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UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI PADOVA

DIPLOMA DI OPERATORE GIURIDICO DI IMPRESA

CORSO DI INFORMATICA

ING. ALESSANDRO STOCCO


INTRODUZIONE

Un sistema per l’elaborazione delle informazioni è un dispositivo od un insieme di


dispositivi fisici in grado di accettare informazioni opportunamente codificate
dall’ambiente esterno sotto forma di dati in ingresso, di elaborarle, ovvero di
trasformarle e codificarle seguendo un determinato algoritmo1 e, infine, di
comunicare all’esterno il risultato dell’elaborazione sotto forma di dati in uscita.

Ogni sistema di elaborazione può scambiare informazioni con un archivio o base di


dati depositando in esso delle informazioni che potranno poi essere successivamente
utilizzate: non è dunque sempre necessario immettere informazioni all’interno di un
sistema di elaborazione per ottenere dei dati in uscita.

Esistono molti tipi di sistemi di elaborazione delle informazioni, dai grandi


elaboratori in grado di occupare un’intera stanza alle console dei videogiochi; il
sistema di elaborazione delle informazioni più diffuso è il Personal Computer (PC)
presentato dall’IBM nel 1981, la cui diffusione centuplicò le attese più ottimistiche
(alla fine del 1993 si calcolava che esistessero circa 90 milioni di PC in tutto il
mondo).

STRUTTURA DI UN SISTEMA DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI

Utilizzando un modello molto semplificato si può considerare un sistema per


l’elaborazione delle informazioni come costituito da quattro organi distinti:

UNITA’ CENTRALE
DI ELABORAZIONE

DISPOSITIVI DI MEMORIA DISPOSITIVI DI


INGRESSO CENTRALE USCITA

DISPOSITIVI DI
MEMORIA DI MASSA

L’Unità Centrale di Elaborazione (UCE) o Central Process Unit (CPU) nella


letteratura informatica viene spesso identificata con il processore o microprocessore

1
Algoritmo: Insieme di operazioni che permettono di far transitare un sistema da uno stato iniziale ad uno stato finale
desiderato
ed è il dispositivo che costituisce il vero “cervello” di un sistema di elaborazione
delle informazioni, dal momento che dirige tutte le funzioni di esecuzione di un
programma e di elaborazione dei dati immessi dall’utente.
Schematicamente, una CPU è costituita da una Unità di controllo che interpreta le
istruzioni da eseguire, da una ALU o Unità aritmetico-logica che esegue le operazioni
matematiche o logiche, da un insieme di registri o zone di memoria in cui vengono
conservati i dati in fase di elaborazione, da un circuito di timing per la generazione di
un clock di sistema2 che sincronizza le diverse fasi operative.
Le prestazioni di un sistema di elaborazione dipendono in buona parte (ma non solo!)
dalle caratteristiche della CPU e, in particolare, dalla tecnologia costruttiva e dalla
sua velocità (numero di oscillazioni al secondo del segnale generato dai circuiti di
clock).
Per quanto riguarda i PC, si possono individuare sette generazioni di elaboratori,
caratterizzate per l’appunto da sette generazioni di processori Intel:

- microprocessori 8088 o 8086 con velocità da 4.77 a 10 MHz (milioni di oscillazioni


al secondo)
- microprocessori 80286 con velocità da 8 a 16 Mhz
- microprocessori 80386 con velocità da 16 a 33 Mhz
- microprocessori 80486 con velocità da 25 a 66 Mhz
- microprocessori Pentium con velocità da 60 a 233 Mhz
- microprocessori Pentium II con velocità da 233 a 450 Mhz
- microprocessori Pentium III con velocità da 450 a 600 Mhz

Il microprocessore non scambia direttamente i dati con i dispositivi di ingresso e di


uscita (input-output), ma li scambia bidirezionalmente con la Memoria Centrale,
dispositivo di memorizzazione temporanea dei dati.

La memoria centrale o RAM (Random Access Memory o memoria ad accesso


casuale) è una memoria di lettura e scrittura collegata alla CPU ed ai dispositivi di
ingresso e di uscita tramite dei Bus, sistemi di conduttori che permettono di trasferire
le informazioni da un componente all’altro del sistema di elaborazione. E’ una
memoria di tipo volatile, nel senso che tutti i dati in essa contenuti vengono persi
all’atto dello spegnimento del computer.
La presenza della RAM è necessaria, dal momento che la CPU può elaborare un solo
dato alla volta e necessita pertanto di un “magazzino temporaneo” da cui prelevare,
ad alta velocità, i dati da elaborare e a cui consegnare i dati elaborati; la RAM è
caratterizzata da un tempo di accesso estremamente ridotto, di alcuni ordini di
grandezza inferiore a quello dei dispositivi di memoria di massa (dischi fissi e floppy
disk).

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Segnale di clock: tensione ondulatoria la cui periodicità scandisce i cicli operativi di un computer; maggiore è la
frequenza di tale segnale (numero di oscillazioni al secondo) maggiore è la velocità di un elaboratore nello svolgere le
operazioni elementari (ad esempio la lettura o la scrittura in una cella della memoria RAM)
DISPOSITIVI DI MEMORIA DI MASSA

Sono dispositivi in cui vengono immagazzinati in modo permanente dati,


informazioni e programmi che l’utente vuole conservare nel tempo; una possibile
classificazione di tali dispositivi è la seguente:

Dischi magnetici
- flessibili (floppy)
- rigidi (hard)

Dischi ottici
- CD ROM (a sola lettura)
- CD ROM WORM (scrivibili una volta)
- CD ROM riscrivibili

Nastri magnetici
- a bobina
- a cartuccia

DISPOSITIVI DI INGRESSO

- Tastiera
- Mouse
- Tavoletta grafica
- Penna ottica
- Scanner

DISPOSITIVI DI USCITA

- Stampanti (ad impatto, ink jet, laser)


- Plotter
- Videoterminali
- Casse Acustiche.

HARDWARE E SOFTWARE

Hardware: insieme dei dispositivi fisici del computer, tutti quelli di cui si è parlato
finora.

Software: l’insieme dei programmi e dei dati utilizzati per il funzionamento del
computer.
Hardware e software non possono funzionare separatamente.

Il software viene ulteriormente distinto in software di base e software applicativo

Software di base:
- Sistema operativo
- Linguaggi di programmazione
- Sistemi di gestione di basi di dati

Software applicativo: insieme dei programmi che realizzano funzioni di utilità per
l’utente

- Elaboratori di testo
- Fogli di calcolo
- Programmi di grafica e disegno
- Programmi di contabilità

IL SISTEMA OPERATIVO

Un sistema di elaborazione delle informazioni, a differenza di altre macchine, non è


immediatamente utilizzabile; il sistema operativo è un insieme di programmi che
fornisce all’utente ed ai programmi applicativi eseguiti dall’utente un insieme di
servizi che rendono molto più semplice l’utilizzo del sistema di elaborazione.
Un calcolatore infatti può eseguire istruzioni e comandi solo se questi sono scritti in
linguaggio macchina, l’unico riconosciuto dall’elaboratore, costituito da sequenze
di numeri binari (0 ed 1); anche l’immissione di semplici comandi risulterebbe per
l’utente estremamente complessa, dovendo immettere nel sistema lunghe serie di
numeri binari con una serie di problemi che ne conseguirebbero (necessità di
ricorrere con frequenza a manuali, perdita di tempo, maggiore possibilità di
commettere errori, ecc.)
Una tra le funzioni fornite all’utente dal sistema operativo è, per l’appunto, la
possibilità di impartire comandi all’elaboratore in un linguaggio di alto livello, simile
al linguaggio utilizzato comunemente dall’utente, che il sistema operativo
provvederà a trasformare in una serie di istruzioni in linguaggio macchina che
sortiranno l’esecuzione della funzione desiderata dall’utente.

Tra i sistemi operativi più diffusi si ricordano MS/DOS, UNIX, WINDOWS 95,
WINDOWS 98, OS2.

Le principali funzioni di un sistema operativo possono essere raggruppate in:

Comunicazione con l’utente


Gestione delle risorse
Gestione dei processi
Gestione dei file.

Comunicazione con l’utente


Il sistema operativo semplifica all’utente l’invio di comandi al sistema di
elaborazione dei dati fornendogli un’appropriata interfaccia (alfanumerica o grafica),
un linguaggio di comandi di alto livello (orientato all’utente) costituito da un insieme
di parole chiave e da una sintassi, e un interprete di comandi che traduce i comandi
impartiti dall’utente in una serie di istruzioni in linguaggio macchina e quindi in una
serie di operazioni che verranno effettuate dall’elaboratore.

Gestione delle risorse


Consiste nell’attribuzione, mediante l’utilizzo di processi automatici o seguendo le
richieste dell’utente, delle risorse del sistema di elaborazione ai vari processi; le
principali risorse che il sistema operativo deve gestire sono la CPU, la memoria
centrale, i dispositivi di memoria di massa, i dispositivi di ingresso e di uscita.

Gestione dei processi


Con il termine processo si è soliti indicare un programma in esecuzione nel sistema di
elaborazione; un processo può essere attivo quando tutte le risorse del sistema di
elaborazione necessarie per la sua esecuzione sono disponibili, in attesa quando deve
attendere che si verifichi un determinato evento o che siano disponibili tutte le risorse
necessarie per la sua esecuzione.
La gestione del processo consiste nella sua creazione, nella sua attivazione e, infine,
nella sua eliminazione dal sistema quando avrà esaurito il suo compito.

Gestione dei file


Le principali funzioni di gestione dei file sono quelle di distribuire lo spazio a
disposizione sulle memorie di massa ed il mantenimento di una o più guide per
associare ad una determinata area della memoria di massa un nome simbolico.

Un comune dispositivo di memoria di massa, un disco fisso da 4 Gigabyte (4 miliardi


di caratteri) può contenere un volume di dati equivalente a circa 800.000 fogli
dattiloscritti in forma non grafica (che non contengono disegni o parti in grassetto o
sottolineate) di 60 righe per 80 colonne.
Supponiamo di dover gestire un archivio cartaceo in cui vengano raccolti tutti i
documenti di un’Azienda; per avere qualche possibilità di ritrovare un documento, si
raccolgono tutti i documenti relativi ad una pratica in una cartellina etichettata, varie
cartelline inerenti lo stesso argomento in un contenitore etichettato, i contenitori
relativi allo stesso settore aziendale in un unico armadio.
Simile organizzazione viene realizzata dal sistema operativo all’interno di un
dispositivo di memoria di massa; è necessario introdurre le definizioni di file e
directory:
file: gruppo di informazioni e/o dati tra loro omogenee. Sono esempi di file l’insieme
delle istruzioni che compongono un programma, una lettera o un documento, i dati
relativi ad un gruppo di fatture emesse da un’Azienda.
Il sistema operativo vede il file come un oggetto elementare su cui è possibile
effettuare alcune operazioni che vedremo in seguito.
Ad un file sono associati alcuni attributi quali il nome, il tipo, la data di creazione o di
ultima modifica, la dimensione.

Directory: è un elenco, un catalogo, di file che viene aggiornato automaticamente dal


sistema operativo a seconda delle richieste dell’utente; può contenere al proprio
interno altre directory.
Tale elenco nella pratica associa ad ogni nome di file la sua posizione nel dispositivo
di memoria di massa.

Dispositivi di memoria di massa quali i dischi fissi o i floppy disk sono detti ad
accesso diretto, nel senso che quando si vuole accedere alle informazioni contenute in
un file la testina di lettura/scrittura del dispositivo si posiziona direttamente,
impiegando qualche millisecondo, nella zona del disco in cui è memorizzato il file;
ciò è reso possibile d una particolare operazione di inizializzazione del disco, detta
formattazione, che organizza ogni faccia del disco suddividendola in porzioni da 512
Byte ognuna delle quali è univocamente individuata da tre coordinate: la faccia del
disco, il settore, e il numero di traccia.

