oscurato da ciò che procrastini.
• La complessità (in termini di velocità di cambiamento e mancanza di attenzione e focus) che stiamo vivendo
nel 2021 rende obsolete le “classiche” tecniche di gestione del proprio tempo e dei propri progetti (personali
e lavorativi). Procrastinare è una delle conseguenze più devastanti.
• Il materiale presente online è obsoleto e troppo semplicistico.
Cosa aspettarti da questo corso?
• Un METODO. Non una serie di tattiche sconclusionate, ma un metodo che inizia con una serie di esercizi per
fare chiarezza e si conclude con la capacità di portare avanti un progetto e/o organizzare la propria vita.
• Esercizi pratici e introspezione.
• Un cambio di prospettiva e di convinzioni riguardo la gestione del tempo. Da “gestione del tempo” a “valoriz-
zazione del tempo”.
CHI SONO E PERCHÈ TE NE PARLO IO
• Ho creato questo metodo in primis per me stessa. Ho brancolato nel buio per-
ché la mia vita mi sembrava “troppo complessa” e le soluzioni sul mercato “troppo
semplicistiche”.
• Ho studiato approfonditamente l’approccio Lean Giapponese, che di fatto si basa
sulla ricerca di valore e la riduzione degli sprechi.
• Ho migliaia di studenti in Ritualmente (e altri corsi) che ne hanno un immenso
bisogno.
L’introduzione al Metodo “Potenziale Personale

Agile” e la definizione di VALORE
Capitolo 1
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INTRODUZIONE A POTENZIALE PERSONALE AGILE
Potenziale: nel linguaggio filosofico di impronta aristotelico-scolastica, indica il momento precedente

la piena e completa manifestazione o realizzazione.
Nel percorso di vita di una persona esistono due concetti universali. Il potenziale e l’attuale.
Più il GAP tra ciò che potremmo fare/raggiungere e ciò che realmente facciamo/raggiungiamo è ampio, più gran-
de è l’insoddisfazione.
Cosa significa procrastinare?
Procrastinare significa scegliere di posticipare un’azione o un’intenzione che costa energia (fatica) mentale,
fisica o emotiva, ma che presumibilmente porterebbe un risultato atteso nel medio-lungo termine a fronte
di una gratificazione istantanea.
Possiamo distinguere due casi fondamentali del procrastinare:
1. QUANDO ABBIAMO UNA DATA DI SCADENZA: questo riduce la stima che abbiamo in noi stessi e nella
nostra parola, potenzialmente ci crea problemi oggettivi verso terzi.
2. QUANDO NON ABBIAMO UNA DATA DI SCADENZA (Decisioni e Abitudini): questo ha un impatto enorme
sul gap potenziale-attuale della nostra vita. Causa diretta di infelicità.
Cause generali e principali del procrastinare:
• DISORGANIZZAZIONE: non riesco a gestire le date di scadenza, non riesco ad organizzare il mio tempo.
• MANCANZA DI CHIAREZZA E VISIONE: vorrei, ma non sono mai sicura sia la strada giusta.
• ALTA DIFFICOLTÀ DEI TASK: difficoltà nell’affrontare i compiti che dovrei affrontare (esempio un task nuo-
vo, mai fatto prima).
Queste 3 cause generali contengono una serie di sotto-cause più specifiche, che vedremo nel dettaglio nel
percorso, come ad esempio nella disorganizzazione c’è l’incapacità di stare focalizzati (distrazioni), l’incapacità di
gestire l’energia, di pianificare bene ecc.
Anni fa, le cause della procrastinazione erano le stesse. Ma l’entità era completamente diversa.
Il contesto era decisamente più semplice e affrontabile.
La disorganizzazione è aumentata causa distrazioni continue, multitasking addirittura richiesto e interruzioni

nel mondo personale e del lavoro (la mail prima era un mezzo di comunicazione lento, ora è quasi vista come
chat istantanea).
La mancanza di chiarezza è un must causa la continua esposizione ai social. Vediamo vite inarrivabili, ogni
aspetto della vita deve essere potenzialmente perfetto, non siamo più abituati a saper scegliere cosa è più o
meno importante.
L’alta difficoltà dei task è aumentata causa la velocità con cui il mondo evolve. La tecnologia è un processo
esponenziale, il nostro cervello apprende più lentamente e quindi ci sembra un dilemma senza fine (ma in realtà
c’è una soluzione che vedremo in questo corso!).
Quindi....
Mi sono sentita schiacciata. Per mesi, anni.
Sentivo di non poter gestire e affrontare tutta questa complessità e tutta questa velocità. Va bene le “to do list”,
va bene le varie tecniche di gestione del tempo e dell’attenzione... ma nulla sembrava funzionare.
E quindi ho iniziato a ingegnerizzare un metodo.
Potenziale Personale Agile deriva in primis da una mia esigenza personale. Del potenziale abbiamo parlato,
parliamo ora di “Agile”.
Il mio incontro con SCRUM
SCRUM è un framework di regole che attivano dei comportamenti virtuosi nell’ambito della gestione di progetti.
Significa che grazie ad un’insieme di regole predefinite, semplici e attuabili, riesco a gestire sistemi complessi
che con regole complesse e macchinose non sarebbero gestibili.
Qualche cenno di storia di SCRUM.
La filosofia si basa su 2 princìpi che sposo completamente:
1. L’Empirismo e cioè itero dei processi e ne faccio esperienza, migliorandomi grazie a continue retrospettive.
Prendo decisioni basandomi su ciò che ho osservato.
2. L’approccio Lean e cioè la riduzione degli sprechi, dando spazio al valore e a ciò che è essenziale.
Quindi, grazie a SCRUM, all’approccio Lean e a tutta la mia conoscenza di crescita personale ho ingegnerizzato il
Metodo Potenziale Personale AGILE.
Lo vediamo STEP-BY-STEP in questo corso, ricordati che saranno regole semplici, imprescindibili, per gestire
sistemi complessi, quale ad esempio la nostra vita.
Capitolo 2
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I RUOLI IMPRESCINDIBILI DEL METODO E DELLA VITA
Il metodo SCRUM che è alla base di PPA si focalizza sul lavoro in Team.
Il Team è composto da 3 RUOLI fondamentali che sono, il product owner, lo scrum master e il developer. Questi
3 ruoli sono essenzialmente separati e rispondono a queste 3 domande:
1. Cosa? (PO)
2. Quando? (SM)
3. Come? (Dev.)
E queste sono le stesse 3 domande chiave che ogni giorno dobbiamo porci nella nostra vita. E le risposte deter-
minano quel famoso GAP tra potenziale e attuale.
Ho identificato questi 3 ruoli come 3 “cappelli” che tendenzialmente indossiamo nella nostra vita, in base alla
circostanza.
Per smettere di procrastinare e riuscire ad accedere al nostro potenziale, è necessario bilanciare questi 3 ruoli,
nutrendoli e non negandone nemmeno uno.
1) IL VISIONARIO: “Risponde sempre alla domanda Cosa?”
Il visionario:
• Crea e nutre la visione di lungo termine.

