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Comune di CASTELLABATE

Pr o vi nc ia d i Sal e r n o
Piazza Lucia – fraz. S. Maria – 84048 Castellabate (SA)

Regolamento comunale per l’organizzazione e la


gestione del servizio di portineria ed
accoglienza uffici comunali
(approvato con D.G.C. n. del )

Comune di Castellabate - Piazza Lucia - 84048 S. Maria di Castellabate (Sa)


codice fiscale: 81000690651 – partita IVA: 00.73.046.065.6
centralino: 0974 962311 fax: 0974 961188 e-mail: info@comune.castellabate.sa.it Sito: www.castellabate.gov.it
posta certificata: comune.castellabate@pec.it - affarigenerali@pec.comune.castellabate.sa.it
DELG N° 00146/2018 del 06/09/2018 4
ART.1
Premessa
1. Il presente regolamento, quale appendice al regolamento sull’ordinamento degli
uffici e dei servizi, disciplina l’accesso presso gli uffici comunali e le modalità di
espletamento del servizio di portineria ed accoglienza.

ART.2

Oggetto, finalità e ambito di applicazione

1. Il Comune di Castellabate, intende organizzare con il presente regolamento comunale


il servizio di portineria per l’accoglienza ed il controllo dell’ingresso alla Casa
Comunale con sede in Piazza Lucia e delle altre sedi comunali, come individuate
all’art. 2, nonché con lo scopo di indirizzare correttamente il cittadino all’ufficio
competente e per migliorare la comunicazione.
2. Il presente regolamento viene emanato, per assolvere al principio di trasparenza e di
buon andamento degli uffici comunali.
3. Il presente regolamento viene adottato al fine di evitare che l’ingresso del pubblico
nelle sedi istituzionali avvenga in maniera non controllata e che possa ingenerare
cattivo funzionamento degli uffici.
4. L’accesso e la permanenza all’interno delle sedi comunali è consentito esclusivamente
negli orari di apertura delle stesse. A tal fine saranno esposti appositi cartelli
segnalatori con l’indicazione dell’ubicazione di ogni singolo ufficio.
5. Per essere ammessi è necessario avere un abbigliamento decoroso e mantenere un
comportamento consono.
6. Il presente regolamento è adottato per ridurre il rischio derivante dall’ingresso di
soggetti non autorizzati, per tutelare la sicurezza delle persone, degli edifici, delle
attrezzature e dei dati, oltre che per garantire una migliore organizzazione del lavoro.

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ART. 3
Descrizioni delle sedi
Sono sedi comunali:
1. Casa Comunale in Piazza Lucia di S. Maria di Castellabate;
2. Uffici Comunali in Via Mons. Farina di Castellabate;
3. Polizia Municipale in Via Roma di S. Maria di Castellabate;
4. Segretariato Sociale in via Roma di S. Maria di Castellabate;
5. Uffici Comunali in Via Marinelli di S. Marco di Castellabate.

ART. 4
Rispetto orari di apertura
1. L’accesso e la permanenza nelle strutture deve essere consentita esclusivamente negli
orari di apertura delle stesse.
2. Al di fuori degli orari di apertura, l’accesso e la permanenza all’interno dei locali sono
consentiti solo previa espressa autorizzazione.
3. Non è consentita la permanenza di dipendenti nell’atrio della Casa Comunale fatto
salvo per il personale addetto al servizio di portineria.

ART.5
Gestione delle chiavi per l’accesso alla Casa Comunale
1. Sono abilitati alla detenzione ed all’uso delle chiavi, gli addetti alla portineria e il
personale che effettua le pulizie dei locali.
2. Una copia delle chiavi di accesso al municipio deve essere depositata presso il
Comando di Polizia Municipale.

3. Il Sindaco può autorizzare, con apposito atto, amministratori o dipendenti all’uso


delle chiavi per l’accesso al municipio. L’utilizzatore sarà responsabile del corretto
utilizzo delle chiavi, in particolar modo durante gli orari di chiusura degli uffici.