Il sistema dei file (file system) è organizzato da alcuni sistemi operativi, quali MS-
DOS e UNIX, in senso gerarchico, secondo una struttura ad albero rovesciato; la
radice dell’albero, detta directory principale, costituisce il catalogo generale
dell’intero disco e si rappresenta con la barra rovesciata \.

C: \

UNIV file1 file2 file3 DOCUMENTI

STUD1 STUD2 STUD3 lettera1 lettera2

Prog1 Prog2 Elenco


L’utente, utilizzando comandi del sistema operativo, può visitare e modificare tale
albero creando, cancellando, spostando, copiando file e directory.
Questo tipo di struttura permette, inoltre, una gestione ottimale dell’archiviazione dei
file dell’utente simile a quella utilizzata nell’archivio cartaceo di un’Azienda
introdotta nell’esempio precedente; l’utente raggruppa file omogenei all’interno di
una stessa directory e più directory omogenee all’interno di un’altra directory creando
una struttura personalizzata.
Non si dimentichi poi che alcuni dei software applicativi più diffusi in commercio
sono costituiti da migliaia di file delle più svariate tipologie: installare tutti i file
relativi a più pacchetti applicativi all’interno di una stessa directory, ad esempio della
directory principale, comporterebbe enormi difficoltà nel rintracciare un qualsiasi file
utilizzato dall’utente o nel disinstallare un pacchetto applicativo non più utilizzato per
liberare spazio su disco.

IL SISTEMA OPERATIVO MS/DOS (MicroSoft Disk Operating System)

E' nato contemporaneamente al primo Personal Computer prodotto da IBM e, fino al


1995, è stato il sistema operativo più utilizzato nel mondo dei PC con processori Intel
e compatibili. Nel 1995 la Microsoft ha lanciato Windows 95, sistema operativo che
sta sostituendo MS/DOS dato che prodotto che garantisce la totale compatibilità con
tutti i prodotti software per esso costruiti; Windows 95, tra l'altro, fornisce la
possibilità di accedere e lavorare in ambiente DOS caratterizzandosi quindi come la
naturale evoluzione di tale sistema operativo.
Il file system di MS/DOS non consente di gestire più dischi contemporaneamente:
esiste un catalogo dei file diverso per ogni disco installato.
In genere MS/DOS assegna al disco fisso l'identificativo C e all'unità floppy
l'identificativo A; all'atto dell'accensione di un computer con sistema operativo
MS/DOS generalmente compare la stringa C:\> seguita da un cursore lampeggiante:
ciò indica che si sta lavorando con l'unità disco fisso (C:) e ci si trova sulla directory
principale (\). Il segno ">" detto "prompt" indica il termine della stringa di caratteri
situata alla sua sinistra nonchè l'attesa di un comando inviato dall'utente al sistema
operativo.
La posizione di un file all'interno della struttura delle directory è specificata da un
"path" (percorso) che, a partire dalla directory principale dell'unità ove si trova il file,
definisce il cammino per raggiungerlo percorrendo l'albero dall'alto; riferendoci alla
figura della pagina precedente, il file "Prog1" ha il seguente path

C:\UNIV\STUD2\PROG1

Lavorando sul disco fisso e volendo lavorare con l'unità floppy è sufficiente digitare
dopo il prompt la stringa a: e quindi premere il tasto "Invio"; simmetricamente, per
tornare a lavorare con il disco fisso si digiterà dopo il prompt la stringa c: e quindi si
premerà il tasto "Invio".

In MS/DOS il nome di un file è una stringa di 8 caratteri cui può essere concatenata,
separata dal carattere ‘.’, un'altra stringa di tre caratteri che denota il tipo di file e che
è chiamata estensione; se la prima stringa ha meno di 8 caratteri il sistema operativo
aggiunge dei caratteri blank ‘ ‘a destra. Se il tipo è assente il sistema operativo
assegna tre caratteri blank ‘ ‘.

PRINCIPALI COMANDI MS/DOS

DIR
Visualizza l'elenco dei file e delle sottodirectory della directory corrente. L'elenco
prodotto è costituito da una directory o da un file per riga, specificando di
quest'ultimo il nome, l'estensione, la dimensione in byte e la data e l'ora dell'ultima
modifica.

CHDIR ( CD) - Change directory

Visualizza il nome della directory corrente o cambia la directory corrente; è il


comando che permette di muoversi all'interno dell'albero delle directory.

CD oppure CHDIR , seguiti dal tasto "Invio"----> visualizza il nome della directory
corrente

CD <nome sottodirectory>, seguito dal tasto "Invio" ---->la directory corrente diviene
quella indicata dopo il comando CD, ma deve essere una subdirectory della dir.
corrente

CD .. si passa alla directory "padre" della directory corrente ovvero quella di cui la
directory corrente è una subdirectory

MKDIR (MD) - Make directory

MK <nome directory> seguito dal tasto "Invio"----> crea la directory dal nome
specificato, che diviene una subdirectory della directory in cui ci si trova quando si è
lanciato il comando

RMDIR (RD) - Remove directory

RD <nome directory> seguito dal tasto "Invio"----> cancella la directory dal nome
specificato, che deve essere una sottodirectory di quella da cui si lancia il comando;
la directory che si cancella deve essere vuota, ovvero non contenere nè file nè
directory.

RD [unità:]percorso seguito dal tasto "Invio" ----> questo comando cancella la


directory di cui viene indicata l'unità ed il percorso.

RENAME (REN)

REN <vecchio nome file> <nuovo nome file> seguito dal tasto "Invio" ----> modifica
il nome del file specificato e contenuto nella direcory corrente

COPY

COPY <percorso file da copiare> <percorso di destinazione>

Ad esempio, se si vuole copiare il file esempio.doc contenuto nella directory


principale del disco C nella directory prova del disco A il comando da utilizzare è

COPY c:\esempio.doc a:\prova\esempio.doc

Si ottiene lo stesso effetto se, da qualsiasi directory di qualsiasi unità, si utilizza il


comando:

COPY c:\esempio.doc a:\prova.esempio.doc

Si possono copiate tutti i file contenuti in una directory, ad esempio nella directory
c:\corso\ , utilizzando il carattere sostitutivo*

COPY c:\corso\*.* a:\*.*

DELETE (DEL)

DEL <nome file> seguito dal tasto "Invio" ----> cancella il file specificato e
contenuto nella directory corrente

DEL *.* seguito dal tasto "Invio"----> cancella tutti i file contenuti nella directory
corrente

PRINT

PRINT <nome file> seguito dal tasto "Invio" -----> comanda la stampa del
contenuto del file specificato
FORMAT

FORMAT a: seguito dal tasto "Invio" -----> effettua la formattazione del floppy disk
contenuto nell'unità a.

Attenzione: questa è un'operazione distruttiva dato che tutti i dati contenuti dal
dischetto prima della formattazione saranno perduti dopo tale operazione
WINDOWS 95

Principali caratteristiche:

- E' un sistema operativo, a differenza delle versioni precedenti che dovevano essere
installate dopo avere installato MS-DOS
- E' un prodotto multitasking (multicompito): più applicazioni possono essere
eseguite contemporaneamente.
- E’ dotato di un’interfaccia utente di tipo grafico

Avvio di Windows 95 - Interfaccia utente

Windows 95 si avvia all'accensione del computer; una volta effettuata una serie di
operazioni preliminari, compare a video il desktop (scrivania) vera e propria area di
lavoro su cui è possibile "appoggiare" oggetti, siano essi directory (ora chiamate
cartelle), documenti o ritagli di testi.
L'area del desktop può essere suddivisa in due parti: l'area di lavoro vera e propria e,
alla base dello schermo, la barra delle applicazioni che contiene il pulsante Avvio.

Sul desktop possono essere appoggiati vari oggetti di cui tre icone fondamentali:
Risorse del computer: con un doppio clic del mouse su questa icona si visualizzano le
risorse del computer (tra cui i dispositivi di memoria di massa), e possono essere
gestiti i file
Risorse di rete: si visualizzano le risorse della rete, nel caso il computer sia collegato
in rete
Cestino: è un'area di memoria temporanea ove vengono depositati i file cancellati e
dalla quale possono essere recuperati i file cancellati per errore

Pulsante "Avvio"
Con un clic del mouse su tale pulsante viene attivato un menu contenente alcuni
comandi necessari per lavorare in Windows:
Programmi: visualizza un elenco di programmi che è possibile avviare
Dati recenti: visualizza un elenco di file visualizzati di recente
Impostazioni: visualizza un elenco di impostazioni del sistema che è possibile
modificare
Trova: consente di trovare una cartella, un file, un computer condiviso, un messaggio
di posta elettronica
Guida in linea: Avvia la guida in linea. E' quindi possibile utilizzare un la scheda
Sommario, Indice o Trova per ottenere informazioni su come eseguire un'operazione
in Windows
Esegui: possono essere immessi comandi MS-DOS
Chiudi sessione: arresta il sistema o riavvia il computer o chiude la sessione di lavoro
Il menu Avvio può contenere altri comandi, altre a quelli elencati, a seconda del
computer utilizzato e dalla sua configurazione.

Barra delle applicazioni


Ogni volta che si lancia un programma o si apre una finestra sulla barra delle
applicazioni compare un pulsante che rappresenta quella finestra. Per passare da una
finestra all'altra è sufficiente un clic del mouse sul pulsante corrispondente. Quando si
chiude una finestra cliccando con il tasto sinistro del mouse sul pulsante
contraddistinto dal simbolo X situato in alto a destra nella finestra, il pulsante
corrispondente scompare dalla barra delle applicazioni.
Nella zona più a destra della barra delle applicazioni vi è un rettangolo che costituisce
l'Area messaggi.
In base alle operazioni in corso, sul rettangolo viene visualizzata una serie di
indicatori: l'icona di una stampante indica, ad esempio, un processo di stampa in
corso, quella di una batteria la carica di un computer portatile. All'interno di
quest'area messaggi è inoltre visualizzato l'orologio del sistema.
Per visualizzare o modificare le impostazione di un qualsiasi indicatore è sufficiente
fare doppio clic sull'indicatore stesso.

Caratteristiche della finestra

Una finestra può contenere o l’area di esecuzione di un programma o un elenco dei


file e delle cartelle contenute nella cartella che quella finestra rappresenta (ovvero
l’equivalente in forma grafica dell’elenco dei file e delle directory prodotto dal
comando “DIR” di MS/DOS).

Intestazione Pulsanti

Barra dei menù


Barra degli strumenti

Area di lavoro

Barra di stato

E’ costituita da una prima barra orizzontale in cui compare nella parte sinistra
l’intestazione e nella parte destra tre pulsanti: il primo, contraddistinto dal simbolo
“_”, viene utilizzato per cancellare la finestra mantenendo il pulsante corrispondente
sulla barra delle applicazioni; il secondo, contraddistinto da due rettangoli
sovrapposti, permette di regolare la dimensione della finestra (a tutto schermo o in
dimensione ridotta); il terzo, contraddistinto dal simbolo “X”, serve ad interrompere
l’esecuzione del programma con l’ulteriore effetto di eliminare sia la finestra che il
corrispondente pulsante sulla barra delle applicazioni.
La barra dei menù consente di accedere alle funzioni messe a disposizione da quel
programma o dal sistema operativo, tra le quali generalmente si trovano quelle di
gestione dei file, di definizione modalità di visualizzazione delle informazioni, di
attivazione della guida in linea.
La barra degli strumenti contiene alcune icone che rappresentano le funzioni di più
comune utilizzo del programma.
La barra di stato visualizza le informazioni, i messaggi o le istruzioni che che
l’applicazione fornisce all’utente.