• Valuta periodicamente gli aspetti della propria vita (ruota della vita).
• È connesso alle proprie emozioni e accoglie il feedback.
• Padroneggia la teoria dei NO, secondo la quale la capacità di dire No è correlata al reale successo (Not now,
Not me, Not yet, No way).
• Sa scegliere le priorità in base al VALORE.
Competenze da rafforzare per essere un bravo VISIONARIO:
• Sviluppare l’intuito.
• Conoscere sé stesso.
• Riconoscere il VALORE delle attività.
• Superare il giudizio degli altri.
• Valorizzare il tempo.
• Introspezione.
• Capacità di dire NO.
• Saper “sognare” in grande senza paura.
2) IL COACH: “Risponde sempre alla domanda Quando e in che modalità?”
Il Coach:
• Sa organizzare il tempo a disposizione.

• Padroneggia il problem solving (preoccupazione vs. preparazione).
• Sa gestire la motivazione.
• Riconosce vincoli e potenzialità.
• Si assicura di procedere ad un ritmo sostenibile.
• Padroneggia le date di scadenza e gestisce le implicazioni di un eventuale ritardo.
Competenze da rafforzare per essere un bravo COACH:
• Consapevolezza.
• Organizzazione del tempo.
• Gestione dell’energia.
3) L’ESECUTORE: “Risponde sempre alla domanda Come?”
L’esecutore:
• Conosce il contenuto su cui lavora.

• Si forma sul contenuto su cui lavora.
• Fa esperienza diretta dei propri progetti e del proprio tempo.
• Sa scegliere cosa fare nella giornata, in base agli input del visionario.
• Sa lavorare in modo efficace, senza distrazioni.
Competenze da rafforzare per essere un bravo ESECUTORE:
• Formazione continua rispetto al contenuto.

• Esperienza a lavoro pratico continuo.
• Capacità di prioritizzare i task pratici.
• Capacità di gestire le distrazioni.
Tutti noi ci rivediamo in una di queste Intersezioni:

✅ Primo tool di Autovalutazione è capire dove ci troviamo per iniziare a spostar-

ci verso il centro.
1) Solo “Visionario”: Tendi a sognare in grande, conosci bene te stesso ma non agisci, ti senti disorganizzato e
fai fatica a verticalizzare su alcune competenze.
2) Solo “Coach”: Tendi a sapere tutto sulla pianificazione, non manchi una data di scadenza, sei una persona
ordinata, ma non riesci bene a capire che cosa apporta davvero valore alla tua vita, sei “busy” ma inconcludente.
Preferisci il pianificare al fare.
3) Solo “Esecutore”: sei super verticalizzato, ti formi e ti informi. Ti piace “fare”, ma non ti senti particolarmente
organizzato. Non riesci a sognare in grande e a capire i tuoi valori, tendi ad affidarti a ciò che gli altri si aspettano
da te.
4) Sei “Visionario” e “Coach”: il problema qui è la qualità di ciò che fai, lo fai, è anche allineato ai tuoi valori ma
non lo fai abbastanza bene. Soffrono i risultati.
5) Sei “Visionario” e “Esecutore”: il problema qui è l’organizzazione. Manca il metodo.
6) Sei “Coach” e “Esecutore”: apparentemente tutto perfetto, ma manca la capacità di trovare le priorità giuste
e di saper identificare il valore.
Obiettivo: Spostarsi sempre verso il centro, intersecando i 3 cerchi.
☝ Se noti, questi cerchi rappresentano la risposta alle cause di procrastinazione identificate nel Capitolo 1. La
consapevolezza di dove siamo ci fa comprendere le nostre debolezze per trovare soluzioni mirate.
✏ HOMEWORK - Capitolo 2
In quale intersezione o cerchio ti identifichi? Alla luce di questa consapevolezza, quali sono le principali cause
per cui procrastini?
Capitolo 3
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LA DEFINIZIONE DEL VALORE

L’obiettivo di questo corso è anche quello di rafforzare questi 3 “cappelli” che indossiamo nella nostra vita.
Il primo “cappello” imprescindibile è quello del VISIONARIO.
Il visionario deve saper riconoscere il VALORE e definire le PRIORITÀ.
Valore
Nell’approccio Lean: VALORE e VALORE AGGIUNTO.
Valore: un qualcosa (prodotto, servizio, funzionalità) fornito a un cliente al momento giusto a un

prezzo appropriato, come definito in ciascun caso dal cliente.
Valore aggiunto: un’attività è a valore aggiunto se un cliente è disposto a pagare; converte l’input
in output; non è spreco.
Come traduciamo questo nella nostra vita?
Ciò che per noi ha valore è soggettivo e insindacabile ed è tutto ciò per cui siamo disposti a combattere, che genera
genuina soddisfazione e felicità nel lungo termine.
Quindi, un’attività a valore aggiunto è quella in accordo con i nostri valori, converte un nostro input in un output in
termini pratici o emotivi e non è spreco.
Il saper, in primis, riconoscere il VALORE e di conseguenza scegliere attività a valore aggiunto non è semplice, è
un allenamento, non siamo mai stati sfidati a farlo, anzi se possibile siamo stati disincentivati.
Oggi facciamo un esercizio insieme per arrivare a comprendere il VALORE.
✏ A- HOMEWORK - Capitolo 3
Descrivi in una pagina la tua giornata ideale. Ecco le linee guida per svolgere l’esercizio:
• Tempo limitato (30 minuti).

