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Azioni Preventive e Miglioramento continuo

UNI EN ISO 9001

Azioni preventive e Miglioramento continuo rev. 09-11-09 (1)


Azioni Preventiva: azione tesa ad eliminare la
causa di una non conformità potenziale, o di
altre situazioni potenzialmente indesiderabili.

UNI EN ISO 9000

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ISO 9001 REQUISITO 8.5.3
Azioni preventive

L’organizzazione deve intraprendere azioni per


eliminare le cause delle non conformità
potenziali, al fine di evitare che si verifichino.

Le azioni preventive devono essere


appropriate agli effetti dei problemi potenziali,
in termini di risorse e tempi di attuazione.
Gli effetti possono riguardare la soddisfazione
del cliente e la conformità a requisiti cogenti.

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ISO 9001 REQUISITO 8.5.3
Azioni preventive
Deve essere predisposta una procedura documentata
che definisca i requisiti per:
Individuare le non conformità potenziali e le loro
cause;
Valutare l’esigenza di azioni per prevenire che le non
conformità si verifichino;
Determinare ed effettuare le azioni necessarie;
Esaminare l’efficacia delle azioni preventive
effettuate.

Devono essere conservate registrazioni delle azioni


preventive. Le registrazioni delle azioni preventive
devono essere tenute sotto controllo come stabilito dal
requisito 4.2.4.
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Gli input per le azioni preventive
• riesame delle esigenze • prescrizioni legislative
e aspettative del cliente • comunicazioni delle
• misura della parti interessate
soddisfazione dei clienti • insegnamenti appresi
• analisi di mercato da esperienze
precedenti
• risultati dei riesami da
parte della direzione • andamento degli
indicatori
• risultati dell’analisi dei dell’organizzazione
dati
• valutazione dei rischi e
• misurazioni dei processi dell’affidabilità dei
prodotti
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MIGLIORAMENTO CONTINUO
attività ricorrente mirata ad accrescere
la capacità di soddisfare i requisiti

La definizione degli obiettivi e la individuazione


delle opportunità di miglioramento è un
processo continuo che generalmente comporta
la pianificazione di azioni correttive o azioni
preventive

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I PRINCIPI sui quali l’Alta Direzione deve
basarsi nella conduzione di un’organizzazione
verso il miglioramento delle prestazioni sono

ORIENTAMENTO AL CLIENTE
LEADERSHIP
COINVOLGIMENTO DEL PERSONALE
APPROCCIO PER PROCESSI
APPROCCIO SISTEMICO ALLA GESTIONE
MIGLIORAMENTO CONTINUO
DECISIONI BASATE SU DATI DI FATTO
RAPPORTI DI RECIPROCO BENEFICIO CON I
FORNITORI

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Se non sai dove stai andando
nessuna strada ti ci porterà

L’analisi dei dati può aiutare ad individuare la causa dei


problemi esistenti o potenziali e quindi orientare le
decisioni per le azioni correttive o preventive necessarie
per il miglioramento

Le decisioni basate sui dati richiedono:


dati affidabili
metodi di analisi adeguati
tecniche statistiche appropriate

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Le decisioni devono essere basate sull’ANALISI
DEI DATI ottenuti dalle misurazioni relative a:

soddisfazione del cliente

conformità ai requisiti del prodotto

caratteristiche ed andamento dei processi e dei prodotti

fornitori

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CHE COS’E’ UN PROBLEMA?

qualcosa di complesso la cui


soluzione è difficile

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Definizione di problema
scarto tra due situazioni
situazione effettiva, insoddisfacente
situazione voluta, desiderabile
+
volontà di eliminarlo

Il problema può essere presente o potenziale.

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• Problemi chiusi: deviazioni dalla norma,
effetti indesiderati da eliminare

• Problemi aperti: situazioni indeterminate


prive di una soluzione esatta

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Gli scostamenti fra situazioni
desiderate e reali (problemi chiusi)
richiedono invece “SOLUZIONI”

attraverso l’applicazione delle


metodologie di

“problem solving”

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Strumenti di
problem finding & solving
•L’analisi
–brainstorming
–diagramma causa - effetto
•La soluzione
–procedure operative
–diagramma inverso
•La misurazione
–raccolta dati
–indagine

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Separazione delle decisioni dai problemi

E’ un’eventualità
verso la quale
bisogna
premunirsi?
Si tratta di uno
scostamento
dalla norma?

Si tratta di
scegliere fra più
alternative?

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Il processo di soluzione dei problemi
Fasi Output
• Problem setting (selezionare un • enunciazione scritta del
problema e descriverlo) problema

• Analisi (conoscere il problema • i dati di riferimento


partendo dai dati) • elenco fattori rilevanti

• Risoluzione (pianificare e • una soluzione del problema


sviluppare una soluzione)
• un piano per l’implementazione
della soluzione

• Esecuzione/monitoraggio • impegno organizzativo


(implementare il piano,
monitorare i risultati, modificare) • piano realizzato
• registrazione dell’impatto

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Brainstorming

•Cos’è: una tecnica per creare un elenco di


idee riguardanti un problema.
•A cosa serve: creazione di elenchi di
problemi, possibili soluzioni, elementi da
monitorare.
•Quando attuarlo: in tutti i casi in cui
desiderate avere una varietà di idee più
energia di gruppo

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Brainstorming: come realizzarlo
•Decidete un argomento (idee per i problemi o idee
per le soluzioni).
•Fate esporre ad ognuno, a turno, un’idea
sull’argomento. Gli altri membri del gruppo si
asterranno da qualsiasi commento, ascolteranno
attentamente e si baseranno sulle idee degli altri.
•Fate registrare tutte le idee su una lavagna.
•Continuate fino a quando il team pensa di avere
esaurito le idee sull’argomento.
•Discutete e chiarite le idee dell’elenco.

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BRAINSTORMING: la gestione del gruppo
preparare una brevissima presentazione scritta contenente
anche alcuni esempi di idee che ci si aspettano dal gruppo;

consegnare la presentazione dell’incontro con almeno un paio


di giorni in anticipo;

il leader deve sviluppare anticipatamente un proprio elenco di


idee;
il leader deve favorire la partecipazione di tutti i componenti del
gruppo;

il leader deve contribuire con proprie idee quando il flusso


rallenta o ci si allontana dallo scopo della riunione.

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Diagramma causa-effetto

•Cos’è: un diagramma che indica possibili


cause di un problema. Le cause dettagliate
vengono collegate ad un numero ristretto di
cause principali.
•A cosa serve: ottenere l’immagine generale
di un problema, facilitare l’uso da parte di un
team delle conoscenze personali dei membri
per individuare le cause di un problema,
fornire idee per la raccolta di dati e soluzioni.

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Diagramma causa-effetto: come realizzarlo

•Riportate il problema sul lato destro di un foglio e


disegnate una freccia che punti ad esso.
•Disegnate alcune frecce indicanti i principali tipi di
cause che puntino verso la freccia centrale.
•Attraverso il brainstorming identificate le cause
specifiche. Collegate ogni causa specifica alla
relativa causa principale
•Suddividete ulteriormente le cause effettuando un
brainstorming per identificare le sottocause.

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Diagramma inverso

•Cos’è: uno schema in cui vengono


evidenziati i fattori che favoriscono l’insorgere
o il perdurare di uno dei diversi aspetti del
problema che stiamo risolvendo.

•A cosa serve: compilare una lista di azioni


che prevengono l’insorgere del problema.

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Diagramma inverso: come realizzarlo
•Si seleziona dal diagramma causa-effetto una delle
cause che stanno alla base del problema e la si
riporta nell’ellisse del diagramma inverso.
•Attraverso il brainstorming, si individuano le azioni
che potrebbero favorire il perdurare o l’aggravarsi
della causa.
•A questo punto il gruppo si pone in ottica di
prevenzione ed individua quelle azioni che, essendo
di segno opposto a quelle evidenziate nel
diagramma inverso, inibiscono l’insorgere della
causa del problema.

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L’attuazione delle decisioni
• Prevenire le conseguenze sfavorevoli
• Far accettare la decisione e procurarsi
consenso
• Mettere in pratica i piani decisi con
pianificazioni accurate e dettagliate;
effettuare sistematici monitoraggi dei
risultati attesi
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Concludendo

Per prendere una buona decisione sono necessari


vari elementi ma principalmente:

la corretta e precisa definizione del problema;

la chiara identificazione delle aspettative verso


la soluzione compresi i criteri di accettazione
della soluzione.

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