Esecuzione di un programma

Windows 95 fornisce una serie di possibilità per avviare l'esecuzione un programma;


tra queste:

1) Dal menu AVVIO selezionare l'opzione Programmi e, utilizzando il pulsante


sinistro del mouse, selezionare il programma che si vuole avviare

2) Dal menu AVVIO selezionare l'opzione Dati recenti e, dall’elenco che compare,
un documento sul quale si è già lavorato: in tal modo si avvia il programma con cui si
è creato e con cui si può modificare quel documento

3) Dal menù AVVIO selezionare l'opzione Esegui e digitare il percorso ed il nome


del file che avvia il programma

4) Cliccare due volte il pulsante sinistro del mouse sull'icona Risorse del computer
posizionata sul desktop; selezionare l’unità disco in cui è situato il file eseguibile
desiderato e trovare tale file aprendo le cartelle corrispondenti.

5) Creare un'icona di collegamento ad un'applicazione sul desktop cliccando e


trascinando il file eseguibile dalla finestra Risorse del computer o da quella Gestione
delle risorse sul desktop

Appena è stato dato il comando di avvio:


a) si apre la finestra di esecuzione del programma
b) compare sulla barra delle applicazioni il pulsante corrispondente al programma in
esecuzione
Terminare l'esecuzione di un programma

Fare un clic sul pulsante di chiusura (contraddistinto da una X) nell'angolo superiore


destro della finestra di esecuzione di un programma

In alternativa, cliccare con il tasto destro del mouse sul pulsante corrispondente al
programma situato sulla barra delle applicazionie selezionare l’opzione “Chiudi”

Gestione dei file

Come in MS-DOS l'utente può gestire file e directory (cartelle), ovvero effettuare
operazioni di creazione, ridenominazione, cancellazione, spostamento, copiatura,
utilizzando l'interfaccia grafica di Windows 95 invece dei comandi alfanumerici del
DOS.
Anche in questo caso Windows 95 fornisce varie possibilità per effettuare le suddette
operazioni; la soluzione più semplice per i principianti è costituita dalla funzione
"Risorse del Computer", che si lancia mediante un doppio clic sulla corrispondente
icona presente sul desktop; in tal modo si apre una finestra che costituisce una vista
su tutte le unità di memoria di massa utilizzate dal computer oltre che sul pannello di
controllo, le stampanti e sui drive di rete.
Cliccando sui pulsanti situati sulla barra dei menù della finestra o cliccando sulle
icone visualizzate all'interno della finestra si può "navigare" visualizzando l'intero
contenuto del disco.
Altro metodo per gestire i file è quello di utilizzare il programma "Gestione risorse"
che può essere lanciato partendo dal pulsante "Avvio", selezionando l'opzione
"Programmi" e quindi l'indicatore "Gestione Risorse" oppure cliccando con il
pulsante destro del mouse sull'icona "Risorse del computer" e selezionando "Gestione
Risorse"; in tal modo si apre una finestra doppia, nella cui parte sinistra è visualizzato
l'albero delle directory , in quella destra il contenuto della directory selezionata con
un clic del mouse nella parte sinistra.
Cliccando sui quadratini della finestra di sinistra che contengono gli indicatori “+” e
“-“, si può esplodere o ridurre la visualizzazione dell’albero.

Visualizzazione di un file
I file possono essere visualizzati utilizzando icone grandi, icone piccole, elenco o
dettagli; la scelta può essere effettuata a partire dalla barra dei menù selezionando
"Visualizza" e l'opzione desiderata
Per ordinare la disposizione dei file all'interno di una cartella ( per nome, per tipo ,
per data di creazione o per dimensione, scegliendo "Disponi Icone" e selezionando la
scelta desiderata.
Selezionare un gruppo di file o di cartelle
Per raggruppare un insieme di file o di cartelle su cui effettuare successivamente una
stessa operazione, si può:

- effettuare un clic col pulsante sinistro del mouse sul nome o sull'icona del
file per selezionarlo
- tenere premuto il tasto "Shift"(Freccia per le maiuscole sulla tastiera) e fare
un click su un altro file per ottenere una scelta multipla di file contigui
- tenere premuto il tasto "Ctrl" sulla tastiera e fare un clic sul file per
selezionare più file non contigui
- posizionare il cursore del mouse su un'area vuota della finestra della cartella
vicino ai file che si vuole selezionare, tenere premuto il pulsante destro del
mouse per tracciare un'area di selezione intorno ai file

Spostare o copiare file e cartelle


- Aprire le finestre che rappresentano le directory di partenza e di arrivo dei
file da spostare o da copiare; effettuare un'operazione di drag-and-drop
cliccando il tasto sinistro del mouse sul gruppo di file da copiare o da
spostare e, tenendo premuto il tasto, trascinando il gruppo all'interno delle
finestra di destinazione; sono valide le seguenti opzioni:

Sullo stesso drive Tra drive diversi

COPIARE TRASCINARE PREMENDO TRASCINARE


IL TASTO "CTRL"

SPOSTARE TRASCINARE TRASCINARE PREMENDO


IL TASTO "SHIFT"

- All'interno di Gestione Risorse o di Risorse del computer si possono


utilizzare i pulsanti "Taglia", "Copia" ed "Incolla situati sulla barra degli
strumenti.

Rinominare un file od una cartella


Cambiare il nome ad un file o ad una directory è molto semplice:
- cliccare con il pulsante sinistro del mouse sul nome dell'icona che
rappresenta il file e la directory, modificare il nome utilizzando la tastiera,
premere il tasto "Invio"
- in alternativa, selezionare il file e premere il tasto funzione "F2" prima di
digitare il nuovo nome
- in alternativa selezionare il file, cliccare il pulsante destro del mouse,
selezionare l'opzione "Rinomina" dal menù che compare.

Creare una cartella


- In Risorse del computer o in Gestione risorse aprire la cartella in cui si
desidera creare una nuova cartella; scegliere Nuovo dal menu File, quindi
Cartella. La nuova cartella verrà visualizzata con un nome temporaneo.
Successivamente digitare un nome per la nuova cartella, quindi premere il
tasto “INVIO”.

Cancellare file o cartelle


- Con un'operazione di drag-and-drop trascinare il gruppo di file all'interno
del cestino
- Selezionare il file od il gruppo di file cliccandovi sopra con il pulsante
sinistro del mouse e premere il tasto "Canc" sulla tastiera
- Selezionare il file od il gruppo di file cliccandovi sopra con il pulsante
sinistro del mouse , premere il pulsante destro del mouse e scegliere
"Elimina" tra le opzioni che compaiono.

ATTENZIONE: tutti i file cancellati dal disco fisso vanno a finire dal cestino , dal
quale possono essere in un secondo momento recuperati, in caso di errore di
cancellazione, cliccando due volte sull'icona "Cestino" e copiandoli o spostandoli
nella cartella desiderata secondo le modalità precedentemente descritte.

Trovare un file o una directory


Per trovare un file o una directory si può ricorrere alle funzionalità di ricerca di
Windows 95:

- Premere il tasto “Avvio”, selezionare l’opzione “Trova” e quindi “File o


cartelle”; si attiva una finestra di ricerca in cui è possibile definire le opzioni
di ricerca, quali ad esempio una parte del nome del file, la sola estensione,
le dimensioni presunte, la presunta data di ultima modifica.
- Se si sta utilizzando Risorse del computer o gestione risorse si può utilizzare
il tasto “F3” del computer per avviare la ricerca.

Per lavorare in ambiente MS-DOS

1 Fare clic sul pulsante Avvio, quindi scegliere Programmi.


2 Fare clic su Prompt di MS-DOS.
Suggerimenti
- Per visualizzare la barra degli strumenti, fare clic sull'icona di MS-DOS
sulla barra del titolo, quindi scegliere Barra degli strumenti.
- Per passare da uno schermo intero ad una finestra e viceversa, premere
ALT+INVIO.
- Per uscire da MS-DOS, fare clic su o digitare “exit” al prompt dei comandi
premendo poi il tasto “Invio”

Per spegnere il computer

Fare clic sul pulsante Avvio, scegliere Chiudi sessione, quindi selezionare "Arresta il
sistema".

Importante: Non spegnere il computer finché non verrà visualizzato il messaggio "È
ora possibile spegnere il computer".
WINDOWS 98

Windows 98 è la versione aggiornata del sistema operativo Windows 95 entrata in


commercio nell’anno 1998. Non introduce sostanziali novità sia tecniche che
operative rispetto alla versione precedente se non alcune funzionalità di connessione
con Internet Explorer 4.0 che permettono di integrare in un'unica visualizzazione le
risorse locali e quelle basate sul Web.
Altre possibilità fornite dal programma consistono nel poter creare dei canali di
collegamento con Internet che consentono di ricevere il contenuto dei siti preferiti
direttamente sul computer. È quindi possibile leggere le informazioni non in linea in
modo da ridurre i tempi di connessione necessari per il trasferimento dei file e per
accedere a server Web in cui il traffico è particolarmente intenso.
WORD 97
Microsoft Word è un programma di elaborazione testi (Word processing) che
consente di creare in modo rapido lettere, relazioni, promemoria, ed altri tipi di
documento.
Per avviare il programma in Window 95 è necessario cliccare il pulsante “Avvio”,
selezionare “Programmi” e quindi “Microsoft Word”.

Elementi dello schermo di Word

Microsoft Word Pulsanti

Barra dei menù


Barra degli strumenti
(una o più di una)

Area di lavoro
(può contenere più
documenti aperti
contemporaneamente)

Barra di stato
Documento Barre di scorrimento

La barra dei menù comprende i seguenti titoli:

File: Contiene comandi per creare nuovi documenti di testo o per richiamare
documenti già creati, per stampare il documento corrente, per impostare le
dimensioni della pagina, per salvare il documento corrente, per chiudere il documento
corrente.

Modifica: Contiene le funzioni per annullare gli effetti dell’ultimo comando eseguito,
per tagliare copiare ed incollare, per selezionare tutto il testo, per cercare e trovare
una parola od una stringa di testo, per sostituire una stringa ad un’altra stringa di
testo.

Inserisci: Contiene le funzioni di inserimento di interruzioni di pagina e di colonna, d


simboli, di oggetti, di disegni, di note, di didascalie, di immagini, ecc.

Formato: Contiene i comandi per impostare le caratteristiche grafiche del testo e del
paragrafo, le tabulazioni, e per lanciare la formattazione automatica del testo.
Strumenti: Contiene le funzioni di controllo ortografico, di riassunto automatico del
documento, un vocabolario dei sinonimi, di correzione automatica, di conteggio delle
parole, di gestione di buste ed etichette, di personalizzazione della barra degli
strumenti, di definizione delle opzioni per l’ambiente di lavoro.

Tabelle: contiene una serie di comandi per creare e gestire tabelle all’interno del
testo.

Finestra: consente di porre in primo piano un documento tra tutti quelli con cui si sta
lavorando.

? : consente di attivare la guida in linea.

La barra degli strumenti contiene piccole icone cliccando sulle quali è possibile
attivare quelle funzioni di più frequente utilizzo da parte degli utenti. Utilizzando il
comando “Personalizza” del menù Strumenti è possibile attivare
contemporaneamente più barre degli strumenti e modificarne il contenuto attivando le
icone corrispondenti alle funzioni desiderate o non facendo comparire quelle di cui si
prevede un meno frequente utilizzo. L’insieme delle funzioni che è possibile attivare
tramite icone è quindi totalmente personalizzabile da parte dell’utente.

Tramite le barre di scorrimento orizzontale e verticale è possibile sfogliare il testo o


visualizzarlo nel modo desiderato.