• La giornata tipo deve essere realistica, ma non reale.
• Cerca di impostare la giornata in ordine cronologico. Prima definisci i punti macro e poi riparti descrivendo.
• Non ci sono ulteriori linee guida perché il senso dell’esercizio è che ognuno interpreti in base alla propria
esperienza e ai propri filtri.
✏ B - HOMEWORK - Capitolo 3
Identifica i tuoi valori fondamentali, estrapolandoli dalla tua giornata ideale. Ecco una tabella di esempio
da cui scegliere.
Ora scrivi i tuoi 5 valori fondamentali e tienili con te. (Scala di Fibonacci per valutarli)
I valori potrebbero cambiare, o forse noi diventiamo consapevoli dei nostri valori. Sono quelli per cui
scendiamo in arena come gladiatori. Non sono negoziabili.
Capitolo 4
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LA TEORIA DELL’AUTOVERIFICA E L’AUTOSABOTAGGIO ALLE PORTE
È questione di identità
L’autoverifica è una teoria psicologica sociale che afferma che le persone vogliono essere conosciute e
comprese dagli altri in base alle loro convinzioni e sentimenti fermamente sostenuti su se stessi,
cioè la visione di sé.
Abbiamo detto che spesso le persone tendono a procrastinare su “cose” che non hanno una specifica data di
scadenza.
Spesso accade che nei periodi di forte cambiamento, si vorrebbe perseguire il proprio sé scoperto, ma è estre-
mamente difficile superare le convinzioni passate su se stessi.
Esempio: Se una mamma è convinta di essere sempre disponibile (caratteristica di personalità) e ad un certo
punto vorrebbe ritagliarsi del tempo per sé stessa, tenderà a procrastinare perché inconsciamente vuole essere
vista dagli altri come persona disponibile.
È un meccanismo di difesa.
È un lavoro di identità.
L’identità non è STATICA, cambia nel tempo. Cambia con gli eventi della vita, con la maturità, con le condizioni.
Nulla vieta di cambiare, ma la consapevolezza di dover lavorare su questi schemi inconsci è fondamentale per
capire se tutto questo procrastinare non sia dato da un’identità che forse non ci appartiene più, ma che siamo
stati convinti di avere per moltissimi anni.
✏ A- HOMEWORK - Capitolo 4
Puoi rispondere a queste domande per fare chiarezza e trarre spunti di consapevolezza.
• Chi credo di essere?

• Cosa mi piace che gli altri riconoscono in me?
• Che persona vorrei diventare?
• Le risposte a queste domande ti aiuteranno ad identificare eventuali situazioni di procrastinazione a causa
dell’autoverifica.
L’autosabotaggio è alle porte.
Una volta definiti i valori, non è immediato perseguirli.
Anzi spesso mettiamo in atto meccanismi di autosabotaggio.
Autosabotaggio: comportamenti, atteggiamenti e azioni che ostacolano i nostri obiettivi.
Ci sono una miriade di motivazioni che si nascondono dietro all’autosabotaggio.
La domanda interessante è: “Che cosa mi dona e che cosa mi toglie una determinata cosa che voglio fare nella
vita?”
E ragionare consciamente sulla risposta, dopo aver seguito l’esercizio dei valori, ci può illuminare tantissimo su
noi stessi.
✏ B - HOMEWORK - Capitolo 4
Pensa ad un progetto/abitudine/cambiamento su cui stai procrastinando da molto tempo.

Rispondi a queste domande:
• Che cosa mi donerebbe questo progetto/abitudine/cambiamento?

• Che cosa mi toglierebbe?
• Ciò che mi toglie è parte dei miei valori?
• Ciò che mi toglie mi allontana dall’identità che vorrei gli altri percepissero?
Il Magazzino, gli eventi, gli inneschi e la

definizione del piano settimanale e quotidiano
Capitolo 5
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CHE COS’È IL MAGAZZINO
Il magazzino è il contenitore di tutti i nostri progetti. È il pensatoio, cioè il luogo dove scarichiamo la testa.
Le caratteristiche del magazzino:
• È unico, non ne posso avere 10 diversi, sarebbe dispersivo.

