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Sistemi di Gestione per la Qualità

Approvvigionamento

SGQ: approvvigionamento 11-12-2009 ‹N›


Il Processo di Approvvigionamento (7.4, ISO 9001)
L’organizzazione deve assicurare che il prodotto/servizio
acquistato sia conforme ai requisiti specificati tramite:
valutazione e selezione dei fornitori in base alla loro
capacità di fornire prodotti e servizi conformi ai requisiti
dell’organizzazione;
chiara descrizione dei prodotti / servizi negli ordini;
verifica del prodotto acquistato / servizio fornito;
rivalutazione dei fornitori selezionati.

attuando il principio di gestione per la qualità:


Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori
«Un'organizzazione ed i suoi fornitori sono interdipendenti
ed un rapporto di reciproco beneficio migliora, per entrambi,
la capacità di creare valore».
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Le politiche di acquisto

Per ogni articolo è necessario definire il corretto mix di


politiche di acquisto (procurement mix):

 Prodotto (materiali e tecnologie)


 Prezzo (prezzo di mercato, listino, negoziazione di
volta in volta, etc.)
 Fonti di acquisto (numero fornitori, mercati, criteri di
valutazione e selezione)
 Relazioni con i fornitori (tipologie di contratti -
esempio contratto aperto -, procedure di
coordinamento e controllo – esempio free pass -)

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Valutazione del fornitore
Valutazione, preventiva all’acquisto, della capacità del
fornitore di soddisfare con continuità i requisiti specificati
dall’organizzazione.

I requisiti possono riguardare:


 Caratteristiche dei prodotti / servizi
 Rilascio di certificazioni / dichiarazioni di conformità
 Qualifica del personale
 Certificazione del SGQ
 Caratteristiche delle infrastrutture e dei dispositivi di
misura
 Organizzazione del fornitore
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Valutazione e Selezione del fornitore
La valutazione deve essere tanto più accurata quanto più i
prodotti e servizi acquistati hanno un effetto significativo sulla
qualità del prodotto finale realizzato dall’organizzazione
(prodotti critici)

La valutazione può essere basata sui seguenti parametri:


 controllo delle referenze, immagine esterna
 capacità logistiche (localizzazione e risorse)
 valutazione di precedenti esperienze
 consapevolezza e conformità ai requisiti cogenti
 certificazione SGQ
 valutazioni di natura economico-finanziaria
 risposte a richieste di offerta
 riesame delle prestazioni nel corso di forniture di prova
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Valutazione e Selezione del fornitore

Le informazioni possono essere acquisite :


Tramite sopralluoghi presso il fornitore / verifiche ispettive
di seconda parte
 Da preferire soprattutto nel caso di prodotti altamente
critici o nel caso di standard di qualità particolari o di
processi affidati all’esterno (requisito 4.1 ISO 9001)
A distanza (invio da parte del fornitore delle informazioni
a mezzo questionari, cataloghi, sito internet, analisi dei
bilanci, etc.)
Tramite altre organizzazioni che già utilizzano il fornitore
Tramite prove presso laboratori (qualità del prodotto)

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Valutazione e Selezione del fornitore
L’organizzazione deve definire i criteri per la valutazione
e selezione dei fornitori.
Al fine di poter effettuare un confronto omogeneo tra i
diversi fornitori potrebbe essere opportuno predisporre
uno schema che identifichi i parametri da valutare e i
criteri di valutazione attraverso una metrica definita e
ripetibile.
L’organizzazione deve conservare le registrazioni dei
risultati della valutazione e delle azioni pianificate a
seguito della valutazione (le registrazioni devono essere
tenute sotto controllo secondo quanto previsto al
requisito 4.2.4 della norma ISO 9001).

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Informazioni per l’approvvigionamento
Gli ordini di acquisto dovrebbero riportare una descrizione
chiara e precisa delle condizioni di fornitura:
 descrizione dei prodotti
 codice identificativo (dell’organizzazione o del
fornitore)
 riferimento alla specifica/catalogo/capitolato
 quantità
 tempi di consegna (consegna parziale o in una unica
soluzione, luogo di consegna)
 prezzo e condizioni di pagamento
 condizioni per l’imballaggio
 documenti/registrazioni (certificati di conformità, rapporti
di prova, etc.)

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L’emissione degli ordini di acquisto: le fasi
 richiesta interna di acquisto
compilazione di una richiesta materiali / richiesta verbale da
parte della funzione produzione/progettazione/magazzino
riordino automatico da parte dell’ufficio acquisti nel caso di
giacenza < scorta minima
 richiesta di offerta a più fornitori (tra quelli selezionati o a nuovi
fornitori potenziali)
 negoziazione con i fornitori e scelta delle condizioni più
favorevoli (prezzo, tempi di consegna, qualità, etc.)
dovrebbero essere tenute in considerazioni le informazioni
acquisite nel corso della valutazione in relazione ai punti di forza
e di debolezza dei fornitori
 preparazione dell’ordine di acquisto
 verifica dell’ordine di acquisto (completezza delle informazioni,
adeguatezza dei requisiti specificati)
 autorizzazione all’acquisto (in base alle autorità definite – req.
5.5.1 ISO 9001)
 emissione dell’ordine di acquisto
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Verifica dei prodotti approvvigionati
Devono essere stabiliti i controlli da effettuare sui prodotti
approvvigionati per assicurare che siano conformi agli ordini di
acquisto.
L’organizzazione deve definire:
tipo di controlli
estensione dei controlli (piano di campionamento o controllo
al 100%)
in relazione alla criticità della fornitura e all’affidabilità del
fornitore, quale emersa dalla valutazione periodica.