Nella barra di stato vengono visualizzate informazioni riguardanti il documento, ad


esempio il numero di pagina, il numero di riga e di colonna in cui è posizionato il
cursore.

Creazione di un nuovo documento

Un nuovo documento si crea automaticamente quando viene lanciato il programma


Word. Nel caso si stia già lavorando con il programma è possibile creare un nuovo
documento mediante l’opzione “Nuovo” del menù “File” o cliccando sull’icona della
barra degli strumenti che raffigura un foglio bianco.

Salvataggio di un documento con cui si sta lavorando

Si può salvare il documento mantenendone il nome ed il percorso di destinazione


utilizzando l’opzione “Salva” del menù “File” o cliccando sull’icona della barra degli
strumenti che raffigura un floppy disk o premendo contemporaneamente i tasti
“Shift” ed “F12”.
Si può inoltre utilizzare l’opzione “Salva con nome” del menù “File” per salvare il
documento con un nome e/o in un formato diverso o per cambiare la cartella o l’unità
di memorizzazione del file.
Riutilizzo di un documento esistente

Per lavorare con un documento esistente, si può aprirlo utilizzando l’opzione “Apri”
del menù “File”, attivando una finestra di ricerca; lo stesso effetto si può ottenere
premendo contemporaneamente i tasti “Ctrl” ed “F12” sulla tastiera o cliccando
sull’icona della barra degli strumenti che raffigura una cartella gialla aperta. Commento [ALX1]:

Stampa ed anteprima di stampa

Per stampare un documento si può cliccare l’icona della barra degli strumenti
raffigurante una stampante; tale comando produce la stampa dell’intero documento,
senza la possibilità di introdurre delle opzioni di stampa.
Alternativamente si può utilizzare l’opzione “Stampa” del menù “File” o premere
contemporaneamente i tasti “Ctrl” “Shift” ed “F12”: in tal modo si attiva una finestra
in cui è possibile impostare alcune opzioni di stampa quali la scelta della stampante,
la selezione delle pagine da stampare, il numero di copie.
Prima di lanciare una stampa, per verificare sul video l’effettivo aspetto che avrà il
documento stampato, è possibile utilizzare l’opzione “Anteprima di stampa” del
menù “File”, o premere l’icona della barra degli strumenti raffigurante un foglio
bianco cui è sovrapposta una lente di ingrandimento.

Chiusura di un documento attivo

Per chiudere un documento attivo, si deve porre in primo piano quel documento e
selezionare l’opzione “Chiudi” del menù “File”.

Digitazione del testo e spostamenti all’interno del documento

Dopo avere aperto un documento di Word, è possibile iniziare subito a digitare il


testo. Quando il testo raggiunge la fine della riga va a capo automaticamente.
Per terminare un paragrafo ed iniziarne un altro si deve premere il tasto “Invio”.
Per spostarsi all’interno del documento è possibile utilizzare la tastiera premendo i
tasti di direzione (“←”;”↑”;”→”;”↓”), i tasti “Pag↑” e “Pag↓”, i tasti “Inizio” e
“Fine” per posizionarsi all’inizio o al termine della riga; premendo
contemporaneamente i tasti “Ctrl” ed “Inizio” si posiziona il cursore all’inizio del
documento, mentre con i tasti ”Ctrl” e “Fine” lo si posiziona al termine dello stesso.
Per spostarsi è inoltre possibile utilizzare le barre di scorrimento ed il mouse.

Selezione di una parte del testo

Talvolta è utile selezionare una parte di testo per applicare ad un insieme di righe o di
parole o all’intero documento uno stesso comando (ad esempio cancellazione o
spostamento di una parte del testo, modifica del tipo o della dimensione del carattere
ecc.) .
Per selezionare l’intero documento si può utilizzare l’opzione “Seleziona tutto” del
menù “Modifica” oppure premere contemporaneamente il tasto “Ctrl” e il tasto “5”
del tastierino numerico.
Per selezionare una parte del testo è possibile posizionare il cursore alla sinistra delle
prima parola che si vuole comprendere nella selezione e, tenendo premuto il pulsante
sinistro del mouse, trascinare il cursore fino ad evidenziare tutta la zona desiderata; in
alternativa, è possibile utilizzare la tastiera tenendo premuto il tasto “Shift” e
utilizzando i tasti di spostamento.
Per selezionare una parola si deve cliccare due volte con il pulsante sinistro del
mouse sulla parola desiderata; per selezionare una riga si deve posizionare il cursore
del mouse sulla parte bianca del foglio alla sinistra della riga desiderata e cliccare una
volta con il tasto sinistro del mouse; allo stesso modo, ma cliccando due volte, si
seleziona l’intero paragrafo.

Eliminazione del testo

Per eliminare solo alcuni caratteri si possono utilizzare i tasti “Canc” e “Backspace”.
Per sovrascrivere una parte di testo si può cliccare due volte con il tasto sinistro del
mouse sul tasto “SSC” della barra di stato, procedere alla sovrascrittura e cliccare due
volte sul tasto “SSC”.
Per eliminare una porzione di testo la si deve selezionare e quindi premere il tasto
“Canc” sulla tastiera o, in alternativa, selezionarla e utilizzare l’opzione “Taglia” del
menù “Modifica” o l’icona della barra degli strumenti raffigurante una forbice3.

Inserimento di testo

Per inserire testo in una posizione desiderata è sufficiente posizionare il cursore nella
posizione desiderata ed iniziare a digitare nuovo testo.

Spostamento di testo

Per spostare una porzione di testo in un’altra parte del documento si deve selezionare
la parte di testo desiderata, cliccare con il tasto sinistro del mouse all’interno dell’area
evidenziata e trascinare la selezione, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse
fino alla destinazione desiderata.
Per spostare una porzione di testo da un documento all’altro o tra un’applicazione ed
un’altra è possibile utilizzare i comandi “Taglia” e “Incolla”: si evidenzia il testo da
spostare, si usa il comando “Taglia”, si posiziona il cursore nel punto dell’altro
documento in cui si vuole spostare il testo e si utilizza il comando “Incolla”.

3
Il comando “Taglia” non elimina definitivamente il testo selezionato ma lo posiziona in un’area di memoria
temporanea da cui può essere recuperato utilizzando il comando “Incolla”
Copia del testo

Per copiare una porzione di testo la si seleziona, si utilizza il comando “Copia”


(all’interno del menù Modifica o l’icona corrispondente sulla barra degli strumenti),
si posiziona il cursore nel punto in cui si vuole copiare il testo e si lancia il comando
“Incolla”.

Modifica dell’aspetto del testo

Per creare documenti dalle caratteristiche e dall’aspetto voluto MS Word mette a


disposizione una serie di strumenti specifici.

Caratteri: utilizzando l’opzione “Carattere” del menù “Formato” è possibile


impostare varie caratteristiche dei caratteri utilizzati nel documento: il tipo, lo stile
(grassetto, sottolineato, corsivo), il colore, la dimensione, gli effetti, la spaziatura, la
posizione.
Tali parametri sono impostabili utilizzando le apposite icone situate nella barra degli
strumenti (barra “formattazione”)

Dimensioni della pagina: utilizzando l’opzione “Imposta pagina” del menù “File” è
possibile impostare le dimensioni orizzontali e verticali della pagina, le dimensioni
dei margini, l’orientamento del foglio, le dimensioni delle zone del foglio riservate
all’intestazione e al piè di pagina.

Allineamento orizzontale del testo: per allineare a sinistra, allineare a destra, centrare
o giustificare una porzione di testo selezionata è necessario utilizzare i corrispondenti
4 pulsanti della barra degli strumenti.

Tabulazioni: per definire la posizione delle tabulazioni è possibile utilizzare


l’omonima opzione del menù “Formato”

Elenchi puntati e numerati: Accedendo all’omonima opzione del menù “Formato” è


possibile impostare la struttura di un elenco puntato e/o numerato scegliendo tra varie
soluzioni proposte

Evidenziatore: per evidenziare una parte del testo (così come con un normale
pennarello) è possibile selezionare la parte desiderata e utilizzare l’apposita icona
della barra degli strumenti.

Rientri e spaziatura: è possibile modificare rientri e spaziatura di un paragrafo


selezionando l’insieme dei paragrafi cui applicare tali parametri, selezionando
l’opzione “Paragrafo” del menù “Formato” e definendo i valori desiderati. E’ inoltre
possibile ridurre o aumentare i rientri di un paragrafo utilizzando l’apposito pulsante
sulla barra degli strumenti.
Numeri di pagina: è possibile definire le opzioni per l’inserimento o meno dei numeri
di pagina utilizzando l’omonima opzione del menù “Inserisci”; nella prima finestra
attivata è possibile definire la posizione orizzontale e verticale del numero di pagina,
e la presenza del numero sulla prima pagina; selezionando poi il pulsante “Formato”
è possibile poi definire il formato numerico, il numero da assegnare alla prima
pagina, l’eventuale numerazione dei paragrafi.

Interruzione di pagina: è possibile comandare il passaggio ad una nuova pagina,


inserendo un’interruzione, selezionando l’opzione “Interruzione” del menù
“Inserisci”.

Nota: e’ possibile inserire una nota ad integrazione del testo digitato selezionando
l’omonima opzione del menù “Inserisci”; si deve poi precisare la posizione della nota
(alla fine della pagina o del documento), e la possibilità di numerare automaticamente
o autonomamente le note inserite. Utilizzando nella stessa finestra il pulsante
“Opzioni”, è poi possibile definire la posizione delle note all’interno delle pagina.

Intestazione e piè di pagina: Selezionando l’omonima opzione del menù “Visualizza”


è possibile modificare il contenuto di due aree che verranno stampate all’inizio ed
alla fine di ogni foglio; in particolare, è possibile inserire il numero di pagina, la data
e l’ora corrente, l’autore dell’ultimo salvataggio, la data di creazione del file, la data
dell’ultima stampa ecc.

Tabelle: e’ possibile utilizzare tabelle per creare colonne di dati, utili ad esempio per
un elenco dei numeri di telefono, di fatture oppure per i dati di un catalogo. Le celle
della tabella mantengono allineati i dati indipendentemente dalle modifiche apportate
al testo.
Per creare una tabella si seleziona l’opzione “Inserisci tabella” dall’apposito menù,
quindi si specifica il numero di linee e di colonne desiderato; utilizzando le altre
opzioni del menù “Tabella” è possibile variarne la forma e le dimensioni.

Oggetti: utilizzando le opzioni del menù inserisci è possibile introdurre all’interno del
documento oggetti di varia natura quali ad esempio immagini ClipArt, messaggi
audio, filmati, altri documenti, video clip.

Disegni: Nella barra degli strumenti “Disegno” sono disponibili strumenti che
consentono di disegnare, gestire e formattare oggetti di disegno di qualunque tipo.
Per visualizzare la barra degli strumenti, fare clic su Disegno sulla barra degli
strumenti Standard.
Facendo clic su un pulsante della barra degli strumenti che include una freccia
triangolare, verrà visualizzato un menu. È possibile creare automaticamente una vasta
gamma di forme utilizzando gli strumenti Forme sulla barra degli strumenti Disegno.
Nel menu Forme sono disponibili diverse categorie di forme. Oltre alle linee, è
possibile utilizzare forme di base, frecce, elementi di un diagramma di flusso, stelle e
intestazioni.
Per disegnare una forma, fare clic su Forme, selezionare una categoria e quindi
fare clic sulla forma desiderata. Fare clic nel documento per aggiungere la forma con
le dimensioni predefinite oppure trascinare il puntatore del mouse fino a ottenere le
dimensioni desiderate.È possibile convertire una forma in un'altra. Selezionare la
forma che si desidera modificare, fare clic su Disegno sulla barra degli strumenti
Disegno, scegliere Trasforma oggetto selezionato e quindi selezionare la nuova
forma. Tutte le forme hanno quadratini di ridimensionamento e alcune sono dotate
anche di uno o più quadratini di modifica. Trascinare i quadratini per ridimensionare
o modificare una forma.
EXCEL 97

Cos’è un foglio di calcolo

Un foglio di calcolo (o spreadsheet o foglio elettronico) è un programma applicativo


per la produttività individuale che permette di gestire qualsiasi insieme di dati che sia
rappresentabile sotto forma di tabella.