• Inserisco progetti personali e lavorativi (concetto di non funzionare a compartimenti stagni).
• Contiene “oggetti” di varie dimensioni.
• Gli oggetti del magazzino non sono azionabili immediatamente, finché non rispettano gli innsechi.
• Il magazzino non è una “to do list”, è un contenitore.
CHE COSA SONO GLI OGGETTI ALL’INTERNO DEL MAGAZZINO?
Gli oggetti all’interno del magazzino sono i nostri progetti, sogni, cose che vogliamo realizzare.
Gli oggetti all’interno del magazzino sono SEMPRE scelti dal visionario, in accordo con i valori personali.
Sono tendenzialmente legati ad un risultato finale.
Tendenzialmente gli oggetti del magazzino sono “grandi” cioè ampi, non troppo specifici. Il nostro compito, per
renderli azionabili è quello di renderli sempre più specifici.
Vediamo qualche esempio:
OGGETTO #1: “Scrivere un libro”
Cosa associo all’oggetto?
1. La descrizione: aggiungo un paio di righe di descrizione, per capire se effettivamente questo oggetto è allinea-
to ai miei valori e aggiunge valore alla mia vita.
“Voglio scrivere un libro per migliorare la mia autorità nell’ambito della crescita personale e per arrivare a moltissime
persone attraverso un nuovo medium. Il tema principale sarà xyz”
2. La data di scadenza: se ce l’ha, la segno. Se no, lascio il campo vuoto.
3. Il tag: “Vita privata” “Lavoro” “Famiglia” “Crescita personale” ecc.
Facciamo questo esercizio UNA sola volta. Se seguiremo il metodo PPA non avremo bisogno di farlo ulterior-
mente, perché nel metodo il magazzino viene costantemente revisionato.
Esempi di categorie di oggetti:
• Progetto lavorativo.
• Progetto personale (hobby o lavorativo extra).
• Progetto familiare.
• Progetto sportivo.
• Progetto di studio.
• Viaggio.
• Progetto casalingo.
• Progetto burocratico/finanziario.
• ecc.
Costruisci il tuo magazzino. In un foglio definisci tutti i progetti che ti vengono in mente e che sono allineati con
i valori della tua vita. Prenditi il giusto tempo per pensarci bene. Aggiungi una descrizione, una eventuale data di
scadenza e un tag (magari con un codice colore).
Puoi usare il format della card come questa: Costruisci il tuo magazzino. In un foglio definisci tutti i progetti che
ti vengono in mente e che sono allineati con i valori della tua vita. Prenditi il giusto tempo per pensarci bene.
Aggiungi una descrizione, una eventuale data di scadenza e un tag (magari con un codice colore).
Puoi usare il format della card come questa:
Gli “oggetti” possono essere gestiti sia in cartaceo che in digitale. Per il digitale ti mostrerò Click-Up più avanti nel
corso.
Capitolo 6
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GLI EVENTI
Per ora tieni il magazzino così come l’hai creato, stiamo definendo i pezzi della Metodologia, tutto avrà un senso
tra pochissimo.
Adesso parliamo degli eventi della metodologia.
Finora abbiamo interpellato il visionario, mentre degli eventi si occupa il coach. Gli eventi sono momenti di piani-
ficazione e riflessione a supporto del “fare”.
Ma prima... il concetto di Sprint
Lo sprint è un orizzonte temporale (1- 4 settimane) nel quale produrre valore definito per la propria vita.
Più sei nuovo a questa metodologia, più ti consiglio sprint piccoli, cioè ti una settimana, in modo da aggiustare
frequentemente il tiro.
Evento #1: La pianificazione dello sprint
Una volta a settima pianifichi cosa fare nello sprint, attingendo dal magazzino attraverso delle regole che vedre-
mo tra pochissimo. In questo evento definisci “cosa fare” durante la settimana, quale sarà il carico di lavoro (in
base a tempo ed energia) e quando bloccare il tuo tempo per farlo.
Durata: massimo 1 ora.
Evento #2: Il Daily
Una volta al giorno, possibilmente la mattina prima di iniziare a lavorare sui tuoi progetti, ti fermi e rispondi a
queste 3 domande. “Cosa ho fatto ieri?”, “Cosa farò oggi?”, “Che impedimenti sto incontrando?”.
È l’incontro per fare il punto della situazione e capire se ci sono particolari problematiche nella giornata, che
richiedono la tua attenzione, da risolvere.
Durata: massimo 15 minuti.
Evento #3: Il raffinamento
In questo evento, che si svolge settimanalmente, vai a specificare gli oggetti che ci sono nel tuo magazzino.
Abbiamo visto che gli oggetti sono “ampi” e pian piano vanno affettati in oggetti più piccoli. Infatti nello sprint
entrano oggetti che possono essere gestiti dall’inizio alla fine nello sprint, questo è uno dei criteri.
Questo evento è tra i più importanti perché ci allena a rendere chiaro il processo per far accadere le cose che
desideriamo.
Esempio del libro.
Da specificare:
• Nel raffinamento non faccio nulla, ma scandisco semplicemente i progetti.
• Non scelgo cosa va nello sprint.
• Raffino ciò che mi sembra più immediato, ma non è detto che ricada nello sprint immediatamente successi-
vo.
Evento #4: La retrospettiva.
È l’evento dove valuto com’è andata.

Alcune domande chiave:
• Cosa è andato bene?

• Cosa può essere migliorato?
• Come mi sento?
• Sto dando valore alla mia vita?
Identifica nella tua settimana dei blocchi di tempo, possibilmente sempre gli stessi, per i 4 eventi PPA.
Capitolo 7
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GLI INNESCHI
La definizione di “pronto”
Nel magazzino, come abbiamo visto precedentemente, abbiamo oggetti di diversa ampiezza.
Durante il “Raffinamento” l’obiettivo del visionario è di assottigliare gli oggetti fino a renderli task che possono
essere azionabili e inseriti in pianificazione (di sprint).
Un “Oggetto” diventa “Task” (cioè può passare in pianificazione di sprint) quando è pronto.
Ecco che qui entra in gioco la definizione di pronto.
La definizione di pronto in primis ha a che vedere con la chiarezza. Un oggetto non può diventare task fino
a che non è perfettamente chiaro che cosa si dovrà effettivamente svolgere.
Alcuni criteri universali che rendono pronto un oggetto:
• Riesce ad essere svolto in uno sprint.