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ART.6
Servizio di portineria
1. Per servizio di portineria si intende la collocazione di personale comunale, sia a tempo
indeterminato che determinato, o altro personale incaricato, all’attività di controllo
dell’accesso presso gli uffici comunali, con le modalità indicate nei successivi articoli.
Il responsabile di p.o.,in collaborazione con il Segretario Comunale, individua il
personale comunale di cat. A e B da assegnare all’attività di portierato.

2. E’ fatto obbligo al personale addetto di indossare idonea uniforme invernale o estiva


recante il logo del comune che ne consenta il riconoscimento e di:

a) Tenere con tutti un contegno serio, cortese e riservato.

b) Non lasciare incustodita a guardiola.

c) Evitare la sosta di persone estranee nei locali e negli spazi comuni, nonché non
consentire prima del termine dell’orario di lavoro la sosta di dipendenti nell’atrio
della casa comunale e nei pressi del rilevatore delle presenze.

d) Impedire la libera circolazione delle persone all’interno delle sedi comunali.

e) Svolgere azioni di sorveglianza, nonché sul normale funzionamento degli impianti


(riscaldamento, ascensore ecc.) al fine di correggere con semplici interventi
eventuali anomalie o segnalarle al responsabile.

f) Provvedere all’apertura e chiusura del portone di ingresso e mantenerlo chiuso


negli orari di non accesso del pubblico.

g) Effettuare, prima della chiusura della struttura l’ispezione dei locali verificando
che l’illuminazione sia spenta, che non si nascondano persone e che le porte e le
imposte siano regolarmente chiuse in modo da evitare danneggiamenti o furti.
3. Al personale incaricato è garantito un ambiente salubre e misure di sicurezza a tutela
della propria incolumità; infatti, negli orari di apertura al pubblico è previsto, ove
possibile, a supporto la presenza di un agente di Polizia Locale .

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4. La disposizione del Responsabile con la quale si assegna o si individua il personale
comunale addetto al servizio, dovrà prevedere l’unità che in caso di ferie, malattie e
altro impedimento svolgerà il servizio di portierato.
5. L’accesso ai dipendenti ed amministratori è garantito attraverso il riconoscimento
personale.
Le entrate ed uscite dei dipendenti, a qualunque categoria appartenenti, se ripetute
nell’arco della giornata lavorativa, devono sempre essere registrate sull’apposito
registro, fermo restando l’obbligo di timbratura a norma di legge.

6. Il personale addetto ad servizio provvederà ad indirizzare i cittadini-utenti presso il


corretto ufficio assicurandosi che l’accesso avvenga in modo ordinato, corretto e
secondo l’ordine di prenotazione. Ai visitatori è garantito dagli operatori per
l’accoglienza addetti al servizio di portineria l’ingresso previa trascrizione
nell’apposito registro, attraverso:
a) Il riconoscimento personale;
b) L’identificazione, mediante un documento di riconoscimento.
c) L’ingresso è consentito previo rilascio di un pass/badge, da parte degli operatori per
l’accoglienza addetti alla portineria, che deve essere esposto e custodito dal visitatore,
e restituito a fine visita.

7. Tutti i dispositivi badge di cui al presente regolamento sono personali e non cedibili a
soggetti terzi. Ai possessori di badge è vietato far accedere altre persone.
8. Qualora, l’accesso sia motivato dall’esigenza di conferire con gli organi politici o con il
personale amministrativo e tecnico, deve esserne preventivamente verificata
telefonicamente la presenza e la disponibilità.
9. La mancata registrazione dei visitatori comporterà sanzione disciplinare a carico del
personale addetto al servizio.

ART.7
Obbligo di registrazione per l’ingresso nel municipio sede di uffici e servizi
1. Il personale assegnato al servizio presso l’atrio della Casa Comunale in S. Maria ha
l’obbligo di chiedere sia il rilascio del documento di identità, sia in quale ufficio deve
recarsi e di verificare a mezzo telefono l’appuntamento con il responsabile indicato

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dal visitatore.
2. Il personale addetto al servizio dovrà registrare il nominativo su apposito registro di
cui risulta responsabile. In tale registro cartaceo od informatizzato, sono annotati i
nominativi dei visitatori, gli orari di ingresso ed uscita, il numero dei pass ed il
numero identificativo del documento.