Le principali caratteristiche di un foglio di calcolo sono:


- possibilità di rendere più rapide alcune operazioni di calcolo applicando,
con un semplice comando, la stessa formula ad un elevato numero di dati
- possibilità di effettuare simulazioni ovvero, una volta impostato una
determinata procedura di calcolo, valutare in tempo reale i risultati di tale
operazione variando i dati di partenza
- rappresentazione in forma tabellare di insiemi di dati

Struttura di un foglio di calcolo

Tutti i dati gestiti da un foglio di calcolo sono organizzati in forma di tabella; si


utilizza una struttura a griglia, forma con la quale il foglio di calcolo rappresenta la
tabella di base, che è costituita dall’intersezione di righe e colonne .
Le caselle individuate dall’intersezione tra righe e colonne vengono dette “celle”; le
colonne vengono identificate in modo univoco dalle lettere dell’alfabeto inglese: le
prime ventisei lettere sono individuate di una sola lettera, dalla A alla Z, le successive
dalla combinazione di due lettere, AA, AB, AC e così via.
Le righe si identificano invece con un numero progressivo.

Le celle sono caratterizzate da un indirizzo, da un contenuto e da un formato.

L’indirizzo identifica in modo univoco la cella ed è dato dalla combinazione tra la


lettera relativa alla colonna e dal numero relativo alla riga in cui la cella si trova: ad
esempio, l’unica cella che si trova nella colonna individuata dalla lettera C e nella
riga individuata dal numero 12 ha indirizzo C12.
E’ inoltre possibile identificare un gruppo di celle attribuendo loro una combinazione
di indirizzi; ad esempio:
- il gruppo di celle situato sulla stessa colonna C e nelle righe che vanno dalla
4 alla 10 sono identificate dalla combinazione di indirizzi C4:C10
- il gruppo di celle situato sulla stessa riga 3 e nelle colonne che vanno dalla
D alla P sono identificate dalla combinazione di indirizzi D3:P3
- il gruppo di celle rettangolare situato tra le colonne C ed E e tra le righe 4 e
7 è identificato dalla combinazione di indirizzi C4:D7.
Il contenuto di una cella può essere un dato od una formula; il dato può essere di tipo
numerico, testo o logico; la formula può essere paragonata ad una formula
matematica composta da operatori ed operandi:
- gli operandi sono quelli tipici delle operazioni matematiche (+, -, *, /, =) o
funzioni, strumenti di calcolo forniti dal programma che consentono di
effettuare automaticamente operazioni di tipo decisionale od esecutivo o
che restituiscono dei valori;
- gli operatori sono dati o riferimenti a celle di dati: nel momento in cui
voglio utilizzare in una formula un dato contenuto in una cella del foglio di
calcolo, utilizzo l’indirizzo di quella cella.

Ogni formula comincia con il segno = e, una volta completata dall’utente la sua
digitazione premendo il tasto “Invio”, sulla cella corrispondente compare non tanto la
formula quanto il dato da essa prodotto.

Esempio
Se all’interno della cella B1 viene inserito il dato numerico 25, all’interno della cella
B2 viene inserito il dato numerico 15 e all’interno della cella C2 viene digitata la
formula =B1+B2, sulla cella C2 viene visualizzato il valore 40 dato che come
operatori sono stati inseriti i riferimenti alle celle B1 e B2.

Il formato della cella è definito dalle specifiche grafiche con cui si vuole
rappresentare il dato contenuto nella cella o il risultato della formula inserita nella
cella; alcune di queste specifiche sono:

- le dimensioni, il tipo, il colore del carattere utilizzato


- le dimensioni della cella
- l’allineamento dei caratteri all’interno della cella
- il formato dei dati di tipo numerico (migliaia, valuta, decimali, data, ecc.)
- il bordo della cella .
Elementi dello schermo di Excel

Microsoft Excel – Cartel2 Pulsanti


File Modifica Visualizza Inserisci Formato Strumenti Dati Finestra ?
Barra dei menù
C5
A B C D
1
C5
Barra degli strumenti
2 (una o più di una )
3
4
5 Barra della formula
6
7
8
9
10
Barre di
scorrimento
Riferimenti delle selezione
(colonna e riga)

La barra dei menù comprende i seguenti titoli:

File: Contiene comandi per creare nuovi fogli di calcolo o per richiamare quelli già
creati, per stampare, per impostare le dimensioni della pagina, per salvare e per
chiudere il foglio di calcolo corrente.

Modifica: Contiene le funzioni per annullare gli effetti dell’ultimo comando eseguito,
per tagliare copiare ed incollare, gli effetti di riempimento per copiare quanto
contenuto nella prima cella di una selezione a destra, in basso, a sinistra, in alto, per
creare delle serie di numeri, per cercare e trovare e sostituire un numero od una
stringa di testo, per cancellare parti di un foglio di calcolo.

Visualizza: contiene varie opzioni per visualizzare il foglio di calcolo o parte del
foglio di calcolo, le barre degli strumenti, la barra della formula, la barra di stato,
l’intestazione ed il piè di pagina e per impostare il valore dello zoom di
visualizzazione del testo.

Inserisci: Contiene le funzioni di inserimento di celle, righe, colonne, grafici,


interruzioni di pagina, funzioni, oggetti e disegni.
Formato: Contiene i comandi per impostare le caratteristiche grafiche e di formato
del foglio di calcolo, delle celle, delle righe e delle colonne e per lanciare la
formattazione automatica del testo.

Strumenti: Contiene le funzioni di controllo ortografico, di correzione automatica, di


richiamo e di creazione di macro, di protezione da inserimenti accidentali di parti del
foglio di calcolo, di personalizzazione della barra degli strumenti, di definizione delle
opzioni per l’ambiente di lavoro.

Dati: contiene alcuni funzioni per la gestione di gruppi di dati, di ordinamento delle
righe in base ai valori contenuti in una o più colonne, di filtro dei dati di caricamento
di dati esterni.

Finestra: consente di porre in primo piano un documento tra tutti quelli con cui si sta
lavorando, di suddividere il foglio di calcolo in più finestre, di bloccare lo
scorrimento delle prime righe o colonne.

? : consente di attivare la guida in linea.

Creazione di una nuova cartella di foglio di calcolo

Una nuova cartella, ovvero un nuovo gruppo di fogli di calcolo, si crea


automaticamente quando viene lanciato il programma Excel. Si effettua la scelta del
foglio con cui si vuole lavorare, nell’ambito della cartella aperta, utilizzando i tasti in
basso a sinistra sulla barra di scorrimento. Nel caso si stia già lavorando con il
programma è possibile creare una nuova cartella mediante l’opzione “Nuovo” del
menù “File” o cliccando sull’icona della barra degli strumenti che raffigura un foglio
bianco.

Aggiunta ed eliminazione di un foglio ad una cartella

E’ possibile aggiungere un nuovo foglio ad una cartella attiva utilizzando l’opzione


“Foglio di lavoro” del menù “Inserisci”, e di eliminarne uno esistente utilizzando
l’opzione “Elimina foglio” del menù “Modifica”

Salvataggio di un foglio di calcolo con cui si sta lavorando

Si può salvare il documento mantenendone il nome ed il percorso di destinazione


utilizzando l’opzione “Salva” del menù “File” o cliccando sull’icona della barra degli
strumenti che raffigura un floppy disk o premendo contemporaneamente i tasti
“Shift” ed “F12”.
Si può inoltre utilizzare l’opzione “Salva con nome” del menù “File” per salvare il
foglio di calcolo con un nome e/o in un formato diverso o per cambiare la cartella o
l’unità di memorizzazione del file.

Riutilizzo di un foglio di calcolo esistente

Per lavorare con un foglio di calcolo esistente, si può aprirlo utilizzando l’opzione
“Apri” del menù “File”, attivando una finestra di ricerca; lo stesso effetto si può
ottenere premendo contemporaneamente i tasti “Ctrl” ed “F12” sulla tastiera o
cliccando sull’icona della barra degli strumenti che raffigura una cartella gialla
aperta.

Stampa ed anteprima di stampa

Per stampare un foglio di calcolo si può cliccare l’icona della barra degli strumenti
raffigurante una stampante tale comando produce la stampa della sola area del
foglio di calcolo precedentemente impostata mediante selezione
dell’insieme di celle di interesse e utilizzo del comando “Area di stampa- Imposta”
del menù “File”.
Alternativamente si può utilizzare l’opzione “Stampa” del menù “File” o premere
contemporaneamente i tasti “Ctrl” “Shift” ed “F12”: in tal modo si attiva una finestra
in cui è possibile impostare alcune opzioni di stampa quali la scelta della stampante,
la selezione delle pagine da stampare, il numero di copie.
Prima di lanciare una stampa, per verificarne sul video l’effettivo aspetto, è possibile
utilizzare l’opzione “Anteprima di stampa” del menù “File”, o premere l’icona della
barra degli strumenti raffigurante un foglio bianco cui è sovrapposta una lente di
ingrandimento.

Chiusura di una cartella di fogli di calcolo attiva

Per chiudere una cartella attiva la si deve porre in primo piano e selezionare l’opzione
“Chiudi” del menù “File”.

Digitazione dei dati e spostamenti all’interno del foglio di calcolo

Per spostarsi all’interno del foglio di calcolo è possibile utilizzare la tastiera


premendo i tasti di direzione (“←”;”↑”;”→”;”↓”), i tasti “Pag↑” e “Pag↓”; è inoltre
possibile utilizzare le barre di scorrimento ed il mouse.
Per inserire un dato od una formula all’interno di una cella ci si deve posizionare con
il cursore (rettangolo con il bordo evidenziato) al di sopra di quella cella, digitare il
dato od il testo della formula e premere il tasto “Invio”.
Selezione di una parte del foglio di calcolo

Talvolta è utile selezionare una parte del foglio di calcolo per applicare ad un insieme
di celle, di righe, di colonne uno stesso comando.
Per selezionare un insieme di celle si può cliccare con il tasto sinistro del mouse su
una cella situata ad un estremità del gruppo e, tenendolo premuto, muovere il mouse
fino ad evidenziare tutta l’area desiderata; si può effettuare la stessa operazione
premendo contemporaneamente i tasti “Shift” ed i tasti di direzione della tastiera.
Per selezionare una riga od una colonna si può cliccare con il tasto sinistro del mouse
sul corrispondente indicatore (A, B, C, …. Oppure 1, 2, 3, …..)

Cancellazione del contenuto delle celle

Per cancellare il contenuto di una cella ci si può posizionare al di sopra e premere la


barra spaziatrice.
Per cancellare il contenuto di un insieme di celle le si seleziona e si preme il tasto
“Canc”.

Inserimento ed eliminazione di righe e colonne

Per inserire righe e colonne all’interno di una parte del foglio già compilato si deve
posizionare il cursore al di sotto della posizione in cui si vuole inserire la riga o alla
destra della posizione in cui si vuole inserire la colonna, quindi utilizzare le opzioni
“Riga” o “Colonna” del menù “Inserisci”.