• Possiamo descrivere le attività da svolgere con chiarezza (es: per scrivere questo articolo di meditazione
devo scrivere una bozza a punti, rifinire, scrivere l’ultima stesura) -> se questa procedura è uguale per ogni
oggetto simile diventa una checklist.
• L’oggetto è stato stimato secondo alcuni criteri predefiniti. (Io propongo la stima in termini di tempo e diffi-
coltà).
• Sono allegati eventuali documenti necessari per lo svolgimento del task.
Ognuno, in questo caso, può scegliere di essere o meno strutturato. L’importante è la chiarezza. Se manca chia-
rezza e l’oggetto è urgente, allora va nel “parcheggio” (che vediamo tra poco).
Se la Definizione di Pronto non ci soddisfa, la retrospettiva è il momento giusto per modificare questa definizio-
ne, migliorandola.
Attenzione alla “pesantezza” della definizione. Se mi mancano degli step per iniziare ad azionare il task, significa
che non è pronto.
Ad esempio, se il task è scrivere il blog, nella definizione di pronto non posso avere “1. fai tutta la ricerca per
il blog”. Quello sarà un task a sé. Il task di scrittura è pronto quando una persona può praticamente iniziare a
scrivere.
La definizione di “fatto”
☝ Questo concetto è un po’ avanzato e potrebbe essere utile solo quando ci sono dei problemi di qualità o progetti
iterativi che devono appunto migliorare la qualità.
La definizione di “fatto” è ciò che definisce gli standard qualitativi per cui un task si considera effettivamente
completato (durante lo sprint).
La definizione di fatto è la serie di criteri che una serie di oggetti deve raggiungere per essere considerato fatto.
Esempio:
“Un post per il blog”
• Deve avere almeno 1500 parole.

• Deve essere controllato in ottica SEO.
• Deve essere pubblicato.
• Deve essere scritta la mail per pubblicizzarlo.
Questi criteri vengono applicati ad ogni oggetto “Post per il blog” anche se ogni settimana il post avrà un tema
diverso.
Poi, se proprio vogliamo, possiamo aggiungere dei Criteri di Accettazione che sono una serie di criteri da ag-
giungere all’oggetto specifico per considerarlo fatto.
Ad esempio:
Collegamento al freebie (Non tutti gli articoli hanno un freebie).
(Approfondimento: il task può essere a sua volta scomposto in altri task, ma è direttamente azionabile e inutui-
bile).
Imposta almeno una definizione di pronto e almeno una definizione di fatto per un task nel tuo magazzino.
Capitolo 8
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LA PIANIFICAZIONE DELLO SPRINT

Obiettivo: creare il magazzino dello Sprint
Passo #1: la visione del tempo nella settimana (sprint).
*da qui in poi considero lo sprint di una settimana e uso i due termini in modo intercambiabile.
✅ LO STRUMENTO: Google Calendar oppure un’agenda semplicissima.

In questo passo andiamo a definire i vari impegni/blocchi di tempo a calendario per effettivamente comprende-
re il tempo che abbiamo a disposizione.
Inserisco quindi:
• impegni e appuntamenti già accordati (call, riunioni, visite mediche, pomeriggio con un’amica).
• ore di ufficio se queste non possono ospitare alcun “task” dal magazzino.
• gli eventi PPA.
Ecco un esempio di risultato:
☝ Tip: considera anche il tempo per gli spostamenti a calendario, per renderlo più realistico.
A questo punto lo spazio bianco è tendenzialmente quello che rimane per i vari task.
Devo però aggiungere ancora un concetto, cioè il buffer delle interruzioni.
Il Buffer delle interruzioni è diverso per ciascuno di noi. Più abbiamo una vita variabile e/o siamo dipendenti da
qualcuno che in un qualche modo decide parte del nostro tempo, più questo buffer deve essere grande. Esem-
pio: se sono mamma di un bimbo neonato e me ne occupo al 100% so che magari ho 3 ore libere al giorno in cui
dorme. Tengo il 50% di queste 3 ore vuoto. Quindi considererò piena ed effettiva solo un’ora e mezza. Lo stesso
vale se ho un lavoro dove svolgo l’attività di customer service. Considero X% di interruzioni. Oppure se sono un
manager tengo il 50% del tempo come buffer per gestire il team.
Il beneficio del buffer è di assorbire la variabilità. Cioè, io pianifico sottostimando il tempo che ho. Se poi ne ho
di più, meglio. Accelero.
Passo #2: la creazione del magazzino di sprint
In questo magazzino inserirò tutti i task che ho intenzione di portare a termine all’interno dello sprint.
I task provengono da diverse categorie:
• Task dal Magazzino

• Abitudini
• Parcheggio
• To do generali
🔴 In ogni sprint porto con me le abitudini che voglio implementare (posso avere una lista che me le ricorda) e
scelgo intenzionalmente quelle che effettivamente attuerò nello sprint. Inserisco a calendario quelle che blocca-
no del tempo (esempio sport, yoga, rituali, morning routine ecc.)
🔴 In ogni sprint apro una lista dove inserirò tutti i vari “to do” che arrivano “improvvisamente” e che non hanno
una collocazione nel magazzino primario, perché non sono parte di progetti. Ad esempio, pagare una bolletta,
telefonare ad un medico, inviare un contratto e così via. Ricordiamoci sempre di applicare la teoria dei no (Not
now, Not me, Not yet, No way),
🔴 In ogni sprint scelgo una serie di task dal magazzino principale, in base alle priorità e ai criteri di tempo ed
energia a disposizione.
In questo punto applico il mio processo di scelta dal magazzino principale:
• Scelgo in base all’urgenza e all’importanza i task che sono pronti.