3. L’utilizzo e la custodia del registro, nonché la conservazione ed il trattamento dei dati


nello stesso contenuti, devono avvenire nel rispetto delle norme a tutela della privacy
di cui al decreto legislativo n. 196/2003.
4. L’accesso e la registrazione di Autorità è consentito previo rilascio di un pass non
nominativo riferito alla carica.
5. Al termine della visita il personale addetto al servizio dovrà riconsegnare il
documento di riconoscimento.
6. In via di prima applicazione saranno adottati i registri cartacei, nelle more della
predisposizione di un sistema di registrazione elettronico.

ART. 8
Controllo degli addetti da effettuarsi presso la Casa Comunale

Qualora si verifichi che un cittadino riesca a sfuggire al controllo da parte del personale
addetto alla portineria, gli addetti al servizio di anticamera presso il 1° 2° piano della
Casa Comunale, dovranno verificare se il cittadino ha un appuntamento e in tal caso
invitarlo a munirsi di pass; in caso contrario dovranno invitarlo ad allontanarsi ed a
rispettare il giorno e gli orari di ricevimento stabiliti.
Non è ammesso comunque l’accesso all’interno degli Uffici comunali di commercianti
ambulanti per l’esercizio della vendita. Parimenti non è ammesso l’accesso agli uffici di
persone il cui abbigliamento non sia conforme al decoro ed al prestigio della sede
istituzionale o con comportamento non consono.

ART. 9
Assenza degli addetti presso l’atrio del Municipio

Gli addetti alla guardiola posta nell’atrio della casa comunale, potranno assentarsi per

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comprovate necessità, previa autorizzazione verbale o telefonica del Responsabile di
Settore e comunque deve essere sempre assicurata la presenza di altro personale per
l’espletamento del servizio di portineria, al fine di evitare che il servizio di che trattasi
rimanga incustodito e privo di qualsiasi controllo e filtro da parte degli incaricati.

ART.10
Modalità di richiesta dell’intervento della forza pubblica

Nel caso in cui gli addetti, sia quelli della portineria che quelli del 1° 2° piano, dovessero
incontrare resistenza da parte di qualsiasi cittadino o ancora peggio venissero minacciati,
solo in questi casi prenderanno contatti con il Responsabile del Settore, per richiedere
alla polizia municipale o eventualmente anche ad altre forze dell’ordine il conseguente
intervento, ai fini di tutelare l’incolumità del personale incaricato e per ristabilire l’ordine
e la sicurezza nei locali.

ART.11

Accesso di giornalisti, fotoreporter e operatori televisivi

L’accesso di giornalisti, fotoreporter e operatori televisivi, per lo svolgimento della


propria attività professionale, è consentito a mezzo di un badge che indicata “Giornalista
– Operatore televisivo”.

I giornalisti, i fotoreporter e gli operatori televisivi sprovvisti di badge potranno


accedere previo consenso del Sindaco e consegna di un documento di identità al servizio
portineria.

ART.12

Accesso delle Autorità

L’accesso delle Autorità, inclusi i parlamentari, i presidenti ed i componenti delle


Giunte di Enti pubblici ed agenzie regionali etc. è consentito, mediante riconoscimento
personale, senza necessità di consegna del documento di identità. Conseguentemente la
Segreteria del Sindaco, gli assessori ed i consiglieri delegati, provvedono a comunicare,
preventivamente, al servizio portineria, l’agenda degli appuntamento con tali Autorità.

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ART.13

Accesso del pubblico per sedute del consiglio comunale, matrimoni,


manifestazioni, cerimonie, incontri pubblici

L’accesso del pubblico alla Sala di rappresentanza per la partecipazione alle sedute del
Consiglio Comunale, ai matrimoni, alle manifestazioni, cerimonie ed incontri pubblici è
effettuato senza necessità di riconoscimento personale. L’accesso è limitato a detta sala
per il tempo strettamente necessario per lo svolgimento dell’evento. Con apposito
regolamento sarà regolamentato l’utilizzo di detta sala.

Gli eventi di cui innanzi dovranno essere comunicati al Servizio portierato.