Spostamento e copia del contenuto di una cella

Per spostare il contenuto di una cella in un’altra cella si deve selezionare la cella di
partenza, posizionare la freccia del mouse sul bordo del cursore rettangolare, cliccare
il tasto sinistro del mouse e, mantenendolo premuto, trascinare il cursore rettangolare
fino alla cella di arrivo rilasciando poi il tasto del mouse.
Per copiare il contenuto della cella, invece che spostarlo, è sufficiente tenere premuto
il tasto “Ctrl” durante il trascinamento.
Procedura perfettamente analoga vale per un gruppo di celle, posizionando la freccia
del mouse sul bordo della selezione.

Immissione di formule per i calcoli - Funzioni

Le formule rappresentano una valida alternativa alla calcolatrice per eseguire calcoli
sui dati numerici del foglio di lavoro. Per digitare qualsiasi formula, digitare
innanzitutto il segno di uguale (=); è poi possibile immettere i valori direttamente
nella formula, digitando ad esempio =1+2+3 e premere il tasto “Invio2 per
visualizzare il risultato. E’ inoltre possibile utilizzare come dati quelli contenuti in
altre celle immettendo nella formula i corrispondenti indirizzi di cella. La formula
=C1+D5+H7 consente ad esempio di sommare i valori contenuti nelle tre celle
indicate.
MS Excel mette inoltre a disposizione funzioni, ovvero formule predefinite, che è
possibile utilizzare autonomamente o all’interno di formule più complesse.

I gruppi di funzioni forniti dal programma sono:


- funzioni finanziarie
- funzioni di data e di ora
- funzioni matematiche e trigonometriche
- funzioni statistiche
- funzioni di ricerca e di riferimento
- funzioni di database
- funzioni per la gestione di testo
- funzioni logiche
- funzioni informative

Il programma fornisce inoltre all’utilizzatore un potente strumento informativo che


permette di scegliere la funzione desiderata: utilizzando l’opzione “Funzione” del
menù “Inserisci” viene attivata una finestra con due riquadri: nel primo è possibile
individuare in quale gruppo di funzioni si deve ricercare quella desiderata, nel
secondo si può scorrere l’elenco delle funzioni appartenenti a quel gruppo
visualizzando di volta in volta la sintassi relativa a quella funzione e una descrizione
degli effetti da essa prodotti.

Modifica dell’aspetto del testo

MS Excel fornisce una serie di strumenti per modificare l’aspetto delle celle e la
rappresentazione dei dati in esse contenuti.

Utilizzando l’opzione “Celle” del menù “Formato” è possibile specificare:


- le caratteristiche del numero (valuta, decimali, data ora, frazione ecc.)
- l’allineamento orizzontale e verticale del dato visualizzato ,l’orientamento
ed il controllo del testo
- le caratteristiche del carattere: il tipo, lo stile, le dimensioni, il colore, gli
effetti
- il bordo della cella
- l’ombreggiatura ed il colore della cella
- la protezione dei dati contenuti nella cella da modifiche accidentali

Utilizzando l’opzione “Riga” del menù “Formato” è possibile specificare:


- L’altezza delle riga
- L’adattamento automatico dell’altezza della riga in funzione delle
dimensioni dei dati contenuti nelle celle della riga stessa
- La visualizzazione o meno dei dati in essa contenuti
Utilizzando l’opzione “Colonne” del menù “Formato” è possibile specificare:
- La larghezza della colonna
- L’adattamento automatico della larghezza della colonna in funzione delle
dimensioni dei dati contenuti nelle celle della stesso
- La visualizzazione o meno dei dati in essa contenuti

Copia delle formule – Creazione di serie di dati

Spesso risulta necessario utilizzare in celle adiacenti di una stessa riga o di una stessa
colonna la stessa formula, in cui gli operatori sono indirizzi di celle diverse.

A B C D E
1 VOTO 1 VOTO2 VOTO 3 MEDIA
2 BIANCHI 22 25 27
3 ROSSI 30 22 25
4 NERI 18 24 22

Con riferimento all’esempio della tabella, si vogliano calcolare nella colonna E le


medie dei tre voti riportati dagli studenti indicati nella colonna A; per far ciò è
necessario inserire nelle formule nelle tre celle della colonna E, rispettivamente:

- =(B2+C2+D2)/3 nella cella E2


- =(B3+C3+D3)/3 nella cella E3
- =(B4+C4+D4)/3 nella cella E4.

Risulta chiaro che, nel caso di una normale classe, l’inserimento di trenta formule in
30 caselle è un operazione noiosa e richiede un discreto impiego di tempo.
E’ invece possibile procedere nel seguente modo:

- inserire la prima formula nella cella E2


- selezionare le tre celle E2, E3, E4
- utilizzare l’opzione “In basso” della voce “Effetti di riempimento” del menù
“Modifica”

In tal modo viene ricopiata nelle altre due celle la formula contenuta nella cella E2 e
vengono aggiornati automaticamente gli indirizzi di riferimento di tale formula.
Sempre accedendo alla voce “Effetti di riempimento” del menù “Modifica” è
possibile utilizzare le opzioni “ a destra”, “a sinistra”, “in alto” ove a variare è la
posizione della cella contenente la formula da ricopiare nell’ambito delle celle
selezionate.
E’ possibile inoltre creare automaticamente delle serie di numeri o di date senza
dover inserire automaticamente i valori ad uno ad uno; ad esempio, se voglio inserire
nelle prime cento celle della riga 1 i valori che vanno da 1 a 100 posso operare nel
seguente modo:
- inserisco nella cella A1 il valore 1
- seleziono le cento celle della riga
- utilizzo l’opzione “Serie” della voce “Effetti di riempimento” del menù
“Modifica” specificando il valore 1 come valore di incremento

Stessa procedure va utilizzata per creare serie di date, precisando come valore di
incremento “Giorno”, “Giorno feriale”, “Mese” od “Anno”

Funzioni

Sarebbe impossibile in questa sede definire l’elenco di tutte le funzioni fornite da MS


Excel specificandone l’effetto, la sintassi, gli esempi di utilizzo; a tale scopo si
rimanda al manuale operativo del programma o alla guida in linea che è possibile
attivare utilizzando il programma, che risulta estremamente dettagliata a riguardo.
Si vuole tuttavia riportare, a titolo di esempio, la descrizione di alcune funzioni di
comune utilizzo:

SOMMA
Somma tutti i numeri presenti in un intervallo di celle.

Sintassi
SOMMA(num1;num2; ...)
SOMMA (cellain:cellafin)
Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti di cui si desidera il valore totale o somma.
Cellain e cellafin sono la prima e l’ultima celle di un intervallo di celle di cui si vuole
calcolare la somma dei valori contenuti

MEDIA
Restituisce la media aritmetica degli argomenti.

Sintassi
MEDIA(num1; num2; ...)

Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti numerici di cui si desidera calcolare la


media; gli argomenti devono essere numeri o nomi, matrici oppure riferimenti che
contengono numeri.
Se una matrice o un riferimento contiene testo, valori logici o celle vuote, tali valori
verranno ignorati. Le celle contenenti il valore zero verranno invece incluse nel
calcolo.

SE
Restituisce un valore se la condizione specificata ha valore VERO e un altro valore se
essa ha valore FALSO.
Utilizzare la funzione SE per eseguire dei test condizionali su valori e formule.
Sintassi

SE(test;se_vero;se_falso)

Test è un valore o un'espressione qualsiasi che può dare come risultato VERO o
FALSO; se_vero è il valore che viene restituito se test è VERO. Se test è VERO e se
se_vero è omesso, verrà restituito il valore VERO. Se_vero può anche essere un'altra
formula.
Se_falso è il valore che viene restituito se test è FALSO. Se test è FALSO e se
se_falso è omesso, verrà restituito il valore FALSO. Se_falso può anche essere
un'altra formula.

Esempio
Nel seguente esempio, se il valore contenuto nella cella A10 è 100, test sarà VERO e
verrà calcolata la somma di tutti i valori contenuti nell'intervallo B5:B15. In caso
contrario, test sarà FALSO e verrà restituita la stringa vuota, in modo che la cella
contenente la funzione SE diventi una cella vuota.

SE(A10=100;SOMMA(B5:B15);"")

ARROTONDA
Arrotonda un numero ad un numero specificato di cifre.

Sintassi
ARROTONDA(num;num_cifre)

Num è il numero che si desidera arrotondare.


Num_cifre specifica il numero di cifre a cui si desidera arrotondare num.

· Se num_cifre è maggiore di 0 (zero), num verrà arrotondato al numero di


decimali specificato.
· Se num_cifre è uguale a 0, num verrà arrotondato all'intero più vicino.
· Se num_cifre è minore di 0, num verrà arrotondato a sinistra della virgola.

Esempi
ARROTONDA(2,15; 1) è uguale a 2,2
ARROTONDA(2,149; 1) è uguale a 2,1
ARROTONDA(-1,475; 2) è uguale a -1,48
ARROTONDA(21,5; -1) è uguale a 20
Grafici

È possibile visualizzare in un grafico i dati di Microsoft Excel. I grafici sono collegati


ai dati del foglio di lavoro da cui sono stati creati e vengono aggiornati quando tali
dati vengono modificati.

Creare un grafico

È possibile creare un grafico incorporato o un foglio grafico4 nel seguente modo:

- Selezionare le celle contenenti i dati che si desidera rappresentare nel


grafico; se si desidera visualizzare nel grafico le etichette di riga e di
colonna, includere nella selezione le celle che le contengono.
- Fare clic sul pulsante Autocomposizione Grafico sulla barra degli strumenti
- Seguire le istruzioni riportate in Autocomposizione Grafico.

Il primo passaggio consiste nello scegliere il tipo di grafico più adatto a rappresentare
i dati selezionati; si può scegliere tra tipi standard e tipi personalizzati.

4
Un grafico incorporato è un oggetto posto su un foglio di lavoro e salvato insieme a quest'ultimo al momento del
salvataggio della cartella di lavoro; un foglio grafico è un foglio di una cartella di lavoro contenente solo un grafico.
Entrambi i tipi di grafico sono collegati ai dati del foglio di lavoro e vengono aggiornati in seguito alla modifica dei dati
di quest'ultimo.
Premendo il pulsante “Avanti” si attiva una seconda finestra in cui è possibile
precisare se i dati selezionati devono essere rappresentati per riga o per colonna ed
aggiungere od eliminare nuove serie al grafico.

Premendo ancora il pulsante “Avanti” si attiva una terza finestra in cui è possibile
precisare:
- il titolo del grafico e le intestazioni degli assi;
- la possibilità di rappresentare o meno gli assi;
- l’utilizzo o meno di griglie parallele all’asse orizzontale e verticale
- la visualizzazione o meno della legenda e la sua posizione sul grafico
- la rappresentazione o meno dei valori dei dati di fianco agli oggetti che li
rappresentano
- la rappresentazione o meno della tabella dei dati di fianco al grafico.

Premendo nuovamente il pulsante “Avanti” si attiva una quarta finestra nella quale si
precisa se si vuole creare un grafico incorporato od un foglio grafico; a questo punto ,
premendo il pulsante “Fine” si crea il grafico secondo le opzioni specificate.

Una volta creato il grafico è possibile modificare tutte le impostazioni posizionandosi


con la freccia-cursore del mouse sulla parte del grafico che si desidera modificare e:

- o cliccare due volte il tasto sinistro del mouse attivando in tal modo la
finestra di variazione delle impostazioni della zona desiderata
-
- o cliccando una volta il tasto destro del mouse attivando una finestra di
menù dalla quale si può scegliere l’opzione desiderata.