• Attribuisco un punteggio da 1 a 5 in base alla difficoltà del task.
• Attribuisco un punteggio da 1 a 5 in base alla lunghezza del task.
• Moltiplico i due punteggi e trovo la valutazione totale del task.
• Faccio una stima di quanti punti posso inserire nello sprint (considerando tutte le riflessioni già fatte rispetto
al calendario).
• Scelgo i task per arrivare ai punti stimati. (per il primo sprint è una stima completamente arbitraria)

🔴 In ogni sprint ho una lista parcheggio dove ci finiscono task che devo gestire eventualmente alla luce dei Daily
ed eventuali impedimenti o chiarimenti necessari (e che spesso saranno assorbiti dal buffer delle interruzioni).
Capitolo 9
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COME PIANIFICARE LA GIORNATA
Il metodo PPA è pull.
Questo significa che non scelgo il lunedì cosa farò in quali orari e quanto ci metterò (pianificazione a cascata).
Una volta organizzato il magazzino di sprint, nel daily scelgo da quali task iniziare e procedo nella mia giornata,
affrontandone uno alla volta, in pull, cioè li trascino dal magazzino.
Qui è importante ragionare su alcuni criteri con cui trascinare i vari task:
• Urgenza.
• Importanza.
• Energia.
• Lunghezza.
Anche questo è un allenamento.
Un cenno ai livelli di energia da tenere in considerazione. Il sistema pull aiuta a bilanciare l’energia, posso co-
munque portare avanti punti, anche a bassa enegia, scegliendo task a bassa energia.
Capitolo 10
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IL BURN-DOWN CHART COME STRUMENTO VISUALE PER CAPIRE

COME STIAMO ANDANDO (E ANCHE DI PIÙ!)
Il burn-down chart è un grafico che vede sull’asse delle x l’orizzonte temporale dello sprint. Sull’asse delle y i
punti stimati che abbiamo pianificato di svolgere nello sprint.
Si traccia la linea rossa che è il ritmo “ideale” e quella verde è il ritmo attuale. Aiuta moltissimo a capire a che
punto siamo, a fare veloci valutazioni nei daily rispetto a eventuali impedimenti.
Utile l’analisi della chart anche durante la retrospettiva.
Come si pianifica il numero di punti da fare in una settimana?
La prima settimana si stima, la seconda si utilizza il numero attuale della prima settimana e così via. chiaramente
dobbiamo tenere conto di eventuali ferie, cambiamenti di routine ecc.
Capitolo 11
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IL TASK MANAGER CLICKUP
VEDIAMO TUTTO IL PROCESSO SU CLICKUP + TUTORIAL BONUS.
✏ HOMEWORK Finale PPA

Abbozza la pianificazione del tuo primo sprint
• Inizia con un raffinamento del Magazzino principale (il primo sprint è l’unico dove si fa anche un
• raffinamento).
• Aggiungi la definizione di pronto ed eventualmente la definizione di fatto.
• Aggiungi blocchi di tempo prenotati a calendario.
• Crea il tuo buffer delle interruzioni (almeno il 10-15% se pensi di non averne!).
• Scrivi una lista abitudini.
• Scrivi una lista to do che ti vengono in mente per questa settimana (che non rientrano nei progetti).
• Scelgo i task dal magazzino principale (con valutazione punteggio).
Come ritrovare tempo
Capitolo 12
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GLI SPRECHI E LE STRATEGIE PER ELIMINARLI
Abbiamo visto che PPA si basa sulla filosofia Lean, che a sua volta si basa sul principio di eliminazione degli spre-
chi. Spesso ci diciamo che non abbiamo tempo. Ma abbiamo identificato e rimosso gli sprechi del nostro tempo?
Spreco #1: Over-Waiting
Questo spreco è tutto il tempo che trascorre tra una decisione e la sua attuazione.
Qualche esempio: se decidiamo di mettere la sveglia alle 7.00 e clicchiamo snooze fino alle 7.45, ci sono 45 min.
di over-waiting, infatti la sera precedente abbiamo deciso di alzarci alle 7.00 e abbiamo ritardato l’attuazione di
questa decisione fino alle 7.45.
Lo spreco di over-waiting, non solo fa perdere ore ed ore durante l’intera giornata, senza neanche accorgercene,
ma genera tendenzialmente in noi la sensazione di essere in ritardo, di fare le cose sempre di fretta e di non
avere mai tempo. Sarebbe molto più efficace, o decidere di dormire 45 min. in più, oppure spendere quei 45
min. per fare qualcosa allineato con i nostri desideri e visioni.
Altro esempio di over-waiting:
Inizio a studiare alle 9, alle 9.20 sto ancora leggendo le mail di pubblicità di Kiko e Zara.
Stasera vado in palestra alle 17...ma poi alle 17 non sto tanto bene, devo mangiare qualcosa mentre controllo i
vari social (che ho controllato 10 min. fa, però non si sa mai...), poi ho una conversazione WhatsApp a cui devo
assolutamente rispondere, non so che podcast ascoltare in palestra quindi impiego mezz’ora per sceglierlo e, di
fatto, arrivo in palestra alle 18.30 (oppure, non ci vado proprio).
☝ Come ridurre questo spreco?
• The 5 seconds rule.

• Il cronometro.
Spreco #2: Over-Follow
Questo spreco è tutto il tempo impiegato nel “seguire” un brand o una persona che non apporta valore alla nostra
vita sui vari social.
Quando volevo iniziare il mio business online ho iniziato a seguire almeno 50 persone che facevano lo stesso.
Questo ha generato 2 principali problemi nella mia vita:
• Perdevo più tempo a consumare contenuti (mail, video, social ecc.) che a fare qualcosa di utile per il mio
business.
• Mi portava a rimandare le azioni perché mi confrontavo con qualcuno che era già 10-100-1000 passi più
avanti di me.
La decisione di disiscrivermi dall’80% dei canali YouTube, newsletter, pagine Facebook ecc. mi ha liberato tantis-
simo tempo!
Ho scelto con cura le figure online che davvero apportano valore continuo alla mia vita e oggi il loro materiale mi
aiuta ad agire, invece che post-porre le mie decisioni.
Ho anche imparato che ci sono momenti dedicati a questo, quindi non consumo materiale giornalmente, ma
magari ogni due giorni e lascio le mail nella casella di posta non letta, perché materiale prezioso quando voglio
dedicare un’ora ad essere ispirata e motivata da chi stimo ed ammiro.
Quindi, no, non è un invito a non seguirmi più 😜 Ma scegliete con cura le persone a cui dedicate il vostro tem-
po:
• Che valore apportano alla vostra vita?
• Che cosa avete da imparare?
• Quali sono i momenti migliori per consumare i vari contenuti?
Queste domande sono utili anche per le persone che seguiamo che fanno parte del nostro passato, per esempio
ex fidanzati o ex amici.