Un piano di campionamento indica il numero di unità


che devono essere controllate per ciascun lotto e
i criteri per l’accettazione del lotto,
cioè il numero di accettazione e il numero di rifiuto
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Pianificazione dei controlli
Dovrebbe essere definito un piano dei controllo in
accettazione individuando per ogni prodotto:
 caratteristiche da controllare
 criteri di accettazione
 frequenza del controllo
 procedure di controllo
 strumenti da utilizzare per il controllo
 registrazione del controllo
 responsabile del controllo

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Registrazione dei controlli

I documenti di registrazione dei controlli dovrebbero


riportare:

 data del controllo;


 nominativo di chi ha eseguito il controllo;
 eventuali procedure di controllo utilizzate;
 riferimento agli strumenti utilizzati (requisito 7.6);
 esito dei controlli;
 nominativo di chi ha autorizzato il rilascio dei prodotti
(requisito 8.2.4).

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La valutazione delle prestazioni del fornitore: il Vendor Rating

Nell’ambito di un SGQ dovrebbe essere attivato un


sistema per tenere sotto controllo il comportamento
del fornitore nel corso delle successive forniture.
Tale sistema dovrebbe andare oltre alla
discrezionalità del process owner ed essere
ricondotto, per quanto possibile, ad una valutazione
basata su dati oggettivi.
Tale sistema permette di valutare l’efficacia del
processo di selezione e valutazione iniziale, spesso
basato sulla discrezionalità del personale della
funzione acquisti.

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Parametri/indicatori per la valutazione delle prestazioni
del fornitore
 % di consegne in ritardo
 Ritardo medio di consegna
 % di ordini evasi parzialmente
 % di prodotti risultati non conformi al controllo
qualità in fase di accettazione
 Ore per la rilavorazione

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La rivalutazione del fornitore
Periodicamente l’organizzazione deve verificare lo
stato attuale dei parametri in base ai quali il fornitore
è stato valutato e selezionato la prima volta.
Esempi:
 rinnovo certificazione ISO 9001
 rinnovo qualifiche dei saldatori
 validità autorizzazione al trasporto dei rifiuti

La rivalutazione dovrebbe essere integrata dalla


analisi delle prestazioni dei fornitori

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Il Processo di Approvvigionamento: esempi di input e output
INPUT OUTPUT
• Richieste di acquisto prodotti fornitori
dalla funzione produzione • Richieste di offerta
• Specifica tecnica di un prodotto • Ordini di acquisto
dalla funzione progettazione
• Sollecito consegna
• Traguardo inerente alla rotazione
del magazzino dalla direzione • Elenco fornitori autorizzati
• Prestazioni dei fornitori (rispetto produzione
tempi di consegna, % consegne • Prodotti acquistati controllati e
conformi) conformi
• Distinta base dalla funzione direzione
progettazione • Risultati inventario magazzino
• Rotazione scorte

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Responsabilità e autorità nella funzione acquisti

Responsabilità chiave: assicurare la disponibilità di


prodotti e servizi con le caratteristiche definite a fronte
di un determinato fabbisogno

Mansioni
Valutazione e selezione dei nuovi fornitori
Preparazione richieste di offerta e ordini di acquisto
Gestione dell’archivio

Autorità
Definizione prezzi di acquisto

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Outsourcing e SGQ

Qualora l’organizzazione scelga di affidare


all’esterno processi che abbiano effetti sulla
conformità del prodotto ai requisiti, essa deve
assicurare il controllo di tali processi .
Nell’ambito del SGQ devono essere definite le
modalità per tenere sotto controllo tali processi
affidati all’esterno. (4.1 ISO 9001)

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Outsourcing e SGQ

Lo scopo del punto 4.1 della ISO 9001: 2008 è quello di


enfatizzare che quando un’organizzazione sceglie di esternalizzare
(in forma permanente o temporanea) un processo che abbia effetti
sulla conformità del prodotto ai requisiti, essa non può sem-
plicemente ignorare questo processo né escluderlo dal proprio
SGQ.
L’organizzazione è tenuta a dimostrare di esercitare un controllo
adeguato per assicurarsi che questo processo è eseguito in
accordo con gli attinenti requisiti della ISO 9001: 2008 e con ogni
altro requisito del SGQ dell’organizzazione.
La natura di questo controllo dipenderà, tra le altre cose,
dall’importanza del processo esternalizzato, dai rischi coinvolti e
dalla competenza del fornitore nel rispettare i requisiti applicabili al
processo.
L’acquisizione dei processi esternalizzati è normalmente soggetta
ai requisiti di entrambi i punti 7.4 (Approvvigionamento) e 4.1
(Requisiti generali) della ISO 9001:2008.

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Outsourcing e SGQ
L’organizzazione ha la competenza e l’abilità di eseguire il
processo, ma sceglie di esternalizzarlo (per motivi commerciali o
altro).
In questa situazione i criteri di controllo del processo
dovrebbero essere già stati definiti e possono essere
tradotti in prescrizioni per il fornitore del processo
esternalizzato, se necessario.

L’organizzazione non ha la competenza per eseguire essa


stessa il processo e sceglie di esternalizzarlo.
In questa situazione l’organizzazione è tenuta ad assicurarsi
che i controlli proposti dal fornitore del processo
esternalizzato siano adeguati. In alcuni casi può risultare
necessario, in questa valutazione, coinvolgere esperti
esterni.

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