L’accesso agli uffici del municipio per visite scolastiche è consentito dagli addetti alla
portineria mediante riconoscimento personale o consegna di documento di identità
degli accompagnatori.

Non possono essere introdotti nel municipio oggetti o strumenti che possono arrecare
disturbo alle attività istituzionali.

ART.14
Accesso per eventi particolari
Solo in caso di manifestazioni pubbliche che implicano l’ingresso negli edifici comunali
al pubblico è sospeso il servizio di portineria.

ART.15

Videosorveglianza

In prossimità degli ingressi della Casa Comunale ed altre sedi comunali sono collocati
apparecchi di videosorveglianza.

ART.16

Norma transitoria

In fase di prima applicazione e fino al 31.12.2018 il Comandante della Polizia


Municipale, in collaborazione con il Segretario Comunale, individua, con rotazione

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mensile, un proprio subordinato, dipendente a tempo indeterminato, che dovrà
presenziare all’attività di accoglienza e porteriato.

E’ onere del Comandante della Polizia Municipale informare e formare il personale sulle
modalità di controllo degli ingressi del pubblico.

Il provvedimento del Comandante della Polizia Municipale con il quale si assegna o si


individua il personale addetto di cui ai commi precedenti dovrà prevedere l’unità che in
caso di ferie, malattie ed altro impedimento svolgerà il servizio in sostituzione del
personale ordinario assente.

ART.17

Violazioni

Le violazioni del presente regolamento, ove commesse dai dipendenti dell’ente,


costituiscono violazioni del codice di comportamento dei dipendenti e pertanto
saranno sanzionate disciplinarmente. E’ fatto assoluto divieto al personale addetto al
servizio di portineria di ammettere persone non autorizzate dentro la portineria.

ART.18

Tutela dei dati personali

Gli addetti alla portineria ritirano i documenti di identità esclusivamente ai fini del
riconoscimento e della registrazione dei dati personali.

I documenti sono conservati sino alla loro restituzione in modo tale da garantire la
riservatezza e l’integrità dei dati contenuti.

I dati registrati possono essere comunicati all’autorità giudiziaria o alla polizia


giudiziaria per particolari esigenze investigative.

Presso la portineria è affissa informativa relativa al trattamento dei dati personali di


coloro che accedono alla casa comunale, ai sensi dell’art. 13 del d.lgs. n. 193/2003.

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ART.19

Entrata in vigore

Il presente regolamento entra in vigore dal giorno successivo alla sua pubblicazione
all’albo pretorio online. Con la sua entrata in vigore cessa efficacia il regolamento
approvato con delibera G.C. n.89/2012.

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DELG N° 00146/2018 del 06/09/2018 13
Letto, confermato e sottoscritto.
Del che si è redatto il presente verbale a cura del Segretario_Comunale GERARDINA CONTI che
attesta autenticità a mezzo sottoscrizione con firma digitale:

Sindaco Segretario_Comunale
COSTABILE SPINELLI GERARDINA CONTI

ATTESTAZIONE DI PUBBLICAZIONE

Copia della presente deliberazione, viene affissa in pubblicazione all'Albo Pretorio ai sensi
dell'articolo 124, comma 1, del d.lgs 267/2000 per 15 giorni consecutivi.

Santa Maria di Castellabate, 07/09/2018

ATTESTAZIONE DI ESECUTIVITA'

Visti gli atti d'ufficio si attesta che la presente deliberazione:


- E' divenuta esecutiva il giorno 06/09/2018, essendo stata dichiarata immediatamente eseguibile (Art
134, comma 4, D.Lgs. 267/2000)

ATTESTAZIONE DI CONFORMITA'
Il Sottoscritto .......................................................................................
in qualita' di ..........................................................................................
attesta che la presente copia cartacea della Deliberazione n° DEL 00146/2018 e' conforme al
documento informatico originale firmato digitalmente ai sensi del D.Lgs N° 82/2005.

Santa Maria di Castellabate, lì Firma e Timbro dell'Ufficio


__________________ ___________________________
N.B. Da compilare a cura del Soggetto Autorizzato.

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