Mettere in magazzino l’oggetto “decluttering social”.
Spreco #3: Over-Thinking
Questo spreco è tutto il tempo impiegato ad alimentare i nostri pensieri limitanti o preoccupati, quando si tratta
di portare a termine un compito.
Ogni pensiero è un’entità che si materializza nella nostra mente in attesa di essere processato. Noi abbiamo il
potere di lasciarlo andare, oppure di alimentarlo. Più lo alimentiamo, più facciamo esperienza dell’effetto palla
di neve, ovvero, da un fiocco di neve, si forma una valanga inarrestabile.
Un esempio emblematico di questo tipo di spreco è spesso presente nella vita dello studente perfezionista:
Ore 9:00: “Mi metto a studiare.”
Ore 9:01: “Questo argomento non è semplice. Se solo avessi preso meglio questa parte di appunti sarebbe tutto
immediato. E’ praticamente inutile fare questo argomento finché non riesco a procurarmi quegli appunti. Vera-
mente non riuscirò mai a passare questo esame. Non so davvero come fare. La mia vita farà schifo finché sarò
uno studente...E chissà se mai riuscirò trovare lavoro...”
Come vedi, da un pensiero lecito, ovvero quello degli appunti incompleti, in pochi secondi, si può arrivare a dubi-
tare del fatto di trovare lavoro.
Tutto questo alimentare i pensieri negativi non fa altro che bloccare l’azione e far perdere tempo. Questo accade
in diversi ambiti, non solo nello studio.

Spostare l’attenzione dal problema alla soluzione attraverso un post-it (Prepararsi/occuparsi invece di preoccu-
parsi).
Spreco #4: Over-Switching
Questo spreco è tutto il tempo impiegato a passare da un’attività all’altra senza concludere ciò che si sta facendo.
Nel manufacturing questo è chiamato “tempo di set-up” ovvero il tempo ci si mette per cambiare, per esempio,
la vernice in un macchinario per fare un prodotto rosso, dopo aver fatto lo stesso prodotto, ma giallo.
Per cambiare la vernice, si ferma la produzione e questo è un costo per l’azienda.
Per passare da un’attività all’altra, nella nostra vita, ci vuole tempo perché la mente perde la concentrazione,
a volte dobbiamo procurarci il materiale (per cucinare gli ingredienti, per leggere dobbiamo trovare il libro) o,
semplicemente, abbiamo bisogno di riattivare alcune parti del cervello implicate in un’attività piuttosto che un’al-
tra.
Saltare da un’attività all’altra ha un costo. E non ha senso pagare questo prezzo nella nostra vita.
☝
•
Come ridurre questo spreco?
Metodo pomodoro.
• Compilando la chart.
• Musica di focalizzazione.
Spreco #5: Over-Processing
Questo spreco è tutto il tempo impiegato a fare attività a zero valore aggiunto nella nostra vita, oppure a rifare
attività in un circolo continuo dove non si conclude nulla.
Un esempio lampante è la pianificazione. Tempo fa, ogni giorno spendevo tantissimo tempo a pianificare nel
dettaglio la giornata. Poi rispettavo mai i tempi prestabiliti. Allora ri-pianificavo. Forse era il problema che la app
che avevo non era abbastanza completa. Allora ne scaricavo un’altra. E così via. In un continuo circolo vizioso di
pianificazione.
Era un continuo fare e rifare, senza agire verso i miei obiettivi. Mi sentivo in movimento solo per il fatto che sta-
vo facendo qualcosa, ma non aggiungevo valore al processo e non facevo passi avanti.
☝
•
Attraverso una buona retrospettiva.
• Attraverso un buon raffinamento.
Spreco #6: Over-Social Media
Questo spreco è tutto il tempo impiegato sui social-media. Punto.
No... Inutile essere duri con noi stessi, l’importante è prendere consapevolezza che questa è forse la prima fonte
di spreco nelle nostre vite.
Un solo minuto in Instagram può trasformarsi in ore.
Abbiamo il cellulare continuamente tra le mani, a volte, con rammarico, la app che traccia il tempo speso davan-
ti al cellulare mi ha notificato anche 4-5 ore al giorno.
Ricordo la sensazione di shock vedendo quel numero sul mio schermo.
Non c’è bisogno che spieghi in dettaglio questo spreco, è noto ad ognuno di noi.
☝
•
App varie di controllo dei social.
• Orologio e sveglia “veri”.
• Zone vietate al telefono.
• Lavorare lontani dal telefono.
Spreco #7: Over-Social Media
Questo spreco è il tempo impiegato a guardare programmi TV inutili, video inutili, leggere articoli inutili e giornali
inutili.
Capisco che di primo acchito qualcuno possa pensare: “Si è inutile, ma a me piace e mi rilassa”. Vale sempre la
regola dell’80/20. Ma io su questo tendo ad essere più restrittiva, soprattutto se mi manca tempo.
Ho una sola vita. E la voglio vivere da protagonista. voglio sfidarmi, voglio imparare, voglio saper accogliere le
opportunità.
☝
•
Sostituzione fonti intrattenimento.
• Bloccare le notizie di cronaca.
Identifica i principali sprechi che pensi ti stiano maggiormente rubando tempo. Implementa i consigli per elimi-
nare questi sprechi.
Capitolo 13
...........................................................................................................................................................................................
COME RIORGANIZZARE IL PROPRIO SPAZIO
Ciò che funziona per me, per procedere a ritmo sostenibile, è la ricerca selettiva dello stato di flow.
Questo è uno stato di estrema concentrazione, un senso di estasi, un senso di chiarezza, hai il pieno controllo
della situazione, ti dimentichi di te stesso. Ti senti parte di qualcosa di più grande. In questo spazio anche la per-
cezione del tempo si trasforma.
Da che cosa dipende?
1) LIVELLLO DI SFIDA E CAPACITÀ
2) SIGNIFICATO CHE DO A CIÒ CHE STO FACENDO.
3) LIVELLO DI CHIAREZZA.
4) CONCENTRAZIONE.
L’obiettivo della riorganizzazione del proprio spazio, fisico e digitale, è quello di eliminare il più possibile le di-
strazioni.
Spazio fisico:
• Superfici il più possibili vuote (aiutati con contenitori, cassetti, armadi).