In alternativa è possibile utilizzare le opzioni della finestra di menù di titolo


“Grafico” che compare sulla barra dei menù al posto della finestra “dati” quando si
sta lavorando all’interno del grafico.
ARCHIVI DI DATI E DATABASES

Il ruolo fondamentale svolto da un sistema di elaborazione dei dati è la gestione delle


informazioni. Le informazioni sono raggruppate, organizzate e strutturate in entità
chiamate archivi.
In molte situazioni quotidiane gli archivi sono organizzati in forma cartacea,
soluzione non ottimale sia per quanto riguarda la velocità di ricerca delle
informazioni che per lo svolgimento di operazioni di raggruppamento di informazioni
situate su archivi diversi o per operazioni di calcolo, problemi che vengono
facilmente risolti utilizzando un archivio informatico.
Un tipico archivio cartaceo è costituito da un contenitore (schedario), da delle schede
ognuna delle quali raccoglie tutte le informazioni relative all’oggetto da archiviare;
tali informazioni sono organizzate in modo strutturato, dal momento che ogni scheda
contiene delle caselle intestate, che definiscono l’informazione da inserire, e la zona
del foglio in cui dovrà essere inserita quell’informazione.
Esiste un completo parallelismo tra un archivio su supporto cartaceo ed un archivio
informatico:

CONTENITORE FILE
SCHEDE RECORD
CASELLE CAMPI

Un file di dati è un insieme di dati tra loro omogenei ed aventi la stessa struttura; un
record è l’insieme di tutti i dati relativi all’oggetto di cui si sta effettuando
l’archiviazione, il campo individua un singolo dato dell’oggetto.
Un file di dati è un contenitore di record ognuno dei quali è un contenitore di campi.
I dati sono strutturati nel senso che tutti i record contengono insiemi di campi che
sono identici per dimensione, tipo di dato che viene trattato, e attributo dell’oggetto
cui si riferiscono.
Ad esempio il file di dati di nome libri contiene tutte le informazioni relative ai
volumi da cui è composta una biblioteca; ogni record contiene le informazioni
relative ad un volume strutturate nel seguente modo:

Informazione Nome del campo Tipo di dato Dimensione


Titolo TITLIB Carattere 30
Autore AUTORE Carattere 30
Editore EDIT Carattere 20
Data di acquisto DATA_ACQ Data 8
Prezzo di acquisto PREZZO_ACQ Numerico 7
Ogni record contiene dunque i cinque campi di nome TITLIB, AUTORE, EDIT,
DATA_ACQ, PREZZO_ACQ mentre il file LIBRI contiene tanti record quanti sono
i volumi della biblioteca.
Un file di dati può dunque essere visto come una tabella bidimensionale in cui ad
ogni riga corrisponde un record ed ogni colonna un campo

TITLIB AUTORE EDIT DATA_ACQ PREZZO_ACQ


I promessi sposi Alessandro Manzoni Mondadori 21/10/87 12.500
La Divina Commedia Dante Alighieri Bompiani 12/01/89 22.500
Il nome della rosa Umberto Eco Bompiani 22/01/90 20.000
Operette morali Giacomo Leopardi Signorelli 21/8/85 15.000
I Malavoglia Giovanni Verga Rizzoli 11/2/85 12.000

Operazioni sui file di dati

Sui file di dati è possibile effettuare varie operazioni alcune delle quali coinvolgono il
file nella sua globalità, altre consentono di operare a livello dei singoli record.

Creazione di un nuovo file di dati: consente di attribuire un nome ad un file di dati e


di definire la struttura dei record da cui è composto

Apertura di un file di dati: consente di predisporre il file all’esecuzione di qualsiasi


operazione; è l’operazione che deve precedere tutte le altre, tranne quella di
creazione.

Chiusura di un file di dati: consente di terminare le operazioni che si stavano


effettuando sul file e di registrare sul dispositivo di memoria di massa le modifiche
effettuate

Scansione del file: rende possibile scorrere, l’uno dopo l’altro, tutti i record del file

Indicizzazione di un file: rende possibile creare una vista logica sul file che permette
di visualizzare tutti i record ordinandoli secondo il contenuto di uno o più campi

Aggiornamento per inserzione: operazione che viene effettuata per inserire un nuovo
record nel file che si posiziona in coda a tutti quelli già inseriti

Aggiornamento per cancellazione: consente di eliminare un record di un file; la


cancellazione può essere fisica, operazione che determina la variazione della
lunghezza del file e la traslazione di tutti i record che seguono quello cancellato di
una posizione verso l’alto nella tabella, o logica, marcando il record in modo che
venga ignorato in tutte le operazioni correnti; questa seconda opzione permette il
recupero, in un secondo momento, del record marcato.
Aggiornamento per modifica: consente di modificare il contenuto di uno o più campi
di un record contenuto nel file.

Ricerca. È possibile ricercare quali rrcord del file contengono dati che soddisfano
determinate condizioni; ad esempio, riferendosi alla tabella precedente, è possibile
ricercare tutti quei record in cui il campo EDIT contiene il valore “Bompiani”.

Databases e DBMS

Una base di dati (database) è un insieme di archivi di dati, integrati ed


interrelazionati, che contengono tutte le informazioni necessarie ad un determinato
sistema informativo; ad esempio, il sistema informativo per la gestione delle attività
dell’ufficio acquisti di un’azienda potrebbe utilizzare una base di dati contenente i
seguenti archivi:

- Archivio anagrafico dei fornitori


- Archivio giacenze di magazzino
- Archivio ordini (in corso di evasione o già evasi)

Questi tre archivi sono interrelazionati dato che gli ordini fanno riferimento a prodotti
che si trovano a magazzino e che possono essere acquistati da fornitori i cui dati sono
contenuti nel corrispondente archivio anagrafico.

Un DBMS (Data Base Management System – Sistema per la gestione di una base dei
dati) è un insieme di programmi applicativi che permettono di gestire una base di
dati:
- creando archivi di dati con la struttura desiderata
- memorizzando sui dispositivi di memoria di massa i dati degli archivi
- aggiornare e modificare con facilità i dati inseriti
- reperire facilmente le informazioni

Un RDBMS (Relational Data Base Management System – Sistema per la gestione di


una base di dati relazionali) è un insieme di programmi che permettono di gestire gli
archivi di una base di dati e le relazioni che sussistono tra tali archivi.
Una relazione è una corrispondenza che sussiste tra due archivi per il fatto di
possedere un campo identico, che rappresenta la stessa informazione.
Ad esempio, l’archivio ordini dell’esempio precedente è costituito da record che
contengono un campo che individua il fornitore cui è stato effettuato quel
determinato ordine, campo che è contenuto anche nei record dell’Archivio Fornitori;
creando, sulla base di tale campo, una relazione tra i due archivi non è necessario
introdurre nell’Archivio Ordini tutte le informazioni anagrafiche dei fornitori
necessarie per la gestione dell’ordine ( partita IVA, indirizzo, numero di fax, ecc.),
dato che le stesse sono recuperabili dall’archivio Anagrafico.
Tale possibilità è estremamente vantaggiosa perché permette di evitare la ridondanza
(inserendo lo stesso gruppo di dati in un unico archivio si evita lo spreco di memoria
di massa) e l’inconsistenza dei dati (avendo più archivi che contengono le stesse
informazioni è possibile che la stessa informazione venga per errore registrata in
modo diverso nei vari archivi, o che una modifica venga effettuata solo in un archivio
dimenticandosi degli altri).

E’ bene sottolineare come, prima di definire una qualsiasi base di dati, sia necessario
effettuare la sua progettazione concettuale, cogliendo e rappresentando in modo
semplice ed efficace gli aspetti della realtà presa in esame interessanti ai fini
informativi; da una corretta progettazione, effettuata utilizzando particolari tecniche
analitiche (ad esempio utilizzando modelli del tipo entità relazione) deriva la
costruzione di una base di dati che soddisfa in modo esaustivo tutte le esigenze
funzionali e di gestione delle informazioni dell’utente.

Esempio di modello entità relazione: i riquadri rappresentano gli archivi, i nomi in essi contenuti
rappresentano i campi, le linee le relazioni tra gli archivi, i campi in neretto quelli tra cui viene
creata la relazione.
ACCESS 97

Microsoft Access 97 è un’applicazione di Office 97 che permette di gestire basi di


dati di tipo relazionale (RDBMS).
Il documento di lavoro di Access è un database (file con estensione .mdb) al cui
interno è possibile:

- definire le tabelle (gli archivi) da cui è formato;


- definire le relazioni tra le tabelle;
- definire delle query (richieste, filtri) mediante cui è possibile selezionare e
lavorare con quel sottoinsieme di dati che soddisfa le condizioni che
vengono specificate;
- definire delle maschere ovvero delle finestre di interfaccia con l’operatore
che facilitino le operazioni di visualizzazione e modifica dei dati;
- definire dei report, ovvero dei riepiloghi di stampa o video, che
rappresentino le informazioni nella maniera voluta, raggruppando i dati
secondo i criteri specificati;
- definire delle macro, ovvero un insieme di operazioni ripetitive che si
effettuano con una determinata periodicità sulla base di dati;
- definire dei moduli, ovvero dei programmi applicativi che eseguano
determinate funzionalità necessarie all’utente e connesse alla base di dati
con cui si sta lavorando.

La finestra principale di Microsoft Access


Creazione di un nuovo database

Un nuovo database può essere creato:

- al lancio del programma Access scegliendo nella finestra che compare una
delle due opzioni “database vuoto” od “autocomposizione database”
- Nel caso si stia già lavorando con il programma mediante l’opzione
“Nuovo” del menù “File” o cliccando sull’icona della barra degli strumenti
che raffigura un foglio bianco

Impostazione di una nuova tabella

All’interno di un file di database è possibile definire una nuova tabella, cliccando


sulla scheda “Tabella” visualizzata nella figura della pagina precedente e scegliendo
tra una delle cinque possibili opzioni:

- Visualizzazione foglio dei dati: se si vuole procedere direttamente


all’inserimento dei dati prima di definire la struttura della tabella (opzione
non consigliata !)
- Visualizzazione struttura: se si vuole definire la struttura della tabella
specificando il nome del campo, il tipo di dato che sarà immesso nel campo,
la sua dimensione, tutte le altre opzioni correlate all’utilizzo di tale campo
- Autocomposizione tabella: sulla base di alcune tabelle predefinite e di
alcuni campi predefiniti messe a disposizione dal programma, è possibile
definire la struttura della tabella che si vuole costruire
- Importazione tabella: si importa una tabella già definita in un altro file di
database
- Collegamento tabella: crea tabelle nel file di database corrente collegandole
ad altre tabelle contenute in altri file di database.

Supponendo di lavorare con l’opzione “Visualizzazione struttura”, una volta


terminata la definizione della struttura della tabella è possibile attribuirle un nome
mediante l’opzione “Salva” o “Salva con nome” del menù “File”
E’ possibile inoltre definire un campo come chiave primaria5 selezionando quel
campo ed utilizzando l’opzione “Chiave primaria” del menù “Modifica”. Tutti i
valori della chiave primaria, contenuti nei record del campo, devono essere univoci e
diversi dal valore nullo (lo 0 per i campi numerici, la stringa bianca per i campi
carattere); per ogni tabella può essere definita una sola chiave primaria.

5
Chiave primaria: un campo di una tabella si dice chiave primaria quando un dato in esso contenuto individua al
massimo un record della tabella; tipici esempi di chiave primaria sono il numero di matricola degli studenti di una
Università od il codice fiscale
Una volta definita la struttura della tabella è possibile procedere all’inserimento dei
dati utilizzando l’opzione “Foglio dati” del menù “Visualizza”, o cliccando sul
corrispondente pulsante della barra degli strumenti.

Per terminare l’inserimento dei dati è possibile utilizzare l’opzione “Chiudi”


del menù “File”, per effettuare un salvataggio dei dati inseriti è possibile
cliccare sull’icona della barra degli strumenti raffigurante un floppy disk .

Gestire i dati contenuti in una tabella

Prima di effettuare operazioni sui dati contenuti in una tabella è necessario aprirla,
selezionando la tabella nell’elenco che compare sulla scheda “Tabelle” del database e
cliccando sul pulsante “Apri”.

Inserimento di un nuovo record: un nuovo record può essere inserito sequenzialmente


agli altri già presenti nella tabella, utilizzando l’opzione “Record” del menù
“Inserisci” o posizionando direttamente il cursore del mouse in uno dei campi
dell’ultimo record del file contraddistinto a sinistra da un asterisco e imputando i dati
voluti; è possibile inoltre utilizzare il corrispondente pulsante della barra degli
strumenti.

Modifica dei dati contenuti in un record: è possibile modificare i dati contenuti in un


record posizionando il cursore del mouse direttamente sul campo contenente i dati da
modificare e digitando i nuovi valori.

Eliminazione di uno o più record: è possibile eliminare uno o più record della tabella:

- posizionando il cursore del mouse sul record da eliminare e utilizzando


l’opzione “Elimina record” del menù “Modifica”;

- posizionando il cursore del mouse sul record da eliminare e


utilizzando il pulsante per l’eliminazione record della barra degli
strumenti;

- per eliminare più record è possibile selezionarli ed utilizzare l’opzione


“Elimina record” del menù “Modifica” o, in alternativa, utilizzando il
pulsante di cancellazione record della barra degli strumenti.

Ordinare i record: è possibile ordinare i record secondo il contenuto crescente o


decrescente di un campo posizionando il cursore del mouse su un dato appartenente a
quel campo e utilizzando l’opzione “Ordinamento” del menù “Record” o
utilizzando gli appositi pulsanti della barra degli strumenti.
Selezionare (o filtrare) i record: per individuare o per lavorare solo con quel
sottoinsieme di record della tabella che soddisfa una opiù condizioni impostate, è
possibile procedere in due modi:

- Filtro in base a maschera: utilizzando l’omonima opzione del menù


“Record” o il corrispondente pulsante della barra degli strumenti si
attiva una maschera con le stesse impostazioni di un record vuoto;
all’interno di tale maschera, in corrispondenza dei vari campi, si definiscono
le condizioni di ricerca utilizzando gli operatori =, <=, <, >=, >, ecc.;
cliccando quindi sul pulsante “Applica/rimuovi filtro” della barra
degli strumenti, o selezionando l’omonima opzione del menù
“Record” vengono visualizzati i soli record che soddisfano le condizioni
impostate; cliccando lo stesso pulsante è poi possibile reimpostare la
visualizzazione di tutti i record della tabella

- Filtro in base a selezione: posizionando il cursore del mouse all’interno di


un campo contenente un dato ed utilizzando l’opzione “Filtro in base a
selezione” del menù “Record”, od in alternativa il corrispondente pulsante
della barra degli strumenti, vengono visualizzati solo quei record che
contengono lo stesso valore del dato in quel campo; cliccando
successivamente sul pulsante “Applica/rimuovi filtro” è possibile ritornare
alla situazione di partenza.

Trovare un record: per trovare un record che soddisfa una determinata condizione,
lavorando con l’intero database, è possibile posizionare il cursore del mouse sul
campo in cui si vuole testare la condizione, selezionare l’opzione “Trova” del menù
“Visualizza” ed inserire il valore da ricercare; alternativamente è possibile
utilizzare il corrispondente pulsante della barra degli strumenti.

Creare una relazione

Per definire le relazioni tra tabelle:


- Chiudere tutte le tabelle che sono aperte. Non è possibile creare o
modificare relazioni tra tabelle aperte.
- Nella finestra del database fare clic sul pulsante “Relazioni” della
barra degli strumenti.
- Se il database non dispone di relazioni definite, verrà automaticamente
visualizzata la finestra di dialogo “Aggiungi tabelle o query”. Se invece è
necessario aggiungere le tabelle che si desidera correlare e la finestra di
dialogo Aggiungi tabella non viene visualizzata, cliccare sul pulsante
“Aggiungi tabella” della barra degli strumenti.
- Fare doppio clic sui nomi delle tabelle che si desidera correlare, quindi
chiudere la finestra di dialogo Aggiungi tabelle o query; in tal modo viene
visualizzata la finestra “Relazioni” in cui compaiono le tabelle
precedentemente selezionate e l’elenco dei campi in esse contenuti.
- Per creare una relazione, trascinare il campo che si desidera correlare da una
tabella sul campo correlato nell'altra tabella, nella maggior parte dei casi il
campo chiave primaria, che è visualizzato in grassetto, viene trascinato da
una tabella su un campo simile che ha in genere lo stesso nome, chiamato
chiave esterna nell'altra tabella. I campi correlati non devono avere
necessariamente lo stesso nome, ma devono contenere lo stesso tipo di dati
(con due eccezioni) e lo stesso genere di informazioni. Se tali campi sono di
tipo Numerico, sarà inoltre necessario che l'impostazione della proprietà
DimensioneCampo sia uguale. Le due eccezioni nella corrispondenza dei
tipi di dati riguardano il campo Contatore con incremento di 1 che può
essere associato ad un campo Numerico la cui proprietà DimensioneCampo
sia impostata ad Intero lungo ed il campo Contatore di tipo ID replica che
può essere associato ad un campo Numerico di tipo ID replica.
- Verrà visualizzata la finestra di dialogo Relazioni. Assicurarsi che i nomi
dei campi visualizzati nelle due colonne siano quelli desiderati. Se
necessario, è possibile modificarli.
- Scegliere il pulsante Crea per creare la relazione: nella finestra “Relazione”
compare una freccia che collega i due campi posti in relazione tra loro.
- Ripetere i passaggi da 5 a 8 per ogni coppia di tabelle che si desidera
correlare.

Creare una query

Una query (richiesta) è uno strumento tramite cui è possibile visualizzare e lavorare
solo con alcuni campi delle tabelle del database, eventualmente poste in relazione tra
loro, e/o limitare il numero dei record da visualizzare selezionando solo quelli che
soddisfano determinate condizioni imposte dall’utente.
Per creare una nuova query si deve selezionare l’omonima scheda della finestra del
database e premere il pulsante “Nuovo”; viene così aperta la finestra “Nuova query”
tramite cui è possibile scegliere tra cinque possibilità differenti.
- Visualizzazione struttura: per creare la query senza usare
l’autocomposizione impostando direttamente la struttura della stessa
- Autocomposizione query semplice: per creare una query di selezione, con
l’aiuto del programma, sulla base dei campi che verranno selezionati
- Autocomposizione query a campi incrociati: per visualizzare i dati in forma
compatta, similmente a quanto avviene con un foglio di calcolo
- Autocomposizione ricerca duplicati: per trovare record con valori di campi
duplicati in una tabella od in un’altra query
- Autocomposizione ricerca dati non corrispondenti: per trovare in una tabella
quei record che non hanno record correlati in un’altra tabella.
Supponendo di voler impostare una query semplice servendosi
dell’autocomposizione:

- dopo aver scelto l’opzione corrispondente e premuto il pulsante “OK” viene


visualizzata una prima finestra in cui si devono definire i campi delle tabelle
che si desidera includere nella query; si ha a disposizione l’elenco delle
tabelle e di tutti i campi che fanno parte del loro formato record. Terminata
la selezione si deve premere il pulsante “Avanti”
- viene aperta una seconda finestra in cui si deve scegliere se creare una
query di dettaglio (mostra tutti i campi di tutti i record) o di riepilogo; nel
secondo caso accedendo tramite pulsante alla finestra “Opzioni di
riepilogo”, si definiscono quali valori di riepilogo si desidera calcolare
(somma, media, valore minimo, valore massimo, numero di record).
Effettuata la scelta si deve premere il pulsante “Avanti”
- viene attivata una terza finestra nella quale si deve impostare il nome da
attribuire alla query e scegliere se visualizzare il risultato della query o se
accedere alla sua struttura. Dopo aver premuto il pulsante “Fine”, nel primo
caso vengono visualizzati tutti i record limitatamente ai campi
precedentemente selezionati, nel secondo è possibile impostare delle
condizioni (nelle caselle “criteri” della struttura) utilizzando gli operatori =,
<, >, <=, >=; verranno in tal modo visualizzati solo quei record che
soddisfano le condizioni impostate.

Creare una maschera

Una maschera è uno strumento che permette di facilitare l’immissione e la variazione


dei dati in una tabella creando un’apposita interfaccia utente.
Per creare una nuova maschera si deve selezionare l’omonima scheda della finestra
del database e premere il pulsante “Nuovo”; viene così aperta la finestra “Nuova
maschera” tramite cui è possibile scegliere tra diverse modalità:

- Visualizzazione struttura: si crea la maschera impostandone direttamente la


struttura, senza servirsi dell’autocomposizione
- Autocomposizione maschera: per creare una maschera generica con
l’ausilio del programma
- Maschera standard a colonne: per creare automaticamente una maschera
con tale formato
- Maschera standard tabulare: per creare automaticamente una maschera con
tale formato
- Maschera standard–foglio dati: per creare automaticamente una maschera
con tale formato
Scegliendo ad esempio l’opzione “Autocomposizione maschera” e premendo il
pulsante “OK”, viene attivata una prima finestra in cui si devono definire i campi
delle tabelle che si desidera facciano parte della maschera; si ha a disposizione
l’elenco di tutte le tabelle del database e di tutti i campi che fanno parte del loro
formato record.
Dopo aver premuto il pulsante “Avanti”, viene attivata una seconda finestra in cui si
sceglie il layout desiderato per la maschera, a colonne, tabulare o foglio dati.
Nella terza finestra si imposta lo stile con cui si desidera rappresentare le etichette dei
dati ed i dati stessi; nella quarta finestra si definisce il nome da attribuire alla
maschera e si decide se visualizzarne la struttura per ulteriori modifiche e
personalizzazioni o se attivarla direttamente.
Premendo il pulsante “Fine” vengono terminate le operazioni.

Creare un report

Il report costituisce un modo efficace per presentare i dati in formato di stampa; la


possibilità di controllare l’aspetto e le dimensioni di tutti gli elementi che vengono
visualizzati permette di progettare in modo ottimale il layout di stampa desiderato.

Per creare un report servendosi dell’autocomposizione:

- selezionare l’omonima scheda della finestra del database e premere il


pulsante “Nuovo”; viene così aperta la finestra “Nuovo report”; selezionare
“Autocomposizione Report” e premere il pulsante “OK”
- nella prima finestra si deve definire quali campi delle tabelle si desidera
facciano parte del report; si ha a disposizione l’elenco di tutte le tabelle del
database con il loro formato record; terminata la selezione si preme il
pulsante “Avanti”
- nelle seconda finestra si devono definire eventuali raggruppamenti di dati
sulla base del contenuto di un campo; se, ad esempio, per ogni prodotto
stoccato in un magazzino si vogliono elencare tutti i movimenti di carico e
scarico avvenuti in un determinato periodo, si deve aggiungere un livello di
raggruppamento selezionando il campo che rappresenta la chiave primaria
per gli articoli del magazzino, ad esempio il codice prodotto. Terminata la
selezione si preme il pulsante “Avanti”
- nella terza finestra è possibile definire eventuali ordinamenti con cui
stampare i dati sulla base dei valori crescenti o decrescenti contenuti in uno
o più campi;
- nella quarta finestra si sceglie il layout di rappresentazione dei dati sulla
stampa e l’orientamento del foglio;
- nella quinta finestra si sceglie il formato di rappresentazione del titolo della
stampa, delle etichette dei dati e dei dati;
- nella sesta finestra si definisce il titolo da attribuire al report scegliendo poi
se procedere direttamente alla visualizzazione della stampa secondo i
parametri impostati o se accedere alla struttura del report per eventuali
modifiche e personalizzazioni; si preme quindi il pulsante “Fine” per
terminare l’Autocomposizione.