• Tutto ha un posto (dall’approccio lean).
• Piante piante e ancora piante...

• Sforzati a digitalizzare dove possibile, fai un favore alla tua concentrazione e all’ambiente.
• Telefono lontano dagli occhi. (anche se spento è deleterio, è una calamita)
• Orologio vero.
Tips generali per gestione energia:
• Acqua cibo e sonno.

• Stacca completamente per 20 min. durante la giornata.
• Lavora in “pomodori”.
• Ascoltati.
• Fai l’esercizio della concentrazione.
Spazio digitale:
• PC -> Tabs: disciplina e estensione di Chrome “One Tab”

• PC -> Cartelle - poche e intenzionali.
• PC -> Self Control App
• PC -> https://www.rescuetime.com/
Capitolo 14
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SUL PROBLEM SOLVING E SULLA SOSTENIBILITÀ
Un allenamento al cambiamento di prospettiva per risolvere i problemi.
La cultura degli alibi - Julio Velasco

https://youtu.be/5RXX-PiifXY
Sostenibilità:
Ascolto di sé stessi. Fermarsi per accelerare, accelerare quando ce la sentiamo.
L’equilibrio nel disequilibrio.

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CONTESTO E COSA ASPETTARTI DA QUESTO CORSO

Contesto e perchè questo corso?

• Il materiale presente online è obsoleto e troppo semplicistico.

Cosa aspettarti da questo corso?

• Esercizi pratici e introspezione.

CHI SONO E PERCHÈ TE NE PARLO IO

L’introduzione al Metodo “Potenziale Personale

INTRODUZIONE A POTENZIALE PERSONALE AGILE

Potenziale: nel linguaggio filosofico di impronta aristotelico-scolastica, indica il momento precedente

Cosa significa procrastinare?

Possiamo distinguere due casi fondamentali del procrastinare:

Cause generali e principali del procrastinare:

Il contesto era decisamente più semplice e affrontabile.

La disorganizzazione è aumentata causa distrazioni continue, multitasking addirittura richiesto e interruzioni

Mi sono sentita schiacciata. Per mesi, anni.

E quindi ho iniziato a ingegnerizzare un metodo.

Il mio incontro con SCRUM

Qualche cenno di storia di SCRUM.

La filosofia si basa su 2 princìpi che sposo completamente:

I RUOLI IMPRESCINDIBILI DEL METODO E DELLA VITA

1) IL VISIONARIO: “Risponde sempre alla domanda Cosa?”

• Crea e nutre la visione di lungo termine.

Competenze da rafforzare per essere un bravo VISIONARIO:

2) IL COACH: “Risponde sempre alla domanda Quando e in che modalità?”

• Sa organizzare il tempo a disposizione.

Competenze da rafforzare per essere un bravo COACH:

3) L’ESECUTORE: “Risponde sempre alla domanda Come?”

• Conosce il contenuto su cui lavora.

Competenze da rafforzare per essere un bravo ESECUTORE:

• Formazione continua rispetto al contenuto.

Tutti noi ci rivediamo in una di queste Intersezioni:

✅ Primo tool di Autovalutazione è capire dove ci troviamo per iniziare a spostar-

5) Sei “Visionario” e “Esecutore”: il problema qui è l’organizzazione. Manca il metodo.

Obiettivo: Spostarsi sempre verso il centro, intersecando i 3 cerchi.

LA DEFINIZIONE DEL VALORE

Il primo “cappello” imprescindibile è quello del VISIONARIO.

Il visionario deve saper riconoscere il VALORE e definire le PRIORITÀ.

Valore: un qualcosa (prodotto, servizio, funzionalità) fornito a un cliente al momento giusto a un

Come traduciamo questo nella nostra vita?

Oggi facciamo un esercizio insieme per arrivare a comprendere il VALORE.

• Tempo limitato (30 minuti).

LA TEORIA DELL’AUTOVERIFICA E L’AUTOSABOTAGGIO ALLE PORTE

• Chi credo di essere?

L’autosabotaggio è alle porte.

Una volta definiti i valori, non è immediato perseguirli.

Anzi spesso mettiamo in atto meccanismi di autosabotaggio.

Autosabotaggio: comportamenti, atteggiamenti e azioni che ostacolano i nostri obiettivi.

Ci sono una miriade di motivazioni che si nascondono dietro all’autosabotaggio.

Pensa ad un progetto/abitudine/cambiamento su cui stai procrastinando da molto tempo.

• Che cosa mi donerebbe questo progetto/abitudine/cambiamento?

Il Magazzino, gli eventi, gli inneschi e la

CHE COS’È IL MAGAZZINO

Le caratteristiche del magazzino:

• È unico, non ne posso avere 10 diversi, sarebbe dispersivo.

CHE COSA SONO GLI OGGETTI ALL’INTERNO DEL MAGAZZINO?

Vediamo qualche esempio:

OGGETTO #1: “Scrivere un libro”

Cosa associo all’oggetto?

2. La data di scadenza: se ce l’ha, la segno. Se no, lascio il campo vuoto.

3. Il tag: “Vita privata” “Lavoro” “Famiglia” “Crescita personale” ecc.

Esempi di categorie di oggetti: